I- ADMINISTRACIÓN

Cuando tomamos la decisión de formar nuestra empresa, con el ánimo

de no depender de un empleo, de complementar nuestros ingresos o de
explotar una serie de conocimientos que por herencia o acumulación de
experiencia hemos obtenido, nos vemos en aprietos para contestar el
cómo empezar?
Con al ayuda del presente texto vamos a disipar todas esas dudas, y
muchas otras que se nos van presentando en el transcurrir y normal
desarrollo de nuestros negocios.
Los cambios frecuentes en el volumen de producción generan
inestabilidad en el empresario, un mal manejo y desprotección laboral
problemas en la selección y desarrollo de personal.
Es evidente la desventaja de las empresas no formalizadas con respecto
a las que tienen enmarcada su actividad mercantil o empresarial
dentro de las normas legales vigentes. Por ello, existe cada vez un
mayor interés de os empresarios por llevar a cabo los pasos tendientes a
la legalización. dicho proceso se adelanta a partir de lo establecido en
las leyes comerciales, laborales y tributarias.

El empresario

Concepto
El empresario es quien se dedica a la actividad económica organizada
para la producción, transformación, comercialización, administración o
custodia de bienes, o para la prestación de un servicio; actividad que
puede realizar a través del llamado Establecimiento de Comercio.
La ley de comercio aplica el concepto de empresario a quien está
dedicado a una forma habitual a la actividad de la industria, el
comercio de servicios, mediante los llamados actos mercantiles.
Se consideran actos, operaciones y empresas mercantiles actividades
como: las empresas de fabricación, transformación, manufactura y
comercialización de bienes; la compra y venta de mercancía, el
arrendamiento y subarrendamiento de bienes inmuebles; la compra y
venta de establecimiento de comercio; la intervención como asociado en
la constitución de sociedades comerciales; la negociación de títulos
valores; las operaciones bancarias, de bolsa y de martillo; el corretaje,
las agencias de negocios y la representación de firmas nacionales o
extranjeras; la explotación o prestación de servicios de puertos, muelles
puentes, vías y campos de aterrizaje, las actividades de las empresas de
seguros, el transporte de cosas o personas a título oneroso; las
empresas de deposito, de propaganda y las demás dedicadas a la
prestación de servicios; las empresas de obras o construcciones,
reparaciones, montajes, instalaciones u ornamentaciones; las empresas
para el aprovechamiento y la explotación mercantil de las fuerzas o
recursos de la naturaleza; las empresas promotoras de negocios y las de
compra, venta, administración, custodia o comercialización de bienes;
las empresas de construcción, reparación y venta de vehículos para
transporte por tierra, agua, aire, y sus accesorios y los demás actos y
contratos regulados por la ley.
La actividad empresarial requiere cada día una mejor organización, la
cual se cumple en la medida en que el empresario logre ajustar esta
actividad a las diferentes normas mercantiles.
Clases de empresarios Teniendo en cuenta la persona que ejerce una
actividad mercantil, se pueden distinguir dos clases de empresarios:

Las personas naturales

El empresario como persona natural es aquel individuo que

profesionalmente se ocupa de alguna de las actividades que la ley
considera mercantiles. La totalidad de su patrimonio, incluyendo el
personal y familiar, sirve como prenda de garantía por la totalidad de
las obligaciones que adquiera en desarrollo de la actividad de la
empresa.

Las personas jurídicas

Una persona jurídica es una persona ficticia, capaz de ejercer derechos

y contraer obligaciones y de ser representada judicial y
extrajudicialmente: Las sociedades son comerciales cuando contemplan
dentro de su objeto social la ejecución de una o más actividades
mercantiles y adquieren personería jurídica cuando se constituyen por
escritura pública.

Establecimiento de comercio

De acuerdo con el artículo 515 del Código de Comercio, se define un

establecimiento de comercio como un conjunto de bienes organizados
por el empresario para realizar los fines de la empresa. Una misma
persona podrá tener varios establecimientos de comercio y, a su vez, un
solo establecimiento de comercio podrá pertenecer a varias personas y
destinarse al desarrollo de diversa actividades comerciales.
De acuerdo con el artículo 516 del Código de Comercio los
establecimientos de comercio están conformados por:
La enseña o nombre comercial y las marcas de los productos o servicios
producidos por el empresario.
. Los derechos del empresario sobre las invenciones o creaciones
industriales o artísticas que se utilicen en las actividades del
establecimiento.
. Las mercancías en almacén o en proceso de elaboración
( inventarios), los créditos y los demás valores similares (cuentas por
cobrar)
. El mobiliario y las instalaciones.
 . Los contratos de arrendamiento ( en el caso de no funcionar en
lugares propios)
. Derecho de proteger la desviación de la clientela, la fama comercial,
mediante las acciones ante las autoridades administrativas o judiciales
y competentes para ello.
. Los derechos y obligaciones mercantiles derivados de las actividades
propias del establecimiento de comercio (este sería el caso de los
contratos cuya ejecución se encuentre pendiente, siempre y cuando no
provengan de contratos celebrados exclusivamente en consideración al
titular de dicho establecimiento)

Empresas comerciales

Las sociedades comerciales

Las sociedades comerciales surgen de un acuerdo entre dos o más

personas que se obligan a hacer un aporte en dinero, trabajo o especie,
para realizar un proyecto empresarial que incluya una o más
actividades consideradas por la ley como mercantiles, con el fin último
de generar utilidades y repartirlas entre los socios.

Constitución de las empresas comerciales

 Las sociedades comerciales deben constituirse por escritura

pública, lo que significa que el empresario debe acercarse a una notaria
en la cual debe solicitar que se eleve a una escritura pública el contrato
o sociedad que firmó con los socios.
 Una copia de la escritura de constitución debe ser registrada en la
Cámara de Comercio, con jurisdicción en el lugar donde la sociedad
establece su domicilio, así como de los lugares en los que fije
sucursales.
 En caso de que se hagan aportes de inmuebles o derechos reales,
la escritura social debe ser registrada también en la oficina de registro
de instrumentos públicos y privados del domicilio principal.
 Los socios deben entregar sus aportes en la forma, plazo y lugar
pactados en la escritura de constitución.
 Sólo puede hacerse reparto de utilidades cuando estas consten en
balance fidedigno, siempre y cuando no afecten el capital de la empresa
ni las reservas de tipo legal o convencional que se hayan estipulado, y
en proporción a la parte pagada por cada uno de los asociados.
 En caso de reformas al contrato social, estas deben efectuarse por
escritura pública de constitución de la sociedad.
 Los socios deben reunirse como mínimo una vez al año, en
asamblea general ordinaria, de acuerdo con las fechas que se pacten en
los estatutos para ello.
 Si se trata de asambleas extraordinarias, pueden reunirse
cuantas veces sea necesario, de acuerdo con las convocatorias hechas
por el revisor fiscal, el administrador o el número plural de socios que
determinen los estatutos.
 Deben tener revisor fiscal: las sociedades por acciones, las
sucursales de compañías extranjeras, las sociedades que pacten dicha
figura en sus estatutos y aquellas sociedades cuyos activos brutos a
diciembre 31 del año anterior sean superiores a 5000 salarios mínimos
legales vigente y/o cuyos ingresos brutos durante el año
inmediatamente anterior sean o excedan 3000 salarios mínimos
vigentes.
Disolución de las sociedades comerciales.

 Por cualquiera de las causales legales regidas bajo el artículo 218

del Código de Comercio:
 Vencimiento del término previsto para la duración del contrato, a
menos que sea prorrogado válidamente antes de su expiración.

 Por imposibilidad de desarrollar la empresa social, por la

terminación de la misma o por la extinción de la cosa o cosas cuya
explotación constituye su objeto.

 Reducción del número de asociados requerido en la ley para su

formación o funcionamiento, o por aumento que exceda del límite
fijado por la misma ley.
 Por apertura de liquidación obligatoria.

 Por las causales que exoneren en el contrato.

 Por decisión de los socios, adoptada conforme a las leyes y al

contrato social.

 Por decisión de autoridad competente.

 Por las demás causales legales de acuerdo con los diferentes tipos
de sociedades.

Contenido de las escrituras de constitución de sociedades

comerciales.

La escritura pública de constitución debe contener como mínimo los

siguientes requisitos de acuerdo con el artículo 110 del código de
comercio:
 Nombre y domicilio, nacionalidad y documento de identificación
de los socios.
 Clase y tipo de sociedad (limitada, anónima, comandita u otras y
el nombre de la misma)
 Domicilio de la sociedad y de sus sucursales, si las tiene.
 Objeto social ( descripción de las actividades principales que se
pretendan desarrollar)
 Capital social.
 Forma de administra los negocios sociales (facultades de los
administradores, de la asamblea y de los asociados)
 Época y forma de convocar las asambleas ordinarias.
 Fechas de inventarios, balances generales.
 Forma de hacer la liquidación y causales de la misma.
 Duración de la sociedad.
 Forma de hacer la liquidación y causales de la misma.
 Es aconsejable determinar si las diferencia que puedan ocurrir
entre los asociados entre sí o con la sociedad se someterán a decisión
arbitral o a amigables componedores.
 Nombre, domicilio y facultades de los representantes de la
sociedad.
 Facultades y obligaciones del revisor fiscal, cuando se prevé este
cargo.
 Los demás pactos que sean compatibles con el tipo de sociedad
que se esté constituyendo.

4. Clases de sociedades comerciales

Se clasifican en sociedades de personas, sociedades de capital y

sociedades de naturaleza mixta. Las sociedades de personas de
subdividen en sociedades colectivas y sociedades en comandita simple.
Las sociedades de capital están conformadas por sociedades anónimas
y sociedades en comandita por acciones. En las sociedades de
naturaleza mixta encontramos la sociedad de responsabilidad limitada.

A continuación se presenta un breve resumen de las características de

cada sociedad:

- Sociedades colectivas

En estas sociedades predominan las cualidades individuales de quienes

se asocian y la confianza que se tengan. La responsabilidad es solidaria
e ilimitada, es decir, todos y cada uno responden en forma personal y
solidaria por las actuaciones que realicen los otros socios.

La sociedad colectiva se identifica por una razón social que se forma

con el nombre completo o apellido de alguno de los socios, seguido de
expresiones “& Compañía”, “Hermanos”, “e Hijos” u otras análogas, o
los nombres o apellidos de todos os socios. Se requieren por lo menos
dos personas para conformarla y no existe límite máximo.

El capital se divide en partes que pueden ser de distinto valor. Cada

socio, independiente de su aporte, tiene derecho a un voto en la junta
de socios. La representación legal corresponde a todos los socios, salvo
que la deleguen a un consorcio o en un tercero.

- Sociedades comanditarias

Estas sociedades tienen dos categorías de asociados: los gestores y los

comanditarios. Los gestores o colectivos administran la sociedad, la
representan y tienen responsabilidad solidaria e ilimitada con las
operaciones sociales.

Los comanditarios no intervienen en la administración de la sociedad y

responden por las obligaciones sociales hasta el monto de sus
respectivos aportes.

Se identifican con una razón social que se forma con el nombre

completo o sólo el apellido de uno o más socios colectivos, añadiéndole
la expresión “& Compañía” seguida de la indicación “ S. en C.”, si es
una sociedad comanditaria simple, o “S.C.A.”, si se trata de una
sociedad comanditaria por acciones.

En la sociedad en comandita simple, como mínimo debe haber un socio

gestor o colectivo y un socio comanditario, y el capital debe pagarse
íntegramente al constituirse la sociedad o inmediatamente se haga
cualquier reforma a dicho capital. La sociedad en comandita simple se
integra con el aporte de capital de socios comanditarios o con el de
éstos y el de socios gestores simultáneamente, y se divide en cuotas de
igual valor. El socio gestor, por el solo hecho de serlo, tiene derecho a
un voto y los socios comanditarios tienen derecho a un voto por cada
cuota de capital que posean.

En las sociedades comanditarias por acciones debe haber como mínimo

un socio gestor y cinco accionistas. El capital se representa en acciones
equivalentes al capital autorizado, que sea igual al monto total del valor
de las acciones y comprende tanto las que se suscriben en el momento
de constituirse (capital suscrito)

El capital suscrito es parte del capital autorizado representado en

acciones que los suscriptores se obligan a pagar. El capital pagado es la
porción de capital suscrito que ha ingresado efectivamente a la
sociedad.

- Sociedades de responsabilidad limitada

Las sociedades de responsabilidad limitada se identifican con la
denominación o razón social seguida de las expresiones “& Compañía”,
“Hermanos”, “e Hijos”, u otras análogas, adicionando la palabra
“Limitada”, o su abreviatura “Ltda.”.

La responsabilidad de los socios es limitada al monto de los respectivos

aportes. El capital debe pagarse totalmente cuando se constituya la
sociedad o cuando se establezca un aumento del mismo. El capital se
divide en cuotas de igual valor, cada una de las cuales da derecho a un
voto. El número mínimo para constituir esta clase de sociedades es de
dos personas y máximo, de veinticinco personas.

- Sociedades anónimas

El nombre de estas sociedades se forma a partir del nombre de las

actividades que constituyen el objeto de la compañía, seguido de las
palabras “Sociedad Anónima” o de las letras “S.A.”.

Cada accionista responde por el valor total de las acciones que haya
suscrito y frente a terceros no asume responsabilidad alguna por las
operaciones de la sociedad.

El capital se divide en acciones y dentro de los estatutos debe establecer

el monto autorizado, el suscrito y el pagado, así como también las
clases de acciones y su valor nominal.

Toda sociedad anónima debe tener una asamblea general de

accionistas, una junta directiva y un revisor fiscal y, por lo menos, un
representante legal con uno o más suplentes designados por las Junta
Directiva para períodos determinados.

Para poder constituirse y funcionar, la sociedad anónima necesita por lo

menos cinco accionistas.

B. Empresas unipersonales

La empresa unipersonal es la que se conforma con presencia de una

sola persona natural o jurídica, que destina parte de sus activos para la
realización de una o varias actividades de carácter empresarial.

La persona natural o jurídica que desee constituir una empresa

unipersonal debe tener en cuenta los siguientes aspectos:

 Origen: puede ser constituida por una sociedad comercial o por

una persona natural que tenga calidad de empresario, o puede surgir
como resultado de la conversión de una persona jurídica en empresa
unipersonal, cuando sus socios han cedido la totalidad de sus cuotas
a una sola persona.
 En consecuencia, las sociedades civiles, las fundaciones, las
corporaciones o las personas naturales que no ostentan la calidad de
empresarios, no pueden hacer uso de esa figura.
 Nombre: debe ser una denominación o razón social, seguida de la
expresión “Empresa Unipersonal” o de la sigla “E.U.”, sopena de que
el empresario responda ilimitadamente. Es decir, si no se usa la
expresión “Empresa Unipersonal” o su sigla, el contribuyente
responde con todos sus bienes, aunque no estén vinculados a la
citada empresa.
 Domicilio: la empresa unipersonal debe fijar un domicilio. Una
vez fijado éste, se determina la cámara de comercio que corresponde
para efectuar la matrícula y la inscripción de documento constitutivo
de la empresa, así como sus posteriores reformas, los nombramientos
de sus administradores y su terminación.
 Duración: como suceden las sociedades mercantiles, la duración
puede estar claramente determinada; pero existe la posibilidad de
pactar en el documento de constitución que la empresa unipersonal
tenga una duración indefinida.
 Capital: en el documento de constitución de la empresa
unipersonal también debe señalarse el monto de capital y la
descripción de los bienes que se aportan, lo mismo que la estimación
de su valor. Estos aspectos tienen una importante connotación,
puesto que las obligaciones que adquiere la empresa unipersonal son
canceladas con esa parte del patrimonio del constituyente que se
asignó a la empresa, con lo cual se limita la responsabilidad ante los
acreedores al citado monto, sin que se afecte el resto del patrimonio
del constituyente.
 Objeto: el documento de constitución debe referirse igualmente al
objeto, pero a diferencia de las sociedades, deben tener un objeto
claramente determinado, en la empresa unipersonal se permite
definir un objeto genérico que consista en la realización de cualquier
acto lícito de comercio.

5. Sociedades de hecho

Además de los anteriores tipos de sociedades analizados, se encuentra

la llamada sociedad de hecho, la cual surge de un acuerdo entre dos o
más personas que se obligan a aportar dinero, trabajo u otro tipo de
bienes para explotar una actividad comercial, con el ánimo de repartir
utilidades entre sí, pero sin haberse constituido con escritura pública.

Por no haber cumplido con esta solemnidad exigida para una sociedad
reconocida jurídicamente, la sociedad de hecho tiene que afrontar las
siguientes consecuencias:

1. No es persona jurídica.
2. Las obligaciones que se contraen y los derechos que adquieran los
socios en el desarrollo de las actividades, se contraen o se adquieren
 a cargo o en favor de la totalidad de ellos, aunque en el negocio
respectivo no hayan actuado todos. El empresario compromete en
todo momento su patrimonio personal.
3. No puede tener un nombre comercial que la individualice, pues no es
persona jurídica.
4. Por no ser persona jurídica, no se puede matricular como sociedad en
la Cámara de Comercio.

6. Entidades sin ánimo de lucro y asimiladas

Con el fin de suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y

trámites innecesarios que existen en la administración pública, en 1995
s expidió el estatuto Anticorrupción mediante la ley 190 del 6 de junio
del mismo año. Dentro del conjunto de normas de suspensión de
trámites se les asignó a las cámaras de comercio la función de registrar
las entidades privadas sin ánimo de lucro, las entidades de naturaleza
cooperativa, fondos de empleados y asociaciones mutuales, ya que las
cámaras han demostrado eficiencia en el desarrollo de funciones
asignadas por el estado.

Estas entidades son muy importantes y han demostrado una creciente

proliferación, por lo que resulta básico conocer su significado y
características:

Las entidades sin el ánimo de lucro son personas jurídicas, capaces de

ejercer derechos y contraer obligaciones y de ser representadas judicial
y extrajudicialmente, con sujeción a las disposiciones legales y a sus
propios estatutos. Nacen por voluntad de los asociados en virtud del
derecho constitucional y de asociación o por libertad de disposición de
los bienes de los particulares, para la realización de fines altruistas o
de beneficio comunitario.

La ausencia de lucro es una de las características fundamentales, lo

que significa que no existe el reparto de utilidades o remanentes
generados en el desarrollo de sus objetivos, ni es viable el reembolso de
los bienes o dineros aportados a la sociedad.

La ley clasifica las entidades sin ánimo de lucro en dos grandes

categorías:

1. Corporaciones o asociaciones: Son entes jurídicos que surgen de un

acuerdo de voluntades, vinculadas mediante aporte de dineros,
especie o actividad, en orden de realización de un fin de beneficio
social. Su régimen estatutario se deriva de la voluntad de sus
miembros, por lo que el derecho de asociación no sólo consiste en la
posibilidad de organizar personas morales, sino también en libertad
de abstenerse de hacerlo.
2. Fundaciones de beneficencia pública: son entes jurídicos surgidos
de la voluntad de una persona o del de varias, acerca de su
constitución, organización, fines y medios para alcanzarlos. Esa
voluntad se torna irrevocable en sus aspectos esenciales una vez se
ha obtenido su personería jurídica. Su fin es la afectación de unos
bienes o dineros preexistentes a la realización efectiva de un fin de
beneficencia pública, de utilidad común o de interés social.
 LA EMPRESA

Concepto: la empresa es la organización que se constituye con arreglo

a las leyes bien sea mercantil, laboral o tributaria, con el propósito de
desarrollar actividades económicas como son: producción,
transformación, comercialización, administración de bienes y/o
prestación de servicios.

Clasificación

Para su clasificación se toman diferentes aspectos así:

1. Por su naturaleza jurídica:

 Sociedades de hecho: las que no cumplen con los requisitos

legales.
 Sociedades irregulares: las que cumplen con algunos requisitos
legales.
 Sociedades de derecho o regulares: las que cumplen con todos los
requisitos legales.

2. Por su objetivo o finalidad:

 Empresas de lucro o comerciales

 Empresas sin lucro o de economía social.

3. Por el número de propietarios:

 Empresas individuales: constituida por un solo propietario.

 Empresa por asociación de propietarios o sociedades.

4. Por la procedencia de capital:

 Empresas privadas o particulares.

 Empresas públicas del sector oficial
 Empresas de economía mixta, conformadas por los sectores
público y privado.

5. Por su actividad:
 Empresas productoras o manufactureras: se dedican a la
transformación de materia prima o productos semi-elaborados en
productos terminados. EJ. Confecciones, cerveceras, etc.
 Empresas distribuidoras: se encargan de vender los productos
terminados en los diferentes centros de consumo, ya sea al por mayor
o al detal. En otras palabras, son empresas intermediarias entre la
producción y el consumo final de los productos.
 Empresas de servicios: como su nombre lo indica, son las que se
dedican a la prestación de servicios para satisfacer la demanda de
necesidades de la comunidad. Ej. Educación, salud, transporte,
seguros, bancarias, etc.
 Empresas mineras o extractoras: se dedican a obtener recursos
naturales del subsuelo.
 Empresas agropecuarias: explotan el suelo para obtener recursos
agrícolas o ganaderos.

6. Por su magnitud:

 Macroempresa o empresa grande.

 Mediana empresa.
 Microempresa o pequeña empresa.

Tipos de empresas

Hay tres tipos principales de empresas, son:

 Empresas industriales: transforman la materia prima en el

producto que venden, Ej. Fábricas de calzado, fábricas de ropa,
panaderías, ebanisterías, fábricas de juguetes, etc.
 Empresas comerciales: Compran y venden mercancía lista para el
consumo, Ej. Ferreterías misceláneas, tiendas, almacenes etc.
 Empresas de servicios: venden servicios, Ej. Talleres de mecánica,
reparación de equipos electrónicos, consultorios médicos, hospedajes,
empresas de transporte, seguros, etc.

Que es una empresa económica?

Como veíamos al comienzo del texto el empresario tiene una serie de

conocimientos de un arte u oficio, los cuales combinados con otros
recursos y actividades, y su respectiva legalización, entran a conformar
en nuestro medio, parte de ese gran ejercito de personas que generan
empleo y reactivación económica. Dentro de los recursos tenemos:

 Recursos humanos: Las personas que laboran en las empresas,

conforman este recurso, el cual es el más importante de los recursos
con el que pueda contar una empresa, porque su trabajo mental y
físico permite la utilización óptima de los demás recursos y lograr
buenos resultados. Dentro de la empresa se tiene una serie de
personas que buscan desarrollo y bienestar, además contribuyen con
sus buenas ideas y la toma de decisiones cuando tienen el carácter
de tomarlas.
 Los recursos Financieros: Para conformar una empresa, no
basta con tener los conocimientos del producto, su mercado también
es necesario tener recursos en dinero o cuasi-dineros como lo son:
cuentas corrientes, cuentas de ahorros, certificados de depósitos,
acciones y créditos próximos a hacerse efectivos. Importante para el
 empresario es tener estos recursos ya que estos le dan solidez y
seguridad para el buen actuar.
 Los recursos técnicos: como la tecnología avanza hoy por hoy a
pasos agigantados es necesario conocer que maquinaria y equipos
debemos contar en nuestras empresas, que repuestos se utilizan, que
insumos son necesarios para su buen funcionamiento, que
alternativas se nos presentan para el cambio y mejoramiento de
nuestra infraestructura, actualización de programas y/o software de
equipos de computación.
 Otros recursos: indispensable para el complemento y
funcionamiento de nuestra empresa, si producimos las materias
primas, si comercializamos, las mercancías, los locales, las bodegas,
los vehículos de reparto, los muebles y enseres, etcétera.
Ejercicio: El empresario de acuerdo con lo visto, deberá clasificar su
empresa y extractar cuales recursos se tienen en ella.

RECURSOS HUMANOS RECURSOS FINANCIEROS

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 
 
 
RECURSOS TECNOLÓGICOS OTROS RECURSOS
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 
 
 
 

Cómo es la estructura de una empresa?

En la empresa hay que hacer distintos tipos de actividades entre las

cuales tenemos: Comprar materias primas, llevar cuentas, planificar
trabajos, manejar personal, fabricar el producto, prestar el servicio,
hacer mantenimiento de máquinas, visitar clientes, hacer un estudio de
mercado, etcétera.

Las anteriores actividades las podemos clasificar en cuatro áreas

funcionales que constituyen la estructura de la empresa:

1. Area de producción:

 Industria: Inventarios de proveedores, compras de materias

primas, diseño de productos, manejo de producción, control de
calidad, manejo de inventarios e inventarios de tecnología.
 Comercial: Inventarios de proveedores, compra de productos,
almacenamiento de mercancía, entrega de mercancías, empaque y
control de calidad.
 Servicios: Compra de materiales e insumos, compra de equipos,
prestación del servicio y control de calidad.

2. Area de finanzas

 En todo tipo de empresa: elaboración de presupuestos,

consecución de dineros, registro de cuentas, control del manejo de
 dinero, cobro de cuentas por cobrar, análisis de costos, relaciones
públicas con bancos.

3. Area de personal

 En todo tipo de empresa: Atención a necesidades de personal,

análisis de puestos de trabajo, asignación de funciones, selección y
vinculación de trabajadores, entrenamiento y motivación de personal,
manejo de las comunicaciones y planeación y dirección de trabajo.

4. Área de mercadeo y ventas

 En todo tipo de empresa: Investigación de mercado, análisis de la

competencia, planeación de mercado, políticas de ventas, publicidad,
segmentación del mercado, venta de productos y servicios, exhibición
comercial y evaluación post-venta.
Ejercicio: El empresario elaborara de acuerdo con lo visto, una lista de
las actividades de su empresa y las agrupará por áreas.

ÁREA DE PRODUCCIÓN ÁREA DE FINANZAS

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 
 
ÁREA DE PERSONAL ÁREA DE MERCADEO Y VENTAS
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 
 

A la vez analizar la empresa para determinar si todas las áreas están

igualmente desarrolladas, o si por el contrario hay unas áreas más
desarrolladas que otras.

Fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas de la empresa

Aunque el entorno económico muchas veces no es predecible, es

importante para el empresario ubicar dentro de su contexto, algunos
puntos débiles que en realidad determinan los obstáculos a vencer, lo
mismo que sus fortalezas, las cuales hacen de él un empresario
resistente y potente ante las vicisitudes, clientes y competencia,
veamos:

 Fortalezas: son ventajas que posee cada empresario, una de las

principales es el conocimiento de la actividad arte u oficio,
conocimiento técnico del producto, la mano de obra especializada que
se tiene (o en donde conseguirla), la buena maquinaría, la clientela y
otros como el good will, ubicación de la empresa, etcétera.
 Debilidades: son inconvenientes que tiene el empresario, para el
buen desenvolvimiento de su actividad, uno de los principales y más
frecuente en los empresarios es la poca oportunidad que hay en
nuestro medio para obtener un crédito y por ende el capital de
trabajo escaso, la fácil consecución de materias primas, los
proveedores incumplidos y algunas fortalezas que tienen unos
empresarios para otros son debilidades y viceversa.
 Oportunidades: son circunstancias especiales que se le
presentan al empresario y que éste en su momento debe
 identificarlas, tenemos entre otras: nuevas políticas del gobierno
(algunas reformas), proveedores y nuevos productos que disminuyen
costos, nuevos clientes, la moda, etcétera.
 Las amenazas: son los riesgos que todo empresario debe
enfrentar, y es tan cierto que el empresario que calcula riesgos y
evalúa alternativas (pues las hay), logra reducir los riesgos y obtener
buenos resultados, tenemos: determinados cambios en las políticas
del gobierno ( así, como son oportunidades se pueden constituir en
riesgos), incendio, robo, competencia fuerte o desleal, etc.

A continuación el empresario realizará una lista de fortalezas y

debilidades, oportunidades y amenazas de su empresa, recordando que
los problemas y dificultades hacen parte de la vida diaria; y que el buen
administrador reconoce las fortalezas de su empresa y las aprovecha
para superar las dificultades.

FORTALEZAS DEBILIDADES
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OPORTUNIDADES AMENAZAS
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 
 
 
 

LA ADMINISTRACIÓN

Definición: Es el conjunto de decisiones que se toman para el excelente

aprovechamiento de los recursos de la empresa y lograr los objetivos y
metas propuestos, es decir, la toma de buenas decisiones hace que el
desarrollo de nuestra empresa sea idóneo al superar dificultades y
obstáculos que se nos presentan a diario.

Cuando nuestra empresa es de producción, y necesitamos comprar

materias primas; uno de nuestros proveedores nos ofrece cierta
cantidad que nos interesa, pero no todas, a un precio mucho más bajo
que el del mercado, qué decisión tomar en ese momento el de la compra
de la mercancía o el costo de oportunidad de ese dinero en un CDT,
título o cuenta de ahorros?.
Alguna vez hemos razonado acerca de los materiales sobrantes después
de una producción, o al menos analizado la cantidad en dinero que le
representa a la empresa estos “desperdicios?".

Nos hemos detenido a supervisar nuestra mano de obra, si es suficiente

la que tenemos, si la infraestructura es la adecuada para las inmensas
solicitudes de nuestros clientes, o por el contrario hay que disminuirla
ante la escasez de pedidos?.

Al culminar el periodo anual nos determinamos el mantenimiento

periódico o consuetudinario de nuestras máquinas?.

Como los anteriores y muchos cuestionamientos, nos vemos abocados

diariamente a tomar decisiones y determinaciones para logra un
equilibrio y buen funcionamiento de nuestras empresas.

El proceso administrativo

Qué es? : Es el conjunto de actividades que el empresario debe realizar

para manejar y desarrollar su empresa esta constituida por:

1. La planeación

Es el conjunto de decisiones que el empresario toma para realizar en el

futuro; es el fundamento del proceso administrativo porque ella
determina todas sus actividades.

Como es el futuro, entonces será lo que no ha sucedido todavía, esto

puede ser:

Deseable = los deseos del empresario.

Lo posible = lo que igual puede suceder o no suceder.

Lo probable = lo que es casi seguro que suceda.

Luego queda claro la planeación es el arte de convertir el futuro

deseable en probable.

Reflexión: A continuación el empresario dedicará unos instantes a determinar sobre el

futuro de su empresa
¿ Cuál es el futuro deseable de mi empresa?
 ¿Cuál es el futuro probable de mi empresa y porqué?

Elementos de una buena planeación

 Diagnóstico- Es el conocimiento exacto de la realidad presente, el

buen diagnóstico debe ser REALISTA, quiere decir que ve las cosas
tal como son, sin falsas ilusiones y COMPLETO, quiere decir que
toma en cuenta la realidad de la empresa y la realidad del medio que
la rodea (entorno)
En concreto un diagnóstico debe ser exacto, quiere decir analizar a
fondo la situación de la empresa para reconocer sus problemas
oportunamente y establecer sus necesidades prioritarias.
Los objetivos- Son fines, logros o pretensiones de carácter cualitativo
los hay a largo plazo, los que nos proponemos realizar más allá de los
próximos dos años; A mediano plazo, los que me propongo realizar en el
próximo año y a corto plazo los que nos proponemos realizar en los
próximos seis meses. Mucha atención: Los deseos y buenas intenciones
nunca son verdadero objetivos porque son vagos e imprecisos, para ello
debemos tener en cuenta QUE LOS OBJETIVOS DEBEN SER:

Concretos: quiere decir que especifiquen lo que me propongo hacer de

una manera precisa, Ej. - voy a incrementar mi producción en 100
unidades.
Claros: quiere decir que especifiquen la manera como me propongo
realizarlos.
Factibles: quiere decir que sea factible realizarlos.
Ubicados en el tiempo: quiere decir que pueda determinar cuánto
tiempo me propongo realizarlos
Medibles: quiere decir que se pueda medir hasta qué punto se han
realizado

Cuestionamiento de los objetivos.

¿ Qué voy a hacer?

¿Dónde lo voy a hacer?
¿A quién encargaré de hacerlo?
¿Cómo lo voy a hacer?
¿Cuándo y en cuanto tiempo lo voy a hacer?

Práctica: El empresario escribirá los principales objetivos de su

empresa, teniendo en cuenta las anteriores reglas:

OBJETIVOS A CORTO PLAZO

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OBJETIVOS A MEDIANO PLAZO
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OBJETIVOS A LARGO PLAZO
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 Estrategias eficaces - Son las acciones que nos proponemos
realizar para lograr un mismo objetivo. Hay muchos caminos para
lograr este fin, antes de elegir una estrategia se deberá analizar muy
bien los beneficios e inconvenientes de cada una para escoger la
mejor alternativa.

Como la planeación abarca todas las áreas de la empresa, cuando se

formula un proyecto, definimos estrategias para actuar en todas las
áreas de la empresa; los planes de cada área deben estar de acuerdo
con los planes de las otras áreas para que haya armonía y lo planeado
se pueda realizar, teniendo cuidado que lo planeado sea flexible para
superar los problemas que puedan presentarse en el camino, y así,
reajustar permanentemente de acuerdo con las circunstancias.

Ejercicio: El empresario tomará el ejercicio anterior (objetivos), hará

una lista de estrategias por objetivo y escogerá la mejor de ellas,
teniendo en cuenta todas las áreas de su empresa.
OBJETIVO 1 OBJETIVO 2 OBJETIVO 3 OBJETIVO 4
A. PRODUCCIÓN A. PRODUCCIÓN A. PRODUCCIÓN A. PRODUCCIÓN
A. DE FINANZAS A. DE FINANZAS A. DE FINANZAS A. DE FINANZAS
A. DE PERSONAL A. DE PERSONAL A. DE PERSONAL A. DE
PERSONAL
A. DE MERCADO A. DE MERCADO A. DE MERCADO A. DE MERCADO
OTRAS OTRAS OTRAS OTRAS

 Los criterios de evaluación- Son los principios que miden si

cada uno de los planes se han ido realizando. Para determinar los
criterios de la empresa se determina con precisión lo que se espera
lograr en cada paso, de lo que se ha planeado realizar y lo que
esperamos lograr.

Una de las herramientas más ágiles y fácil de elaborar es el cronograma

de actividades el cual lo podemos elaborar semanal, mensual o
anualmente, a continuación algunos ejemplos

(cronogramas diarios, semanales y mensuales).

En los anteriores cronogramas, el empresario realizará una consigna de

sus proyectos vistos en la práctica anterior.

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

La implantación de procesos que proyecten las relaciones de nuestra

empresa, buscando fortalecerla y valorarla frente a nuestros
competidores y entorno, es indispensable para ello que tengamos en
cuenta los siguientes aspectos, para desempeñarnos con efectividad en
nuestra organización:

1. Definición del “ QUE”, es decir, la concreción de las aspiraciones de

los dueños, de las directivas y de los colaboradores de una compañía
sobre la base de una definición prospecta, es decir, la fijación clara de
propósitos y logros a alcanzar en el largo, mediano y corto plazo ( lo
veíamos en la parte anterior) en forma independiente a los logros
pasados ( si los hay) Recordemos que éxitos pasados no aseguran éxitos
futuros y los fracasos anteriores no necesariamente se repetirán en el
futuro.

Dentro de los elementos a conocer encontramos:

 El concepto de Misión, es decir, la definición de la razón de ser de

la empresa.
 El concepto de la Visión, esto es, la definición de los escenarios
futuros en los cuales encontrará actuando la organización.
 Los objetivos y metas.

2. Identificación del presente. Para poder alcanzar los fines

propuestos es necesario identificar el punto de partida de la empresa
tanto a nivel de entorno como a nivel interno.
Para ello, y con el objetivo de identificar claramente los elementos que
afectan externamente e internamente los resultados de una empresa, se
deben conocer, diseñar y aplicar modelos e instrumentos de diagnóstico
que permitan evaluar con claridad y objetividad su situación, y que a su
vez, permitan fijar un punto de arranque que sea estándar inicial
dentro del proceso de cambio.

Como conclusión al proceso de diagnóstico, podemos identificar las

oportunidades, amenazas, fortalezas y debilidades de la organización.

3. Definición del “COMO”. Con base en los elementos anteriores, es

decir, una base presente y unos fines a alcanzar, formular las
estrategias, tácticas, políticas, programas propuestos y en general las
diferentes acciones a seguir para obtener los resultados esperados.

Formulación del plan

Hablamos básicamente del diseño a través de la definición en consenso

de la Misión y la Visión corporativa, la elaboración objetiva de un
proceso de diagnóstico, la identificación de fines y estrategias
empresariales y por último, la evaluación económica del diseño, esto es,
su presupuesto, con el cual se visualicé si todo lo descrito
anteriormente es económicamente válido, coherente y si satisface las
expectativas de los integrantes de la organización.
Una vez realizada ésta etapa de formulación y/o reformulación del plan,
tendremos la guía esperada de trabajo para proceder a su implantación.

Implantación del plan

El primer escollo para llevar a un buen término un cambio planeado

está en la implantación de los planes formulados. Para poder
sobreponerse a dicho obstáculo es necesario traducir el plan en
programas de trabajo con individuos o equipos de trabajo responsables
de su ejecución, con la elaboración de cronogramas de trabajo que
identifiquen claramente sus responsabilidades en el tiempo, y con la
asignación de los recursos requeridos y evaluados en la formulación del
plan.

Si los elementos anteriores de dan en forma clara, se puede pensar en

implantar el proceso con posibilidades de éxito.

Administración del plan

Una implantación sin control no llegará a los resultados esperados, por

lo tanto se hace necesario el diseño y aplicación de herramientas y
acciones que permitan la medición y evaluación continua y sistemática
de resultados con los cuales después de un adecuado análisis
reformular el plan en forma continua sistemática.

En esta última etapa es donde más falla en el proceso y se puede

apreciar cuando se encuentran en las empresas excelentes planes sin
continuidad o sencillamente completamente distorsionados de la
realidad. Un buen plan es una guía que permite una reformulación
constante y no una camisa de fuerza sin posibilidad de cambio
(flexibilidad)

Una forma de ilustrar la estructura sistemática de un proceso de

planeación, se puede apreciar en donde se plantea un orden lógico a
los elementos de planeación, el cual puede ser apropiado para pequeñas
y medianas empresas, pero que dada su simplicidad puede no
responder a una gran empresa, veamos:

Lo mejor de pensar y actuar al respecto es tener claro que no existirá

un mejor modelo del proceso que aquel que después de un adecuado
estudio, sea el que se diseñe para su propia organización. Los
elementos son comunes, el orden no está supeditado a la organización.

REQUERIMIENTOS

 LA ENTIDAD COMO UN TODO  ARMONÍA EN EL ENTORNO

 LA INCERTIDUMBRE DEBE SER  MANEJO DE ESCENARIOS
EXPLÍCITA FUTUROS
 GESTIÓN PARTICIPATIVA  MANEJO DE PORTAFOLIOS DE
SERVICIOS Y PRODUCTOS
 ACTITUD EJECUTIVA  CAPACITACIÓN CONTINUA
 ESTILO GERENCIAL DIRECTO  REMUNERACIÓN POR
RESULTADOS
 ACTITUD EMPRESARIAL  PROGRAMAS ESTRICTOS
 SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y  ESTÁNDARES DE EJECUCIÓN
COMUNICACIÓN ÁGILES Y
CONSTANTES
 EL CONSENSO  INNOVACIÓN

Para que ele proceso de cambio planeado funcione adecuadamente, con

mayor fluidez, se requiere que los miembros de la comunidad
empresarial, comenzando por sus líderes, reconozcan la necesidad de
crear condiciones coherentes dentro de la cultura organizacional con los
cuales apoyar la nueva gestión empresarial.

A continuación se listan la mayoría de los conceptos requeridos como

apoyo al proceso, que en términos generales, están basados en:

 La planeación como un concepto integral en toda la organización y no

parcial.
 Un liderazgo participativo en todos los niveles.
 Una claridad organizacional donde todos los colaboradores conozcan
su posición y su futuro tan bien como el de la organización.
 Un proceso de toma de decisiones en donde estás sean el resultado
de acuerdos entre las partes y no de imposiciones autocráticas o
democráticas vía votación.
 El desarrollo constante del personal, es decir, una gestión humana en
procura de una generación continua de recursos.
 Un reconocimiento y una remuneración individual y de equipos en
coherencia con los resultados obtenidos.
 Programación controlada estricta de trabajo.

Este proceso como todo proceso tecnológico, requiere de un modelo y de

un desarrollo sistemático que permita una aplicación clara y tangible
con miras a obtener y disponer de elementos objetivos que faciliten
resultados exitosos.

Con posterioridad se orientará el desarrollo de la formulación,

implantación y administración del mismo, las cuales tendrán como
guía el proceso que se muestra a continuación:

 Ubicación de la organización a través de la identificación clara de su

Misión y de su Visión.
 Diagnóstico de la situación actual que permita conocer el punto de
partida del proceso.
 Diseño del futuro con la definición de elementos a alcanzar en corto y
mediano plazo, así como también las acciones a seguir para lograrlos.
 Evaluación económica del proceso para confirmar el cumplimiento de
las expectativas y evaluar las capacidades financieras con que cuenta
la entidad.

LA DEFINICIÓN DEL PRESENTE Y DEL FUTURO

Misión = La razón de ser de la organización.

Visión = El escenario futuro de la organización.

Misión + Visión = El “ deber ser” de la organización.

Toda organización ya sea pública o privada, con o sin ánimo de lucro,

requiere como paso inicial del proceso de planeación, definir su “Deber
Ser”, esto es, el marco de referencia de aspiraciones y directrices
generales de la entidad.

Para logra dicha tarea se requiere proceder a definir la Misión y la

Visión Corporativas dentro de los siguientes parámetros:

A. MISIÓN CORPORATIVA- Es la identificación clara y específica de la

“razón de ser” de una organización, es decir, definir el porqué y para
quién se existe como persona natural o jurídica según sea el caso. Este
concepto también aplica y se debe definir con todas y cada una de las
áreas de la empresa, y cuando así se hace, se denominan misiones
funcionales.

De acuerdo con lo anterior, en términos generales una misión debe:

 Definir qué es la organización y lo que aspira ser.

 Ser al tiempo específica y amplia.
 Ser diferenciadora de la organización.
 Ser marco de evaluación de actividades presentes y futuras.
 Ser totalmente clara.

Para la construcción de la Misión se requiere tener en cuenta los

siguientes elementos:

 Definición del negocio: cuál es su actividad global, sectorial.

 Declaración duradera de objetivos que distinguen a una organización
de otras similares: Qué la hace diferentes de las otras del sector.
 Declaración de:
 Credo: En qué cree la empresa.
 Propósito: porqué y para qué hace lo que hace.
 Filosofía: sus principios y valores.
 Principios empresariales: La ética empresarial.
 Definición de la empresa: con ánimo de lucro, sin ánimo de lucro,
pública, etc.
 Descripción de los siguientes aspectos de la empresa:
 Los clientes: Quiénes son, su perfil, su nicho.
 Los productos y/o servicios: qué produce para ellos.
 Los mercados: En qué mercado o mercados se encuentra.
 La tecnología: Cómo realiza sus procesos.

Lo anterior no quiere decir que una organización que no haya escrito su

Misión es porque no la tiene; lo que se está afirmando es que toda la
organización tiene desde su origen una misión dado que nada vive sin
un propósito; el problema de hoy radica en que éste sea tácito y sólo
esté en la cabeza de los líderes de las organizaciones.

Hoy se requiere expresarlo y darlo a conocer, con el fin de vincular al

grupo humano de la organización al propósito de la misma, con la
claridad y en la forma más amplia posible, dado que es la única forma
en que una empresa pueda actuar de mejor manera frente a otra en la
cual en rumbo sólo lo tiene visualizado el líder.

LA VISIÓN CORPORATIVA- Se define como el diseño de escenarios

futuros en los cuales se desarrollarán las actividades de la empresa
expresados en términos concretos de situación, ya sea de mercado,
competencia, clientes, etc., sin que necesariamente exista una
descripción cuantitativa de la misma, puesto que las cifras son el
resultado de haber alcanzado el escenario establecido.

La Visión empresarial es uno de los conceptos que si bien es

fundamental para el futuro, es uno de los menos definidos, excepto por
empresas exitosas.

En nuestro medio, en donde el entorno tiene alto ingrediente de cambio

e impredecibilidad, se hace aun más necesario hacer el esfuerzo de
proyectarse hacia el futuro, creando retos y escenarios que estimulen el
desarrollo empresarial y personal de los integrantes de la comunidad
organizacional.

Para definir la Visión se requiere:

 Un líder que proyecte la entidad.

 Un equipo que comparta y se involucre y se comprometa en las
acciones requeridas para su logro.
 Una descripción amplia y detallada de lo que se espera alcanzar, y
 Una actitud positiva y alentadora que apoye y facilite el accionar
institucional en pos de obtener los resultados previstos.
En nuestro medio, dadas las condiciones cambiantes en las variables
socioeconómicas, se sugiere definir la Visión en lapsos de tiempo de 3 a
5 años.

Cómo elaborar la misión de nuestra empresa?

A continuación el empresario detallara el cuestionario e irá organizando

la Misión de su empresa:

1. Cuál es la actividad de nuestra empresa?

2. Quiénes son nuestros clientes?

3. Cuáles son nuestros productos y servicios?

4. Cuál es la tecnología de nuestra organización?

5.Cuál es el propósito de la organización?

6. Qué esperan los socios de la organización?

7. Qué se espera de los colaboradores?

8. Qué se aporta a los colaboradores?

9. Cuál es el código de ética y principios de la entidad?

Cómo identificar y organizar la Visión de la empresa?

Como en la parte anterior (Misión), el empresario detallará y

desarrollará, apoyándose en el siguiente cuestionario, para identificar la
Visión de su empresa.

1. Cuál será la actividad de la entidad:

2. Quiénes serán los clientes, productos y servicios?

3.Cuál será el posicionamiento y los resultados esperados?

4. Qué condiciones desea tener la compañía a nivel de:

a. Gestión Humana:

b. Procesos:

c. Estructura:

d. Tecnología:
 EL DIAGNÓSTICO ESTRATÉGICO

Punto de partida: El Diagnóstico Estratégico como Punto de Partida es

un proceso por medio del cual se busca conocer de una manera clara,
amplia y objetiva el presente de la organización, tomando como base
dos grandes escenarios: El entorno y el interno de la misma.

Se entiende por ENTORNO, el conjunto de elementos que se encuentra

fuera de la organización y que normalmente no son controlables por
desde la gestión gerencial. En dicho escenario encontramos
normalmente, oportunidades y amenazas, es decir, elementos futuros
que apoyarán o frenarán los resultados de la organización.

Cuando hablamos del INTERNO ORGANIZACIONAL, entendemos los

elementos bajo el control de la gestión gerencial que se encuentran
presentes en el día a día de la empresa. De su evaluación obtendremos
fortalezas o puntos favorables que apoyan los resultados y/o
debilidades o puntos negativos que frenan los resultados esperados.

Diagnóstico Externo

Dentro de éste proceso de evaluación debemos considerar los siguientes

elementos:

 El cliente: ya sea el intermediario o el consumidor final de os bienes o

servicios ofrecidos por la empresa ubicados nacional e
internacionalmente.
 La competencia: o el conjunto de empresas del mercado nacional e
internacional que se encuentran produciendo y ofreciendo bienes y
servicios similares, sustitutos o complementarios a los ofrecidos por
la organización.
 Los proveedores: de bienes primarios o servicios constituidos, como
elemento copartícipes del resultado final ofrecido al cliente.
 El Marco Legal, es decir, el conjunto de normas nacionales e
internacionales que de una u otra formar con unos lineamientos de
actuación, tales como, parámetros contables, fiscales, de calidad, etc.
 El ecosistema: como marco de actuación, para el cual se requiere el
diseño de estrategias en busca de contribuir al desarrollo y
mantenimiento coherente del medio ambiente y su relación con la
calidad de vida del ser humano.
 Factores socio - políticos presentes en el entorno que afectan la
gestión de los organismos, tales como, la demografía que muestra los
comportamientos del crecimiento y composición de los habitantes,
las orientaciones políticas que marcan desde los aparatos estatales
una guía macroeconómica, la violencia expresada en cualquiera de
sus facetas y la estabilidad o inestabilidad social que afecta los
hábitos de compra y consumo de los mercados.
Del análisis de los anteriores elementos se logran deducir
comportamientos que pueden ser benéficos para la organización,
denominados oportunidades o elementos que pueden obstaculizar su
accionar futuro los cuales denominan amenazas.

Con el fin de obtener buena parte de la información requerida para

conocer las oportunidades y amenazas de la organización, se proponen
la generación de interrogantes que permitan la identificación de cada
elemento del entorno y los resultados respectivos en cuanto a:

 Análisis del macroambiente

 Análisis estructural del sector
 Con respecto a sus clientes
 Con respecto a la competencia
 Con respecto a los proveedores

Diagnóstico Interno

Los elementos básicos que encontramos dentro de las organizaciones,

sobre las cuales se requiere una evaluación previa, son los siguientes:

 La Gente: es decir, el grupo humano responsable de la eficiencia

de la organización.
 Los Procesos: Entendiéndose por éstos las etapas operativas de
gestión encaminadas a obtener los resultados esperados por los
clientes externos e internos
 La Tecnología: tanto blanda como dura con la cual se le facilita a
la Gente la operación de los procesos establecidos.
 La Cultura Organizacional: compuesta por las costumbres, ritos,
principios, normas y valores, etc., que orientan como directrices, el
constante accionar de la organización.
 Los Elementos estructurales: de la organización que permiten una
articulación tanto formal como informal de la gestión empresarial.
 El estilo o enfoque gerencial: a través del cual se marcan las
pautas generales y particulares de gestión dentro de las
organizaciones.
 Las fuerza sindicales: lo mismo que la presión de los trabajadores
de una organización por obtener beneficios económicos y sociales e
inclusive por participar en las decisiones de tipo estructural en los
sectores a los cuales pertenecen.
 Los Recursos económicos y Financieros: con los cuales se fabrica
el accionar empresarial y se observa y controla, en la mayoría de los
casos, la efectividad empresarial.

Del análisis de los anteriores elementos, las organizaciones pueden

obtener con claridad su situación interna traduciéndola en fortalezas,
es lo mismo que hallar las características que apoyen el buen desarrollo
de la organización o debilidades, entendiéndose por estas, elementos
con características que entorpecen la gestión organizacional. Para guiar
el análisis, se proponen también la construcción de interrogantes que
permitan avaluar cada factor enunciado.

EL PROCESO DE DIAGNÓSTICO

El proceso de diagnóstico debe ser lo más completo objetivo posible,

puesto que su contabilidad depende del diseño coherente de objetivos y
estrategias que permitan alcanzar el “Debe Ser” de la organización, es
decir, dicho proceso debe establecer con claridad los puntos claves del
éxito de la organización y su nivel de aseguramiento para así apoyar su
redireccionamiento y su mejoramiento continuado.

Para llevar a cabo un diagnóstico objetivo, se sugiere tener en cuenta la

identificación de procesos vitales, para identificar su condición como el
punto de partida de los objetivos y estrategias empresariales

El Diagnóstico por lo tanto debe ser:

. Objetivo
. Técnico
. Amplio
. Detallado

En su ejecución debemos entapizar en:

 Utilizar varios instrumentos o herramientas de análisis, es decir,

no basarse en un solo modelo de diagnóstico por bueno y completo
que éste sea, puesto que se requiere obtener información desde varios
ángulos para identificar exitosamente el punto en que se encuentra la
empresa:
 Utilizar los instrumentos especializados para cada elemento de
análisis, es decir, no utilizar herramientas para lo que no han sido
diseñadas.

Dentro de los instrumentos más conocidos tenemos:

. La matriz B.C.G.(Boston Consulting Group)

. La matriz G.E. (General Electric)
. La matriz D.O.F.A.
. El análisis de vulnerabilidad
. El perfil de competitividad
. Las normas INCONTEC ISO 9000
. Análisis y razones Financieras
. Medición de Clima Organizacional
. Benchmarking
Su descripción y utilización podrá ser consultada en al bibliografía
propuesta.

Con el fin de enriquecer el diagnóstico, se recomienda conformar

equipos de trabajo para ala evaluación, ya sean equipos por áreas o
interáreas, preferiblemente interdisciplinarios.

Cada elemento de los descritos en las páginas anteriores puede ser

evaluado de manera diferente y con diferentes herramientas, que en el
presente documento iremos desglosando.

ACTIVIDAD DE CONSTRUCCIÓN

Para realizar el diagnóstico interno de su empresa, por favor inicie con

la identificación de los procesos de gestión vitales:

PROCESOS DE GESTIÓN VITALES

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.

Si tenemos en cuenta que para que los procesos funcionen

adecuadamente se requiere mantener un idóneo manejo y operación de
los factores involucrados en ellos, se calificará para cada proceso los
puntos fuertes (+) y los puntos débiles (-) del mismo, teniendo como
base cada uno de los factores señalados:

PROCESO # GENTE PROCESO DIRECCIÓN PROVEEDOR TECNOLOGÍA RESULTADOS

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
Identifiquemos las causas que generan debilidad en los factores:

FACTOR DÉBIL CAUSAS

GENTE

PROCESOS

DIRECCIÓN

PROVEEDOR

TECNOLOGÍA

OTROS

RESULTADO
 DISEÑO ESTRATÉGICO

Es el proceso por medio del cual se proyecta el futuro de la

organización, tomando como base su Misión y Visión y el diagnóstico
realizado.

Compuesto por:

 Objetivos y metas.
 Estrategias y tácticas.
 Programas de trabajo.
 Presupuestos.

El diseño estratégico está considerado como una de las etapas más

retadoras de la formulación del plan, dado que consiste en la definición
de propósitos y acciones futuras con las cuales construir un puente
entre lo que es la organización y lo que se desea ser.

Para lograr lo anterior, se requiere estructurar en una forma

sistemática, una serie de conceptos ( de los cuales ya hemos visto), que
se complementan en este capítulo, que faciliten el diseño y la
implantación de las actividades requeridas en el corto y mediano plazo
para alcanzar objetivos propuestos es decir:

 Eliminar las debilidades.

 Aprovechar las oportunidades.
 Contrarrestar las amenazas.
 Mantener y utilizar adecuadamente las fortalezas.

OBJETIVOS Y METAS

Como vimos en páginas anteriores los objetivos y metas son resultados

o fines preestablecidos que se pretenden alcanzar en un plazo
determinado.

Para el caso de la Planeación Estratégica se caracterizan por:

 Ser cuantificables
 Tener fecha de cumplimiento
 Ser controlables
 Ser realistas y alcanzables
 Ser compatibles y coherentes entre sí

Cuáles son entonces los elementos a tomar en cuenta para el diseño?

Recordemos que se define objetivo como un fin o propósito a alcanzar

en un término de seis meses a tres años, que éste redactado en
términos medibles y controlables y que cuente con fechas claras de
terminación de la actividad; en otras palabras el objetivo debe ser lo
más específico posible, evitando caer en la tentación de definirlo de una
manera general que imposibilite su control; en otras palabras, el
objetivo debe ser lo más específico posible, evitando caer en la tentación
de definirlo de una manera que imposibilite su control.

Se definen las metas como propósitos y fines que tienen las mismas
características que un objetivo, pero que difieren en que el plazo para
su cumplimiento se plantea en términos de tiempo inferior a un año,
estos pueden ser semanales, mensuales, bimestrales, semestrales, a
éstas se les da el carácter de cuantificación mientras los objetivos
tienen un carácter de cualificación.

CARACTERÍSTICAS DE LOS OBJETIVOS

 SER CONGRUENTES CON LA  INDICAR LAS PRIORIDADES
MISIÓN DE LA ENTIDAD. ENTRE OBJETIVOS.
 SER REALISTAS, REALIZABLES.  CONSIDERAR VENTAJAS A
LARGO PLAZO SOBRE
CONVENIENCIAS A CORTO.
 SER DESAFIANTES,  ENFATIZAR RESULTADOS
INTERESANTES ANTES QUE ACTIVIDADES.
 MIRAR HACIA EL FUTURO, NO  ENVOLVER GRUPOS DE
BASARSE EXCLUSIVAMENTE EN TRABAJO, ACCIONES EN
EL PRESENTE CONJUNTO
 TENER EN CUENTA  CONSIDERAR FACTORES Y
EVENTUALIDADES, CAMBIOS Y OBJETIVOS PERSONALES.
TENDENCIAS.
 ESPECIFICAR EL TIEMPO Y SUS  BASARSE EN RELACIÓN DE
PLAZOS. AYUDA, NO DE CONTROL, ENTRE
LAS DIFERENTES ÁREAS DE LA
COMPAÑÍA.
 CONTENER INDICADORES 
CLAROS PARA MEDIR EJECUCIÓN
A LO LARGO DEL TIEMPO
ESTRATEGIAS

Es el conjunto de acciones integradas y criterios para generar ventajas

competitivas sostenibles en el sector en que se encuentre la
organización.

La estrategia responde a la pregunta Qué hacer para cumplir los

objetivos y misión de la organización?.

La empresa que no tiene estrategía depende generalmente de un líder

carismático, que la maneja con la fuerza de la personalidad y de un
medio impregnado de improvisación, inestabilidad y liderazgo
autoritario personalizado.

A posteriori una estrategia se aprecia en el resultado de sus recursos:

capital, factor humano y factor tecnológico.

Concluyendo se entiende por estrategia las acciones preestablecidas

que buscan apoyar el cumplimiento de objetivos y metas y asegurar
ventajas competitivas sostenibles en la empresa.

Para diseñar una estrategia tenemos varias alternativas, tal como se

indicará a continuación, y en una forma integrada facilitará la
creatividad y la innovación de las ideas requeridas para su construcción
así:

1. Especialización: Producción y/o comercialización de uno o varios

productos para un nicho de mercado o un producto para varios nichos
de mercado.

2. Diversificación: Producción y/o comercialización de varios

productos para varios mercados y/o varios productos no relacionados
dirigidos a diferentes mercados.

3. Integración: Diseño de una organización compuesta por una serie de

empresas que agrupan esfuerzos para fortalecer la generación de la
cadena de valor:
. Vertical hacia atrás, es decir, integrarse hacia los insumos.
. Vertical hacia adelante, esto es, integrarse hacia el consumidor.
. Horizontal en productos complementarios, es decir, empresas que
producen bienes y servicios en diferentes sectores los cuales, al ser
integrados producen un producto y/o servicio específico.

4. Internacionalización: Estrategia que busca atender los

requerimientos del nuevo orden de la economía a nivel internacional, a
través de:

. Exportación
. Importación
. Producción o comercialización con patentes extranjeras
. Franquicias

5. Estrategias combinadas: Es decir, la posibilidad de tomar

decisiones que integren algunos de los cuatro enfoques estratégicos
básicos.

ESCENARIOS DE LA ESTRATEGIA

Para logra una mejor claridad sobre dónde se encuentran los escenarios
naturales del diseño estratégico, los objetivos y las acciones deberán
estar encaminadas a dar respuesta a lo que algunos autores definen
como el Triángulo Estratégico, en cuyos vértices encontramos al cliente,
a la Competencia y a la Organización, con el fin último de satisfacer las
expectativas y necesidades de los clientes, los empleados y los dueños
de la compañía. en un equilibrio que permita la supervivencia y
crecimiento de la empresa en el tiempo.

Como ejemplos de tipos de estrategia tenemos:

1. A nivel del cliente

 Segmentación de mercados
 Mejoramiento continuo de productos y servicios
 Posicionamiento de productos y servicios
 Identificación e implementación de acciones de servicio
 Retroalimentación constante del cliente

2. A nivel de la competencia
 Identificación de los factores clave o críticos del éxito
 Diferenciación de productos y servicios
 Evaluación comparativa constante de productos y servicios
 Desarrollo de iniciativas de desequilibrio del competidor

3. A nivel corporativo u organizacional

 Claridad organizacional
 Diseño de una cultura organizacional coherente con la Misión y
Visión de la misma.
 Desarrollo de acciones que fortalecen el talento humano de la
empresa.
 Desarrollo de tecnología que facilite la ejecución de procesos
organizacionales.

Guía para el diseño estratégico

Con base en el resultado del diagnóstico realizado en la etapa anterior,
identifique y escriba de manera detallada los siguientes elementos:

a. Cuáles son los factores a mejorar en cada uno de los procesos?

b. Defina para cada uno de los aspectos a mejorar, uno o varios

objetivos a alcanzar, indicando fecha y responsable del mismo (utilice
el cronograma de actividades.

c. Describa para cada objetivo estrategias de mejoramiento, las metas y

acciones que se debe seguir para lograrlo
Para realizar lo anterior, diligencie el formato que se anexa a
continuación

PROCESO DE GESTIÓN VITAL A MEJORAR_________________________

Elaborado por______________________________________________________

FACTORES OBJETIVOS METAS ESTRATEGIA ACCIONES FECHA RESPONSABL

A A ALCANZAR S E
MEJORA

1
2
3
4
5
IMPLANTACIÓN DEL PLAN

Cómo debemos implantar el plan?

 Realizando un proceso de despliegue de arriba hacia abajo.
 Construyendo equipos de trabajo en cada área de la entidad.
 Capacitando y actuando.
 Consolidando actividades antes de seguir al siguiente nivel.
 Integrando todos los elementos de la organización.

Dentro de los requerimientos del Proceso de Gerencia Estratégica se

encuentran relacionados con el trabajo en equipo, el liderazgo
participativo y el diseño de herramientas de control. Con éstos tres
elementos podemos desarrollar la implantación del Plan Estratégico.

Por despliegue del plan entendemos el proceso por medio del cual se
irradian todos los propósitos y acciones definidas en la Misión, Misión,
Objetivos, metas y estrategias a todos y cada uno de los niveles de una
organización, evitando así caer en el error de formular o diseñar
excelentes planes que quedan representados en grandes volúmenes que
ni se conocen ni se aplican en las organizaciones.

Es necesario resaltar el hecho de que la ejecución de los planes se

realiza en cabeza del personal de base de la organización, con el apoyo,
coordinación e involucramiento de sus directivos, y que para que ésta
base lo pueda realizar adecuadamente, además de haber participado en
su formulación desde su puesto de trabajo, debe conocer el plan de una
manera integral fortaleciendo así la claridad organizacional que se
requiere para su ejecución efectiva.

LA ESTRUCTURA DEL SISTEMA

Para poner en marcha el proceso se deben tener en cuenta dos

elementos estructurales de la misma los cuales debieron haber sido
identificados en el diagnóstico estratégico, a saber: su estructura y su
cultura organizacional, con el único fin de establecer el grado de
divergencia o la distancia entre el “Deber Ser” y el “Ser” de la
organización. Dependiendo de éste análisis se podrá acelerar o no el
proceso de despliegue del plan:

A. Cuando se inicia por primera vez el proceso de una organización, el

primer plan estratégico debe ser elaborado y compartido por el primer
ejecutivo y sus colaboradores inmediatos y si es el caso, su Junta
Directiva.

Para su diseño se sugiere la realización de eventos de capacitación -

acción en los cuales se logre una unificación de conceptos, un
intercambio de ideas y su producto final: el Plan Estratégico
Corporativo.

Este plan debe contener, como se explicó en los capítulos anteriores, los
siguientes elementos:
a- LA MISIÓN CORPORATIVA
b- LA VISIÓN CORPORATIVA
c- EL DISEÑO ESTRATÉGICO
. Objetivos y Metas
. Estrategias y tácticas
. Programa y cronograma de trabajo
d- EL PRESUPUESTO

B. Los ejecutivos continuarán el desarrollo del proceso, es decir, la

definición de planes por unidad estratégica de negocio o planes
funcionales. Coherentes con el plan corporativo, a través de la
conformación de equipos de trabajo denominados equipos primarios, en
los que participan de manera activa cada jefe con su grupo de
colaboradores inmediatos.

C. Para el desarrollo y ejecución de programas específicos de

fortalecimiento de procesos transversales, es decir, procesos que tocan
varias áreas de la empresa, podrán conformar equipos de mejoramiento,
integrados por personas de diferentes áreas e inclusive de diferentes
disciplinas con el objetivo básico y temporal de dar solución a los
problemas de gestión que involucren diversas áreas de la organización.
Esto es, la ejecución de acciones que apoyen el desarrollo y
mejoramiento de os procesos organizacionales.

D. Involucrar a la base de la organización con la implantación de tantos

grupos primarios como áreas formales tenga la organización. Esta etapa
sólo se debe implantar cuando los niveles previos se encuentren
debidamente capacitados e involucrados en el proceso y su centro de
gestión está relacionado directamente con los procesos en los que se
encuentren involucrados cada uno de los colaboradores de la
organización, para la cual se recomienda el estudio y la aplicación de
metodología que faciliten su aplicación, tales como, Housein Kanri o
administración de políticas, el cual propone el despliegue del proceso de
actividades y operaciones divididos en Qué y Cómo sobre los cuales
trabajar en busca de un mejoramiento continuo en los detalles y
características fundamentales de una empresa exitosa.

E. Una vez se haya involucrado a todos los niveles organizaciones en

éste proceso se puede implantar de abajo hacia arriba de tal manera
que se cierra el círculo y el proceso mismo: todas las áreas intercalando
de arriba hacia abajo y de abajo hacia arriba en busca de fortalecer su
efectividad.

INDICADORES DE GESTIÓN
Como todos lo sabemos, un plan sin control es un plan que no se
ejecuta cabalmente, por lo tanto se requiere del diseño que permita
medir, evaluar y retroalimentar sus resultados.

Una de las características de la gestión gerencial moderna está

relacionada con la cultura de medición pero está llena de malos
entendidos y confusiones obligando a realizar un amplio estudio sobre
el tema para facilitar su comprensión y por ende su utilización.
Entonces:

 Qué son y cuál es su importancia?

 Qué implicaciones tienen en los conceptos de mejora continua?
 Cuáles son las características de una buena medición?

Para dar respuesta a éstos interrogantes desarrollaremos a

continuación los siguientes temas:

 La medición
 La gerencia y la medición
 La medición en la productividad y la calidad
 Los indicadores de medición

La medición

Medir es “determinar una cantidad comparándola con otra.

Proporcionar y comparar una cosa con otra. La medición es la acción y
el efecto de medir.

Cómo se enlaza la medición y la gestión empresarial?

Al evaluar el alcance de la medición, debemos tener en cuenta que ésta

es algo más que encontrar promedios y tendencias, debemos ir más allá
en busca de conocer con la mayor precisión posible la variabilidad en
toda su gama y la interconexión de factores causales de los resultados.

Indicadores de gestión

En el diccionario Larousse se define indicador como “ que indica o sirva

indicar. Es decir es un rastro, una señal y una unidad de medida de las
variables integrantes de las actividades y procesos. Todo indicador tiene
una dimensión cualitativa que describe las variables y otra cuantitativa
presentada como expresión porcentual, numérica, etc.

Pueden ser simples, tales como, número de cursos, valor de ingresos,

etc, y complejos, tales como, número de acciones ejecutadas / número
de acciones programadas, utilidad neta / activos totales.

Este concepto adicionado con la expresión de gestión, es la expresión

cuantitativa del comportamiento o desempeño de una organización,
una unidad estratégica de negocios o funcional. Un proceso y/o una
actividad, cuya magnitud, al ser comparada con su estándar o nivel de
referencia indicará el grado de desviación positiva o negativa de lo
realizado y se convertirá en fuente de información base para la toma de
decisiones pertinentes.

Los indicadores de gestión no son parámetros físicos o técnicos, puesto

que son expresiones cuantitativas de relación utilizados para medir la
utilización de recursos, eficiencia, cumplimiento de compromisos,
eficacia, y características de actuación de calidad.

Tipos de indicadores de Gestión

Uno de los problemas a que se enfrentan los equipos de trabajo en las

organizaciones está relacionado con la definición y la selección de los
indicadores adecuados, originado en la utilización de indicadores tipo
aplicados sin un previo análisis de utilidad y factibilidad y en segundo
lugar por estar construidos fuera del contexto de los procesos, creando
así funciones y tareas adicionales en detrimento de la eficiencia misma
del proceso en cuestión.

De productividad

Miden la eficiencia de las operaciones de una organización, ejemplos

 Relación del gasto laboral de ingresos.

 Relación del gasto administrativo de ingresos.
 Relación h/h frente a unidades producidas.

De eficacia

Miden el impacto de la gestión empresarial ante sus clientes y mercado,

ejemplo:

 Participación en el mercado.
 Tasa de devolución de mercancías.
 Tasa de reclamos del cliente.

Financieros

Evalúan el comportamiento entre las cifras contables y financieros de

una organización, ejemplos (entre otros):

 Índice de liquidez.
 Índice de rentabilidad.

Elementos el indicador

El indicador debe tener de manera particular los siguientes elementos:

 Objetivos del indicador
 Su definición y diseño.
 Niveles de referencia.
 Responsabilidad
 Puntos e Lectura
 Periodicidad
 Sistema de Procesamiento
 Sistema de Toma de Decisiones
 Consideración de Gestión

Para la construcción de los indicadores de gestión se requiere identificar

las variables y conceptos que se encuentran en el proceso, sistema o
unidad, construir el significado colectivo de la variable o variables,
desglosar las variables e indicadores y por último, priorizar y
seleccionar los pertinentes y adecuados a la gestión de la organización.

Según el uso que se le pretenda dar al indicador, se podrían clasificar

en cuatro tipos:

 En cifras absolutas, como por ejemplo, población por sexo,

disponibilidad de línea de producción, cantidad de informes
retrasados, errores por informe.
 En porcentajes, por ejemplo, participación de la producción de A
sobre el total de productos, defectos sobre unidades productivas.
 En tasas tal como la inflación, número de accidentes por mes.
 En medidas estadísticas, tales como promedios, moda, rotación de
cartera, los cuales muestran comportamientos típicos de gestión.

Con base en lo anterior los diferentes niveles de la organización estarán

en disposición de tomar acciones respectivas.
 ADMINISTRACIÓN DEL PLAN

La administración del plan consiste en la puesta en marcha de un

sistema de evaluación continuo en todas aquellas actividades y
operaciones que en concepto de la organización requieren de su
aplicación. Es necesario tener en cuenta que de la evaluación adecuada
de los procesos se obtiene una mayor calidad en los resultados.

Para realizar un adecuado seguimiento de control el plan requiere de:

 La definición previa de objetivos claros.

 La implantación de los indicadores de gestión definidos
anteriormente.
 Evaluación periódica de los resultados obtenidos en la medición
frente a los resultados de la gestión esperados.

Los elementos anteriormente mencionados deben ser definidos en todas

las áreas de la organización y con el apoyo de procesos automatizados
que presenten información clara y oportuna; deben ser evaluados
periódicamente por los equipos de trabajo ya sean primarios o de
mejoramiento, apara así atomizar o distribuir ésta labor. Los resultados
corporativos deberán ser evaluados por el equipo conformado en el
primer nivel de la organización.

Medición de los resultados

Como se planteó, toda evaluación debe partir de unos resultados

esperados predefinidos en los objetivos y metas organizacionales
vinculados a los procesos de gestión de la organización; por lo tanto,
qué y cómo se debe medir?.

A continuación se proponen algunos de los elementos y escenarios.

advirtiendo son ejemplos a nivel general, que no consultan la situación
general de cada empresa a saber:

En gestión comercial

 Participación en el mercado
 Penetración en productos
 Satisfacción de clientes
 Rentabilidad a por producto, zonas, canales de distribución
Crecimientos periódicos

En gestión productiva

 Niveles de eficiencia de la Mano de Obra, de la Maquinaría, de los

insumos
 Desarrollos tecnológicos
 Utilización de mezclas de materias primas
 Aseguramiento de los Procesos productivos
 Productividad en todos los Niveles

A nivel de gestión humana

 Eficiencia de personal
 Rotación de personal
 Relación de Capacitación de resultados
 Niveles de clima organizacional
 Ausentismos, licencias, accidentes de trabajo

En gestión Financiera

 Rotación de cartera
 Rotación de proveedores
 Capital de Trabajo
 Apalancamiento Financiero
 Rentabilidad Operacional, Financiera
 Rentabilidad sobre ventas, patrimonio, activos

En otras palabra, cada proceso, cada función, son susceptibles de ser

medidos y por ende debe ser registrado para conocer resultados de la
gestión en cada periodo.

EVALUACIÓN Y RETROALIMENTACIÓN

Con base en los resultados y su comparación con los objetivos y

propósitos previstos se obtienen desviaciones obtenidas en el periodo,
las cuales deben ser evaluadas en busca de conocer sus causas.

De este proceso obtendremos los elementos requeridos para

retroalimentar el sistema, es decir, diseñar e implantar acciones
estratégicas que modifiquen o mantengan las condiciones de trabajo en
busca de mantener una continua reatroalimentación del proceso de
Gerencia Estratégica.

Es de hacer notar, que la evaluación y la retroalimentación respectiva

se deben efectuar continuamente, recomendándose periodos que no
superen el bimestre para de esta manera corregir las desviaciones en
forma oportuna y real.

Para lograr lo anterior se recomienda que la cultura del control del plan
sea implantada desde la cabeza de la organización en una junta
directiva, incorporando en sus reuniones de trabajo un punto en el cual
se evalúe el avance de los diferentes programas de trabajo en el tiempo.
Si así se ejecuta, es muy probable que ésta disciplina sea seguida por
cada uno de los equipos de trabajo en cada nivel de organización
incorporando así un nuevo elemento a la cultura de la organización. Se
podría afirmar que el hábito del buen control tiene el mismo tipo de
despliegue que el de la planeación

LA ORGANIZACIÓN

Es el ordenamiento de los recursos y funciones de la empresa para

facilitar el logro de los objetivos. Organizar la empresa es ordenar El
espacio, El tiempo, El trabajo, Las personas y el dinero.

Un lugar para cada cosa.... y cada cosa en su lugar.

La Organización del Tiempo

Un tiempo para cada tarea, y cada tarea a su debido tiempo; si

tratamos de hacer las cosa al mismo tiempo, no hacemos ninguna de
ellas.

La organización dl tiempo requiere:

 Una agenda para apuntar los compromisos diarios.
 Tener en cuenta las prioridades.
 Ser puntuales para alcanzar a hacer todo lo programado.
 Dedicación exclusiva a cada tarea.

Reflexión: Cada una de las siguientes preguntas ha sido diseñada para

ayudar a identificar los patrones normales en el uso del tiempo. Por
favor califique cada pregunta de acuerdo con lo siguiente:

Sí siempre = 1
Por lo general = 2
Algunas veces = 3
Rara vez = 4
Nunca = 5
No aplica = sin puntaje

¡ Sea honesto consigo mismo!

Este cuestionario le indicará las áreas en las cuales lo está haciendo

bien o mejorando; también le ayudará a notar aquellas cosas que
todavía necesitan atención.

1. Tiene usted una lista clara y definida de objetivos escritos?

2. Registró usted el uso del tiempo alguna vez el año pasado?
3. Anota sus prioridades y objetivos diariamente?
4. Gasta tiempo en realizar sus objetivos diarios y prioridades con su
secretaria o colaboradores principales?
5. Puede encontrar periodos ininterrumpidos de tiempo cuando se
necesita?
6. Ha eliminado de su trabajo crisis que se repiten con frecuencia?
7. Rehusa contestar al teléfono cuando se halla en medio de
conversaciones importantes?
8. Planea y programa su tiempo diaria y semanalmente?
9. Utiliza el tiempo de viajes y espera en forma productiva?
10. Les delega a otros tanto como usted debe?
11. Previene a los subordinados de delegarle a usted nuevamente
trabajos y decisiones?
12. Utiliza las capacidades de su secretaria tanto como puede hacer?
13. Toma usted tiempo diario para pensar acerca de lo que está
haciendo y lo que está tratando de lograr?
14. Eliminó alguna pérdida de tiempo la semana pasada?
15. Se siente usted en control de su tiempo y de su trabajo?
16. Esta su oficina y escritorio bien organizados?
17. Puede enfrentar con éxito a las presiones, ansiedades y
tensiones?
18. Ha eliminado pérdidas de tiempo en reuniones?
19. Ha superado la tendencia de posponer las cosas?
20. Empieza a hacer tareas con base en su prioridad e importancia?
21. Ha discutido problemas sobre el manejo del tiempo con sus
colaboradores durante el mes pasado?
22. Resiste a la tentación de participar demasiado en las actividades
de sus colaboradores?
23. Controla usted su horario, así que otros no tengan que perder el
tiempo esperándole?
24. Evita usted hacer las tareas que otros probablemente pudieran y
debieran hacer por su cuenta?
25. Se abstiene de interrumpir a los colaboradores, secretaria y
colegas a menos que sea realmente importante y no pueda esperar?
26. Cumple con los plazos y termina las cosas a tiempo?
27. Puede identificar las pocas actividades criticas que cuentan en la
mayor parte de los resultados de su trabajo?
28. Ha podido reducir la cantidad de papeles y la cantidad de tiempo
que éstos le toman?
29. Controla usted efectivamente las interrupciones y visitas
inesperadas en lugar de permitirles que éstas le controlen a usted y
su tiempo?
30. Está mejor organizado y logrando más ahora que hace seis
semanas?
31. Está al día en sus lecturas?
32. Ha dejado de llevar trabajo para la casa en las noches o durante
el fin de semana?
33. Ha tenido la habilidad de decir NO cuando debe hacerlo?
34. Dedica tiempo suficiente para el entrenamiento y adelanto de sus
colaboradores?
35. Cree usted tener tiempo para sus actividades familiares,
comunidad, estudio, recreación y para usted mismo?
Evaluación

Sume todos los números colocados a cada pregunta para hallar el

resultado final: Cuánto más bajo el puntaje, mayor control tiene sobre
su tiempo; cuánto más alto, más le falta para mejorar.

El anterior ejercicio se deberá realizar regularmente, para beneficio de

toda la empresa.
Fíjese después de cada diagnóstico, algunas estrategias de
mejoramiento del uso del tiempo. Por ejemplo, propóngase, la primera
vez, hacer desaparecer aquellos factores donde tuvo la nota 5. La
segunda vez disminuya el puntaje total en un 10% y así sucesivamente:

Otras medidas

• Establezca un horario fijo, el mismo día y hora, para las diferentes

reuniones con colaboradores, atención de clientes, proveedores, etc.
• Asigne siempre un tiempo límete a las reuniones.
• No permita interrupciones en las actividades que se ha planeado,
pero no sea más papista que el papa, si un cliente lo requiere
atiéndalo.
• Aprenda a llevar una agenda de compromisos.
• Aprenda a superar la dilación en la ejecución de las tareas.
• Plantéese entonces, la distribución de tiempo que le permita realizar
las tareas de manera eficiente.

Ejemplo de utilización del tiempo diario

CÓDIGO ACTIVIDAD HORAS EMPLEA. % DE TIEMPO

R REUNIONES
T TELÉFONO
L LECTURA
A ATENCIONES
O OTRAS
2 25%
1 12.5%
1 12.5%
1 12.5%
1.5 18.8%
 AGENDA DIARIA

Fecha______________________

REUNIONES PROGRAMADAS
HORA NOMBRE TEMA

ACTIVIDADES COMUNICACIONES
 Deben hacerse hoy  Telefónicas

 Desearía hacerlas hoy  Deben hacerse hoy

 Personales  Desearía hacerlas hoy

¡ Deje preparada la agenda del día siguiente, al término de cada

jornada de trabajo!
La organización del trabajo

Organizar el trabajo es hacer la lista de todas las tareas que se realizan

en la empresa, agrupándolas por áreas para ordenarlas e la manera
más lógica y eficiente posible así:

Producción:

 Compra de materias primas

 Hacer los inventarios
 Cortar las prendas
 Armar las prenda.
 Terminar las prendas
 Empacar las prendas

Finanzas

 Registrar cuentas
 Pagar las cuentas
 Cobrar a los clientes
 Conseguir préstamos
 Pagar impuestos

Personal

 Conseguir operarios
 Entrenar operarios
 Dirigir personal
 Estimular al personal
 Sancionar las faltas

Mercadeo

 Contratar publicidad
 Visitar clientes
 Tomar pedidos
 Buscar nuevos clientes

En las empresas muy pequeñas, una misma persona puede realizar

tareas de diferentes áreas, siempre y cuando organice bien su tiempo
para dedicar un tiempo determinado a cada área.

Cómo organizar el trabajo?

1. Hago la lista de todas las tareas que se realizan en la empresa y las

agrupo por áreas.
2. Se determina quién es la persona responsable de realizar cada tarea
o cada grupo de tareas.
3. Analizo la relación que existe entre diferentes tareas y las organizo
en diferentes secuencias.
4. Escojo la secuencia más adecuada (es la que permite que las cosas
se hagan muy bien y en el menor tiempo posible.

Práctica: Tomo la lista de actividades de mi empresa y las agrupo por

diferentes secuencias.

La organización de personas

Un cargo para cada persona y cada persona en su cargo. Para que haya
una buena organización en la empresa debe haber Unidad de Mando,
quiere decir que cada persona recibe órdenes y le rinde cuentas a una
sola persona.

La unidad de dirección quiere decir que todas las tareas estén

asignadas a un responsable permanente; hay personas vinculadas a la
empresa como puras consejeras, estas personas no tienen autoridad
para mandar a nadie, ni tienen responsabilidades concretas en el
funcionamiento de la empresa porque su misión consiste únicamente
en dar asesoría.

Práctica: El empresario realizará el organigrama de su empresa y

determinará si en ella hay unidad de mando y unidad de dirección

La organización del dinero

Es la distribución de los recursos de la empresa, para obtener de ellos

el mayor rendimiento posible, para aprender a organizar el dinero se
profundizará el tema en el módulo de contabilidad.

LA DIRECCIÓN

Es la coordinación de las actividades ejecutadas por los trabajadores

para lograr los objetivos de la empresa; LA DIRECCIÓN consiste en
guiar y coordinar a las personas para que realicen su trabajo con
entusiasmo y responsabilidad.

El buen director es un líder. El líder es una persona que despierta el los

demás el deseo de imitarla o de seguirla porque:

 Es entusiasta
 Tiene ideas novedosas
 hace las cosas bien
 Está siempre dispuesto a aprender
 Trabaja en equipo con sus dependientes
 Busca oportunidades y se prepara para aprovecharlas
 Ante la derrota lo intenta nuevamente
 Desarrolla y vende ideas
 Domina el lenguaje corporal y su acoplamiento con palabras
 Enfatiza y dramatiza sin caer en exageraciones
 Tiene valores de excelencia fundamentales para transmitir ética.
 Tiene confianza, fe, esperanza y solidez
 Reconoce la importancia y progreso de las otras personas

Hay directores que se preocupan únicamente por la producción sin

prestar atención a las necesidades de sus trabajadores; y también
algunos que se preocupan por las personas que descuidan las otras
áreas de la empresa, sin embargo para ser buen director hay que
atender a las personas y a las demás áreas de la empresa con igual
esmero.

Claro! los jefes duros y autoritarios son malos directores porque los
subalternos no los quieren y les trabajan de mala gana; pero los jefes
demasiado condescendientes también son malos porque no saben
mantener la disciplina dentro de la empresa.

Para ejercer la dirección hay que tener cuatro habilidades básicas:

1. Habilidad para comunicarse

2. Habilidad para motivar a los demás
3. Habilidad para ejercer autoridad
4. Habilidad para tomar decisiones

La comunicación

Es la transmisión de un mensaje de la persona que lo envía a la

persona que lo recibe a través de un medio de comunicación como son:
gestos, palabras, cartas, afiches, carteleras, circulares, revistas, etc..

Hay muchos medios de comunicación porque también hay diferentes

tipos de comunicación:
Comunicación Personal - La conversación, la carta y el teléfono

Comunicación masiva - La televisión, la radio, las revistas, los

periódicos

La comunicación empresarial - La entrevista, los afiches, las circulares,

los memorandos, las carteleras, las reuniones.
La habilidad para comunicar consiste en lograr que la otra persona
comprenda el mensaje tal como se quiere comunicarlo; para lograr los
objetivos la comunicación debe ser:

 Permanente: Porque la empresa es una organización muy viva que

siempre genera mensajes y noticias importantes de comunicar.
 Precisa y clara: porque hay que ir al grano y comunicar el
mensaje exacto para que el interlocutor lo entienda sin riesgo de
confundirlo.
 Directa: porque los intermediarios pueden distorsionar el
mensaje.
 Respetuosa y sincera: Porque el mal trato, la falsedad y el engaño
destruyen el buen ambiente de trabajo.

En la empresa todas las personas necesitan comunicarse

El jefe comunica: Noticias e informaciones, instrucciones, ideas o

sugerencias, solicitudes, ordenes, palabras de estímulo, llamadas de
atención a sus trabajadores o dependientes.

El trabajador comunica: Noticias e informaciones, ideas y sugerencias,

solicitudes. reclamos a su jefe; Noticias e informaciones ideas y
sugerencias, indicaciones y solicitudes a sus compañeros de trabajo.

La motivación

Es el deseo de realizar el trabajo con esmero y buena voluntad.

El buen director entusiasma a sus colaboradores y logra que trabajen

con gusto y responsabilidad. El salario es un elemento muy importante
de la motivación pero no es el único, porque el hombre tiene también
otras necesidades que no pueden satisfacer con dinero.

Los siguientes aspectos son elementos importantes de la motivación:

 La estabilidad en le trabajo.
 El trato amable y respetuoso.
 La justicia en el manejo de los conflictos.
 Las oportunidades de capacitación y de progreso en el seno de la
empresa.
 El reconocimiento y el estímulo.
 La oportunidad de tomar parte en la toma de decisiones y en el
manejo de la empresa.
Práctica: El empresario reflexionará y determinará si sus dependientes
cuentan con los siguientes factores de motivación:

FACTOR SI NO
1. Buen salario
2. Estabilidad
3. Trato amable y respetuoso
4. Oportunidades de capacitación y progreso
5. Reconocimiento y estímulo
6.Oportunidad de tomar parte en el manejo de empresa
7. Otros




La Autoridad

Es la capacidad de dar órdenes y hacerlas cumplir, la verdadera

autoridades como una fuerza que impulsa a los demás a seguir mis
indicaciones o a obedecer mis órdenes.

La capacidad para ejercer la autoridad depende:

 Los conocimientos del empresario: Los trabajadores acatarán la

autoridad del empresario si reconocen que está mejor preparado que
ellos y confían en su capacidad de guiarlos; por ello el empresario
debe estar en continuo conocimiento y mejorar su nivel educativo,
para con ello tener una buena capacidad de toma de decisiones.
 El buen ejemplo: Los trabajadores reconocerán la autoridad del
empresario si encuentran en él cualidades dignas de admirar. Por eso
debe tratar el empresario de corregir sus defectos y cultivar las
virtudes.

Práctica: El empresario analizará la autoridad frente a sus trabajadores.

1. Reflexionará y determinará si sus trabajadores están dispuestos a

reconocer su autoridad.
2. Determinará por qué la reconocen o no la reconocen:

La toma de decisiones

Consiste en escoger una entre varias alternativas:

 Dirigir es asumir la responsabilidad de tomar decisiones para
manejar la empresa, para resolver problemas y para aprovechar las
oportunidades.
 Las decisiones son buenas cuando dan buenos resultados y son
malas cuando llevan al fracaso.
 Por eso el arte de dirigir consiste en tomar buenas decisiones.

¡ Señor empresario no sortee las decisiones que debe tomar!

Todas las decisiones tienen consecuencias, por eso es tan importante

aprender a tomarlas bien cómo?.

1. Identifico cuáles son las alternativas que tengo para escoger.

2. Analizo cada una de las alternativas buscando la siguiente
información:
Cuáles son las ventajas
Cuáles son sus inconvenientes
Cuáles son los riesgos
Qué resultados puedo esperar si la escojo
3. Comparo las diferentes alternativas.
4. Escojo la alternativa que ofrezca mayores beneficios y tenga menores
riesgos.

La información completa, exacta y actualizada sobre la empresa, sobre

el medio que la rodea y sobre la realidad del país es clave del éxito en la
toma de decisiones.

Práctica: El empresario junto con varios colaboradores deberá

identificar una situación, un problema o una oportunidad que obligue a
tomar una decisión en la empresa.
Se identificará las diferentes alternativas con que cuenta la empresa
para tomar la decisión.

Se hará el análisis y...

Se tomará una decisión.

El Control

Es la comparación de los planes con los resultados para verificar si se

han cumplido y para corregir desviaciones en la realización de los
proyectos.

1. Retomar las metas que se han establecido - Las metas son proyectos
expresados de tal manera que su realización se puede comparar con
un punto de referencia concreto.
2. Recoger información sobre los resultados - La información es el
conjunto de datos necesarios para verificar el cumplimiento de las
metas.
3. Comparar las metas con los resultados - Es la comparación
permanente de las metas con las realizaciones para verificar hasta
que punto se están logrando.
4. Corregir las desviaciones - Es el análisis de las causas por las cuales
no se cumplen las metas para corregirlas inmediatamente.

Formalización Comercial de la empresa

En el texto al finalizar cada capítulo, veremos la parte concerniente a la

formalización de nuestras empresas, en éste, nos dedicaremos a la
formalización comercial:

Todo empresario, ya sea persona natural o jurídica, así como los

establecimientos de comercio, deben matricularse en la cámara de
comercio correspondiente.

El registro mercantil es una institución legal, a través de la cual, por

virtud de la ley, se da publicidad a ciertos actos que deben ser
conocidos por la comunidad. Su objetivo es llevar matrícula mercantil
de los comerciantes y de los establecimientos de comercio y su
correspondiente renovación, así como la inscripción de todos los actos,
libros y documentos que exige la ley. El registro mercantil es público.
Cualquier persona puede examinar los libros y archivos en que fuere
llevado y tomar las anotaciones necesarias.

Por delegación del Gobierno Nacional, el registro mercantil en Colombia

está a cargo de las cámaras de Comercio en sus respectivas zonas de
influencia. En el registro mercantil deben matricularse los empresarios
y personas naturales, dentro del mes siguiente a la fecha de iniciación
de actividades, y las personas jurídicas dentro del mes siguiente a la
fecha de la escritura pública de constitución.

A. Matricula en el registro mercantil

1. Personas naturales

Los pasos a seguir son:

a. Adquirir los formularios de matrícula mercantil (personas naturales y

establecimientos de comercio).

b. Solicitar el estudio del nombre para establecimientos de comercio.

c. Diligenciar los formularios.

d. Presentar en la ventanilla de la cámara de comercio:
. Los formularios diligenciados.
. El documento de identidad del empresario (cédula de ciudadanía o
cédula de extranjería)

e. Solicitar el valor de la liquidación.

f. Pagar los derechos de matrícula en el registro mercantil.

g. Obtener el certificado de matrícula mercantil.

2. Personas jurídicas

Los pasos a seguir son:

a. Solicitar el estudio del nombre seleccionado para la nueva sociedad y

para los establecimientos de comercio, con el fin de verificar si éste
puede ser matriculado.

b. Elaborar los estatutos de la sociedad, donde figuren como mínimo los

siguientes datos básicos:

. Nombre o razón social.

. Objeto social.
. Clase de sociedad.
. Nombre de los socios.
. Nacionalidad.
. Aportes de capital..
. Representante legal y sus facultades.
. Distribución de utilidades.
. Duración.
. Domicilio.
. Causales de disolución.
. Los demás datos exigidos por la ley y que identifiquen
plenamente al Ente social.

c. Presentar ante una notaría el acta de constitución de la sociedad, es

decir, los estatutos aprobados por los asociados, apara ser elevados a
escritura pública.

d. Obtener las copias pertinentes de la escritura pública.

f. Adquirir y diligenciar los formularios de matrícula mercantil para

personas jurídicas y/o sucursales y agencias, según el caso.

g. Presentar en la ventanilla respectiva de la Cámara de Comercio:

. Los formularios diligenciados.
. Copia de la escritura pública de constitución de la sociedad ( en
ningún caso, la primera copia).
 . El documento de identificación del representante legal.

h. Solicitar la liquidación.

i. Pagar los derechos de matrícula en el registro mercantil.

j. Obtener el certificado de existencia y representación legal de la

sociedad.

3. Sociedad de hecho

Por no ser reconocida como persona jurídica, la sociedad de hecho en sí

no puede matricularse en la Cámara de Comercio; sus socios pueden
hacerlo como personas naturales.

Cada uno de los socios debe seguir los pasos necesarios para
matricularse en el registro mercantil como persona natural. Si alguno
de ellos se encuentra en el momento de constituir la sociedad de hecho,
no se necesita una nueva matrícula. Simplemente debe diligenciar un
formulario actualizando la información de sus actividades mercantiles.

4. Renovación de la matrícula mercantil

La matrícula mercantil del empresario, sea persona natural o jurídica

así como la de sus establecimientos de comercio, deberá renovarse
anualmente en los meses de enero, febrero o marzo del año siguiente a
aquel en el que la matrícula se efectúo o renovó.

5. Ventajas de mantener vigente la matrícula mercantil

La vigencia de la matrícula en ele registro mercantil garantiza al

empresario:

a. Hacer pública su condición de empresario, así como de su nombre

comercial y el nombre o enseña de sus establecimientos de comercio.

b. Obtener certificados de matrícula mercantil expedidos por la Cámara

de Comercio, indispensables para adelantar otros trámites de índole
legal y comercial.

c. Dar imagen de seriedad del evento.

6. Modificaciones
Cualquier modificación que afecte la información contenida en el
formulario de matrícula, debe comunicarse oportunamente y por escrito
a la Cámara de Comercio.

7. Cancelación de la matrícula mercantil

La persona natural que deje de ejercer la actividad mercantil o cierre su

establecimiento de comercio en forma definitiva, debe solicitar la
cancelación de la respectiva matrícula, mediante petición escrita y
reconocida ante notario o ante el secretario de la cámara respectiva, la
cual se presentará ante la Cámara de Comercio para su inscripción.

Tratándose de persona jurídica, la Cámara tomará nota de la

cancelación d la matrícula, cuando previamente se hayan cumplido los
siguientes requisitos
a. La disolución de la sociedad.
b. La elaboración del acta donde esté contenida la cuenta final de
liquidación.

B. Registro de libros de contabilidad

Por ley, todos los empresarios deben presentar e inscribir los libros de
comercio en la Cámara de Comercio. La inscripción de los libros puede
hacerse en cualquier tiempo, pero los actos y documentos que deben
registrarse sólo producen efectos frente a terceros a partir de la fecha de
inscripción.

Los libros que se deben inscribir son:

1. Personas naturales

a.. Libro mayor y de balances.

b. Libro diario.
c. Libro de inventarios y balances.

2. Las sociedades

a. Libro de mayor y balances.

b. Libro de inventarios y balances.
c. Libro diario.
d. Libro de actas, registro de socios, de asambleas y de juntas según
el caso.

Pasos a seguir para la inscripción de libros:

1. Adquirir los libros.

2. Solicitar mediante carta firmada por el representante legal, revisor

fiscal o la persona natural interesada, según el caso, la
inscripción de los mismos, e indicar claramente los
siguientes datos:

a. Nombre o destino de cada uno de los libros

b. Número de hojas de cada libro consignando el rango, si no
parte exactamente de cero.
c. Nombre completo del propietario, es decir, a nombre de quién
debe quedar registrado cada uno de los libros.

La fecha de la carta debe coincidir con la del día en que se efectúe la

solicitud.

Si se trata de libros llevados bajo la modalidad de formas continuas,

hojas removibles o series continuas de tarjetas, debe mencionarse de
manera expresa el código escogido por el empresario para denominar
los mismos.

La Cámara de Comercio inscribe los libros de comercio, mas no ejerce

control sobre el manejo de ellos, esto lo hace la Administración de
Impuestos Nacionales.

Los libros deben presentarse rotulados con el nombre de la sociedad o

personal(es) a quien(es) pertenezca(n). Numerarse consecutivamente y
no tener ningún registro contable.

Los libros que se entregan para inscripción se deben retirar en un

plazo máximo de 90 días . De lo contrario, la Cámara de Comercio
procederá a destruirlos ante testigos, consignando tal hecho en un acta.

La inscripción de los libros se verifica con una constancia que deja el

secretario de la Cámara de Comercio, que contiene los siguientes datos:

a. Cámara de Comercio.
b. Fecha de inscripción.
c. Número de inscripción y libro en el cual se efectúo.
d. Personas a quien pertenecen.
e. Nombre del libro o uso al que se destina.
f. Número de hojas útiles de que está compuesto

Tanto las hojas removibles de los libros, como las formas continuas,
deben ser autenticadas mediante un sello de seguridad que se impone
en cada una de ellas. Estos libros deben tener un distintivo de máximo
cinco caracteres, conformado por letras o números, o números y letras,
escogido libremente por el comerciante, Este distintivo debe colocarse
en cada una de las hojas del libro, junto con la numeración
consecutiva.

Caducidad de la matrícula mercantil

El artículo 225 del decreto 1122 de 1999, creó el instrumento jurídico

denominado “caducidad de la matrícula mercantil”, en el cual se
dispone que “ la renovación anual de la matrícula mercantil dará lugar
a la caducidad del respectivo registro”, caducidad que será declarada
por la cámara de comercio donde se halle matriculado el comerciante o
su establecimiento de comercio.

Aspectos generales

La caducidad de la matrícula no implica la condonación de los derechos

de renovación dejados de cancelar por el comerciante a la Cámara de
Comercio de Bogotá.

Por tanto, cuando la persona natural o jurídica solicite la nueva

matrícula, deberá cancelar primero los años dejados de renovar,
presentando un formulario de renovación por cada año no cancelado y
la de su(s) establecimiento(s), si lo(s) tiene registrados(s), y por último
cancelará el valor correspondiente a la nueva matrícula, presentando
un formulario de matrícula.

Si el nombre de la sociedad caducada fue utilizado por otra nueva

sociedad, la sociedad caducada deberá presentar adicionalmente una
escritura de reforma de nombre y el respectivo formulario de matrícula,
y pagar los derechos correspondientes.

La caducidad no implica la pérdida del número de matrícula que

correspondía al comerciante o a sus establecimientos de comercio,
quiere decir, que el número será bloqueado en el sistema, dejándolo con
un estado de caducidad y cuando el interesado solicite nuevamente la
matrícula, se le asignará el mismo número afectado con la caducidad.
 FORMALIZACIÓN LABORAL

La formalización laboral de la empresa es de mucha importancia para

garantizar una adecuada atención al trabajador y a su familia en todos
los aspectos relacionados con salud, recreación, capacitación y
subsidios monetarios.

La prestación de estos servicios está a cargo del Instituto de Seguros

Sociales, ISS, EPS, Sena, las cajas de compensación familiar y los
fondos administradores de pensiones, cesantías y salud.

A. Sistema de seguridad social en salud

El Instituto de Seguros Sociales, ISS, y/o EPS vigentes, se crearon con

el fin de proporcionar atención en salud básica y hospitalaria y
pensiones de invalidez, vejez y muerte a los trabajadores colombianos y
extranjeros vinculados a las empresa de contrato temporal o
permanente.

Es muy importante que las empresas afilien al ISS y/o EPS vigentes, a
sus trabajadores y/o empleados desde el mismo momento de vínculo
laboral, para darles protección. De lo contrario, si ocurriera algún
accidente de trabajo o enfermedad profesional grave, a un trabajador
de la empresa no afiliado, ésta deberá responder por la totalidad de los
gastos hasta que la recuperación sea total.

La afiliación de la empresa y de sus trabajadores al sistema de

seguridad social se hace directamente ante el ISS o EPS, entidad
pública vinculada al Ministerio de Trabajo y de Seguridad Social.

Los pasos por seguir ante el ISS y/o EPS, son los siguientes:

- Obtención de número patronal.

- Afiliación de los trabajadores y/o empleados de la empresa.
- Información mensual sobre novedades.

1. Requisitos para la obtención del número patronal

El número patronal es el número único de identificación de la empresa

ante el ISS y/o EPS vigentes; sirve para facilitar a los trabajadores
nacionales o extranjeros que prestan sus servicios a patronos
particulares, mediante contratos de trabajo o de aprendizaje.

a - Requisitos para personas naturales:

- Diligenciar el formulario oficial del ISS y/o EPS vigentes, por

triplicado.
- Presentar una carta al ISS y/o EPS vigentes, juramentada ante juez o
notario donde se exprese claramente la actividad económica que
desempeña la persona.
- Presentar fotocopia del documento de identidad (cédula de ciudadanía
o cédula de extranjería).

b - Requisitos para personas jurídicas:

- Diligenciar el formulario oficial del ISS o EPS vigentes, por triplicado.

- Presentar fotocopia autenticada de la escritura pública , constitución o
copia del certificado de existencia y representación legal, expedido por
la Cámara de Comercio.
- Presentar fotocopia del número de identificación NIT.

2. Afiliación de los empleados de la empresa y/o trabajadores

a- Afiliación de los empleados de la empresa:

- Diligenciar el formulario de inscripción de trabajadores.

- Presentar fotocopia de cédula de ciudadanía, tarjeta de identidad o
cédula de extranjería del empleado.

Si la propiedad de la empresa está en cabeza de una sociedad, el

empresario puede afiliarse como un empleado más, indicando el cargo
que desempeña.

Para la afiliación por primera vez de un empleado al ISS y/o EPS

vigentes, el número de afiliación es el mismo de la cédula de ciudadanía
anteponiéndole el número 9, y para los que tienen cédula de extranjería
se antepone el número 8.

b - Afiliación de trabajadores independientes.

Después de obtener el número de afiliación, se debe:

- Presentar fotocopia del documento de identidad. Diligenciar formulario

oficial del ISS y/o EPS.
- Presentar declaración de estado de salud del trabajador, según
examen que practiquen los médicos del ISS y/o EPS.
- Presentar declaración de renta o declaración juramentada certificando
ingresos.
- Si la empresa está registrada a nombre de una persona natural, el
empresario puede afiliarse al Seguro Social como trabajador
independiente.

3. Información de novedades

La empresa debe:
a - Afiliar al empleado el mismo día que éste empieza a trabajar.

b - Dar a conocer las modificaciones de salarios, incapacidades, licencia

y retiro de los trabajadores, en el momento que ocurran

Además de los anteriores pasos, la empresa debe cumplir las siguientes

obligaciones:

a - Aportar mensualmente al ISS el doble del valor aportado por los

trabajadores, según salario, para cubrir los riesgos de enfermedad
general, maternidad, vejez y muerte. Aportar el porcentaje establecido
por la ley, en casos de accidentes de trabajo o enfermedad profesional.

b - Cancelar el valor de los aportes.

c - Asumir inicialmente el valor de las incapacidades de los trabajadores

vinculados y posteriormente enviar cuenta de cobro al ISS.

B - Reforma al sistema de seguridad en salud

La reforma a la seguridad social en salud busca dar una cobertura más

amplia y eficiente de servicios a los afiliados y sus familiares. Las
principales características de la reforma son:

1. Obligatoriamente, todos los habitantes en el país deberán acogerse a

alguno de los regímenes, jubilados y los trabajadores independientes
con capacidad de pago.

Régimen contributivo: al cual se afiliarán todos los trabajadores del

sector privado o público; los pensionados, jubilados y los trabajadores
independientes con capacidad de pago.

Régimen subsidiado: al que se afiliarán personas sin capacidad de pago

para cubrir el monto total de la cotización . Será la población más pobre
del país.

2. La dirección, vigilancia, control y orientación estarán a cargo del

Gobierno Nacional.

3. Todos los afiliados al sistema general de seguridad social en salud

recibirán como mínimo un plan integral de protección de la salud con
atención preventiva, médico-quirúrgica y suministro de medicamentos
esenciales.

4. Se crearán entidades promotoras de salud, EPS, las cuales tendrán a

cargo la afiliación de los usuarios, los recaudos y la contratación de la
prestación de los servicios con las instituciones prestadoras de salud,
IPS.
Los usuarios escogerán libremente, dentro de las opciones ofrecidas, a
la entidad promotora de salud a la que deseen afiliarse. Dentro de ella,
podrán elegir las instituciones prestadoras de servicios, IPSy, también
libremente, podrán seleccionar al profesional de la salud que deseen.

En caso de que los trabajadores decidan trasladarse o acogerse al nuevo

régimen, el patrono deberá:

- Inscribir en una entidad promotora de salud a todas las personas con

las que tenga vinculación laboral, sea ésta verbal o escrita, temporal o
permanente.

- Efectuar los descuentos a los trabajadores. Para tal efecto, la base

para calcular las cotizaciones será directamente el salario mensual del
trabajador, que en ningún caso podrá ser inferior al salario mínimo
legal vigente.

- Pagar cumplidamente los aportes. Por tanto, del porcentaje que

establezca el Gobierno Nacional, el empleador deberá pagar las dos
terceras partes y el trabajador una tercera parte.

- Informar a la entidad prestadora de servicios sobre las novedades

laborales de sus trabajadores.

- Garantizar un ambiente laboral sano, adoptando para ello las medidas

adecuadas de seguridad industrial y social.

El incumplimiento de algunas de estas obligaciones ocasionará al

empleador graves sanciones económicas y deberá responder por los
aportes tanto de los trabajadores como los suyos cuando no los haya
efectuado, y cubrir todos los riesgos que se presenten por no afiliar a
sus trabajadores.

C. Bienestar familiar y social

La vinculación de cualquier persona natural o jurídica al sistema de

bienestar familiar y social del estado, es de suma importancia para
garantizar el acceso del trabajador y su familia a subsidios monetarios y
otros servicios.

La prestación de los servicios está a cargo de las cajas de compensación

familiar, del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, ICBF, y del
servicio Nacional de Aprendizaje, SENA.

1. Cajas de compensación familiar

A través de las cajas de compensación familiar se canaliza el subsidio

familiar, que es una prestación social pagadera en dinero, especie y
servicios de los trabajadores permanentes, de medianos y menores
ingresos, proporcional al número de personas a su cargo. El objetivo
fundamental es aliviar las cargas económicas que representa el
mantenimiento de la familia como núcleo básico de la sociedad.

Deben afiliarse al subsidio familiar los empleadores que tengan

contratados uno o más empleados permanentes.

a - Procedimiento para afiliarse a las cajas de compensación familiar.

- Retirar y diligenciar el formulario de afiliación en la caja de

compensación familiar que el empresario elija.

- Enviar una comunicación por escrito dirigida a la caja de

compensación, solicitando la afiliación, acompañada del formulario
respectivo.

- Anexar el certificado de existencia y representación legal; certificado

de paz y salvo, en caso de afiliación anterior a otra caja; Relación de
trabajadores y salarios (copia de la última nómina)

La solicitud se estudia en un término no superior a 30 días, al cabo de

los cuales la caja de compensación debe comunicar por escrito la
aprobación a aplazamiento de la misma. En ningún caso la puede
rechazar.

b - Requisitos para utilizar los servicios de las cajas de compensación

familiar.

Una vez aprobada la solicitud de afiliación a la caja de compensación

familiar, presentada por la empresa, los requisitos para que los
trabajadores afiliados puedan reclamar el subsidio familiar y/o hacer
uso de los servicios sociales, son los siguientes:

- Diligenciar el formulario de inscripción del trabajador, incluyendo

datos de las personas beneficiadas (hijos y hermanos menores de 23
años, y padres que dependan económicamente).

- Obtener en la caja de compensación respectiva el carné que lo acredita

como trabajador afiliado, para presentarlo en el momento de solicitar
los servicios.

Para que el trabajador pueda obtener tales servicios, el respectivo

patrono debe estar a paz y salvo con la caja de compensación, y el
trabajador debe presentar los documentos necesarios para comprobar el
derecho al subsidio familiar, así:

- El matrimonio se comprueba con la partida eclesiástica o el registro

civil.
- El nacimiento de la persona a cargo se comprueba con la partida
eclesiástica o registro civil, donde conste el nombre de los padres.

- Los hijos extramatrimoniales deben ser reconocidos por el padre,

mediante inscripción notarial o, en su defecto, por escritura pública

- La calidad de estudiante de la persona a cargo se comprueba con el

certificado del establecimiento docente.

- Si la persona a cargo es invalida, debe presentar un certificado del

médico especialista.

- Si el menor es huérfano de padre, se debe presentar el registro civil de

defunción de un padre y dos declaraciones juramentadas de
dependencia económica.

- Si las personas a cargo son los padres del trabajador, se deben anexar
los certificados notariales de supervivencia y dos declaraciones
extrajuicio sobre dependencia económica por carecer de ingresos.

- Si la persona a cargo o del trabajador fallece, se debe presentar el

registro civil de defunción.

- Si el trabajador sale en licencia o es incapacitado, debe presentar

certificación de la empresa y/o constancia del ISS.

Tiene derecho al subsidio monetario, el núcleo familiar en el que

devenguen ingresos inferiores a 4 salarios mínimos.

La empresa debe pagar a la caja de compensación elegida, dentro de los

diez primeros días de cada mes, el valor correspondiente al 9% del total
devengado en la nómina mensual discriminado así:

- Para subsidio familiar 4%

- Para el Servicio Nacional de Aprendizaje 2%
- Para el ICBF 3%

c - Servicios de la caja de compensación familiar.

A los afiliados y a la comunidad en general, las cajas de compensación

familiar ofrecen los siguientes servicios:

- Pago de subsidio familiar en dinero para todas las personas a cargo

del trabajador que sean beneficiarias del subsidio, según el valor
estipulado por la caja de compensación familiar. El número de
beneficiarios no tiene límite, siempre y cuando reúnan los documentos
antes mencionados y sean menores de 23 años, o mayores de 60 años
que dependan económicamente del afiliado principal.
- Programas de educación continuada en las siguientes áreas: manual y
del hogar, formación artística, formación física, formación laboral,
sistemas, formación empresarial, idiomas y otras.

- Programas de recreación: viajes, excursiones turísticas, clubes dentro

y fuera de la ciudad, y otros eventos de integración.

- Atención en salud: citas y exámenes médicos en todas las

especialidades, hospitalización y cirugía.

- Vivienda: préstamos para adquisición, reparación y mejoras.

- Guarderías infantiles para niños menores de 7 años.

- Supermercados: artículos de la canasta familiar, cosméticos y drogas.

- Arriendo de instalaciones locativas para congresos, convenciones,

seminarios, fiestas y recepciones.

- Servicios sociales: alimentos y bebidas, presentadores, recreacionistas,

animadores y orquestas.

- Subsidio para vivienda de interés social a los afiliados, como apoyo al

programa establecido por el Inurbe.

- Servicios complementarios: apoyo a las empresas afiliadas en el

desarrollo de programas especiales como salud ocupacional, higiene y
seguridad industrial.

- Orientación y ayuda para la solución de conflictos familiares.

Todos estos servicios son dados a conocer por la caja de compensación,

la cual asigna a cada empresa un promotor que divulga los servicios y
las innovaciones.

2. Servicio Nacional de Aprendizaje; SENA

Entidad pública adscrita al Ministerio de Trabajo y Seguridad Social.

Actualmente ofrece los siguientes servicios a las empresas:

a. Servicio de asistencia técnica y consultoría

Solución a los problemas técnicos de las empresas, con el fin de

aumentar su productividad.

b - Asearía empresarial
Proceso a través del cual se hace un análisis integral de la organización
y el medio externo para lograr, mediante asesoría, la formación, el
seguimiento y el desarrollo de habilidades de dirección para manejar la
calidad total de la organización.

c - Desarrollo humano

Asesoría en el área de relaciones industriales de las empresas y

formación de los recursos humanos.

d - Formación y asesoría para celadores de empresa. Capacitación y

asesoría para convertir ideas en empresas.

e - Formación de directivos

Programa de entrenamiento y desarrollo, dirigido a empresarios,

directivos y mandos medios, para fortalecer sus gestión empresarial.

Los servicios se solicitan mediante el envío de una carta firmada por el

gerente de la empresa, dirigida a la División de Desarrollo Empresarial
del SENA.

3. Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, ICBF

El objetivo principal de esta entidad es proteger a los niños de las

familias menos favorecidas económicamente. Para ello, se desarrollan
programan que incluyen servicios de hogares infantiles, educación,
restaurantes escolares, recreación y salud, además del programa de
“Madres Comunitarias”.

Para ser beneficiario del ICBF sólo es necesario acercarse a uno de sus
centros zonales, en donde suministran información sobre los servicios
que esta entidad presta a todas las personas, inclusive a las no
vinculadas a empresas aportantes.

El ICBF financia sus actividades con recursos que recibe de las empresa
públicas y privadas, las cuales deben aportarle un porcentaje del valor
de la nómina mensual. El valor de la contribución es deducible del
impuesto de renta de la empresa aportante.

D - Sistema de seguridad social - pensiones

Hasta el 31 de marzo de 1994, el ISS era la entidad que pensionaba a

los trabajadores. A partir del 1 de abril de 1994, el Gobierno Nacional
da al sector privado la oportunidad de ofrecer una nueva alternativa a
los empleados y trabajadores, mediante la creación y administración de
los fondos de pensiones. Así mismo, el sector privado puede participar
en la prestación de los servicios de salud. Este nuevo régimen tiene el
propósito de ampliar la cobertura y mejorar la calidad de los servicios.

Cubre los riesgos de invalidez, vejez y muerte ( en ciertos casos

accidentes de trabajo y enfermedades profesionales . ATEP).

Aplica a trabajadores dependientes del sector público y privado, y a

trabajadores independientes.

El trabajador tiene la posibilidad de elegir entre dos regímenes:

- Prima media, administrado por el ISS y las cajas de compensación

familiar.
- Ahorro individual, administrado por fondos de pensiones.

Es posible trasladarse de un régimen a otro después de tres años

cumplidos en uno de ellos.

Si cambia de prima media hacia ahorro individual, recibe el traslado

con un bono pensional.

Si cambia de ahorro individual hacia prima media, se transfiere con el

saldo de su cuenta.

En cualquiera de los casos, el trabajador cuenta con la garantía de

recibir una pensión mínima reajustable según el índice de precios al
consumidor.

Al nuevo régimen de pensiones se deberán afiliar en forma obligatoria:

- Todos los individuos vinculados por contrato de trabajo al sector

privado o que se desempeñan como servidores públicos.

- Los grupos elegibles como beneficiarios de subsidios ( por carecer de

recursos suficientes).

Al nuevo régimen podrán afiliar en forma voluntaria:

- Los trabajadores independientes que residan en el país.

- Los colombianos que trabajen en el exterior.

- Los trabajadores extranjeros que laboren en el país.

Estarán excluidos de afiliación al nuevo régimen:

- Las personas que tengan pensión de jubilación.

- Los pensionados por invalidez.

- Los hombres mayores de 55 años y las mujeres mayores de 50 años

( salvo que decidan cotizar 500 semanas adicionales).

Régimen de la prima media con solidaridad

El régimen de prima media con solidaridad tiene las siguientes

características

- Los aportes de los afiliados y sus rendimientos constituyen un fondo

común de naturaleza pública que garantiza el pago de las pensiones, los
gastos públicos y las reservas.

- Cubre los riesgos de invalidez y muerte.

- Es un monopolio estatal.

- No se afecta por cambios de rendimientos en el mercado financiero.

Régimen de ahorro individual

El régimen de ahorro individual tiene las siguientes características:

- Otorga pensiones en función del ahorro individual efectuado por el

trabajador.

- Cada persona tiene la libertad de escoger el fondo administrador de

pensiones y la aseguradora de renta vitalicia más conveniente.

- Ofrece varios planes de pensiones entre los cuales se cuentan:

. El retiro programado
. La renta vitalicia
. Mixto

- El fondo administrador de pensiones garantiza una rentabilidad

mínima.

- El Estado garantiza los ahorros y el pago de las pensiones.

E. Beneficios de la formalización laboral

La afiliación de la empresa al sistema de seguridad y bienestar social

del estado es de beneficio mutuo para el trabajador y el empresario, en
la medida en que los protege de los riesgos de enfermedad, invalidez,
vejez y muerte y facilita la consolidación de la pensión; complementa el
salario de los trabajadores y de sus familias; integra los trabajadores,
sus familias y su empresa a los servicios de las cajas de compensación
familiar; promueve la capacitación técnica y empresarial de los
trabajadores y directivos, mediante la vinculación al Sena; aumenta el
compromiso de los empleados con su empresa.

En conclusión, contribuye al mejoramiento del ambiente empresarial, al

bienestar y la satisfacción de los trabajadores, al aumento de la
productividad del trabajo.

TRÁMITES DE SEGURIDAD LABORAL E INDUSTRIAL

1. Inscribirse ante la Administración de Riesgos Profesionales
2. Realizar la inscripción ante las entidades promotoras de salud (EPS)
3. Inscribirse al fondo de pensiones y cesantías.
4. Inscribirse ante una Caja de Compensación Familiar.
5. Inscribirse a un programa de seguridad industrial
5.1 Elaborar y presentar el reglamento interno de trabajo
5.2 Elaborar y presentar el reglamento de higiene
5.3 Inscribirse al programa de salud ocupacional
ENTIDADES ANTE LAS CUALES SE HACE EL TRÁMITE
- Entidades promotoras de salud.
- Cajas de Compensación Familiar
- Ministerio de Trabajo
- Ministerio de Salud
-

FUNCIONAMIENTO DE ESTABLECIMIENTOS DE COMERCIO

A. Eliminación de la licencia o permiso de funcionamiento

Por mandato expreso en el artículo 1 de la ley 232 de diciembre de

1995, “ ninguna autoridad podrá exigir la licencia o permiso de
funcionamiento para la apertura de establecimientos comerciales
definidos en el artículo 515 del Código de Comercio, o para continuar
su actividad si ya la estuviera ejerciendo, ni exigir el cumplimiento de
requisito alguno, que no esté expresamente ordenado por el legislador”.

B. Requisitos para el funcionamiento de establecimiento de comercio

Aunque, como antes se dijo, los permisos de funcionamiento quedaron

abolidos, es obligatorio para el ejercicio del comercio que los
establecimientos abiertos al público reúnan los siguientes requisitos,
contemplados en el artículo 2 de la ley 232 de 1995:

a. Cumplir con todas las normas referentes al uso del suelo, intensidad
auditiva, horario, ubicación y destinación expedida por la autoridad
competente del respectivo municipio. Las personas interesadas podrán
solicitar la expedición del concepto de las mismas a la entidad de
planeación o quien haga sus veces en la jurisdicción municipal o
distrito respectivo.

b. Cumplir con las condiciones sanitarias descritas por la ley 9 de 1979

y demás normas vigentes sobre la materia.

c. Cuando en el establecimiento se ejecuten públicamente obras

musicales que causen pagos por derechos de autor, se deberán pagar
estos derechos y presentar los comprobantes expedidos por la autoridad
legalmente reconocida de acuerdo con la ley 23 de 1982 y demás
normas complementarias.

d. Mantener matrícula mercantil vigente en la cámara de Comercio de la

respectiva jurisdicción. Esto significa que el comerciante debe renovar
la matrícula correspondiente en los tres primeros meses de cada año.

e. Informar sobre la apertura del establecimiento en las respectivas

oficinas de planeación a ante la autoridad que haga sus veces.

C. Atribuciones de las autoridades

Las autoridades policivas podrán verificar en cualquier momento el

cumplimiento de los requisitos señalados en el punto anterior ( artículo
3 decreto 232 de 1995).

Según lo dispuesto en el artículo 4 del decreto 232 ibídem, cuando

respecto de un establecimiento se incumplan los requisitos exigidos en
la ley, el alcalde municipal, el funcionario que haga las veces o sus
delegados, procederán de la siguiente manera:

a. Enviarán requerimiento por escrito al incumplido para que en un

término máximo de treinta días calendario complete los requisitos
faltantes:

b. Le impondrán multas sucesivas hasta por la suma de cinco (5)

salarios mínimos mensuales por cada día de incumplimiento y hasta
por el término de treinta (30) días calendario.

c. Ordenarán la suspensión de las actividades comerciales

desarrolladas en el establecimiento hasta por un término de dos (2)
meses:

d. Dispondrán el cierre definitivo del establecimiento, si transcurridos

dos (2) meses de haber sido sancionado con la medida de suspensión,
continua sin cumplir los citados requisitos o cuando éstos no se puedan
cumplir.
Los servidores públicos no podrán exigir requisitos diferentes a los
autorizados a la ley, pues quienes lo hagan incurrirán en falta
gravísima, sancionable conforme alas disposiciones del Código Único
Disciplinario.

Licencias ambientales

Definición

Según el artículo de la ley 99 de 1993, se entiende por licencia

ambiental, la autorización que otorga la autoridad ambiental para la
ejecución de una obra o actividad, sujeta al cumplimiento por el
beneficiario de la licencia de los requisitos que la misma establezca, en
relación con la prevención, mitigación, corrección, compensación y
manejo de los efectos ambientales de la obra o actividad autorizada.

Obligatoriedad de la licencia ambiental

La ejecución de obras, el establecimiento de industrias o el desarrollo de

cualquier actividad que de acuerdo con la ley y los reglamentos pueda
producir grave deterioro a los recursos naturales renovables o al medio
ambiente o introducir modificaciones considerables al paisaje requieren
de una licencia ambiental.

Estudio de impacto ambiental

Se entiende por estudio de impacto ambiental el conjunto de

información que deberá presentar ante la autoridad ambiental
competente el peticionario de una licencia ambiental.

El estudio de impacto ambiental contendrá información sobre la

localización del proyecto y los elementos abióticos. bióticos y
socioeconómicos del medio que puedan sufrir deterioro por la respectiva
obra o actividad, para cuya ejecución se pide licencia, y evaluación de
los impactos que puedan producirse. Además incluirá el diseño de los
planes de prevención mitigación, corrección y compensación de
impactos y el plan de manejo ambiental de la obra o actividad.

De conformidad con la resolución 655 de 1996 expedida por el

Ministerio del Medio Ambiente, la solicitud de la Licencia Ambiental
debe presentarse con el lleno de los siguientes requisitos:

1. Nombre o razón social del solicitante o interesado.

2. Poder debidamente otorgando cuando se actúa mediante apoderado.
3. Certificado de existencia y representación legal, cuando se trate de
persona jurídica.
4. Domicilio y nacionalidad del interesado.
5. Descripción del proyecto obra o actividad a desarrollar.
6. Plano a escala adecuada que determine la localización del proyecto.
7. Costo aproximado del proyecto, obra o actividad a desarrollar.
8. Descripción de las características ambientales generales del área de
localización.
9. Indicación específica de los recursos naturales que van a ser usados,
aprovechados o afectados en el proyecto, obra o actividad.
10. Información sobre la presencia de comunidades localizadas en el
área del proyecto.
11. Indicar si el proyecto obra o actividad afecta las áreas del sistema
de parques naturales.

Con fundamento en la información antes señalada y la visita técnica

que generalmente realiza la Subdirección de Calidad Ambiental, se
determina si se requiere Plan de Manejo Ambiental, Licencia Ambiental
o un permiso

TRAMITES DE FUNCIONAMIENTO
1. Solicitar el concepto de uso de suelo en cualquiera de las curadurías urbanas
con el fin de cumplir con todas las normas referentes a uso de suelo, intensidad
auditiva, horario, ubicación y destinación.
2. Comunicar a la oficina de Planeación del Distrito la apertura del
establecimiento dentro de los quince días siguientes a la misma.
3. Conseguir el concepto del cuerpo de bomberos sobre la seguridad de las
instalaciones.
4. Cumplir con las condiciones sanitarias y ambientales, descritas en la
legislación vigente sobre la materia.
5. Cancelar los derechos de Sayco y Acimpro, el cual le permitirá utilizar
música en su negocio.
6. Solicitar , si es el caso, la Licencia Ambiental ante el DAMA (para empresas
que trabajen en Bogotá) o ante el CAR (para empresas que trabajen fuera de la
ciudad, dentro de Cundinamarca).
7. Registrar en la Cámara de Comercio de Bogotá el establecimiento de
comercio, verificando que no exista un nombre o razón social igual o similar al
que se desea inscribir. Diligenciar el formulario respectivo
ENTIDADES ANTE LAS CUALES SE HACEN LOS TRÁMITES
- Curaduría Urbana: calle 29 # 13 - 45 local 109/10/11
- Departamento Administrativo Distrital: carrera 30 # 24 - 90
- Cuerpo Oficial de Bomberos: carrera 10 # 61 - 77
- Sociedad de Autores y compositores Sayco: calle 74 # 15 - 80 oficina 711
- DAMA: carrera 6 # 14 - 98 piso 2
- CAR: carrera 10 # 16 - 82 piso 2, 4, 5 y 6
- Cámara de Comercio de Bogotá: carrera 9 # 16 - 21
 FORMALIZACIÓN TRIBUTARIA

Para que una empresa industrial, comercial o de servicios logre un

buen desarrollo, es necesario no sólo que cuente con una
infraestructura propia adecuada, sino con un buen sistema de servicios
públicos, vías de comunicación, servicios de salud, educación y otros
beneficios.

Si bien estos proyectos, por naturaleza, no son desarrollados por la

empresa privada sino por el Estado, se requiere que todos los
beneficiarios de ellos participen en su financiamiento.

De acuerdo con esto, el Estado ha establecido diferentes mecanismos

para obtener ingresos que le permitan la ejecución de obras que le
ayuden a resolver problemas comunes y que faciliten el desarrollo
económico del país, siendo los impuestos uno de tales medios.

Además, si una empresa de cualquier sector económico desea ampliar

las fronteras de sus mercados a nivel nacional e internacional, y tener
varias alternativas en cuanto a proveedores de bienes y/o servicios,
debe optar por la formalización tributaría, lo cual implica asumir el
pago de diferentes impuestos.

El empresario y toda persona que realiza inversiones de carácter

personal necesita poseer algún conocimiento tributario con el fin de
medir las implicaciones que puedan tener sus decisiones con respecto a
los impuestos.

El objetivo de esta sección es introducir al empresario en el contexto

general del Sistema Tributario Colombiano, mediante una explicación
de los conceptos básicos de los diferentes impuestos: impuesto de renta
y complementarios. impuesto al valor agregado, IVA, impuesto de
industria y comercio, impuesto de timbre e impuesto predial.

Vale la pena señalar que todo hombre de empresa requiere una

permanente actualización en este tema, ya que los parámetros
establecidos por el Estado en materia tributaria cambian
frecuentemente. Adicional a esto, es conveniente contar con la asesoría
de un experto en el tema, con el fin de elaborar las declaraciones
tributarias, pues cualquier inexactitud de la información contenida en
ellas puede conducir a graves sanciones por parte de la Administración
de Impuestos.

Un conocimiento tributario general le evita al empresario cometer

errores en sus obligaciones con el estado, cuya omisión puede ocasionar
desde el pago de cuantiosas sanciones en dinero, hasta el cierre
definitivo de su negocio.
Finalmente, le permite al empresario comprender y analizar los trabajos
e informes presentados por el contador, a fin de tomar decisiones
acertadas en torno a este importante tema.

A. Proceso de formalización tributaria

Los casos que debe seguir un empresario para hacer la formalización

tributaria de su empresa se pueden resumir de la siguiente forma:

1. Cumplir con los requisitos de la formalización comercial.

2. Solicitar el NIT ante la administración d Impuestos Nacionales,

inscribirse en el régimen del IVA que le corresponda y, si cumple con los
parámetros establecidos por la ley, registrarse como responsable para
efectuar retención en la fuente.

Los anteriores trámites se efectúan diligenciando previamente un

formulario que es el registro único tributario RUT, el cual no tiene
ningún costo.

3. Realizar las declaraciones, dentro de los plazos establecidos por la

ley.

B. Impuesto de industria y comercio

1. Definición: con este impuesto se gravan las empresa que desarrollan

actividades industriales, comerciales o de servicios, por el uso que éstas
hacen de la infraestructura y los servicios públicos en el municipio
donde se encuentran ubicadas.

2. Responsables: todas las personas naturales o jurídicas que realicen

cualquier actividad económica.

3. Obligaciones de los responsables:

a. Hacer el registro correspondiente, dentro de los sesenta (60) días

calendario, posteriores a la fecha de inicio de las actividades.

b. Presentar y pagar el impuesto de industria y comercio, con alguna de

las siguientes periocidades:

- Anual: todas las personas naturales con ingresos brutos inferiores a

los establecidos por la ley deberán presentar la declaración en forma
anual, pero el pago lo podrán realizar en el número de cuotas que
estipule el consejo Distrital o municipal.

- Bimestral: todas las personas jurídicas y aquellas personas naturales

cuyos ingresos brutos superen los establecidos por la ley anualmente.
Si se paga oportunamente la totalidad del impuesto, se conceden
importantes descuentos; lo contrario ocasionará el pago de costosos
intereses de mora.

c. En caso de clausura o traspaso del establecimiento, cambio de

dirección y actualización de información, los contribuyentes deben
presentar a la Administración Distrital o municipal esta información de
dentro de los 30 días siguientes al hecho

4. Cálculo del impuesto: para establecer el valor del impuesto se

procede de la siguiente forma:

a. Se determina el valor de ingresos netos del contribuyente. Para

obtenerlos, se deberá restar la totalidad de los ingresos ordinarios y
extraordinarios, aquellos que correspondan a actividades que la ley
establezca como exentas y no sujetas, así como las devoluciones,
rebajas y descuentos, los ingresos por exportaciones y los ingresos
provenientes de la venta de activos fijos.

b. Dependiendo del tipo de actividades que desarrolle el contribuyente,

se aplicará a los ingresos netos la tarifa porcentual establecida por la
ley y así se obtiene el valor del impuesto básico de industria y comercio
a cargo.

c. A este valor se le aplica la tarifa porcentual que corresponde al

impuesto de avisos del negocio.

d. A la suma resultante del impuesto básico de industria y comercio y

del impuesto de aviso del negocio, se le descontará el anticipo del año
anterior. El resultado obtenido es el impuesto a cargo del contribuyente.

5. Beneficios de ser contribuyente: el pago de este impuesto le

proporciona al empresario los siguientes beneficios:

a. Mejoramiento y ampliación de instalaciones del municipio donde

adelanta sus actividades empresariales.

b. Utilización del aviso de su negocio, como mecanismo publicitario.

C. Impuesto de renta y complementarios

El impuesto de renta y complementarios posee tres componentes: el

impuesto básico de renta, el impuesto de ganancias ocasionales y el
impuesto de remesas. A pesar de ser tres componentes, se consideran
como un solo tributo; por tanto, originan una misma declaración y se
pagan simultáneamente.
Para efecto del pago del impuesto de renta y complementarios, se debe
realizar una declaración por escrito, que se presenta en formularios
oficiales, suministrando toda la información solicitada, la cual se toma
de los estados financieros de la empresa (Balance General y Pérdidas y
Ganancias).

La declaración se debe presentar dentro de los plazos que para el efecto

señala el Gobierno Nacional anualmente, pues de lo contrario se
originan sanciones por extemporaneidad, además de los intereses de
mora.

Si un empresario no declara estando obligado a ello, la Administración

de Impuestos puede solicitarle que lo haga dentro de un plazo
establecido que, de no cumplirlo, origina sanciones.

1. Impuesto básico de renta

a. Definición: el impuesto básico de renta grava los ingresos de las

personas naturales y las utilidades de las personas jurídicas.

b. Responsables del impuesto: están obligadas a declarar todas las

personas jurídicas, las sociedades de hecho y todas las personas
naturales que cumplan con alguno de los requisitos establecidos
anualmente por el gobierno.

c. Cálculo del impuesto de renta: de una manera simple, podría

decirse que la elaboración de renta se asimila a la de un estado de
pérdidas y ganancias, y tiene como objetivo final establecer la base
sobre la cual se determine el impuesto que debe pagar.

El procedimiento puede resumirse de la siguiente manera:

- Se determina el valor de todos los ingresos percibidos en el año

gravable.

- Se restan todos los costos en que se incurrió para poder generar tales
ingresos ( valor de la materia prima, valor de la mano de obra, aportes
al ISS, Sena, cajas e compensación, intereses por préstamos de
vivienda,etc..).

- Se restan los ingresos que la ley estipula como exentos del impuesto
de renta, los cuales se modifican frecuentemente.

- Se aplican las tasas de impuestos, que para el caso de las personas

naturales corresponden a tarifas variables dependientes del rango de
ingresos en que se ubiquen, y para las personas jurídicas corresponden
a una tarifa fija sobre las utilidades.

Las tarifas son establecidas periódicamente por el Gobierno Nacional.

- Se restan los descuentos tributarios que establece la ley.

- Se obtiene el valor del impuesto a cargo del contribuyente.

3. Impuesto de remesas

a. Definición: el impuesto de remesas grava el giro o transferencia al

exterior de ingresos ordinarios o ganancias ocasionales. cualquiera que
sea el beneficiario o destinatario de la transferencia.

b. Responsables: todas las personas naturales o jurídicas que realicen

este tipo de operaciones.

c. Cálculo del impuesto: el procedimiento para calcular el impuesto

puede resumirse en los siguientes pasos:

 Se establece el valor del ingreso ordinario o ganancia ocasional que se

transferirá al exterior y que es susceptible de ser gravado con este
impuesto. Se incluyen rubros como intereses, comisiones, regalías,
honorarios, explotación de películas y programas de computadora; o
el valor de las utilidades obtenidas por sociedades extranjeras
mediante sucursales en Colombia.
 Se aplica la tarifa correspondiente, de acuerdo con lo estipulado por
la ley.

La retención de la fuente

a. Definición: la retención en la fuente es un concepto tributario ligado

directamente con el impuesto de renta y complementarios.

Desde el punto de vista del empresario que vende bienes y/o servicios,
es un pago anticipado del impuesto de renta que tales ingresos
originan, el cual es descontado por su cliente del valor de la factura.
Esto implica que el empresario debe manejar dentro de su contabilidad
una cuenta “ Retención en la fuente por cobrar”.

Vale la pena anotar que el cliente puede efectuar la retención, siempre y

cuando esté constituido como persona jurídica o, si siendo persona
natural, cumple con los requisitos establecidos por la ley en cuanto al
monto de ingresos y patrimonio.

El empresario debe solicitar certificación de todas las retenciones que se

le practiquen, ya que la sumatoria de ellas se resta del valor total del
impuesto de renta que anualmente debe pagar.

Desde el punto de vista del empresario que efectúa compras de bienes

y/o servicios, es el valor que le debe descontar a su proveedor de los
pagos por efectuar, lo cual implica que el empresario debe manejar
dentro de su contabilidad una cuenta “Retención en la fuente por
pagar”.

El empresario puede practicar retención en la fuente a sus proveedores

siempre y cuando esté constituido como persona jurídica o, siendo
persona natural, cumpla con los requisitos de monto de ingresos y
patrimonio estipulados por la ley.

También puede practicar la retención a sus proveedores cuando éstos

no son agentes autorretenedores, es decir, cuando no calculan y pagan
su propia retención . La calidad de autorretenedores debe aparecer
estipulada en la factura entregada por el proveedor.

La declaración de retención en la fuente se debe realizar y presentar en

forma mensual, en formulario especial y dentro de los plazos
establecidos por la ley.

b. Responsables: están obligados a efectuar la retención los

contribuyentes que por sus funciones intervengan en actividades a las
que la ley ha dispuesto efectuarles dicha retención y sean beneficiarios
de los servicios o compradores de la mercancía; es decir, aquellos que
deben efectuar el pago.

c. Obligaciones: los agentes retenedores deberán:

 Practicar la retención en la fuente sobre pagos o abonos en cuenta

que efectúen, atendiendo los conceptos, montos, tarifas y porcentajes
establecidos por la ley.

 Presentar la declaración mensual de retenciones y consignar las

sumas retenidas dentro de los plazos establecidos por la ley.

 Expedir los certificados de retención de acuerdo con las

especificaciones y plazos estipulados por la ley.

 Conservar todos los documentos soporte de las declaraciones

presentadas.

d. Conceptos de retención en la fuente: existen diferentes tipos de

ingresos sometidos a retención en la fuente y, dependiendo de su
naturaleza, establece la tarifa.

Dentro de los principales conceptos podemos contar: ingresos laborales

según el tope mínimo establecido anualmente por la Dirección de
Impuestos y Aduanas Nacionales; ingresos por servicios, honorarios,
comisiones, arrendamientos, loterías, rifas y similares; venta de activos
fijos de personas naturales, rendimientos financieros, etc..
e. Beneficios de la retención de la fuente: el empresario que actúa
como comprador o usuario de un servicio obtiene beneficio de que todos
los valores que le hayan retenido son deducibles de su impuesto de
renta.

El empresario que vende bienes y/o servicios obtiene el beneficio de ir

cubriendo anticipadamente el valor del impuesto a la renta que tales
ingresos originan.

D. Impuesto al valor agregado - IVA

a. Definición: el IVA es un impuesto de consumo, el cual deben

liquidar y cobrar los productores, importadores, comerciantes y quienes
presten los servicios no exceptuados expresamente por la ley, al
momento de la venta, importación o prestación del servicio.

De acuerdo con lo anterior, el IVA no es un costo para el empresario,

sino que éste actúa simplemente como un recaudador temporal del
impuesto.

Cabe aclarar que el impuesto grava únicamente el valor agregado al

producto o servicio en cada uno de los procesos de fabricación o
distribución.

b. Actividades sometidas al IVA: Las actividades de una empresa

están sometidas al IVA cuando reúnen simultáneamente los siguientes
requisitos:

 Que la actividad trate de cualquiera de los tipos de venta

contemplados por la ley, de una importación o de una prestación de
servicios.

Qué considera la ley como venta?

- Actos que impliquen transferencia de dominio de manera gratuita u

onerosa de bienes muebles.

- Los retiros de bienes muebles, es decir, cuando el empresario retira de

sus inventarios un bien mueble para utilizarlo en la empresa o sea
entra a formar parte de los activos fijos de ésta.

- Las incorporaciones de bienes muebles a inmuebles de gravados a no

gravados, siempre y cuando tales bienes hayan sido constitutivos o
procesados por quien efectúa la incorporación. Ejemplo: una empresa
constructora que a la vez fabrica.

- Que siendo venta o importación recaiga sobre bienes muebles no

excluidos.
- Que siendo un servicio no esté exceptuado.

- Que no se trate de venta de activos fijos.

c. Responsables: el responsable del impuesto sobre las ventas es el

mismo contribuyente, es decir, quien recauda el impuesto y, según el
caso, sería:

 En ventas, los comerciantes, cualquiera que sea la etapa del proceso

de producción y/o distribución en la que actúan.

 En las ventas también son responsables quienes, sin tener calidad de

comerciantes, realizan actos similares a los de los comerciantes:
cajas de subsidio familiar, cooperativas de consumo y fondos de
empleados.

 Quienes presten servicios gravados por la ley.

 En las importaciones son responsables los importadores; sin

embargo, si son bienes importados para su propio consumo,
responden únicamente por el impuesto que genera la importación en
su momento; es decir, no están obligados a inscribirse y presentar
declaraciones periódicas.

d. Obligaciones de los responsables: Los responsables del impuesto

sobre las ventas, tienen las siguientes obligaciones:

 Inscribirse en el Registro Nacional de Vendedores que lleva la

administración de Impuestos, dentro de los dos meses siguientes a la
fecha de iniciación de operaciones. La inscripción se hace mediante
formato oficial y presentación de la cédula de ciudadanía o NIT del
responsable.
El responsable podrá acogerse a uno de los dos régimenes existentes,
siempre y cuando cumpla con los requisitos exigidos para cada uno.

 Expedir facturas y discriminar el impuesto cuando el comprador es

responsable de ese impuesto y el vendedor responsable de régimen
común.

 Cumplir con las normas sobre contabilidad, dentro de las cuales se

destaca el llevar un registro auxiliar de ventas y compras y una
cuenta cuya denominación será “ Impuesto a las ventas por pagar”.

 Presentar declaraciones de ventas con alguna de las siguientes

frecuencias:

- Bimestral: para todos los responsables del régimen común. Se

presenta en los formularios oficiales, dentro de los plazos establecidos
por el Gobierno y en cualquier banco autorizado.
 - Anual: para todos los responsables del régimen simplificado. Se
presenta en el formulario oficial en cualquier banco autorizado.

 Pagar el impuesto

 Informar a la Administración de Impuesto Nacionales. la dirección y

el NIT.

 Informar a la administración de Impuestos Nacionales, en caso de

que ocurra, el cese de actividades dentro de los 30 días siguientes al
hecho.

 Conservar por lo menos durante cinco años las informaciones y

pruebas relacionadas con el IVA.

Regímenes dl IVA

Las empresas que realicen transacciones comerciales deben inscribirse

ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales como
responsables del IVA, en el Registro Nacional de Vendedores en el
régimen común o simplificado, dependiendo de sus características.

a. Régimen simplificado: creado para pequeños comerciantes, con el

fin de facilitarles el cumplimiento de sus obligaciones y fijarles un
sistema de determinación del impuesto, con el cual no les resulten
saldos por pagar, pero que puedan realizar algún control sobre sus
proveedores.

Sólo pueden pertenecer al régimen simplificado:

 Comerciantes detallistas o minoristas cuyas ventas gravadas estén

sometidas a la tarifa estipulada por el Gobierno.

 Personas naturales, es decir, que no estén constituidas como

sociedad.

 Quienes no tengan más de dos establecimientos de comercio.

 Quienes no sean importadores ni vendan por cuenta de terceros.

 Quienes al 31 de diciembre de cada año tengan ingresos netos y

patrimonio bruto no mayores a los montos establecidos por el
Gobierno Nacional.

Cálculo del impuesto: Los responsables que se acojan al régimen

simplificado deben establecer el impuesto a cargo, de la siguiente forma:
- Determinar la cuota fija mensual que les corresponde de acuerdo con
los ingresos netos provenientes de su actividad comercial, obtenidos
durante el año inmediatamente anterior.

- Restar la totalidad del IVA pagado durante el año a sus proveedores,

por materias primas o mercancías que se destinen a las actividades
propias del negocio, descontando el IVA de las devoluciones y de las
operaciones que se anulen.

- La diferencia entre estos dos conceptos es el valor del impuesto que

debe transferirse al Estado.

b. Régimen común: a este régimen se acogerá todo comerciante que no

cumpla con alguno de los parámetros establecidos para el régimen
simplificado.

Cálculo del impuesto

El IVA se causa en el momento en que nace la obligación tributaria,

así:

a. En las ventas, en la fecha de emisión de la factura o documento

equivalente.

b. En los retiros de bienes, en la fecha del retiro del bien que va a ser
utilizado para el desarrollo de la actividad.

c. En la prestación de los servicios, en la fecha del hecho que ocurra el

primero: Emisión de la factura o terminación del servicio o pago de la
cuenta.

d. En las importaciones, en el momento de la nacionalización aduanera.

Base sobre la cual se liquida el IVA

Para la liquidación del IVA se toma como base el monto sobre el cual va
a aplicarse la tarifa, lo que da como resultado el impuesto generado por
las operaciones gravadas.

a. En las ventas: es el valor total de las operaciones, sea que éstas se

realicen de contado o a crédito, incluyendo gastos directos de
financiación, acarreos, instalaciones, seguros, comisiones, garantía y
demás.

b. En los servicios: el valor total de la remuneración

independientemente de su denominación, incluyendo gastos directos de
financiación, accesorios, instalaciones, seguros, comisiones y demás.
c. En las importaciones: la base gravable está constituida por el valor
CIF (costo, seguro y flete) de la mercancía y los derechos arancelarios.

d. Beneficios de ser contribuyente: un empresario puede obtener los

siguientes beneficios al estar inscrito a alguno de los dos regímenes
para las ventas:

 Descontar el valor del IVA pagado en compras, ya que éste no se

convierte en costo.

 Abrir fronteras a sus mercados a nivel nacional e internacional, al

convertirse en proveedor de grandes compradores.

 Implementar servicios para sus clientes, con facilidades de pago,

como la venta con tarjetas de crédito.

 Evitar sanciones que puede originarle el no declarar, estando

obligado a ello.

 Conseguir una fuente gratuita de financiación para la empresa; si

está en el régimen común, durante un bimestre; si está en el régimen
simplificado, durante un año.

 Colaborar con el desarrollo de la región en que adelanta sus

actividades.

E. Impuesto de timbre

1. Definición: es un impuesto que recae sobre ciertos documentos y

actuaciones que señala la ley.

2. Contribuyentes: Las personas naturales o jurídicas que intervengan

como otorgantes, giradores, aceptantes de documentos sujetos al
gravamen.

3. Responsables: Son responsables por el recaudo y cancelación del

impuesto todos los agentes de retención, es decir, toda persona jurídica
y quienes deban cumplir estas obligaciones por disposición expresa de
la ley.

4. Obligaciones: Los agentes de retención de impuesto de timbre

deberán cumplir las siguientes obligaciones:

a. Retener el valor del impuesto de timbre correspondiente.

b. Presentar la declaración mensual de retenciones.

c. Contabilizar el recaudo, pago o consignación del impuesto en una
cuenta denominada “ Impuesto de timbre por Pagar”.

5. Documentos y actuaciones gravadas con el impuesto de timbre:

están sujetos al impuesto de timbre, los documentos que originan por el
acuerdo de voluntades de dos o más personas, es decir, todo documento
privado y los instrumentos públicos que para efectos de este impuesto
establezca la ley.

6. Requisitos: los requisitos establecidos por la ley, son:

a. Que los documentos y actuaciones se otorguen o acepten en el país. o

que se otorguen fuera del país pero que se ejecuten en el territorio
nacional.

b. Que en el documento se haga constar la constitución, existencia,

modificación o cancelación de obligaciones, o prórroga o cesión.

c. Que su cuantía sea superior a los montos establecidos por la ley.

excepto en aquellos casos en que ésta sea la que expresamente los
señale como gravados. Ejemplo: las chequeras.

d. Que intervenga como otorgante o aceptante una persona jurídica o

una persona natural, que tenga la a calidad de comerciante y que en el
año inmediatamente anterior haya tenido ingresos o patrimonio bruto
superior al monto establecido anualmente por el Gobierno Nacional.

7. Causación: se causará el impuesto de timbre cuando ocurra

primero, cualquiera de las siguientes situaciones: otorgamiento,
suscripción, giro, expedición, aceptación, vencimiento, prórroga o pago
de documentos.

8. Base gravable: la base gravable es el valor o cuantía del documento

u operación a la que se le aplica la tarifa del impuesto. Si el documento
no precisa el monto de la transacción, el gobierno establece anualmente
el pago de un valor que se deberá ajustar dependiendo de la cuantía
definitiva del documento.

9. Tarifas: existen tarifas proporcionales que se aplicarán a la base

gravable para liquidar el impuesto que anualmente establece el
Gobierno Nacional. Y las tarifas específicas que, independientemente
de la cuantía del documento. la ley considera como valor del impuesto.

10. Beneficios: todo documento o actuación sujeta al impuesto de

timbre podrá ser admitido para trámite por funcionarios oficiales y
podrá servir de prueba para la transacción realizada.

E. Impuesto predial unificado

1. Definición: es el gravamen que recae sobre los bienes raíces situados
dentro de la jurisdicción del distrito de Bogotá. Su período fiscal está
comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de cada año.

2. Responsables: toda persona natural o jurídica propietaria de un bien

raíz, exceptuando los propietarios de los bienes ubicados en los estratos
1 y 2 siempre y cuando el avalúo catastral sea inferior al establecido
por la Administración Distrital.

3. Obligaciones

 Diligenciar correctamente la declaración de predial unificado.

 Presentar la declaración en los lugares señalados.

 Pagar, si es el caso, el impuesto correspondiente.

4. Causación del impuesto: se causa desde el 1 de enero del período

que se declare.

5. Base gravable: será el valor comercial del predio, determinado por el

contribuyente en su declaración tributaria. Este valor comercial no
podrá ser inferior al avalúo catastral del año inmediatamente anterior,
incrementado en el índice de precios al consumidor del año anterior.

6. Liquidación del impuesto: a la base gravable determinada por el

contribuyente se deberá aplicar la tarifa establecida por la
Administración Distrital.

7. Pagos: este impuesto se debe pagar dentro de los plazos estipulados

por la ley, en la Tesorería Distrital, en los bancos autorizados o en los
CADE. el pago oportuno de éste origina descuentos representativos y,
en caso contrario, intereses de mora.

8. Beneficios: el pago del impuesto predial unificado rebaja el impuesto

de renta o ganancia ocasional que se produzca al momento de la venta
del bien raíz.

MARCAS

Se entiende por marca todo signo perceptible capaz de distinguir en el

mercado los bienes o servicios idénticos o similares producidos o
comercializados por una persona, de los productos o servicios idénticos
o similares producidos o comercializados por otra persona. La marca
surge por la necesidad que tiene todo empresario de individualizar los
productos o servicios que elabora o presta, y que deben ser
comercializados en un mercado de libre competencia. La marca no se
debe confundir con el nombre comercial que distingue al empresario en
el ejercicio del comercio. Ni con el signo que distingue al local donde
funciona el establecimiento de comercio.

A. Funciones

La marca cumple las siguientes funciones:

1. Distingue, con la finalidad de imponer los productos, conservando y

acrecentando la clientelas.

2. Protege, con el propósito de impedir la competencia desleal.

3. Indica, la procedencia, con el objeto de amparar al público contra el

engaño, mediante la veracidad de la indicación.

4. Garantiza, la calidad de las mercancías como medio de propaganda,

para aumentar las utilidades del producto o servicio.

B. Registro

Podrán registrarse como marcas los signos que sean perceptibles,

suficientemente distintivos, y susceptibles de representación gráfica.

El registro de la marca confiere a su titular el derecho de usarla en

forma exclusiva en la actividad económica, identificando los productos o
servicios para los que haya sido registrada.

La solicitud de registro de una marca deberá presentarse ante la

División de Signos Distintivos de la Oficina de Propiedad Industrial de
la Superintendencia de Industria y Comercio.

En el caso de personas jurídicas, el registro de una nueva marca lo

solicita el representante legal; si es una persona natural, debe ser el
mismo interesado. En todos los casos la solicitud de registro de marca
debe hacerse por medio de apoderado, el cual debe ser abogado
titulado, con tarjeta profesional expedida por el Ministerio de Justicia.

Los residentes en le extranjero deberán designar un representante en la

ciudad de Santafé de Bogotá, con facultades de recibir notificaciones y
nombrar apoderados judiciales o extrajudiciales. Así mismo, indicar la
dirección de dicho representante.

C. Requisitos

A continuación se mencionan una serie de requisitos que se deben

tener en cuenta para solicitar el registro de una marca, para renovar
marca, para traspaso de marca y cambio de nombre, para obtener la
licencia de uso de la marca y para cambio de domicilio.

1. Requisitos para solicitar el registro de una marca

a. Solicitud de registro de marca dirigida a la División de Propiedad

Industrial de la Superintendencia de Industria y Comercio.

- Los documentos que acrediten la existencia y representación legal del

solicitante, si es persona jurídica.

- Poder legalmente conferido a un abogado.

- Comprobante de pago por la publicación del extracto de la solicitud

en la gaceta de Propiedad Industrial, según sea la marca nominativa o
figurativa.

b. Si la marca es figurativa, a la solicitud se anexará una reproducción

nítida de la misma con una dimensión de 6 x 6 centímetros y se le
anexarán ocho (8) reproducciones más, de idénticas dimensiones.

c. Extracto de marca con descripción de etiqueta y arte final de ella en

blanco y negro (indicando reindicaciones de colores si es el caso).

d. Carátula tamaño oficio color amarillo.

La ausencia de alguno de los requisitos enumerados ocasionará que la

solicitud se considere como no admitida para el trámite y no se le
asignará fecha de representación por parte de la oficina de marcas y
patentes.

2. Requisitos para retirar título una vez concedido el registro

a. Comprobante de pago por concepto de servicios administrativos por

el valor correspondiente, expedido por la Superintendencia de Industria
y Comercio.

b. Comprobante de pago por concepto de publicación del título en la

gaceta de Propiedad Industrial, por el valor estipulado, expedido por la
Superintendencia de Industria y Comercio.

3. Requisitos para la renovación de la marca

Los requisitos para renovar la marca son:

a. Poder legalmente conferido a un abogado.

b. Recibo de consignación a la Superintendencia de Industria y
Comercio por concepto de publicación del título en la Gaceta de
Propiedad Industrial.

c. Recibo de consignación de la Superintendencia de Industria y

Comercio por concepto de servicios administrativos.

4. Requisitos para el traspaso de marca y cambio de nombre

a. Poder legalmente conferido al abogado.

b. Documento de traspaso firmado por el cedente y cesionario, o

documento que acredite el cambio de nombre de la sociedad.

c. Recibo de las Superintendencia de Industria y Comercio por concepto

de servicios administrativos, para retirar el título por el valor
estipulado.

5. Requisitos para licencia de uso de marca

a. Poder legalmente conferido a un abogado.

b. Contrato de licencia de uso debidamente autenticado.

c. Comprobante de pago por concepto de servicios administrativos, por

cada marca y por valor que señale la ley.

6. Requisitos para cambio de domicilio

a. Poder legalmente conferido por un abogado.

b. Recibo de pago expedido por la Superintendencia de Industria y

Comercio, por concepto de servicios administrativos, por el valor
legalmente estipulado.

c. Documento que acredite el cambio de domicilio.

Todas las consignaciones se realizan en la carrera 13 # 27 - 00 ( Oficina

de Recaudos), Superintendencia de Industria y Comercio.

PATENTES
Los piases miembros del Grupo Andino otorgarán patentes de invención
a las creaciones susceptibles de aplicación industrial, que sean
novedosas y tengan nivel inventivo.

Una invención es nueva cuando no está comprendida en el estado de la

técnica. El estado de la técnica comprenderá todo lo que haya sido
accesible al público, por una descripción escrita u oral, por una
utilización o cualquier otro medio, antes de la fecha de presentación de
la solicitud de patente o, en su caso, de la prioridad reconocida.

A. Titulares

Los titulares de las patentes podrán ser personas naturales o jurídicas.

El derecho a la patente al inventor pertenece al inventor o a si
causahabiente.

Si varias personas han hecho conjuntamente una invención, el derecho

corresponde en común a todas ellas.

B. Solicitudes

Las solicitudes para obtener patentes de invención o patentes de

modelo de utilidad, deberán presentarse ante la oficina de marcas y
patentes de la Superintendencia de Industria y Comercio, y deberán
contener:

a. Identificación del solicitante (persona natural o jurídica) y el inventor

(persona natural).

b. El título o nombre de la invención.

c. La descripción clara y completa de la invención de manera que una

persona versada en la metería pueda ejecutarla.

d. Una o más reivindicaciones que precisen la materia para la cual se

solicita la protección mediante patente.

e. Un resumen con el objeto y finalidad de la invención.

f. El comprobante de haber pagado la tasa de presentación establecida.

g. Para la interpretación de la invención, los dibujos, planos o figuras

que sean necesarios, en hojas tamaño oficio, realizados en tinta
indeleble por una sola cara del papel, en los posible sin marcos ni
letreros (sólo con los que sirvan para designar la figura)

h. Para efectos de publicación, un resumen que contenga la

identificación del inventor. el título de la invención, lo más relevante de
la descripción o reivindicación, el arte final del dibujo o figura más
característica, si lo fuere el caso, y los datos bibliográficos pertinentes.

i. Cuando se hayan incluido dibujos o en las reivindicaciones aparezcan

fórmulas estructurales, se debe presentar el arte final de la figura )o
fórmula química) y las características, por duplicado, en tamaño 6 x 6
cm, sobre papel fotográfico o similar, apto para ser multicopiado.
 j. El comprobante de pago por concepto de servicios administrativos y
por concepto de publicación del extracto de solicitud en la Gaceta de
Propiedad Industrial, expedido por la Superintendencia de Industria y
Comercio.

La inexistencia de algunos de los requisitos enumerados ocasionará que

la solicitud sea considerada por la oficina nacional competente como no
admitida en trámite y no se le asignará fecha de presentación.

La solicitud deberá ser acompañada en el momento de su presentación

por:

1. Los poderes legales que fuesen necesarios.

2. Copia debidamente legalizada de la primera solicitud de patente, en

ele caso en que se reivindique prioridad, señalándola expresamente.

3. Los demás requisitos que establezcan las legislaciones internas de los

países miembros del Grupo Andino. La obtención conferirá al solicitante
o a su representante el derecho de prioridad por el tiempo de un año,
contado a partir de la fecha de esa solicitud, para pedir una patente
sobre la invención en cualquiera de los países miembros del Grupo
Andino.
Cuál es el costo real de nuestra nómina?

El manejo laboral es de suma importancia para cualquier empresario,

no importa el tamaño de su empresa ni el número de empleados que
tenga ésta, pues, a la hora de contratarlos, el empleador se hace
responsable de una serie de derechos que cobija la ley, a sus
dependientes, por ello trataremos de ser claros en esta parte del módulo
para que quede entendible acerca de esa serie de obligaciones que
debemos cumplir, porque de ello depende las buenas relaciones
laborales y la marcha de las empresas, la disposición de los empleados
con la empresa, y, lo más importante “ su cumplimiento evita conflictos
posteriores”, es decir debemos optar por cumplirlos religiosamente.

Entonces veamos que, trabajo laboral es toda actividad humana libre,

material o intelectual, permanente o transitoria, que una persona
natural, ejerce conscientemente al servicio de otra, cualquiera que sea
su finalidad, siempre que se efectúe en ejecución de un contrato de
trabajo.

Contrato de trabajo.

Contrato individual de trabajo es aquel por el cual una persona natural

se obliga a prestar un servicio personal a otra persona natural o
jurídica, bajo su continuada subordinación o dependencia y recibe por
ello una remuneración.

Por lo anterior, para que exista contrato de trabajo, deben concurrir los
siguientes elementos:

a) Actividad personal del trabajador.

b) Subordinación o dependencia, se traduce en la obligatoriedad de
acatar las órdenes del patrono, cumplimiento de un horario etec.
c) Remuneración o retribución por el servicio, es decir el salario.

Modalidades de contratos

Los contratos individuales de trabajo pueden ser verbales o escritos, no

requieren formalidad alguna para su existencia, basta que se de la
concurrencia de los elementos descritos para que se constituya como
tal.

Vale la pena aclarar que los contratos verbales, siempre serán a término
indefinido. Por disposición legal, en cambio, los contratos escritos
pueden ser indefinidos o fijos y éstos a su vez pueden ser ocasionales o
transitorios, menores a un año, iguales o superiores a un año y en todo
caso no podrán ser superiores a 3 años.
Terminación

El contrato de trabajo se termina por:

a) Muerte del trabajador.

b) Mutuo consentimiento.
c) Expiración del plazo fijo pactado.
d) Liquidación o clausura definitiva de la empresa.
e) Suspensión de actividades por parte del empleador por más de 120
días.
f) Decisión unilateral.
g) No regresar el trabajador a su empleo después de desaparecidas las
causas de la suspensión.

Se debe destacar que la más usual es la decisión unilateral que bien

puede ser tomada por el empleador o por el trabajador y puede ser con
justa causa o sin ella, en éste contrato, quien toma la decisión debe
indemnizar a la otra parte de acuerdo con las tablas que establece el
código sustantivo del trabajo.

Salario

Es la remuneración ordinaria, fija o variable que recibe el trabajador,

como contraprestación directa del servicio, cualquiera que sea la forma
o denominación que se adopte y beneficios tales como el
correspondiente al trabajo nocturno, extraordinario, dominical, festivo,
primas extralegales, cesantías e intereses, y subsidios y suministros en
especie, y en general las que se incluyan en dicha estipulación excepto
las vacaciones.

Jornada de trabajo

La jornada ordinaria de trabajo es la que convengan las partes, pero

salvo autorización del Ministerio de Trabajo para determinadas labores,
no podrá ser superior a 8 horas diarias y 48 a la semana.

No obstante, y con el fin de permitir el descanso el día sábado, pueden

repartirse las 48 horas semanales ampliando la jornada diaria hasta
por dos horas diarias sin que esta implicación constituya trabajo
suplementario o de horas extras.

Se entiende por trabajo diurno el comprendido entre las 6:00 a.m. y las
10:00 p.m.; por trabajo nocturno el comprendido entre las 10:00 p.m. y
las 6:00 a.m..

El trabajo que se realiza excediendo la jornada ordinaria se denomina

trabajo suplementario o de horas extras y se paga según sea diurno o
nocturno con el 25% o 75% del recargo, respectivamente.
Ahora bien, el trabajo nocturno, por el sólo hecho de serlo, se remunera
con el 35% de recargo sobre el trabajo ordinario diurno.

Sin embargo, es muy importante tener en cuenta que cada uno de los
recargos mencionados no se acumula con ninguno de los otros.

Vacaciones remuneradas

Tienen derecho a disfrutar de 15 días hábiles continuos de vacaciones

remunerados, los trabajadores que hubieren prestado sus servicios
durante un año, o fracción proporcional superior a tres meses.

No obstante, la legislación ha estimado que los trabajadores con

contrato de trabajo inferior a un año, tendrán derecho a este descanso
remunerado cualquiera que sea el tiempo laborado.

Este descanso se remuneraron el salario que esté devengando el

trabajador al momento de empezar a disfrutarlo.

Es necesario resaltar que la compensación en dinero está prohibida, sin

embargo, el ministerio de trabajo podrá autorizarla hasta por las mitad.

Auxilio de cesantía

A partir de la ley 50 de 1990, el auxilio de cesantía para los

trabajadores del sector privado, está sometido a tres sistemas de
liquidación, excluyentes entre sí.
a) Sistema tradicional: Corresponde a un mes de salario por cada año
laborado y proporcional por fracción. El salario base para liquidar, es
el que devengue el trabajador al momento de la liquidación. Este
sistema es aplicable a los empleados que fueron vinculados antes del
primero de enero de 1991 y que no se hayan acogido al nuevo
sistema.
b) Sistema nuevo de liquidación definitiva anual y manejo e inversión
por los fondos de cesantías: Corresponde A un mes de salario por año
o proporcional por fracción de año. La liquidación se debe hacer a 30
de diciembre de cada año y consignarse en un fondo administrador
de cesantías, a más tardar el 15 de febrero del año inmediatamente
siguiente. Este sistema se aplica obligatoriamente para trabajadores
vinculados después del primero de enero de 1991 y para los antiguos
que se acojan a él.
c) Sistema de salario integral: Implica el pago periódico de esta
prestación social conjunta con los demás factores salariales.
Intereses sobre las cesantías

Todo empleador que esté obligado a pagar cesantías deberá reconocer a

sus trabajadores un interés sobre las cesantías equivalentes al 12%
anual (1% mensual).

Los intereses sobre las cesantías se deben pagar en las siguientes

oportunidades:

a) Durante la vigencia del contrato: La liquidación se hará sobre el

monto de las cesantías que el trabajador tenga al 30 de diciembre y
se deberá pagar a más tardar el 31 de enero del año inmediatamente
siguiente.
b) A la terminación del contrato: Sobre los saldos de cesantías que el
trabajador tenga a su favor.
c) Con el pago parcial de cesantías: cada vez que sea autorizado el pago
parcial de cesantías, se deberán liquidar los intereses sobre los
saldos a favor, es decir sobre le monto de las cesantías que se
paguen.

Prima de servicios

Esta prestación no constituye salario y corresponde a un mes de

salario por año , pagadero así:

Quince días a más tardar el 30 de junio.

Quince días a más tardar el 20 de diciembre.

Esta prestación también se paga proporcional, siempre y cuando el

trabajador haya laborado, por lo menos un trimestre dentro del
respectivo semestre.

Es de anotar que en los contratos inferiores a un año, esta prestación

se debe cancelar, cualquiera sea el tiempo laborado.

Auxilio de transporte

Corresponde a una suma fija mensual determinada por el gobierno, que

deben pagar los empleados a aquellos trabajadores que devenguen
hasta dos salarios mínimos mensuales y su cancelación debe ser en
forma anticipada.

Calzado y Vestido de labor

Esta prestación no constituye salario, y en virtud de ella, el empleador

debe entregar a cada trabajador que devengue hasta dos salarios
mínimos y tenga una antigüedad de tres meses, un par de zapatos y un
vestido en las siguientes fechas: 30 de abril, 31 de agosto y 20 de
diciembre.

Es importante que esta prestación no se debe cancelar en dinero por

expresa prohibición legal.

Además las obligaciones descritas, se tienen las siguientes:

1) Afiliación al sistema integral de seguridad social ISS o fondos

privados, cada vez que se vincule un trabajador.
2) Información sobre accidentes de trabajo, cada vez que ocurra.
3) Ordenar práctica de examen médico, para admisión o retiro según el
caso.
4) Llevar registro de trabajos extra.
5) Pagar incapacidades por enfermedad o maternidad.
6) Suministrar calzado y vestido de labor.
7) Aportar al ISS (MENSUALMENTE) las cotizaciones sobre salarios.
8) Aportar el 9% sobre la nómina (salarios) por conducto de una Caja de
Compensación para cumplir sus obligaciones con la caja (4%), el
Sena (2%) e ICBF (3%), mensualmente.
9) Retener y consignar en los bancos autorizados la retención de la
fuente, mensualmente.
10) Reportar las novedades y cambios de salario de los trabajadores
al ISS y a la Caja de Compensación, mensualmente.
11) Informar al Ministerio de Trabajo sobre la inversión de los pagos
parciales de cesantías en vivienda , semestralmente.
12) Llevar los registros de vacaciones, anualmente.
13) Expedir certificados de ingresos y retenciones, anualmente.
14) Consignar las cesantías de los trabajadores afiliados a los fondos
de cesantías

Resumen de costos porcentuales MENSUALES adicionales por trabajador

DESCRIPCIÓN %
 PRESTACIONES SOCIALES
Cesantías 8,33
Intereses de cesantías 1,00
Vacaciones ( se liquidan sobre el sueldo básico) 4,17
Prima de servicios 8,33
 APORTES PARAFISCALES
Caja de Compensación 4,00
ICBF 3,00
Sena 2,00
 SEGURIDAD SOCIAL
Pensiones 10,875
Salud 8,00
Riesgos profesionales. Depende del riesgo 2,00
 Dotaciones en promedio del 3 al 5% aprox. 3,00 al 5,00
TOTAL (APROXIMADO) 55%

La depreciación

Así como el efectivo se gasta en las empresas, también las cosas se van
gastando y cumplen su ciclo vital; hasta que llega el día en que no
sirven más.

La depreciación es el valor que van perdiendo los activos fijos de la

empresa como consecuencia del desgaste por el uso. Activos fijos son
los bienes de la empresa que no esta para la venta por ejemplo: el local,
la maquinaría; este valor hay que tenerlo en cuenta en la contabilidad
aunque no haya salido el dinero , pues el desgaste de los activos fijos es
un gasto real que algún día hay que reemplazarlos.

Cuáles son?

 Los vehículos o equipos de reparto.

 Las máquinas y equipos.
 Los muebles y enseres.
 Las casas y edificios terminados.

Nota: Los terrenos, edificaciones sin terminar y maquinaría aún no

instalada no se deprecian.

Cómo calcular la depreciación?

Para calcularla, la ley estipula que los bienes de la empresa duran u

determinado número de meses, hay varias maneras de depreciar pero
en este caso utilizaremos el método más frecuente que es le de la
depreciación en línea recta así

1. Los vehículos y equipos de reparto se deprecian en 5 años o 60

meses.
2. Los muebles y enseres se deprecian en 10 años o 120 meses.
3. Las máquinas y equipos se deprecian en 10 años o120 meses y
4. Las casas y edificios terminados se deprecian en 20 años o 240
meses.

Pasos para la depreciación:

1- Se clasifican los bienes de la empresa en las cinco categorías

comentadas:

 Vehículos: Bicicletas, motocarros, carros, camionetas, camiones.

 Muebles y enseres: Muebles en general de oficinas, calculadoras,
teléfonos, registradoras.
 Máquinas y equipos: Maquinas y herramientas de producción
cuyo valor es muy representativo, cortadoras, guarnecedoras, sierras,
máquinas de coser, hornos, etc..
 Casas y edificios: Local, planta.
 Terrenos en construcción, maquinas por instalar y : NO SE
DEPRECIAN

2 - Se indaga sobre el precio de compra de los diferentes activos.

3 - Se calcula el valor de depreciación mensual de cada activo

Depreciación = Valor de compra del activo/ tiempo de depreciación

Ejemplo.

 Hallar la depreciación mensual de un vehículo de reparto cuyo

valor de compra fue de $30.000.000.oo.

Depreciación de vehículo = $30.000.000.oo / 60 meses

Depreciación de vehículo = $500.000.oo mensuales.

 Hallar la depreciación de 4 guarnecedoras que costaron

$8.000.000.oo

Depreciación guarnecedoras = $8.000.000.oo / 120 meses

Depreciación Guarnecedoras = $66.666,66 mensuales

 Hallar la depreciación de 6 escritorios y quince sillas que

costaron $2.500.000.oo

Depreciación de muebles y enseres = $2.500.000.oo / 120 meses

Depreciación de muebles y enseres = $20.833,33 mensuales

 La bodega/oficina que se compró para el funcionamiento de la

empresa costo $90.000.000.oo, hallar la depreciación.

Depreciación de bodega/oficina = $90.000.000.oo / 240 meses

Depreciación mensual de la bodega = $375.000.000.oo

Señor empresario, clasifique y deprecie los activos fijos de su empresa.