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Temario CELADOR -6-

Tema 6.- Los suministros. Suministros internos y externos. Recepción y


almacenamiento de mercancías. Organización del almacén. Distribución
de pedidos.

LOS SUMINISTROS: SUMINISTROS INTERNOS Y EXTERNOS


La función de suministro hace referencia al conjunto de actividades externas que tiene como
finalidad aprovisionar de materiales el almacén:
Ð Petición de material.
Ð Procedimiento administrativo de contratación.
Ð Relación de proveedores.
Ð Gestión administrativa.
Ð Control económico.
Ð Planificación de adquisiciones.
Ð Previsión de aprovechamiento.
El almacén es el espacio físico donde se mantienen las existencias hasta su utilización. La
finalidad del almacén es garantizar que en todo momento se mantenga el funcionamiento de
la empresa, cualquiera que sea su actividad.
La función del almacén tiene como finalidad:
` Controlar las existencias.
` Determinar las necesidades.
` Recepcionar el material.
` Verificar su idoneidad.
` Conservarlo debidamente ordenado.
` Entregarlo a los servicios cuando éstos lo soliciten.

CLASES
Suministro de materiales de uso relacionado directamente con los enfermos
¾ Suministro de farmacia.
¾ Suministro de material clínico fungible.
¾ Suministro de material quirúrgico y aparataje.
Suministro de materiales para el funcionamiento del centro sanitario
¾ Suministro de lencería.
¾ Suministro de papelería.

ACTIVIDADES
Control de stocks y consumos
Los servicios y unidades de la institución sanitaria solicitan de los distintos almacenes el
material que necesitan mediante el modelaje y la periocidad previamente establecidos. El
controlador de suministros comprobará:
° El consumo de cada servicio.
° Las existencias de los materiales en el almacén.

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Petición de material
La adquisición será gesitoanda por la sección de suministro del almacén que está adscrita a
la Dirección de Gestión y servicios generales.
Para utilizar la forma de contratación correcta:
) Suministros menores: la compra de bienes consumibles o de fácil deterioro (materiales
fungibles y bienes no inventariables); cuyo importe en facturas no sobrepase las
500.000 ptas podrá hacerse mediante:
˜ Compra directa al proveedor.
˜ Se documentará exclusivamente con la factura comercial.
) Bienes y materiales cuyo importe está comprendido entre 500.000 y 10 millones de
ptas.
˜ Se adquirirán mediante expediente de:
˜ Adjudicación directa, con publicidad.
˜ Se formalizarán en contrato administrativo.
) Bienes y materiales cuyo importe excede de 10 millones de ptas:
˜ Se utilizará el sistema concurso.
˜ Se formalizarán en contrato administrativo.

Recepción del material


En el momento de ser entregado el material en el almacén se procederá a:
Ð Comprobar que los bultos son los que constan en el albarán de entrega.
Ð Comprobar que el material que consta en la orden de petición es el mismo que el
que consta en el albarán de entrega de material y en el pedido, tanto en cantidad,
calidad, como en los requisitos técnicos acordados.

Entrega a los servicios


Los distintos servicios de la institución presentan sus pedidos en el modelo normalizado
(vale de almacén u hoja de pedido) para que los almaceneros preparen los mismos. Una vez
preparado (diariamente, cada dos días, semanalmente), el personal auxiliar de cada servicio
retirará el material.
La petición de material en el modelo oficial debe ir firmada por el responsable del servicio
(supervisores de planta, jefes de unidad), indicando:
° La denominación del material.
° La cantidad solicitada.
° Su codificación.
° El servicio, tipo de almacén, fecha y firma.
La mercancía será retirada junto con una copia de hoja de pedido, en la cual el personal del
almacén habrá consignado la cantidad realmente servida junto a la que se solicitó.
Si se trata de centro de salud se repartirá por la diferentes consultas, servicio de urgencias y
demás servicios todo el material necesario para el buen funcionamiento del sistema.

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El inventario
Cada cierto tiempo es preciso comprobar si las existencias de los materiales en los
almacenes son las que se registran en las fichas o en el ordenador. Hay que revisar y contar
uno por uno todos los artículos almacenados, se llama inventario.
El inventario es la relación detallada de todos los materiales existentes en el almacén en un
momento determinado, con la finalidad de conocer y controlar las existencias y habrá de
efectuarse con la periocidad que convenga en relación con el material inventariado.
En todo caso una vez al año se efectuará un recuento físico de todas las existencias.

RECEPCIÓN Y ALMACENAMIENTO DE MERCANCÍAS


Recepción
Una de las actividades básicas de los almacenes es la de recibir la mercancía que
previamente ha sido solicitada según las necesidades del centro.
Una vez se ha hecho la entrega del material, supervisada por el encargado del almacén, la
función del celador será:
x Comprobar que los bultos son los que constan en el albarán de entrega.
x Comprobar que el material que esta en la orden de petición es el mismo que el que
consta en el albarán de entrega de material yen el pedido, tanto en calidad, cantidad,
como en los requisitos técnicos exigidos.
x Ambas funciones deben hacerse de manera minuciosa, es un control imprescindible
para ratificar la calidad de productos recibidos y su correspondencia con las peticiones
solicitadas.

Almacenamiento
La clasificación de los productos debe ser minuciosa y exhaustiva, para facilitar su rápida
localización y poder controlar el movimiento de las existencias en el almacén, detectando las
necesidades futuras.
El encargado de realizar las comprobaciones de existencias es el controlador de
suministros, que esta al tanto del consumo de cada servicio y de las existencias de los
productos del almacén.
Cada producto que entra en el almacén tiene una referencia, que es la que consta en las
fichas e informa del tipo de producto que es, las unidades de que se dispone y sus
características específicas. La labor del celador es conocer el funcionamiento interno del
almacén y vigilar su correcta organización siempre bajo la supervisión de otros
profesionales.
Uno de los almacenes que registra mayor movimiento es el de lavandería. La labor de este
servicio se resume en la recogida de ropa sucia, su transporte a la lavandería y su
clasificación una vez limpia.
Una vez la ropa sucia en los sacos llenos y cerrados, se llevan al lugar destinado, este lugar
debe contar con ventilación natural y con comunicación, a ser posible por ascensor o
montacargas de uso exclusivo.
En este local se colocan las bolsas identificadas mediante un sello, una pegatina, un número
La ropa sucia debe estar almacenada el menor tiempo posible y tiene que ser retirada por lo
menos una vez al día de las unidades de cuidados médicos, y dos veces al día por lo menos

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en obstetricia, neonatología, quirófanos, pediatría, UCI y aislamiento infeccioso.


Par ala ropa muy manchada y con alto grado de humedad, en el almacén debe haberse
previsto de un sistema de exclusas individualizadas en cada área de trabajo, que deberán
ser desinfectadas diariamente.
Cuando la ropa esta lavada debe ser clasificada y será manipulada y almacenada de tal
manera que no se contamine con bacterias o sociedad del ambiente. Los armarios debes
estar destinados solo a ese fin.
Una de las funciones del celador es la de dar cuenta a sus superiores de los desperfectos
que encuentre en la limpieza y conservación del edificio y su material, además de cuidar que
los enfermos no hagan un uso indebido de los enseres y ropas de la institución, evitando
que se deteriore el material o instruyendo a los pacientes sobre su uso correcto.

Clasificación
Según las características y duración.
) Material fungible: Desaparece con el uso o se deteriora, en muchos casos es frágil y
de vida corta. Son artículos desechables, o bien reutilizables después de una limpieza
y esterilización adecuadas. Ejemplo: sondas, bisturí, tijeras, pinzas...
) Material inventariable: Artículos con una larga vida y por tanto con carácter definitivo.
Se refiere al mobiliario en general: camas, lámparas, sillas de ruedas, aparataje,
máquinas específicas, de rayos X,…
Según la peligrosidad infectiva: Productos susceptibles de ser portadores de infecciones a
los pacientes:
) Crítico: Material que requiere una asepsia total. Es el material que de manera temporal
o definitiva va a permanecer en el interior del organismo. Ejemplo: Prótesis de cadera,
hilos de sutura,…
) Semicrítico: Son artículos que deben permanecer desinfectados aunque no es
imprescindible su esterilización, ya que habitualmente no son vías de transmisión de
infecciones, pero trabaja estrechamente el personal sanitario. Ejemplo: mascarillas.
) No crítico: Debe estar rigurosamente limpio y en la medida de lo posible desinfectado.
Se refiere por ejemplo a la ropa de cama. Si están en contacto con enfermos con
patología infecciosa, deben estar desinfectados e incluso esterilizados.

Organización del almacén


Es necesaria una buena organización del almacén, para el correcto funcionamiento de los
centros sanitarios.
Un almacén es un edificio donde se guardan ordenadamente géneros de cualquier clase.
La función del celador de almacén es custodiar las mercancías depositadas, cuidando la
distribución y colocación de los géneros, además está encargado de la vigilancia, control y
reparto de los productos.
En los almacenes se realizan un conjunto de operaciones que tienen por objeto ocuparse de
los productos que la organización moviliza, manipula y conserva para conseguir sus
objetivos.

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Funciones específicas de los almacenes


° Determinar las necesidades del material.
° Controlar las existencias.
° Recibir los productos.
° Comprobar que son adecuados.
° Ordenarlos.
° Entregarlos a los servicios cuando los soliciten.

ALMACENES DE LAS INSTITUCIONES SANITARIAS


) Almacenes de material de uso relacionado con los enfermos.
Ð Almacén de farmacia.
Ð Almacén de material clínico fungible,
Ð Almacén de material quirúrgico y aparataje.
– Almacenes de materiales para el funcionamiento del centro sanitario.

Ð Almacén de lencería.
Ð Almacén de papelería.
Además un almacén general que aúna a varios de los almacenes aquí mencionados.

DISTRIBUCIÓN DE PEDIDOS
Toda la labor previa de petición de material, recepción de artículos, organización del
almacén, control de existencias y acondicionamiento adecuado del material, está
encaminada a conseguir que los productos estén listos y preparados en el momento que
sean solicitados. Uno de los objetivos es minimizar el tiempo de la distribución de pedidos y
conseguir un reparto de forma ordenada.
Los servicios de la institución presentan sus necesidades en un formulario normalizado
conocido como vale de almacén u hoja de pedido, para que los almaceneros puedan
preparar su pedido.
Según la periodicidad que se haya determinado, diariamente, cada dos días,
semanalmente..., el personal auxiliar de cada servicio retirara el material.
La petición de los productos en el formulario debe ir firmada por el responsable del servicio,
ya sea el supervisor de planta, el jefe de la unidad o el coordinador. En la ficha deben
aparecer los siguientes datos:
x Denominación del material, lo que se pide.

x Cantidad solicitada.

x Código de productos.

x Servicio que realiza la petición, tipo de almacén al que la dirige, fecha en que se
hace la solicitud y firma.
La mercancía se retira junto con una copia de la hoja de pedido en la que el personal del
almacén consigna la cantidad realmente servida, al lado de la cantidad que se solicitó.

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El Código de Barras es una disposición en paralelo de barras y espacios que contienen


información codificada en las barras y espacios del símbolo.
El código de barras almacena información, almacena datos que pueden ser reunidos en él
de manera rápida y con una gran precisión. Los códigos de barras representan un método
simple y fácil para codificación de información de texto que puede ser leída por dispositivos
ópticos, los cuales envían dicha información a una computadora como si la información
hubiese sido tecleada.
Los códigos de barras se pueden imaginar como si fueran la versión impresa del código
Morse, con barras angostas (y espacios) representando puntos, y barras anchas que
representan rayas.
Para codificar datos dentro de un simbolo** impreso, se usa una barra predefinida y patrones
de espacios o simbologia***

*Un símbolo de código de barras es la visualización física, es la impresión de un código de


barras.
**Una simbología es la forma en que se codifica la información en las barras y espacios del
símbolo de código de barras.
El código de barras representa la clave para acceder a un registro de alguna base de datos
en donde realmente reside la información, o sea, los símbolos no contienen información del
producto o articulo, no
La principal razón para la introducción de códigos de barras en un sistema de
almacenamiento, es el adelanto que supone para la identificación de productos en stock. La
disponibilidad del equipo necesario para operar con ellos puede justificar también el uso de
los códigos de barras para una buena identificación de las ubicaciones.
Los códigos de barras utilizados como identificadores para las operaciones de almacenaje,
tienen que ser leídos por aparatos, frecuentemente manuales. Estos aparatos iluminan la
etiqueta por medio de luz emitida por diodos y leen la luz reflejada mediante un receptor-
comparador electro-óptico.
Aparte del equipo de lectura, se requerirá además un decodificador para interpretar las
lecturas en caracteres numéricos y alfabéticos, y para realizar los chequeos de stock.

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