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ASIGNATURA
DOCENTE:
GENERALIDADES
Melexa es una empresa dedicada a distribuir material eléctrico y tecnología, la cual pertenece
al grupo Sonepar, compañía francesa con presencia en 44 países, y consolidada como el
distribuidor eléctrico más grande del mismo.
A nivel nacional la empresa cuenta con sede en 9 ciudades, consolidad como la numero uno
en Colombia, con una planta de más de 400 Colaboradores y 257 mil millones de pesos en
ventas.
En Colombia a parte del negocio de material eléctrico, la empresa tiene una línea de negocio
dirigida al sector real, la cual ofrece oportunidades de conversión tecnológica para empresas
a través de su línea de automatización industrial.
Esto como consecuencia de la constante necesidad de las empresas de incrementar sus indices
de eficiencia, factor que ha permitido incrementar las ventas de la empresa en este segmento
en particular, al cual le da un manejo diferente que a las otras líneas de negocio a nivel de
facturación y gestionamiento, razón por la que surge la necesidad de generar un aplicativo
especial que soporte el proceso de gestión de cartera de esta línea de negocio.
Como se puede observar en el grafico anterior, la mayoría de las empresas encuestadas por
el Dane, implican las tecnologías de información en el desarrollo operacional y
administrativo de las empresas.
Por consiguiente se ha convertido en una de las principales líneas de negocio de la empresa
donde esta presta un servicio directo de financiación que facilite la accesibilidad de las
empresas a las soluciones tecnológicas ofertadas.
Patrocinador / Patrocinadores
Nombre Cargo Departamento / Rama ejecutiva
División (Vicepresidencia)
Carlos Peña Especialista línea de
Automatización Dirección comercial
industrial
Ximena González Gerente Servicio al
Servicio al cliente
Cliente
Propósito y Justificación del Proyecto
Al final de cada mes, la tarea de generar las cuentas de cobro es bastante dispendiosa por
cuanto cada cliente tiene particularidades al momento de realizar las liquidaciones porque
pueden haber presentado problemas de diferentes tipos: soportes de diferente nivel de
complejidad, donde además de realizar la liquidación en formularios de Excel, se debe
pasar la información a un formato en Word con los datos encontrados y luego realizar una
combinación de correspondencia para colocar los datos básicos del cliente quien se le va
a cobrar y emitir así una cuenta de cobro.
Luego en la cadena de valor, entra el proceso de recaudo que se realiza a través de
transferencias electrónicas, pagos por transportadora de valores o consignaciones de
efectivo o cheque en las diferentes entidades bancarias de la ciudad; la identificación de
pagos se realiza de manera manual al igual que la aplicación a la cartera del cliente; al ser
procesos netamente manuales, son susceptibles de presentar errores, el tiempo en cada
tarea es de dos o tres días y los estados de cartera no son confiables.
Por lo anterior surge la necesidad de automatizar los procesos y para ellos se presentará
la opción de crear el aplicativo Melexa gestión de facturación, aplicación de pagos y
seguimiento de cartera para clientes de la empresa en el segmento de (Automatización
industrial) , recaudo y cartera. Así se logrará optimizar las tareas, disminuyendo el
tiempo en cada proceso y además presentando estados de cartera confiables que permitan
la toma de decisiones por parte de la Gerencia de la Compañía, además de prestar un
mejor servicio al cliente al garantizar la correcta presentación de los datos.
Los beneficios recurrentes esperados, corresponden a los intereses moratorios que en este
momento no se están calculando y además la operación dejaría de ser manual,
permitiendo un mejor aprovechamiento del tiempo en labores administrativas y diseñando
estrategias para mejorar el estado de la cartera y disminuir la probabilidad de errores.
En la última auditoría interna realizada una de las recomendaciones es precisamente
sistematizar la cartera de la línea de (Automatización industrial), para disminuir el riesgo
de errores al realizar las liquidaciones y/o aplicar los pagos.
Descripción del Proyecto y Entregables
ENTREGABLES:
Cronograma
Plan de Proyecto
Diagnóstico de Necesidades y Oportunidades de Mejora
Diseño / Ajuste de la Solución
Infraestructura Requerida
Software facturación, pagos y carteras.
Ambiente de Pruebas
Informe de Pruebas
Casos de Pruebas
Licenciamiento
Garantías
Prueba piloto MELEXA
Objetivos
Objetivo Indicador de éxito
Alcance: Diseñar una herramienta ofimática para el mercado de clientes de la empresa
MELEXA , en el segmento de (Automatización Industrial), que permita realizar la
facturación, aplicación de pagos y generar estados de cartera actualizados.
Cronograma (Tiempo)
Concluir el proyecto en el plazo solicitado por el cliente. Concluir el proyecto en ____
semanas, del ___ de ____ y
hasta
El ____ de ______.
Costo
Objetivo Indicador de éxito
Cumplir con el presupuesto estimado del proyecto de No exceder el presupuesto
$ 13.300.000 del
Proyecto
Calidad
Cumplir con los estándares de calidad establecidos para Concluir el proyecto con
la implementación del aplicativo. estándares de calidad, con un
La calidad de cada uno de los entregables del proyecto, número mínimo de defectos
en términos de adecuación a los requerimientos de calidad
funcionales y técnicos, es crítica para el proyecto
Otros (pruebas)
Se debe realizar la implementación en un ambiente de El ambiente de pruebas en
pruebas, en el cual se emule el de producción y se realicen Oracle es el apropiado.
pruebas de funcionalidad y de estrés que nos garanticen Permite emular situaciones
la funcionalidad general de la solución antes de ponerla reales.
en el ambiente de producción. Para la aprobación oficial
de las pruebas debe tenerse como entregable el
documento de aceptación por parte de los usuarios que las
realicen.
Premisas y Restricciones
Presupuesto: el costo de la aplicación debe ajustarse al presupuesto asignado por la
compañía.
Recurso Humano La solución no es bien aceptada por todos los funcionarios de la
compañía, esto podría generar una resistencia al cambio por parte de los usuarios. No
contar con el aval de las altas directivas.
Contar con la aprobación del proyecto por parte de la alta gerencia.
Que no se presente ningún proveedor por no cumplir con los requisitos mínimos exigidos.
Que el presupuesto aprobado no sea suficiente para cubrir las necesidades que se plantean.
Que el proveedor seleccionado no cumpla con los tiempos de entrega pactados.
Que el personal del proveedor tenga la idoneidad requerida para las tareas del proyecto
Disminución en el presupuesto
Resistencia al cambio
Retiro de personal clave del proyecto
Cambio en el organigrama de la organización
Baja capacitación en la tecnología a usarse
Perdida de respaldo al proyecto
Indicadores de éxito
Niveles de autoridad
Área de autoridad Descripción del nivel de autoridad
Decisiones técnicas
Resolución de conflictos
Aprobaciones
Patrocinador Fecha Firma
2. PLAN INTEGRADO DE CAMBIOS
1 Verificar que se realiza la Código y nombre Prueba basada en Mustra los registros de bancos coincidentes con los
consuta de los bancos requisitos criterios de consulta ingresados, así: • De no
de acuerdo con los ingresar texto en ninguno de los campos, muestra,
criterios de consulta en el formulario Resultados de la consulta el
ingresados CODIGO y NOMBRE del banco
• Si ingreso un valor en el campo CÖDIGO y
selecciono la opción Consultar, muestra en el
formulario resultados de la consulta la información
de los campos CODIGO y NOMBRE del registro
coincidente con el valor ingresado
• Si ingresó un texto en el campo nombre y
seleccionó la opción Consultar, muestra, en el
formulario Resultados de la consulta, el valor de los
campo CODIGO y NOMBRE para los registros cuyo
nombre contengan el texto ingresado.
1 Verificar que se realiza la División, código, nig, Prueba basada en Debe mostrar los registros coincicdntes con los
consulta de la sucursal nombre, requisitos criterios ingresados, así: a. De no ingresa ningún
de acuerdo con los criterio de consulta, el sistema mostrará la
criterios de consulta información de todas las sucursales existentes
ingresados luego de seleccionar la opción Consultar.
b. Si se ingresa un código o un NIt, el sistema
mostrará el registro coincidente con el valor
ingresado.
c. Si se ingresa solo la división, el sistema debe
mostrar las sucursales que pertenecen a la división
seleccionada.
d. Si se ingresa una cadena de texto en el campo
nombre, el sistema debe mostrar todos los registros
coincidentes que contengan la cadena ingresada.
e. Si se selecciona un división y se ingresa una
cadena de texto en el campo nombre, el sistema
mostrará las sucursales que en el nombre
contengan la cadena de texto ingresada
pertenecientes a la división seleccionada.
004 Cargar liquidaciones automáticamente
< COD D > Cargar liquidaciones automáticamente
COD. Fecha
Caso de Prueba Datos Prueba Técnica de Pruebas Resultado Esperado Resultado Obtenido OK/NOK Impacto Comentarios
Prueba Prueba
1 Verificar que cuando se División, Periodo Prueba basada en Debe desplegar la pantalla Cargue automático de
seleccione la opción de requisitos liquidaciones, cargando la lista división y periodo y
menú Cargue automático al seleccionar la opción Cargar liquidaciones, debe
del módulo de traer al módulo de cartera, las liquidaciones de
Liquidaciones, se todas las sucursales pertenecientes a la división -
despliegue el formulario periodo seleccionados
cargue automático de
liquidaciones desde el
cual se pueden cargar
las liquidaciones de una
División -Periodo
1 Verificar que cuando se Nombre de archivo Prueba basada en Debe desplegar el formulario cargue automático de
seleccione la opción de requisitos recaudos, permite seleccionar un archivo y lo carga
menú Cargue a la BD
automático, se despliega
la pantalla que permite
realizar el cargue de un
archivo
COD. Fecha
Caso de Prueba Datos Prueba Técnica de Pruebas Resultado Esperado Resultado Obtenido OK/NOK Impacto Comentarios
Prueba Prueba
1 Verificar que al División Prueba basada en Debe desplegar los formularios y debe permitir
selccionar la opción requisitos consultar los recaudos pendientes de aplicar por
aplicar, del módulo división, luego de seleccionar la opción consultar,
Recaudos, se muestra los registros con el estado indicado
desplieguen los
formularios parámetros
de consulta y resultados
de la consulta, donde se
podrá consultar los
recaudos pendientes de
aplicar