Código GP-Ca01

PROCESO GESTIÓN DE PROYECTOS

CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
Versión 01
Fecha
SENADO DE LA REPÚBLICA 2015-06-11
Aprobación

1. Responsable - Líder de Proceso

Jefe División de Planeación y Sistemas

2. Objetivo

Gestionar de manera eficiente y eficaz los proyectos del Senado de la República, con el propósito de satisfacer las necesidades o problemas específicos; los cuales deben estar identificados en el
plan estratégico de la entidad.

3. Alcance

Este proceso aplica para todos los proyectos de la entidad. Inicia con la identificación de la necesidad o problema y finaliza con la evaluación expost a cada proyecto.

4. Ciclo PHVA
Proveedor Entradas Actividades Salidas Cliente
Interno Externo Planear Interno Externo
Gestión
Plan estratégico Estratégica
Gestión
N.A Formular planes de acción táctico de las dependencia Plane de acción táctico N.A
Estratégica
Plan de acción general Gestión de
Control Interno

Todos los Gestión de

N.A Necesidades Identificación de necesidades Solicitud de proyectos N.A
procesos Proyectos

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Aprobación

Gestión
proyectos
Plan estrategico
Gestión
N.A Perfiles de proyectos
estrategica Todos los Departamento
Plan de accion
procesos de Planeación
(solicitantes) Nacional-DNP

Gestión de
Todos los Anteproyecto de
N.A Solicitudes de proyectos Elaborar la formulación de proyectos de inversión y funcionamiento recursos
procesos presupuesto de inversión
financieros

Gestión Lineamientos para la

DNP
proyectos formulacion de proyectos
Gestión de
Estudios técnicos compras y N.A
Ministerio de contratación
N.A Hacienda y Decreto de liquidación
Credito Público

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Aprobación

Proveedor Cliente
Actividades
Entradas Salidas
Interno Externo Hacer Interno Externo

Actas de seguimiento
Contrato
Gestión de
Informes de seguimiento
compras y Acta de inicio DNP
contratacion Gestión de
N.A Ejecución y seguimiento de proyectos Recibo a satisfacción
Acta de apertura proyectos Entes de
Gestión de Control
Evaluación a proveedores
proyectos Plan de dirección del
proyecto.
Lecciones aprendidas

Informe final
Gestión de
Recibo a satisfacción Cierre del proyecto
proyectos
Gestión de Entes de
N.A Cierre financiero Cierre financiero, fisico y documental del proyecto Acta de cierre.
proyectos Gestión de Control
compras y
Evaluación a proveedores Acta de liquidación
contratación
Lecciones aprendidas

Garantias

plan de mantenimiento

Gestión de Requerimiento de recurso Todos los

N.A Expediente del proyecto Operación o puesta en marcha del proyecto N.A
proyectos humano para la operación procesos

Acta de entrega de los

bienes y servicios
generados por el proyecto

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Aprobación
Proveedor Cliente
Actividades
Entradas Salidas
Interno Externo Verificar Interno Externo

Gestión de
Plan de dirección del
Calidad
Gestión de proyecto Revisar el cumplimiento de metas, indicadores y administración de
N.A Informes de seguimiento. DNP
Proyectos riesgos de los proyectos y del proceso.
Gestión de
Informes de seguimiento
Control Interno
Gestión de
proyectos
Gestión de
N.A Expediente del proyecto Evaluación EXPOST Informe de evaluación N.A
proyectos
Gestión
estratégica

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Aprobación

Proveedor Cliente
Actividades
Entradas Salidas
Interno Externo Actuar Interno Externo

Solicitud de modificación y
Solicitud de modificación y
Gestión de control de cambios al Gestión de
N.A control de cambios al Gestionar el control de cambios en los proyectos N.A
Proyectos proyecto, aprobada o proyectos
proyecto
rechazada

Informes de Auditorias.
Gestión de
Gestión de Planes de acción de
Contraloría control interno Contraloría
control interno. mejora.
Planes de acción de mejora
Ejecutar planes de acción
Entes de y de mejoramiento cerrados Gestión de Entes de
Gestión de Planes de mejoramiento
certificación proyectos certificación
Calidad
Informes de revisión por la
dirección

5. Indicadores
(Eficacia=Resultado / Eficiencia=Recursos / Efectividad=Impacto)

Ver tablero de seguimiento a indicadores

6. Riesgos y Controles

Ver mapa de riesgos del proceso

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Aprobación

7. Requisitos
Legales ISO 9001:2008 / NTCGP 1000: 2009 Internos
5.4 Planificación
6.1 Provisión de Recursos
8.2.3 Seguimiento y Medición de los Procesos
Ver Normograma de Proceso 8.5.1 Mejora Continua Ley 5ta de 1992
8.5.2 Acción Correctiva
8.5.3 Acción Preventiva

8. Recursos
Talento Humano
Infraestructura Informáticos
(cargos que intervienen en el proceso)
MGA - Metodologia General Ajustada
Jefe División de Planeación y Sistemas
SUIFP - Sistema Unificado de Inversión y Finanzas
Profesionales de apoyo para la formulacion y seguimiento a Instalaciones fisicas dispuestas en la entidad
Publicas.
proyectos
SPI - Seguimiento a Proyectos de Inversión

9. Documentos de Referencia
GP-Pr01 Procedimiento formulación de proyectos

GP-Pr02 Procedimiento para ejecución, seguimiento y cierre de proyectos

10. Control de Cambios

Versión Descripción Fecha
1 Se emite este documento para su divulgación e implementación. 11/06/2015

11. Aprobaciones
Elaboró Revisó Aprobó
Nombre: C. Martinez y D. Martinez Nombre: Stella Marquez Verbel Nombre: Grupo Evaluador SGC
Cargo: Contratistas DPS Cargo: Jefe División de Planeación y Sistemas No. de Acta y Fecha: 017 del 11 de junio de 2015

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