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TALLER DE IDENTIFICACIÓN DE HALLAZGOS Y REDACCIÓN DE NO CONFORMIDADES

Lea con atención cada una de las situaciones presentadas en diversas organizaciones y en primera
instancia clasifique según la categoría de hallazgo, luego si el hallazgo es un incumplimiento proceda a
redactar la No Conformidad.
Convenciones: C: Conforme, OBS: Observación, NC: No Conforme
HALLAZG
No. SITUACIÓN A ANALIZAR O REDACCIÓN DEL HALLAZGO
C OBS
NC
1. X Desviaciones: Otros requisitos del sistema no
han sido incluidos en la evaluación de los
otros requisitos del sistema de gestión.

La organización de producción de llantas, se Criterios:


ha suscrito voluntariamente a la iniciativa de
PML (Producción más Limpia) y APELL ISO 9001 No Aplica para este caso
(Concientización y preparación para
emergencias a nivel local-Awareness and OHSAS 18001 4.5.2.2 La organización debe
Preparedness for Emergencies at Local evaluar la conformidad con otros requisitos
Level), sin embargo no han sido incluídos los que suscriba (4.3.2)
compromisos identificados con PML ni con
APELL, en la evaluación de los otros OHSAS 14001 4.5.2.2 La organización debe
requisitos del Sistema de Gestión Integrado. evaluar el cumplimiento con otros requisitos
que suscriba (4.3.2)

Declaración:
No Conformidad
Ejemplo Redacción: Se evidencio que la
organización de producción de llantas NO
incluye la evaluación de otros requisitos
HALLAZG
No. SITUACIÓN A ANALIZAR O REDACCIÓN DEL HALLAZGO
C OBS
NC
suscritos, incumpliendo con lo establecido en
el requisito 4.5.2.2 de las normas OHSAS
18001:2007 e ISO 14001:2004

ANALISIS ADICIONAL:
No Aplica

2. Se encuentran documentados en la X X Desviaciones: No se dispone de un plan de


organización Avícola el Programa de Gestión acción alternativo de las actividades
del Compostaje de Pollinaza y el Programa de planificadas en los programas que permitan
Gestión de Prevención del Trauma alcanzar el objetivo de calidad
acumulativo por movimientos repetitivos,
disponiendo además dentro de su Criterios:
Planificación de la Calidad del objetivo, el de
implementar una serie de formaciones que ISO 9001 5.4.2…. La alta dirección debe
faciliten incrementar las competencias del asegurarse de que:
personal operativo en el manejo de aves y a) la planificación del sistema de gestión de la
huevos. El tiempo inicial establecido para el calidad se realiza con el fin de cumplir los
cumplimiento se ha vencido y no se han requisitos citados en el apartado 4.1, así
ejecutado las actividades planificadas, ni se como los objetivos de la calidad,
dispone de un Plan de Acción alternativo.
OHSAS 18001 4.3.3…. La organización debe
establecer e implementar y mantener uno o
varios programas para lograr sus objetivos

…. El (los) programa (s) se debe (n) revisar a


intervalos regulares y planificados, y se debe
(n) ajustar si es necesario, para asegurar que
HALLAZG
No. SITUACIÓN A ANALIZAR O REDACCIÓN DEL HALLAZGO
C OBS
NC
los objetivos se logren.

OHSAS 14001 4.3.3… La organización debe


establecer e implementar y mantener uno o
varios programas para alcanzar sus objetivos
y metas…

Declaración:
No Conformidad
Ejemplo Redacción: Se evidencia que la
organización no dispone de planes de acción
para lograr la efectividad de los programas y
de los objetivos propuestos, incumpliendo con
lo establecido en los requisitos 4.3.3 de las
normas ISO 14001:2004 e OHSAS
18001:2007.

Observación
Ejemplo Redacción: La alta dirección debe
asegurarse que la planificación del sistema de
gestión se cumpla para lograr los
cumplimiento a los objetivos de calidad

ANALISIS ADICIONAL:
Es claro que existe una desviación en el no
cumplimiento de la capacitación, pero si Uds.
revisan con detenimiento no lograran
encontrar la causa de esa desviación, lo que
nos deja sin fundamento para levantar una
NC por formación o por competencias; si bien
HALLAZG
No. SITUACIÓN A ANALIZAR O REDACCIÓN DEL HALLAZGO
C OBS
NC
no se cumplió con esas capacitaciones la
evidencia relevante es que aun la
organización sabiendo que no se cumplió no
tomo acciones para garantizar que se
cumpla.

Adicional levantamos una observación a los


objetivos de calidad porque no podemos
asegurar que el objetivo no se está
cumpliendo, el cado nos manifiesta que las
capacitaciones están alineadas con el
objetivo de calidad pero no sabemos si es la
única fuente para el objetivo, por lo tanto
levantamos un observación para que la
organización revise su planificación.

3. En una bodega de producto terminado de x x Desviación: Exceso de velocidad (control


agroquímicos, el conductor del montacargas, operacional) lo que ocasiono un incidente en
excedió la velocidad de movilización el auxiliar de carga y daño en la conformidad
permitida al interior de la misma y colisionó del producto
contra una de las estibas ocupada con
envases de productos químicos. Esta Criterios:
situación causó roturas en varios envases de
pesticidas, que se derramó sobre el auxiliar ISO 9001 7.5.5…. La organización debe
de carga y en la superficie de la instalación, preservar el producto durante el proceso
además contaminó un producto terminado interno y la entrega al destino previsto para
listo para entregar al cliente, en presentación mantener la conformidad con los requisitos.
de polvo y pallets, afectando la conformidad Según sea aplicable, la preservación debe
con los requisitos del mismo. incluir la identificación, manipulación,
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No. SITUACIÓN A ANALIZAR O REDACCIÓN DEL HALLAZGO
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embalaje, almacenamiento y protección. La
preservación debe aplicarse también a las
partes constitutivas de un producto.

OHSAS 18001 4.4.6…. La organización debe


determinar aquellas operaciones y
actividades asociadas con el (los) peligro(s)
identificado(s), en donde la implementación
de los controles es necesaria para gestionar
el (los) riesgo(s) de S y SO. Debe incluir la
gestión del cambio (4.3.1).

Para aquellas operaciones y actividades, la


organización debe implementar y mantener:
a) los controles operacionales que sean
aplicables a la organización y a sus
actividades; la
organización debe integrar estos controles
operacionales a su sistema general de S y SO;
b) los controles relacionados con mercancías,
equipos y servicios comprados;
c) los controles relacionados con contratistas
y visitantes en el lugar de trabajo;
d) procedimientos documentados para cubrir
situaciones en las que su ausencia podría
conducir a desviaciones de la política y
objetivos de S y SO;
e) los criterios de operación estipulados, en
donde su ausencia podría conducir a
desviaciones de la política y objetivos de S y
HALLAZG
No. SITUACIÓN A ANALIZAR O REDACCIÓN DEL HALLAZGO
C OBS
NC
SO.

OHSAS 14001 No Aplica para este caso

Declaración:
No Conformidad
Ejemplo Redacción: Se evidencia que la
organización no garantiza la preservación del
producto durante sus etapas antes de ser
liberado incumpliendo lo establecido en el
requisito 7.5.5 de la norma ISO 9001:2008

Observación
Ejemplo Redacción: La organización debería
asegurar que los controles operacionales
definidos sean acatados para prevenir
desviaciones a la política y los objetivos

ANALISIS ADICIONAL:
Si bien se presenta una desviación de control
operacional con las evidencias mencionadas
en el caso no se puede determinar
claramente la causa del cumplimiento del
control operacional (límite de velocidad) por
lo tanto no se tiene la evidencia necesaria
para levantar una NC, no obstante es
importante hacer ver a la organización que si
no le pone atención a estas deviaciones es
posible que repercuta en desviación a los
objetivos o a la política, por tal motivo
HALLAZG
No. SITUACIÓN A ANALIZAR O REDACCIÓN DEL HALLAZGO
C OBS
NC
levantamos una observación

4. X Desviación: No existe desviación, al contrario


la organización está cumpliendo con la
planificación.

Criterios:

ISO 9001 No aplica

OHSAS 18001 No aplica


El análisis de la tendencia de cumplimiento
de los objetivos del SGI, expresa que al final
OHSAS 14001 No aplica
del período que está próximo a finalizar, se
habrán cumplido las metas propuestas en
Declaración:
calidad, S&SO y Medio Ambiente, incluso
Conformidad
algunas las excederán.
Ejemplo Redacción: No se redacta.

ANALISIS ADICIONAL:
Recordar que un proceso de auditoria las
Conformidades no se redactan, se sobre
entiende que lo que no es declarado como NC
u OBS está funcionando bien en la
organización según la muestra recogida.

5. En Auditoría al proceso de Revisión por la X Desviación: Las recomendaciones resultantes


Dirección, se pudo constatar que se cumplen de la revisión por la dirección no son
con analizar todas las entradas dispuestas relevantes
por las Normas y los resultados también son
HALLAZG
No. SITUACIÓN A ANALIZAR O REDACCIÓN DEL HALLAZGO
C OBS
NC
cumplidos, pero las recomendaciones para la Criterios:
mejora del SGI no son relevantes para lograr
eficacia y mejoramiento continuo del mismo. ISO 9001 5.6… Los resultados de la revisión
por la dirección deben incluir todas las
decisiones y acciones relacionadas con:
a) la mejora de la eficacia del sistema de
gestión de la calidad y sus procesos,
b) la mejora del producto en relación con los
requisitos del cliente, y
c) las necesidades de recursos.

OHSAS 18001 4.6…. Las salidas de las


revisiones por la dirección deben ser
coherentes con el compromiso de la
organización con la mejora continua y deben
incluir las decisiones y acciones relacionadas
con
los posibles cambios en:
a) desempeño en S y SO;
b) política y objetivos de S y SO;
c) recursos, y;
d) otros elementos del sistema de gestión de
S y SO.

OHSAS 14001 4.6…. Los resultados de las


revisiones por la dirección deben incluir todas
las decisiones y acciones tomadas
relacionadas con posibles cambios en la
política ambiental, objetivos, metas y otros
HALLAZG
No. SITUACIÓN A ANALIZAR O REDACCIÓN DEL HALLAZGO
C OBS
NC
elementos del sistema de gestión ambiental,
coherentes con el compromiso de mejora
continua.

Declaración:
No Conformidad
Ejemplo Redacción: Se evidencia que las
decisiones resultantes de la revisión por la
dirección no son relevantes para lograr la
eficacia y el mejoramiento continuo del
sistema de gestión incumpliendo con lo
establecido en los requisitos 5.6 de la norma
ISO 9001:2008 y 4.6 de las normas ISO
14001:2004 e OHSAS 18001:2007

ANALISIS ADICIONAL:
Si bien se cumplió con las entradas y las
salidas de la revisión de la dirección deben
recordar que de las recomendaciones o
decisiones tomadas del análisis de estos
depende las planificación del siguiente
periodo de gestión del sistema, en la revisión
por la dirección se da el actuar del ciclo PHVA
y es muy importante que se cumplan con las
entradas y salidas, pero que estas salidas
sean importantes para el sistema de gestión
sino el siguiente periodo de gestión no
mejorara el sistema.
HALLAZG
No. SITUACIÓN A ANALIZAR O REDACCIÓN DEL HALLAZGO
C OBS
NC
6. X Desviación: No se ha respondido a las
comunicaciones enviadas por la autoridad
ambiental

Criterios:

ISO 9001 No aplica

En la organización de cultivo y OHSAS 18001 No aplica


procesamiento de productos derivados de
Palma Africana, los vertimientos de aguas OHSAS 14001 4.4.3…. b) recibir, documentar
residuales los están depositando en una y responder a las comunicaciones pertinentes
laguna, donde la comunidad pesca para de las partes interesadas externas.
consumo y comercialización de las especies.
La Autoridad Ambiental ha recibido la queja Declaración:
de los pobladores vecinos y ha enviado una No Conformidad
comunicación citando a la empresa a Ejemplo Redacción: La organización de cultivo
descargos, a la cual ésta no ha respondido. y procesamiento de Palma africana recibió
una comunicación por parte de la Autoridad
Ambiental, la cual no ha contestado, por lo
que incumple el requisito 4.4.3 de la norma
ISO 14001:2004.

ANALISIS ADICIONAL:
No aplica

7. En una empresa de embutidos cárnicos, se X x Desviación: No fue posible determinar con


utilizó un lote de carne de vacuno exactitud el proveedor del lote de la carne de
contaminada con brucelosis, la cual no fue vacuno contaminada.
HALLAZG
No. SITUACIÓN A ANALIZAR O REDACCIÓN DEL HALLAZGO
C OBS
NC
detectada en el proceso de inspección en
recepción de materia prima, por la Hubo una mala interpretación de los datos
interpretación errada de los resultados de las por parte del analista de laboratorio.
muestras por parte del Analista de
Laboratorio Microbiológico. Tampoco se pudo Criterios:
determinar con exactitud el proveedor del
lote, pues no se cumplió con la identificación ISO 9001 7.5.3… Cuando sea apropiado, la
del mismo. organización debe identificar el producto por
medios adecuados, a través de toda la
realización del producto.

La organización debe identificar el estado del


producto con respecto a los requisitos de
seguimiento y medición a través de toda la
realización del producto.
Cuando la trazabilidad sea un requisito, la
organización debe controlar la identificación
única del producto y mantener registros
(véase 4.2.4).

NOTA En algunos sectores industriales, la


gestión de la configuración es un medio para
mantener la identificación y la trazabilidad.

8.4…. La organización debe determinar,


recopilar y analizar los datos apropiados para
demostrar la idoneidad y la eficacia del
sistema de gestión de la calidad y para
evaluar dónde puede realizarse la mejora
continua de la eficacia del sistema de gestión
HALLAZG
No. SITUACIÓN A ANALIZAR O REDACCIÓN DEL HALLAZGO
C OBS
NC
de la calidad. Esto debe incluir los datos
generados del resultado del seguimiento y
medición y de cualesquiera otras fuentes
pertinentes.
El análisis de datos debe proporcionar
información sobre:
a) la satisfacción del cliente (véase 8.2.1),
b) la conformidad con los requisitos del
producto (véase 8.2.4),
c) las características y tendencias de los
procesos y de los productos, incluyendo las
oportunidades para llevar a cabo acciones
preventivas (véase 8.2.3 y 8.2.4), y
d) los proveedores (véase 7.4).

OHSAS 18001 No aplica

OHSAS 14001 No aplica

Declaración:
No Conformidad
Ejemplo Redacción: No se logró realizar la
trazabilidad del proveedor de carne vacuno
contaminada en la empresa de embutidos
cárnicos debido a que no se identificó el lote,
lo que incumple con lo establecido en el
requisito 7.5.3 de la norma ISO 9001:2008.

Observación
Ejemplo Redacción: La organización debería
HALLAZG
No. SITUACIÓN A ANALIZAR O REDACCIÓN DEL HALLAZGO
C OBS
NC
asegurar que la información para garantizar
la conformidad de los requisitos del producto
sea analizada correctamente.

ANALISIS ADICIONAL:
Si bien existe un mal análisis de la carne en el
momento de ingresar a la cadena de
producción por parte del analista, no
podemos determinar con exactitud porque se
da la errada interpretación, por lo tanto es
recomendable establecer una observación a
la organización para que revise si proceso.

8. Durante un recorrido del equipo de X


inspectores de la organización, se determinó
que no se encuentra accesible en ningún Desviación: No se cuenta en la organización
lugar de las instalaciones un plano de con un plano de evacuación ni señales de
evacuación por emergencias ni las prevención en caso de evacuación, ni se han
correspondientes señales de prevención que entrenado las brigadas
dirijan al personal en movilización, y que no
se han entrenado a los brigadistas integrales
en atención de emergencias ocupacionales y Criterios:
ambientales en control de incendios y
contención de derrames. ISO 9001 No aplica

OHSAS 18001 No aplica

OHSAS 14001 No aplica


HALLAZG
No. SITUACIÓN A ANALIZAR O REDACCIÓN DEL HALLAZGO
C OBS
NC

Declaración:
Observación
Ejemplo Redacción: La organización debe
asegurarse de cumplir con los requisitos
legales asociados a emergencias y los
procedimientos establecidos.

ANALISIS ADICIONAL:
Si bien la mayoría de auditores levantamos
todo lo concerniente a emergencias por el
requisito 4.4.7 Preparación y respuesta a
emergencias, hay que tener claro que este
requisito solicita:

La organización debe establecer,


implementar y mantener un(os)
procedimiento(s) para:

a) identificar el potencial de situaciones de


emergencia;

b) responder a tales situaciones de


emergencia.
La organización debe responder a situaciones
de emergencia reales y prevenir o mitigar
consecuencias de S y SO adversas asociadas.

Al planificar su respuesta ante emergencias,


HALLAZG
No. SITUACIÓN A ANALIZAR O REDACCIÓN DEL HALLAZGO
C OBS
NC
la organización debe tener en cuenta las
necesidades de las partes interesadas
pertinentes, por ejemplo, los servicios de
emergencia y los vecinos.

La organización también debe probar


periódicamente su(s) procedimiento(s) de
respuesta ante situaciones de emergencia, en
donde sea factible, involucrando las partes
interesadas pertinentes cuando sea
apropiado.

La organización debe revisar periódicamente


y modificar cuando sea necesario, su(s)
procedimiento(s) de preparación y respuesta
ante emergencias, en particular después de
realizar pruebas periódicas y después que se
han presentado situaciones de emergencia
(4.5.3).

Si revisan detenidamente el requisito en


ningún aparte se solicita señalización de
emergencias, planos de evacuación ni
entrenamiento a brigadas, estas variables se
dan en la organización por la existencia de
requisitos legales del sistema SYSO (Dec.
1295, Res. 2400, Res. 1016, Res. 2013 entre
otras); no obstante las organizaciones al
planificar este requisito establecen el tan
conocido PLAN MAESTRO DE EMERGENCIAS y
HALLAZG
No. SITUACIÓN A ANALIZAR O REDACCIÓN DEL HALLAZGO
C OBS
NC
allí involucran las variables mencionadas.

En este momento para este caso no podemos


determinar con exactitud si se encuentra
establecido desde planificación por el
requisito 4.4.7 o si no han sido identificados u
evaluados los requisitos legales 4.3.2 u 4.5.2.

9. Durante el desplazamiento hacia el lugar de X Desviación: La atención dada por los


trabajo de operarios en bus contratado por la brigadistas a las personas lesionadas no fue
empresa de minería, por exceso de humedad la apropiada.
en la vía y baja visibilidad, el bus se precipitó
a un barranco causando lesiones corporales y Se generó un derrame de combustible en una
hemorragias a veinte de sus ocupantes, la fuente de agua.
empresa reaccionó rápidamente con sus
brigadistas de emergencia, pero la atención Criterios:
recibida no fue la más apropiada, pues por
errada movilización de algunos lesionados, ISO 9001 No aplica
las fracturas fueron agravadas
desplazándolas, a dos de los afectados les OHSAS 18001 No aplica
suministraron líquidos generando
broncoaspiración. El tanque del combustible OHSAS 14001 No aplica
del vehículo se perforó y el combustible fue
derramado sobre una fuente de agua de la Declaración:
Reserva Natural ubicada al borde la vía.
Observación
Ejemplo Redacción: La organización debe
asegurarse de que los brigadistas se
encuentren preparados para reaccionar de
HALLAZG
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NC
forma correcta ante situaciones de
emergencia.

ANALISIS ADICIONAL:
Si bien hubo una mala atención a los
lesionado por parte de los brigadistas podrían
uds afirmar porque se dio esta mala atención:
porque no fueron entrenados? Por qué no
cuentan con la competencia? Por qué
entraron en shock? Por qué no tenían los
equipos necesarios para atender a los
lesionado?;
Es difícil establecerlo, recuerden que en el
tema de brigadistas se trabaja algo llamado
primer respondiente y aunque se entrene al
personal este puede entrar en shock al
enfrentarse a una situación real y como
ocurrió en el caso no reaccionar de manera
adecuada, pero no por ello podemos
establecer una NC a la organización cuando
no tenemos evidencia que soporte porque se
dio esa equivocada atención, sería prudente
levantar una observación para que la
organización se dé a la tarea de identificar
por que se presentó la falla y tome su
correctivo.
HALLAZG
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NC
10. En una empresa de mensajería urbana, en X Desviación: Se dañó la carta (propiedad del
sucesivas ocasiones se ha humedecido y cliente)
alterado el contenido de la correspondencia El trabajador fue agredido por causa del daño
de los clientes, después que los mensajeros de la carta que se dañó porque se mojó por
han sido sorprendidos por lluvias en su no tener el morral adecuado para garantizar
recorrido, pues los maletines/morrales que que no se mojara
utilizan para su almacenamiento no son
impermeables, esto ha causado que los Criterios:
mensajeros sean agredidos y agraviados por
los clientes al recepcionar la ISO 9001 7.5.4… La organización debe cuidar
correspondencia, de lo que se ha derivado los bienes que son propiedad del cliente
episodios de ansiedad incrementando el mientras estén bajo el control de la
ausentismo laboral. organización o estén siendo utilizados por la
misma. La organización debe identificar,
verificar, proteger y salvaguardar los bienes
que son propiedad del cliente suministrados
para su utilización o incorporación dentro del
producto. Si cualquier bien que sea propiedad
del cliente se pierde, deteriora o de algún
otro modo se considera inadecuado para su
uso, la organización debe informar de ello al
cliente y mantener registros (véase 4.2.4).

7.5.1…. La organización debe planificar y


llevar a cabo la producción y la prestación del
servicio bajo condiciones controladas. Las
condiciones controladas deben incluir, cuando
sea aplicable:
a) la disponibilidad de información que
describa las características del producto,
HALLAZG
No. SITUACIÓN A ANALIZAR O REDACCIÓN DEL HALLAZGO
C OBS
NC
b) la disponibilidad de instrucciones de
trabajo, cuando sea necesario,
c) el uso del equipo apropiado,
d) la disponibilidad y uso de equipos de
seguimiento y medición,
e) la implementación del seguimiento y de la
medición, y
f) la implementación de actividades de
liberación, entrega y posteriores a la entrega
del producto.

OHSAS 18001 No aplica

OHSAS 14001 No aplica

Declaración:
No Conformidad
Ejemplo Redacción: Se evidencia que no se
protege con la propiedad del cliente
incumpliendo con lo establecido en el
requisito 7.5.4 de la norma ISO 9001:2008

Observación
Ejemplo Redacción: La organización debería
asegurarse de suministrar los equipos
necesarios (morral) para la correcta
preservación del servicio y así no se generen
desviaciones a la política y los objetivos
(lesiones) del sistema de gestión SYSO
HALLAZG
No. SITUACIÓN A ANALIZAR O REDACCIÓN DEL HALLAZGO
C OBS
NC
ANALISIS ADICIONAL:
Cabe establecer que para esta caso el
proceso de la empresa es la prestación del
servicio de mensajería por ello la carta es
propiedad del cliente y no de la empresa, la
empresa solo presta el servicio de llevar la
carta, en todo efecto se debe proteger y
salvaguardar la propiedad del cliente.
Ahora bien para garantizar que el servicio se
preste de manera adecuada la organización
debe garantizar que se cuenta con entre
otros los equipos apropiados (morral) para
que en este caso la carta no se dañe,
adicional que esto genero una lesión en el
trabajador al ser agredido lo que va en contra
del compromiso de la política de OHSAS
18001 la prevención de lesiones y
enfermedades.