COMPRAS

Planificación del Manejo del abastecimiento

abastecimiento
 Comercio - Mercado
Consumidores Mercado

Productores

Bienes y servicios
Intermediarios
Pagos

Información
Compras
Gestión de Compras
•Compras es el proceso de adquisición de insumos, repuestos y materiales
en la cantidad necesaria, a la calidad adecuada y al precio conveniente, puestos
a disposición de operaciones en el lugar y momento requerido
LAS COMPRAS:
ESLABÓN CLAVE DENTRO DEL
MUNDO DE LA LOGÍSTICA E INSUMO
PARA LA COMPETITIVIDAD
Gestión de Compras
Consiste en suministrar de manera
ininterrumpida materiales, bienes y/o servicios,
para incluirlos de manera directa o indirecta a la
cadena de comercialización o de producción.
Deben proporcionarse en las cantidades
adecuadas, en el momento solicitado, con el
precio y en el lugar acordad
o.
Objetivos de Compras

 Continuidad del abastecimiento

 Negociar precios convenientes
 Asegurar la cantidad y calidad adecuada de los
suministros
 Definir el nivel de inventario evitando rotura de stocks y
mermas por obsolescencia, deterioro, duplicidad
 Estudiar nuevos insumos y fuentes alternativas de
suministro en función a nuevos procesos productivos
 Mantener costos de adquisición y mantenimiento de
stocks a niveles adecuados, acorde a la estructura de
operación
LA IMPORTANCIA DE LAS
COMPRAS DENTRO DE LA
COMPETITIVIDAD

“Quien compra bien

vende bien”
 POLITICAS DE LA
FUNCION DE COMPRAS

• CONCEPTO: Son los lineamientos

preestablecidos por la Dirección, que rigen
la conducta y enfoques necesarios para
adquirir materiales para la empresa. Es
sugerido que se manejen por escrito.
 POLITICAS DE LA
FUNCION DE COMPRAS

• CLASIFICACION:
– POLITICAS INTERNAS.

– POLITICAS EXTERNAS.
El PROCESO DE COMPRAS

• ELEMENTOS:
– Comprador.

– Vendedor.

– Objetivo o fin.

– Acuerdo.
 El PROCESO DE COMPRAS

• REQUISICION:
– Es la solicitud de compra.

– Da origen al proceso de compra.

• Formas:

• Formato estándar

• Memorundum
 El PROCESO DE COMPRAS

• REQUISICION:
– Elementos:
• Principales:
– Descripción analítica de la compra.
– Fecha de requisición.

– Confirmación de la compra, con autorización.

 El PROCESO DE COMPRAS

• REQUISICION:
– Elementos:
• Accesorios:
– Número de folio.
– Volumen solicitado.
– Fecha de requisición.
– Datos del proveedor.
– Tipo de transporte.
– Cotización.
 El PROCESO DE COMPRAS

• REQUISICION:
– Fines:
– Conocimiento de una necesidad.
– Investigación y selección del proveedor.
– Abastecimiento de un producto.
– Control.

– Tipos:
– Específica
– Continua.
 El PROCESO DE COMPRAS

• REQUISICION:
– Fines:
– Conocimiento de una necesidad.
– Investigación y selección del proveedor.
– Abastecimiento de un producto.
– Control.

– Tipos:
– Específica
– Continua.
 El PROCESO DE COMPRAS
• COTIZACIÓN:
Es el documento que muestra la descripción analítica,
exacta, y especificaciones de las características que
tienen los productos solicitados.

• Contenido:
– Número de artículos.
– Lugar y tiempo de entrega.
– Transporte.
– Precio, cantidad y plazo de entrega.
– Condiciones de pago.
 El PROCESO DE COMPRAS
• COTIZACIÓN:

• Análisis de la cotización:
– Proveedores que ofrecen de manera óiptima el producto.

– Ubicación de los proveedores.

– Comunicación con proveedores.

 El PROCESO DE COMPRAS
• PEDIDO:
Es el documento legal que sierve para

solicitar al proveedor el envio formal de

los artículos especificados.

 El PROCESO DE COMPRAS
• PEDIDO:
– Fines:
• Comprobante de responsabilidad por parte del
proveedor, de abastecer a la empresa.
• Información para el área contable.
• Preparativos de recepción.
• Información al departamento de Control de Calidad.
• Aviso para el departamento que giró la requisición.
• Seguimiento de la transacción por parte del
Departamento de Compras.
 El PROCESO DE COMPRAS
• PEDIDO:
• Aspectos legales:
– Se debe realizar por escrito, y debe contar con los
requisitos completos para realizar la compra.

• Administrativos:
– Se debe girar con copias para: el proveedor, el depto. de
Compras, Contabilidad y Calidad.

– Se debe justificar la selección del proveedor.

 El PROCESO DE COMPRAS

• CONVENIO:
Es el contrato legal, referente a la compr a-
venta

de un producto, así como las condicones de

adquisición y pago.

Se debe establecer por escrito, en forma clara.

 El PROCESO DE COMPRAS

• CONVENIO:
Es válido cuando:
– Es aceptado y autorizado por un funcionarios
competente.

– Estipula las responsabilidades tanto del

proveedor, como del comprador.

– SE realiza conforme a la ley.

 El P
E PROCE
ESSO
ODDE COMPR
RAASS

• SEGUIMIEN
NTTO
O
11. Control de las órdenes.

2 . Confirmar la compra cuando lla fecha de

cumplimiennttoo se aproxime.

3 . S i e l pproveedor no puede enviar lla m

mercancia,

decidir s i se lle espera o si se elgie a otro

4. proveedor.
Almac
cénn Compras cuando lla
repor rreciba
tará
a
mercancia, así como e l departameennttoo que giró lla
. . .,
reqquurissriccrion
ón..
5 . Compras dará seguimienttoo a l pparoceso ,, de ser
.
necesario.
 El PROCESO DE COMPRAS

• TERMINACIÓN DE LA COMPRA

1. Se recibieron efectivamente los productos

solicitados.

2. Los productos adquiridos ya están en uso.

3. Se cumplió con las obligaciones pactadas entre el

comprador y el vendedor.
 Proceso de compra tradicional

Cliente Proveedor
Orden de Correo Procesamiento
compra de la orden
Dársena de
Informe de descarga
cuentas por
Lista de
embalaje

Acreedores Correo Factura

Reconciliar Comprobación Correo

cuentas Deudores

26
 EL SISTEMA DE
INFORMACION PARA
COMPRAS Y
ABASTECIMIENTOS
RELACION DE LA FUNCION DE COMPRAS
CON LA ORGANIZACION
• OBJETIVO DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
1. Proporcionar un flujo ininterrumpido de materiales,
abastecimientos y servicios requeridos para la operación
de la organización.
2. Conservar las inversiones y pérdidas mínimas en el
inventario.
3. Mantenimiento de estándares y controlres de calidad
adecuados.
RELACION DE LA FUNCION DE COMPRAS
CON LA ORGANIZACION

4. Encontrar o desarrollar vendedores competentes.

5. Estandarizar, en lo que sea posible, los artículos comprados.
6. Compra de artículos y servicios requeridos al precio final más
barato posible.
7. Mejorar la posición competitiva de la organización.
8. Lograr interrelaciones de trabajo armoniosas, productivas con
otros departamentos dentro de la organización.
9. Alcanzar los objetivos de compra al menor nivel posible de
costos de administración.
 RESPONSABILIDADES DEL
DEPARTAMENTO DE COMPRAS

% FUNCION

98 Desarrollar nuevas fuentes de abastecimiento

89 Análisis de valores

87 Decisión de comprar

86 Selección de medio de transporte

81 Control de inventarios
 ESPECIALIZACIÓN EN LA
FUNCION DE COMPRAS

1. Compra y negociación.

2. Seguimiento y expedición.

3. Administración.

4. Investigación de compras.
 RELACIONES CON OTROS
DEPARTEMENTOS

• Finanzas.

• Operaciones.

• Administración de manteriales.

• Ingeniería.

• Administración general.

• Dirección ejecutiva.
 INSTRUMENTOS DE INFLUENCIA
SOBRE LOS MERCADOS
Instrumentos de
influencia

Política del
Política de Política de Política de Política de
programa de
adquisición comunicación condiciones financiamiento
adquisición

Política Política Política

de de de
cantidad calidad fechas

Marketing Mix
 Mercadotecnia de ventas vs.
Mercadotecnia de compra
Relaciones Públicas
Política de
Promoción de ventas
comunicación
Publicidad

Estrategia de adquisición
Estrategia de ventas

Mer c ado
Política de distribución Política de selección

Política de precio Política de precio

Política de calidad
Política de productos
Política de cantidad

Investigación de Investigación de
mercado mercado
 S DE LLA INVESTIGA
FUNCIONES ACCIIÓ
ÓNN DE

M
MERCADO OS
S
E
EN EL R
RAMO DE L
LAS COMPRA
ASS

• Disponibilidad de informaciones precisas sobre la estructura y los

cambios en los mercados de compras
• Apertura de fuentes de suministro favorables
• Pronósticos sobre probables interferencias en el mercado (cuellos de
botella en el suministro de materiales)
• Investigaciones sobre posibles materiales de sustitución favorables
en cuanto a sus costos
• Información sobre nuevas vías de suministro
• Apoyos argumentativos para negociaciones de compras
• Soluciones alternativas para la Administración
• Propuestas para el reciclaje de productos de desecho
SISTEMA DE COMPRAS EN LA
ESTRATEGIA DE LA EMPRESA

• Propósito: apoyar los objetivos corporativos y

funcionales.
• Objeto: componente del plan estratégico y del
proceso operativo global de una empresa.
• Gestión: adquisición y entrega de bienes y servicios
necesarios.
• Acción: relaciones estables con proveedores.
RESPONSA
ABBIIILLID
IDAADD DE LA

PLA
ANNEEAACCIÓ
ÓN DEL

AB
BAASSTTEECCIM
MIENTO
O
Se fundamenta en el compromiso de la Dirección con
los objetivos corporativos y funcionales (formales e
informales), incluye:

• La asignación de los recursos.

• La infraestructura.
• El ambiente de trabajo.
• La satisfacción de las expectativas.
• Exigencias del mercado.
 Decisiones “HACER O COMPRAR”:
ventajas de cada alternativa
Criterio Posibles ventajas
“HACER”
Costos •Reducción de costos de distribución
•Posibles economías de escala
•Eliminación de márgenes de intermediarios
innecesarios
•Oportunidades de financiamiento
Posibles ventajas
“COMPRAR”
•Reducción de costos de almacenamiento
(especialmente cuando se compra “Justo-a-
tiempo”)
•Por mayores cantidades el proveedor puede
llegar a precios de producción más bajos que
pueden llevar a precios bajos de compra
(especialmente cuando estandariza los
productos)

Calidad •La “fabricación en casa” puede garantizar •Por mayores cantidades el proveedor puede
una mejor calidad. emplear máquinas muy buenas para producir
mejor calidad a bajo costo

Consecuencias •Los residuos y subproductos pueden ser •Si la imagen de calidad del proveedor es
vendidos rentablemente si su calidad es buena, esto puede ser un argumento de compra
para las ventas adecuada. para el producto final.

Riesgos y •Los proveedores de materias primas e •Una adecuada amplitud de oferentes, puede
insumos condicionan la elaboración de eliminar riesgos y conducir a adecuados
dependencias nuestros productos. RIESGO procesos de selección.

Necesidades de •Es necesario invertir en Activos Fijos •Menos inversiones necesarias en maquinaria.
(maquinaria, instalaciones, etc). RIESGO
capital
DECISIÓN DE HACER O COMPRAR

Factor: Método:
• Costo de • Evaluar el costo de oportunidad
oportunidad. • Presentar especificación precisa
• Capacidad e • Analizar capacidad existente
Idoneidad propias. • Calcular el costo de compra
• Analizar ofertas de proveedores
• Costo diferencial.
• Calcular el comportamiento de los
• Disponibilidad de
costos
proveedores.
• Ponderar la capacidad propia y de
• Impacto general. proveedor y costos diferenciales
 MAQUILAS
Se denomina MAQUILA a la
empresa que se encarga de
hacerle la producción a otra.
COMPONENTES DEL PROCESO
DE COMPRAS
 ,
PIOS DE ADQUIIS
PRINCIP SIC
CIÓ
ON

1. Definición de los criterios para la selección, evaluación y

re-evaluación de proveedores.
2. Cumplimiento de especificaciones y requisitos de compra .
3. Relación del tipo y alcance del control aplicado al
proveedor con el impacto en el producto.
4. Evaluación de la capacidad de los proveedores para
cumplir los requerimientos.
5. Elaborar y mantener Documentación formal de los
resultados de las evaluaciones.
 ,
PIOS DE ADQUIIS
PRINCIP SIC
CIÓ
ON

6. Información estructurada con respecto a requisitos para la

aprobación de materiales, procedimientos, procesos y
equipos.
7. Inspección y actividades afines necesarias establecidas e
implementadas.
8. Aplicación de métodos apropiados para el seguimiento de
los procesos de compras.
9. Medición y evaluación de la capacidad de los procesos.
10. Decisión y ejecución de acciones correctivas y
preventivas.
 ¿QUÉ COMPRAN LAS EMPRESAS?
•COMPRAS PRODUCCIÓN:
•MATERIAS PRIMAS, COMPONENTES Y PRODUCTOS PARA
LA FABRICACIÓN.
•VERTICAL: SUMINISTROS ESPECÍFICOS PARA CADA
SECTOR INDUSTRIAL

•COMPRAS NO PRODUCCIÓN
•PRODUCTOS INDIRECTOS.
•COMPRAS MANTENIMIENTO, REPARACIONES Y
OPERACIONES.
•SERVICIOS.
• PARA LLEVAR A CABO LAS ACTIVIDADES
EMPRESARIALES.
•HORIZONTAL Y COMÚN A TODOS LOS SECTORES DE
ACTIVIDAD.
 COMPRAS PARA FINES DIFERENTES
A LA PRODUCCIÓN
VIAJES COMUNICACIÓN SERVICIOS DE TRANSPORTE
Agencia de viajes Publicidad OFICINA (mercancías)
Líneas Aéreas Agencia Publicidad Flota coches Aéreo
Hotel Agencia publicaciones Copiadoras Marítimo
Alquiler coche Impresos Impresos Camión
Tren Servicios Multimedia Procesos/documentos/Catálog. Auto-tren
Taxis Regalos Traducciones Correo urgente
EDIFICIO Ferias Suministros de oficina Proveed. Logístico
Comedor Seminarios/conferencias Papel Embalajes
Limpieza TRABAJO (Servicios) Muebles HARD/SOFTWARE
Jardinería Consultoría Libros y suscripciones PC
Mantenimiento Bases de datos Obras/reparaciones Mantenimiento
Seguridad Control SERVICIOS DE Licencias Software
M₫dicos Educación/formación FABRICA Software desarrollo
Correo Trabajo especializado Electricidad Consultoría

Aire Acondicionado Estudios/ Análisis Gas EQUIPOS

Ascensores Trabajo temporal Gases industriales Instrumentación
Recogida desperdicios TRANSPORTE Prod. Petrolíferos Medida
Mudanza oficinas (personal) Agua Herramientas
Autobús Equipo Almacén Maquinaria
Otros Estructuras Repuestos de maquinaria y
Obras/instalaciones equipo
 OBJETIVO DE UN SISTEMA
DE COMPRAS
Proveer y dar seguimiento a los procesos de compra
(nacionales e internacionales), desde el momento en que
un departamento de la empresa (usuario) realiza una
solicitud de compra, hasta que el producto ha sido
recibido por éste.

Se tendrán en cuenta los siguientes factores:

•Recepción de bodegas en inventario
•Evaluación de costos
•Proveedores
•Tiempos de entrega de pedidos
•Necesidades del usuario
 OBJETIVOS ESPECìFICOS DE
COMPRAS
1. MANTENER CONTINIUDAD EN EL ABASTECIMIENTO.
2. INVERSION MINIMA COMPATIBLE CON:
 SEGURIDAD.
 PROVECHO ECONOMICO.
3. EVITAR DUPLICACIONES, DESPERDICIOS,
INUTILIZACIONES
4. OBTENER COSTOS BAJOS ACORDES CON: CALIDAD Y
SERVICIO
5. MANTENER NIVELES DE CALIDAD
6. MANTENER POSICION COMPETITIVA DE LA EMPRESA
FUNCIONES DE UN SISTEMA DE
COMPRAS
1.Crear y mantener un registro actualizado de proveedores.

2.Generar y dar seguimiento a las solicitudes de Compra.

3.Recibir las solicitudes de compra provenientes de los usuarios y

encargados de otros departamentos

4.Elaboración de cotizaciones por proveedor, para la actualización de

tiempos de entrega y costos de los artículos.

5.Generar y dar seguimiento a las órdenes de compra.

6.Generar las órdenes de compra.

FUNCIONES DE UN SISTEMA DE
COMPRAS
7.Realizar órdenes de compras utilizando múltiples monedas.

8.Agilizar la recepción de la mercadería,

9.Realizar los procedimientos de Costeo de las órdenes de compras

(costeo estimado y costeo real).

10.Realizar la planeación de compras para un período dado.

11.Permitir la elaboración de un plan de compras.

 COMPONENTES DEL
PROCESO DE COMPRAS

Estrategia de
Aprovisionamiento
Procesos de
Direccionamiento
Organización y personal

Procesos de Búsqueda de Gestión y

Gestión mercados/ desarrollo de Día-a-Día
proveedores proveedores

Procesos de
Apoyo Gestión de desempeño Informática
 ETAPAS BÁSICAS EN EL
SISTEMA DE COMPRAS
Inicio Recepción e
inspección de
Determinación de
los artículos
precios y términos
Reconocimiento
de Liquidación de la
una necesidad factura y pago al
Preparación y
proveedor
asignación de la
Descripción de
Orden de Compra
la necesidad Mantenimiento
de registros
Determinación y Seguimiento y/o
análisis Fuentes expedición de la
de Abastecimiento Orden de Compra Fin
 ETAPAS DEL PROCESO DE
COMPRA
1. Inicio

El origen del proceso de compra en las empresas está determinado

por la necesidad de satisfacer una solicitud o demanda del cliente
interno (cualquier área de la empresa, pero principalmente el área
productiva o la que desarrolla la actividad económica de la empresa),
ya sea de bienes o servicios.

Igualmente, se puede generar el proceso cuando dentro de las

políticas de la empresa está establecido que debe mantenerse un nivel
de inventario predeterminado por los consumos calculados. En este
caso las empresas deben contar con una Programación de Compras
y Adquisiciones a corto, mediano y largo plazo.
 ETAPAS DEL PROCESO DE
COMPRA
2. Formalización de la solicitud

Generalmente las empresas tienen ya establecidos los requisitos

formales que deben cumplir las solicitudes de bienes o servicios.

Específicamente, se puede considerar un formato de requisición,

en donde deben identificarse perfectamente los ítems solicitados, la
cantidad o frecuencia (en caso de servicios), y las aprobaciones
correspondientes.

En este punto, es muy importante verificar que las solicitudes

cuenten con una asignación presupuestal, o en caso contrario con
la debida autorización
 REQUISICIÓN DE COMPRA
La requisición de la compra es el formato o registro en el cual el
cliente interno identifica y define las características y
especificaciones requeridas para cumplir con los objetivos del
proceso y/o el producto
 REQUISICIÓN DE COMPRA
Requisición de compra Fecha elaboración: N°
Dependencia solicitante: Cuenta Presupuesto:

Cantidad requerida Unidad Descripción y especificaciones

Fecha requerida:
Notifíquese en caso de problema a _
Instrucciones especiales de envío:
Elaboró: Aprobó_
 ETAPAS DEL PROCESO DE
COMPRA

3. Análisis de Proveedores

Una de las etapas más fundamentales del proceso de compras se

refiere a un estudio detallado de los proveedores que ofrecen los
bienes o servicios requeridos.
 ETAPAS DEL PROCESO DE
COMPRA
4. Solicitud de Cotizaciones

Una vez seleccionados los proveedores que cumplen con los

requisitos de calidad, cumplimiento y capacidad productiva, se
hace una solicitud formal para cotizar los productos o servicios
requeridos.

Sin embargo, la práctica más común consiste en que se llega con

el proveedor a acuerdos, convenios o contratos de suministros o
abastecimiento gracias a los cuales se concretan precios de
venta, términos de negociación y condiciones de despacho
aplicables para periodos de tiempo determinados. En este caso, no
se requiere solicitud de cotización sino de la elaboración de un
pedido con cargo al convenio o contrato establecido.
 ETAPAS DEL PROCESO DE
COMPRA
5. Aprobación de cotización o Factura Pro – Forma

Cuando se ha evaluado debidamente la cotización recibida o la

factura pro forma remitida por el proveedor, con base en las políticas
adoptadas por la empresa, y éstas cumplen con los requisitos, se
formaliza la aceptación de las mismas mediante la generación de una
Orden de Compra, que debe conservar las características y
condiciones de la cotización o la factura pro forma.

Por lo general las empresas cuentan con formatos establecidos para

detallar las especificaciones de los ítems, los precios, cantidades,
firmas de aprobación y autorización, especificación de términos de
negociación y de entrega.
 ETAPAS DEL PROCESO DE
COMPRA
6. Procesamiento de la Orden de C ompra y
Despacho

El proveedor de acuerdo a sus políticas internas y a los acuerdos

preestablecidos, debe evaluar y tramitar las órdenes de compra
recibidas y preparar los despachos correspondientes.

Al igual que en los puntos anteriores, es fundamental garantizar la

calidad de las comunicaciones entre comprador y proveedor, y la
agilidad y eficiencia en el sistema de respuesta de ambas partes.
(Retroalimentación permanente).
 COMPONENTES DE LA ORDEN
DE COMPRA
• Precio • Devolución
• Cantidades • Calificación y
• Número de orden de certificación de
compra proveedores
• Fechas de entrega • Facturación
• Sitio o lugar de entrega • Códigos EAN
• Empaque • Número de entregas
• Términos comerciales • Reclamos
• Pago • Firmas Responsables
• Garantía de inspección
 ETAPAS DEL PROCESO DE
COMPRA
7. Gestión Logística

El entorno cada vez más competitivo del mercado ha hecho que el

éxito de la gestión en las áreas de compras y adquisiciones no sólo
dependa de la capacidad de respuesta de los proveedores, sino
también de los sistemas de distribución física y la logística aplicados
para que los bienes o servicios lleguen de su origen a su destino en
el menor tiempo posible y en las condiciones requeridas.

La empresas pueden optar por la creación de un área interna que

asuma ésta función, o por utilizar los servicios de intermediarios
especializados.
 ETAPAS DEL PROCESO DE
COMPRA
8. Aspecto Financiero

En los puntos anteriores se ha mencionado que proveedor y

comprador deben haber llegado a un acuerdo en cuanto a los términos
comerciales.

Esto se refiere básicamente a definir si se efectúan pagos anticipados,

contra entrega, créditos a cierto plazo; si se requieren documentos que
soporten o garanticen los pagos, los términos de validez de las ofertas,
descuentos especiales, y todos aquellos puntos que incidan en la
negociación, que deben estar contemplados previamente en las políticas
de las empresas.
PROCESO TRADICIONAL DE COMPRAS
DE MATERIALES NO ESTRATÉGICOS
Almacenes
Usuario

Materiales

Factura
Solicitud del Pedido

Req. de Compra Solicitud de Ofertas

Autorización de Compra
Ofertas
Comprador Pedido

Supervisor Proveedores
Pagos

Cuentas x Pagar
 Diagrama de flujo para compras
Inicio Almacén

Requerimiento
Control de Depósito
Departamentos Requerimiento requerimiento

Selección de Archivo
proveedores proveedores

Solicitudes Archivo partes

Fuentes
Proveedores

Ofertas Almacén de
ofertas

Negativa Comparación
Proveedor
de ofertas

Pedido Almacén de Archivo de

pedidos pedido

Proveedor

Confirmación Almacén de
confirmaciones

Reclamación Control de
Proveedor
fechas

Comprobante
Proveedor de suministro Suministro

Entrada Almacenar Recepción de Reporte de entrada

entradas mercancias Bodega
proveedores
Comprobante
de entrada
Factura Comparación
Proveedor suministro/factura Contabilidad
 PROCESO IDEAL: COMPRAS
Catálogo
Autorizadores
Catálogo Áreas Técnicas Contratos
Productos y Compras Corp. Marco
Servicios

Procedimientos Ciclo de
Elabora aprobación
de
requisición Orden de
Compra
compra Proveedores
Certificados

Necesidad

Atención del
Entrega al proveedor
usuario
Envío
Recepción
Pago y Almacén
conciliación

Información
Destinatario
Pago en Línea Recepción en Línea
 EVALUACIÓN DE OFERTAS
• Las ofertas de proveedores no
seleccionados previamente deben
evaluarse y calificarse previamente para
participar en el proceso de adquisiciones

• Participación en Preparación de ofertas:

Ingeniería, Calidad, Ventas, Administrativa,
Compras y Financiera
• Aspectos que debe contemplar:
Especificaciones, dibujos, hojas de datos,
requisitos de entrega, planes de inspección
y prueba
 SUMINISTRO DE PLIEGOS DE
OFERTAS

• Elaboración y entrega del paquete de

propuestas, pliegos o licitaciones

• Revisión para verificar integralidad y

exactitud

• Presentación uniforme con un índice

estándar
 EVALUACIÓN DE OFERTAS

• Asignación de personal idóneo de

las áreas administrativa, jurídica,
ingeniería, compras y calidad

• Supervisión por el área de

aseguramiento de la calidad
o los auditores internos
correspondientes
 ,
EV LUA
VAL ACIO
ÓN D E ERTAS
OF
• Revisar y calificar las propuestas de conformidad con los
criterios, factores

• Características y especificaciones definidas en las

condiciones de las requisiciones de la compra y los
paquetes de oferta

-
Precio unitario Artículo
Oesc1iento <XJClltrdal
Caracttristkas Proveedor A ProveedorB ProvetdorC
Transporte
Seguros
-- --
Rcppels
Precio total
Periodo de garantía -

Plazo de entrega
Seivido técnico
Forma de pago
Observaciones
 EVALUACIÓN TÉCNICA

ISO 9000: Proveedores de Industria,

comercio y servicios:

- Sistema de gestión de Calidad

- Responsabilidad de la Dirección

- Gestión de los recursos

- Realización del producto

- Medición, análisis y mejora

 EVALUACIÓN TÉCNICA
Requisitos generales para la competencia
técnica de laboratorios de inspección y
ensayo:
- Equipos y métodos de inspección para
determinar características del material
- Organización, Sistema de Calidad
- Personal administrativo
- Equipos, métodos y procedimientos de
medición, ensayo, manejo de muestras
- Gestión ambiental
 EVALLU
UAACCIÓ
IÓNN TÉCNIC
CA

AFNOR (Association Francaise de Normalisation) -

NF- X50-102: aptitud potencial y cualitativa
de un proveedor:
- Información sobre la empresa, organización,
personal y productos.
- Operaciones previas como proveedores y
trámite de pedidos.
- Fabricación y aspectos relacionados.
- Operaciones complementarias.
- Aseguramiento de la calidad y su
organización.
SELECCIÓN DE
PROVEEDORES
CANALES DE ADQUISICIÓN

1. Selección

2. Calificación
 CANALES DE ADQUISICIÓN

1. Selección

1.1. Listado de proveedores potenciales

1.2. Información de proveedores / productos o servicios:

datos administrativos, financieros y técnicos.

1.3. Identificación de los factores de evaluación en

comité compuesto por Mercadeo, Ventas, Logística,
Ingeniería, Administración, Calidad, Finanzas y
Compras.
ÁREAS DE ACCIÓN
PARA LA
PRE-SELECCIÓN DE
PROVEEDORES
ÁREAS DE ACCIÓN PARA LA PRE-
SELECCIÓN DE PROVEEDORES
1. ÁREA DE CALIDAD

A. Características de la calidad
(Especificaciones)
B. Certificaciones de Calidad (Respaldo)
C. Garantías de Calidad (Responsabilidades)
D. Especificaciones Técnicas (Normas
Técnicas)
ÁREAS DE ACCIÓN PARA LA PRE-
SELECCIÓN DE PROVEEDORES
2. ÁREA FINANCIERA

A. Fortaleza Financiera
(Manejo económico y estabilidad financiera)

B. Fluidez Financiera (Razón

Corriente, Capital de Trabajo)
ÁREAS DE ACCIÓN PARA LA PRE-
SELECCIÓN DE PROVEEDORES
3. ÀREA TECNOLÓGICA

A. Manejo de la Tecnología
(tiempos y calidad)
ÁREAS DE ACCIÓN PARA LA PRE-
SELECCIÓN DE PROVEEDORES
4. ÁREA DE TIEMPOS Y RESPUESTA

A. Tiempos y Movimientos
(a mayor tiempo menor eficiencia)

B. Tiempos Pactados
(relación de tiempo de cubrimiento y tiempo
comprometido)
ÁREAS DE ACCIÓN PARA LA PRE-
SELECCIÓN DE PROVEEDORES
5. ÁREA DE PRECIOS

A. Precios Pactados

B. Precios Competitivos
ÁREAS DE ACCIÓN PARA LA PRE-
SELECCIÓN DE PROVEEDORES
6. ÁREA ADMINISTRATIVA
A. Normatividad y legislación
B. Actitud Gerencial
C. Modelo de Comunicación
D. Experiencia y pericia gerencial
E. Proyección a Largo Plazo
F. Disponibilidad de Instalaciones
ÁREAS DE ACCIÓN PARA LA PRE-
SELECCIÓN DE PROVEEDORES
7. ÁREA DE INVENTARIOS

A. Establecimiento de parámetros de
control de inventarios

B. Especificaciones de manipulación de los

inventarios
ÁREAS DE ACCIÓN PARA LA PRE-
SELECCIÓN DE PROVEEDORES
8. ÁREA DE MERCADEO

A. Tradición e imagen de la marca

B. Tradición e imagen de la empresa
C. Inversiones en publicidad
 CRITERIOS PARA LA SELECCIÓN
DE PROVEEDORES (I)
Grupo de criterios Criterios
Nivel de precios
1. Criterios de precios
Créditos de proveedores
y condiciones
Aceptación de costos de flete y transporte
Posibilidad de negocios recíprocos
Calidad técnica
2. Criterios de calidad
de materiales Normas
Garantías de calidad
Plazos de entrega
3. Criterios de tiempo Cumplimiento de los tiempos de entrega (fidelidad de plazos)
Periodicidad de las entregas
Notificación en la demora / suspensión de entregas
Asesoría
Disposición de cooperación / Facultad comunicativa
4. Criterios de servicio Elaboración de reclamos
Ofertas de capacitación de los proveedores
Gama de productos
 CRITERIOS PARA LA SELECCIÓN
DE PROVEEDORES (II)
Grupo de criterios Criterios
Política de medio ambiente del proveedor
5. Criterios sobre el Transporte y Manipulación
Medio Ambiente Empaque
Desechos

Retiro de la ubicación del proveedor

Conexiones de transporte
6. Criterios de
ubicación Riesgos de suministro (nacionalidad y ubicación del proveedor)
Fuentes de compra del proveedor

Investigación y Desarrollo (know-how técnico)

7. Criterios relativos a
la empresa Participación en análisis de valores
Encargarse del almacenaje y control de calidad
Flexibilidad (suministros al detal, cambios, etc.)
 EVALUA
ACCIIÓ
ÓNN DE OFERTAS
S

2. Calificación

2.1. Calidad: Especificación, lotes recibidos - rechazados,

% de aceptación, índice de calidad

2.2. Precio: Unitario, descuentos, transporte, costos /

defectos, costo total, índice de precio.

2.3. Servicio: Cantidad pedida - entregada, porcentaje de

cumplimiento, índice de servicio.

2.4. Atención: Número de visitas, esperadas, porcentaje de

cumplimiento, índice de atención
2.5. Calidad consolidada: total de índices.
 PONDERACIÓN DE CRITERIOS
(I) Peso del Peso del
Peso del
Criterios grupo
criterio criterio
absoluto relativo
1. Criterios de precios y condiciones 0,20
1.1. Nivel de precios 25 5,0
1.2. Desarrollo de precios (fidelidad de precios) 20 4,0
1.3. Créditos de proveedores 20 4,0
1.4. Aceptación de costos de flete y transporte 15 3,0
1.5 Posibilidad de negocios recíprocos 20 4,0
Suma 100
2. Criterios de calidad de materiales 0,25
2.1. Calidad técnica 40 10,0
2.2. Normas 20 5,0
2.3. Garantías de calidad 40 10,0
Suma 100
3. Criterios de tiempo 0,20
3.1. Plazos de entrega 20 4,0
3.2. Cumplimiento de los tiempos de entrega (fidelidad de plazos) 30 6,0
3.3. Disposición de entregas 20 4,0
3.4. Notificación en la demora / suspensión de entregas 30 6,0
Suma 100
4. Criterios de servicio 0,10
4.1. Asesoría 25 2,5
4.2. Disposición de cooperación / Facultad comunicativa 30 3,0
4.3. Elaboración de reclamos 20 2,0
4.4. Ofertas de capacitación de los proveedores 10 1,0
4.5. Gama de productos 15 1,5
Suma 100
 PONDERACIÓN DE CRITERIOS
(II)
Peso del Peso del
Peso del
Criterios grupo
criterio criterio
absoluto relativo

5. Criterios sobre el Medio Ambiente 0,15

5.1. Política de medio ambiente del proveedor 30 4,5
5.2. Transporte 10 1,5
5.3. Empaque 40 6,0
5.4. Desechos 20 3,0
Suma 100
6. Criterios de ubicación 0,05
6.1. Retiro de la ubicación del proveedor 20 1,0
6.2. Conexiones de transporte 20 1,0
6.3. Riesgos de suministro (nacionalidad del proveedor) 40 2,0
6.4. Fuentes de compra del proveedor 20 1,0
Suma 100
7. Criterios relativos a la empresa 0,05
7.1. Investigación y Desarrollo 10 0,5
7.2. Capacidades 20 1,0
7.3. Participación en análisis de valores 20 1,0
7.4. Encargarse del almacenaje y control de calidad 20 1,0
7.5. Flexibilidad (suministros al detal, cambios, etc.) 30 1,5
Suma 100
 MATRIZ DE CRITICIDAD DE
PROVEEDORES
PROVEEDOR 1 PROVEEDOR 2 PROVEEDOR 3
CRITERIO 1 40%
Precio 0.5 15 20 12
Crédito 0.4 12 15 16
Negocios Recíprocos 0.1 4 3 2
TOTAL 31 38 30

CRITERIO 2 35%
Calidad 0.4 14 12 8
Normas 0.3 9.5 6 10
Garantía 0.3 10.5 8 8
TOTAL 34 26 26

CRITERIO 6 25%
Ubicación 0.35 7.5 8.75 6.5
Conexiones de Transp. 0.15 3.75 2.5 3
Riesgos de suministro 0.20 4 2 5
Fuentes de compra 0.30 2 4 6
TOTAL 17.25 17.25 20.5

PUNTAJE TOTAL 82.25 81.25 76.5

 MEDICIÓN DEL ALCANCE DE
OBJETIVOS
Categ oría 1 Categoría 2 Categoría 3 Categoría 4 Categoría 5
Criterios Exce lente Bueno Aceptable Deficiente Muy mal
n = 20 n = 15 n = 10 n=5 n=0

1.1. Nivel de precios abajo de todos abajo de algunos igual que los de- arriba de algunos arriba de todos
los competidores competidores más competidores competidores los competidores

2.3. Garantías de calidad absoluto con pequeñas normal insignificante apenas

restricciones

3.3. Disposición de entregas muy bien bien satisfactorio mal muy mal

4.4. Ofertas de capacitación muy bien bien satisfactorio existe se puede no existe
de los proveedores desarrollar

5.4. Desechos se pueden regre- la mayoría de las parcialmente de vez en cuando ninguno
sar los desechos, veces
reciclaje completo

6.2. Conexiones de muy bien (tren, bien (casi todos no todos muy pocos solo uno
transporte avión, bus) los medios de
transporte)

7.2. Capacidades muy alto alto suficiente poco muy escasas

7.5. Flexibilidad (suministros adaptación muy sin problemas con dificultades pesado ninguna
al detal, cambios, etc.) rápida adaptación
 PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR
EL ANÁLISIS DEL VALOR ÚTIL
Pasos fundamentales Descripción global de medidas

1. Definición y Selección de los criterios tomados como base para el juicio.

estructuración de Los criterios definidos se derivan del sistema objetivo, bajo
criterios definidos cuya base está el problema

2. Importancia de los Con ayuda de factores de peso correspondiente se evalúan los

criterios definidos criterios definidos. La importancia muestra el significado de
los criterios individuales

3. Determinación de las Para cada alternativa se examina en qué medida ésta

ventajas parciales satisface los criterios. Gráfica de las alternativas en el sistema
de valores

4. Emisión del valor útil Para cada alternativa se indaga el valor útil; a esto sigue un
para cada alternativa resumen de las utilidades parciales emitidas (síntesis de
valores)

5. Juicio de los Selección de la alternativa con el máximo valor útil

beneficios
 ESQUEMA DE CÁLCULO DEL
ANÁLISIS DEL VALOR ÚTIL
Alternativa A1 Alternativa A2
Puntos según Puntos según
Valores útiles Valores útiles
Criterio Peso evaluación (ver
ponderado
evaluación (ver
ponderado
categoría) categoría)

1.1. Nivel de 5 15 75 20 100

precios

3.3. Disposición 4 10 40 5 20
de entregas

5.3. Empaque 6 5 30 5 30

Puntos totales 145 150

¿CUANTO DEBO
COMPRAR?
 ESTADO DE RESULTADOS
• VENTAS TOTALES 100
– Bienes y servicios adquiridos 50
– Costos de M.O.D. 30
– Gastos Generales 15

Beneficios antes de impuestos 5

¿SI USTED DESEA DUPLUCAR LAS UTILIDADES

DE ESTA EMPRESA, QUE PODRÍA HACER?
 SOLUCIONES
• AUMENTAR LAS VENTAS TOTALES EN UN
100%

• AUMENTAR LOS PRECIOS EN UN 5%

• DISMINUIR LOS SALARIOS EN UN 16,6%

• DISMINUIR LOS COSTOS GENERALES EN

UN 33,3%

• DISMINUIR EL COSTO DE LOS BIENES Y

SERVICIOS ADQUIRIDOS EN UN 10%
 TALLER 4
Taller Selección de Proveedores:
Comercializadora de Calzado La Huella S.A.

http://us.cdn2.123rf.com/168nwm/dimdimich/dimdimich1205/dimdimich120500030/13803476-wooden-
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