FORMULIR INFORMASI JABATAN

1. Nama Jabatan : Agendaris & Arsiparis

2. Kode Jabatan :-

3. Unit Organisasi : Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi

Eselon I :

Eselon II :

Eselon III :Kepala Kantor

Eselon I V : Kasubag Umum & Kepegawaian

4. Kedudukan Dalam Struktur Organisasi :

Kepala Kantor

Kasubag Umum
& Kepegawaian

Agendaris & Pengolah Data Penata Laporan Operator

Arsiparis Pegawai Keuangan Komputer

(Tulis jabatan saudara dengan diberi warna berbeda dan dilengkapi dengan 2 (dua) jabatan
diatasnya dan serta jabatan-jabatan yang setara)

1
 2

5. Ikhtisar Jabatan :
Menerima, mencatat dan mendistribusikan surat, dokumen, barang dan pesan ke unit kerja
berdasarkan masalah dan tujuannya.

6. Uraian Tugas:
a. Menerima dan memeriksa surat atau barang cetakan yang diterima dari Caraka untuk
mengetahui kelengkapannya :
Tahapan :
1) Menginventarisir surat atau barang cetakan
2) Memeriksa surat/barang cetakan

b. Mencatat dan memberi nomor agenda atau kode surat masuk dengan menulis nomor dan
tanggal penerimaan serta permasalahannya untuk memudahkan pengecekan. :
Tahapan :
1) Memisahkan surat/barang cetakan berdasarkan spesifikasi
2) Memberi kode
3) Mencatat permasalahan isi surat ke buku agenda

c. Memeriksa, mencatat dan memberikan nomor agenda surat keluar berdasarkan tanggal,
permasalahan pengiriman dan tujuan surat agar tertib dan terkendali. :
Tahapan :
1) Memisahkan surat/barang cetakan yang akan dikirim
2) Memberi kode
3) Mencatat permasalahan dan tujuan isi surat ke buku agenda
4) Mendistribusikan surat ke caraka untuk akan di kirim ke tempat tujuan

d. Mendistribusikan surat, dokumen, barang dan pesan yang masuk berdasarkan masalah dan
tujuannya.
Tahapan :
1) Memisahkan surat/barang cetakan yang akan dikirim
2) Memberi kode
3) Mencatat permasalahan dan tujuan isi surat ke buku agenda
4) Mendistribusikan surat sesuai isi disposisi ke masing-masing bidang dan seksi

e. Mencatat menyimpan arsip-arsip masuk dan keluar agar mudah dalam pengecekannya
Tahapan :
1) Penataan bendel arsip
2) Mengarsipkan surat keluar-masuk
3) Mengarsipkan surat-keluar masuk

f. Menata Arsip sesuai dengan kode dan klasifikasi surat/barang cetakan agar mudah dalam
mencarinya.
Tahapan :
1) Menginvetarisir berdasarkan spesifiskasi surat/barang cetakan
2) Menata berkas menurut kode dan klasifikasi, abjad, nomor urut, berkas gabungan dan
filing cabinet

g. Melaporkan hasil kerja kepada atasan

Tahapan :
1) Membuat laporan sesuai dengan apa yang dikerjakan tiap hari
2) Mengetik dan memeriksa kembali laporan untuk disampaikan kepada atasan
 3

7. Bahan Kerja :
No Bahan Kerja Penggunaan Dalam Tugas
1. Referensi peraturan yang berlaku Sebagai Pedoman kerja
2. Surat-surat masuk Sebagai prdoman pelaksanaan tugas

8. Perangkat/ Alat Kerja:

No Perangkat Kerja Digunakan Untuk Tugas
1. Peraturan tentang kearsipan Sebagai pedoman pelaksaan tugas
2. ATK Untuk mengetik surat/laporan
3. Komputer Alat pengetikan
4. Printer Alat Cetak

9. Hasil Kerja:
Waktu
No Hasil Kerja 1) Satuan Hasil 2)
Penyelesaian
1. Surat Keluar Dokumen 3,000
2. Data Kebutuhan ATK Dokumen 120
3. Kartu Nama Dokumen 1,500
4. Surat pinjam pakai ruang Dokumen 60
Dokumen 1,500
5. Bahan Laporan
Dokumen 60
Data laporan Laporan 30
Kegiatan 600

1)Hasil Kerja : Tulis Hasil Kerja sesuai dengan uraian tugas

2)Tulis Satuan Hasil kerja seperti: dokumen, kegiatan,dll.

10. Tanggung Jawab:

a. Menata kelola arsip dan berkas administrasi sesuai dengan ketentuan yang berlaku
b. Mempelajari aturan dan perundang-undangan yang berlaku berkaitan dengan tata
kerasipan
c. Menjaga agar arsip dan berkas administrasi Kantor selalu tersimpan dengan baik
d. Melaporkan hasil kerja kepada atasan

11. Wewenang:
a. Mengerjakan tugas sesuai dengan perintah yang diberikan oleh atasan
b. Menjaga kerahasiaan Dokumen
12. Korelasi Jabatan:

No Jabatan Unit Kerja/ Instansi Dalam Hal

1. Eselon III.a Kepala Kantor Laporan

2. Eselon IV.a Kepala Subag Laporan dan Konsultasi
 4

13. Kondisi Lingkungan Kerja:

No Aspek Faktor

1. Tempat kerja Didalam ruangan

2. Suhu Sejuk
3. Udara Kering dan lembab
4. Keadaan Ruangan Baik
5. Letak -
6. Penerangan Terang
7. Suara Tenang
8. Keadaan tempat kerja Bersih dan rapi
9. Getaran -

14. Resiko Bahaya:

No Fisik / Mental Penyebab

1.

2.

15. Syarat Jabatan:

a. Pangkat/Gol. Ruang : Pengatur Muda, II/a
b. Pendidikan : SMA/D-I
c. Kursus/Diklat
1) Penjenjangan :
2) Teknis : Diklat Agendaris dan Arsiparis
d. Pengalaman kerja :
e. Pengetahuan kerja : Aturan tentang Tata Kearsipan
f. Keterampilan kerja : Mengoperasikan Komputer
g. Bakat Kerja :
1) Intelegensi : Kemampuan belajar secara umum
2) Ketelitian : Kemampuan menyerap perincian yang berkaitan dalam bahan verbal atau
dalam tabel.
h. Temperamen Kerja :
1) REPCON (Repettive, Continously) : Kemampuan menyesuaikan diri dalam kegiatan-
kegiatan yang berulang, atau secara terus menerus melakukan kegiatan yang sama,
sesuai dengan perangkat prosedur, urutan atau kecepatan yang tertentu.
i. Minat Kerja :
1) Konvensional (C)
2) 3a : Pilihan melakukan kegiatan rutin, konkrit dan teratur
3) 1b : Pilihan melakukan kegiatan yang berhubungan dengan komunikasi data
j. Upaya Fisik :
1) Duduk : Berada dalam suatu tempat dalam posisi duduk biasa.
2) Bekerja dengan jari : Memungut, menjepit, menekan dan lain sebagainya dengan
menggunakan jari (berbeda dengan “memegang” yang terutama menggunakan
seluruh bagian tangan).
3) Berbicara : Menyatakan atau bertukar pikiran secara lisan agar dapat dipahami.
 5

4) Melihat : Usaha mengetahui dengan menggunakan mata.

k. Kondisi Fisik :
1) Jenis Kelamin : Laki-laki/Perempuan
2) Umur : 22-35 Tahun
3) Tinggi badan :
4) Berat badan :
5) Postur badan :
6) Penampilan : Rapih
l. Fungsi Pekerjaan :
Tingkat Hubungan Pemegang Jabatan Dengan Data :
1) Menyusun data : Mengerjakan, menghimpun atau mengelompokkan tentang data,
orang atau benda.
2) Menyalin data : Menyalin, mencatat atau memindahkan data.
Tingkat Hubungan Pemegang Jabatan Dengan Orang :
1) O7=Melayani orang : Memenuhi kebutuhan atau permintaan orang lain, baik yang
dinyatakan atau yang tidak langsung dinyatakan tetap harus dilaksanakan menurut
ketentuan. Fungsi ini diperlukan pengetahuan dan keterampilan khusus untuk
melaksanakannya.
2) O8=Menerima instruksi : Membantu melaksanakan kerja berdasarkan perintah
atasan yang tidak memerlukan tanggapan
Tingkat Hubungan Pemegang Jabatan Dengan Benda :
1) B4=Mengolah benda dengan tangan atau peralatan khusus : Menggunakan anggota
badan, seperangkat alat perkakas tangan atau alat-alat khusus untuk mengerjakan,
menggerakkan, menga-rahkan atau menempatkan benda/ pekerjaan.
2) B7=Memegang : Menggunakan anggota badan, perkakas tangan atau alat khusus
lain dalam mengerjakan, memindahkan atau membawa benda

16. Prestasi Kerja yang diharapkan

Jumlah Hasil Waktu Penyelesaian

No Satuan Hasil1
(Dalam 1 Tahun) (Menit) 2)
1. Dokumen 65 20
2. Dokumen 35 1500
3. Surat 1 15
4. Dokumen 1 60
5. Dokumen 3000 2
6. Dokumen 3000 15
7. Kartu Nama 3000 15
8. Surat 5 20
9. Laporan 1 1500
10. Dokumen 30 15
11. Dokumen 5 15
12. Dokumen 2 60
13. Dokumen 2 60
1) Satuan Hasil lihat nomor 9 kolom 2
2) Tulis waktu penyelesaian untuk setiap hasil kerja dalam satuan waktu menit
 6

17. Butir Informasi Lain :

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

....................., ....................2012

Mengetahui Atasan Langsung Yang membuat

(.Atbernimus Pasimanyeku. S Pd, M Pd.) (Rooslita Tulaseket)

NIP. NIP. 19820202200112005