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Gestión del Costo

conceptos

Curso Gestión de Proyectos PMI

Tercera Unidad: Sesión 7
Ciclo 2017-I

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 VIDEO INTRODUCTORIO

http://www.youtube.com/watch?v=AcjdeUZIIPw

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Conceptos Planificar la gestión de los costos Estimar los costos Determinar el Presupuesto Controlar los costos

Cuerpo del Conocimiento - PMBOK GRUPOS DE PROCESOS

AREAS DELCONOCIMIENTO INICIO PLANIFICACIÓN EJECUCION SEGUIMIENTO Y CONTROL CIERRE
4.1. Desarrolla 4. Monitorear y Controlar el trabajo 4.6.Cerrar
4. GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN DEL r el acta de 4.2 . Desarrollar el plan para la dirección 4.3 . Dirigir y gestionar el trabajo del delproyecto. proyecto o
PROYECTO constitución delproyecto proyecto 5. Realizar el Control Integrado de fase.
delproyecto Cambios
5. GESTIÓN DEL ALCANCE DEL 1. Planificar la Gestión del Alcance 5. Validar el Alcance
2. Recopilar Requisitos 6. Controlar el Alcance
PROYECTO
3. Definir el Alcance
4. Crear la EDT
1. Planificar la Gestión del Cronograma.

2. Definir las actividades.

3. Secuenciar las actividades.
6. GESTIÓN DEL TIEMPO DEL 4. Estimar los Recursos de las actividades 6.7. Controlar el Cronograma.
PROYECTO
5. Estimar la duración de las actividades

6. Desarrollar el Cronograma

7. GESTIÓN DE COSTOS DEL 1. Planificar la Gestión de los costos

PROYECTO 2. Estimar los costos 7.4. Controlar los costos.
3. Determinar el presupuesto
8. GESTIÓN DE LA CALIDAD DEL 8.1. Planificar la Gestión de Calidad 8.2. Realizar el aseguramiento de la 8.3. Controlar la calidad.
PROYECTO calidad
9. GESTIÓN DE LOS RR.HH DEL 2. Adquirir el equipo del proyecto.
PROYECTO 9.1. Planificar la Gestión de los RR.HH 3. Desarrollar el equipo del proyecto

4. Dirigir el equipo del proyecto

10. GESTIÓN DE LAS 10.1. Planificar la Gestión de las 10.2. Gestionar las comunicaciones 10.3. Controlar las
COMUNICACIONES DEL PROYECTO Comunicaciones deproyecto. comunicaciones.
1. Planificar la Gestión de riesgos.
2. Identificar los riesgos
11. GESTIÓN DE LOS RIESGOSDEL 3. Analizar cualitativamente los riesgos
PROYECTO 11.6. Controlar los riesgos.
4. Analizar cuantitativamente los riesgos

5. Planificar la respuesta a los riesgos

12. GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES 12.1. Planificar la Gestión de las 12.4. Cerrar
DELPROYECTO adquisiciones. 12.2. Efectuar las adquisiciones 12.3. Controlar las adquisiciones las
adquisiciones
13. GESTIÓN DE LOS INTERESADOS 13.1. Identifica 13.2. Planificar la Gestión de los 13.3. Gestionar la relación con los 13.4. Controlar la Relación con
DELPROYECTO rlos Interesados. Interesados. los Interesados.
Interesados.

Fuente: PMI. PMBOK 5ª Edición.

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Conceptos Planificar la gestión de los costos Estimar los costos Determinar el Presupuesto Controlar los costos

¿De qué se ocupa?

Se ocupa principalmente del costo de los recursos
necesarios para completar el cronograma

También considera Costo de uso Mantenimiento

el efecto de las
decisiones del Soporte
proyecto en el: Producto

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Conceptos Planificar la gestión de los costos Estimar los costos Determinar el Presupuesto Controlar los costos

Conceptos asociados
Costos directos
Costos indirectos
Costos variables
Costos fijos
Ganancia
Impuestos
Descuentos y aportaciones de ley.
Horas extra
Bonificaciones

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 Planificar la gestión de los costos

7.1 Planificar la Gestión de los Costos

• Juicio de Expertos
• Plan para la dirección • Técnicas • Plan de Gestión
del proyecto analíticas de los Costos
• Acta de Constitución • Reuniones
• Factores ambientales
• Activos de procesos
de la organización

Fuente: PMI. PMBOK 5ª Edición.

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 Planificar la gestión de los costos

Plan de Gestión de Costos

Provee una guía de Planificado Estructurado

cómo los costos del
Estimado Preparado
proyecto serán:
Controlado
Incluye
 Nivel de precisión
 Unidades de medida
 Enlaces con los procedimientos de la organización (CA)
 Umbrales de control
 Reglas de valor ganado
 Procedimientos de control de cambios
 Formatos de informe
 Descripciones de proceso (de los tres procesos)
 Métodos para documentar los costos

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 Estimar los costos

7.2 Estimar los costos

• Plan de gestión de los

costos • Estimación de costos
• Juicio de Expertos de las actividades
• Plan de gestión de los
• Estimación análoga • Base de las
recursos humanos
• Estimación paramétrica estimaciones
• Línea base del alcance
• Estimación ascendente • Actualizaciones a los
• Cronograma del proyecto
• Estimación por tres documentos del
• Registro de riesgos
valores proyecto
• Factores ambientales
• Análisis de reservas
• Activos de procesos de
• Costo de la calidad
la organización
• Software de gestión de
proyectos
• Análisis de ofertas de
proveedores
• Técnicas grupales

Fuente: PMI. PMBOK 5ª Edición.

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 Estimar los costos

Consiste en desarrollar un aproximación de los

recursos monetarios necesarios para completar las
actividades del proyecto.

Las estimaciones deben refinarse

conforme avanza el proyecto

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 Estimar los costos

¿Cómo hacer las estimaciones?

JUICIO DE EXPERTOS (Expert Judgment)
Puro o Delphi.

ESTIMACIÓN POR ANALOGÍA (Analogous Estimating)

Usa los costos reales de un proyecto previo similar como la base para la nueva
estimación.

ESTIMACIÓN PARAMÉTRICA (Parametric Estimating)

Utiliza una relación estadística entre los datos históricos y otras variables para
calcular una estimación de costos para un recurso de la actividad del cronograma.

ESTIMACIÓN POR TRES VALORES (Three-Point Estimate)

Utilizada cuando existe un grado de incertidumbre alto en la estimación de los

costos de la actividad.
Basado en tres estimados: Más Probable (CM), Optimista (CO) y Pesimista (CP)
Estimación por Tres Valores
(CP+4CM+CO)
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 Estimar los costos

¿Cómo hacer las estimaciones?

ESTIMACIÓN ASCENDENTE (Bottom-up Estimating)

Consiste en estimar el costo de los paquetes de trabajo individuales o

actividades del cronograma con el nivel más bajo de detalle.

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 Estimar los costos

¿Cómo hacer las estimaciones?

SOFTWARE DE ESTIMACIÓN DE COSTOS PARA LA GESTIÓN DE PROYECTOS

(Project Management Estimating Software)

MS Project, Primavera.

ANÁLISIS DE PROPUESTAS PARA LICITACIONES (Vendor bid Analysis)

En los casos en que los proyectos se otorgan mediante procesos competitivos
(licitaciones), se puede solicitar al equipo de proyecto que realice las estimaciones
de los costos para cada entregable y obtener un costo que sustente el costo total
final del proyecto.

TÉCNICAS GRUPALES DE TOMA DE DECISIONES

 Empleadas por los miembros del equipo e interesados que tienen

responsabilidad con los gastos del proyecto para tener una estimación real de
las actividades del proyecto
 Ejemplos: Lluvia de Ideas, técnica de Delphi

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 Determinar el Presupuesto

7.3 Determinar el presupuesto

• Plan de gestión de los • Línea base de costos

• Agregación de costos
costos • Requisitos de
• Línea base del alcance • Análisis de reservas
financiamiento del
• Estimación de costos de • Juicio de expertos
proyecto
• Relaciones históricas
las actividades • Actualizaciones a los
• Activos de procesos de • Conciliación del límite
documentos del
la organización de financiamiento
proyecto
• Base de las
estimaciones
• Cronograma del
proyecto
• Calendarios de recursos
• Registro de riesgos
• Acuerdos

Fuente: PMI. PMBOK 5ª Edición.

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Presupuesto

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7.4 Controlar los costos
• Plan para la dirección
del proyecto
• Requisitos de
financiamiento del
proyecto
• Datos de desempeño del
trabajo
• Activos de procesos de
la organización
Fuente: PMI. PMBOK 5ª Edición.
Controlar los costos
• Gestión del valor • Información de
ganado desempeño del trabajo
• Pronósticos • Pronósticos de costos
• Índice de desempeño • Solicitudes de cambio
del trabajo por • Actualizaciones al plan
completar para la dirección del
• Revisiones del proyecto
desempeño • Actualizaciones a los
• Software de gestión documentos del
de proyectos proyecto
• Análisis de reservas • Actualizaciones a los
activos de los procesos
de la organización
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 Controlar los costos

Controlar los costos

Proceso por el cual se monitorea la situación del

proyecto para actualizar el presupuesto del mismo y
gestionar cambios a la línea base de costos.

¿Qué Implica?
 Registrar gastos reales
 Revisar los cambios a través del proceso de control
integrado de cambios

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 Controlar los costos

Valor ganado
▪ TÍPICAS PREGUNTAS EN LOS PROYECTOS
 ¿Cuándo se va terminar el proyecto?
 ¿Cuánto dinero hemos gastado en el proyecto hasta el momento?
 ¿Cuánto va a costarnos finalmente este proyecto?
 ¿Estamos dentro del cronograma aprobado?
 ¿Estamos dentro del presupuesto aprobado?
 ¿Cuánto más hay que gastar?
 ¿Cuánto trabajo hemos realizado?

▪ ¿QUIÉNES HACEN ESTAS PREGUNTAS?

 La Alta Gerencia
 El Cliente
 El Gerente General
 El Jefe de Proyecto
 Los subalternos

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 Controlar los costos

Términos utilizados
EV Earned Value
PV Planned Value
AC Actual Cost
BAC Budget at completion
EAC Estimate at completion
ETC Estimate to complete
VAC Variance at completion

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 Controlar los costos

Técnica del Valor ganado

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 Controlar los costos

Análisis de valor ganado

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 Controlar los costos

Variación del Costo

CV = EV – AC

Positivo  costo menor al presupuestado

Negativo  presupuesto excedido

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 Controlar los costos

Variación del tiempo

SV = EV – PV

Positivo  menor tiempo al planificado

Negativo  tiempo excedido

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 Controlar los costos

Índice de rendimiento de costo

CPI = EV / AC

>1  costo real menor al presupuestado

< 1  presupuesto excedido

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 Controlar los costos

Índice de rendimiento de
cronograma

SPI = EV / PV

>1  tiempo empleado menor al planificado

< 1  retrasos con respecto a la planificación

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 Controlar los costos

Estimate at completion

 Situación 1: sin  Estimate to complete

cambios significativos ETC = EAC – AC
 EAC = AC + (BAC – EV)
 EAC = AC + ETC
 Variance at completion
 Situación 2: con cambios VAC = BAC - EAC
significativos en los costos
 EAC = AC + (BAC – EV)/CPI

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Ejemplo:
Valor Ganado

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 Controlar los costos

Ejemplo de Valor Ganado

Fuente: PMI. PMBOK 5ª Edición. 27

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 Controlar los costos

Ejemplo de Valor Ganado

Fuente: PMI. PMBOK 5ª Edición.

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 Controlar los costos

Ejemplo de Valor Ganado

Calcule el valor ganado, SV, SPI, CV, CPI.

Fuente: PMI. PMBOK 5ª Edición.

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 Controlar los costos

Ejemplo de Valor Ganado

Fuente: PMI. PMBOK 5ª Edición.

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 Controlar los costos

Ejemplo de Valor Ganado

Fuente: PMI. PMBOK 5ª Edición.

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 Controlar los costos

Ejemplo de Valor Ganado

Fuente: PMI. PMBOK 5ª Edición.

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 Controlar los costos

Ejemplo de Valor Ganado

Fuente: PMI. PMBOK 5ª Edición.

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 Controlar los costos

Ejemplo de Valor Ganado

Fuente: PMI. PMBOK 5ª Edición.

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 Controlar los costos

Ejemplo de Valor Ganado

Fuente: PMI. PMBOK 5ª Edición.

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 Controlar los costos

Ejemplo de Valor Ganado

Fuente: PMI. PMBOK 5ª Edición.

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 Controlar los costos

Variables clave para medir el desempeño

Fuente: PMI. PMBOK 5ª Edición. 37

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 Controlar los costos

Proyecciones

Fuente: PMI. PMBOK 5ª Edición.

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Resumen
Ejemplo Gestión de Valor Ganado

Rendimiento al
25/01/2014

24/02/2014

26/03/2014

25/04/2014

25/05/2014

24/06/2014

24/07/2014

23/08/2014

22/09/2014

22/10/2014
 Asumamos un proyecto con 4 Fecha

6to mes
entregables que se elaborarán
conforme el cuadro N°1, en el que
Entregable 1 50 30 40 100 460 300 50 100%
se muestra además el presupuesto Entregable 2 20 180 150 310 370 100 60%
aprobado. Entregable 3 120 250 200 100 100 50%
 El rendimiento al 6to mes de Entregable 4 30 20 10 20 30 40 30 40 50 100%
trabajo se muestra en la última Total 100 50 50 300 300 600 600 600 550 50
columna PV 100 150 200 500 800 1400 2000 2600 3150 3200

En los cuadros siguientes se hallan registrados el Valor Ganado (EV) y el costo real (AC) hasta el 6to. mes

26/03/2014
25/01/2014

24/02/2014

26/03/2014

25/04/2014

25/05/2014

24/06/2014

25/01/2014

24/02/2014

25/04/2014

25/05/2014

24/06/2014
Entregable 1 50 30 20 60 60 Entregable 1 50 30 90 80 60
Entregable 2 20 100 90 186 Entregable 2 20 200 200 450
Entregable 3 60 125 Entregable 3 120 250
Entregable 4 30 20 10 20 30 40 Entregable 4 30 20 10 20 30 40
Total 100 50 30 180 240 351 Total 100 50 100 300 410 740
EV 100 150 180 360 600 951 AC 100 150 250 550 960 1700
Ejemplo Gestión de Valor Ganado

BAC

SV= 951 – 1400

SV = -449

CV=951 – 1700
CV = -749
CV
SV SPI= 951/1400
SPI= 0.68

CPI= 951/1700
CPI= 0.56
Ejemplo Gestión de Valor Ganado

SPI= 0.68
CPI= 0.56
ETC = BAC – EV = 2249
EAC 1
Escenario 1
Asumo rendimiento
BAC del presupuesto para
ETC
EAC = AC + ETC = 3949

ETC Escenario 2
AC
Asumo rendimiento de
costo para ETC
EAC = BAC/CPI = 5720
EV
Escenario 2
Asumo impacto de CPI
y SPI en ETC
EAC= AC +
ETC/(CPI*SPI)
EAC = 7618
 Controlar los costos

Ejercicio de Valor Ganado

Datos:

Alcance: construir 41 bloques de 10m2 cada uno

Cada bloque dura 1 día en construir
Cada bloque está presupuestado en $1000
El costo real al día 14 es $14100
Se han construido 12 bloques al día 14

*Se tienen variaciones típicas en costos, ajustadas por su CPI para

estimar el trabajo restante.

Pregunta:

¿Cuál es la situación del Proyecto al día 14?

CV, CPI, SV, SPI, VAC

Fuente: PMI. PMBOK 5ª Edición. 43

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 Ejercicio de Valor Ganado Controlar los costos

Respuesta:

AC= $14100
PV= $14000
EV= $12000

CV= EV – AC = -$2,400 Proyecto sobre costeado al día 14.

SV= EV – PV = -$2,000 Proyecto retrasado al día 14

CPI= EV/AC= 0.82

SPI= EV/PV= 0.86

BAC= $41000 ; EAC=BAC/CPI=53,658.54 (53,012, si

0.83) VAC= BAC-EAC= -$9,658.54 (o 9012.05)

TCPI= (BAC-EV)/(BAC-AC) = 32000/29600 = 1.08 (por cada dólar gastado debo

obtener un
trabajo equivalente a $1.08)

Fuente: PMI. PMBOK 5ª Edición. 44

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HASTA AQUÍ!
¿ Qué hemos aprendido hoy ?

 El área de gestión de costos incluye 4 procesos :

 Planificar la gestión de los costos

 Estimar los costos
 Preparar el presupuesto de los costos
 Controlar los costos

• La gestión de los costos brinda la posibilidad de gestionar

adecuadamente los recursos a partir de el establecimiento
de un presupuesto y mecanismos de monitoreo.

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Pregunta tipo examen PMP

La planificación está avanzando para un proyecto que trata el estudio de

mercado sobre la demanda potencial de un nuevo producto. El director
del proyecto y su equipo están listos para iniciar con el proceso de
estimar los costos. El cliente ha solicitado estimar los costos lo antes
posible. ¿Qué método de estimación recomendarías?

a) Paramétrica.
b) Ascendente.
c) Análoga.
d) Análisis de reserva.
Pregunta tipo examen PMP

La reserva de contingencias de los costos debe ser:

a) Ocultada para prevenir que la dirección decida no permitir la reserva.

b) Añadida a cada actividad para proveerle al cliente un camino crítico más corto.
c) Mantenida por la dirección para cubrir los sobrecostos.
d) Añadida a los costos base del proyecto para que pueda dar cuenta de los riesgos.
Pregunta tipo examen PMP

Controlar los costos del proyecto:

a) Busca las causas de las variaciones positivas y forma parte del Control Integrado de
Cambios.
b) Busca las causas de las variaciones positivas y negativas, y no forma parte del Control
Integrado de Cambios.
c) Busca las causas de las variaciones positivas y negativas, y forma parte del proceso
Realizar el Control Integrado de Cambios.
d) Ninguna de las anteriores.
 VALOR GANADO
DEFINICIONES BÁSICAS

VALOR PLANEADO (PV)

PV Costo presupuestado del trabajo programado para completar una actividad
hasta un momento determinado.

VALOR GANADO (EV)

EV Costo presupuestado para el trabajo realmente completado de una
actividad durante un período de tiempo determinado.

BAC * % avance real

COSTO REAL (AC)
AC Costo total incurrido en la realización del trabajo completado durante un
período de tiempo determinado.
VALOR GANADO?
DEFINICIONES BÁSICAS

PRESUPUESTO AL TÉRMINO O A LA CONCLUSIÓN

BAC (BAC)

El valor planificado total para el proyecto.

Es la suma de todos los presupuestos asignados a un
proyecto.
VALOR GANADO
EJEMPLO

Se tiene un proyecto estimado en $18,000 en 10 meses.

Al término del cuarto mes se tiene un avance del 26.7%.
PV= $7,200 (Valor planeado)
EV= $4,806 (18,000*.267) (BAC * % avance real)
AC= $5,600 (Costo real)
VALOR GANADO
DEFINICIONES BÁSICAS

VARIACIÓN DEL COSTO (CV)

CV Medida de rendimiento en función de los costos con
relación a un proyecto.
CV = EV – AC Un valor positivo indica una condición favorable, una
condición negativa una posición desfavorable.

VARIACIÓN DEL CRONOGRAMA (SV)

SV Medida de rendimiento del cronograma en un proyecto.
Un valor positivo indica una condición favorable, una
SV = EV – PV condición negativa una posición desfavorable.
VALOR GANADO
EJEMPLO

VARIACIÓN DEL COSTO (CV) CV = $4,806 - $5,600 = ($794)

CV = EV – AC Condición desfavorable

PORCENTAJE DE VARIACIÓN Determina qué tan dentro o fuera del presupuesto se

DEL COSTO (%CV) encuentra el proyecto.
%CV = CV / EV %CV = ($794) / $4,806 = (0.165)
Se encuentra fuera de presupuesto por 16.5%
VARIACIÓN DEL TIEMPO (SV) SV = $4,806 - $7,200 = ($2,394)
SV = EV – PV Condición desfavorable

PORCENTAJE DE VARIACIÓN Determina el retraso o adelanto del proyecto.

DEL CRONOGRAMA (%SV) %SV = ($2,394)/ $7,200 =(0.332)
%SV = SV / PV Se encuentra retrasado el proyecto en un 33.2%
VALOR GANADO
DEFINICIONES BÁSICAS

ÍNDICE DE DESEMPEÑO DEL SPI = 1 EN TIEMPO

CRONOGRAMA (SPI)
SPI
Una medida de eficiencia en función del SPI > 1 ADELANTADO
cronograma de un proyecto.
SPI = EV/PV
Muestra el valor del trabajo realizado
SPI < 1 RETRASADO
comparado con lo que se había planeado

ÍNDICE DE DESEMPEÑO DEL COSTO CPI = 1 EN PRESUPUESTO

(CPI)
CPI
Una medida de eficiencia en función de CPI > 1 DEBAJO DE
los costos.
PRESUPUESTO
CPI = EV/AC
Muestra cuantas unidades de dinero de
trabajo se obtuvieron para la cantidad de CPI < 1 POR ENCIMA DEL
unidades de dinero gastadas en el trabajo PRESUPUESTO
VALOR GANADO
EJEMPLO

VARIACIÓN DEL COSTO (CV) CV = $4,806 - $5,600 = ($794)

CV = EV – AC Condición desfavorable

VARIACIÓN DEL TIEMPO (SV) SV = $4,806 - $7,200 = ($2,394)

SV = EV – PV Condición desfavorable

ÍNDICE DE DESEMPEÑO DEL CPI = $4,806 / $5,600 = 0.85

COSTO (CPI)
El proyecto está por encima del presupuesto
CPI = EV / AC

ÍNDICE DE DESEMPEÑO DEL SPI = $4,806 / $7,200 = 0.66

TIEMPO (SPI)
El proyecto está retrasado
SPI = EV / PV
 CPI>1, SPI<1 CPI>1, SPI>1
Bajo presupuesto Bajo presupuesto
y retrasado y adelantado

CPI

CSI>1.3
1.3
Índice de Costo-Tiempo (CSI)
CPI<1, SPI<1 CPI<1, SPI<1
CSI = CPI * SPI Sobre presupuesto Sobre presupuesto
1.2 y retrasado y adelantado
CSI = 0.85 * 0.66
0.9<CSI<1.2
0.9
CSI = 0.56
SPI
Posibilidad muy baja de que el proyecto
0.8
se recupere
CSI<0.8
Valor Ganado y el Portafolio de Proyectos

REPORTE DE AVANCE

1.3
Proyecto B Proyecto D
1.2
1.1
CPI (COSTO)

Proyecto A1.0
0.6 0.7 0.8 0.9 0.9 1.0 1.1 1.2
0.8
0.7 Proyecto C
Proyecto E 0.6
0.5
SPI (TIEMPO)

REPORTE DE SEGUIMIENTO DE VALOR GANADO