Guia de Adquisiciones DHARMA

©2011 Dharma Consulting SAC Todos los derechos reservados.
Prohibida su reproducción total o parcial, o su uso comercial sin permiso del autor.
Gestión de Proyectos
Guía de los Fundamentos para la
Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) –
Cuarta edición, Project Management Institute, Inc., 2008.
Gestión de las
Adquisiciones
Página Web: www.dharmacon.net , contacto: informes@dharma-consulting.com

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Adquisición de Productos del Exterior
La Gerencia de las Adquisiciones del

Proyecto comprende los procesos
requeridos para adquirir bienes y
servicios a organizaciones externas,
con el fin de alcanzar los objetivos del
proyecto.

La Perspectiva del Comprador
Este capítulo es discutido desde la

perspectiva del COMPRADOR en una
relación comprador-vendedor.
El vendedor (depende del área de

aplicación) puede ser llamado PROVEEDOR,
ABASTECEDOR, o SUBCONTRATISTA.

Respecto al Vendedor
Típicamente manejará su trabajo como un

proyecto. El comprador es su cliente y
por tanto stakeholder clave para el
vendedor. El contrato es el input clave
para muchos de sus procesos de gestión.

1. Planificar las Compras
y Adquisiciones
Genera como resultados el Plan de
Gestión de las Adquisiciones y los
Enunciados del Trabajo de los
Contratos.

Planificar las Compras y Adquisiciones
Es el proceso de identificar qué necesidades

del proyecto pueden ser mejor cubiertas
comprando productos o servicios al exterior.
Se toma la decisión de comprar o no, qué,

cómo, cuánto y cuándo.
El equipo de proyecto puede recurrir a

especialistas en las disciplinas de
contratación y procura e involucrarlos
tempranamente como parte del equipo.

Este proceso de planeamiento también debería

considerar a los vendedores potenciales,
particularmente si el comprador desea ejercer
algún grado de influencia o control sobre las
decisiones contractuales.
CASA DE CAMPO
1.Estudio 2.Diseño 3.Construcción 4.Acabados 5.Gestión
3.1 3.2 3.3 3.4 3.5

Cercado Afirmado E/I Áreas E/I Áreas Habilitación
descanso recreación Otras áreas
Dorm Cancha
2.1 2.2 padres Frontón 5.1 5.2
Dorm. Cancha
Maqueta Planos hijos Planeam Control
Tennis
Dorm.
hijas Piscina
PROYECTO CASA DE CAMPO
Procedimiento
Elemento Tipo de Forma de
de
WBS contrato contacto
contratación
Cercado Suma alzada por Se solicitará tres Web, guía
terreno. metro lineal de cotizaciones. telefónica.
cerco.
Afirmado Suma alzada con Experiencia previa. Invitación a

terreno. incentivo por Estimación de especialistas.
cumplimiento de experto
plazo. independiente.
Instalación Suma alzada. Se solicitará tres Contacto a

jacuzzis. propuestas. través de
fabricante de
jacuzzi.

Plan de Gestión de las Adquisiciones
Describe cómo se gestionará los restantes procesos de

procura.
Tipos de contratos a usar.
Uso de estimaciones independientes como criterios de
evaluación.
Definición de acciones que corresponden al Dpto. de Procura y
cuáles al equipo de proyecto.
Definición de uso de documentos estandarizados.
Cómo se manejará a los múltiples proveedores.
Entre otros.

Procurement Management Planning Checklist
Project Name:
Prepared by:
Date:
Identify types of contracts being used
Independent estimates required? Yes No
If Yes, who will prepare?
By when?
Actions that Project Management Team can take independent of Procurement

Department
Source of standardized procurement documents, if needed
How will multiple providers be managed?
How will you coordinate Procurement with the following aspects of the project?
Scheduling
Performance Reporting
Human Resources
Other

Enunciado del Trabajo del Contrato
Statement of Work (SOW) es una descripción del ítem a

subcontratar en un grado de detalle que permita a los
vendedores prospectos determinar si tienen la capacidad de
proveerlos :
SOW (statement of work) para productos o servicios
claramente especificados.
SOO (statement of objectives) para ítems presentados
como problema a ser resuelto.
Deben ser claros, completos y concisos. Deben incluir

servicios colaterales como soporte operacional post-
proyecto.
Statement of Work Template
Project Name:
Prepared by:
Date:
Vendor Name:
Description of Deliverables or Procurement Items (in as much detail as needed to accurately
define the proposed work):
Required Timeline and Milestone Dates:
Collateral Services Required of Vendor (e.g., performance reporting, post-project operational

support, etc.):
Cost Parameters:

Análisis hacer-o-comprar
Project Name:
Prepared by:
Date:
Cost A B C D E
Item # Description of Cost Costs to MAKE Total Costs to Costs to BUY Total Costs to Notes &
Item Product or Service MAKE Product or Service BUY Recommendations
Direct Indirect Direct Indirect
Costs Costs Costs Costs
1 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00
2 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00
3 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00
4 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00
5 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00
6 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00
7 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00
8 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00
9 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00
10 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00
Final Differential
TOTALS $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00
$0.00
Gerencia de la Procura – Planeamiento de la Procura

2. Planificar la
Contratación
Genera como resultados los
Documentos de la Adquisición
y los Criterios de Evaluación.

Planificar la Contratación
Es la preparación de la documentación necesaria

para el proceso de convocatoria.

Elemento Filtro de Criterio de
Documentos
WBS evaluación evaluación
Cercado Garantía de rápido Menor precio. RFQ
terreno. cumplimiento.
Afirmado Experiencia previa. TECNICA: 70% RFP

terreno. Referencia de (experiencia,
anteriores clientes equipamiento)
Financiamiento. ECONOMICA: 30%
Instalación Distribuidor autorizado Menor precio. RFQ
jacuzzis. del fabricante.
Garantía de rápido
cumplimiento.


Documentos de la Adquisición
Se usan para solicitar propuestas de los vendedores

potenciales.
Los términos “oferta” o “cotización” se usan generalmente
cuando la decisión de la fuente de selección se basará en el
precio.
El término “propuesta” se usa generalmente cuando otras
consideraciones como las habilidades técnicas o el enfoque
técnico son relevantes.
Nombre comunes:
•IFB Invitation for Bid.
•RFQ Request for Quotation.
•RFP Request for Proposal.
•IFN Invitation for Negotiation.
Request for Proposal Template
Project Name:
Prepared by:
Date:
I. Introductory and Background Information:
II. Statement of Work and Description of Project:
III. Project Objectives:
IV. Schedule of Events:

For example:
Event Date
1. RFP sent to Bidders
2. Bidders' Conference
3. Evaluation of Responses
4. Award of Contract
5. Commencement of Project
6. Project Completion
7. Final Review
8. Client Acceptance and
Closure
9.
10.
V. Description of Required Response Format:
VI. Required Contractual Provisions:
VII. Evaluation Criteria:

Descriptions of criteria on which selection of vendor will be based, e.g.,
A. Purchase price
B. Understanding of client need
C. Overall or life-cycle cost
D. Technical capability
E. Management capability
F. Financial resources

3. Solicitar Respuesta
de Vendedores
Genera como resultados las
propuestas de los postores.

Solicitar Respuesta de Vendedores
La convocatoria tiene por objeto obtener

información (ofertas y propuestas) de vendedores
prospectos sobre cómo pueden satisfacer las
necesidades del proyecto.
La mayor parte del esfuerzo real en este proceso
lo asume el proveedor prospecto, normalmente a
ningún costo para el proyecto.
Solicitar Respuesta de Vendedores

4. Selección de
Vendedores
Genera como resultados la
suscripción del contrato.

Selección de Vendedores
Es la recepción de cotizaciones o propuestas y la

aplicación de los criterios de evaluación para elegir al
proveedor.
A menudo se separa la sección técnica (enfoque) de la
sección comercial (precio) y se evalúan por separado.
Además del costo o precio se puede necesitar la
evaluación de muchos factores.
El menor precio propuesto no será el menor costo si el
producto no es entregado a tiempo.
ITEM CONTRATADO AFIRMADO DE TERRENO
I. ANTECEDENTES
II. OBJETO I. GARANTÍAS
III. MONTO II. DOCUMENTOS
IV. FORMA DE PAGO CONTRACTUALES
V. PLAZO III. PENALIDADES
VI. RESPONSABILIDAD IV. CAUSALES DE
ES DEL RESOLUCION
CONTRATISTA V. NATURALEZA DEL
VII. RESPONSABILIDAD CONTRATO
ES DEL VI. BASE LEGAL
CONTRATANTE VII. CONTROVERSIAS
VIII. GARANTÍAS
Firma contratista Firma contratante

Sistema de puntajes
Project Name:
Prepared by:
Date:
Vendor #1 Vendor #2
Evaluation Criteria and Vendor #1 Vendor #2
Rating Rating
Weight Assigned Item Score Item Score
(1-5, with 5 best) (1-5, with 5 best)
Purchase price 3 0.6 4 0.8
20%
Understanding of client need 2 0.5 5 1.25
25%
Overall or life-cycle cost 3 0.45 2 0.3
15%
Technical capability 5 1 4 0.8
20%
Management capability 4 0.6 4 0.6
15%
Financial resources 4 0.2 5 0.25
5%
Overall Score of possible 5 3.35 4
(weights x ratings, totaled)

5. Administración del
Contrato
Genera como resultados la
correspondencia, los cambios
contractuales y los pagos.

Administración del Contrato
Proceso para asegurar que el rendimiento del vendedor
cumpla los requerimientos contractuales.
La naturaleza legal de las relaciones contractuales hace

imperativo tomar conciencia de las implicancias legales de
las acciones tomadas en la administración del contrato.
Además de la gestión de la relación contractual se debe

integrar los resultados de estos procesos con la gestión
integral del proyecto.
Estaintegración y coordinación ocurre a múltiples niveles y

es mas compleja cuando se subcontrata varios ítems y
cuando intervienen varios vendedores.

Administración del Contrato
Figura 12-7. Administración del Contrato: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas

(Guía del PMBOK®, 3ra Edición, Página 291)
Procurement Change Request Template
Project Name:
Prepared by:
Date:
Person(s) Requesting Change:
Change Number:
Type of Change Requested:
Description of Product or
Terms of contract Termination of Contract
Service
Other (specify) Other (specify)
Detailed Description of Change:
Detailed Reason for Change Requested:
Effect on Project Cost:

? Projected Cost Overrun of approximately %
? Estimated Cost Reduction of approximately %
Effect on Schedule:
? Planned Project Completion Date:
? New Project Completion Date:
Additional Remarks:
Approval Project Manager Date
Approval (Other) Date

Contract Change Control System Checklist and Worksheet
Project Name:
Prepared by:
Date:
Determine those responsible for approving or rejecting proposed contract changes: Be
sure to provide for appropriate review of all changes.
Define any types of changes qualifying for automatic approval without review:
Define steps by which contracts may be changed, including:
Paperwork
Tracking systems
Dispute resolution procedures
Approval levels required
Describe how contract changes will be integrated with the project's integrated change
control system:
Additional Remarks:
Submitted Name/Title: Date:

Approval Name/Title: Date:

Contract Performance Report Template
Project Name:
Prepared by:
Date:
Status of Vendor Performance, relative to project/contract objectives:
Scope (On Scope? If not, how serious)
Schedule (On schedule? Ahead or behind by how much, etc.)
Cost (On budget? Under or over by how much, etc.)
Quality
Progress Report (What is completed, what is in process, key changes made, etc.):
Forecasting (Estimate of future project status and progress):
Other Issues or Comments:
Submitted Name/Title: Date:

Approved Name/Title: Date:

6. Cierre del Contrato
¿Se completó correctamente y
satisfactoriamente el trabajo?

Cierre del Contrato
Es similar al Cierre administrativo (Sección 10.4) en el

sentido que involucra tanto verificación del producto
como cierre del proyecto. Los términos y condiciones
podrían prescribir procedimientos específicos para la
Conclusión del Contrato. El término adelantado de un
contrato es un caso especial de Conclusión del
Contrato.
Cierre del Contrato

GESTIÓN DE PROYECTOS, PROGRAMAS Y
CONSULTORÍA Y CAPACITACIÓN EN…
PORTAFOLIOS
•Gestión de Proyectos (Guía del PMBOK®).
•Estándares para la Gestión de Proyectos.
•Taller Práctico de Gestión de Proyectos.
•Taller de Preparación para la Certificación PMP®
•Gestión de Programas (PPgM).
•Gestión de Portafolios (PPfM).
SOFT SKILLS GESTIÓN ORGANIZACIONAL DE PROYECTOS
•Habilidades Blandas para la Gestión •Gestión Organizacional de Proyectos (EPM).
de Proyectos. •Oficina de Proyectos (PMO).
•Habilidades de Team Building y Team •Modelo de Madurez de la Gestión Organizacional
Work para el Gestor de Proyectos. de Proyectos (OPM3)®.
•Habilidades de Gestión de Equipos
para el Gestor de Proyectos. HERRAMIENTAS
•Habilidades de Facilitación para el • Curso Taller de MS Project 2003.
Gestor de Proyectos. • Curso Taller de MS Project 2007.
•Habilidades de Liderazgo para el •Curso Taller de MS Project 2010.
Gestor de Proyectos. •MS Project Server 2007.
•Gestión del Cambio Organizacional e •Herramientas avanzadas para la Gestión de
Individual. Proyectos.
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1.Estudio 2.Diseño 3.Construcción 4.Acabados 5.Gestión

3.1 3.2 3.3 3.4 3.5

Afirmado Suma alzada con Experiencia previa. Invitación a

Instalación Suma alzada. Se solicitará tres Contacto a

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Describe cómo se gestionará los restantes procesos de

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Independent estimates required? Yes No

If Yes, who will prepare?

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Source of standardized procurement documents, if needed

How will multiple providers be managed?

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2 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00

3 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00

4 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00

5 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00

6 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00

7 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00

8 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00

9 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00

10 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00

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II. Statement of Work and Description of Project:

III. Project Objectives:

IV. Schedule of Events:

V. Description of Required Response Format:

VI. Required Contractual Provisions:

VII. Evaluation Criteria:

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