Aprendiz : CARLOS ENRIQUE ACUÑA

Tutor : CLAUDIA MARCELA ARISTIZABAL CASTRILLON

Curso : Administración Documental en el Entorno Laboral No. 1606285

A grandes rasgos, un documento es un testimonio o una prueba material que hace constancia de
algún hecho, una idea o una orden y que es realizada por alguna persona en un momento
determinado. Para que se considere como tal, un documento debe de almacenarse o guardarse
en una unidad de información en cualquier tipo de soporte material como pueden ser papel,
cintas, fotografías, videos, etc. En un documento se puede registrar cualquier tipo de
información, ya sea escrita o audiovisual e incluso, más recientemente, digital o informática. De
esta manera, los documentos son entonces medios materiales en donde se registra alguna
actividad o hecho humano con miras a futuro, es decir con la finalidad de dejar constancia de
eso que sucedió para que las generaciones venideras lo conozcan. Por lo tanto, los documentos
suelen formar parte de archivos.

Tipos de documentos:

Documentos textuales: como su nombre lo indica, este tipo de documentos son todos aquellos
que se basan en el lenguaje escrito. Es decir, que contienen información escrita sobre algún
aspecto. Evidentemente, los documentos de este tipo tienen un soporte en papel, lo que los hace
perecederos e incluso difíciles de almacenar. Dentro de este tipo de documentos podemos
encontrar libros, revistas, actas de nacimiento y matrimonio, historiales médicos y académicos,
etc. Estos documentos, por sus características, se les suele almacenar en grandes archivos.

Documentos sonoros: este tipo de documentos son todos aquellos que se almacenan en algún
soporte magnetofónico o que registre y almacene sonido. Por lo tanto, estamos hablando de
documentos que se basan principalmente en el lenguaje oral o en sonidos como piezas
musicales. Para grabarlos se necesita de algún medio tecnológico como una grabadora de
sonidos. Este tipo de documentos pueden tener un soporte físico, como cintas, o más
recientemente se pueden almacenar digitalmente, lo que no ocupa espacio. Como lo decíamos,
estos archivos pueden ser música, entrevistas, historias de vida, etc.

Documentos audiovisuales: este tipo de documentos, tal y como lo indica su nombre, son
todos aquellos que se basan en imagen y sonido, por lo que se almacena igualmente en cintas.
Evidentemente se trata de videos donde se registra algún hecho o evento con ayuda de una
cámara de video. En este caso podemos mencionar como ejemplos las películas, la programación
que emiten las televisoras, videos caseros, etc.

Documentos fotográficos: es más que obvio que este tipo de documentos se refieren a
fotografías que se hayan tomado mediante la utilización de cualquier tipo de técnica, ya sea
análoga o, más recientemente, digital. Las fotografías, al igual que los demás documentos,
transmiten un mensaje o información relacionada con algún evento o hecho concreto.

Documentos digitales: debido a los avances tecnológicos los documentos se pueden

almacenar digitalmente, además de que se pueden producir de esa manera. Hoy en día podemos
crear documentos textuales por medio de procesadores de texto, grabar sonidos a través de la
computadora y tomar fotografías con cámaras digitales. Es por ello que este tipo de
almacenamiento se está volviendo muy popular. La gran ventaja de estos documentos es que no
ocupan espacio físico, por lo que es más fácil guardarlos y llevarlos a todas partes.