INFORMASI JABATAN

1. Nama Jabatan : Kasubag Tata Usaha

2. Kode Jabatan :

3. Unit Kerja : Kantor Pepustakaan, Arsip dan Dokumentasi

Eselon I :

Eselon II :

Eselon III : Pepustakaan, Arsip dan Dokumentasi

Eselon IV : Kasubag Tata Usaha

4. Kedudukan Dalam Struktur Organisasi :

Kepala KPPID

Kasubag
Tata Usaha

Kasi Kasi Kasi

Pembinaan dan
Pengembangan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi
5. Ikhtisar Jabatan :
Mempunyai tugas menyelenggarakan pelayanan administratif ketatausahaan di lingkungan
Kantor.
Uraian Tugas:
a. Mengkoordinasikan penyusunan program, evaluasi dan pelaporan tugas Kantor;
Tahapan :
1) Mempelajari bahan-bahan termasuk prosedur dan ketentuan yang berlaku
2) Menginventarisir rencana program, evaluasi dan pelaporan dari masing-masing seksi
3) Berkoordinasi dengan masing-masing seksi untuk penyusunan rencana program kantor
dan pelaporan tugas kantor
4) Melakukan penyusunan rencana program, evaluasi dan pelaporan kantor berdasarkan
rencana kerja dan laporan dari masing-masing seksi
5) Menyampaikan rencana program dan pelapporan kegiatan kepada atasan

b. Melaksanakan dan mengkoordinasikan pengaturan, pengelolaan administrasi kepegawaian,

keuangan dan barang;
Tahapan :
1) Mempelajari dan mengkaji prosedur dan ketentuan peraturan perundang-undangan yang
berlaku
2) Mengakomodir kebutuhan barang, data kepegawaian, serta rencana realisasi anggaran
dan kegiatan dari masing-masing seksi
3) Mengatur penempatan barang inventaris kantor ke masing-masing seksi berdasarkan
kebutuhan yang sudah diakomodir
4) Merealisasikan anggaran keuangan masing-masing berdasarkan kebutuhan dan rencana
kegiatan
5) Mengelolah administrasi kepegawaian kantor untuk mendapatkan hak-hak kepegawaian
6) menyampaikan kepada atasan pengaturan, pengelolaan administrasi kepegawaian serta
keuangan dan barang

c. Melaksanakan pengelolaan urusan rumah tangga dan perlengkapan;

Tahapan :
1) Mempelajari dan mengkaji peraturan perundang-undangan yang berlaku
2) Menginventarisir kebutuhan rumah tangga dan perlengkapan masing-masing seksi
3) Mendistribusikan kebutuhan rumah tangga dan perlengkapan masing-masing seksi
4) Menginventarisir semua perlengkapan dan rumah tangga kantor
5) Melakukan pemeliharaan dan perawatan semua perlengkapan dan rumah tangga kantor
6) Melaporkan Hasil Kepada Atasan

d. Mengkoordinasikan penyusunan perencanaan strategis dan laporan akuntabilitas kantor;

Tahapan :
1) Mempelajari dan mengkaji peraturan perundang-undangan yang berlaku
2) Mengkoordinir penyusunan rencana strategis seksi lima tahunan dan laporan
akuntabilitas tahunan
3) Memformulasikan rencana strategis dan laporan akuntabilitas dari masing-masing seksi
menjadi rencana strategis dan laporan akuntabilitas kantor
4) Menyerahkan rencana strategis dan lapporan akuntabilitas kantor kepada atasan untuk
dikoreksi
5) Memperbaiki rencana strategis dan laporan akuntabilitas kantor yang sudah dikoreksi

e. Melaksanakan perumusan bahan rancangan pendokumentasian perundang-undangan,

pengelolaan dan pengembangan perpustakaan, serta arsip dan dokumentasi;
Tahapan :
1) Mempelajari dan mengkaji prosedur dan peraturan perundang-undangan
2) Mengumpulkan bahan-bahan rancangan pendokumentasian perundang-undangan,
pengelolaan dan pengembangan perpustakaan, serta arsip dan dokumentasi
3) Membuat rancangan pendokumentasian perundang-undangan, pengelolaan dan
pengembangan perpustakaan, serta arsip dan dokumentasi
4) Pelaksanaan kegiatan berdasarkan pada rancangan yang sudah dibuat
5) Menyampaikan laporan pelaksanaan kepada atasan

f. Melaksanakan pengelolaan naskah dinas dan kearsipan;

Tahapan :
1) Menerima surat masuk dan administrasi lainnya dari kepala kantor
 2) Mempelajari surat-surat masuk dan administrasi lainnya
3) Melaksanakan perintah disposisi yang diberikan kepala kantor
4) Mengarsipkan setiap surat/ naskah dinas

g. Penyelenggaraan kelembagaan dan ketatalaksanaan Kantor;

Tahapan :
1) Mempelajari peraturan perundang-undangan yang berlaku
2) Membuat rencana kelembagaan dan ketatalaksanaan kantor
3) Membuat daftar inventarisir kebutuhan kantor
4) Melaksanakan kelembagaan dan ketatalaksanaan kantor sesuai dengan rencana dan
kebutuhan kantor
5) Menyampaikan laporan kepada atasan serta pertimbangan-pertimbangan teknis tentang
kelembagaan dan ketatalaksanaan kantor

h. Melaksanakan penyusunan rencana kebutuhan pegawai, formasi dan pengusulan jabatan,

pengembangan karir melalui kesempatan mengikuti ujian dinas, izin/tugas belajar, DIKLAT
kepemimpinan, teknis dan fungsional;
Tahapan :
1) Mempelajari bahan-bahan atau peraturan-peraturan tentang kepegawaian
2) Membuat daftar hadir/besetting/DUK/usulan pemberkasan KP/berkala/DP3 pegawai
dalam lingkup dinas sesuai ketentuan yang berlaku
3) Membuat usulan pengisian jabatan kosong, Diklatpim, taknis dan ujian dinas bagi
pegawai yang memenuhi syarat kepangkatan, dan berkompeten
4) Merekap dan mengidentifikasi masalah-masalah yang terjadi dengan data-data pegawai
5) Memberikan solusi terhadap permasalahan yang timbul

i. Melaksanakan penyusunan bahan pembinaan dan pertanggungjawaban administrasi dan

keuangan;
Tahapan:
1) Mempelajari dan mengkaji peraturan perundang-undangan yang berlaku
2) Mengumpulkan bahan pertanggungjawaban dan bukti-bukti keuangan dari masing-
masing seksi
3) Membuat laporan pertanggung jawaban administrasi dan keuangan kantor berdasarkan
bahan pertanggung jawaban dan bukti keuangan seksi
4) Menyampaikan laporan pertanggungjawaban administrasi dan keuangan kepada atasan

j. Melaksanakan evaluasi dan pelaporan.

Tahapan:
1) Membuat jadwal pelaksanaan evaluasi
2) Melaksanakan kegiatan evaluasi dari masing-masing seksi
3) Menyusun konsep laporan evaluasi berdasarkan hasil evaluasi masing-masing seksi
4) Menyerahkan laporan evaluasi kepada atasan

k. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan tugas dan fungsinya
Tahapan:
1) Menerima tugas kedinasan lain yang diberikan oleh kepala Kepala Kantor
2) Melaksanakan tugas kedinasan
3) Melaporkan pelaksanaan tugas kedinasan lain

6. Bahan Kerja :
No Bahan Kerja Penggunaan Dalam Tugas
1. Renja Seksi Acuan pelaksnaan tugas
2. Referensi peraturan yang berlaku Acuan pelaksnaan tugas
3. Surat-surat masuk Sebagai prdoman pelaksanaan tugas
 7. Perangkat/ Alat Kerja:
No Perangkat Kerja Digunakan Untuk Tugas
1. Peraturan tentang pengelolaan Sebagai pedoman pelaksaan tugas
Perpusda, arsip dan dokumentasi
2. ATK Untuk mengetik surat/laporan
3. Komputer Alat pengetikan

8. Hasil Kerja:

No Hasil Kerja Satuan Hasil Waktu Penyelesaian

1. Mengkoordinasikan penyusunan Kegiatan 120

program, evaluasi dan pelaporan
tugas Kantor;
2. Melaksanakan dan
Kegiatan 120
mengkoordinasikan pengaturan,
pengelolaan administrasi
kepegawaian, keuangan dan barang;
3. Melaksanakan pengelolaan urusan Kegiatan 120
rumah tangga dan perlengkapan;
4. Mengkoordinasikan penyusunan Kegiatan 120
perencanaan
perundang-undangan, pengelolaan
dan pengembangan perpustakaan,
serta arsip dan dokumentasi;
5.
Melaksanakan pengelolaan naskah
Dokumen 1,500
dinas dan kearsipan;
6. Penyelenggaraan kelembagaan dan Kegiatan 120
ketatalaksanaan Kantor;
7. Melaksanakan penyusunan rencana Kegiatan 120
kebutuhan pegawai strategis dan
laporan akuntabilitas kantor;
8. Melaksanakan perumusan bahan Dokumen 1,500
rancangan pendokumentasian,
formasi dan pengusulan jabatan,
pengembangan karir melalui
kesempatan mengikuti ujian dinas,
izin/tugas belajar, DIKLAT
kepemimpinan, teknis dan
fungsional;
9 Melaksanakan penyusunan bahan Dokumen 1,500
pembinaan dan pertanggungjawaban
administrasi dan keuangan;
10. Melaksanakan evaluasi dan Laporan 1,500
pelaporan.
11.
Melaksanakan tugas lain yang
diberikan oleh atasan sesuai dengan
tugas dan fungsinya

9. Tanggung Jawab:
a. Keakuratan dalam penyajian informasi kepegawaian di dalam kantor
b. Ketelitian dalam pemeriksaan dan pengawasan berkas administrasi kepegawaian dan
keuangan di Kantor Perpustakaan Daerah, Arsip dan Dokumentasi Kab. Halut
c. Kerahasiaan dalam penyimpanan dokumen kearsipan

10. Wewenang:
a. Mengevaluasi seluruh pelaksanaan operasional Sub Bagian Tata Usaha Kantor sesuai dengan
peraturan yang berlaku
 b. Memberikan informasi kepada instansi terkait tentang sistem informasi manajemen
kepegawaian
c. Menegur bawahan
d. Mengajukan permintaan ATK di lingkungan Subag Tata Usaha

11. Korelasi Jabatan:

No Jabatan Unit Kerja/ Instansi Dalam Hal

1. Kepala Kantor Perpusda, Arsip & Laporan

Perppusda Dokumentasi
2. Pejabat Eselon IV Perpusda, Arsip & Koordinasi/Konfirmasi
Dokumentasi
3. Pejabat berwenang Badan Kepegawaian Koordinasi/Konfirmasi
pada unit Daerah (BKD PP)
kerja/Instansi/Lemba
ga terkait

12. Kondisi Lingkungan Kerja:

No Aspek Faktor

1. Tempat kerja Di dalam ruangan

2. Suhu Dingin
3. Udara Kering dan Lembab
4. Keadaan Ruangan Cukup
5. Letak
6. Penerangan Terang
7. Suara Tenang
8. Keadaan tempat kerja Bersih dan rapi
9. Getaran -

13. Resiko Bahaya:

No Fisik / Mental Penyebab
1. Tidak ada
2.
3.

14. Syarat Jabatan:

a. Pangkat/Gol. Ruang : Penata, III/c
b. Pendidikan : S1
c. Kursus/Diklat
1) Penjenjangan : Diklat PIM Tk.IV
2) Teknis :
d. Pengalaman kerja :
e. Pengetahuan kerja : Peraturan tentang kepegawaian dan keuangan daerah
f. Keterampilan kerja : Mengoperasikan komputer

g. Bakat Kerja :
1) V (Bakat Verbal) = Kemampuan untuk memahami arti kata-kata dan penggunaannya
secara tepat dan efektif
2) N (Numerik) = Kemampuan untuk melakukan operasi arithmatik secara tepat dan akurat
3) P (Penerapan Bentuk) = Kemampuan menyerap perincian-perincian yang berkaitan
dalam objek atau dalam gambar atau dalam bahan grafik.
4) Q (Ketelitian) = Kemampuan menyerap perincian yang berkaitan dalam bahan verbal
atau dalam tabel.

h. Temperamen Kerja :
 1) D : Kemampuan menyesuaikan diri menerima tanggung jawab untuk kegiatan
memimpin, mengendalikan atau merencanakan.
2) J : Kemampuan menyesuaikan diri pada kegiatan perbuatan kesimpulan penilaian atau
pembuatan peraturan berdasarkan kriteria rangsangan indera atau atas dasar
pertimbangan pribadi.
3) R : Kemampuan menyesuaikan diri dalam kegiatan-kegiatan yang berulang, atau secara
terus menerus melakukan kegiatan yang sama, sesuai dengan perangkat prosedur,
urutan atau kecepatan yang tertentu.
4) T : Kemampuan menyesuaikan diri dengan situasi yang menghendaki pencapaian
dengan tepat menurut perangkat batas, toleransi atau standar-standar tertentu.

i. Minat Kerja :
1) Konvensional (K)
2) Realistik (R)
3) Kewirausahaan (Ke)

j. Upaya Fisik :
1) Duduk : Berada dalam suatu tempat dalam posisi duduk biasa.
2) Berbicara : Menyatakan atau bertukar pikiran secara lisan agar dapat dipahami.
3) Mendengar : Menggunakan telinga untuk mengetahui adanya suara
1) Melihat : Usaha mengetahui dengan menggunakan mata.

k. Kondisi Fisik :
1) Jenis Kelamin : Laki-Laki/Perempuan
2) Umur :
3) Tinggi badan :
4) Berat badan :
5) Postur badan :
6) Penampilan : Rapih

l. Fungsi Pekerja :
Tingkat Hubungan Pemegang Jabatan Dengan Data :
1) D1=Mengkoordinasikan data : Menentukan waktu, tempat atau urutan operasi yang
akan dilaksanakan atau tindakan yang harus diambil berdasarkan hasil analisa data,
melaksanakan ketentuan atau melaporkan kejadian dengan cara menghubung-
hubungkan mencari kaitan serta membandingkan data setelah data tersebut dianalisa
2) D2=Menganalisa Data : Mempelajari, mengurai, merinci dan menilai data untuk
mendapatkan kejelasan, atau menyajikan tindakan alternatif.

Tingkat Hubungan Pemegang Jabatan Dengan Orang

1) O0=Menasehati : Memberi bimbingan, saran, konsultasi atau nasehat kepada
perorangan atau instansi dalam pemecahan masalah berdasarkan disiplin ilmu,
spiritual, atau prinsip – prinsip keahlian lainnya
2) O2=Mengajar : Melatih orang lain dengan memberikan penjelasan, peragaan, bimbingan
teknis, atau memberikan rekomendasi atas dasar disiplin yang bersifat teknis
3) O6=Berbicara – memberi tanda : Berbicara atau memberi tanda kepada orang lain untuk
meminta, memberi informasi atau untuk mendapatkan tanggapan atau reaksi yang
sifatnya tidak konseptual

Tingkat Hubungan Pemegang Jabatan Dengan Benda

3) B7=Memegang : Menggunakan anggota badan, perkakas tangan atau alat khusus lain
dalam mengerjakan, memindahkan atau membawa benda

15. Prestasi Kerja Yang Diharapkan

 No Satuan Hasil Jumlah Hasil Kerja

1
2
3
4

16. Butir Informasi Lain :

......................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................

Tobelo, 5 September 2013

Mengetahui Atasan Langsung Yang membuat

(Atbernimus Pasimanyeku. S Pd, M Pd.) (Hudson G. Ballamu)

NIP. 196911191997021 001 NIP. 197309291997081001