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PDVSA

MANUAL DE PROYECTOS DE INVERSIÓN DE CAPITAL


VOLUMEN 1

CAPITULO 3 PLANIFICACIÓN DE PROYECTO

PDVSA N° TÍTULO

PIC–01–03–01 ELABORACIÓN DEL PLAN DE EJECUCIÓN DEL


PROYECTO (PEP) V, IV, III, II, Y I

2 DIC.10 REVISIÓN GENERAL 12 M.T. L.T. L.T.

1 OCT.08 REVISIÓN GENERAL 12 M.T. L.T. L.T.

0 DIC.07 Emisión Original 6 M.T. L.T. L.C.

REV. FECHA DESCRIPCIÓN PAG. REV. APROB. APROB.

APROB. Mariana Toro FECHA DIC.10 APROB. Luis Tovar FECHA DIC.10

 PDVSA, 2005 ESPECIALISTAS


PROCEDIMIENTO DE INGENIERÍA Y PROYECTOS PDVSA PIC–01–03–01
REVISIÓN FECHA
ELABORACIÓN DEL PLAN DE EJECUCIÓN
PDVSA DEL PROYECTO (PEP) V, IV, III, II Y I 2 DIC.10
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promover la eficiencia, economía y calidad en sus operaciones, estimular la
observancia de las políticas prescritas y lograr el cumplimiento de su misión,
objetivos y metas, es un deber la participación de todos en el ejercicio de la
función contralora, apoyada por la Ley Orgánica de la Contraloría General de
la República y Sistema Nacional de Control Fiscal, Artículos 35–39”.
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Índice
1 OBJETIVO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
2 ALCANCE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
3 REFERENCIAS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
3.1 Petróleos de Venezuela, S.A. (PDVSA) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
4 DEFINICIONES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
5 RESPONSABILIDADES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
5.1 Gerente / Supervisor de la Región / ACE u ORP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
5.2 Gerente / Supervisor / Líder del Proyecto de ORP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
6 PROCEDIMIENTO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
7 REGISTROS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
8 BIBLIOGRAFÍA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
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1 OBJETIVO
Definir el contenido del documento denominado “Plan de Ejecución del Proyecto”
(PEP), en los proyectos de las Organizaciones Responsables de Proyectos (ORP)
de las Áreas Corporativas Específicas (ACE).

2 ALCANCE
Este procedimiento aplica a todos los proyectos ejecutados por las ORP de las ACE
de PDVSA.

3 REFERENCIAS
3.1 Petróleos de Venezuela, S.A. (PDVSA)
PIC–01–01–00 “Glosario”.
PIC–01–01–02 “Guías de Gerencia de Proyectos de Inversión de Capital
(GGPIC)”.
PIC–01–03–02 “Elaboración de Estructura Detallada Trabajo (EDT)”.
PIC–01–03–03 “Mesas de Trabajo”
PIC–01–03–05 “Codificación de Proyecto y sus Documentos”.
PIC–02–01–03 “Planificación de la Fase Visualizar”.
PIC–02–01–04 “Medición y Control de la Fase Visualizar”.
PIC–02–02–01 “Fase Conceptualizar”.
PIC–02–03–10 “Planificación de la Fase Definir”.
PIC–03–01–20 “Planificación de la Fase Implantar”.

4 DEFINICIONES
Ver Documento PDVSA PIC–01–01–00 “Glosario”.

5 RESPONSABILIDADES
5.1 Gerente / Supervisor de la Región / ACE u ORP
Es el responsable de la implementación de este procedimiento durante las fases
del proyecto.

5.2 Gerente / Supervisor / Líder del Proyecto de ORP


Es el responsable de la aplicación de este procedimiento durante las fases del
proyecto.
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6 PROCEDIMIENTO

Paso
Responsable Actividad
No.
FASE VISUALIZAR
1 Gerente / Supervisor / Recibir, revisar y evaluar:
Líder de la Fase – Plan de Negocio aprobado, entregado por Máxima
Visualizar Autoridad de la Fase Visualizar / ORP.
– Entregar información para elaborar el PEP preliminar
al Líder de Planificación / Analista de Planificación /
Planificador del Proyecto.
2 Líder de Planificación Recibir la información técnica del proyecto y elaborar el
/ Analista de PEP preliminar Clase V de la Fase Visualizar, de
Planificación / acuerdo a la actividad “Preparar Plan de Ejecución
Planificador del Clase V” y el Anexo D.5 de la GGPIC.
Proyecto Presentar al Gerente /Supervisor / Líder de la Fase
Visualizar para su revisión. Una vez revisado, se envía
el PEP a la Gerencia de Planificación y Control de ORP,
para su revisión y comentarios.
3 Gerencia de Recibir, revisar, emitir comentarios y devolver al Líder de
Planificación y Planificación / Analista de Planificación / Planificador del
Control de la ORP o Proyecto el documento para incorporación de
similar comentarios (si aplica).
4 Líder de Planificación Recibir, revisar la información y preparar el Dossier
/ Analista de preliminar de la estrategia general del proyecto, cuyo
Planificación / contenido mínimo debe presentar:
Planificador del 1. Premisas de Planificación del Proyecto.
Proyecto
2. Plan preliminar de Recursos. Ver Anexo B, PDVSA
PIC–02–01–03 “Planificación de la Fase Visualizar”
Presentar el Dossier preliminar de la Fase Visualizar del
proyecto al Gerente / Supervisor de la Fase / Líder de
proyecto.
5 Gerente / Supervisor Revisar y aprobar la información presentada. Si detecta
de la Fase / Líder de observaciones devuelve dossier preliminar al paso
proyecto anterior para modificaciones.
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Paso
Responsable Actividad
No.
6 Líder de Planificación Una vez aprobada y validada la información anterior,
/ Analista de procede con las siguientes actividades:
Planificación / 1. Solicitar código del proyecto. Ver PDVSA
Planificador del PIC–01–03–05” “Codificación de Proyectos y sus
Proyecto Documentos”.
2. Elaborar la Red Lógica y cronograma de Actividades
preliminares Clase V.
3. Elaborar el Plan de Recursos Clase V.
4. Elaborar la curva de avance físico preliminar Clase V.
5. Elaborar la curva preliminar de desembolsos.
Nota: para elaborar los documentos descritos en los
puntos 2, 3, 4 y 5 considerar como modelos los anexos
de los PDVSA PIC–02–01–03 “Planificación de la Fase
Visualizar” y PDVSA PIC–02–01–04. “Medición y control
de la Fase Visualizar”.
6. Solicitar el estimado de costos de la Fase a la
Organización Responsable de Ingeniería de Costos
(ORIC).
Elaborar y emitir PEP clase V y entregar al Gerente /
Supervisor de la fase / Líder del proyecto.
7 Gerente / Supervisor Revisar y aprobar el PEP clase V.
de la Fase / Líder de Presentar el PEP a la Mesa de Trabajo No. 2. Ver
proyecto PDVSA PIC–01–03–03 “Mesas de Trabajo”.
8 Mesa de Trabajo No. 2 Validar el PEP Clase V de la Fase Visualizar y emitir sus
comentarios, de no haber comentarios, conformar y
aprobar el documento.
9 Gerente / Supervisor En caso de no haber comentarios de la Mesa de Trabajo
de la Fase / Líder de No. 2, aprobar el documento y continuar con el siguiente
proyecto paso.
En caso de existir comentarios revisar e incorporar (si
aplica) y devolver a la Mesa de Trabajo No. 2 para validar
el documento.
Distribuir al equipo del proyecto el PEP revisado y
cualquier actualización del mismo, para que el personal
esté alineado con lo indicado en el PEP.
Enviar copia del documento definitivo a la Gerencia de
Planificación y Control de la ORP o similar y a la Máxima
Autoridad de la Fase Visualizar.
Nota: Si durante la ejecución de la Fase, son necesarios
cambios en el alcance del proyecto o cambios en la
estrategia de ejecución, regresar al paso No. 1 e
incorporar los cambios en una revisión del PEP.
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Paso
Responsable Actividad
No.
FASE CONCEPTUALIZAR
1 Máxima Autoridad de Recibir y revisar el Documento Soporte de Decisión 1
la Fase (DSD1), con todos sus anexos e información, entregado
Conceptualizar por la Máxima Autoridad de la Fase Visualizar.
Entregar información para elaborar el PEP al Líder de
Planificación / Analista de Planificación / Planificador del
Proyecto.
2 Líder de Planificación Revisar a información y preparar el Dossier preliminar de
/ Analista de la estrategia del proyecto, cuyo contenido mínimo debe
Planificación / presentar:
Planificador del 1. Premisas de Planificación del Proyecto.
Proyecto
2. Plan de Recursos. Ver Anexo B, PDVSA
PIC–02–02–01 “Planificación de la Fase
Conceptualizar”.
3. Presentar el Dossier preliminar de la Fase
Conceptualizar del proyecto al Gerente / Supervisor
de la Fase / Líder de proyecto.
3 Gerente / Supervisor Revisar y aprobar la información presentada, si detecta
de la Fase / Líder de observaciones devuelve al paso anterior para
proyecto modificaciones, en caso contrario, entregar al Líder de
Planificación/Analista de Planificación/Planificador del
proyecto.

4 Líder de Planificación Elaborar el PEP Clase IV de la Fase Conceptualizar, de


/ Analista de acuerdo a la actividad “Preparar Plan para
Planificación / Conceptualizar y definir” y el Anexo D.5 de la GGPIC.
Planificador del Presentar al gerente de ORP para su revisión. Una vez
Proyecto culminada la revisión, se envía el PEP a la Gerencia de
Planificación y Control de ORP, para su revisión y
comentarios.
5 Gerencia de Revisar y emitir comentarios, si aplica, y devolver el
Planificación y documento para incorporación de comentarios.
Control de la ORP o
similar
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Paso
Responsable Actividad
No.
6 Líder de Planificación Una vez aprobada y validada la información anterior,
/ Analista de procede a elaborar los documentos siguientes:
Planificación / 1. Red Lógica y cronograma de Actividades
Planificador del preliminares Clase IV.
Proyecto
2. Plan de Recursos Clase IV.
3. Curva de avance físico Clase IV.
4. Curva de Desembolsos.
5. Estimado de costos de la Fase.
6. Nota: Una vez culminada la Ingeniería Conceptual
del proyecto, se incorpora en el PEP la EDT de la
opción seleccionada.
Emitir el PEP clase IV y entregar al Gerente / Supervisor
de la Fase / Líder de proyecto.
7 Gerente / Supervisor Revisar y aprobar el PEP clase IV.
de la Fase / Líder de Presentar el PEP a la Mesa de Trabajo No. 4. Ver
proyecto PDVSA PIC–01–03–03 “Mesas de Trabajo”
8 Mesa de Trabajo No. 4 – Validar el PEP Clase IV y emitir sus comentarios. de
no haberlos, enviar al Gerente / Supervisor de la Fase
/ Líder de proyecto.

9 Gerente / Supervisor En caso de no haber comentarios de la Mesa de Trabajo


de la Fase / Líder de No. 4, aprobar el documento y continuar con el siguiente
proyecto paso.
En caso de existir comentarios revisar e incorporar (si
aplica) y devolver a la Mesa de Trabajo No. 4 para validar
el documento.
Distribuir al equipo del proyecto el PEP revisado y
cualquier actualización del mismo, para que el personal
esté alineado con lo indicado en el PEP.
Enviar copia de documento definitivo a la Gerencia de
Planificación y Control de la ORP o similar y a la Máxima
Autoridad de la Fase Conceptualizar.
Nota: Si durante la ejecución de la Fase, son necesarios
cambios en el alcance del proyecto o cambios en la
estrategia de ejecución, regresar al paso No. 1 e
incorporar los cambios en una revisión del PEP.
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Paso
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No.
FASE DEFINIR
1 Máxima Autoridad de Recibir y revisar el Documento Soporte de Decisión 2
la Fase Definir (DSD2), con todos sus anexos e información, entregado
por la Máxima Autoridad de la Fase Conceptualizar.
Entregar información para elaborar el PEP al Líder de
Planificación / Analista de Planificación / Planificador del
Proyecto.
2 Líder de Planificación Revisar la información y preparar el Dossier preliminar
/ Analista de de la estrategia del proyecto, cuyo contenido mínimo
Planificación / debe presentar:
Planificador del 1. Premisas de Planificación del Proyecto.
Proyecto
2. Estructura Detallada de Trabajo (EDT), ver Anexo B,
PDVSA PIC–01–03–02 “Elaboración de la Estructura
Detallada de Trabajo”
3. Plan de Recursos. Ver Anexo B, PDVSA
PIC–02–03–10 “Planificación de la Fase Definir”
4. Presentar el Dossier preliminar de la Fase Definir del
proyecto al Gerente / Supervisor de la Fase / Líder de
proyecto.
3 Gerente / Supervisor Revisar y aprobar la información presentada y entregar
de la Fase / Líder de al Líder de Planificación/Analista de
proyecto Planificación/Planificador del proyecto.
Si detecta observaciones, devolver dossier preliminar al
paso anterior para modificaciones.
4 Líder de Planificación Elaborar el PEP Clase II de la Fase Definir, de acuerdo
/ Analista de a la actividad “Desarrollar en detalle el plan de
Planificación / ejecución, PEP clase II” y el Anexo D.5 de la GGPIC.
Planificador del Presentar al gerente de ORP para su revisión. Una vez
Proyecto culminada la revisión, se envía el PEP a la Gerencia de
Planificación y Control de ORP, para su revisión y
comentarios.
5 Gerencia de Revisar y emitir comentarios, si aplica, y devolver el
Planificación y documento para incorporación de comentarios.
Control de la ORP o
similar
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Paso
Responsable Actividad
No.
6 Líder de Planificación Una vez aprobada y validada la información anterior,
/ Analista de procede a elaborar los documentos siguientes:
Planificación / 1. Red Lógica y cronograma de Actividades Clase II.
Planificador del
Proyecto 2. Plan de Recursos Clase II.
3. Curva de avance físico Clase II.
4. Curva de Desembolsos.
5. Estimado de costos de la Fase.
6. Elaborar la EDT clase II.
Emitir el PEP clase II y entregar al Gerente / Supervisor
de la fase / Líder del proyecto.
Nota: El PEP Clase III se elaborará en aquellos casos
de requerirse aprobación de fondos para iniciar la
procura temprana de materiales y equipos mayores de
largo tiempo de entrega (LTE).
7 Gerente / Supervisor Revisar y aprobar el PEP clase II.
de la Fase / Líder de Presentar el PEP a la Mesa de Trabajo No. 6.
proyecto
8 Mesa de Trabajo No. 6 Validar el PEP Clase II y emitir sus comentarios. De no
haber comentarios, lo envía al Gerente / Supervisor de
la Fase / Líder de proyecto.

9 Gerente / Supervisor En caso de no haber comentarios de la Mesa de Trabajo


de la Fase / Líder de No. 6, aprobar el documento y continuar con el siguiente
proyecto paso.
En caso de existir comentarios revisar e incorporar (si
aplica) y devolver a la Mesa de Trabajo No. 6 para validar
el documento.
Distribuir al equipo del proyecto el PEP revisado y
cualquier actualización del mismo, para que el personal
este alineado con lo indicado en el PEP.
Enviar copia de documento definitivo a la Gerencia de
Planificación y Control de la ORP o similar y a la Máxima
Autoridad de la Fase Definir.
Nota: Si durante la ejecución de la Fase, son necesarios
cambios en el alcance del proyecto o cambios en la
estrategia de ejecución, regresar al paso No. 1 e
incorporar los cambios en una revisión del PEP.
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Paso
Responsable Actividad
No.
FASE IMPLANTAR
1 Máxima Autoridad de Recibir y revisar el Documento Soporte de Decisión 3
la Fase Implantar (DSD3), con todos sus anexos e información, entregado
por la Máxima Autoridad de la Fase Definir.
Entregar información para elaborar el PEP al Líder de
Planificación / Analista de Planificación / Planificador del
Proyecto.
2 Líder de Planificación Revisar la información y preparar el Dossier preliminar
/ Analista de de la estrategia del proyecto, cuyo contenido mínimo
Planificación / debe presentar:
Planificador del 1. Premisas de Planificación del Proyecto.
Proyecto
2. Estructura Detallada de Trabajo (EDT) ver Anexo B,
PDVSA PIC–01–03–02.
3. Plan preliminar de Recursos. Ver Anexo B, PDVSA
PIC–03–01–20 “Planificación de la Fase Implantar”.
Presentar el Dossier preliminar de la Fase Implantar del
proyecto al Gerente / Supervisor de la Fase / Líder de
Proyecto
3 Gerente / Supervisor Revisar y aprobar la información presentada. Si detecta
de la Fase / Líder de observaciones devuelve dossier preliminar al paso
proyecto anterior para modificaciones.

4 Líder de Planificación Elaborar el PEP Clase I, de acuerdo a la actividad


/ Analista de “Preparar en detalle Plan de Ejecución, PEP Clase I” y
Planificación / anexo D.5 de la GGPIC.
Planificador del Presentar al Gerente de ORP para su revisión. Una vez
Proyecto culminada la revisión, se envía el PEP a la Gerencia de
Planificación y Control de ORP, para su revisión y
comentarios
5 Gerencia de Revisar y emitir comentarios, si aplica, y devolver el
Planificación y documento para incorporación de comentarios.
Control de la ORP o
similar
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Paso
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No.
6 Líder de Planificación Una vez aprobada y validada la información anterior,
/ Analista de procede a elaborar los documentos siguientes:
Planificación / 1. Red Lógica y cronograma de Actividades Clase I.
Planificador del
Proyecto 2. Plan de Recursos Clase I.
3. Curva de avance físico Clase I.
4. Curva de Desembolsos.
5. Elaborar EDT Clase I
Emitir el PEP Clase I y entregar al Gerente / Supervisor
de la fase / Líder del proyecto.
6 Gerente / Supervisor Revisar y aprobar el PEP.
de la Fase / Líder de Presentar el PEP a la Máxima Autoridad de la ORP.
proyecto
7 Máxima Autoridad de Validar el PEP Clase I y emitir sus comentarios (Si
la ORP aplica), de no haber comentarios, lo envía al Gerente /
Supervisor de la Fase / Líder de proyecto.
De existir comentarios devolver al Gerente / Supervisor
de la Fase / Líder de proyecto, para incorporar los
mismos.
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Paso
Responsable Actividad
No.
8 Gerente / Supervisor Distribuir al equipo del proyecto el PEP aprobado, a fin
de la Fase / Líder de de que sirva de base para la ejecución del proyecto y
proyecto para que el personal esté alineado con lo indicado en el
PEP.
Enviar copia de documento definitivo a la Gerencia de
Planificación y Control de la ORP o similar.
Nota: Si durante la ejecución de la Fase, son necesarios
cambios en el alcance del proyecto o cambios en la
estrategia de ejecución, regresar al paso No. 1 e
incorporar los cambios en una revisión del PEP. Ejecutar
el proyecto siguiendo la estrategia del PEP Clase I de la
Fase Implantar. Al finalizar el proyecto, el PEP pasa a
formar parte de los documentos anexos al informe de
cierre del proyecto.
Nota 2: Los Planes de Ejecución del Proyecto del
Contratista (PEPC) deben ser consistentes con el PEP
del Proyecto. Debe abarcar al menos, las mismas
consideraciones tomadas en cuenta en el PEP con las
limitaciones apropiadas de alcance y detalles
ampliados. El equipo del proyecto debe tener en sus
manos todos los PEPC preparados por los contratistas
licitantes durante el período de selección, para entender
claramente las intenciones del contratista en cuanto a la
ejecución del trabajo. Ellos pueden ser evaluados como
parte del proceso de análisis de las ofertas y el PEP del
contratista ganador podrá mejorarse, si fuese requerido.
Inmediatamente después de otorgar el contrato,
secciones apropiadas del PEP deben ser entregadas al
contratista para confirmar su planificación inicial y el
equipo del proyecto deberá coordinar con el contratista
para el logro de PEP compatibles.

7 REGISTROS
– El Plan de Ejecución del Proyecto (PEP).
– Dossier de la Planificación de la fase.

8 BIBLIOGRAFÍA
PIC–01–01–02 “Guía de Gerencia para Proyectos de Inversión de Capital de
Ingeniería y Proyectos (GGPIC)”
PIC–01–03–04 “Elaboración de Planes Maestros”.

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