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O processo de Lições Aprendidas em projeto, o

maior dos desafios de uma organização.

Preocupação frequente e cada vez mais presente em qualquer projeto, o processo de


Lições Aprendidas tem ganhado grande destaque junto às organizações.

O motivo desta necessidade demanda da importância em se atender duas importantes


questões. A primeira diz respeito a garantir que as melhorias implantadas ao longo de um
projeto sejam contempladas, isto é, inseridas como padrão nos próximos a serem
desenvolvidos. Este aspecto possui muita proximidade com a disseminação e
compartilhamento das melhores práticas.

A outra questão diz respeito a evitar que erros ou equívocos em quaisquer atividades se
repitam quando elas voltarem a ser desenvolvidas em novos projetos. Enfim, tem maior
relação com o aprender com os erros cometidos de forma a estruturar ações que previnam
a sua repetição.

Apesar da ciência e entendimento claro sobre a relevância de se estruturar um processo


de lições aprendidas, seja qual for a abordagem adotada, muitas empresas tendem a não
atender os objetivos esperados quanto ao efetivo aprendizado de lições nos projetos que
desenvolvem.

A razão disso decorre de aspectos muito óbvios relacionados ao real entendimento sobre
o que viriam a serem, realmente, essas tais de lições aprendidas. Muitas organizações
tendem a entender que elas sejam simplesmente os registros das principais ações e
decisões tomadas ao longo do desenvolvimento de um projeto.

Outro erro muito frequente, em muitas situações elas são entendidas como algo a ser feito
ao final do projeto, como se fosse possível o aprendizado de algo em um único momento
estanque do mesmo e justamente ao seu final quando até mesmo as memórias das
pessoas passam a serem barreiras para tal.

Diante disso não é raro que empresas promovam encontros entre os profissionais logo
após o encerramento de um projeto e os adotem sob o título de Lições Aprendidas. Muitas
delas chegam a estruturar modelos de formulários com esta denominação, enfatizando a
crença de que o aprendizado acontece a partir da mera explicitação de fatos e registros
em determinados documentos.

Ao que parece o equívoco tende a acontecer, principalmente, pela falha ao se entender


algumas premissas básicas que fundamentam qualquer processo de aprendizado,
sobretudo quando o ambiente considerado demanda os conceitos que garantam a adoção
das boas práticas de gestão de projetos. Sendo assim, cabe destacar:

1. O aprendizado acontece em qualquer momento do projeto e por qualquer integrante,


sendo essencial, no entanto que haja a direta participação da pessoa na atividade a ser
executada. Trocando em miúdos, todos podem aprender, mas devem estar envolvidos na
execução da atividade para tal;

2. Para que as lições sejam aprendidas, o registro é importante, e deve ser considerado ao
longo de todo o projeto, no entanto, o aprendizado só acontecerá a partir das discussões e
compartilhamentos dos conhecimentos tácitos envolvidos, o que nem sempre será
possível de ser explicitado em um documento;

3. A adoção de um modelo único para registro em qualquer momento pontual do projeto


nada mais é que o simples cumprimento pontual de uma demanda específica, isto é quase
como se resumir a “bater um cartão de ponto” ou a “responder uma chamada” para
comprovar sua presença em um projeto.

4. Talvez, o mais difícil, mas certamente o mais óbvio deles, é impossível considerar que
um processo de lições aprendidas possa ser entendido como um sistema de tecnologia de
informação através do qual podem ser consultados documentos que terão alguma
utilidade, hipotética, no desenvolvimento de novos projetos. Enfim um sistema ou
aplicativo jamais poderá ser o processo de Lições Aprendidas, acreditar simplesmente em
um portal, ou algo similar, para tal, é quase como acreditar em saci ou curupira.

O desenvolvimento de um raciocínio evidente sobre o que pode gerar uma lição aprendida
passa necessariamente por considerar aspectos já presentes em qualquer processo que
esteja inserido em um projeto. A partir desta ciência, começa a se torna possível pensar
em algo a respeito que realmente possa ter alguma utilidade.

Para citar apenas um destes aspectos, por exemplo, cabe considerar uma medida básica
a ser adotada por qualquer organização que possui efetivo interesse em estruturar um
processo que potencialize efetivamente as Lições Aprendidas, ela é a gestão de
indicadores.

São eles, os indicadores que servem de ponto de partida para qualquer aprendizado
relevante e efetivo a ser considerado, uma vez que sem os mesmos, como é possível
identificar o andamento do status de um projeto? Sem eles, qualquer registro feito, desde
uma simples ata de reunião, até aos mais bem elaborados documentos de andamento de
projetos, não passa de simples conjunto de informações explicitadas sem real relevância
prática e efetiva para o sucesso de um projeto.

Por José Renato Santiago


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Sobre o autor
José Renato Sátiro Santiago Junior – Professor da Fundação Vanzolini no MBA
Executivo em Gestão de Operações – Produtos e Serviços, na pós-graduação
em Gestão de Projetos em Tecnologia da Informação e no curso de capacitação
de Aplicações para Gestão Estratégica do Conhecimento. Grande experiência no
desenvolvimento de atividades relacionadas à Administração de Empresa, Gestão de
Pessoas, Gestão de Projetos, Inovação e Gestão do Conhecimento. Atuação por mais de
20 anos em empresas nacionais e multinacionais nos segmentos de Óleo e Gás,
Engenharia, Telecomunicações, Construção, Farmacêutico, Eletro-Eletrônico e Bens de
Consumo. Mestre e doutor em Engenharia pela USP com pós-graduação em Marketing
pela ESPM. Autor de dezenas de livros e artigos, dentre os quais se destacam, “Gestão do
Conhecimento – A Chave para o Sucesso Empresarial.”, “Capital Intelectual – O Grande
Desafio das Organizações.” e “Buscando o Equilíbrio”. Administrador do site Boletim do
Conhecimento onde publica artigos e ideias cujo tema central é o Mundo Corporativo, com
cerca de mais de 10.000 leitores semanais.