Contoh Pedoman Pengorganisasian RM

Instalasi Rekam Medis
RS. ”X”
BAB I
PENDAHULUAN
Rekam medis berdasarkan sejarahnya selalu berkembang

mengikuti kemajuan ilmu kesehatan dan kedokteran. Sejak masa pra
kemerdekaan rumah sakit di Indonesia sudah melakukan pencatatan
kegiatan medis, namun belum dilaksanakan dengan baik atau belum
mengikuti penataan sistem informasi yang benar.
Dengan adanya Peraturan Pemerintah No.10 tahun 1966 tentang
Wajib Simpan Rahasia Kedokteran, maka kepada semua petugas
kesehatan diwajibkan untuk menyimpan rahasia kedokteran termasuk
berkas rekam medis. Kemudian pada tahun 1972 melalui SK.
MenKes RI.No.034/BIRHUP/1972 ada kejelasan bagi rumah sakit
mengenai kewajiban rumah sakit untuk menyelenggarakan rekam
medis.
Disebutkan maksud dan tujuan dari peraturan-peraturan tersebut
dibuat agar institusi pelayanan kesehatan termasuk rumah sakit, dapat
menyelenggarakan rekam medis dengan sebaik-baiknya. Demikian juga
dengan diberlakukannya Permenkes No.749A/Menkes/Per/XII/1989
tentang rekam medis yang merupakan landasan hukum bagi semua
tenaga medis dan para medis dan SK Dir Jen Yan Medik
No.78/Yan.Med.RS.Um.Dik./YMU/I/1991 tentang Petunjuk Pelaksanaan
Penyelenggaraan Rekam Medis / Medical Record di rumah sakit.
Rekam medis merupakan salah satu sumber data yang sangat
vital dalam penyelenggaraan sistem informasi manajemen di rumah
sakit dan sangat penting dalam proses pelaksanaan fungsi-fungsi
manajemen.
Agar penyelenggaraan rekam medis dapat dilaksanakan dengan
baik maka harus dilengkapi dengan pedoman organisasi maupun
pedoman pelayanan rekam medis tentang tata cara penyelenggaraan
rekam medis yang harus dilaksanakan dan dipatuhi oleh seluruh tenaga
1
RS. ”X”
kesehatan baik medis, para medis maupun non medis yang bertugas di
Rumah Sakit “x”.
BAB II
GAMBARAN UMUM
II.1. Sejarah Rumah Sakit “X”
Rumah Sakit “Y” didirikan pada tahun 1990, oleh Bapak

Bambang. Pada awal pembangunan, bangunan rumah sakit terdiri
dari 2 lantai, berdiri pada tanah seluas 3.452,4 m2 terletak di Jln.
Danau Sunter Utara, Nirwana Sunter Asri. Pada tanggal 18
Desember 1991, rumah sakit mulai beroperasi dan diresmikan oleh
Menteri Kesehatan RI Bapak Adhiyatma, MPH. Rumah sakit ini
didirikan sebagai sarana pemeliharaan kesehatan bagi warga dan
masyarakat Sunter Paradise khususnya dan Jakarta Utara pada
umumnya.
Seiring dengan perubahan waktu dan besarnya harapan
serta tuntutan masyarakat terhadap pelayanan kesehatan, Rumah
Sakit “Y” melakukan pengembangan sarana fisik bangunan rumah
sakit yaitu membangun gedung yang lebih representatif yang
terdiri dari 8 lantai dengan luas bangunan 7.868 m2. Seluruh
proses pengembangan ini dapat diselesaikan pada tahun 2003.
Untuk melengkapi pelayanan kesehatan, pada tahun yang sama
tepatnya tanggal 8 Agustus, Rumah Sakit “Y” menjadi rumah sakit
pusat laktasi dan diresmikan oleh Menteri Kesehatan Bapak dr.
Achmad Sujudi, MPH. Tujuan utama adalah agar bayi-bayi yang
baru lahir di Rumah Sakit “Y” memiliki sistem kekebalan tubuh
2
RS. ”X”
yang prima serta dapat tumbuh dan berkembang dengan baik yaitu
dengan memberikan ASI eksklusif sampai dengan usia 6 bulan.
Sebagai wujud nyata dari cinta kasih yang mendalam, pada

awal tahun 2005 klinik “Y” yang terletak di Sunter Permai Raya
yang bernama KITTY “Y” menjadi pusat pelayanan masalah tumbuh
kembang anak.
Selain sebagai rumah sakit laktasi, pada tahun 2001 Rumah
Sakit “Y” telah mengembangkan pelayanan kesehatan dengan
membuka klinik Pusat Dialisis. Tujuan membuka klinik ini adalah
untuk memberikan pelayanan bagi pasien-pasien gagal ginjal
dengan biaya yang lebih murah dengan tetap memberikan
pelayanan terbaik.
Pada bulan Juli tahun 2005 Rumah Sakit “Y” kembali
melakukan pengembangan sarana fisik bangunan rumah sakit.
Sampai sekarang ini luas bangunan rumah sakit telah meningkat
menjadi 13.802 m2 dan berdiri di atas tanah seluas 5.040 m2.
Perluasan bangunan rumah sakit ini dengan sendirinya menambah
kapasitas tempat tidur yang tersedia menjadi 200 tempat tidur.
Selain bangunan rumah sakit, sarana penunjang kesehatan lainnya
senantiasa terus ditingkatkan dengan menyediakan alat-alat
canggih.
Selain pengembangan fisik bangunan rumah sakit, Rumah
Sakit “Y” juga melakukan pengembangan non-fisik yang tujuan
utamanya adalah untuk meningkatkan mutu pelayanan rumah
sakit. Salah satu pengembangan yang telah dilakukan adalah
penandatangangan kesepakatan kerja sama dengan Fakultas
Kedokteran Universitas Indonesia melalui Yayasan Pengembangan
Medik Indonesia (YAPMEDI) dengan No. 001/K/SK/YPMI/III/2005
tentang keputusan bersama Ketua Yayasan Pengembangan Medik
Indonesia dan No. 003/YSP/IV/05 tentang kerjasama Yayasan
Medik Indonesia dan Rumah Sakit “Y”. Tujuan dari kerja sama ini
3
RS. ”X”
adalah untuk meningkatkan kemampuan mutu pelayanan medik

serta mewujudkan Rumah Sakit “Y” sebagai rumah sakit
pendidikan dengan menyediakan lahan bagi staf pengajar FKUI
untuk berkarya. Kerja sama ini akan meningkatkan pelayanan
rumah sakit yaitu dengan menyediakan tenaga-tenaga profesional.
Pada tanggal 1 Maret 2007 nama Rumah Sakit “Y” berubah
menjadi Rumah Sakit Rumah Sakit “X”.
II.2. Permasalahan
Selama periode 2002 – 2006 Rumah Sakit “Y” mempunyai berbagai

macam permasalahan, antara lain :
II.2.1. Terjadi penurunan kinerja produktivitas, baik rawat jalan

maupun rawat inap sejak tahun 2002 – 2006. Penurunan
produktivitas tersebut juga diikuti penurunan pelayanan
penunjang. Ditengah persaingan bisnis rumah sakit yang
semakin ketat, hal tersebut merupakan masalah penting yang
harus segera diatasi.
II.2.2. Dalam persaingan bisnis rumah sakit, salah satu andalan
utama adalah fasilitas dan peralatan kedokteran. Namun
peralatan kedokteran demikian cepat berkembang, sehingga
dalam kurun waktu 2-3 tahun peralatan kedokteran yang
semula dianggap canggih akan cepat dianggap ketinggalan
jaman. Bila rumah sakit akan terus mengikuti perkembangan
teknologi kedokteran yang demikian pesat, pasti akan
berdampak pada anggaran investasi yang pada akhirnya akan
berpengaruh pada kinerja keuangan rumah sakit.
II.2.3. Dengan telah diberlakukannya Undang undang Nomor 29
Tahun 2004 Tentang Praktik Kedokteran, berlaku ketentuan
pembatasan tempat praktek Dokter sebanyak 3 tempat. Hal
ini sangat berpengaruh terhadap ketersediaan Dokter
Spesialis di rumah sakit. Pada keadaan tersebut, posisi tawar
4
RS. ”X”
rumah sakit menjadi agak sulit karena bila Dokter Spesialis

merasa tidak diperhatikan kepentingannya dan meninggalkan
rumah sakit, keadaan tersebut malah dapat berakibat
menyulitkan rumah sakit. Di sisi lain, ditengah persaingan
bisnis rumah sakit yang semakin ketat, sangat dibutuhkan
adanya komitmen yang tinggi dari para Dokter Spesialis,
terutama dalam upaya meningkatkan mutu pelayanan rumah
sakit.
Bertumbuhnya rumah sakit baru dapat merupakan masalah,
karena selain merupakan pesaing, rumah sakit baru berpotensi
menarik sumber daya manusia yang telah terlatih sehingga
berdampak pada pelaksanaan pelayanan
II.3. Tugas Pokok Dan Fungsi Rumah Sakit “X”
Rumah Sakit “X” merupakan rumah sakit umum dengan

kapasitas 188 tempat tidur, merupakan milik Yayasan Sejahtera
Progress.
“x” mempunyai fungsi memberikan pelayanan kesehatan
paripurna dengan motto melayani dengan penuh cinta kasih.
Dalam mengemban fungsi tersebut di atas, “x” mempunyai
tugas pokok berupa :
1. Menyelenggarakan pelayanan kesehatan yang bermutu tinggi.
2. Senantiasa meningkatkan kompetensi sumber daya manusia “x”
agar selalu memberikan pelayanan secara profesional, etis dan
bermartabat.
3. Menyediakan wahana bagi pendidikan tenaga kesehatan, dalam
turut serta menyumbang upaya mencerdaskan bangsa.
5
RS. ”X”
BAB III
VISI, MISI, MOTO, LANDASAN NILAI, TUJUAN
RUMAH SAKIT “X”
1. Visi : Meningkatkan kualitas kehidupan lahir batin manusia

secara seimbang beserta lingkungan hidupnya sejalan
dengan waktu
2. Misi : Menyelenggarakan pelayanan kesehatan paripurna
(preventif, promotif, curatif & rehabilitatif) yang berkualitas
tinggi, berstandar international, dan berorientasi pada
kepuasan pelanggan.
3. Motto : Melayani dengan penuh kasih sayang
4. Nilai : Tuntunan dan pandangan umum orang yang bekerja di “x”.
Nilai “x” secara umum adalah PROGRESS.
PRO : Proaktif dalam mewujudkan visi, misi, dan tujuan “x”
G : Gigih dalam meningkatkan terus profesionalisme
berlandaskan etika profesi dan berorientasi pada kepuasan
pelanggan melalui kerjasama tim.
R : Ramah tamah dan cinta kasih dalam melayani
E : Efektif dan efisien dalam melakukan setiap pekerjaan.
S : Saling Asah, Asih, Asuh dan Wangi.
S : Saling menguntungkan
5. Tujuan : GOAL
1. Tercapainya pelayanan yang bermutu tinggi yang berorientasi
pada kepuasan pelanggan.
2. Pelayanan kesehatan “x” terus meningkat dan berkembang.
3. Tercapainya peningkatan produktifitas pelayanan “x”
6
RS. ”X”
4. Terbentuknya sumber daya manusia yang memiliki kompetensi

tinggi, memiliki integritas, komitmen yang kuat terhadap
organisasi melalui upaya pendidikan dan pelatihan, serta upaya
peningkatan kesejahteraan yang adil dan manusiawi.
BAB IV
Struktur Organisasi Rumah Sakit “X”
Struktur organisasi “x” efektif berlaku sejak tanggal 1 Maret

2007. Organisasi “x” dipimpin oleh Direksi yang terdiri dari Direktur
“x”, Direktur Pelayanan dan Direktur Umum dan Keuangan. Direktur
Pelayanan membawahi 3 Manajer dan Direktur Umum dan Keuangan
membawahi 2 Kepala bagian.
Para Manajer dapat dibantu oleh Asisten Manajer. Sedangkan
unsur lini adalah Unit, yang dipimpin oleh Kepala Unit.
Struktur organisasi “x” tidak menutup kemungkinan untuk
terjadinya perubahan sesuai dengan perkembangan dan kebutuhan
organisasi “x”.
Direksi wajib membuat rencana jangka panjang berupa Rencana
Strategis 5 tahun yang memuat sasaran dan tujuan yang hendak
dicapai dalam waktu 5 tahun. Renstra sekurang-kurangnya memuat :
1. Evaluasi kinerja 5 tahun sebelumnya.
2. Posisi rumah sakit saat ini.
3. Asumsi yang digunakan dalam menyusun renstra
4. Penetapan sasaran, strategi dan program kerja 5 tahunan.
Renstra disahkan oleh Ketua Divisi.”X” dipimpin oleh seorang

direktur utama rumah sakit yang dibantu oleh direktur pelayanan dan
7
RS. ”X”
direktur bagian umum dan keuangan. Struktur organisasi Rumah Sakit

“x” dan kedudukan Instalasi Rekam Medis digambarkan sebagai berikut
:
BAB V
VISI, MISI, FALSAFAH, NILAI, DAN TUJUAN
INSTALASI REKAM MEDIS (IRM)
1. Visi Instalasi Rekam Medis

Memberikan pelayanan informasi yang cepat, tepat dan akurat.
2. Misi Instalasi Rekam Medis
Meningkatkan kualitas hidup manusia dengan cara memberikan
pelayanan informasi yang cepat, tepat dan akurat
3. Falsafah Instalasi Rekam Medis
Dokumen pasien yang akurat merupakan dasar untuk menentukan
pelayanan kesehatan bagi pasien
4. Nilai Instalasi Rekam Medis adalah CITRA, yaitu
1. C : Cepat
Memberikan pelayanan secara cepat kepada mitra kerja, pasien
dan keluarga
2. I : Inofatif
Inofatif dalam pelayanan admisnistratif dan informasi kesehatan
8
RS. ”X”
3. T : Tepat dan Terpercaya

Menunjang terciptanya tertib administrasi yang tepat dan
terpercaya dalam rangka upaya peningkatan pelayanan
kesehatan di rumah sakit
4. R : Rahasia
Kerahasiaan informasi medis pasien aman dan terjaga dengan
baik.
5. A : Akurat
Informasi yang dikeluarkan selalu akurat.
5. Tujuan Rekam Medis
Tujuan rekam medis adalah menunjang tercapainya tertib
administrasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan
di rumah sakit. Tanpa didukung suatu sistem pengelolaan rekam
medis yang baik dan benar, mustahil tertib administrasi rumah sakit
akan berhasil sebagaimana diharapkan, sedangkan tertib
administrasi merupakan salah satu faktor yang menentukan di dalam
upaya pelayanan kesehatan di rumah sakit
BAB VI
STRUKTUR ORGANISASI INSTALASI REKAM MEDIS
Instalasi Rekam Medis “x” dipimpin oleh Kepala Instalasi Rekam Medis
yang membawahi 2 penanggung jawab yaitu Penanggung Jawab
Admission & Registrasi dan Penanggung Jawab Managemen Rekam
Medis.
Penanggung Jawab Admission & Registrasi membawahi 2
pelayanan yaitu Admission (Penerimaan Pasien Rawat Inap) dan
Registrasi (Penerimaan Pasien Rawat Jalan).
9
RS. ”X”
Managemen Rekam Medis membawahi 3 pelayanan yaitu Assembling &

Indeks Kode Penyakit, Penyimpanan dan Pendisribusian Berkas Rekam
Medis, Statistik & Pelaporan.
Direktur Pelayanan
Manager Pelayanan
AssMen JangMed
Ka. Instalasi RM
Pj. Admission & Pj. Managemen

Registrasi Rekam Medis
Penerimaan Penerimaan Assembling Penyimpanan

Pasien RI Pasien RJ &Indeks & Distribusi Statistik &
(Admission) (Registrasi) Kode RM Pelaporan
Pengyakit
Staff Staff Staff Staff Staff

Staff Staff Staff Staff Staff
URAIAN JABATAN
VII.1. Kepala Instalasi Rekam Medis
10
RS. ”X”
Nama Jabatan : Kepala Instalasi Rekam Medis

Unit Kerja : Penunjang Medis
Ikhtisar Jabatan :
 Membuat dan mengevaluasi sistem, Pedoman, SPO, Juknis
kegiatan pelayanan rekam medis, meliputi penerimaan pasien,
pencatatan, pengelolaan data medis, penyimpanan dan
pengambilan data medis.
 Membagi tugas, memberikan petunjuk serta menyelia

pelaksanaan tugas bawahan, mengatur shift dinas, jadwal cuti,
libur, membuat permintaan kebutuhan sumber daya, ATK, ART,
kebutuhan lain untuk pelaksanaan kegiatan Instalasi Rekam
Medis di RS. “x”.
 Merencanakan sumber daya untuk pelaksanaan kegiatan,

mengevaluasi kebutuhan sumber daya yang dipergunakan.
 Membuat laporan kinerja pelayanan rumah sakit, sebagai

dasar perencanaan, mengolah data menjadi informasi sebagai
penunjang pengambilan keputusan manajemen.
Hasil Kerja :
1. SPO, Juknis kegiatan penerimaan, pencatatan, pengelolaan
data medis, penyimpanan dan pengambilan data medis.
2. Uraian tugas bawahan.
3. Jadwal dinas shift, daftar cuti, libur.
4. Petunjuk kerja bawahan.
5. Supervisi pelaksanaan tugas bawahan.
6. Laporan intern dan ekstern yang sudah tercetak.
7. Rencana kerja dan anggaran kebutuhan Instalasi Rekam
Medis.
8. Program kerja, pelaksanaan dan evaluasi kegiatan
penyelenggaraan rekam medis.
11
RS. ”X”
9. Laporan dan informasi kinerja RS. “x”

Bahan Kerja :
1. Kebijakan, pedoman, Juknis Depkes RI.
2. Kebijakan pengelolaan SDM RS. “x”
3. Informasi langsung tak langsung tentang kegiatan bawahan.
4. Rekapitulasi seluruh kegiatan rawat jalan dan rawat inap.
5. Surat tugas dari manajemen.
6. Informasi pengajuan usulan, jadwal dinas dan cuti di Instalasi
Rekam Medis.
7. Laporan kasus yang menyangkut pelayanan terhadap pasien
dari bawahan.
Perangkat Kerja :
1. Komputer & ATK.
2. Telepon.
Sifat Jabatan :
Jabatan struktural yang dikerjakan pada jam kerja rumah sakit,
yaitu :
Senin – Jumat : jam 08.00 - 16.00
Sabtu : jam 08.00 – 13.00.
Uraian Tugas :
1. Menyusun sistem dan SPO, tentang :
 Penerimaan pasien.
 Pencatatan rekam medis.
 Pengelolaan data medis.
 Penyimpanan berkas rekam medis.
 Pengembalian dan pendistribusian berkas rekam medis.
2. Membuat dan mengevaluasi sistem penerimaan pasien rawat
jalan dan rawat inap.
12
RS. ”X”
3. Membuat dan mengevaluasi prosedur pencatatan rekam

medis..
4. Merencanakan dan menetapkan formulir rekam medis.
5. Merencanakan dan mengevaluasi sistem dan prosedur
penyimpanan berkas rekam medis.
6. Merencanakan dan mengevaluasi sistem dan prosedur
peminjaman dan pendistribuasian berkas rekam medis.
7. Merencanakan dan membuat kriteria dalam rangka retensi
berkas rekam medis.
8. Memeriksa kebenaran kode penyakit dan kode tindakan medis.
9. Membuat dan menyajikan laporan kegiatan medis rumah sakit
untuk kepentingan manajemen maupun pihak lain yang
berkepentingan.
10. Membuat laporan dan analisa data morbiditas, mortalitas
dan tindakan operasi.
11. Melaksanakan penilaian terhadap rekam medis in aktif
untuk menilai berkas rekam medis bernilai guna atau tidak.
12. Merencanakan kebutuhan sumber daya yang dibutuhkan
untuk penyelenggaraan rekam medis di rumah sakit.
13. Membuat jadwal kerja, mengatur shift dinas, jadwal cuti
dan libur.
14. Membuat permintaan kebutuhan sumber daya, ATK, ART,
kebutuhan lain untuk pelaksanaan kegiatan Instalasi Rekam
Medis di RS. “x”.
15. Membuat laporan intern dan ekstern rumah sakit secara
berkala serta analisanya.
16. Membuat uraian pekerjaan bagi bawahan.
17. Mengawasi terhadap pelaksanaan kegiatan.
18. Memeriksa laporan kegiatan kunjungan rawat jalan, inap
dan penunjang sebagai bahan pelaporan dan analisa.
13
RS. ”X”
19. Menyelesaikan masalah yang timbul di lingkungan Instalasi

Rekam Medis sehubungan dengan kegiatan pelayanan yang
tidak dapat diselesaikan oleh bawahan.
20. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan
langsung atau yang terkait dengan kegiatan Instalasi Rekam
Medis.
Tanggung jawab :
1. Ketepatan dan kesesuaian rencana dan tata kerja di Instalasi
Rekam Medis.
2. Ketepatan dan kebenaran pelaksanaan kegiatan:
 Admission Dan Registrasi
 Assembling dan indeks kode penyakit.
 Statistik dan pelaporan rumah sakit.
 Penyimpanan dan pendistribusian berkas rekam medis.
Yang sesuai dengan SPO, Juknis yang ditetapkan
3. Ketepatan dan kesesuaian rencana kebutuhan sumber daya
dengan realisasi.
4. Kebenaran dan ketepatan laporan kepada managemen.
Wewenang :
1. Menilai, menegur dan memotivasi bawahan di Instalasi Rekam
Medis.
2. Mengatur rencana kegiatan penyelenggaraan Instalasi Rekam
Medis.
3. Meminta arahan dari atasan.
4. Meminta masukan dari bawahan dan unit kerja lain yang
terkait.
5. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan.
Nama Bawahan Langsung :

1. Penanggung jawab Admission dan Registrasi serta staf
14
RS. ”X”
2. Penanggung jawab Managemen Rekam Medis serta staf
Korelasi Jabatan :
N JABATAN UNIT DALAM HAL
O ORGANISASI
1 Ka. Instalasi Rekam Penunjang Pelaporan
Medis Medis Pengarahan
2 Penanggung jawab Instalasi Penugasan
Managemen Rekam Rekam Medis Pengkoordinasian
Medis kegiatan
3 Penanggung jawab Instalasi Penugasan
Admission Dan Rekam Medis Pengkoordinasian
Registrasi kegiatan
6 Karu Instalasi Rawat Bagian Koordinasi tentang
Jalan Keperawatan pelayanan registrasi
pasien.
Inap Keperawatan pelayanan registrasi
rawat inap
9 Karu Instalasi Gawat Bagian Koordinasi tentang
Darurat Keperawatan pelayanan registrasi
pasien
10 Karu Logistik Bagian Umum Pengadaan ATK
11 Kepala Unit lain yang Bagian lain Koordinasi tugas

terkait yang terkait
Kondisi Lingkungan Kerja :

N ASPEK FAKTOR
O
1 Tempat kerja : Ruang pengolahan Diruang tertutup dan berAC
data rekam medis
2 Tempat kerja : Admission Dan Diruang terbuka, umum dan
Registasi berAC
Resiko Bahaya :
N FAKTOR
ASPEK
O
1 Stress manajerial Tanggung jawab dan beban
pelaksanaan tugas
Syarat Jabatan :
15
RS. ”X”
N JENIS PELATIHAN PENGALAMAN

O PENDIDIKA
N
1 Minimal - Pelatihan ICD 10 - Pengalaman di
DIII Rekam - Pelatihan Pelaporan Rekam Medis min 5
Medis. Rumah Sakit tahun.
- Pelatihan manajerial
rumah sakit
Upaya Fisik :
1. Duduk : sering
2. Berdiri : sering
3. Berjalan : sering
4. Memegang : sering
Kondisi Fisik :
1. Jenis Kelamin : laki-laki/wanita
2. Berbadan : sehat jasmani dan rohani
3. Umur minimal : 22 tahun
16
RS. ”X”
VII.2. Penanggung jawab Admission Dan Registrasi

Nama Jabatan : Penanggung jawab Admission Dan Registrasi.
Unit Kerja : Instalasi Rekam Medis
Ikhtisar Jabatan :
 Menyusun langkah kegiatan penerimaan pendaftaran pasien
dan kegiatan pencatatan identifikasi pasien, serta teknis
wawancara terhadap pasien yang akan berobat.
 Membagi tugas dan memberi petunjuk serta mengawasi

pelaksanaan petugas Admission dan Registrasi.
 Membuat laporan kegiatan Admission dan Registrasi berupa

kunjungan pasien rawat jalan dan rawat inap.
Hasil Kerja :
1. Petugas Admission dan Registrasi bekerja sesuai dengan
Juknis, Juklak dan SPO.
2. Pasien terdaftar di masing-masing unit pelayanan sesuai
urutan.
3. Pasien terdaftar diruang rawat inap sesuai dengan
kesepakatan pasien/ keluarga dan kasus penyakitnya.
4. Data base pasien pada sistem komputerisasi.
5. Slip pembayaran dan berkas rekam medis tersedia dan siap di
unit pelayanan/ poliklinik sebelum pasien diperiksa.
6. Uraian tugas, petunjuk tugas.
7. Laporan kunjungan pasien.
Bahan Kerja :
1. Susunan langkah kegiatan pendaftaran pasien.
2. Jadwal praktek dokter, kapasitas tempat tidur rawat inap dan
pelayanan penunjang.
3. Daftar tarif yang berlaku.
17
RS. ”X”
4. Ketentuan yang berkaitan untuk penerimaan pasien rekanan.

5. Formulir permintaan libur, cuti, dari petugas Admission Dan
Registrasi.
Perangkat Kerja :
1. Komputer dan ATK.
2. Telepon.
Sifat Jabatan :
Jabatan fungsional yang dikerjakan pada jam kerja shift rumah
sakit, yaitu :
Senin – Sabtu : jam 07.00 - jam 14.00 shift I.
Senin – Sabtu : jam 14.00 - jam 21.00 shift II.
Uraian Tugas :
1. Menyusun sistem dan SPO sebagai pedoman kerja, tentang :
 Penerimaan pasien.
 Pencatatan indentifikasi pasien.
 Pelayanan informasi kepada pengunjung rumah sakit.
2. Memberi petunjuk dilingkungan Admission dan registrasi
sesuai dengan bidang tugasnya.
3. Menyelia pelaksanaan kegiatan Admission dan Registrasi serta
menilai hasilnya sebagai bahan untuk pembinaan.
4. Memeriksa hasil kerja dilingkungan Admission dan Registrasi
berdasarkan hasil pelaksanaan tugas agar tidak terjadi
kekeliruan.
5. Memproses pengajuan cuti petugas Admission dan Registrasi
dan laporan kepada atasan sebagai bahan pengaturan.
6. Memproses kebutuhan ATK, ART, dan sarana lain.
7. Mengkoordinir semua kegiatan pendaftaran pasien..
18
RS. ”X”
8. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan untuk

menyelesaikan/ menangani bila terjadi penyimpangan/kasus
yang terjadi pada kegiatan pendaftaran pasien.
9. Membuat laporan kegiatan pelayanan Admission dan
Registrasi untuk kepentingan laporan Instalasi Rekam Medis
secara keseluruhan.
Tanggung Jawab :
1. Kelancaran dan ketepatan waktu pendaftaran pasien.
2. Ketepatan dan kebenaran slip pembayaran dan berkas rekam
medis dengan pasien yang akan diperiksa.
3. Kelancaran pelayanan penerimaan pasien.
4. Ketepatan dan kesesuaian pasien rawat inap dengan kasus,
hak kelas, dan kesepakatan pasien / keluarga dengan rumah
sakit.
5. Kebenaran laporan kegiatan Admission dan Registrasi.
Wewenang :
1. Memotivasi petugas Admission dan Registrasi.
2. Mengatur rencana kegiatan Admission dan Registrasi.
4. Meminta masukan dari petugas Admission, Registrasi dan unit
kerja yang terkait.

1. Staf Admission.
2. Staf Registrasi
19
RS. ”X”
Korelasi Jabatan :
N JABATAN UNIT ORGANISASI DALAM HAL
O
1 Ka. Instalasi Rekam Penunjang Medis Pelaporan
Medis Pengarahan
2 Penanggung jawab Instalasi Rekam Pengkoordinasian
Managemen Rekam Medis kegiatan
Medis
Inap Keperawatan pelayanan registrasi RI
Jalan Keperawatan pelayanan registrasi RJ
5 Karu Intalasi Gawat Bagian Koordinasi tentang
Darurat Keperawatan pelayanan registrasi
IGD
6 Unit lain yang terkait Bagian yang Koordinasi tugas
terkait

N ASPEK FAKTOR
O
1 Tempat kerja : Admission dan Diruang terbuka, umum dan
Registrasi berAC
Resiko Bahaya :
N ASPEK FAKTOR
O
pelaksanaan tugas
Syarat Jabatan :
O PENDIDIKAN
1 DIII Rekam - Pelatihan Rekam -Pengalaman di Admission
Medis/SLTA Medis. dan Registrasi min 2
Plus - Pelatihan Customer tahun.
Service.
20
RS. ”X”
Upaya Fisik :
1. Duduk : sering
2. Berdiri : sering
Kondisi Fisik :
VII.3. Penanggung jawab Managemen Rekam Medis

Nama Jabatan : Penanggung jawab Managemen Rekam Medis.
Ikhtisar Jabatan :
 Menyusun langkah kegiatan assembling dan indeks kode
penyakit, penyimpanan dan pendistribusian, statistik dan
pelaporan rekam medis rawat jalan dan rawat inap.
 Membagi tugas dan memberi petunjuk serta mengawasi
pelaksanaan petugas rekam medis.
 Membuat laporan kegiatan managemen rekam medis berupa
indikator kinerja mutu pelayanan.
21
RS. ”X”
Hasil Kerja :
1. Petugas rekam medis bekerja sesuai dengan Juknis, Juklak dan
SPO.
2. Penyiapan rekam medis baru maupun lama.
3. Pengkodingan dan indeks penyakit sesuai dengan SPO.
4. Sistem pelaporan untuk laporan intern maupun extern sudah
terprogram.
5. Uraian tugas.
Bahan Kerja :
1. Susunan langkah kegiatan penyelenggaraan rekam medis.
2. Buku pedoman penyelenggaraan rekam medis
3. Buku sistem pelaporan rumah sakit
Perangkat Kerja :
1. Komputer dan ATK.
2. Telepon.
Sifat Jabatan :
sakit, yaitu :
Uraian Tugas :
1. Menyusun sistem dan SPO sebagai pedoman kerja, tentang :
 Assembling Dan Indeks Kode Penyakit.
 Penyimpanan Dan Pendistribusian Rekam Medis.
 Statistik Dan Pelaporan.
2. Memberi petunjuk dilingkungan rekam medis sesuai dengan
bidang tugasnya
22
RS. ”X”
3. Menyelia pelaksanaan kegiatan managemen rekam medis serta

menilai hasilnya sebagai bahan untuk pembinaan.
4. Memeriksa hasil kerja dilingkungan managemen rekam medis
berdasarkan hasil pelaksanaan tugas agar tidak terjadi
kekeliruan.
5. Memproses pengajuan cuti petugas rekam medis laporan
kepada atasan sebagai bahan pengaturan.
6. Memproses kebutuhan ATK, ART, dan sarana lain.
7. Mengkoordinir semua kegiatan penyelenggaraan rekam medis.
menyelesaikan/ menangani bila terjadi penyimpangan/kasus
yang terjadi pada penyelenggaraan rekam medis.
9. Membuat laporan kinerja mutu pelayanan rekam medis untuk
kepentingan laporan Instalasi Rekam Medis secara
keseluruhan.
Tanggung Jawab :
1. Kelancaran dan ketepatan waktu penyelenggaraan rekam
medis.
2. Ketepatan dan kebenaran assembling, pendistribusian, koding,
indeksing dan pelaporan rekam medis.
3. Kelancaran penyelenggaraan rekam medis.
4. Kebenaran laporan penyelenggaraan rekam medis.
Wewenang :
1. Memotivasi petugas rekam medis.
2. Mengatur rencana kegiatan managemen rekam medis.
4. Meminta masukan dari petugas rekam medis dan unit kerja
lain yang terkait.
23
RS. ”X”

1. Staf Assembling Dan Indeks Kode Penyakit
2. Staf Penyimpanan Dan Pendistribusian Rekam Medis
3. Staf Statistik Dan Pelaporan
Korelasi Jabatan :
N JABATAN UNIT DALAM HAL
O ORGANISASI
Medis Pengarahan
2 Penanggung jawab Instalasi Rekam Penugasan
Admission Dan Medis Pengkoordinasian
Registrasi kegiatan
Inap Keperawatan pelayanan rekam medis
RI
Jalan Keperawatan pelayanan rekam medis
RJ
5 Karu Intalasi Gawat Bagian Koordinasi tentang
Darurat Keperawatan pelayanan rekam medis
IGD
6 Unit lain yang terkait Bagian yang Koordinasi tugas
terkait

N ASPEK FAKTOR
O
1 Tempat kerja : Ruang Rekam Diruang tertutup dan berAC
Medis
Resiko Bahaya :
N ASPEK FAKTOR
O
pelaksanaan tugas
24
RS. ”X”
Syarat Jabatan :
O PENDIDIKAN
1 DIII Rekam - Pelatihan Rekam -Pengalaman di rekam
Medis/SLTA Plus Medis. medis min 2 tahun.
- Pelatihan Customer
Service.
Upaya Fisik :
1. Duduk : sering
2. Berdiri : sering
Kondisi Fisik :
25
RS. ”X”
VII.4. Staf Admission

Nama Jabatan : Staf Admission.
Ikhtisar Jabatan :
 Melakukan tugas pendaftaran pasien rawat inap, wawancara,
memasukkan (entry) data pasien, pengiriman slip pembayaran
& berkas rekam medis.
 Memberikan informasi pelayanan medis RS. “x”.
 Memberikan informasi perkiraan biaya pelayanan medis
Hasil Kerja :
1. Pasien terdaftar diruang rawat inap sesuai dengan
kesepakatan pasien keluarga dan kasus penyakitnya.
3. Pasien mendapatkan layanan informasi.
Bahan Kerja :
1. Susunan langkah kegiatan pendaftaran pasien rawat inap
2. Jadwal praktek dokter dan daftar fasilitas Rumah Sakit “X”.
3. Formulir isian pasien.
26
RS. ”X”
5. Ketentuan yang berkaitan untuk penerimaan pasien umum dan

rekanan.
Perangkat Kerja :
1. Komputer
2. ATK.
Sifat Jabatan :
Fungsional yang dikerjakan pada jam kerja shift rumah sakit,
yaitu :
Senin – Minggu : jam 07.00 - jam 14.00 shift I.
Senin – Minggu : jam 14.00 - jam 21.00 shift II.
Senin – Minggu : jam 21.00 - jam 07.00 shift III.
Uraian Tugas :
1. Menerima pendaftaran pasien rawat inap.
2. Melakukan wawancara untuk memperoleh informasi
kebutuhan pelayanan pasien rawat inap.
3. Mengidentifikasi pengisian formulir identitas sosial.
4. Entry data identitas sosial.
5. Membuat slip pembayaran.
6. Meminta berkas rekam medis pasien lama dari petugas
penyimpanan.
7. Mengambil berkas rekam medis.
8. Membuat laporan harian pendaftaran pasien rawat inap.
Tanggung jawab :
1. Bertanggung jawab atas kebenaran data identitas sosial yang
di entry.
2. Bertanggung jawab atas informasi yang diberikan.
27
RS. ”X”
3. Bertanggung jawab atas pelayanan pendaftaran pasien rawat

inap.
4. Bertanggung jawab atas perangkat kerja.
Wewenang :
1. Menghubungi dokter untuk menanyakan diagnosa, jenis dan
golongan operasi pasien apabila dokter tidak menulis atau
tidak jelas tulisannya.
2. Menjelaskan kepada paien tentang biaya perawatan dan
operasi.
3. Memberikan masukan kepada atasan langsung
Korelasi Jabatan :
NO JABATAN UNIT DALAM HAL
ORGANISASI
Medis Pengarahan
2 Staff Admission Instalasi Rekam Penugasan
Medis Pengkoordinasian
kegiatan

NO ASPEK FAKTOR
1 Tempat kerja : Admission Diruang tertutup ber AC
Resiko Bahaya :
NO ASPEK FAKTOR
1 Stress operasional Tanggung jawab dan beban
pelaksanaan tugas pelayanan
pendaftaran rawat inap.
28
RS. ”X”
Syarat Jabatan :
NO JENIS PELATIHAN PENGALAMAN
PENDIDIKAN
1 DIII Rekam - Pelatihan Rekam
Medis/SLTA Medis.
Plus - Pelatihan Customer
Service.
Upaya Fisik :
1. Duduk : sering
2. Berdiri : jarang
3. Berjalan : jarang
Kondisi Fisik :
VII.5. Staf Registrasi
29
RS. ”X”
Nama Jabatan : Staf Registrasi

Ikhtisar Jabatan :
 Melakukan tugas pendaftaran pasien rawat jalan dan
penunjang medis, meliputi penerimaan pasien, wawancara,
memasukkan (entry) data pasien, pengiriman slip pembayaran
& berkas rekam medis ke poliklinik
 Memberikan informasi pelayanan medis RS. “x”.
 Memberikan informasi produk RS. “x”.
Hasil Kerja :
1. Pasien terdaftar di masing-masing unit pelayanan / poliklinik
sesuai urutan.
3. Slip pembayaran dan rekam medis tersedia dan siap diunit
pelayanan/ poliklinik sebelum pasien diperiksa.
4. Pasien mendapatkan layanan informasi.
Bahan Kerja :
1. Susunan langkah kegiatan pendaftaran pasien.
2. Jadwal praktek dokter RS “x”
3. Daftar fasilitas RS. “x”
4. Formulir isian pasien.
6. Ketentuan yang berkaitan untuk penerimaan pasien rekanan.
Perangkat Kerja :
1. Perangkat SIRS ( komputer ).
2. ATK.
30
RS. ”X”
Sifat Jabatan :
yaitu :
Uraian Tugas :
1. Menerima pendaftaran pasien rawat jalan
2. .Melakukan wawancara untuk memperoleh informasi
kebutuhan pelayanan pasien rawat jalan.
3. Mengidentifikasi pengisian formulir identitas sosial.
4. Entry data identitas sosial.
5. Membuat slip pembayaran.
6. Mempersilahkan pasien ke poliklinik.
7. Meminta rekam medis pasien lama dari petugas penyimpanan.
8. Mengambil rekam medis lama dilorong pengiriman.
9. Mengirim slip pembayaran dan rekam medis ke poliklinik
tujuan pasien.
10. Mengembalikan rekam medis pasien rawat jalan yang sudah
selesai digunakan ke managemen rekam medis.
11. Membuat laporan harian pendaftaran pasien rawat jalan.
12. Membuat laporan absensi dokter di instalasi rawat jalan.
Tanggung jawab :
1. Bertanggung jawab atas kebenaran data identitas sosial yang
di entry.
2. Bertanggung jawab atas informasi yang diberikan.
3. Bertanggung jawab atas pelayanan pendaftaran pasien rawat
jalan.
4. Bertanggung jawab atas pemulangan rekam medis pasien
rawat jalan yang sudah selesai berobat.
31
RS. ”X”
5. Bertanggung jawab atas perangkat kerja.

6. Bertanggung jawab atas laporan absensi dokter.
7. Bertanggung jawab atas laporan harian pasien rawat jalan.
Wewenang :
1. Menghubungi dokter yang akan praktek untuk mengetahui
kepastian kedatangannya.
2. Menghubungi pasien yang akan berobat untuk memastikan
kedatangan pasien.
3. Memberikan masukan kepada atasan langsung
Korelasi Jabatan :
ORGANISASI
Medis Pengarahan
2 Staff Registrasi Instalasi Rekam Penugasan
Medis Pengkoordinasian
kegiatan

NO ASPEK FAKTOR
1 Tempat kerja : Registrasi Diruang tertutup ber AC
Resiko Bahaya :
NO ASPEK FAKTOR
1 Stress operasional Tanggung jawab dan beban
pelaksanaan tugas pelayanan
pendaftaran rawat jalan.
Syarat Jabatan :
NO JENIS PENDIDIKAN PELATIHAN PENGALAMAN
32
RS. ”X”
1 DIII Rekam Medis/ - Pelatihan Rekam

SLTA Plus Medis.
- Pelatihan Customer
Service.
Upaya Fisik :
1. Duduk : sering
2. Berdiri : sering
Kondisi Fisik :
33
RS. ”X”
VII.6. Staf Assembling Dan Indeks Kode Penyakit

Nama Jabatan : Staf Assembling dan indeks kode penyakit
Ikhtisar Jabatan :
 Melakukan tugas assembling berkas rekam medis pasien rawat
jalan dan rawat inap, meliputi memeriksa kelengkapan berkas
rekam medis, menyusun berkas rekam medis sesuai urutan
yang telah ditentukan.
 Memberi nomor dan nama pasien diberkas rekam medis,
mencoret dan menempelkan stiker tahun kunjungan akhir.
 Mensortir folder berdasarkan tepi angka akhir.
 Memisahkan rekam medis yang belum lengkap isinya /
kuantitasnya untuk dilengkapi sesuai dengan hak / kewajiban
pengisiannya.
 Mengkoding diagnosa rekam medis pasien rawat jalan dan
rawat inap.
 Mengentry kode penyakit dalam SIRS ( komputer).
 Menyiapkan berkas rekam medis baru untuk rawat jalan dan
rawat inap.
34
RS. ”X”
Hasil Kerja :
1. Berkas rekam Medis pasien rawat jalan dan rawat inap
tersusun rapi.
2. Indeks kode penyakit pasien dalam SIRS (komputer).
Bahan Kerja :
1. Susunan langkah kegiatan assembling pasien rawat jalan dan
rawat inap serta susunan langkah kode diagnosa penyakit.
2. Buku ICD 10 dan ICOPIM (kode tindakan operasi).
3. Berkas rekam medis pasien rawat jalan dan rawat inap yang
belum di assembling dan belum dikoding.
Perangkat kerja :
1. SIRS (Komputer) dan ATK
2. Telepon.
Sifat Jabatan :
yaitu :
Uraian Tugas :
1. Melaksanakan kegiatan assembling dan kode penyakit yang
meliputi :
 Menerima berkas rekam medis rawat inap dan rawat jalan

dari penanggung jawab berkas rekam medis.
 Memeriksa kelengkapan isi berkas rekam medis
35
RS. ”X”
 Menyusun berkas rekam medis sesuai urutan yang telah

ditentukan
 Melengkapi identitas pasien dan nomor rekam medis pada

setiap lembar berkas rekam medis.
 Mengkode diagnosa setiap berkas rekam medis pasien yang

berobat.
 Mengentry kode penyakit.
 Menulis nomor dan nama pasien pada berkas rekam medis

serta menempelkan stiker tahun kunjungan terakhir.
 Mensortir berkas rekam medis berdasarkan nomor angka

akhir
2. Memisahkan berkas rekam medis yang belum lengkap isinya

dan diserahkan kepada penanggung jawab berkas rekam
medis untuk dikirim kepada yang berhak / berkewajiban
melengkapi isi berkas rekam medis tersebut.
3. Menyusun dan menyiapkan berkas rekam medis baru rawat

jalan maupun rawat inap untuk petugas Admission.

menyelesaikan, menangani bila terjadi penyimpangan / kasus
yang terjadi dikegiatan assembling dan kode penyakit pasien
rawat jalan dan rawat inap.
Tanggung jawab :
1. Kelengkapan dan kerapian isi berkas RM.
2. Kebenaran indeks kode penyakit.
36
RS. ”X”
Wewenang :
2. Mengusulkan perbaikan perangkat kerja
Korelasi Jabatan :
ORGANISASI
Medis Pengarahan
Assembling dan indeks Medis Pengkoordinasian
kode penyakit kegiatan

N ASPEK FAKTOR
O
1 Tempat kerja : Managemen Diruang tertutup dan
Rekam Medis terbuka
Resiko Bahaya :
N ASPEK FAKTOR
O
1 Stress operasional Tanggung jawab dan beban pelaksanaan
tugas.
Syarat Jabatan :
NO JENIS PENDIDIKAN PELATIHAN PENGALAMA
N
1 DIII Rekam Medis/SLTA - Pelatihan ICD
Plus - Pelatihan Pelaporan Rumah
Sakit.
37
RS. ”X”
Upaya Fisik :
1. Duduk : sering
2. Berdiri : sering
Kondisi Fisik :
38
RS. ”X”
VII.7. Staf Penyimpanan Dan Pendistribusian Rekam Medis

Nama Jabatan : Staf penyimpanan dan pendistribusian rekam
medis
Ikhtisar Jabatan :
 Mendistribusikan berkas rekam medis untuk pasien yang akan
berobat sesuai permintaan.
 Menyimpan dan merawat berkas rekam medis yang kembali ke
ruang rekam medis.
 Membuat ruang penyimpanan berkas rekam medis bersih dan
rapi.
Hasil Kerja :
1. Berkas rekam medis yang terdistribusi dengan cepat dan
tepat.
2. Kontrol terhadap pengembalian rekam medis ke ruang
penyimpanan.
3. Berkas rekam medis tersimpan dengan rapi dan benar di
ruang penyimpanan.
4. Ruang penyimpanan yang bersih dan rapi.
Bahan Kerja :
1. Berkas rekam medis.
2. Tracer
3. Buku ekspedisi.
4. A T K
5. Berkas rekam medis.
39
RS. ”X”
6. Susunan langkah penyimpanan dan pendistribusian berkas

rekam medis.
Perangkat Kerja :
1. SIRS (Komputer) dan ATK.
2. Telepon.
Sifat Jabatan :
Jabatan fungsional yang dikerjakan pada jam kerja rumah sakit,
yaitu :
Senin – Sabtu : jam 14.00 – jam 21.00 shift II.
Uraian Tugas :
1. Koordinasi permintaan dan pendistribusian berkas rekam
medis, meliputi :
 Menerima permintaan berkas rekam medis dari
pendaftaran.
 Menyiapkan tracer untuk berkas rekam medis yang keluar.
 Mengeluarkan berkas rekam medis sesuai dengan nomor
berkas rekam medis yang diminta, dengan menempatkan
tracer pada posisi rekam medis yang keluar.
 Mencatat berkas rekam medis yang akan dikirim ke
poliklinik atau ruang perawatan dalam buku ekspedisi.
 Memberikan berkas rekam medis pasien yang diambil dari
ruang penyimpanan ke pendaftaran untuk disiapkan
berkasnya oleh petugas registrasi maupun admission
sebelum diantar ke ruang pemeriksaan atau perawatan.
 Melaksanakan serah terima berkas rekam medis dengan
petugas Registrasi dan Admission.
40
RS. ”X”
 Menerima berkas rekam medis rawat jalan yang sudah

diantar oleh petugas Registrasi dan Administrasi rawat inap
dari poliklinik.
2. Mencocokkan berkas rekam medis yang kembali dan keluar
dengan buku ekspedisi.
3. Memberikan berkas rekam medis yang baru diterima ke
petugas Assembling dan Indeks Kode Penyakit.
4. Menerima berkas rekam medis dari petugas Assembling dan
Indeks Kode Penyakit untuk disortir menurut dua angka akhir,
dan memasukkan berkas ke dalam rak penyimpanan sesuai
nomor.
5. Melayani permintaan peminjaman berkas rekam medis dengan
menggunakan bon peminjaman, mencari dan mengantar
berkas rekam medis yang dipinjam.
6. Mengontrol pengembalian rekam medis yang dipinjam dengan
mencocokkan rekam medis yang kembali dengan bon
peminjaman.
7. Membuat laporan berkas rekam medis yang belum kembali
dalam waktu tertentu.
8. Memasukan hasil penunjang medis susulan dari unit lain.
menyelesaikan / menangani bila terjadi penyimpangan/kasus
yang terjadi di kegiatan penjajaran dan pendistribusian rekam
medis pasien rawat jalan/inap.
Tanggung jawab :
1. Bertanggung jawab atas berkas rekam medis yang keluar dari
rak penyimpanan.
2. Bertanggung jawab atas peminjaman rekam medis.
3. Bertanggung jawab atas berkas rekam medis yang dipinjam.
41
RS. ”X”
4. Bertanggung jawab atas berkas rekam medis yang diminta

untuk semua kepentingan pengobatan pasien.
5. Bertanggung jawab atas kesesuaian berkas rekam medis yang
kembali dan keluar dengan buku ekspedisi.
6. Bertanggung jawab atas tersimpannya seluruh rekam medis
diruang penyimpanan dengan rapi dan tepat sesuai nomor.
7. Bertanggung jawab atas tersedianya berkas rekam medis
kepada dokter yang akan mengisi formulir asuransi,
perusahaan rekanan, visum et repertum dan lainnya.
Wewenang :
1. Koordinasi dengan petugas registrai dan admission.
2. Koordinasi dengan petugas poliklinik.
3. Koordinasi dengan petugas IGD
4. Koordinasi dengan petugas IRNA.
6. Meminta masukan dari unit kerja lain yang terkait.
Korelasi Jabatan :
ORGANISASI
1 Ka. Instalasi Rekam Medis Penunjang Medis Pelaporan
Pengarahan
2 Staf Penyimpanan dan Penunjang Medis Penugasan
Pendistribusian berkas RM Pengkoordinasian
kegiatan
42
RS. ”X”
NO ASPEK FAKTOR
1 Tempat kerja : Penyimpanan Diruang tertutup dan
berAC
2 Tempat kerja : Lingkungan Diruang terbuka
rumah sakit
Resiko Bahaya :
N ASPEK FAKTOR
O
1 Stress Tanggung jawab dan beban pelaksanaan tugas
manajerial
Syarat Jabatan :
NO JENIS PENDIDIKAN PELATIHAN PENGALAMA
N
1 DIII Rekam Medis/SLTA - Pelatihan ICD
Plus - Pelatihan Pelaporan
Rumah Sakit
Upaya Fisik :
1. Duduk : sering
2. Berdiri : sering
Kondisi Fisik :
1 Jenis Kelamin : laki-laki/wanita
2 Berbadan : sehat jasmani dan rohani
3 Umur minimal : 21tahun
43
RS. ”X”
VII.7. Staf Statistik Dan Pelaporan

Nama Jabatan : Staf statistik dan pelaporan
Ikhtisar Jabatan :
 Mengontrol kebenaran dan ketepatan sensus harian di
Instalasi Rawat Inap.
 Membuat laporan kunjungan pasien rawat jalan, inap dan
penunjang medis.
 Membuat laporan mobiditas, mortalitas, dan penyakit.
 Menyediakan berkas rekam medis untuk pengisian form
asuransi, perusahaan rekanan, visum et repertum atau pihak
ketiga yang berhak.
 Membuat laporan intern yang terdiri dari laporan bulanan
kinerja rumah sakit dan kinerja mutu instalasi rekam medis.
 Membuat laporan ekstern yang ditujukan ke Departemen
Kesehatan dan jajarannya.
Hasil Kerja :
1. Laporan kunjungan pasien rawat jalan, rawat inap dan
penunjang medis.
2. Laporan morbiditas, mortalitas, dan trend penyakit.
3. Laporan intern “x”
4. Laporan ekstern RL1, RL2, RL3, RL4, RL5 dan RL6.
Bahan Kerja :
1. Susunan langkah kegiatan pembuatan statistik dan sistem
pelaporan rumah sakit.
2. Data print out sensus harian rawat jalan dan rawat inap.
44
RS. ”X”
3. Data kunjungan pasien rawat inap dan rawat jalan.
Perangkat Kerja :
1. SIRS (Komputer) dan ATK.
2. Telepon.
Sifat Jabatan :
sakit, yaitu :
Senin – Sabtu : jam 07.00 – jam 14.00 shift I.
Senin – Sabtu : jam 07.00 – jam 14.00 shift II.
Uraian Tugas :
1. Melaksanakan kegiatan statistik dan pelaporan yang meliputi:
 Mencetak sensus harian rawat jalan dan rawat inap.
 Mengontrol kebenaran sensus harian sesuai jumlah pasien
yang sebenarnya.
 Merekap sensus harian rawat jalan berdasarkan spesialisasi
dan dokter prakteknya.
 Merekap sensus harian rawat inap masuk dan keluar
berdasarkan kelas, spesialisasi dan dokter yang merawat.
 Meminta data kunjungan dari unit lain terkait dengan
laporan kegiatan rumah sakit.
 Membuat laporan kunjungan pasien rawat jalan, rawat inap
dan penunjang.
 Laporan morbiditas, mortalitas dan trend penyakit.
 Membuat laporan ekstern ke Departemen Kesehatan dana
jajarannya.
45
RS. ”X”
2. Menyediakan berkas rekam medis untuk kepentingan

pengisian form asuransi, perusahaan rekanan, visum et
repertum atau pihak ketiga yang berhak.
3. Mengetik surat keterangan lahir ( SKL ).
4. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan.
5. Membuat laporan kegiatan pelaporan dan statistik untuk
kepentingan laporan Unit Rekam Medis secara keseluruhan.
Tanggung Jawab :
1. Bertanggung jawab atas kebenaran dan ketepatan penggunaan
sensus harian.
2. Bertanggung jawab atas kebenaran dan ketepatan laporan
kunjungan pasien rawat jalan, inap dan penunjang, laporan
mobiditas, mortalitas, dan penyakit menular, efisiensi
pelayanan rawat inap, BOR, LOS.
3. Bertanggung jawab atas terisinya form asuransi, perusahaan
rekanan, visum et repertum dan pengisian form untuk puhak
ketiga yang berwenang.
4. Kebenaran laporan realisasi terhadap perencanaan / target
yang ditetapkan.
Wewenang :
1. Mengatur rencana kegiatan statistik dan pelaporan
3. Mengeluarkan form asuransi, perusahaan rekanan, visum et
repetum dan form dari pihak ketiga yang berwenang.
Korelasi Jabatan :
ORGANISASI
46
RS. ”X”

Medis Pengarahan
Statistik dan Medis Pengkoordinasian
Pelaporan kegiatan

NO ASPEK FAKTOR
1 Tempat kerja : Diruang tertutup dan berAC
Pengolahan Data
2 Tempat kerja : Diruang tertutup dan berAC
Penyimpanan
Resiko Bahaya :
NO ASPEK FAKTOR
pelaksanaan tugas
Syarat Jabatan :
NO JENIS PELATIHAN PENGALAMAN
PENDIDIKAN
1 DIII Rekam - Pelatihan ICD
Medis/SLTA Plus. - Pelatihan Pelaporan
Rumah Sakit
Upaya Fisik :
1. Duduk : sering
2. Berdiri : sering
Kondisi Fisik :
47
RS. ”X”
BAB VIII
TATA HUBUNGAN KERJA
Skema Hubungan Kerja
IRJ IRNA Keuangan Manajemen
48
RS. ”X”
INTERN
PASIEN INSTALASI DOKTER

REKAM MEDIS
EKSTERN
ASURANSI REKANAN Dep.Kes/Pem LAIN-LAIN
 Hubungan tata kerja di Instalasi Rekam Medis bersifat garis

komunikasi, koordinasi dan informasi dalam pelaksanaan
kegiatan. Dilakukan melalui pertemuan dan atau surat dinas.
Hubungan Intern :
 Instalasi rekam medis menyediakan data-data sebagai bahan
komunikasi, koordinasi dan informasi yang dibutuhkan IRJ, IRNA,
Keuangan dan Manajemen dalam mengambil keputusan.
 Antara pasien dan dokter rekam medis berfungsi sebagai
mediator dalam penyediaan rekam medis.
Hubungan Ekstern:
 Instalasi Rekam Medis merupakan penyedia informasi kepada
pihak ketiga yaitu Asuransi, Rekanan dan pihak lain.
 Instalasi Rekam Medis juga berkewajiban memberikan laporan
kepada Departemen kesehatan Pemerintah.
49
RS. ”X”
BAB IX
POLA KETENAGAAAN DAN KUALIFIKASI
Dalam upaya mempersiapkan tenaga rekam medis yang handal,
perlu kiranya melakukan kegiatan menyediakan, mempertahankan
sumber daya manusia yang tepat bagi organisasi.
50
RS. ”X”
Atas dasar tersebut perlu adanya perencanaan SDM, yaitu proses
mengantisipasi dan menyiapkan perputaran orang ke dalam, di dalam
dan ke luar organisasi. Tujuannya adalah mendayagunakan sumber-
sumber tersebut seefektif mungkin sehingga pada waktu yang tepat
dapat disediakan sejumlah orang yang sesuai dengan persyaratan
jabatan.
Perencanaan bertujuan untuk mempertahankan dan
meningkatkan kemampuan oganisasi dalam mencapai sasarannya
melalui strategi pengembangan kontribusi.
Adapun pola ketenagaan dan kualifikasi sumber daya manusia di
Instalasi Rekam Medis “x” adalah sebagai berikut :
Tabel 9.1
POLA KETENAGAAN
51
RS. ”X”
INSTALASI REKAM MEDIS RS. “X”
NAMA JABATAN KUALIFIKASI TENAGA YANG

DIBUTUHKAN
FORMAL & INFORMAL
Ka. Instalasi Rekam Medis D III Rekam Medis 1

(Pelatihan ICD 10 +
Pelatihan Pelaporan RS +
Pengalaman Kerja
minimal 5 tahun )
Penanggung jawab DIII Rekam Medis / SLTA 1

Admission Dan Registrasi Plus (Pengalaman
minimal 2 tahun +
Pelatihan Customer
Service)
Penanggung jawab DIII Rekam Medis / SLTA 1

Managemen Rekam Medis Plus (Pengalaman
minimal 2 tahun +
Pelatihan Customer
Service)
Staf Admission DIII Rekam Medis / SLTA 5

Plus (Pelatihan Customer
Service)
Staf Registrasi DIII Rekam Medis / SLTA 6

Plus (Pelatihan Customer
Service)
Staf Assembling dan Indeks DIII Rekam Medis / SLTA 1

Kode Penyakit Plus
(Pelatihan ICD 10)
Staf Penyimpanan dan DIII Rekam Medis / SLTA 2

Distribusi Berkas RM Plus
(Pelatihan Rekam Medis)
Staf Statistik dan Pelaporan DIII Rekam Medis / SLTA 1

Rumah Sakit Plus
(Pelatihan Pelaporan RS)
Jumlah 18
52
RS. ”X”
Kualifikasi Penarikan Calon (Recruitment) dan Seleksi

Karyawan
1. Penarikan Calon (Recruitment) Karyawan
Penarikan calon adalah aktivitas atau usaha yang dilakukan untuk

mengundang para pelamar sebanyak mungkin sehingga Instalasi
Rekam Medis memiliki kesempatan yang luas untuk menemukan calon
yang paling sesuai dengan tuntutan jabatan yang diinginkan.
Penarikan calon dilakukan karena berdasarkan analisa kebutuhan
tenaga, ditemukan jumlah pasien dan kegiatan tidak seimbang
dengan jumlah tenaga yang ada.
Dilihat dari sumbernya penarikan calon dapat dibagi dua yaitu:
1. Dari dalam RS. “x” sendiri (internal resources)

Menarik calon dari dalam RS “x” sendiri (Internal resources)
memiliki keuntungan lebih yaitu calon sudah dikenal dan proses
dapat dilakukan dengan lebih cepat dibanding menarik calon dari
luar RS “x”. Calon nantinya masuk ke Instalasi Rekam Medis
akibat mutasi atau promosi.
Untuk mendapatkan calon pelamar dapat melalui :
 Informasi dari mulut ke mulut
 Berkas-berkas pelamar yang datang sendiri.
 Pengiriman surat pemberitahuan ke seluruh unit kerja akan
adanya kebutuhan tenaga di Unit Rekam Medis.
2. Dari luar RS. “x” (external resources)
53
RS. ”X”
Proses penarikan calon dari luar RS. “x” ini dapat dilakukan
dengan cara :
 Dari mulut ke mulut.
 Iklan media cetak.
 Lembaga-lembaga pendidikan
2. Penyaringan / Seleksi Calon (selection) Karyawan

Seleksi adalah proses menyeleksi pelamar, sehingga Instalasi
Rekam Medis dapat memperoleh karyawan yang paling sesuai dengan
tuntutan jabatan yang diinginkan.
Tahapan seleksi terdiri dari :

A. Umum.
Para pelamar harus melalui proses seleksi umum yang
diselenggarakan oleh pihak rumah sakit.
B. Khusus
Setelah para pelamar lulus proses seleksi secara umum maka
para pelamar diseleksi secara khusus oleh Unit Rekam Medis.
Proses seleksi yang dilakukan oleh Instalasi Rekam Medis ini
menyangkut pengetahuan dan kemampuan dalam menjalankan
fungsi rekam medis. Kompetensi yang harus dimiliki perekam
medis adalah :
1. Pengetahuan tentang manajemen umum dan
kepemimpinan meliputi :
- Peranan sebagai anggota organisasi dalam Institusi
Pelayanan Kesehatan.
- Proses Problem solving
- Proses Pengambilan Keputusan
2. Pengetahuan tentang manajemen rekam medis meliputi :
- Perencanaan dan evaluasi manajemen rumah sakit
54
RS. ”X”
- Prosedur Dokumentasi Rekam Medis

- Sistem Pelaporan Rekam Medis
3. Pengetahuan Hukum kesehatan dan medicolegal
Adalah kemampuan yang harus dimiliki oleh teknisi rekam
medis kaitannya dengan :
- Rahasia jabatan, terutama rahasia pasien.
- Informed consent.
- Keterangan Medis untuk asuransi.
- Visum et repertum.
- Batasan informasi untuk pihak ke III / security informasi.
- Kode etik profesi.
4. Statistik Kesehatan
- Dasar-dasar statistik kesehatan.
- Menyajikan data dan informasi untuk berbagai keperluan
laporan.
5. Pengetahuan tentang Klasifikasi penyakit.
6. Sistem informasi kesehatan
- Penggunaan komputer untuk analisis data menjadi bahan
informasi dan pelaporamn
- Menggunakan program-program statistik untuk
mempersiapkan display informasi (tabel-tabel, diagram-
diagram)
- Menjalankan jaringan informasi dan aksesnya.
- Menjaga keamanan data dan informasi
- Melaksanakan pengaturan indeks pasien dan informasi
untuk pengunjung
- Memasukkan ringkasan pasca pulang, komunikasi home
care.
- Menyiapkan sertifikat penting seperti sertifikat
kelahiran, sertifikat kematian, register handi cap.
7. Sumber daya pelayanan kesehatan
55
RS. ”X”
- Berkomunikasi dengan tenaga kesehatan dari berbagai

profesi
- Mengetahui kriteria dan jenis tenaga kesehatan serta
pengembangan karirnya
- Mengetahui penggunaan informasi kesehatan untuk
rencana anggaran.
8. Manajemen mutu pelayanan
- Penyusunan dan penyajian indikator
- Meneliti kelengkapan rekam medis sebagai upaya
menjaga mutu.
- Menyiapkan data-data untuk keperluan audit
- Menjamin terjaganya rekam medis baik dari keamanan
kelembapan, kebakaran maupun kehilangan.
- Mengambil kembali rekam medis secara cepat untuk
berbagai pelayanan.
- Melaksanakan proses rekam medis sesuai standar
pelayanan rekam medis.
9. Teknologi informasi
- Kemampuan jalankan komputer
- Internet dan berbagai akses LAN
- Gunakan multi media
Bentuk tes yang dilakukan terdiri atas :

1. Tes Tertulis
Tes tertulis diberikan dalam bentuk pilihan ganda terdiri
dari 100 soal, dengan materi soal sesuai dengan
kompetensi yang harus dimiliki teknisi rekam medis seperti
56
RS. ”X”
yang sudah disebutkan sebelumnya. Batas kelulusan

adalah 70% benar.
2. Tes Keterampilan
Tes ketrampilan yang diujikan meliputi :
- Proses rekam medis mulai dari admision, registrasi
sampai assembling
- Penyimpanan dan pengambilan kembali berkas rekam
medis sesuai standar
- Melakukan koding dengan menggunakan ICD X dan
Indeks operasi / tindakan.
3. Tes Kesehatan
Standar yang harus dimiliki oleh teknisi rekam medis :
- Sehat, tidak buta warna.
- Berpenampilan rapi dan menarik (khususnya untuk
admision dan registrasi).
4. Tes Wawancara
Tes ini dilakukan untuk mengetahui peminatan terhadap
penyelenggaraan rekam medis, pandangan terhadap
penyelenggaraan rekam medis yang berorientasi terhadap
kepuasan pelanggan.
57
RS. ”X”
BAB X
PENILAIAN KINERJA SDM
X. 1. Penilaian Kinerja SDM
Pada masa sekarang ini peningkatan produktifitas dan

kualitas kerja menjadi tuntutan dunia bisnis dan industri yang tidak
bisa ditunda lagi bila ingin memiliki daya saing yang memadai
untuk mengatasi persaingan pasar baik ditingkat nasional, regional
maupun global. Gabungan dari kinerja ( hasil kerja ) setiap
karyawan akan menghasilkan kinerja perusahaan secara
menyeluruh.
Untuk menilai kinerja karyawan dibutuhkan instrumen
penilaian kinerja, yang selanjutnya disebut Pedoman Penilaian
Prestasi Kerja Karyawan yang terdapat standart prestasi kerja yang
harus dicapai oleh setiap karyawan. Penilai membuat penilaian atas
dasar skala dengan peringkat ‘baik sekali’ angka 5 (lima) sampai
dengan ‘Buruk’ angka 1 (satu). Aspek yang dinilai terdiri dari tiga
bagian bersifat fundamental, yaitu hasil kerja, kerja sama dan
kepribadian.
Penilaian prestasi kerja ini merupakan instrumen
manajemen yang penting untuk menilai karyawan sebagai dasar
untuk melakukan promosi, mutasi, pelatihan dan pendidikan yang
dibutuhkan, kompensasi, pengakuan dan penghargaan bagi
karyawan.
X.2. Tujuan dan Sasaran
A. Tujuan ( > 1 tahun )

Tujuan pedoman penilaian prestasi kerja karyawan adalah :
58
RS. ”X”
Agar setiap karyawan mengerti standar prestasi kerja

yang harus dicapai dan bagaimana mencapainya, yang
keseluruhannya mengacu pada pelayanan dengan penuh cinta
kasih, sehingga dapat memuaskan konsumen dan selanjutnya
dapat mengatasi persaingan pasar, serta menghasilkan laba
perusahaan yang dapat membuat manajemen mampu untuk
meningkatkan kesejahteraan karyawan dan mewujudkan misi
bersama serta berkelanjutan.
Agar setiap karyawan termotivasi untuk meningkatkan
kemampuan, usaha dan sikap mental positifnya, sehingga dapat
memperoleh keberhasilan dalam karyanya.
Agar tercipta persatuan dan persatuan keluarga besar
Grup Progress dengan dilandasai hubungan yang harmonis
antara atasan dan bawahan, antar rekan kerja dan antar bagian
untuk melayani dengan penuh cinta kasih.
B. Sasaran ( < 1 tahun )
Meningkatkan produktifitas dan kualitas kerja karyawan
serta efisiensi perusahaan.
X.3. Prosedur dan Kebijakan Penilaian Prestasi Kerja
Pada dasarnya penilaian prestasi kerja untuk seluruh

karyawan dibagi atas 3 bagian besar sebagai berikut :
1. Penilaian Staf Pelaksana
2. Penilaian Karyawan dengan Jabatan Kepala Urusan / Sederajat
dan Kepala Seksi / Sederajat
3. Penilaian Karyawan dengan Jabatan diatas Kepala Seksi.
X.3.1.Kriteria Penilaian Prestasi Kerja
A. Hasil Kerja
1. Kecepatan
59
RS. ”X”
Kecepatan dalam menyelesaikan pekerjaan dibandingkan dengan waktu yang telah ditentukan.
Penilaian Cepat Nilai

Sangat Baik Jauh lebih cepat 5
Baik Lebih cepat 4
Cukup Susuai 3
Kurang Lebih lama 2
Buruk Jauh lebih lama 1
Catatan :
- Waktu untuk menyelesaikan pekerjaan diukur dengan time motion study atau
rencana kerja operasional bila tidak dapat diukur dengan time motion study.
- Time motion study dibuatnya sesaui dengan jenis pekerjaannya, serta harus
terlebih dahulu mendapat persetujuan direksi.
2. Ketepatan
Mengerjakan pekerjaan sesuai dengan peraturan perusahaan
(Standar Prosedur Operasional)

Sangat Baik ≥ 99 % 5
Baik 96 % - 98 % 4
Cukup 95 % 3
Kurang 93 % - 94 % 2
Buruk ≤ 92 % 1
3. Banyaknya pekerjaan yang dikerjakan

Mengerjakan jumlah pekerjaan jauh lebih banyak dari volume
pekerjaan yang diharapkan.

Sangat Baik Jauh lebih banyak 5
Baik Lebih banyak 4
Cukup Susuai 3
Kurang Lebih sedikit 2
Buruk Jauh lebih sedikit 1
Catatan :
60
RS. ”X”
Standar jmlah pekerjaan dibuat dan dipertanggungjawabkan oleh

masing-masing kabag sesuai dengan jenis pekerjaannya dan
harus terlebih dahulu mendapat persetujuan direksi.
4. Kepuasan pemakai hasil kerja

Kualitas hasil kerja diukur berdasarkan survey dari kepuasan
pemakai hasil kerja.

Sangat Baik Jauh lebih banyak 5
Baik Lebih banyak 4
Cukup Susuai 3
Kurang Lebih sedikit 2
Buruk Jauh lebih sedikit 1
Catatan :
Atasan langsung bertanggung jawab untuk membuat survey
kepuasan dari para pemakai hasil kerja yang dalam hal ini dieakili
oleh minimal Kaur dari masing-masing bagian.
B. Kerja sama
1. Komunikasi
Menjadi pendengar yang baik, dapat menyampaikan buah
pikirannya (setelah mempertimbangkan pemikiran orang lain)
dengan jelas, lugas dan tepat waktu.
Penilai Pendeng Jelas Lugas Tepat Nila

an ar Waktu i
Yang
61
RS. ”X”
baik
Sangat Selalu Selalu Selalu Selalu 5
Baik
Baik Selalu Selalu Selalu Kadang- 4
kadang
Selalu Selalu Kadang- Selalu 4
kadang
Cukup Selalu Selalu Kadang- Kadang- 3
kadang kadang
Kurang Kadang- Selalu Kadang- Kadang- 2
kadang kadang kadang
Selalu Kadang- Kadang- Kadang- 2
Buruk Kadang- Kadang- Kadang- Kadang- 1
kadang kadang kadang kadang
2. Keterbukaan.
Tulus dalam menerima kritik & saran dan memberikan
pemikirannya konstruktif yang berpengaruh pada kepentingan
perusahaan.
Penilaian Menerima Menerima Memberi Nilai

kritik saran pemikira
n
konstruk
tif
Sangat baik Selalu Selalu Selalu 5
Baik Hampir Selalu Hampir 4
Selalu Selalu
Cukup Kadang- Selalu Kadang- 3
kadang kadang
Kurang Sesekali Hampir Sesekali 2
Selalu
Buruk Sesekali Kadang- Sesekali 1
kadang
62
RS. ”X”
3. Kebanggaan
Bangga bekerja diperusahaan, dalam setiap pemikiran & tindakan
menjaga citra / nama baik perusahaan dan membela kepentingan
perusahaan secara konstruktif.
Penilaian Bangga Jaga citra Membela Nilai
perusaha perusaha
an an
Sangat baik Selalu Selalu Selalu 5
Baik Selalu Hampir Hampir 4
Selalu Selalu
Cukup Selalu Kadang- Kadang- 3
kadang kadang
Kurang Kadang- Kadang- Kadang- 2
Buruk Kadang- Sesekali Sesekali 1
kadang
4. Kepercayaan
Yakin atas kemampuan dan kejujuran yang bersangkutan pada
perusahaan.
Penilaian Yakin Nilai

Sangat Baik Selalu 5
Baik Hampir selalu 4
Cukup Kadang-kadang 3
Kurang Sesekali 2
Buruk Tidak pernah 1
5. Keadilan
Bertindak adil dalam pekerjaannya berdasarkan peraturan dan
urutan kepentingan perusahaan.
Penilaian Bertindak Adil Nilai

63
RS. ”X”

Kurang Sesekali 2
C. Kepribadian
1. Keramahan
Dalam segala situasi selalu ramah murah senyum dan manis budi
bahasanya.
Penilaian Murah Senyum Nilai

Kurang Sesekali 2
2. Kerapihan
Selalu rapih (baik, teratur, bersih) dalam penampilan, cara dan hasil kerjanya.
Penilaian Rapi Nilai
Kurang Sesekali 2
3. Disiplin
Patuh pada peraturan & tata tertib perusahaan dalam
melaksanakan pekerjaannya.
Penilaian Pelanggaran & Nilai

Tata tertib
Sangat Baik Ox 5
Baik 3x 4
Cukup 5x 3
Kurang 7x 2
Buruk >7x 1
64
RS. ”X”
4. Sikap mental positif

Dalam segala situasi, berpikir dan berperilaku positif pada saat
melaksanakan pekerjaannya.
Penilaian Berpikir dan Nilai

berperilaku
Kurang Sesekali 2
5. Inisiatif
Memberikan gagasan yang dapat direalisasikan atau melakukan
tindakan yang diperlukan & bermanfaat bagi perusahaan tanpa
menunggu perintah atasan atau dari manapun juga.
Penilaian Memberikan Nilai

Gagasan
Sangat Baik >3x 5
Baik 3x 4
Cukup 2x 3
Kurang 1x 2
X.4. Peningkatan Kompetensi SDM
Pembinaan/pengembangan kompetensi tenaga rekam medik

dilakukan melalui pendidikan dan pelatihan. Tujuan pendidikan dan
pelatihan adalah untuk meningkatkan kemampuan dan ketrampilan
65
RS. ”X”
pelaksanaan tugas sehingga dapat meningkatkan efektivitas dan

efisiensi kerja.
Pendidikan
- Jenjang pendidikan secara formal untuk petugas di Unit Rekam
Medis adalah sebagai berikut :
 DIII Rekam Medis
 S1 Informasi Kesehatan
 S3 Manajemen Rumah Sakit.
Pelatihan
Pelatihan untuk peningkatan kompetensi tenaga rekam medik
dilaksanakan melalui:
- Inhouse training, yaitu program pelatihan yang diselenggarakan
oleh Rumah Sakit “x”, meliputi:
 Pelatihan Manajemen Umum
 Pelatihan Sistem Dokumentasi
 Pelatihan Manajemen Mutu
 Pelatihan Penyusunan Indikator Kinerja.
 Pelatihan Penyusunan dan Evaluasi Anggaran
 Pelatihan Evaluasi Kinerja
- Eksternal course, yaitu program pelatihan diluar rumah sakit yang

diikuti sesuai dengan kebutuhan dalam upaya meningkatkan mutu
pelayanan rumah sakit khususnya rekam medis.
66
RS. ”X”
BAB XI
PROGRAM ORIENTASI
Program orientasi dilakukan pada seluruh pegawai yang masuk ke

Instalasi Rekam Medis, sebelum orientasi diadakan pre test dan post
tes, berupa soal pilihan ganda 100 soal dengan materi yang meliputi :
1. Penerimaan pasien
67
RS. ”X”
2. Pencatatan
3. Pengolahan data medis
4. Penyimpanan
5. Pengambilan kembali
6. Penyusutan/Pemusnahan
Jadwal Orientasi sesuai tabel dibawah ini :
Tabel 11.1
Tabel Orientasi Umum SDM Instalasi Rekam Medis
HAR MATERI WAKT PENGARAH

I U
A. SEMUA SDM INSTALASI REKAM Ka. IRM
MEDIS
Pengenalan personil 60
Orientasi ruangan dan produk RS. “x” 60
Sosialisasi Misi, Visi dan struktur
60
organisasi RSRP
I
Sosialisasi Misi, Visi dan struktur
60
organisasi IRM
Sosialisasi Peraturan dan Kebijakan RSRP 60
Sosialisasi Peraturan dan Kebijakan IRM 60
Sosialisasi uraian jabatan dan tata
60
hubungan kerja
II Sosialisasi pedoman kerja 60
Sosialisasi keselamatan kerja 60
Sosialisasi indikator kinerja 60
Sosialisasi perencanaan dan evaluasi kerja 60
Sosialisasi teknis kegiatan rekam medis
III 60
sesuai dengan nama dan jabatan
Tabel 11.2
Tabel Orientasi SDM Admission & Registrasi Instalasi Rekam Medis
68
RS. ”X”

I U
B. ADMISSION & REGISTRASI Pj.Admission &
Registrasi
Sosialisasi dasar-dasar 60
berkomunikasi
Penerimaan pasien rawat jalan 60
Penerimaan pasien rawat inap 60
I Penerimaan pasien TTKP 60
Penerimaan pasien rawat inap 60
ODC 6 jam
Penerimaan pasien perusahaan 60
rekanan
Menyiapkan berka RM pasien 60
baru
II Entry data pasien ke dalam 60
komputer
Pencatatan data/registrasi pasien 60
rawat jalan
III
Pencatatan data/registrasi pasien 60
rawat inap
Penerimaan telpon singkat 60
IV Penerimaan telpon panjang 60
Penerimaan telpon pendaftaran 60
Tabel 11.3
Tabel Orientasi SDM Assembling dan Indeks Kode Penyakit

I U
C. ASSEMBLING DAN INDEKS KODE Pj. Manaj.
PENYAKIT RM
Sosialisasi bentuk dan macam formulir 60
rekam medis
Assembling berkas RM rawat jalan 60
I Assembling berkas RM rawat inap ( umum, 60
anak, kebidanan, bayi, ODC )
Menyusun berkas RM rawat inap baru 60
(umum, anak, kebidanan, bayi dan ODC )
II Pemilahan berkas RM yang belum lengkap 60
III Sosialisasi buku ICD X dan Ikopim 60
69
RS. ”X”
Tabel 11.4
Tabel Orientasi SDM Statistik dan Pelaporan Instalasi Rekam Medis

I U
D. STATISTIK DAN PELAPORAN Pj. Manaj.
RM
Cara mencetak sensus harian rawat jalan, 20
I
rawat inap dan penunjang medis.
Rekapitulasi sensus harian rawat jalan 60
Rekapitulasi sensus harian rawat inap 60
II Rekapitulasi sensus harian penunjang 60
medis
Pengisian formulir asuransi, visum et 20
III
repertum dan form perusahaan rekanan
Pengetikan Surat Keterangan Lahir 20
IV
Pengetikan Resume Medis 20
Tabel 11.5
Tabel Orientasi SDM Penyimpanan dan Pendistribusian Berkas RM

I U
E. PENYIMPANAN DAN Pj. Manaj.
PENDISTRIBUSIAN BERKAS REKAM RM
MEDIS
Sosialisasi penerimaan berkas rekam 15
medis.
I
Sosialisasi sistem pendistribusian berkas 15
RM
Sosialisasi sistem penyimpanan dan 40
II
penjajaran
III Sosialisasi sistem perawatan berkas RM 40
70
RS. ”X”
BAB XII
RAPAT
XII.1 Rapat Rutin

Rapat Rutin diselenggarakan pada :
Waktu : Setiap Rabu ke tiga setiap bulan
Jam : 12.00 s.d selesai
Tempat : Ruang Instalasi Rekam Medis
Peserta : Ka. Instalasi Rekam Medis, Pj. Manaj. RM, Pj.
Admission & Registrasi pelaksana Rekam Medis
yang tidak bertugas.
Materi :
1. Evaluasi kinerja Instalasi Rekam Medis.
2. Evaluasi SDM Instalasi Rekam Medis
3. Evaluasi terhadap materi dan pelaksanaan pelayanan
Rekam Medis
4. Perencanaan dan upaya peningkatan kinerja SDM di
Instalasi Rekam Medis.
5. Rekomendasi dan usulan untuk peningkatan kinerja
pelayanan Instalasi Rekam Medis.
Kelengkapan Rapat : Undangan, daftar hadir, notulen rapat,
laporan/rekomendasi/usulan kepada pimpinan
XII.2 Rapat Insidentil

Rapat Insidentil diselenggarakan pada :
Waktu : Sewaktu-waktu bila ada masalah atau sesuatu
hal yang perlu dibahas dan diselesaikan segera.
Jam : Sesuai undangan
Tempat : Sesuai undangan
71
RS. ”X”
Peserta : Ka. Instalasi Rekam Medis, Pj. Manaj. RM, Pj.

Admission & Registrasi pelaksana Rekam Medis
yang tidak bertugas.
Materi : Sesuai dengan masalah yang perlu dibahas.
Kelengkapan rapat : Undangan, daftar hadir, notulen rapat,
laporan/rekomendasi /usulan kepada pimpinan
BAB XIII
PELAPORAN
XIII.1 Laporan Harian

Laporan harian instalasi rekam medis meliputi :
1. Laporan jumlah kunjungan pasien rawat inap
2. Laporan jumlah kunjungan pasien rawat jalan
3. Laporan jumlah pemeriksaan penunjang
4. Laporan rekam medis yang keluar per hari
XIII.2. Laporan Bulanan

Laporan bulanan terdiri dari laporan intern dan extern.
Laporan intern meliputi :
1. Laporan kinerja mutu pelayanan RS. “x”
2. Laporan kinerja mutu pelayanan Instalasi Rekam Medis
3. Laporan produktifitas dokter
Laporan extern dilaporkan ke Dinas Kesehatan terdiri dari :

1. Laporan RL. 2a1 tentang Data Keadaan Penyakit Khusus
Pasien Rawat Inap Rumah Sakit
2. Laporan RL. 2b1 tentang Data Keadaan Penyakit Khusus
Pasien Rawat jalan Rumah Sakit
3. Laporan RL. 2c tentang Data status Imunisasi
72
RS. ”X”
4. Laporan RL. 6 tentang Infeksi Nosokomial
XIII.3. Laporan Tahunan

Instalasi Rekam Medis membuat laporan tahunan terdiri dari :
1. Laporan kinerja mutu pelayanan RS. “x”
2. Laporan kinerja mutu pelayanan Instalasi Rekam Medis
Laporan Intern
Laporan Intern dapat bersifat vertikal dan horisontal.
1. Laporan yang bersifat Vertikal
Laporan yang bersifat Vertikal adalah laporan yang ditujukan
kepada atasan langsung dengan tembusan unit terkait, antara
lain:
a. Laporan kunjungan pasien rawat jalan, inap dan
penunjang.
b. Laporan morbiditas, mortalitas, dan penyakit menular.
c. Laporan tentang efisiensi pelayanan rawat inap, BOR,
LOS, BTO, TOI, GDR, NDR.
d. Laporan berkas rekam medis pasien keluar yang belum
tersimpan/kembali ke Bagian Rekam Medis.
e. Laporan berkas rekam medis yang tidak lengkap.
f. Uraian tugas, petunjuk tugas, daftar cuti, libur di
Instalasi Rekam Medis.
g. Permintaan kebutuhan untuk pelaksanaan kegiatan.
2. Laporan yang bersifat Horisontal
Laporan yang bersifat Horisontal adalah laporan ditujukan
kepada unit-unit lain yang berkaitan di RS. “x”, antara lain:
- Laporan berkas rekam medis pasien keluar yang belum
Laporan Intern dapat berupa laporan rutin dan laporan insidentil.
a. Laporan Rutin meliputi
73
RS. ”X”
1. Laporan kunjungan pasien rawat jalan, inap dan penunjang

2. Laporan morbiditas, mortalitas, dan penyakit menular
3. Laporan tentang efisiensi pelayanan rawat inap, BOR, LOS
4. Laporan berkas rekam medis pasien keluar yang belum
5. Laporan berkas rekam medis yang tidak lengkap
6. Uraian tugas, petunjuk tugas, daftar cuti, libur di Bagian
Rekam Medis.
7. Permintaan kebutuhan untuk pelaksanaan kegiatan.
b. Laporan Insidentil
Adalah laporan mengenai Unit Rekam Medis pada khususnya
dan RS. “x” secara umum yang harus segera dilaporkan karena
berkaitan dengan kinerja rumah sakit, seperti :
- Laporan Asuransi
- Laporan Visum Et Repertum
- Resume
Laporan Ekstern
RESUME SISTEM PELAPORAN RUMAH SAKIT
NAMA FORMULIR KOD PERIODE JADWAL LAPORAN

E LAPORAN
1 2 3 4
Data Kegiatan Rumah Sakit RL1 Triwulan Tanggal 15
Bulan berikutnya
74
RS. ”X”
Data Keadaan Morbiditas RL2a Triwulan Tanggal 15

Pasien Rawat Inap RS Bulan berikutnya
Data Keadaan Morbiditas RL2b Triwulan Tanggal 15

Pasien Rawat Jalan RS Bulan berikutnya
Data Keadaan Penyakit RL2a Bulanan Tanggal 15 Bulan

Khusus Pasien Rawat 1 Berikut
InapRumah Sakit
Data Keadaan Penyakit RL2b Bulanan Tanggal 15 Bulan

Khusus Pasien Rawat Jalan 1 Berikut
Rumah Sakit
Data Status Immunisasi RL2c Bulanan Tanggal 15 Bulan

Berikut
Data Individual Morbiditas Triwulan Tanggal 25 Bulan

Pasien Rawat Inap Sampling
- Pasien Umum RL2.

- Pasien Obstetri 1
- Bayi Baru Lahir/Lahir RL2.

Mati 2
RL2.
3
Data Inventarisasi Pelayanan RL.3 Tahunan Tanggal 15 Januari

Rumah Sakit per 31
Desember
Data Individual Ketenagaan RL4a Tahunan Tanggal 15 Januari

Rumah Sakit per 31
Desember
75
RS. ”X”
Data Peralatan Medik RL5 Tahunan Tanggal 15 Januari

Rumah Sakit per 31
Desember
Data Infeksi Nosokomial RL6 Bulanan Tanggal 15 Bulan

Rumah Sakit Berikut
76

Contoh Pedoman Pengorganisasian RM

Enviado por

Dados do documento

Título original

Direitos autorais

Formatos disponíveis

Compartilhar este documento

Compartilhar ou incorporar documento

Opções de compartilhamento

Você considera este documento útil?

Este conteúdo é inapropriado?

Direitos autorais:

Formatos disponíveis

Contoh Pedoman Pengorganisasian RM

Enviado por

Direitos autorais:

Formatos disponíveis

Instalasi Rekam Medis

Rekam medis berdasarkan sejarahnya selalu berkembang

II.1. Sejarah Rumah Sakit “X”

Rumah Sakit “Y” didirikan pada tahun 1990, oleh Bapak

Sebagai wujud nyata dari cinta kasih yang mendalam, pada

adalah untuk meningkatkan kemampuan mutu pelayanan medik

Selama periode 2002 – 2006 Rumah Sakit “Y” mempunyai berbagai

II.2.1. Terjadi penurunan kinerja produktivitas, baik rawat jalan

rumah sakit menjadi agak sulit karena bila Dokter Spesialis

II.3. Tugas Pokok Dan Fungsi Rumah Sakit “X”

Rumah Sakit “X” merupakan rumah sakit umum dengan

1. Visi : Meningkatkan kualitas kehidupan lahir batin manusia

4. Terbentuknya sumber daya manusia yang memiliki kompetensi

Struktur organisasi “x” efektif berlaku sejak tanggal 1 Maret

Renstra disahkan oleh Ketua Divisi.”X” dipimpin oleh seorang

direktur bagian umum dan keuangan. Struktur organisasi Rumah Sakit

1. Visi Instalasi Rekam Medis

3. T : Tepat dan Terpercaya

Managemen Rekam Medis membawahi 3 pelayanan yaitu Assembling &

Pj. Admission & Pj. Managemen

Penerimaan Penerimaan Assembling Penyimpanan

Staff Staff Staff Staff Staff

VII.1. Kepala Instalasi Rekam Medis

Nama Jabatan : Kepala Instalasi Rekam Medis

 Membagi tugas, memberikan petunjuk serta menyelia

 Merencanakan sumber daya untuk pelaksanaan kegiatan,

 Membuat laporan kinerja pelayanan rumah sakit, sebagai

9. Laporan dan informasi kinerja RS. “x”

3. Membuat dan mengevaluasi prosedur pencatatan rekam

19. Menyelesaikan masalah yang timbul di lingkungan Instalasi

Nama Bawahan Langsung :

2. Penanggung jawab Managemen Rekam Medis serta staf

11 Kepala Unit lain yang Bagian lain Koordinasi tugas

Kondisi Lingkungan Kerja :

N JENIS PELATIHAN PENGALAMAN

VII.2. Penanggung jawab Admission Dan Registrasi

 Membagi tugas dan memberi petunjuk serta mengawasi

 Membuat laporan kegiatan Admission dan Registrasi berupa

4. Ketentuan yang berkaitan untuk penerimaan pasien rekanan.

8. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan untuk

Nama Bawahan Langsung :

Kondisi Lingkungan Kerja :

VII.3. Penanggung jawab Managemen Rekam Medis

3. Menyelia pelaksanaan kegiatan managemen rekam medis serta

Nama Bawahan Langsung :

Kondisi Lingkungan Kerja :

VII.4. Staf Admission

5. Ketentuan yang berkaitan untuk penerimaan pasien umum dan

3. Bertanggung jawab atas pelayanan pendaftaran pasien rawat

Kondisi Lingkungan Kerja :

VII.5. Staf Registrasi

Nama Jabatan : Staf Registrasi

5. Bertanggung jawab atas perangkat kerja.

Kondisi Lingkungan Kerja :

1 DIII Rekam Medis/ - Pelatihan Rekam

VII.6. Staf Assembling Dan Indeks Kode Penyakit

 Menerima berkas rekam medis rawat inap dan rawat jalan

 Memeriksa kelengkapan isi berkas rekam medis

 Menyusun berkas rekam medis sesuai urutan yang telah

 Melengkapi identitas pasien dan nomor rekam medis pada

 Mengkode diagnosa setiap berkas rekam medis pasien yang

 Mengentry kode penyakit.

 Menulis nomor dan nama pasien pada berkas rekam medis