CENTRO NACIONAL DE

CAPACITACIÓN Y CALIDAD
Coordinación de Informática

Excel 2003
Básico

Material Didáctico
De Apoyo para el Participante
 EXCEL 2003 BÁSICO Índice

Índice:

Presentación................................................................................................................................................. 5

Introducción.................................................................................................................................................. 7

Excel 2003 Básico......................................................................................................................................... 8

Módulo I Fórmulas.................................................................................................................................. 9
MÉTODO PARA CALCULAR VALORES DE LAS FÓRMULAS.....................................................................................9

REFERENCIAS DE CELDA............................................................................................................................................ 9

Referencias relativas..................................................................................................................................................... 10

Referencias absolutas................................................................................................................................................... 10

Referencias mixtas........................................................................................................................................................ 11

FÓRMULAS................................................................................................................................................................... 11

UTILIZACIÓN DE OPERADORES DE CÁLCULO........................................................................................................11

JERARQUÍA DE OPERADORES ARITMÉTICOS:.......................................................................................................12

¿COMO INTRODUCIR UNA FÓRMULA?.................................................................................................................... 13

EDITAR UNA FÓRMULA.............................................................................................................................................. 14

MOVER O COPIAR UNA FÓRMULA............................................................................................................................ 14

COPIAR FÓRMULAS.................................................................................................................................................... 14

COPIADOS RELATIVOS............................................................................................................................................. 14

COPIADOS ABSOLUTOS............................................................................................................................................. 14

CONCATENACION....................................................................................................................................................... 15

COMENTARIOS EN UNA HOJA DE EXCEL:...............................................................................................................15

CAMBIAR LA INFORMACIÓN DE UN COMENTARIO.................................................................................................16

ELIMINAR UN COMENTARIO...................................................................................................................................... 16

MODULO II Funciones............................................................................................................................... 17
ESTRUCTURA DE UNA FUNCION.............................................................................................................................. 17

FUNCIÓN SUMA........................................................................................................................................................... 17

FUNCIÓN PROMEDIO................................................................................................................................................. 18

EL ASISTENTE PARA FUNCIONES DE EXCEL..........................................................................................................18

FUNCION PAGO........................................................................................................................................................... 19

FUNCION “Y”................................................................................................................................................................ 19

FUNCION “O”................................................................................................................................................................ 20

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 FUNCION “SI”.............................................................................................................................................................. 21

Observaciones.............................................................................................................................................................. 21

FUNCIONES MÚLTIPLES DENTRO DE FUNCIONES O ANIDAMIENTO..................................................................21

FUNCIÓN SI (anidada)................................................................................................................................................ 21

FUNCIÓN SI con Y (anidada)...................................................................................................................................... 22

DAR NOMBRE A LAS CELDAS DE UN LIBRO............................................................................................................23

DEFINIR NOMBRES..................................................................................................................................................... 23

SELECCIONAR RANGOS IDENTIFICADOS MEDIANTE NOMBRES O REFERENCIAS DE CELDA.......................23

Módulo III Gráficas.................................................................................................................................. 25

CREACIÓN DE GRÁFICAS.......................................................................................................................................... 26

CREACIÓN DE GRÁFICAS EN UNA HOJA................................................................................................................. 26

SELECCIÓN DE UN TIPO DE GRÁFICA..................................................................................................................... 26

CREAR UNA GRÁFICA................................................................................................................................................ 26

MODIFICACIÓN DE LOS DATOS DE UN GRÁFICO...................................................................................................28

CAMBIAR EL TIPO DE GRÁFICA................................................................................................................................ 28

MODIFICAR SU GRÁFICA........................................................................................................................................... 28

ELIMINAR GRÁFICA.................................................................................................................................................... 28

Módulo IV Base de datos e Impresión................................................................................................... 29

GENERALIDADES SOBRE BASES DE DATOS..........................................................................................................30

¿CÓMO DEFINIR UNA BASE DE DATOS EN EXCEL?...............................................................................................30

ORDENAR UNA LISTA................................................................................................................................................. 30

EXTRACCION DE DATOS............................................................................................................................................ 30

FILTRACIÓN DE LISTAS PARA MOSTRAR ÚNICAMENTE LOS DATOS QUE NECESITA.......................................30

MOSTRAR NUEVAMENTE TODOS LOS DATOS........................................................................................................31

CONFIGURACIÓN DE LAS OPCIONES DE IMPRESIÓN...........................................................................................32

ORIENTACIÓN DE LA PÁGINA.................................................................................................................................... 32

CONFIGURAR MÁRGENES......................................................................................................................................... 32

ENCABEZADOS Y PIES DE PÁGINA.......................................................................................................................... 32

CONFIGURACIÓN DE LA HOJA.................................................................................................................................. 32

IMPRIMIR EL DOCUMENTO........................................................................................................................................ 32

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 EXCEL 2003 BÁSICO

Presentación

El Instituto Mexicano del Seguro Social conjuntamente con el Sindicato

Nacional de Trabajadores del Seguro Social comprometidos con la
superación y actualización del personal, impulsan la Capacitación en materia
de Informática, Humanística, Promocional y de Programas Institucionales
que se vinculen a la solución de los problemas de la operación, favoreciendo
el otorgamiento de servicios de calidad.

En este contexto la Coordinación de Informática del Centro Nacional de

Capacitación y Calidad, cumple con la tarea de elaborar los Materiales de
Apoyo Didáctico del Participante para sustentar los cursos de los planes de
capacitación en Informática que integran el programa de trabajo de esta
Coordinación y que están abiertos a todos nuestros compañeros
trabajadores.

Así, pues, se presenta a continuación el Material de Apoyo Didáctico del

Participante “Excel 2003 Básico”, que ha sido elaborado con la mejor
información, la más actualizada y el sustento pedagógico y didáctico para
que cumpla con el fin para el cual fue elaborado: guiar y ayudar en el
aprendizaje de los trabajadores.
EXCEL 2003 BÁSICO

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 EXCEL 2003 BÁSICO

Introducción

Este material de apoyo didáctico para el participante está estructurado en cuatro Módulos.

Módulo I: Se pueden realizar cálculos con sus datos utilizando fórmulas, las cuales están formadas por
operadores de datos y con frecuencia de funciones. Excel contiene cientos de funciones que puede utilizar
en fórmulas, incluyendo las funciones automáticas, como AutoSuma, que suma los datos de filas o
columnas. El Asistente para funciones hace que resulte fácil para usted crear fórmulas.

Módulo II: Excel 2003 calcula y presenta diferencias entre números, similitudes entre números y cambios
entre números a lo largo del tiempo. Pero los datos en sí no pueden ilustrar estos conceptos. Cuando hace
una presentación o muestra, un avance o modificación de un informe, los datos no pueden ilustrar sus
ideas o percepciones de forma tan eficaz como lo haría una representación gráfica. Con las gráficas, puede
hacer que sus datos se visualicen. Puede crear una gráfica para mostrar los cambios de sus datos en el
tiempo. Puede reorganizar sus datos, incluso después de haberlos representado en una gráfica, o añadir
datos omitidos anteriormente. Con Excel 2003 y el Asistente para gráficos podrá, fácilmente, convertir sus
datos en gráficas dinámicas y utilizarlos en sus presentaciones o informes.

Módulo III: Una de las cosas que probablemente hará con frecuencia en Excel es ordenar y gestionar listas
de datos. Los datos están organizados dentro de una lista, con cabeceras de columna que definen campos
y filas que contienen registros. Un campo es un elemento específico de información de su lista de datos
como por ejemplo, el nombre, la matricula, el puesto y el sueldo. Un registro contiene toda la información
sobre un apartado concreto de su lista. Se denomina base de datos a una lista completa de datos
organizada en campos y registros como por ejemplo, la lista de empleados de su empresa.

Es recomendable que para un buen aprovechamiento de este curso adquiera el conocimiento previo que
le brindan los cursos “Introducción al uso y operación de las Microcomputadoras” y “Windows 2000”, con
lo que seguirá un proceso continuo de enseñanza-aprendizaje.

Es indispensable la práctica cotidiana de los temas tratados en este material de apoyo didáctico, a fin de
que adquiera un mayor dominio de “Excel 2003 Básico”.
EXCEL 2003 BÁSICO

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 EXCEL 2003 BÁSICO

Excel 2003 Básico

Objetivo General: El participante elaborará una hoja de cálculo integrando fórmulas, funciones,
gráficas y manejo de datos, para obtener resultados que resuelvan problemas específicos en sus
actividades laborales.

Dirigido: A todos los trabajadores que requieran de los conocimientos de las hojas de cálculo, para
elaborar gráficas, e informes de bases de datos en sus actividades laborales y personales.

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 EXCEL 2003 BÁSICO

Módulo I Fórmulas

Objetivo Específico: El participante conocerá la estructura adecuada para la creación de fórmulas en

Excel, las jerarquías de los operadores aritméticos para poder introducir una fórmula utilizando algunas
funciones básicas para facilitar el procesamiento de datos y obtener los resultados correctos al realizar
cualquier tipo de operación matemática, estadística, financiera etc.

FORMULAS
Para realizar un cálculo en una hoja de cálculo, se podría utilizar una calculadora de bolsillo y resolver el
problema. Pero, aún mejor, se puede introducir una fórmula en una celda de Excel y tenerla disponible al
instante desde cualquier celda de la hoja para hacer cálculos y modificaciones en el futuro.

Una fórmula es una ecuación dentro de una celda, que calcula un nuevo valor a partir de valores
existentes. Las fórmulas contienen números, valores constantes, operadores matemáticos, referencias a
celdas y ecuaciones ya creadas que se denominan funciones.

MÓDULO I
En este módulo aprenderá a sumar los datos de filas y columnas, a crear fórmulas sencillas y a denominar
rangos para hacer que las fórmulas y referencias sean fáciles de comprender. Aprenderá a copiar, pegar y
desplazar datos con facilidad y el porqué es importante la diferencia entre las referencias absolutas y
relativas cuando se copian o desplazan datos.

Para que se puedan llevar a cabo operaciones numéricas y operaciones de procesamiento de texto más
sofisticadas dentro de las hojas de cálculo. Excel 2003 permite añadir cálculos predefinidos, denominados
funciones, a las fórmulas. Una función es una ecuación predefinida que opera sobre uno o más valores y
devuelve un único valor. Excel incluye una biblioteca con unas 250 funciones de distintas categorías.

MÉTODO PARA CALCULAR VALORES DE LAS FÓRMULAS

Una fórmula es una ecuación que analiza los datos en una hoja de cálculo. Las fórmulas realizan
operaciones con los valores de la hoja de cálculo, como suma, multiplicación y comparación; también
pueden combinar los valores. Las fórmulas pueden hacer referencia a otras celdas en la misma hoja de
cálculo, a celdas en otras hojas de cálculo del mismo libro o a celdas en hojas de otros libros.

Sintaxis de la fórmula

Las fórmulas calculan los valores en un orden específico que se denomina sintaxis. La sintaxis de la
fórmula describe el proceso del cálculo. En Excel, una fórmula comienza por un signo igual (=), seguido
del cálculo que realiza.

REFERENCIAS DE CELDA
Una referencia es la identificación de una celda o rango
de celdas en la hoja de cálculo. También le informa a
Excel en que celdas se deben buscar los valores o
datos que desea utilizar en una fórmula.
EXCEL 2003 BÁSICO

Las referencias de las celdas están basadas en los

encabezados de renglón y columna. Para hacer
referencia a una celda, se escribe la letra de la
columna (A, B, C, etc.) seguida del número de la fila o
renglón (1, 2, 3, etc.). En el ejemplo mostrado
enseguida la referencia para la celda activa es B3, y
esta referencia se despliega en el Cuadro de nombres.

Una fórmula puede hacer referencia a una celda. Si desea que una celda contenga el mismo valor que
otra, introduzca un signo igual seguido de la referencia a la celda. La celda que contiene la fórmula se

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 EXCEL 2003 BÁSICO

denomina celda dependiente ya que su valor depende del valor en la otra celda. Siempre que se cambie la
celda a la que hace referencia la fórmula, cambiará también la celda que contiene la fórmula. Las fórmulas
pueden hacer referencia a celdas, rangos de celdas, a nombres o rótulos que representan a las celdas o
rangos. Celda superior izquierda

Para hacer referencia a un rango de celdas dentro de una

fórmula, se debe especificar la referencia de la celda en
la esquina superior izquierda del rango enseguida dos
puntos (:) y posteriormente la referencia de la celda en la
esquina inferior derecha del rango. Por ejemplo la
referencia para el rango mostrado es A1:D5.
Celda inferior derecha
Por ejemplo:
MÓDULO I

SI USTED DESEA HACER REFERENCIA A: DEBE ESCRIBIR:

La celda de la columna A y el renglón 35 A35
La celda de la columna D y el renglón 3 D3
El rango de celdas del renglón 5 y las columnas B, C, D y E B5:E5
El rango de celdas de los renglones 6,7,8 y 9 y las columnas C, D y E C6: E9
FORMULAS

Existen tres tipos de referencias: → Relativas, Absolutas y Mixtas

Es importante mencionar que el tipo de referencia que se utiliza va a afectar la fórmula cuando ésta se
copie a otro lugar de la hoja de cálculo pero no cuando se posicione (o mueva) en otro lugar.

Referencias relativas
Las referencias relativas son referencias de celdas relacionadas con la posición de la fórmula.
En el ejemplo de la derecha, la celda B2 tiene una fórmula que hace referencia a la celda A5. El valor de la
celda B2 sería entonces 250. Lo que hace Excel es con relación a la
celda B2 cuantas celdas tiene que caminar para llegar a la celda A5.
En este caso es una celda a la izquierda y tres celdas hacia abajo de
B2.
En caso de que se copie una fórmula que utiliza referencias
relativas, Excel ajustará automáticamente las nuevas referencias
para que sean relativas a la
celda en la que está la fórmula
que se copió.
En nuestro ejemplo, si se copia la fórmula de B2 a la celda B3, Excel
hará el mismo procedimiento para determinar el valor de B3, va a
EXCEL 2003 BÁSICO

caminar una celda a la izquierda y tres celdas hacia abajo de B3,

dando como resultado la celda A6.

Referencias absolutas
Las Referencias Absolutas se usan para valores constantes, esto significa que siempre hacen referencia a
celdas ubicadas en una posición específica.

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 EXCEL 2003 BÁSICO

Las referencias absolutas difieren de las relativas porque un signo de pesos ($) antecede al nombre de la
columna y otro más al número de renglón. Esto hace que las referencias absolutas no se ajusten en
automático a otras celdas cuando se copian.
Por ejemplo, si en la celda A1 se tiene el valor del porcentaje de
IVA que es de un 15% y se tiene un rango de celdas con las
ventas del primer trimestre del año.
Si se desea calcular el impuesto de esas ventas se va a crear
una fórmula que multiplique

FORMULAS
las ventas por el porcentaje
de IVA que en este ejemplo
se da en la celda $A$1
(referencia absoluta). La fórmula quedaría como se muestra en la
figura, en la celda C4.
La referencia que indica donde está el impuesto debe ser absoluta,
para que al momento de copiar la fórmula en otras celdas se

MÓDULO I
modifique la referencia de las ventas pero no la referencia del IVA ya
que es el mismo para todos los meses.

Referencias mixtas
Las Referencias mixtas son cuando se pueden combinar las referencias absolutas y relativas, es decir; que
el renglón sea constante (A$1) y la columna no o viceversa ($A1).

Cambiar entre referencias relativas y absolutas.

Si se creó una fórmula con referencias relativas y se desean cambiar a absolutas o viceversa, los pasos
son los siguientes:
Seleccionar la celda que contiene la fórmula con la referencia a cambiar.
Edite la celda presionando la tecla F2.
En la barra de fórmulas seleccione la referencia que desea cambiar.
Presione la tecla F4 cuantas veces sea necesario hasta que la referencia quede como usted la necesita.
Cada vez que se presiona la tecla F4 Excel alterna entre las combinaciones columna absoluta y fila
absoluta ($D$1), columna relativa y fila absoluta (D$1), columna absoluta y fila relativa ($D1) y columna
relativa y fila relativa (D1).
Otra forma de cambiar la referencia es editándola y directamente en la barra de fórmulas teclear el signo
de pesos antes de la letra y/o el número para convertir una referencia relativa a absoluta o en su caso
borrar el signo de pesos antes de la letra y/o el número para convertir una referencia absoluta en relativa.

FÓRMULAS
Una fórmula puede utilizar valores contenidos en las celdas para realizar operaciones como la suma,
resta, multiplicación y división.
EXCEL 2003 BÁSICO

UTILIZACIÓN DE OPERADORES DE CÁLCULO

Excel permite crear fórmulas utilizando uno o más operadores para combinar los números y las referencias
a celdas dentro de una ecuación.
Los operadores especifican el tipo de cálculo que se desea realizar con los elementos de una fórmula.
Microsoft Excel incluye cuatro tipos diferentes de operadores de cálculo: aritmético, de comparación, texto
y referencia.
Los operadores usados en Excel 2003 son los siguientes:

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 EXCEL 2003 BÁSICO

OPERADORES ARITMÉTICOS:

Se utilizan para ejecutar las operaciones matemáticas básicas como suma, resta, multiplicación, o división,
combinar números y generar resultados numéricos. La siguiente tabla contiene los operadores aritméticos:
OPERADOR
OPERACION (EJEMPLO) OPERADOR ARITMÉTICO OPERACION (EJEMPLO)
ARITMÉTICO
+ signo más Suma (3+3) / barra oblicua División (3/3)

- signo menos Resta (3-1), Negación (-1) % signo de porcentaje Porcentaje (20%)

* asterisco Multiplicación (3*3) ^ acento circunflejo Exponenciación (3^2)

() Signos de Agrupación (A1+B2)/(B3-C1)

JERARQUÍA DE OPERADORES ARITMÉTICOS:

MÓDULO I

Las fórmulas calculan los valores en un orden específico. Las fórmulas de Excel siempre comienzan por un
signo igual (=). El signo igual indica a Excel que los caracteres siguientes JERARQUÍA DE
constituyen una fórmula. Detrás del signo igual están los elementos que se OPERADORES
van a calcular (los operandos), separados por operadores de cálculo. Excel
calcula la fórmula de izquierda a derecha, según el orden específico de cada 1° ( )
operador de la fórmula.
2° ^
FORMULAS

Cuando se introduce más de un operador aritmético, Excel sigue las reglas

algebraicas estándar para determinar qué cálculos se llevan a cabo en
3° */
primer lugar dentro de la fórmula. 4° + -
Estas reglas - se denominan orden de evaluación de Excel o jerarquía de operadores - determinan que
las operaciones de potenciación se realizan en primer lugar, los cálculos de multiplicación y división en
segundo lugar y, por último, la adición y sustracción. Si hay más de un cálculo en la misma categoría,
Excel los evalúa de izquierda a derecha.

PRECEDENCIA DE LOS OPERADORES:

Si se combinan varios operadores en una única fórmula, Excel ejecutará las operaciones en el orden que
se indica en la tabla a continuación. Si una fórmula contiene operadores con la misma precedencia (por
ejemplo, si una fórmula contiene un operador de multiplicación y otro de división), Excel evaluará los
operadores de izquierda a derecha.

Uso de paréntesis:
Para cambiar el orden de evaluación, debe escribirse entre paréntesis la parte de la fórmula que se
calculará en primer lugar. Por ejemplo, la siguiente fórmula da un resultado de 11 porque Excel calcula la
multiplicación antes que la suma. La fórmula multiplica 2 por 3 y, a continuación, suma 5 al resultado.
=5+2*3
Por el contrario, si se utilizan paréntesis para cambiar la sintaxis, Excel sumará 5 y 2 y, a continuación,
multiplica el resultado por 3, con lo que se obtiene 21.
=(5+2)*3
EXCEL 2003 BÁSICO

En el siguiente ejemplo, los paréntesis que rodean la primera parte de la fórmula indican a Excel que calcule
B4+25 primero y después divida el resultado por la suma de los valores de las celdas D5, E5 y F5.

=(B4+25)/SUMA(D5:F5)

OPERADORES DE RELACIÓN O DE COMPARACIÓN :

Se pueden comparar dos valores con los siguientes operadores. Cuando se comparan dos valores utilizando estos
operadores, el resultado es un valor lógico: VERDADERO o FALSO.
OP. DE COMPARACIÓN SIGNIFICADO (EJEMPLO) OP. DE COMPARACIÓN SIGNIFICADO (EJEMPLO)
signo igual o
=
12 signo igual Igual a (A1=B1) >= Igual oDE
CENTRO NACIONAL
mayor que
mayor que (A1>=B1)
CAPACITACIÓN Y CALIDAD
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signo igual o
> signo mayor que Mayor que (A1>B1) <= menor que
Igual o menor que (A1<=B1)

< signo menor que Menor que (A1<B1) <> signo distinto de Distinto de (A1<>B1)
 EXCEL 2003 BÁSICO

OPERADORES DE REFERENCIA:
Los operadores de referencia combinan rangos de celdas para los cálculos con los siguientes operadores.

OPERADOR DE
SIGNIFICADO (EJEMPLO)
REFERENCIA
Dos Operador de rango que genera una referencia a todas las celdas
: puntos entre dos referencias, éstas incluidas.
(B5:B15)

, Coma Operador de unión que combina varias referencias en una sola (SUMA(B5:B15,D5:D15))

FORMULAS
Operador de intersección que genera una referencia a celdas
Espacio (B7:D7 C6:C8)
comunes a las dos referencias

OPERADOR DE CONCATENACIÓN DE TEXTO:

Utiliza el signo (&) para unir o concatenar una o varias cadenas de texto con el fin de generar un solo
elemento de texto.

MÓDULO I
OPERADOR DE
SIGNIFICADO (EJEMPLO)
TEXTO
Conecta o concatena dos valores para generar un valor
& "y" comercial
de texto continuo.
("Viento"&"norte")

¿COMO INTRODUCIR UNA FÓRMULA?

Al empezar a escribir una fórmula se activa la barra de fórmulas y con ella los siguientes botones:

Botón Cancelar: Permite cancelar lo que se está escribiendo. Es equivalente a presionar la tecla ESC .
Botón Aceptar: Permite aceptar lo que se está escribiendo. Es equivalente a presionar la tecla Enter.
Botón Modificar: Permite editar una fórmula para modificarla. Es equivalente a presionar la tecla F2.

Los pasos para crear una fórmula son:

Colocarse en la celda que va a

contener la fórmula ( y el
resultado).
Teclear el signo de igual (=).
¡Recuerde que toda fórmula
debe iniciar con éste signo!
Teclear la fórmula.
Enseguida pulsar la tecla Enter

Nota: El no comenzar las fórmulas con el signo de igual hará que Excel interprete la ecuación como un texto,
con lo cual la fórmula quedará sin calcular. Si comete este error tan común, pulse F2 para editar la celda,
presione la tecla inicio para colocarse al comienzo de la fórmula, escriba el signo igual (=) y pulse Enter.
EXCEL 2003 BÁSICO

EDITAR UNA FÓRMULA

Colocarse sobre la celda que contiene la fórmula
Oprimir la función F2
Realizar los cambios necesarios
Enter
MOVER O COPIAR UNA FÓRMULA

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 EXCEL 2003 BÁSICO

Como se mencionó antes, si se mueve una fórmula, las referencias de celda no cambiarán. Si se copia
una fórmula, las referencias absolutas de celda no cambiarán; en cambio las referencias relativas de celda
si cambiarán.

Haga clic en la celda que contiene la

fórmula que desee mover o copiar.
Haga clic en el borde de la selección.
Para mover la celda, arrastre la selección a
la celda que desea.

Nota: ¡Puede copiar las celdas, mantenga presionada la tecla CONTROL mientras arrastra!.

SUGERENCIA También pueden copiarse fórmulas en celdas adyacentes utilizando el controlador de

relleno. Seleccione la celda que contenga la fórmula y, a continuación, arrastre el controlador de relleno al
rango que desee rellenar.
MÓDULO I

COPIAR FÓRMULAS
Colocarse en la fórmula que desea copiar
Clic en el Menú Edición
Copiar
Clic en la celda donde desea copiar la
fórmula
FORMULAS

Menú Edición
Pegar
COPIADOS RELATIVOS
Si se copia una fórmula que utiliza referencias
relativas, se actualizarán las referencias en la
fórmula pegada y se hará referencia a diferentes
celdas relativas a la posición de la fórmula. En el
ejemplo de la derecha, la fórmula en la celda D3 se
ha copiado en la celda D4, D5, D6 y D7. La fórmula
en la celda D4 ha cambiado a =B4*C4, que hace
referencia a las celdas que están dos celda a la
izquierda y una celda a la izquierda de la celda D4.

COPIADOS ABSOLUTOS
Si no desea que cambien las referencias cuando
se copie una fórmula en una celda diferente,
utilice una referencia absoluta. Por ejemplo, si la
fórmula divide la celda F3 entre la celda F9
(=F3/F9) y puede copiarse la fórmula en otra
celda, cambiarán ambas referencias. Puede
crearse una referencia absoluta a la celda
colocando un signo de PESOS ($) delante de las
EXCEL 2003 BÁSICO

partes de la referencia que no cambia. Por

ejemplo, para crear una referencia absoluta a la celda F9, agregue signos de PESOS ($) a la fórmula como
se indica a continuación:

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=F3/$F$9

CONCATENACION
Las fórmulas pueden tener también un operador de texto que es el signo & para unir el contenido de varias

FORMULAS
celdas de texto. Por ejemplo, en un directorio telefónico si la dirección está dividida en calle, número y
colonia cada una en diferente celda y la queremos pasar a una sola celda este operador nos va a ayudar a
hacerlo.

Cuando se quiere unir alguna constante de texto o un espacio en blanco este se concatena con el
operador de texto y se pone entre comillas (“ “) como se muestra en la barra de fórmulas de la siguiente
figura.

MÓDULO I
ESPACIOS EN BLANCO CONSTANTE

COMENTARIOS EN UNA HOJA DE EXCEL:

En Excel también se pueden agregar comentarios a las celdas. Por
ejemplo, si una celda contiene información de un gasto del cual se
necesita factura puede usarse un comentario como el siguiente:

Para introducir dicho comentario deberá seguir éstos pasos:

Seleccione la celda donde desea escribir un comentario.

Seleccionar del menú Insertar el comando Comentario.
Aparecerá la siguiente ventana:

Enseguida teclee la información en el cuadro que aparece. Este

cuadro mostrará en primer lugar el nombre del dueño del
paquete en texto negrito. Al terminar de teclear el mensaje cierre
el cuadro de comentario dando un clic fuera del mismo y se
EXCEL 2003 BÁSICO

cerrará automáticamente.
El comentario aparecerá en el momento en que usted coloque el
ratón sobre la celda que lo contiene.
Si una celda contiene un comentario, en la esquina superior
derecha de la misma aparecerá un triángulo en color rojo que lo
representa.

CAMBIAR LA INFORMACIÓN DE UN COMENTARIO

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 EXCEL 2003 BÁSICO

Si se desea cambiar la información contenida en un comentario deberá seguirse éste procedimiento:

Seleccionar la celda que contiene el comentario

En el menú Insertar seleccionar el comando Modificar Comentario
Se abrirá la caja del comentario para hacer la modificación.

Otra forma de hacerlo es la siguiente:

Clic derecho sobre la celda que contiene el comentario. Aparece un menú contextual.
En el menú contextual seleccionar la opción Modificar Comentario.
Se abrirá la caja del comentario para hacer la modificación.

ELIMINAR UN COMENTARIO
Seleccionar la celda que contiene el comentario que se desea eliminar.
MÓDULO I

En el menú seleccionar el comando Borrar.

Dar un clic en la opción Comentario y el comentario queda eliminado.
FORMULAS

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Coordinación de Informática
 EXCEL 2003 BÁSICO

MODULO II Funciones

Acerca de las funciones para hojas de cálculo, Excel contiene muchas fórmulas predefinidas o
integradas, denominadas funciones. Las funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples o
complejas. La función más común en las hojas de cálculo es la función SUMA, que se utiliza para sumar
rangos de celdas. Aunque puede crearse una fórmula para calcular el valor total de unas pocas celdas
que contengan valores, la función de la hoja de cálculo SUMA calcula varios rangos de celdas.

Las funciones son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos utilizando valores específicos,
denominados argumentos, en un orden determinado o estructura que se denomina sintaxis. Una función
normalmente precede a uno o más argumentos y le ayuda a describir la operación que está realizando.
Un argumento proporciona la información indicando a la función qué datos debe calcular y qué
operaciones debe realizar.

FUNCIONES
ESTRUCTURA DE UNA FUNCION
1. Estructura. La estructura de una función debe comenzar por el signo igual (=), seguido por el nombre
de la función, un paréntesis de apertura, los argumentos de la función separados por
comas y un paréntesis de cierre.

2. Nombre de función. Para obtener una lista de funciones disponibles, haga clic en una celda y oprima

MÓDULO II
el botón “insertar función” en la barra de fórmulas o presione MAYÚSC+F3.

3. Argumentos. Los argumentos son valores que utiliza una función para llevar a cabo operaciones o
cálculos. Los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos como
VERDADERO o FALSO, matrices, valores de error como #N/A, referencias de celda y
nombres. El argumento que se designe deberá generar un valor válido para el mismo.
Los argumentos pueden ser también constantes, fórmulas u otras funciones.

Un ejemplo de una función es la siguiente: =SUMA(A1:A10) Aquí se está sumando el rango de

celdas de A1 hasta A10.

FUNCIÓN SUMA
Suma todos los números en un rango
de celdas

Esta función es la más común en Excel,

por lo cual encuentra regularmente
como un icono en la barra de
herramientas. Para utilizar el icono de
autosuma se debe seleccionar el rango
que se desea sumar y a continuación
en la barra de herramientas dar clic a
EXCEL 2003 BÁSICO

dicho icono. En el ejemplo el rango es

(F3:F7).

Sintaxis: SUMA(número1,número 2,...)

Número1, número2,... son de 1 a 30 argumentos cuyo valor total o suma desea obtener
Posición para el resultado
=Suma (Primer celda a sumar .. Última celda a sumar)
Enter

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FUNCIÓN PROMEDIO
Devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos.
Sintaxis: PROMEDIO(número1,número2, ...)
Número1,número2,... son de 1 a 30 argumentos numéricos cuyo promedio desea obtener.
Observaciones
Los argumentos deben ser números o nombres,
matrices o referencias que contengan números.
Si un argumento matricial o de referencia contiene
texto, valores lógicos o celdas vacías, esos valores
se pasan por alto; sin embargo, se incluyen las
celdas cuyo valor sea 0.
MÓDULO II

SUGERENCIA. Al calcular el promedio de las celdas,

tenga en cuenta la diferencia entre las celdas vacías
y las que contienen el valor cero, especialmente si ha
desactivado la casilla de verificación Valores cero de
la ficha Ver en el cuadro de diálogo Opciones. No se
cuentan las celdas vacías, pero se cuentan los
valores cero. Para ver el cuadro de diálogo
Opciones, haga clic en Opciones del menú
FUNCIONES

Herramientas. Las celdas vacías no se cuentan

pero sí los valores cero.

EL ASISTENTE PARA FUNCIONES DE EXCEL

Puesto que existe una gran variedad y complejidad de algunas funciones, Excel cuenta con un asistente
para funciones que le orientará para su uso adecuado. Usted puede llamar al asistente de funciones
siguiendo los pasos siguientes:

Clic en el botón Insertar función de la barra de fórmulas. Aparecerá el siguiente cuadro de

diálogo:
A la izquierda aparecen las categorías de las
funciones existentes en Excel. En cada categoría aparecen diferentes funciones. En la parte inferior
del cuadro de diálogo se muestra una breve descripción de la función seleccionada.
Seleccionar la función deseada y
dar clic en el botón Aceptar.
Enseguida aparecerá la ventana
“Argumentos de función” en donde
usted podrá teclear o seleccionar los
argumentos de la función.
EXCEL 2003 BÁSICO

En este caso la función seleccionada

es SUMA que devuelve la suma de
todos los números en un rango de
celdas; Puede tener hasta 30
argumentos que se deben teclear en
los cuadros Número1, Número2,
….,Numero 30 o bien se pueden
seleccionar la s celdas con el ratón.
También se puede auxiliar con los
botones de referencia que aparecen a la derecha de cada cuadro.

18 CENTRO NACIONAL DE CAPACITACIÓN Y CALIDAD

Coordinación de Informática
 EXCEL 2003 BÁSICO

Para finalizar presionar Aceptar para ejecutar la función o Cancelar para cerrar la ventana y no
realizar ninguna operación.
Puede utilizar el Asistente para funciones para modificar las funciones en las fórmulas siguiendo los
pasos siguientes:

Seleccione una celda que contenga una fórmula con funcion(es) y, a continuación
haga clic en el botón Insertar función para que aparezca el cuadro
Argumentos.
En la paleta aparecerá la primera función en la fórmula y cada uno de sus
argumentos. Puede modificar la primera función, o modificar otra función
de la misma fórmula, haciendo clic en la barra de fórmulas en cualquier
posición dentro de la función.
Al iniciar en una celda una fórmula con el signo de igual (=), del lado izquierdo
de la barra de fórmulas donde aparece el nombre de la celda se despliega el
menú de funciones presionando la flecha. Enseguida se sigue el

FUNCIONES
procedimiento descrito anteriormente para el asistente de funciones. Este
menú muestra las funciones más utilizadas.

FUNCION PAGO
Calcula el pago de un préstamo basándose en pagos constantes y en una tasa de interés constante.

Sintaxis: PAGO(tasa,nper,va,vf,tipo)

MÓDULO II
Tasa: Es el tipo de interés del préstamo
Nper: Es el número total de pagos del préstamo (en un caso particular el tiempo o número de meses).
Va: Es el valor inicial o actual ( lo que vale ahora la cantidad total de una serie de pagos futuros ).
Vf: Es el valor futuro o un saldo en efectivo que desea lograr después de efectuar el último pago. Si el
argumento vf se omite, se asume que el valor es 0 (es decir, el valor futuro de un préstamo es 0).
Tipo: Es el número 0 (cero) ó 1 e indica el vencimiento de los pagos al inicio o al final del período.
Para pago al inicio = 1, para pago al final = 0 u omitido.

Para aplicar la función siga los siguientes pasos:

Colocarse en la celda en que se desea el reultado y teclear la función
=PAGO(Interés,Tiempo,Préstamo)
Enter

Ejemplo:

TIEMPO: Enumere del 0 al 24 que es el número de

pagos que se harán
INTERESES = Saldo Insoluto Anterior por el Interés
CAPITAL = Pago menos Intereses
SALDO INSOLUTO = Saldo Insoluto Anterior menos
EXCEL 2003 BÁSICO

Capital

FUNCION “Y”
La función Y es una función lógica que devuelve VERDADERO si todos los argumentos son
VERDADERO; y devuelve FALSO si uno o más argumentos son FALSO.
Sintaxis: =Y(valor_lógico1;valor_lógico2; ...)

CENTRO NACIONAL DE CAPACITACIÓN Y CALIDAD

Coordinación de Informática 19
 EXCEL 2003 BÁSICO

Valor_lógico1, Valor_lógico2, ... Son entre 1 y 30 condiciones que se desea comprobar y que pueden
ser VERDADERO o FALSO.
Observaciones:

 Los argumentos deben evaluarse como valores lógicos, como VERDADERO o FALSO, o los
argumentos deben ser matrices o referencias que contengan valores lógicos.

 Si un argumento matricial o de referencia contiene texto o celdas vacías, dichos valores se pasarán
por alto.

 Si el rango especificado no contiene valores lógicos, la función Y devuelve el valor de error #¡VALOR!

FUNCION “O”
La función lógica O devuelve VERDADERO si alguno de los argumentos es VERDADERO; devuelve
MÓDULO II

FALSO si todos los argumentos son FALSO.

Sintaxis: O(valor_lógico1;valor_lógico2; ...)

Valor_lógico1;valor_lógico2,... son entre 1 y 30 condiciones que desea comprobar y que pueden ser
VERDADERO o FALSO.

Ejemplo de éstas funciones:

FUNCIONES

Ejemplo 1: Uso de le función “Y”

Se nos presenta la siguiente lista en

donde se registra un grupo de
alumnos de ambos sexos con sus
calificaciones obtenidas. En la
columna “E” deberán aparecer como
VERDADERO sólo las mujeres que
tengan calificación aprobatoria; los
varones, y las mujeres reprobadas
aparecen con resultado FALSO.

Solución: Puesto que existen dos

condiciones a cumplir:
a) Que sean mujeres.
b) Que estén aprobadas.
Además: Sabiendo que la función “Y”
da resultado VERDADERO siempre
ambas pruebas lógicas sean
verdaderas, por lo tanto, es la función
que necesitamos. En la columna E
colocamos la fórmula: =
Y(C3=”F”,D3>=6) como se
EXCEL 2003 BÁSICO

muestra en la figura.

Ejemplo 2: Uso de la función “O”

En éste ejemplo deseamos que
aparezcan con resultado VERDADERO todas las mujeres, y además los varones que hayan aprobado.
Los varones reprobados aparecerán con resultado FALSO.

Solución: Sabemos que la función “O” da como resultado VERDADERO si por lo menos alguna de sus
pruebas lógicas es verdadera y el resultado es FALSO cuando ambas pruebas lógicas son falsas. La
fórmula que debemos aplicar en la columna F es =O(C3=”F”,D3>=6).

20 CENTRO NACIONAL DE CAPACITACIÓN Y CALIDAD

Coordinación de Informática
 EXCEL 2003 BÁSICO

El resultado obtenido en ambos ejemplos puede verse en la segunda tabla.

FUNCION “SI”
Devuelve un valor si la condición especificada es VERDADERO y otro valor si dicho argumento es
FALSO. Utilice SI para realizar pruebas condicionales en valores y fórmulas.

Sintaxis: =SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)
Para hojas de cálculo y de macros

Prueba_lógica: Es cualquier valor o expresión que pueda evaluarse como VERDADERO o FALSO.
Valor_si_verdadero: Es el valor que se devolverá si prueba_lógica es VERDADERO. Si prueba_lógica
es VERDADERO y se omite el argumento valor_si_verdadero, la función devuelve VERDADERO.
Valor_si_verdadero puede ser otra fórmula.
Valor_si_falso: es el valor que se devolverá si prueba_lógica es FALSO. Si prueba_lógica es FALSO y

FUNCIONES
se omite el argumento valor_si_falso, la función devuelve FALSO. Valor_si_falso puede ser otra fórmula.

Observaciones
Es posible anidar hasta siete funciones SI como argumentos valor_si_verdadero y valor_si_falso para
construir pruebas más elaboradas.

Cuando los argumentos valor_si_verdadero y valor_si_falso se evalúan, la función SI devuelve el valor

MÓDULO II
devuelto por la ejecución de las instrucciones.

Si uno de los argumentos de la función SI es una matriz, cada elemento de la matriz se evaluará cuando
se ejecute la instrucción SI. Cuando alguno de los argumentos valor_si_verdadero o valor_si_falso es una
función que ejecuta una acción, se ejecutan todas las acciones.

=SI(Condición ,Valor verdadero, Valor Falso)

Si la condición se cumple se ejecuta el valor verdadero
Si la condición no se cumple se ejecuta el valor Falso

(Ejemplos y ejercicios

FUNCIONES MÚLTIPLES DENTRO DE FUNCIONES O ANIDAMIENTO

En algunos casos, puede que deba utilizar una función como uno de los argumentos de otra función.
Pueden utilizarse funciones como argumentos de otras funciones. Cuando se utiliza una función como
un argumento, o anidada, deberá devolver el mismo tipo de valor que el que utilice el argumento. Si una
función anidada no devuelve el tipo de valor correcto, Excel presentará el valor de error #¡VALOR!.

Una fórmula puede contener como máximo siete niveles de funciones anidadas. Si la Función B se
utiliza como un argumento en la Función A, la Función B es una función de segundo nivel. Si la Función
B contiene la Función C como un argumento, la Función C será una función de tercer nivel.

La sintaxis de una función comienza por el nombre de la función, seguido de un paréntesis de apertura,
EXCEL 2003 BÁSICO

los argumentos de la función separados por comas y un paréntesis de cierre. Si la función inicia una
fórmula, escriba un signo igual (=) delante del nombre de la función.

FUNCIÓN SI (anidada)
Sintaxis: =SI(cond,x,SI(cond,x,SI(cond,x,SI(cond,x,SI(cond,x,SI(cond,x,SI(cond,x,y)))))))

donde:“x” es el valor verdadero ; “y” es el valor falso

Nota: Sólo se pueden anidar un máximo de 7 funciones.

CENTRO NACIONAL DE CAPACITACIÓN Y CALIDAD

Coordinación de Informática 21
 EXCEL 2003 BÁSICO

(Ejemplos y ejercicios)

FUNCIÓN SI con Y

Sintaxis: =SI(Y(condición1,condición2),valor verdadero, valor falso)

MÓDULO II

Al igual que la función SI anterior el valor verdadero se ejecuta siempre y cuando las dos condiciones
sean verdaderas, en caso contrario, se ejecuta el valor falso.

(Ejemplos y ejercicios).

FUNCIÓN SI con Y (anidada)

Sintaxis:
FUNCIONES

=SI(Y(cond1,cond2),x,SI(Y(cond1,cond2),x,SI(Y(cond1,cond2),x,SI(Y(cond1,cond2),x,SI(Y(cond1,co
nd2),x,SI(Y(cond1,cond2),x,SI(Y(cond1,cond2),x,valor falso)))))))

donde: “x” es el valor verdadero Nota: Solo se pueden anidar un máximo de 7 funciones

(Ejemplos y ejercicios)

FUNCIÓN BUSCARV
Busca un valor específico en la columna más a la izquierda de una matriz y devuelve el valor en la misma
fila de una columna especificada en la tabla. Utilice BUSCARV en lugar de BUSCARH cuando los valores
de comparación se encuentren en una columna situada a la izquierda de los datos que desea encontrar.
Sintaxis

Sintaxis: BUSCARV(valor_buscado;matriz_de_comparación;indicador_columnas;ordenado)

Valor_buscado: Es el valor que se busca en la primera columna de la matriz. Valor_buscado puede ser
EXCEL 2003 BÁSICO

un valor, una referencia o una cadena de texto.

Matriz_de_comparación: Es el conjunto de información donde se buscan los datos. Utilice una

referencia a un rango o un nombre de rango, como por ejemplo Base_de_datos o Lista.
Si el argumento ordenado es VERDADERO, los valores de la primera columna del argumento
matriz_de_comparación deben colocarse en orden ascendente: ...; -2; -1; 0; 1; 2; ... ; A-Z;
FALSO; VERDADERO. De lo contrario, BUSCARV podría devolver un valor incorrecto.
Para colocar los valores en orden ascendente, elija el comando Ordenar del menú Datos y
seleccione la opción "Ascendente".

22 CENTRO NACIONAL DE CAPACITACIÓN Y CALIDAD

Coordinación de Informática
 EXCEL 2003 BÁSICO

Los valores de la primera columna de matriz_de_comparación pueden ser texto, números o

valores lógicos.
El texto escrito en mayúsculas y minúsculas es equivalente.
Indicador_columnas: Es el número de columna de matriz_de_comparación desde la cual debe
devolverse el valor coincidente. Si el argumento indicador_columnas es igual a 1, la
función devuelve el valor de la primera columna del argumento matriz_de_comparación;
si el argumento indicador_columnas es igual a 2, devuelve el valor de la segunda
columna de matriz_de_comparación y así sucesivamente. Si indicador_columnas es
menor que 1, BUSCARV devuelve el valor de error #¡VALOR!; si indicador_columnas es
mayor que el número de columnas de matriz_de_comparación, BUSCARV devuelve el
valor de error #¡REF!

Ordenado: Es un valor lógico que indica si desea que la función BUSCARV busque un valor igual o
aproximado al valor especificado. Si el argumento ordenado es VERDADERO o se omite, la
función devuelve un valor aproximado, es decir, si no encuentra un valor exacto, devolverá el
valor inmediatamente menor que valor_buscado. Si ordenado es FALSO, BUSCARV

FUNCIONES
devuelve el valor buscado. Si no encuentra ningún valor, devuelve el valor de error #N/A.

Observaciones

Si BUSCARV no puede encontrar valor_buscado y ordenado es VERDADERO, utiliza el valor más

grande que sea menor o igual a valor_buscado.

Si valor_buscado es menor que el menor valor de la primera columna de matriz_de_comparación,

MÓDULO II
BUSCARV devuelve el valor de error #N/A.

Si BUSCARV no puede encontrar valor_buscado y ordenado es FALSO, devuelve el valor de error #N/A.

(Ejemplos y ejercicios)

DAR NOMBRE A LAS CELDAS DE UN LIBRO

En Excel, puede asignarse un nombre a una única celda o a un rango de celdas para que sea más
sencillo leer y recordar las fórmulas. Si existen rótulos de columna o de fila en una hoja de cálculo,
puede hacerse referencia directamente a los mismos en la fórmula o bien, pueden utilizarse como
nombres que representen a las celdas asociadas. También puede crearse un nombre que represente a
la misma celda o al mismo rango de celdas en más de una hoja de cálculo.

DEFINIR NOMBRES
Marcar los datos a nombrar
Clic en el menú Insertar > Nombre > Definir…
Teclear el nombre para los datos
Aceptar

SELECCIONAR RANGOS IDENTIFICADOS MEDIANTE NOMBRES O REFERENCIAS DE

CELDA
EXCEL 2003 BÁSICO

PARA SELECCIONAR HAGA ESTO

Un rango de celdas con nombre En el cuadro Nombre, seleccione el rango.

En el cuadro Nombre, seleccione el rango. A

Dos o más rangos con nombre continuación, mantenga presionada la tecla control
y seleccione los demás rangos.

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Coordinación de Informática 23
 EXCEL 2003 BÁSICO

En el menú Edición, haga clic en Ir a. En el cuadro

Celdas específicas que no estén en un rango con
Referencia, escriba la referencia de celda, de la
nombre
celda o del rango.

SUGERENCIA. Excel hará un seguimiento de los cuatro últimos cambios seleccionados mediante el
cuadro Nombre o el comando Ir a. Para regresar a una selección anterior, haga clic en Ir a en el menú
Edición. A continuación, haga clic en la referencia de celda en el cuadro Ir a.

BUSCAR NOMBRE DE DATOS

F5
Marcar el nombre
Aceptar
MÓDULO II

ELIMINAR NOMBRES
Clic en el menú Insertar
Nombre
Definir…
Marcar el nombre a eliminar
Eliminar
Aceptar
FUNCIONES

Para este ejemplo, cámbiese a una hoja

nueva y busque los datos utilizando el
nombre de rango definido como
EMPLEADOS.

EXCEL 2003 BÁSICO

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Coordinación de Informática
 EXCEL 2003 BÁSICO

Módulo III Gráficas

Objetivo Específico: El participante conocerá y aplicará la forma de crear una gráfica utilizando el
asistente para gráficos, así como la forma de editar una gráfica para agregarle títulos, leyendas, valores y
tabla de datos.

Una hoja calcula y presenta diferencias entre números, similitudes entre números y cambios en números
a lo largo del tiempo. Pero los datos en sí no pueden ilustrar estos conceptos. Cuando hace una
presentación o muestra, un avance o modificación de un informe, los datos no pueden ilustrar sus ideas o

GRAFICAS
percepciones de forma tan eficaz como lo haría una representación gráfica.

Con las gráficas, puede hacer que sus datos se visualicen. Puede crear una gráfica para mostrar los
cambios de sus datos en el tiempo, o cómo partes de sus datos se ajustan hasta formar un todo. Puede
reorganizar sus datos, incluso después de haberlos representado en una gráfica, o añadir datos omitidos
anteriormente. Con Excel 2003 y el Asistente para gráficos podrá fácilmente convertir sus datos en

MÓDULO III
gráficas dinámicas y utilizarlos en sus presentaciones o informes.

Cuando representa datos en una gráfica, no siempre obtiene exactamente lo que desea la primera vez.
Tal vez decida que una gráfica circular podría resultar mejor que una gráfica de barras, o que una
gráfica 3-D haría que sus datos resultaran más impresionantes. Tal vez los valores no estén tan visibles
como le gustaría o no llega a ver con claridad las relaciones entre una serie y los rótulos de valores.

Las presentaciones gráficas de Excel son flexibles, así que podrá cambiar su gráfica para que coincida
con lo que desea. En este capítulo aprenderá a modificar su gráfica, cambiar entre tipos de gráficas,
añadir líneas, color y texto y a utilizar los autoformatos de gráficas para ahorrarle los pasos de crear un
conjunto de gráficas estandarizados.
EXCEL 2003 BÁSICO

CENTRO NACIONAL DE CAPACITACIÓN Y CALIDAD

Coordinación de Informática 25
 EXCEL 2003 BÁSICO

CREACIÓN DE GRÁFICAS
Puede crear gráficas de dos formas: en la misma hoja donde se encuentran sus datos o en una hoja de
gráfico aparte en el mismo libro de trabajo. Cuando crea una gráfica en la misma hoja donde se
encuentran sus datos puede ver los datos y el gráfico al mismo tiempo. Cuando crea una gráfica en una
hoja de gráfico aparte en el mismo libro, aún tiene un fácil acceso a la gráfica, pero puede imprimirlo por
separado.

CREACIÓN DE GRÁFICAS EN UNA HOJA

MÓDULO III

Para crear una gráfica en una hoja, seleccione los datos que desea utilizar en la gráfica, y luego pulse el
botón Asistente para gráficos de la barra de herramientas Estándar. El tipo de gráfica que pueda crear
dependerá de los datos que se seleccionen. Su elección podría incluir únicamente una serie de datos en
una gráfica, o una sola fila o columna de datos o varias series, filas o columnas. Las gráficas circulares o de
sectores, por ejemplo, sólo pueden utilizar una serie de datos. Esto significa que no importa cuántas filas y
columnas se seleccionen ya que un gráfico Circular sólo puede visualizar la primera fila o columna de datos.

Sin embargo, una gráfica de barras podría mostrar las tres series de datos seleccionados, así como lo
haría una gráfica de áreas o una gráfica de columnas. La mayoría de los tipos de gráficas pueden
GRAFICAS

visualizar varias series de datos, siempre que los datos sean del mismo tipo.

SELECCIÓN DE UN TIPO DE GRÁFICA

El Asistente para gráficos de Excel incluye varios tipos de gráficas. Dentro de cada uno de estos tipos o
categorías de gráficas puede escoger una variación del tipo básico de gráfica que podría incluir leyendas o rótulos.

Dependiendo del tipo de gráfica que se escoja, podrá obtener diferentes visualizaciones de sus datos.
Las gráficas de Barras y Columnas comparan series de datos, por ejemplo, cifras de ventas para
diferentes regiones o para años diferentes. Las gráficas de Barras muestran la comparación entre
artículos, mientras que las gráficas de Columnas pueden mostrar una comparación sobre el tiempo. Las
gráficas Circulares la relación de las partes con un todo. Las gráficas de Areas son mejores para
mostrar la cantidad de cambios en los valores a lo largo del tiempo. Cuando utilice diferentes tipos de
gráficas conseguirá saber qué tipos de gráficas se adaptan mejor a sus datos.

CREAR UNA GRÁFICA

Marcar los datos que se van a graficar
Clic derecho sobre el nombre de la hoja
de los datos
Clic en la opción Insertar…

EXCEL 2003 BÁSICO

Seleccione: Gráfico

Aceptar

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Coordinación de Informática
 EXCEL 2003 BÁSICO

Seleccionar el Tipo de gráfico: que

desea

Seleccionar el Subtipo de gráfico: que

desea

Siguiente >

GRAFICAS
MÓDULO III
Antes de continuar verifique que las
coordenadas indicadas correspondan a sus
datos a graficar, si no lo son, cancele y vuelva
a empezar.

Siguiente >

Coloque los títulos de la gráfica

(La cantidad de títulos que se colocan depende

del tipo de gráfico que se eligió)

Siguiente >
EXCEL 2003 BÁSICO

En una hoja nueva:

Finalizar

CENTRO NACIONAL DE CAPACITACIÓN Y CALIDAD

Coordinación de Informática 27
 EXCEL 2003 BÁSICO

MODIFICACIÓN DE LOS DATOS DE UN GRÁFICO

Si encuentra que la información de su gráfica es demasiada, es escasa o está equivocada, puede
suprimir o cambiar los datos. Puede suprimir una serie de la gráfica, añadir una fila de datos o cambiar el
orden de las series de datos de su gráfica.

Antes de que pueda realizar cualquier cambio en una gráfica de su hoja necesita activarlo. Una vez
activado, éste queda rodeado por un borde y la barra de menús cambia para que pueda modificar los
datos o añadir líneas y colores.
MÓDULO III

Para suprimir una serie de datos, seleccione la serie y pulse SUPRIMIR. Para añadir una serie de datos a
una gráfica incrustada en una hoja arrastre simplemente los datos hasta la gráfica. Para añadir una serie
de datos en una gráfica de una hoja de gráficos, utilice la orden Datos nuevos del menú Insertar. Para
desplazar una serie hasta una nueva posición de una gráfica puede utilizar la orden Grupo de anillos del
menú Formato.

Incorporación de datos
GRAFICAS

Si está trabajando con una gráfica de una hoja, puede añadirle datos a la gráfica arrastrando los datos
hasta la gráfica o bien utilizando la orden Datos nuevos del menú Insertar. Cuando trabaja con una
gráfica de una hoja de gráficos, la orden Datos nuevos del menú Insertar es la forma más fácil de añadir
datos. Cuando arrastre los datos hasta la gráfica de una hoja, no necesita activar primero la gráfica como
ocurre cuando utiliza el menú Insertar.

CAMBIAR EL TIPO DE GRÁFICA

Seleccione la gráfica
Clic en el icono Asistente para
gráficos
Seleccione un tipo diferente de gráfica
Finalizar

MODIFICAR SU GRÁFICA
Haga doble clic sobre el área que
desea modificar
Cambie los valores deseados
Aceptar

ELIMINAR GRÁFICA
Clic derecho sobre la hoja que
contiene la gráfica
Clic en la opción Eliminar
EXCEL 2003 BÁSICO

Aceptar

Si la gráfica esta en la misma hoja de los datos

Clic sobre la gráfica
Suprimir

28 CENTRO NACIONAL DE CAPACITACIÓN Y CALIDAD

Coordinación de Informática
 EXCEL 2003 BÁSICO

Módulo IV Base de datos e Impresión

Objetivo Específico: El participante conocerá la forma de crear Consultas e Informes de Bases de Datos
utilizando filtros automáticos y avanzados, así como las opciones de configuración de página e impresión.

Una de las cosas que probablemente hará con frecuencia en Excel es ordenar y gestionar listas de datos.

BASE DE DATOS E IMPRESIÓN

Los datos están organizados dentro de una lista, con cabeceras de columna que definen campos y filas
que contienen registros. Un campo es un elemento específico de información de su lista de datos como
por ejemplo, el nombre, matrícula, puesto y sueldo. Un registro contiene toda la información sobre un
apartado concreto de su lista.

Se denomina base de datos a una lista completa de datos organizada en campos y registros como por
ejemplo, la lista de empleados de su empresa.

Siempre que tenga una base de datos con personas, lugares o productos, necesita una forma de filtrarlo
todo y quedarse con la información específica que necesita en cada momento. También necesita poder
ordenar los datos según criterios concretos.

Por ejemplo, si fuera a preparar un informe sobre los empleados que trabajan en el departamento

MÓDULO IV
administrativo, tendría que poder visualizar en su lista únicamente dicho departamento. Excel proporciona
dos herramientas útiles para localizar la información específica de una lista: filtrado y la ordenación.
Con estas herramientas, podrá ordenar y filtrar fácilmente los datos de su hoja.

GENERALIDADES SOBRE BASES DE DATOS

En Microsoft Excel, se puede utilizar una tabla o lista de información como una base de datos. Cuando se
ejecutan tareas en la lista, como búsquedas, clasificaciones o datos subtotales, Excel la reconoce
automáticamente como una base de datos y utiliza los siguientes elementos de la lista para organizar los datos.
Los rótulos de las columnas de la lista son los nombres de los campos en la base de datos y cada
fila de la lista es un registro en la base de datos.
¿CÓMO DEFINIR UNA BASE DE DATOS EN EXCEL?
En Excel no se necesita definir la base de datos como tal. Sólo tiene que escribir los títulos de las
columnas en las celdas y en la siguiente fila empezar a introducir la información de la misma. Por
ejemplo, si desea crear un directorio telefónico con los campos de Nombre, Apellido, Edad, Teléfono,
sólo tiene que teclearlos en Excel quedando de la siguiente manera:
EXCEL 2003 BÁSICO
 EXCEL 2003 BÁSICO

ORDENAR UNA LISTA

Puede reorganizar las filas o las columnas de una lista basándose en los valores de la lista,
ordenándolos. Al ordenarlos, Excel reorganizará las filas, las columnas o las celdas individuales utilizando
el orden que especifique. Pueden ordenarse listas en orden ascendente (del 1 al 9, de la A a la Z) o en
orden descendente (del 9 al 1, de la Z a la A); o bien, pueden ordenarse basándose en el contenido de
una o más columnas.

Como valor predeterminado, Excel ordenará las listas alfabéticamente. Si es necesario ordenar meses y
MÓDULO

semanas según el calendario en lugar de ordenarlos alfabéticamente, utilice un orden personalizado.

También pueden reorganizarse las listas en un orden específico mediante la creación de órdenes
personalizadas. Por ejemplo, si hay una lista que contiene las entradas "Bajo", "Medio" y "Alto" en una
columna, puede crearse un orden que disponga en primer lugar, las filas que contengan "Bajo"; a
IV

continuación, las filas que contengan "Medio" y, por último, las filas que contengan "Alto".

ORDENAMIENTOS
BASE DE DATOS E IMPRESIÓN

Colocarse en la Base de datos

Clic en el menú Datos
Ordenar…
Ordenar por:
Seleccionar el campo por que desea
ordenar
Seleccionar el Orden
Aceptar

EXTRACCION DE DATOS

FILTRACIÓN DE LISTAS PARA MOSTRAR ÚNICAMENTE LOS DATOS QUE NECESITA

Cuando trabaja con una base de datos, necesita encontrar rápidamente la información. Tal vez tenga una
lista con números de teléfono de clientes o códigos de productos y descripciones. Si necesita encontrar
todos los números de teléfono en un código de área o todos los códigos de producto que representan
impresoras, probablemente no querrá examinar toda la lista y escoger
los nombres manualmente. Puede utilizar los nombres de campo de
su base de datos para filtrar sus datos automáticamente y mostrar
únicamente los registros que necesita.
Para hacer esto, seleccione cualquier celda de su lista, y luego utilice la
orden Autofiltro para conectar el filtrado automático. Cuando filtra una
lista automáticamente, puede seleccionar cualquier celda y toda la lista
alrededor de la celda quedará seleccionada, tal como ocurre cuando
utiliza el botón AutoSuma para totalizar un rango automáticamente. Luego
filtre los datos, utilizando los nombres de campo para mostrar únicamente
los registros que necesita. Cuando haya acabado de filtrar los
datos, desconecte el filtrado automático.
FILTROS AUTOMÁTICOS
EXCEL 2003 BÁSICO

Colocarse en la Base de datos

Clic en el menú Datos
Filtro
Autofiltro
Clic en el cuadro combinado del campo a
consultar
Seleccionar una opción
 EXCEL 2003 BÁSICO

MOSTRAR NUEVAMENTE TODOS LOS DATOS

Clic en el cuadro combinado del campo que acaba de
consultar
Elegir la opción todas (es la primera)

MOSTRAR TODOS LOS DATOS CUANDO SE HAN CONSULTADO VARIOS CAMPOS

Clic en el menú Datos

BASE DE DATOS E IMPRESIÓN

Filtro
Mostrar Todo

CONSULTAS PERSONALIZADAS
Clic en cuadro combinado del campo a
consultar.
Elegir la opción (Personalizar...)
Llenar la ventana de acuerdo a los criterios
solicitados
Aceptar

QUITAR LAS MARCAS QUE TIENEN LOS CAMPOS EN LA BASE DE DATOS

Clic en el menú Datos
Filtro

MÓDULO IV
Autofiltro

FILTROS AVANZADOS
Copiar los títulos de la Base de datos dos
veces (en la parte inferior)
Colocar los criterios de extracción debajo
de los primeros títulos que copió
Cambiarse a la Base de datos
Clic en el Menú Datos
Filtro
Filtro avanzado....
Activar la casilla copiar a otro lugar
Rango de la lista: (Coordenadas de la base de datos incluyendo los títulos)
Rango de criterios: (Coordenadas donde colocamos los criterios incluyendo títulos)
Copiar a: (Coordenadas de la segunda fila de títulos que copio)
Aceptar

CONFIGURACIÓN DE LAS OPCIONES DE IMPRESIÓN

EXCEL 2003 BÁSICO

Pocos de los cambios hechos sobre el libro de trabajo son tan destacables como los que se hacen al
utilizar las opciones de impresión. Con la orden Configurar página del menú Archivo es posible controlar
la orientación de la página, la anchura de los márgenes, el texto que aparece en las cabeceras y en los
pies de página y la presencia de extras tales como las líneas de la cuadrícula y las anotaciones de las
celdas. El cuadro de diálogo Configurar página tiene cuatro fichas que sirven para controlar todas las
posibles opciones de impresión.
 EXCEL 2003 BÁSICO

ORIENTACIÓN DE LA PÁGINA ENCABEZADOS Y PIES DE PÁGINA

Clic en el Menú Archivo
Clic en el Menú Archivo
Configurar página...
Configurar página...
Página
Encabezado y pie de página
Orientación
Personalizar encabezado...
MÓDULO

Vertical
Elegir una sección y colocar el texto del
Horizontal
encabezado
Aceptar
Aceptar
IV

CONFIGURAR MÁRGENES Personalizar pie de página...

Clic en el Menú Archivo Elegir una sección y colocar el texto del pie
BASE DE DATOS E IMPRESIÓN

Configurar página... Aceptar

Márgenes
CONFIGURACIÓN DE LA HOJA
Superior:
Izquierdo: Clic en el Menú Archivo
Derecho: Configurar página...
Inferior: Hoja
Centrar en la página Activar las casillas
Horizontalmente Líneas de división
Verticalmente Títulos de filas y columnas
Aceptar Aceptar

IMPRIMIR EL DOCUMENTO
Después de configurar la página
Clic en el Menú Archivo
Imprimir
Copias
Número de copias: Teclear
cuantas
copias necesita
Aceptar
EXCEL 2003 BÁSICO
 Notas Finales

Deseamos que el presente material de apoyo le haya facilitado el aprendizaje de los temas que
componen cada módulo de este evento y que le sea útil para futuras consultas.

Le felicitamos por haber concluido este curso de capacitación, continúe practicando; recuerde que su
habilidad dependerá del manejo cotidiano de esta paquetería.

También le reiteramos que el equipo de Instructores estará en la mejor disposición de apoyarle con
cualquier asesoría en Informática, y le invitamos a que consulte el calendario de cursos y continúe con
este proceso de capacitación, según sus necesidades, en el puesto que desempeña. Las puertas del
Centro Nacional de Capacitación y Calidad estarán siempre abiertas para brindarle el servicio en
Informática que requiera.

Bibliografía: Microsoft Excel 2003 paso a paso, Mc Graw Hill

Excel 2003 Super Book, SAMS Publishing

Microsoft Office 2000 Standard y Profesional, Michael Halvorson y Michael Young

Registrado ante la Secretaría de Educación Pública

Obra Literaria
Registro en Trámite