El Control

Es una de las etapas que forman el proceso administrativo, más

precisamente la última etapa. La palabra “Control” según las referencias
filosóficas viene del francés controle que a su vez viene de “contre role”, es
decir “contra el rollo”, donde “Rollo” se refería a un rollo de papel que era
un duplicado del original y en tiempos medievales este segundo rollo era
usado para comprobar la autenticidad del original. Este método era llamado
“contra rotulus” en latín.
El Control en un término general consiste en cerciorarse o verificar
que todo esté ocurriendo o se esté haciendo conforme al plan desarrollado en
las etapas tempranas del proceso de administración con las instrucciones
emitidas y los principios establecidos. Y con esto poder saber si es necesario
tomar acciones necesarias para eliminar los errores o desviaciones que
puedan presentarse en el proceso.
También la definición de control se puede ver de dos formas:

 La primera es la que deriva de la idea de “supervisión”, en donde

controlar significaría verificar que las cosas se desarrollan de acuerdo a
lo que se desea.
 La segunda es la que va asociado a la idea de “dominio”, donde controlar
es dominar, y tal dominio debe ejercerse antes o al mismo tiempo que la
supervisión.
Dejando en definitiva el control como toda acción correctiva que, a
partir de la comparación entre el estado real y una meta o estándar
predefinido, busca reducir o eliminar las desviaciones entre sí.

Objetivos
Su objetivo es que todo se realice como lo planeado y organizado,
tomando en cuenta las órdenes dadas, para así identificar los errores y
desvíos de dicho plan y lograr corregirlos.

Importancia
El control es de suma importancia ya que hasta el mejor plan puede
ser desviado y no se puede cumplir como es deseado, es tan importante ya
sea para mantener el control de los planes que se deben cumplir como
también para vigilar los cambios de ambiente y como se desarrollan los
trabajadores en el ámbito laboral, el control nos puede servir para: crear y
obtener una mejor calidad, enfrentarse a los cambios, agregar valor a los
productos o servicios que se producen en dicha empresa y facilitar el trabajo
en equipo.

Procesos

 Establecimiento de estándares e indicadores: Se encarga de que todos

los resultados coincidan con los planeado.

 Medición y detección de desviaciones: Mide la ejecución y los

resultados mediante unidades de medida, con la final de detectar
desviaciones.

 Medición de resultados: Para este proceso se necesitan tener

indicadores los cuales permiten medir las actividades.

 Comparación de los resultados con los estándares: Compara los

resultados de la medición con los estándares.

 Evaluación de resultados y toma de acciones: En este proceso el

control se encarga de evaluar todas las actividades de las organizaciones
y comprar dichos resultados con los estándares definidos, para así lograr
los objetivos propuestos.

 Retroalimentación y reinicio del proceso de control: Se encarga de

revisar las actividades realizadas para evaluar los resultados e
implementar la toma de decisiones.

Tipos

1. Controles Informales: Los cuales están determinados por:

 La cultura organizacional.
 Los estilos de comportamiento individual.
 Las pautas del entorno global y el sector, para conocer las
oportunidades y amenazas que allí surgen.
2. Controles Formales: Los cuales están compuestos por:
 Los sistemas de información que la Organización tenga
implementados.
 El tipo de la estructura organizacional.
 La planificación estratégica de la Organización.
Ventajas

 Permite descubrir y localizar las fallas y los errores a tiempo.

 Ayuda a mantener la disciplina de los subordinados, que los jefes están
obligados a mantener.
 Permite establecer el grado de responsabilidad del personal culpable de
la falla o la irregularidad.
 A través del control, los altos funcionarios o directivos se mantienen
permanentemente informados de todo lo que acontece en la institución.

Etapas
Establecimiento de Estándares: Un estándar es una unidad de
medida que sirve como modelo o patrón sobre el cual se efectúa el control y
son el parámetro sobre el que fijamos los objetivos de la empresa. Los
entandares no deben solamente limitarse a establecer niveles operativos de
los trabajadores, también deben abarcar las funcione básicas y áreas clave de
resultados, los cuales serían:

 Rendimiento de Beneficios: Es la utilidad que obtenemos de comparar

esta con la inversión de capital necesaria para llevar a cabo el proceso
productivo.
 Posición en el Mercado: Son estándares que se utilizan para determinar
la aceptación de algún producto lanzado al mercado, en base al proceso
de comercialización para dicho efecto.
 Productividad: Esta se aplica tanto en el área de producción como en
todas las áreas que conforman la empresa obteniendo sobre la base de las
estándar horas-maquina, horas-hombre.
 Calidad de Producto: Ésta se establece para verificar la superioridad
referente a la calidad de nuestro producto en comparación con el de la
competencia.
 Desarrollo del Personal: Es el estándar enfocado al elemento humano,
concerniente a su desenvolvimiento en la empresa, sobre la base de los
programas de desarrollo.
 Evaluación de la actuación: Este determina los límites de productividad
del elemento humano en la empresa.
Medición de los Resultados: En esta etapa se miden los resultados
contra lo que se está ejecutando aplicando unidades de medida las cuales
deben ser definidas acorde a los estándares establecidos con anterioridad.
Para llevar a cabo lo anterior es necesario apoyarnos de los sistemas de
información de la empresa, y para que el proceso de control resulte efectivo
la información que obtengamos debe ser totalmente confiable, oportuna, y
que fluya por los canales idóneos de la comunicación.
Al realizar la medición y obtención de la información arriba señalada,
es conveniente comparar los resultados medidos con los estándares
previamente fijados, obteniendo así las posibles desviaciones, mismas que
deben reportarse inmediatamente. Las unidades de medida normalmente
aplicables son: tiempo por pieza producida, porcentaje de material
rechazado, horas-máquina utilizada.
Corrección: Es cuando detectamos alguna falla en el proceso y
debemos verificar donde está el mal, como sucedió, quien es el responsable
y así tomar las medidas de corrección pertinentes.
En la medición de resultados encontramos desviaciones en relación
con los estándares, es conveniente hacer el ajuste o corrección
correspondiente. Normalmente las tendencias correctivas a los controles las
asume el ejecutivo de la empresa, sin embargo, antes de llevar a cabo el
proceso conviene conocer si la desviación es un síntoma o una causa.
Podemos ejemplificar lo anterior cuando un producto en el mercado
disminuye su venta, lo cual, es un indicio de que algo se ha ejecutado mal
sobre la base de lo planeado, la primera actitud para contrarrestar la poca
demanda del producto no es precisamente elevar el número vendedores o
someterlos a capacitación, sino analizar detalladamente si esa baja no se debe
a mala calidad del producto o si el proceso de comercialización ha sido muy
raquítico.
Retroalimentación: Es el proceso mediante el cual la información
que se obtiene en el control se ajusta al sistema administrativo con el paso
del tiempo. Esto dependerá mucho de la calidad de la información que se
obtenga para que la retroalimentación surta efecto en el proceso y en las
actividades.

Clasificación

De acuerdo a la oportunidad con que se practica:

 Previo o a priori: Es cuando el control se realiza antes que la acción se

cumpla. Este tipo de control suele ser criticado ya que dicen que le resta
dinamismo a la acción y les quita la iniciativa a las personas.
 Posterior: Es cuando el control se realiza después de que la acción se
haya cumplido. Este control se basa en un conjunto de normas que el
personal debe conocer, aceptar y respetar y estén dispuestas a cumplirlas;
 si el personal sabe que lo van a controlar hace que realicen mejor sus
labores haciendo que se esmeren en ser más dinámico y ágiles.
De acuerdo a la cobertura de la materia que se controla:

 Total: Este tipo de control se aplica a toda la materia, a todos los actos,
hechos y personas.
 Selectivos: Este control se aplica únicamente a una parte de la materia,
hechos, actos y personas; esta forma es de bajo costo y debe ser
sorpresivo, es decir, que las personas no se enteren que las están
controlando.
De acuerdo a la forma de operar:

 Automático: Este control se efectúa por sí solo a través de máquinas

computarizadas y programas de automatización.
 Por resultados: Control realizado después que la operación termina.
De acuerdo con el tiempo de práctica:

 Permanente: Control que se ejerce todo el tiempo que dura la actividad

de un servicio.
 Intermitente: Control que se ejerce en intervalos regulares, ejemplo,
cada 4 horas, e irregulares, ejemplo, cada semana y luego cada mes, etc.
De acuerdo a la relación que existe entre el organismo y quienes ejecutan
el control:

 Interno: El control es practicado por funcionarios que pertenecen al

propio organismo.
 Externo: El control practicado por personas ajenas al organismo.