Control Interno del Efectivo.
 Esta cuenta sólo se moverá cuando se decida
Lo constituye una serie de procedimientos
bien establecidos, con el propósito de
monitorear todas las actividades de la
Empresa, que puedan afectar el manejo del
efectivo. Estos procedimientos tienen
por objetivo salvaguardar los activos,
garantizando la exactitud y confiabilidad de
los registros mediante:
 División del trabajo
 Delegación de autoridad
 Asignación de responsabilidades
 Promoción de personal eficiente
 Identificación del personal con
las políticas de la Empresa.
El efectivo es el dinero que mantiene toda
empresa en su cuenta de caja o en forma de
depósito en un banco comercial. Valores en
moneda curso legal o su equivalente
contenido por:
 Efectivo en caja
 Cuentas bancarias
Las medidas de control interno de efectivo
están orientadas a reducir los errores y
pérdidas.
La recepción del efectivo, puede hacerse
por tres vías:
 Operaciones en el mostrador (ventas)
 Ingresos ejecutados por cobradores
 Remesas por correos
Podemos establecer que el área de efectivo
comprende:
 Caja y Banco
La caja se divide en dos:
 Caja chica
 Caja general
La caja chica es el fondo que la empresa
emplea para los gastos menores dentro de la
misma que no requieren uso de un cheque.
El Control Interno de la Caja Chica debe
hacerse, tomando en cuenta lo siguiente:
 Deberá establecerse un límite máximo para
los pagos a realizarse por caja chica. Los que
excedan dicho límite, se deberán pagar
con cheques.
aumentar o disminuir el fondo, o para su
eliminación.
 Debe haber una sola persona responsable de
la caja chica.
 La persona responsable de la caja chica, no
debe tener acceso a la Contabilidad, ni a los
Cobros, ni a la Caja Principal.
 La reposición del fondo se hará mediante
cheque a favor de la persona responsable del
mismo.
 El fondo se cargará a cada una de
las cuentas de gastos o de costos, según se
especifique en los comprobantes pagados por
la Caja Chica.
Los comprobantes impresos, numerados
correlativamente, deberán estar aprobados
previamente por otra persona autorizada y
especificaran en cifras y letras, el monto
pagado.
La Caja General
Es la cuenta que registra todo el efectivo que
ingrese y salga de la Empresa. Se carga con
los cheques que recibe y se abona cuando se
hace el depósito de los mismos en Banco. Es
una cuenta de saldo deudor o cero, nunca
acreedor. Indicará el efectivo, cheques o vales
que se encuentran en la Caja.
El Arqueo de Caja consiste en el análisis de
las transacciones del efectivo, durante un
lapso determinado, con el objeto de
comprobar si se ha contabilizado todo el
efectivo recibido y por tanto el Saldo que
arroja esta cuenta, corresponde con lo que se
encuentra físicamente en Caja
en dinero efectivo, cheques o vales. Sirve
también para saber si los controles internos se
están llevando adecuadamente.
Esta operación es realizada diariamente por el
Cajero. Los auditores o ejecutivos asignados
para ello, suelen efectuar arqueos de caja en
fechas no previstas por el Cajero.
Es frecuente que en los arqueos de caja
aparezcan faltantes o sobrantes, con respecto
a la cuenta de control del libro mayor. Estas
diferencias se contabilizan generalmente en
una cuenta denominada " Diferencias de
 Caja". Se le cargan los faltantes como
pérdidas y se abonan los sobrantes
como ingresos. Si no se subsanan estas
diferencias, al cierre del ejercicio, la cuenta
"Diferencias de Caja" se deberá cancelar
contra la de "Pérdidas y Ganancias".
La Conciliación Bancaria
Consiste en la comparación de
los registros de las operaciones con
los Bancos, de nuestros libros con los
movimientos registrados en los Bancos,
mostrados en los Estados de Cuenta
Mensuales que emiten dichas instituciones,
para proceder a hacer las correcciones o
ajustes necesarios en los libros de
la Empresa.. Esto se realiza ya que es común
que los saldos de dichos estados de cuenta de
los Bancos, no coincidan con los de nuestros
libros por cualquiera de las siguientes
razones:
 Cheques pendientes de cobro por parte de los
beneficiarios de los mismos.
 Depósitos de última hora que la Empresa
realizó y que el Banco no registró por haber
cerrado.
 Los libros de las cuentas corrientes, para
preparar los Estados de fin de mes.
 Errores numéricos u omisiones en los libros
de la Empresa
 Cheques ajenos que el Banco carga por
equivocación
 Cheques devueltos por falta de fondos o
cualquier otra causa.
 Cargos que el Banco efectúa causados por
intereses, comisiones, impuestos, etc.
 Abonos hechos a la Empresa por el Banco,
por concepto de intereses, cobros realizados
en su nombre o cualquier otro concepto
 Errores u omisiones por parte de los Bancos
Los inventarios.
Debido a que el efectivo es el activo más
líquido de un negocio, se necesita un sistema
de control adecuado para prevenir
irregularidades y evitar que los empleados
utilicen el dinero de la compañía para su uso
personal.
Es el plan de organización entre el
sistema de contabilidad, funciones de
empleos y procedimientos coordinados
Los inventarios constituyen las partidas del
activo corriente que están listas para la venta.
Mercancía que posee una empresa en
el almacén valorada al costo de adquisición,
para la venta o actividades productivas.
El control interno de los inventarios se inicia
con el establecimiento de un departamento
de compras, que deberá gestionar las compras
de los inventarios siguiendo el proceso de
compras.
Existen varios métodos para llevar el
manejo y control de inventarios, los cuales
son:
PEPS (Primero en Entrar Primero en Salir)
UEPS (Ultimo en Entrar Primero en Salir)
Método PEPS: tipo de inventario perpetuo
que detalla por medio de la Tarjeta de Control
de inventario, las salidas y entradas de las
mercancías. Establece que la primera
mercancía que se compra es la primera en
venderse o salir.
Método UEPS: tipo de inventario perpetuo
que estable que las últimas mercancías que se
comprar son las que primero se venden o
salen.
Entre las medidas de control
interno tenemos:
 Hacer conteos físicos periódicamente.
 Confrontar los inventarios físicos con los
registros contables.
 Proteger los inventarios en un almacén
techado y con puertas de manera que se
eviten los robos.
 Realizar entrega de mercancías únicamente
con requisiciones autorizadas.
 Proteger los inventarios con una póliza
de seguro.
 Hacer verificaciones al azar para comparar
con los libros contables.
_____________________________________
que tiene por objeto obtener información
segura, salvaguardar el efectivo en caja y
bancos así como fomentar la eficiencia de
operaciones y adición de la política
administrativa de cualquier empresa.
Los principios generales comúnmente por la
administración al establecer un sistema
adecuado de control interno, en lo referente
al activo, pueden asumirse como sigue:

 Separación de funciones de
autorización, ejecución, custodia y registro
del efectivo en caja y bancos.
 En cada operación relacionada con
el efectivo en caja y bancos, deben intervenir
cuando menos dos personas.
 Ninguna persona que interviene en el
manejo del efectivo en caja y bancos, debe
tener acceso a los registros contables.
 La función de registro de los sucesos
económicos del efectivo en caja y bancos,
será exclusivo del departamento de
contabilidad.
En términos generales, un sistema básico de
control interno para el área de efectivo debe
incluir las siguientes medidas:
1. Las rutinas comerciales sistemáticas, deben
ser definidas para la contabilización de las
operaciones de efectivo, estableciendo una
clara decisión del trabajo en cuanto al
manejo y registro de los ingresos de caja.
2. Las responsabilidades y las tareas de los
diversos empleados que manejan el efectivo
y registran transacciones de caja, se dividen
y se interrelacionan en tal forma que:
a. Se minimiza la aparición de errores.
b. Los errores que se presentan se pueden
detectar y
c. El fraude no se puede ocultar fácilmente
d. Todos los ingresos por ventas de contado y
cobros recibidos de un día, deberán
remesarse en forma íntegra (100%) al
banco respectivo, el día hábil siguiente
después de realizada la operación diaria.
3. Todos los pagos que la empresa efectué
deben realizarse emitiendo cheques, de
preferencia Cheque Boucher, para que
pueda existir en el documento una
explicación razonable de dicho pago y su
respectiva aplicación contable, con excepción
de los desembolsos de caja chica.
4. Cada día deberán realizarse cortes en los
registros de caja, con el objeto de conocer la
existencia a esa fecha, la cual se comprueba
con arqueos efectuados por funcionarios de
empleados ajenos a contabilidad o cajeros.
5. Deben establecerse fondos de caja chica en
los departamentos estratégicos, a fin de
solventar pagos de cuantía pequeña y de
esta forma evitar problemas operativos por
falta de fondos.
6. El afianzamiento del personal de caja evita
que la empresa sufra pérdidas en caso de
robo, fraudes, desfalcos y abuso de
confianza por parte de los cajeros, ya que la
afianzadora reintegrará el importe del daño a
la empresa.
Fondo de caja
La cuenta Caja debe presentar en cualquier
momento, y al finalizar el ejercicio, el valor
nominal del dinero en efectivo y sus
equivalentes, propiedad de la entidad,
físicamente representados por billetes,
monedas metálicas, giros bancarios, postales
o telegráficos, metales preciosos
amonedados y moneda extranjera.
Asimismo, al finalizar el ejercicio, y en
cualquier momento en que se juzgue
conveniente, debe cerciorarse de la
corrección de la existencia del efectivo en
custodia del cajero, para lo cual se realiza
una actividad denominada arqueo de caja,
que consiste en el recuento físico de la
existencia del efectivo y sus equivalentes en
poder del cajero.
El resultado del arqueo se hará constar en un
documento denominado “arqueo de caja”, el
cual reúne las características
Al comparar el saldo del arqueo contra el
saldo que muestra el libro mayor pueden
presentarse dos situaciones:
1) Que el importe del arqueo sea igual al
importe registrado en el mayor, en cuyo caso
no será necesario efectuar ningún ajuste,
puesto que el saldo contabilizado coincide
con la realidad.
2) Que el importe del arqueo sea diferente al
registrado en el mayor, en cuyo caso las
diferencias pueden ser de dos tipos:
a) Que el importe del arqueo sea mayor al saldo
según libros.
b) Que el importe del arqueo sea menor al saldo
según libros.
Respecto a la denominación de faltante o
sobrante, es conveniente señalar que en
todos los casos se tomará como punto de
referencia el libro mayor, es decir, el saldo
según libros se ajustará para que su importe
coincida con el importe arrojado por el
arqueo, y no a la inversa.
b) Cuando el importe del arqueo sea menor
a) Cuando el importe del arqueo sea mayor
que el saldo según libros
En este caso, este faltante (según mayor) o
sobrante (según arqueo) puede originarse
por:
 Causas fácilmente identificables
 Causas fácilmente identificables
Dentro de los faltantes debidos a causas
fácilmente identificables, pueden mencionar
se las operaciones no reportadas por el
cajero o cantidades cobradas de más.
Cuando se trate de operaciones no
reportadas por el cajero, el asiento de ajuste
será el de la operación realizada y no
reportada por el cajero; es decir, se cargará a
la cuenta Caja y se abonará a la cuenta que
corresponda.
 Causas difícilmente identificables
 Causas difícilmente identificables
En el caso de faltantes por causas
difícilmente identificables, es decir, que no se
cuenta con todos los elementos necesarios
para determinar el origen del faltante en
libros, se procederá de la siguiente manera:
Si el importe del faltante es considerable, con
base en la característica de la importancia
relativa, ya sea en relación con el monto de
la partida o su naturaleza, y apoyados en el
juicio profesional, el cual se basa en el
criterio prudencial, se debe optar por la
alternativa que refleje menor optimismo, lo
que implica “no adelantar utilidades”, porque
no se afectarán cuentas de resultados, ya
que se estarían registrando utilidades que
aún no se han devengado; por tanto, se
afectan cuentas de balance, en este caso la
de acreedores, para reflejar la obligación de
entregar el efectivo a quien demuestre ser su
propietario legítimo, anotando como
subcuenta la de Faltantes en caja, según
libros.
que el saldo según libros
En este caso, este sobrante (según mayor) o
faltante (según arqueo) puede ser originado
por:
Dentro de los sobrantes debidos a causas
fácilmente identificables, se pueden
mencionar las operaciones no reportadas por
el cajero, o cantidades pagadas de más.
Cuando se trate de operaciones no
reportadas por el cajero, el asiento de ajuste
será el de la operación realizada y no
reportada por el cajero, es decir, se cargará a
la cuenta de la operación no reportada, con
abono a la cuenta Caja.
Cuando no se cuenta con todos los datos
necesarios para determinar el origen del
sobrante en libros, se procederá de la
siguiente manera:
Si el importe del sobrante es considerable, de
acuerdo con la importancia relativa, y
nuevamente guiados por el juicio profesional
basado en el criterio prudencial, afectaremos
cuentas de balance, quedando el ajuste con
cargo a la cuenta Deudores, subcuenta
Nombre del cajero, en virtud de que él, como
responsable de la custodia del efectivo, es corresponda al departamento a que
también responsable de las diferencias que debe cargarse dicha erogación. Este
se presenten, con abono a la cuenta Caja. formato lo firmara el jefe del
De esta manera se registra el derecho de departamento solicitante
exigir el pago de tales diferencias al cajero. 2. El destino de los fondos
entregados, nunca debe ser diferente
del gasto efectuado. Asimismo, si por
Fondo de caja chica algún motivo sobra dinero, este no
debe emplearse en otras compras no
Es un fondo especial en efectivo, una cuenta especificadas en el adelantado.
que crea la empresa a través de un cheque,
emitido a nombre de la persona responsable 3. Consecuentemente, se
de manejar ese dinero, cuyo objeto es reconocerá únicamente gasto lo que
cancelar pagos menores, estableciendo se ajuste al estipulado en el formato.
previamente su monto, es decir que Una vez realizado el gasto, se debe
dependiendo del tamaño de la empresa y del efectuar la liquidación
número de operaciones que este realice, se correspondiente ante el responsable
establece el monto con el cual se crea la caja del manejo de la caja chica.
chica y el límite en base al cual se va a 4. Se hace imprescindible que
realizar los pagos todo desembolso de caja chica esté
debidamente respaldado con la
presentación de un justificante; y/o
sustentados mediante documentos
Creación del fondo de caja chica. debidamente autorizados; como
facturas, boletas de ventas, recibos
El fondo debe ser creado con un valor que de honorarios profesionales,
sea el adecuado, dependiendo de la importes y fechas de cancelación.
necesidad y magnitud de las operaciones,
5. La Gerencia General
tratando de darle congruencia y dinamismo a
establecerá el monto máximo que se
cada departamento donde sea creado. En
pagara con el fondo de Caja Chica,
caso de ser un fondo de efectivo lo adecuado
en coordinación con la gerencia de
sería entre $ 200.00 a $ 1,000.00
áreas, pudiendo ser modificado
El límite de tiempo para su respectivo uso previa autorización de la Gerencia
tiene relación en cuanto a su utilización, General.
tomando en cuenta que algunos documentos 6. Todo documento, recibo
tienen vencimiento en cuanto al IVA pagado “provisional “por mayor suma a lo
y hay que deducirlos en el tiempo que la ley establecido deberá tener la
regula. La empresa puede crear los fondos autorización del Gerente General.
que sean requeridos, lo mejor podría ser uno 7. La Gerencia Financiera
por cada departamento, si es que realmente tomara las medidas de control previo
son necesarios. y la oficina de auditoria interna de
control posterior de todo el
Lo importante en este caso es que se tiene movimiento que origina el fondo fijo.
que formalizar la custodia del fondo y
hacemos que el responsable del fondo nos
Reembolso de la Caja Chica.
firme una letra de cambio o pagare por el
mismo valor del fondo, con lo cual
1. La recepción del Fondo Fijo
aseguramos cualquier inconveniente que
de Caja Chica se realizara
pueda surgir en el futuro.
oportunamente previa
documentación sustentatoria
Procedimiento uso caja chica efectivo. debidamente autorizada. La
reposición oportuna implica
1. Para el uso de los fondos de
reintegrar una suma igual a los
caja chica, se debe sustentar con el
gastos efectuados, y no podrá ser
formato de egreso de caja chica. Se
indicara claramente el código que inferior al 10%, ni mayor al monto del
 fondo de Caja Chica asignado. La
recepción se efectuara las veces
necesarias y/o de acuerdo al
requerimientos de lo que se necesite.
2. Todos los documentos
cancelados con el Fondo fijo deberán
ser enumerados correlativamente y
codificados de acuerdo al plan
contable de la empresa y registrados
en un libro auxiliar de Caja Chica,
que para el efecto llevara el
encargado del fondo.
3. El encargado del fondo
prepara el comprobante de caja y el
resumen detallado de los
documentos pagados en original y
copia solicitando a la Gerencia
Financiera la reposición del Fondo.
Copia de esta solicitud se mantendrá
en archivo en forma cronológica
4. El departamento de
Contabilidad procederá previa
verificación de los documentos
sustentaríos y codificación contable,
a tramitar el giro del cheque de
reposición por el departamento de
tesorería a nombre de encargado del
manejo del fondo fijo.
5. Los documentos pagados por
Caja Chica serán reembolsados
teniendo en cuenta la fecha en que
se produjo el gasto. Para los efectos
de los registros contables oportunos
y no podrán ser mayores al
asignado.
6. El Boucher y sus
correspondientes comprobantes,
serán archivados, como justificación
del cheque emitido en calidad de
reintegro de Fondos para Caja Chica.
Gerencia General, para que se tomen si
fuera necesario, las acciones correctivas del
caso.
Incremento o disminución del fondo de
caja chica:
Si se considera que la cantidad que se
dispone en el fondo de caja chica es
excesiva o no satisface las necesidades para
cubrir los gastos menores de la empresa, el
responsable debe hacerse un reporte en el
que aclare cualquiera de las dos
circunstancias anteriores.
Para modificar la cantidad del fondo, se debe
proceder a realizar los siguientes asientos:
Cuando se desee disminuir el fondo de caja
chica
Cuando se desee incrementar el fondo de
caja chica
Es de suma importancia recalcar que la
cuenta de caja chica solo se verá afectada
cuando se desee incrementar o disminuir la
cantidad que se estableció originalmente.
Liquidación del fondo de caja chica:
Cuando se desea liquidar el fondo de caja
chica o al cierre del ejercicio.
Para registrar la creación de la liquidación del
fondo caja chica se hace un asiento
cargando a bancos y abonando caja chica.

Arqueo de la Caja Chica. Norma Internacional de Contabilidad 21

Se realizaran arqueos sorpresivos del Fondo
Fijo de Caja Chica a fin de comprobar si el Efectos de las Variaciones en las Tasas de
monto asignado está de acuerdo con la Cambio de la Moneda Extranjera
existencia de documentos y el efectivo.
Párrafo 8 Definiciones
Los arqueos sorpresivos se efectuaran
cuando las circunstancias así lo requieran y
Los términos siguientes se usan, en esta Norma,
estará a cargo de la Oficina de Auditoria
con los significados que a continuación se
Interna.
especifican:
Los resultados de los arqueos se pondrán en
conocimiento de la Gerencia del Área y de la
 Tasa de cambio de cierre es la tasa de cambio de
contado existente al final del periodo sobre el
que se informa.
 Diferencia de cambio es la que surge al convertir
un determinado número de unidades de una
moneda a otra moneda, utilizando tasas de
cambio diferentes.
 Tasa de cambio es la relación de cambio entre
dos monedas.
 Valor razonable es el importe por el cual puede
ser intercambiado un activo, o cancelado un
pasivo, entre un comprador y un vendedor
interesado y debidamente informado, que
realizan una transacción libre.
 Moneda extranjera (o divisa) es cualquier otra
distinta de la moneda funcional de la entidad.
 Negocio en el extranjero es toda entidad
subsidiaria, asociada, negocio conjunto o sucursal
de la entidad que informa, cuyas actividades
están basadas o se llevan a cabo en un país o
moneda distintos a los de la entidad que
informa.
 Moneda funcional es la moneda del entorno
económico principal en el que opera la entidad.
 Un grupo es una controladora y todas sus
subsidiarias.
 Partidas monetarias son unidades monetarias
mantenidas en efectivo, así como activos y
pasivos que se van a recibir o pagar, mediante
una cantidad fija o determinable de unidades
monetarias.
 Inversión neta en un negocio en el extranjero es
el importe que corresponde a la participación de
la entidad que presenta sus estados financieros,
en los activos netos del citado negocio.
 Moneda de presentación es la moneda en que se
presentan los estados financieros.
 Tasa de cambio de contado es la tasa de cambio
utilizado en las transacciones con entrega
inmediata.