Office-Agenda – los primeros pasos 17.10.

2015

Office-Agenda – los primeros pasos

Estimado usuario:
esperamos que tenga une experiencia de éxito, familiarizandose con este programa. Debe servirle para
organizar mejor la agenda de su empresa.

Contenido
1. Su primer experimento: como añadir una cita previa............................................................................. 2
2. Cambiar cita previa ................................................................................................................................ 3
3. Crear cita previa e insertar nombre del cliente ...................................................................................... 3
4. Anular cita previa ................................................................................................................................... 4
5. Mover cita previa con el ratón (arrastrar y soltar) .................................................................................. 4
6. Copiar cita previa con el ratón (arrastrar y soltar).................................................................................. 4
7. Como añadir una cita previa de larga duración con el ratón.................................................................. 4
8. Añadir ausencia / pausa ........................................................................................................................ 4
9. Cuando el cliente está presente ............................................................................................................ 5
10. Presentación de citas previas en lineas distinguidas o conectadas ...................................................... 5
11. Acceder al calendario semanal de cierto recurso.................................................................................. 5
12. Definir recursos del calendario: ejecutivos, salas, equipos ................................................................... 5
13. Definir métodos de tratamiento ............................................................................................................. 6
14. Cambiar parámetros temporales de los calendarios ............................................................................. 6
15. Asignar recursos a calendarios ............................................................................................................. 7
16. Definir calendarios nuevos .................................................................................................................... 7
17. Predisponer semana modelo para ausencias o pausas repititivas, etc................................................. 7
19. Añadir vacaciones ................................................................................................................................. 9

Calendario diario – un ejemplo

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1. Su primer experimento: como añadir una cita previa

Haga un doble-clic en cualquier celda del calendario diario >>> aparece la ventana „Detalles de cita“.

Fecha y hora corresponden con la fila del

calendario en la cual Ud. antes había
hecho el doble-clic. Fíjese en los recursos
en la derecha de la ventana:
La casilla de verificación de su recurso
seleccionado ya está activada. Éste
recurso está marcado en verde, indicando su estado libre. Otros de los recursos podrían estar marcados
en rojo, si ya están programadas otras citas al mismo tiempo.

Ahora haga clic en [Guardar]. >>> La cita reservada aparece en el calendario en la misma celda que
había seleccionado anteriormente. La cita ocupa solamente una fila de altura, pues la duración de la cita
corresponde con una unidad de tiempo de su caldendario.

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2. Cambiar cita previa

Haga doble-clic en la cita recién reservada del
calendario >>> de nuevo aparece la ventana
„Detalles de cita“ en la cual se encuentran
todos los parámetros así como Ud. los había
reservado antes.
Active otro recurso más, p.ej. una sala.
Aumente la duración de la cita, usando los
botones [+] a la derecha de la hora o de la
duración.
Debajo de la pestaña „Reservar“ elija un color,
p.ej. el amarillo.

Ahora haga clic en [Guardar].

Fijese en el calendario: Se ve la cita

que aparece en dos columnas de recursos.

3. Crear cita previa e insertar nombre del cliente

Haga doble-clic en la cita recién reservada del calendario (no importa en cual de las dos columnas) >>>
aparece la ventana „Detalles de cita“. En la derecha de la ventana active un método de tratamiento. Si
hay un color asociado con este método, sera usado para su cita. Inserte una nota en la casilla „Notas“,
p.ej. „información adicional“.

En la casilla „cliente“ inserte el apellido, nombre del cliente, p.ej. Sanchez, Pedro. Confirme su acción
con la tecla [Entrar]. Aparece una noticia de confirmación. Después el cliente nuevo se incluirá en la lista
de clientes de la agenda. En caso que ya exista un cliente teniendo el mismo apellido y nombre, la
agenda le indica esta coincidencia para que seleccione los datos adecuados de la lista. Confirme su
selección con la tecla [Entrar] o pulse el botón [Aceptar].

Ahora guarde la cita con [Guardar].

Fíjese en el calendario: El nombre del cliente, sus
notas y el método de tratamiento con su color
aparecen en las dos columnas de recursos.

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4. Anular cita previa

Puede borrar una cita del calendario, haciendo clic con la tecla
derecha del ratón, despues eliga „borrar“ en el menú contextual.
O seleccione una cita en el calendario con un simple clic, y luego
pulse el símbolo de la cruz roja para borrar, o la tecla [Supr] de su
teclado.

5. Mover cita previa con el ratón (arrastrar y soltar)

Mantenga pulsada la tecla [Alt] de su teclado, seleccione la cita con su ratón, y arrastrela verticalmente.
Suelte la cita y la tecla [Alt]. La cita se ha movido en el eje temporal. Mantenga pulsada la tecla [Alt] y
arrastre la cita horizontalmente. La cita se ha trasladada de un recurso al otro.

6. Copiar cita previa con el ratón (arrastrar y soltar)

Mantenga pulsada la tecla [Ctrl] y arrastre la cita hacia cualquier dirección. La cita se ha duplicada – la
cita copiada es independiente de la cita original.

7. Como añadir una cita previa de larga duración con el ratón

Seleccione varias celdas vacías dentro de una sola columna del calendario, manteniendo pulsada la tecla
del ratón y arrastrandolo hacia abajo. Las celdas seleccionadas aparecen marcadas en azul. Suelte la
tecla del ratón. Pulse la tecla DERECHA del ratón dentro de las celdas seleccionadas. Aparece el menú
contextual. Elija „crear cita nueva“.

De nuevo aparece la ventana „Detalles de cita“. Se ve que el recurso y las horas correspondientes ya
están seleccionadas. Seleccione un cliente y un método de tratamiento. Después [Guardar]. La nueva cita
aparece en el calendario en las celdas seleccionadas anteriormente.

8. Añadir ausencia / pausa

Ahora debe añadir una cita de larga duración, como recién descrito. En la ventana „detalles de cita“
puede activar más recursos que deben tener una pausa simultaneamente. Seleccione el „Tipo de cita“
PAUSA o XXXXXX.
Despues de [Guardar] la pausa aparece en varias columnas del calendario:

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9. Cuando el cliente está presente

Haga clic con la tecla derecha del ratón en una cita que ya tenga un cliente insertado. En el menú
contextual seleccione „Marcar como... presente“. Ésto marca la cita con escritura gorda azul.

El menú contextual „Marcar como...“ ofrece más opciones: „en proceso“ y „terminado“.
Si Ud. antes había seleccionado la cita en el calendario, también puede asignar estas marcas con la
combinación de las teclas [Alt][1], [Alt][2], [Alt][3].

10. Presentación de citas previas en lineas distinguidas o conectadas

Ud. encuentra a la derecha debajo de la tabla del calendario la opción
Èsta opción controla la presentación de citas que ocupan verticalmente más que una linea. Si desea que
esta cita aparezca como un solo cuadro, active la opción. Si quiere la lineas distinguidas con la
información solo en la primera linea, des-active la opción.

Se juntan las lineas con el contenido identico. (A veces esto puede resultar inadecuado)

11. Acceder al calendario semanal de cierto recurso

En el calendario diario pude hacer doble-clic en la primera fila titular de una columna
de recurso (p.ej. en „Ejecutivo2“). Aparece un calendario semanal. Las citas previas
del Ejecutivo2 están presentadas en un calendario de cuatro semanas, cada
columna representa un día. Éste calendario es muy útil para obtener una visión
general de las horas libres, o para mover citas de un día al otro.
Para volver del calendario semanal a cierta fecha del calendario diario, haga doble-
clic en una fecha de la linea titular de la tabla.

12. Definir recursos del calendario: ejecutivos, salas, equipos

Haga clic en el menú „Extras“ >>> „definición de recursos“ >>> „ejecutivos, salas, equipos, ...“

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El marco superior „ejecutivos / salas / equipos" muestra todos los recursos definidos. Seleccione uno de los
recursos de la lista a la izquierda. Puede cambiar en nombre a la derecha en el cuadro „Nombre". Seleccione
otro recurso de la lista, también podría cambiarle el nombre. Para crear un recurso nuevo, haga un clic en el
símbolo [+]. Cambie el textro „sin nombre“ en el cuadro „nombre“ al nombre requerido.
La „Preselección de color" de un recurso define el color de una cita de este recurso en el calendario, por si
la misma cita no tenga propio color asociado.
Se puede cambiar el orden de los recursos de la lista con los botones de flechas ir arriba / ir abajo. El
nuevo orden se efectuará en la presentación de los recursos en la ventana „detalles de cita“.
Ha resultado útil agrupar los recursos de tipos similares, tal como ejecutivos, salas, equipos, asistentes.

Después de haber editado sus recursos según sus necesidades, deberia [guardar] sus cambios.
Controle los resultados en la ventana „detalles de cita“. (Para ésto haga doble-clic en cualquier celda del
calendario.) Los recursos cambiados deberían estar disponibles como casillas de selección.

Aviso: Recursos nuevos no se encuentran automáticamente como columnas en los calendarios. Hay que
asignarlos. Para ésto vea „Asignar recursos a calendarios“.

13. Definir métodos de tratamiento

El marco en la parte superior derecha de la

definición de los recursos muestra todos los
métodos de tratamiento. Aquí debería
ingresar los términos de sus trabajos diarios
más frequentes. Así se evita tener que
ingresar los mismos textos manualmente
como apuntes individuales de citas.
El cuadro „Abreviación" define el texto que
se ve en el calendario, por si una cita tenga
seleccionado este método..
La „preselección de color“ define el color de una cita con éste método en el calendario.
Puede cambiar los nombres de los métodos, o puede agregar métodos nuevos, como antes descrito en los
recursos. No olvide de [guardar] sus cambios.

14. Cambiar parámetros temporales de los calendarios

Haga clic en el menú „Extras“ >>> „Definición de recursos“ >>> „Calendarios“.

Aquí se encuentran las pestañas de calendarios igual que en la ventana principal de la agenda.
Seleccione una de las pestañas.
En el cuadro „primera hora“ cambie p.ej. a 7:00 h (según la hora más temprana de su semana laboral).
„Última hora“ podría ser 19:00 h (según la hora más tarde de su semana laboral).
Si le conviene, puede modificar el „intervalo“ p.ej. a 10 minutos.
Ahora [guardar].
Revise sus cambios en el calendario. El cambio es efectivo para todos los días de la semana. (Si
necesita excepciones de este horario para ciertos días, puede ingresarlos luego, definiendo ausencias en
la „semana modelo“.)

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15. Asignar recursos a calendarios

Menú „Extras“ >>> „Definición de recursos“ >>> „Calendarios“.
En el margen „Recursos de este calendario“ se ven las columnas de los recursos asignados al calendario
actual. En la derecha inferior de la ventana se ve una lista de todos los recursos definidos. Èstos se
pueden asignar como columna al calendario seleccionado, haciendo doble-clic al recurso. La columna
nueva aparece en el margen „Recursos de este calendario.

Puede pinchar un recurso de la barra horizontal („recursos de este calendario“), y arrastrarla

horizontalmente para cambiar el orden de las columnas. Para deshacerse de columnas obsoletas, puede
seleccionar una columna, y luego usar la cruz roja (a la izquierda) para borrar.
Guarde sus cambios con [Guardar].
Revise sus cambios es los calendarios.

16. Definir calendarios nuevos

Haga clic en el menú „Extras“ >>> „Definición de recursos“ >>> „Calendarios“.
Pulse el símbolo [+] (en la parte superior izquierda de la ventana) – ésto crea un nuevo calendario „sin
nombre“. Puede cambiar este término en el cuadro „nombre“.

Se puede cambiar la posición de un calendario dentro del orden de las pestañas con los dos botones de
flechas „Posición“ en la parte superior de la ventana.

En la lista „Formato“ se ofrecen varios formatos de presentación: 1 día, 1 semana, etc.

Puede agregar columnas de recursos al calendario, como ya descrito antes.

Guarde sus cambios con [Guardar].

17. Predisponer semana modelo para ausencias o pausas repititivas, etc.

Use el menú „Cambiar a...“ >>> „semana modelo“. La fecha del calendario se cambia al 19 de enero de
2004. Hemos elegido esta fecha pasada para proteger el modelo contra los cambios diarios de cualquier
usuario que podrian causar daño al modelo. La semana modelo debe representar todas las citas
repetitivas, como pausas, ausencias. Todo lo que debe aparecer cada semana igual en la agenda
debería estar creado como citas, pero en los días de la semana modelo (19.01.2004 ... 23.01.2004).

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También puede agregar reservas vacias (sin cliente) para que se representen ciertas horas como
tratamientos previos.
Controle su semana modelo, revisando cada uno de estos días laborales en el calendario diario o en un
calendario semanal. Puede ser que se vea así...

18. Reproducir la semana modelo al tiempo actual

Use el menú „Editar“ >>> „Copiar citas“.

En la parte superior debe seleccionar

„copiar semana“.

El cuadro „Todas las citas del modelo“

debería contener la fecha 19.01.2004 –
la fecha de su semana modelo.

Cuando haga clic en el cuadro „seran

copiadas a“ se insertará la fecha actual.

Podría ingresar el número „52“ al cuadro

„repetido por las siguientes ... semanas“.

Ahora pulse [Copiar].

Controle el resultado, revisando los días en el calendario actual. ¿Han aparecido las copias de las citas
de la semana modelo? ¿Hay faltas que tienen su origen en la semana modelo? Entonces vuelva a la
semana modelo con el menú „cambiar a“ >>> „semana modelo“. Arregle las faltas en la semana modelo.
Vuelva a copiar la semana modelo con el menú „Editar“ >>> „Copiar citas“...

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19. Añadir vacaciones

Seleccione la pestaña „Vacaciones“. Este calendario tiene columnas de los recursos asignados y una fila
para cada día. Puede cambiar la fecha de inicio en la parte superior izquierda para mover la vista através
del tiempo.
Para crear unas vacaciones, seleccione un margen vertical de varios días de una columna de recurso,
manteniendo pulsada la tecla del ratón y arrastrandola hacia abajo. El margen aparecerá marcado en
azul. Suelte la tecla del ratón. Pulse la tecla DERECHA del ratón dentro del margen seleccionado.
Aparece el menú contextual. Elija „crear cita nueva“. Aparece la ventana „Detalles de cita“. En élla se ve
que el recurso y los días de vacaciones ya están seleccionados.
Haga clic en [Guardar].
Las vacaciones aparecen en el calendario en las celdas anteriormente seleccionadas.

Las vacaciones también aparecen en el calendario diario y semanal en varios días.

Posiblemente recibió una advertencia de colisión cuando reservaba las vacaciones. Entonces en el
tiempo de las vacaciones ya existen citas, p.ej. resultando de la semana modelo. Si se trata de citas con
clientes, hay que borrarlas o cambiarlas a otros recursos o otros días fuera de la temporada de
vacaciones. Si sólo se trata de citas sin clientes, pueden ser sobreescritas por las vacaciones.

Más detalles de la agenda están explicadas en la ayuda incluida en el software.

Si tiene preguntas o problemas con el software, el creador le puede asistir por correo electrónico o por
teléfono.

Les deseamos mucho éxito planeando su futuro con esta agenda.

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