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Visão Matricial: Uma abordagem para gestão de despesas

Marcel Augusto B. Cortapasso

Gestão Orçamentária Tradicional incorporação da visão de pacote de despesas e


do controle cruzado dos gastos.
No processo orçamentário tradicional, executivos
elaboram o orçamento de suas áreas de negócio Os pacotes de despesas são criados pelo
e, geralmente, possuem alto poder de decisão agrupamento de despesas similares que têm uma
para sua aprovação, já que são os responsáveis origem comum. Como exemplo, um pacote
que detêm maior conhecimento dos processos e hipotético denominado “Gente” poderia ser
todas as linhas de gasto. composto pelas contas contábeis: salários,
encargos, benefícios, comissões e outras
Embora esse modelo seja amplamente utilizado,
despesas relacionado a gastos com pessoal. Os
existem algumas limitações que devem ser
pacotes podem ser criados utilizando-se
evidenciadas.
diferentes critérios que dependem do controle e
a) Os executivos, frequentemente, rendem-se visão de negócio no acompanhamento das
à tentação de inflacionar seus gastos e se despesas.
posicionar na zona de conforto com metas
Para cada pacote de despesas existe um gestor
conservadoras que podem ser facilmente
com orçamento, metas e indicadores que estão
alcançadas. Quando este
em linha com as metas globais da companhia,
comportamento é generalizado, há
logo, com todas as áreas executivas.
comprometimento das metas o que leva
os responsáveis pela consolidação do Apesar da gestão do pacote ser relativamente
orçamento realizar cortes arbitrários e independente, é imprescindível que executivos e
transversais a fim de atingir as metas gestores de pacotes trabalhem em conjunto,
financeiras globais da companhia. visto que os gastos são realizados e orçados
b) O processo de acompanhamento e dentro da mesma matriz Pacote de Despesas x
controle orçamentário, frequentemente, é Áreas Executivas.
centralizado na área de controladoria, o
Figura 1: Os 3 Princípios do GMD
que acarreta sobrecarga de trabalho e
consequentemente menor agilidade na
identificação de desvios do orçamento e
na execução de planos de ação Controle Cruzado

preventivos e corretivos.
c) Os fluxos para aprovação das compras
realizadas nos níveis de gerência, quando
existe, é usualmente realizado pelo
Gestão Matricial
executivo do processo. de Despesas

O que é GMD? Desdobramento Acompanhamento


dos Gastos Sistemático

A Gestão Matricial de Despesas (GMD) é um


modelo de elaboração e acompanhamento do
orçamento de despesas que visa reduzir os
problemas do orçamento tradicional. No GMD,
além dos gastos serem acompanhados na visão
Controle cruzado: acompanhamento e
das áreas de negócios ou executivas, há
responsabilidade dos gastos são compartilhadas
entre gestores de pacotes e diretores.
Os gestores de pacotes acompanham como as Requisitos para Implantação do GMD
despesas são realizadas horizontalmente,
Base de informações contábil gerencial confiável:
enquanto os diretores fazem a gestão
a estrutura de centros de custos e plano de contas
verticalmente.
deve atender as necessidades atuais do negócio.
Figura 2: Visão Matricial das Despesas Além disso, os processos de contabilização devem
ser adequados com a correta alocação das
Executivos
despesas aos centros de custo e contas.

Processos de gestão orçamentário consolidado:

Recursos Humanos
Novos Negócios

Finanças

Marketing
existência de comitês e/ou comissões para o
acompanhamento mensal dos resultados com
Gente e Benefícios elaboração de análises comparativas com o
Gestores Pacote

orçamento nas visões executivas.


Tecnologia da Informação
Complexidade na estrutura de gastos: acontece
Infra Estrutura Predial
por dispersão geográfica das unidades, existência
Viagens de amplo portfólio de produtos e/ou várias áreas
de negócio. Os ganhos na implantação do GMD
Foco no desdobramento dos gastos: os gastos em empresas que possuem baixa complexidade
devem ser decompostos ao longo da hierarquia da estrutura de gastos podem não ser
organizacional até nível de centro de custo. significativos, já que, em geral, a estrutura
administrativa é centralizada e com participação
Figura 3: Desdobramento dos Gastos de baixo número de executivos.

Interesse e patrocínio da alta administração: para


o sucesso do GMD é imprescindível o apoio dos
Diretoria Finanças
executivos e ciência que a criação dos gestores
de pacotes faz que o controle das despesas das
áreas executivas seja compartilhado, ou seja, os
Gerência Controladoria Tesouraria
gestores de pacotes podem propor ações e definir
políticas que impactem estas áreas.
Planejamento Apuração de Gestão Fluxo
Centro de Custo
Financeiro Resultados de Caixa Fases da Implantação
1. Engajamento dos executivos: realizar kick off
de alinhamento com todos os executivos da
Acompanhamento sistemático: os gastos são empresa explicando o modelo GMD e as
acompanhados e comparados constantemente implicações em suas áreas. Formalizar o papel
com o orçamento e indicadores metas pré- do gestor de pacote e dar empowerment
definidos. Quando desvio são observados, os para sua atuação.
gestores envolvidos propõem ações corretivas. 2. Montar um time vencedor: selecionar
Destaca-se que a dinâmica das reuniões com a responsáveis com expertise em finanças,
presença dos gestores de pacotes exige modelos de remuneração, conhecimento da
maturidade dos executivos, uma vez que os dinâmica dos negócios e bom
gestores de pacote também têm relacionamento com os executivos. Este time
responsabilidades sobre os gastos das áreas será responsável pela execução das três fases
executivas. posteriores e permanecerá até a
implantação do modelo.
3. Alinhamento estratégico: definir diretrizes consumo de recursos não financeiros. O
orçamentárias com metas financeiras e baseline por pacote e área executiva é
objetivos de longo prazo que nortearão a utilizado como referência para elaboração
alocação de recursos entre os negócios e do planejamento.
linhas de despesas. 2. Identificação das oportunidades e
4. Definição de pacotes e gestores: análise priorização: os dados do baseline são
crítica do plano de contas e definição dos utilizados como insumo para identificação de
pacotes de despesas que são relevantes e, oportunidades e priorização dos gastos a
posteriormente, nomeação dos responsáveis serem atacados. As oportunidades podem ser
por sua gestão. Neste momento é necessário encontradas com análises evolutivas,
criar fluxos de aprovação para que os comparativas, por indicadores e
gestores de pacotes de despesas possam benchmarkings internos e externos. As
atuar no orçamento e controle de seus gastos. priorizações podem ser avaliadas através de
5. Modelo de remuneração: definir como os uma matriz esforço e ganho esperado.
gestores de pacotes serão avaliados e como 3. Definição de metas e recompensas: com a
será o programa de recompensa. identificação e mensuração das
oportunidades e a priorização das que serão
Planejamento e Controle Matricial tratadas é possível estimar metas individuais
O planejamento orçamentário envolve: entre os executivos e gestores de pacotes. O
1. Definição de Baseline: determinação de um conjunto das metas deve refletir a meta
período e levantamento do histórico contábil global da companhia determinada no
gerencial e de dados relacionados ao alinhamento estratégico. As metas estarão

Figura 4: Planejamento e Controle Matricial na Prática

Pacote de Despesas: Pacote de Despesas:


Gente e Benefícios Viagens

Elaboração do Orçamento Elaboração do Orçamento

Análise crítica do orçamento realizado pelas áreas com Análise crítica do orçamento realizado pelas áreas com
pedidos de revisão em caso de variações superiores a pedidos de revisão em caso de grandes variações em
inflação em áreas com processos maduros e estáveis. relação ao ano anterior nas áreas de back office.

Definição de Políticas e Metas Definição de Políticas e Metas

Política: Aumento salarial com promoção não pode Política: Emissão de passagens deve ser realizada 10 dias
ultrapassar 20% da base salarial do funcionário. antes da data de embarque da viagem.
Meta: Percentual de horas extras sobre salário base deve ser Meta: 95% das emissões de passagem devem estar dentro
inferior a 2%. da política.

Acompanhamento dos Resultados Acompanhamento dos Resultados

Justificar variações entre real e orçado e propor planos de Justificar variações entre real e orçado e propor planos de
ação: (1) Postergação de contratações e promoções e (2) ação: (1) Disseminação do uso de calls e (2) Renegociação
Revisão de turnos de trabalho. de contratos com prestadores de serviços de viagens.
associadas ao programa de recompensas ou sua área. Na implantação do modelo deve-se
bônus dos executivos e gestores de pacotes. deixar transparente os papeis e responsabilidades
dos executivos e gestores de pacotes a fim de
Benefícios minimizar o conflito entre as partes.

Formação de especialistas de custos e despesas: Como há descentralização do controle das


como os gestores de pacotes têm um escopo de despesas e maior controle dos gastos com a visão
atuação restrito e bem definido, com o tempo, cruzada, os executivos e gestores de pacotes dão
eles acabam tornam-se especialistas do pacote e mais atenção aos gastos e são incentivados a
têm mais condições de analisar eventuais desvios entender no detalhe o modelo de apuração dos
do orçamento e propor ações preventivas e resultados e as alocações contábeis em suas
corretivas. contas e centros de custo. As áreas de
controladoria e finanças precisa estar preparada
Comparação do desempenho entre as empresas:
para gerar e disponibilizar os relatórios que darão
como boa prática, os gestores de pacotes
subsídios aos gestores de pacote e executivos na
levantam benchmarking internos e externos que
análise destes dados.
favorecem a identificação e classificação das
áreas e processos mais eficientes que podem ser Por último, há necessidade de criação de fluxos e
utilizados como referência para elaboração de alçadas para aprovação de compras. No fluxo de
projetos e iniciativas em outras áreas. compras é necessário a aprovação tanto dos
executivos como dos gestores de pacotes. Os
Interação entre gestores de pacotes e executivos:
acordos de serviços e alçadas de aprovação
os gestores de pacotes atuam em conjunto com
devem ser bem definidos a fim de minimizar a
os executivos na identificação de oportunidades
possibilidade de burocratização em excesso e
de redução de gastos e na implantação de
perca da agilidade nos processos decisórios.
projetos de melhorias. Além disso, os gestores de
pacotes e executivos elaboram o orçamento em
conjunto com foco nas metas globais, presentes
na matriz Pacote de Despesas x Área Executiva.

Elaboração e revisão das políticas de gastos: os


gestores de pacotes são responsáveis pela
elaboração das políticas de gastos. A definição
de políticas claras e sua aprovação em comitê
com executivos, aumenta a transparência e
autonomia dos envolvidos e gera maior
consciência no consumo de recursos financeiros.

Desafios
A modelo de gestão matricial de despesas propõe
forte mudança cultural. Gestores de pacotes de
despesas, usualmente, precisam questionar os
executivos para entender como os gastos são
realizados para assim identificar oportunidades e
propor ações para redução em suas linhas de
responsabilidade. Alguns executivos sentem-se
pouco confortáveis em abrir seus números e saber
que outro gestor está controlando as despesas de