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PROCEDIMIENTO DE GESTION GYM.SGP.PG.

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GESTION DE PROYECTOS Revisión: 0
Fecha: 22/06/2008
CIERRE TÉCNICO ADMINISTRATIVO DEL PROYECTO
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1. OBJETIVO

Realizar todos los pasos necesarios para dar por cerrado el Proyecto al finalizar la ejecución del
mismo, debiendo cumplirse lo siguiente:

9 Que ante el Cliente quede documentado de manera formal, objetiva y precisa que el Proyecto ha
sido concluido correcta y satisfactoriamente para las partes, de acuerdo a lo establecido por el
Contrato en términos del alcance, costo y plazo.

9 Que internamente se realicen todas las labores administrativas necesarias, en cumplimiento de


los lineamientos y políticas de la empresa y de los requisitos de las auditorias internas y externas
aplicables.

2. CIERRE DEL PROYECTO CON EL CLIENTE

2.1. Documentación Requerida

En función de las particularidades de cada Contrato, se deberá suministrar los documentos necesarios
para cumplir con los requerimientos del Cliente para dar por concluido el Proyecto.

El Proyecto acordará con el Cliente, de acuerdo a lo estipulado por el Contrato, los documentos a
ser presentados, los cuales pueden referirse a Entregas de Expedientes Finales, Certificaciones y
Declaraciones Juradas, entre otros.

El siguiente listado no es limitativo ni definitivo; tiene por función guiar en el proceso de cierre de un
Proyecto.

Consolidación del Expediente de Proyecto:

9 Expediente de Memorias de Calculo.


9 Expediente de Normas Utilizadas.
9 Expediente de Especificaciones.
9 Expediente de Planos Como Construido (As Built).
9 Expediente de Certificados y Garantías.
9 Expediente de Procesos Constructivos.

Consolidación del Expediente Administrativo Contable:

9 Consolidado y Cierre de Fianzas Bancarias.


9 Consolidado y Documentación de Cierre de Pólizas de Seguro.
9 Certificados de No Adeudo.
9 Cierre de Documentos de Planillas.
9 Documentos de Conformidad de AFP.
9 Documentos de Aportes Seguros Social.
9 Documentos de Conformidad de Aportes Beneficios Sociales.

Adicionalmente, en Proyectos que sean por administración, es posible que se solicite lo siguiente:

9 Cierre Contable.
9 Consolidado Final de Estados Financieros.
9 Consolidado y Documentado de Instrumentos de Cobranza y Pago.
9 Cierre de Documentos e Instrumentos de Financiamiento.
9 Consolidado y Cierre de Cuentas Bancarias.
9 Cierre de Documentos de Subcontratas.
9 Cierre de Documentos de Compras.

Consolidación del Expediente de Aseguramiento y Control de Calidad:

9 Expediente de Control de Calidad.


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9 Expediente de Control de Cambios.


9 Expediente de Control de No Conformidades y Acciones Correctivas.
9 Expediente de Auditorías.

2.2. Actividades Administrativas

En función de las particularidades de cada Contrato, se deberá cumplir con determinadas actividades
administrativas necesarias para cerrar el Proyecto. El cierre administrativo con el Cliente puede
comprender las siguientes actividades:

9 Emisión de los documentos de cobranza requeridos en función a la Conciliación Técnica y


Contractual Final y evitar la generación de Saldos Contables.
9 Seguimiento a la Cobranza Final.
9 Recuperación del Fondo de Garantía.
9 Solicitud de devolución de todas las fianzas entregadas al Cliente.
9 Devolución de documentación de control suministrada por el Cliente para fines de cierre.
9 Devolución documentada de recursos remanentes e instalaciones facilitadas contractualmente
por el Cliente.
9 Coordinación permanente con los Departamentos de la OP y las Jefaturas de Área del Proyecto
para la entrega formal de todos los documentos requeridos por el Cliente para el Cierre Formal de
las Operaciones.

2.3. Documentación a Obtener

Son los documentos deben obtenerse del Cliente, y que conforman el Expediente Contractual. Estos
pueden referirse a documentación técnica, certificados, etc., y deben a ser mantenidos en el archivo
de Oficina Principal, como sustento ante una eventual auditoría. El siguiente listado no es limitativo
ni definitivo, tiene por función guiar en el proceso de cierre de un Proyecto:

9 Conformidades Diseño – Ejecución.


9 Certificados de Conformidad de Alcance (Acta de Recepción).
9 Certificados de Conformidad de Plazo (Antes del Plazo).
9 Certificado de Cierre de Valorizaciones (No Adeudo).
9 Certificados de Cierre de Procesos de Aseguramiento Calidad.
9 Certificados Complementarios Contractuales de Conformidad.
9 Certificados Administrativos de Cierre de Proyecto.
9 Certificados de Cierre de PdR y GA.
9 Certificados de No Adeudo.
9 Certificados de abandono del sitio o sitios.

El Expediente Contractual será entregado al Gerente de División, quien se encargará de distribuirlos


convenientemente.

3. CIERRE INTERNO DEL PROYECTO

Consiste en el cierre interno con las áreas y departamentos de la oficina principal. Adicionalmente,
y dependiendo de las características del Proyecto, se considera el cierre con terceros (proveedores,
subcontratistas y entidades públicas) y el cierre con socios (en el caso de consorcios, subsidiarias o
asociaciones).

El proceso de cierre empieza con la definición de la organización y recursos para el respectivo cierre
administrativo del Proyecto. Este proceso se inicia aproximadamente 60 días antes de la culminación
del Proyecto y se extiende hasta después de concluido el mismo.
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3.1. Cierre Administrativo con Oficina Principal

Se presenta una guía, de carácter orientativo mas no limitativo, para asegurar un óptimo y oportuno
cierre administrativo, financiero y contable interno del Proyecto. Esta guía establece las actividades a
realizarse entre el Proyecto y los diferentes departamentos de Oficina Principal.

Cierre con el Departamento de Administración

9 Acreditar el cierre con terceros (item 3.2 del presente procedimiento).


9 Cerrar las planillas del personal obrero y entregar sus respectivos certificados de trabajo.
9 Coordinar con la OP el inicio de las conciliaciones financieras y contables.
9 Una vez efectuadas las conciliaciones con la OP, el administrador del Proyecto procederá a
cerrar las cuentas corrientes y a solicitar la anulación de chequeras para finalmente tramitar la
revocatoria de poderes.
9 Coordinar con los responsables del archivo de OP, el envío de la documentación.
9 El Gerente de Proyecto coordinara con el Gerente de División el momento oportuno en el cual el cierre
del Proyecto pasara a ser responsabilidad de OPR (Administración de Proyectos Terminadas).
9 Una vez definidas las actividades de cierre inconclusas, cuya gestión final será trasladada a OPR,
se deberá hacer una evaluación del costo en el que incurriría la Oficina Principal por esta gestión,
para ser deducido del resultado final del Proyecto.

Cierre con el Departamento de Tesorería

9 Al término de las conciliaciones técnicas y contractuales con los subcontratistas y proveedores, el


administrador del Proyecto procederá al cierre de cuentas respectivo y obtendrá los Certificados
de No Adeudos correspondientes.
9 Coordinar la devolución de valores, documentos y fianzas a los proveedores y subcontratistas una
vez conciliadas cuentas y obtenido las Certificaciones de No Adeudo.
9 Coordinar con Tesorería el estado de cuenta de letras por pagar del Proyecto.

Cierre con el Departamento de Contabilidad

9 Conciliar los instrumentos de cargo y abono respectivos.


9 Entrega de los Estados Financieros Finales de Cierre así como los documentos suministrados y no utilizados.

Cierre en el Área de Recursos Humanos

9 El Administrador de Proyecto canalizará la entrega de las Calificaciones de Personal al departamento


de Recursos Humanos.
9 El Administrador de Proyecto informará secuencialmente en cuanto suceda la transferencia del
personal de Proyecto a la oficina principal, así como el cese de servicios del personal contratado
específicamente para el Proyecto.

Cierre en el Departamento de Sistemas y Comunicaciones

9 El Administrador debe hacer llegar un back up del cierre de planilla de obreros SISPO.
9 Hacer la devolución de los equipos y sistemas informáticos y de comunicación.
9 Coordinar con el Gerente de Sistemas y Comunicaciones la finalización de los contratos por
servicios telefónicos, radial, etc.

Cierre en el Área de Equipos y Logística

9 Coordinar la desmovilización de equipos, enseres y facilidades.

3.2. Cierre con Terceros

Se presenta una guía para asegurar un óptimo y oportuno cierre administrativo con proveedores y
subcontratistas, elaborada con fines orientativos y no limitativos.
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Cierre con Proveedores y Subcontratistas

9 El Administrador de Proyecto debe comunicar en forma escrita a los proveedores y subcontratistas,


con quienes a la fecha mantenga saldos pendientes, el cierre del Proyecto, con el objetivo de
establecer la fecha y forma de conciliación y obtener el certificado o constancia de no adeudo.
9 Se recomienda que en la comunicación se reitere el cumplimiento de las obligaciones contractuales
en cuanto a la demostración de cumplimiento de obligaciones del Tercero frente a sus trabajadores
y subcontratistas.

Tratamiento con Entidades Externas

9 El Administrador de Proyecto debe comunicar en forma escrita a las entidades públicas pertinentes
el Cierre de las Operaciones del Proyecto con la finalidad de obtener los documentos de Acreditación
de Cierre de Permisos y/o Licencias, No Adeudos o No Afectos respectivos y evitar contingencias
futuras. Estas son por lo general:

ƒ Ministerio de Trabajo, con respecto al cierre de las planillas de obreros. Ver el documento de
Logística de Personal.
ƒ AFPs, ESSALUD, ONP
ƒ SUNAT, para dar de baja al stock físico de guías de remisión, en coordinación con contabilidad
de OP.
ƒ Conafovicer, Sencico.
ƒ Municipalidades, licencia de funcionamiento, licencia de construcción.
ƒ Empresas de Servicio Público.
ƒ Discamec.
ƒ Dirección General de Hidrocarburos.

3.3. Cierre Administrativo de Consorcios

Comprende las consideraciones a tener en cuenta para un óptimo y oportuno cierre administrativo
con el(los) Socio(s).

Cierre Administrativo y Contable-Tributario

9 Cierre de cuentas corrientes y anulación de chequeras; una vez conciliadas totalmente las cuentas
con el cliente, los proveedores, los subcontratistas, personal, socios y entidades gubernamentales
administrativas tributarias. Para finalmente revocar los poderes legales emitidos.
9 Recabar Certificados de No Adeudo de proveedores, subcontratistas, personal, socios, compañías
de seguros, instituciones bancarias y entidades gubernamentales administrativas tributarias.
9 Coordinar con los Departamentos de Administración y Finanzas de los Socios respectivos, la
devolución de instrumentos financieros, pólizas, etc. y todos aquellos documentos de soporte,
apoyo y/o garantía suministrados por los Socios del Consorcio.
9 Emitir los documentos respectivos que acrediten la distribución de utilidades que correspondan a
los Socios del Consorcio.
9 Frente a las autoridades publicas gubernamentales y tributarias, establecer e informar de
las personas naturales y/o jurídicas que quedaran como responsables de responder frente a
sus requerimientos así como de custodiar la documentación que por ley debe mantenerse en
depósito.
9 Para efectos tributarios de cierre, se deben coordinar las acciones necesarias para compatibilizar
los planes tributarios de los socios, consorcio, asociación, que aseguren una adecuada y correcta
administración de todos los tributos; así como disponer a la persona natural y/o jurídica que
quede como responsable de responder frente a las autoridades respectivas en lo referente al
cumplimiento de presentación de documentación de acuerdo a los requerimientos de ley así como
la obtención de documentos que acrediten los no adeudos y no afectos correspondientes.
9 Una copia de toda la documentación generada como motivo de los dos puntos anteriores deberá
ser entregada a cada uno de los socios (Departamentos de Contabilidad) para los resguardos
pertinentes.
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4. CONSERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN

Al término del Proyecto, es importante discriminar los documentos que, por su importancia técnica,
legal, tributaria y contable, deben ser salvaguardados y entregados al Archivo Central de la Oficina
Principal para su conservación y archivo.

5. MATRIZ DE RESPONSABILIDADES

GD GP OT AD
1. Liderar proceso de Cierre del Proyecto √
2. Consolidación del Expediente del Proyecto √
3. Consolidación del Expediente Administrativo Contable √
4. Consolidación del Expediente Contractual √ √
5. Recepción del Expediente Contractual √
6. Consolidación del Expediente de Aseguramiento y Control de
√ √
Calidad
7. Cierre Administrativo del Proyecto √
8. Definir traslado del cierre a OPR √

GD: Gerente de División


GP: Gerente de Proyecto
OT: Oficina Técnica
AD: Administración

6. REFERENCIAS Y ANEXOS

6.1 Documentos Relacionados

9 GYM.SGP.PG.41 – Gestión Contractual con el Cliente


9 GYM.SGP.PG.54 – Tesorería, Contabilidad y Administración