UNIDAD VI: TÉCNICAS DE ORGANIZACIÓN

6.1. Organigramas:

Un organigrama es la representación gráfica de la estructura de una empresa o cualquier otra

organización. Representan las estructuras departamentales y, en algunos casos, las personas que
las dirigen, hacen un esquema sobre las relaciones jerárquicas y competenciales de vigor en la
organización.

El organigrama es un modelo abstracto y sistemático que permite obtener una idea uniforme y
sintética de la estructura formal de una organización:

Desempeña un papel informativo.

Presenta todos los elementos de autoridad, los niveles de jerarquía y la relación entre ellos.

En el organigrama no se tiene que encontrar toda la información para conocer cómo es la

estructura total de la empresa.

Todo organigrama tiene el compromiso de cumplir los siguientes requisitos:

Tiene que ser fácil de entender y sencillo de utilizar.

Debe contener únicamente los elementos indispensables.

Tipos de organigrama:

Vertical: Muestra las jerarquías según una pirámide, de arriba abajo.

Horizontal: Muestra las jerarquías de izquierda a derecha.

Mixto: Es una combinación entre el horizontal y el vertical.

Circular: La autoridad máxima está en el centro, y alrededor de ella se forman círculos concéntricos
donde figuran las autoridades en niveles decrecientes.

Escalar: Se usan sangrías para señalar la autoridad, cuanto mayor es la sangría, menor es la
autoridad de ese cargo.

Tabular: Es prácticamente escalar, solo que el tabular no lleva líneas que unen los mandos de
autoridad.
 6.2. Mapas de procesos:

El mapa de procesos es una representación gráfica que nos ayuda a visualizar todos los procesos
que existen en una empresa y su interrelación entre ellos. Antes de realizar el mapa de procesos
habrá que identificar todos los procesos.

Los pasos para hacer un mapa de procesos serían los siguientes:

1) Identificar a los actores

Clientes, proveedores y otras organizaciones de su entorno

2) Identificar la línea operativa

La línea operativa de nuestra organización está formada por la secuencia encadenada de procesos
que llevamos a cabo para realizar nuestro producto

3) Añadir los procesos de soporte a la línea operativa y los de Dirección

Dirección, mejora continua, estrategia, o lo que queramos

4) Añadir los procesos que afectan a todo el sistema

Gestión de reclamaciones, recursos humanos, auditorías internas.

Los mapas de procesos son útiles para:

- conocer cómo se llevan a cabo los trabajos actualmente- analizar los pasos del proceso
para reducir el ciclo de tiempo o aumentar localidad

- utilizar el proceso actual como punto de partida para llevar a cabo proyectos de mejoramiento del
proceso

- orientar a nuevos empleados

- desarrollar formas alternas de realizar el trabajo en momentos críticos

- evaluar, establecer o fortalecer los indicadores o medidas de resultados

6.3. Diagramas de flujos:

Un diagrama de flujo es una representación gráfica de un proceso. Cada paso del proceso es
representado por un símbolo diferente que contiene una breve descripción de la etapa de proceso.
Los símbolos gráficos del flujo del proceso están unidos entre sí con flechas que indican la dirección
de flujo del proceso.
El diagrama de flujo ofrece una descripción visual de las actividades implicadas en un proceso
mostrando la relación secuencial ente ellas, facilitando la rápida comprensión de cada actividad y su
relación con las demás, el flujo de la información y los materiales, las ramas en el proceso, la
existencia de bucles repetitivos, el número de pasos del proceso, las operaciones de
interdepartamentales

Tipos de diagramas de flujo

Formato vertical: En él, el flujo y la secuencia de las operaciones, va de arriba hacia abajo. Es una
lista ordenada de las operaciones de un proceso con toda la información que se considere
necesaria, según su propósito.

Formato horizontal: En él, el flujo o la secuencia de las operaciones, va de izquierda a derecha.

Formato panorámico: El proceso entero está representado en una sola carta y puede apreciarse de
una sola mirada mucho más rápido que leyendo el texto, lo que facilita su comprensión, aun para
personas no familiarizadas. Registra no solo en línea vertical, sino también horizontal, distintas
acciones simultáneas y la participación de más de un puesto o departamento que el formato
vertical no registra.

Formato Arquitectónico: Describe el itinerario de ruta de una forma o persona sobre el plano
arquitectónico del área de trabajo. El primero de los flujogramas es eminentemente descriptivo,
mientras que los utilizados son fundamentalmente representativos.

Simbología y significado

Óvalo o Elipse: Inicio y término (Abre y cierra el diagrama).

Rectángulo: Actividad (Representa la ejecución de una o más actividades o procedimientos).

Rombo: Decisión (Formula una pregunta o cuestión).

Círculo: Conector (Representa el enlace de actividades con otra dentro de un procedimiento).

Triángulo boca abajo: Archivo definitivo (Guarda un documento en forma permanente).

Triángulo boca arriba: Archivo temporal (Proporciona un tiempo para el almacenamiento del
documento).

6.4. Manuales: Son documentos detallados que contienen en forma ordenada y sistemática,
información acerca de la organización de la empresa. Los manuales, de acuerdo con su contenido,
pueden ser:
6.4.1. Bienvenida:

El manual de bienvenida también conocido como manual de inducción, es un documento creado

por las empresas que apoya a la inducción del nuevo trabajador a la empresa, este manual le
presenta al trabajador toda la información relevante de la empresa de manera general, desde su
historia, dueños, objetivos, misión, visión, que se pretende como objetivo organizacional, y debe
dar respuestas a todas las inquietudes laborales del nuevo trabajador, facilitándole la integración
como uno más del equipo.

El período de inducción junto con el Manual de bienvenida o acogida como también se conoce, se
han ido introducido paulatinamente en muchas empresas, con resultados muy favorables,
permitiendo:

 Elevar la imagen de la empresa, ya que transmite a los nuevos colaboradores, Signos de seriedad y
organización y la creencia de valoración del personal.

 Hacer sentir al nuevo colaborador más integrado en la empresa.

 Conocer en profundidad las características legales y especiales de su relación

Laboral con la empresa.

 Favorecer la comunicación interna.

 Favorecer la comunicación social del individuo, al relacionarse correctamente en su entorno

laboral.

CONTENIDO DE UN MANUAL DE BIENVENIDA1. Bienvenido/a.

2. Historia.
3. La cultura corporativa de la empresa.
4. La organización.
5. El primer día en la empresa.
6. Anexos.

6.4.2. De políticas

Documento que incluye las intenciones o acciones generales de la administración que es probable
que se presenten en determinadas circunstancias.

Las políticas son la actitud de la administración superior. Las políticas escritas establecen líneas de
guía, un marco dentro del cual el personal operativo pueda obrar para balancear las actividades y
objetivos de la dirección superior según convenga a las condiciones del organismo social.

Objetivo del Manual de Políticas:

Presentar una visión de conjunto de la organización para su adecuada organización.

Precisar expresiones generales para llevar a cabo acciones que deben realizarse en cada unidad
administrativa.

Proporcionar expresiones para agilizar el proceso decisorio.

Ser instrumento útil para la orientación e información al personal.

Facilitar la descentralización, al suministrar a los niveles intermedios lineamientos claros a ser

seguidos en la toma de decisiones.

Servir de base para una constante y efectiva revisión administrativa.

Importancia de Manual de Políticas:

Su importancia radica en que representa un recurso técnico para ayudar a la orientación

del personal y también ayuda a declarar políticas y procedimientos, o
proporcionar soluciones rápidas a los malos entendimientos y a mostrar cómo puede contribuir el
empleado al logro de los objetivos del organismo.

También ayuda a los administradores a no repetir la información o instrucciones.

Ventajas de los manuales de Políticas:

Las políticas escritas requieren que los administradores piensen a través de sus cursos de acción y
predeterminen que acciones se tomarán bajo diversas circunstancias.

Se proporciona un panorama general de acción para muchos asuntos, y solamente los asuntos poco
usuales requieren la atención de altos directivos.

Se proporciona un marco de acción dentro del cual el administrador puede operar libremente.

Las políticas escritas ayudan a asegurar un trato equitativo para todos los empleados.

Las políticas escritas generan seguridad de comunicación interna en todos los niveles.

El manual de políticas es fuente de conocimiento inicial, rápido y claro, para ubicar en su puesto
nuevos empleados.

6.4.3. De organización
Aspectos Positivos Del Uso De Manual De Organización

Contribuye a formular y crear la organización, así como al análisis de esta, con la finalidad de hacer
evaluaciones parciales o totales.

La descripción de los puestos y unidades de la organización contribuye a facilitar el conocimiento

parcial de los fines y objetivos de la empresa o institución.

Los manuales de organización suministran información sobre las relaciones de las distintas unidades
y especifican la autoridad.

Constituye un medio eficaz de la dirección de personal para la preparación de cuadros directivos y

empleados.

6.4.4. De procedimientos

Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de actividades que

deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ò más de
ellas.
El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando
su responsabilidad y participación.
Suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios,
máquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al
correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa.

En él se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica referente al

funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoria,
la evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de
que el trabajo se está realizando o no adecuadamente.
2. Utilidad

Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas, ubicación,
requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.
Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal ya que describen
en forma detallada las actividades de cada puesto.
Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.
Interviene en la consulta de todo el personal.
Que se desee emprender tareas de simplificación de trabajo como análisis de tiempos, delegación
de autoridad, etc.
Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente.
Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.
Determina en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores.
Facilita las labores de auditoria, evaluación del control interno y su evaluación.
Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo deben hacerlo.
Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades.
Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas,
procedimientos y métodos.

6.4.5. De calidad:

El Manual de Calidad de una organización, es un documento donde se especifican

la misión y visión de una empresa con respecto a la calidad así como la política de la calidad y los
objetivos que apuntan al cumplimiento de dicha política.

El Manual de Calidad expone además la estructura del Sistema de Gestión de la Calidad y es un

documento público, si la empresa lo desea, cosa que no ocurre con los manuales o de
instrucciones.

Es un documento "Maestro" en cual la Organización (empresa) establece como dar cumplimiento a

los puntos que marca la Norma (por ejemplo ISO 9001:2008) y de él se derivan Instructivos de uso
de equipos, Procedimientos, Formatos. etc.

El Manual de Calidad entendido como tal, únicamente es de obligada realización en la implantación

de la norma ISO 9001, en el cual se recoge la gestión de la empresa, el compromiso de éste hacia la
calidad, la gestión de recursos humanos, materiales... Ha de ser un documento público frente a
clientes y proveedores, con una extensión preferiblemente no superior a las 20 páginas y se suele
redactar al final de la implantación una vez documentados los procedimientos que la norma exige.

Respecto a otras normas como pueden ser las desarrolladas por el ICTE; la norma Q del sector
turístico, no exige la realización de un Manual de Calidad, aunque sí ayuda a la implantación de la
misma. Lo mismo sucede con el EFQM que es el modelo de excelencia europeo, que actualmente
se está implantando con bastante éxito en España. Es un modelo que tampoco exige el desarrollo
de un Manual de Calidad entendido como tal.
El Manual de la Calidad es un documento donde se menciona con claridad lo que hace la
organización para alcanzar la calidad mediante la adopción del correspondiente sistema de Gestión
de la Calidad.

6.5. Distribución de espacios de trabajo:

Concepto:

La distribución de espacio se refiere a la disposición física de los puestos de trabajo, de sus

componentes materiales y a la ubicación de las instalaciones para la atención y servicios tanto para
el personal, como para los clientes

Objetivos:

El estudio de la distribución de espacio busca contribuir al incremento de la eficiencia de las

actividades que realizan las unidades que conforman una organización; así como también
proporcionar a los directivos y empleados el espacio suficiente, adecuado y necesario para
desarrollar sus funciones de manera eficiente y eficaz, y al mismo tiempo permitir a los clientes de
la organización obtener los servicios y productos que demandan bajo la mejores condiciones; y
procurar que el arreglo del espacio facilite la circulación de las personas, la
realización, supervisión y flujo racional del trabajo y además, el uso adecuado del elementos
materiales y de ese modo reducir tiempo y costos para llevarlos a cabo.

Podemos utilizar guías que favorecen el desarrollo de una distribución eficaz y ayudan a alcanzar los
objetivos establecidos. Algunas de estas guías pueden ser:

Concentrar al personal en amplios locales de trabajo, con o sin divisiones interiores, con una
buena iluminación, ventilación, comunicación y adaptabilidad al cambio.

Evitar superficies en que trabaje un número excesivo de personas.

Proporcionar cierto aislamiento a algunos pues, solo cuando sea necesario.

Lograr que el trabajo fluya hacia delante formando una línea recta.

Colocar las unidades orgánicas que tengan funciones similares y estén relacionadas entre sí
adyacentemente.

Utilizar escritorios de estilo uniforme y de dimensiones acordes con las necesidades propias del
trabajo.

Ubicar los escritorios de manera que permitan que la luz natural pase sobre el hombro izquierdo de
cada persona.

Los archiveros u otros gabinetes que se encuentren en el área de trabajo deben tener una altura
uniforme.
Las previsiones deben realizarse con respecto a las cargas máximas de trabajo para poder hacer
frente al incremento del volumen de las operaciones.

Aislar en áreas a prueba de sonidos las unidades que utilizan máquinas y equipos ruidosos.

Aquellas unidades que estén en contacto frecuente con los clientes deben estar ubicadas en áreas
accesibles, cerca de las entradas, ascensores y zonas de recepción.

Al personal cuyo trabajo requiere de máxima concentración, se le deberá situar dentro de

divisiones parciales o completas.

Usar preferentemente paneles o divisiones como paredes y divisiones parciales con vidrio plano u
opaco que permitan buena luz y ventilación.

Instalar suficientes contactos eléctricos de piso para equipos y maquinas.

Proporcionar al personal y a los visitantes de servicios, sanitarios, espacios para los periodos de
descanso y espera y suficientes tomas de agua.

Disponer de un lugar destinado a bodega o almacén de utensilios de limpieza, papelería y

suministros.

La imagen de la organización debe transmitir orden y confianza.