a Access 2013 Manual practico para todos Rosario Pefia Pérez - Borja Orbegozo Arana A : aria Ad Alfaomega publivacionescies €L0Z S899 < TeAccess 2013 Manual practico para todos Dirigido a: - Centtros de formacién Usuarios autodidactas ee Re ewe ae Re cca aR aria eee Eman Cent emacs ters Pee Me eee Cr eee eo ee SO eee it eee to eu cae Ct es at eet ee eae cari Ree eR ne ee ae eee acy aplicacién, exprimiendo al maximo las numerosas caracteristicas del programa para que el usuario sea capaz de sacar el mayor rendimiento posible. Se abarcan temas desde el disefio de bases hasta la creacién de consultas, formularios o informes Cee ae dee eu ac eu as cence ae eee cee aay Pee eT cent ace a ees Los autores, profesores y expertos en la creacién de manuales autodidactas otorgan a todos sus ROW Re cuceereesceeeaca en ie ure ee sa oe De a a a a ean cet eee SC aC ceed Re era eas ue Borja Orbegozo es ingeniero informstico y profesor con gran experiencia en la creacién de libros pedagégicos yautodidactas. www.alfaomega.com.mx ISBN 978-607-707-691-9| 9786077076919) Computaciar Bases de Datos “Te acerca al conocimiento”Access 2013 Manual practico para todos Rosario Pefia Pérez Borja Orbegozo Arana , . aria A Alfaomega publicacionesDatos catalograficos Peiia, Rosario; Orbegozo, Borja Access 2013. Manual prictico para todos Primera Edicién Alfaomega Grupo Editor, 8.A. de C.Y., México ISBN: 978-607-707-691-9 Formato: 17x23 em Péginas: 304 Access 2013. Manual préetico para todos Rosario Petia Pérez, Borja Orbegozo Arana ISBN: 978-84-940621-2-4, edicién en espaiiol publicada por Publicaciones Altaria S.L., ‘Tarragona, Espaiia Derechos reservados © PUBLICACIONES ALTARIA, S.L. Primera edicién: Alfaomega Grupo Editor, México, junio 2013 © 2013 Alfaomega Grupo Editor, S.A. de C.V. Pitdgoras 1139, Col. Del Valle, 03100, México D.F. ‘Miembro de ta Camara Nacional de la Industria Editorial Mexicana Registro No. 2317 Pag, Web: httpviwww.alfaomega.com.mx E-mail: atencionalcliente@alfaomega.com.mx ISBN: 978-607-707-691-9 Derechos reservados: Esta obra es propiedad intelectual de su autor y los derechos de publicacién en lengua espafiola han sido legalmente transferidos al editor. Prohibida su reproduccién parcial o total por cualquier medio sin permiso por escrito del propietario de los derechos del copyright. ‘Nota importante: La informacién contenida en esta obra tiene un fin exclusivamente didéctico y, por lo tanto, no estd previsto su aprovechamiento a nivel profesional o industrial. Las indicaciones técnicas Y programas incluidos, han sido elaborados con gran cuidado por el autor y reproducidos bajo estrictas normas de control. ALFAOMEGA GRUPO EDITOR, S.A. de C.V. no sera juridicamente responsable por: errores u omisiones; dafios y perjuicios que se pudieran atribuir al uso de la informacién comprendida en este libro, ni por Ia utilizacién indebida que pudiera dérsele. Edicién autorizada para venta en México y todo el continente americano. Impreso en México. Printed in Mexico. Empresas del gropo: Mexico: Alfzomega Grupo Editor, SA de CV. ~ Fitégorss 1139, Col. Del Valle, México, DF.—CP. 08100, ‘Tel: (52-55) 5575-5022 ~ Fax: (52-55) 5575-2420 / 2490, Sin costo: 0-800-020-4396 E-mail: atencionalcliente @alfaomega.com mx Colombia: Alfuomega Colombiana S.A, — Calle 62 No. 20-46, Bario San ‘Tels: (57-1) 746 0102 /210 0415 - E-mail: cliente @alfeomega.com.co Chile: Alfeomega Grupo Editor, S.A. ~ Av. Providencia 1443. Oficina 24, Santiago, Chile Tel: (56-2) 2235-4248 — Fax: (56-2) 2235-5786 — E-mail: agechile@alfaomega.cl ‘Argentina: Alfaomega Grupo Editor Argentino, S.A.~ Paraguay 1307 PB. Of. 1, CP. 1057, Buenos Aires, ‘Argentina, Tel/Fax: (54-11) 4811-0887 y 4811 7183 — E-mail: ventas@ alfeomegacditor.com ar Bogoté, Colombia,Indice general éAquién va dirigido este libro? Convenciones generales.. Capitulo 1 Mejoras e instalacién. Requerimientos de hardware y software... La pantalla de inicio . Disefo de la interfaz de usuari Preparado para dispositivos tactiles Cambios generales Nuevo modelo de aplicacion Vistas Particularidades de la versi61 Instalacion del programa. Version de 32 bits 0 de 64 bits de Office 201 Coexistencia de office 2013 con versiones anteriores de Office Instalacién de Office 2013 Professional Activar Office 2013. Tipos de activacion de NIVEL BASICO.isssssssssssssssssssssssessseee25 Capitulo 2 Entender el concepto de base de datos Crear una base de datos... Abrir y cerrar una base de datos existente Elpanel de navegacion.. Identificar las opciones de ment \dentificar las barras de herramientas. 35, Entender el concepto de tabla de datos -38 Crear una tabla de datos...... 39 Definir los tipos de datos y propiedades de los campos. 43 Desplazar et cursor por la tabla de datos .sO Capitulo 3 Ordenacion, busqueda y filtro de informacién en tablas.... Objetivos... Filtro por selecci6r Filtro por formularic Filtro avanzado.. Emplear ta herramienta de busqueda Ocultar campos......... Fijar columnas de dat Capitulo 4 Consultas de datos... Objetivos.... Entender el concepto de consulta de datos. Relaciones .... Agrupacién de datos. Consultas con campos calculados. Modificar e! formato de los campos de la consulta... Capitulo 5 Informes de datos.. Objetivos... Entender el concepto de informe de datos Emplear et asistente de informes. Crear informes personalizados . Crear etiquetas a partir de informes. Entender el concepto de formulario de datos Emplear el asistente de formularios. Crear formuiarios personalizados Editar datos de un formulario... Emplear el asistente de controles para afiadir objetos al formulario Capitulo 6 Copia de seguridad de la base de datos Objetivos ... Copia de segurida Compactar y repareNIVEL MEDIO-AVANZADO.....109 Capitulo 7 Informaci6n general sobre Access 2013 . Informacién general Entorno de trabaj Estructura de las bases de datos Tablas, consuls, formularios y os objetos ‘Tablas para almacenar informacion .... Formulatos para itroducir datos Consultas para obtener y mostrar datos... Informes para presentar datos. Introduce de dates... El panel de navegacién. Practica, paso a paso........ Capitulo 8 Trabajo con tablas Creaci6n de tablas... Creacién de tablas desde cero Abrir y visualizar las tabla: Creacién de campos .. Indexaci6n de campos... Validacién automatica de datos Emplear la busqueda de datos dentro de una tabla Modificar el disefio de una tabla...... Modificar las propiedades de una tabla. Aplicar formatos avanzados.. Practica, paso a paso. Ejercicios. Ejercicio 8.1 .. Capitulo 9 Relaciones de datos.. Entender el concepto de relaci6n .. Integridad de una base de datos Indizar campos de datos....... Seleccionar las claves de la tabla. Entender el concepto de indice . Utilizacién de indices ... Crear relaciones entre tablas.. Utilizar las caracteristicas avanzadas. Documentar tas relaciones llevadas a cabo mediante fa utilidad adecuada. 140Practica, paso a paso. Ejercicios. Elercicio 9.1 Ejercicio 9.2 Capitulo 10 Consultas de datos.... Entender el concepto de consulta de datos. Crear consultas..... Crear consultas a partir de otras consulta Crear consultas agrupando informacion Crear consultas de resumen de informacion Introduccién a las consultas con SQL. Practica, paso a paso. Ejercicios... Ejercicio 10.1 Capitulo 11 Formularios avanzados .. Presentar la informacion... Formulario con mas de una tabla. Insertar imagenes...... Utilizar los controles que ofrece el programa. Crear un formularic mend... Modificar controles del formulario ... Almacén de mas de un valor en un campo. Disefios profesionales. Préctica, paso a paso. Ejercicios. Ejercicio 11.1 rapitulo 12 resion de informes y correo electronico Imp ficar opciones avanzadas de informes. Utilizar la vista previa ... Imprimir un informe Imprimir un formulario.... Imprimir los registros. Barras de datos para informes... Enviar datos mediante el correo electrénico Guardar, compartir, imprimir y publicar.. Publicaci6n en linea. Practica, paso a paso. Ejercicios. Ejercicio 12.1Capitulo 13 Opciones avanzadas Simplificar acciones repetitivas. Disefiador de macros..... Proteger los datos con las palabras clave y cifrando ios contenidos. Seguridad en una base de datos Generador de expresiones... Convertir parte de una base en plantillas reutilizables Practica, paso a paso. Ejercicios. Ejercicio 13.4 Ejercicio 13.2 Capitulo 14 Mantenimiento de las bases de datos Compactar bases de datos para reducir espacio y optimizar accesos.. ntender el concepto de importar y exportar tablas ... Importar datos de aplicaciones de informacion numérica. Importar datos de ficheros de texto. Opciones avanzadas . Exportar informacién Exportar a diferentes Formatos de archivo .. Utilizar la combinacion de correspondencia Vincular diferentes tablas.. Capitulo 15 Proyectos Soon de bases de datos Proyecto completo para libros con Access ... Resolucién det proyecto..... Proyecto completo para musica con Access. Resolucién del proyecto,....r.ncrnnmsee Capitulo 16 Soluciones a los ejercicios.. Ejercicio 8.1 Ejercicio 9.1 Ejercicio 9.2. Ejercicio 10. Ejercicio 11.05) Ejercicio 12.1 Ejercicio 13. Ejercicio 13. Ejercicio 14.A quién va dirigido este libro? El libro esta dirigido a cualquier usuario que parta de cero o a aquel otro que, sabiendo utilizar la aplicacion Access en alguna de sus versiones anteriores, desea aprender a utilizar las herramientas ya conocidas en este nuevo entorno, profundizar mas en su conoci- miento y ampliar sus conocimientos con las nuevas herramientas que Microsoft Access 2013 posee. Es un manual imprescindible en academias y centros de formacién, asi como para usuarios autodidactas. Convenciones generales Todo el temario esta explicado con constantes practicas y ejercicios. Se van desarrollando todas las herramientas del programa casi sin darnos cuenta, partiendo casi de cero y alcanzando conocimientos a nivel profesional. El libro contiene multitud de imagenes para facilitar atin mAs la lec- tura y compresién de todos los temas, de forma que el lector pueda ir aplicando en su sistema todos los contenidos explicados de forma muy visual. Al final del libro se desarrollan varios proyectos completos de bases de datos para sintetizar bien el contenido. Ademas, en un amplio capitulo independiente se ofrecen las solucio- nes a los ejercicios de refuerzo planteados al final de cada capitulo. TCC L LENCE LETTER Un texto como éste hara una advertencia o sefialara una nota de interés a resaltar en una determinada funci6n. LLL Este tipo de letra, precedido de una numeracién correlativa a lo largo de un tema, estara indicando los pasos para realizar una acci6n o para utilizar una determinada herramienta. En el capitulo de practicas, estara indicando la solucién paso a paso del ejercicio.Mejoras e instalacion Requerimientos de hardware y sofiware Respecto al apartado de hardware, los niveles de requerimientos de Excel 2013 para su instalacién no son exigentes. Se requiere al menos un procesador de 1 Ghz, 3 GB de espacio libre en disco para su instalacion, 1 GB de RAM (2 GB para equipos de 64 bits), y la aceleracién de hardware de graficos requiere una tarjeta grafica DirectX 10 o superior, con una resolucién minima de 1024 x 576. En cuanto al software, hay que destacar que sélo es posible instalar Excel 2013 en el entorno Windows, en versiones Windows 7, Windows 8, Windows Server 2008 R2 o Windows Server 2012. Por tanto, no es posible instalarlo en versiones anteriores a las sefaladas. Navega- dores compatibles son: Internet Explorer 8, Mozilla Firefox 10, Apple Safari 5 0 Google Chrome 17; o versiones superiores. Es necesario el framework .NET 3,5 0 superior. Pantalla de inicio La nueva pantalla de inicio viene marcada por el disefo de interfaz Metro, igual que Windows 8. Esta pantalla inicial ofrece un conjunto de plantillas que nos ayudaran a definir el estilo que mas se adapte a nuestras necesidades. Al abrir el programa, ademas de ofrecernos un conjunto de plantillas para facilitarnos el trabajo, nos muestra una lista de los ultimos do- cumentos visualizados, de modo.que podamos acceder de forma rapi- da a cualquier documento con el que hemos trabajado previamente.Disefio de la interfaz de usuario Excel 2013 presenta un disefio de ja interfaz de usuario adaptada a la interfaz Metro de Windows 8, con ment Ribbon, cinta de op- ciones donde se exponen todas las funciones que puede realizar el programa, con iconos, colores, estilo y tipografia de la interfaz Metro de Windows 8; por lo que a los usuarios les sera facil adaptarse a esta nueva versién. Uno de los propésitos de este tipo de interfaz es ofrecer un programa usable en dispositivos méviles y con mejoras para su uso en dispositivos tactiles. Una vez iniciado el programa, vemos una interfaz limpia, moderna, en dos dimensiones, muy alejada de elementos recargados en tres dimensiones de versiones anteriores. Preparado para dispositivos tactiles Por defecto, tenemos acceso al modo escritorio, pero es posible ac- tivar el modo tactil que nos ofrece, por ejemplo, mayor separacién entre botones. La mayoria de funciones, especialmente la cinta de opciones, pueden ser usadas tocando directamente en la pantalla. También son posibles otras funciones como navegar por el libro, ae) realizar zoom, mover objetos, etc.een E] teclado tactil virtual tiene un comportamiento sensible y fluido, lo que permite escribir a una velocidad rapida. Nos traslada, al pulsar sobre los botones de simbolos y numeros, a un teclado numérico real, lo que permite una entrada mucho mas eficiente de cifras en nuestros libros. Podemos escribir mediante un lapiz para dispositivos tactiles de forma cémoda en el documento y también interactuar con la interfaz grafica. Cambios generales El cambio mas notable que se ha incorporado en todas las herramien- tas de la nueva version de Office es la nueva interfaz grafica que es compatible con las pantallas tactiles para poder ser utilizada en todo tipo de dispositivos. En esta versién lo importante es e] documento (da igual que se dé texto, hoja de calculo, base de datos, ...) mas que el medio en el que se edita. El otro objetivo que persigue es que sea sencillo trabajar en la nube, de forma que los documentos se puedan subir directamente usando el disco duro on line de Office llamado SkyDrive. Esta version de Access incluye un nuevo modelo de aplicacién que ha sido disefiada con un propésito especifico, el de simplificar el desarrollo web de la misma manera que antes se realizaba el de- sarrollo para Windows. Access permite a los desarrolladores crear rapidamente sus aplicaciones. Mediante el uso de Sharepoint para albergar el front-end de las aplicaciones y usando SQL Server como tecnologia de almacenamiento de datos, se mejora significativamente la capacidad de administracién y escalabilidad de las aplicaciones. Ademas, en esta versién se introduce como nuevo tipo de bases de datos, el de las aplicaciones web que se pueden usar y compartir con otros usuarios, no solamente con SharePoint, sino también ena 02 navegador web cualquiera. Para crear una aplicacién de este tipo se puede seleccionar el tipo de datos de los que se quiere hacer seguimiento y que vienen predeterminados en plantillas (contactos, tareas, proyectos, ...) y se crear la estructura de datos y las vistas que permiten modificar y afiadir datos. Se integran ademas los co- mandos basicos y de navegacién para poder comenzar a utilizar la aplicacién directamente. Nuevo modelo de aplicacién SharePoint proporciona autentificacion y seguridad para las aplica- ciones de Access. Las tablas, vistas, macros y consultas del back-end se guardan en una base de datos de SQL Server. Cuando se crea una nueva aplicacién en Access, los servicios del Sha- rePoint Server crean a su vez una nueva base de datos de aplicacion que guarda todos los datos, jas vistas, las consultas y las macros contenidas en la aplicacion. El hecho de utilizar SQL Server para almacenar los datos proporciona una manejabilidad y una escabilidad que hasta ahora eran descono- cidas en las aplicaciones de Access. Ya no es necesario como antes el que una aplicacién Access fuera redisefiada y reimplementada para poder ser usada en un entorno mas potente. Las nuevas aplicaciones de Access pueden estar on line desde el momento en que son creadas. De esta forma la aplicacién puede ser compartida con otros usuarios directamente. Vistas Las vistas son los antiguos formularios en las aplicaciones de es- critorio y proporcionan los medios gracias a los cuales los usuarios pueden interactuar con las aplicaciones Access. Estas vistas con- tienen un conjunto de interfaces de usuario que permiten la rapida creacién de nuevas aplicaciones. Las vistas que se crean son personalizables. En esta versién el con- junto de controles, propiedades y eventos son algo menores que en versiones anteriores, El disefiador de vistas se presenta como una cuadricula y al afiadir, mover o cambiar el tamayio de un control en una vista, se ajusta automaticamente a la cuadricula invisible.Para configurar la propiedad de un control lo que hay que hacer es Fae seleccionarlo y se mostraran uno o varios iconos. Al seleccionar uno de los iconos se mostrar una ventana emergente que contiene una categoria de propiedades. Solamente se muestran aquellas propie- dades que son relevantes en el contexto actual. Access proporciona ademas dos nuevos controles. El control Auto- completar que permite mostrar una lista de registros que coincidan con lo que se esta escribiendo en la caja de texto. Y el control de Items relacionados visualiza un conjunto de registros relacionados con una tabla base. Es una buena alternativa al control de cuadro combinado si la lista de elementos es muy larga. A la hora de colocar nuevos controles en mitad de otros ya existen- tes es mucho mas sencillo, puesto que basta con arrastrar el nuevo control al lugar deseado y automaticamente los demas controles se miueven de lugar para dejar el espacio necesario. Particularidades de la version Cuando se abre esta versién de Access lo primero que llama la aten- cién son los nuevos tipos de plantillas que existen relacionados con la web. Dichas plantillas son las siguientes: Personalizar aplicacién web Administracién de proyectos Base de datos web de activos Base de datos web de contactosPlantilla Base de datos web de contribuciones benéficas Base de datos web de problemas fe Base de datos web de proyectos Otra de las nuevas posibilidades es la creacién de tablas a partir de plantilias. Y no solamente se crean las tablas, sino incluso for- mularios asociados a ellas. Para ello, dentro de la solapa CREAR se puede ver un nuevo grupo llamado Plantilias en el que existe una nueva opcién llamada Elementos de aplicacién y desde la cual se pueden introducir las nuevas tablas o elementos directamente a la base de datos. Por ejemplo, se va a elegir la tabla Tareas para agregarla a una base de datos nueva que se haya creado vacia. Al elegir esta opcion, pri- mero aparece una ventana en ja que se indica que se esta generando la plantilla. Espere mientras Microsoft Access prepara la plantilla para usarla. Cancetar | |} Cuando termina el proceso aparecen en la base de datos la nueva tabla y dos formularios. El disefio de la tabla es el que se ve en la siguiente imagen:De la misma forma, se pueden visualizar los formularios que se han creado, Por ejemplo, el formulario DetallesDeLaTarea es el siguiente: [Todos los objet. # «i[3# eer” Se tiene ademas una nueva barra de accién con botones que permiten afiadir, editar, guardar y eliminar todo tipo de elementos. El aspecto de la barra de accién es el siguiente: OOOO®=f3 Existe un nuevo control Autocompletar que permite buscar datos en un campo de una tabla relacionada de la misma forma que en una busqueda instantanea. Segtin se va escribiendo en el control, se van autocompletando las diferentes posibilidades que casen con la subcadena que se va escribiendo. Otra novedad es el poder utilizar vinculos de nivel de detalle. Gracias a estos vinculos se tiene la opcién de ver rapidamente los detalles de un elemento que esta relacionado. Las aplicaciones de Access permiten manejar la légica en un segundo plano para garantizar que se muestran los datos correctos. Instalacién del programa Versién de 32 bits o de 64 bits de Office 2013 En la mayoria de casos es recomendable instalar la version de 32 bits de Office 2013, evita problemas de compatibilidad con muchas otras aplicaciones, especialmente con complementos de terceros. Office 2013 instala automaticamente la versi6n de 32 bits aunque el ordenador ejecute ediciones de 64 bits de Windows. Puede que se necesite instalar la version de 64 bits de Office 2013 si se acostum- bra a trabajar con bases de datos u hojas de calculo muy grandes. Si ya hay una versién de 64 bits de Office 2013 instalada en el equipo, que ejecuta un sistema operativo de 64 bits, esta version se instala automaticamente. Para instalar la version de Office 2013 de 64 bits, el equipo debe eje- cutar al menos la edicion de 64 bits de Windows 7, Windows Server 7 o Windows Server 2008 R2. Coexistencia de Office 2013 con versiones anteriores de Office Como en versiones anteriores de Office, se puede instalar Office 2013 en el mismo equipo donde esta instalada una version precedente; por tanto, no es necesario eliminar dicha version. Instalacién de Office 2013 Professional Para instalar Office podemos seguir dos métodos: ma) 1. El método tradicional es hacer doble clic sobre el programa. ejecu- table de la instalacién (SETUP.EXE). De esta forma, comienza el proceso de instalacién que nos guiaré paso a paso hasta su fina- lizaci6n.2. El segundo método, que desde nuestro punto de vista se refleja fr como el mas eficaz, consiste en seleccionar el programa ejecutable de instalacién. A continuacién, pulsamos sobre el botén derecho del ratén, y Windows abrira las opciones disponibles. Elegimos Ejecutar como Administrador y el programa de instalacién co- menzarda dicho proceso, pero evitaremos preguntas de seguridad y la instalacion se ejecutara en modo Administrador, una forma que a este sistema operativo le parece mas adecuada. I Hecate Can eis 2 S90 Pe . _Sstacona probhente de compattinond SW Ansan con EST NODA Antrne socumnecein 3. Una vez iniciado el proceso, lo primero que veremos en pantalla sera el mensaje del sistema operativo que nos informa de que la descompresi6n de los ficheros se esta realizando. Este proceso dura unos pocos segundos y enseguida aparecerd la primera pantalla de Office donde tendremos que aceptar los términos de licencia de software de Microsoft pulsando sobre la casilla Acepto los térmi- nos del contrato y después sobre el bot6n Continuar. 4. El siguiente paso sera elegir el tipo de instalacién que mas nos interese. Es recomendable realizar la instalacién completa. Para ello, debemos pulsar sobre el botén Personalizar. 5. A continuacién, nos aparecerd la ventana con las opciones de ins- 119 talacion y, situandonos sobre el icono que representa el maximo nivel (Microsoft Office), pulsaremos sobre el botén derecho del raténpara seleccionar la opcién Ejecutar todo desde mi pe. Luego, pul- samos sobre el botén Instalar ahora y el proceso de instalacién continuard hasta finalizar completamente. En este ultimo paso, aparecera una barra de progreso que nos ira indicando el tiempo que resta para terminar. El tiempo estimado es de 15 a 20 minutos dependiendo de la configuracién de nuestro ordenador. 6. Una vez terminado el proceso de instalacion, Microsoft Office nos mostrard una pantalla donde podremos elegir entre cerrar la ins- talacién o continuar conectados. En la primera opcién, al presionar sobre el enlace No, gracias. Quizds mas tarde, el programa simplemente cerrard la ventana dando por concluida la instalacién. En la segunda opcion, si pulsa- mos sobre el botén Continuar conectado el programa nos ilevara al sitio de Microsoft Office, donde podremos optar por diferentes acciones como son: Actualizar a las ultimas versiones y recursos disponibles; acceder al centro de soporte y ayuda online; descar- gar aplicaciones y plantillas para nuestros programas de Office, o utilizar las aplicaciones Office llamadas WebApps. Activar Office Antes de comenzar a trabajar con las aplicaciones, debes activar las claves de producto. Para ello, puedes abrir cualquier programa del paquete Office (se recomienda realizar la tarea de activacién con MS Word) y seguir estos pasos: 1. Desde la ficha ARCHIVO elige Cuenta.2, Hazun clic en Activar producto en la parte derecha de la pantalla. 3. Escribe la clave de activacién multiple (MAK). Marca la casilla para activar automdticamente o reiniciar la aplicacién de activacién a través del cuadro de didlogo de activacién. Escriba la clave del producto 4. Esto es todo lo que hay que hacer. Al introducir la clave MAK el sistema realizaré la comprobacién de forma automdtica y se acti- varén todas las aplicaciones de Office. 5. Presiona la tecla Escape (ESC) para volver a la vista de los docu- mentos y sal de la aplicacién haciendo un clic en el botén Cerrar situado a la derecha de la ventana. 6. Cuando vuelvas a abrir una aplicacién Office, el programa iniciaré la activacién correcta y podras trabajar sin problemas. Tipos de activacién de Microsoft Office {Cémo se activan los programas de Microsoft Office? Al iniciar el programa de Office por primera vez después de la insta- lacion, se te pide que especifiques la clave del producto si no lo has hecho durante 1a instalacién. Activar por teléfono. Puedes lamar por teléfono a un centro de BES activacion y activar el producto con la ayuda de un representante del servicio de atencién al cliente.“Ts La activaci6n por teléfono puede tardar mas que a través de Internet. Cuando Ilames, debes estar frente al equipo y tener a mano la clave de producto del software. 1. Enel Asistente para activacién, selecciona el pais o regién donde resides y donde vas a utilizar el producto. 1 Office | soooh one cones urbe oriogeaceneee " | ime ree anes ett) © eicouti autres ind oben Beemer 8 oncom seman per toe. eg denn sms net mamsi ot no damit a more hana epee tapas etter nd tom El asistente proporciona uno o mas numeros de telefono. 2. Llamar al centro de activacién. El representante del servicio de atenci6n al cliente te pide el identificador de instalaci6n, asi como los datos necesarios. Después de comprobar el identificador de instalacién, recibes un identificador de confirmacién. [crnemae Doffice |] Smee moe gama ste net ene. ~ et Setanta e wren aac cone ad taamon plop carta Siecres Rashi csowacn wanorvc mesiarerer Ineo oreo ato gra gonterom owe gunn fons one me Caan ee opened a tek a 8 ta: enoeccenn firmacion en el espacio reservado a tal fin y que esta situado en la parte inferior de la pantalla y, a continuacién, presiona Intro.Activar a través de Internet tee EI! Asistente para activacién se pone en contacto automaticamente. con los servidores de licencias de Microsoft a través de la conexién a Internet. Si utilizas una clave de producto valida que atin no se haya usado para el ntimero maximo de instalaciones permitidas, el producto se activa inmediatamente. Al activar un producto a través de Internet, se envia el identifica- dor de producto (derivado de la clave de producto de instalacién) a Microsoft. Se enviara una respuesta (identificador de confirmacion) a su equipo para activar el producto. Si eliges activar el producto a través de Internet y atin no estas conectado, el asistente te notificara que no hay conexién. Cémo se activa més tarde? Si no deseas activar la copia del software al instalarlo, lo podras activar mas tarde. Si surge algin problema durante el proceso de activacién, ponte en contacto con un representante del servicio de atencién al cliente mediante el numero de teléfono proporcionado por el asistente. 1, Haz un clic en la pestana Archivo y elige Cuenta. 2. Luego, elige Activar producto. . Sigue las instrucciones del Asistente para activacion. 4. Cuando finalice el asistente, sal del programa de Office y, a conti- nuacién, reiniciaio. & Si haces clic en Activar fa clave de producto nueva- mente antes de salir y reiniciar el programa de Office, verds un aviso que indica que este producto ya se ha activado. Em 5. Repite los pasos 1 a 4 para usar todos los botones de Activar la clave de producto que veas.{Cémo puedo saber si el software ya se ha activado? 1, 2. a. Haz un clic en la pestaria Archivo. Selecciona Cuenta: Si no observas ningiin botén Activar producto, significa que tu software ya ha sido activado. . Si observas un botén Activar producto, significa que tu software atin no ha sido activado. Debes seguir las instrucciones en la sec- cién gCémo se activa mas tarde?~— Aeeess 2013. Niivell basicoLa pantalla : Objetivos « Entender el concepto de base de datos y familiarizarse con el entorno de trabajo. © ‘Los sistemas gestores de bases de datos relacionales. © Crear, abrir y cerrar una base de datos. © Funcionamiento del panel de navegacién. ‘0 Identificar las opciones de menu y de las barras de he- rramientas. Entender el ‘concepto de base de datos Una base de datos es una entidad que almacena datos relacionados de una manera estructurada, de forma que posteriormente estos puedan ser editados’y consultados de diversas formas. Puede ser local, es decir, sdlo la utiliza el usuario de un ordenador, 0 puede ser distribuida, lo que implica que la base de datos se almacena en servidores remotos y se accede a través de la red. Una biblioteca . puede considerarse una base de datos, ya que se compone de un conjurito de documentos que estén ordenados para ser consultados posteriormente, Dentro de los diferentes modelos de bases de datos existentes, las bases de datos relacionales son uno de los modelos mas utilizados para implementar bases de datos. Este modelo se compone de un conjunto de una o més tablas que se estructuran en registros (filas} y. campos (columnas), que se relacionan entre si por medio de uno oUn Sistema Gestor de Bases de Datos (SGBD) es el software que se encarga de administrar una base de datos, que permite el almace- namiento, la actualizacion y la recuperacién de datos de una base de datos, ademas de incluir funciones para la seguridad y el control de acceso. Algunos de los SGBD mas utilizados son: Microsoft SQL Server, Microsoft Access, OpenOffice Base, Oracle, MySQL, PostgreSQL, Fi- lemaker, Borland Paradox, etc. Crear una base de datos Para crear una base de datos en nuestro SGBD hacemos clic sobre Ja ficha ARCHIVO, Nuevo. En la zona derecha seleccionamos Base de dates del escritorio en blanco. Toe « nicer LO © Crear nueva base de datos Indicamos el Nombre de archivo de base de datos y la carpeta don- de la ubicaremos, Finalmente, hacemos clic en Crear para crear la nueva base de datos en nuestro sistema.Base de datos dal escritorio an bianco ember oe tie ‘bo.Sempio_ Cat eA eADocumens\ Nombre Como ubicacién predeterminada se utiliza Documentos, pero si queremos cambiar el lugar donde guardar la base de datos hacemos clic en el icono simbolizado por una carpeta, que abrira el cuadro de didlogo Archivo de nueva base de datos, donde podremos elegir el lugar donde guardar la base de datos. cacti Por defecto, se creard una tabla con el nombre de Tablai con la que podemos empezar a introducir informacion en la base de datos. Podemos Ilenar el primer campo y hacer clic en Haga clic para agregar para crear el siguiente campo. Crear un nuevo registro5 Abrir y cerrar una base de datos existente Podemos abrir una base de datos existente de diferentes maneras: « Desde la ficha ARCHIVO, Abrir, Equipo, Examinar, que abrira el cuadro de dialogo Abrir, donde buscaremos la car- peta donde tenemos almacenada la base de datos, hacemos clic sobre el archivo y pulsamos el botén Abrir. Abrir una base de datos « Desde la ficha ARCHIVO, Abrir, Recientes, que nos muestra una lista de las Ultimas bases de datos abiertas. Hacemos clic en la que queremos abrir. Abrir Ubicaciones Recientes = ass. @& sv0% mame f Equipo Uhimas bases de datos utilizadasPara cerrar una base de datos lo haremos desde la ficha ARCHIVO Cees Cerrar. © roy ‘Cerrar una base de datos El panel de navegacién El panel de navegacién es una herramienta que nos permite el acceso y la organizacién de los diferentes objetos almacenados en ja base de datos: tablas, consultas, formularios, informes, etc. Todas tos objetos de Access © « Tales * 5 petaner $B eater ages een BD titeso de tbo, Formutonos 8 EB ssvosscabnas tos Informe: * WW csmnae cess Pcl oconcpte& Haciendo clic en la cabecera del panel de navegacién, se despliega el menu que podemos utilizar para cambiar la forma como se visualizan y organizan los objetos de la base de datos. Todos !os objetos de Access @ itls ys acim Fechadegresciin FE Totostsctietos de ecess | Visualizar y organizar los objetos de la base de datos Por defecto, vemos los objetos segtin el tipo: tablas, consultas, for- mularios, informes, etc., mostrandose todos los objetos existentes, aunque podemos hacer que sdlo se muestre un tipo de objeto, por ejemplo, las tablas. Podemos visualizar los objetos de la base de da- tos ordenados por fecha de creacién o de modificacién, de forma que ‘se muestren primero los creados o modificados mas recientemente. Haciendo clic con el botén derecho en el encabezado del tipo de ob- jeto, por ejemplo, Tablas, en el ment contextual tendremos varias opciones disponibles, como por ejemplo ordenar las diferentes tablas alfabéticamente, visualizar las tablas de manera que se nos muestre ademas del nombre la fecha de creacién y la fecha de modificacion, etc, eee Tee Freche desreaciin echo de modtficacion _Quitarerdenaciones automiticas ‘Ment contextual en el encabezado del tipo de objeto BEEF) Podtemos actuar sobre cada objeto de la base de datos haciendo clic con el botén derecho sobre él, de modo que dispondremos de varias opciones en el menti contextual de cada objeto existente, por ejemplo: abrir, editar, cambiar nombre, eliminar, copiar, mover, etc.oy ier mca mrencscaeresad ee fore D ee propinnde dete ‘Mend contextual en el objeto Si hacemos clic con el botén derecho en el panel de navegacién, tendremos varias opciones en el ment contextual para actuar sobre el conjunto de objetos de la base de datos: tablas, consultas, for- mularios, informes, etc. Por ejemplo, podremos mostrar los objetos por categorias, ordenar los objetos, visualizarlos de diversas formas, personalizar la visualizacién de los objetos y buscar los objetos de la base de datos por su nombre. Jodaeiarnhintne ria Acepes © « 5 Gtegon vy » a rane oe Yeager enone nears By anton decomp FB] A pain denerguece ‘Menii contextual en el panel de navegacién Identificar las opciones de meni Desde la ficha ARCHIVO, entre otras cosas, podemos: guardar la base de datos, crear una nueva base de datos o abrir una ya creada, cerrar la base de datos activa, establecer contrasefias y permisos que permitan restringir el acceso de los usuarios a la base de datos y sus objetos, compactar y reparar para evitar y corregir problemas con los. archivos de base de datos, y configurar las opciones generales para trabajar con el programa.Ficha ARCHIVO Desde la ficha INICIO, entre otras cosas, podemos: acceder a las di- ferentes vistas de los diversos objetos, copiar y mover informacién, realizar diferentes tipos de filtros (de seleccién, por formulario, avan- zado, etc.), organizar, eliminar, insertar y modificar el formato de los registros, y buscar informacion en los diferentes objetos. =m nt > SPE ae pecnianenien FS XK «Be hn tons aman ont ti sepiver twa Ficha {NICIO Desde la ficha CREAR, entre otras cosas, podemos: crear una tabla y modificarla, crear una consulta en blanco o acceder al asistente de consultas, crear un formulario, en blanco o basico, o acceder al - asistente para formularios, crear un informe, en blanco 0 basico, 0 acceder al asistente para informes, y crear macros para automatizar tareas. ao) on ae mF _ 2 Bem & s« & oe s Fy Carerist de" Teale Deka tetae — Remente pate Dhao de | Foemulao Ohio del Fommdenlo | tame Csieko de aforme rn suntan: “ere come acs B= ae ce cote vote oma | rere ‘me Ficha CREAR Desde la ficha DATOS EXTERNOS, entre otras cosas, podemos: im- portar o vincular datos de un archivo de hoja de calculo, importar 0 vincular datos con otra base de datos, importar 0 vincular datos con archivos de diferentes formatos (texto, XML, HTML, etc.), exportardatos a una hoja de calculo, exportar datos a diversidad de formatos (2 (texto, XML, PDF, HTML, etc.), exportar objetos a otra base de datos y combinar correspondencia con el programa de tratamiento de textos. re causa c 5 8 ee Bie @ Bate Ee... Ree oie 3 He nsiiriig ano ss= teat PM Bt Baconee det eas nae = Ficha DATOS EXTERNOS Desde la ficha HERRAMIENTAS DE BASE DE DATOS, entre otras cosas, podemos: compactar y reparar la base de datos, ejecutar ma- cros, definir relaciones entre tablas, documentar la base de datos, analizar su rendimiento, analizar una tabla, dividir una base de datos en dos archivos de manera que los objetos de la base de datos se repartan entre los dos archivos y replicar la base de datos. Coes han wae eet. @ Seige een neem een Ficha HERRAMIENTAS DE BASE DE DATOS Pulsando la tecla Alt entraremos en el modo de acceso por teclado, de modo que apareceran pequefios recuadros junto a las opciones de la ficha, indicando la combinacién de teclas para acceder a dichas opciones. Ee eS eer a a ae ac cpa : Rk SEE a sm Imeworaes gt ores sop aon Fema aes A ‘Acceso por teclado coe Ss a FI Srgotmcres FO NSES x iminw » Be Dependiendo del objeto que tengamos activo, algunas de las opciones no estaran activas y se mostraran en un color gris atenuado. Identificar las barras de herramientas Seguin el objeto sobre el que estemos trabajando (tabla, consulta, formulario, informe, etc.), tendremos herramientas especificas para trabajar con cada uno de ellos, las fichas contextuales o fichas de herramientas, Estas se muestran solo cuando son relevantes para Ee la tarea que estamos realizando. Las HERRAMIENTAS DE TABLA, fichas CAMPOS, TABLA y DISENO,et tabla, afiadir y modificar los campos, crear relaciones entre tablas, insertar y eliminar filas y crear indices. RReMcRAsoE RAS OE DATOS aod Beeston mains ivan Geena fa ot Propiedades “Artes Se Valor | Derautn Deiputste Daipuss | Mecrecan | Relaciones Dependencias detabla cambio wicsnacion | webmare aeiualane dectenioal nema ‘selabele eroplesades __ Greco ankerotts xertos posters Mages connonbre’ __Relagones —e * SSSI lsd sna |g Ficha DISERO Las HERRAMIENTAS DE CONSULTAS, ficha DISENO, entre otras cosas, nos permiten: acceder a diferentes vistas de la consulta, eje- cutar una consulta, elegir el tipo de consulta (seleccién, creacién de tabla, datos anexados, actualizacién, referencias cruzadas, elimi- nacién, combinacién, paso a través y definicién de datos), insertar tablas, insertar filas y columnas, e insertar totales de columna y parametros de la consulta. Ves fe eerartes | Pare couae Haren Serer EE SESS, Seeman " Ssininer Moaticinde aioe tue Geematr° swe Tos_-] Ficha DISENO: Las HERRAMIENTAS DE DISENO DE FORMULARIO, fichas DISENO, .. ORGANIZAR y FORMATO, entre otras cosas, nos permiten: acceder a diferentes vistas de presentacién de formularios, insertar varios tipos de controles (cuadro de texto, etiqueta, botén, cuadro combinado, 36] cuadro de lista, casilla de verificacién, etc.), modificar el encabezado y pie de pagina, insertar campos, configurar formatos de fuente, di- sefio del fondo, formatos de controles, contorno y relleno de formas, alinear y modificar el tamajio de los controles.Biecos ree Farenaytee fF By Wrnceratee “Bi Sdeccna (Bt BS Seomoveeyen Beemer care Se tome (EE imecceem Garces | #lowneneanere Ficha ORGANIZAR OS CREAR —_DATGBEXTERNOS _—_AERRAWGENIAS DE BASEDEDRTOS fanaa hcsste Ficha FORMATO Las HERRAMIENTAS DE DISENO DE INFORME, fichas DISENO, ORGANIZAR, FORMATO y CONFIGURAR PAGINA, entre otras co- sas, nos permiten: acceder a diferentes vistas del informe, insertar varios tipos de controles (cuadro de texto, etiqueta, botén, cuadro combinado, cuadro de lista, casilla de verificacién, etc.), modificar el encabezado y pie de pagina, insertar campos, configurar formatos de fuente, disefo del fondo, formatos de controles, relleno y contorno de formas, alinear controles, modificar el tamafio de los controles, configurar el tamafo de pagina, margenes, orientacién de pagina y configuracion de columnas. CREAR_OMTOLDCUINOS _HETRUWALNTASON ASE DEDATON : Bthwe i “rege 8? cont casi | Nimeras | Agregarcampo: Hojede Srdend= 2 FBocutrounny CR ee! | SITS Rlsenyren | MOS pati oon euararis | tate” teabuaer ne cestne FR] peltew agupmyedear YES Gus RY Ve — roles ZL toeres- Ficha DISENO US IB Remene Serene ee eons: SD Carma EB ettes vider Seton Ficha ORGANIZAR Efe ARAN RETO Barenredtones Sh EE, Zeeouore store I (ela OF tos elon =DATOSEXTERROS —_ HERFAMIENTAS DE ASEOT 9 § EE ert mgm Tomato Mdcjenes [5 imprimie solo ls datos Merron] Clurnas Configure wee pagina Janae ce pig piste designs Ficha CONFIGURAR PAGINA Las HERRAMIENTAS DE RELACIONES, ficha DISENO, entre otras cosas, nos permiten: modificar las relaciones creadas, mostrar las ta- blas para crear nuevas relaciones y mostrar las relaciones existentes. INIGO CREAR. FE Xeomarsseto THARAENTAS DEB Bowuearia 5 9 sosterrdscones decas Modifcar ‘ Mostrer Felciones Gniinfonme dereloeign | MOE Bi wiostar todas las aciones Cenar Reuciones Hewranientas Ficha DISENO La barra de herramientas de acceso rapido contiene un conjunto de las opciones mas utilizadas, como Guardar, Deshacer y Rehacer, y es posible personalizarla afiadiendo mas opciones. fd - @ ‘Barra de herramientas de acceso répido Entender el concepto de tabla de datos El elemento basico de una base de datos es la tabla, que es una estructura organizada de filas y columnas donde se almacenan los datos. Cada una de las filas de la tabla se denomina registro y reune toda la informacion de un elemento de la tabla. Cada columna de la tabla se denomina campo y es cada uno de los atributos en que se divide un registro. En la tabla de la imagen, tabla Libros, observamos los campos Regis- tro, Titulo, Autores, etc., conjunto de campos que hacen referencia a las caracteristicas de un libro.7 Emersion ene CalvertJames nov 4 Corsariosaler Sierra, Luis de now 5 ATravésDelA MinistralJalmu div 6 Laruina de Bit Walter, Géraré mon__ 7 tavida cotidias Rops, Daniel ron te s Grandes Figur Sainz detoble mon__ 9 Pre-Catalunya Adro, Xavier mon 10 tes ubertadon Descole, Jean mon 11 La vida cotidia BrionMarcet_ mon Is Alevedra, Joan mon Fraguas, Antor mon _ i rar Romanones, mon 15 Ensayo biologi Marafion, Greg mon 16 Eduardo Vilys Maurots, Andr- mon 17 Marla Antonie’ Zweig Stefan_mon seggan's's seepage “s' 8 8 8 Tabla Libros Los otros objetos de la base de datos (consultas, formularios ¢ in- formes) se basan en una tabla, de ahi la afirmacioén inicial de que la tabla es el objeto basico de una base de datos, ya que es la estructura que contiene la informacién sobre la que se trabaja. Crear una tabla de datos Para crear una tabla de datos lo haremos desde la ficha CREAR, grupo Tablas, opciones Tabla y Diserio de tabla. Hay que recordar que previamente hemos tenido que crear una base de datos, tal como hemos indicado en el punto Crear una base de datos. Crear uns tabla Tenemos dos opciones generales para crear una tabla, desde la Vis- ta Hoja de datos, opcion Tabla, o desde la Vista Diserto, opcién Disefio de tabla. Desde la Vista Hoja de datos hacemos clic sobre la flecha del enca- bezado Haga clic para agregar y seleccionamos el tipo de campo,introducimos el valor del campo y hacemos clic sobre el encabezado para afiadir un nuevo campo. Realizaremos las mismas acciones comentadas hasta introducir todos los campos necesarios. oa 12 Miner BS tecmayows 1B seve 1G, esguete 7 esucion | Ae eto eniquecde [a8 Tato tego 1G Caos adjontas |B Upevirce Carpe cteinde + Crear tabla en la Vista Hoje de datos Aunque hayamos construido la tabla en la Vista Hoja de datos, siempre podemos cambiar a la Vista Disefio para hacer modifica- ciones desde la ficha INICIO, grupo Vistas, Ver. Veremos un ejemplo de la creacién de una tabla desde la Vista Di- sero ¢ insertaremos una serie de registros. Crearemos una tabla con el nombre “Datos personales”, con los siguientes campos: “Nombre”, “Apellidos”, “Fecha de nacimiento” y “Edad”. En la pestafia de la Vista Disefio aparece el nombre por defecto que da el programa a la tabla, en este caso Tabla, antes de que le demos un nombre nosotros. Para crear la estructura de la tabla: 1. Enla columna Nombre del campo tecleamos cada uno de los nom- bres de campo que componen la tabla, en nuestro caso: Nombre, Apellidos, Fecha de nacimiento y Edad.2. Enla columna Tipo de datos indicaremos el tipo de valores que se a pueden guardar en cada uno de los campos: Texto corto, Nimero, Fecha/Hora, etc. 3. En columna Descripcién, opcionalmente, podemos describir el con- tenido del campo. Esta descripcién es necesaria, sobre todo, cuando el nombre del campo no aclara qué tipo de datos contendrd; en nuestro caso, esta claro los datos que debe contener cada campo. También hay que tener en cuenta que puede ser otra persona dis- tinta del creador de la tabla la que introduzca los datos, por lo que es recomendable poner este comentario para que no haya dudas sobre el contenido de cada uno de los campos. Esta descripcion del campo se mostrard en la barra de estado de la Vista Hoja de datos cuando se vayan a introducir los registros. 4. En la pestania General podemos definir las propiedades del cam- po. En este ejemplo no modificaremos ninguna de las propiedades predeterminadas. ‘Descripcién fapcional) Nombre de I persona pallid dela persona Fecha de nacimientode la persona {Eledaa de ta persona Creacién de una tabla en la Vista Disefto Una clave principal esta formada por uno o mas campos que no se pueden repetir en ningun registro, por ejemplo un DNI, de esta ma- nera, nos aseguramos de que no introduzcamos registros duplicados. 5. Afiadiremos una clave principal en nuestra tabla; estara formada de tres campos, Nombre, Apellidos y Fecha de nacimiento. Si dos personas tienen el mismo nombre y apellidos es muy dificil que EI hayan nacido en la misma fecha, por lo que tomaremos estos tres campos. Pulsamos la tecla Ctrl y hacemos clic sobre los encabeza- dos de fila de cada campo que forman ia clave principal, y hacemosclic en la opcién de la ficha DISENO, grupo Herramientas, Clave principal. Observaremos que en lo encabezados de fila de los tres campos que componen la clave principal aparece una llave. ae Tabiat Bs Clave principal 6. Guardaremos la tabla desde la opcién Guardar de la barra de herramientas de inicio rapido o desde la ficha ARCHIVO, Guardar. Le damos el nombre de “Datos personales”. 7. Para insertar datos en la tabla iremos a la ficha INICIO, grupo Vis- tas, Ver, Vista Hoja de datos, que utilizaremos para introducir, eliminar y modificar datos de la tabla. Rellenamos los datos de cada campo y, cuando tengamos el registro completo, pulsamos la tecla Enter. El registro se guardard automdticamente y el cursor bajara a un nuevo registro en blanco para poder seguir introdu- ciendo datos. Si quisiéramos borrar un registro de la tabla, lo seleccionamos ha- ciendo clic en el encabezado de fila. Si son varios registros no conse- cutivos los que queremos borrar, podemos seleccionar cada registro manteniendo pulsada la tecla Ctrl, si son consecutivos, hacemos clic en el primer registro y clic en el tiltimo registro manteniendo pulsada la tecla Maytscula. Una vez seleccionados, hacemos clic en la ficha INICIO, grupo Registros, Eliminar o pulsamos la tecla Supr.Eliminar registros Para modificar el valor de un campo en la Vista Hoja de datos ha- cemos clic sobre él y realizamos las modificaciones necesarias. Definir los tipos de datos y propiedades de los campos Para acceder a la estructura de una tabla lo hacemos desde la ficha INICIO, grupo Vistas, Ver, Vista Disefio. Desde esta vista tenemos acceso a los tipos de campo y a sus propiedades. En la columna Tipo de datos seleccionaremos el tipo de campo dependiendo del dato que éste deba contener. tape de tar dtemina a se ders urls cnarearpatcen putt eve. ‘Wesne pom cbteser ude coh ots Los tipos de campo disponibles son: * Texto corto, Admite cualquier caracter alfabético, numérico y signos de puntuacién hasta un maximo de 255 caracteres. * Texto largo. Admite los mismos tipos de datos que el campo Texto corto, pero hasta 65.535 caracteres. Se utiliza para escribir comentarios. * Numero. Admite datos numéricos. Con este tipo de datos se pueden realizar operaciones matematicas. « Fecha/Hora. Admite valores de fecha y hora.* Moneda. Admite valores monetarios, con separador de miles y el signo monetario asignado en el sistema operativo. * Autonumeracién. Es un campo automatico que va generan- do ntimeros en secuencia a medida que se van afiadiendo registros en la tabla. * Si/No. Admite sdlo estos dos valores, con las variantes Si/ No, Verdadero/Falso o Activado/Desactivado. * Objeto OLE. Es un campo que contiene un objeto, el cual puede ser una imagen, un grafico, un documento, etc. © Hipervinculo. Contiene un enlace que nos redirecciona hacia un objeto local o de Internet. * Asistente para busqueda. Se crea un campo que nos da Ja opcién de seleccionar un valor de otra tabla o crear una lista de valores propia. Cada tipo de campo tiene una serie de caracteristicas o propiedades que proporcionan un control adicional del funcionamiento del campo. Estas propiedades aparecen en la parte inferior izquierda de la Vista Diserio cuando tenemos un campo seleccionado y varian segin el tipo de campo. ‘Fecha de nacimiento dela persone Prope del cao |] etna de datos dterng a cae de toes Algunas de las propiedades que admiten los campos son: WET] ramario del campo. En los campos de texto esta propiedad determina el mimero maximo de caracteres que se pueden introducir en el campo.« Formato. Esta propiedad se utiliza para personalizar la forma de presentar los datos en pantalla. Por ejemplo, podemos ele- gir un formato de fecha que nos la presente asi: 17-Ene-2010. * Lugares decimales. Permite indicar el nimero de decimales que queremos que se asigne a un dato numérico. * Valor predeterminado. Es el valor que se almacena por de- fecto si no se introduce otro valor. Se suele utilizar cuando sabemos que un campo determinado tendra la mayoria de las veces el mismo valor. Por ejemplo, si en una empresa la mayoria de clientes son de Tarragona, en la propiedad del campo Provincia, por defecto, pondremos Tarragona. De esta forma, para los clientes de Tarragona no tendremos que teclear el dato, y cuando sea un cliente de otra provincia borraremos el valor predeterminado y teclearemos el nuevo. * Requerido. Si queremos que un campo se complete obliga- toriamente, debemos asignar a esta propiedad el valor Si. Desplazar el cursor por la tabla de datos Para desplazarnos por los distintos registros de una tabla podemos utilizar el control de desplazamiento, que esta situado en la parte inferior izquierda de la tabla en la Vista Hoja de datos, El control nos indica qué registro es el activo y el numero total de registros de la tabla. [Resisue «iide2 | > bo | ‘Control de desplazamiento Cada uno de los botones del contro] de desplazamiento tiene la si- guiente funcion: 4 Ir al primer registro de la tabla. es) Ir al registro anterior de la tabla. ¥ Ir al registro siguiente de la tabla. z Ir al ultimo registro de la tabla. Crear un registro que automaticamente se situa al final de la tabla.