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ADMINISTRAÇÃO
COMUNICAÇÃO EMPRESARIAL
A IMPORTÂNCIA DA COMUNICAÇÃO DENTRO DA ORGANIZAÇÃO
Capivari-SP
2011
CAMPANHA NACIONAL DE ESCOLAS DA COMUNIDADE
FACULDADE CENECISTA DE CAPIVARI - FACECAP
ADMINISTRAÇÃO
COMUNICAÇÃO EMPRESARIAL
A IMPORTÂNCIA DA COMUNICAÇÃO DENTRO DA ORGANIZAÇÃO
Capivari-SP
2011
Monografia defendida e aprovada em 24 de
Novembro de 2011, pela Banca Examinadora
constituída pelos seguintes professores:
________________________________________
Orientadora Profª Ms. Maria Helena B. Myczkowski
_______________________________________
Corretor Profº Ms. Francisco Carlos Garcia
_________________________________________
Corretor Profº Dr. Marcelo Jacomini Moreira da Silva
_________________________________________
Coordenador de TCC – Profº Ms. Marco A. Armelin
AGRADECIMENTOS
Eu, Luiz A. de Oliveira Dragani agradeço a Deus por chegar ate aqui, e
poder ressaltar a família e os amigos que durante todo este período de faculdade
estiveram ao meu lado nos momentos mais difíceis e também nos mais alegres
em que passei. Não posso nunca esquecer a minha querida mãe e o meu querido
pai que já não estão entre nós, mas era desejo deles que eu cursasse uma
faculdade. Agradeço a minha família em especial, minha esposa Renata, meu
filho João Victor, minhas irmãs Viviane e Gislaine e a todos os meus parentes que
sempre me apoiaram nesta linda jornada. Agradeço aos meus amigos, minhas
amigas e meus professores que sempre estiveram ao meu lado nos momentos
difíceis ajudando-me em tudo o que precisava, e agradeço também a minha
querida e especial amiga Glenda que esteve ao meu lado a cada dia na
elaboração deste TCC.
Um grande abraço a todos.
I
“Nenhuma mente que se abre para uma
nova idéia voltará a ter o tamanho original”
Albert Einstein
II
DRAGANI, Luiz A. de Oliveira; PERESSIN, Glenda Leite. Comunicação
Empresarial “A importância da comunicação dentro da organização”. Monografia
de Conclusão do Curso de Administração da Faculdade Cenecista de Capivari –
FACECAP. 42 p., 2011.
RESUMO
III
DRAGANI, Luiz A. de Oliveira; PERESSIN, Glenda Leite. Business
Communication “The importance of communication within the organization.”
Course Conclusion Monograph of Directors of the Faculty of Capivari Cenecista–
FACECAP. 42 p., 2011.
ABSTRACT
This study aims to show the importance of communication within the organization.
This subject is often not considered very important by top companies, so this study
was performed to pinpoint the important aspects that business communication
features and what it can bring better when well defined and worked. Because it is
a very important tool, business communication aids managers in making right
decisions and maintain a good relationship between managers and employees
can thus generate a pleasant working environment, a good spirit of teamwork and
a more open. In this study we dealt with initially at the communication, how does
the process of communication, the barriers that may interfere with the transmission
of the message, the feedback as an evaluation tool and return the message that
ending so that business communication can be efficient and effective. Therefore,
for the preparation of this work, we performed a literature search based on various
authors dealing with the issue at hand.
IV
SUMÁRIO
INTRODUÇÃO ............................................................................................................ 1
VI
ÍNDICE DE QUADROS
VII
INTRODUÇÃO
1
Deve-se levar em conta que para que a organização trabalhe bem e atinja
os resultados esperados, é necessário que os objetivos, as metas, o
funcionamento e os resultados obtidos pela organização sejam sempre
apresentados aos seus colaboradores. Uma comunicação empresarial que
funciona bem evita má interpretação da mensagem transmitida e proporciona
clareza no que se quer chegar.
É necessário que as organizações vejam a comunicação como uma
importante ferramenta de melhoria que pode ajudar na obtenção do sucesso da
empresa. Cada organização, com sua complexidade, devem fazer uma análise da
situação em que está inserida e ver o que é preciso melhorar.
Falhas no processo de comunicação podem gerar conflitos entre as
pessoas e se não se atentar para isso, a organização só tende a perder. Uma
comunicação que flua bem só tende a colaborar para a solução de problemas que
possam surgir.
Este trabalho irá analisar como ocorre o processo de comunicação entre as
pessoas e entre as empresas. E como a comunicação deve estar interligada entre
todos os setores da organização.
Um processo comunicativo que funcione bem necessita de pessoas bem
interligadas, que conheçam a organização em que trabalham, podendo assim dar
o feedback (retorno) de que seus superiores necessitam para a tomada de
decisões.
2
CAPÍTULO 1 – APRESENTAÇÃO DO TRABALHO
1.4 OBJETIVOS
4
O primeiro capítulo é composto pela caracterização do problema, a
apresentação e justificativa do trabalho, a relevância do trabalho, o objetivo deste
estudo, a estrutura do trabalho e a metodologia utilizada.
No segundo capítulo é apresentada uma revisão bibliográfica que tem o
objetivo de expor a visão de diferentes autores sobre o assunto em questão; é,
portanto, o referencial teórico da pesquisa.
O terceiro capítulo tem a finalidade de apresentar a eficiência e a eficácia
da comunicação empresarial.
Por fim, em considerações finais é relatado o que o presente trabalho
abordou, fazendo-se um apanhado geral de tudo o que foi estudado.
1.6 METODOLOGIA
5
CAPÍTULO 2 – REVISÃO BIBLIOGRÁFICA
6
2.2 ELEMENTOS RELACIONADOS AO PROCESSO DE
COMUNICAÇÃO
7
O quadro abaixo enfatiza dando exemplos dos elementos do processo de
comunicação tendo assim uma maior compreensão do conceito:
Palestras;
Seminários;
Reuniões;
Conversas Informais;
8
Telefone;
Envelopes de Pagamento;
Cartas;
Memorandos;
Relatórios;
Manuais;
Quadro de Avisos;
Caixas de Sugestões;
Newsletter;
Mala Direta;
House Organs
Filmes;
Circuitos Fechados de Televisão;
9
Quadro 2 – Formas de se Comunicar
Notamos então que a mensagem a ser transmitida deve ser analisada para
que possa ser escolhido o melhor meio de transmiti-la. Adequando o melhor meio
à mensagem ela poderá ser transmitida e terá o seu objetivo alcançado.
ANGELONI (2010) explica ainda que os meios de comunicação podem se
classificar em síncronos e assíncronos:
11
Verbal: através da fala ou da escrita, é a mais frequente e familiar. Na
organização, a instrução é um exemplo de comunicação verbal/oral, e o
memorando, de comunicação verbal/escrita.
Não-verbal: diferentemente da fala e da escrita, esse modo é sutil e
ambíguo. Pode ser representado pelo gesto ou pela postura corporal.
Simbólica: o lugar onde se mora, o tipo de roupa que se usa, a
decoração do escritório, todos são tipos de comunicação simbólica.
Paralinguística: o tom da voz, o ritmo com que se fala e as “pausas
cheias” são exemplos de comunicação paralinguística e conferem
sentido especial à comunicação.
12
armazenadas e utilizadas no processo gerencial. Devem ser, portanto,
disseminadas por toda a empresa.
13
Ainda do ponto de vista dos autores acima citados, os colaboradores de
uma organização possuem a sua própria opinião a respeito da organização, sobre
a mudança que pode ocorrer e o papel que desempenham.
Completando a afirmação acima, Davis e Newstrom (1996) informam que
se os colaboradores tiverem conhecimento dos problemas que a organização
enfrenta e quais estão sendo as atitudes dos seus gerentes, esses colaboradores
irão reagir de forma propícia. “[...] as decisões gerenciais afetam muitas pessoas
e muitas atividades.” (p. 5).
Percebe-se que os gerentes possuem um papel importante dentro da
empresa que é o de iniciar a comunicação, passá-la para frente e, até mesmo, de
interpretá-la aos seus colaboradores, pois necessitam tomar decisões certas, e
qualquer informação errada que venha a surgir pode gerar prejuízos dentro de
determinado setor da empresa. Canalizando os objetivos em comum, os
superiores poderão tomar a melhor decisão em prol da empresa respeitando
assim a política da organização, o papel e a opinião de cada um.
14
Dados são elementos brutos, sem significado, desvinculados da
realidade. Eles constituem-se na matéria-prima da informação. Dados
sem qualidade levam a informações e decisões da mesma natureza.
Exemplo de dado: os elementos contidos em um balanço patrimonial.
(ANGELONI, 2010, p. 11).
15
Compreende-se, portanto, que o conhecimento surge quando a pessoa
processa as informações que tem acesso e a partir daí pode-se tomar uma
decisão com base no conhecimento adquirido.
O quadro abaixo esclarece as diferenças entre: dados, informações e
conhecimento.
16
Para entender melhor a diferença entre comunicação e informação, é
necessário analisar o quadro abaixo, onde o “retorno da informação recebida –
designado também como feedback – é o principal elemento que caracteriza e
dinamiza o processo de comunicação” (MATOS, 2009, p. 4).
Feedback
Mensagem
EMISSOR codificação (Informação) decodificação RECEPTOR
Feedback
17
categorias de comunicação e no tópico 2.8 o fluxo de comunicação, fatores estes
que causam influência na comunicação organizacional.
Para este mesmo autor, a comunicação organizacional tende a conhecer a
si mesmo e ao outro, que pode estar no ambiente interno da organização ou no
externo. Sendo assim, as principais categorias de comunicação podem ser
classificadas em interna e externa:
18
Implantação de uma gestão participativa, capaz de propiciar
oportunidade para mudanças culturais necessárias; e
Utilização das novas tecnologias.
19
Já comunicação institucional é “um conjunto de esforços de comunicação
dirigidos a diferentes segmentos de público, com o objetivo de formar, alterar ou
multiplicar opinião sobre a imagem de uma organização, entidade, instituição ou
corporação.” (ANGELONI, 2010, p. 84).
Para Jorge, citado por Angeloni (2010), a comunicação institucional é o
meio que a organização utiliza para dialogar com a sociedade, dar satisfação de
seus atos e conhecer as expectativas de seus públicos com relação às ações
organizacionais, visando assim a construção e solidificação da imagem
empresarial.
Torquato, citado por Angeloni (2010), refere-se que estas duas categorias
acima detalhadas, dão organicidade e consistência à organização, pois permitem
o conhecimento e a constante interação com o ambiente interno ou também com
o externo onde atua. Para Ladeira, citado por Angeloni (2010), a comunicação
com o público interno e com o externo deverá ser subsidiada por princípios éticos.
Entende-se que a comunicação externa é utilizada pelas organizações com
o propósito de divulgar seu produto ou serviço ao seu cliente. E também com o
intuito de passar a imagem da empresa para a sociedade em geral.
20
2.8.1 COMUNICAÇÃO DE CIMA PARA BAIXO – FLUXO
DESCENDENTE
21
não funcionam, nem podem funcionar. Elas precisam vir depois que as
comunicações de baixo para cima tiverem sido estabelecidas com êxito”. (p.500).
22
Observa-se então que a comunicação que flui de baixo para cima é
importante tanto para os subordinados que acabam expondo suas satisfações ou
insatisfações e sentem-se parte do processo que visa melhorar o
desenvolvimento da empresa quanto é importante para os líderes que acabam
tendo um retorno de seus funcionários para colaborar nas decisões
administrativas. Mas podem surgir problemas, pois “é a tendência (por várias
razões) de os funcionários somente informarem o que consideram que seus
superiores desejam saber”. (PIMENTA, 2009, p. 93).
23
Quadro 5 – Comunicação Interna - Fluxos
Comunicação Interna – Fluxos
Descendente
Ascendente
1
Tecnologia de Informação ou TI é um conjunto de recursos tecnológicos destinados ao armazenamento,
processamento e à transmissão de informações. (TERCIOTTI e MACARENCO, 2009, p. 14)
24
No banco de talentos, que são bancos dados por meio dos quais se
pode acessar o perfil dos demais com o propósito de montar
equipes.
Nas comunidades de aprendizagem (construção colaborativa do
conhecimento, trocas, debates entre os participantes).
Na gestão do conhecimento (sistemas que fazem a organização, o
registro e o compartilhamento dos conhecimentos dos funcionários
de uma empresa).
E-mail.
MSN.
Orkut.
Second Life.
Vídeoconferência, teleconferência (por satélite), webconferência (por
computador).
E-learning.
Blogs.
Comunidades.
25
2.10 BARREIRAS À COMUNICAÇÃO
26
CASADO (2002) cita as principais tendências e desafios das pessoas que
interagem nas comunidades empresariais:
27
Completando com Davis; Newstrom (1996), as barreiras pessoais
ocorrem com freqüência nas situações de trabalho, pois os
sentimentos pessoais podem limitar a comunicação com outras
pessoas.
Barreiras Físicas: são as interferências que ocorrem no ambiente
onde está acontecendo o processo de comunicação. Este mesmo
autor cita alguns exemplos: um trabalho que possa distrair, uma
porta que se abre no decorrer da aula, a distância física entre as
pessoas, ruídos estáticos na comunicação por telefone etc
Barreiras Semânticas:
28
Quadro 6 – Três Tipos de Barreiras à Comunicação
29
Quadro 7 – Sistema de Comunicação de Mão Dupla
Envia mensagem
Emissor
Emissor Receptor
Receptor
Envia feedback
30
[...]a comunicação é um ato que precisa envolver compreensão mútua
entre emissor e receptor. A comunicação só pode ocorrer se houver
feedback. Sem ele, o emissor não terá como conferir a adequação e
eficácia da transmissão da sua mensagem. (MATOS, 2009, p. 17).
31
Destaque os custos de um comportamento para o outro.
Observe qualquer reação do outro, quando recebe o feedback, que
confirme ou desminta o que foi dito; recorrer à reação para ilustrar
seus argumentos é uma forma poderosa de reforçar o que está
sendo dito.
32
Está ou não satisfeito?
Que sugestões teria para apresentar?
33
CAPÍTULO 3 – COMUNICAÇÃO ORGANIZACIONAL: EM BUSCA
DA EFICIÊNCIA E EFICÁCIA
34
comportamento da organização, estaríamos mais próximos de compreender a
organização em si”.
Identificar as barreiras que atrapalham o processo da comunicação dentro
da organização é necessário e importante para que o sistema de comunicação se
torne eficaz. Por isso “mecanismos para eliminar ou amenizar as distorções
devem ser implementados visando um melhor entendimento entre os
interlocutores e consequentemente o bom andamento das atividades
organizacionais” (ANGELONI, 2010, p. 56).
35
Escamoteação de informações para obter vantagens pessoais: não
revelam informações que possam ser úteis a possíveis
concorrentes;
Por meio dos itens acima citados, podemos perceber que para uma
comunicação ser válida e surtir os efeitos desejados são necessários um clima
onde as pessoas envolvidas possam se entender e onde haja uma abertura ao
diálogo.
36
Administrar é fazer com que as coisas sejam feitas através das pessoas
e, para que as pessoas possam fazer as coisas de maneira eficiente e
eficaz, torna-se necessário comunicar constantemente a elas o que deve
ser feito, como, quando, quanto etc. E, igualmente, como está sendo
feito, para que elas tenham uma informação (retroação) a respeito de
seu desempenho. (CHIAVENATO, 1994, p. 560)
+ =
Habilidade de Trabalhar Vontade de Trabalhar Trabalho de Equipe
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Com base na citação acima, é necessário então que o processo de
comunicação de uma organização funcione corretamente para que não haja
interferências na obtenção dos resultados da empresa.
Para TORQUATO (1986) existem três hipóteses para melhorar a
comunicação, são elas:
Muitas são as variáveis que podem contribuir para que uma comunicação
se torne eficiente e eficaz. Cabe aos superiores então, ficarem atentos a
complexidade da sua organização e atentar para o que deve ser melhorado ou
mudado, identificar as barreiras que atrapalham o processo, para que assim o
sistema de comunicação possa desempenhar o seu papel corretamente de forma
a ser eficiente e eficaz para a organização. Ou seja, os resultados estipulados
pelas empresas venham a ser atingidos.
39
CAPÍTULO 4 - CONSIDERAÇÕES FINAIS
40
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
Thomson, 2002.
GIL, Antonio Carlos. Projetos de Pesquisa. São Paulo: Editora Atlas, 1991.
2000.
41
PIMENTA, Maria Alzira. Comunicação Empresarial. Campinas: Editora Alínea,
2009.
Cortez, 2000.
27 nov. 2011.
42