Importancia de un proyecto

Jesus David Garcia Campo

Universidad Cooperativa de Colombia

Antes de saber la importancia y estándares de un proyecto se requiere conocer

primero su definición. Según project management institute (PMI) la cual es una
organización sin fines de lucro que avanza la profesión de la dirección de proyectos,
nos muestra que un proyecto es una actividad temporal grupal para producir un
producto, servicio, o resultado, que es único. La realización de proyectos no es algo
nuevo en el mundo pues desde muchos años atrás se han realizado proyectos como
por ejemplo la construcción de templos y pirámides de Egipto en el año 1300 a.c de
igual forma lo hicieron los chinos con la construcción de su gran muralla china la
cual es evidencia de su evidente planeación organización y control, así como fue la
misión del apolo 11 cuyo objetivo fue lograr que un ser humano caminara en la
superficie de la luna. Sin embargo, a pesar de que desde la antigüedad se hayan
realizado proyectos, la administración de proyectos en su forma moderna, empezó
a tomar terreno hace solo unas décadas pues actualmente afecta a todo el mundo
empresarial en la actualidad se han pulido 3 puntos importantes en una
administración de proyectos los cuales se identifican por el costo, el tiempo y el
alcance. Así como existen muchos ejemplos de proyectos que se han culminado de
forma exitosa, obteniendo los resultados esperados, existen también otros
proyectos que han decaído ya sea por su falta de tiempo su mala organización o su
bajo presupuesto que han incurrido en mayores gastos financieros de los
presupuestados con anticipación. Ahora bien, un proyecto puede o no tener
complejidad, puede ser simple, sencillo o complicado, pero siempre debe tener un
principio y un fin, un tiempo limite establecido para su ejecución y contar con lo
necesario para lograr la meta.

Todo proyecto, sea cual sea su complejidad necesita de un conjunto de técnicas y

conocimientos para que pueda materializarse de manera satisfactoria. Desde un
cocinero que desee preparar un menú hasta una gran empresa que quiera lanzar
un producto sofisticado al mercado. Todos ellos necesitan de una dirección de
proyecto y en este sentido la figura del director de proyecto cobra vital importancia.
Entre las funciones básicas de un director de proyecto están las de planificar,
organizar, coordinar y controlar el proyecto. Una buena planificación es importante
para el devenir del proyecto ya que muchos fracasos son debidos a una inadecuada
iniciación del proyecto. La planificación del proyecto requiere evaluar las
necesidades de recursos, tiempos de ejecución y costes asociados.

Una definición dada por liz Adriana castro estudiante de gerencia de proyectos de
tecnología educativa de la universidad de Santander nos dice que la gestión de
proyectos es una disciplina que organiza y administra los recursos de manera que
un proyecto determinado sea ejecutado completamente dentro de los parámetros
de alcance, tiempo y costo planteados desde su inicio. La gestión de proyectos
como la rama de la administración es una herramienta que permite optimizar todos
los procesos que involucran el desarrollo de un proyecto y tiene como objetivo
principal generar beneficio en todos los aspectos del proyecto. La planeación un
proyecto nace de una necesidad y requiere de una buena gestión o administración
debido a que es un excelente método que guía y añade los procesos para planificar,
entender, organizar y administrar recursos con el fin de terminar todo el trabajo
requerido para desarrollar un proyecto y cumplir con el alcance requerido no
obstante muchas veces las empresas u organizaciones pueden concebir grandes
ideas con proyectos que pueden parecer exitosos y fáciles de implementar, sin
embargo anqué el proyecto pueda parecer infalible, este puede no dar los resultados
que se esperan si no se toma la suficiente atención hacia su gestión es en este
punto donde entra la dirección de proyectos la cual es la aplicación de todo
conocimiento, de las habilidades y de las técnicas para ejecutar los proyectos en
forma mas eficiente y efectiva. Es según la PMI una competencia estrategia para
realizar organizaciones y se les permite atar los resultados de los proyectos a las
metas del negocio, y así competir mejor en su mercado de trabajo. En resumen la
dirección de un proyecto es el proceso por el cual se planifica, se dirige y controla
el desarrollo de un sistema aceptable con el costo mínimo y dentro de un periodo
de tiempo especifico es muy importante puesto que dependiendo de esta es decir,
si es buena o mala, el proyecto puede fracasar o triunfar y para facilitar esta
dirección, los gerentes de proyectos dividen estos en fases, el conjunto de estas
fases se conoce como ciclo de vida de un proyecto (el cual se puede observar
mediante el uso de un cronograma) que conectan las actividades de principio con
el fin de cada una de ellas.

Un proyecto puede fallar por diferentes razones las cuales pueden ser la mala
planificación donde la mayor parte la asume el gerente, objetivos y metas poco
claras lo cual acorta el tiempo del proyecto que se desea realizar, el manejo
inadecuado de los recursos, la estimación de tiempo o recursos irreales, la falta de
administración de riesgos, no contar con el equipo humano adecuado entre otros
más. Debido a esto la mayoría de las empresas u organizaciones exitosas han
tomado en cuenta la importancia de la dirección de proyectos la cual trae beneficios
a las empresas consiguiendo la ejecución de un proyecto en el tiempo establecido
ya sea dentro de los alcances delimitados y dentro del presupuesto y
especificaciones establecidas. Al integrar una actitud de dirección de proyectos en
su cultura de organizaciones, estas estarán mas capacitadas para crear una ventaja
competitiva sostenible.

Un proyecto tiene que ser delimitado principalmente por los siguientes aspectos:

Sus objetivos: son metas de corto y largo plazo que se esperan alcanzar, en sus
términos cuantitativos y cualitativos. La suma de los objetivos es la meta principal
del proyecto.

Sus actividades: son las tareas que se deben realizar con el fin de completar el
proyecto, se encuentran enmarcadas y definidas por otros objetivos.

Su ubicación en el tiempo: se deben indicar las fechas de iniciación y terminación

mediante el uso apropiado de un cronograma.

Los grupos afectados por el proyecto: a quienes beneficiara, quienes lo financiaran,

quienes lo ejecutaran
La magnitud de los recursos: necesarios para ejecutarlo y ponerlo en
funcionamiento

Un ejemplo claro de los cuales se hicieron uso de estos aspectos fue el proyecto de
construcción del parque del agua en la ciudad de santa marta el cual es un espacio
de área verde de 25.000 metros cuadrados en los que se encuentran: canchas de
diferentes actividades, juegos modulares e infantiles, una plaza de reloj solar un
espacio de recreación para patinaje, equipos de línea de vida entre muchos más a
demás, hay un área denominada “el lago” que consta de chorros que emanan del
mismo lago y que en la noche se iluminan. Todo este gran proyecto fue realizado
por la necesidad de mejorar la calidad del terreno de la zona en donde se convierta
un gran encuentro con la comunidad, dicho así por la alcaldesa Jimena abril de
angelis

Actualmente los proyectos se han tornado mas complejos técnicamente, ya que se

involucran mas personas, el presupuesto tiende a ajustarse al límite, los grupos de
trabajo muchas veces son distintas nacionalidades entre otros. Ante estos y otros
problemas, las empresas ven como una necesidad implementar una buena
dirección de proyectos ya que se pueden obtener beneficios muy convenientes
como: priorizar los proyectos y mejorar la productividad de sus recursos, disminuir
el costo mientras se gestiona los proyectos de una manera mas efectiva, asegurar
la generación de el valor de los proyectos realizándolos en tiempo y forma,
incrementar el entorno de inversión, dar visibilidad de el comportamiento y de las
tendencias en los proyectos y garantizar la alineación estratégica y el cumplimiento
de los objetivos además de una cultura de organización de dirección de proyectos
que entiende perfectamente el valor que genera la profesión, al tiempo que apoya
las competencias estratégicas, crea una ventaja competitiva.

Lo que queda claro es que la importancia de un proyecto se basa en más que nada
en la solución de un problema entregando un bien o un servicio y entre los factores
más relevantes que influye en el éxito de la gestión de un proyecto se encuentran
los planes de integración en donde todos participan todos aplicando técnicas en las
cuales todos responsabilizan de un producto y dándole un valor esperado dándoles
un valor a las empresas gestionando la , de alcance, de tiempo y de costos, al igual
que la persona que administra el proyecto debe tener varias habilidades técnicas,
conceptuales e interpersonales para cumplir a cavidad con los objetivos del
proyecto, es decir, ser altamente competente, y contar con una gran capacidad de
organización, dirección y control de todos los recursos que tiene a su disposición;
sin dejar a un lado la constante motivación y la asertiva comunicación con el equipo
de trabajo de dicho proyecto.