Para la Atención al ciudadano se organiza una Unidad de Tramite Documentario.
Sus funciones son:
a) Atender en forma inmediata las solicitudes de coordinación, información y gestión que le sean encargadas por el Director Regional. b) Implementar los Canales de Atención a la Ciudadanía : Canal Presencial, Canal Telefónico, Canal Virtual ,y Canal Itinerante en coordinación con la oficina de Logística y Servicios Auxiliares y Oficina de Tecnología de la Información de la sede del Gobierno Regional Tumbes.. c) Gestionar la capacitación al personal de Trámite Documentario para prestar una mejor atención al público. d) Organizar, conducir, supervisar las actividades de gestión administrativa de la documentación que se produce a través del Sistema de Gestión Documentaria SISGEDO, con la finalidad de que sea transparente, eficaz y eficiente. e) Supervisar la organización, registro y envió de documentos en general y expedientes que se tramitan ante las diversas unidades orgánicas del Pliego del Gobierno Regional Tumbes , órganos adscritos Instituciones Públicos y Privados, Sociedad Civil y otros con la finalidad de presar una mejor atención al ciudadano. f) Supervisar el registro y distribución de las notificaciones que se realizan a las unidades orgánicas y dependencias del Gobierno Regional Tumbes y a los administrados. g) Supervisar y coordinar los servicios de mensajería para el diligenciamiento de documentos con que cuenta la Dirección Regional. h) Supervisar el patrimonio documentario de la Dirección Regional. i) Proponer proyectos de directivas o instructivos para la atención oportuna al ciudadano j) Supervisar para que el personal de trámite documentario otorgue una información clara, completa, oportuna y precisa sobre los servicios que presta la Dirección Regional. k) Distribuir y recepcionar la documentación que ingresa a la Dirección Regional de acuerdo al ámbito de su competencia. l) Otras que le asigne su jefe inmediato FUNCIONES PARA LAS AREAS DE DESARROLLO INSTITUCIONAL, RACIONALIZACION O ORGANIZACIÓN
a) Formular, evaluar, actualizar, y difundir los instrumentos de gestión
institucional: Manual de Procesos, Reglamento de Organización y Funciones ROF, Manual de Procedimientos Administrativos MAPRO, Texto Único de Procedimientos Administrativos TUPA, Texto Único de Servicios No Exclusivos (TUSNE), y Programa de Desarrollo Institucional b) Coordinar, gestionar y mantener actualizado el Texto Único de Procedimientos Administrativos - TUPA, de la Dirección Regional de Energía y Minas. c) Participar en la formulación del Plan Operativo Institucional POI ingresando las actividades de la SGDI en el aplicativo CEPLAN de acuerdo al marco legal vigente. d) Elaborar el Cuadro de Necesidades articulado a las actividades del Plan Operativo Institucional aprobado. e) Realizar el control previo y concurrente de las actividades que realiza el personal a su cargo recomendando medidas correctivas para mejorar el accionar orientadas a obtener resultados concordantes a los objetivos institucionales. f) Ejercer como instancia responsable de la conducción operativa de la gestión del rendimiento en la Dirección Regional. g) Aplicar la metodología e instrumentos para la gestión del rendimiento, de acuerdo con los lineamientos establecidos por el Gobierno Regional Tumbes a través de la Oficina de Recursos Humanos. h) Participar en la elaboración del PDP Plan de Desarrollo de las Personas. i) Elaborar el Programa de Desarrollo Institucional. FUNCIONES DE LA OFICINA DERECUROS HUMANOS
UNIDADES EJECUTORAS
a) Planificar la capacitación atendiendo a las necesidades de formación laboral y
formación profesional de los servidores civiles para el mejor cumplimiento de sus funciones. b) Ejecutar la capacitación, directamente o mediante terceros, garantizando el cumplimiento de los criterios y reglas básicas sobre la difusión, acceso y obligaciones establecidos en las normas. c) Evaluar la capacitación recibida, de acuerdo con lo establecido en las normas correspondientes. d) Gestionar el financiamiento o co-financiamiento público o privado, de fuente nacional o extranjera, de acuerdo con las reglas previstas en la normatividad. e) Registrar en sistemas informáticos la capacitación ejecutada y programada por servidor. f) Aplicar la metodología e instrumentos para la gestión del rendimiento, de acuerdo con los lineamientos establecidos. g) Capacitar a los funcionarios públicos, directivos, jefes, responsables de área o quien tenga asignado funcionalmente servidores y a los servidores civiles, cuando sea necesario, en la aplicación de las metodologías, instrumentos y procedimientos básicos para la gestión del rendimiento e informar a la Gerencia General Regional. h) Comunicar a los Servidores civiles los procedimientos básicos y características de la gestión del rendimiento, así como los derechos y obligaciones que les corresponden. i) Adoptar las medidas necesarias para mantener los registros y documentos requeridos para asegurar la efectividad del sistema de gestión del rendimiento. j) Contar con un registro permanente de control de asistencia, en el que los servidores civiles consignan de manera personal el ingreso y salida dentro del horario establecido. k) Mantener actualizado los Legajos de los Servidores Civiles cuya custodia está a cargo de la Oficina de recursos humanos o la que haga sus veces, teniendo en cuenta lo establecido en el Artículo 131º del Decreto Supremo Nº 040- 2014-PCM. l) Elaborar el Plan de Desarrollo de las Personas PDP para promover la actualización, el desarrollo profesional o potenciar las capacidades de los servidores civiles y derivarlo a la Gerencia General Regional para su aprobación y posteriormente remitir a SERVIR. m) Revisar, identificar y proponer medidas de mejora de la gestión del rendimiento de las personas en la entidad. n) Elaborar la propuesta del Cuadro de Puestos de la Entidad, teniendo en cuenta la normatividad legal vigente; y el informe técnico sustenta torio. o) Realizar el control previo y concurrente de las actividades que realiza el personal a su cargo recomendando medidas correctivas para mejorar el accionar orientadas a obtener resultados concordantes a los objetivos institucionales. p) Elaborar el Manual de Perfiles de Puesto –MPP, de acuerdo a los lineamientos emitidos por SERVIR. q) Elaborar el Mapeo de Puestos de acuerdo a los lineamientos emitidos por SERVIR. Aplicar el Régimen Disciplinario y Procedimiento Sancionador establecido en el TITULO VI del Decreto Supremo Nº 040-2014-PCM de la Ley Nº30057 del Servicio Civil SERVIR. r) Otras funciones que le asigne el jefe inmediato de su competencia.