PROCESO: PROCESO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO

PROCEDIMIENTO: Capacitación servidores públicos al servicio del SENA.

Objetivo: Desarrollar las competencias, capacidades y habilidades especificas de los servidores públicos del SENA, a través de
programas de inducción, entrenamiento en puesto de trabajo, re inducción y capacitación, con el fin de propiciar su eficacia
personal, grupal y organizacional para el mejoramiento en la prestación de los servicios.

Alcance: Este procedimiento aplica en Dirección General, Regionales y

Responsable: Este procedimiento aplica en Dirección
General, Regionales y Centros de Formación Profesional,
inicia con la inducción y entrenamiento en puesto de
trabajo de los servidores públicos que se vinculan a la
Entidad y finaliza con la preparación del retiro laboral.
Centros de Formación Profesional, inicia con la inducción y
entrenamiento en puesto de trabajo de los servidores públicos que se
vinculan a la Entidad y finaliza con la preparación del retiro laboral.

DEFINICIONES
CAPACITACION: Conjunto de procesos organizados, relativos tanto a la formación para el trabajo y el desarrollo humano, como a la
educación informal, dirigidos a prolongar y a complementar la educación inicial mediante la generación de conocimientos, el
desarrollo de habilidades y el cambio de actitudes, con el fin de incrementar la capacidad individual y colectiva para contribuir al
cumplimiento de la misión institucional, a la mejor prestación de servicios a la comunidad, al eficaz desempeño del cargo y al
desarrollo personal integral. (Ley General de Educación)
COMPETENCIA: Capacidad de una persona para desempeñar, en diferentes contextos y con base en los requerimientos de calidad y
resultados esperados en el sector público, las funciones inherentes a un empleo; capacidad que está determinada por los
conocimientos, destrezas, habilidades, valores, actitudes y aptitudes que debe poseer y demostrar el empleado. (Decreto 2539 de
2005.
MEDICIÓN DE LA BRECHA DE COMPETENCIA: Valoración del nivel de desarrollo de una competencia respecto al estándar definido
para la misma. La comparación entre el estándar requerido y la competencia real del empleado, puede dar como resultado una
brecha de competencia (mínima, moderada, considerable o crítica).
PLAN INDIVIDUAL DE APRENDIZAJE: Conjunto de acciones organizadas para que un participante en un proyecto de aprendizaje en
equipo logre sus objetivos personales de aprendizaje, contribuyendo al cumplimiento de los objetivos del equipo. Especifica los
objetivos y actividades de aprendizaje y las evidencias de aprendizaje que debe elaborar y recopilar la persona.

PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACION (PIC): Conjunto de acciones de capacitación y formación articuladas para lograr unos
objetivos específicos de desarrollo de competencias para el mejoramiento de los procesos y servicios institucionales y el crecimiento
humano de los empleados públicos, derivados del diagnóstico de necesidades, que se ejecuta en un tiempo determinado y con unos
recursos definidos.

PROYECTO DE APRENDIZAJE EN EQUIPO: Conjunto de acciones de aprendizaje de un grupo de empleados para el desarrollo de
competencias que mejoren el servicio o producto de una Organización. El proyecto de aprendizaje surge de un problema del
contexto laboral en el cumplimiento de la misión institucional (dificultad para obtener resultados laborales, no conformidades, retos
institucionales) y se concreta en un plan de acción, con los objetivos, actividades, recursos y cronograma para resolver sus
necesidades específicas de aprendizaje que contribuyan a transformar y aportar soluciones a los problemas de su contexto laboral.

N° GENERALIDADES
Establecer necesidades de capacitación del área o dependencia: Analizar y registrar las acciones de capacitación requeridas
1 por los funcionarios de cada área, que permitan adelantar exitosamente los planes, programas, proyectos y metas asignados
al área, registrándolas en el formato GTH-F-028.

Aplicar una prueba de conocimiento, habilidad y aptitud que permita establecer las brechas de conocimiento o necesidades
de entrenamiento de cada funcionario por perfil y por eje temático requerido por el grupo. Con estos resultados y los
obtenidos en los planes de mejoramiento individual y planes de manejo que resultan de la evaluación de la gestión de cada
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funcionario, de una parte y de la otra de la evaluación de la competencia laboral que se aplican a cada perfil, se conforma el
registro individual de necesidades de capacitación (formato GTH-F-027)
PROCESO: PROCESO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO

PROCEDIMIENTO: Capacitación servidores públicos al servicio del SENA.

Consolidar las necesidades de capacitación por dependencias: Teniendo en cuenta las necesidades registradas en el formato
GTH-F-028, se procede a consolidar las necesidades de capacitación del área o dependencia. Estas necesidades deben
presentarse priorizadas, registrándolas en orden descendente desde la más urgente e importante de atender y se entregarán
3 al Líder del procedimiento de capacitación de funcionarios de la Entidad, previa concertación ante las Comisiones de
Personal Regional y Nacional respectivamente, para los planes de capacitación de los Trabajadores Oficiales, las necesidades
de capacitación someterán a concertación ante las Comités Convencionales Regional y Nacional respectivamente.

4 Programación y planeación de necesidades de capacitación: Realizar los siguientes pasos:

Recibir los PRC (Planes Regionales de Capacitación) de cada Regional o Dependencia, verificando el cumplimiento de
5 parámetros prestablecidos, o solicita ajustes requeridos.
6 Priorizar necesidades de capacitación de acuerdo con los criterios y políticas pres establecidas por la entidad.
Establecer la posible fuente de ejecución, o tipo de proveedor que ejecutará la acción de capacitación o entrenamiento.
7 (SENA, proveedor externo, convenios)

8 Establecer la metodología a aplicar para el desarrollo de las acciones (virtual, presencial, mixta)
Establecer la ciudad en las que posiblemente se ejecutará la acción, de acuerdo con la ubicación geográfica del mayor
9
numero de solicitudes.
10 Cuantificar las acciones de capacitación de acuerdo con los parámetros prestablecidos.

11 Establecer presupuesto requerido por Dependencia.

12 Priorizar requerimientos de capacitación

13 Distribuir presupuesto en dependencias de acuerdo con los recursos disponibles para la vigencia fiscal.
Someter a concertación el PIC (Plan Institucional de Capacitación) ante la Comisión Nacional de Personal y se realizar los
14
ajustes pertinentes según el caso.
Publicar el PIC, en la pagina de intranet de la entidad para su difusión y conocimiento de todos los funcionarios de la entidad.
15
Evaluación de las acciones de capacitación, para esta etapa se realizan las siguientes actividades:
Coordinar con el ejecutor la disponibilidad de los ambientes de formación, materiales de formación, facilitadores y de mas
16 recursos programados por lo menos un día antes de la fecha prevista para la realización del evento.
Remitir los formatos de evaluación del evento a cada uno de los participantes del evento con mínimo un día antes de la fecha
17
de inicio prevista.
18 Consolidar los resultados de la evaluación del evento y evalúa la calidad y pertinencia alcanzado.
DOCUMENTOS ASOCIADOS
GTH-F-023 Formato de acta de compromiso participantes
GTH-F-024 Formato Matriz de consolidación PIC
GTH-F-027 Formato Plan Individual de Aprendizaje
GTH-F-028 Propuesta de necesidades y equipos de aprendizaje
GTH-F-029 Formato Proyecto de Aprendizaje en Equipo
GTH-F-030 Formato Registro de Inducción de Funcionarios
GTH-F-055 Evaluación percepción de la capacitación
GTH-F-056 Formato Prioridades de Desarrollo de Competencia
GTH-F-025 Formato Matriz de reporte PIC
GTH-F-054 Formato Matriz de consolidación plan regional de capacitación
NORMATIVIDAD
Ley 909 de Septiembre de 2004, los decretos reglamentarios, Tablas de Retención Documental vigentes, Decreto 1567 de 1998 por
el cual se crean el SNC sistema nacional de capacitación y estímulos para los empleados del estado, Decreto 1227 de 2005, Acuerdo
17 de 2000, por el cual se formula el sistema de capacitación para los funcionarios del SENA.

GTH-P-004 V03
 RESPONSABLE
DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD REGISTRO
DE LA ACTIVIDAD
Fin
inicio

Mensualmente recibir del procedimiento de vinculación el listado de Grupo de formación y Listado de funcionarios
1. los nuevos servidores públicos, y remitirlo a la Dirección de formación desarrollo del talento humano vinculados - Correo Electrónico
Inscribir nuevos servidores públicos a
curso virtual de inducción profesional para que realice la inscripción y desarrollo del curso virtual Responsable del proceso de - Registro de matricula en Sofia
de inducción. Gestión de formación Plus
Profesional integral

El funcionario objeto de inducción es un directivo? Grupo de formación y Listado de funcionarios

No desarrollo del talento humano vinculados
Directivo?

Si
Contextualizar al funcionario en el sector, la entidad y el cargo, a través Grupo de formación y Listado de funcionarios
2.
Programar curso presencial de
Act. de una inducción presencial. desarrollo del talento humano vinculados
4

Una vez posesionado el servidor publico, el superior inmediato debe: Responsables de todos los Formato registro de inducción
3. a) Realizar el entrenamiento en el puesto de trabajo según instructivo procesos, Directores funcionarios. GTH-F-030
Entrenamiento en el puesto de establecido. Regionales y Subdirectores de Formato matriz de reporte
trabajo
b) Diligenciar formato de registro de inducción reinducción Centro, Coordinador de Grupo. desarrollo PIC, GTH-F-025
c) Reportar a la Secretaria General el entrenamiento realizado,
mediante informe mensual de capacitación a servidores públicos al
servicio del SENA.

Recibir reportes de entrenamiento e inducción y registrar Grupo de formación y Base de datos actualizada
4.
Registrar resultados de inducción mensualmente en la base de datos de capacitación el listado de desarrollo del talento humano
servidores públicos beneficiarios de los mismos.

Anualmente las áreas del SENA, realizan un diagnóstico de necesidades Responsables de todos los Formato propuesta de
de capacitación de sus servidores públicos, con base en las metas procesos, Directores necesidades y equipos de
5. definidas en el plan estratégico de la entidad, las funciones, los planes y Regionales y Subdirectores de aprendizaje GTH-F-0028
Formular los proyectos de proyectos del área, obteniendo como resultado los Proyectos de Centro, Coordinador de Grupo.
aprendizaje en equipo
PAE Aprendizaje en Equipo - PAE, realizando los siguientes pasos: Formato proyecto de
a) Sensibilizar a los responsables de formulación PAE aprendizaje en equipo GTH-F-
b) Consolidar necesidades de desarrollo de competencias 029
c) Conformar Equipos de proyectos de aprendizaje
d) Definir problemas, objetivos y necesidades de aprendizaje
e) Elaborar el Plan de Aprendizaje en equipo PAE

Identificar Proyectos de Aprendizaje en Equipo pertinentes, a partir del Responsables de todos los Formato plan individual de
6.
Elaborar plan individual de análisis que cada persona hace de los perfiles de proyectos formulados procesos, Directores aprendizaje GTH-F-027
aprendizaje en la fase anterior y de sus necesidades de capacitación asociadas a las Regionales y Subdirectores de
PIA
necesidades institucionales y al cierre de brechas de competencia. Centro, Coordinador de Grupo.
Registrar las necesidades individuales de aprendizaje
Priorizar los PAE que deben ser incorporados en el PIC, dando prelación Responsables de todos los Formato prioridades de
7. a situaciones problema de los proyectos de aprendizaje que se procesos, Directores desarrollo de competencias
Formular el Plan Regional de
Capacitación
relacionen directamente con los procesos y proyectos establecidos Regionales y Subdirectores de GTH-F-056
PRC como necesidad institucional y a aquellos que tengan mayor cobertura Centro, Comisión Regional de
por nivel jerárquico y número de personas. personal

Anualmente y mediante un Ci por Radicar del Director Regional a la Responsables de todos los Acta de priorización de
8. Secretaria General, remitir los PAE , los PIA y actas de concertación de procesos, Directores Proyectos Regionales de
Remitir PRC las comisiones de personal y comités convencionales. Regionales y Subdirectores de Aprendizaje en Equipo. Ci por
Centro, Comisión Regional de radicar.
personal, Comité Convencional Formato Matriz consolidación
Plan Regional de capacitación
GTH-F-054

Recibir, consolidar y priorizar los PAE que deben ser incorporados en el Grupo de Formación y Formato prioridades de
9. PIC, frente a: desarrollo del talento humano, desarrollo de competencias
Formular el Plan Institucional de
Capacitación a) Prioridades presentadas. Comisión Nacional de personal GTH-F-056
PIC B) Articular los PAE en el PIC, agrupándolos por afinidad frente a Acta de priorización nacional
procesos, áreas o niveles. de PAE
C) Programar la ejecución del PIC: Recursos, presupuesto.

Publicar en la pagina de intranet del SENA o demás medios que la Grupo de Formación y Intranet del SENA link
10.
Divulgar el Plan Institucional de entidad establezca para tal fin el PIC que fue adoptado por la entidad desarrollo del talento humano Capacitación Funcionarios
Capacitación para cada vigencia.
PIC

Desarrollar las acciones previstas en cada uno de los PAE (equipos, Grupo de Formación y Formato Matriz consolidación
11.
Ejecutar el Plan Institucional de
roles, responsables, facilitadores, recursos, cronogramas), en desarrollo del talento humano; Plan Institucional de
Capacitación coordinación con las áreas. Directores Regionales capacitación GTH-F-024
PIC
 RESPONSABLE
DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD REGISTRO
DE LA ACTIVIDAD
Fin
Solicitar cotizaciones a entidades de formación para el desarrollo de las Responsable del proceso de Propuestas.
necesidades priorizadas que no puedan ser atendidas por el SENA. Formación Profesional del
SENA, Coordinador Grupo
11.1 Recibir de las entidades de capacitación, las cotizaciones de las acciones Formación y Desarrollo del
Solicitar Propuestas de Capacitacion
de capacitación ofertadas y adelantar tramites para su ejecución: Talento Humano.
a) Tramitar de aval Técnico y administrativo
b) Tramitar contrato si requiere
c) Confirmar la realización

11.2
Programar las acciones de capacitación
De acuerdo con la disponibilidad de instalaciones requeridas, Responsable del Proceso Comunicaciones relacionadas y
facilitadores, equipos, ayudas audivisuales y agendas de beneficiarios, Gestión del Talento Humano- Cronogramas.
programar las acciones de capacitación requeridas para el desarrollo del Secretaria General,
PIC. Coordinador Grupo Formación
y Desarrollo del Talento
Humano.

Publicar los cronogramas de programación de las acciones de formación Responsable del Proceso Convocatoria publicada en la
11,3
Convocar participantes
en la pagina web y demás medios electrónicos de difusión disponibles Gestión del Talento Humano- intranet
en el SENA, cumpliendo los parámetros y plazos establecidos. Secretaria General,
Convocar a los beneficiarios de las acciones de capacitación, a través de Coordinador Grupo Formación
los medios establecidos para tal fin dentro de los plazos y condiciones y Desarrollo del Talento
previstas para cada acción. Humano.

Recibir actas de compromiso suscritas por los beneficiarios y aprobadas Responsable del Proceso Formato acta de Compromiso
por su jefe inmediato, asignar los cupos solicitados a los beneficiarios Gestión del Talento Humano- participantes GTH-F-023
11.4 que cumplan los requisitos de la convocatoria, estableciendo los Secretaria General,
Asignar los cupos beneficiarios objeto de cada acción de formación de acuerdo con el PIC Coordinador Grupo Formación
, los PAE y los PIA. y Desarrollo del Talento
Humano.

Si para la capacitación se requieren gastos de viaje y pago de matrícula Responsable del Proceso
No o valor de cupo continua con la actividad 11.5, de lo contrario pasa a la Gestión del Talento Humano-
Se requieren gastos de
viaje y matrícula?
actividad 11.7 Secretaria General,
Coordinador Grupo Formación
y Desarrollo del Talento
Si Humano.

Liquidar el monto de los auxilios de transporte, gastos de traslado y Responsable del Proceso Comunicación.
11.5
cupo para cada beneficiario de acuerdo con las tarifas y normas Gestión del Talento Humano-
Autorizar gastos de desplazamiento y establecidas, y emitir las autorizaciones al Director Regional para Secretaria General,
matriculas
financiar con recursos del rubro de capacitación los gastos de viaje y Coordinador Grupo Formación
matriculas de las acciones de capacitación. y Desarrollo del Talento
Humano,

Emitir ordenes de viaje, tramitar tiquetes aéreos y pago de matriculas Responsable del Proceso Resolución y/o Ordenes de
de acuerdo a tarifas y normatividad vigente. Gestión del Talento Humano- viaje por capacitación
11.6 Secretaria General,
Autorizar participación
Coordinador Grupo Formación
y Desarrollo del Talento
Humano. Directores
Regionales y Subdirectores de
Centros

Asistir a las acciones de capacitación de acuerdo con la programación Funcionarios Listas de asistencia
11.7
Recibir Capacitación prevista

12
Control de la ejecución de las acciones
de Capacitación
Verificar y controlar que las acciones de capacitación se ejecuten de Responsable del Proceso Informes de la ejecucion de la
acuerdo con la planeación y programación prevista. Gestión del Talento Humano- capacitacion.
Secretaria General,
Coordinador Grupo Formación
y Desarrollo del Talento
Humano.

Programar la evaluación y el seguimiento al PIA aplicando los Servidor publico que recibe Formato evaluación
instrumentos establecidos para tal fin en terminos de su efecto sobre la aprendizaje, Entidad percepción de la capacitación
13. eficacia, eficiencia o efectividad del sistema de gestion de calidad de la capacitadora, Jefe inmediato, GTH-F-055
Evaluar el aprendizaje
entidad. Control Interno, Dirección de
a) Percepción Planeación y Direccionamiento Formato de Evaluacion del
b) Conocimiento Corporativo aprendizaje individual GTH-F-
c) Aptitud 086
d) Resultado

DIAGRAMA DE FLUJO
Fin
14
Registrar, consolidar y analizar resultados
de la capacitación
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD REGISTRO
DE LA ACTIVIDAD
Mensualmente consolidar, registrar y reportar los resultados del Responsable del Proceso Base de datos actualizada
proceso de evaluación de la calidad, pertinencia, cobertura, e impacto Gestión del Talento Humano- Informe
obtenidos, de las acciones de formación realizadas. Secretaria General,
Coordinador Grupo Formación
Anualmente generar informe y proponer estrategias de mejora. y Desarrollo del Talento
Humano.

Evaluar los resultado del PIC, sus Proyectos de aprendizaje en Equipo Responsable del Proceso Informe anual del PIC
mediante el análisis de cumplimiento: Gestión del Talento Humano-
15. a) Logros de aprendizaje, frente a lo planificado. Secretaria General,
Evaluar el PIC b) Evidencias producidas y posible impacto en la solución del problema Coordinador Grupo Formación
institucional que dio origen a los PAE. y Desarrollo del Talento
c) Resultados de la evaluación de aprendizajes. Humano.
d) Dificultades en el desarrollo del PAE y mecanismos de solución.
e) Nuevas oportunidades de aprendizaje

El funcionario se encuentra en etapa pre pensional? Responsable del Proceso Base de datos
No Gestión del Talento Humano-
Existen funcionarios en Secretaria General,
Coordinador Grupo Formación
y Desarrollo del Talento
Si
Humano.

Adelantar las acciones de capacitación que se definan por parte del Responsable del Proceso Planes de retiro
proceso de Gestión del talento Humano para el retiro laboral de los Gestión del Talento Humano-
16. funcionarios en etapa pre pensional. Repetir los pasos desde el punto Secretaria General,
Adelantar capacitación para retiro laboral 11 al 33 de este procedimiento. Coordinador Grupo Formación
y Desarrollo del Talento
Humano.

Fin

GTH-P-04 V.03