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MANUAL DE FORMAÇÃO

FORMAÇÃO MODULAR
CERTIFICADA

UFCD 0776
Sistema de Informação
Da Empresa

Área de Formação
481 – Ciências Informáticas
Marta Dias
janeiro 2018

Imp.10-17_A02
UFCD
[SISTEMA DE INFORMAÇÃO DA EMPRESA]
0776

PROMOÇÃO E COORDENAÇÃO
SINDICATO DOS PROFISSIONAIS DE SEGUROS DE PORTUGAL

AUTOR
(Marta Dias)

EDIÇÃO E IMPRESSÃO
SINDICATO DOS PROFISSIONAIS DE SEGUROS DE PORTUGAL

FINANCIAMENTO
POISE – PROGRAMA OPERACIONAL INCLUSÃO SOCIAL E EMPREGO
EIXO PRIORITÁRIO 1 – PROMOVER A SUSTENTABILIDADE E A QUALIDADE NO
EMPREGO
TIPOLOGIA DE OPERAÇÃO 1.08 – FORMAÇÃO MODULAR PARA EMPREGADOS E
DESEMPREGADOS

SANTA CLARA DE LOUREDO, JANEIRO 2018

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RESUMO

O objetivo principal desta Ação de Formação é enunciar e explorar os princípios de organização


e as tarefas administrativas da empresa e conhecer o circuito de informação da empresa, como
se aplica na prática, utilizando casos práticos de exemplos reais.

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ÍNDICE

Índice
INTRODUÇÃO _____________________________________________________________ 4
CAPÍTULO I – INFORMAÇÃO / DADOS___________________________________________ 5
CAPÍTULO II – SISTEMA DE INFORMAÇÃO DA EMPRESA ____________________________ 6
CAPÍTULO III – CIRCUITO DOCUMENTAL DA EMPRESA _____________________________ 7
CONCLUSÃO _____________________________________________________________ 12
REFERÊNCIAS BILIOGRÁFICAS ________________________________________________ 13

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INTRODUÇÃO

A atuação administrativa tem como apoio no uso de informações, que se tornam a base no
processo de tomada de decisão.
Com isso, todos aqueles que tomam decisões devem ter informações úteis a respeito do
desempenho da organização, caso desejam planear, dar suporte e tomar ações adequadas.

Ao longo da história humana, tem ocorrido uma série de mudanças tecnológicas que, pela sua
magnitude e pelos impactos de longo prazo, são chamadas de revoluções.
Cada uma delas traz um novo patamar de conforto e qualidade de vida para a humanidade... e,
depois de cada uma, a vida nunca mais foi a mesma!

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CAPÍTULO I – INFORMAÇÃO / DADOS

Enumero alguns conceitos importantes dentro do contexto de empresa.

Conceito de Empresa

Uma empresa pode ser definida como uma unidade que embora constituída, tal como as
outras, com meios humanos materiais e monetários, atua na lógica das leis do mercado ou do
plano e é condicionada por variáveis ambientais que interagem com o seu desenvolvimento.

Conceito de Gestão

Gestão é um processo que permite alcançar as metas de uma empresa fazendo uso do trabalho
com e por meio de pessoas e de outros recursos da empresa.

Conceito de Dados

Dado é a expressão em estado bruto e não interpretada de um fato

Conceito de Informação

Conjuntos de dados significativos e úteis aos seres humanos

Características de uma informação útil:


 Ser compreensível;
 Ser confiável;
 Ser relevante;
 Se completa;
 Ser concisa;
 Ser oportuna;
 Ter qualidade.

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CAPÍTULO II – SISTEMA DE INFORMAÇÃO DA
EMPRESA

Sistemas de Informação

“...um conjunto de componentes interrelacionados que coleta (ou recupera), processa,


armazena e distribui informações destinadas a apoiar a tomada de decisões e o controle em
uma organização”.

Importância da utilização de um Sistema de Informação


 Expansão para outros lugares;
 Oferecimento de novos produtos e serviços;
 Reorganização de fluxo de tarefas e trabalho;
 Transformação do modo de conduzir os negócios;
 Otimização dos fluxos de informação e
 conhecimento;
 Produtividade dos funcionários;
 Qualidade e aceleração no processo de decisão;
 Minimizar burocracia.

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CAPÍTULO III – CIRCUITO DOCUMENTAL DA
EMPRESA

Circuito Documental

É o que resulta do processo da comunicação tanto oral como escrita, tanto entre empresas,
como a nível interno.
É todo o percurso efetuado pelos documentos até chegarem ao seu destino final.

Tipos de Correspondência:

Correspondência Recebida:
É toda a correspondência que dá entrada na empresa e que depois de devidamente analisada é
entregue ao departamento ao qual se destina

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CAPÍTULO III – CIRCUITO DOCUMENTAL DA
EMPRESA

Correspondência Recebida

 Verificação:
certifica que a correspondência é realmente destinada à empresa, neste mesmo
passo é feita a separação desta subdividindo em informação necessária da não
necessária;
o Necessária:
a correspondência deste grupo pode dividir-se em três grupos: Dirigida a
alguém (em particular), Confidencial e Dirigida à Empresa.
A informação dirigida para alguém em particular deve ser entregue ao
destinatário referido no envelope. A confidencial só deve ser aberta por
quem tem autorização, e a dirigida à empresa relata a atividade desta e deve
ser sempre efetuado um registo.
o Não Necessária:
não tem interesse pra a empresa, mas mesmo assim é filtrada, de for para
Arquivo é guardada por um curto período de tempo. Pode ainda ser
destruída de imediato caso não apresente o mínimo interesse para a atividade da
empresa.

Tecnologia de Apoio ao Trabalho Administrativo

As grandes empresas geralmente oferecem um apoio ao técnico administrativo, colocando


à sua disposição maquinaria capaz de o auxiliar, por exemplo na abertura do correio.
Ao entrar na empresa, a correspondência deve ser ordenada e datada, desta forma é mais
fácil controlar e localizar documentos.
Os datadores e ordenadores facilitam este processo pois são fáceis de utilizar e mudam
rapidamente a data, podem possuir ou não área para colocação de texto.

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CAPÍTULO III – CIRCUITO DOCUMENTAL DA
EMPRESA

Correspondência Expedida

É o registo em livro próprio, toda a correspondência que sai da organização para o exterior. O
registo deve conter informações relativas ao destinatário, tais como; referência e tipo de
documento expedido, data da expedição, nome e morada do destinatário e assunto resumido.

Tecnologia de Apoio ao Trabalho Administrativo


Em algumas empresas é possível ao técnico administrativo contar com a ajuda da tecnologia
para dobrar cartas e coloca-las nos sobrescritos normalizados segundo os padrões da NP-7 e
depois franquia-los.

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CAPÍTULO III – CIRCUITO DOCUMENTAL DA
EMPRESA

Correspondência Interna

É toda a correspondência que circula no interior da empresa, através de memorandos,


comunicados, ordem de serviços, mails, entre outros…

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CAPÍTULO III – CIRCUITO DOCUMENTAL DA
EMPRESA

Correio Eletrónico

É um sistema rápido e eficaz que através de aplicações virtuais (programas), permite o envio de
informação, encriptada ou não, sempre em formato digital.

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CONCLUSÃO

O circuito documental é essencial para o bom funcionamento de qualquer empresa, têm de


existir regras para o seu correto funcionamento.
Se este circuito funcionar corretamente podemos afirmar que estamos na presença de uma
empresa que possui uma das chaves de sucesso para ser bem sucedida no mercado comercial.

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REFERÊNCIAS BILIOGRÁFICAS

https://www.forma-te.com/mediateca/viewcategories, sítio de Internet dedicado a formadores


com conteúdos utilizáveis

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