Nr. 02/ 15.01.

2015

Cum trebuie organizat dosarul de personal al salariatului- pentru a trece

cu bine de un control de la inspecţia muncii
.

Vă reamintim faptul că pentru fiecare salariat trebuie întocmit de către societate un dosar de personal,
în prima parte a ghidului am exemplificat conţinutul acestuia, pe lângă documentele respective, dosarul
fiecărui salariat trebuie să mai conţină în mod obligatoriu şi următoarele:
• acte adiţionale la contractul de muncă şi dovada înregistrării în REVISAL;
• cererile de suspendare a contractului de muncă (zile libere neplătite);
• decizii de suspendare a activităţii şi dovada înregistrării în REVISAL;
• decizii de reluare a activităţii şi dovada înregistrării în REVISAL;
• decizie de încetare a contractului de muncă şi dovada înregistrării în REVISAL;
• documente privind cercetarea disciplinară (referate, comunicări, procese verbale de şedinţă);
• decizii de sancţionare disciplinară;
• avertismente;
• fişa de aptitudini;
• fişa de protecţia muncii şi PSI;
• rapoarte de evaluare profesională;
• alte documente relevante.

DOCUMENTE CARE POT FI SOLICITATE LA UN CONTROL DIN PARTEA INSPECŢIEI MUNCII:

1. registrul unic de control;

2. actele de înfiinţare a societăţii;
3. regulamentul de ordine interioară;
4. contractul colectiv de muncă;
5. dosarele de personal ale salariaţilor.
Alte documente necesare:

• Foaia colectivă de prezenţă a salariaţilor;

• Statele de plată;
• Dovada plăţii salariilor şi contribuţiilor sociale;
• Declaraţia 112;
• Dovada acordării de zile libere plătite în schimbul orelor suplimentare lucrate;
• Dovada plăţii sporului pentru ore suplimentare;
• Dovada plăţii sporului pentru orele lucrate în zile de sâmbătă / duminică şi acordarea zilelor de
repaus săptămânal;
• Registrul general de evidenţă al salariaţilor în format electronic.

Situaţiile privind concediile de odihnă:

• Fişa cu zilele de concediu rămase de efectuat din anul precedent şi decizia angajatorului privind
termenul limită până la care pot fi acordate aceste zile de concediu salariaţilor;
• Planificarea efectuării concediului de odihnă pentru anul în curs;
• Cererile salariatului pentru efectuarea acestor zile de concediu.

ATENŢIE! Compensarea în bani a concediului de odihnă rămas neefectuat de anul trecut este permisă
doar în caz de încetare a raporturilor contractuale, conform art.146, alin (4) din Codul Muncii.

Menţionăm faptul că acest ghid are caracter consultativ şi pur orientativ, întrucât actele solicitate în
cadrul unei verificări din partea grupului de control din cadrul Inspecţiei Muncii pot să difere.

MARE ATENŢIE LA TERMENELE CARE TREBUIE RESPECTATE LA ÎNREGISTRAREA

DOCUMENTEOR HR ÎN REVISAL.
În conformitate cu prevederile HG 500/ 2011 termenele de înregistrare în REVISAL a
documentelor de personal sunt următoarele:

Operaţiuni care Documente care Data până la care Sancţiuni pentru

trebuie declarate trebuie semnate de trebuie declarat în nerespectarea
în REVISAL către Revisal termenului legal
angajat/angajator

Angajarea unui Contract de muncă; Cel târziu în ziua amendă = 10.000 lei
nou salariat Cerere de angajare; lucrătoare anterioară pentru fiecare
Declaraţiile salariatului. începerii activităţii. persoană primită la
muncă fără
transmiterea la
inspectoratul teritorial
de muncă a registrului
completat cu toate
elementele
contractului individual
de muncă, fără ca
amenda total cumulată
să depăşească suma
de 50.000 lei.
Absenţe Referat prin care se În maximum 20 de zile amendă = 5.000 lei la
nemotivate (fără constată fapta lucrătoare de la data 8.000 lei pentru fiecare
plata drepturilor săvârşită; suspendării. document transmis cu
salariale) Convocare la cercetare întârziere.
disciplinară prealabilă;
Decizie de numire
comisie de cercetare
disciplinară;
Proces verbal de
şedinţă;
Decizie internă (de
suspendare).

Concediile Cerere de concediu fără În maximum 20 de zile

(învoirile) fără plată; lucrătoare de la data
plata drepturilor Decizie internă de suspendării;
salariale conform suspendare a
Art. 54 Codul contractului de muncă;
Muncii

Decizie internă de În maximum 20 de zile

reluare a activităţii. lucrătoare de la data
reluării activităţii.
amendă = 5.000 lei la
8.000 lei pentru fiecare
Concediu pentru - Cerere salariat; În maximum 20 de zile document transmis cu
creşterea - Copie certificat de lucrătoare de la data întârziere
copilului naştere a copilului; suspendării;
- Decizie internă (de
suspendare);
- Decizie internă de În maximum 20 de zile
reluare a activităţii. lucrătoare de la data
reluării activităţii;
Modificarea Act adiţional la Cel târziu în ziua
 contractului de contractul de muncă. lucrătoare anterioară
muncă (durată, împlinirii termenului de
salar brut lunar, 20 de zile lucrătoare.
sporuri,
modificare
funcţie,
modificare date
personale, etc.)
Încetarea Cerere de demisie La data încetării
contractului de (dacă contractul contractului individual
muncă încetează la iniţiativa de muncă
salariatului sau cu
acordul ambelor părţi);
Decizie de încetare a
contractului de muncă.

Bibliografie:

HOTĂRÂRE nr. 500 din 18 mai 2011 privind registrul general de evidenţă a salariaţilor;
CODUL MUNCII (Legea nr. 53 din 24 ianuarie 2003) – REPUBLICATĂ).

ZUCCHETTI ROMANIA CONFINDUSTRIA ROMANIA

Str. Simion Stefan, 46 Oradea, Bihor, Bucureşti, Bd. Unirii nr. 76, Bl. J3 A,
Romania, 410195 Mezanin, sect. 3.
Tel. +40 259/414.584 - 359/451.461 - Tel. +40.(0).31.805.31.85 -
Fax +40 259/446.51 Fax +40.(0).31.805.31.84
E-mail: info@zucchettiromania.com - E-mail: info@confindustria.ro -
www.zucchettiromania.com www.confindustria.ro/