Víctor Hugo Arévalo Jordán

Teoría, fundamentos
y práctica
de la Archivología

1a. edición virtual

e-libro.net
Abril de 2002
Esta obra también está disponible en soporte papel, bajo la moda-
lidad de «libro a pedido».

© 2001, por Víctor Hugo Arévalo Jordán

© Primera edición virtual y en papel, e-libro.net,

abril de 2002

ISBN 987-95963-2-3

Ilustración de la portada: Actas de cabildo del Archivo General

de la Provincia de Santa Fe. Foto de Leandro Vurcharchuc.
 PRÓLOGO
(Edición 1991)

Con gran placer introducimos al estudio en esta obra

resultado de la consecuente tarea investigativa y reflexi-
va de Víctor Hugo Arévalo Jordán.
Ella consta de tres partes independientes entre sí y
que agotan los temas que se proponen exponer.
Con el libro primero: “Contexto teórico” se introduce
al lector en los conceptos básicos, recorriendo paso a paso
los requerimientos de quien desea conocer los principios
fundamentales de la archivística para ponerlos en prácti-
ca. Para ello ofrece un pormenorizado análisis del mate-
rial de archivos, partiendo desde su generación en la si-
tuación más simple: la comunicación del hombre, para
desentrañar paso a paso la producción del documento
abordándola de manera profunda, en sus instancias de
mayor complejidad.
Establece también, con criterio novedoso, la funda-
mentación epistemológica que permite comprender a la
archivología entre las ciencias sociales y como ciencia de
la documentación, así como la clasificación de un sistema.
 El libro segundo: “Práctica de la archivología” vuel-
ve sobre el archivo recorriéndolo a través de la historia,
para luego proporcionar un interesante número de defi-
niciones de especialistas reconocidos y considerar los
pasos necesarios que habrá que cumplir el archivo, en su
labor concreta.
El libro tercero: “Ciencias auxiliares y la enseñanza
archivística”, deja planteadas conceptualmente las di-
versas ciencias que le dan su apoyatura logística a la ar-
chivología. En cuanto a la formación profesional del ar-
chivero, proporciona los antecedentes del tema, los fi-
nes en términos generales y la experiencia vivida en la
provincia de Santa Fe con la carrera de Archiveros. Cie-
rra este ítem con las referencias que existen desde el
punto de vista ético para esta labor.
Reconociendo la condición de aporte que importa esta
obra a la bibliografía archivística, convirtiéndose en mate-
rial de consulta imprescindible para los archiveros argen-
tinos, deseamos a su autor la continuidad de sus inquie-
tudes y productividad que se refleje en nuevas obras de
la materia.

Santa Fe de la Veracruz, 1991

Ana María Cechini de Dallo

Licenciada en Historia
Subdirectora del Archivo General
de la Provincia de Santa Fe

5
 PRÓLOGO
(Edición 1988)

El presente texto de Teoría Archivológica realizado

por Víctor Hugo Arévalo Jordán, docente de la cátedra
de Teoría Archivística de la carrera de Archivística del
Instituto Superior N° 12 de Santa Fe, viene a cubrir la
carencia de material bibliográfico en la materia, ya que
son pocas las obras y es muy difícil su distribución y ac-
ceso en la provincia.
Su intención es brindar un conocimiento actualizado
de la archivología en el complejo sistema de las ciencias
de la documentación atendiendo a su fundamento epis-
temológico, sus técnicas, su finalidad y su interrelación
con ciencias afines.
La bibliografía consultada, de reconocida autoridad
nacional e internacional, pone al alcance de la comuni-
dad estudiantil la problemática teórica de los archivos,
su organización y funcionamiento.
La obra consta de tres partes principales partiendo
de una idea global respecto a los distintos tipos de cen-
tros capaces de brindar información, para luego tratar
específicamente de la archivología y finalmente la rela-
ción entre ésta y la historia.
Siguiendo la nueva concepción de la archivología, el
autor la ubica en el contexto de las ciencias de la docu-
mentación, ya que tiene la misión de almacenar docu-
mentos en forma adecuada y suministrar información
precisa. Destacable función si consideramos la explosión
documental del siglo XX como consecuencia de las com-
plejas actividades que desarrolla la sociedad contempo-
ránea.
En la segunda parte aborda especialmente el tema
de los archivos y el documento, refiriéndose a sus prin-
cipios, técnicas y carácter en el marco de las ciencias y
particularmente en el de una ciencia social auxiliar de
otras ciencias.
Dado que la archivología es el paso necesario e im-
prescindible para el administrador, que piensa en el pre-
sente y el futuro, y para el investigador que busca com-
prender el presente indagando en el pasado, es que plan-
tea la estrecha relación existente entre estos usuarios y
los archivos.
Este libro habrá alcanzado su propósito si contribu-
ye a despertar el interés de las personas que están es-
trechamente ligadas, ya sea laboral o intelectualmente,
a la temática tratada, permitiendo ver incluso el avance
que se realiza en la materia, en otros países.

Pascualina Di Biassio
Profesora de Historia
Técnica Archivera becada por la OEA
Docente de la carrera de Archivística
Instituto Superior N° 12

7
 A MODO DE PRESENTACIÓN
(Edición 1987)

Víctor Hugo Arévalo Jordán presenta su libro “Teoría

Archivológica” preparado con un gran esfuerzo y dedica-
ción, como corolario de sus clases docentes, en calidad de
catedrático y jefe de sección de la carrera Archivística.
Muy loable su publicación y, aunque no haya acuerdo
en algunos puntos, ya sean teóricos o filosóficos, ha de-
mostrado su posición, lo que no deja de ser un aporte a la
carrera.
Empeñoso en lo que se propone, ha logrado un lugar
en la materia.
La falta de bibliografía especializada hace que este
libro venga a cubrir una importante necesidad, y los alum-
nos hallarán en él lo fundamental para orientarse en el
tema.
Es de desearle a Víctor Hugo Arévalo éxito en su pro-
puesta y a su incansable labor los auspicios de una feliz
producción archivística.

J. Catalina Pistone
Técnica Archivera
Directora General
Archivo General de la Provincia de Santa Fe
 ÍNDICE

Prólogo (Edición 1991) ................................................................ 4

Prólogo (Edición 1988) ................................................................ 6
A modo de presentación (Edición 1987) ......................................8
LIBRO PRIMERO. Contexto teórico ........................................ 14
Nociones generales ................................................................ 15
Introducción y carácter general de los archivos ................. 15
Fundamentos teoréticos de la archivología ........................ 20
Lógica de los archivos ........................................................ 23
Fenomenología documental. Del hecho a la documentación . 31
DocumentaciónJInformación ............................................... 45
Fundamentos de la archivología en el contexto de las
ciencias de la documentaciónJinformación .......................... 50
Documentación, materia prima del conocimiento.
Aspectos filosóficos ............................................................. 54
El método científico ............................................................ 56
Clasificación de la archivología en el contexto de las
ciencias de la documentación ................................................ 61
Archivología: técnica y ciencia .............................................. 65
El concepto tradicional de la archivología .......................... 75
El concepto actual .............................................................. 77
La archivología como ciencia social ................................... 80
 Divisiones de la archivología ................................................. 83
Archivología de continente o estructural ........................... 84
La archivología de contenido o infraestructural ................ 88
Archivología general .......................................................... 89
La archivología por sus fines ............................................. 93
La archivología en la organización del conocimiento y las
ciencias de la documentación .............................................. 101
Teorías epistemológicas .................................................... 102
Teoría moderna del conocimiento ..................................... 106
La investigación en las ciencias de la documentación ..... 109
La organización del pensamiento ..................................... 110
Archivología y teoría de sistemas ........................................ 111
Sistema de archivo ........................................................... 114
La archivología en la clasificación de sistemas ................ 117
Procesos de análisis y síntesis ......................................... 125
LIBRO SEGUNDO. Práctica de la archivología .................... 128
Archivo. Nociones preliminares .......................................... 129
Concepto y definiciones de archivo ................................... 147
Objetivos del archivo ........................................................ 156
Aplicaciones técnicas. Recepción ...................................... 165
La clasificación documental ............................................. 167
Principios de la clasificación ......................................... 174
La clasificación en el contexto de la evaluación
documental .................................................................... 174
Criterios de clasificación en el contexto público ............ 176
Ordenación ....................................................................... 178
Descripción ....................................................................... 183
Las normas ................................................................... 205
Las normas ISAAD (G) .............................................. 205
Las normas ISAAR (CPF) .......................................... 207
Origen y objetivo del documento normativo ............... 208
Las normas ISO ......................................................... 213
La información y el avance tecnológico. La documática . ... 216
Descripción por ordenadores ............................................ 218
Momentos para la descripción .......................................... 220
Control de trámites .......................................................... 221
Lenguaje y formas de información ................................... 223
Algunas reflexiones sobre los ordenadores
y los archivos del futuro ................................................... 226

10
 Internet ......................................................................... 228
Información ......................................................................... 229
La ciencia de la información ............................................ 235
La planificación en los archivos .......................................... 236
Programación de los trabajos ........................................... 240
Clasificación del archivo ...................................................... 243
Formación de los archivos ................................................... 260
Archivalía ........................................................................ 262
Relación con hechos y productos directos ......................... 265
Documento y documentación ........................................... 266
Del documento a la documentación .................................. 271
Naturaleza y características del documento .................... 273
Actividades pre-documentales .......................................... 274
Centros de documentación ............................................... 275
Actividades documentales ................................................ 275
Técnicas documentales .................................................... 276
LIBRO TERCERO. Ciencias auxiliares. Enseñanza
y comunidad archivística ....................................................... 279
Los archivos y la administración ........................................ 280
Generalidades de la administración ................................. 282
Administración privada ................................................... 286
El Estado .......................................................................... 288
Funciones del Estado ....................................................... 290
Los archivos y la historia .................................................... 292
Concepto de la historia ..................................................... 293
Heurística y crítica de las fuentes ................................... 298
Los momentos de la heurística ..................................... 301
Ciencias auxiliares de la historia ..................................... 303
Archivos y paleografía ......................................................... 306
Concepto ........................................................................... 307
El método paleográfico .................................................. 308
Fines de la paleografía .................................................. 309
Neografía ...................................................................... 310
Archivos y diplomática ........................................................ 312
Concepto ........................................................................... 312
Archivos y cronología .......................................................... 316
Concepto ........................................................................... 316
Formación profesional ......................................................... 319
Consideraciones sobre la enseñanza archivística ................ 323

11
 Fines de la capacitación ................................................... 325
Ingreso y título ................................................................. 326
Planes de estudios ............................................................ 327
Campo de actuación profesional del archivero ................. 328
La ética profesional del archivero .................................... 331
Las asociaciones de archiveros ......................................... 332
La preparación del archivero ........................................... 334
Presente y futuro de la formación del archivero .............. 337
La práctica profesional del archivero ............................... 339
Anteproyecto de ley del ejercicio de la archivología ............. 342
Importancia de la profesión de archivólogo dentro
del fenómeno «explosión de la información» ..................... 343
El desarrollo de la profesión en algunos países
de tradición archivística .................................................. 344
La profesión en Santa Fe ................................................. 347
Estructura y contenido del anteproyecto de ley ............... 349
Texto del anteproyecto de ley del ejercicio
de la archivología ............................................................. 350
Ética profesional .................................................................. 363
Concepto de ética .............................................................. 363
Diferencia entre ética y moral ......................................... 364
Código de ética ................................................................. 366
Bibliografía ............................................................................. 377

12
Teoría, fundamentos y práctica
de la Archivología
 Libro Primero
CONTEXTO TEÓRICO
 NOCIONES GENERALES

INTRODUCCIÓN Y CARÁCTER GENERAL DE LOS ARCHIVOS

Los archivos son un producto de las actividades pro-

pias del ser humano. Su existencia se fundamenta en una
ilación suficiente de experiencias transmitidas primero
en forma tradicional, luego científicamente estableci-
das. Su razón suficiente es constituida por los documen-
tos —información que modifica a un soporte— que lle-
gan a tener sentido de perdurabilidad y que ultérrima-
mente constituyen su testimonio.
En todos los tiempos existió preocupación archivísti-
ca. Se han llamado archivos:
1) Al conjunto de documentos.
2) A la reunión de documentos esencialmente signi-
ficativos y relacionados entre sí. Hoy se los deno-
mina colecciones.
3) A una dependencia institucional, sea sección, de-
partamento, oficina, encargada de reunir los do-
cumentos producidos en la institución.
 4) Al conjunto de procedimientos o rutinas, en el tra-
tamiento de la información.
5) A la exposición escrita sobre soportes líticos.
6) A las instituciones dedicadas exclusivamente al
tratamiento de documentos producidos en una
determinada actividad sociopolítica.
También se utiliza la palabra archivos seguida de otra
específica para señalar la condición de determinadas uni-
dades de trabajo documental: general, sectorial, inter-
medio, vivo, muerto, etc.
La existencia de los archivos data de épocas remo-
tas, propiamente desde el asentamiento de las escritu-
ras. Al analizar la historia de los archivos, observamos
como una función principal, la custodia de documentos
escritos sobre tablillas enceradas; soportes que se guar-
daban insertándolas en una barra mediante un orificio
elaborado ex profeso en la parte superior de la tablilla.
Los egipcios, sumerios y macedonios, en el floreci-
miento de sus civilizaciones, vieron la necesidad de crear
y organizar depósitos dedicados a la conservación de sus
documentos: básicamente tenían los objetivos principa-
les de testimoniar decisiones del gobierno y la realeza y
de efectuar constancia sobre la propiedad.
En el tercer milenio antes de Cristo la “cultura inte-
lectual se desarrolla; fíjase la escritura, nacida en forma
de pictografía primitiva; los bienes se hacen cada vez más
enajenables; el estado civil, el catastro del oro y los cam-
pos son organizados por el Estado”.1
Es fácil comprender entonces que el sistema de re-
unir documentos y más propiamente información conte-
nida, proviene de civilizaciones históricamente antiguas.

1
PIRENNE, Jacques: Historia Universal. Las grandes corrientes de la histo-
ria. Vol. 1. Desde los orígenes del Islam. México, Editorial Mitre, Editorial
Cumbre S.A., pág. 12.

16
 Como confirmación a este concepto, encontramos en
la quinta dinastía egipcia (2750-2600) que “el impuesto,
calculado sobre la renta territorial, se establece por el
catastro y las declaraciones a que vienen obligados los
contribuyentes; el Estado organiza también el registro
civil y el archivo de actas”.2
Es evidente que en la antigüedad, con un nombre u
otro, existieron repositorios documentales, utilizando
una variedad de materiales escriptorios como soportes
de la información, v.g. rollos de pergamino y papiro, que
se guardaban en cajas o cofres (arcones).
La escritura origina la necesidad de un repositorio o
depósito, con propósitos específicos: conservar y recupe-
rar la información. Propósitos considerados como funda-
mentales al momento de definir el concepto de archivolo-
gía; que resulta algo conflictivo por la diversificación de
sus funciones particulares, que modifican substancialmen-
te el manejo documental y la calidad de la información.
En Egipto, los documentos de carácter religioso y lite-
rario se conservaron conjuntamente, sin distinción de los
documentos que hoy clasificamos como propios del archivo.
En su generalidad, los depósitos documentales se es-
tablecieron en templos. La clase sacerdotal utilizó las
escrituras al ser casi los únicos que sabían leer y escri-
bir. Esta clase era celosa de su tradición, razón suficien-
te para que los templos se convirtieran en repositorios
de documentos.
Es de considerar también como factor importante pa-
ra la época, lo difícil que resultaba escribir y la poca pro-
ducción de material para estos fines. Se escribía estricta-
mente lo necesario, sin los desperdicios de nuestra época.

2
PIRENNE, Jacques: Op. cit., pág. 17.

17
 El documento se elaboraba cuando existía una nece-
sidad patente, como ser los documentos de catastro y de
propiedad de valores inmuebles. “Nos gusta pensar que
somos una de las profesiones más antiguas, y debería-
mos considerar, por ello, cómo hemos evolucionado al
cambiar los medios de registro cuya custodia nos han en-
cargado desde hace miles de años, y cómo los propios do-
cumentos y nosotros hemos influido en nuestros usua-
rios. Es posible que lleguemos a la conclusión de que la
situación que vivimos hoy tiene precedentes en el pasa-
do, que pueden ayudarnos a encontrar nuestro camino
rumbo al futuro”.3
Paralelamente fue conformada otra clase documen-
tal, paleográficamente denominada libraria, que se dife-
rencia de los documentos administrativos por su géne-
sis, finalidad y esencia.
Los documentos librarios contenían esencialmente
pensamientos, a diferencia de los documentos adminis-
trativos conformados como consecuencia de una acción o
decisión, respaldados de un carácter legal-institucional.
Los descubrimientos arqueológicos aportan datos de
interés sobre los sistemas de archivos y la importancia
otorgada a esta clase documental. Excavaciones realiza-
das en la Mesopotamia y zonas del Asia Anterior, consi-
derados como los repositorios más antiguos, descubren
continuamente tablillas de arcilla; aun cuando no siem-
pre manifiestan un orden perceptible, se comprueba la
existencia de cantidades documentales ubicadas en pa-
lacios reales o en templos, donde se conservaron escri-

3
WIMALARATNE, K.D.G.: La Información científica y tecnológica que figura en
los expedientes de casos y en los archivos de las administraciones públi-
cas: un estudio del Programa de Gestión de Documentos y Archivos.
(RAMP). Programa General de Información y UNISIST, París, Unesco,
1984, pág. 9.

18
tos sobre asuntos oficiales y administración de bienes
pertenecientes al templo y a las casas reales.
En sus orígenes los archivos eran custodios indistin-
tamente de documentos públicos y de documentos libra-
rios; en la actualidad se limitan a custodiar documentos
que son producto de una actividad, de una acción o una
función determinada, lo cual circunscribe al archivo en
un área de papeles escritos, grabados dibujados, etc. En
cambio las bibliotecas se circunscriben a custodiar do-
cumentos que son producto del pensamiento. Diferencia
sutil pero fundamental que nos permite distinguir las
distintas técnicas que se emplean en cada ciencia.
Los palacios reales o de magistrados allegados al rey,
conservaron diplomas, leyes y textos, escritos en piedra,
madera, metal, cera, papiro, pergamino y papel; de acuer-
do a la época en que fueron confeccionadas.
Consideramos entonces que los primeros archivos son
producto de las necesidades primordiales de las prime-
ras civilizaciones que alcanzaron un grado de desarrollo
preponderante.
Las numerosas inscripciones cuneiformes encontra-
das desde mediados del siglo pasado en las minas de Babi-
lonia y de Nínive nos transmiten noticias oficiales acer-
ca de las hazañas y administración de los reyes asirios.
El carácter de depósito documental de los archivos
fue abandonado en las dos últimas décadas. Las defini-
ciones se han hecho técnicas y el método y la crítica de
las fuentes han polarizado el interés de numerosos es-
pecialistas.
Los documentos de acuerdo con su naturaleza se en-
cuentran reunidos en tres núcleos distintos:
• Museos. Con documentos no tradicionales, repre-
sentados por los objetos mismos. Si bien se discu-
te mucho sobre la función real de estos núcleos por

19
 su duplicidad como aspecto, educativo o documen-
tal, se observa posteriormente que estas dos fun-
ciones se complementan.
• Archivos. Documentos consecuentes de actos bajo
forma ordenada reunidos según principios y reglas
establecidas.
• Bibliotecas. Documentos literarios. Documentos
que se consideran y constituyen la base del traba-
jo científico en el dominio de las ciencias.

FUNDAMENTOS TEORÉTICOS DE LA ARCHIVOLOGÍA

La archivología no puede ser separada ni abstraída

de sus fundamentos teoréticos, puesto que es la síntesis
resultante.
Sería imposible llegar a la más mínima conclusión ar-
chivística sin las observaciones de sus componentes ta-
les como:
Técnicas documentales: en cuanto a las caracterís-
ticas del documento y su tratamiento conforman motiva-
ciones importantes en la conducta de los archivos.
Entidades: que son en su generalidad los que deter-
minan la categoría de los archivos.
Grafísticos: fundamentalmente porque toda infor-
mación contenida en los archivos se sustenta en la repre-
sentación en forma escrita.
Políticos: una concepción de Estado varía categóri-
camente el desarrollo intelectual y material de los ar-
chivos.
Institucionales: considerando que ningún archivo ha
surgido sin el amparo de una institución.

20
 Intelectuales: existe una íntima relación en el nivel
cultural como motivo de profundas transformaciones y
correspondencia con la administración de los archivos.
Estos fundamentos son tomados en cuenta, conjun-
tamente con otros de no menor importancia, para la com-
prensión o interpretación de la archivología.
Entre los requisitos previos para conceptuar correc-
tamente a la archivología moderna, y a sus pares, biblio-
tecología y museología es necesario valorar sus conteni-
dos, ubicándoles correctamente dentro de la clasificación
de las ciencias y sus interrelaciones correspondientes.
En todo mensaje registrado en un soporte adecuado,
un portador transmite signos configurados, ideas posibles
de ser interpretadas como información, pensamiento, re-
flejo de una actividad, conocimiento y comunicación.
Desde sus orígenes, ab origine, el ser humano siente
la necesidad imperiosa de comunicación, tratando de su-
perar su aislamiento. Posiblemente en el intento de evi-
tar el encierro en sí mismo, buscó entre sus semejantes
la satisfacción de comunicarse.
Comunicación como transmisión de información en-
tre una fuente o emisor y un destinatario o perceptor
mediante un código común, en este caso, a través de un
canal directo.
Para que se diera el fenómeno de la comunicación,
fue necesario el desarrollo mental, neurofisiológico, que
le permitió al hombre comprender y hacerse compren-
der; “los que están en pugna son los hemisferios derecho
e izquierdo del cerebro: el izquierdo sitúa el espacio vi-
sual en un marco de claros perfiles, con unos centros y
unos límites fijos dentro de los cuales los procesos son
lógicos, analíticos y lineales, como en las operaciones de
clasificación, indización y búsqueda lógica de soluciones;
el derecho percibe el espacio acústico, sin centros ni már-

21
genes, y en él las percepciones son holísticas, simbóli-
cas, intuitivas y creadoras, y abarcan pautas abstractas
y figuras complejas, como las que se producen a menudo
al hojear libros o simplemente cuando se sueña despier-
to”.4
Este desarrollo le permitió emitir y recibir un men-
saje. Facilitando además, articular cada una de las ex-
presiones, utilizando la lengua como objeto del conoci-
miento, coordinando en forma natural con los medios que
dispone en primera instancia: los sentidos. “De los cinco
sentidos de que dispone (el hombre), dos sirven princi-
palmente a tal finalidad: la vista y el oído que le permi-
ten, con imagen mímica o gesto y con voz articulada en
palabra, por la lengua, ponerse en contacto con otros hom-
bres”.5 Estos dos sentidos, unidos o articulados al don
del habla, permiten al ser humano transmitir verbalmen-
te sus inquietudes.
Se menciona a la época fónica, como medio de expre-
sión neta, sin el auxilio de otro elemento que no sea la
gesticulación de la palabra y de las facciones, apoyado
muchas veces con expresiones corporales, de las manos,
de los pies, modificando el acento enfáticamente inclu-
yendo onomatopeyas con signos propios de la fonética
descriptiva.
En su largo proceso evolutivo, el ser humano siente
la necesidad de que su expresión perdure, porque com-
prende que está limitado por las dimensiones del tiem-
po y espacio, perceptibles en su transcurrir.

4
WIMALARATNE, K.D.G.: Op. cit., pág. 10.
5
TANODI, Aurelio: Documento y Espacio. Trabajo presentado en las Segun-
das Jornadas de Filosofía, organizadas por la Escuela de Filosofía, Facultad
de Filosofía y Humanidades, Universidad Nacional de Córdoba, realizadas
en Cosquín, Córdoba, 1978, pág. 1.

22
 Son estas dos dimensiones que le preocupan y le ha-
cen sentir la necesidad de tener otros medios de expre-
sión; el tiempo trae como consecuencia el olvido, es ne-
cesario crear algo que permita recordar lo que determi-
nó, lo que se resolvió en el pasado; así mismo el espacio
está condicionado al volumen de su voz, o a las circuns-
tancias de los portadores de mensajes o mensajeros.
Cuando el ser humano amplía sus horizontes, crea el
medio por el cual puede comunicarse superando las dos
dimensiones limitantes. El hombre no inventó la escri-
tura con el ánimo de perdurar, la trascendencia es algo
muy abstracto aún, es posterior al invento de la escritu-
ra. “La escritura, aunque es el producto del pensamien-
to, es la expresión de la totalidad del ser humano con
sus luces de entendimiento, razonamiento lógico”.6
Son fundamentales los factores participantes:
1. El portador o soporte físico, material, por ejem-
plo, pergamino, papel, cinta magnética.
2. La configuración y la forma de los símbolos comu-
nicantes (alfabeto cuneiforme, pictográfico o foné-
tico).
3. La información, definida en general como conte-
nido. 7

LÓGICA DE LOS ARCHIVOS

A primera vista el panorama archivístico se nos pre-

senta desarticulado y consuetudinario, la identificación
de sus móviles y circunstancias nos dan la clave de in-
terpretación y extracción de ciertas leyes generales.
6
POSNER, E.: Archives in the ancient world. Citado en GROLIER, Eric de: Orga-
nización de los sistemas de información de los poderes públicos. Unesco,
París, Documentación de Bibliotecas y Archivos, Estudios e investigación,
8, 1980, pág. 15.
7
WIMALARATNE, K.D.G.: Op. cit., pág. 10.

23
 Si conceptuamos al hombre como un ser lógico, for-
mado por una naturaleza armónica y matemática, donde
los efectos están en concordancia con las causas, sin in-
terrupción suficiente, no nos extraña percibir en los ar-
chivos un proceso lógico.
Este proceso, apresadas sus leyes, permiten al inves-
tigador obtener los resultados con cierto grado de certe-
za y aproximación de la realidad.
Esta lógica de los archivos presupone en el archive-
ro una eficacia en la prosecución de los fines. El panora-
ma lógico no es simple, sino complejo.
Los archivos se forman por la reunión de aquellos do-
cumentos generados en el transcurso de una actividad;
esta actividad se interpreta en sus dos formas esencia-
les: la acción y la decisión. “Desde que existen, es decir,
desde hace 5000 años o incluso más, los estados han te-
nido necesidad de una memoria colectiva que conserve
la huella de sus acciones y de sus decisiones, en parti-
cular; ha sido necesario preservar las pruebas auténti-
cas de sus actos más importantes (leyes fundamentales,
tratados, etc.) para poder referirse ulteriormente a ellos.
Éste es el origen de los archivos, los más antiguos de los
cuales —los de Lagash y Ur— se remontan al tercer mile-
nio antes de nuestra era”.8
Las bibliotecas se forman por la reunión de documen-
tos que transmiten conocimientos en forma ordenada.
Las necesidades, una vez expuestas, son las que de-
terminan los principios y las prácticas, creando discipli-
nas auxiliares que pasan por largas etapas de elabora-
ción en los diferentes medios que se desarrollan perma-
nentemente, recibiendo nuevos métodos sobre los con-
suetudinarios, que se almacenan como conocimientos y

8
POSNER, E.: Op. cit., pág. 15.

24
que requieren ser estudiados minuciosamente; en otras
palabras, se trata de la sistematización de conocimien-
tos de una disciplina, estudios logrados y por lograrse
en base a experiencias locales y temporales, como todo
estudio relacionado con el hombre y su entorno.
Estas experiencias desarrollan, generan nuevos ex-
perimentos, perfeccionan y acumulan esa información a
través del tiempo y como consecuencia propia.
Los estudios históricos sobre la humanidad y sus di-
ferentes actuaciones, se sostienen en la medida de la
acumulación de información sobre su propia experien-
cia y la satisfacción de sus necesidades. “Para salir airo-
sos en nuestra función de conservadores del pasado, de-
bemos ante todo ser comunicadores, no sólo en el senti-
do limitado de propugnar un punto de vista o de mejo-
rar nuestra imagen pública (aunque esto puede resultar
necesario a veces) sino porque ello se deriva más bien de
la impresionante tarea de transmitir la memoria colecti-
va de una generación a la siguiente, aumentando la capa-
cidad de recordar y cargando esa memoria con los re-
cursos dignos de ser conservados permanentemente, lo
cual constituye quizá la labor más difícil de todas”.9
La actual sociedad tiene como una de sus característi-
cas, la creciente producción documental, esta producción
(explosiva) tienen grandes ventajas sociales como factor
de desarrollo y transmisión del conocimiento en sus más
variadas formas, pero al mismo tiempo se hace cada vez
más necesario desarrollar un estudio de carácter cientí-
fico sobre la producción documental, su utilización y sus
consecuencias, para proporcionar soluciones eficaces que
permitan inclusive, una distribución racional de la infor-
mación como parte del conglomerado documental.

9
WIMALARATNE, K.D.G.: Op. cit., pág. 10.

25
 En las últimas décadas se ha observado tanto en ins-
tituciones de carácter público como privado, un enorme
desarrollo y consiguiente proliferación documental, re-
sultando una constante preocupación en aquellas insti-
tuciones encargadas de la recepción de documentos, al-
canzando incluso un nivel internacional, llegando a cum-
plirse un intercambio de experiencias.
Esta preocupación ha generado estudios dedicados
exclusivamente a la documentación, tomando en cuenta
su origen, desde el punto de vista de la fenomenología
documental, su desarrollo en las fases del ciclo vital, su
tratamiento; generando nuevos sistemas descriptivos que
cubran las necesidades de información y eliminación o
conservación permanente.
No obstante, el volumen documental existente en la
actualidad, permite afirmar que nos encontramos en los
albores de una teoría de la organización del conocimiento,
basado sobre todo, en los aportes que nos otorgan las cien-
cias de la documentación y su contenido esencial: la in-
formación. “A esas innovaciones de carácter práctico,
han correspondido progresos de carácter teórico. Los mé-
todos, en su origen empíricos de los archivistas y biblio-
tecarios han sido substituidos por técnicas fundadas en
bases más racionales: la archivología y la bibliotecolo-
gía. La estadística ha llegado a ser una verdadera cien-
cia, basada en el cálculo de las probabilidades, y ha dado
origen en 1940 a la investigación operativa.
Actualmente está surgiendo una ‘ciencia de la infor-
mación’, que abarca una serie de disciplinas y servirá de
teoría fundamental de los sistemas de información del
futuro”.10

10
GROLIER, Eric de: Op. cit., pág. 18.

26
 La archivología, la bibliotecología, la documentología,
se han convertido en parte integrante del mundo social
y antropológico, es un elemento esencial en todas las acti-
vidades humanas. Una característica peculiar del mundo
moderno consiste en la necesidad de utilizar un documen-
to para desarrollar actos o actividades dentro del domi-
nio social. Se utilizan documentos para la identificación
de los objetos o de las personas, para comunicaciones,
estudios, educación para lograr un intercambio de cono-
cimientos y para suministrar servicios.
Los archivos, objeto de la archivología, presentan
particularidades especiales que requieren de un estudio
suficientemente complejo, tanto más si consideramos que
los documentos custodiados, verdaderos segmentos de
la realidad, son productos de las distintas actividades hu-
manas.
“A pesar de una prolongada tradición milenaria como
conjunto de técnicas instrumentales, la existencia de una
ciencia archivística independiente no aparece como evi-
dente. Para que ello sea posible es necesario contar con
una problemática propia, un conjunto de cuestiones o
planteamientos teóricos que jalonen y sirvan como pun-
to de referencia. En unos años se puede hablar de eclo-
sión. Se ha producido un desarrollo extensivo e intensi-
vo, especialmente en el campo de la administración y la
información, la archivística se integra paulatinamente
en currículum y planes de estudio y formación”.11
Cada archivo presenta problemas distintos de fondo
y forma, puesto que no existen dos archivos similares,
las actividades son distintas para cada área de gobierno

11
AGUINAGALDE, F. Borja de: Presentación. Responsable de Patrimonio Docu-
mental. IRARGI. Revista de Archivística, Año I, N° 1, Administración de la
comunidad de EUSKADI, Servicio Central de Publicaciones del Gobierno
Vasco, Vitoria, Gasteiz, 1988.

27
cuando se tratan de archivos públicos; lo mismo que las
necesidades sociales son diferentes por cada área geo-
gráfica, consiguientemente la formación documental di-
fiere de un archivo a otro, y las soluciones para un de-
terminado archivo, no son suficientemente eficaces para
otro, si bien existen leyes o principios generales y comu-
nes a todos los archivos.
“Las primeras obras que estudiaron temas relaciona-
dos con el material archivístico y las tareas de archivos
fueron escritas por juristas del siglo XI.12 Sin embargo,
las primeras afirmaciones generales sobre la naturaleza
de los documentos y sobre las obligaciones de los respon-
sables de su creación y custodia pueden encontrarse en
la legislación de la antigua Roma.13 En algunas seccio-
nes del Código Justiniano, hay enunciados referidos a
objetivos y modo de crear y preservar documentos, que
han permanecido en el núcleo de la teoría archivística
durante siglos, desde entonces”.14
Tomemos en cuenta que toda esta complejidad, está
en continuo desarrollo, en continuo crecimiento, consi-
derando que puede hablarse de un estancamiento eco-
nómico en una determinada zona geopolítica, pero la pro-
ducción documental continúa.
Si tomamos en cuenta solamente el aspecto poblacional
de cada país, comprendemos la magnitud documental
que se produce por habitante, teniendo en cuenta requi-
sitos mínimos, v.g. actas de nacimientos, documentos de

12
SANDRI, L.: «La storia degli archivi». En Rassegna degli Archivi di Stato. A
XVIII(1), 109-134. Ene-ab. 1958. Llamada en DURANTI, Luciana: Ciencia Ar-
chivística. Traducción de Manuel Vázquez, Córdoba (Argentina), 1995.
Pág. 2.
13
LODOLINI, Elio: Lineamenti di storia dell’archivistica italiana. Roma, La
Nuova Italia Scientífica, 1991, pág. 44. Llamada en DURANTI, Luciana: Cien-
cia Archivística. Op. cit, pág. 2.
14
DURANTI , Luciana: Ciencia Archivística. Op. cit., pág. 2.

28
identificación y permisos para conducir. Todos estos do-
cumentos requieren cierta actividad, la misma que se
trasluce en el quehacer de la población: matrimonios,
defunciones, divorcios, que producen documentos con la
cualidad de representar segmentos de la realidad social.
La memoria del individuo es un constitutivo de su iden-
tidad, de la conciencia de su Yo. Si olvidara su pasado
dejaría de ser el mismo. Idéntico fenómeno sucede con
las naciones, las ciudades y las comunidades humanas
de cualquier tipo.
Para preservar adecuadamente esta memoria, el ar-
chivero debe reunir ciertas condiciones especiales, de
confianza y conocimiento y sobre todo debe ser respon-
sable de los fondos que constituyen un núcleo de valor
incalculable tanto para el gobierno como para los parti-
culares.
No sólo el gobierno y sus funcionarios son los bene-
ficiarios de los testimonios nacionales sino también toda
institución o individuo que tenga necesidad de los docu-
mentos públicos, sean de carácter jurídico, económico,
cultural u otra índole.
Esta permanente custodia hace del archivero guar-
dián de la fe pública, designado para certificar los docu-
mentos que están bajo su custodia. Tal obligación lleva
consigo la necesidad de cumplir requisitos que hagan de
él una persona idónea, capacitada para cubrir el cúmulo
de operaciones documentales.
Entre esos enunciados se halla la definición de ar-
chivo, como “el lugar donde se depositan los documen-
tos públicos”15 , también “allí permanecen incólumes y
15
JUSTINIANO: Corpus Juris Civilis, Digesta 48, 19, De poenis, 9. Ha de recor-
darse que, con excepción de las Novellae, esto es, las leyes promulgadas por
Justiniano, las otras tres partes son compilaciones de leyes romanas ante-
riores y de opiniones de jurisprudencia. También hay que destacar que la
categoría “documentos públicos”, en la Antigua Roma, incluía los documen-

29
pueden ser encontrados rápidamente por quienes bus-
can”16 , asimismo se puede preservar la memoria perpe-
tua de “los actos que relatasen”.17 La razón por la cual los
conceptos legales de Roma tuvieron una gran influencia
en el pensamiento archivístico de Europa y desde allí
alcanzaron a otros continentes fue que eran enseñados,
desde 1158, en todas la facultades de derecho a los ju-
ristas y notarios que los sobrepusieron a todos los siste-
mas legales de sus respectivos países a modo de “ley co-
mún”, esto es de armazón básico del que cada legislación
nacional recibió orientación y sentido.18 Las ideas de que
la antigüedad otorga a los documentos máxima autori-
dad;19 de que depositar un documento en un lugar pú-
blico garantiza su confiabilidad como testimonio de ac-
ciones y de que la custodia ininterrumpida aseguraba la
autenticidad del documento llegaron a constituir parte
del conocimiento archivístico y así quedaron hasta nues-
tros días porque estaban encarnadas en el derecho ro-
mano.20

tos producidos por personas privadas que eran registrados en una oficina
pública (tal como algunos tipos de contratos). Llamada 4 en DURANTI, Lucia-
na, Ciencia Archivística. Op. cit., pág. 2.
16
ÍD., Novella 15, De defensoribus civitatum, 5. Llamada 5 en DURANTI, Lucia-
na: Ciencia Archivística. Op. cit., pág. 2.
17
ÍD., Codices I, 4, De episcopali audientia, 30. Llamada 3 en: DURANTI, Lucia-
na: Ciencia Archivística. Op. cit., pág. 2.
18
DURANTI, Luciana: «Medieval Universities and Archives». En Archivaria 38
(summer 1994). Llamada 7 en: DURANTI, Luciana: Ciencia Archivística. Op.
cit., pág. 2.
19
TERTULIANUS, Q.S.F.: Apologeticum, XIX,1. Llamada 8 en DURANTI, Luciana:
Ciencia Archivística. Op. cit., pág. 2.
20
ACCURSIUS: «Additiones summae azonis, glossa ‘archivum’», en Azonis sum-
ma super codicem, Turín, Augustae Taurinorum ex officina erasmiana,
1958. Llamada 9 en DURANTI, Luciana: Ciencia Archivística. Op. cit., pág. 2.

30
 FENOMENOLOGÍA DOCUMENTAL
DEL HECHO A LA DOCUMENTACIÓN

Nos encontramos en una época cuya característica

principal es la explosión de la información, se habla in-
cluso de una corriente del pensamiento denominada “in-
formacionismo” como un resultado fenomenológico de la
expresión del conocimiento científico basado exclusiva-
mente en las diferentes estructuras de la información y
de los diversos sistemas de documentación.
Todo movimiento social se refleja a través de docu-
mentos que contienen mensajes múltiples en sus conte-
nidos y sus formas. Nuestro cerebro mismo es un gran
receptor de información que nos llega a través de nues-
tros sentidos. Los documentos son la base de nuestra vida
actual, sea cotidiana, de trabajo o de esparcimiento.
Este panorama se ha desarrollado tan vertiginosamen-
te que apenas nos da tiempo para considerar su origen, su
terminología o las bases científicas que fundamentan el
tratamiento de la documentación y su contenido.
La documentación se ha ampliado a tal extremo que
más de las veces el hombre pierde su control. No obstan-
te los documentos son parte complementaria de un todo
que encierra las diversas actividades humanas.
Se trata de un proceso que nació cuando el hombre
comenzó a manifestarse a través de una serie de signos
sobre distintos soportes como la piedra, el mármol o en
algunos casos sobre cuerdas anudadas; estas manifesta-
ciones fueron evolucionando en forma muy lenta prime-
ro para luego acelerarse inconmensurablemente.
En la actualidad todo este caudal documentario se
puede dividir en tres grandes grupos denominados bi-
bliotecología, archivología y documentación (o documen-
tología). Estas tres grandes ramas, como hemos consi-
derado en el capítulo anterior, toman la denominación de
ciencias de la documentación. Nos corresponde el estudio
de la archivología como una ciencia particular por sus con-
tenidos, cuando hablamos del documento del archivo, nos
referimos generalmente a un documento producido por
una acción, actividad, un acto; lo que hace que esté estre-
chamente relacionada con el hecho.
Un concepto generalizado del hecho es aquello que
está cumplido y no puede negarse su realidad. De acuer-
do con este concepto podemos considerar entonces al he-
cho como a un fenómeno aislado, aun cuando no inde-
pendiente y el estar cumplido no implica que está con-
cluido, simplemente se ha aislado un determinado he-
cho para poder estudiarlo estructuralmente. El hecho es
entonces un fenómeno en concordancia a una o un deter-
minado número de causas y que producen uno o un de-
terminado número de efectos.

32
 Causas (s) Efecto (s)

Causa Aislado
Hecho Realidad
Efecto Cumplido

Cuadro 1. Aproximación al hecho.

El hecho, a la luz de la causalidad es concreto, real, y

de acuerdo con el concepto enunciado, no podemos ne-
gar su realidad. Para concretar esa realidad es necesa-
rio además un nivel material. En este nivel se lo deno-
mina como un “hecho real”.
El hecho, a la luz de su concepto, es un elemento ais-
lado por necesidad de estudio, especulativo si se prefie-
re, se pretende conocer sus componentes, se lo recrea se
transforma en una representación abstracta, siendo su
nivel cognoscitivo. En este nivel lo denominaremos como
“hecho abstracto”.

Hecho

Real Abstracto

Cuadro 2: Descomposición del hecho en dos niveles.

Ludwig Wittgenstein, que centró sus estudios en el

atomismo lógico y la filosofía analítica, considera al he-
cho (hecho atómico) como algo indivisible, compuesto de
cosas y objetos del pensamiento, lo cual nos acerca a la
estructura:

33
 Hecho
Causa Efecto

Indivisible
Real
Objetos del pensamiento
Abstracto

Cuadro 3: El hecho de Wittgenstein.

El filósofo Francés August Comte, sostiene que los

hechos son fundamentales para el conocimiento real y
definitivo, lo cual nos lleva a la siguiente estructura:

Hecho
Causa Efecto

Fundamental
Real
Conocimiento real y definitivo
Abstracto

Cuadro 4: El hecho de Comte.

El filósofo alemán Edmund Husserl, pilar de la es-

cuela fenomenológica, sostiene que las ciencias empíri-
cas, o de experiencia, son ciencias de hechos. Tomando
en cuenta que todo hecho es esencialmente algo distinto
de lo que es. La significación de cada hecho pertenece a
una esencia que debe aprehenderse en su pureza. Las
verdades de hecho o las verdades fácticas caen de este

34
modo bajo las verdades esenciales o la idea. De acuerdo
con lo expuesto, el ser fáctico se contrapone y subordina
al ser eidético y lo mismo ocurre en las ciencias corres-
pondientes.

Hecho
Ciencias empíricas
Verdades fácticas
Ser fáctico
REAL
Significación del hecho
Verdades esenciales
Ser eidético
ABSTRACTO

Cuadro 5: El hecho de Husserl.

De las exposiciones estudiadas obtenemos entonces

la validez de la división del hecho como real, algo con-
creto, demostrable; y el hecho abstracto, algo conceptual.
Relacionar el hecho con la documentación y la infor-
mación nos sirve de fundamento para denominar cien-
cias de la documentación a lo que serían simples disci-
plinas o técnicas, que tendrían por finalidad la conserva-
ción y accesibilidad documentaria y su información.
Actualmente existen especialistas en materia de ar-
chivología, que la consideran como disciplina. Citamos el
ejemplo del Dr. Aurelio Tanodi, que en su Manual de Ar-
chivología Hispanoamericana nos dice: “Si tomamos la pa-
labra ciencia en el sentido aristotélico, como conocimien-
to de las causas, no podemos incluir a la archivología en-
tre las ciencias; porque las mismas causas no producen

35
los mismos efectos en la formación y organización de los
archivos”.21
Requerimos entonces la relación causa Jhecho y efec-
to Jdocumentación. El mismo autor nos sugiere: “...aun-
que la archivología surge de la experiencia, ésta no se
basa en leyes constantes, forzosas, sino que como toda ac-
tividad humana,22 está regida por la libertad del obrar
humano23 y por las leyes que dependen de su albedrío”.24
Las negritas intencionales nos dan la pauta de la re-
lación hechoJdocumentación, es decir, se requiere de
un elemento determinante: el ser humano, único utili-
tario de las distintas ramas que compondrían las cien-
cias de la documentación. Y único repositorio también
de las manifestaciones espirituales como las materiales.
El ser humano tendría entonces: un factor mental que lo
sitúa en un nivel cognoscitivo y un factor corporal que
lo sitúa en un nivel aprehensivo. Siendo en este caso el
nivel aprehensivo la base fundamental dentro del pro-
ceso para llegar al nivel cognoscitivo.
Hablar de la relación hechoJdocumento, es hablar en
cierta forma y con un carácter casi siempre indefinido,
sobre los aspectos culturales y todas las manifestacio-
nes del pensar, que determina a través de las acciones,
actividades múltiples del hombre, por la sencilla razón
de que el hombre es esencialmente:
• Un ser social,
• Un ser histórico,
• Un ser filosófico.

21
TANODI, Aurelio: Manual de Archivología Hispanoamericana. Teorías y prin-
cipios. Centro Interamericano de Desarrollo de Archivos, Universidad Na-
cional de Córdoba, Dirección General de Publicidad, Córdoba. Primera Par-
te. 3a reimpresión, 1979.
22
Destacado en negritas por el autor del presente libro.
23
Ídem.
24
TANODI, Aurelio: Manual de Archivología..., op. cit., pág 42.

36
 En torno a este ser da vueltas continuas el hecho y
sus circunstancias, definiéndose constantemente, deter-
minando a cada forma exterior a través de la experien-
cia obtenida. Es por eso que el hombre ha comprendido
que su identificación puede ser visualizada en su mayor
amplitud, logrando una plenitud sólo conociendo los he-
chos que constituyen su pasado. Nacen las ansias de defi-
nir esos hechos, buscando las causas, sus motivaciones,
las circunstancias causales para llegar a ser lo que es aho-
ra, para poder comprobar la fuerza de su espíritu que lo
ha de proyectar a ese fondo que siempre está delante de
él como una alucinación continua: su futuro, es decir, el
hombre toma conciencia al identificar el hecho circundan-
te y al identificarse a sí mismo. Todo ello ha sido nece-
sario, en primera medida conocer las circunstancias y
hechos que han determinado su identificación, que le han
permitido ver su ser en sí. Para evitar confusiones orde-
na todas sus sensaciones y estímulos producidos por los
hechos, que son múltiples, infinitos casi.
La necesidad y los continuos interrogantes han hecho
que se cristalicen las condiciones para que el hombre se
sienta profundamente histórico, logre su situación en el
mundo social que lo rodea, es un ser social, y los interro-
gantes y respuestas continuas, hacen de él un ser filosófi-
co por excelencia. El ser humano es un fenómeno de cons-
tante lucha entre su definición e identificación ante el
medio que lo rodea, es decir, el hombre siempre se ha
preguntado ¿quién es? y ¿qué hace? Ese “quién es” y “qué
hace”, en el fondo significan la búsqueda de su propia di-
mensión, lo coloca como a un ser activo que está capacita-
do para poder razonar, analizar y relacionar, tanto el as-
pecto interno de sí mismo como el aspecto externo, al tra-
tar de definir alguna situación de su propio interno, bus-
ca su relación con lo externo, busca en su pasado algún

37
hecho que le permita comparar y solucionar su conflicto;
es decir, el hombre, al verse ante un fenómeno que le afec-
ta directamente en su conformación natural, recurre a su
propia historia, historia como conjunto de hechos, para
ver si puede enfrentarse al fenómeno.
Para ello necesariamente ha tenido que almacenar
una serie de datos, hechos anteriores en el subconscien-
te. Es más, su identidad se manifiesta siempre como una
consecuencia de su historia, es una aproximación al cogito
ergo sum de Descartes, pero más que el fenómeno pen-
sar, es el fenómeno de revisar, analizar y seleccionar se-
gún los casos que se le presenten. Este acto no es cons-
ciente en él; pero, es consciente en su solución, en la toma
de actitud ante el hecho, es decir, hay una zona oscura
en él que determina su zona clara, que define su identi-
dad como tal o como determina en su interno la existen-
cia de un cúmulo de hechos, aun cuando puede ser de
una forma oculta, oscura, inconsciente, subconsciente,
para hallar una solución y exteriorizarla a través de una
determinada actitud, sólo una parte de esa actitud es
volcada a determinados documentos, se podría decir que
lo suficiente y necesario.
Emilia Currás, coincidiendo con lo expuesto, nos in-
dica en su libro Las Ciencias de la Documentación, cinco
fases en el desarrollo de este proceso.
1a. Fase. Toma de conciencia. Una vez producido
el hecho, en el aspecto humano se efectúa una concienti-
zación del fenómeno por mediación de los sentidos y de
la percepción, encargados de captar las sensaciones y
estímulos.
2a. Fase. Ordenación. Se requiere una ordenación
de las sensaciones, excitantes, estímulos producidos, lue-
go sigue la clasificación del fenómeno de acuerdo a un
sistema establecido.

38
 3a. Fase. Almacenamiento. Se almacenan todas las
sensaciones y estímulos relacionados al hecho original o
real en el subconsciente.
4a. Fase. Análisis. Una vez almacenadas las sensa-
ciones y estímulos, se impone un análisis seguido de una
selección de acuerdo con las necesidades requeridas.
5a. Fase. Toma de actitud. Reacción que se produ-
ce ante el fenómeno como una toma de decisión o acti-
tud determinada o consecuente.
Paralelas a este proceso, las técnicas documentales
conllevan una similitud. Pero para ello debemos fijarnos
en algunas definiciones.
R. Couture de Troismonts, en su Manual de Técni-
cas de Documentación, define a la documentología como:
“el estudio de los mejores métodos para la creación de
documentos iniciales, la investigación de los hechos, ideas,
objetos, documentos y servicios de documentación; para
reunir, conservar, clasificar y ordenar los documentos;
para la producción de documentos secundarios o deri-
vados, coordinar los trabajos y los organismos; sistema-
tizar las técnicas, métodos y doctrinas; organizar redes
nacionales e internacionales de documentación”.25
Es decir que la definición contiene esencialmente:
• Búsqueda
• Ordenación y Clasificación
• Almacenamiento
• Análisis
• Salida.
Para Bradford, la Documentación es el arte de colec-
cionar, clasificar y hacer inmediatamente accesibles los
documentos de todos los tipos de actividades intelectua-

25
TROISMONTS, R. Couture de: Manual de Técnicas de Documentación. Bs. As.,
Ed. Marymar, Paideia, 1975, pág 7.

39
les. En este caso, la accesibilidad debemos tomarla como
la condición de los documentos para que estén disponi-
bles a la consulta. Para estar disponibles, necesariamen-
te cubren las fases de almacenamiento, análisis y salida.
Si comparamos paralelamente las cinco fases del pro-
ceso del hecho, y las técnicas contenidas esencialmente
en la documentación obtenemos:

Toma de conciencia JRecolección o búsqueda

Ordenación y clasificación JOrdenación y clasificación
Almacenamiento JAlmacenamiento
Análisis JAnálisis
Toma de decisión JSalida

Esta comparación paralela nos demuestra que al reali-

zarse el paso de lo aprehensivo a lo cognoscitivo, se efec-
túa un proceso similar. La documentación resulta ser
entonces consecuencia del hecho, lógicamente la infor-
mación será consecuencia de la documentación. Para una
mayor comprensión del fenómeno, ampliamos las cinco
fases de la documentación:
1a. Fase. Toma de conciencia. Se realiza a través
de la recolección y búsqueda de documentos para obte-
ner una información determinada. Entendemos por re-
colección, los diferentes sistemas empleados por las tres
ciencias para obtener la documentación.
2a. Fase. Ordenación. Obtenemos un orden docu-
mental, almacenado sistemáticamente y clasificado de
acuerdo con un sistema requerido y establecido de an-
temano. Entendemos por ordenación y clasificación como
dos ramas de un mismo trabajo, ambos conceptos están
muy ligados, la ordenación es la materialización de la
clasificación.

40
 3a. Fase. Almacenamiento. En el aspecto documen-
tal se efectúa el almacenamiento de documentos en nú-
cleos creados ex profeso y especializados de modo que
los documentos por sus características esenciales deter-
minan si pertenecen a una biblioteca, museo, archivo o
centro de documentación.
4a. Fase. Análisis. Se lo efectúa a nivel de documen-
to Jinformación y se preparan las bases de la selección
documental, considerándose en esta fase la vital impor-
tancia puesto que determina la documentación que será
utilizada en el futuro.
5a. Fase. Toma de actitud. Ingresamos en la etapa
de la salida de la información, lo cual permite una toma
de decisión.
Estas fases, efectuadas las comparaciones con las an-
teriores, nos permiten observar con más claridad la si-
militud de actividades documentales con las del elemen-
to humano, la documentación es entonces una consecuen-
cia humana ante el hecho; por la misma razón que el hom-
bre es un ser social e histórico, que ante la magnitud del
hecho, busca la comunicación, utilizando este medio ar-
tificial, para transmitirlo.
Si esa comunicación se efectúa fonéticamente, tiene
la limitación del tiempo y el espacio. Esta limitación en-
cierra en sí el olvido; si por sus valores la información
se convierte en tradición oral, sufrirá modificaciones o
deformaciones tanto morfológicas como de contenido.
Para superar estas limitaciones logra la comunicación a
través de signos escriturales, que le permitirán romper
las barreras del tiempo y espacio.
El hecho real es propiamente dicho un fenómeno, en
sentido etimológico, stricto sensu, es el fainomenón, —lo
que aparece— que presenta cierta similitud etimológica
con el documento, docere, —lo que se enseña—; el faino-

41
menón, al ser captado por el hombre, aprehendido por
un ser histórico, adquiere un entorno histórico, por lo
cual el hecho se convierte en un suceso o acontecimien-
to, este suceso es transmitido a través de signos escritu-
rales, rompiendo la barrera del espacio y el tiempo re-
lativos a la comunicación fónica, además, constituyéndo-
se en un dato.
Tomemos en cuenta que suceso también significa el
transcurso o discurso del tiempo.
El dato, considerado como antecedente obligado para
llegar al conocimiento exacto de las cosas, es también
considerado como documento, testimonio, y en un am-
plio sentido, lato sensu, es considerado como fundamen-
to; lo cual significa que el dato es el fundamento esencial
y mínimo que conformaría la teoría de la información y
de la documentación. El dato o los datos que han sido
registrados en un determinado soporte, se tornarán en
mensaje.
El mensaje considerado desde el punto de vista de
un conjunto de símbolos creados ex profeso, que posee
un contenido de información que puede ser transferible
utilizando medios materiales.
Al hablar de datos registrados, hablamos también en
su sentido etimológico, re-gerere, re-llevar, sea éste un
pensamiento o los hechos que pueden ser re-creados en
los diferentes planos en que se manifiestan, tanto en el
plano físico como en el mental.
En el plano físico será necesario utilizar el lenguaje;
el lenguaje estará condicionado como un sistema de sig-
nos o gráficos convencionales que permiten una comuni-
cación. En el plano mental, el dato se convierte en idea.
En el primer capítulo hablamos sobre los distintos
orígenes del documento; del archivo como producto de
una actividad, en la biblioteca como producto del pensa-

42
miento y en los centros de documentación como conse-
cuencia de un proceso: el lenguaje corresponde a las tres
ramas citadas, se lo emplea en su más amplio sentido;
como un conjunto sistemático de signos que permiten la
comunicación en forma deliberada. En este aspecto in-
cluimos también los códigos legibles por los ordenado-
res. Las acepciones que le damos al lenguaje son funda-
mentales en el proceso documental.
El mensaje es una expresión, teniendo característi-
cas culturales, espirituales, artísticas o como producto
de acciones o actividades. El aspecto idiomático, juega
un papel importante en el empleo de las técnicas de la
documentación, sobre todo cuando empleamos las tra-
ducciones y transliteraciones.
Cuando el mensaje conlleva datos cuyo soporte es la
mente, establecemos que el dato se convierte en idea.
Consideramos a la idea, sin entrar en el arduo concepto
de la filosofía, como cualquier representación que existe
a nivel mental. Este concepto diferirá de:
• Concepto: que es una representación simbólica,
de una idea. La representación simbólica general-
mente se efectúa por medio del lenguaje.
• Juicio: proceso de comparación de dos ideas para
lograr sus relaciones en el entendimiento.
• Pensamiento: idea fundamental de una obra cual-
quiera.
El siguiente cuadro nos ilustra sobre lo mencionado:

43
HECHO Toma de conciencia
Aprehensivo Ordenación y clasificación
Ser humano Almacenamiento
Cognoscitivo Análisis
Toma de decisión

Real Abstracto
Concreto Pensamiento Documentación
Demostrable Juicio
Concepto
Independiente
Suceso Dato
Tiempo y espacio Modificación del soporte
Entorno histórico
Mensaje
Soporte físico
LENGUAJE
Soporte mental
IDEA

Información

Cuadro 6: Del hecho a la documentación.

Concepto, juicio, pensamiento, son actividades del

intelecto humano, que requieren del soporte mental para
culminar como ideas. Pero las ideas no tienen un soporte
físico, requieren de algo tangible para poder ser mane-
jadas, ordenadas, estudiadas. Es cuando nace el documen-
to. El proceso estaría completo.

44
 DOCUMENTACIÓNJ
JINFORMACIÓN

El proceso que se efectúa del hecho a la documenta-

ción, no estaría completo si no estudiamos la relación
del binomio documentaciónJinformación.
Observamos con anterioridad que el mensaje com-
puesto por datos, al ser fijado en un soporte físico toma
la denominación de lenguaje, y al soporte mental, la de-
nominación de idea. Esta relación nos sugiere que tanto
lenguaje como idea tienen una diferencia dimensional,
en el espacio por el tipo de soporte y en el tiempo, pues-
to que para establecer el lenguaje es necesaria primero
la idea. La idea requiere del lenguaje para ser transmi-
tida, tanto fonéticamente como a través de determina-
dos documentos. Obtenemos así una relación:

Soporte físico Lenguaje

Mensaje
Soporte mental Idea

Soporte físico Soporte mental Lenguaje Idea

Cuadro 7: Composición del mensaje.

 Esta relación nos da la imagen, de que es necesario
un soporte físico para uno mental, relación aceptable si
tomamos en cuenta que el hombre está compuesto por
una parte corporal, física, y una parte mental. Pero lo
que realmente nos interesa de esta relación es el len-
guaje y la idea. El lenguaje es el soporte de la idea, lo
cual nos aproximaría a un concepto de información. La
información perseguirá un fin determinado: la comuni-
cación.
La relación del binomio documentaciónQ informa-
ción ha sido estudiada tanto en conjunto como por sepa-
rado, en nuestro criterio separar los elementos del bino-
mio es ignorar una parte del todo, por el simple hecho de
que sin documentación no hay información, y del trata-
miento que se le dé a la documentación dependerá la efi-
cacia de la información. Inclusive la teoría de la infor-
mación que se sustenta en la cibernética, tiene la finali-
dad de calcular el valor cuantitativo de la información
derivada de cualquier mensaje. Hemos observado que el
mensaje, para ser transmitido, requiere de un soporte. Si
hablamos del soporte y de la información, hablamos del
documento. Para establecer esta relación con fundamen-
tos válidos, se toman en cuenta los principios de unifi-
cación, establecidos por la autora ya citada con anterio-
ridad, Emilia Currás. Estos principios están compuestos
por:
• El principio de polaridad
• El principio de interacción
• El principio de dualidad
los mismos que pasamos a detallar:

Principio de polaridad
La polaridad, en sentido amplio, lato sensu, es la con-
dición de lo que tiene propiedades opuestas, sean éstas

46
en partes o en direcciones contrarias. El principio de pola-
ridad enuncia entonces que los entes se organizan en el
universo con un sentido de polaridad implícito. Así te-
nemos:
A toda causa le corresponde un efecto.
día ——— noche
grande — pequeño
alto ——— bajo

Entre los elementos citados observamos que existe

una relación de polaridad de acuerdo con lo enunciado,
teniendo como característica principal que son comple-
mentarios entre sí, vale decir; no existe el día sin la no-
che, no existe lo grande sin lo pequeño, porque esta re-
lación al efectuar comparación por oposición, nos permi-
te identificarlos. En el binomio objeto de nuestro estu-
dio, tenemos:

Documentación ————— Información

cumpliéndose la relación de polaridad y complementa-

riedad. Sobreentendemos que al hablar de documenta-
ción, citamos a las tres ciencias: bibliotecología, archivo-
logía y documentología.

Principio de interacción
La interacción, en sentido amplio, es la acción que se
ejerce en forma recíproca entre dos o más objetos, agen-
tes, fuerzas, funciones, entes o cosas. El principio de inte-
racción enuncia entonces que los entes y las cosas, no
pueden existir sin una acción que los relacione recíproca-
mente creando armonía y logrando una unificación que
afecta su existencia directa. Así tenemos en los ejemplos
anteriores, que no existe:

47
 causa —— sin —— efecto,
día ——— sin —— noche,
grande — sin —— pequeño,
alto —— sin —— bajo.

En el binomio documentaciónQinformación obtene-

mos el propósito de unificación al establecer la relación:

no existe documentación — sin — información

no existe información ——— sin — documentación

Principio de dualidad
La dualidad, es aquello que consta de dos partes fun-
damentalmente relacionadas entre sí, o como una condi-
ción de reunir dos caracteres distintos de una misma cosa.
El principio de dualidad enuncia que entre lo universal
y lo particular lo universal está compuesto por múltiples
particulares y se beneficia de las propiedades de cada
uno de los particulares y a la inversa. Así tenemos:

el todo —————— la parte,

sociedad ————— individuo,
universo ————— planeta.

La particularidad de este principio es que la relación

de dependencia de lo mayor a lo menor, conlleva otra me-
nos susceptible de observar, es decir, lo mayor contiene
el origen de lo menor. Así tenemos que del todo se ori-
ginan las partes, de la sociedad se originan los indivi-
duos, etc. El binomio documentaciónQinformación, nos
demuestra al aplicar el principio:

48
 Documentación(universal) ———— Información (particular)
Documentación (todo) —————— Información (parte)

asimismo observamos que la documentación: archivolo-

gía, bibliotecología, documentología, originan a la infor-
mación.

49
 FUNDAMENTOS DE LA ARCHIVOLOGÍA EN EL CONTEXTO DE
LAS CIENCIAS DE LA DOCUMENTACIÓN Q INFORMACIÓN

Se habla de las ciencias de la documentación cuando

se considera al trinomio archivología, bibliotecología y
documentología; fundamentando el origen de la docu-
mentación y el binomio documentaciónQinformación, so-
bre todo para comprender la categorización de ciencias
y no disciplinas o técnicas interdisciplinarias.
Al considerarlas como ciencias, se determina a qué
clase de ciencias pertenecen, y para efectuar esa clasi-
ficación debemos conocer más las estructuras que susten-
tan a las ciencias de la documentación y por esas carac-
terísticas definir su lugar correspondiente.
Puesto que todo gravita sobre el hombre, lo conside-
ramos como centro de las actividades en sus distintos
niveles:
 Como fuerzas centrífugas cuyo centro es el hombre.
Macrocosmos El macrocosmos considerado como el Universo,
sobre todo cuando se lo considera semejante al ser
Hombre humano.
Como fuerzas centrípetas cuyo centro es el hombre.
Microcosmos Microcosmos considerado como representación del
hombre o la síntesis del Universo.

Cuadro 8: Configuración del hombre.

El hombre como tal, siendo parte del universo, está

sujeto a sus leyes que lo conducen en una misma direc-
ción. No nos corresponde aquí, efectuar los estudios per-
tinentes a su misión en el mundo.
Consideramos que los medios disponibles para com-
prender el universo, es utilizando sus facultades, esen-
cialmente, la memoria, el entendimiento y la voluntad.
Siendo el entendimiento el pilar de desarrollo de las otras
dos.
El entendimiento, nous en griego, intellectus en la-
tín, para Anaxágoras puede significar el orden cósmico
o bien la facultad humana para pensar. Para Aristóteles
fue la facultad del alma mediante la cual se llegaba al
conocimiento y se podía pensar. En la filosofía moder-
na, el entendimiento designa la facultad intelectual com-
pleta. Los empiristas incluían a esta facultad el conoci-
miento sensible. En la actualidad, se define al entendi-
miento como conocimiento razonado y metódico. Para
una mejor comprensión de esta definición y la relación
que buscamos, dividiremos esta definición en sus con-
ceptos componentes:

Conocimiento Saber
Entendimiento Razonado Razón
Metódico Método

Cuadro 9: Composición del entendimiento.

51
 De donde obtenemos:
Conocimiento: independientemente de su desarro-
llo como teoría, nos limitamos a una de las definiciones
citadas en la enciclopedia Espasa, que define al conoci-
miento como la representación de un objeto en la men-
te del hombre actuando la razón. El conocimiento puede
ser:
• sensitivo,
• instintivo,
• intelectual,
• abstracto.
Destacamos la palabra objeto porque es necesario
detallar:

Real Con representación física

Objeto
Abstracto Sin representación física
(representación ideal)

Cuadro 10: Objeto real y abstracto.

Al considerar al objeto en sus dos niveles, real y abs-

tracto, ingresamos en el desarrollo para lograr los pa-
sos de lo aprehensivo a lo cognoscitivo para lo cual in-
gresamos en campos de la documentación.
Razón: definida como la capacidad intelectual por
la cual el hombre puede alcanzar lo universal es decir,
se plantea una serie de juicios conducentes a la verdad,
lograr una evidencia y certeza de las cosas. Destacamos
la palabra juicios, al intervenir las ideas comparativas
ingresamos en el campo del mensaje (idea sobre un so-
porte mental), derivando en la documentación.

52
 ENTENDIMIENTO
Sensitivo
Intuitivo Real
Conocimiento Objeto
Intelectual Abstracto
Abstracto Aprehensivo

Cognoscitivo
DOCUMENTACIÓN

Cuadro 11: ENTENDIMIENTO.

Entendimiento

Razón Juicios Ideas Documentación

Soporte Verdad
mental Evidencia
Certeza

Cuadro 12: Entendimiento.

Método: como el procedimiento que se sigue en las

ciencias para encontrar la verdad y enseñarlas.
Destacamos la palabra enseñarlas, para aclarar el con-
cepto, enseñar se puede efectuar de dos formas, oral y
escrita. Si es oral corresponde a la fonética, si es escrito
será un documento. Nuevamente nos encontramos ante
una forma de documentación. Por otra parte, etimológi-
camente, la palabra documento proviene del vocablo la-
tino docere, que quiere decir enseñar.
Entendimiento

Método Procedimiento Verdad

Enseñanza

Oral Escrita

Fonética Documento
(Enseñanza)
Docere

Cuadro 13. Entendimiento.

53
 Observamos entonces que la documentación puede
presentarse en las tres etapas del entendimiento.
La memoria también tiene vigencia en el campo de
la documentación, puesto que podemos aseverar que el
documento es una memoria que puede ser consultada
en cualquier momento, con ese fundamento se dice que
la documentación produce conocimiento, en el último de
los casos auxilia a producirlos. En nuestros tiempos, los
conocimientos almacenados en la documentación hacen
que sean indispensables para superar nuestro estado
actual. Es más, podemos asegurar que existe más cono-
cimiento almacenado en la documentación que en el co-
nocimiento y empleo del ser humano. Conclusiones si-
milares obtiene Emilia Currás partiendo del objeto real
y abstracto y cuyo cuadro presentamos.26
Objeto real Objeto abstracto
Aprehensión consciente
Documentación
Conocimiento
 Sabiduría
Verdad
Evidencia
Certeza

Cuadro 14. Conocimiento y documento.

DOCUMENTACIÓN, MATERIA PRIMA DEL CONOCIMIENTO.

ASPECTOS FILOSÓFICOS

Al hablar de conocimiento, razón, método, juicio,

etc., necesariamente nos relacionamos con la filosofía,
lo que determina que contemplemos más de cerca, qué

26
CURRÁS, Emilia: Las ciencias de la documentación. Bibliotecología. Archi-
vología, documentación e información. Barcelona, Editorial Mitre, 1982,
pág. 82.

54
aspectos o cuáles son los fundamentos filosóficos que
sustentan a la archivología en el marco de las ciencias de
la documentación.
Platón, que según sus críticos, edifica su teoría del co-
nocimiento para justificar el saber preeminente del filó-
sofo y el elevado papel social que le asigna en su utopía;
nos dice que la filosofía es el uso del saber para ventaja
del hombre y que está destinada a modificar la forma de
vida en sociedad, fundada en la justicia. Obtenemos:
Por descomposición conceptual:
Saber Contenido de verdad Verdad
Ventaja Contenido de servicio Servicio
FILOSOFÍA
Vida en sociedad Actitud social
Forma de vida Comportamiento

Cuadro 15: Descripción conceptual de filosofía.

Deducimos entonces que la documentación provee el

conocimiento que nos acerca a la verdad, lo cual permi-
te el uso del saber. Asimismo la información nos brinda
servicio para ventaja del hombre.
Consideremos también que la información modifica el
comportamiento del individuo proyectándose hacia una
actitud social, obteniéndose así un principio de utilidad.
Emmanuel Kant, en el período de su pensamiento
crítico, formula el método trascendental, postulando que
con la filosofía se pueden determinar tres aspectos:
• La fuente del saber humano,
• El ámbito del uso posible y útil del saber, y
• Los límites de la razón (que parte del imperativo
categórico como fundamento para alcanzar el saber).
Cuando hablamos de fuente de saber humano, enten-
demos que documentalmente requerimos de un orden,
una clasificación de los documentos que nos permita uti-
lizarlos como fuentes.
55
 Cuando hablamos del ámbito del uso posible y útil
del saber, ingresamos en la búsqueda y análisis de los
documentos que nos han de ser útiles desde el punto de
vista de la investigación, la investigación tendrá siem-
pre como fin establecer una verdad que sea útil.
Cuando hablamos de los límites de la razón, nos re-
ferimos a obtener los documentos existentes y necesa-
rios para obtener la información.
Lo evidente es que desde el momento en que la docu-
mentación contiene información, considerada como fun-
damento del conocimiento, la participación de la docu-
mentación en los diferentes campos de la filosofía es esen-
cial. La documentación no es filosofía, pero algunos prin-
cipios de la filosofía son aplicable a la documentación.

EL MÉTODO CIENTÍFICO

Es de conocimiento general que en la antigüedad, to-

das las ciencias particulares constituían una sola ciencia
natural que era la filosofía, luego las ciencias se multipli-
caron independizándose y surgieron además nuevas sub-
divisiones en cada ciencia.
Al separarse una a una, las ciencias fueron adquirien-
do su metodología para lograr certeza sobre los conoci-
mientos adquiridos.
Ahora bien, si consideramos a la ciencia como conoci-
miento cierto de las cosas, logrado por sus principios
enunciados y causas que la originan, la documentación se
engloba en el contexto de las ciencias; observamos el fenó-
meno del conocimiento, asimismo hablamos de principios,
los mismos que se presentan en bibliotecología, archivolo-
gía y documentología. Sus causas se detallaron al estudiar
los orígenes de la documentación.

56
 Si consideramos a la ciencia como un cuerpo de doc-
trinas metódicamente formado y ordenado, que consti-
tuye una rama particular del saber humano, comprende-
mos con facilidad que la documentación es una ciencia.
Mario Bunge, en su libro La ciencia, su método y su
filosofía, nos dice: “La ciencia como actividad —como in-
vestigación— pertenece a la vida social; en cuanto se apli-
ca al mejoramiento de nuestro medio natural y artificial,
a la invención y manufactura de bienes materiales y cultu-
rales, la ciencia se convierte en tecnología. Sin embargo,
la ciencia se nos aparece como la más deslumbrante y
asombrosa de las estrellas de la cultura cuando la con-
sideramos como un bien por sí mismo, esto es, como un
sistema de ideas establecidas provisionalmente, conoci-
miento científico, y como una actividad productora de
nuevas ideas, investigación científica)”.27
De acuerdo con este enunciado tenemos:
CIENCIA Cuerpo de ideas
Conocimiento Racional
Sistemático
Exacto
Verificable
Falible
En cuanto actividad
Vida social
Mejoramiento del medio
Tecnología
Sistema de ideas Actividad
establecidas productora de
provisionalmente nuevas ideas

Conocimiento Investigación
científico científica

Cuadro 16: Concepto de ciencia.

27
BUNGE, Mario: La ciencia, su método y su filosofía. Bs. As., Siglo XX, 1975,
pág. 9.

57
 Detallamos el cuadro expuesto para comprobar si las
ciencias de la documentación merecen el título de tal
categoría:
• Cuerpo de ideas: la documentación, para efectuar
un tratamiento adecuado a los documentos y la informa-
ción —que son repositorios de ideas— requiere de una
serie de sistemas, los mismos que en sí encierran ideas.
En este aspecto se cumple el requisito.
• Conocimiento: en capítulos anteriores hemos tra-
tado este aspecto, pero veamos por partes:
• Racional: que las ideas sean conforme a la razón.
La ordenación, clasificación, descripción, materias in-
dispensables de la documentación, obedecen a razones
estrictamente científicas.
• Sistemático: el conocimiento sistemático sigue un
sistema o procede con arreglo a él. Las ciencias de la do-
cumentación, obedecen a diversos sistemas para lograr
la recuperación del documento como de la información.
• Exacto: el conocimiento exacto se basa en princi-
pios, hechos y consecuencias demostrables. Las ciencias
de la documentación sostienen en sí principios propios,
los hechos como causales son demostrables en sí.
• Verificable: probar que la cosa es verdadera. La
documentación es verificable en cuanto a su contenido y
servicio.
• Falible: que sus principios pueden fallar. Eviden-
temente, siendo las ciencias de la documentación relati-
vamente jóvenes, sus estudios son falibles.
Se cumplen los requisitos en cuanto al conocimiento.
En cuanto actividad, la documentación contribuye en
múltiples aspectos a la vida social y al mejoramiento del
medio, sea a través de los sistemas de educación, infor-
mación, etc., los aspectos tecnológicos también son con-
templados por los sistemas de reprografía, microfilma-

58
ción, almacenamiento de la información. Los campos de
la investigación son fácilmente deductibles. Concluimos
que las ciencias de la documentación tienen fundamento
como tales.
El inconveniente podría presentarse cuando se ha-
bla del método, por el cual se ponen a prueba los resul-
tados verificables. Según Pérez Amuchástegui, el méto-
do es la búsqueda del camino para el conocimiento de la
verdad.
Esta definición se sustenta en la etimología: metá
—hacia— y hados —camino—. Para comprender el méto-
do y de acuerdo con Aristóteles, primero obtendremos el
conocimiento de:
Los hechos
Las causas

Al enfocar el tema de las causas las dividimos en:

• Causa material: conocimiento de la materia de que
están hechas.
• Causa formal: conocimiento de la forma de las co-
sas.
• Causa eficiente: conocimiento del efecto que pro-
duce.
En este caso, cuando hablamos de hechos, efectuamos
el estudio correspondiente. En cuanto a las causas, men-
cionamos a los documentos, poseedores de los datos, de-
duciendo:
• Causa formal: para el conocimiento de las forma
de que están hechas las ciencias de la documentación,
nos ocupamos de la tipología documental, que da las pau-
tas de la clasificación para cada una de las ramas que
componen este saber.
• Causa material: podemos subdividir en dos aspec-
tos principales: física y temática.

59
 • Causa material física: que se ocupa de las mate-
rias escriptorias, soportes de la información, su
conocimiento, formación, conservación y restaura-
ción.
• Causa material temática: como conocimiento del
tema de que tratan los documentos donde están
incluidos su ordenación, análisis, descripción, al-
macenamiento, indización.
• Causa eficiente: como conocimiento del efecto que
produce. Nos ocupamos de la información y los efectos
que producen y pueden producir en el nivel cognosciti-
vo, como influencia a nivel social y como influencia en el
hombre.
Si en la metodología documental tuviéramos que acla-
rar los aspectos de la observación, experiencia y deduc-
ción, obtenemos:
Observación: como captación del hecho, de la pro-
blemática del hecho, necesidad de identificación e infor-
mación del hecho, demanda documental.
Experiencia: pertinencia documental, utilización
de medios descriptivos que permitan satisfacer la deman-
da documental.
Deducción: como toma de decisión basada en la in-
formación obtenida; como verificación de resultados en
base a los documentos establecidos.

60
 CLASIFICACIÓN DE LA ARCHIVOLOGÍA EN EL CONTEXTO DE
LAS CIENCIAS DE LA DOCUMENTACIÓN

El enorme desarrollo de los conocimientos obliga a

efectuar una división aceptable de los límites concep-
tuales y científicos de los grandes campos de las cien-
cias y disciplinas; en su generalidad se dividen en:
• Ciencias exactas: que sólo admiten principios, he-
chos, consecuencias rigurosamente demostrables; enca-
beza este grupo las matemáticas.
• Ciencias naturales: que tienen por objeto adqui-
rir el conocimiento de las propiedades de los cuerpos, y
las leyes a las que están sujetas, su relación con las cien-
cias exactas se descubre a medida que se profundiza el
conocimiento.
• Ciencias sociales: que son propiedad de las rela-
ciones humanas y los factores que intervienen.
Esta clasificación estaría de acuerdo con la defini-
ción que se le da, como la ordenación de elementos, cual-
quiera que fuese su naturaleza: objetos, fenómenos, su-
cesos, individuos, etc., en varias clases, fundamentándo-
se en ciertos rasgos previamente determinados o selec-
cionados según un tipo peculiar de ordenación. En los
orígenes de la clasificación de las ciencias Aristóteles
efectúa la clasificación de acuerdo a la naturaleza del pen-
samiento y no de acuerdo a la naturaleza del objeto, se-
parándolos en tres grandes grupos:
• Ciencias teóricas: cuyo fundamento principal es
conocer la verdad.
• Ciencias prácticas: cuyo fundamento se basa en
las acciones encaminadas a un fin.
• Ciencias creadoras: denominadas también poéti-
cas, cuyo objeto es producido por un agente; substancial-
mente sería toda creación (artificial) realizada por el ser
humano.
Emilia Currás concluye que en las ciencias teóricas
equivaldría a conocer los hechos y los documentos; en
las ciencias prácticas, la preparación de datos y docu-
mentos a utilizar y en las ciencias creadoras el objeto pro-
ducido por un agente, determina al objeto como infor-
mación y al agente como documento. Diferimos de esta
conceptualización porque al darle una clasificación en
cada una de las ciencias tendríamos que fraccionar a las
ciencias de acuerdo a sus necesidades, consideramos más
bien que de tener que ingresar en la clasificación aristoté-
lica, la archivología y las ciencias de la documentación
se ubicarían en las ciencias prácticas, acciones encami-
nadas a un fin. La documentación es un servicio conti-
nuo, que brinda permanente y esencialmente la infor-
mación, son acciones encaminadas a un fin; las acciones
son todas las actividades que requieren en el tratamien-
to de la documentación.
James Balmes, clasifica a las ciencias en:
• Ciencias naturales, de las que hemos citado su
objeto.

62
 • Ciencias morales: basadas en el entendimiento o
la conciencia.
• Ciencias históricas o sociales: hablamos de las
relaciones humanas y los factores que intervienen. Los
documentos, en su íntima naturaleza, transmiten men-
sajes, lo que presupone una comunicación, ese mensaje,
esa comunicación, hace que englobemos a la archivolo-
gía y a las ciencias de la documentación en el campo de
las ciencias sociales.
El alemán Arthur Schopenhauer clasifica en:
• Ciencias puras: que tienen por fundamento la teo-
ría del principio del ser y la teoría del principio del co-
nocer.
• Ciencias empíricas: que tienen por fundamento las
teorías de las causas, de las excitaciones y de los motivos.
Wilhelm Dilthey, propone la clasificación de:
• Ciencias naturales: de las que hemos citado su
objeto.
• Ciencias del espíritu: tratando de establecer el
método de estas ciencias, Dilthey determina como objeto
propio de las ciencias del espíritu al hombre como to-
talidad. La archivología y las ciencias de la documenta-
ción se ubicarían de acuerdo con el postulado dilthelia-
no, en las ciencias del espíritu, por ser producto y estar
al servicio del hombre.
Básicamente, las ciencias de la documentación corres-
ponden a las ciencias sociales siendo el producto de las
actividades y pensamientos humanos, no le corresponde
otra que integrarse en su medio.
Como clasificación propia de las ciencias de la docu-
mentación, consideramos tres componentes básicos:
• Experimentales,
• Químicas,
• Humanísticas.

63
 Experimental: como método fundado en la experien-
cia aplicada a los aspectos productivos como capacidad
de producción de la documentación y de la información.
Industriales: como aplicación del trabajo humano a
la transformación de los documentos hasta hacerlos úti-
les para la satisfacción de las necesidades individuales
y colectivas.
Comerciales: como la aceptación que tiene en el mer-
cado que le es propio.
Dinámicas: como fuerza que produce determinados
movimientos sociales, mejorando la calidad de vida, mo-
tivando actitudes y modificaciones humanas.
Humanísticas: por su aceptación en las ciencias hu-
manas.
El carácter de las ciencias documentarias es consi-
derado como interdisciplinarias, puesto que sirve a to-
das las ciencias en cuanto a su necesidad de información
de la documentación contenida en sus núcleos respecti-
vos. Este servicio, es el que hace que se las considere como
ciencias para la ciencia, denominada también aristocien-
cia. Gunter Desantes dice ancilla scientiae, ciencia es-
clava; pero paradójicamente también causa scientiarum,
causa de ciencia.

64
 ARCHIVOLOGÍA: TÉCNICA Y CIENCIA

Las técnicas se convierten en especialidades, desa-

rrollan, se amplían, incluso aparentemente se oponen,
pero son partes de un conjunto. Todo este fenómeno nos
permite considerar necesariamente un proceso, una evo-
lución histórica, un desarrollo continuo con miras al fu-
turo.
La archivología, la bibliotecología, la documentolo-
gía, la museología han sido consideradas como concep-
tos disciplinarios, como un cuerpo de conocimientos es-
tructurados alrededor de un objeto común, los núcleos
documentales: archivos, bibliotecas y centros de docu-
mentación, conforman instituciones sociales que por me-
dio de su adecuado funcionamiento se experimenta, en
forma directa. Cada una de estas instituciones, es utili-
zada por uno o más individuos como único medio de rea-
lizar actividades concretas dentro del desarrollo social
actual.
Si observamos un expediente, sabemos por ejemplo
que se realiza un trámite causado por un individuo; los
documentos son utilizados para fines burocráticos las
más de las veces, pero con contenidos de realidad, seg-
mentos de la realidad. Cuando observamos un documen-
to de identificación, sabemos que su propietario lo utili-
za no sólo como acto de reconocimiento de su identidad,
sino como imperio de un derecho ciudadano.
Podemos asegurar entonces que los documentos obje-
tivan acciones de modo que un documento sin objetiva-
ción puede ser una simple curiosidad.
Los archivos y las bibliotecas nacieron casi al uníso-
no, como producto del desarrollo de la escritura y del
pensamiento concreto. No podemos decir con certeza
cuándo surgen estas instituciones, los continuos descu-
brimientos arqueológicos modifican continuamente nues-
tro concepto de antigüedad. Pero podemos especular que
desde el nacimiento de la escritura surgen los archivos
como guardianes de la propiedad, el derecho y de las co-
municaciones realizadas en el pasado. Así tenemos que
en los documentos de los montículos de Tello, lugar don-
de se situaba Lagash, “se extienden a más de un siglo y
revelan casi un estado moderno en el derecho interna-
cional: tratados, arbitrajes, comisiones de fronteras, in-
demnizaciones pagadas en grano o en trabajo obligatorio
en las tierras del vencedor”.28 Así mismo nacen las bi-
bliotecas como guardianes del pensamiento; tal vez sin
diferenciarlos exactamente, los documentos eran custo-
diados en salas comunes. Podemos afirmar que archivos
y bibliotecas fueron una sola institución en la antigüe-
dad oriental y en la Iglesia de Roma en los primeros si-
glos de su historia.
El desarrollo de la documentación como tal, o entendi-
da como información procesada, es posterior, pero tam-

28
MYRES, John L.: El amanecer de la historia. México, Fondo de la Cultura
Económica, 1986, pág. 79.

66
poco podemos afirmar en qué momento exacto nació la
documentación; los elementos descriptivos utilizados por
los archivos y las bibliotecas, pueden considerarse como
las primeras formas de la documentación especializada.
Su verdadero desarrollo surge en las últimas décadas.
En 1895 se crea en Bruselas el Instituto Internacio-
nal de Bibliografía, sobre las necesidades patentes de
información temática y el repertorio bibliográfico uni-
versal. Un año antes se había reunido el Primer Congre-
so de Bibliografía, también en Bruselas.
En 1910 el Instituto Internacional de Bibliografía, en
su publicación número 34, edita una terminología a fin
de universalizar y normalizar algunos términos emplea-
dos en la bibliotecología y la documentación. En 1938 se
forma la Federación Internacional de la Documentación
(FID) que se separa del Instituto Internacional de Docu-
mentación, nombre que fue adoptado en 1931 del anti-
guo Instituto Internacional de Bibliografía. La FID se
instala en La Haya. En 1950 se crea la carrera de Docu-
mentalista en París, (Instituto Nacional de Técnicas de
Documentación).
Este breve panorama nos muestra claramente que la
documentación, entendida como tal, tiene muy corto tiem-
po de desarrollo.
Estos sistemas o procedimientos de archivos y de bi-
bliotecas, primero fueron considerados como un queha-
cer, una ocupación que requerían de prácticas meramen-
te consuetudinarias que evolucionan lentamente desde
sus orígenes hasta el siglo XII, en el cual surge el archivo
del Vaticano, con una serie de reglamentos, disposicio-
nes y normas que se emplean en territorio europeo.
Ante la preocupación de los monasterios por conser-
var todo tipo de documentos; la archivología se convier-
te en una disciplina de carácter cultural, disciplina en

67
sentido de leyes y reglamentos que rigen a determina-
das instituciones, las bibliotecas tienen un similar desa-
rrollo (Carlos V en el Louvre, en 1367).
El conjunto de procedimientos utilizados en los ar-
chivos y en las bibliotecas se transforman en técnicas,
como ampliaciones y resultados prácticos sobre la reunión
de documentos. “El progreso de las técnicas hasta el Re-
nacimiento, dependía principalmente de las necesida-
des de la práctica y de la experiencia diaria, en una pa-
labra del empirismo. Después del Renacimiento, y con
mayor nitidez en los tiempos modernos, el progreso téc-
nico está animado por el espíritu. El instinto práctico
del siglo XVII preparó el triunfo de una tendencia que
transformaría al mundo. La ciencia realiza ante nuestra
miradas esta transformación”.29
En la actualidad, los sistemas de información de los
poderes públicos: las instituciones creadas para facilitar
información especializada, los avances tecnológicos apli-
cados a los documentos y a la documentación, han am-
pliado el campo de conocimientos sobre los distintos pro-
cedimientos, técnicas y leyes utilizadas por los archivos
y las bibliotecas, elevándolas al rango de ciencias, que en
su conjunto conforman las ciencias de la documentación.
Podemos afirmar con certeza que gran parte de la eco-
nomía y el desarrollo de las naciones, se sustenta en la
cantidad y calidad de documentación e información que
posee.
La revolución industrial impulsó el vertiginoso de-
sarrollo de la documentación, en Inglaterra más rápida-
mente que en Francia, la revolución tiene múltiples ma-
nifestaciones como en el aspecto agrícola, jurídico, so-
cial y técnico. Este cúmulo de actividades permite com-

29
DUCASSE, Pierre: Historia de las Técnicas. N° 29, Bs. As. Eudeba, pág. 127.

68
prender la importancia que representa la documentación:
“Ayer los descubrimientos de los sabios permanecían esté-
rilmente en sus portafolios o en los archivos de las acade-
mias y los fabricantes no sospechaban que la aplicación
de los mismos podía serles muy útil en sus operaciones...
Hoy... el fabricante consulta al sabio... existe la mayor
confianza entre el fabricante y el químico”,30 por consi-
guiente la necesidad de información se hace patente; no
sin motivo en 1780 se crea en Inglaterra la Society for Pro-
moting Constitutional Information —Sociedad para la
Provisión de Información Constitucional.
La invención de la imprenta es otro aspecto impor-
tante al permitir la divulgación de conocimientos e in-
gresar en la etapa industrial de la reprografía, una pri-
mera etapa sería la manual, cuando los monjes realiza-
ban reproducciones documentales en los scriptorium, la
segunda etapa que logra un enorme desarrollo en nues-
tra época, formando un capítulo nuevo en los estudios
documentales, la reprografía documental.
La fundación de los archivos nacionales de Francia
en 1749, genera el principio de centralización en núcleos
específicos para los documentos producidos en las acti-
vidades administrativas.
Los inventos y su continuo perfeccionamiento acele-
ran mucho más el flujo documental. La máquina de es-
cribir, el papel carbónico, incrementan la producción do-
cumental agravada por el continuo crecimiento demo-
gráfico, tal como nos confirma Lasso de la Vega, que la
mayor preocupación del siglo XIX es el exceso de pro-
ducción documental.
Esta evolución continua lleva consigo una producción
y necesidad de información para perfeccionar determi-
30
CHAPTAL: Extracto «L’industrie francaise». 1819. Cf. SHUHL, loc. cit., pág 61
en DUCASSE, Pierre: op. cit., págs. 128-129.

69
nados campos del conocimiento e incrementar la capaci-
dad de decisiones en los poderes públicos.
Generalmente hacemos referencia a que todo lo crea-
do por el hombre está hecho a su medida. Nuestro conoci-
miento primario lo obtenemos a través del propio cuerpo,
que es un gran receptor de información; esta informa-
ción nos es trasmitida en forma de color, temperatura,
sonido, olor; todo es debidamente clasificado y diferen-
ciado por el cerebro, que posteriormente utiliza la infor-
mación procesada de acuerdo a las necesidades físicas.
El hombre ha creado todo de acuerdo a su semejanza y
necesidad.
Los documentos se constituyen como testimonios fie-
les del hombre, de su conducta, de su trascendencia mani-
fiesta determinada por aspectos sicológicos, culturales,
sociales, históricos, religiosos, sobre todo como una mani-
festación permanente de su conocimiento adquirido.
Todo esto implica una evolución (evolución no en el
sentido de progreso, sino de cambio). Ésta se manifiesta
primero a sí mismo, antropológicamente y con posterio-
ridad en el medio que lo rodea, social y naturalmente, y
que no es más que una minúscula parte del universo.
Es notable que no obstante los progresos tecnológi-
cos, los documentos que son productos del pensamiento,
o que son elaborados objetivamente en forma de libros,
no han cambiado mucho su forma tradicional. Se apre-
cian cambios en cuanto a su calidad, material empleado,
formas de impresión; pero el libro sigue siendo el libro.
“Aun suponiendo que el libro desaparezca, como desapa-
recieron los papiros, fuera de los museos, eso que llama-
mos ‘la cultura’ no morirá”.31

31
FILIPPO, Luis di: La era tecnotrónica y el libro. Anexo, suplemento N° 46 de
la Gaceta Literaria. Noviembre y diciembre. Santa Fe, Argentina, Editorial
Fundación Banco BICA, 1985, pág. 2 col 3.

70
 No ocurre lo mismo con los documentos de los archi-
vos, que son productos de determinadas actividades, sean
éstas públicas o privadas, actividades que muchas veces
modifican sus formas tradicionales, creando característi-
cas propias. Una radiografía se convierte en documento
heurístico bajo la circunstancia de estar incluida en un
expediente administrativo.
Pueden existir dos bibliotecas iguales, pero no pue-
den existir dos archivos con esa propiedad. Toman un ca-
rácter individualizante, porque la causa que los motiva
difiere substancialmente del documento bibliotecológico.
Las ciencias de la documentación reúnen entre sí toda
la documentación especificada y científica almacenada
en núcleos distintos: los archivos y las bibliotecas, am-
bos generan el material adecuado para los centros de do-
cumentación e información. Con referencia a los museos,
es discutida aún su posición en cuanto al objetivo mis-
mo, si es netamente educativa o documental. Estudie-
mos cada uno de estos núcleos.
“Es evidente que en el lapso de una generación, las
cosas han evolucionado notablemente. No hace mucho
tiempo los archivistas de la mayor parte de los países
europeos, fieles a la concepción que lentamente se ha-
bía elaborado en el curso del siglo XIX, estaban de acuer-
do en querer ser, ante todo, si no exclusivamente, histo-
riadores y en considerar sus depósitos como centros de
conservación de fondos de archivo de valor permanente
al servicio de la investigación histórica. Sus relaciones
con la administración pública eran juzgadas como secun-
darias y en muchos casos, las iniciativas de entrega y de
eliminación se dejaban al arbitrio de las entidades ad-
ministrativas. En muchos países los documentos no lle-
gaban a los archivos sino después de plazos más o me-
nos largos (100 o 50 años) como Alemania, Bélgica, los

71
Países Bajos, etc. Los documentos antiguos eran trata-
dos con privilegio en comparación con los papeles con-
temporáneos, y los inventarios y ediciones de documen-
tos medioevales gozaban de elevado prestigio a los ojos
de los archivistas paleógrafos diestros en las técnicas
de la erudición”.32
En la mayoría de los tratados o manuales de archi-
vos y archivología se encuentran frases como: ”no existe
una terminología”, “no hay una definición”, “no hay un
acuerdo” sobre el concepto. Lo cierto es que la voz archi-
vo y su derivado archivología, han sido mal conceptuados
desde sus orígenes etimológicos, puesto que hay algunos
autores que sostienen su proveniencia de la raíz griega
arkein, que significa proteger o resistir, o de la raíz de
arche, que significa principio u origen, cuyo derivado co-
rresponde a archeion; voz que deriva del latín como ar-
civium, archivium, archivum. Esta última trascendió en
las lenguas latinas para el concepto de guarda-documen-
tos. Lo evidente es que en griego se decía chartrophila-
kion o grammatophilakion, al lugar donde se deposita-
ban los documentos, y al encargado o guardián se lo de-
nominaba chartophilax.33
Lo que actualmente denominamos archivo, en latín
tomaba la denominación de tabularium, que contenía las
tábulas o registros públicos, y más específicamente se
llamaba tabularius al archivo público. En cambio al en-
cargado del tabularium se le llamaba cartarius. Logium
y logeum también significan archivos en el latín.34

32
BAUTIER, Robert Henri: «La función de los archivos; La misión de los archi-
vos y las tareas de los archivistas» (Proceedings of the 11th and 12th Inter-
national Conferences, of the Round Table of Archivists, Bucarest 1969, Je-
rusalem 1970, 1972) En La Administración Moderna de Archivos y la Ges-
tión de Documentos. París, El Prontuario RAMP, diciembre de 1985, pág. 1.
33
TANODI, Aurelio: Manual de Archivología..., op. cit., págs. 1-2.
34
Diccionario Ilustrado Latino-Español. Ed. Espec., pág. 283.

72
 Por otro lado, se confunden permanentemente los
términos archivología con archivo, conceptuándolos mu-
chas veces como sinónimos, dificultando los términos defi-
nitorios.
En el aspecto etimológico consideramos definitiva-
mente que la archivología deriva del latín archivium,
término comúnmente utilizado, y de las raíces griegas
logos-ia, que se utilizan para darle carácter de estudio o
tratado logos y la terminación ia como determinante de
ciencia o disciplina.
Por consiguiente, decimos que la archivología es la
ciencia o disciplina que estudia los archivos. Este con-
cepto resulta ser muy simple, puesto que el término ar-
chivo ha desarrollado sus contenidos.

Es necesario aclarar que los términos archivología,

archivística y archivo no son sinónimos como general-
mente se los emplea. La archivología engloba todo el
estudio teórico, su fundamentación e investigación. La
archivística se ocupa de las técnicas que se han de em-
plear en el manejo de la documentación. Los documen-
tos y los archivos, son los núcleos o repositorios docu-
mentales, objeto formal de la archivología.

Sobre la archivología, T. Schellemberg nos dice que

es: “La ciencia que trata de los archivos, de su conserva-
ción, administración, clasificación, ordenación, interpre-
tación etc.; de las colecciones de documentos que en los
archivos se conservan como fuente para su conocimiento
ulterior y servicio al público”.35

35
SCHELLEMBERG, T. R.: Archivos modernos, principios y técnicas. Instituto Pa-
namericano de Geografía e Historia, La Habana, Publicaciones del Comité
de Archivos de la Comisión de Historia, 1985, pág. 43.

73
 En esta definición podemos observar que los térmi-
nos “conservación”, “administración”, “clasificación”, “or-
denación” son funciones del archivo utilizadas como ele-
mentos definitorios de la archivología. El término “inter-
pretación”, si se refiere al documento, podría ser prerro-
gativa de la diplomática y de la paleografía. Lo mismo
ocurre con el término “colecciones” usado generalmente
en los lugares o países de habla inglesa, pero la palabra
colección no sólo tiene por significado un conjunto de co-
sas de una misma clase.
El archivo no colecciona, si bien puede recibir colec-
ciones documentales, pero como parte de un todo. No co-
lecciona porque no reúne los documentos arbitrariamen-
te. Puede ser que alguien coleccione documentos como
rarezas, pero eso no constituye un archivo, es simple y
llanamente una colección. La colección está sujeta al sub-
jetivismo mientras que los documentos son por natura-
leza misma objetivos y orgánicos; constituyen la materia
prima del conocimiento histórico, sociológico, lingüísti-
co, etc.
Para algunos estudiosos, la archivología no es más que
una técnica o algo menos, pura práctica, de ser así, esta
rama del saber humano estaría condenada a ser consuetu-
dinaria y subjetiva, proclive a desaparecer, y los papeles
se acumularían de acuerdo a cierta experiencia o lógica
administrativa, serían seleccionados una vez que abulta-
ran y estorbaran y la historia tendría un pie menos.
Giulius Batelli considera que la archivología es sólo
una disciplina de carácter técnico, como una disciplina
auxiliar o funcional de la administración y de la historia.
Eugenio Casanova considera a la archivología como
la ciencia de los archivos.
Wolfang Leesch diferencia a los partidarios de la ter-
minología ciencia y a los no partidarios.

74
 Roscoe R. Hill, considera a la archivología como fiel
servidora de la historia, obviando el aspecto administra-
tivo.
Mario Briceño Perozo califica a la archivología como
ciencia, indicando que sus principios son universales.
De Sante la acepta como disciplina cada vez más de-
purada.
Flach se inclina por la ciencia, no ocurre lo mismo
con el Dr. Aurelio Tanodi que la consideraba disciplina
auxiliar en razón del fin, basándose en los conceptos
aristotélicos, sostiene que la finalidad de la archivología
es práctica, no pretende conocer la verdad última ni la
creación intelectual.
Partidarios de ambas posturas existen, lo suficiente
como para alargar un tratado y hacerlo erudito.
Establecemos que el objeto de la archivología es el
archivo. De acuerdo con lo enunciado, podemos separar
dos corrientes: quienes consideran a la archivología como
disciplina tradicional y la concepción que calificamos de
actual o científica.

EL CONCEPTO TRADICIONAL DE LA ARCHIVOLOGÍA

El concepto tradicional considera a la labor archivís-

tica como algo especial, cuya temática se desarrolla so-
bre todo en métodos consuetudinarios o consecuentes
con alguna legislación, o bien como herencia cultural del
pasado, convirtiéndose en auxiliar de la historia y corres-
pondiéndole un método subjetivo, difícil de ser generali-
zado para que alcance el punto de vista de ley.
Esta forma de conceptualizar a la archivología tro-
pieza con las definiciones generales de ciencia y método
científico.

75
 Ciencia como conocimiento sistemático y articulado
que aspira a formular las leyes que rigen los fenómenos
de un sector de la realidad.
Existen entonces problemas epistemológicos o de fun-
damentación científica, gnoseológicos o de conocimiento
y metodológicos o de método. Independientemente de
todo lo que hemos observado en las ciencias de la docu-
mentación, donde se contemplan estos aspectos, observa-
mos que estos problemas derivan de una serie de conclu-
siones, algunas a priori y lógicamente no llegan a satis-
facer puesto que van desde el rechazo metodológico de
la archivología, restándole las posibilidades, hasta la frag-
mentación conceptual de los campos incompatibles:
En primer lugar, el campo muy propio de las cien-
cias, donde los hechos de repetición posibilitan métodos
generalizadores, y para ello es conveniente aclarar que
en la archivología existen métodos generalizados y fe-
nómenos tendientes a ser generalizados, cosa que no se
puede juzgar dada la efervescencia de una ciencia rela-
tivamente reciente en su estudio y que por consecuen-
cia sus resultados van recién en vías de solución, pero
por ello no dejamos de pensar en este campo.
El otro campo es privativo de la archivología, donde
los actos de acumulación y conservación documental re-
quieren un método propio para cada sistema que lo ge-
nere, es decir, el archivo es orgánico, depende exclusi-
vamente del sistema de organización que tenga la enti-
dad productora de los documentos que se convierten en
materia propia de la archivología.

76
 EL CONCEPTO ACTUAL

Toma las posturas críticas a lo citado anteriormente

basándose sobre todo en los aportes epistemológicos ori-
ginados en las ciencias físicoQmatemáticas; se toma la
noción de identidad esencial del hecho, según el cual
todo hecho es igual a sí mismo, irrepetible, observando
que los hechos son causales de documentación.
En la archivología observamos el fenómeno de la si-
guiente manera: decimos que los archivos, objeto de la
archivología, contienen documentos producto de una ac-
tividad; de lo cual deducimos que la actividad es un he-
cho que genera documentación, el archivo deja de ser un
simple depósito para convertirse en un repositorio de
hechos documentados; la naturaleza de estos hechos, su
identidad esencial, es irrepetible, pero sí semejantes en-
tre sí por las misma razón que las actividades de una en-
tidad están encaminadas a un fin, a una determinada
función, son partes de un todo orgánico.
ARCHIVOLOGÍA ARTE Preceptos, cultura, normas
DOCTRINA Opiniones. Kecskemeti
DISCIPLINA Leyes, reglamentos, normas.
Rama del saber Tanodi, Batelli, Sante
CIENCIA Metodología, división, fin.
Schellemberg, Casanova,
Leesch, Hill, Flach.

SOCIAL Identidad esencial del hecho

Individualizador
Generalizador
Realidad temporal
Evolución

Método Administrativo
Histórico
Diplomático
Cuadro 17: Archivología como ciencia social.36
36
En 1982, Jorge Emiliani y Manuel Vázquez, efectuaron una entrevista al
Dr. Aurelio Tanodi, la misma fue publicada por Major Ediciones, El mundo

77
 Estos razonamientos nos llevan entonces a dos enfo-
ques de la realidad; uno de carácter individualizador y
el otro de carácter generalizador. La ordenación natu-
ral es de carácter generalizador de todos los archivos,
pero también es característica propia de cada archivo
puesto que su organicidad determina su naturaleza pro-
pia, es decir, conlleva el carácter individualizador, así
tenemos que dos enfoques de la realidad no son opues-
tos sino complementarios.
Se desprende entonces una noción que es la relativi-
dad de toda generalización, realidad temporal por cuan-
to contiene un entorno histórico y evoluciona en la me-
dida que evolucionan los organismos creadores de sus
archivos, afirmando una evolución conceptual hasta lle-
gar al término de ciencia.
Estas nociones nos permiten superar dos de los pro-
blemas planteados en el concepto tradicional, que sería
la fragmentación de la realidad y el método privativo de
la archivología, ingresando así como ciencia social; so-
cial por ser producto y al servicio de la sociedad misma,
en el más amplio de sus sentidos, lato sensu.
Es conveniente aclarar que todo hecho social es
irrepetible, en este caso todo hechoQorgánicoQsocial es
irrepetible en la medida que es idéntico a sí mismo. La
generalización como tal es un proceso de abstracción del
archivista o archivólogo y no es inherente a sólo una par-
te de la realidad; lo que trae consigo que la generaliza-
ción es relativa al campo de aplicación de los conocimien-
tos archivísticos y no tiene validez universal absoluta.
Este concepto permite sobre todo que la archivología
formule generalizaciones en diferentes grados de ampli-

de los archivos, N° 6, Córdoba. El Dr. Tanodi se refiere a la archívistica co-

mo la ciencia de conceptos diversificados (N. A).

78
tud y profundidad, según sean sus necesidades de acuer-
do al desarrollo propio.37
Como consecuencia de todo este razonamiento acor-
damos que la archivología como ciencia tiene sus varian-
tes metodológicas, adecuando las posibilidades de gene-
ralización al tipo de institución o entidad que produce
los documentos, o al punto de vista con que se lo enfo-
que, siempre que ese enfoque guarde relación con el obje-
tivo trazado. De estos conceptos obtenemos que también
puede auxiliarse de la metodología de otras ramas del
saber por su misma naturaleza, adecuando las posibili-
dades de generalización al tipo de institución o al punto
de vista con que se lo enfoque sin apartarse de lo que son
sus principios básicos como conocimiento y método cien-
tífico y sobre todo sin referir de un método privativo.
La archivología recurre al método administrativo en
su aspecto práctico. Si sólo se tratara de la práctica da-
ríamos la razón a Giulius Batelli al considerarla como
disciplina pragmática; pero, también se asiste del méto-
do histórico, puesto que el objeto de la archivología es el
archivo y su contenido subsiste al paso crítico al de-
cir del Dr. Tanodi, al existir una simbiosis histórico
Qadministrativa, y una selección documental, que de-
termina específicamente la calidad histórica de los do-
cumentos. También recurre al método diplomático para
la determinación de los caracteres documentales, pri-
mer paso para la descripción.
No nos alejan estos conceptos del desarrollo de la in-
formación, al contrario nos acercan cada vez más, a los
centros de documentación e información.

37
COPES, María Isabel: La historia como ciencia. Iniciación de las Ciencias So-
ciales. U.C.S.F., ficha 1, unidad 1, pág. 22.

79
 LA ARCHIVOLOGÍA COMO CIENCIA SOCIAL

Para adecuarnos a este marco referencial, la archi-

vología recurre a las ciencias sociales, ingresando en su
campo, como las ciencias históricas por ejemplo; espe-
cialmente en lo que se refiere al tipo de quehacer, consi-
derado como hecho, que para los conceptualistas tradi-
cionales son actos consuetudinarios, de rutina diaria,
autónomos, individualizados; hechos que tienen como
base a un grupo social cuyo accionar constituye el meo-
llo de la explicación. Este punto de vista es objetable:
Primero porque el accionar de todo archivo, objeto
esencial de la archivología, está condicionado, limitado,
impulsado por las condiciones básicas del organismo al
que pertenece, sean éstos públicos o privados, sea una
nación (archivos nacionales) o una determinada agrupa-
ción social (archivos privados); asimismo estas condicio-
nes básicas están reguladas por la estructura económi-
ca, los factores culturales, de población, etc. Los facto-
res por los cuales determinados archivos logran mayor
desarrollo que otros, hacen que los archivos se convier-
tan en un fiel reflejo de la sociedad que los crea. No se
puede inventar un archivo independiente, sin sociedad
que lo produzca sin elementos orgánicos que los supedi-
ten. Ariel Ricks sostiene que son tres los factores que
determinan el desarrollo de la administración de los ar-
chivos en Norteamérica:
La herencia cultural: debida a los colonizadores, que
han dejado huellas profundas en los sistemas de crea-
ción de documentos y su administración.
El volumen documental: producido anualmente en
toda la nación.
El adelanto tecnológico y económico: lo cual in-
fluye en los estudios tendientes a superar los problemas

80
del segundo factor. Al estudiar estos factores, estamos
observando elementos sociológicos.
Al tomar por objeto de estudio a un determinado gru-
po social, la archivología entra de lleno en el campo de
las ciencias sociales, teniendo en cuenta que es auxilia-
da por otras ciencias y disciplinas que al mismo tiempo
auxilia; es decir, existe una interrelación que hace que
tenga una independencia relativa, derivada del enfoque
con el cual se estudia. Este aspecto indica también que
la archivología se constituye como ciencia interdiscipli-
naria.
En segundo lugar, debemos considerar la relatividad
del tiempo dentro del concepto social; es decir, los ar-
chivos de una sociedad se presentan con el mismo ritmo
de desarrollo que se opera en estas sociedades según sea
el cambio de sus estructuras. No es lo mismo un archivo
del año pasado que uno actual, porque las variaciones
sociales, económicas y tecnológicas han modificado sus
conocimientos y aplicaciones.
Por todo lo expuesto, acordamos entonces que la ar-
chivología es una ciencia social, una ciencia que trata de
los archivos. Al acercarnos cada vez más a una definición,
observamos que la archivología enfrenta el contenido del
archivo, denominamos continente a los locales, edificios,
equipos. Sus elementos “se relacionan con los distintos
problemas de organización y método, con los aspectos
administrativos y técnicos de la archivística”.38
Por más que se haya intentado, y se intenta todavía,
restarle importancia como ciencia, encontramos que su
extensión es bastante amplia, lo que hace dificultoso de-
terminar un fin concreto. Si bien no busca una verdad,

38
KECSKEMETI, Charles: Doctrina Archivística. Traducido por José Ma-
nuel García, Córdoba, Centro Interamericano del Desarrollo de Archivos,
1980, pág. 6.

81
es auxiliar de las ciencias que buscan la verdad, pero de-
teniéndonos en ese aspecto: buscar la verdad, desde el
punto de vista de la autenticidad, sí lo lleva como un va-
lor intrínseco y propio.

La archivología es una ciencia social que trata o es-

tudia los archivos como continente y como contenidos,
cuya finalidad reside en facilitar una metodología ade-
cuada para auxiliar a las ciencias y a la sociedad.

Los archivos son por naturaleza propia auténticos. No

existen los archivos falsos, aun cuando existieran docu-
mentos falsos. Nos detendremos más sobre estos puntos
cuando efectuemos un estudio del archivo. Las ciencias y
disciplinas relacionadas con la archivología son dispares
entre sí, como la administración, la bibliotecología, las
ciencias políticas, la documentología, la diplomática, la
cronología, la paleografía (en términos modernos grafísti-
ca) y la historia en sus distintas ramas y especialidades.
Concluimos:
ARCHIVOLOGÍA
Continente Edificios
OBJETO: ARCHIVO Equipos
Contenido Documentos Escritos
Formularios
Reprógrafos
Magnéticos
Cinéticos, etc.
Facilitar metodología
FIN
Auxiliar a las ciencias y disciplinas
Administración Económica
Social
Institucional
Historia Política
General
Paleografía
Diplomática
Ciencias de la información
Ciencias de la documentación

Cuadro 18: Objeto y fin de la archivología.

82
 DIVISIONES DE LA ARCHIVOLOGÍA

Al igual que en la definición, se han presentado divi-

siones en la medida que los conceptos son más concre-
tos.
Eugenio Casanova, divide a la archivología en cinco
partes:
• Archivoeconomía o administración general.
• Archivística pura u ordenamiento interno de la do-
cumentación.
• En la tercera división agrupa los servicios y la na-
turaleza jurídica del archivo.
• En el cuarto y quinto grupo, reúne las historias del
archivo y la archivología.
El Dr. Aurelio Tanodi efectúa la división siguiendo
los pasos del método y considera como primera parte los
principios técnicos o generales:
• En primer lugar estarían los conceptos generales,
definiciones del archivo y la archivalía.
• En el segundo lugar: la archivonomía, preocupa-
ción de la restauración, mantenimiento de los ar-
chivos, y su conservación.
 • En el tercer lugar: ordenación y descripción de los
documentos.
• En el cuarto, solamente los servicios del archivo.
• En el quinto, la historia de los archivos.
• En el sexto grupo, la legislación, estatutos, regla-
mentos internos y legislación comparada.
Por cierto que se han hecho muchas divisiones que
alargarían este trabajo.
Si tomamos como base la definición de archivología,
obtendríamos cuatro grandes grupos de interés en el es-
tudio de esta ciencia.
Comprendería:
• Archivología de continente, o estructural.
• De contenido o infraestructural.
• Archivología general.
• Por sus fines.

ARCHIVOLOGÍA DE CONTINENTE O ESTRUCTURAL

Estudia todos los aspectos de estructura de los ar-

chivos, podemos subdividirla en dos grupos principales:
1) Aspecto administrativo. Algunos autores consi-
deran a la archivología como una administración de los
archivos, considerando que la administración generali-
za el fenómeno social y político, los archivos sostienen
información tendiente a orientar la solución de proble-
mas, apoyando y sustentando las decisiones. Sobre todo
en el sentido de servicio que brindan el archivo y la ad-
ministración.
Gran Bretaña considera en la práctica, a la adminis-
tración de archivos como lo supervisión y control de to-
das las etapas del quehacer archivístico.

84
 Austria y Bulgaria consideran a la administración
de archivos como una actividad profesional en general,
mientras que en Canadá se acepta como el control sobre
los archivos corrientes, logrando una asistencia sobre lo
ministerios, control de expurgo documental, adminis-
trando inclusive los centros documentales subordinados
y el adiestramiento del personal.
En los Países Bajos se entiende a la administración
de archivos, como la conservación, procesamiento de da-
tos, control sobre documentos depositados en los archi-
vos, y sobre todo el manejo interno de los archivos.
En Polonia la administración abarca a la red de ar-
chivos estatales, como administración de asuntos archi-
vísticos en general.
Desde el punto de vista de la administración de ar-
chivos, consideremos entonces tres aspectos fundamen-
tales, teniendo en cuenta que el objetivo básico es pro-
porcionar información retrospectiva a la administración,
sea estatal o privada.
Estos aspectos son:

Organización
Investigación
Información

Organización: supedita todo lo referente a perso-

nal, planificación, legislación, coordinación y contabili-
dad.
Investigación: es necesario verificar el valor genui-
no de los documentos y establecer los servicios de refe-
rencia mediante la optimización de los medios tradicio-
nales con direccionamiento hacia los medios automáti-
cos o cibernéticos.

85
 Información: como consecuencia de las dos etapas
anteriores, teniendo en cuenta los sistemas de difusión
a emplearse.
Al efectuar los estudios administrativos inherentes
a los archivos, se hace necesario destacar dos aspectos
principales que serían: uno de carácter interno y otro
de carácter externo.
a) Carácter interno: estudia la administración in-
herente a los archivos en su desenvolvimiento interno,
como un complejo de personas y cosas que tienden a una
finalidad y como actividad encaminada a la satisfacción
de las necesidades colectivas.39
“Generalmente se entiende por administración so-
cial la influencia en toda la sociedad en su conjunto y en
sus áreas separadas de actividad (vida económica socio-
política y espiritual; disciplinas científicas, etc.) que ase-
gura su funcionamiento normal, el mantenimiento de la
calidad de sus normas, las mejoras y el movimiento con
éxito hacia una meta dada. Durante la realización de acti-
vidades de administración, se examinan constantemente
las condiciones y emergen problemas urgentes. Los pro-
blemas concretos son resueltos mediante la adopción de
decisiones de administración cuya gama es tan amplia y
variada como la actividad de la administración misma.
La administración es un fenómeno social y político.
Esta premisa se aplica también desde luego a los archivos.
Hoy tanto la administración social en general, y sus
ramas distintas (incluso la ciencia en administración de
archivos) se están desarrollando en condiciones de re-

39
Las necesidades colectivas engloban incluso a las entidades productoras y
a los usuarios.
ÁLVAREZ CARVALLO, José María: «Estado». En Facta, Enciclopedia Sistemática,
T. 5. Madrid, Ed. Rialp S.A., 1965, pág. 43.

86
volución científica y tecnológica”.40 Para lograr un dina-
mismo adecuado, sobre todo en los archivos históricos o
aquellos que por su naturaleza son autónomos en la me-
dida que pueden tomar soluciones propias, la archivolo-
gía adquiere conocimientos de administración que le per-
miten cumplir con alguno de sus propósitos, esencial-
mente el bien colectivo.
b) Carácter externo: estudia a la administración en
la que se encuentra circunscripta el archivo, es decir al
organismo causante de la documentación y al que esen-
cialmente preste sus servicios: la entidad productora,
sobre todo en el aspecto orgánico que ha de servir de base
y fundamento para la clasificación y ordenación de los
documentos para lograr una buena descripción.
Se requieren esencialmente conocimientos del orga-
nigrama, como reflejo de la organización; y los conoci-
mientos del flujograma o fluxograma, como conocimien-
to de las gestiones o trámites que se realizan en la ad-
ministración, llamada también archivonomía.
2) Aspecto archivonómico. Término utilizado por
Schellemberg al que considera como “la actividad de los
archivos; su función, su progreso su desarrollo, sus loca-
les, su organización personal, sus servicios al público”.41
Destacamos intencionalmente el término locales; en
aspecto archivonómico se consideran más claramente to-
dos los problemas relacionados con la arquitectura, edifi-
cios, locales, secciones, equipos, sean estos últimos ma-
nuales, mecánicos o electrónicos que se hacen necesarios
para cumplir los objetivos de los archivos, cuyo fin sea

40
KURANTOV, A. P.: «Progreso de la Ciencia de Administración de Archivos».
En: Boletín Interaméricano de Archivos. Vol. II, Córdoba, C.I.D.A., 1976,
pág. 56.
41
SCHELLEMBERG, T. R.: Archivos modernos..., op. cit., pág. 43.

87
reunir, conservar, ordenar, describir los documentos y
brindar información.
Eugenio Casanova, en su Archivística fue uno de los
primeros en efectuar una división de la archivología, al
definir el término archivoeconomía. Sostiene que se tra-
ta de la administración general externa de los archivos
(construcción de los edificios, instalación de los locales,
depósitos, oficinas, higiene y restauración).

LA ARCHIVOLOGÍA DE CONTENIDO O INFRAESTRUCTURAL

Estudia todos los aspectos concernientes a la mate-

ria prima del archivo: los documentos, su conducta y trata-
miento. Aquí también se hace necesario subdividir en dos
aspectos:
• El aspecto documental.
• El aspecto de volumen documental.
El aspecto documental: desde el cual la archivolo-
gía estudia todas las propiedades inherentes al docu-
mento en sí, así trataría la producción y reproducción
de documentos, la conservación, restauración y selección.
Es en esta etapa que la archivología estudia el ciclo vi-
tal de los documentos —CVD—. Hemos observado en
los capítulos anteriores, que el documento es la base de
las ciencias de la documentación, hace intervenir objetos
y sucesos tal cual lo dice Vicenta Cortés Alonso al ha-
blar de los objetivos del archivo: “Vemos pues que estos
tres verbos empleados —recoger, custodiar, servir— por
tratarse de documentos (sean textuales, sonoros, de ima-
gen) de unidades que ocupan un lugar en el espacio, que
tienen que ser instaladas, manejadas, utilizadas y con-
servadas, hacen intervenir no sólo edificios, transpor-
tes, oficinas, servicios varios, sino también, y esencial-

88
mente, hombres y mujeres que tienen que ocuparse en
las actividades encaminadas a poner en potencia los do-
cumentos almacenados.42
Comprendemos entonces que el documento en esen-
cia y como fenómeno es casual de una serie de aconteci-
mientos y hechos para lograr un información óptima, lo
cual requiere de un estudio más profundo, a través de
técnicas y disciplinas auxiliares que permitan estos lo-
gros.
El aspecto de volumen documental: desde el cual
la archivología estudia la ordenación, clasificación, des-
cripción y selección documental. Intervendrían en este
campo los aspectos estadísticos, técnicas de muestreo y
medios especiales para lograr una ubicación inmediata
de los documentos, dentro de ese volumen inmenso, esa
masa de papeles que nos hace hablar de millones de do-
cumentos, para ello, la archivología requiere del auxilio
de los documentos básicos de las matemáticas, estadís-
tica, etc.

ARCHIVOLOGÍA GENERAL

División que estudia los aspectos concernientes a la

teoría y a aquéllas que por su contenido no es necesario
dividir, como la terminología que se utiliza actualmente
y todos los aspectos que se relacionan con el lenguaje pro-
pio de la archivología. También incluimos en este sector
a la planificación y las interrelaciones, como la forma-
ción profesional.

42
CORTÉS ALONSO, Vicenta: «Archivos: Función y exigencias». En Revista del
Archivo General de la Nación. Vol. 6, año VI, Bs. As. 1977, pág. 6.

89
 Toda planificación por más insignificante que sea,
debe necesariamente ajustarse a una política que le per-
mita el logro de sus objetivos.
Referente al desarrollo de los servicios de archivo,
la decisión corresponde al plano ejecutivo, con la condi-
ción necesaria y supuesta, de que tenga la empresa o ins-
titución una constancia clara sobre los beneficios que se
obtendrán con la eficacia administrativa, la obtención
de información precisa y el enriquecimiento de la per-
sonalidad institucional.
Es posible que la gestión de tal ambición correspon-
da a los sectores de planificación, organización y méto-
dos, control interno, auditoría, mesa de entradas, siem-
pre de acuerdo con el modelo de institución, con la cons-
titución orgánica de cada empresa.
Lo importante es que existen dependencias que sien-
ten la necesidad de una información fluida, acelerada y
precisa. Esta preocupación puede tener repercusión con
mayor fundamento empresarial, permitiendo dar apoyo
suficiente para clasificar y ordenar sistemáticamente,
cuando no salvar la información de la institución en su
conjunto, patrimonio propio y común de toda nación. Al
conservar la documentación se permite claramente de-
finir su identificación con un pasado organizado.
La ambición de todo archivo general, administrativo
o histórico consiste en forma prioritaria, en contribuir a
que se comprenda plenamente el papel fundamental y
específico de los archivos y que permita deducir median-
te un estudio serio y minucioso los problemas que plan-
tea esa política mediante propuestas realistas y adecua-
damente programadas.
Ahora bien, debemos tener en cuenta que existen una
serie de trabajos, muchos de ellos óptimos, sobre los mé-
todos de tratamiento de los documentos, inclusive como

90
medios de propaganda utilizados por las firmas dedica-
das a la fabricación de artefactos que permiten la buena
conservación de documentos. Todos estos estudios ha-
cen posible calificar por comparación, la conservación
adecuada de los documentos.
Estos estudios sean de detalle o en su conjunto, cons-
tituyen elementos muy valiosos que permiten un cono-
cimiento amplio; no obstante esta profusión de conoci-
mientos, los estudios para lograr un servicio de archivos
eficientes, resulta un tema relativamente nuevo, para
muchos países, sobre todo para aquéllos que han tenido
su independencia antes y después de 1850.
La organización archivística de estos países presen-
ta algunos problemas y se observan las necesidades y re-
querimientos de información. Estos países generalmen-
te tienen archivos heredados o consuetudinarios.
En el capítulo de la archivología general también se
estudian las relaciones con otras ciencias o disciplinas,
especialmente con la historia y sus auxiliares, y por úl-
timo se efectúa un estudio comparado de la legislación
especializada en archivos en los distintos países.
La legislación no solo da “personalidad” al archivo,
también es un instrumento, una herramienta de trabajo.
La legislación favorece al archivo en sus distintas labo-
res, apoya en sus diferentes técnicas, se puede hablar
de una legislación que permita actuar en la clasificación
y ordenación, microfilme, selección, etc.
La legislación debe ir de acuerdo con la planificación.
Bruno Delmas considera tres puntos de la legislación:
1.- La constitución del Estado, lo cual permite am-
pliar el sentido del patrimonio, tomando en cuenta que
la constitución estatal es siempre un buen soporte para
toda legislación.

91
 2.- Las realidades administrativas. No se puede
hablar de una legislación sobre hechos supuestos, ha sido
necesaria primero una experiencia; una experiencia res-
palda la actitud de quien elabora las leyes, de quienes
las sancionan, porque esa experiencia es en sí misma una
realidad.
3.- El pasado nacional, puesto que el archivo tiende
a conservar el acervo del presente como testimonio para
futuros investigadores, es necesario dar entonces las pau-
tas de una buena conservación.
Es bastante ínfimo el límite que separa a la legisla-
ción de la reglamentación. La legislación conceptúa en
términos generales, amplía, de manera que pueda cubrir
todas las necesidades de los diferentes sectores a los que
engloba; en cambio la reglamentación es más concisa,
más dedicada a un determinado sector. También es co-
rriente encontrar en la legislación elementos de proce-
dimientos y de apoyo para los manuales.
La responsabilidad que posee el archivo sobre la do-
cumentación, sobre información contenida, sobre sus pro-
pias atribuciones y administración, debe estar lo sufi-
cientemente respaldada por la legislación. Esta materia
debe contemplar en lo posible desde el origen de los do-
cumentos hasta el último traslado al archivo histórico.
Todos los gobiernos, entidades públicas y privadas de-
ben formar un cuerpo legal y reglamentar las acciones de
los individuos con relación al documento. Cada entidad
debe tener necesariamente una reglamentación que regule
los trámites y el uso de los documentos generados y que se
encuentren en su poder. Esa reglamentación deberá alcan-
zar desde el origen del documento, trámite, clasificación, la
ordenación, la descripción, el archivo selección y destino
final de los documentos, especificando las responsabilida-
des humanas en cada uno de estos pasos.

92
 LA ARCHIVOLOGÍA POR SUS FINES

En esta división efectuamos una subdivisión en tres

áreas:
EL FIN PRÁCTICO, cuyo objetivo es auxiliar a las
ciencias entre las cuales podemos citar a las principales:
Ciencias de la administración, por ser un produc-
to de entidades relacionadas con el uso de la adminis-
tración, la archivología necesariamente se convierte en
un estudio del servicio para la entidad productora. Ex-
periencias en este sentido nos aportan algunos países.
En Estados Unidos de Norteamérica, el archivo na-
cional en su estructura orgánica, depende directamente
del Servicio General de la Administración, facilitándose
la consulta por todos los medios utilizados en las técni-
cas modernas. Al igual que en Australia el archivo es un
órgano de la administración gubernamental.
Ciencias jurídicas, por cuanto los documentos, al
ser generados como productos de actividades guberna-
mentales y muchas veces administrativas, poseen fuer-
za legal. Los derechos, reconocidos, discutidos o desco-
nocidos son necesariamente documentados, ya sea a tra-
vés de un trámite o la intervención de autoridades com-
petentes; estos documentos prestan un servicio conti-
nuo a la consulta de quienes recurren a la certificación
de sus derechos.
EL FIN CIENTÍFICO: nos permite determinar la
evolución de los archivos, de los documentos y de la so-
ciedad que las enmarca. “La finalidad del archivo es ser-
vir a la vida, y este servicio lo cumple fundamentalmen-
te, por intermedio de la consulta y la investigación: admi-
nistrativa, científica, histórica, esta última es más exten-
sa y profunda. En los tiempos pasados los mismos encar-
gados o directores de los archivos y su personal eran los

93
principales investigadores; hoy en cambio, la tarea pri-
mordial de este personal es la organización interna de
los repositorios y su preparación metódica para facilitar
la investigación de los demás”.43
La declaración del Seminario Interamericano sobre
la Integración de los Servicios de Información de Archi-
vos, Bibliotecas y Centros de Documentación en Améri-
ca Latina y el Caribe, realizada en Washington del 6 al
17 de noviembre de 1972, en su punto cuarto nos dice: “En
consecuencia es responsabilidad de los gobiernos poner
información al servicio de la sociedad con el fin de:
I) Facilitar su uso a todos los habitantes del país, sean
cuales fueren su nivel cultural o grado de escolaridad,
preparación académica o profesión;
II) Formar adecuadamente a los usuarios para que
obtengan los mayores beneficios de esa información;
III) Lograr que la información se convierta en uno de
los apoyos de la educación en todos los niveles y en es-
pecial de la investigación y de la educación permanente;
IV) Disponer ellos mismos de los datos, informes, es-
tudios y evaluaciones que le son necesarios para afron-
tar sus problemas y encarar sus proyectos”.44
Comprendemos entonces que el fin científico de la
archivología es amplio en cuanto a sus alcances por ser
una ciencia auxiliar a varias ciencias, y por estar al ser-
vicio de cualquier habitante del país como se cita en el
primer acápite del cuarto punto.

43
DUCHEIN, Michel: Los obstáculos que se oponen al acceso, a la utilización y
la transferencia de la información conservada en los archivos: un estudio
del RAMP, Programa General de Información y UNISIST, París, Unesco,
1983, pág. 1.
44
Boletín Interamericano de Archivos. Seminario Interamericano sobre la
integración de los servicios de Información de Archivos, Biblioteca y Cen-
tros de Documentación en América Latina y el Caribe, vol. 1. Córdoba,
CIDA, 1974, pág. 129.

94
 EL FIN CULTURAL: que nos permite efectuar ob-
servaciones sutiles y no muy fáciles de detectar por la
metodología histórica o de las ciencias sociales, como las
áreas de la influencia cultural y el intercambio a través
de la información.
Los archivos, bien interpretados, tienen una acción
educativa y cultural considerable en favor de una inter-
pretación de la evolución sociológica integrada en los mo-
vimientos culturales de la sociedad:
En las XIII Jornadas de la Asociación Argentina de
Estudios Americanos, realizadas en Termas de Río Hon-
do, Santiago del Estero, entre el 21 y 23 de septiembre
de 1979, se presentó un trabajo en colaboración con la
Lic. Liliana Montenegro, en él se consideran aspectos
sobre las herencias culturales como determinantes de
la formación de los archivos en Estados Unidos de Nor-
teamérica y la Argentina, algunos párrafos se incluyen
en la presente obra para una mejor comprensión, se hace
notar que las herencias culturales se extractaron de Ariel
Ricks, a quien citamos:
“Ante todo, para determinar el desarrollo de la or-
ganización y administración de documentos, debemos con-
siderar las causales históricas de los mismos desde que
son creados hasta su almacenamiento o destrucción, como
se da en muchos casos de la historia norteamericana y
argentina. Al respecto, para determinar este desarrollo
por parte de los Estado Unidos, Ariel Ricks menciona
cuatro factores de carácter singular, que aplicándose com-
parativamente con el desarrollo de la Argentina, nota-
mos algunas diferencias propias de la personalidad de
cada país.
Dentro de esos factores el primero esta dado por la
‘Herencia multicultural’ recibida por el país del norte
antes y durante su independencia, debiendo tenerse en

95
cuenta además que esa herencia es producto de una fase
de colonialismo predominantemente anglosajón.
Todo esto, más los acontecimientos históricos cita-
dos con anterioridad en el presente trabajo, han influido
y determinado los caracteres de los documentos, sus for-
mas de ordenación y sobre todo su visión archivística.
Esta influencia justifica que los documentos de la Divi-
sión de Manuscritos de la Biblioteca del Congreso ‘siguen
la sucesión de acontecimientos históricos en el orden en
que se desarrollaron: primero las Indias Occidentales, la
América Española, México, Centro y Sudamérica; des-
pués por países dentro de las divisiones geográficas y
dentro de estas divisiones en orden cronológico; luego
Norteamérica, agrupándose allí las colonias británicas,
francesas, españolas y de otros países. Esta ordenación
incluye también un grupo de miscelánea general que al-
canza hasta la revolución y está compuesto de manuscri-
tos que tienen carácter general y que no pertenecen cla-
ramente a ninguna de las 13 colonias originales...’”.45
En la Argentina se presenta el factor de la herencia
multicultural dividida en dos fases distintas:
La primera fase está dada por la herencia cultural
hispánica, ya sea a través de la influencia castellana que
implantó en los consejos; la aragonesa que instituyó los
virreinatos, la francesa producida a raíz de la llegada de
los Borbones al trono español que como consecuencia
instituyeron el sistema de intendencias o la de los ára-
bes, que al igual de algunos pueblos cristianos durante la
Edad Media instituyeron débilmente la esclavitud negra.

45
SCHELLEMBERG, T. R.: Library of Congress, John C. Fitzpatrick, Notes on the
Care. Cataloguing calendaring, and Arranging of Manuscripts (Washing-
ton, 1913, 1921, 1928, 1934), págs. 8-9. Citado en Principios Archivísticos
de Ordenación. Universidad Nacional de Córdoba. Córdoba, CIFA, 1975,
págs. 70-71.

96
Esto se verifica rastreando el origen de las institucio-
nes que se desenvolvieron durante el período colonial.
La segunda fase está dada por la influencia del es-
pacio europeo en el siglo XIX; ya sea inglesa en el plano
económico, francesa en el plano cultural e hispánico, itá-
lica en el aspecto técnico.
El acopio documentario acumulado hasta 1821, de-
terminó que el 28 de agosto del mismo año, durante el
gobierno del general Martín Rodríguez, su ministro de
Gobierno y Relaciones Exteriores, Bernardino Rivadavia,
encarara el problema de la documentación, fundando el
Archivo General de la Provincia de Buenos Aires; poste-
riormente “al federalizarse la ciudad de Buenos Aires
en 1880 y pasar la capital de la provincia a la ciudad de
La Plata... fue necesario separar del archivo los docu-
mentos que eran de carácter nacional de los que perte-
necían a la provincia. Así se originaron dos archivos, uno
el actual Archivo General de la Nación en Buenos Aires
y otro el Archivo General de la Provincia de Buenos Ai-
res en la ciudad de La Plata. Esto se hizo de acuerdo con
un decreto del 30 de enero de 1884, dictado por el pre-
sidente general Julio Argentino Roca e intervino en la
separación de los documentos una comisión especial...46
La diferencia se da en que Estados Unidos sufrió la
influencia de varias “madre patria” en los orígenes de
su vida independiente; luego en los siglos XIX y XX re-
cibió distintos aportes étnicos que no afectaron en gran
manera la idiosincrasia norteamericana por ser ésta una
nación ya formada. Mientras que la Argentina ha sido
afectada, social, política, culturalmente, y en forma bá-
sica en su economía.

46
CARRACEDO BOSCH de PRIETO, Zulema: «Archivo General de la Nación Argenti-
na». En Boletín Interamericano de Archivos. Vol. I, Córdoba, 1974, pág. 151.

97
 Este factor de las herencias, que ha servido para de-
terminar el desarrollo de los archivos en los Estados
Unidos de Norteamérica, sirve también de guía compa-
rativa con respecto al país del sur. Por considerarse que
la Argentina ha cruzado por una etapa colonial por la cual
ha recibido una heredad multicultural de procedencias
diversas y predominantemente íbero-francesa, lo que oca-
sionó ciertas diferencias en los tipos documentales que
generaron y modificaron las estructuras de trámites rea-
lizadas hasta la fecha”.47
En los fines culturales existen una serie de campos
de estudio que aún no han sido investigados y que pue-
den aportar conclusiones interesantes.
Para un buen aprovechamiento de los archivos en sus
fines culturales, es necesario plantearnos los siguientes
factores:
• Los términos a emplear,
• Los objetivos básicos,
• Los medios idóneos,
• Las formas culturales más útiles,
• La clase de usuarios que ha de ser beneficiada real-
mente.
El usuario de los niveles educativos, alumnos y docen-
tes, constituyen tradicionalmente los más receptivos de
la difusión de los contenidos informativos del archivo.
Entre los factores necesarios a tomar en cuenta para
una acción cultural de los archivos, podríamos citar:
• Necesidad y gusto de consultar las fuentes,
• Necesidad de identidad cultural,
• Toma de conciencia regional.

47
MONTENEGRO, Liliana; Víctor Hugo ARÉVALO JORDÁN: Relaciones de Espacio y
Archivo. Trabajo presentado y aprobado en la XII Jornadas de la Asocia-
ción Argentina de Estudios Americanos. Termas de Río Hondo, Santiago
del Estero, 1979.

98
 • Búsqueda de originales de propiedad,
• Redacción de monografías comunales,
• Urbanización,
• Movilidad geográfica.
Razones suficientes por las cuales, todos los archi-
vos generales, provinciales, nacionales o aquéllos que
tengan documentación de relativa importancia, deben
tener una unidad destinada a la educación, difusión de
sus contenidos, objetivándose en popularización de la
memoria colectiva, favoreciendo el acceso a la cultura y
prestando servicios de calidad entre el medio cultural y
el usuario, forjando, en todo caso, un sentimiento de iden-
tidad antropológica.
Las asociaciones generalmente son entidades inter-
mediarias entre el consumidor de información de archi-
vos y los archivos mismos, tiene considerable importan-
cia en el campo cultural. Sus mecanismos económicos e
intereses propios les permiten ser productores de expo-
siciones, coloquios y publicaciones. Sosteniendo la de-
mocratización de la cultura.
Incluimos también el servicio pedagógico que se de-
sarrolla a través de las exposiciones documentales con-
tenidas en los archivos y mediante un acercamiento de
los estudiantes a los archivos para realizar investigacio-
nes sencillas que les permitan estudiar las fuentes históri-
cas. El servicio pedagógico es extensible a la enseñanza
superior y secundaria, pero para ello es necesario que
exista un acuerdo entre profesores y alumnos, de modo
que permita en su misma educación, realizar las investi-
gaciones pertinentes.
También podemos enumerar algunos fines secunda-
rios; como facilitar las metodología en los distintos proce-
sos técnicos del manejo y conservación de la documenta-
ción.

99
• Evitar que se pierda una información adquirida e
intensificar el uso de los recursos de documenta-
ción que contengan una información accesible a las
diferentes ciencias.
• Contribuir a una perfecta organización de los co-
nocimientos adquiridos y sentar precedentes so-
bre determinadas conductas humanas.
• Contribuir e interrelacionar ideas y hechos tanto
a nivel institucional como social.

Por su fase Aspecto Interno

continente administrativo Externo Organización
Gestión
Aspecto Edificios Arquitectura
archivonómico Locales Ingeniería
Secciones
Equipos Mecánicos
Electrónicos
Por su fase Aspecto Ciclo documental
contenido documental Producción
Conservación
Restauración
Selección
Aspecto de Clasificación
volumen y Ordenación
contenido Descripción
Estadística
General Teoría
Terminología
Planificación e interrelaciones
Por sus Práctico
fines Científico
Cultural

Cuadro 19: Divisiones de la archivología.

100
 LA ARCHIVOLOGÍA EN LA ORGANIZACIÓN DEL
CONOCIMIENTO Y LAS CIENCIAS DE LA DOCUMENTACIÓN

Una función propia de quienes trabajan con la docu-

mentación, es la de ordenar los documentos, con crite-
rios establecidos, científicos o propios, de tal forma que
propenda a satisfacer necesidades de información. Esta
ordenación obedece a la demanda de conocimientos que
se quiere obtener en determinadas materias. La organi-
zación del conocimiento está relacionada con las ciencias
de la documentación, por la misma razón que todo cono-
cimiento se transmite mediante el binomio documento
Qinformación.
Cuando se estudia el proceso del hecho a la documen-
tación, se analiza el concepto de que las ideas requieren
de un soporte permanente para ser transmisibles, obte-
niéndose así el documento. El ser humano llega a la ela-
boración de las ideas mediante procesos, en términos
generales obtenemos los del conocimiento, de síntesis y
de análisis. En los procesos de conocimiento, existen dis-
tintas teorías que se han elaborado en el transcurso del
tiempo. Según Demócrito, el conocimiento se obtiene me-
diante la percepción; la mente recibe las imágenes suti-
les o espectros que son emitidas por las cosas. En el pen-
samiento de Platón, el conocer no se basa en el ver lo que
está fuera de uno mismo, sino recordar lo que está den-
tro de nosotros. Las cosas son un estímulo que nos enca-
mina a las ideas.
En el pensamiento kantiano el conocer se da median-
te dos elementos: lo dado y lo puesto; es decir, hay algo
que se me da (sensaciones) y algo que yo pongo, y de la
unión de estos dos elementos surge la cosa conocida o
fenómeno. Al relacionar el conocimiento con la docu-
mentación, encontramos semejanza con la demanda de
información necesaria y relacionada con la captación del
interrogante presentado al sujeto. El conocimiento es
primordial en la elaboración de las ideas. Los procesos
de síntesis se efectúan reuniendo todas las partes hasta
formar un todo completo, reunir los diversos elementos
de un todo ordenado y relacionado entre sí. En cuanto a
la documentación, implica la reunión de los documentos
relacionados entre sí, su preparación en forma ordena-
da y relacionada.
Los procesos de análisis, la distinción o separación
de las partes de un todo hasta llegar a conocer sus prin-
cipios o elementos. El análisis es un método de investi-
gación. En el campo documental relacionamos sobre todo
con la selección de documentos, obteniendo así sólo aqué-
lla que por su contenido puede satisfacer la demanda del
usuario.

TEORÍAS EPISTEMOLÓGICAS

La preocupación humana por la organización del co-

nocimiento es paralela al desarrollo de las ideas, de la

102
filosofía. La epistemología es considerada como la teo-
ría del conocimiento, proveniente del griego, episteme,
conocimiento, y logos, tratado, estudia sobre todo los fun-
damentos y métodos del conocimiento científico. Hemos
observado, al hablar del conocimiento, que esencialmen-
te se basa en la percepción, del sujeto al objeto, para lue-
go ingresar en la concepción de las ideas, las cuales fun-
damentan nuestro conocimiento.

SER DOCUMENTACIÓN

Idea Información
Proceso
Relación Captación de
Objeto Conocimiento demanda
Sujeto Interrogante
Todo Partes Síntesis Reunión Documentos
Método relacionados
Principios Análisis Selección
Elementos
Trasmisión de
información

Cuadro 20: Procesos cognoscitivos.

Una de las razones por las cuales introducimos este

estudio, es precisamente la de fundamentar y relacio-
nar la archivología, sin apartarnos del marco de las cien-
cias de la documentación, con las distintas expresiones
que se han manifestado a través del tiempo.
Cuando hablamos de causalismo, nos basamos en el
principio que a toda causa le corresponde un efecto de
igual magnitud, lo cual dicho de otra forma, es que no
existe efecto sin causa alguna. Cuando observamos del
hecho a la documentación, observamos que la causa pri-
mera es el hecho, el efecto la documentación.
Establecido el documento, observamos que se des-
compone en el binomio documentaciónQinformación, lo

103
cual se establece que uno es causa de otro de manera in-
distinta. Es decir, al obtener el documento (causa), obte-
nemos la información (efecto), al obtener la información
(causa) la volcamos en un soporte para conformar un nue-
vo documento (efecto).
Esto nos indica claramente que las ciencias de la do-
cumentación encuadran dentro del causalismo.
En el realismo se atribuye realidad a las ideas ge-
nerales, las cuales son base del conocimiento. Elimina
todo aquello que puede ser suposición, basándose sólo
en los hechos concretos.
Las ideas se transforman en objetos, por cuanto es
lo único que tenemos en nuestra mente. Santo Tomás de
Aquino expone que el universal existe sólo en la mente
y las cosas ofrecen un fundamento real por el que la men-
te extrae los conceptos universales.
Observamos entonces la relación ideaQobjeto.
Hemos comprobado que la idea es causa de documen-
to. Aparte de que la documentación, una vez conformada
y establecida, es un dato o información real para el in-
vestigador, es decir, la suposición está descartada, no
existen supuestos dentro de lo que está escrito o impreso.
Notamos entonces que en el realismo encuadra perfec-
tamente la documentación.
En el racionalismo, se entiende que el único órga-
no adecuado para el conocimiento es la razón. La reali-
dad es en último término, racional. Descartes funda su
especulación en el criterio de evidencia de la razón. El
hombre es sustancia pensante, raison. Los fenómenos de
la naturaleza son cuantificables como única base del co-
nocimiento.
En las ciencias de la documentación, los documen-
tos, sus procesos, son cuantificables; no podemos guiar-
nos por la intuición para ubicar la información necesa-

104
ria, por consiguiente, los procedimientos efectuados es-
tán fundados en la razón.
En el empirismo se propugna la experiencia como
exclusivo origen de todo conocimiento humano. Suele di-
vidirse en tres grandes grupos:
• El empirismo psicológico, que sostiene que el ori-
gen del conocimiento es la experiencia,
• El empirismo gnoseológico, la validez del cono-
cimiento radica en la experiencia,
• El empirismo metafísico, la realidad misma es
empírica; se habla entonces de la experiencia ex-
terna de los sentidos y la experiencia interna de la
conciencia.
La experiencia externa en las ciencias de la documen-
tación puede equipararse a la captación de la demanda,
preparación y búsqueda de los datos. La experiencia in-
terna a la evaluación documental, de su contenido y de
la utilidad de la información.
El positivismo se presenta como un sistema que ad-
mite únicamente el método experimental y rechaza toda
noción a priori y todo concepto universal y absoluto. De
hecho el positivismo se encuentra ya enraizado en el sis-
tema de Descartes, al señalar que la ciencia sólo puede
ocuparse de hechos tangibles, en tanto que la teología
debe ocuparse de los hechos intangibles. El conocimien-
to en el positivismo se basa entonces sólo en los hechos
captados por los sentidos y sometidos a una verificación
cuantitativa.
Los hechos, reales o abstractos, deben cumplir estas
condiciones. En las ciencias de la documentación observa-
mos los hechos, como productores de documentos, dándo-
se al mismo tiempo la captación inmediata por los senti-
dos al presentarse la demanda de información. Esta de-
manda incide en la preparación de los documentos para

105
satisfacer tal demanda. Al satisfacer la demanda se produ-
ce la verificación cuantitativa en cuanto a la información,
lo que incide en la producción de conocimiento. En la cla-
sificación de las ciencias, observamos que las ciencias de la
documentación se engloban en las ciencias sociales, por su
función de modificar la actitud humana, puesto que la in-
formación modifica las actitudes de los receptores.

TEORÍA MODERNA DEL CONOCIMIENTO

La moderna teoría del conocimiento se fundamenta

en el hombre como base de todo conocimiento, el ser
humano de para sí y en sí; el “conócete a ti mismo” no es
más que una expresión que nos permite acercarnos al
macro y microcosmos. El ser humano básicamente tiene
dos componentes: mental y corporal.
A través de estos dos puntos de vista, se escudriña a
sí mismo, quiere conocer a fondo los aspectos de su men-
te, de su espíritu, desmenuza sus componentes orgáni-
cos, casi desde un punto de vista neorrealista. Para tener
ese conocimiento íntimo, es necesario obtener conoci-
mientos de la fisiología y la neurofisiología.
En la fisiología encontramos a la ciencia biológica que
estudia el funcionamiento de los seres vivos, sean ani-
males o vegetales, en lo que respecta a sus funciones vita-
les, ocupándose de las actividades de los diversos órga-
nos y tejidos de lo que está compuesto, las relaciones que
en éstos se pueda tener y sobre todo el fenómeno “vida”.
Se complementan estos estudios con la neurofisiolo-
gía, como la ciencia médica que estudia el sistema ner-
vioso y el cerebro, su formación y conformación, su de-
sarrollo y las reacciones ante los múltiples estímulos.

106
 Al emplear conocimientos como los citados, la moder-
na teoría del conocimiento encierra entonces un estudio
necesario de la evolución del ser humano desde que se
tiene conocimiento de su existencia hasta nuestros días.
Este estudio se encadena forzosamente con la aparición
del lenguaje articulado, como fundamento básico del co-
nocimiento, esto nos trae como consecuencia el desarro-
llo de las diferentes culturas de los pueblos. Seguimos
encadenando hasta llegar a la teoría de la ciencia que in-
fluye directa y proporcionalmente en el desarrollo de
los pueblos. El estudio de la conducta anímica y corporal
del hombre, la aplicación del lenguaje, el desarrollo de
las culturas, nos llevan necesariamente a una teoría de
la comunicación, por la sencilla razón de que el hombre
necesita comunicarse con sus semejantes, con quienes
está relacionado al vivir en una determinada sociedad o
ámbito social. Es en esta etapa de la teoría del conoci-
miento, que ingresa al estudio de la teoría de la infor-
mación y obligadamente de las ciencias de la documen-
tación, poseedoras de la información.
Hablamos desde el origen del hombre hasta nuestros
tiempos, su desarrollo, sus manifestaciones a través del
lenguaje, ello supone una actividad histórica con los pro-
cesos de síntesis y análisis que van conformando el co-
nocimiento. El conocimiento, los análisis y las síntesis,
son implícitamente procesos documentales. Las ciencias
de la documentación participan activamente en la teo-
ría del conocimiento.
El conocimiento se basa fundamentalmente en ins-
trumentos para alcanzarlo. Básicamente son tres: ideas,
conceptos y estímuloQrespuesta, este último correspon-
de al causalismo, causaQefecto. Por lo estudiado en ca-
pítulos anteriores encontramos una correlación entre la
teoría moderna del conocimiento y la documentación.

107
 La teoría moderna considera también los procesos
cognoscitivos, detallando las siguientes etapas: obtener
conocimiento de modo que lo obtenido acreciente sus con-
tenidos; almacenar el conocimiento con etapas de sínte-
sis y análisis, de modo que los conceptos se clarifiquen,
transformar el conocimiento en la medida que los resul-
tados de los análisis lo permiten; y por último, emitir los
conocimientos como resultado del proceso.
Si consideramos las palabras destacadas en negrita:
obtener, almacenar, transformar, emitir, observamos que
existen similitudes con las fases de los procesos docu-
mentales.
Al tomar en cuenta el desarrollo de las culturas de
los pueblos tomamos también en cuenta el desarrollo de
las teorías de las ciencias. En la teoría moderna de la
ciencia se parte de una hipótesis como una proposición,
o un sistema de proposiciones que se toma como expli-
cación provisional de un fenómeno o conjunto de fenó-
menos. Es una construcción ideal basada en hechos que
puedan ser verificables, tendentes a convertirse en ley.
Las hipótesis se pueden verificar, mediante la ex-
periencia o empleando técnicas experimentales, lo cual
nos conduce a formar una teoría. En las ciencias de la
documentación, la hipótesis se basa en un sistema de pro-
posiciones para satisfacer la demanda de información;
cada una de las ciencias que las componen se plantean
una serie de proposiciones de acuerdo con sus propios
métodos. La fase experimental consiste sobre todo en la
preparación de los documentos, si este sistema de orde-
nación y clasificación sirve o no, si se obtienen resulta-
dos, ver hasta qué grado se puede generalizar el sistema.
Por último, se conforma una teoría general sobre la
conducta documental y su contenido: la información.

108
 Para desarrollar la verdadera teoría del conocimien-
to son necesarias las fuentes auxiliares, que permiten
complementar los conceptos, los fundamentos y sus le-
yes. Para las ciencias de la documentación, puesto que
hablamos de varias ciencias, las ciencias auxiliares son
numerosas; así requerimos del auxilio de las matemáti-
cas, estadística, informática, todos los medios técnicos
de reproducción documental, economía, psicología, filo-
sofía, historia, lingüística, ingeniería, paleografía, diplo-
mática, cronología. Es decir, que existe una relación de
interdisciplinariedad entre las ciencias que requieren
de la documentación y las ciencias de la documentación,
y las ciencias de la documentación que requieren un co-
nocimiento de los métodos y fines de cada ciencia, a fin
de poder brindar la información necesaria y pertinente.

LA INVESTIGACIÓN EN LAS CIENCIAS DE LA DOCUMENTACION

El tema de la investigación en las ciencias de la do-

cumentación abarca todos los aspectos componentes de
estas ciencias, por la misma razón de que estas ciencias
a las que sirve se encuentran en continuo desarrollo, pre-
sentan problemas distintos sobre sus necesidades docu-
mentales y de información.
Asimismo, el continuo progreso de las técnicas es con-
tinuamente investigado a fin de obtener un mayor be-
neficio al aplicarse a las ciencias de la documentación.
Lógicamente que esta investigación tiene que llevar un
método científico, poniendo en ejercicio las facultades
mentales del individuo en pro del desarrollo intelectual.

109
 LA ORGANIZACIÓN DEL PENSAMIENTO

La teoría de la organización del pensamiento es co-

nocida actualmente como la pensática, empleada en to-
das las ciencias, tiene procesos marcados; empezamos
con la unidad del pensamiento como base de partida, la
misma que equivale a una unidad documental, consis-
tente en el documento mismo y la información al mismo
nivel; posteriormente se presenta el ejercicio de la lec-
tura, como medio de adquisición de conocimientos que
pueden integrarse a la unidad del conocimiento; a nivel
documental tomamos este momento como la captación
de la demanda.
Continuando con el proceso, requerimos del fomento
de la memoria, como almacenamiento de los conocimien-
tos. En el nivel documental observamos las distintas fa-
ses que se emplean en la preparación de los documen-
tos, y en la búsqueda que permita satisfacer la deman-
da. En la última fase observamos la práctica de coloquio
como actualización y comprensión del conocimiento ad-
quirido. Esta etapa, a nivel documental comprenderá la
selección documental y de información, los procesos de
análisis y de síntesis y de la comunicación.

110
 ARCHIVOLOGÍA Y TEORÍA DE SISTEMAS

Cuando hablamos del documento, se nos presenta co-

mo primera imagen documentos antiguos relacionados
con el tiempo, existe una relación intrínseca entre el do-
cumento y el ser humano, existe una relación con su
evolución.
La historia se fundamenta esencialmente en docu-
mentos que se producen como consecuencia de la activi-
dad humana, produciendo al mismo tiempo, las bases del
conocimiento para generaciones posteriores. La base del
desarrollo de la humanidad es la idea, pero la idea nece-
sariamente tiene que petrificarse en algún soporte para
que no sufra alteraciones propias del tiempo y de la in-
terpretación errónea.
Todo esto constituye una cadena de desarrollo que
influye en el pensamiento, cada vez más amplio, en el
conocimiento que se puede adquirir, en el conocimiento
en sus formas esenciales: el filosófico y el científico.
Uno de los factores esenciales para el desarrollo am-
plio del conocimiento ha sido el progreso de las técnicas
de comunicación masiva. Vivimos en un mundo de investi-
gadores que permanentemente demandan información.
Pero al mismo tiempo comprendemos que las ciencias
no se encuentran aisladas, no pueden desarrollarse por
sí solas, permanentemente se relacionan, se auxilian.
Se modifica continuamente la metodología que nos
permite una interpretación más adecuada del universo.
La archivología también ha sido afectada por estos
cambios, es más, para lograr un conocimiento más am-
plio se auxilia de otros conocimientos de las disciplinas
administrativas, de la paleografía, de la diplomática, de
la historia, al mismo tiempo que se relaciona con la bi-
bliotecología y la documentación, estas últimas similares
a la archivología, formando un sistema de conocimientos y
aplicaciones cuyo conocimiento principal es la informa-
ción.
Etimológicamente la palabra sistema deriva de los
vocablos griegos syn, juntamente y stesai, causaQformal,
empleados por Platón y Aristóteles. No adquiere impor-
tancia hasta la Edad Moderna, con actualización de Lin-
neo, Kant y Hegel.
Kant se aproxima a una definición del sistema como
unidad del conocimiento bajo una sola idea, concepto que
puede aplicarse a la archivología. Existen en la actuali-
dad un multitud de definiciones sobre el sistema, por la
misma razón existen aplicaciones de la teoría en todos
los campos científicos.
La definición más común lo considera como el con-
junto ordenado de entes (o componentes) independien-
tes en sí mismos, que están en interrelación entre sí y el
medio que los rodea, siendo interactuantes tienen la fi-
nalidad de lograr objetivos determinados.
Si aplicamos este concepto a las ciencias de la docu-
mentación, obtenemos como conjunto a la archivología,
bibliotecología y documentología, que son independien-

112
tes por sí mismas, independientes en el sentido de que
cada una puede subsistir independientemente, con sus
metodologías características; que se encuentran interre-
laccionadas entre sí por tener similitudes con las técni-
cas documentales y sobre todo por estar íntimamente
unidas por un aspecto básico: los documentos.
Son interactuantes por las similitudes y diferencias
que se presentan en cada componente, y sobre todo por
la finalidad de lograr objetivos determinados que es un
factor común para las tres ramas: la información.

Hechos que generan documentos

Archivología Biblioteconomía Documentología

Sistema de ciencias
de la documentación

Información

Cuadro 21: Sistemas de ciencias de la documentación.

De la misma forma se puede aplicar esta definición

a la archivología; específicamente, el archivo es un siste-
ma. Veamos:
Las múltiples actividades que se realizan a nivel ad-
ministrativo como personal, generan documentos, como
hemos observado en capítulos anteriores: estos docu-
mentos alimentan el archivo. El conjunto ordenado de
componentes es una clara referencia a las operaciones
técnicas que se realizan dentro del archivo, como las técni-
cas de almacenamiento, las técnicas interpretativas, des-

113
criptivas y documentales, etc. Cada una de estas técni-
cas están claramente relacionadas entre sí, teniendo por
finalidad principal el servicio del usuario.
Para profundizar un poco más observemos algunos
conceptos: J.S. Drenik, en su trabajo Teoría de Sistemas
(System Theory), se refiere al sistema como un disposi-
tivo que capta una o más entradas y que genera una o
más salidas.
Este concepto es más acorde a la realidad archivísti-
ca. El vocablo dispositivo como “de lo que se dispone”,
no siempre implica mecanismos automáticos, por lo que
correspondería a las técnicas empleadas en los archivos
para obtener resultados satisfactorios, siempre en fun-
ción del servicio al usuario, o salidas de información.

SISTEMA DE ARCHIVO

Actividades que producen documentos

Entradas

Técnicas de Técnicas de Técnicas Técnicas

gestión almacenamiento descriptivas documentales

SISTEMA DE ARCHIVO

Usuario
Servicio
Salida

Cuadro 22: Sistema de archivo.

Nos detenemos un poco más en este aspecto. Comence-

mos primero por el concepto de que toda organización es
susceptible de ser un sistema, por el mismo hecho de que

114
un organismo, responde a organización, órgano, es un
conjunto ordenado de entes: ministerios, gobierno, los
tres poderes, Ejecutivo, Legislativo, Judicial; interrela-
cionados, interactuantes y que tienen el fin de lograr el
bien común.
Pero este sistema está integrado por otros subsiste-
mas que lo componen, como cada uno de los poderes públi-
cos, los cuales a su vez se constituyen en sistemas; pode-
mos desmenuzar de esta manera hasta llegar a unidad
no desmenuzable, no divisible.
Dentro de esta organización se encuentra el archivo,
histórico, intermedio, central, o cualquiera sea su na-
turaleza, por la misma razón que los documentos, como
producto de actividades, involucran a los diferentes sis-
temas que componen el Estado.
De esta forma, el archivo se encuentra en relación
interna y externa; considerándose un sistema abierto.
Observaremos posteriormente estos detalles.
Cada una de las técnicas empleadas por el archivo
también constituyen sistemas o subsistemas, para ello
es necesario analizar hasta qué punto podemos decir sis-
tema.
Recepción. Como conjunto de actividades para efec-
tuar la recepción, control del trámite y distribución del
documento.

Control de recepción.
Foliado, numerado, etc.
Recepción Distribución
(entrada) (salida)
Control de trámite.
Registros de trámite

Cuadro 23: Recepción.

115
 Ordenación y clasificación. Como el conjunto de
actividades que se realizan para acondicionar los docu-
mentos de acuerdo a normas establecidas:

Unidades mayores

Ingreso Unidades intermedias Ordenación

Unidades menores

Acciones

Ingreso Funciones Clasificación

Actos

Cuadro 24: Ordenación y clasificación.

Descripción. Como apertura de sistemas de recu-

peración del documento y de la información.

Inventarios

Documento Guías Información

Catálogos

Índices

Cuadro 25: Descripción.

Cada uno de los auxiliares descriptivos, a su vez,

constituyen microsistemas, por la variedad de elementos
que emplean para conformar una información adecuada.

116
 Selección. Como apertura de sistemas que permi-
ten valorizar los documentos por su contenido:

Plazos precautorios

Decantación de valores
Documento
Documento seleccionado
Técnicas de muestreo

Expurgo

Cuadro 26: Selección.

Por cualquier ángulo que observemos a la archivolo-

gía, constatamos que se trata de un sistema conformado
por microsistemas, lo que hace que su naturaleza como
cuerpo de estudio tenga un carácter especial dentro de
las ciencias de la documentación. Lo que implica que sea
aceptada dentro del concepto moderno de sistema como
conjuntos organizados, pertenecientes a campos cientí-
ficos diferentes, que muestran estructuras y comparti-
mientos isomorfos, reductibles a un tratamiento común.

LA ARCHIVOLOGÍA EN LA CLASIFICACIÓN DE SISTEMAS

En primer lugar tomemos en cuenta los sistemas por

su naturaleza, que pueden ser dos:
Sistemas naturales: son aquéllos en los cuales no in-
terviene la mano del hombre como ente productor del sis-
tema. Por ejemplo: sistema circulatorio, respiratorio, etc.
Sistemas creados: son aquéllos en los cuales inter-
viene el hombre como ente productor del sistema. Por

117
ejemplo, sistema educativo, religioso, deportivo, etc., és-
tos serán a su vez, por su contenido: simples y complejos.
La archivología, típico producto humano, correspon-
de a los sistemas creados.
Sistema complejo: cuando sus partes son suscepti-
bles de conformar sistemas y subsistemas.
Por el concepto que tenemos del sistema también po-
demos clasificar en sistemas principales y en subsistemas.
Sistemas principales: cuando se considera el siste-
ma como un todo generalizador.
Subsistemas: cuando sus componentes son suscep-
tibles de descomponerse en otros subsistemas de menor
jerarquía, hasta llegar a un elemento único no descom-
ponible, al cual denominamos “unidad básica del siste-
ma”. La archivología sería entonces un sistema complejo
y principal. La unidad básica del sistema, propiamente
sería el dato, el conjunto de datos conforman la informa-
ción. El documento resulta ser un microsistema, que es
susceptible de ser descompuesto en componentes. Ana-
licemos:

Soporte
Hecho Documento
Información

Cuadro 27: Subsistema.

Por otro lado, para que un sistema sea considerado

como tal, debe cumplir algunos requisitos independien-
tes de la estructura:

118
 Entes: son los componentes o elementos de base, se-
rán el soporte y la información. Si tomamos a la archivo-
logía como un sistema principal, tendremos como ele-
mentos de base a los documentos, o como unidades bási-
cas del sistema de archivos.
Medios: como elementos manipulables, de modo que
los elementos interactuantes tengan los medios adecua-
dos para conformar al todo organizado. Los elementos
manipulables de la archivología estarían compuestos en
su mayoría por los principios de unificación, de proce-
dencia, de selección.
Condiciones: como elementos manipulables. En las
ciencias de la documentación tenemos elementos no mani-
pulables por los cuales los documentos se identifican en
razón de la actividad productora de documentos; con-
cretamente en la archivología, los elementos no mani-
pulables conforman las técnicas que integran en la es-
tructura sistemática. Esencialmente serían: la recep-
ción, la ordenación y clasificación, y la descripción.
Fines: como elementos consecuentes, lo cual repre-
senta esencialmente dos aspectos: el servicio y la infor-
mación.
Estas consideraciones nos permiten ingresar en otra
clasificación de los sistemas: los sistemas abiertos y los
sistemas cerrados.
Sistemas abiertos. Estos sistemas consideran las
siguientes particularidades:
• Establecen relaciones con el medio, lo cual es mani-
fiesto en la archivología, puesto que está íntimamente
ligada a la entidad productora tanto en la recepción do-
cumental como en la distribución de la información.
• Tienen la comunicación como un factor esencial; los
archivos una vez efectuada su labor documental, cum-
plen ampliamente con este factor al proveer información

119
a una amplia gama de usuarios, estableciéndose así una
comunicación continua.
• Tiende al equilibrio dinámico; al efectuar una re-
cepción documental, realizar las operaciones de modo
que lo substancial de la información se pueda proyectar
al medio social que la rodea, los archivos tienden al equi-
librio dinámico, logrando superar el estatismo del con-
cepto tradicional que se tenía de ellos.
• Los sistemas abiertos crecen, decrecen, y se auto-
destruyen; crecen cuando los ingresos documentales ex-
ceden a la estructura interna. Cuando los ingresos do-
cumentales son menores a la estructura, el sistema de-
crece. Si las estructuras no son capaces de modificarse
de acuerdo con estos índices de crecimientos y decreci-
miento, el archivo se autodestruye, se convierte en ele-
mento estanco, obsoleto para cumplir los fines a los que
está destinado.
• Los sistemas abiertos son autorregulables y selec-
tivos, en razón de las necesidades de crecimiento o de-
crecimiento, la estructura puede ser regulable utilizan-
do inclusive la selección como medio para cubrir las defi-
ciencias estructurales.
Los sistemas cerrados. Como es de suponer, los sis-
temas cerrados son lo opuesto a los abiertos, no estable-
cen relaciones con el medio que los rodea, si bien son auto-
rregulables, no son selectivos porque no tienen los ele-
mentos susceptibles de la selección.
Al no tener un equilibrio en cuanto a ingreso de do-
cumentación y salida de información, tienden a trans-
mutarse y necesariamente están destinados a cumplir
un fin prefijado.
Concluimos entonces que un archivo es un sistema
abierto.

120
 Al hablar de los sistemas, continuamente enunciamos
los términos estructura y actividades, en los sistemas
abiertos o cerrados, es necesario entonces conceptuar:
La estructura de un sistema, como la dimensión orga-
nizativa. Esta dimensión está constituida por elementos
o componentes esenciales que internamente cumplen
una interrelación e interactuación de modo que no exis-
tan elementos o componentes superfluos.
La conducta de un sistema, como la dimensión de fun-
cionamiento, conformado por el conjunto de actividades
producidas dentro del sistema para relacionar y mante-
ner la dimensión estructural y para lograr los estados
de receptibilidad y comunicación con el medio.
En los capítulos anteriores hablábamos de la organi-
cidad del archivo, como un elemento orgánico dentro de
un organización mayor, lo cual conforma una estructura
de carácter administrativo. Una organización es un todo
integrado donde sus componentes están relacionados por
la operación total. Esta estructura total está creada por
múltiples sistemas arreglados por orden jerárquico, en
donde la salida de un determinado sistema es la entrada
a otro sistema.
Estos elementos se interrelacionan en el proceso, co-
incidiendo hacia una salida o producto que ha de coinci-
dir con la esencia del sistema, es decir, de un archivo sólo
pueden salir documentos o información en cualquiera
de sus formas. La eficacia de ese sistema estará contro-
lada o regulada en razón de la alimentación que tenga;
si un archivo no recibe la documentación en forma per-
manente, menos puede servir la información que de él
se requiera.
Todo este fenómeno se unifica en un medio ambien-
te, el medio ambiente como conjunto de circunstancias y
condiciones externas e internas que influyen en el sis-

121
tema, siendo enorme la gama de factores o variables que
ejercen su influencia, hasta convertir a cada archivo en
una unidad identificable y distinta a los demás de esa
especie. Tenemos entonces nuevos elementos a ser es-
tudiados en el sistema.
Entrada. Es todo elemento que se incorpora al sis-
tema para contribuir al logro del objetivo prefijado. El
ingreso documental tendrá por objetivo preparar la in-
formación adecuada a las necesidades de la entidad pro-
ductora primero y a la investigación, posteriormente.
Proceso. Es el camino ordenado que siguen los ele-
mentos de entrada en su interacción para transformar-
se en el producto esperado. Básicamente el proceso en
el archivo se identifica con las técnicas operacionales.
Salida. Como el producto del sistema.
Retroalimentación. O alimentación, proceso en el
cual toda información referente al desempeño del pro-
ducto se compara con el objetivo esperado para analizar
nuevamente las entradas y el proceso del sistema regu-
lando, orientando y evaluando las entradas y procesos.
El objetivo básico de la retroalimentación es mantener
o retroalimentar un resultado para que satisfaga los re-
querimientos del sistema.
Por la forma del sistema también tenemos una clasi-
ficación: sistema reticular y sistema celular.
Sistema reticular. Como su nombre lo indica, el sis-
tema está conformado por componentes que forman una
red, los componentes se denominan nodos, cubierto sólo
por una entrada y una salida.
Sistema celular. Que es el más apropiado para los
archivos, este sistema tiene la característica de que los
nodos tienen más de una entrada y más de una salida,
lo que les permite unirse a otros sistemas celulares has-
ta conformar un órgano (organismo).

122
 Por su jerarquía y de acuerdo a la complejidad del
sistema, podemos clasificarlos como:
• Hipersistema
• Supersistema
• Macrosistema
• Mesosistema
• Sistema
• Subsistema
• Microsistema
Se considera que después del microsistema tendre-
mos la unidad básica del sistema.
Por su evolución, los sistemas se clasifican en siste-
ma individual, social y ecológico, correspondiendo a la ar-
chivología el sistema administrativo y social.
No nos corresponde ingresar a otros tipos de clasifi-
cación por no ser de interés para la rama que tratamos,
si bien existen posibilidades de analizar otras clasifica-
ciones, pero se considera suficiente para el fin propues-
to: establecer las relaciones existentes entre la archivo-
logía y la teoría de sistemas.
Los diversos sistemas estudiados científicamente, han
dado lugar a que se plantearan aspectos teóricos que fue-
ron conformando la teoría de sistemas, la misma debe
ser considerada como un proceso analítico-sintético para
el objeto o sujeto que se estudia y las relaciones con su
entorno. Como observamos al principio, el enfoque no es
nuevo. Platón, en su obra La República utiliza un enfo-
que sistémico para lograr un modelo de la ciudad-estado.
En la actualidad se puede considerar el enfoque de
sistemas como una aplicación del análisis y la síntesis
del sistema, dentro de un proceso coherente y lógico para
analizar en forma ordenada las necesidades y sus posi-
bles soluciones.

123
 Para lograr entonces, un enfoque adecuado de los sis-
temas, se hará necesario efectuar algunos pasos que nos
permitan satisfacer los objetivos determinados. Tenemos:
1) Identificación. Que consiste en aislar las nece-
sidades reales que demandan soluciones para la buena
ejecución del sistema.
2) Definición. Es necesario tener definidos los obje-
tivos principales y secundarios que puede brindar el sis-
tema. También es conveniente definir las limitaciones,
jurisdicción y presiones del sistema, sea en forma glo-
bal, totalizando todos sus aspectos, sea en algunos secto-
res componentes del sistema y del ambiente en el cual
se desenvuelve.
3) Análisis. De los recursos humanos y económicos,
cuando se trata de sistemas en los que intervienen estos
sistemas.
4) Selección. Primeramente deberán formularse las
diversas alternativas que pueden brindar soluciones en
los distintos campos del sistema, posteriormente selec-
cionar hasta lograr un resultado óptimo. Esta alternati-
va será implementada en la medida que los resultados
cumplan los objetivos trazados.
5) Control de evaluación. El control y la evaluación
deberá realizarse en el desempeño del proceso y de los
resultados obtenidos.
De acuerdo con estos aspectos estudiados, enfocar
un sistema es estudiar técnicas analíticas de planifica-
ción, estructuración y control, pudiendo ser aplicado a
las distintas funciones de administración, trámites y el
desarrollo que se efectúa en los archivos.

124
 PROCESOS DE ANÁLISIS Y SÍNTESIS

Cuando se habla de análisis de sistemas, nos referi-

mos esencialmente a la creación de un sistema para cu-
brir las necesidades vigentes, o la mejora de uno exis-
tente pero que no cubre todas las necesidades y exigen-
cias presentadas. En los procesos de análisis se conside-
ran esencialmente tres aspectos:
• Estructural
• Funcional
• Relacional
Como su nombre lo indica el análisis estructural con-
sistirá en un estudio de cada uno de los elementos o com-
ponentes del sistema. En el caso del archivo, se efectua-
rá un estudio de las características de cada una de las
técnicas operacionales y su relación con el conjunto. Los
costos que supone cada una de estas técnicas, el perso-
nal adecuado que ha de desempeñar las actividades, los
medios económicos, edilicios y de equipos, serán consi-
derados como factores que pueden afectar a la estructu-
ra del sistema.
Al efectuar el estudio estructural, necesariamente
se presentarán los problemas de funcionamiento, lo que
nos llevará al análisis funcional, el cual necesariamente
nos conducirá a los fines de servicio e información como
objetivos principales del archivo.
Una vez concretadas las estructuras y su funcionali-
dad, se amplía hacia el análisis relacional, es decir, las
relaciones internas y externas con el medio o ambiente,
en el cual se desenvuelve el sistema, en nuestro caso, el
archivo. Conviene especificar esta parte, el análisis se
realizará sobre:
• los modos de recepción de fondos,
• los tipos de información proporcionados,

125
 • estudio de sectores que utilizan información,
• publicidad y edición de cuerpos documentales,
• conocimiento de los usuarios.
De acuerdo con los tres aspectos considerados para
el análisis de sistemas, en relación con los archivos, es
necesario entonces tomar en cuenta:
• el tipo de sistemas a emplear en archivos,
• determinación concreta de los objetivos,
• estructuración del sistema,
• funciones del sistema,
• objetivos primarios y secundarios,
• utilización del sistema,
• planificación a corto, mediano y largo plazo,
• posibilidades de modernización del sistema.
En forma detallada, al efectuar el análisis del siste-
ma tendremos en cuenta:
• identificar los componentes del sistema,
• estudiar las estructuras, sectorial y total, interna y
externa, interrelacional o interdependiente del sis-
tema,
• investigar los procesos, analizando la funcionali-
dad y fluidez de actividades,
• identificar factores, relacionados y problemas re-
levantes o importantes para el sistema,
• analizar tareas, métodos y medios,
• reunir y clasificar toda la información correspon-
diente a la sistematización del archivo,
• proporcionar criterios que puedan derivar en al-
ternativas del sistema.
Una vez realizada la labor de análisis, pasamos al pro-
ceso de síntesis del sistema, que, al igual que el análi-
sis, estará compuesta por tres aspectos esenciales, in-
cluyendo un factor condicionante, de donde tenemos:
• Síntesis estructural,

126
 • Síntesis funcional,
• Síntesis relacional,
• Síntesis histórica.
Durante el proceso de síntesis se estudian las dife-
rentes combinaciones de los elementos y sus relaciones
por separado, pero consideradas siempre como partes
de un todo.
Se incluye la síntesis histórica como un medio de com-
prensión del desarrollo del sistema, se realiza su propio
historial a fin de evaluar sus distintas etapas y las expe-
riencias anteriores de modo que podamos comparar re-
sultados.
Todo lo expuesto nos permite estudiar al sistema y
sus procesos, utilizando modelos de simulación sistémi-
ca, es decir, utilizando modelos sobre bases reales, para
determinar el comportamiento del sistema por aplicarse.
No agotamos completamente la teoría de sistemas,
lo cual nos llevaría más allá de los objetivos de este tra-
bajo; pero, para una comprensión más amplia de las po-
sibilidades de la archivología, nos es suficiente.

127
 Libro Segundo
PRÁCTICA DE LA ARCHIVOLOGÍA
 ARCHIVO
NOCIONES PRELIMINARES

Muchos de los orígenes del conocimiento humano se

producen a raíz de las relaciones entre los dioses de la
antigüedad y los hombres, o bien están enmarcados en
el mito, la fábula o la leyenda.
El archivo, en su concepto de resguardo de documen-
tos de máxima importancia para un determinado núcleo
social, tiene sus orígenes característicos
Consideremos las tablas de la ley de Moisés, docu-
mento producido por la relación del hombre con Dios.
El pueblo hebreo las guardaba y custodiaba celosamen-
te en el arca o tabernáculo, una especie de archivo móvil
o lugar donde se guardaban escrituras que interesaban
a la comunidad hebrea.
Coincidentemente, los documentos eran guardados
en arcones, que posteriormente fueron substituidos por
el palacio o el templo; de acuerdo con el mayor poder polí-
tico del momento y lugar, en nuestro caso el de Jerusa-
lén, destruido más tarde bajo el dominio de Vespaciano.
 Las necesidades, una vez manifiestas y expuestas,
son las que determinan los principios y las prácticas, doc-
trinarias o disciplinarias inicialmente, científicas poste-
riormente, creando técnicas que pasan por las largas fa-
ses de elaboración en los diferentes medios que se de-
sarrollan, recibiendo métodos nuevos, concebidos para
almacenar conocimientos y que requieren ser estudia-
dos minuciosamente.
Según algunas leyendas, Noé escondió bajo tierra todos
los documentos que pudo recoger en Sipari, la ciudad del
Sol, para asegurarlos de una dispersión antes del diluvio.
Los archivos de Ebla, encontrados casi intactos en
Siria, datan del 5000 a.C. aproximadamente.
El hombre, en la medida que se desarrolla en la so-
ciedad, acumula una serie de informaciones que lo hacen
vulnerable cuando éstas crecen desmesuradamente, por
lo que apela a sistemas que ayudan a su memoria en las
tareas de recuperación y utilización de la información
para que pueda cubrir sus necesidades.
Existen pruebas convincentes de la existencia de ar-
chivos desde la Edad Antigua, edad en la que debido al
predominio religioso, los documentos se conservaban ge-
neralmente en los templos, como ocurrió en Egipto y en
Mesopotamia, Grecia y Roma, con excepciones como Per-
sia que tenía depósitos especiales para todos los docu-
mentos relacionados con el Estado.
“Por lo que sabemos, el acceso a los depósitos de ar-
chivos establecidos por los reyes y los sacerdotes en la
antigüedad era estrictamente limitado a los funciona-
rios oficiales que los custodiaban o a las personas munidas
de un permiso especial otorgado por la autoridad supre-
ma. En efecto: la conservación de los archivos siempre
estuvo vinculada al ejercicio del poder; disponer de la
memoria es un instrumento esencial para gobernar y ad-

130
ministrar. Acceder a ella, en consecuencia, no era un de-
recho, sino un privilegio. Es por eso que, antiguamente,
el cargo de archivista siempre fue considerado, un pues-
to de alto rango, próximo a la autoridad ejecutiva. En el
imperio chino o bizantino, también en los califatos, el
“guardián de los archivos imperiales” —cualquiera fuere
su titulo oficial— era, en la práctica, un ministro inves-
tido de elevadas responsabilidades. A menudo (como en
el antiguo Egipto, en Mesopotamia y en China), la custo-
dia de los archivos revestía incluso un carácter religioso
ya que se concebía el destino de la humanidad como un
eterno retorno de ciclos cronológicos y el conocimiento
del pasado como única clave para comprender la evolu-
ción de ese destino y dominar su renuevo”.48
Grecia fue una civilización que cuidó esmeradamen-
te los documentos, sobre todo sus tratados, leyes y sus
instrumentos públicos. Conjuntamente conservó sus tex-
tos literarios. De Atenas se hereda la organización siste-
mática, a tal grado de perfección que Marco Tulio Cice-
rón, orador romano, recomendaba a sus compatriotas to-
marla como modelo (De Legi, III, 20).
En tiempos de Solón (640-558), legislador de Atenas,
considerado como uno de los siete sabios de Grecia,
nombrado Arconte en el 594, se encomendó la custodia
de los documentos al Areópago, tribunal superior, ha-
biéndose introducido en la dirección de los negocios pú-
blicos en espíritu de facilitar el acceso a los estudiosos.
Posteriormente se trasladaron los documentos al San-
tuario de la Madre de los Dioses, el Metroon ubicado de-
trás del foro. Todo ciudadano que quería tomar parte en
la vida pública, tenía obligación de conocer todo cuanto
sucedió en el desarrollo de la vida del Estado.

48
DUCHEIN , Michel: Los obstáculos que se oponen... op. cit., pág. 2.

131
 La razón de haber escogido para archivo al Santuario
de la Gran Madre, opinan que se debe a la falta de espacio
en el lugar anterior, síntoma muy conocido por los archi-
vos actuales, sin embargo otras opiniones como la del his-
toriador alemán Ernesto Curtius, (1814 -1896), sostienen
que en la creencia de los griegos, esta diosa defendía el
bienestar material, religioso y político del país. Lo cierto
es que allí se reunían todos los documentos extendidos o
decretados por las autoridades. El valor que le daban los
griegos a los documentos del archivo oficial, llegaba a su
límite considerando que castigaban con la pena de muerte
la destrucción de una ley allí conservada.
El archivo ateniense cumplía el servicio documental
a oficiales del gobierno y a privados. Con la decadencia
de Atenas, el Metroon perdió importancia y, al carecer
de los cuidados mínimos, fueron desapareciendo los do-
cumentos. Entre los documentos de este importante ar-
chivo, se encontraba la contestación de Sócrates a sus
acusadores. La influencia del Metroon permitió la fun-
dación de archivos en otras ciudades, tales como Esmir-
na, Efeso, etc.
Los estudios históricos sobre la humanidad y sus di-
ferentes actuaciones, se sostienen en la medida de la acu-
mulación de información sobre su propia experiencia y
la satisfacción de sus necesidades.
“Las primeras obras que estudiaron temas relaciona-
dos con el material archivístico y las tareas de archivos
fueron escritas por juristas del siglo X.49 Sin embargo,
las primeras afirmaciones generales sobre la naturaleza
de los documentos y sobre las obligaciones de los respon-
sables de su creación y custodia pueden encontrarse en

49
SANDRI , L.: «La storia degli archivi». En Rassegna degli Archivi di Stato. A
XVIII (1), 109-134. En-ab., 1958. Citado en DURANTI, Luciana: Ciencia Ar-
chivística. Trad. Manuel Vázquez, Córdoba (Argentina), 1995, pág. 2.

132
la legislación de la antigua Roma.50 En algunas seccio-
nes del Código Justiniano, hay enunciados referidos a
objetivos y modo de crear y preservar documentos, que
han permanecido en el núcleo de la teoría archivística
durante siglos, desde entonces. Entre esos enunciados
se halla la definición de archivo, como “el lugar donde
se depositan los documentos públicos”,51 también “ allí
permanecen incólumes y pueden ser encontrados rápi-
damente por quienes buscan”,52 asimismo se puede “pre-
servar la memoria perpetua” de “ los actos” que relatan.53
En cuanto a Roma, Maffrei en su Historia Diplomáti-
ca, cita que se han encontrado instrumentos escritos en
etrusco y suscritos por los interesados en griego o latín,
según fuera su procedencia.
La Roma imperial y la Roma republicana lograron un
amplio desarrollo de sus archivos como consecuencia de
una administración minuciosa del Estado, así como los
archivos privados y los religiosos.
Las instituciones romanas sirvieron de modelo para la
formación de los archivos pontificios, en los que se concen-
tran los documentos de la Edad Media. El papado archi-
vaba documentos y bibliotecas sin ninguna distinción,
puesto que ambas respondían a necesidades prácticas.

50
LODOLINI, E.: Lineamenti di storia dell’archivistica italiana. Roma, La Nuova
Italia Scientifica, 1991, pág. 44. Citado en DURANTI, L.: Ciencia archivística,
op. cit, pág. 2.
51
JUSTINIANO: Corpus Juris Civilis, Digesta 48, 19, De Poenis, 9. Ha de recor-
darse que, con excepción de las Novellae, esto es, las leyes promulgadas por
Justiniano, las otras tres partes son compilaciones de leyes romanas ante-
riores y de opiniones de jurisprudencia.
También hay que destacar que la categoría “documentos públicos”, en la
Antigua Roma, incluía los documentos producidos por personas privadas
que eran registrados en una oficina pública (tal como algunos tipos de con-
tratos). Citado en DURANTI, L. Ciencia Archivística, op. cit., pág. 2.
52
ÍD: Nobella 15, De defensoribus civitatum, 5. Citado en DURANTI, L.: Ciencia
Archivística, op. cit., pág. 2.
53
DURANTI, Luciana: Ciencia Archivística, op. cit., pág. 2.

133
 A partir del siglo VIII, los reyes francos y emperado-
res bizantinos donaban al estado de la Iglesia los docu-
mentos pertinentes, los que eran conservados en la crip-
ta de San Pedro y que constituyen el Archivo del Vatica-
no, el más antiguo que se conoce.
En la época romana y en los tiempos remotos, el pon-
tifex maximus tenía la obligación de escribir los aconte-
cimientos, conformando los anales, que se grababan en
tablillas de madera, lamentablemente destruidas en su
mayoría por la invasión de los galos. Las tablillas que se
salvaron de la destrucción, se guardaron en Monte Ca-
pitolio, lugar que presentaba mayor seguridad contra
los invasores.
Los soportes documentales de los pueblos de la anti-
güedad, estaban conformados por materias resistentes,
como las tablas grabadas de los hebreos; el papiro, lige-
ro y deleznable, coexiste con los ladrillos o tabletas de
madera, mármol recubierto de cera que se grababa con
punzón; los griegos y romanos también utilizaban las pi-
zarras, láminas de bronce grabadas a buril.
Roma, con estilo propio, continúa con la tradición grie-
ga y conoce los archivos civiles cuando Quinto Lutecio
Cátulo, en el año romano 676, edifica el Tabularium del
Capitolio a sus expensas, destinando a la custodia de los
elementos e instrumentos a los cuestores.
Antonino Pío, al reorganizar los oficios de Roma, ins-
tituyó el de archivero. Entre los romanos se afirmaba
que la redacción de los documentos la comenzó Saturno,
dios de la agricultura.
En el reinado y en los primeros tiempos de la Repú-
blica existían los tabulae publicae, acta pública o instru-
mento y monumento. Estos documentos se conservaron
en las casas de los reyes, magistrados, cónsules, y en los
templos. Las casas particulares de los magistrados no

134
ofrecían la garantía y seguridad necesarias a los archi-
vos, lo que permite ver su custodia en edificios públicos.
Aquellos documentos que se referían a relaciones in-
ternacionales, considerando su importancia, se custo-
diaron en templos del Capitolio, bajo la responsabilidad
de cónsules y cuestores. Intencional o no, estos documen-
tos desaparecieron en el incendio producido en el Capi-
tolio durante los primeros tiempos de los emperadores.
Los archivos públicos del estado romano de acuerdo
con su importancia, se depositaron en el Templo de Ceres,
en el Atrio de la Libertad y en el Aerarium Saturni. Consi-
derándose el último, como el más importante, puesto que
era el depositario de leyes, plebiscitos, padrón, cartas del
senado, noticias referentes a la administración de las pro-
vincias, listas de empleados y trabajadores públicos y más
tarde los edictos y decretos de los emperadores.
Tanto griegos como romanos, comprendiendo la impor-
tancia de los documentos, consideraban que la responsabi-
lidad de su custodia sólo podían tenerla las autoridades,
así la tuvieron primero los cónsules, luego los cuestores,
considerados por sus funciones como los fiscales, y poste-
riormente los prefectos, jefes militares o civiles, la consul-
ta estaba encomendada a los tribunos, como defensores
del pueblo y ediles, magistrados de obras públicas.
Estos archivos públicos fueron frecuentados y con-
sultados por los estudiosos de su tiempo como así lo ma-
nifiestan Tácito, Cicerón, Catón: Cornelio (55-120) his-
toriador latino, autor de Agrícola, biografía de su sue-
gro; Germania, análisis de las costumbres germánicas;
historias sobre los reinados de los emperadores, desde
Galva hasta Domiciano; Anales, historia del imperio des-
de la muerte de Augusto hasta la de Nerón. Cicerón, Mar-
co Tulio (1043 a.C.) orador, escritor y político romano.

135
 Catón, Marco Porcio (95-46 a.C.) llamado de Útica,
bisnieto del Censor, hizo sacar una copia de los ingresos
y gastos del Estado desde el tiempo de Sila Lucio Corne-
lio (138-78 a.C.) hasta su época, lo cual le costó 30000 dena-
rios.
También las provincias tuvieron sus archivos. El ma-
terial del archivo estaba ordenado por materias y crono-
lógicamente. Existían tres tipos de funcionarios o em-
pleados que cuidaban de su organización. Cuando el im-
perio romano se dividió en sus dos ramas de oriente y
occidente, se estableció un archivo en Bizancio.
Naturalmente, ninguno de estos archivos tiene algo
en común con el archivo actual.
“Desde el momento en que una colectividad, un gru-
po, un individuo particular o una institución acumula
documentos —y esto comienza a producirse ya en el si-
glo VIII— se plantean una serie de problemas engloba-
dos dentro de la función o actividadQmemoriaQarchivo
similares en todos los casos. Sin peligro de caer en ana-
cronismos, se puede afirmar que ‘la tradición archivísti-
ca medieval’ resuelve los problemas de:
1. Almacenaje de los documentos, por medio de:
a) reunión de los originales en un lugar específico.
b) transcripciónQduplicación, por seguridad, para sus-
titución, de los documentos en forma secuencial, en li-
bros cartularios, reflejo del propio archivo y en cierta
manera su sustituto.
2. Comunicación y uso de los documentos, en el sen-
tido de plantearse únicamente un uso restringido a los
destinatarios de los mismos”.54

54
AGUINAGALDE, F. Borja: «Elementos para una historia de los Archivos y de la
Archivística desde una perspectiva interdisciplinar». En IRARGI, Revista
de Archivística, op. cit., pág. 63.

136
 La preservación de los documentos de la Edad Me-
dia se debe ante todo a la constante preocupación de la
Iglesia por esta materia. Los archivos medievales con-
servaban sólo determinados documentos, si bien ya exis-
tía una clasificación y ordenamiento más racional, la se-
lección no siempre fue la ideal, puesto que se basaba en
el criterio del o de los encargados de la documentación.
Durante la Edad Media, exceptuando el fundado por
Carlomagno en Aquisgrán, no se conservaron archivos
en los distintos estados.
Después de la convulsión de las invasiones bárbaras
(el término significa extranjero) comienza lentamente
una nueva etapa para los archivos, los documentos se
custodiaban sin normativa o técnica documental.
Los pergaminos se doblaban reduciendo su tamaño
de acuerdo con las necesidades de las cajas o arcones don-
de se depositaban. No se preveía que los dobleces oca-
sionaban arrugas y destrozos lamentables. Los documen-
tos se guardaban sobre todo como portadores de dere-
chos adquiridos, títulos de propiedad, pruebas ante un
litigio, etc.
La corte trashumante en esos tiempos lo mismo que
su cancillería, produjo deterioro de fondos que hoy se-
rían de valor inestimable.
Era escaso el número de documentos necesarios per-
mitiendo su permanente traslado, y ocasionando que el
archivo fuera una arqueta o arcón donde doblados o enro-
llados, se guardaban los documentos amontonados, unos
sobre otros, sin ninguna clasificación.
El canciller conservaba el depósito, tratando de con-
servar lo más valioso, celosamente guardado. Pero no todo
fue movedizo e inestable en la Edad Media. Los monjes
fueron más cuidadosos al guardar los documentos. La Igle-
sia con sus monasterios y catedrales, guardaba el patrimo-

137
nio cultural, reuniendo sus archivos no trashumantes, sino
estables como el espíritu mismo de los monjes.
“Durante estos siglos, hablar de documentos signifi-
ca referirse a un objeto que reúne en sí el doble carácter
de ser fruto de la necesidad o de la utilidad y a la vez de
lujo. El documento es siempre en pergamino, caro y es-
caso en consecuencia, y su redacción-creación es comple-
ja y sólo ejecutable por un reducido número de expertos
o profesionales. Todos estos elementos se dan cita úni-
camente en las cortes señoriales feudales, y en los cen-
tros monásticos importantes, y sólo en ellos podremos
hablar de archivos.
Sin embargo es imposible cuantificar ni la producti-
vidad de documentos ni el número de depósitos de ar-
chivo que pudieron coincidir en una determinada cir-
cunscripción durante siglos.
La supervivencia de estos archivos es el resultado de
la combinación de varios fenómenos aleatorios resumi-
bles en el hecho de que todo depósito de documentos en
desuso o que han perdido vigencia, tiende a desapare-
cer, o bien por destrucción de lo que se considera inútil,
o bien por accidentes o acontecimientos fortuitos (incen-
dios, guerras...); perdidos o abolidos derechos de propie-
dad o privilegios con la crisis feudal y las crisis económi-
cas y sociales, además de las crisis económicas, muchos
depósitos de documentos pierden interés. Los archivos
de monasterios o de señoríos feudales desaparecidos son
un caso evidente”.55
Los reyes estabilizaron sus fueros, permitiéndoles
generar leyes más estables, sus actos administrativos
eran registrados, todos sus documentos fueron deposi-
tados en lugares sagrados, en las iglesias y monasterios,

55
AGUINAGALDE, F. Borja: Op. cit., pág. 64.

138
como recintos inviolables y duraderos, otorgando con
ello a los archivos una personalidad, una unidad corpo-
ral que hasta entonces no se les concedió.
En los archivos eclesiásticos pueden encontrarse bu-
las papales como ventas de tierras entre vecinos, privi-
legio real y ordenanzas municipales, aun cuando en al-
gunos casos suelen ser copias, conservando el original
en los archivos municipales, cuando el municipio tiene
un grado de desarrollo. Este fenómeno es patente a fi-
nes del siglo XII y comienzos del siglo XIII.
También parece producirse un proceso de sustitu-
ción de los originales por sus copias en cartularios na-
turalmente siempre que vengan certificados por un nota-
rio. El conjunto de documentos se copia en secuencia cro-
nológica en un libro o códice encuadernado que hace
las veces de archivo. Es más manejable y cómodo. Pre-
senta las ventajas de homologación y normalización de
los tamaños y las letras de los originales, y unifica de
esta manera la memoria administrativa de sus propie-
tarios. Ello nos lleva a diferenciar desde este momento
entre dos clases de depósito de archivo:
1. Archivo de recepción, que es al que ahora nos
referimos, clásico de los centros monásticos. Reúne los
documentos recibidos desde las dos instancias de poder
a las que está sujeto el monasterio.
a) eclesiástico: cancillería papal o episcopal.
b) civil: cancillerías feudales, señorial o real.
Recibe además los documentos derivados de las rela-
ciones jurídicas privadas del monasterio con institucio-
nes similares o con particulares. A partir de todos ellos
se escriben los cartularios, habitualmente de manera pro-
gresiva, a lo largo de una o más generaciones.

139
 2. Archivo de expedición, son los formados por el
poder constituido como tal, reconocido y en ejercicio ple-
no de sus funciones y facultades. Es un archivo de carác-
ter mixto, en la medida en que recibe también documen-
tos de sus iguales.
Su base está constituida por las copias de los docu-
mentos que produce en su cancillería, símbolo de su pra-
xis documental y de archivo. Copias que también se re-
gistran en formato códice normalizado, pero cuyo objeto
difiere del redactado en los archivos de recepción, pues
en este caso es únicamente administrativo y de gobier-
no, memoria práctica y de referencia.
“La importancia de la actividad escrituraria de la co-
pia, sea en cartularios o registros, durante todos estos
siglos es tanto de mayor importancia cuanto que por esta
vía, y a menudo mezclados con los fondos de las bibliote-
cas monásticas o administrativas, se ha conservado la
mayor parte de los documentos de esta época. Podría-
mos añadir, al hilo de todo lo dicho, que así se han con-
servado en su conjunto una gran parte de archivos. No
olvidemos, además, que unos registros arrojan luz para
reconstruir los otros archivos; los registros de cancille-
ría permiten reunir noticias sobre archivos de señoríos
feudales desaparecidos; cartularios monásticos y seño-
riales permitirán completar o reconstruir los registros
de cancillería real.
La actividad escrituraria general, según se ha visto
ya, es muy pequeña y está vinculada más a personas que
a oficios o funciones delimitadas. El scriptor es el que
sabe escribir, en latín naturalmente, y aunque sea de ma-
nera incorrecta e insegura. Será el encargado de redac-
tar los documentos de ‘cancillería’, los administrativos,
los judiciales, los registros... El desarrollo de este nú-

140
cleo de escribientes a lo largo de los siglos XI y XII pre-
cederá el gran salto cualitativo del siglo XIII”.56
Los monjes recopilaban, vigilantes y cuidadosos, los
documentos deteriorados, testimonios perdurables que
han llegado a nosotros, no obstante la pérdida los origi-
nales.
Esta apropiación del contenido de los archivos, a su
vez, da lugar al fraude y la falsificación de los documen-
tos, a tal punto que Sánchez Albornoz, Obispado de Si-
mancas, califica al siglo XII como el siglo de “oro de las
falsificaciones hispanas”.
Estas falsificaciones sirvieron para legitimar preten-
siones territoriales, señoriales o canónicas, para apoyar
supuestos derechos de pleitos para ornar de glorias histó-
ricas a algún personaje, monasterio o entidad, eran fácil-
mente realizados los scriptorium de los monasterios, a
cargo de pacientes y hábiles escribas. Esta experiencia
nos lleva inicialmente, al estudio de una ética de los ar-
chivos, del archivero y de la información, igualmente el
afán de recopilar lo deteriorado, hoy se realiza con una
tecnología amplia que, multiplica a nuestro antojo el origi-
nal, así tenemos el microfilme, la ficha microfotográfica, la
fotocopia, etc.
En la medida en que se desarrollan las instituciones
públicas, los archivos abandonan la tutela de la Iglesia.
“A lo largo del siglo XIII se consolidará el primer sal-
to cualitativo en la historia de los archivos. La pauta la
marcarán los dos motores pioneros en la evolución ins-
titucional y social europea:
1. Las cancillerías y administraciones más evolucio-
nadas inglesa, francesa y, en cierta medida, arago-
nesa y castellana.

56
AGUINAGALDE, F. Borja: Op. cit., págs. 64-65.

141
 2. Los núcleos comerciantes pre-burgueses italianos
principalmente.
La difusión del uso del papel y la sustitución del la-
tín por las lenguas “romances” serán elementos mate-
riales de primera importancia que habrá que añadir a
los aspectos ya analizados de difusión social de la escri-
tura y del fenómeno de la recepción romano-canónica.
Durante este período tienen lugar dos hechos subs-
tanciales para la historia de los archivos:
1. Los nuevos tipos de archivos que nacen en este
período presentan una configuración y unas caracterís-
ticas que básicamente permanecerán invariables duran-
te todo el antiguo régimen. Nacen vinculados a:
a) los nuevos grupos sociales urbanos, cuya acti-
vidad encuentra precisamente en la escritura su ve-
hículo específico de desarrollo: comerciantes e in-
telectuales.
b) las instituciones jurídicas renovadas: tribuna-
les y notariado estables.
2. La evolución administrativa lleva implícita la
formación de la red de archivos que marcará la evolución
posterior:
a) las administraciones centrales clásicas crean su
propia red o «servicios» de archivos que, con las
variaciones motivadas por los cambios administra-
tivos y de gestión que la monarquía absoluta pre-
cisa, se mantendrán durante todo el antiguo régi-
men.
b) las nuevas administraciones territoriales y lo-
cales dan lugar a otros tantos archivos, estables
estos últimos hasta la actualidad, en la mayoría de
los casos.
Durante los siglos XIII a XV se fraguan, en definiti-
va, por un lado la red de archivos y por otro la tipología

142
de depósitos que caracterizarán el mundo de los archi-
vos durante los siglos siguientes, y, con algunas varian-
tes, hasta la actualidad.
Se plantearán problemas en cierta forma inéditos,
siquiera por su envergadura, que, aun a riesgo de ana-
cronismo, podríamos sintetizar como:
a) el desarrollo de una imperiosa necesidad, que
era hasta entonces desconocida, de informarse. La infor-
mación significa documento escrito, y su desarrollo mul-
tiplica el número de los mismos de una manera extraor-
dinaria, en todos los niveles y actividades (administra-
ción, comercio, enseñanza...).
b) el aumento cualitativo de documentos plantea
los primeros problemas de almacenamiento físico y re-
cuperación de su contenido. Se desarrollan las primeras
técnicas archivísticas, vinculadas muy estrechamente
—como ocurre hoy mismo— a las técnicas administrati-
vas. Aparecen los especialistas del archivo, vinculados
al notariado desde sus orígenes en las administraciones
de gran tamaño, que actuarán de motores del proceso”.57
Coincidiendo con Aguinagalde, observamos que un
paso trascendental fue la recuperación de Játiva en 1244,
rescatada de los musulmanes por Jaime I, con sus fábri-
cas de papel, técnica importada a través del África y Ara-
bia desde la remota China. A mayor producción, menor
costo y en consecuencia, la multiplicación de documen-
tos en poco tiempo.
Los documentos no pueden ser guardados en arco-
nes, se hace necesario ordenar, se hace necesaria una per-
sona que los vigile, guarde y ordene; un archivero, con
arreglo al concepto actual de la palabra.

57
AGUINAGALDE, F. Borja: Op. cit., pág. 66.

143
 No sirven arquetas; es necesario un armario con sus
anaqueles correspondientes. No se pueden trasladar los
fondos documentales de un sitio a otro, como consecuen-
cia no se pierden tantos documentos, accidentalmente.
Los archivos han superado el problema de subsistir. Se
les plantea el de resistir, de organizarse de modo que la
mano del hombre no los anule o destruya.
El hombre ha comprendido el poder del archivo, la
trascendencia de su misión y puede convenirle o no. Guar-
dándolo celosamente del uso general en la mayoría de
los casos.
A esto debemos sumar los archivos oficiales estable-
cidos en todas las naciones. En las últimas décadas exis-
te preocupación mundial para dar a conocer los conte-
nidos mediante índices que revelen su contenido.
En la Edad Moderna, considerada como una época
confusa, abundaban los papeles y falta criterio para con-
servarlos; los archivos se disipan, se cuida más de acu-
mular que de ordenar, o por lo menos de ordenar con cier-
to rigor científico.
Los archivos agrupan sus fondos por procedencias,
por materias, por años, sin un criterio adecuado ni mu-
cho menos generalizado. A fines del siglo XIX se reali-
zan trabajos recargados y muchas veces inútiles. Los ar-
chivos atraen la atención de las autoridades, instigadas
por los investigadores y estudiosos, quienes compren-
den (desde el siglo XVI), que las ciencias y las artes no
son sólo producto de la imaginación, sino que también
deben cimentarse en pruebas, en documentos. Se consi-
deran a los archivos no sólo como un fondo que resuelve
los problemas cotidianos, que apoya nuestro derecho o
aclara nuestras dudas en la vida práctica, sino también
como fuente de conocimiento pretéritos, de pleitos can-

144
celados, de hechos que tienen trascendencia, de testi-
monios sobre las acciones.
Surge el interés científico del archivo, en un sentido
más profundo. Uno de los primeros historiadores de esta
época que trata de cimentar sus escritos en la fuente do-
cumental es Jerónimo de Zurita quien, bajo la confianza
que le otorgan oficialmente, recoge una serie de docu-
mentos que no siempre devuelve a sus fondos de origen
(Archivo de la Corona de Aragón).
En el siglo XVII el descuido de los archivos es un mal
generalizado. A partir del siglo XVIII, se realizan las mi-
siones archivísticas, iniciando una serie de viajes que
generan informes, bajo el patrocinio de los reyes, con el
objeto de conocer el estado de los archivos y sus deficien-
cias. Entre estos viajes podemos citar los de Santiago
Agustín Riel y Ascencio de Morales, por los archivos de
España durante el reinado de Felipe V y Fernando VI.
También tomamos en cuenta los trabajos de Juan Bau-
tista Muñoz, llamado Padre del Archivo de Indias, bajo
el reinado de Carlos III. El informe de Abella realizado
a instancias de Carlos IV. El informe del ministro Arra-
zola en las cortes españolas en 1847.
Los archivos resguardan documentos que difieren de
su valor por el transcurso del tiempo, sometiéndose ge-
neralmente a la investigación histórica.
Estos documentos pueden ser diferentes en su signi-
ficado, pero mantienen una organicidad, los archivos son
esencialmente orgánicos.
Se trata sobre todo del estado modernizado, acorde
con la evolución y requerimiento de contener la infor-
mación administrativa lo mas seleccionada y útil posible
contra el olvido y el desgaste de la administración en la
repetición de sus fenómenos.

145
 En otras palabras, se trata de la sistematización de
conocimientos de una disciplina, estudios logrados y por
lograr basándose en experiencias locales, de las admi-
nistraciones que desarrollan, experimentan, perfeccio-
nan y acumulan esa información a través de los años.
La investigación en la sociología y en la historia eco-
nómica cobró mayor importancia a partir de la Segunda
Guerra Mundial. “Por otra parte, en el lenguaje de los ar-
chivistas del siglo XIX y de comienzos del XX, la palabra
archivo solía aplicarse exclusivamente a los documentos
de origen público o que, al menos, emanaban de insti-
tuciones reconocidas como los tribunales, las iglesias,
las universidades, exclusión de los papeles privados y
familiares, el epistolario personal, etc. Esta distinción
aún existe en los Estados Unidos, donde en general se
designa a los papeles de índole personal y familiar con
la palabra manuscripts. En el resto del mundo, la pala-
bra archivo hoy se utiliza tanto para los documentos pri-
vados como para los de origen público, aunque su res-
pectiva consideración desde el punto de vista jurídico
es, claro está, diferente; en este sentido se empleará el
término aquí, distinguiendo, en caso necesario, entre los
‘archivos públicos’ y los ‘archivos privados’”.58
La etnología, la diplomática, la paleografía, etc. son
algunas de las ciencias que utilizan los documentos al-
macenados en los archivos. Se ha modificado enormemen-
te el interés por los archivos en lo que transcurre este
siglo, lo que permite un amplio desarrollo de las técni-
cas documentales en el archivo; todo archivo debe estar
preparado para el servicio de la investigación; ya no sólo
en la consulta eventual de documentos administrativos,

58
MOYANO ALIAGA, Alejandro: Cátedra de Legislación y Servicios, Universidad
Nacional de Córdoba, Córdoba, CIFA, 1975, pág.4.

146
sino para facilitar información continua que permita to-
mar mayor conocimiento y decisiones acertadas. Estas
técnicas del archivo han conformado las teorías existen-
tes en la actualidad. La archivología surge necesariamen-
te. Los archivos tienen modificaciones continuas; se ha-
bla de archivos públicos, privados, eclesiásticos, admi-
nistrativos, económicos e históricos. La dinámica docu-
mental hace necesario un estudio más concentrado sobre
el comportamiento de la documentación y de la informa-
ción contenida en los documentos. La archivología alcan-
za el nivel de ciencia y se incorpora a las ciencias de la
documentación.

CONCEPTO Y DEFINICIONES DE ARCHIVO

Posiblemente la palabra archivo proviene del voca-

blo griego archeios aplicado antiguamente al lugar don-
de se destinaban los diplomas y documentos públicos. El
lugar destinado por lo común era el lugar donde se re-
unían los empleados. Sin embargo, en atención a la im-
portancia de los documentos para la cultura y vida de
los pueblos, se acostumbró a poner luego todo este ma-
terial en los templos bajo la protección divina.
Los archivos, considerados como depósitos de docu-
mentos, son las instituciones más antiguas de la humani-
dad, relacionados estrechamente con los gobiernos; rela-
ción (gobierno-archivo) que se cumple hasta nuestros días,
en la medida de las particularidades de cada gobierno y
de su evolución; conjuntamente con las necesidades co-
lectivas, se estructura la formación de los archivos ac-
tuales.
“Pese a estas tendencias generales y a los problemas
comunes que de ellas resultan y con los que se enfren-

147
tan todas las organizaciones de archivos, la coordinación
interna, las funciones y actividades de las organizacio-
nes de archivos públicos han reflejado, y necesariamen-
te seguirán reflejando, las tradiciones y prácticas admi-
nistrativas y archivísticas de los gobiernos de que for-
man parte”.59
Sobre la etimología de la voz archivo, al igual que el
término archivología cruza por una etapa de formación
y efervescencia de modo que definiciones abundan. Vea-
mos algunas:
En el Glosario de terminología archivística y defini-
ciones tentativas de Enrique Ruiz Cortés y Roberto Ca-
letti Ruiz (ENBA) la palabra archivo está definida como
“sitio donde se coleccionan y conservan documentos.
Fuente de información para la toma de decisiones”.60 Po-
demos observar que esta definición es poco elaborada y
algo elemental, tomando en cuenta que el archivo no co-
lecciona.
Los holandeses S. Müller, J.A. Feith y R. Fruin (1898)
definen como “el conjunto de los escritos (documentos),
dibujos y material impreso, recibido o producido en ca-
lidad oficial, por cualquier autoridad o administración o
por alguno de sus funcionarios, hasta donde se tenga in-
tención de dejar estos documentos, en conformidad con
su función, bajo el cuidado de ese cuerpo o de ese fun-
cionario”. 61

59
EVANS, Franck y Eric KETELLAR: Guía para la encuesta sobre los sistemas y
servicios de la gestión de documentos y la administración de archivos. Un
estudio del RAMP, Programa General de Información y UNISIST, París
Unesco, 1983, Introducción, pág. 1.
60
RUIZ CORTÉS, Enrique y Roberto CALLETI RUIZ: «Glosario de terminología ar-
chivística y definiciones tentativas». En: Bibliotecas y Archivos, Órganos de
la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivoeconomía, N° 4, México,
1973, pág. 48.
61
TANODI, Aurelio: Manual de Archivología... Op. cit, pág. 3.

148
 Hilary Jenkinson nos dice: Los archivos son docu-
mentos “diseñados o usados en el curso de una transac-
ción ejecutiva o administrativa, ya sea pública o privada
de la que ellos formaban parte; y por consiguiente bajo
su propia custodia, para su propia información por la per-
sona o personas responsables de esa transacción y sus
legítimos sucesores.”62 Este autor nos aclara: “Un docu-
mento puede considerarse como perteneciente a la cate-
goría de archivos si se produjo o utilizó con motivo de
una transacción administrativa o ejecutiva (pública o pri-
vada) de la que el mismo formaba parte; y se lo conservó
luego, para su propia información por parte de la perso-
na o las personas responsables de esta transacción, o sus
legítimos sucesores”.63
Eugenio Casanova define: “la colección ordenada de
documentos (actas) de una entidad (institución) o indivi-
duo, que se crearon en el desarrollo de su actividad, con-
servados para la realización de propósitos políticos, ju-
rídicos o culturales por tal institución o individuo”.64
Adolfo Brenneke define al archivo: “el conjunto de pa-
peles y otros documentos, productos de actividades comer-
ciales o jurídicas, de una persona física o jurídica, que se
intenta para su conservación permanente en un lugar de-
terminado como fuentes o evidencias del pasado”.65
A. Mantilla Tascón define: “Colección ordenada de la
documentación de una o más entidades o individuos, que
se conserva con fines determinados: políticos, jurídicos,
científicos, económicos, religiosos, etc. También se deno-
mina archivo el edificio que contiene dicha colección”.66
62
TANODI, Aurelio: Manual de Archivología... Op. cit, pág. 3.
63
ÍD., ibídem, pág. 4.
64
ÍD., ibídem.
65
ÍD., ibídem.
66
TASCÓN, A. Mantilla: Cartilla de Organizaciones de Archivos. Separada del
N° 55 del Boletín de la Dirección General de Archivos y Bibliotecas, Ma-
drid, 1960, Reimpresión, Córdoba, CIDA, 1975, pág. 3.

149
 Pío Pecchiai nos dice: “archivo es una colección de
cartas, volúmenes, registros y también de dibujos, es-
tampas, fotografías, metales, incisos, en suma de todo lo
que pueda tener valor documental y que se acumula por
cualquier causa de la vida social, pública o privada, o que,
por cualquier fin se acumula intencionalmente, y que, en
cada caso, se conserva por una utilidad intrínseca o ex-
trínseca’”.67
Elio Lodolini define al archivo como el “conjunto de
documentos (escritos) producidos por una persona física
o jurídica, en el desarrollo de su propia actividad, que
se forma en el momento jurídico en que los documentos
mismos se configuran como universitas rerum, es decir,
en el instante en que se exterioriza en hecho, entre los
documentos individuales, el vínculo necesario, existen-
te entre ellos en potencia desde su origen; o sea, que un
archivo se forma en el momento cuando el conjunto de
los documentos asume la función archivística y se hace
susceptible de utilización archivística”.68
Posteriormente obtenemos una nueva definición del
mismo autor, realizada en 1976: “Es el conjunto de docu-
mentos producidos por una persona física o jurídica (o
bien por un grupo de oficinas u órganos de esta última), en
el transcurso de su actividad y, por lo tanto, ligados entre
sí por un vínculo necesario, los cuales una vez perdido
todo interés para el desarrollo de la actividad de aquella
persona física o jurídica, han sido seleccionados para su
conservación permanente como bienes culturales”.69
Giulio Battelli, sostiene que el archivo: “está consti-
tuido por los escritos recibidos o redactados por una en-

67
KECSKEMETI, Charles: Doctrina Archivística. Op. cit., pág. 7.
68
TANODI, Aurelio. Manual de Archivología... Op. cit., pág. 4.
69
ÍD., ibídem.

150
tidad en el ejercicio de su actividad, destinado por su
naturaleza a ser conservados en ella”.70
T. Schellemberg define: “aquellos registros de cual-
quier institución pública o privada que hayan sido con-
siderados a meritar su conservación permanente con fi-
nes de referencia o de investigación y que han sido de-
positados o seleccionados para ser guardados en una ins-
titución archivística”.71
Jean Favier sostiene: “el archivo es el conjunto de
documentos recibidos o constituidos por una persona fí-
sica o moral, o por un organismo público o privado, que
resulta de su actividad, organizado en consecuencia de
ella y conservado en vista a una eventual utilización”.72
Aurelio Tanodi define como archivo: “las secciones
de entidades y las instituciones que reúnen, conservan,
ordenan, describen, administran y utilizan la archivalía
y, eventualmente, los documentos históricos que no son
archivalía”.73
Los holandeses Müller, Feith y Fruin en su Manual
publicado en 1898, caracterizan al archivo administrati-
vo, no hacen mención de otro tipo de archivo y dejan de
lado el archivo histórico.
Hilary Jenkinson, uno de los grandes teóricos de los
archivos del siglo XX, según Charles Kecskemeti, men-
ciona la transacción administrativa, se refiere más al do-
cumento que al archivo mismo. Su Manual fue publica-
do en su primera edición en 1922.
Es necesario acotar sobre el concepto de archivo con
referencia a los países de habla anglosajona: “En los Es-
tados Unidos, en cambio, así como en ciertos países que
70
TASCÓN, A. Mantilla: Cartilla de Organizaciones. Op. cit., pág. 3.
71
TANODI Aurelio: Manual de Archivología... Op. cit., pág. 4.
72
ÍD., ibídem, pág. 6.
73
LODOLINI, Elio: Cuestiones Básicas de la Archivología. Traducción de Jorge
Roberto Emiliani, Córdoba, CIFA, 1974, pág.31.

151
adoptaron la terminología de esa nación —especialmen-
te el Canadá— la palabra archivo, por oposición a la pa-
labra records (cuya traducción al francés hablado en Ca-
nadá es documents), tiene el sentido más restrictivo de
‘documentos que han cesado de tener utilidad corriente
y son conservados, clasificados o no, por el organismo
que los produjo o por sus sucesores para sus propias ne-
cesidades, o por un servicio de archivo, debido a su va-
lor permanente”.74
Eugenio Casanova amplía el concepto en cuanto a la
finalidad de los archivos, pero define al archivo como co-
lección.
Adolfo Brenneke limita las actividades del archivo.
Pío Pecchiai también define como colección todo lo
que pueda tener como valor documental, en este caso
facilitaría decir que el mundo y el universo no es más que
un archivo.
Giulio Battelli también identifica al archivo con el
material.
Mantilla Tascón nos habla de colección.
Schellemberg nos da una definición caracterizando
los récords o registros, privativos de la lengua inglesa y
que en todo caso sólo sería para archivos administrati-
vos. De todas formas su definición completa un poco más
nuestro concepto de archivo cuando dice “Son todos los
libros, papeles, mapas, fotografías u otros materiales do-
cumentales, sin consideración de sus características o
formas físicas, hechos o recibidos por cualquier institu-
ción pública o privada en secuencia de sus obligaciones
legales o en conexión con la transacción de sus propios
asuntos, y preservados o apropiados para su conserva-
ción por esa institución o sus legítimos sucesores, como

74
TANODI Aurelio: Manual de Archivología... Op. cit., pág. 5.

152
evidencia de sus funciones, políticas, decisiones, proce-
dimientos, operaciones u otras actividades, o por el va-
lor informativo de los datos que contengan”.75
Esta definición es semejante a la dada en la Ley Record
Disposal Act of the United States del 7 de julio de 1943.
Elio Lodolini toma el concepto desde el punto de vis-
ta cultural, deja de lado el archivo administrativo al que
le daría el nombre de registratura.
Aurelio Tanodi utiliza el término archivalía, intro-
ducido por Schellemberg en México. Volveremos más de-
talladamente sobre este punto.
Como se puede observar, en la mayoría de las defini-
ciones se menciona a entidad, institución, unidad admi-
nistrativa, organismo y entes estatales, pero “en la ac-
tualidad el término archivo, abarca no sólo los documen-
tos del Estado, sino también los de todas las instituciones
para-públicas, privadas, etc. De por medio existen con-
venciones terminológicas: se hablará de archivos públi-
cos, económicos, privados, etc.”76
Asimismo, las definiciones hablan de documentos re-
ceptados, concepto que en la actualidad está cambiando,
puesto que el archivo se amplía cada vez más a todos los
documentos que se encuentran en el organismo que los
produce, es decir, el archivo interviene desde que se re-
cepta la documentación en el organismo o desde que es
creado. Absorbe todas las fases del ciclo vital de los do-
cumentos.
Además, el archivo amplía continuamente su concep-
to documental al conservar documentos no convencio-
nales como los sonoros, audiovisuales, magnéticos, etc.
Los archivos en sí son los custodios de los acontecimien-
tos humanos, aspecto éste que valoriza enormemente su
75
TANODI Aurelio: Manual de Archivología... Op. cit., pág. 4.
76
ÍD., ibídem, pág. 5.

153
contenido, teniendo en cuenta que los documentos custo-
diados son ejemplares únicos. Lo cual hace que el papel
que desempeñan los archivos no se limita sólo a conser-
var y proteger los documentos, sino también a difundir-
los, a hacerlos accesibles al conocimiento general.
En este aspecto nos acercamos a la definición euro-
pea: “En la mayor parte de los países de antigua tradi-
ción archivística, y sobre todo en Europa, la palabra ar-
chivo (en alemán archiv, en francés archives, en italiano
archivio, en ruso arjiv, etc.) designa “el conjunto de do-
cumentos, sean cuales fueren su fecha, forma y soporte
material, producidos o recibidos por toda persona física
o moral, y por todo servicio u organismo público o priva-
do, en el ejercicio de su actividad’”.77
El archivo es la fiel imagen de la institución que lo
crea, por eso mismo la producción indebida de documen-
tos, los trámites sobrecargados, burocráticos, son facto-
res que facilitan la pérdida o extravío o entre papeleo de
aquellos documentos que realmente contienen valores de
utilidad para la investigación y la sociedad misma.
Tenemos en cuenta entonces que al denominar insti-
tuciones, entidades, etc., alargamos más el concepto, re-
sumiendo todos estos términos obtenemos el concepto
de que los archivos son entidades, en su calidad de socia-
les, que poseen organicidad y personería jurídica, al in-
dicar como entidades tomamos en cuenta también las
secciones: son entidades orgánicas e institucionales.
Por otro lado, el custodiar, seleccionar y administrar,
pueden servir como elementos definitorios, pero limitan

77
«Dictionarie de Terminologíe Archivistique del Consejo Internacional de Ar-
chivos» (en prensa). Traducción de la definición inglesa de «Archivo». En DU-
CHEIN, Michel: Los obstáculos que se oponen al acceso, a la utilización y la
transferencia de la información conservada en los archivos. Un estudio
del RAMP. Programa General de Información y UNISIST, París, Unesco,
1983, pág. 1.

154
enormemente las funciones, actividades y objetivos de
los archivos. Si el concepto evoluciona es porque en la
actualidad el archivo asume mayores responsabilidades
de las que tenía en el pasado; el desarrollo de la tecno-
logía influye y modifica estos conceptos, por consiguiente,
el custodiar, conservar, seleccionar, etc., son operacio-
nes técnicas inherentes al archivo.
Entendemos que el archivo es custodio del patrimo-
nio documental, que es una de las riquezas más auténti-
cas y por tanto valiosas que puede poseer una entidad,
un pueblo o una nación. El Estado es un propietario re-
lativo de la documentación, puesto que es producto de
una sociedad, pertenece a esa sociedad y sus herederos.
El fin de todo archivo se traduce en servicio, enten-
dámoslo así, pero ese servicio se realiza a través de la
transmisión de la información de la cual es depositario.
Si reunimos todas estas piezas tenemos una definición
del archivo, acorde con sus funciones.

ARCHIVO Edificio
Local
Ente orgánico
Sección
Institución
Técnicas de gestión
Técnicas de almacenamiento
Técnicas interpretativas
Operaciones Técnicas descriptivas
técnicas Conservación
Técnicas documentales Restauración
Reproducción
Técnicas de información
Entidad productora
Medio social
Finalidad Servicio Usuario
Investigador
Educación

Cuadro 28: Elementos definitorios del archivo.

155
 El archivo es todo ente orgánico e institucio-
nal encargado de efectuar las operaciones técni-
cas necesarias para cumplir la finalidad de su-
ministrar información que sea útil a la sociedad
en general.

OBJETIVOS DEL ARCHIVO

Para tener una idea concreta de los objetivos del ar-

chivo, observamos las definiciones presentadas, en las
cuales comprobamos que existen términos comunes a la
mayoría de ellas; tomaremos como modelo nuestra de-
finición en la cual encontramos tres elementos de mar-
cada importancia:
• Ente orgánico e institucional.
• Operaciones técnicas.
• Finalidad de suministrar información.
A continuación se exponen las distintas definiciones
en forma sinóptica.

Definición del Dr. Aurelio Tanodi:

ARCHIVO

Instituciones
Ente orgánico e institucional Secciones

Reúnen
Conservan
Operaciones técnicas Ordenan
Describen
Administran

156
Definición de Jean Favier:

ARCHIVO
Ente orgánico e institucional

Recibidos
Operaciones Constituidos
técnicas Organizados
Conservados

Finalidad Utilizan

Persona Física
Moral
Entidad productora
Organismo Público
Privado

Contenido Documentos

Definición de T. Schellemberg:

ARCHIVO
Ente orgánico e institucional

Conservación
Operaciones Depositados
técnicas Seleccionados
Guardados

Finalidad Referencia

Público
Entidad productora Institución Privado

Contenido Registros

157
Definición de Giulio Batelli:
ARCHIVO

Operaciones Recibidos
técnicas Conservados
Escritos recibidos
Contenido Escritos redactados

Definición de Elio Lodolini:

ARCHIVO

Operaciones Selección
técnicas Conservación

Finalidad Cultural
Física
Persona
Moral
Entidad productora
Organismo Público
Privado
Contenido Documentos

Definición de Pío Pecchiai:

ARCHIVO

Operaciones Selección
técnicas Conservación

Finalidad Cultural
Física
Persona
Moral
Entidad productora
Grupo de Oficinas
Órganos
Contenido Conjunto de documentos

158
Definición de Mantilla Tascón:
ARCHIVO

Operaciones Acumulada
técnicas Conserva

Entidad productora Vida Pública

social Privada

Contenido Colección

Definición de Adolf Brenneke:

ARCHIVO

Operaciones Conservación
técnicas

Entidad productora Persona Física

Jurídica

Contenido Conjunto de Papeles

Documentos
Fuentes
Finalidad Evidencias

Definición de Eugenio Casanova:

ARCHIVO

Operaciones Conservados
técnicas
Entidad
Entidad productora
Individuo

Contenido Colección

Finalidad Propósitos

159
Definición de Hilary Jenkinson:

ARCHIVO

Operaciones Custodia
técnicas

Entidad productora Transacción Pública

Privada

Contenido Documentos Diseñados

Usados

Finalidad Información

Definición de Müller, Feith y Fruin:

ARCHIVO

Operaciones Recibido
técnicas Producido
Intentos de dejar
Cuidado
Autoridad
Entidad productora
Administración

Contenido Conjunto de Escritos

Documentos

160
 Comprobamos, al efectuar estos cuadros de acuerdo
con algunas definiciones presentadas, la enorme dife-
rencia de términos empleados por cada uno de los auto-
res, si bien podemos hablar de similitud conceptual, que
nos permita aproximarnos más a la cuestión archivo.
Observamos, por ejemplo, que para los contenidos del
archivo se habla de:
documentos diseñados,
usados,
escritos
recibidos,
redactados,
colección,
conjunto de papeles,
registros
y archivalía. El concepto general es documento.
Cuando observamos el aspecto de la entidad producto-
ra, es decir aquello que produce el documento, nos encon-
tramos con otra serie de conceptos como:
persona física,
moral,
organismo público,
privado,
institución,
vida social,
pública,
privada,
autoridad,
administración,
funcionarios.
Podemos deducir entonces que el concepto general
es la cosa pública y la cosa privada.
Aflora o surge entonces uno de los requisitos necesa-
rios para que el documento sea legítimo del archivo, que

161
el documento sea producido por una determinada acti-
vidad.
Toda entidad tiene finalidades determinadas, para
cumplir esas finalidades realiza funciones orgánicas, es-
tas funciones al mismo tiempo están compuestas por una
serie de actividades y acciones. Todo este movimiento
genera documentación, son hechos productores de do-
cumentos.
Estos organismos, observándolos desde un punto de
vista legal pueden ser estatales o denominados también
públicos por pertenecer a la cosa pública, y privados; así
el contenido de los archivos, su patrimonio documental
también adopta distintas características: público y pri-
vado.
Cuando observamos las operaciones técnicas que se
le atribuyen al archivo en las definiciones encontramos
una multiplicidad de conceptos, empezando por:
custodia,
recepción,
producción,
intención de dejar,
cuidado,
conservación,
acumula,
selecciona,
constituye,
organiza,
guarda,
reúne,
describe,
administra,
utiliza, etc.
Todas estas atribuciones se convierten en objetivos
del archivo, esencialmente son:

162
 receptar,
ordenar,
clasificar,
describir,
seleccionar
y brindar información.
En estos aspectos, la reproducción o la reprografía
documental toma un papel importante por la necesidad
de información que representa. La información fluye y
se reproduce y modifica constantemente, se somete al
“todo fluye” enunciado por Heráclito, el filósofo de la plu-
ralidad móvil.
Corresponde también al archivero seleccionar, expur-
gar el material que, pasado un tiempo, va a resultar in-
adecuado, para la gestión de la administración como para
su incorporación en las fuentes documentales del Esta-
do. Debe ser él quien emita el juicio autorizado que deci-
de la destrucción de lo inútil.
Primero están los archivos públicos, luego los priva-
dos. En su grado de importancia corresponde citar las
colecciones de papeles que se custodian en las bibliote-
cas; sean documentos allegados por distintas causas, pero
que, por el simple hecho de estar depositados en tal cen-
tro, han perdido su genuina condición natural. Generan-
do por consiguiente dificultad en la descripción emplea-
da, muchas veces con criterio bibliográfico.
Todas las actividades y utilidades implícitas en los
documentos, convergen en la necesidad de comprensión
del desarrollo de todo este fenómeno, cobrando impor-
tancia a nivel social, no sólo por los aspectos intrínse-
cos, sino como testimonio y parte de nuestra compren-
sión de la sociedad misma.
Se trata de mostrar cómo los documentos asociados
a la archivología, provienen tanto de la naturaleza de

163
las actividades del hombre como de los usos para los cua-
les se emplea.
La naturaleza de los archivos, bibliotecas y centros
de documentación e información, se encuentra determi-
nada por factores antropológicos sociales y políticos, ra-
zones suficientes para que las ciencias de la documen-
tación no puedan considerarse independientes.
A nivel material, las ciencias de la documentación
mantienen y promueven el desarrollo de los conocimien-
tos dentro del grupo social donde se desempeñan, custo-
diando intereses patrimoniales, apoyando y propalando
legítimamente la interpretación del mundo a través de
los segmentos de la realidad almacenados en cada uno
de los núcleos documentales. “El patrimonio cultural
constituye la memoria de las comunidades humanas; par-
te muy destacada del patrimonio cultural es el patrimo-
nio documental archivístico. La pérdida total de los do-
cumentos que lo constituyen dejarían una laguna”.78
Debido a la categoría de patrimonio nacional y de ca-
rácter único e irreemplazable del documento, el archivero
debe tener especial cuidado de que los fondos entregados
a su custodia no desaparezcan ni se destruyan, porque no
existe, como en el caso de los libros, la posibilidad de con-
seguir otro ejemplar. Todo aquello que pueda contribuir
directa o indirectamente a su desaparición, debe ser elimi-
nado en el trabajo y servicio del archivo. Cada una de las
piezas que lo integran, por su propia esencia, están desti-
nadas a perdurar y servir a los fines de testimonio peren-
ne, en atención a su origen y calidad documental.
El archivero, que por vocación ha decidido dedicar
su vida a los papeles, no puede considerarlos como algo
inerte, sino como algo activo.

78
TANODI Aurelio: Manual de Archivología... Op. cit., pág. 9.

164
 Requiere además proceder a la correcta organiza-
ción y clasificación adecuada en que debe ser ordenado
tanto para su utilización como para su descripción.
El archivero nunca destruirá en un archivo lo inci-
piente o rudimentario, por deficiente que lo encuentre.
Sólo en caso de que los materiales nunca hubieren tenido
una clasificación ab-origine se procederá a investigarla.

APLICACIONES TÉCNICAS. RECEPCIÓN

Es un error pensar que el archivero debe mantener-

se al margen de toda actividad administrativa, esperan-
do sólo los documentos que han de llegar para su resguar-
do y conservación. Anna Szlejcher nos dice: “El archive-
ro empieza a actuar desde el momento de la creación de
papeles. Hasta donde le sea posible desarrollar su ac-
ción el archivero, por consiguiente, deberá preocuparse
de las condiciones en que llegarán al archivo los docu-
mentos, así como de aquellas condiciones en que se efec-
tuará el tránsito de los mismos desde la etapa adminis-
trativa a la etapa histórica. Sería deseable, por ello, la
instauración de reglas o procedimientos para asegurar
la participación del archivo desde la elaboración de los
legajos de documentos hasta el momento de su archivo.79
El problema “receptar la documentación” no es tan
sencillo, requiere de una serie de actividades y conoci-
mientos que permiten una adecuada recepción docu-
mental.
Vicenta Cortez Alonso distingue dos aspectos en la
recepción: activo y pasivo. “Recepción activa, es decir,
aquélla que debe ser estimulada y normalizada. El prin-

79
SZLEJCHER, Ana: Organización de archivos vivos. Córdoba, CIDA, 1975, pág. 4.

165
cipio de esta actividad debe tender a la participación en
el proceso mismo de la producción documental, a fin de
que el nacimiento y trámite, la normalización de la tipolo-
gía documental, la normativa sobre la vigencia de los docu-
mentos y la programación de los expurgos, así como la
recogida de los fondos, se haga de una manera sistemá-
tica y periódica. Estas actuaciones previas, por su carác-
ter específico y técnico, son de exclusiva competencia
de los archiveros, quienes a su vez deben estar en ínti-
mo contacto con los administradores —productores de la
documentación— por un lado, y con los consultantes —
clientes de esa documentación— por otro, para solucio-
nar los difíciles problemas de la perdurabilidad de los pa-
peles, que hoy se producen en cantidades enormes”.80
La recepción entonces no se limita a un simple espe-
rar a que la documentación llegue por inercia propia al
archivo. Necesariamente el archivero tiene que estar com-
penetrado en las necesidades de servicio que requiere
una administración en cuanto a la documentación se re-
fiere.
Debe participar en los procesos de creación documen-
tal, en su tipología, evitando inclusive duplicidad de do-
cumentos que contengan igual información.
La recepción pasiva, se refiere sobre todo a la entrega
de documentos a un sector determinado para los trámites.
Lamentablemente no existen criterios uniformes a
este respecto, debido sobre todo a esa idea que se tiene
de que el archivo debe permanecer inactivo con un de-
pósito de papeles. La mayoría de los sistemas administra-
tivos consideran a las oficinas receptoras de documenta-
ción en trámite a un nivel dependiente de secretaría ge-
neral, administración, colocándole muchas veces por en-

80
CORTÉS ALONZO, Vicente: Op. cit., pág. 9.

166
cima del archivo, sustentándose con una legislación y un
manual de procedimientos, pero sin criterios técnicos
que permitan un eficaz desenvolvimiento.
Las unidades receptoras cumplen la función de con-
tacto del archivo con la administración y con el usuario.
Sus funciones esenciales son la atención del público en
general: usuarios, terceros, a las distintas unidades ad-
ministrativas de la institución que generan al archivo, a
los investigadores en general y si la naturaleza del ar-
chivo permite la difusión de sus contenidos, es substan-
cial en el campo educativo.
Las unidades receptoras, en la Argentina son propia-
mente las mesas de entradas y salidas, encargadas de
todas las cuestiones de trámite, entrega de fondos (con
inventario), comprobación de inventarios con los fondos
documentales, registros de entrada.

LA CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

El procedimiento archivístico parte de su misma his-

toria, que señala el origen de los papeles que encierra.
La clasificación constituye una destacada técnica docu-
mental escalonando desde las grandes agrupaciones de
documentos hasta la pieza simple, constituida por la mí-
nima unidad documental, el documento, expediente, o la
pieza documental en algunos casos, unidad indivisible.
Las primeras agrupaciones reunidas en atención a
su origen, son los fondos integrados por documentos pro-
cedentes de una institución o administración importan-
te que tiene una organización, funciones y fines conoci-
dos y cuya historia, a su vez, determina naturalmente la
segunda categoría de las divisiones:

167
 Cada uno de los grupos quedará constituido por los
documentos producidos por las grandes divisiones de la
institución que constituyen las divisiones encargadas de
las diversas funciones desarrolladas para la consecución
del fin o fines encomendados.
Las series están integradas por otras unidades me-
nores: los tipos documentales, entendiendo como tales
no sólo el papel, singular, sino la pieza, que constituye
un todo que no puede ser separado porque las partes que
lo integran tienen sentido en cuanto están unidas al con-
junto, como sucede con el expediente.
Es necesario sin embargo precisar que en algunos tex-
tos, especialmente en lengua española, la palabra “colec-
ción” es usada inapropiadamente, no en su significado
de recolección artificial de documentos pertenecientes
a fondos diferentes, sino en un significado opuesto, es
decir como sinónimo de “fondo archivístico”.
Se trata de una acepción del término, introducida des-
de hace tiempo en el uso, pero en tal caso es necesario
aclarar el significado, en cuanto se presta fácilmente a
equívocos.
Observa Sir Hilary Jenkinson: “Yo querría que la pala-
bra colección fuese prohibida en el vocabulario archivísti-
co, solamente para establecer este importante hecho; es
decir que los archivos no son ‘coleccionados’”.81 Y Antonia
Heredia precisa: “La idea de colección es ajena al archi-
vo”. 82,83
81
JENKINSON, Hilary: The Englis Archivist: a new profession. Lecture for a new
course in archive administration delivered at University College. London.
14 october 1947, vuelto a publicar en Seledted Writings of Sir Hilary Jen-
kinson (Editors Roger H. Ellis and Peter Waine) Gloucester. Alan Sutton.
1980, págs. 236-259. En la cfr., pág. 238. Citado en: LODOLINI, Elio. El pro-
blema fundamental de la Archivística: la naturaleza y la ordenación del ar-
chivo. En IRARGI, Revista de Archivística, op. cit. pág. 29.
82
HEREDIA HERRERA, A.: Op. cit., pág. 101. Citado en LODOLINI, Elio: El problema
fundamental de la Archivística..., op. cit., pág. 29.
83
LODOLINI, Elio: El problema fundamental de la Archivística..., op. cit., ág. 29.

168
 También están las colecciones de documentos, agru-
paciones artificiales de papeles que deben su formación
a causas distintas a la actividad administrativa de una
entidad o individuo y que, de procedencia o carácter mis-
celáneo, obedecen a otras razones: coleccionismo o in-
vestigación. Y que de alguna forma se encuentran depo-
sitadas en los archivos.
Pese a que los documentos pueden clasificarse des-
de distintos puntos de vista, sea de acuerdo a la entidad,
dependencia u oficina a la que pertenecen, conforme tam-
bién a las distintas disciplinas científicas, temática ad-
ministrativa, etc., hacemos énfasis en una clasificación
que agrupe a los documentos de una organización de
acuerdo a la naturaleza y complejidad de los datos e in-
formación que implica el desempeño de cada una de ellas.
En el sentido anteriormente señalado consideramos
la clasificación como un proceso que consiste en agru-
par dentro de una misma categoría a todos los documen-
tos cuyos caracteres, datos e información contenida, son
apreciablemente similares como para justificar la exi-
gencia de demanda de información en cuanto a conoci-
miento, experiencias y contenidos sustantivos.
Una vez que todos los documentos están clasificados,
naturalmente estamos en condiciones de conocer los dis-
tintos tipos documentales existentes en la institución.
La clasificación en el archivo y en la archivología es
fundamental y tiene características propias de esta cien-
cia; permite dar un orden natural a los documentos, bási-
camente son tres los elementos que se consideran para
una clasificación archivística.84
En el primer elemento se considera: El acto, he-
cho o acción, a que los documentos se refieren, es consi-

84
SCHELLEMBERG, T.R.: Op. cit., págs. 82-94.

169
derado como la unidad básica de la clasificación, Las ac-
ciones, efecto de hacer, se efectúan para lograr un obje-
tivo, claro y específico para cada organización o entidad.
El acto es considerado como la manifestación de la vo-
luntad humana en su interregno social, es el hecho vo-
luntario que tiene la capacidad de crear, modificar o ex-
tinguir relaciones de derecho, generando de esta forma
documentos con la validez legal que le sustenta. La ac-
ción puede no tener sentido, pero el acto siempre tiene
un sentido, sutil diferencia que nos permite enfocar dis-
tintos aspectos de la clasificación.
Los actos son componentes intrínsecos de las activi-
dades encaminadas al logro de una función. Es la facul-
tad de obrar el conjunto de las operaciones o tareas pro-
pias de una persona o entidad. Las tareas suelen decir-
se administrativamente actuaciones. Las actividades son
generalmente las que crean los documentos como con-
secuencia; los documentos no son creados con miras al
archivo ni con la idea de que futuros investigadores de
historia buscarán en esos papeles la substancia históri-
ca, los documentos son creados por determinadas nece-
sidades de comunicación.
Las funciones son las responsabilidades asignadas
a cada dependencia de una organización. Es la capaci-
dad de acción de un ser, apropiada a su condición natu-
ral o al destinado por el hombre es la acción y ejercicio
natural de un empleo u oficio.
Para las instituciones del Estado, generalmente las
funciones están enmarcadas en un decreto, cuando no
un reglamento interno o manual de funciones que cubre
la gama de acciones y que el archivero está en la obliga-
ción de conocer.

170
 A cada función le corresponde una serie de activida-
des y a cada actividad una serie de actos.
Las actividades a su vez se subdividen en sustanti-
vas y facilitativas.
Las actividades sustantivas son de fundamento,
es decir, son las labores técnicas o profesionales que son
propias de determinados organismos, estas actividades
son específicas y relacionadas con las funciones institucio-
nales.
Las actividades facilitativas son de apoyo, están
más relacionadas con las actividades internas de la ins-
titución.
El segundo elemento que se da en la clasificación
es la estructura orgánica de la entidad productora. Los
documentos reflejan en sí organicidad, puesto que el re-
mitente da su situación, su ubicación dentro del orga-
nismo en el que se desarrolla. La clasificación entonces
respetará esa organicidad institucional. Para lograr una
buena comprensión de la clasificación es conveniente que
el archivero efectúe un estudio del organigrama u orga-
nograma de la institución a la que pertenece, así podrá
delimitar las funciones y actividades con mayor claridad.
Unidades de ordenación. Para una mejor compren-
sión de las técnicas de la ordenación Schellemberg efec-
túa una división que se acomoda a las exigencias de la
clasificación, primero las divide en unidades mayores,
intermedias y menores.
Unidades mayores. En esta división se toman en
cuenta los fondos, los grupos documentales, las coleccio-
nes y las secciones.
Los fondos documentales son todos los documentos
correspondientes a una institución o instituciones de
acuerdo con las necesidades de clasificación de cada ar-
chivo.

171
 Los grupos documentales corresponden propiamen-
te a las funciones generales de la institución, los facto-
res de formación se deben principalmente a los orígenes
administrativos, a la cantidad de documentos.
Las colecciones derivan de particulares que efec-
túan donativos documentales a los archivos.
Las secciones son empleadas como auxiliar de subdi-
visión, sobre todo cuando la entidad productora de docu-
mentos es muy grande. Corresponde aclarar que las sec-
ciones corresponden al método español de clasificación.
Unidades intermedias. En esta división se toman en
cuenta los subgrupos documentales, subsecciones y series.
Los subgrupos son unidades que se forman de
acuerdo a las actividades y se acomodan dentro de los
grupos, obedecen esencialmente a la estructura orgáni-
ca de la institución generadora.
Las subsecciones, tomado también del método es-
pañol, en la misma forma que en los grupos o unidades
mayores, se emplean para auxiliar a las divisiones en ca-
sos de documentación demasiado amplia o abundante.
Las series corresponden a las unidades intermedias,
básicamente es la materia prima del archivo, son con-
juntos documentales del mismo tipo, que tratan el mis-
mo tema, originados por las actividades, por consiguien-
te se ordenan en consecuencia a estos factores.
Unidades pequeñas. Propiamente conforman estas
unidades las piezas documentales, se trata de docu-
mentos aislados, agregados de documentos que deben
ordenarse procurando darles siempre un lugar de acuer-
do a las actividades, o bien de acuerdo al orden que se le
impuso cuando estaban en el trámite o el orden original.
El tercer elemento que se considera es dividir por
asuntos y dentro de los asuntos por materias. Debemos
tomar en cuenta que la clasificación por asuntos, si se

172
ha comprendido bien lo referente a las actividades, será
fácil; pero posiblemente encontremos materias que sean
generales a toda la institución pero que se desenvuelven
de manera separada en cada actividad, para estos casos
se sugiere que la clasificación por materias se efectúe en
los auxiliares descriptivos y no en la ordenación, por la
sencilla razón de que al efectuarse en la ordenación, alte-
raría la organicidad documental y en un caso dado, po-
dría ser motivo de extravío de los documentos aludidos.
Hay intentos, y lamentablemente ocurre, muy a me-
nudo sobre todo por la escasez de técnicos en archivos;
que cuando algún especialista en bibliografía o en biblio-
tecología trabaja en un archivo, pretende dar la clasifi-
cación bibliotecológica a la documentación, lo cual crea
una serie de confusiones o estados caóticos, al querer dár-
sele al documento un tratamiento como si se tratara de
libros. “El sistema (se refiere al sistema Dewey) es de-
masiado laborioso para su aplicación con provecho de los
documentos públicos sobre asuntos generales y tampoco
es lo suficientemente exacto para su aplicación a mate-
rial altamente especializado”.85
El libro encierra en sí pensamientos, y los pensamien-
tos son susceptibles de ser clasificados en los sistemas
bibliotecarios, lo contrario al documento de archivos,
que encierran actividades o acciones, es producto de las
distintas funciones, lo cual no es fácilmente clasificado,
inclusive algunos expedientes encierran tantas materias
para un solo asunto que se tendría que duplicar por ma-
teria para resolverlo. Por otro lado, no se puede forzar a
la documentación para ordenarla apriorísticamente por-
que se contrapone a su origen que es esencialmente or-
gánico y funcional.

85
SCHELLEMBERG. T.R.: Op. cit., pág. 92.

173
PRINCIPIOS DE LA CLASIFICACIÓN
Los principios enunciados son extractados de T. Sche-
llemberg, en forma resumida tenemos:
1.- La clasificación de documentos no siempre tiene
que estar relacionada con los diferentes aspectos de la
investigación científica. Aclaramos este concepto: no se
puede tomar toda la documentación denominada econó-
mica y reunirla en un solo lugar, sólo para que los inves-
tigadores de economía tengan acceso directo a ella. Este
agrupamiento se puede realizar en un auxiliar descrip-
tivo separado.
2.- Los documentos se clasifican con relación a la or-
ganización, aun cuando fuera en diferentes archivos, es
decir en archivos descentralizados. De hecho que en la
mayoría de los ministerios, cada organismo dependien-
te tiene su propio archivo, podríamos decir que se trata
de una pre-clasificación natural, siempre que exista una
adecuada organización institucional.
3.- Los documentos deben clasificarse con relación a
las acciones primero, funciones después y actividades al
final, de esta manera se respeta el conjunto orgánico de la
institución. El organigrama generalmente presenta una
clasificación a priori ideal, en la práctica esa clasificación
pasa a ser a posteriori, pudiendo efectuarse correcciones
complementarias en beneficio de la eficiencia archivística.

LA CLASIFICACIÓN EN EL CONTEXTO DE LA EVALUACIÓN

DOCUMENTAL
Para identificar en forma precisa el papel que cum-
ple la clasificación de documentos en una institución, es
de suma importancia tener una idea por lo menos gene-
ral del proceso técnico de la evaluación documental, cu-
yas fases técnicas son:

174
 1) La fase de análisis de documentos y trámites:
no se puede clasificar documentos sin tener un conoci-
miento previo de la tipología documental y de los objeti-
vos informativos de cada tipo.
2) La fase de descripción de documentos por ti-
pología: no confundir con las técnicas descriptivas del
archivo en general, sino que se debe tipificar cada docu-
mento, su correspondencia con los objetivos informativos
y de trámite, su procedimiento, etc.
3) La fase de elaboración de notas de análisis:
que no es otra cosa que la relación acerca de las caracte-
rísticas y funciones relevantes de un documento, pre-
sentados en relación directa con el ordenamiento de fac-
tores, de los cuales enumeramos algunos:
• Factor conocimiento: documentos en cuyo con-
tenido sustantivo denotan contenido susceptible
de ser clasificado dentro de las ciencias, por ejem-
plo: un informe sobre forestación urbana puede
contener estudios o datos relativos a arquitectura
ornamental.
• Factor experiencia: relativo a antecedentes so-
bre conductas de trámites que pueden servir como
precedentes.
• Factor valores informativos: de acuerdo a las dis-
tintas etapas del trámite.
Es factible inclusive, crear un manual pequeño de
aquellos factores que intervienen en las características
especiales de la institución, de modo que facilite el pro-
ceso de la valoración de documentos.
4) Asignación de grados: sobre los valores informa-
tivos de los tipos documentales existentes en la institu-
ción, esto implica que el valor relativo del documento ya
está determinado, por lo tanto está prácticamente defi-
nida la clase de información en la que debe ubicarse cada

175
documento en función de su valor en la escala de valo-
res creada ex profeso.
Estas cuatro fases nos dan una idea concreta para la
clasificación documental en función de la naturaleza del
documento como la complejidad de los tipos documen-
tales y segmentos de información a utilizar.
Debemos tener claramente entendido que la clasi-
ficación concierne esencialmente a los cargos institucio-
nales, visto de un modo impersonal, es decir que en muy
contados casos la clasificación concierne a personas es-
pecíficas que cumplen una función.
Las distintas dependencias de una entidad pueden
permanecer años, no así necesariamente la persona que
se desempeña en ella.
No debe olvidarse el hecho de que los distintos car-
gos son de una organización, que la organización es di-
námica, factible de cambio; por ende, las acciones tam-
bién son factibles de variación, estos cambios se deben
generalmente a cambios organizacionales, económicos,
etc., en consecuencia, estos acontecimientos requieren
ajustes periódicos, los que pueden implicar reclasifica-
ciones documentales.

CRITERIOS DE CLASIFICACIÓN EN EL CONTEXTO PÚBLICO

Es de vital importancia considerar los documentos
en función de la especialidad en que se desarrolla, ade-
más de considerar la naturaleza y complejidad de las fun-
ciones para efectos de una clasificación total.
Así por ejemplo, en un Ministerio de Salud pueden
existir documentos relacionados con disciplinas científi-
cas o profesionales distintas, y muchas veces totalmente
opuestos, así tenemos en el ejemplo documentos produ-
cidos por kinesiólogos, administradores, asistentes so-

176
ciales, enfermeros, cada uno de los cuales producen se-
ries de clases de documentos distintos de acuerdo a las
actividades:
Área de Kinesiología Clasificación general C
Kinesiólogo 1 Clasificador específico L P P
F
A O O
Kinesiólogo 2 Clasificador específico A
R R
C S
Kinesiólogo 3 Clasificador específico I
T
Jefe kinesiólogo 1 Clasificador específico O F S A
Jefe kinesiólogo 2 Clasificador específico R U C
I B C
Área Administrativa Clasificador general E C
S Á I
Téc. administrativo 1 Clasificador específico A R O
Téc. administrativo 2 Clasificador específico D C E N
E I A E
Téc. administrativo 3 Clasificador específico Ó S S
Jefe administrativo Clasificador específico N

En otras palabras, actividades como las anteriores,

generan documentos claramente distintos dentro de una
misma institución:
Como podemos observar, los documentos generados
en las respectivas áreas, pueden clasificarse a su vez en
función del grado de complejidad de las funciones y del
área o disciplina correspondiente. Esto no significa nece-
sariamente que un kinesiólogo tenga la misma producción
documental que un técnico de administración, puesto que
según la especialidad, las acciones de cada área son dis-
tintas.
Naturalmente los responsables de la unidad del ar-
chivo deben tener cuidado en que lo que proponen y quie-
ren formular reflejen el conocimiento de la realidad par-
ticular y la investigación desarrollada sobre cada área
específica; además deben considerar no sólo la realidad
a nivel micro-organizacional sino también a nivel macro-
organizacional.
Es conveniente aclarar también que una clasificación
de determinada institución no siempre es ideal para otra,
en razón de las diferencias de organicidad. No debemos
olvidar que cada archivo es diferente a los demás, la cla-

177
sificación entonces, deberá efectuarse con esas miras,
primero para satisfacer las necesidades de la institución
a la que se aboca y posteriormente la de los usuarios.

ORDENACIÓN

La ordenación y la clasificación son dos ramas de un

mismo trabajo, ambas están muy ligadas, la ordenación
es la materialización de la clasificación, al mismo tiem-
po es el paso ineludible a la descripción. Persigue tres
fines esenciales:
• Facilitar la ubicación instantánea de los documen-
tos, preferentemente por medios visuales inme-
diatos, como ser el agrupamiento de planos, de tex-
tos y de cintas magnéticas en distintos lugares, pero
identificables a primera vista.
• Hacer conocer su índole y contenidos,86 en forma
muy elemental. Si observamos un conjunto de ro-
llos de papel veremos que son planos o mapas, este
aspecto es más característico de la experiencia del
archivero.
• Acondicionar los documentos de acuerdo a normas
adecuadas a las necesidades de consulta y de su
conservación.
En la clasificación se observa una relación de conti-
nente y contenido en concordancia con la definición de
la archivología; continente y contenido en cuanto a una
acción que encierra funciones, éstas a su vez encierran
actividades.
Los fundamentos de la ordenación no contradicen en
absoluto estas nociones. Ordenar es dar utilidad a la docu-
86
SCHELLEMBERG, T.R.: Principios Archivisticos de Ordenación. (Reimpresión)
Córdoba, CIDA, 1978, pág. 7.

178
mentación, permitir que su información sea recuperable,
es obtener físicamente los contenidos del documento,
agrupar los documentos de una forma racional, primero
ordenar y agrupar los documentos individuales enmarca-
dos en las actividades para convertirlas en unidades in-
teligibles y de acuerdo con las funciones desarrolladas,
luego agrupar estas unidades relacionadas entre sí, dentro
del contexto de la administración que genera documentos,
de modo que reflejen las acciones de la entidad.
Hemos recordado que los documentos de un archivo,
si son considerados solos, aislados de su contexto, pier-
den gran parte de su valor. Giorgio Cencetti, afirma que
existe una “falta de autonomía del documento de archi-
vo concebido solo, porque no tiene ningún valor cuando
es separado de los precedentes y subsiguientes y arran-
cado del corpus al cual pertenecía”.87
Igualmente precisa es la afirmación de Michel Du-
chein: “El documento de archivo (...) no tiene razón de
ser, sino en la medida en que pertenece a un conjunto.
Éste se coloca en el seno de un proceso funcional del que
constituye él mismo un elemento, aunque sea mínimo.
El documento de archivo no está jamás concebido, al prin-
cipio, como un elemento aislado. Éste tiene siempre un
carácter utilitario, que puede aparecer claramente sólo
si ha conservado su sitio en el conjunto de los otros do-
cumentos que lo acompañan”.88 Y además: “Como con-
secuencia, es esencial para la valoración de un documen-
to cualquiera, saber exactamente quién lo ha producido,
87
CENCETTI, Giorgio: Inventario bibliográfico e inventario archivístico. En
“L’Archiginnasio”, a. XXXIV, Bolognia, 1939, págs. 106-117; vuelto a publi-
car en Scritti archivistici, di Giorgio Cencetti, Roma, li Centro di Ricerca
editore, 1970, págs. 56-69, en el que la frase aquí mencionada está en la pá-
gina 64. Citado en LODOLINI, Elio: El problema fundamental de la Archivís-
tica..., op. cit., pág. 29.
88
DUCHEIN, Michel: Le respect des fonds en archivistique. Principes teóriques
et problémes pratiques, en “La Gazette des archives” N° 97, París, 1977,

179
en qué circunstancia, en el marco de qué proceso, con qué
fin, para qué destinatario, cuándo y cómo ha sido recibi-
do por este último, y por qué vías ha llegado a nosotros.
Tal conocimiento —agrega Duchein— no es posible sino
en la medida en que el conjunto de documentos que lo
acompañan haya sido conservado intacto, bien individua-
lizado y sin confusión alguna con documentos de origen
diferente, aunque concernientes al mismo objeto”.89,90
Si mantenemos esta unidad entre las tres técnicas:
la clasificación, la ordenación y la descripción, la identi-
dad archivística del documento se mantiene definida,
como consecuencia, nos da los propósitos del archivo y
de la entidad.
Para determinar la identificación archivística del do-
cumento son necesarios tres aspectos esenciales:
• Fondo de origen.
• Actividad específica.
• Tipo documental.
Si hemos ordenado adecuadamente la documentación,
nos responde de inmediato el fondo de origen, porque
necesariamente los documentos pertenecientes a un de-
terminado organismo productor están reunidos en un
determinado lugar. La actividad específica determina
los puestos que estarán dentro de la clasificación, orde-
nados por las funciones y actividades. El tipo documen-
tal define la ubicación del documento.
La ordenación está sujeta a los factores de formación
del archivo, es decir, se dará una primera fase, fuera del
archivo, donde los papeles sueltos serán ordenados de
acuerdo a las necesidades primarias del documento.

págs. 71-96, la frase aquí mencionada está en la pág. 75. Citado en LODOLINI,
Elio. El problema fundamental de la Archivística..., op. cit., pág. 30.
89
ÍD., ibídem.
90
LODOLINI, Elio: El problema fundamental de la Archivística..., op. cit., pág. 31.

180
 En esta fase se da una pre-clasificación. Esta orde-
nación, llamémosla primaria, estará de acuerdo con las
actividades del organismo o institución. Luego se pre-
senta la segunda fase, cuando el documento ha cumpli-
do determinados fines pero constituye aún un elemento
de consulta, la ordenación será la misma, por consi-
guiente en esta etapa se sigue denominándola primaria.
Posteriormente los documentos son transferidos a
una fase intermedia, esto sucede cuando los documentos
han cumplido exhaustivamente sus objetivos, la ordena-
ción continuará en esta fase a la primaria, pero por su
volumen los documentos estarán ordenados por acciones
por sus respectivas funciones y actividades que consti-
tuyen los hechos generadores del documento, llamémos-
la en este aspecto la ordenación secundaria. Por el nú-
mero de orden más que de importancia, esta ordenación
permanecerá en la fase histórica, donde los documentos
han sido seleccionados por sus valores y necesidades de
consulta.
En la ordenación primaria es posible que el docu-
mento esté en diferentes lugares, sea que éstos hayan
sido reproducidos por copias carbónicas, copias legaliza-
das, fotocopias o cualquier sistema reprógrafo. Una re-
solución, circular, disposiciones de tipo general o nor-
mas administrativas, pueden estar en los archivos even-
tuales donde se desarrollan actividades similares o re-
lacionadas con estos tipos documentales; pero en la orde-
nación secundaria, el documento no puede estar mate-
rialmente sino en un solo punto del espacio. La multipli-
cidad del documento se realizará a través de los auxilia-
res descriptivos.
La ordenación natural. Si bien no nos corresponde
en el presente trabajo ahondar en cada una de las técni-

181
cas operacionales del archivo, sí es necesario tener un
panorama general de todos sus contenidos.
Tanto la clasificación como la ordenación deben res-
petar la naturaleza orgánica de la institución. La orde-
nación no es y no puede ser subjetiva, obedece a factores
preestablecidos por el mismo organismo, asimismo tie-
ne dos principios que encierran en sí toda la problemá-
tica de la ordenación.
El principio de procedencia: este principio crea
algunas confusiones terminológicas, sobre todo cuando
se habla en términos de archivística. El Dr. Gunnar Men-
doza nos advierte de esta situación “pero lo que el prin-
cipio establece no es la procedencia literal sino archivís-
tica”.91 Por medio de este principio se establece que los
documentos deben agruparse de acuerdo a la proceden-
cia, que se considera no como el lugar donde nace el do-
cumento, sino más bien el lugar donde ha sido archiva-
do, donde ha concluido sus fines primarios. Para evitar
este tipo de interpretaciones, se considera necesario divi-
dir el principio en dos conceptos, sin alterar su esencia.
Denominemos entonces principio de procedencia al lu-
gar donde se origina el documento, y el principio de per-
tenencia al lugar donde el documento ha continuado su
trámite y ha cumplido sus fines.
En la ordenación tenemos entonces la entidad pro-
ductora y la entidad de pertenencia. Un individuo efec-
túa un reclamo sobre cobro indebido a la renta. El docu-
mento sigue su trámite en las dependencias de la renta
hasta que emane una resolución, sea esta positiva o nega-
tiva. El principio de procedencia será entonces el indivi-
duo, que al gestionar el reclamo ha dado movimiento a

91
MENDOZA, Gunnar: Problemas de la Ordenación y la Descripción archivís-
tica en América Latina. Córdoba, CIDA, 1978, pág.7.

182
una serie de funcionarios relacionados por sus activida-
des con la naturaleza del reclamo, pero este individuo
no se lleva el expediente, el expediente con la resolución
queda en la institución donde fue gestionado, encontra-
mos entonces el principio de pertenencia. Naturalmen-
te este documento pertenece al archivo de la renta.
El principio de orden original establece que la docu-
mentación debe conservarse en el orden que recibió du-
rante su función administrativa.
Establecemos entonces una generalidad para todos
los archivos, que la documentación debe ordenarse res-
petando la pertenencia natural y el orden en el cual se
produjo.

DESCRIPCIÓN

La descripción en el archivo es el empleo de técni-

cas que permitan crear auxiliares e instrumentos de in-
formación con el objeto de tener un conocimiento seguro
y completo de la documentación existente y pertene-
ciente a un archivo. No es suficiente que un archivo esté
ordenado y clasificado en debida forma, la cantidad do-
cumental hace necesario servirse de herramientas que
permitan ubicar al documento con mayor facilidad y en
menos tiempo.
Para una descripción adecuada, la archivología recurre
al método diplomatista, es decir primeramente estudia los
caracteres internos y externos del documento, teniendo
este fundamento, la descripción resulta práctica.
Al efectuar un estudio de los caracteres de los docu-
mentos nos referimos a ciertos aspectos físicos y meta-
físicos, que actúan como factores determinantes en su
identificación, haciendo posible su descripción más fácil

183
puesto que se ha logrado una identificación de los ele-
mentos comunes al documento.
Estos atributos particulares permiten incluso cono-
cer la utilidad que se dará de los documentos, esclare-
ciendo pautas para su conservación, ubicuidad y elimi-
nación cuando sea necesario. La utilidad que se dará a
los documentos es atributo propio de cada archivo o uni-
dad archivística, puesto que los usuarios definen e iden-
tifican los modos de consulta de acuerdo a sus propias
necesidades, la utilidad y el valor que tiene cada docu-
mento. Los caracteres propiamente son descriptores por
su función y utilidad en los auxiliares descriptivos.
Los caracteres externos se refieren a la estructura
física del documento, de acuerdo con la clasificación de
Theodore R. Schellemberg serían cuatro:
• Clase y/o tipo documental,
• Contenedor,92
• Cantidad,
• Soporte. 93
Los caracteres externos son aquéllos por los cuales
con simplemente mirar el documento podemos saber qué
es. Es decir son aquéllos que reflejan la parte física del
documento, forma, tamaño, color, etc., agilizando su iden-
tificación por la función que se realiza, dándonos pautas
del contenido.
Los caracteres externos se refieren a la estructura
física del documento; de acuerdo con la clasificación de
Theodore R. Schellemberg:

92
El término «formato», empleado por Schellemberg, fue modificado por «con-
tenedor» en el libro Técnicas documentales de archivo del mismo autor,
dado que se presta a confusión con la forma del objeto, queda más claro
decir contenedor como aquello que contiene a las unidades documentales.
93
Es la misma observación que la anterior, decir «forma» es indicar una presen-
cia externa, no siempre indicando las cualidades de copia u original, queda
más explícito el término «soporte».

184
 Clase y tipo documental. El mismo Schellemberg,
nos sugiere que para determinar este carácter físico, de-
bemos respondernos a la pregunta ¿qué clase de docu-
mento es éste? Al hablar de “clase” y “tipo”, nos estamos
refiriendo a la forma en que se nos presenta a primera
vista el documento; si es impreso, formulario, carta, in-
forme o memorándum.
La clase en cierta forma ayuda a la clasificación do-
cumental, ya que en base a los tipos documentales es po-
sible clasificar las series. Un conjunto continuo da una
serie.
El tipo documental es aquél que se caracteriza por
sus propiedades intrínsecas, como puede ser el color, el
tamaño o la forma. Por ejemplo, una tarjeta o un decreto
tienen sus características plenamente diferenciadas, in-
cluyéndose también la forma del escrito.
Hablamos de los tipos documentales comunes como
podrían ser los más usados en la administración públi-
ca. Por ejemplo, un comprobante de pago. Documentos
éstos que se encuentran en todos niveles. Generalmente
cada oficina tiene un modelo preestablecido para determi-
nar la categoría del documento. Si es una carta lo más
probable es que el tamaño del papel sea reducido; si es
un informe suele ser una hoja más grande que la carta;
si es memorándum su tamaño puede ser la mitad del uti-
lizado para el informe, etc. IRAM proporciona las nor-
mas para los diferentes tipos documentales.
La clase o tipo va determinando entonces la especie
a la que pertenece el documento, pero para una mayor
aclaración, clase es sobre todo lo referente al soporte,
es decir, a primera vista podemos determinar si el do-
cumento es cartográfico, audiovisual, textual, cinta mag-
nética, etc.

185
 La estructura del soporte es apreciable a simple vis-
ta, dentro de cada clase se presentan los tipos documen-
tales, es decir, las diferentes formas dentro de una misma
especie. La experiencia nos enseña que los documentos
públicos que nos ocupan actualmente son en su generali-
dad documentos textuales y formularios. En la descrip-
ción es muy necesario especificar el tipo documental.
La diversidad de tipos documentales se debe sobre
todo a las diversas actividades a las que se dedica un de-
terminado organismo.
Algunos de estos tipos son especializados, de ahí que
tenemos en muchos casos formularios propios para cada
institución. Para facilitar la descripción, los tipos docu-
mentales pueden dividirse en grandes grupos. Schellem-
berg clasifica a los tipos documentales en comunes, per-
sonales, de actividades financieras y judiciales, y asun-
tos gubernamentales, que caracterizamos a grosso modo.
Tipos documentales comunes. Los tipos documen-
tales comunes son aquéllos que se producen en todas las
actividades, sean éstas judiciales, económicas, guberna-
mentales, etc. Por lo general este tipo documental sirve
de comunicación entre personas o instituciones. Los más
conocidos son las cartas que componen la corresponden-
cia. Dentro de este grupo podemos citar también las ac-
tas, los informes, memorándums, notas y telegramas, por-
que estos documentos son de utilidad para todas las ac-
tividades.
Tipos documentales personales. Estos tipos do-
cumentales son más utilizados en un archivo histórico o
intermedio, que en los jurisdiccionales o sectoriales de
la administración pública. Son documentos producidos
por las personas en sus actividades particulares.
Los tipos documentales personales generan cierto
malestar en la clasificación porque corresponden a una

186
persona jurídica, bajo determinadas circunstancias que
no son institucionales, ejemplo: si legalmente somos una
institución, un historiador o un inventor, generamos do-
cumentos. Esto en el momento de hacer una clasificación
genera problemas, porque no tenemos tipificaciones de
esos documentos. Algunas sí es más factible clasificarlas
rápidamente, por ejemplo cartas, como cartas recibidas
o emitidas. Pero otra identificación se hace muy difícil.
Son dignos de mención los diarios y memorias, álbumes,
autobiografías, biografías, discursos, ensayos, genealo-
gías, recortes de periódicos, etc.
Tipos documentales financieros y judiciales. Tal
como su nombre lo indica, los tipos documentales de re-
ferencia son aquéllos que se producen gracias a la acti-
vidad económica de una institución y dentro de los judi-
ciales, aquéllos que se producen como consecuencia de
juicios, procesos, apelaciones, etc. propios de las activi-
dades de tribunales.
En los documentos financieros, es necesario tener
un conocimiento básico sobre las actividades y léxico em-
pleado, a fin de dar el tipo documental más acertado posi-
ble a la realidad. En la administración moderna un buen
número de los tipos documentales son formularios im-
presos, como recibos, comprobantes de ingresos, asien-
tos diarios, etc., lo cual facilita en cierta manera la iden-
tificación rápida del tipo documental.
No ocurre lo mismo con los tipos documentales judi-
ciales, debido sobre todo a la diversidad de planteamien-
tos judiciales que se presentan, además de que en la eje-
cución judicial se producen diferentes tipos dentro de
un mismo expediente.
a.- Tipos documentales de asuntos gubernamen-
tales. En la administración moderna es el Estado el que
provee mayor cantidad de documentación, debido sobre

187
todo a la gran diversidad y magnitud de actividades que
efectúa el gobierno a través de sus organismos adyacen-
tes. Asimismo originan tipos documentales muy espe-
cializados, dando lugar a gran variedad de formularios
sobre actividades complejas.
Deducimos entonces que el tipo documental, al ser
claramente identificado por el archivero, está dando tam-
bién a conocer la información generalizada de su conte-
nido.
b.- Contenedor. Schellemberg lo denomina formato
y así se establece en algunos institutos de enseñanza archi-
vística. Nuestra intención al definir contenedor, aparte
de evitar confusiones entre formato y forma, se acerca
más a su propia definición que es la manera en que son
reunidos los tipos documentales al ser producidos.
El formato indica la forma escritural. Nosotros he-
mos cambiado el vocablo contenedor de los documentos,
por volumen (libro actas, unidades archivables expedien-
tes). Las unidades que se conservan como series (alfanu-
méricos) y unidades que se conservan ordenadas por files.
Crear un file con una determinada característica, por
ejemplo correspondencia recibida de tal o cual ministe-
rio, y separamos de acuerdo a ministerios, no se están
mezclando por fecha sino subdividiendo y a su vez es po-
sible clasificar dentro del mismo file con las clasificacio-
nes tradicionales —numérica y cronológica—, no son ex-
pedientes, son files. En el expediente hay que cursar
necesariamente un trámite, en un file no.
Un carácter externo del documento será la cantidad,
para hablar de ella hablamos en medidas lineales, para
tomarlas partimos desde 10 cm hasta metros lineales,
porque al momento de realizar un inventario no se va a
encontrar una serie con menos de 10 cm, si existe es por-
que esos documentos requieren de un análisis por pie-

188
zas documentales, ya no por expediente, por libros, por
contenedores, etc.
Estos contenedores, de acuerdo con su forma física y
modo de operación, llevan distintos nombres o nomina-
ciones generales que están de acuerdo con su propia na-
turaleza. Theodore R. Schellemberg designa tres gru-
pos:
1) Volúmenes: este término es también biblioteco-
lógico. Se denomina volúmenes cuando los documentos
pueden ser encuadernados hasta cobrar el aspecto de
un libro. Se denomina también libro. Es necesario acla-
rar qué clase de volumen es, por ejemplo: libro de cuen-
tas, libro mayor, libro copiador, libro de actas, etc., y si
fueran de un solo tipo documental especificar si es un
empaste o un cuaderno.
2) Unidades archivables: lo consideramos como el
más común dentro de la administración pública, puesto
que se trata de determinadas estructuras físicas que per-
miten colocar los documentos referentes a un solo asun-
to. Es necesario también aclarar qué clase de unidad es,
si se trata de carpeta, legajo, expediente, archivador de
palanca, folder, etc.
3) Unidades ordenadas deliberadamente: a es-
tas unidades Schellemberg, las denomina como series
de determinada ordenación. Si hablamos de series crea-
mos confusión con la clasificación general, es por eso que
preferimos llamarlas “unidades ordenadas”; sería lo que
en terminología inglesa se denomina files que obedecen
a un orden determinado por las actividades mismas. Este
orden puede ser alfabético, numérico, etc.
c.- Cantidad. En la descripción es muy importante
saber la cantidad puesto que nos orienta acerca del es-
pacio que ocupa la documentación; nos da un cálculo
aproximado del crecimiento documental anual y nos per-

189
mite prever el espacio necesario que se requeriría tanto
en el propio archivo administrativo como en los archi-
vos intermedio e histórico al efectuarse el traslado o la
transferencia.
Es necesario verificar si la documentación está colo-
cada de canto o “acostada”. Si la documentación está de
canto se miden longitudinalmente y paralela al horizon-
te o al piso; si la documentación está acostada, se mide
perpendicularmente al horizonte o al piso, indicando en
la descripción la totalidad de documentos en metros
lineales; así mismo es necesario determinar la cantidad
exacta de volúmenes y unidades archivables o de con-
servación.
d.- Soporte. Theodore R. Schellemberg habla de for-
ma, lo cual nos confunde fácilmente con el formato, de
ahí que la denominación de la forma es preferible cam-
biarla por la de soporte, puesto que el soporte contiene
a la información, vale decir si está en original o si está
reprografiado (copias, multicopias, fotocopias, etc.) to-
das las variedades de reproducción del original. Tendre-
mos entonces un soporte original o soporte reprografia-
do. En este punto es necesario hablar un poco del conte-
nido del tipo documental, ya que tendríamos que sepa-
rarlos en grandes grupos para describirlos, es decir, es
necesario verificar si es el original o la copia la que se
encuentra en el archivo. Si es copia también es necesa-
rio aclarar si esa copia es de carbónico, si es copia a má-
quina (recopilación), si es fotocopia del original, si es fo-
tocopia de copia, si es microfilmada, etc.
Los caracteres internos se refieren más al conte-
nido del documento, pero para hacer una descripción del
contenido de cada documento resultaría una labor pesa-
da e innecesaria, Gunnar Mendoza nos advierte sobre
esta situación: “Existe actualmente en la mayoría de los

190
archivos latinoamericanos una marcada desproporción
entre la cuantía de los materiales a describirse y las posi-
bilidades reales de la descripción para absorber todos
estos materiales. La tendencia indica que en el futuro
esa desproporción irá aumentando en vez de disminuir,
a menos que se establezcan nuevas bases descriptivas.
En el párrafo anterior hicimos un análisis sumario
de esta característica peculiar de los archivos latinoa-
mericanos. Allí mismo indicamos que el origen del pro-
blema reside principalmente en el hecho de que en nues-
tros repositorios la descripción ha tenido siempre, y tie-
ne, por objeto el documento suelto, y el tratamiento de-
tallista que se le aplica. Expresamos también que el re-
medio de esta crisis consiste en abandonar esa política
descriptiva y adoptar otra en la que el objeto de descrip-
ción sean los conjuntos homogéneos de documentos”.94
Por lo expuesto, se ha visto conveniente resumir aque-
llos caracteres comunes a todos los documentos y que a
su vez nos indican una referencia documental que nos
permite ubicar y conocer su sentido en el auxiliar des-
criptivo. Así tenemos que las propiedades principales
de todo documento son:
• Entidad productora.
• Los orígenes funcionales.
• La fecha y el lugar de producción.
• El contenido substantivo.
Los caracteres internos se refieren más al contenido
del documento, pero hacer una descripción del conteni-
do de cada documento resultaría una labor pesada e in-
necesaria, por lo que se ha visto conveniente resumir
aquellos caracteres comunes en todos los documentos y
que a su vez nos indican una referencia documental que

94
MENDOZA, Gunnar: Op. cit., pág. 7

191
nos permite ubicar y conocer su sentido en el auxiliar
descriptivo. Así tenemos que las propiedades principa-
les de todo documento son: la entidad productora, los
orígenes funcionales, la fecha y lugar de producción y el
contenido substantivo.
a. Entidad productora. Todo documento es pro-
ducto de una actividad, es decir no habría documentos
si mediante una acción no fuera creado, por consiguiente
existe siempre una entidad que acciona, y como produc-
to de esa actividad surge el testimonio, el documento.
Es por eso que la entidad productora tiene vital impor-
tancia en la archivología, puesto que determina la pro-
cedencia de los documentos.
Es la entidad quien produce los documentos; es nece-
sario entonces caracterizar si es pública, industrial, o
religiosa , la entidad productora nos da una pauta de la
procedencia del documento.
En esta etapa hablamos del principio de proceden-
cia como una de las propiedades documentales que nos
indica de dónde proviene el documento y legalmente a
dónde pertenece.
La entidad productora debe ser necesariamente des-
cripta en cualquier auxiliar descriptivo. Alude directa-
mente a la persona jurídica, es decir, el documento pue-
de ser producido tanto por una persona como por una
institución. Si es por una institución, puede dividirse en
dos grandes grupos: los públicos y los privados.
Al determinar la entidad productora también limita-
mos el campo del contenido, porque cada institución tie-
ne sus propias funciones. Si la entidad productora es una
persona, al describir hay que procurar tener en cuenta
la actividad que desempeña esta persona en la sociedad,
lógicamente que esto nos dará una pauta del contenido
documental sin necesidad de leerlo todo.

192
 b. Orígenes funcionales. Los orígenes funcionales
cobran una importancia vital para el archivero, puesto
que determinan la función administrativa que motiva la
documentación, al mismo tiempo que nos indican la cau-
sa por la cual fueron producidos. La causa generalmente
nos da la importancia del documento, lo que nos hace su-
poner que un documento por felicitación de cumpleaños
no cumple la misma función ni tiene la misma importan-
cia que un informe de actividades.
La función es bastante genérica para especificar las
labores que desempeña una institución para el logro de
sus objetivos, para ser más específicos denominamos “ac-
tividades”, y más específicamente actos. El término trá-
mite enumerado por Schellemberg es así mismo genérico,
puesto que anuncia una serie de pasos que sigue un de-
terminado documento para lograr una resolución.
Estos términos de funciones, actividades, actos y trá-
mites son aplicables a toda administración y a toda per-
sona jurídica, puesto que la constancia es el documento
mismo.
c. Fecha y lugar de producción. Todo documento
válido lleva necesariamente la fecha, aun cuando no to-
dos llevan el lugar. Así tenemos que los documentos que
sirven para efectuar un trámite interno de una institu-
ción, muchas veces no llevan membrete, se descuida este
detalle. La fecha y el lugar son las acciones del nacimien-
to del documento.
La fecha y lugar de producción, más conocido como
datación, nos da una pauta del cuándo y del dónde, que
también son descriptores de la ubicación, el cuándo nos
da un orden cronológico, generalmente es la datación la
que nos da indicio del orden original de los documentos,
otro principio, o sea en qué orden fueron creados estos
documentos, que hay que respetar. En los documentos

193
jurídicos cobran enorme importancia, lo mismo que para
las investigaciones, permiten determinar el tiempo de
validez del documento, y cuando la clasificación así lo re-
quiera, permite el ordenamiento cronológico.
d. Contenido substantivo. Su nombre mismo lo in-
dica, es el contenido substancial por el cual ha sido nece-
sario producir el documento, a este contenido se lo de-
nomina asunto o tema principal. En la administración
moderna se procura que este contenido sea lo más preci-
so posible en la relación con las actividades de cada insti-
tución. El contenido substantivo es el carácter más am-
plio, contiene temas de personas, lugares, cosas y fenóme-
na; al decir personas limitamos un poco con personas jurí-
dicas. Al querer hacer un inventario por personas tendre-
mos una gran cantidad de información sobre personas.
Esto da una pauta de la validez del documento, me-
diante los valores primarios del documento, sobre la im-
portancia de ciertos de estos factores sobre los demás, no
hablamos de temas, no los archivamos por tema, es una
cuestión más bibliotecológica, en el archivo casi no se
usa el problema tema, al cual se lo confunde generalmen-
te con el asunto, éste se encuentra más que todo en el
tipo documental ya que éste nos da ya una idea cabal del
asunto. El asunto por lo general puede referirse a las per-
sonas jurídicas y sus acciones, a los lugares, a las cosas y
a la fenómena.
Personas. Al hablar de personas nos referimos a la
persona jurídica, es decir que puede ser una persona co-
mo una institución. Así mismo éstas pueden ser públi-
cas y privadas, como hemos mencionado anteriormente.
Lugares. Se refiere generalmente a regiones geo-
gráficas, así mismo pueden incluirse dependencias como
distintos lugares de la misma institución. Al describir-
se, es preferible siempre partir de lo general a lo parti-

194
cular, es decir regiones, países, provincias, municipios,
pueblos, ciudades, villas, etc.
Cosas. Encierra en su concepto objetos materiales.
Se subdivirán en dos grupos: los artificiales, en los que
interviene la mano del hombre, los mismos que se subdivi-
rán de acuerdo con las especialidades a que correspon-
den —si hablamos de automóviles, tractores, maquina-
rias, generalizaremos como mecánica; si hablamos de
puentes, caminos, represas, consideraremos como inge-
niería, etc.— y las cosas naturales, que a su vez se sub-
divirán de acuerdo con los reinos de la naturaleza: mi-
nerales, vegetales y animales.
Fenómena. Se refiere sobre todo a las múltiples ma-
nifestaciones fenomenológicas, como consecuencia de
una organización social, tales como políticos, económi-
cos, sociales, religiosos, científicos, militares, etc. Los
períodos cronológicos son comunes en todo el contenido
substantivo, pudiendo describirse por eras, siglos, déca-
das, años, meses o días.
Todo este estudio que se realiza en la descripción,
permite comprender que describir es efectuar registros,
pueden ser en distintos soportes, fichas, listados o me-
dios electrónicos, con la finalidad de que exista una cons-
tancia de la existencia documental y permitir la recupera-
ción de la información contenida en el documento.
La descripción no admite errores en su elaboración,
puede considerarse irreversible, por eso es necesario
efectuar algunas labores previas.
• Comprobar la existencia de los documentos, saber
qué se tiene, lo que ingresa o egresa, si fue seleccionado,
si se facilitó el documento, quién se lo llevó, cuándo, por
cuánto tiempo. Asimismo se pueden establecer las ca-
racterísticas de esos documentos para saber el porqué
de la demanda, posteriormente se puede confeccionar

195
un auxiliar descriptivo de acuerdo con esa característi-
cas del archivo, no deben ser secretos.
• Los auxiliares descriptivos deben ser los medios
más aptos para encontrar el documento requerido, sien-
do su naturaleza simple, y de acuerdo con las caracte-
rísticas del archivo, no deben ser secretos con contadas
excepciones con los archivos del Estado, militares, etc.
• La descripción debe ser lo más completa posible
tanto en cuanto al documento se refiere como al conteni-
do mismo del archivo, muchas veces por la excesiva de-
manda que presentan algunos tipos documentales, se des-
cuidan otros que pueden ser esenciales, es decir, docu-
mentos poco consultados pero con información valiosa.
• Hay que tener presente que los auxiliares descrip-
tivos pueden ser reelaborados por algún sistema ciber-
nético o informático, por consiguiente es bueno pensar
qué tipo de información es la esencial para estos siste-
mas.
Las técnicas descriptivas para su buen desempeño,
utilizan diferentes formas de registro, como son las guías,
los inventarios y los catálogos.
Los auxiliares descriptivos. El breve análisis que
sigue a continuación sobre el proceso de ordenación por
tipos documentales, está enfocado en función de la eva-
luación de documentos normalizados, en su mayoría como
formularios que son elaborados en base a las necesidades
de organizaciones públicas como privadas. Esta evalua-
ción nos lleva a determinar el valor y la importancia rela-
tiva de cada uno de los documentos como base técnica
para viabilizar la conformación de un sistema interno
del manejo documentario de cada organización.
Establecida la clasificación obligatoria en todo archi-
vo, admitida la ya existente por ser la justa, la labor del
archivero se encamina a proveerse de un instrumento

196
que le permita rápida y claramente, localizar cualquier
pieza solicitada.
Las técnicas descriptivas le proveen el inventario:
que tiene un carácter localizador, ya provisto de aque-
llos datos imprescindibles mediante los cuales se reco-
nocen los documentos por su cualidad, su fecha y el lu-
gar en que está emplazado, la signatura —ubicación— el
tipo documental o una brevísima descripción de datos y
la fecha o fechas que abarcan.
El inventario de un archivo, como otros instrumen-
tos, tiene formatos distintos, sean fichas, planilla o li-
bros de registro en que las hojas se dividen en columnas
cuyos asientos siguen un orden numérico de unidades.
Por lo general, los archivos de larga data tienen sus inven-
tarios tradicionales. Este primer auxiliar de localización,
tiene su mayor aplicabilidad para uso de los funciona-
rios en su labor de servicio.
No está hecho para proporcionar información exhaus-
tiva sobre el contenido sustantivo de los documentos.
Los inventarios no se confeccionan pensando en su pu-
blicación a pesar de que hay inventarios que se han pu-
blicado por su importancia. El inventario es por exce-
lencia, el auxiliar descriptivo del archivo.
La guía conoce los detalles documentales en forma
generalizada o panorámica, de los documentos que es-
tán bajo la custodia del archivo, así como una informa-
ción complementaria sobre el archivo en sí; la guía del
archivo es un medio de comunicación a los consultantes.
Informa sobre los fondos, de una manera panorámi-
ca, proporciona la orientación sobre documentos del ar-
chivo que son útiles para un determinado campo de in-
vestigación.
La historia del archivo mismo explica cuál puede ser
el valor de los documentos, y el estado de utilización en

197
que se encuentra. La guía decide a un investigador so-
bre la necesidad de visitar al archivo. No pretende más
que informar. Es tan esencial está información, que el
movimiento actual del mundo archivero ha cifrado su tra-
bajo en la confección de guías de los archivos, para cu-
brir la gran laguna existente de información adecuada.
Primero hay que saber dónde están los documentos, lue-
go investigarlos.
No todos los papeles que se guardan en los archivos
tienen la misma significación incluso su valor varía con
el tiempo. Al período de la supremacía de la historia ex-
terna ha sucedido el de interés por la historia interna.
La sociología, la economía, la etnología, entran de lleno
en la faz de la utilización de los documentos, las series de
documentos que el investigador o funcionario del siglo
XIX no hubiera considerado como esenciales son busca-
das con entusiasmo. Censos de población, documentación
financiera, descripciones etnográficas han adquirido un
relieve que está en función de estas nuevas directrices
del saber humano.
Así el archivero debe estar preparado ante semejan-
te pedido y debe confeccionar índices que puedan ayu-
dar al mejor conocimiento de ciertos fondos documenta-
les. Los índices deben cumplir con el requisito de orien-
tar, es decir proporcionar a los consultantes, en forma
breve, la localización de los documentos que pertenecen
al enunciado del título. Los índices son las claves median-
te las cuales el consultante sabe que tiene necesidad de
visitar un depósito documental.
Aún existe un paso más avanzado en la labor del ar-
chivero con respecto a sus funciones de servicio y es el
de facilitar al investigadores la búsqueda de la informa-
ción que necesita. Esta ayuda se plasma en una obra útil
y apta para la circulación, que por su contenido propor-

198
ciona tan buena información que, en algunos casos es su-
ficiente para el consultante, sin tener que recurrir al
original.
Nos referimos a la confección del catálogo. El auxi-
liar descriptivo más completo y que necesita mayores y
mejores conocimientos para ser realizado, le requiere
un mayor trabajo intelectual, elaborando resúmenes com-
pletos del contenido sustantivo, tarea ardua porque los
límites de lo esencial y lo accesorio son a veces difíciles
de discernir, ya que se presta a la redacción o elección
subjetiva de las descripciones.
En América Latina, la cuestión de los archivos em-
pezó en la época de Carlos V, la elaboración de los auxi-
liares descriptivos son una continuación del concepto
español, paralelo al concepto histórico. Se diferencia de
los Estados Unidos de Norteamérica, por la iniciativa
estatal en el caso latino y por las concesiones privadas
en el caso norteamericano.
La realización del catálogo es considerada como una
etapa principal porque resalta los documentos de gran
importancia. Individualiza los documentos separados del
conjunto con determinado número de datos dispuestos
inteligentemente.
El catálogo es para Schellemberg cualquier auxiliar
hecho en fichas. Mientras que para Tanodi es una selec-
ción en forma de colección realizada con fines de infor-
mación o investigación. Para Vázquez es un conjunto de
asientos, cada uno incluye un resumen del contenido do-
cumental y se ordena entre los demás según el criterio
del catalogador.
Es necesario hacer una distinción con el corpus do-
cumental que se trata de una recopilación de textos va-
riados; el catálogo es un corpus documental de propor-
ciones reducidas, tanto en el tamaño como en el texto.

199
 El catálogo es esencialmente descriptivo en contrapo-
sición con el índice que es de carácter indicativo. Cada fi-
cha catalográfica se refiere a un documento determina-
do, en cambio, las fichas de indización se refieren a un
asunto que puede estar en varios documentos y con dis-
tinta ubicación.
Plan de catalogación. Para realizar una buena ca-
talogación es necesario realizar previamente un plan,
teniendo en cuenta básicamente:
1) Es necesario tener en cuenta los índices que se van
a hacer, de modo que ambos auxiliares tengan una rela-
ción y apoyo mutuo.
2) Estudiar cuál es la relación del catálogo por ela-
borar, con los ya existentes, o con los que posteriormen-
te se han de elaborar, a fin de no duplicar ni desperdi-
ciar esfuerzos. Si los catálogos existentes son diferentes
de lo que vamos a elaborar, es posible separar los ya exis-
tentes. En todo caso lo deseable es poder reunir todos
los catálogos en una sola unidad o modelo de trabajo.
3) Analizar cuáles han de ser los documentos que se
han de catalogar en primera instancia. Se sugiere tomar
en cuenta:
a) Los documentos que tuvieran relativa importan-
cia por su antigüedad.
b) Por el tipo documental.
c) Por la importancia social o histórica de un acon-
tecimiento.
d) Por ser documentos más solicitados.
e) Por ser una colección.
f) Por las personalidades intervinientes que revis-
ten algún grado de importancia.
4)Analizar los encabezamientos taxonómicos, los so-
portes, la diagramación de las fichas y el modo de hacer
el resumen.

200
 Así mismo, para lograr una buena catalogación, es ne-
cesario tener en cuenta:
• Que cada ficha catalográfica y el catálogo en sí, sea
el camino más corto entre el usuario y el documen-
to.
• Que sea inteligible para quien requiera acceder a
la información.
• Que no sea tan rígido temáticamente hablando, per-
mitiéndole al usuario relacionar hechos.
• Que tenga visión de futuro.
• Que sea expandible.
Publicación de catálogos. La publicación persigue
generalmente dos fines: difundir los contenidos documen-
tales y salir a buscar a los investigadores, para esto son
útiles las guías y catálogos.
Toda publicación catalográfica necesita de una intro-
ducción explicativa sobre los criterios adoptados para
la catalogación.
Es recomendable incorporar el listado de tipología
documental.
Al realizar un publicación es necesario también uti-
lizar el espacio adecuado para explicitar los servicios
que se dan al consultante: facilidad de copias, horarios
de atención, servicios de transcripción, etc.
El catálogo es la obra más acabada y completa de la
labor archivística; la más interesante porque individualiza
los documentos proporcionándoles el relieve del que fue-
ron privados en las etapas anteriores y devolviéndoles la
personalidad que le corresponden como obra humana.
Los catálogos describen un todo orgánico, sección o
series, o de un conjunto de diversas procedencias unido
convencionalmente en atención a su contenido, su tipo
documental, su fecha u otros elementos que constituyen
una pieza documental.

201
 Cuando se tiene un conjunto de documentos de gran
importancia y para los que un índice resulta un medio
de información insuficiente, el catálogo es la técnica a
emplear. Los catálogos son necesarios, por ejemplo, para
las colecciones que, por su origen, están integradas por
elementos muy diversos, de variadas procedencias.
Según la minuciosidad y exactitud con que un catálo-
go ha sido redactado puede satisfacer las necesidades
de los investigadores como información, y en algunos ca-
sos puede ser mejor que la reproducción microfotográfi-
ca en serie, evitando leer mucho documento que carece
de interés para el usuario. Si bien es verdad que nada
puede sustituir al original mismo, el catálogo es el más
elaborado de los medios de información que el archivero
es capaz de producir.
Todas las tareas anteriormente descriptas son las que
el archivero desarrolla para cumplir sus funciones: or-
ganizador y facilitador, de documentos, con proyección
a publicaciones para servicio impersonal.
En la catalogación uno de los problemas frecuentes
que se presenta es la ordenación de los documentos. El
archivero, de acuerdo con su experiencia, elige el méto-
do de ordenación para servir mejor al usuario.
La clasificación parte de un todo que generalmente
se denomina universo. Este universo es fraccionado por
categorías hasta sus partes indivisibles, permitiendo una
comprensión adecuada de cada uno de los sectores.
Para que estas fracciones tengan un nexo entre sí se
utilizan los taxones, término genérico que designa un
grupo cualquiera que se aglomera por factores o propie-
dades comunes.
Los taxones pueden ordenarse principalmente de
dos maneras: sistema jerárquico y sistema secuencial.
En el primero se dan distintos niveles categorizados por

202
sus cualidades, de lo universal a lo particular; compren-
diendo cada nivel superior a todos los taxones de su lí-
nea.
En el sistema secuencial todos tienen un mismo ni-
vel. Éste se usa como una parte del sistema jerárquico y
para cantidades no muy grandes de asientos.
Cuando hablamos de un sistema diccionario, normal-
mente clasificamos de manera jerárquica, pero cuando
uno lo pone en uso se le ofrece de manera secuencial.
El éxito de un sistema depende de la base de divi-
sión, es decir, depende del criterio usado para las dis-
tintas divisiones de los taxones.
La clasificación puede dividirse también en genera-
les, autónomas y semiautónomas.
Las autónomas son clasificaciones preparadas por el
catalogador para resolver un determinado problema.
Las generales son clasificaciones que pretenden abar-
car todos los temas. En las clasificaciones generales se
ubican los sistemas Dewey y CDU.
Las semiautónomas son clasificaciones que toman un
sector de la clasificación general adaptándolas a una ne-
cesidad específica, Tanodi y Schellemberg no son par-
tidarios del Dewey para archivo. Esto ocurre con todas
las clasificaciones generales.
El archivero no es sólo un funcionario que proporcio-
na documentos cuando se lo solicitan. Frecuentemente
es un investigador que conoce los materiales que le están
encomendados y que puede rellenar la tarea de servir y
certificar documentos, con la valiosa e interesante labor
de informar, ayudar y aconsejar a los consultantes que
acudan a su centro en búsqueda de fuentes documentales.
En la actualidad, los soportes documentales en los
cuales se registra la información, tienen tanta variedad
que posiblemente lleguemos a especializaciones por cada

203
tipo de soporte: papel, cinta magnética, cintas perfora-
das, cinéticos, etc.
Toda esta variedad genera técnicas específicas para
la reproducción y difusión de los documentos; es decir,
las técnicas empleadas nos permiten almacenar los do-
cumentos en forma ordenada, adecuada a las necesida-
des de la información, buscando permanentemente so-
luciones para cubrir las continuas demandas existentes
en la actualidad sobre los aspectos de información.
Estas técnicas no pueden estar dispersas, requieren
de un cuerpo de ideas que las relacionen, formando un
conjunto de conocimientos con la finalidad común de brin-
dar información. Todas estas técnicas reunidas entre sí,
generan teorías. Las técnicas permiten una acumulación
documental ordenada y racional, adecuada a las necesida-
des de información; las teorías concretan la apertura de
nuevos sistemas y conocimientos sobre la materia que
permiten ver claramente el amplio panorama de la co-
municación.
Los archivos tienen su personalidad jurídica bien mar-
cada en las instituciones, y son los archivos públicos los
que en cantidad y calidad, así como en tiempo, reúnen
mejor los requisitos que los colocan en el primer lugar
de la clasificación de archivos.
Los archivos tienen a su cargo los documentos de Es-
tado y deberían gozar de la atención de los poderes pú-
blicos para que tales documentos cumplan las funciones
que de ellos se requieren. V.g. en 1543 el emperador Car-
los I decidió que “ciertas escrituras concernientes a nues-
tra real corona y real patrimonio y a otras cosas se tras-
ladaran al castillo y fortaleza de Simancas para que en
ésta estén mejor guardadas y puedan ser consultadas
más fácilmente por nuestros fiscales y por las personas
que hayan menester”.

204
 Se destacan en estos párrafos dos elementos esen-
ciales de los objetivos que se perseguían:
• La seguridad de los actos públicos.
• Su mejor consulta.
Para llenar dichos fines se destina a personas capa-
citadas en la administración pública y en el manejo de
los documentos. El interés por una formación profesio-
nal es patente.

LAS NORMAS
Consecuentemente y con el fin de lograr situaciones
de lenguaje común a la descripción general de todos los
archivos, se plantean normas como las ISAAD (G), las
normas ISAAR y la aplicación de las normas ISO para
generalizar el trabajo de los archivos.

Las normas ISAAD (G)

El Consejo Internacional de Archivos (CIA) presentó
un proyecto denominado ISAD (G), que básicamente con-
siste en una norma internacional general de descripción
archivística, que fuera adoptada por la comisión ad hoc so-
bre normas de descripción. En Madrid entre el 21 y el 24
de enero de 1992 y por la Secretaría de la Comisión del
CIA sobre normas de descripción archivística este trabajo
fue distribuido en inglés. La copia se realizó solamente
para objetivos de referencia; no como un documento ofi-
cial. Pero, en muchas partes se adoptó directamente y se
aplicó sin tomar en cuenta ninguna consideración previa.
Los miembros del CIA que han formado parte de la
comisión desde su formación en 1990 son: Christopher
J. Kitching, (presidente), Reino Unido; Hugo L.P. Stibbe,
(director del proyecto), Canadá; Chislain Brunel (1990 -
1991) Francia; Michael Cook, Reino Unido; Jan Dahlin,
Suecia; Wendy Duff, Canadá; Ana Franqueira, Portugal;

205
Pedro González, España; Christine Petillat, (1991) Fran-
cia; Sharon G. Thibodeau, Estados Unidos; Habibah Zon
Yahaya, Malasia; Charles Kecskeméti, director ejecuti-
vo del CIA; Wolf Buchmann, secretario de Asuntos Téc-
nicos; representante de la Secretaría del CIA; Axel Pla-
the, representante del PGI de la UNESCO; Secretaría
c/o National Archives of Canadá.
El borrador de reglas generales para la descripción
fue preparado por un grupo de la comisión ad hoc sobre
normas de descripción. Fue establecido en la primera
sesión plenaria de la comisión en Höhr Grenzausen, Ale-
mania, en octubre de 1990.
El grupo estuvo formado por: Wendy Duff - coordina-
dora; Michael Cook, Sharon Thibodeau, Hugo Stibbe -
director del proyecto y secretario
El grupo se reunió en Liverpool, Reino Unido, en julio
de 1991, para completar el borrador que pasó por las eta-
pas de todo proyecto; luego fue discutido, modificado y
ampliado en la reunión plenaria de la comisión, en Ma-
drid, en enero de 1992. Esta participación de España per-
mitió que se difundiera en el habla hispana y el entu-
siasmo español adoptó formalmente el borrador en esta
reunión. Se le conoce como borrador de Madrid de la
“ISAD (G): Norma Internacional General de Descripción
Archivística”.
El borrador de Madrid de la ISAD (G) fue puesto en
circulación en febrero de 1992, para ser comentado por
la comunidad archivística internacional, traducido a las
lenguas oficiales del Consejo Internacional de Archivos
y distribuido como ponencia en el XII Congreso Interna-
cional de Archivos celebrado en Montreal, en septiem-
bre de 1992, siendo discutido en una sesión abierta. La
comisión volvió a reunirse en Estocolmo, en enero de 1993,
para examinar y revisar el documento respondiendo a los

206
comentarios recibidos de todas partes del mundo y a los
efectuados en la sesión abierta de Montreal. Son las nor-
mas adoptadas en algunos archivos de Europa. No obs-
tante se propuso un período de cinco años para revisar
este documento, lo cual será recomendado al CIA cuan-
do sea presentado para su publicación.95

Las normas ISAAR (CPF)

Esta norma internacional de descripción para los do-
cumentos corporativos, de personas y familias fue apro-
bada en su última versión por el Consejo Internacional
de Archivos; preparado por la comisión ad hoc en nor-
mas descriptivas en París, Francia, entre 15 y el 20 de
noviembre de 1995. Desarrollado con la contribución de
la Unesco.
El grupo formado por Un Wendy Duff, Jan Dhalin,
Christine Nougaret, Hugo Stibbe (director del proyecto
y secretario), y Michael Cook, miembros de la comisión
ad hoc de normas de descripción del Consejo Interna-
cional de Archivos (CIA), se reunió en Estocolmo (Sue-
cia), en enero de 1993, en la tercera sesión plenaria de
la comisión, con el fin de elaborar un documento de tra-
bajo; propuesto como una norma que estableciera con-
trol en los sistemas de información archivísticos.
El mismo que en noviembre de 1993 celebró una re-
unión en Liverpool (Reino Unido) para tratar de los pun-
tos de acceso en la descripción archivística. La norma
ideada por el grupo, peca por sus semejanzas a las nor-
mas bibliotecarias para el control de autoridad de los
encabezamientos, basado en las investigaciones que, so-
bre este tema, se estaban realizando en Canadá y en Esta-

95
Concilio Internacional en los Archivos. Comisión ad hoc en las Normas Des-
criptivas; ISAAR(CPF): Descripción general de archivos para los cuerpos
corporativos, personas y familias: último ICA aprobó la versión.

207
dos Unidos. La inspiración de estas normas estaría sus-
tentada en la labor que la Federación Internacional de
Asociaciones de Bibliotecarios y Bibliotecas (IFLA) que
ha venido desarrollando a nivel internacional durante
los años 70 y 80, en materia de encabezamientos autori-
zados, como las Guidelines for authority and reference
entries (IFLA, 1984).
El grupo elaboró un anteproyecto que fue examina-
do, modificado y ampliado durante la sesión plenaria de
la comisión ad hoc celebrada en La Haya en octubre de
1994. Este anteproyecto se difundió entre algunos miem-
bros de la comunidad archivística internacional para que
ésta presentara sus comentarios. Durante la sesión ple-
naria de la comisión celebrada en París en noviembre
de 1995, se examinaron los comentarios recibidos.
Es interesante saber que la comisión ad hoc de nor-
mas de descripción del CIA manifestó su agradecimiento
a los archivos nacionales de Canadá, por la ayuda propor-
cionada al secretariado, y a aquellas otras instituciones,
como la Universidad de Liverpool (Reino Unido), la Es-
cuela Holandesa de Archivística (Países Bajos) y los ar-
chivos nacionales de Francia, que han recibido a la comi-
sión durante la elaboración de este documento.

Origen y objetivo del documento normativo

Dentro de sus actividades de normalización, la co-
munidad archivística reconoce la importancia de una ade-
cuada presentación de los elementos informativos des-
criptivos, entre los cuales, uno de los más importantes
es el relativo al contexto de producción de los documen-
tos (entidad productora).
La norma internacional de descripción archivística,
la ISAD (G): Norma Internacional General de Descrip-
ción Archivística, prevé la integración de esta informa-

208
ción sobre el contexto en la propia descripción de la uni-
dad archivística (el fondo, grupo, la serie o el expedien-
te, el tipo documental, las unidades documentales). La
norma ISAD (G) admite, sin embargo, la posibilidad de
tratar autónomamente esta información contextual com-
binándola con otros elementos informativos utilizados
en la descripción.
Considera el grupo que existe una serie de motivos
que justifican la utilidad de este tratamiento de la infor-
mación contextual fuera de la descripción. Esto signifi-
ca que la información contextual se puede relacionar con
la descripción documental de un mismo productor que
se conserva en más de un archivo, (principio de perte-
nencia) o bien con las de archivos y obras bibliográficas
de un mismo productor que se conserve por separado
(principio de procedencia) o con documentos que toda-
vía conserve dicho productor. Estas relaciones son muy
limitadas porque hasta el momento sólo facilitan la in-
vestigación histórica. Esto siempre de acuerdo con los
enunciados del documento original.
Supuestamente estas normas deberían permitir que
los diferentes archivos que conservan documentos de un
mismo productor pueden intercambiar con más facili-
dad su información contextual sobre dicho productor si
ésta se ha tratado de una manera normalizada. Para ello
contamos los archiveros con la descripción colectiva.
Para este grupo, dicha normalización adquiere un in-
terés internacional cuando el intercambio de informa-
ción contextual traspasa las fronteras nacionales (consi-
deremos que sin necesidad de las normas los documen-
tos conllevan un interés internacional implícito en su
contenido sustantivo). El carácter multinacional de los
archivos actuales y del pasado, producidos en el desa-
rrollo de actividades como la colonización, la inmigra-

209
ción o el comercio, está reclamando una normalización
internacional que permita el intercambio de la informa-
ción contextual, esta situación justifica nuestra opinión
de que estas normas son más para facilitar solamente la
investigación histórica.
Una norma internacional que pretenda servir de base
para el intercambio de las descripciones relativas a los
productores de archivos debe fomentar la preparación
de unas descripciones coherentes, pertinentes y explí-
citas aplicables a las entidades, personas y familias que
sean entes productores, no requerimos enormes esfuer-
zos para ello cuando, por caminos más archivísticos, po-
demos lograr con una descripción colectiva, respetando
derechos colaterales.
Esto es perfectamente coherente con una normaliza-
ción más general de la información contenida en los pun-
tos de acceso de las descripciones archivísticas o biblio-
gráficas ya que, en efecto, el nombre del productor de la
unidad de descripción puede considerarse el principal
punto de acceso en la descripción archivística.
En los sistemas de información bibliotecarios el con-
tenido del punto de acceso es objeto de una descripción
normalizada denominada encabezamiento autoriza-
do. El encabezamiento autorizado comprende una en-
trada autorizada (es decir la formulación normalizada
del nombre o término utilizado como punto de acceso)
combinada con otros elementos informativos que descri-
ben el contenido de la entrada autorizada o remiten a
otras entradas autorizadas. En un encabezamiento auto-
rizado clásico estos otros elementos informativos no son
más que los calificadores fundamentales que sirven para
clarificar perfectamente el contenido de la entrada au-
torizada, de manera que en los ficheros de autorida-
des voluminosos se distingan claramente los diferentes

210
encabezamientos autorizados. Con la formación de bases
de datos actuales, estos encabezamientos autorizados
quedan un poco obsoletos, si bien tienen vigencia para
las objetivos de la bibliotecología, en archivística se pue-
den realizar puntos de acceso en cada campo de la pla-
nilla de una base de datos. A partir de este punto de vis-
ta, es obsoleto el análisis de estas normas.
La descripción normalizada de un productor de ar-
chivos puede considerarse una clase de encabezamiento
autorizado que comprende una entrada autorizada (el
nombre) combinada con otros elementos informativos que
sirven para describirlo o que remiten a otras entradas
autorizadas.
Las descripciones contextuales normalizadas para
archivos, ya que sirven para describir perfectamente al
ente productor y tener un mayor conocimiento de las
descripciones relativas a sus archivos, deben utilizar en
mayor medida que los encabezamientos autorizados clá-
sicos otros elementos informativos distintos para resal-
tar esta diferencia, es preferible denominar a estas des-
cripciones normalizadas del contexto de producción en-
cabezamientos autorizados archivísticos.
El principal objetivo de este documento consiste en
proporcionar unas reglas generales para el establecimien-
to de los encabezamientos autorizados archivísticos re-
lativos a las entidades, personas y familias que figuran
como productoras de archivos en las descripciones archi-
vísticas. Con este tipo de normas, sería conveniente pre-
guntarnos si no estamos forzando la condición natural
del cuerpo descriptivo para sujetarse y responder a nor-
mas internacionales. Los encabezamientos elaborados a
partir de estas reglas servirán para normalizar la forma
de los nombres de los productores de archivos, a la vez
que para describir todos aquellos atributos del produc-

211
tor que sean necesarios para comprender el contexto de
producción de cada conjunto documental.
Un encabezamiento autorizado archivístico, elabora-
do según esta norma, puede servir también para contro-
lar la forma del nombre y la identidad de cualquier enti-
dad, persona o familia mencionada en cualquiera de los
puntos de acceso de una unidad de descripción. Nos pre-
guntamos si este objetivo planteado por el documento,
es una labor netamente archivística, o más bien una la-
bor administrativo-histórica. No se comprende que los
archivos tengan el control desde ese punto de vista, si
consideramos desde el punto de vista informativo, posi-
blemente realicemos adelantos en cuanto a información,
pero no en cuanto a actividades de control.
En esta norma se trata sólo de algunas de las condi-
ciones requeridas para el intercambio de la información
contenida en los encabezamientos autorizados archivís-
ticos. A nivel nacional o en cada lengua deberán elabo-
rarse normas y convenios para la normalización de los
puntos de acceso. Además, para que se lleve a efecto el
intercambio de esta información de los encabezamientos
autorizados archivísticos, es preciso que los archivos afec-
tados elaboren y utilicen formatos de intercambios que
se adapten a ello. Sería muy conveniente impulsar la ela-
boración o identificación de un formato que se adapte al
intercambio internacional de la información contempla-
da en esta norma. Para comprender mejor las ventajas y
desventajas de esta norma, incluimos el capitulo de la
descripción colectiva.96

96
International Council on Archives; ISAAR(CPF): International Standard
Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families,
Final ICA approved version, Prepared by the Ad Hoc Commission on Des-
criptive Standards Paris, France, 15-20 November 1995, The Secretariat
of the ICA Ad Hoc Commission on Descriptive Standards, Ottawa, 1996.

212
Las normas ISO
Estas normas, al igual que las anteriores, tienen una
relación muy estrecha con la Unesco. Desde la creación
del UNISIST en 1972, la Unesco ha planteado en el cam-
po de la información, la formulación permanente y su pu-
blicación, de directrices para mejorar los sistemas y ser-
vicios de información y establecer formatos y prácticas
normalizados. La Unesco ha cooperado también estre-
chamente con la Organización Internacional de Norma-
lización (ISO) en el establecimiento de normas y reco-
mendaciones, en particular en los campos de:
a) la bibliotecología y la documentación,
b) la terminología,
c) el tratamiento de datos, y
d) la reproducción de documentos.
Algunas normas y recomendaciones de la ISO son pro-
ducidas gracias al UNISIST.
El establecimiento en 1977 del Programa General de
Información de la Unesco (PGI) refundió en una misma
división:
a) los sistemas y servicios de información científica y
tecnológica (incluida la promoción y el desarrollo
del UNISIST), y
b) la promoción de la documentación, las bibliotecas
y los archivos.
El Consejo Internacional de Archivos (CIA) compren-
dió claramente la importancia de las directrices y nor-
mas con miras a una plena capacitación profesional de
los archiveros y del número creciente de investigadores
cuyas necesidades atienden.
Desde mediados de los años 70, los comités técnicos
del CIA han preparado manuales de conservación de ar-
chivos y tecnología del microfilme, así como normas bási-

213
cas relativas al material y equipo de los talleres de con-
servación y reprografía.
El CIA, contando con el apoyo económico de la Unesco
estableció un modelo estadístico para las actividades ar-
chivísticas, así como un glosario plurilingüe de términos
relacionados con los archivos.
Se escogió entonces como tema de la 18a mesa redon-
da internacional de archivos, celebrada en Nairobi en
1978, el “establecimiento y organización de las institu-
ciones de archivos”, dedicando atención a la formulación
de normas y directrices en planes a plazo medio del CIA.
En 1979 el PGI inicia su Programa de Gestión de Do-
cumentos y Archivos (RAMP), estimando la preparación
de normas y directrices.
La Unesco organizó en Bari, en 1979, una reunión de
expertos, encargados de preparar una lista de las normas
y directrices que necesitan los archiveros y de recomen-
dar un orden de prioridad. Al resultado se lo denominó
el “Informe Bari”.
La Unesco, contrato mediante, encargó al CIA, eva-
luar las directrices existentes del UNISIST, junto a las
normas y recomendaciones de la ISO en el campo de la
información, referido a sistemas y servicios de gestión
de registros y archivos.
Se establecen recomendaciones sobre todo para la
recuperación de información científica, en la primera eta-
pa del ciclo vital de los documentos; puesto que, los ar-
chivos procuran conservar documentos que encierren
una información que tenga interés perdurable y valor
para la investigación retrospectiva.
Muy relativamente, hasta la década del 60, los docu-
mentos disponibles para su transferencia a los archivos,
solían referirse más a las ciencias humanas que a las in-
vestigaciones de carácter científico o tecnológico.

214
 Esto se modifica, muy lentamente, en cierto grado al
intervenir cada vez más los gobiernos en asuntos cientí-
ficos y tecnológicos, y los registros que crean constitu-
yen un fiel reflejo de esa intervención.
Comprobada la existencia en los archivos de canti-
dades crecientes de información científica y tecnológi-
ca, pasan 25 o más años antes de que se transfieran a los
archivos. Situación que permite a los investigadores cien-
tíficos pedir información más reciente. No es probable
que los archivos puedan desempeñar un papel esencial
en los tipos de sistemas y servicios que constituyen el te-
ma principal del UNISIST.
Las normas, directrices y recomendaciones formula-
das para facilitar la consecución de los objetivos del UNI-
SIST carecen mayormente de interés directo para las
necesidades o actividades en materia de archivos, o que
tengan sólo una utilidad indirecta.

215
 LA INFORMACIÓN Y EL AVANCE TECNOLÓGICO.
LA DOCUMÁTICA

La profesión archivística no sólo se identifica con la

captura, procesamientos y comunicación de información
mediante medios manuales o mecánicos; es su objetivo
alcanzar y mantener el más alto grado de competencia
profesional en el almacenamiento y comunicación de in-
formación eficiente y uso efectivo de recursos.
La profesión amplía su alcance más allá de sus fun-
ciones actuales; pero como profesión documental, su pro-
pósito es también desarrollar los principios y la teoría
de la documentación con el propósito de prever servi-
cios en nuevos campos.
En términos generales, puede afirmarse que la mi-
sión archivística consiste en seleccionar y comunicar da-
tos comunes y científicos, principalmente para entida-
des con propósitos de control e información.
La archivología se justifica por la utilidad de su pro-
ducto final y gran parte de su utilidad descansa en los
procesos de planificación y toma de decisiones. Concep-
to que se apoya en la información como materia prima
del trabajo documental.
La actividad del archivero está profundamente com-
prometida con el proceso de información, bien sea para
usos internos de la entidad, auxiliando fundamentalmen-
te a la administración, o bien para uso externo en don-
de resulta indispensable para que los usuarios e investi-
gadores tomen decisiones.
El 90% de los sabios que han nacido desde que el hom-
bre pobló la tierra están aún vivos, la humanidad dupli-
ca su bagaje de conocimientos cada cinco años, lo que im-
plica, la responsabilidad de actualizar permanentemen-
te conocimientos ante la explosión de la información.
El ordenador tiene múltiples aplicaciones, se utiliza
como apoyo logístico para enviar un hombre al espacio,
para el control automático de los procesos de fabricación,
para mejorar el tránsito de una ciudad; pero es cuando
se destina a la captura, control y comunicación de datos
de una entidad cuando afecta directa y profundamente
la actividad del archivero.
Los libros y registros están siendo sustituidos por cin-
tas y discos magnéticos capaces de almacenar millones
de caracteres en un espacio relativamente insignifican-
te. Razón suficiente para que Norteamérica piense en la
“administración sin papel”, proyecto que en principio
debería tener su comienzo en 1992.
El ordenador mediante la telecomunicación puede
transmitir información en forma instantánea a lugares
remotos. El concepto de oportunidad en la información
adquiere una dimensión desconocida. Los conceptos de
procesamiento “en línea” y a “tiempo real”, no son otra
cosa que el acceso instantáneo a los archivos automáti-
cos para introducir u obtener información.

217
 Los elementos de estos modelos son esencialmente
datos que proporciona la archivística: costos de la infor-
mación, resúmenes, inventarios, informes, catálogos, y
así sucesivamente.
Este proceso engloba la descripción archivística, ya
que comprende el desarrollo de información como base
para decisiones administrativas.
El incontenible avance tecnológico característico de
nuestra época no pasa por alto la actividad del archive-
ro. Afecta directamente en el proceso de información,
ninguna actividad del archivo esta exenta de su impac-
to, el grado del impacto es notablemente diferente en su
forma y en su fondo.
El archivero debe obtener conocimientos en materia
de cómputo electrónico, similares a los que tienen en lo
general en materia documental, independientemente de
que algunos, como lo es en la cuestión informativa, op-
ten por desarrollar esa actividad como una verdadera
especialización.

DESCRIPCIÓN POR ORDENADORES

Los ordenadores son máquinas que se dedican al tra-

tamiento parcial o total de la información, constan de
tres fases: introducción de la información codificada so-
bre un soporte adecuado, proceso de la misma y almace-
namiento o salida en forma legible. Para que un or-
denador pueda realizar un trabajo, en nuestro caso el de
la descripción, debemos tomar en cuenta el procedimien-
to general al que se somete el ordenador, con la finali-
dad de que nuestro trabajo sea facilitado en gran mane-
ra. Los ordenadores requieren de dos componentes re-
lacionados entre sí:

218
 El hardware, que es el conjunto de componentes elec-
trónicos, eléctricos, mecánicos que soportan la informa-
ción y realizan las operaciones básicas o juego de instruc-
ciones, denominado también mecamática; y el software
que es el conjunto de instrucciones y datos que, almace-
nados en la memoria de la máquina, describen el trabajo
a realizar, se lo llama también soporte lógico. A esta fase
también se la define como programa, mientras que el
hardware sería el ejecutor que realiza el trabajo del trata-
miento de la información. Al archivero, le interesa más
conocer el hardware que se compone de varias unidades
con funciones distintas pero conectadas entre sí, por eso
se suele hablar de la arquitectura de un ordenador, cuan-
do se describen los distintos componentes del hardware.
La arquitectura más simple es la que se representa
en el siguiente cuadro:

Entrada Proceso Salida

Transcribir
Clasificar
Verificar

Cuadro 29: Arquitectura del ordenador.

En la unidad de entrada se produce la captura de los

datos y la verificación de los mismos. En la captura de
datos existe la posibilidad de error, debido a elementos
humanos; en la verificación, el nivel de errores admiti-
dos es hasta de un 5%.
En la unidad central de proceso, se efectúa la clasifi-
cación de los datos para resolver el problema, la genera-
ción de las instrucciones, la programación y traducción.
Hablamos de traducción porque el programa está en
un código binario que se denomina lenguaje de la máquina.

219
 La UCP se encarga de extraer de la memoria princi-
pal instrucciones y datos para ejecutar las distintas ope-
raciones mediante sus circuitos electrónicos, como su-
mas, movimientos de datos entre distintas posiciones
de la memoria, comparación de los datos, etc.
Entre estas operaciones se destacan por su impor-
tancia las que introducen nuevos datos en la memoria
desde las unidades de entrada, o envían resultados a las
unidades de salida.
Para la salida de la información se usan dos sopor-
tes: el papel, en el que se imprimen los resultados y la
pantalla luminosa. Existen también las unidades para
almacenar los datos utilizados en otros soportes. Estas
unidades denominadas de memoria externa o secunda-
ria, son muy variadas, destacándose los discos magnéti-
cos y las cintas.
En la actualidad, son las propias máquinas quienes
realizan la traducción del lenguaje binario; para ello tie-
nen un programa almacenado en su memoria que se de-
nomina compilador. Ésta sería una explicación básica
sobre los ordenadores y lo que nos interesa saber.

MOMENTOS PARA LA DESCRIPCIÓN

Generalmente el archivero se pregunta cuándo debe

efectuar la descripción por ordenadores o computadoras.
Primero es necesario saber si la organización donde tra-
baja cuenta con computadoras propias para que el costo
sea menor; decimos esto porque en la actualidad existen
organismos que por una suma mensual alquilan los ser-
vicios de una central de cómputos, en ese caso sería ne-
cesario hacer un estudio si el costo de la elaboración de
auxiliares descriptivos se justifica.

220
 Para ello tendríamos que tener en cuenta el ahorro
de tiempo en elaboración de auxiliares, el movimiento
de personal, espacio de utilización en el archivo, etc. Una
vez comprobada la factibilidad del empleo de computado-
ras u ordenadores, es necesario tener clasificado y orde-
nado todo el material documentario que se encuentra
en custodia, inclusive si las posibilidades así lo permi-
ten, todo el material documentario que se encuentre en
las distintas oficinas de la organización.
Debemos tener en cuenta además, si lo que se quiere es
sólo lograr un auxiliar descriptivo o un control de trámites.

CONTROL DE TRÁMITES

Algunos países y opcionalmente los más desarrollados

han logrado perfeccionar el control de trámites por com-
putación, si bien son casos aislados, pero los resultados
son optimistas, porque permiten obtener algunas ventajas.
Cuando se quiere obtener un control de trámite por
computación, es necesario:
1° Tener todo el archivo debidamente clasificado y
ordenado.
2° Haber logrado una máxima identificación de los
tipos documentales, de manera que la descripción
se limite a pocas palabras. Mucho mejor si sólo
puede efectuarse por medio de dígitos. Los dígi-
tos pueden ser numéricos o alfabéticos.
3° La institución tiene que tener conocimiento comple-
to del trámite, a fin de no estorbar su desenvolvi-
miento.
4° Deberá estar debidamente respaldado por la le-
gislación, sea esta interna o sea una disposición le-
gal más amplia.

221
 Para lograr un control adecuado de los trámites por
medio de la computación, es conveniente estudiar pre-
viamente las siguientes fases:
1ra. fase.- Orientación de los trámites tanto a los usua-
rios como al personal de la institución para que la cola-
boración en la ejecución del trámite sea completa.
2da. fase.- Recepción de los documentos, momento en
cual se le da la clave del expediente, o sea se determina
su identificación.
3ra. fase.- Codificación de la documentación, este códi-
go puede contemplar incluso la categoría del expediente
y los asuntos a tratar.
4ta. fase.- Distribución de la documentación recibi-
da en trámite, y aquélla que haya terminado sus trámi-
tes será remitida al archivo.
5ta. fase.- Mantener un servicio eficiente sobre la in-
formación del estado de los trámites.
6ta. fase.- Control del trámite documentario por me-
dio de procesamiento de datos, sea por medio de los có-
digos, sea por medio del control de la 4ta. fase, es decir,
la misma distribución documentaria controla e informa
el estado de los trámites.
7ma. fase.- El personal de las oficinas que se encarga
de resolver determinado aspecto de los trámites, en la
práctica vinculan su trabajo dedicado principalmente al
estudio y opinión de carácter legal, contable o adminis-
trativo de los documentos que contienen los expedientes.
8va. fase.- El equipo de trabajo entrega los resultados
finales a los usuarios.
Así observamos que existen dos momentos adecua-
dos para efectuar la descripción de la documentación. El
primero en el mismo momento en que se origina la do-
cumentación, y el segundo cuando la documentación está
debidamente clasificada y ordenada en el archivo.

222
 LENGUAJE Y FORMAS DE INFORMACIÓN

Al realizar la descripción en el segundo momento con-

viene efectuar algunos trabajos previos que en gran par-
te nos ahorran tiempo y espacio.
En muchos casos la descripción del tipo documental
es demasiado larga para encasillar en los asientos de los
auxiliares descriptivos, por lo que el archivero tiene que
recurrir a la formación de un lenguaje que le permita
comprender con facilidad su denominación.
Por ejemplo, tenemos los tipos documentales (pue-
den ser incluso expedientes) “declaración de comisiones
por estudios”, nos resulta un título muy largo, porque
hay que tener en cuenta que al transcribir a los ordena-
dores, éstos nos dan un determinado número de dígitos
por asiento; puede ser de 45, de 90 o de 120, en los cua-
les tenemos que calcular un determinado número de dígi-
tos para especificar sólo el tipo documental.
Es más usual tomar las primeras sílabas, así tendría-
mos: de declaración, “dec”, de comisión, “com”; estudios,
“est”, entonces podemos reducirlo a “decomest”.
Esto constituye en sí un lenguaje específico para el
archivero, que le permite entender su tipificación; en todo
caso cuando se usa un lenguaje de esta categoría es nece-
sario aclararlo en un capítulo aparte en el auxiliar des-
criptivo que se elabora. Puede también emplearse un len-
guaje numérico, pero resulta muy complicado sobre todo
para aquellos archivos que contienen una gran cantidad
de documentos.
La información puede necesitarse en diferentes for-
mas, para lo que el archivero deberá contestarse a la
pregunta: ¿Cómo solicitan el documento? Si bien algunos
documentos son específicos en su denominación, como
los “memorándums” y los “informes”, existen algunos do-

223
cumentos que no siempre tienen un nombre claro, inclu-
sive en las “cartas” suele solicitarse como “notas” o como
“oficios”, creando confusión en el lenguaje propio de la
institución, de ahí que el archivero deberá contemplar
las formas de la información.
Ahora bien, eso en cuanto a lo nominal, pero si se tra-
ta de un contenido o asunto más amplio y se busca que el
usuario pueda utilizar sólo el auxiliar descriptivo sin ne-
cesidad de recurrir al documento mismo, se puede efec-
tuar de dos formas principales.
La primera consiste en determinar el factor común
de los documentos o expedientes, en la misma forma que
la ordenación por tipos documentales, es decir dando el
nombre genérico primero, luego procediéndose a deta-
llar las diferencias. Ejemplo: tenemos una serie de expe-
dientes por reclamos para el pago de viáticos, al abre-
viar será “recpagvia”, pero en la serie tenemos una can-
tidad de personas que hacen estos reclamos, lo cual nos
obligaría a buscar expediente por expediente hasta en-
contrar el que buscamos.
En estos casos es necesario citar a las personas, así ten-
dremos series: “recpagvia”: Julián Arriola, Esteban Arce,
etc. De manera que podemos ubicarlo por el nombre con
más facilidad.
La segunda forma es agrupar los documentos por ti-
pos documentales sin necesidad de alterar su orden físi-
co y ésta es una de las facilidades que nos brindan los
ordenadores. Más claramente: los expedientes se encuen-
tran debidamente clasificados, ordenados y ubicados en
el archivo, pero se requiere información de algunos ti-
pos documentales que están en los expedientes en su
generalidad. Se puede programar al ordenador de ma-
nera que éste nos indique en qué expediente se encuen-

224
tran estos tipos documentales sin necesidad de desorde-
nar físicamente estas unidades documentales.
Siguiendo con el mismo ejemplo anterior: “recpagvia”
contiene en sus expedientes una resolución que aprue-
ba o rechaza el reclamo. Los que se aprueban tienen in-
cluidos un comprobante de pago, y se quiere verificar
cuáles son y a cuánto asciende la suma; el archivero que
tiene previsto este tipo de dato habrá preparado una for-
ma de información de manera que nos arroje los resul-
tados por tipo documental.
Listados. De acuerdo a nuestras necesidades y siem-
pre que la información se haya provisto bien analizada,
los ordenadores nos dan la ventaja de poder efectuar lis-
tados en el menor tiempo posible. En los listados es con-
veniente tener en cuenta que el usuario nos preguntará
en su generalidad: por la procedencia del documento, por
la gestión o por la fecha, por la nominación de la serie o
por la numeración si los documentos son numerados.
El archivero tendría que efectuar cuatro listados que
si lo hace a máquina las cuatro veces le tomará un tiem-
po incalculable. Para ello resulta mejor tener un solo lis-
tado especificando precisamente estos factores, es de-
cir, que contenga la siguiente información:
Número: sea del expediente o del documento.
Nombre de la serie: que conforma por la generali-
dad de los asuntos y tipos documentales.
Ubicación: que se le dio al archivo.
Año: fechas topes, de acuerdo con las necesidades de
la institución o del usuario.
Procedencia: indicando el origen del documento.
Este listado puede efectuarse en cuatro formas: po-
demos incluso añadir un encolumnado para las observa-
ciones donde el archivero puede colocar datos de utili-
dad: si los documentos son originales o copias, si tienen

225
antecedentes o bien la numeración que le corresponda
a los tipos documentales.
De esta forma, se puede programar al ordenador para
que efectúe el listado por numeración lo que efectuará
en forma correlativa; por serie lo que realizará por or-
den alfabético; por gestión que hará en orden cronológico;
y por procedencia lo que efectuará por orden alfabético
y por origen de la documentación.
Selección. Cuando se tiene el archivo ordenado por
tipos documentales, la selección resulta facilitada, pues-
to que la serie determinada estará regida por el tiempo
de vida que se le haya otorgado legalmente. Si se trata
de expedientes, los ordenadores pueden brindarnos tam-
bién este servicio. Para ello es necesario tener una ta-
bla de selección, es decir un instrumento legalizado que
nos permita determinar exactamente el tiempo de vida
del documento, que se alimentará a la memoria del or-
denador, de manera que el ordenador, en la medida que
imprime los auxiliares descriptivos pueden también
asentar en una columna el tiempo de vida que tiene cada
documento.

ALGUNAS REFLEXIONES SOBRE LOS ORDENADORES

Y LOS ARCHIVOS DEL FUTURO

A mediados de 1994 se desencadenó una batalla si-

lenciosa, cuyas armas modernas son adquisiciones, fu-
siones, alianzas y toma de posiciones estratégicas en el
mercado. Las innovaciones tecnológicas están revolucio-
nando las telecomunicaciones, generando un mercado
sin precedentes históricos. Ahora se trata de la compren-
sión digital de señales, de la fibra óptica, de la autopis-
ta de la información, cuya realidad más cercana es la In-

226
ternet, concebida hace 30 años por el Pentágono con el
fin de salvar a los EE.UU. del aislamiento de sus comuni-
caciones, ante la amenaza de un ataque nuclear; lo cual le
permitiría defenderse de las agresiones en forma auto-
mática.
La autopista de la información, supercarretera elec-
trónica, red de redes, etc., es posible gracias a la fibra
óptica, a los satélites, a las comunicaciones en serie; la
construcción de estas autopistas, permiten transmitir
voces, imágenes, sonidos y datos. En Europa se trabaja
en el mismo sentido. En la cumbre de Nápoles se con-
cretaron acuerdos que garantizan una evolución de las
comunicaciones, cuyo parangón se verificó en el siglo XIX
con el desarrollo de los ferrocarriles.
Los cables de fibra óptica son los portadores de esta
revolución, y los más beneficiados son las compañías de
televisión por cable, de telefonía y de electricidad.
El primer cable telefónico de fibra óptica entró en ope-
ración el 14 de diciembre de 1988 a través del Atlántico.
Esta innovación tecnológica permite la transmisión si-
multánea de 40.000 llamadas, algo que los satélites exis-
tentes no pueden cubrir.
Bien, consideremos el nivel de desarrollo de la ar-
chivística, en un contexto interactivo. “La interactividad
representa la extensión electrónica del sentido del tac-
to. Todas las tecnologías electrónicas, de hecho, requie-
ren una aplicación física, del cuerpo, que va más allá de
la mental” teoriza Derrick de Kerckhove, alumno de
McLuhan en la Universidad de Toronto.
Son los nuevos parámetros de la economía, construi-
da sobre los ordenadores y la televisión por cable. Estas
nuevas tecnologías de uso cotidiano, dan la posibilidad
de encontrar disponible la información de los archivos

227
en cualquier lugar del mundo. La información es ubicua
universalmente y merced al ordenador y al teléfono.
Bill Gates, mentor de Microsoft, anunció en marzo
de 1994, el proyecto del lanzamiento de 840 minisatéli-
tes, que crearán una red espacial de transmisión, por
donde circularán voces, datos e imágenes, lo que posibi-
litará a los archivos enviar los facsímiles documentales
prácticamente a cualquier lugar del mundo. Será una al-
ternativa de los países subdesarrollados para acceder a
las autopistas de la información, ya que no necesitarán
del tendido de cables de fibra óptica.
Esta es una consideración que ha de alterar el desa-
rrollo de los archivos, lo cual nos obligará prácticamen-
te, a una normalización de los auxiliares investigativos
o descriptivos, beneficiando su universalidad.
Si... había una vez, primero fue el fuego, luego vino
la rueda, y al final quedó la Internet.

INTERNET
Internet es básicamente una red de datos que se trans-
miten a través de las líneas telefónicas. Para acceder a
ella es necesario un ordenador, un teléfono y un módem.
Viajar por la información contenida en la red es gratui-
to, sólo hay que pagar el costo de la comunicación, ya que
fue concebida bajo el paradigma anticomercial.
En la red puede encontrarse información de toda cla-
se, de música, literatura, ecología y las últimas noveda-
des de la realidad virtual.

228
 INFORMACIÓN

El principal objetivo de un archivo es la información;

para brindar una información eficiente es que ha efec-
tuado todo un proceso documental desde su creación;
cuando no interviene en la génesis documental, persi-
gue al documento paso a paso, pacientemente, lo clasifi-
ca, lo ordena, lo describe y selecciona hasta llegar un mo-
mento en que tiene toda la documentación depurada,
arreglada convenientemente para que el investigador y
el usuario, puedan absorber la información encerrada
en los documentos.
El estudio teórico de la información es muy reciente,
podríamos decir que surge después de la Segunda Gue-
rra Mundial. Existen dos puntos de vista para estudiar
a la información: como fenómeno y como proceso.
A la información como fenómeno se la considera
como producida por agentes externos al hombre, que in-
fluye sobre su consciente, modifica su conducta, moti-
vándolo a tomar actitudes.
La información como proceso, es una consecuen-
cia de la documentación que condiciona conscientemen-
te a las actividades del intelecto y repercute en el desa-
rrollo social. La información como proceso corresponde
a la archivística, puesto que es consecuencia de las activi-
dades desarrolladas por el hombre y está sujeta a la vo-
luntad humana en su creación, organizada y suministra-
da según las necesidades del consultante.
Existe en la actualidad un sinnúmero de actividades
en la información, conformando teorías tendientes a esta-
bilizarla como ciencia o como disciplina. Al respecto, exis-
ten problemas de terminología, como en todas las cien-
cias y disciplinas en formación.
La escuela rusa utiliza el término informatika, cuan-
do se refiere a la información, propiamente a lo que nos
referimos en los primeros capítulos como el binomio do-
cumentación-información, pero el término informatika
refiérese esencialmente a la información mecanizada,
como un sinónimo de información científica. El término
informática, con “c”, ha sido apropiado por los que ma-
nejan la información por medios electrónicos y mecáni-
cos, de ahí que a la informática generalmente se la rela-
ciona con la utilidad de los ordenadores o computadoras.
Se propuso también la palabra informología (Leupolt),
que es de difícil aceptación por el predominio de otros
términos no adecuados. Informología sería un sinónimo
de informatología, así el problema de la terminología con-
tinúa.
En la actualidad, y aún en estudio existen proposi-
ciones para dividir el problema de la información, así se
hablaría de:
Informología inorgánica, cuando hace referencia
al soporte que contiene la información como el papel,
cintas perforadas, magnéticas, etc. Tal vez sea necesario
considerarlo con los diplomatistas y paleógrafos que rea-
lizan estudios sobre los soportes en su clasificación de

230
materias duras (piedras, metales, mármol, etc.) y las mate-
rias blandas (papel, papiro, pergamino, etc.) que alguna
experiencia pueden aportar al respecto.
Informología orgánica, cuando hace referencia al
hombre como soporte de información, un campo muy am-
plio y con perspectivas insospechadas.
Informología social, que hace referencia a las la-
bores de investigación sobre los sistemas de clasifica-
ción, sistemas descriptivos.
Informología especializada que hace referencia a
instituciones de cierta especialización como las bibliote-
cas, los centros de documentación.
Informología documentográfica, que se refiere a
los procesos de clasificación, análisis, técnicas descrip-
tivas, propiamente a las acciones y actividades realiza-
das por el archivo. Documentografía es un término que
intenta acercarse a bibliografía.
Informatología documentalística, que hace refe-
rencia a los procesos de comunicación, equiparable a la
comunicación masiva.
Informatología técnica, cuando hace referencia a
los medios mecánicos y electrónicos para el uso de la in-
formación, propiamente sería lo que denominamos inge-
niería de la documentación.
En la actualidad se considera a la información como
un bien de consumo, es decir, es susceptible de ser co-
mercializado y de ser estudiado desde un punto de vista
socioeconómico. Al ser estudiado desde este punto de
vista, aflora el término costo de la información. Lamen-
tablemente la mayoría de los gobiernos de América La-
tina no han tomado plena conciencia sobre este proble-
ma, además de que se requieren inversiones de gran es-
cala para una adecuada ordenación de sus archivos; és-
tos crecen día a día, el desorden es mayor en la medida

231
que crecen y las necesidades de información aumentan
en la misma proporción que crecen los presupuestos ne-
cesarios para corregir estos errores.
La negatividad de la mayoría de los archivos ha sido
que la información fue preparada con un fin prefijado:
servir a la historia únicamente.
Actualmente este concepto está paulatinamente des-
echándose. Evidentemente, los ministerios de gobierno,
de relaciones exteriores pueden producir documenta-
ción histórica, no expresamente con el fin de hacer histo-
ria; pero no sucede lo mismo con los ministerios de eco-
nomía, de industria y comercio y de agricultura, lo más
probable es que existan documentos que permitan la in-
vestigación especializada en estos rubros, toda inversión
se justificaría desde ese punto de vista.
La mayoría de los trabajos de archivología que tuvi-
mos oportunidad de leer, se ocupan esencialmente de la
clasificación y ordenación, o de la descripción documen-
taria, pero lamentablemente la información no ha sido
enfocada sino en términos generales, es decir se toma al
archivo como servicio de y para la institución que lo ge-
neró, y posteriormente, para un servicio a la comunidad
a través de los archivos históricos. Estos dos aspectos
son esenciales en el archivo, pero ello no quiere decir
que sólo sirven para estos objetivos.
El problema es que en la mayoría de los casos, por el
preconcepto que se tiene del archivo, trabaja personal de
alguna manera relacionado con la historia o las investiga-
ciones históricas, de ahí surge la idea de que el archivo
sirve únicamente a la historia. También es de considerar
que la selección documental ha sido elaborada con esas
concepciones, es decir se desecha todo aquello que no sir-
va para la historia, lo cual es un error lamentable.

232
 La información es una clave esencial en el manejo do-
cumental, encerrando una gama de factores de bien co-
mún. Esencialmente desde el punto de vista del archi-
vo, la información puede servirnos:
1. Para el servicio a la entidad creadora.
2. Para el servicio a la sociedad histórica.
3. Para adquirir el conocimiento necesario en la evo-
lución social.
4. Como testimonio de la cultura de los pueblos.
5. Como condicionante del comportamiento tanto in-
dividual como del medio social afectado.
6. Como un bien de consumo que con el desarrollo
de los pueblos se hace cada vez más necesario.
7. Como poder: económico, político y social.
En la actualidad, el desarrollo de sistemas para ob-
tención recuperación de información tiene un desarro-
llo inconmensurable, lo que nos ha permitido decir en
otros capítulos que ingresamos a una época cuya corrien-
te del pensamiento se denominaría informacionismo, por
la enorme influencia que adquiere esta rama del conoci-
miento.
Cuando hablamos de las ciencias de la documenta-
ción y de la archivología en particular, mencionamos que
el principal objetivo es brindar un servicio de informa-
ción. Pero dentro del contexto social, la información no
es un fin, mucho menos un principio, es un medio para
el logro de otros fines, como el auxilio de la administra-
ción y el obtener el conocimiento en ciencias como la his-
toria. Podemos afirmar sin duda alguna, que la informa-
ción tiene el poder de transformación de las actividades,
acciones y quehacer humanos. Consideramos entonces a
la información en sus dos aspectos:
Información como fenómeno y como proceso. Es-
tos aspectos los hemos observado en los objetivos del ar-

233
chivo. La información ha logrado un desarrollo conside-
rable en los últimos cuarenta años, en los últimos veinte
se ha diversificado hasta lograr un estudio variado, de
lo que obtendríamos:
1. Proceso de información.
2. Necesidad de información.
3. Fuentes de información.
4. Trabajos y problemas de información.
5. Estudios sobre la información.
6. Efectos sociales producidos por la información.
7. Centros de información.
8. Sistemas y profesionales de la información.
Se habla entonces de informología como una discipli-
na o ciencia de la información, este vocablo reemplaza
al de informática, introducido por los rusos, por la sim-
ple razón de que informática se ha convertido en un si-
nónimo de información por ordenadores o computadoras.
Silveira Saragoça establece diferencias entre semánti-
ca y soporte de la información. Si bien la semántica estu-
dia ampliamente los significados de la palabra según el
contexto en que se encuentre, en el caso de la informa-
ción Saragoça define a la semántica como el efecto síquico
de la información sobre el individuo o el medio social.
Se habla entonces de:
Informaciones equivalentes: aquella información
que tiene una misma semántica y distinto soporte.
Informaciones distintas: son las informaciones que
tienen distintas semánticas y distintos soportes.
Informaciones unívocas: cuando existe una corres-
pondencia entre la semántica y el soporte, como en el
caso de los libros y los periódicos. Los documentos de ar-
chivos tendrían mucho de “unívocos”.

234
 Informaciones vecinas: que son distintas formas
de información que producen un efecto semejante (ser-
vicio meteorológico).
Se habla también de información orgánica e inorgáni-
ca, orgánica como los procesos intelectuales o mentales
que se realizan a través de investigaciones como los sis-
temas de clasificación, lenguajes para ordenadores, etc.
y la información inorgánica que estudia los soportes, como
el papel, bandas cinética, magnéticas, etc.
Otro aspecto que se estudia en la actualidad es la va-
riedad de efectos que reproduce la información, así te-
nemos:
1. como elemento de desarrollo de nuestra propia
existencia,
2. como medio para adquirir conocimientos,
3. como medio para la evolución de la humanidad,
4. como medio cultural,
5. como condicionante de la conducta humana,
6. como bien de servicio y consumo,
7. como fuente de bienestar.
La teoría de la información toma forma como resul-
tado de un número de trabajos relativos a la transmisión
de la información, básicamente se sustenta en:
a) Estudio de la información propiamente dicha.
b) Las propiedades de los canales de transmisión.
c) Relación entre la información y el canal de trans-
misión.

LA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN

Existen en la actualidad dos corrientes sobre el tema,

una denominada ciencias de la información, en plural, y

235
otra como ciencia de la información que, a nuestro pare-
cer, es lo más correcto.
La corriente que denomina a esta ciencia como plu-
ral, en la mayoría de los casos, emplea materia de estu-
dio propia de las ciencias de la documentación. A la cien-
cia de la información, la denominamos en singular para
no crear confusiones, sería más que todo un componente
de las ciencias de la documentación, por los mismos prin-
cipios de unificación, empleados y demostrados en an-
teriores capítulos. De la misma forma, las definiciones
sobre el tema son considerables. Enumeramos algunas:
Ciencia que investiga las propiedades y el compor-
tamiento de la información, las fuerzas que gobiernan su
flujo y los medios para procesarla para su acceso y uso
óptimo. Taylor, 1966.
Es una ciencia interdisciplinaria que investiga las
propiedades y el comportamiento de la información, las
fuerzas que gobiernan el flujo y el uso de la información
así como las técnicas, tanto manuales como mecánicas, del
procesamiento de la información para un óptimo al-
macenamiento, recuperación y diseminación. H. Borko,
1968.
El estudio de procesos evolutivos de información en
cualquier sistema de información que pueden ocurrir.
Hayes y Becker, 1970.
Es una rama de la investigación que toma su subs-
tancia, sus métodos y sus técnicas, de diversas discipli-
nas, para llegar a la comprensión de las propiedades,
comportamiento y circulación de la información. Trois-
monts, 1975.
Por los contenidos de las definiciones dadas, pode-
mos apreciar que existen enormes similitudes con las
ciencias de la documentación: “La definición de la cien-
cia de la información ha sido aceptada ampliamente, pero

236
con muchas reservas. Farradane (1970) hace notar que,
en Europa, la ciencia de la información tiende a identi-
ficarse con la documentación y, en Inglaterra en particu-
lar, con la bibliotecología especializada. Briquet de Lemos
(1972) dijo que cuando hablamos en América Latina so-
bre la ciencia de la información, estamos pensando pro-
bablemente en algo que nada tiene que ver con Artandi,
Farradane, Foskett, Goffman y Klemner”.97

97
GARZA MERCADO, Ario: «Las ciencias de la Información en la Escuela de Bi-
bliotecología». En Bibliotecas y Archivos. Órganos de la Escuela Nacional
de Biblioteconomía y Archivoeconomía, N° 4, México, 1973, pág. 99.

237
 LA PLANIFICACIÓN EN LOS ARCHIVOS

Un aspecto que cobra importancia en las tareas ar-

chivísticas, es la planificación de los archivos, no sólo a
nivel nacional como lo propone Delmas, ni sólo como esta-
mentos de información como lo propone Grolier, sino en
cada unidad dependiente de la entidad productora, la
planificación de los archivos modernos se hace necesa-
ria. Para lograr una buena planificación, debemos pri-
mero lograr una investigación operativa, como método
de observación que estudia los hechos desde el punto de
vista del análisis deductivo de las relaciones del archivo
con la institución a la cual pertenece.
Esta investigación nos permite establecer el empleo
adecuado del conjunto de medios con la finalidad de lo-
grar un determinado objetivo. Los objetivos básicos se-
rán entonces: planificar, programar y controlar. Consi-
derando que éstas son actividades de carácter gerencial;
por el nivel de toma de decisiones.
Consideremos entonces a la planificación como el con-
junto de actividades y/o procesos, relacionadas entre sí,
para las cuales se requiere un cierto número de recur-
sos, los cuales se emplean en un tiempo de ejecución de-
terminado. Los recursos económicos se justifican al lo-
grar un nuevo bien o servicio que ocasionará beneficios
y, opcionalmente, su ausencia pude ocasionar pérdida o
ineficacia.
La planificación se considera como el método gene-
ral que crea objetivos propuestos mediante estudio, pro-
yecto, ejecución etc., facilitando la programación y per-
mitiendo a su vez el control.
Son algunos componentes de la planificación:
Los proyectos: realizaciones concretas en el espacio
y en el tiempo. Conjunto de procesos de fines diversos
,
relacionados entre sí que deben llevarse a cabo para al-
canzar un objetivo final establecido por una decisión in-
dependiente. Es posible descomponerlos en subproyec-
tos, como parte funcional de un proyecto con cuya eje-
cución se cumple un objetivo parcial del mismo.
Los procesos: como entidad básica de finalidad es-
pecifica de un proyecto que involucra un trabajo, provi-
sión o servicio del mismo y se define en general por el
tiempo necesario para ejecutarlo con los recursos dispo-
nibles en los costos previstos.
La actividad: como proceso de duración determina-
da, con comienzo y terminación definida.
La tarea: como actividad de ubicación determinada
dentro de un proyecto que define su responsabilidad de
ejecución.
La planificación presenta en sus primeras fases el
cuestionamiento del qué debe hacerse y en qué orden,
mientras que la programación plantea el cuándo debe
hacerse.
Si existen muchos factores intervinientes en una pla-
nificación, se pierde interrelación de actividades, per-

239
diéndose el orden de importancia o prioridades, tampo-
co hay claridad de los objetivos de cada etapa.
Se proyecta el listado de actividades y tareas que im-
plican en cada proyecto, lo que permite el ordenamien-
to de las tareas, preferentemente simultáneas, luego se
consideran la cantidades, rendimientos, número de equi-
pos y de horas que se trabajan por día, para determinar
la duración total. Es preferible tener un número limita-
do de tareas, lo contrario, pierde interrelación.
Posteriormente se inicia el proyecto, determinado en
los tiempos en que se hará. Las tareas, consumen tiempo
y representan:
1) Acción.
2) Trabajo.
3) Operación.
4) Espera de entrega.
En el desarrollo de cada proyecto se toma en cuenta
la secuencia lógica de tareas, es decir, que una tarea debe
estar concluida para iniciar otra:

PROGRAMACIÓN DE LOS TRABAJOS

En toda planificación existen bien definidas las eta-

pas de programación, respondiendo a qué debe hacer, en
qué orden y cuándo debe hacerse. Es decir, se establece
la secuencia operativa.
Para realizar la planificación es necesario un gran
conocimiento de las actividades que componen la tarea
a planificar. En los archivos las tareas son organizadas
por rubros, constituidos por ítems, y cada uno de éstos a
su vez integrados por actividades. Las etapas de la pla-
nificación se trabaja a nivel de ítems o rubros según el
análisis que se persiga.

240
 El programa establece una predicción del tiempo ne-
cesario para alcanzar los objetivos previstos en el plan.
Permite después controlar el progreso y medir la mar-
cha de todo el plan y de cada sector.
Es necesario:
1. Controlar con un cuadro de información eficaz to-
das las tareas a realizar para alcanzar los objeti-
vos propuestos en el plazo.
2. Determinar las operaciones del proyecto que mar-
can su duración y el tiempo mínimo necesario para
llegar al objetivo final con los medios previstos en
la planificación.
3. Mantener la información sobre anomalías y retra-
sos, indicando las partes donde se produce y don-
de actuar para corregir fallas.
4. Realizar una previsión acertada en los recursos de
cada fase del trabajo.
5. Vigilar los sectores débiles que más afectan el plan
de ejecución.
6. Determinar las actividades críticas que pueden
atrasar el proyecto.
7. Determinar la situación actual de un proyecto y
señalar los problemas fundamentales; es necesa-
rio descomponer esta situación, en el proceso ais-
lado que lo integra, a saber:
1. Los relativos al proyecto y la planificación.
2. Los de suministro de materiales.
3. Plazo de entrega.
4. Trámites administrativos.
5. Proceso de trabajo en obra.
6. Tiempo de espera condicionado al empleado.
7. Otros intervalos, como por ejemplo contratis-
tas.

241
 La planificación nos será útil desde el punto de vista
archivístico por cuanto:
– Determina tiempo de duración de la puesta en ser-
vicio.
– Proyecta secuencialmente la ejecución de las tareas
detectando sus interrelaciones.
– Programa la ejecución de trabajo por método, de-
terminando las tareas críticas y no críticas.
– Decide sobre métodos de utilización, medios y re-
cursos, racional y económicamente.
– Controla la ejecución de los trabajos a través de dia-
gramas de fácil interpretación.

242
 CLASIFICACIÓN DEL ARCHIVO

Si bien, existe una diversidad de opiniones sobre este

tema, para lograr una clasificación adecuada nos atene-
mos a la clasificación efectuada en archivología y en base
a su definición, tendremos entonces:
POR SU FASE CONTINENTE: recordamos que en
esta fase estudiamos la infraestructura que alberga a los
documentos. De acuerdo con este concepto tendremos
archivos administrativos, intermedios e históricos.
Archivos administrativos. Considerados esencial-
mente aquellos archivos que se encuentran física y fun-
cionalmente en la entidad productora de documentos,
son parte orgánica de las instituciones que los crearon y
sirven directamente a esas instituciones y al público re-
lacionado o que hace uso de los servicios de estas enti-
dades.
Generalmente estos archivos se encuentran en diver-
sos locales, de acuerdo a las necesidades de cada orga-
nismo, se los denomina archivos eventuales, prearchivos,
archivos descentralizados, etc., permanecen mientras
prestan los servicios a los cuales han sido conformados
o las utilidades por los que fueron creados.
Posteriormente, sea por una reglamentación o con-
suetudinario, los documentos se trasladan a los archivos
denominados centrales generales, pero siempre bajo la
tutela y dependencia de la entidad productora.
A los archivos administrativos podemos clasificarlos
en distintas fases:
Archivos administrativos eventuales. Son aqué-
llos que se forman al reunirse los documentos en áreas
administrativas donde se desempeñan actividades rela-
cionadas con sus actuaciones.
Archivos administrativos centrales. Son aquéllos
que se forman por la reunión de documentos en áreas
donde se centralizan los archivos eventuales y que per-
manecen por necesidades de las entidades productoras.
Archivos intermedios. Son denominados también
depósitos, archivos semimuertos, semiactivos, archivos
provisionales, pre-archivage para los franceses, limbo
para los ingleses, record-center para los norteamericanos,
inclusive irónicamente se los denomina purgatorios.
Los archivos intermedios reúnen en sus depósitos
todos los documentos administrativos, brindando servi-
cio tanto de almacenaje como de información que resulta
esporádica en estos casos.
Es en estos archivos cuando se decantan los valores
documentales, produciéndose la simbiosis administra-
ción-ciencia. Los documentos analizados y expurgados,
salen del archivo intermedio al histórico. Los archivos
intermedios tienen algunas ventajas que destacar:
1.- Permiten una relación adecuada y profesional en-
tre los archiveros y los profesionales.
2.- Despejan en las entidades productoras, de docu-
mentos que han concluido su etapa de trámite y

244
 cumplido sus objetivos por los cuales han sido crea-
dos, el archivo intermedio tiene como función
principal: “Reunir, conservar, ordenar y describir
la archivalía proveniente de los ministerios y de-
pendencias del Poder Ejecutivo, descentralizadas
o no, que cuentan con una antigüedad de 15 a 30
años y que hayan resuelto trasladarle por ser mate-
rial de consulta infrecuente”.98
3.- Sirven como coordinador del traslado y transfe-
rencias de los documentos.
4.- Preservan documentos de valor temporal, logran-
do de esta forma una solución económica para los
archivos circunferentes.
5.- Organizan mejor la clasificación, preservándola
en su integridad, de acuerdo a las distintas pro-
cedencias.
6.- Decantan y seleccionan los documentos de acuer-
do a criterios modernos.
Archivos históricos. En anteriores capítulos hemos
estudiado que el hombre es esencialmente histórico, pero
la historia no funciona sin documentos que acrediten los
acontecimientos del pasado, los archivos históricos re-
únen los testimonios del pasado, que permiten recons-
truir a la historia con la precisión de los hechos en el
tiempo y el espacio.
Es en los archivos históricos donde el archivero lo-
gra la interpretación del estado de la documentación lo-
grando una síntesis a través de la exposición de las técni-
cas descriptivas, aparte de que tiene los recursos forma-
tivos de la paleografía, la diplomática y la cronología.

98
Decreto N° 2232 (Santa Fe, 7 de agosto de 1982), cap. III, art. 7 del Regla-
mento para el funcionamiento del Archivo General de los Archivos Juris-
diccionales y Sectoriales dependientes del Poder Ejecutivo Provincial.

245
 CLASIFICACIÓN POR SU FASE CONTENIDO:
recordamos que en esta fase estudiamos el contenido do-
cumental de los archivos. Existe en la actualidad una
tendencia a diversificar los archivos por los documentos
contenidos. Vemos algunos:
Archivos audiovisuales. Aquéllos que conservan
documentos en forma gráfica y/o auditiva. La expresión
“audiovisual” utilizada ampliamente en las teorías de la
comunicación, información, documentación y archivolo-
gía, requiere de una definición adecuada y un análisis
previo, a fin de evitar mayores ambigüedades en una cien-
cia en desarrollo como la archivología.
Esta clase documental, “...—las actualidades, como
se las denominó a comienzos del siglo— constituyen do-
cumentos históricos que poseen propiedades únicas en
su género, fue reconocido en fecha tan temprana como
1898. Justamente dos años después de las primeras pre-
sentaciones públicas de la cinematografía en París, Lon-
dres, Berlín y Nueva York, Boleslav Matuzewski, cine-
matógrafo polaco al servicio de Nicolás II de Rusia, publi-
có un Manifiesto en París solicitando el establecimiento
de una red mundial de archivos para adquirir y conser-
var el producto de esta nueva maravilla de la tecnología,
esta nueva fuente de la historia”.99
Es de imaginar, todas las utilidades que pueden pro-
veer estas imágenes en movimiento, correctamente
enunciadas como imágenes en movimiento (sin tomar en
cuenta al soporte) al material cinematográfico que se pro-
duce hasta la década del 30, puesto que son mudas. La
aparición de las películas sonoras, genera un nuevo con-

99
KULA, Sam: La evaluación de imágenes en movimiento de los archivos: un
estudio del RAMP con directrices. Programa General de Información y UNI-
SIST, Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y
la Cultura, París, 1983.

246
cepto, puesto que no se trata sólo de imágenes, sino que
incluye el sonido también.
En 1938 se funda la FIAF, Federación Internacional
de Archivos Film, que interrumpe sus labores durante
la Segunda Guerra Mundial y se restablece en 1946. En
los comienzos de la década del 60, se incorpora un nue-
vo elemento que amplia más el concepto de audiovisuales,
la videocinta, utilizada por la televisión.
“...organismos de carácter académico tales como la
Asociación Internacional para la Utilización de los Me-
dios Audiovisuales en la Investigación y la Enseñanza
en materia de historia, y organizaciones nacionales tales
como la Televisión Archives Advisory Committee (EE.
UU.), la Asociation for study of Canadian Radio and Te-
levision (Canadá) y el British Universities Film Council
(Reino Unido), comenzaron a prestar atención a la ne-
cesidad de conservar la grabación de los programas de
televisión...”100
En 1978 se constituye la FIAT, Federación Interna-
cional de Archivos de Televisión, a iniciativa del Institu-
to National de l’Audiovisuel (París).
En principio, conceptuamos como medio de comuni-
cación, a aquello que se encuentra entre dos extremos,
entre el emisor y el receptor, que sería el soporte en el
cual se transmite el mensaje. Tal como lo enunciamos
en teoría archivológica, dista mucho del concepto del sig-
no, como elemento de un sistema visual de comunica-
ción, compuesto por una representación gráfica, grafis-
mo en términos archivísticos, significante en términos
de comunicación, y un mensaje que lleva en sí mismo, el
significado. De esto obtenemos que toda información se
transmite por medio del lenguaje compuesto por una va-

100
KULA, Sam: Op. cit., pág. 8. Destacado en negritas por el autor.

247
riedad de signos, sean éstos textuales, musicales, imá-
genes, etc., estos conceptos, nos permiten ahondar me-
jor sobre el significado del término “audiovisual” específi-
camente exento de equívocos.
Los medios de comunicación audiovisual son canales
artificiales que sólo pueden vehicular signos icónicos o
acústicos interpretables en su primera instancia. Lo cual
diferencia claramente de lo que quisiéramos denominar
como signos de “imagen y sonido”, considerando que la
imagen es sólo la materialización de un fragmento de la
realidad tridimensional, y el sonido, vibraciones esti-
mulantes del oído.
La posible ambigüedad del término audiovisual, pro-
viene —en sentido genérico—, de que todo simbolismo
empleado por el hombre es de carácter “audiovisual”, la
totalidad de los signos requieren un proceso de estimula-
ción por canales auditivos o visuales.
Audiovisuales son entonces, los lenguajes y conjunto
de significaciones, si tomamos en cuenta la etapa final
de recepción, cuando los canales naturales como la vis-
ta y el oído reciben el estímulo significante y lo transmi-
ten al cerebro, donde se produce su interpretación. En
esta etapa, cuando archivísticamente consideramos al
documento como producto directo, de acuerdo con el con-
cepto de Tanodi, es cuando el archivero asume su res-
ponsabilidad documental.
Para despejar dudas en casos alternativos, si repa-
ramos en los medios de comunicación, aclarando que no
tomamos en cuenta aspectos archivísticos, no todos los
medios resultan básicamente audiovisuales; correspon-
de diferenciar con exactitud.
En la etapa intermedia de transmisión, podemos cla-
sificar y distinguir algunas diferencias entre canales:

248
 1.- Los destinados a mediatizar la palabra en todas
sus formas. La escritura en todas sus claves, simbolismos,
diferencias idiomáticas, y formas de difusión: libro, pren-
sa, etc., es esencialmente vehículo de palabras-concepto.
Corresponde a este aspecto un análisis documental del
tipo textual, común a todos los archivos.
2.- Los canales destinados a vehicular sonidos en toda
su extensión longitudinal y transversal, considerando
frecuencia y amplitud, lenguajes sonoros en toda su ex-
tensión. Corresponde a este aspecto un análisis de los
archivos sonoros o de sonido específicamente.
3.- Los canales que transmiten imágenes fijas o dia-
crónicas, en desarrollo temporal, iconográficos tempo-
rales, que implican representación del movimiento y del
devenir, “imágenes en movimiento” según Sam Kula. Co-
rresponden a este aspecto los denominados archivos de
imagen.
4.- Los destinados a mediatizar estructuras audio-
iconográficas cuya significación no es dada por la mera
suma de signos auditivos y visuales, los de estructura
audiovisual global, no vehiculan sino accidentalmente
palabras-concepto, pero sí conjuntos de signos de forma-
ción conceptual y extraconceptual, el segmento “semán-
tico” o codificable se conserva en estado confuso con el
segmento estético no encifrable. Corresponde específi-
camente a los archivos audiovisuales.
En sentido restringido, la comunicación audiovisual
hace referencia al uso de medios apropiados para el en-
vío de mensajes auditivos y visuales en toda su exten-
sión, de lo visible, partiendo de la palabra escrita, de lo
auditivo, partiendo de la palabra hablada, archivística-
mente hablando. Cuando hacemos referencia al término
audiovisual, estamos considerando los componentes del
documento, soporte e información, si hablamos sólo de

249
sonido o de imagen, nos referimos sólo a la información
y no al soporte, lo que teóricamente es aceptable, pero
en la realidad, imposible.
Completando el párrafo anterior, tales signos o in-
formación deben resultar directamente interpretables.
El surco de un disco, un trozo de cinta magnetofónica,
de película o de vídeo, mientras sólo sean objetos desti-
nados a la fijación y transporte de signos conmutados a
claves mecánicas, eléctricas, etc., no son “medios de co-
municación audiovisual” —sin excluir que son documen-
tos audiovisuales— hasta concluir la etapa de traduc-
ción final a la clave originaria de signos acústicos o vi-
suales, que al entrar en los canales naturales del recep-
tor resultan directamente interpretables.
Se llaman medios de comunicación cuando se convier-
ten en transmisión radial, cinematográfica, televisión,
etc., concordando en una definición que no es esencial
ni material, sino funcional.
Como medios de comunicación, los canales audiovi-
suales confirman lo relativo a su función eminentemen-
te sintáctica en la constitución de los procesos significan-
tes que transportan.
Tomando en cuenta ejemplo del cine como medio pro-
piciador de una sintaxis de imágenes, el hombre emplea
el signo icónico para estructurar lenguajes visuales.
Antes de su descubrimiento las posibilidades de un
discurso visual eran ficticias o reducidas. Como bellos
elementos sueltos, sin argamasa que lograra convertir-
los objetivamente en estructuras con desarrollo tempo-
ral, por faltar el instrumento sintáctico que moviliza el
signo icónico haciéndolo susceptible de construir frases
y discursos enteros.
“Sólo el cine, que es a primera vista un simple medio
mecánico para ensamblar fijar y transportar signos vi-

250
suales actualizó las virtualidades discursivas de toda
imagen.
Pero, como en todos los demás casos, el logro de una
sintaxis específica no era la panacea de lo imposible. Aun
equipado de un orden sintáctico, lo icónico (ahora como
en su dilatado letargo precinematográfico), no logra sig-
nificarlo todo.
La significabilidad de la imagen sólo puede abarcar
al objeto real físico (materia, formas de conducta), sien-
do en ello inferior al signo-palabra, cuyo grado de abs-
tracción es omnisignificante”.101
Consideramos entonces que el discurso visual no es
como en el caso del lenguaje hablado, que conlleva un de-
sarrollo lento y gradual desde las imágenes primitivas
del pasado hasta convertirse en un conjunto de signos de
abstracciones. El discurso visual, de un desarrollo no gra-
dual, sino violento si tomamos en cuenta el breve tiempo
desde su aparición como tal, compuesto por elementos
icónicos, tomados a nivel semántico —no sintáctico—,
mantiene la plurisignificante ambigüedad de lo real. En
este sentido, la imagen es el signo poco objetivo y muy
equívoco de todos, considerando que nos remite a reper-
torios de “significata”, la misma realidad reproducida,
en su estado caótico, de sentido pre-conceptual y pre-ló-
gico.
El signo iconográfico es el responsable directo de que
el receptor produzca un tipo de comprensión básicamen-
te afectiva en primera instancia, posteriormente racio-
nalizable. Este esquema de comprensión es favorecido
por condiciones especiales de recepción en que se ofre-
ce el mensaje iconográfico.

101
PASQUALI, Antonio: Comunicación y cultura de masas. Universidad Central
de Venezuela, Caracas, 1964, pág. 20.

251
 El término “imagen” implica objetiva y estructural-
mente, la presencia de la ausencia, una función animis-
ta que resiste el impacto de su fabricación mecánica. Es
el aspecto subjetivo y funcional de su percepción y com-
prensión, donde se observa la movilización de los ele-
mentos simpatéticos, como participaciones, identifica-
ciones, empatías en general; cuando recibe su consagra-
ción definitiva como lenguaje suprarracional.
“Podrían llamarse ‘lógicos’ o discursivos los medios
de vehiculación de la palabra o de repertorios de signos
de extracción conceptual; ‘alógicos’ o ‘presentativos’ los
medios de vehiculación de lo audiovisual o de reperto-
rios de signos extraconceptuales, tanto en razón de lo
objetivamente transportado (logos en aquéllos, eikóon en
éstos), como en razón de su comprensión por parte del re-
ceptor-interpretante (racional allá, emocional aquí)”.102
De estas breves premisas a sus últimas consecuen-
cias prácticas, se observa qué medios de características
semánticas y sintácticas peculiares están forzosamente
llamados a motivar patterns psicosociológicos de espe-
ciales características. Algo que rara vez se presenta en
los archivos textuales.
Jean Wahl señala la omnipresencia de la imagen en
el horizonte del hombre contemporáneo, utilizando el
término “iconósfera”; conceptualizando un factum cultu-
ral caracterizado por el uso masivo de lenguajes visua-
les, que no se interpreta sólo como uno de tantos eslabo-
nes que dan pautas del progreso técnico de nuestra “ci-
vilización de la imagen” o “cultura de la imagen”, cultu-
ra en estado virtual proyectada en civilización por con-
secuencia de factores sociales determinables con cierta

102
PASQUALI, Antonio: Op. cit, pág. 21.

252
precisión. Esto es así, si aplicamos la clásica distinción
de lo objetivo y lo formal, del contenido y del acto.
“Cohén-Séat ha propuesto hace años un análisis por
separado del ‘hecho fílmico’ (el contenido de la expre-
sión visual), y del ‘hecho cinematográfico’ (el acto de ex-
presar visualmente y su función comunicante). Si el pri-
mero de tales aspectos (referible a la personalidad del
artista creador o, en general, a un tipo de comprensión
de lo real), sólo admite un discurso estético y psicológi-
co, el segundo, por plantearse en el nivel de la intersubje-
tividad y por evidenciar novedosos aspectos en la proble-
mática de la intercomunicación humana, justifica enfo-
ques semánticos, psicológicos, etc., sólo si éstos conver-
gen en una perspectiva sociológico-cultural, que es la
que otorga pleno sentido a fórmulas como ‘hecho cine-
matográfico’ y similares”.103
Finalmente, entre los distintos medios audiovisuales
de comunicación, conceptuamos un criterio eminente-
mente cuantitativo y distributivo que nos permite, des-
de el punto de vista de la archivología, reducirlos esen-
cialmente a la radio, cine y televisión.
Archivos cartográficos. Documentos separados y
conservados en forma habitual, conteniendo información
gráfica, fotográfica, fotogramétrica, mapas cartas, pla-
nos, incluyendo documentos textuales anexos.
Archivos impresos. Aplicado a aquéllos que conser-
van material impreso inclusive por ordenadores.
Archivos legibles a máquina. Sector especializado
que contiene información codificada, grabada en sopor-
tes magnéticos, cintas tarjetas perforadas, o todos los
documentos producidos en el transcurso de un proceso
electrónico.

103
PASQUALI, Antonio: Op. cit., pág. 21.

253
 En esta clasificación pueden incluirse cuantos archi-
vos pueden crearse de acuerdo con la clase de documen-
tos que contienen.
CLASIFICACIÓN GENERAL. Por último tendría-
mos una clasificación general, en la que podemos apre-
ciar algunos aspectos:
De acuerdo con el punto de vista legal tendremos los
archivos privados, públicos, particulares y eclesiásticos.
Archivos públicos: aplicado a aquellos archivos que
legalmente corresponden a entidades jurídicamente de
servicio público, ubicados en niveles de los poderes de go-
bierno. En los archivos públicos que el Dr. Tanodi subdi-
vide en archivos nacionales, correspondientes a una na-
ción, provinciales, para los sistemas de gobierno federa-
les y correspondientes jurisdiccionalmente a una provin-
cia, municipales y de organizaciones autárquicas, autóno-
mas y semiautónomas, para algunos tipos de legislación,
y generalmente correspondientes a entidades en las cua-
les el Estado interviene con capitales y acciones.
Son archivos públicos entonces, todos aquéllos que
se forman en las distintas unidades de la administración
pública. La administración pública presenta una enorme
complejidad de operaciones y de intensidad de trabajo,
y bajo estas actividades surgirán documentos, que una
vez cumplido el fin por el cual fueron creados, se archi-
varán.
En la medida que la administración se desarrolla, au-
menta el número y volumen de archivo, encerrando do-
cumentos valiosos con contenidos de interés en especial:
sociales, históricos y financieros económicos. En toda for-
ma estructural de la administración pública, correcta-
mente llevada, existen unidades y dotaciones especiali-
zadas para las tareas del archivo.

254
 Lamentablemente la funciones que se les asignan a
los archivos en los manuales de organización, reflejan
un desconocimiento completo de las actividades del ar-
chivo, hacen mención a:
• Fiscalizar y mantener el archivo,
• Dirigir el funcionamiento del archivo,
• Ejecutar el servicio del archivo,
• Atender el archivo,
• Efectuar el archivo,
• Supervisar el archivo,
• Llevar el archivo.
Este lenguaje debilita aún más la importancia del que-
hacer archivístico de las entidades públicas, donde aún
se tiene el concepto antiguo de que el archivo es un re-
positorio pasivo donde se acumula la documentación.
Se desestima generalmente que con el transcurso de
los años los documentos aumentan su volumen conside-
rablemente, y a la falta de recursos para su conserva-
ción se efectúan expurgos indiscriminados, perdiéndose
documentación como información valiosa tanto para la
administración como para los investigadores de las ra-
mas sociales.
Los servicios del microfilme han demostrado que son
ineficaces para cubrir estas deficiencias, excepcional-
mente algún archivo requeriría de estos servicios, pero
en su generalidad no responden a los requerimientos por
el alto costo que significa al gasto público, resulta más
económico comprar nuevas estanterías y conservar la
documentación que adquirir el servicio del microfilme.
Estas técnicas de microfilmado se prestan mejor para
los archivos históricos puesto que el servicio de infor-
mación puede recuperar parte de las inversiones efec-
tuadas.

255
 Lo importante de los archivos públicos, es compren-
der que tomamos el sentido público en cuanto a la enti-
dad organizadora, no en cuanto a la atención que se pu-
diera brindar al público. Los archivos públicos, son los
más importantes, puesto que aparte de ser los mejor con-
servados, son los que reflejan mejor la realidad de cada
país, recuérdese que indicamos que estos archivos son
el índice de desarrollo de cada país.
Archivos privados y particulares. Aplicado a aque-
llos archivos que legalmente corresponden a entidades
jurídicamente privadas. Se conoce y se habla muy poco
sobre estos archivos dado el carácter reservado que tie-
nen; la iniciativa del desarrollo de la archivología nace
en las necesidades que se presentan en el sector públi-
co, el interés de los archivos privados y particulares se
manifiesta recién en los últimos tiempos, pero siempre
con la reserva característica de éstos.
Es necesario destacar la enorme importancia que tie-
nen los archivos privados inclusive para la historia de
un país, para ello es necesario hacer comprender que la
conservación de estos archivos es indispensable; es en
estos archivos donde se abren insospechados campos en
el estudio, tanto de la economía como en la historia eco-
nómica, al análisis y la teoría económica, abarcan una
gama de experiencias que pueden ayudar en mucho a las
futuras generaciones.
Los países del Este europeo crearon archivos centra-
les económicos que no sólo reciben documentación oficial
sino también de empresas privadas progresivamente na-
cionalizadas; la legislación ha reglamentado la conserva-
ción y la remesa de archivos de empresas, tratándola como
a los archivos públicos.
Pero la concentración de archivos trae aparejados
problemas desde el punto de vista del volumen documen-

256
tal y en algunos países, como Hungría y la República De-
mocrática Alemana, se obliga a las empresas a conservar
sus propios archivos bajo la inspección de los funciona-
rios de los archivos públicos.
En muy poca escala tenemos los archivos particula-
res, que son con mayor propiedad denominados colec-
ción de documentos, que han pertenecido a personas físi-
cas o familias, si bien se ha dado el requisito de que se
hayan destacado social o históricamente.
Estas colecciones, por su contenido, ofrecen intere-
santes temas a los investigadores, lamentablemente son
pocas las donaciones que se efectúan de este tipo, dis-
persándose muchas veces la documentación entre los he-
rederos, quedando sólo piezas particulares que conser-
van las familias como una reliquia.
Los archivos económicos son los propiamente deno-
minados archivos privados; en los países europeos, se
opta por este nombre por ser que el contenido mismo de
los archivos es de mayor interés para la historia econó-
mica. Están más expuestos a las pérdidas, exponemos
dos razones simples:
A una empresa privada no le preocupa la cultura, no
está incluida en sus fines, además que puede haber in-
formación comprometedora desde el punto de vista del
fisco y legal.
Por otra parte, podemos considerar desde el punto
de vista de la perdurabilidad de la institución, que se limi-
ta a dos o tres generaciones. No tienen la continuidad y
perdurabilidad que tienen las instituciones públicas; esa
documentación por una falta de reglamentación o de in-
terés se pierde. Si bien, cabe recalcar que la historia tie-
ne un enorme interés en este tipo de archivos.
Archivos eclesiásticos: aplicados a aquéllos que co-
rresponden a sociedades religiosas, esencialmente cató-

257
licos. La Iglesia es una sociedad civil universal con una
jerarquía de tipo monárquico que encontramos en la ma-
yoría de los países que sostienen el credo católico, si bien
en la mayoría existe libertad de cultos. El interés por esos
archivos proviene de que la Iglesia ha sostenido por mu-
cho tiempo los registros de los matrimonios, bautismos,
nacimientos, defunciones, o bien llevaba un libro statu
animorum, donde tenía registradas a las familias católi-
cas sobre las cuales tenía jurisdicción.
Se ha presentado en algunos oportunidades la posi-
bilidad de que se efectúen microfilmaciones sobre estos
archivos. Un ejemplo lo dieron los mormones, que efec-
tuaron microfilmaciones de aquellos lugares que les per-
mitieron, con la finalidad de sellar la familia, que las
personas supieran de dónde provenían, a fin de salvar el
alma de toda la familia; de ahí la importancia que esta re-
ligión le atribuye a la genealogía, materiales de censos,
listas de personas, etc.
De acuerdo con la organización de la Iglesia católica,
los archivos adquieren denominaciones similares a lo que
sucede con los archivos de gobierno, así tendremos ar-
chivos parroquiales, de diócesis, progresivamente hasta
llegar al Archivo del Vaticano.
El Archivo del Vaticano merece una especial aten-
ción porque fue el que mejor se custodió y organizó. Es el
más importante con fondos valiosos por su información
con aproximadamente 10.000 volúmenes de documentos.
Dentro de su organización, en un octavo lugar se clasi-
fican las colecciones; con este rótulo se señala todo lo
que añade al Archivo del Vaticano.
El grueso de los documentos lo constituyen las biblio-
tecas, documentos del clero, más de 100.000 documentos
en pergamino, que proceden de los monasterios. Sólo del
Vaticano hay alrededor de 670 índices.

258
 De acuerdo con la naturaleza de la información ten-
dremos archivos secretos, cerrados, abiertos.
Archivos secretos: aplicados a aquéllos que contie-
nen documentación de carácter confidencial, secreto o
reservado, generalmente archivos militares, industria-
les y policiales.
Por el aspecto jurisdiccional de los archivos tendre-
mos archivos nacionales, provinciales, municipales, le-
gislativos.
Por el carácter de la entidad productora tendremos
archivos vivos y archivos muertos, activos o inactivos.
Archivos vivos: denominación aplicada a aquellos
archivos cuya entidad productora existe y continúa pro-
duciendo documentación, se los denomina también ar-
chivos activos o archivos abiertos.
Archivos muertos: denominación aplicada a aque-
llos archivos cuya entidad productora dejó de existir y
por consiguiente dejó de producir documentación, v.g.
los archivos de los virreinatos, casas de contratación, etc.,
se los denomina también archivos inactivos o archivos
cerrados.
La clasificación puede prolongarse indefinidamente
en este sentido, de todas formas nos damos una idea de
contenido de esta subdivisión:

259
 FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS

El archivo es auténtico, no puede formarse un archi-

vo fuera de un organismo, no se puede inventar un ar-
chivo, no se puede crear sólo porque sí. Esta autentici-
dad está representada por una serie de fases que van
determinando sus características propias.
En el Manual de Archivología Hispanoamericana, el
Dr. Aurelio Tanodi, determina tres fases en la forma-
ción de los archivos: la fase prearchivística, la fase ad-
ministrativa, y la fase histórica. Resumimos para com-
prender el contenido de esta fases:
Fase primera: denominada también prearchivísti-
ca, el autor del Manual introduce un término: archiva-
lía que estudiaremos con más detenimiento en capítulo
aparte, esta fase comprendería lo que definimos como re-
cepción, reunión de documentos, sean éstos elaborados
en la entidad o recibidos para el cumplimiento de un de-
terminado trámite, esta recepción se realiza en las me-
sas de entradas o alguna oficina destinada a este fin.
Fase segunda: denominada por Tanodi, archivalía
verdadera, se produce cuando los documentos cumplie-
ron su objetivo inmediato, o los fines por los cuales han
sido creados. En esta fase los documentos cumplieron
su trámite. Estos documentos se conservan por un tiem-
po prudencial en los archivos de las entidades produc-
toras, para fines de consulta o posteriores reclamos que
normalmente se presentan, se utilizan también como an-
tecedentes o precedentes, cumplen necesidades admi-
nistrativas. La consulta es esporádica.
Fase tercera: los documentos se transforman en fuen-
tes de consulta para los fines prácticos, científicos y cul-
turales, generalmente se guardan en los archivos histó-
ricos o los correctamente denominados generales.
Sobre estas tres fases estaríamos conformes si no crea-
ra confusión, se habla de formación de los archivos, como
citamos anteriormente, de acuerdo con el Dr. Aurelio Ta-
nodi, posteriormente encontramos el ciclo vital de los
documentos, señalando las fases pre-archivísticas, ad-
ministrativas e históricas, trabajo efectuado por Manuel
Vázquez (Archivística. Curso básico).
El Dr. Gunnar Mendoza también nos habla del ciclo
vital de los documentos, variando las denominaciones
de las fases:
“a) La fase activa, en que el documento se produce y
por su valor de uso posibilita las funciones, acti-
vidades y trámites de los individuos y de las enti-
dades públicas y privadas que lo produjeron.
b) La fase inactiva o de transición, en que los docu-
mentos habiendo perdido su valor potencial de in-
formación, son retirados de los trámites actuales
y deben ser evaluados para identificar dicho va-
lor de información.
c) La fase de conservación permanente, en que el do-
cumento, reconocido su valor de información, va
a ser preservado en el archivo permanente, mien-

261
 tras que el documento que ha sido evaluado como
superfluo es desechado bajo control legal”.104

ARCHIVALÍA

En el capítulo anterior hemos mencionado este tér-

mino utilizado por Tanodi en su mentado Manual de Ar-
chivología. “El contenido esencial ineludible, de los ar-
chivos como secciones o instituciones, es la archivalía,
que muchos tratadistas identifican con el archivo. Nos
parece más conveniente, delimitar los dos términos. La
palabra archivalía no ha recibido todavía, su ‘carta de
ciudadanía’ en la lengua castellana, la usan en México
especialmente el Dr. Carrera Stampa, y nos adherimos
por completo a su empleo por su practicidad, claridad y
fuerza expresiva”.105
El vocablo archivalía fue introducido por T. Schell-
emberg en México, en alemán archivaliem es utilizado
como plural, archivale como singular, en holandés ar-
chivalía, en inglés archivalia, como masa de documen-
tos preservada en un archivo.106 De acuerdo con su ori-
gen la archivalía sería entonces los documentos de un
archivo, pero tal afirmación no es tan fácil de compren-
der. Veamos la definición: “Por archivalía entendemos
todo material escrito, gráfico (dibujos, mapas, planos),
multigrafiado, reprógrafos, sonoro, audiovisual (pelícu-
las) proveniente de una entidad, producido o recibido
en función de sus actividades o, en general, relacionado
con su vida administrativa, desde el momento en que cum-
104
MENDOZA, Gunnar: Presencia literaria del domingo 4 de Julio de 1982. La
Paz. Bolivia. Para una declaración de principios de archivística boliviana.
Pág. 2. cc 1/6.
105
TANODI, Aurelio: Manual de Archivología... Op. cit., pág. 15.
106
ÍD., ibídem.

262
plió su función inmediata que originó su creación, y se
conserva con fines administrativos, jurídicos y científi-
cos o culturales”.107
Lógicamente podemos pensar que este término pue-
de facilitarnos algunos aspectos de la archivología, pero
su interpretación depende del punto de vista con que lo
tratemos. Veamos: en la segunda fase de formación de
los archivos presentada por Tanodi, se habla de archiva-
lía verdadera como la documentación que cumple algu-
nos requisitos:
• Que ha cumplido su función inmediata.
• Que ya no sirve para la tramitación completa.
• Que ha pasado al archivo administrativo.
El problema se presenta para denominar a los do-
cumentos de la primera fase; gestación y gestión de los
documentos, archivalía en potencia, como concepto está
muy bien, pero ¿cómo llamamos a esta etapa? Posterior-
mente pasa la documentación a convertirse en fuentes,
sin dejar de ser archivalía.
Por otro lado, Manuel Vázquez, se refiere a la archi-
valía como objeto de la archivología. Aclaremos antes que
aquí habría una superposición de términos, el objeto de
la archivología es el archivo; el objeto del archivo sería
la archivalía. Volviendo al tema, el mencionado autor nos
dice: “Esta palabra con el correr de los años no ha hecho
sino aumentar su necesidad y debe ser adoptada, por dos
razones:
1. Quienes no usan la palabra archivalía han de defi-
nir la palabra archivo como el edificio o institución
y como los documentos que contienen creando un
equivocismo que es pobreza y dificultad el en-
tendimiento de textos.

107
TANODI, Aurelio: Manual de Archivología... Op. cit., pág. 15.

263
 2. Con el auge de la disciplina documentación, la pa-
labra documento, documentación ha dejado de ser
patrimonio de los archiveros y necesitamos hacer
la precisión “documento de archivo y evitar la pala-
bra documentación. Entonces la palabra archivalía
es la justa, la indiscutiblemente archivística”.108
Algunas observaciones: las definiciones del archivo
siempre han de tener los dos conceptos, edificios y do-
cumentos, sean éstos archivalía o no, por lo tanto no pue-
den crear “equivocismo”
Los términos documento y documentación no dejan
de ser patrimonio de los archiveros, porque no han sido
patrimonio completamente, el documento podría ser pa-
trimonio de todas las ciencias y disciplinas que se rela-
cionan con su estudio, como ciencias de la documenta-
ción y de la información.
Pero el principal problema es cuando deja de ser ar-
chivalía en potencia y pasa a ser archivalía verdadera.
Aparentemente la archivalía comienza cuando el docu-
mento ingresa definitivamente en un archivo, sea éste
como sección de la entidad productora, o el archivo in-
termedio. Resultaría más interesante denominar archi-
vería a los documentos del archivo sin discriminar las
etapas, así podemos hablar de la archivería como se ha-
bla del libro para la bibliotecología.
No altera entonces ninguno de nuestros conceptos
sobre el documento, el archivo y la archivología, el he-
cho de adoptar el término archivería.
Por otro lado, se corre el riesgo de disminuir las atri-
buciones del archivo moderno, al hablar de archivería,
en un concepto limitado por las etapas del ciclo vital del

108
VÁZQUEZ, Manuel: «La ordenación en la Metodología Archivística». En Revista
del Archivo General de la Nación. Vol. 8, año VIII, Bs. As., 1979, pág. 17.

264
documento, el archivero puede interpretar que su papel
sólo le corresponde a la archivería, dejando de interve-
nir en su génesis y trámite, lo que en la actualidad sería
un retroceso en sus funciones.

RELACIÓN CON HECHOS Y PRODUCTOS DIRECTOS

Como hemos comprobado en el capítulo sobre la fe-

nomenología documental, un sector de hechos derivan
en documentos, este sector de hechos son propiamente
manifestaciones de personas o grupos sociales en determi-
nados tiempos y espacios, los cuales conforman el conte-
nido específico de los productos como bienes y servicios;
este sector persigue entonces mediante las actividades
y acciones, lograr un bien y/o un servicio, sean éstos de
carácter material, productos elaborados sobre materia
prima; sean éstos de carácter espiritual o culturales, pro-
ductos elaborados sobre el intelecto.
Este sector, necesariamente está acompañado de de-
terminados documentos que respaldan la acción o las ac-
tividades, que no son creados con la intencionalidad his-
tórica.
Aurelio Tanodi nos aclara, “la archivalía es un pro-
ducto relacionado con los hechos; es un producto en pa-
pel y otra materia que garantiza su permanencia, de con-
tenido intrínseco, dado principalmente por medio de la
escritura. En relación a los hechos es un coproducto o
un subproducto”.109
La documentación entonces resulta ser un producto
de apoyo administrativo, lo cual nos permite tener una
idea aproximada de cuáles son los documentos que

109
TANODI, Aurelio: Manual de Archivología... Op. cit., pág. 17.

265
realmente corresponden a un archivo. Así diferenciamos
que los libros son productos en forma de bienes, lo cual
no corresponde a un archivo, lo mismo sucede con las pu-
blicaciones periódicas, ambos corresponden más bien a
las fuentes éditas; los documentos que permiten la elabo-
ración de libros, manuscritos, apuntes, fichas, y los do-
cumentos originales que permiten la elaboración de un
diario, son pertenecientes al archivo porque son copro-
ductos de esas actividades, no así los periódicos. Es conve-
niente aclarar, que muchos archivos, la mayoría en todo
caso, contienen en sus archivos hemerotecas, las heme-
rotecas son propiedad de las bibliotecas. A estos docu-
mentos que se puede encontrar por tradición en un mu-
seo, archivo, biblioteca o centros especializados de in-
formación y documentación, les denominamos, los docu-
mentos multifase, puesto que por una y otra razón, se
los encuentra en cualquier repositorio documental.

DOCUMENTO Y DOCUMENTACIÓN

El documento es la materia prima de todo lo que es-

tudiamos hasta ahora, el objeto de la archivología y la
ciencia de la documentación. Documento en sí es cual-
quier escrito o imagen que bajo una permanencia relativa
puede servir para suministrar o conservar la informa-
ción. Su definición varía de acuerdo con la rama del sa-
ber que lo estudia. Veamos algunos ejemplos:
Se define como documento a “cualquier soporte de
cualquier índole que contiene información de interés para
una determinada materia”.110 Al decir soporte se especi-

110
FID: Federación Internacional de Documentación.

266
fica como papel, cinta magnetofónica, tela, papiro, per-
gamino, etc., cualquier objeto que en su contenido guar-
da un signo determinado como información que debe ser
extraída por quien o quienes se interesen.
Documento privado: el redactado por partes inte-
resadas, con testigos o sin ellos, pero sin intervención
de notario o funcionario público que le dé fe o autoridad.
Documento producido por entidades privadas y particu-
lares.
Documento público: “El otorgado o autorizado, con
las solemnidades requeridas por la ley, por notario, es-
cribano, secretario judicial u otro funcionario público
competente para acreditar algún hecho, la manifestación
de una o varias voluntades y la fecha en que se produ-
cen”.111 Documento producido por entidades públicas o
estatales.
Documentos administrativos: “Los provenientes
de la autoridad administrativa o los autorizados por ella.
Cualquiera relacionado con la administración pública.
El de carácter privado, desde que se incorpora a un expe-
diente o a actuaciones de índole administrativa. El rela-
cionado con la administración, gestión económica y or-
ganización de los asuntos privados. A efectos registra-
les, los que, por reunir autenticidad y proceder de auto-
ridades o funcionarios públicos, tienen acceso al Regis-
tro de la Propiedad, como admisible y eficaz titulación.”112
Documentos judiciales: “Cualquiera de las resolu-
ciones de los jueces o magistrados de las jurisdicciones
contenciosa o voluntaria: sentencias, autos y providen-
cias. Los que forman parte de autos, aun provenientes

111
Gaceta Oficial de Bolivia. Código Civil, publicación oficial. Vigencia desde el
2 de abril de 1976, N° 975, pág. 344.
112
PIAZZALI, Luis F.: Documentos, conceptos, definiciones. Santa Fe, 1977.

267
de una parte y otro interesado que la causa o requerido
por ella. Las comunicaciones a las partes y a terceros, cita-
ciones, emplazamientos, notificaciones, edictos, las diver-
sas formas documentales de relaciones jerárquicas y con
otras jurisdicciones o autoridades; suplicatorios, exhortos,
mandamientos, cartas, órdenes y despachos y oficios di-
versos. A los efectos de los registros de la propiedad, los
que cumplen la función de titularidad que en los actos y
contratos inscriptos o inscribibles se requiere”.113
Podemos apreciar definiciones para el término docu-
mento de acuerdo con la ciencia disciplina o punto de vis-
ta diplomático, histórico y documentalista.114
Documento diplomático: “Un testimonio escrito,
redactado en forma determinada, sobre los hechos o pre-
cedentes de naturaleza jurídica, que tiene por fin darle
fuerza probatoria”.115
El documento diplomático requiere tres aspectos
esenciales:
• Ser producido en una entidad organizada, por con-
siguiente ser producto de una actividad.
• Haber sido realizado, redactado y elaborado con
determinadas fórmulas internas que caracterizan
directamente su contenido y haber cumplido con
formas externas determinadas.
• Tratar sobre un hecho jurídico o negocio.
Documento eurístico: “Escritos, con existencia pro-
pia e independiente, mediante los cuales quedan garanti-
zados los hechos jurídicos, con arreglo a formas determi-
nadas que cambian según la persona, el tiempo, el lugar y
el concepto, de tal manera que estos testimonios escri-

113
PIAZZALI, Luis F.: Op. cit.
114
TANODI, Aurelio: Manual de Archivística... Op. cit., pág. 18.
115
ÍD., ibídem, pág. 19.

268
tos resultan idóneos para el cumplimiento de fines jurí-
dicos”. 116
Para el documento desde el punto de vista documen-
talista, tenemos la definición del FID citada anterior-
mente. Amat Noguera también nos da una definición: “To-
do conocimiento fijado materialmente sobre un soporte,
y susceptible de ser utilizado para consulta, estudio o
trabajo. Un utensilio irreemplazable para transmitir los
conocimientos, las ideas y dar cuenta de los hechos”.117
Para Couture de Troismonts “es toda base material
de conocimiento susceptible de emplearse para la con-
sulta, el estudio o como elemento de prueba. Es simul-
táneamente un soporte, un conocimiento y un testimo-
nio”.118
En concordancia con estas definiciones dadas, com-
prendemos entonces que el documento es la base de par-
tida, no sólo para la archivología, sino para las ciencias
de la documentación. Resumiendo, observamos que to-
das las definiciones de alguna u otra manera contienen
tres elementos:
• Un elemento de carácter probatorio.
• Un elemento tangible: soporte.
• Un elemento informativo.
Estos tres elementos nos dan un concepto aproxima-
do de lo que es el documento, un concepto muy amplio
por cierto. Si observamos un pedazo de tiza, veremos que
éste nos da continuamente información, primero por el
color, la forma nos dará un concepto de trabajo, un con-
cepto de cultura, sus componentes químicos son otro tipo
de información. Los archiveros prefieren delimitar el con-

116
TROISMONTS, R. Couture de: Manual de Técnicas en Documentación. Edito-
rial Marymar, Pardera, 1975, pág. 7
117
VÁZQUEZ, Manuel: Op. cit., pág. 17.
118
TROISMONTS, R. Couture de: Op. cit., pág. 7.

269
cepto, encerrándolos en aquellos documentos produci-
dos por una determinada actividad, lo cual ayuda a limi-
tar los elementos que son propios de un archivo.
En descripción, cuando se estudian los caracteres in-
ternos y externos del documento, esencialmente se con-
sideran dos aspectos diferentes:
• La forma.
• El contenido.
Al hablar de caracteres externos nos referimos en-
tonces a la forma o los datos evidentes, como lo califican
algunos autores.
Al hablar de caracteres internos nos referimos a su
contenido, es decir, los datos latentes.
Estos aspectos son determinantes de la ordenación y
la clasificación en la archivología, así tenemos que los
documentos se ordenarán por su forma y se clasificarán
por su contenido.
Documento auténtico: “Escrito, papel o instrumen-
to autorizado en forma tal que da fe, y haya de ser creí-
do, por estar legalizado por autoridad competente”.119
Los documentos auténticos se clasifican en cuatro
grupos principales:
Documento auténtico pontificio: que son traduci-
dos, interpretados, testimoniados y legalizados por los
obispos de las respectivas diócesis.
Documentos auténticos otorgados en el extran-
jero: que exigen la legalización de acuerdo a convenios
entre países o de acuerdo con el derecho internacional.
Documentos auténticos no redactados en caste-
llano: que deberán ser traducidos por funcionarios au-
torizados.

119
VÁZQUEZ, Manuel: Op. cit., pág. 17.

270
 Documentos auténticos por sí mismos: que no ne-
cesitan requisitos y autentificación ni legislación alguna.
Tenemos también el:
Documento ejecutivo: instrumento, título o pieza
documental que conlleva ejecución que se presenta para
efectividad de la obligación que contenga en su texto.

DEL DOCUMENTO A LA DOCUMENTACIÓN

Archivo U
Biblioteca s
Documento Informa- Museos Centro de u
(enseñar) ción Centros de información a
documentación r
i
o

Al estar Documentación
procesado
Todo soporte específico (Escuela Francesa)
de conocimiento
Como elemento de prueba

Como estudio

Como consulta

Como investigación
Inicial Monografías, apuntes de viaje,
personales
Primario Primera edición
Secundario Ediciones sucesivas
Terciario Reproducción de un elemento no gráfico.
Discusión sobre si es documento o no
Conocimiento Comunicación
Soporte material Cinta, papel, objetos

Cuadro 30: Documento.

El documento se transforma en una herramienta in-

sustituible para transmitir conocimientos, ideas y he-

271
chos. Es “Todo aquello que bajo la forma de relativa per-
manencia puede servir para suministrar o conservar una
información” (Federación Internacional de documenta-
ción).
Para la escuela norteamericana el documento fue todo
papel escrito, pero este concepto se ve obligado a cam-
biar por las nuevas manifestaciones tecnológicas, acep-
tando otras formas de documento, acordes con los nue-
vos soportes magnéticos. Originalmente, si nos atene-
mos a su etimología, documento significa enseñar; pero,
en esta última década, ha evolucionado su significado.
Normalmente cuando se habla de documento, en forma
intrínseca se habla del conocimiento a través de un so-
porte. Paralelamente, cuando se habla de conocimiento,
consideramos un soporte material que puede ser utili-
zado para consulta, estudio, elemento de prueba o inves-
tigación. Estos documentos se encuentran en archivos,
museos, bibliotecas y centros de documentación. Las tres
primeras son pre-documentalistas.120

DOCUMENTO Archivo Estático Espera que el usuario lo

utilice
Biblioteca
Museos
UTILIZACIÓN
Actualizado
PROCESO CENTRO DE Dinámico Procesado de manera
DOCUMEN- diferente mediante proceso
TACIÓN técnico
Calidad más que cantidad

Cuadro 31: Documento y proceso.

Todo documento de archivo sigue una técnica y un

método. La utilización y el proceso son diferentes en las

120
TROISMONTS, R. Couture de: Op. cit., págs. 7-14.

272
cuatro divisiones: archivo, biblioteca, museo y centro de
documentación.
Funciones de un documento. Todo documento cum-
ple las siguientes funciones:
1) Permite la comunicación humana.
2) Es un medio de formación y enseñanza.
3) Puede almacenar los conocimientos humanos, for-
mando una memoria colectiva.

NATURALEZA Y CARACTERÍSTICAS DEL DOCUMENTO

Documentos iniciales: consideran desde las prime-

ras manifestaciones del hombre para fijar un conocimien-
to, como manuscritos, notas de laboratorio, mediciones,
apuntes de viaje, consideradas por la archivología como
las notas grises.
Impresos: considerados básicamente los documentos
de biblioteca. Los formularios constituyen un gran nú-
mero de variantes en este grupo.
Documentos originales o primarios: primeras for-
mas de transposición de los documentos iniciales. Ejem-
plos: primera edición de un libro, grabación magnetofó-
nica directa, etc.
Documentos secundarios: comprenden documen-
tos derivados de los primarios, como índices, bibliogra-
fías de segunda mano, auxiliares descriptivos, etc., son
representaciones condensadas, títulos o series, de do-
cumentos primarios.
Documentos terciarios: reproducidos por un me-
dio mecánico, sin modificación del original. De estos docu-
mentos se ocupa la reprografía; reproducciones facsimila-
res, fotocopias electroestáticas y por otros sistemas si-

273
milares, etc. También se consideran las listas de publi-
caciones secundarias. Creados a partir de materias di-
versas: discos, cintas magnéticas filmadas y otros audio-
visuales, fotografías y reproducciones, objetos, obras de
arte, etc.
Un documento, para ser válido, debe reunir los si-
guientes requisitos:
Original: de primera mano.
Fiable: digno de crédito.
Utilizable: con posibilidad de difusión.
Accesible: de fácil acceso para los utilizadores.
El escrito. “El escrito sirve de memoria a la transmi-
sión impersonal de las nociones, de las ideas, y de los
hechos. Realiza la continuidad de los conocimientos en el
tiempo y en el espacio. Hace el puente entre su creador y
su usuario. Colma el intervalo del tiempo y el espacio”.121
General Reunión de documentos
Documentación
Específica Se aplican técnicas documentales
y específicas

Cuadro 32: Documentación.

ACTIVIDADES PRE-DOCUMENTALES

INSTITUCIONES Archivo
AL SERVICIO DEL
USUARIO, BRINDA
ELEMENTOS FÍSICOS
Biblioteca CIENCIAS DE LA Puede optar de
INFORMACIÓN
acuerdo a lo que
busca
Museo
Documentalistas USUARIOS Consulta, estudio,
administración, es-
parcimiento

Cuadro 33: Actividades pre-documentales.

121
TROISMONTS, R.: Op. cit., pág. 15.

274
 CENTROS DE DOCUMENTACIÓN

Son entidades especializadas que se mantienen ac-

tualizadas mediante redes documentales. Sus caracte-
rísticas son:
1) Especialidad.
2) Actualización.
3) Organización, sobre todo para brindar respuestas
precisas.
Trabajan en forma permanente con los consejos de
investigación científica y tecnológica. Proveen la infor-
mación y procesan la información recibida.

Manual Los centros de documentación

tienen serios problemas derivados
Procesamiento Mecánico
del lenguaje para que la
Automatizado información llegue al usuario

Cuadro 34: Proceso de la información.

ACTIVIDADES DOCUMENTALES
Inventario Consulta
LIBROS Catalogación Esparcimiento
LECTOR
BIBLIOTECA Clasificación Estudio
REVISTAS Encabezamiento de materia Investigación
Inventario Prueba
Guía Estudio
ARCHIVO PAPELES Lista o índice USUARIO Consulta
Catálogo Investigación
Fichas
MUSEO PIEZAS Planillas
Tarjetas

Cuadro 35: Actividades documentales.

Los centros de documentación utilizan los documen-

tos permanentemente realimentados. Eligen, describen,
ordenan y difunden, considerando como elemental la eco-
nomía. Contrarios a los centros de información que

275
utilizan sólo información —datos— los centros de docu-
mentación utilizan documentos, considerando la impor-
tancia del lenguaje.

TÉCNICAS DOCUMENTALES

Selección: la documentación, representa el conjunto

de documentos recogidos para fines determinados. Para lo-
grar estos fines emplea técnicas documentales, tratamien-
to permanente y sistemático de documentos o datos para
la información especializada que requieren los usuarios.
De toda la producción documental se elige lo que interesa
al centro, los documentos cumplen con los requisitos:
Pertinencia: que corresponda o guarde relación con
el tema elegido. Los documentos responden a las nece-
sidades específicas de los usuarios.
Exhaustividad: debe agotarse el tema en lo posible
cuando se proporcionan al usuario documentos que res-
pondan a sus necesidades.
Rapidez: algunos autores prefieren reemplazar por
veracidad, los documentos deben transmitirse al usua-
rio inmediatamente después de su difusión.
Economía: aspecto principal para el funcionamiento
adecuado, el costo de las operaciones para proveer do-
cumentación, debe ser mínimo.
Identificación: consiste en la aplicación de normas
con el fin de asegurar una mejor comunicación. El len-
guaje para el usuario es normalizado.

Natural O propio del documentalista y el usuario

Lenguaje
Documental Uno de ellos es el lenguaje de máquina
(de difícil acceso)

Cuadro 36: Lenguaje en documentación.

276
 El análisis documental: operaciones realizadas para
representar el contenido de un documento, preferente-
mente en auxiliares de investigación. El análisis del con-
tenido permite su ordenación.
El almacenamiento: es la acumulación de documen-
tos, de modo que se adecuen a las operaciones de recu-
peración y búsqueda, para localización del contenido in-
formativo.
La difusión: de la información recogida, tratada y
analizada.
Fondo documental: desde el punto de vista del do-
cumentalista. El fondo se considera cuando una institu-
ción maneja material y es documental cuando cumple una
tarea documental. Estos fondos, reunidos en un centro
de documentación, no pueden ser estáticos, sino dinámi-
cos, el documento está en movimiento, es actualizado o
maneja elementos como resúmenes, asientos, etc. Este
material de hecho tiene un procesamiento diferente a la
biblioteca, el archivo y el museo.
En todo archivo, la producción documental de la ins-
titución es procesada con técnicas archivísticas, pero
en un centro de información, la documentación que lle-
ga del exterior a esa institución debe ser procesada con
técnicas documentales.
Documentación: como adelantamos en anteriores
acápites, no es lo mismo decir documento que documen-
tación, lamentablemente este término es empleado in-
distintamente como sinónimo, inclusive es empleado por
docentes en el dictado de sus cátedras, pero hilando fino,
la palabra documentación proviene de documento, del
latín documentum, el que deriva de docere que significa
enseñar, valga la redundancia. Este término presenta
algunos inconvenientes en su definición, no lográndose
exactitud por las diferencias de su significado. Bradford

277
afirma que documentación es el “arte de coleccionar, cla-
sificar y hacer inmediatamente accesible los documen-
tos de todos los tipos de actividades intelectuales”.
La documentación, como anticipamos en el estudio
introductorio del presente trabajo, engloba a las siguien-
tes ramas:
Bibliotecología: crea instrumentos de trabajo, bajo
normas específicas, que permiten resolver problemas en
la organización de las bibliotecas.
Museología: aplica los mismos principios que para
la bibliotecología.
Archivología: aún no está muy claro el papel de los
documentalistas en los archivos, dado que este conjunto
de conocimientos requiere de una mentalidad netamente
institucional, lo que la hace diferente a las otras ramas
de las ciencias de la documentación, sin que esto sea ex-
cluyente, lo que se requiere son archiveros con conoci-
mientos documentalistas, que permitan comprender a la
organización de archivos en sus múltiples aspectos.
Documentología: estudia los métodos de trabajo ade-
cuados al funcionamiento de los centros de documenta-
ción, tomando énfasis en el tratamiento de la información.
Uno de los principales objetivos de los centros de do-
cumentación es la creación de auxiliares de investiga-
ción, auxiliares descriptivos para la archivología, que per-
mitan la investigación de hechos, ideas, objetos, documen-
tos y servicios; para coordinar los trabajos y organismos,
sistematizar las técnicas, métodos y doctrinas, organizar
redes nacionales e internacionales de documentación.
Conciliamos entonces que documentación es, en tér-
minos generales, el acto de reunir documentos sobre un
tema dado y el tratamiento de éstos en vista de su difu-
sión. Lo que difiere mucho del término documento em-
pleado por los archiveros.

278
 Libro Tercero
CIENCIAS AUXILIARES, ENSEÑANZA
Y COMUNIDAD ARCHIVÍSTICA
 LOS ARCHIVOS Y LA ADMINISTRACIÓN

A lo largo de nuestro trabajo, hemos hablado cons-

tantemente sobre la entidad productora de los archivos
privados, generados en administraciones privadas a los
archivos públicos, generados en administraciones o en-
tidades públicas.
Corresponde entonces tomar algunos conceptos que
nos permitan comprender el papel que desempeñan los
archivos con relación a la administración.
Etimológicamente, la palabra administración proviene
del vocablo latín ministrare, que significa servir, y de la
preposición ad, que significa hacia. Su sentido es bastante
amplio, por cuanto se emplea como acción de administrar,
empleo de administrador, servir para el cumplimiento de
un fin, gobernar, regir, cuidar, ciencia del gobierno de un
estado, equipo de gobierno de un país, o como la acción del
gobierno para cuidar los intereses públicos.
El interés archivológico por la administración radi-
ca en que ésta crea y genera documentos y al mismo tiem-
po requiere del servicio informativo del archivo, y éste
a su vez funciona como memoria de la institución.
 La administración pública hace posible que el Esta-
do alcance su fin principal, que es el bien común, razón
por la cual sus archivos, a diferencia de los archivos par-
ticulares o privados, perduran a través del tiempo lo-
grando una mayor continuidad y consistencia. Adquiere
una mayor importancia por su contenido histórico y por
el valor de los documentos, reflejos de una realidad viven-
cial.
Schellemberg asigna los fines del archivo con rela-
ción al gobierno y a su administración, éstos son:
Los fines oficiales son los servicios que presta el go-
bierno, como memoria de un estado, como preservador
del patrimonio, y como elemento de continuidad en los
actos administrativos, antecedentes documentales, per-
mitiendo adoptar resoluciones y resolver problemas mer-
ced a los antecedentes documentales depositados en el
seno de todo gobierno. Así mismo los archivos permiten
una orientación científica y no improvisada para la con-
ducción del presente.
Los fines culturales se manifiestan en relación a los
elementos que son índice del grado de civilización de un
país, en la medida en que un gobierno se ocupa de ellos.
Esto nos hace pensar en la obligación tanto del gobierno
como de sus gobernados, de cuidar el patrimonio docu-
mental.
Los fines civiles se manifiestan a través de la rela-
ción que existe entre el gobierno y los gobernados, los
archivos se constituyen en prueba de los derechos civi-
les y garantías de los individuos. Así mismo constituyen
un elemento probatorio de las relaciones de gobierno en-
tre sí y de los gobernados entre sí, creándose un juego
mutuo de garantías respaldados por los documentos con-
servados en los archivos.

281
 GENERALIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN

Profundicemos un poco más sobre el problema admi-

nistración para comprender los fines del archivo: la ad-
ministración pública puede ser considerada desde dos
puntos de vista generales:
• Administración subjetiva u orgánica: conside-
rada como un complejo de personas y cosas que tien-
den a una finalidad.
• Administración objetiva o material: como una
actividad encaminada a la satisfacción de las nece-
sidades públicas.
Las actividades que desarrolla la administración públi-
ca, para el logro de sus fines, se pueden resumir en tres
grandes grupos:
• Las actividades de control: denominadas tam-
bién de gobierno de policía; son aquellas activida-
des que despliega en el ejercicio de su potestad para
garantizar la paz social y el orden público.
• Las actividades de fomento: que tienen por fi-
nalidad promover las actividades particulares que
satisfacen las necesidades públicas o son de utili-
dad general.
• Las actividades de servicio público: destinadas
a proporcionar utilidad a particulares, condiciona-
da a razones de interés público.
Estas tres actividades infieren en los archivos, si bien
en el primer punto no es una actividad de policía pero sí
efectúa un control sobre la documentación producida por
la institución y de acuerdo con la jurisdicción del archi-
vo que se trata. En cuanto a la actividad de fomento, no
podemos hablar en cuanto a aspectos económicos, pero
sí podemos hablar de fomento en cuanto a los objetivos
de investigación y educación. En la mayoría de los paí-

282
ses desarrollados existe una estrecha relación entre ar-
chivos, los investigadores y los educandos. Al hablar de
actividades de orden público, nos consustanciamos fácil-
mente porque comprendemos que el archivo ante todo
es un servicio a la comunidad, por cuanto encierra pa-
trimonios de gran valor para la sociedad que lo genera.
Recíprocamente, ante las actividades de la adminis-
tración, se tienen las responsabilidades, basadas propia-
mente en la responsabilidad civil que tiene toda admi-
nistración pública para con los administrados, constitu-
yéndose en defensa de estos últimos ante el aumento cre-
ciente de poder y prerrogativas que tienen el Estado y
gobierno que administra.
La administración en sentido orgánico: se confor-
ma de los órganos públicos existentes, partiendo de la
división de poderes formulada por Montesquieu, que de-
limita al Estado en tres poderes públicos que se garan-
tizan recíprocamente, garantizando la libertad ciudada-
na. El Poder Ejecutivo fue el que mayormente desarro-
lló la administración, por lo que subordina al Estado por
un conjunto amplio de servicios al bien común.
En sentido subjetivo u orgánico, se entiende también
a los entes dotados de personería jurídica existentes en
toda la sociedad organizada al amparo del Estado que
tiene por finalidad la satisfacción de las necesidades co-
lectivas. Estos entes constituyen la llamada administra-
ción indirecta, que se subdividen en dos clases diferen-
tes:
• Administración indirecta con carácter total o te-
rritorial.
• Administración indirecta de carácter no territorial.
En la administración de carácter territorial, como lo
dice su nombre, el territorio es un elemento indispensa-
ble para su existencia, tomando la característica de to-

283
tal por cuanto persigue la necesidad de satisfacción de
la multiplicidad de necesidades públicas de la colec-
tividad. Esta administración se hace más patente en los
gobiernos federales, compuestos de administraciones lo-
cales como son las provinciales, municipales, de comu-
nas, etc.
La administración de carácter no territorial persi-
gue la satisfacción de necesidades concretas y determi-
nadas; esta forma de administración es llamada admi-
nistración institucional.
La administración en el sentido objetivo: consi-
derada como el conjunto de actividades realizadas por el
Estado dentro de una sociedad políticamente organiza-
da, el concepto de administración surgirá de acuerdo
con los fines que establece el gobierno.
Algunas particularidades se pueden observar:
• La administración objetiva es una actividad com-
partida con el Estado, esto no quiere decir que la
administración sea independiente del Estado, sino
en cuanto a actividad cumplen funciones de bien pú-
blico.
• La administración objetiva tiene el carácter de sub-
ordinación a la función legislativa y política.
• La administración objetiva tiene un sentido concre-
to y es de carácter continuo e ininterrumpida.
• Como ya hemos repetido constantemente, la admi-
nistración objetiva tiene por objetivos satisfacer
necesidades públicas que no pueden ser cumplidas
por particulares.
• La administración objetiva fundamentalmente ac-
túa a través de los servicios públicos.
• La actividad de la administración no es un fin en
sí misma, sino un medio para el logro de objetivos
del bien público.

284
 Veamos qué sucede con los archivos en relación a las
actividades administrativas.
En cuanto a la administración en sentido orgánico,
los tres poderes generan documentos.
En la administración de carácter total, los archivos
persiguen la satisfacción de necesidades colectivas, sen-
tidas a través del requerimiento de información y de la
administración correcta de los documentos que prestan
las instituciones y secciones de archivos, persiguen cu-
brir las necesidades concretas y determinadas.
En cuanto a la administración objetiva, el archivo es
una actividad dentro de una sociedad políticamente or-
ganizada, compartida con el Estado y el servicio del Es-
tado.
En los países federales, cada unidad territorial ad-
quiere una legislación propia pero sin rebasar el marco
general del Estado.
En la administración no territorial, los servicios que
prestan las instituciones y secciones de archivos, persi-
guen cubrir las necesidades concretas y determinadas.
La actividad archivística tiene un carácter de subor-
dinación a la legislación impositiva y política, y actividad
administrativa, que la diferencia de la bibliotecología.
La actividad archivística tiene un sentido concreto y
es de carácter continuo e ininterrumpido, así observa-
mos que en la administración pueden desaparecer algu-
nos sectores de actividad que generan documentos, pero
el archivo continúa sus funciones mientras la adminis-
tración perdura y, en un buen número, sobrevive a la ins-
titución, prestando servicios continuamente.
La actividad archivística como entidad pública, tie-
ne como objetivo satisfacer necesidades concretas que
no pueden ser cumplidas por particulares, por el mismo

285
hecho de que su contenido corresponde a las activida-
des públicas.
La actividad archivística no es un fin en sí misma, sino
un medio para el logro de objetivos de bien público.

ADMINISTRACIÓN PRIVADA

Además de la administración pública, cuyo repaso

efectuamos, existe una serie de actividades administra-
tivas que legalmente no corresponden al ente público,
pero que pueden ser controladas o no, de acuerdo con la
forma constitucional de cada estado, a la cual denomi-
namos administración privada; estas actividades están
encaminadas al logro de fines e intereses de carácter pri-
vado, particular o fines comunes con intereses privados.
Existen varias formas de actividad substancialmen-
te económica, que son ejercidas bajo el título de empre-
sas, sociedades, etc. Analicemos un poco más:
Por el dominio social en que se desenvuelven ten-
dríamos, las organizaciones religiosas, eclesiásticas, las
asociaciones de carácter social, como la asociación de ami-
gos del archivo, asociaciones de escritores, etc., organi-
zaciones profesionales, gremiales y de beneficencia.
Por el dominio económico en que se desenvuelven,
tendríamos dos aspectos principales:
Aspecto productivo: denominado de esta forma por
ser de carácter industrial, agrícola, ganadero.
Aspecto distributivo: porque facilitan las distribu-
ciones de los productos mediante el comercio.
En el dominio económico encontramos organizacio-
nes denominadas empresas, según su organización jurí-
dica su actividad puede ser denominada como:
• Empresa individual (persona física).

286
 • Sociedad civil.
• Sociedad colectiva.
• Sociedad en comandita o comanditaria.
• Sociedad de responsabilidad limitada.
• Sociedad anónima,
• Cooperativas.
Hagamos un repaso en cada una de ellas:
• Empresa individual: se caracteriza porque el ca-
pital empleado por la empresa corresponde a una sola
persona que normalmente dirige por sí misma la orga-
nización.
• Sociedad civil: cuando dos o más personas se re-
únen para realizar actividades circunstanciales, que son
las enumeradas en el dominio social; la responsabilidad
por ciertos actos corresponden sólo a la medida partici-
pativa socialmente. La sociedad civil es una persona jurí-
dica.
• La sociedad colectiva: es la más antigua de las
sociedades mercantiles, sus orígenes datan de la Edad
Media, teniendo en cuenta las comunidades heredita-
rias familiares. En la actualidad existe una marcado des-
censo en el número de sociedades de este tipo, esencial-
mente en el tipo personalista.
• La sociedad comanditaria: también de origen me-
dieval, incluso algunos autores afirman que es un deri-
vado de la sociedad colectiva. La sociedad comanditaria
es una forma intermedia entre la individual y las de tipo
capitalista. Internamente los socios se dividen en dos cla-
ses: los colectivos, que son semejantes a los de la socie-
dad colectiva, y los comanditarios, que no tienen dere-
chos en la gestión de la empresa.
• La sociedad de responsabilidad limitada: es la
forma de sociedad mas moderna, nació en las décadas
intermedias del siglo XIX por razones económicas, su for-

287
ma ofrecía algunas ventajas con relación a las socieda-
des anónimas, su característica es que tiene número limi-
tado de socios y es limitada la aportación de los socios,
es considerada como una pequeña sociedad anónima, de
tipo capitalista, su gestión no corresponde a los socios
como tales, sino que se encomienda a una órgano social.
Es una forma típica de pequeñas empresas.
• La sociedad anónima: es la más compleja de to-
das, considerada como capitalista, sus características se
establecen desde su fundación: capital, los órganos que
la componen como ser la junta general de accionistas, el
consejo de la administración y los censores de cuentas.
• Las cooperativas: reúnen a personas naturales o
jurídicas y que obligan a aunar esfuerzos en capitales
variables, como el principal objeto de lograr fines comu-
nes de orden económico-social.
La administración privada corresponde entonces a
la gestión de los intereses privados que se desarrollan
en ámbitos independientes del poder público, compren-
de sus actividades los servicios que lleva consigo.
Para la archivología todos estos conceptos, están com-
prendidos dentro del término entidad productora, de
una forma más amplia, pero que nos permite desarrollar
en la práctica, los procesos archivísticos.

EL ESTADO

La administración es una actividad compartida con

el Estado, sin que esto quiera decir que el Estado es sólo
administración.
El Estado presupone la existencia de vínculos de ca-
rácter político, social, económico, etc., estableciendo una
especie de orden social permanente.

288
 El concepto de Estado ha motivado numerosas defi-
niciones, siendo una idea básica de la ciencia política; si
el Estado ha existido siempre, como en el concepto mo-
derno o si se ha dado en algún momento histórico, es una
problemática que ha presentado bastantes teorías y ten-
dencias, la corriente más aceptada en la actualidad es
que el estado surge en Europa, en el Renacimiento.
Históricamente, el Estado podría identificarse con la
polis griega, como institución perfecta en la cual el indivi-
duo podría desarrollar sus actividades, puesto que sin la
polis no era nada, también puede compararse con la ci-
vitas o imperium romana, en la cual el individuo se integra
a la comunidad pero bajo un rígido principio de autoridad,
que en su evolución llevó al principado y al imperio.
Maquiavelo en Italia y Bodin en Francia proclaman
la soberanía del Estado por encima de toda tutela mo-
ral y religiosa que fue una de las constantes en la Edad
Media. Desde entonces se conceptúa al Estado como un
pueblo de características nacionales y culturales defini-
das, asentado en un territorio concreto, que ordena y go-
bierna.
El Estado relacionado con el hombre, como un ser so-
cial, presupone la existencia de vínculos políticos, eco-
nómicos y sociales, etc., existiendo elementos que lo ca-
racterizan como Estado, estos elementos son:
• El pueblo.
• El territorio.
• El vínculo jurídico.
Los tres elementos y la soberanía, se tienen que dar
en forma simultánea.
El pueblo es el elemento humano caracterizado por
los individuos integrantes que tienen intereses en co-
mún; estos intereses tienen que ser coherentes y especí-
ficos.

289
 El territorio es considerado como un requisito del
Estado.
El vínculo jurídico es el que sustenta la organización
del Estado. No se puede hablar de estados sin su respec-
tivo cuerpo de leyes, sean éstas escritas u orales, o tra-
dicionales.
Soberanía: hay dos aspectos básicos en la soberanía,
desde el punto de vista externo al Estado la soberanía
es considerada cuando no depende de otro estado de nin-
guna forma.
Desde el punto de vista interno la soberanía ejerce
el poder (imperium) sobre la totalidad de su territorio.
La soberanía tiene características especiales:
• Permanencia: va unida a la vida del Estado des-
de que éste se forma hasta que desaparece.
• Exclusividad: porque no pueden ser compartidas
con otros estados soberanos.
• Comprensiva: porque comprende a todos los indi-
viduos que viven en el Estado y están sujetos a él.
• Inalienable: porque su naturaleza no puede ser
cedida ni dividida.
• Imperceptible: porque no tiene prescripción.
• Absoluta: no tiene límites.

FUNCIONES DEL ESTADO

Para lograr su fin, el Estado ramifica sus acciones a

través de los poderes que, clásicamente, son:
• Legislativo.
• Judicial.
• Ejecutivo.
Lo que significa que legislación, jurisdicción y admi-
nistración son constituyentes del gobierno. Estos pode-

290
res conformados por principios que los caracterizan, es-
tán compuestos por organismos que cumplen funciones
determinadas, independientes entre sí, no del Estado,
agrupadas jurídicamente bajo una constitución, sea ésta
escrita u oral, que se estatuye como una ley por encima
de todo.
El Poder Ejecutivo como facultad de gobernar del Es-
tado hace observar las leyes.
El Poder Judicial como la facultad de ejercer la ad-
ministración de la justicia.
El Poder Legislativo, como la facultad de tener po-
testad para hacer, reformar y anular leyes.
El factor poder adquiere entonces una enorme im-
portancia, calificado como la capacidad de un individuo
o grupo social, para gobernar una sociedad y decidir so-
bre los objetivos precisos.
De una u otra forma, los tres poderes ejercen admi-
nistración, con injerencia directa en el derecho patrimo-
nial compuesto por los bienes materiales, adquiridos y
producidos, del dominio público. Recordemos que los ar-
chivos —los documentos contenidos en ellos— son con-
siderados patrimonio del Estado.

291
 LOS ARCHIVOS Y LA HISTORIA

El documento, al ser concebido para cumplir con una

determinada finalidad, la realiza mediante distintas for-
mas, sea mediante un trámite, o una disposición a cum-
plirse, sea como forma de transmitir algún tipo de infor-
mación, pero una vez cumplida esa finalidad, pasa al ar-
chivo propiamente dicho. Hemos explicado suficiente-
mente este proceso.
En un determinado momento, el documento ingresa
en una etapa de reposo, donde es llamado muchas veces
purgatorio o archivo intermedio, también observamos
que en esta etapa se produce la simbiosis administrativo-
científica, es decir, el documento gradualmente deja de
servir a la entidad productora, para convertirse en un
testimonio de las actividades realizadas en el pasado.
Los archivos por excelencia son los conservadores de la
materia prima de la historia: los documentos. De ahí la
importancia que tiene el conocimiento de la historia para
el archivero, ya que le permite comprender algunos as-
pectos de su labor.
 CONCEPTO DE LA HISTORIA

El hombre ha tenido diversas escuelas del pensamien-

to, sobre todo por los distintos conceptos que tiene de la
realidad. Los discípulos de Pirrón señalaban que cada
hombre tiene un concepto diferente de la realidad, y la
realidad se presenta de distinta forma para cada uno,
influyendo continuamente en sus conceptos cotidianos
y fundamentos, hasta tal extremo que las diferencias so-
bre la realidad son opuestas de un sistema ideológico a
otro.
Uno de los problemas fundamentales del pensamien-
to humano consiste entonces en la disparidad de concep-
tos y preferentemente en los temas sociales que alcanza
hasta los niveles científicos. Lo cual forma un complejo
sistema de ideas que nos permiten abarcar racionalmen-
te esta complejidad. Los sistemas nacen cuando surgen
necesidades, lo mismo que las leyes surgen cuando nace
el delito, es decir, el hombre ha creado —destacamos la
palabra creado por no oponernos al concepto de descu-
bierto— el número uno para representar la unidad, y
ha hecho esta representación abstracta de una realidad,
o fundamento de una realidad. Las ciencias pueden te-
ner los pies de barro, pero pueden subsistir y nos per-
miten subsistir, ése es el aspecto positivo.
El pensamiento humano quiere abarcar todo, quiere
conocer todo, lo está logrando en cierta manera, parte
en base a supuestos similares al uno de la unidad.
En cierta manera “la investigación científica es una
de las actividades humanas más importantes, porque los
resultados contribuyen de manera decisiva al mejora-
miento de nuestra existencia”.122 Si bien debemos recono-
122
GORTARI, Eli de: Lógica General. 1a edición, Colección Juventud, N° 22, Bs.
As., Editorial Difusión, 1952, pág. 11.

293
cer que la profundización que el conocimiento fenomeno-
lógico ha desarrollado enormemente en la historia re-
sulta sorprendente, fuga ante las definiciones como cien-
cia o como disciplina. Es necesario decir que al igual que
las demás ciencias y disciplinas que componen las cien-
cias sociales, su estudio es relativamente reciente, pues-
to que el saber histórico era considerado como el saber
literario, erudito o cultural y en algunas ocasiones como
fundamento filosófico para posteriores especulaciones.
Si bien hubo intentos de historiadores que pretendieron
alcanzar el conocimiento verdadero de lo que realmente
encierra la historia, muy pocos a decir verdad, y algunos
agudamente hicieron sus observaciones muy dignas de
tomarse en cuenta en nuestro tiempo, como la del árabe
Abenjaldun que nos indica en 1399 o 1400 aproximada-
mente, que la “historia tiene el verdadero objeto de ha-
cernos comprender el estado social del hombre, es de-
cir, la civilización, y enseñarnos los fenómenos que se
relacionan con ella naturalmente”.123
Hasta el siglo XIX en su mayoría los pensadores con-
sideraban a la historia como un saber cultural y sobre
todo tradicional, por lo individualizador que se presenta
en sus características y por el contenido que encierra, lo
que hacía más difícil dar una definición adecuada.
“Una buena definición debe ser concisa, es decir, ex-
poner el concepto que se trata de definir con toda preci-
sión y de modo completo, en el menor número de pala-
bras. La definición describe el significado de una deter-
minada palabra, usada para determinar un determina-
do fenómeno. En la definición debe quedar inscripto, in-
cluido el fenómeno en su totalidad. Si quedan fuera de

123
CASSANI, Jorge Luis y A.J. AMUCHÁSTEGUI PÉREZ: Del Epos a la Historia Cien-
tífica. Biblioteca Histórica, reimpresión, Bs. As., Ed. Nova, 1968, pág. 8.

294
ella partes esenciales del fenómeno, la definición no es
buena. En cambio, una definición no necesita entrar en
detalles”;124 si fundamentamos, comprobaremos que se
han tratado de dar definiciones concisas, pero la histo-
ria se escabulle victoriosamente ante estas intenciones.
En la primera edición de su obra, publicada en 1889, Bern-
hein da la siguiente definición: “Historia es la ciencia de
la evolución del hombre considerado como ser social”.125
Existen entonces terminologías en las cuales se co-
loca a la historia como una ciencia, “el mismo Bloch defi-
ne también a la historia como la ciencia de los hombres
en el tiempo”.126 Incluyendo en el fenómeno de la socio-
logía observamos que Bauer, por su parte, acota la defi-
nición: “Historia es la ciencia que intenta describir y ex-
plicar, volviendo a vivirlos, los fenómenos de la vida en
aquello en que se trata de cambios que las relaciones de
los hombres con las diversas colectividades sociales lle-
van consigo”.127
Sobre todo debemos considerar a la historia como una
ciencia por el hecho de encerrar en sus métodos un es-
tudio más profundo y desde el punto de vista teórico so-
bre las relaciones de causa y efecto. Es comprensible des-
de este punto de vista o plano que haya factibilidad al
afirmar que a una determinada causa le es continuo un
determinado efecto de igual magnitud, tan sencillo de
decirlo y tan complejo de su estudio que se hace más pro-
fundo; porque en este caso debemos considerar que se
hace un dominio mayor o un fenómeno profundo del fenó-
meno vital o principal o central. Dentro de la historia sur-

124
HUIZIGA, J.: El concepto de la historia y otros ensayos. 1a reimpresión, Sec-
ción de Obras de Historia, México, Fondo de Cultura Económica, 1977, pág.
87.
125
ÍD., ibídem.
126
ÍD., ibídem.
127
ÍD., ibídem, pág. 88.

295
ge el interrogante en su causa, que parece absurda pero
que se presenta como una particularidad; ¿cuántas cau-
sas distintas entre sí y relacionadas encierran en una
causa total y lo que puede resultar un dolor de cabeza,
¿cuándo se puede determinar una causa total?, o ¿cuán-
do se puede determinar el efecto de acuerdo a todas las
causas dadas parcialmente? Ante estos cuestionamien-
tos el espíritu historiador suele sentirse determinante.
La historia se presenta difícil y conflictiva y sobre
todo como un conocimiento especial, y tanto más cuan-
do se toma consideración de que los hechos son irrepeti-
bles, únicos, individualizados, aun cuando algunos fenó-
menos son parecidos entre sí, en especial por las leyes a
que están sujetos; fenómenos pasados e impredecibles
desde el punto de vista del raciocinio e imposibles de
generalizar. Ante esta situación, la historia plantea la
duda de si el método científico se convierte en un conoci-
miento tradicional, tomando sus particularidades excep-
cionales en lo epistemológico o la fundamentación cientí-
fica, en lo gnoseológico o del conocimiento en forma ra-
cional y la aplicación de los métodos.
La esencia de la causalidad, quizá sea un factor do-
minante para determinar el hecho histórico; hasta el mo-
mento sólo sirve para la clasificación parcial del sentido
histórico. Lógicamente si las causas son naturales, las con-
secuencias lo son también, si son técnicas en apariencia;
lógicamente que es fácil decir: “Pero sea cual fuere la res-
puesta dada, la práctica historiadora contemporánea se
presenta como búsqueda de un orden de comprensión
destinado a asegurar la intelección del pasado”.128

128
CHATELET, Francois: El nacimiento de la Historia. Vol. 1, 1a edición en cas-
tellano, España, Siglo XXI Editores S. A., 1978, pág. 6.

296
 Punto álgido de la historia, estos puntos enunciados
son razones por las cuales la historia es casi imposible
definir, conformándonos con definiciones incompletas y
que es necesario simplificar mejor para satisfacción de
los estudios primarios de esta ciencia que para los efec-
tos de experimentación, donde interviene la clasificación
fenomenológica tipificando en sectores convenientes de
estudio.
Podríamos determinar con cierta exactitud un sin-
número de causas para llegar a un efecto considerable-
mente aproximado que podamos definir como realidad
superlativa; teóricamente sería posible determinar las
causas, sobre todo las principales, las que según nuestro
conocimiento del momento histórico, ejercen influjo ma-
yor para determinar los efectos. Es fácil comprender al-
gunos fenómenos, basados sobre todo en las fuentes do-
cumentales.
Concordamos entonces en que la historia es una de
las actividades inherentes al ser humano. Esencialmente
se ha llamado historia:
• A los hechos o acontecimientos del pasado.
• A los hechos esencialmente significativos.
• Al conjunto de normas y métodos que sirven para
reconstruir ese pasado, sus características y su ex-
posición escrita.
Bajo el término de historia objetiva, entendemos a
los dos puntos expuestos anteriormente, es decir:
• Los hechos o acontecimientos del pasado.
• Los hechos esencialmente significativos.
Es el pasado con hechos integrados, continuo, en per-
manente movimiento, independiente o no del conocimien-
to humano.
Bajo el término de historia subjetiva, entendemos el
tercer punto, es decir, el conjunto de métodos y normas

297
que sirven para reconstruir ese pasado, sus característi-
cas y su exposición escrita, llamada subjetiva porque in-
terviene el elemento cognoscitivo.

HEURÍSTICA Y CRÍTICA DE LAS FUENTES

Consideremos a la heurística como aquella parte de

la historia que se ocupa de la búsqueda e investigación
de las fuentes históricas, especialmente los documen-
tos. Bauer caracteriza a la heurística como un conocimien-
to generalizado de las fuentes; Langlois y Seignobos ca-
racterizan a la heurística como el buscar e investigar los
documentos; Bernheim, como el conocimiento de las fuen-
tes. Observamos entonces que en este resumen, muy so-
mero, al hablar de heurística, nos referimos a las fuentes
que de alguna manera nos sirven para realizar historia.
Acentuando un poco más, la fuente histórica es aquel
objeto que por sus condiciones intrínsecas, posibilita el
conocimiento histórico. Bernheim, nuevamente, llama
fuente “al material de donde se derivan los conocimien-
tos de nuestra ciencia”; pero veamos lo que quiere decir
esta definición:
Toma dos elementos esenciales, material y conoci-
miento, el conocimiento es de una u otra manera infor-
mación transmitida, nos acercamos entonces a la defini-
ción general del documento, documento como cualquier
soporte que contiene información.

Fuente Documento
Material Soporte
Conocimiento Información

Cuadro 37: Fuente, documento.

298
 Esta comparación acentúa entonces que todo docu-
mento es susceptible de convertirse en fuente histórica.
Para García Villada, fuente “es todo aquello que di-
recta o indirectamente da noticia de los acontecimien-
tos históricos”.
La relación “todo aquello” con el “soporte” y “da no-
ticia” con información es bastante clara para comparar
con el documento. La comparación, válida para nuestro
estudio desde el punto de vista archivístico, no es tan
sencilla ante el riesgo de confundir fuente con testimo-
nio, si bien la diferenciación es bastante sutil. Analice-
mos:
En el concepto que nos da Villada de la fuente, ob-
servamos que “es todo aquello”, es decir el soporte, “que
directa o indirectamente da noticia”, excluimos noticia
que tipificamos como información, pero ¿a quién da?
Posteriormente tenemos de “los acontecimientos histó-
ricos”, lo cual nos da una identificación de a quién da. En
primera instancia nos presenta la imagen del historia-
dor, analizando más observamos que es el investigador. El
investigador está preparado para absorber la informa-
ción, es decir, la noticia no se da a cualquiera, necesa-
riamente tiene que existir un conocimiento previo que
permita “interpretar” la clave histórica encerrada en la
fuente, es decir, la fuente sólo puede brindar la noticia
a quien esté preparado para ello. La fuente mientras no
sea “interpretada”, mientras no brote su información, es
sólo testimonio.
Pero atendiendo a nuestros conceptos archivísticos,
cuando estudiamos el documento dimos una definición
aceptada universalmente: “cualquier soporte de cual-
quier índole que contiene información de interés para
una determinada materia”, quiere decir entonces que el
documento es mucho más amplio todavía, porque al espe-

299
cificar “de interés para una determinada materia”, puede
servir como fuente no sólo a la historia, sino a quienes tie-
nen la capacidad de “interpretar” lo que dice el docu-
mento; efectivamente, observaremos más adelante, que
el documento sirve también a otras ciencias o discipli-
nas como la paleografía y la diplomática, sin extender-
nos demasiado.
Michael J. Oakeshott señala que “el método históri-
co no es otra cosa que los medios de que se vale el his-
toriador para transformar el frío y mudo testimonio en
fuente de información, y posibilitar la transformación
del hecho pasado en actualidad presente”. Aquí contem-
plamos entonces, la enorme importancia que tiene la la-
bor archivística para la historia. Consideremos entonces
a la heurística (eurisko = hallar) como la primera etapa
del proceso de investigación. Comprendemos entonces
que ciencias específicamente eurísticas son la archivolo-
gía por excelencia, la bibliotecología, la museología y la
documentación, es decir, las ciencias de la documenta-
ción.
Al clasificar las fuentes de la historia, las de sentido
“estricto” corresponden a las ciencias de la documenta-
ción, éstas son clasificadas de la siguiente manera:
Transmitidas por vía oral:
• Descripciones,
• Narraciones,
• Cuentos,
• Leyendas,
• Tradiciones (simbólicas o no),
• Proverbios,
• Memorias,
• Biografías heroicas,
• Informes.

300
 Transmitidas por vía escrita:
• Inscripciones,
• Grafismos,
• Criptogramas,
• Documentos, en el amplio sentido del concepto,
• Libros, en el amplio concepto,
• Estadísticas, informes, actas, partes, tratados,
• Escritos religiosos,
• Descripciones, retratos escritos,
• Memorias, diarios, cartas,
• Catálogos,
• Escritos científicos,
• Decretos, constituciones, estatutos, reglamentos.
Transmitidas por medio de representaciones plásti-
cas y mixtas:
• Películas,
• Fotografías,
• Cuadros, bocetos, pinturas, retratos,
• Representaciones de ciudades, cinéticas o no ciné-
ticas, planos, mapas, paisajes, naturalezas,
• Armas, utensilios, atuendos,
• Estructuras arquitecturales.
Como podemos comprobar, todo este material corres-
ponde a alguna de las ciencias de la documentación.

LOS MOMENTOS DE LA HEURÍSTICA

El historiador tiene que realizar una serie de etapas
dentro del proceso metodológico de la historia. Estas eta-
pas, comúnmente aceptadas, son:
• Heurística,
• Crítica,
• Síntesis,
• Exposición.

301
 La heurística a su vez se divide en cuatro momentos
lógicos, que son de especial interés para la archivología
y para las ciencias de la documentación, porque es en esta
etapa que contribuye enormemente con el investigador.
• Momento bibliográfico: en este momento el in-
vestigador procura enterarse de todo aquello que haya
sido publicado sobre el tema que le preocupa. En la ac-
tualidad, dado el enorme volumen de publicaciones dia-
rias, es casi imposible leer todo sobre algunos temas,
pero es más fácil cuando se trabaja con auxiliares des-
criptivos, cuando se trata de documentos de archivo y
de bibliografías o catálogos, cuando se trata de documen-
tos de bibliotecas; los centros de documentación también
facilitan información especializada sobre el tema que uno
escoja.
• Momento temático: (ktema = asunto). Por naturale-
za propia, el investigador desea profundizar mucho más
sobre determinado tema, este tema puede estar compues-
to por otros sub-temas que deben ser resueltos para po-
der tener una visión lo más completa posible sobre la
investigación efectuada.
• Momento erudito: para que los temas puedan ser
profundizados en debida forma y para salvar las dudas
que se presenten, el investigador acude a los reposito-
rios documentales, donde verifica los testimonios rela-
cionados con el asunto que le preocupa.
• Momento del diagnóstico: es el momento en el
cual el investigador efectúa una descripción de las fuen-
tes, ficha y efectúa resúmenes de todos los aspectos de
su investigación.
De acuerdo con este estudio, comprendemos enton-
ces que los archivos constituyen el primer paso para que
el investigador logre el conocimiento histórico.

302
 En la segunda etapa: la crítica, el historiador realiza
las actividades analíticas, sobre la autenticidad, veraci-
dad, interpretación y valoración de las fuentes que co-
rresponden propiamente a la paleografía y a la diplomá-
tica, de ahí la importancia de que el archivero tenga un
conocimiento, aun cuando fuera mínimo, de estas dos
ciencias auxiliares.

CIENCIAS AUXILIARES DE LA HISTORIA

Son ciencias auxiliares aquéllas que concurren a fa-

cilitar la labor de investigación del historiador, propia-
mente serían todas las ciencias que de una u otra forma,
auxilian en su debido momento a la investigación, por la
misma razón que el estudio histórico toma como prota-
gonistas al hombre y su medio circundante. Leig y Rus-
tin efectúan una clasificación de las ciencias auxiliares:
• Ciencias auxiliares circunferentes: como las
ciencias autónomas en cuanto al objeto de su conocimien-
to y método de investigación, que se tornan circunferen-
tes con relación a la historia por cuanto se desarrolla (la
historia) en campos propios de dichas ciencias. Estas
ciencias son:
• Geografía (campo espacial)
• Cronología (campo temporal)
• Psicología (campo psíquico)
• Ciencias auxiliares colaboradoras: como las cien-
cias autónomas en cuanto al objeto de conocimiento y mé-
todo de investigación, no tienen relación directa con la
historia pero auxilian eventualmente al historiador para
solucionar problemas de detalle; por ejemplo, las cien-
cias matemáticas y físico-naturales con sus respectivas
disciplinas especializadas.

303
 • Ciencias auxiliares instrumentales: como las
ciencias dependientes de la historia que constituyen ins-
trumentos imprescindibles para la técnica historiográfica.
Ejemplo:
• Arqueología: o rescate de objetos históricos,
• Paleografía: o de las escrituras antiguas,
• Epigrafía: o de las escrituras monumentales,
• Neografía: o de las escrituras a partir de la Edad
Moderna,
• Diplomática: o de la autenticidad de los docu-
mentos,
• Sigilografía: o de los sellos,
• Numismática: o de las monedas,
• Genealogía: o de las descendencias,
• Heráldica: o de los escudos y blasones,
• Cronología: o del cómputo del tiempo.
• Ciencias auxiliares: aquellas especializaciones
científicas que se ocupan de los testimonios y su debida
organización. Ejemplo: museología, archivología, biblio-
tecología. Es en esta etapa que hablamos de las ciencias
de la documentación.
Aurelio Tanodi nos presenta una clasificación más
simple,129 que las divide en ciencias auxiliares o comple-
mentarias y ciencias funcionales.
• Ciencias auxiliares o complementarias, correspon-
den a las ciencias autónomas o independientes de la
historia.
• Ciencias funcionales, porque se forman en función
de los estudios históricos.
A estos dos grupos agrega un grupo sobre las disci-
plinas (denomina disciplinas a las ciencias de la docu-

129
TANODI, Aurelio: Manual de Archivología... Op. cit., págs. 76-77.

304
mentación) encargadas de los repositorios o guardianes
de las fuentes (denomina fuentes a los testimonios).
Sea cual fuere la clasificación que se presente, la ar-
chivología es el paso necesario e imprescindible para la
historia y el investigador, si bien es cierto que se le ha
dado poca importancia a la archivología en los estudios
históricos. Lamentablemente existen historiadores que
desconocen todo el trabajo archivístico y sus fines. “Ya
está aceptada, sin controversia, la afirmación de Seigno-
bos y Langlois: donde no hay documentos no hay histo-
ria. Estos documentos pueden ser comparados con los
cimientos de los edificios, poco conocidos por los habi-
tantes y visitantes, pero valorados por los arquitectos e
ingenieros, ya que, lo mismo que ocurre en la ingenie-
ría, de la solidez de los cimientos depende todo el edifi-
cio histórico”.130

130
TANODI, Aurelio: Manual de Archivología... Op. cit., pág. 78.

305
 ARCHIVOS Y PALEOGRAFÍA

CONCEPTO

Etimológicamente la palabra paleografía proviene

de los términos griegos: palaios que significa antiguo y
graphé, que significa escritura; la terminación ía encie-
rra el concepto de ciencia, tratado o disciplina, lo que
hace que podamos conceptualizar a la paleografía como
el estudio de la manera antigua de escribir.
En nuestros días ha cambiado bastante este concep-
to. El vocablo es reciente, pudiendo rastrearse su ori-
gen en el siglo XVIII, cuando el sabio benedictino Mont-
faucon131 publicó en 1708 su Paleographia Graeca (Pari-
siis), tratando justamente sobre la forma de escribir de
los antiguos griegos.

131
PERRAT, Charles: «Paleografía medieval». En L’Historie et ses méthodes. Di-
rigida por Charles Samaran, París, La pléiade, págs. 585-615. Citado tam-
bién en Introducción a la Paleografía, por el autor de la presente obra.
 La existencia de autores anteriores es evidente, por
ejemplo De Bry, con su Alphabeta et characteres a creato
mundo publicado en 1596 (Francofurti) o el conocido tra-
bajo de Mabillón De re Diplomática publicado en 1681
(París) y cuyo libro primero contiene una explicación de
los distintos géneros de escrituras. Mencionemos también
los trabajos de Palatino en su Alphabets et modeles d’és-
critures, (Rome) publicado en 1544.132
Montfaucon fue el primero en utilizar la palabra pa-
leografía, nombre que se adoptó definitivamente para esta
rama del saber.
La paleografía como tal tiene un sentido muy univer-
sal, abarcando a todas las investigaciones relacionadas
con la naturaleza y el desarrollo de la escritura.
Agustín Millares define a esta rama del saber como
“la ciencia que trata del conocimiento e interpretación
de las escrituras antiguas y que estudia sus orígenes y
evolución”. 133
Existen autores que aún consideran a la paleografía
como disciplina, doctrina o arte, definiéndola como “Dis-
ciplina o arte que tiene por objeto el estudio de las escri-
turas antiguas”.134
Antonio Floriano Cumbreño define a la paleografía
como “la doctrina de las antiguas escrituras, cuyo fin es
el estudio de la evolución histórica, establecida sobre las

132
MUÑOZ Y RIVERO, Jesús: Manual de Paleografía Diplomática española de los
siglos XII al XVIII. Madrid, Imprenta de Moreno y Rojas, 1880, págs.11-12.
133
MILLARES CARLO, Agustín: Paleografía española. Tomo I, N° 1923 Barcelona,
Colección Labor, 1929, pág. 11. Citado también en Introducción a la Paleo-
grafía, por el autor de la presente obra.
134
Álbum de la Paleografía Hipanoamericana de los siglos XVI y XVII. Tomo
I, México, Instituto Panamericano de Geografía e Historia, 1955. Citado por
TANODI, Aurelio en La Paleografía y los Archivos. Archivología. En Revistas
del Archivo General de la Nación Argentina, Bs. As., pág. 5. Citado tam-
bién en Introducción a la Paleografía, por el autor de la presente obra.

307
bases críticas y dando al mismo tiempo reglas para su
acertada interpretación”.135
Con esta última definición nos acercamos más a la
realidad paleográfica, ya que hablar de las antiguas es-
crituras, es referirse a todo signo escrito y representati-
vo, sin distinción de los soportes que lo contienen. Encie-
rra también el fin práctico, primordial de la paleografía,
que es auxiliar de los historiadores en la cabal interpre-
tación de los documentos. Las bases críticas se confor-
man con el “juicio” que se le da al documento, si bien esa
fase es complementada por la diplomática.
A la archivología le presta sus servicios por cuanto
permite interpretar documentos a fin de facilitar la in-
formación.
La paleografía cobra su importancia sobre todo en
los archivos europeos, donde tienen documentación me-
dieval sin ir más lejos, escrita en latín y con otro estilo
de escritura; la paleografía se encarga entonces de ha-
cer que esos documentos se conviertan en documentos
“legibles” para los investigadores de la actualidad.

EL MÉTODO PALEOGRÁFICO
El método que se emplea en la paleografía es esen-
cialmente comparativo; partimos de lo conocido a lo des-
conocido, de lo más sencillo a lo más complejo.
Practicamos primero con aquellas escrituras que nos
son más fáciles de interpretar para luego introducirnos
en aquellas más dificultosas, obteniendo resultados por
deducción y efectuando comparaciones con escrituras
desconocidas o dudosas. Se trata propiamente de un es-
tudio inductivo-analítico.
135
FLORIANO CUMBREÑO, Antonio: Curso General. Citado por TANODI, Aurelio en:
La Paleografía y los Archivos. Op. cit., pág. 5.

308
FINES DE LA PALEOGRAFÍA
Si bien median alrededor de seis milenios desde que
el hombre trató de expresarse por medio de símbolos es-
critos, el interés paleográfico, aunque empíricamente,
toma forma en el Renacimiento, y más aún a partir del
siglo XVI, por el interés que despiertan las escrituras
latinas y griegas antiguas, conservadas en su mayoría en
monasterios y conventos. “La Iglesia Cristiana era... el
hogar de la escritura europea, así como los templos de
Sumeria y de Babilonia habían sido la cuna original de
las escritura cuneiforme”.136
Este interés persiste en la actualidad ya que existen
paleógrafos autodidactas que se convierten en verdade-
ros peritos en el descifrado de las antiguas escrituras.
Los estudios sistemáticos hicieron de la paleografía
una ciencia en la cual pueden detectarse tres clases de
fines principales:
• Fin práctico: que hace de la paleografía una cien-
cia auxiliar de mucho valor para otras ciencias como
la historia, la diplomática, la lingüística y la numis-
mática.
• Fin científico: basado sobre todo en la investiga-
ción de las escrituras, su evolución desde los pri-
meros signos hasta el predominio de la escritura
contemporánea.
• Fin cultural: mediante la escritura se estudian las
influencias entre diversas regiones geográficas en
relación estrecha con los acontecimientos históri-
cos.

136
MOORHOUSE, A.C.: Historia del Alfabeto. Breviario del Fondo de Cultura Eco-
nómica, 3a reimpresión, México, 1978, págs. 268-269.

309
 En Latinoamérica, la paleografía no ha logrado un de-
sarrollo adecuado porque la mayoría de los archivos
contienen fondos documentales a partir del siglo XVI,
con escrituras cortesana y procesal, que si bien requie-
ren de un buen método paleográfico, no podemos com-
parar el volumen existente en América Latina con el de
Europa, de ahí que la paleografía ha encontrado mejor
camino de desarrollo en el viejo continente. De todas for-
mas, debemos comprender que existen fondos documen-
tales con más de cuatro siglos de existencia, lo cual nos
hace pensar que debemos plantearnos un estudio siste-
mático de esas escrituras, lo que justifica el estudio de
la paleografía en América Latina.

NEOGRAFÍA
Como dijimos antes, en América se presenta la par-
ticularidad de carecer de documentos medievales o an-
teriores al descubrimiento de Colón, posiblemente exis-
ten algunos documentos traídos por emigrantes, pero
que no son un número considerable, apenas rarezas. Una
de las razones por lo que la paleografía no prosperó. Los
documentos existentes corresponden a la escritura corte-
sana, procesal y encadenada, escrituras que con un poco
de práctica, resultan bastante legibles.
Pero debemos considerar también que “sólo una pre-
paración metódica puede dar la seguridad científica, ra-
zón por la cual, en las últimas décadas empezó a estable-
cerse mayor número de cátedras de paleografía en las
universidades iberoamericanas”.137

137
TANODI, Aurelio: Grafística. Apartado del libro homenaje al Dr. Ceferino
Garzón Maceda, publicado por el Instituto de Estudios Americanistas, 1973.
Córdoba, CIDA, reimpresión, 1975, pág. 118.

310
 La documentación que podemos señalar como abun-
dante es la correspondiente a la escrita en bastardilla o
itálica, de los siglos XVI y XVII, letra que en España toma
el nombre de bastarda o itálica, que es la humanística cur-
siva; ése fue un motivo por el cual se vio la necesidad de
tener un nuevo término que encerrara las necesidades
americanas, sin tener que efectuar estudios demasiado
profundos sobre documentos que carecemos. Se le dio el
nombre de neografía, término propuesto por el Dr. Aure-
lio Tanodi, eminente intelectual sobre estos temas, el
término se aceptó en la Primera Reunión Argentina de
Paleografía y Neografía. Este término pareció el más co-
rrecto para señalar el último eslabón en el desarrollo de
la escritura latina.
Existen opiniones diversas sobre la palabra; sobre
todo algunos paleógrafos opinan que esta palabra es lo
opuesto a la paleografía, desde su terminología. Para evi-
tar esta oposición se pone a consideración un nuevo tér-
mino que pueda encerrar a la historia de la escritura, la
paleografía y la neografía, formando un todo homogéneo;
para ello se toma el nombre de grafística, propuesta tam-
bién por el Dr. Tanodi. De aceptarse este último térmi-
no, sin exageración alguna, nos colocamos en los umbra-
les de una ciencia dedicada absolutamente a la escritu-
ra, los símbolos y el lenguaje.138

138
El presente trabajo de paleografía fue extractado de: Introducción a la Pa-
leografía, publicado por el Instituto de Investigaciones Históricas de la Uni-
versidad Católica de Santa Fe, Facultad de Historia, 1984.
 ARCHIVOS Y DIPLOMÁTICA

CONCEPTO

Al igual que todas las ciencias relacionadas con la his-

toria, la diplomática o diplomacia como la llaman algu-
nos autores, es nombrada como ciencia, disciplina o arte.
En el diccionario encontramos esta definición: “Arte que
enseña las reglas para distinguir y conocer los diplomas
y otros documentos de valor histórico”.139
No le hace mucho bien esta definición a la diplomá-
tica. Jesús Muñoz Rivero la define como “la ciencia que
juzga la autenticidad o falsedad de los documentos anti-
guos por medio del estudio de sus caracteres”,140 observa-
mos la relación que existe entre la diplomática y la etapa
de crítica en el método histórico.
Esta rama del saber surge aproximadamente en el
siglo XVII como un auxiliar de la historia, dentro de este

139
SUMMA. Diccionario enciclopédico. 2 tomos, Barcelona. Ed. DANAE S.A.,
1980.
140
TANODI, Aurelio: Grafística. Op. cit., pág.118.
término se desarrollaron la paleografía, la epigrafía, la
lingüística, es decir, aquellas ciencias relacionadas con
la escritura y el lenguaje; pero cada una de ellas adqui-
rió autonomía en su desarrollo al lograr una fundamen-
tación propia.
Tanodi nos da una definición “como una disciplina
auxiliar de la historia y la archivología, que estudia las
estructuras externas, de forma, e internas, de contenido
escrito, de los documentos históricos y archivísticos pro-
ducidos por entidades públicas y privadas en el desem-
peño de sus funciones, con fines a la crítica sobre la au-
tenticidad y a la sistematización de los documentos”.141
En esta definición observamos elementos nuevos: “que
estudia las estructuras externas e internas”, las mismas
que utiliza Schellemberg para la descripción, el estudio
de los caracteres externos e internos de los documen-
tos; pero además tiene el fin: como la crítica sobre los
documentos auténticos.
Floriano Cumbreño nos da la definición como “la cien-
cia de la fuente histórica escrita, de contenido jurídico,
que tiene por objeto marcar la evolución de las estructu-
ras documentales, analizando sus caracteres externos e
internos, para, en su vista, ponderar el valor de los mis-
mos como elementos de la construcción histórica”.142
“La diplomática es el estudio del wessen (ser) y del
werden (devenir), de la documentación, el análisis de la
génesis, constitución interna de los documentos, como
también de su relación con los hechos representados en
ellos y con sus creadores. Por lo tanto, tiene para el ar-
chivero, más allá de un incuestionable valor práctico y
técnico, un fundamental valor formativo y constituye un

141
TANODI, Aurelio: Grafística. Op. cit., pág. 118.
142
ÍD., ibídem, pág.119.

313
preludio vital para su disciplina específica, la ciencia
archivística.”143
El término diplomática proviene del nombre diplo-
ma que consistía en un certificado o comprobante que usa-
ban los soldados romanos para movilizarse de un punto
a otro, el mismo nombre tenían las credenciales de emba-
jadores o diplomáticos. Estos documentos eran de bronce,
recién en la Edad Media toman el significado con el que
se emplea actualmente.
“En muchas bibliotecas, la bibliografía diplomática
se halla incorrectamente clasificada, sea bajo diploma-
cia, sea bajo paleografía, no bajo diplomática. Hay razo-
nes etimológico-históricas para la confusión de diploma-
cia con diplomática y hay razones científicas para su
confusión con paleografía.
Ambas palabras diplomacia y diplomática tienen su
raíz en el verbo griego diploo (diplow) que significa «do-
blo» o «pliego» que da nacimiento a la palabra diploma
(diploma) que significa «doblado», «plegado». En la anti-
güedad clásica, la palabra diploma se refería a documen-
tos escritos sobre dos tablillas articuladas por bisagras
y llamadas dípticos; durante el Imperio Romano, se apli-
caba a tipos específicos de documentación emitidos por
el emperador o el senado tales como decretos que con-
ferían privilegios de ciudadanía y matrimonio a los sol-
dados que habían cumplido su servicio. Con el tiempo,
diploma vino a significar un escrito emitido por la auto-
ridad soberana y luego se extendió para incluir en ge-
neral cualquier documento emitido en forma solemne.
143
CENCETTI, Giorgio: «La preparaziones dell’archivista». En Antología di Scrit-
ti archivistici. Ed. Romualdo Giuffrida (Roma, Ministero per i Beni Cultu-
rali e Ambientali). Publicazioni degli Archivi di Stato, 1985, pág. 285. Todas
las traducciones del italiano al inglés están hechas por la autora. La traduc-
ción al español está hecha desde el inglés. Citado en DURANTI, Luciana: Di-
plomática, usos nuevos para una antigua ciencia. Trad. Manuel Vázquez,
Córdoba (Argentina), 1995, pág. 1.

314
 El término diplomática es una adaptación del latín
res diplomática, expresión usada por el que primero es-
cribió sobre este tema refiriéndose al análisis crítico de
las formas de los diplomas”.144
El planteamiento actual es: si la diplomática sirve
sólo para los documentos antiguos o si se puede exten-
der hasta los documentos actuales.
Nuevamente Tanodi expone las siguientes razones
para actualizar a la diplomática:
• Los documentos modernos constituyen fuentes his-
tóricas. La archivología realiza una serie de técni-
cas a fin de que los archivos contengan documen-
tos estrictamente esenciales, los mismos que se con-
vertirán en testimonios históricos, los mismos que
en su debido tiempo serán juzgados por su auten-
ticidad y veracidad.
• La diplomática es extensible a todos los documen-
tos archivísticos, no sólo a los jurídicos en sentido
estricto de la palabra.
• Si bien las falsificaciones son escasas en la actua-
lidad, eso no significa que no las hay o que no las
habrá, por consiguiente, aquéllos que manejan los
documentos, archiveros e investigadores, deben te-
ner conocimientos, así fueran mínimos, sobre la di-
plomática.

144
DURANTI, Luciana: Diplomática... Op. cit., págs. 10-11.

315
 ARCHIVOS Y CRONOLOGÍA

CONCEPTO

Todo acontecimiento histórico se desliza sobre dos

dimensiones: tiempo y espacio, lo estudiamos en la feno-
menología del hecho, el tiempo es susceptible de ser me-
dido; la cronología estudia el cómputo del tiempo para
fijar los acontecimientos históricos, tenemos entonces
el concepto: la cronología es la ciencia que tiene por ob-
jeto determinar el orden y cómputo del tiempo de los
sucesos históricos.
Cómputo del tiempo: desde tiempos muy antiguos,
el cómputo del tiempo se ha relacionado con los movi-
mientos de los cuerpos celestes. Posiblemente esta in-
fluencia se debe al primer fenómeno fácil de percibir, el
día y la noche, lo cual ya hace una relación entre el sol,
la luna y la Tierra, posteriormente los conocimientos so-
bre astronomía han permitido perfeccionar este sistema.
En el cómputo del tiempo se habla de tiempo solar
real, tiempo sidéreo, etc. Es de particular interés de la
historia y la archivología, el año calendario.
 Año calendario: en el antiguo Egipto se estableció
la duración del año en 365 días, lo que da como conse-
cuencia una diferencia de un año en el período de 1460
(período de Sotis).
Julio César introdujo en el año 46 a.C. el calendario
juliano con una duración del año de 365 y ¼ días. Esta
reforma daba lugar a que cada cuatro años se planteaba
un año bisiesto de 366 días; el día a intercalar era el 24
de febrero.
Los nombres de los meses, aún en uso, proceden del
calendario romano antiguo, haciendo excepción de julio
y agosto, que recibieron esos nombres por Julio César y
Augusto. La diferencia entre 365 ¼ y 365,2422 días del
año traía como consecuencia una diferencia de ocho días
cada 1000 años, este error fue rectificado con la intro-
ducción del calendario gregoriano, llamado así por el Pa-
pa Gregorio XIII que efectuó la reforma mediante la bula
Inter Gravissimas, en 1582, año que fue acortado en diez
días, del jueves 4 de octubre se pasó al viernes 15 de oc-
tubre y se determinó que cada período de 400 años de-
bían suprimirse tres días intercalares. El año 1600 y el
2000 son bisiestos, pero no ocurre lo mismo con el 1700,
1800 y 1900. Este calendario fue adoptado en España en
1582.
Conviene tomar en cuenta que para la cronología espa-
ñola, la era hispánica tenía comienzo 38 años antes que
la cristiana.
Posiblemente en América, la adopción haya demora-
do un determinado tiempo, es decir, el calendario gre-
goriano no se impuso en el mismo tiempo, hay que tener
en cuenta que el sistema de comunicaciones y transpor-
tes no era el mismo que en la actualidad, lo que hacía
que las noticias llegaran con un retraso considerable. “En
Córdoba pudimos comprobar, que con toda probabilidad

317
el nuevo calendario se introdujo entre el 1° de enero y
el 11 de abril de 1585, quiere decir, que pasaron más de
dos años hasta que se adoptó en la extrema parte sureña
del continente hispánico”.145

145
TANODI. Aurelio: Grafística. Op. cit., pág 127.

318
 FORMACIÓN PROFESIONAL

El problema de la formación de profesionales en ar-

chivología tiene alcances mundiales, si bien se han esta-
blecido instituciones destinadas a la enseñanza de los
contenidos de la archivología, sean cursos de posgrado,
de nivel terciario o universitario, no todos los progra-
mas coinciden ni se estudian las materias por falta de
conocimientos y difusión bibliográfica. Los libros sobre
archivos más difundidos corresponden generalmente a
técnicas secretariales pero no a estudios de archivolo-
gía. Los libros especializados existentes sobre materia
archivológica, como los editados por la Unesco, (Proyec-
to RAM), la OEA y el Comité Internacional de Archivos
(CIA), esporádicamente se encuentran como la bibliogra-
fía publicada por los propios medios de los autores.
El desarrollo de la archivología tiene sus bases en la
práctica, en la experiencia adquirida a través de años de
servicio, en la actualidad toma el cariz científico gracias
a los aportes de autores que han transmitido estas expe-
riencias, propias o no propias, hasta formar un cuerpo
de conocimientos en desarrollo. Particularmente, la situa-
ción en América del Sur para la preparación de archiveros
profesionales es muy deficiente, no obstante se observa
en los últimos años un interés mayor por esta actividad
humana, aun cuando podemos asegurar que no es sufi-
ciente como para que se establezca un definitivo desa-
rrollo de la archivología.
Otro de los factores que agrava enormemente este
interés, es el detrimento económico por el que atraviesa
toda América Latina, generalmente los gobiernos no pue-
den disponer de sumas importantes de capital para efec-
tuar inversiones en la formación de su personal ni para
crear estructuras e infraestructuras adecuadas a la me-
jor conservación y atención de los archivos. Muchos go-
biernos han pretendido solucionar los problemas archi-
vísticos mediante decretos, resoluciones y reglamentos,
la legislación ayuda pero no soluciona. Es necesario la
capacitación del personal para que pueda desenvolverse
adecuadamente y aplicar conocimientos específicos a la
archivología para que su servicio sea eficaz y económico.
Son los humanistas los que en la Edad Moderna dan
mayor importancia a los documentos, utilizándolos como
material de consulta y estudio, a su vez, los estados, cada
vez más conscientes de su función de desarrollo, requie-
ren de la documentación de los archivos para hacer va-
ler sus derechos y pretensiones centralizadoras de sobe-
ranía.
Las primeras normas para confeccionar inventarios,
recolección documentaria y recuperación, las dictamina
el “Papa Archivista” Benedicto XIII, al ordenar la for-
mación de los archivos eclesiásticos de toda Italia.
La Revolución Francesa encontró los archivos públi-
cos y privados de Francia organizados regularmente y
sobre todo aquéllos que han servido a los eruditos para
las consultas de obras, por lo que se tenía un concepto

320
más claro de cuáles serían los documentos necesarios
para la investigación. El inconveniente de la Edad Con-
temporánea consistía en la dispersión de los documen-
tos puesto que no existen entidades centralizadoras, de
ahí que los revolucionarios optaron en 1789 por formar
el Archivo Nacional de París como órgano de la asam-
blea, donde se concentraron todos los archivos públicos,
algunos particulares y sobre todo eclesiásticos.
En 1794 se creó la Administración Pública Nacional
de Archivos, la misma que efectuó los primeros descar-
tes, aun cuando influidos por las ideas revolucionarias,
destruyeron documentación valiosa; asimismo se esta-
blecieron los archivos departamentales.
En 1810 Napoleón Bonaparte concibió la idea de ins-
talar, en París, un archivo central de todo el vasto impe-
rio que gobernaba, como un elemento de administración
e influencia.
Es de considerar entonces que la Revolución Fran-
cesa fue un factor determinante en la formación u organi-
zación de los archivos, de los que podemos obtener como
beneficios, la centralización de ellos, autonomía de ad-
ministración y la apertura de éstos a los usuarios.
El desarrollo de la imprenta, primero, y más tarde
de la máquina de escribir, la multigrafía, policopiadoras
y la aparición de nuevos soportes documentales como
los visuales, sonoros, magnéticos, han ampliado enorme-
mente el campo del quehacer archivístico, máxime cuan-
do ingresan las computadoras como productores vertigi-
nosos de documentación.
La evolución administrativa ha determinado que la
función de los archivos, aparte de ser custodios se con-
viertan en memoria de las instituciones, memorias vi-
vientes y orgánicas que contienen informaciones capita-
les de la historia.

321
 También es de considerar como un punto importan-
te que la producción de la documentación ha superado
todo cálculo, por lo que hace función de los archivos, se-
leccionar la documentación que contiene una significa-
ción histórica de aquélla que se convierte en una masa in-
útil. Ha de depender mucho de la capacitación profesio-
nal de los archiveros para que la documentación no des-
truida constituya una verdadera fuente de información
para el futuro, ya que la documentación inútil, una vez
destruida, quedará perdida para siempre.
La mala administración de los archivos proviene de
una incapacitación del personal destinado a este fin. Una
mala memoria es un buen alimento para los errores, por
eso es que se presenta la necesidad de crear y estable-
cer las infraestructuras necesarias, primero para la ca-
pacitación del personal, posteriormente para el desa-
rrollo científico de los sistemas de almacenamiento de
la información.

322
 CONSIDERACIONES SOBRE LA ENSEÑANZA ARCHIVÍSTICA

La capacitación del personal de archivos es un pro-

blema universal, resulta contraproducente que todo esta-
do organizado cuenta con incalculables oficinas que pres-
tan servicios a la comunidad y que cada una de ellas cuen-
ta con archivos propios, los que son llevados en una for-
ma consuetudinaria.
El Dr. Elio Lodolini se refiere a este problema indi-
cando la inutilidad de una buena legislación sin los ele-
mentos necesarios y capacitados para hacer cumplir y
aplicar conocimientos y leyes. Delmas nos demuestra que
el servicio del archivo tiene un problema clave, y es el
personal.
Los archivos se constituyen gracias al personal, pue-
den ser colaborados por los servicios modernos de com-
putadoras, pero por el momento es imposible que sean
substituidos en sus tareas.
En lo que a América se refiere, es larga la lista de las
proposiciones y recomendaciones que los estados efec-
túan para que se formen escuelas de enseñanza archivís-
tica; nos limitamos a enumerar algunos como referencia:
 • El Primer Congreso Centroamericano de Archive-
ros, en 1965, efectuado en San Salvador, propicia fundar
la Escuela Centroamericana de Archivistas.
• El simposio sobre la Función de los Archivos y de
la Paleografía en las Investigaciones, efectuado en Mar
del Plata en 1966, propicia el establecimiento de centros
regionales dedicados a la formación de nuevas genera-
ciones de archiveros, paleógrafos y diplomatistas.
• El Primer Congreso Bolivariano sobre Archivos,
efectuado en Caracas, Venezuela, en 1967, propone que
las universidades implanten la enseñanza con categoría
de licenciatura para la formación de profesionales archi-
veros a nivel superior. Los archivos podrán establecer
programas de adiestramiento para su personal técnico
y subalterno.
• En el Seminario sobre Archivos, realizado en Otta-
wa, Canadá, en 1968, se recomienda que el Comité de
Archivos del Instituto Panamericano de Geografía e His-
toria fomente la formación profesional de archivistas en
ámbitos regionales.
• Las Primeras Jornadas Nacionales de Microfilma-
ción de Archivos, efectuada en Buenos Aires, Argenti-
na, en 1968, sugiere fomentar los estudios archivísticos.
• En 1969, las Segundas Jornadas de Archiveros en
Córdoba, Argentina, destacan la necesidad de la ense-
ñanza archivística con la creación de escuelas de archi-
veros.
• En 1972, la Reunión Técnica sobre el desarrollo de
archivos, efectuada en Washington, Estados Unidos de
Norteamérica, trata el tema de las escuelas de archive-
ros en el ámbito interamericano.
Como se puede observar, la preocupación por la ca-
pacitación del personal de archivos alcanza niveles inte-
ramericanos.

324
 En la Argentina gozan de este privilegio, la Univer-
sidad Nacional de Córdoba, el Instituto Superior N° 12
de Santa Fe y la Escuela Santa Fe de la ciudad de Para-
ná, Entre Ríos. No está de más decir que los países que
cuentan con una enseñanza sistemática son muy pocos,
a saber, México, Venezuela, El Salvador y Ecuador.
El ideal perseguido por la capacitación de personal
para archivos es que tanto en los históricos como en los
administrativos obtengan una preparación adecuada y
profesional, por lo que es recomendable que los estudios
sean siempre a niveles superiores cuando no universita-
rios, con el fin de poder capacitar para la dirección de
archivos y la organización de los distintos servicios, sien-
do su incumbencia desde la mesa de entradas, ordena-
ción, clasificación, auxiliares descriptivos, selección has-
ta las publicaciones de corpus documentales de interés
para la investigación.
Carbone Salvatore y Gueze Raoul, en su proyecto tipo
de los archivos, recomiendan que las escuelas deben per-
seguir fundamentalmente la formación de dos grupos
básicos para el personal del archivo: el primer grupo con-
sistiría en el cuerpo de investigadores, historiadores,
archiveros con diplomas universitarios.
Un segundo cuerpo estaría conformado por expertos
en restauración, fotodocumentación y técnicas mecano-
gráficas y electrónicas, estos grados se darían en la me-
dida que lograran aprobar los cursos de carrera.

FINES DE LA CAPACITACIÓN

La capacitación de archiveros tendría los siguientes

fines principales:

325
 • Formación técnica profesional de los archiveros,
en lo posible con derivaciones en las ramas auxi-
liares como microfilmación, restauración, etc.
• El fomento de las investigaciones archivísticas en
todas sus fases; la formación de cuerpos de inves-
tigación es consecuente.
• La coordinación de la actividades de los archivos;
a nivel provincial y nacional cuando la geopolítica
esté conformada en estados federales.
• Lograr los centros de estudio como centros de ase-
soramiento sobre materias de organización técnica
de los archivos, sean éstos públicos o privados.
• La difusión de los adelantos técnicos en la materia.

INGRESO Y TÍTULO

El ingreso como alumnos a la carrera, comprendería

a quienes aprueban los estudios secundarios completos,
otorgándoles ciertas facilidades a quienes trabajan en
archivos durante los primeros años de la carrera.
En cuanto a los títulos, se otorgaría el de archivero,
equivalente al profesorado de las ramas sociales, a los
que cursan o aprueban todas las materias previstas en
el plan de estudios para la carrera completa de tres años
o su equivalente; seis semestres, de acuerdo con la for-
ma vigente de estudios. Para el área de las especialidad,
y para obtener el título de técnico en archivos históri-
cos y/o técnico en archivos administrativos, aprobarán
las materias correspondientes a dos años: el básico y el
de especialización. Si se dieran u otorgaran becas, corres-
pondería a un estudio de seis meses continuos.

326
 PLANES DE ESTUDIOS

El presente plan ha sido cotejado con los distintos

planes de estudios de las carreras existentes en Améri-
ca, y adaptado a los requerimientos necesarios de la pro-
vincia.

Primer año:
1) Introducción y Teorías de la Archivología.
2) Administración y Organización.
3) Grafística y Diplomática.
4) Técnicas Descriptivas I.
5) Taller Archivológico.
6) Antropología Filosófica y Cultural.
7) Introducción a las Ciencias Sociales.
8) Inglés.

Segundo año:
9) Técnicas descriptivas II.
10) Ordenación y Clasificación.
11) Archiveconomía.
12) Conservación y Restauración Documental.
13) Metodología y Técnicas de la Investigación.
14) Taller archivístico.
15) Instituciones Hispanoamericanas.
16) Estadísticas.
17) Inglés.

Tercer año:
18) Reproducción y Microfilmación.
19) Ciencias de la Documentación.
20) Planificación Archivística.
21) Legislación y Servicios.
22) Pasantía en archivos.

327
 23) Selección Documental.
24) Informática.
25) Seminario.
26) Técnicas Descriptivas III.

Para el tercer año es conveniente que el alumnado

efectúe pasantías en los archivos intermedio e históri-
co, como puesta en práctica de todos sus conocimientos.
Antes de concluir el ciclo profesional, el alumno de-
berá acreditar ante un examen de competencia el cono-
cimiento de una lengua no castellana moderna.
Para el título de técnicos en archivos, será necesario
haber cursado y aprobado el segundo año de la carrera.
En el caso de darse curso al proyecto, lo esencial es
pensar básicamente en el primer año, para ir subsanan-
do posteriormente las necesidades que puedan darse en
el segundo y tercer año respectivamente.

CAMPO DE ACTUACIÓN PROFESIONAL DEL ARCHIVERO

Ante el constante desarrollo de nuevas técnicas ad-

ministrativas, la profesión de archivero ha sentido la in-
quietud de intervenir en forma consciente y organizada,
como responsable de la documentación.
Esta inquietud adquiere sus propios matices; en tér-
minos generales puede decirse que existen dos corrien-
tes de pensamiento respecto a la actividad del archive-
ro: quienes opinan que este profesional debe actuar den-
tro del archivo únicamente, y quienes consideran que de-
be hacerlo en cualquier área de la administración, rela-
cionada con el tema de los documentos producidos.
Es trascendente para la profesión, recoger el sentir
general de profesionales, a fin de que sus organismos re-

328
presentativos establezcan las directrices que normali-
cen la actuación profesional.
Para que el archivero actúe en cualquier área de la
administración, se exponen los argumentos:
Debe aceptarse que para poder atender con éxito esta
actividad debe pensarse en el archivero organizado como
despacho profesional.
La principal ventaja de esta política constituye la co-
modidad de poder obtener consejo para todos los pro-
blemas del procedimiento documental.
Cuando una institución requiere de un archivero para
que la auxilie en diversos campos de su actividad, princi-
palmente en la planificación, organización documental e
informativa, revisión de métodos y procedimientos, inves-
tigación, etc., la “coordinación” de estos servicios es un ele-
mento importantísimo para lograr un servicio eficiente.
El profesional que decida atender debe por lo tanto
procurar la integración de su departamento o firma para
poder agregar esta cualidad de coordinación a sus servi-
cios.
Es un hecho que los requisitos de capacidad, prepa-
ración técnica y experiencia, deben preceder a la expan-
sión de los servicios de información. Estos requisitos o
condiciones se reúnen con cierta facilidad si se piensa
en la especialización del archivero y el auxilio de otros
técnicos y profesionales, lo cual permitirá prestar servi-
cios en una gran variedad de campos.
Dada la importancia que tiene esta actividad para la
profesión, debiera tomarse el tiempo necesario para es-
pecializar a archiveros en determinados campos e incre-
mentar algo que ya se ha hecho con éxito desde hace mu-
cho tiempo, que el archivero estudie otras profesiones.
Si se reúnen los requisitos de capacidad para orga-
nizar, dirigir y vigilar, no debieran ponerse obstáculos a

329
la expansión del servicio de documentación e informa-
ción.
Debe reconocerse que se requiere un esfuerzo espe-
cial en materia de preparación técnica, para atender el
campo de la información, que es el que se ha mencionado
como área natural de la archivología. Si hay necesidad
de prepararse para atender el campo natural, se puede
incrementar la preparación para ampliar los servicios a
otros campos. Básicamente empezamos por los auxilia-
res de investigación en las ciencias sociales e históricas.
Quienes argumentan que el archivero público debe
actuar exclusivamente en el archivo exponen las siguien-
tes razones:
1. El asesoramiento en información en todas las áreas
requiere de conocimientos especializados asequi-
bles a través del estudio de diversas ciencias y téc-
nicas.
2. No es factible pensar que el archivero individual-
mente pueda adquirir todos esos conocimientos es-
pecializados, por lo que debe concretar su prepa-
ración a un campo determinado.
3. Si determinado archivero decide prepararse ade-
más de en su campo natural, en otros ajenos, ello
no puede ni debe impedírsele. Pero si actúa en esos
otros campos ajenos a su profesión de archivero,
debido a la preparación especial que ha tenido, ello
no indica que actúe como archivero, sino como otro
tipo de profesional de acuerdo con la especializa-
ción adicional que ha logrado.
4. Si se pretendiera que la profesión de archivero esté
formada por individuos especializados en distintos
campos de la administración, perdería su carac-
terística de profesión, pues estaría integrada por

330
 personas con intereses e inquietudes totalmente
disímiles.
5. Si con su carácter de archivero se asocia con otros
profesionales a fin de prestar servicios más am-
plios de los que su preparación profesional le per-
mite, dicha asociación ya no será de archiveros, sino
de archivero y otros profesionales.

LA ÉTICA PROFESIONAL DEL ARCHIVERO

La intervención del archivero en las instituciones de-

be realizarse dentro del marco de elevada moral profe-
sional que siempre ha caracterizado sus acciones.
Es necesaria entonces la formación de un reglamen-
to normativo de la conducta del archivero en su relacio-
nes generales, con la institución, el usuario, y con sus
compañeros de profesión y le sea aplicable, cualquiera
que sea la forma que revista su actividad, especialidad
que cultive o la naturaleza de la retribución que reciba
por sus servicios.
Competencia. El archivero, al igual que cualquier
otro profesional, para prestar sus servicios debe contar
con la competencia técnica requerida. Cuando un profe-
sional ofrece sus servicios está haciendo declaración pú-
blica, por la cual se manifiesta capacitado para desem-
peñar las actividades de su profesión y si sus pretensio-
nes son infundadas está cometiendo un fraude con quien
le pone en sus manos un problema. Consideramos que
sería muy peligroso la contratación de técnicos en cam-
pos en los que no está preparado para ejecutar o super-
visar. Tal como sucede en la actualidad, en que especia-
listas en informática se consideran competentes para el
manejo de los archivos.

331
 LAS ASOCIACIONES DE ARCHIVEROS

Como consecuencia de las responsabilidades y cam-

pos de acción del archivero, es muy necesaria la colabo-
ración del profesional con otros especialistas en las dis-
tintas áreas de actividades de las empresas, para resol-
ver eficientemente una gran variedad de problemas que
presentan aspectos muy diversos pero íntimamente li-
gados.
Por consiguiente, consideramos que, aunque la aso-
ciación con otros profesionales es útil y recomendable
para dar un servicio más amplio, siempre que un grupo
de profesionales se ostente como “despacho, bufete, etc.,
de archiveros” debe ser ateniéndose a las disposiciones
emanadas de las asociaciones.
El archivero puede asociarse para la práctica profe-
sional en forma que ostente su responsabilidad profe-
sional e ilimitada. Dicha asociación profesional se da a
conocer como de “archiveros” cuando las personas cuyos
nombres figuren en la razón social sean archiveros. Cuan-
do uno de los asociados acepte un puesto incompatible
con el ejercicio independiente de la profesión, deberá
retirarse de la asociación mientras dure la incompatibi-
lidad.
En las asociaciones profesionales podrán suscribir
informes informativos y estados documentales quienes
poseen título de archivero u otro equivalente legalmen-
te expedido por una autoridad o institución docente, debi-
damente registrada. Tratándose de informes sobre asun-
tos de consultoría, si la asociación se da a conocer como
de archiveros.
Estas disposiciones permiten a los archiveros aso-
ciarse con otros profesionales e inclusive que aparecie-
ran los nombres de estos últimos en la razón social o que

332
firmasen informes informativos, siempre y cuando se
agrupasen como archiveros.
Por otra parte, mientras los despachos de archiveros
no se separen del campo propio de la administración de
archivos y sólo presten servicios de consultoría en aque-
llas áreas para las que están preparados por la naturale-
za de su formación profesional, no tendrán necesidad de
asociar otros profesionales.
Independencia. Aunque algunos archiveros están
preocupados ante la posibilidad de que los servicios de-
pendientes de las distintas formas de administración
perjudiquen la independencia del archivero, no vemos
ningún argumento convincente que justifique ese temor.
El archivero no dispone de los recursos de las empre-
sas que asesora para llevar a la práctica sus sugerencias,
ni está autorizado para dar órdenes a quienes sí dispo-
nen de dichos medios. Sus recomendaciones pueden ser
aceptadas o rechazadas, y en este último caso, su rea-
lización quedará sujeta a errores de interpretación y eje-
cución o a las modificaciones intencionales que hagan
los ejecutivos de la empresa.
Su ejecución puede abandonarse antes de concluirse o
que rinda resultados. Es obvio que el archivero no inter-
viene en la administración y que por lo mismo no pierde su
independencia. Se sugiere entonces tomar en cuenta:
La actividad archivística en administración no es in-
compatible con las técnicas documentales practicada por
un mismo archivero para una misma empresa, siempre
y cuando se limite a asesorar, sugerir o recomendar y no
a tomar decisiones operativas.
Siendo esencial que el archivero actúe independiente-
mente, debe mantener un juicio libre e imparcial tanto en
las actividades de técnicas documentales como en las de
administración, acepta la obligación de sostener un crite-

333
rio libre e imparcial al examinar los estados documentales
y emitir su opinión, y en cualquier otro trabajo profesio-
nal que realice.
Divulgación. Para facilitar la divulgación de los servi-
cios archivísticos ante los usuarios que desconocen este
tipo de servicio, no se consideran publicidad los folletos
que los archiveros elaboren para informar a los usuarios
sobre el alcance de los servicios de documentación que
prestan. Estos folletos no deberán contener autoelogios
o declaraciones que menoscaben la dignidad profesio-
nal. No deberían enviarse a personas que no los hayan
requerido por iniciativa propia.
Tampoco se consideran publicidad los boletines que
sobre temas técnicos emitan los archiveros para que cir-
culen exclusivamente entre su personal o usuarios que
directamente los soliciten.
Secreto profesional. El hecho de que un archivero
realice trabajos de documentación de empresas compe-
tidoras entre sí, no provoca ningún conflicto en materia
de secreto profesional, pero en el campo de la informa-
ción contenida en los documentos, puede ser motivo se-
rio para que el usuario no desee que su archivero traba-
je con la competencia, ya que muchas decisiones en el
campo administrativo, se toman precisamente en rela-
ción a la actitud de las otras empresas del ramo. El ar-
chivero, para prestar servicios de documentación a usua-
rios que sean competidores entre sí, deberá contar con
la autorización expresa de ambos.

LA PREPARACIÓN DEL ARCHIVERO

Es de gran trascendencia el pensar acerca de cuál

debe ser la integración de los cursos que recibe un estu-

334
diante, de modo que cuente con la base adecuada que lo
capacite para ejercer la profesión de archivero de acuer-
do con las exigencias del momento.
Quienes abogan porque el archivero intervenga en
todas las ramas de la administración, no se detienen a
considerar que la capacidad humana tiene un límite y
que no es posible que un profesional llegue a tener to-
dos los conocimientos y experiencias necesarios para ac-
tuar sin ninguna limitación.
Esa limitación es necesario determinarla cuando el
estudiante cumple con el plan de estudios que lo van a
capacitar con los elementos básicos para ejercer su pro-
fesión, ya que como profesional seguirá estudiando para
ahondar sus conocimientos profesionales en general o
para lograr una mayor especialización en alguno de ellos,
pero no para abarcar campos que no haya sentido como
propios desde que inició sus estudios profesionales.
Sí se acepta que el campo natural de actuación del
archivero lo constituyen los documentos administrati-
vos por ser el área en la que, a través de su preparación
y experiencia práctica, logra realmente una especializa-
ción y en consecuencia una diferenciación de otros profe-
sionales. Veamos qué tipo de conocimientos debe tener
un archivero para considerarse como tal y por consiguien-
te poder prestar sus servicios.
Si la meta de un archivero es lograr una especializa-
ción, lógicamente deberá absorber aquella parte del co-
nocimiento humano más afín con su meta, con objeto de
que su especialización tenga bases generales que le per-
mitan lograr un criterio amplio y no circunstancial.
Al archivero lógicamente le interesará conocer los
principios en que se funda la administración, el análisis
de las etapas del proceso administrativo y las reglas que
rigen las distintas funciones, a fin de poder situar a la

335
función archivística dentro del todo administrativo y es-
tablecer el grado de coordinación que debe mantener
con relación a las demás funciones.
Es más, para lograr una especialización, el archivero
no sólo habrá de absorber el conocimiento de tipo gene-
ral en relación con las ciencias de las cuales se ha deri-
vado el conocimiento administrativo, sino que habrá de
auxiliarse del conocimiento que le proporcionan otras
ciencias afines a la administración, como lo son la plani-
ficación y la organización, a fin de poder cuantificar los
datos habrá de manejar y ajustar los principios adminis-
trativos a las limitaciones impuestas por las autorida-
des gubernamentales.
El conocimiento de principios generales de la admi-
nistración, forma el cuadro general dentro del cual el ar-
chivero logra su especialización.
La función archivística se manifiesta y realiza a tra-
vés de la realización de los distintos pasos del proceso
administrativo (previsión, planeación, organización, in-
tegración, dirección y control). Se tiene especial interés
en que la generación, transmisión y manejo de los datos
documentales esparcidos en todas las actividades opera-
cionales de un organismo social, se realice en forma tal
que le permita tomar decisiones adecuadas.
Consecuentemente, aspectos tales como la implan-
tación y vigilancia de sistemas y procedimientos relati-
vos a la documentación e información, deben lógicamen-
te estar comprendidos en el área del archivo, al igual que
actividades rutinarias son materia de la especialización
del archivero .
Es en este aspecto de la especialización del archive-
ro en donde habrá que tener mucho cuidado en lograr el
adecuado equilibrio de las materias a cursar a fin de que
se reconozca como especialista en procedimientos admi-

336
nistrativos y no como un especializado en determinada
rama administrativa, ni mucho menos en otros campos
de la investigación. Esto se refiere por supuesto al nivel
medio que debe tener un archivero por el hecho de po-
seer su título profesional, ya que posteriormente podrá
especializarse en otro campo administrativo o inclusive
en otra ciencia no afín a su profesión.
Por lo que se refiere a cursos de posgraduados, cree-
mos que su objetivo debe ser permitir que el archivero
logre una mayor especialización dentro de su natural ac-
tuación administrativa o investigativa.
El estudio de materias específicas como metodolo-
gía de la investigación, que otorga un conocimiento más
profundo de determinada rama de la investigación cien-
tífica, será de gran beneficio para la profesión.
Nuestros organismos profesionales deberán estar pen-
dientes de que las escuelas en que se impartan cursos
de archivero a nivel profesional y posprofesional inclu-
yan las materias necesarias para lograr las diferentes
especializaciones en el terreno informativo y, si ello no
se logra, dichos organismos profesionales deberán orga-
nizar y promover cursos y publicar boletines sobre esos
aspectos.

PRESENTE Y FUTURO DE LA FORMACIÓN DEL ARCHIVERO

Ningún núcleo social puede sustraerse a la necesi-

dad de hablar, discutir y proponer, sobre el problema de
la formación del archivero y su campo de actividades.
La profesión del archivero es una actividad que re-
quiere un amplio campo cultural y una sólida formación
sobre una variedad de técnicas muchas veces opuestas
entre sí, pero relacionadas por su objetivo; precisa que

337
los estudiantes reciban una formación con un mínimo de
tiempo que suministre los conocimientos teóricos y prácti-
cos necesarios, y los dote de una visión intelectual sufi-
ciente.
El primer concepto importante, que sirve a nuestro
propósito, es el alcance preciso del término formación.
En efecto, la formación es algo más que el logro de una
simple información; es la adquisición de un conocimien-
to conjuntamente con el adiestramiento, englobado en
un contexto cultural que le permita al profesional tener
una visión adecuada de la realidad que le rodea, convir-
tiéndose en un modificador social al tener en su poder
información utilizable en distintos aspectos como el ser-
vicio a la institución y principalmente a la sociedad.
La formación superior o profesional, es saber lo que
se hace y cómo se hace, comprendiendo el significado y
la importancia de lo que se hace. Dando a la capacidad
del individuo un campo de acción amplio, con una visión
que le permita una mayor aplicación y una utilidad más
práctica.
Se trata de futuros archiveros formados para ejercer
una actividad, cuyo significado, alcance e importancia
comprenda cabal y responsablemente de modo que sea
comprendida por la comunidad a la que presta servicios.
El segundo concepto de importancia conforma la res-
ponsabilidad profesional en la precisión de enfoques y
alcances de los planes académicos, en la definición de
su sentido práctico y en la revisión y evaluación perma-
nente y abierta de los programas correspondientes.

338
 LA PRÁCTICA PROFESIONAL DEL ARCHIVERO

Los archiveros han demostrado poseer conocimiento

y suficiente competencia a nivel profesional en el vasto
campo de la documentación y los archivos. Razón que los
identifica dentro de un campo epistemológico y da sig-
nificado específico a la posesión del titulo de archivero.
Entendemos a la archivología como una ciencia que con-
duce a la generación de información preponderantemen-
te de carácter decisorio, investigativo y educativo, in-
dispensable para dirigir y medir la efectividad de la ope-
raciones de cualquier institución.
La información producida por la archivología sirve
esencialmente en dos sentidos:
a) Hacia los centros de decisión de la institución; ge-
nerando instrumentos eficaces para la administra-
ción en áreas de planificación, control y toma de
decisiones, siendo de su competencia todos los as-
pectos de creación, trámite y selección documen-
tal.
b) Hacia núcleos sociales externos, cuyo interés se
centra en la información calificada que se propor-
ciona de acuerdo a los grados de accesibilidad. Nor-
malmente son sectores relacionados con la institu-
ción, instituciones intermedias, grupos de investi-
gación, usuarios e investigadores, organismos gu-
bernamentales, autoridades fiscales; toda persona
jurídica que requiere información en virtud de su
relación o de su interés.
La función archivística implica como tal, el análisis
de datos y de información, interpretación y comunica-
ción adecuada a todos los que pueden requerir su uso y
expresión testimonial competente sobre su validez y re-
levancia.

339
 Debe considerarse además, en todo esto que una gran
cantidad de datos y de hechos, respecto de los que la ar-
chivología ha de conocer e influirse de sus efectos, no es
susceptible de medirse y expresarse en el lenguaje de
técnico que la ciencia archivística normalmente usa pero
que deben tomarse en cuenta por el impacto que tienen
en la institución o en la realización de eventos futuros
de la misma.
Se advierte que la práctica personal en el campo de
la archivología requiere no sólo de conocimientos prác-
ticos y de experiencia sino también de una gran objeti-
vidad, una postura mental receptiva y abierta y una ade-
cuada capacidad de juicio permanente disciplinada.
Los archiveros son los expertos de la archivología.
Pero bien entendido que su grado es de expertos porque
rebasa el límite que existe entre el artesano y el profe-
sional.
No es cuestión de mera habilidad o de perfección en
el procedimiento. Se trata, más que nada del juicio inte-
lectual del punto de vista, de la independencia; cuya mani-
festación objetiva es la función principal de la archivolo-
gía, en la información, en los estados documentales.
Los estados documentales, en su aspecto descripti-
vo, constituyen verdaderos instrumentos de trabajo al
servicio de la sociedad toda, no limitados en su ampli-
tud ni por el idioma ni por la geografía. Los estados do-
cumentales deben ser claros, útiles y eficaces y no mera-
mente el resumen de anotaciones sistemáticas, y puesto
que sirven para tomar decisiones que han de afectar el
futuro y el desenvolvimiento de las instituciones, inde-
pendientemente de salvaguardar los distintos intereses
o el patrimonio documental de las instituciones, es na-
tural que requieran de la confirmación imparcial de los

340
contenidos de información, lo que sólo un experto en ar-
chivología: el archivero profesional, puede hacer.
En el campo de la archivología, la práctica de las téc-
nicas documentales es la función más elevada de la acti-
vidad profesional; esta expresión testimonial sobre la
validez y relevancia de la información es, por sí misma y
en comparación con otras actividades igualmente enfo-
cadas al servicio de la comunidad en una gama de ámbi-
tos que puede enumerarse desde la educación a todos los
niveles, hasta la investigación como máxima expresión
intelectual.
Convinimos que el archivero es un conocedor profun-
do del alcance, la influencia y la utilidad de la informa-
ción en la dirección de las instituciones, el archivero no
debe tomar decisiones administrativas, pero tiene que
comprender a la administración en los muchos aspectos
relacionados con sus actividades y procedimientos.
En el ejercicio de su labor profesional preponderan-
te, el examen de los estados documentales e informati-
vos, los archiveros deben revisar diversos aspectos de la
institución recomendando mejorar en sus operaciones
burocráticas, particularmente en materia del control de
trámites, así como en diversos aspectos documentales e
informativos.
Su constante entrenamiento y su cada vez mayor ex-
periencia, les permite intervenir definitivamente en la
implementación de diversos programas aprobados por la
administración de las instituciones y convertirse en efi-
caz consejero de la misma, para la solución de problemas
relacionados con sistemas y control, planificación docu-
mental e informativa, análisis descriptivos, procesamien-
to automático de datos, análisis y control de costos de la
información.

341
 ANTEPROYECTO DE LEY DEL EJERCICIO DE LA
ARCHIVOLOGÍA

La actividad profesional comprende el conjunto de

organismos, operaciones, técnicas y principios relacio-
nados intrínsecamente con los documentos, obteniendo
el máximo de utilidad posible; utilidad social máxima en
beneficio del desarrollo en el marco histórico y geográ-
fico en que se desenvuelve.
Es indudable que la archivología es una profesión de
servicio y las características de sus diversas ramas re-
sultan de la naturaleza y particularidades de la socie-
dad que se beneficia de esos servicios, sea para satisfa-
cer necesidades de información del hombre de ciencia,
como las del estudiante que se inicia en la investigación.
Los postulados y métodos empíricos de los archiveros
de otra época, no son suficientes en el mundo actual, con-
siderando la complejidad de problemas que plantea la
utilización del saber registrado en forma documental.
IMPORTANCIA DE LA PROFESIÓN DE ARCHIVÓLOGO DENTRO
DEL FENÓMENO “EXPLOSIÓN DE LA INFORMACIÓN”

La explosión de la información notoriamente acele-

rada después de la Segunda Guerra Mundial trae como
consecuencias:
1) Una enorme acumulación de documentos.
2) Una urgente necesidad de información por parte
de la sociedad de nuestros días evidenciado en los
adelantos de la ciencia y la tecnología del siglo XX.
Como consecuencia, los archivos tradicionales han
adaptado y asimilado esta nueva situación empleando
nuevas técnicas, metodologías y tecnologías avanzadas.
Por ello los profesionales de las ciencias documenta-
les y archivológicas de nuestros días, desarrollan activi-
dades inherentes a la documentación-información, y rea-
lizan la importante labor de hacer accesible la informa-
ción a los usuarios que la requieran para fines como: in-
vestigación, culturales, recreacionales, de alfabetización
funcional, apoyo a la capacitación, complementación y
actualización de la docencia e investigación a nivel de la
educación superior y técnica, etc., mediante nuevas y
novedosas técnicas de recolección, procesamiento, alma-
cenamiento, recuperación y diseminación de información.
De acuerdo a esta nueva situación, les corresponde ha-
cer el papel de docentes para adiestrar a los usuarios
en técnicas de investigación y utilización de estos archi-
vos modernos.

343
 EL DESARROLLO DE LA PROFESIÓN EN ALGUNOS PAÍSES
DE TRADICIÓN ARCHIVÍSTICA

En países como Francia, Gran Bretaña, Estados Uni-

dos de Norteamérica, Canadá, los archivólogos han lo-
grado a través de sus asociaciones profesionales un sta-
tus profesional que les permite participar en la defini-
ción de políticas archivísticas y en diversos tipos de legis-
lación que ha afectado esas políticas, como leyes de de-
pósito legal, y status de archiveros en servicio civil.
Se pueden citar otros países de gran tradición archi-
vística como Suecia y Noruega, donde la profesión ha lle-
gado a tal grado de desarrollo que existen normas des-
de hace algún tiempo para archivos públicos .
En Perú, los profesionales de la archivología están
trabajando conjuntamente con autoridades gubernamen-
tales sobre leyes para implementar redes nacionales de
información.
Conferencia Intergubernamental de París (NATIS).
La Conferencia Intergubernamental sobre Planeamiento
de las infraestructuras nacionales de documentación y
archivos se celebró en París del 23 al 27 de septiembre
de 1974. Fue organizada por la UNESCO en cooperación
con la Federación Internacional de Documentación (FID),
La Federación Internacional de Asociaciones de Bibliote-
cas (FIAB) y el Consejo Internacional de Archivos (CIA).
Se citan a continuación las siguientes recomendacio-
nes de esta conferencia, aprobadas por unanimidad y de
las cuales la Provincia de Santa Fe fue signataria:
Sistemas Nacionales de Información (NATIS)
Recomendación N° 1
La Conferencia;
Reconociendo que la información ha llegado a ser una
base esencial para el progreso de la civilización y de la

344
sociedad, y que, al mejorar las relaciones humanas en la
sociedad y entre pueblos de distintas culturas y tradi-
ciones, contribuye a una mejor comprensión y a la coope-
ración mundial.
Observando que hay en muchos lugares del mundo
una gran desigualdad en la provisión de recursos que
permiten tener acceso a la información, a los usuarios
de todos los campos del conocimiento.
Acepta:
El concepto general de infraestructuras nacionales
de los servicios de documentación, y archivos (NATIS)
esbozado en el documento: Sistemas nacionales de Infor-
mación (NATIS). Objetivos para una acción nacional e
internacional (COM-74/NATIS 3), enmendado por la Con-
ferencia como una estructura general que abarca todos
los servicios que se ocupan de proporcionar información
a todos los sectores de la comunidad y a todas las cate-
gorías de usuarios,
Pide a los Estados Miembros de la Unesco que:
Tomen las disposiciones apropiadas para crear un
sistema nacional de información, una estructura para los
servicios de información, teniendo en cuenta la estruc-
tura económica y social del país y su patrimonio cultu-
ral, dentro del marco de sus planes generales y secto-
riales de desarrollo nacional y de su política de comuni-
cación.
Recomienda que:
Este sistema o infraestructura nacional esté apoya-
do por medidas apropiadas de legislación, financiamiento
y personal calificado y por el uso de técnicas modernas
de información y que se coordinen adecuadamente sus
diversos elementos.
Personal para los servicios de Documentación, y Ar-
chivos.

345
 Recomendación N° 22
La Conferencia,
Considerando, que ese personal sea suficientemente
numeroso y especialmente calificado, es importante que
se le ponga en condiciones materiales, psicológicas y so-
ciales que hagan que este tipo de ocupación atraiga can-
didatos de gran calidad y por consiguiente asegurar su
desarrollo y estabilidad,
Recomienda a los Estados Miembros que:
Otorguen a ese personal condiciones de empleo igua-
les a las de los especialistas de otras profesiones cuyo
nivel de estudios sea equivalente.
Entre los objetivos del NATIS, igualmente aproba-
dos merece citarse el:
Objetivo 10.- Establecimiento de un marco jurídico
para el NATIS: Habría que tomar lo más pronto posible
medidas legislativas en apoyo del planeamiento y apli-
cación del sistema nacional de información. Las medi-
das legislativas son uno de los requisitos previos para
poder garantizar el desarrollo de una fuerte infraestruc-
tura nacional. El plan nacional de información debería
disponer que se prepare y promulgue toda la legislación
adicional que sea necesaria para consolidar la base teó-
rica del sistema, las relaciones con las autoridades com-
petentes, el personal especializado y su categoría profe-
sional, la estructura, el financiamiento y las relaciones
nacionales e internacionales. Dentro de este amplio mar-
co, habría que dedicar una atención especial a la formu-
lación de una legislación adecuada: IV) Para otorgar al
personal competente del sector de la información una
categoría y unas condiciones de servicio análogas a las
que se conceden a las profesionales de nivel de instruc-
ción equivalente en otros sectores.

346
 LA PROFESIÓN EN SANTA FE

Fundamento jurídico y Antecedentes

del Proyecto de Ley

Sobre Organización de Archivos:

Ley 5516/61: La cual establece la denominación del
Archivo Histórico de la Provincia como Archivo General
de la Provincia dependiente del Ministerio de Educación
y Cultura pudiendo permanecer la documentación ad-
ministrativa hasta 30 años en oficina, como así mismo
especifica para la documentación histórica un plazo de
50 años.
Ley 6351/67: Especifica la dependencia del Archivo
General del Ministerio de Gobierno, Justicia y Culto.
Ley 8399/79: Modificatoria y ampliatoria de la 5516.
El Archivo General se compondrá de Archivo Histórico
e Intermedio, pudiéndose mantener la documentación
en sus respectivas oficinas durante 15 años debiendo
transferirse la documentación entre 15 a 30 años pri-
meramente al Archivo Intermedio y posteriormente al
Archivo Histórico.
Decreto 2232/81: Reglamento de las leyes 5516/61
y 8399/79, para el funcionamiento de los archivos Juris-
diccionales y Sectoriales del Poder Ejecutivo.
Referido a Registros:
Decreto 2025/86: Establece la necesidad de efectuar
un Registro Provincial de Archivos Privados.
Decreto 3892/88: Por el cual se efectúa la apertura
de un Registro Provincial de Testimonios orales, median-
te un formulario que atiende a datos referidos al infor-
mante, testimonio e interlocutor.

347
 Clasificación:
Decreto 4933/87: Disponiendo que cada jurisdicción
elabore su cuadro de clasificación de fondo documental,
atendiendo a misiones, funciones, actividades, trámites
y estructura orgánica.
Resolución 165/88: (M.G.) El cual reglamenta la eje-
cución del Decreto 4933/87.
Ley de Ministerios 10101. Decreto 2518/89. El
cual establece la conformación de los Ministerios en Go-
bierno, Justicia y Culto, Obras, Servicios Públicos y Vi-
vienda, Educación, Agricultura, Ganadería, Industria y
Comercio, Hacienda y Finanzas y Salud y Acción Social.
Siendo sus respectivas Secretarías las siguientes: Gene-
ral y Técnica de Gobernación, Acción Social y de Trabajo.
Descripción:
Decreto 1320/87: Que dispone la aplicación de las téc-
nicas de descripción colectiva; discriminando en Grupos,
Sub-Grupos y Series; y Accesibilidad Documental en ar-
chivos jurisdiccionales y sectoriales del Poder Ejecutivo,
protegiendo la libre accesibilidad documental e informati-
va, estableciendo grado de reserva en casos necesarios.
Resolución 616/87: (M.G.) Reglamentando la ejecu-
ción.
Selección:
Decreto 0006/78: Creación de una comisión de ase-
soramiento de documentación administrativa, con el ob-
jeto de elaborar pautas para descarte de la documenta-
ción, atendiendo a los valores del documento.
Decreto 1227/88 (Modificatorio y ampliatorio del
0006/78). Establece que la Comisión estará compuesta
por el Secretario de Asuntos Legislativos, Director del
Archivo General y todos los archiveros del Poder Ejecu-
tivo, ampliando funciones.

348
 Profesionalización:
Decreto 0110/85: Creación de la carrera de Archi-
vística en el Instituto Superior N° 12, dependiente del
Ministerio de Educación - Secretaría de Enseñanza Me-
dia, Superior y Técnica.
Decreto 2079/88: Reglamentando el ingreso y pro-
moción en archivos dependientes del P.E. de Archiveros
y Técnicos en Archivos. Estableciendo títulos supletorios.

ESTRUCTURA Y CONTENIDO DEL ANTEPROYECTO DE LEY

Capítulo I.- Disposiciones generales. El ejercicio de

la Archivología en la Provincia de Santa Fe, se regirá por
esta Ley y los Reglamentos respectivos, tanto en el sec-
tor público como en el privado.
Capítulo II.- De los profesionales. Establece quiénes
son los profesionales de la Archivología en la Provincia
de Santa Fe y contiene disposiciones referentes a los pro-
fesionales graduados en el exterior.
Capítulo III.- Del ejercicio de la Profesión. Se refiere
a las funciones de la profesión de Archivero y las condicio-
nes para su ejercicio.
Capítulo IV.- Del uso del Título y del ejercicio ilegal
de la profesión: Se refiere al uso del título de Archivero
y a los actos que configuran el ejercicio ilegal de estas
profesiones.
Capítulo V.- De las sanciones. Se tipifican los actos
que constituyen delito en el ejercicio de la profesión y
que ameritan sanciones de carácter penal.
Capítulo VI.- Del personal Sub-profesional. Se refie-
re a las actividades profesionales y sub-profesionales den-
tro de la Archivología.

349
 Capítulo VII.- Disposiciones complementarias, tran-
sitorias y finales. En este capítulo final se contempla el
lapso de noventa días, de su promulgación, para que la
presente ley sea reglamentada.

TEXTO DEL ANTEPROYECTO DE LEY DEL EJERCICIO

DE LA ARCHIVOLOGIA

CAPÍTULO I
DISPOSICIONES GENERALES
Artículo 1. Desde la promulgación de la presente Ley
el ejercicio de los profesionales de la Archivología, se
regirán por ella y normativa complementaria.
Artículo 2. Los organismos autárquicos o descentra-
lizados, empresas del estado, Instituciones Educaciona-
les, Institutos Autónomos, empresas Privadas y otras En-
tidades similares deberán abstenerse de dar curso a
solicitudes de empleo y de ejecutar tramitaciones para
realizar trabajos profesionales relacionados con el ejer-
cicio de la Archivología, a quienes no llenen los requisi-
tos establecidos en esta Ley.
Artículo 3. Corresponde a las Autoridades Provin-
ciales, Municipales y Comunales, Instituciones Educa-
cionales, Institutos Autónomos, Empresas Privadas y
demás Entidades similares, el establecimiento de servi-
cios de Archivos. Centros de Documentación e Informa-
ción u otros servicios similares los cuales deberán estar
a cargo de profesionales de la Archivología.

CAPÍTULO II
DE LOS PROFESIONALES
Artículo 4. Son profesionales a los efectos de esta
Ley: Los egresados de las Universidades Nacionales o

350
Provinciales, Institutos Superiores, Cursos regionales
de la O.E.A., con no menos de 5 meses de duración; a quie-
nes les fueran otorgados los títulos siguientes:
Archiveros Profesionales, Técnicos Archiveros, men-
ción Archivología y aquellos que hayan revalidado en la
Provincia de Santa Fe sus respectivos Títulos Universi-
tarios y cumplan con los requisitos establecidos en el
Capítulo VII de esta Ley.
Artículo 5. Igualmente se consideran profesionales a
los graduados en el exterior por Institutos acreditados de
Educación Superior, en las Especialidades de Archivolo-
gía y que en los certificados expresen claramente que
deben ser reconocidos como tales en el país de origen.

CAPÍTULO III
DEL EJERCICIO DE LA PROFESIÓN
Artículo 6. Constituyen funciones propias del Ejer-
cicio de la profesión:
1. Dirigir, coordinar, planificar, programar y super-
visar las actividades técnicas y administrativas de los
sistemas y unidades de Archivos, Centros de Documen-
tación e Información y servicios similares.
2. Dirigir, coordinar, planificar, programar, supervi-
sar y realizar el procesamiento técnico del material bi-
bliográfico y documental, cualquiera sea su soporte.
3. Analizar, estructurar y diseñar los sistemas y la
administración de los archivos, desde la constitución de
la unidad hasta los traslados o transferencias de docu-
mentos, o en su defecto controlar la permanencia en el
archivo.
4. Clasificar y codificar el material de archivo, res-
pondiendo por la restauración y mantenimiento de los
documentos en sus distintas manifestaciones.

351
 5. Recabar, procesar, almacenar, recuperar y difun-
dir la información que sea de su responsabilidad.
6. Participar en los proyectos concernientes a la crea-
ción, instalación o construcción de locales y edificios para
Archivos, Centros de Documentación e Información.
7. Compilar y preparar los instrumentos de investi-
gación, bibliografías generales o especializadas y elabo-
rar índices de Publicaciones Periódicas.
8. Elaborar y velar por la aplicación de estatutos y
reglamentos para Archivos, Centros de Documentación
e Información.
9. Programar y ejecutar presupuestos.
10. Planificar el adiestramiento del personal subpro-
fesional de Archivos, Centros de Documentación e In-
formación.
11. Desempeñar la docencia en materias específicas
de la formación profesional, que sean requeridas para la
obtención de los Títulos enunciados en el Art. 4 de esta
Ley, con las excepciones previstas en la ley de Universi-
dades y su Reglamento.
12. Desempeñar la Dirección de Instituciones de In-
vestigación o Docencia en las áreas de la Archivología y
Ciencias de la Información.
13. Asesorar y solventar consultas sobre programa-
ción y planificación en materias relativas a los proble-
mas Archivológicos y de Documentación e Información.
14. Las demás funciones que señalen las Leyes y Re-
glamentos sobre la materia.
Artículo 7. Son atribuciones del Archivero profesio-
nal (3 años de estudio) para el ejercicio de sus funciones:
1) Participar en el proceso de creación de documen-
tos.
2) Normalizar la tipología documental.

352
 3) Participar en la planificación y disposición de edi-
ficios, depósitos y equipos de archivos.
4) Participar y Asesorar en la selección de equipo y
material archivístico.
5) Planificar y controlar el funcionamiento y desen-
volvimiento de archivo.
6) Normalización de recepción de fondos.
7) Planificar, diagramar guías, inventarios, índices,
catálogos, y cualquier otro tipo de auxiliar descriptivo.
8) Participar en la legislación de archivos.
9) Intervenir en la planificación y control de trámi-
tes.
10) Participar en las aplicaciones tecnológicas mo-
dernas.
11) Planificar la Selección Documental.
12) Normalizar los plazos de vigencia.
13) Intervenir en el expurgo programado.
14) Controlar el servicio de información, según los
distintos niveles de accesibilidad.
15) Efectuar certificaciones, publicaciones y exposi-
ciones documentales.
16) Participar en la actividad docente en materias
específicas de la archivología.
17) Confeccionar y editar fuentes y corpus documen-
tales.
Artículo 8. Son atribuciones del Técnico en Archivos
(2 años de estudio) para el ejercicio de sus funciones:
1) Efectuar trámites de entrega y recepción documen-
tal.
2) Hacer entrega de fondos con inventario.
3) Comprobación de fondos con inventarios.
4) Registro de entradas y salidas.
5) Servicios de reprografía.
6) Control de trámite.

353
 7) Todos los manejos de fondos.
8) Ordenar, numerar, sellar, foliar, y las atribucio-
nes fijadas por Decreto nro. 10204/58.
9) Realizar la recepción, búsqueda, entrega y devolu-
ción de documentos.
10) Otorgar Información Documental al consultante.
11) Elaborar auxiliares descriptivos.
12) Efectuar tareas de Ordenación y Clasificación de
documentos.
13) Efectuar las tareas de seguridad y conservación
documental.
Artículo 9. Para ejercer la profesión en Archivolo-
gía los profesionales deberán cumplir con los siguientes
requisitos:
a. Registrar su Título conforme a los dispuesto en la
Ley de Registro Público.
b. Inscribirse en la Asociación de Archiveros de la Pro-
vincia de Santa Fe según los requisitos que establezcan
sus Reglamentos.
Artículo 10. Los profesionales legalmente inscriptos
en la Asociación de Archivólogos de la Provincia de San-
ta Fe podrán ejercer su profesión en cualquier lugar de
la República y deberán incorporarse a la Seccional más
cercana a su domicilio o centro de trabajo.

CAPÍTULO IV
DE LA ORGANIZACIÓN DE LA ASOCIACIÓN
DE ARCHIVEROS

SECCIÓN PRIMERA
De la Asociación y de sus miembros
Artículo 11. La Asociación de Archivólogos de la Pro-
vincia de Santa Fe es una organización con personería
jurídica constituida por la Asamblea, la Junta Directiva

354
y el Tribunal Disciplinario. Además se organizarán Seccio-
nales en el interior de la República de acuerdo con lo
estipulado en esta Ley y su Reglamento.
Artículo 12. Son fines de la Asociación:
a) Velar por el estricto cumplimiento de los princi-
pios de la ética en el ejercicio de la profesión.
b) Enaltecer el ejercicio de la profesión en todos los
aspectos, velando por los intereses profesionales.
c) Fomentar y estrechar las buenas relaciones entre
sus miembros.
d) Intensificar el intercambio cultural y social, pro-
moviendo la celebración de eventos: Jornadas, conferen-
cias y reuniones para debatir y tratar cuestiones que afec-
ten a la profesión, y a la problemática Archivológica y de
los Centros de Documentación e Información.
e) Promover y fomentar los estudios y las investiga-
ciones en el campo Archivológico y de la Documentación
e Información.
f) Participar en toda la legislación y reglamentación
que afecte a los Archivos y Centros de Documentación e
Información.
g) Asesorar y participar cuando así lo soliciten con
las carreras de Archivología de otras instituciones del
país.
h) Gestionar ante las autoridades y demás sectores
del país que se atienda a la demanda de Archivos y Cen-
tros de Documentación e Información.
i) Proponer normas y participar en su elaboración en
los asuntos relativos a la profesión y a los servicios de
Archivos y Centros de Documentación e Información.
Artículo 13. Son miembros de la Asociación de Archi-
vólogos de la Provincia de Santa Fe aquellos profesiona-
les que hayan cumplido con los requisitos de inscripción,
hallándose o no, en el ejercicio de la profesión.

355
 Artículo 14. Son deberes de los miembros de la Aso-
ciación:
a) Asistir a las Asambleas y demás actos colectivos
que fueren convocados y desempeñar las Comisiones que
les confíe la Asamblea o la Junta Directiva.
b) Pagar las cuotas ordinarias fijadas por los Regla-
mentos o Estatutos y las extraordinarias que acuerde la
Asamblea.
c) Cumplir con los acuerdos de la Asamblea y con las
decisiones de la Junta Directiva.
d) Colaborar con el desarrollo y actividades progra-
madas por el Asociación.
e) Acatar los Reglamentos, acuerdos y resoluciones
de los órganos nacionales y seccionales de la Asociación
que sean dictados en cumplimiento de sus atribuciones.
f) Contribuir al fomento de la Biblioteca de la Aso-
ciación a cuyo efecto los asociados que sean autores, de-
berán remitir tres ejemplares de la publicación tan pron-
to sea editada.
g) Fomentar y dar a conocer la importancia de los ser-
vicios de Archivos y Centros de Documentación e Infor-
mación.
Artículo 15. Son derechos de los miembros de la Aso-
ciación:
a) Participar con voz y voto en la constitución, orga-
nización, dirección y funcionamiento de las seccionales,
asambleas y demás órganos de la Asociación.
b) Anunciarse públicamente para el ejercicio profe-
sional, previa autorización de la Asociación.
c) Elegir y ser elegidos.

356
 SECCIÓN SEGUNDA
DE LA ASAMBLEA
Artículo 16. La Asamblea es la suprema autoridad
de la Asociación, representa la totalidad de sus miem-
bros y sus decisiones son obligatorias para todos los co-
legiados.
Artículo 17. La Asamblea se reunirá ordinariamen-
te por lo menos una vez al año previa convocatoria de la
Junta Directiva y extraordinariamente cuando convo-
que esta misma Junta o lo exija un número de miembros
no menor de treinta (30)
Artículo 18. Son atribuciones específicas de la Asam-
blea:
a) Conocer y discutir el Informe anual que debe pre-
sentarle la Junta Directiva sobre su gestión administra-
tiva y demás asuntos relacionados con sus funciones.
b) Aprobar y modificar los Estatutos y Reglamentos
internos de la Asociación.
c) Conocer de cualquier asunto que sea sometido a
su consideración y en general ejercer todas las faculta-
des y atribuciones que por su naturaleza le correspon-
dan y que no están expresamente atribuidas a otros or-
ganismos de la Asociación.

SECCIÓN TERCERA
DE LA COMISIÓN DIRECTIVA
Artículo 19. La Dirección y Administración de la Aso-
ciación estará a cargo de su Comisión Directiva según
sus estatutos de Personería Jurídica.
Artículo 20. Los Miembros de la Comisión Directi-
va, serán electos de conformidad con lo pautado en el Re-
glamento Electoral vigente y durarán en sus funciones
tres (3) años.

357
 Parágrafo: Si por cualquier circunstancia no se hicie-
se la elección en la oportunidad debida, continuarán ejer-
ciendo sus respectivos cargos los mismos funcionarios
hasta que la Asamblea elija los que han de sustituirlos.
Artículo 21. Son atribuciones de la Comisión Direc-
tiva:
a) Cumplir y hacer cumplir los acuerdos y resolucio-
nes de la Asamblea.
b) Presentar ante la Asamblea General Ordinaria un
Informe y Cuenta de su gestión durante el año inmedia-
to anterior.
c) Designar y remover los miembros de las Comisio-
nes permanentes.
d) Designar y remover Comisiones y Delegados para
el mejor logro de las finalidades de la Asociación.
e) Convocar las reuniones de la Asamblea.
f) Otorgar por medio del Presidente poderes espe-
ciales para determinados asuntos.
g) Vigilar la contabilidad de la Asociación.
h) Someter a consideración del Tribunal Disciplina-
rio, los miembros que incurran en actos contrarios a la
ética y decoro profesional.
i) Llevar ante el Tribunal Disciplinario, aquellos
miembros que no paguen durante un año la cuota men-
sual, o los que no hayan cancelado cuotas o contribucio-
nes extraordinarias acordadas por la Asamblea, en los
seis meses siguientes a la fecha de dicha Asamblea.

SECCIÓN CUARTA
DEL TRIBUNAL DISCIPLINARIO
Artículo 22. El Tribunal Disciplinario de la Asocia-
ción de Archivólogos de la Provincia de Santa Fe, estará
constituido por cinco miembros, elegidos en la misma
forma y oportunidad que los miembros de la Junta Di-

358
rectiva, durarán tres (3) años en el ejercicio de sus funcio-
nes y no podrán ser reelegidos para el período siguiente.
Artículo 23. Para ser miembros del Tribunal Disci-
plinario se requiere:
a) Tener no menos de cinco (5) años en el ejercicio de
la profesión.
b) No haber estado bajo sanción disciplinaria.
c) No ser integrante de la Junta Directiva.
Artículo 24. Son atribuciones del Tribunal Discipli-
nario: el conocimiento de las causas seguidas contra los
miembros de la Asociación en virtud de las denuncias
formuladas por escrito sobre:
a) Infracciones a la presente Ley y su Reglamento.
b) Transgresión a la ética profesional en cuanto se re-
fiere a las normas del Código de ética correspondiente.
c) Incumplimiento a las disposiciones de los Estatu-
tos y Reglamentos de la Asociación.
d) Violación del carácter secreto de documentos e in-
formaciones que hubiese obtenido en el ejercicio de la
profesión.
e) Competencia desleal, difamación e injurias contra
otros miembros de la Asociación.

SECCIÓN QUINTA
DE LAS SECCIONALES
Artículo 25. Las Seccionales de la Asociación de Ar-
chivólogos de la Provincia de Santa Fe son instituciones
con personería jurídica propia, con todos los derechos,
obligaciones y atribuciones que le confiere esta Ley, su
Reglamento y otras Leyes vigentes.
Artículo 26. Para que una Seccional pueda organi-
zarse, deben estar residenciados o domiciliados en la

359
respectiva jurisdicción, un número no menor de treinta
profesionales.
Artículo 27. En la jurisdicción donde no se llene el
requisito exigido en el artículo anterior, los profesiona-
les se inscribirán en la Seccional más cercana a su domi-
cilio o centro de trabajo.

CAPÍTULO V
DEL USO DEL TÍTULO Y DEL EJERCICIO
ILEGAL DE LA PROFESIÓN
Artículo 28. El uso de los Títulos propios de los pro-
fesionales a que se contrae la presente Ley, estará so-
metido a la siguiente reglamentación:
Las denominaciones de Archiveros quedan reserva-
das exclusivamente a quienes esta Ley se refiere en el
Art. 4to. otorgándole la mayor precisión a la calificación
de la especialidad.
Artículo 29. Además de los casos previstos en el Códi-
go Penal, se considera usurpación de los Títulos a que se
refiere esta Ley, el empleo por personas que no posean
dichos Títulos, de: términos, leyendas, insignias, dibujos
y demás expresiones de las cuales pueda inferirse la idea
de ejercicio profesional.
Artículo 30. Ejercen ilegalmente las profesiones a
que se refiere esta Ley:
a) Las personas que sin poseer el título respectivo,
desarrollan actividades reservadas a los profesionales
que definen la presente Ley.
d) Los profesionales asociados o no, que amparen con
su nombre a personas naturales o jurídicas que ejerzan
ilegalmente la profesión.
e) Los profesionales que hayan sido sancionados por
el Tribunal Disciplinario según el presente artículo.

360
 CAPÍTULO VI
DE LAS SANCIONES
Artículo 31. A los efectos de esta Ley se califican co-
mo actos que constituyen delito y que ameritan sancio-
nes de carácter penal:
a) La usurpación del Título.
b) La utilización de documentación falsa o adultera-
da, para solicitar inscripción o ejercer la profesión.
c) Transgresión a la ética profesional en cuanto se
refiere a las normas del Código correspondiente.
d) Violación del secreto de documentos e información
que hubiese obtenido en el ejercicio de la profesión.
Artículo 32. En los casos mencionados en el artícu-
lo anterior y en aquellos otros establecidos por las le-
yes, reglamentos y normas vigentes como causales de
delito o falta en relación con el ejercicio de la profesión
y de acuerdo a la gravedad de la falta, el Tribunal Dis-
ciplinario aplicará las sanciones siguientes:
a) Amonestación privada, verbal o escrita.
b) Amonestación pública en Asamblea General. Esta
sanción implica la destitución del cargo que el miembro
desempeñe en el Asociación.
c) Suspensión del ejercicio de la profesión y pérdida
por el tiempo que ella dure, de los derechos y prerroga-
tivas establecidas en esta Ley y su Reglamento.

CAPÍTULO VII
DEL PERSONAL SUBPROFESIONAL
Artículo 33. El ejercicio de los egresados de cursos
en todos los niveles de la educación del país relaciona-
dos con las Ciencias Archivológicas o de Documentación
e Información, o de personas que desarrollen activida-
des paraprofesionales implícitas en dichas disciplinas,
lo harán bajo la supervisión de la Asociación de Archivó-
logos de Provincia de Santa Fe y serán objeto de un tra-
tamiento especial en la reglamentación de la presente
Ley.

CAPITULO VIII
DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS,
TRANSITORIAS Y FINALES
Artículo 34. Dentro de un plazo de noventa días, a
partir de la promulgación de la presente Ley se proce-
derá a su Reglamentación.

362
 ÉTICA PROFESIONAL

CONCEPTO DE ÉTICA

Antes de tomar en cuenta a la ética profesional, nos

proponemos primero dar una conceptuación de la ética;
se la considera como parte de la filosofía que trata de la
moral. Observaremos las sutiles diferencias que se dan
entre ética y moral.
La ética se propone investigar qué son los actos mo-
rales, realizados libre y conscientemente, cuáles son sus
fundamentos y cómo se vinculan con la actitud humana.
Como toda disciplina o ciencia, la ética ha tenido una se-
rie de cambios en su concepto.
Platón abunda en reflexiones de índole ética, Aristó-
teles funda la disciplina filosófica. En forma muy escue-
ta, podemos desarrollar su evolución:
Platón y Aristóteles subordinan la ética a la metafísica.
Cínicos y cirenaicos consideran a la virtud como el verda-
dero bien. Los epicúreos defienden al placer como el bien
supremo. Los estoicos asumen como el sumo bien la acep-
tación de la adversidad, congruentes con la naturaleza.
 El cristianismo absorbe plenamente lo ético, funda-
mentando la ética heterónima, que basa en Dios los prin-
cipios morales.
Kant establece una moral formal y autónoma. Mien-
tras que Hegel identifica la moral con política.
En nuestros tiempos pueden diferenciarse marcada-
mente tres corrientes:
1. El análisis de los valores morales con exponentes
como Brentano y Scheler.
2. El análisis de la conducta desde un punto de vis-
ta existencialista, con exponentes como Sartre y
Jaspers, que en el fondo siguen las directrices de
Kierkegaard.
3. El análisis del lenguaje moral con exponentes como
Ayer y Stevenson.

DIFERENCIA ENTRE ÉTICA Y MORAL

Hemos indicado en anteriores párrafos las diferen-

cias sutiles entre ética y moral, esto nos permitirá tam-
bién fundamentar por qué no hablamos de moral profe-
sional en lugar de ética profesional. Etimológicamente
el vocablo ética proviene del griego ethos y moral del la-
tín mores, significando ambos: costumbres.
Pero debemos tomar en cuenta que en la antigüedad
no se concebía un sistema de costumbres por un lado y
un sistema filosófico por otro, antes bien, la filosofía bus-
caba su aplicación directa, lo que no ocurre en la época
moderna. Ética y moral o más bien si se quiere acentuar,
la teoría y la práctica, eran dos aspectos de una misma
cosa, dos senderos de un mismo camino. Fue el tiempo el
que afectó el desarrollo paralelo de estos dos conceptos.

364
 Es necesario también diferenciar la ética temporal
como producto del medio en que se vive, y como tal es
cambiante, y la ética atemporal, que es la moral que no
se limita al tiempo, (robar ha sido “siempre malo”).
Se habla también de una vida moral, como la forma
de la realización del hombre en función del bien actuan-
te. Es la vida moral o vida ética la que nos interesa para
nuestros estudios.
Ética profesional, denominaremos entonces a la vida
moral que llevaremos en el ejercicio de nuestra profesión.
Incurrimos muchas veces en la excusa de decir que
nuestros problemas surgen porque el sistema tiene la
culpa o es cuestión de la “educación”. Pero no es inten-
ción de este trabajo tratar sobre estos temas negativos
ni buscar soluciones a la conducta humana.
Existen muchos sistemas que nos plantean el bien y
el mal, pero al final terminamos en una máxima sabia “no
hagas a los demás lo que no te gusta que te hagan”.
En la actualidad, Jorge R. Emiliani publicó un traba-
jo sobre “la ética profesional del archivero” donde inclu-
ye el Código de Ética para archiveros de la Sociedad
Americana de Archivistas (The Society of American Ar-
chivist) y el Código del Archivero de Wayne C. Grover.
Gunnar Mendoza también nos ofrece un código ético, tema
que debe ser consultado por los archiveros.
Interesa el código presentado por Emilia Currás en el
que en forma resumida propone: “Guardar el secreto in-
dustrial, comercial, económico... de las empresas usua-
rias. (Conviene aclarar que considera empresas usuarias
a las que hacen uso del servicio de las ciencias de la docu-
mentación).
1. Tener la documentación bien ordenada.
2. Proporcionar información fiable y eficaz.

365
 3. La información facilitada debe ser totalmente ob-
jetiva.
4. No omitir ningún juicio crítico que no haya sido so-
licitado.
5. Ejercer una competencia honesta con otras enti-
dades documentarias.
6. Cobrar unos emolumentos justos de acuerdo con
las inversiones, gastos y ganancias adecuadas.
7. No abusar de las circunstancias y desear tener be-
neficios.
8. No intentar dirigir las investigaciones o los movi-
mientos culturales aprovechando el dominio so-
bre los datos.
9. No trucar los medios de información.
10.Los gobiernos no deben abusar de su poder para
obtener informaciones que pueden dañar la inti-
midad del individuo.
11.No publicar noticias sensacionalistas que dañen
la buena imagen del ciudadano”.

CÓDIGO DE ÉTICA

Definición de Ética profesional y fijación

del alcance de las reglas de Ética
La ética profesional es el conjunto de normas y con-
ceptos tendientes a establecer un criterio adecuado en
la conducta de un sujeto, en razón del buen ejercicio de
una determinada profesión.
El presente trabajo no niega las normas expresadas,
que sean producto de una experiencia profesional digna-
mente llevada. Ni contradice las dictadas por el Código
Civil.

366
 I. Capítulo Primero
I.1. Los técnicos archiveros y profesionales archive-
ros en todas sus diversas especialidades, están obliga-
dos, desde el punto de vista ético y profesional, a ajus-
tar su actuación a los conceptos básicos y a las disposi-
ciones del presente código.
I.2. Es deber primordial de los profesionales respe-
tar y hacer respetar, todas las disposiciones legales y
reglamentarias que incidan en los actos de la profesión,
velando por el prestigio profesional.

II. Capítulo Segundo

II.1. Deberes del técnico y profesional para con
la dignidad del ejercicio de la profesión.
II.1.1. Son deberes éticos de todo archivero lo men-
cionado en el punto I.1 del presente código.
II.1.1.1. Contribuir con su conducta profesional y por
todos los medios a su alcance, a que en el concurso públi-
co se forme y se mantenga “una conciencia archivística”
sobre el significado de la profesión en la sociedad.
II.1.1.2. No ejecutar actos reñidos con los conocimien-
tos empleados en la profesión, aun cuando pudiera ser
en cumplimiento de órdenes de autoridades mandantes
o comitentes.
II.1.1.3. No ocupar cargos rentados o gratuitos en ins-
tituciones privadas, o empresas, simultáneamente con
cargos públicos cuya función se halle vinculada con las
de aquéllas, sea directa o indirectamente, o a través de
sus componentes.
II.1.1.4. No competir con colegas mediante concesio-
nes sobre el importe de honorarios, directa o indirecta-
mente en favor del comitente, significando una disminu-
ción de los aranceles prefijados.

367
 II.1.1.5. No tomar parte en concurso sobre materias
profesionales en cuyas bases aparezcan disposiciones o
condiciones reñidas con la dignidad profesional.
II.1.1.6. No conceder firma a título oneroso o gratui-
to, para autorizar expurgos, especificaciones, diseños
documentales, dictámenes, informes o todo tipo docu-
mental profesional que no haya sido controlado perso-
nalmente y de acuerdo a sus atribuciones técnico y/o pro-
fesionales.
II.1.1.7. No hacer figurar su nombre en anuncios, mem-
bretes, sellos, propaganda y demás medios de comunica-
ción, junto a personas que sin serlo, figuren como profe-
sionales.
II.1.1.8. No recibir o conceder comisiones, participa-
ciones u otros beneficios, con el objeto de gestionar, ob-
tener o acordar designaciones de índole profesional.
II.1.1.9. No hacer uso de propaganda, ni que la jactan-
cia constituya la característica sobresaliente o dominan-
te, o consista en avisos exagerados que muevan a equí-
vocos de los conceptos de la archivología. Tales activida-
des deberán siempre ajustarse a las reglas del decoro y
la prudencia profesional.
II.1.1.10. Oponerse como profesional y en carácter de
consejero del cliente, comitente, o mandante a las inco-
rrecciones de éste en cuanto atañe a las tareas profesiona-
les que aquél tenga a su cargo renunciando a la continua-
ción de ellas, si no se puede impedir que se lleven a cabo.
II.2. Deberes del profesional para con los demás
profesionales.
II.2.1. Los deberes para con los colegas que en este
artículo se enuncian son extensivos a todos los profesiona-
les mencionados en el punto 1.1.3. Son deberes de todo
profesional para con sus colegas.

368
 II.2.1.1. No utilizar sin autorización de sus legítimos
autores y para su aplicación en trabajos profesionales
propios, ideas, planes y documentación pertenecientes a
aquéllos.
II.2.1.2. No difamar ni denigrar a colegas, ni contri-
buir en forma directa o indirecta a su difamación o de-
gradación con motivo de su degradación profesional.
II.2.1.3. Abstenerse de cualquier intento de sustituir,
al colega en un trabajo iniciado por éste, no debiendo en
su caso aceptar el ofrecimiento de reemplazo, hasta que
haya tenido conocimiento fehaciente de la desvincula-
ción del colega con el comitente, en este supuesto debe-
rá comunicar el hecho al reemplazante y advertir al co-
mitente, acerca de su obligación de abonar, al colega los
honorarios, por los que sea acreedor, en ningún caso de-
berá emitir opinión sobre la pertinencia o corrección del
monto de tal honorario.
II.2.1.4. No renunciar a honorarios ya convenidos y
aceptados, por un monto inferior al que corresponden
según las normas arancelarias, excepto que se den algu-
nas circunstancias:
Por medio especial y sucinta autorización concedida
por Asociación de Archiveros, de acuerdo con resolución
expresa de la directiva, se trate ya de haberes devengados
o tareas terminadas, se trate de trabajos cuyos honorarios
deben ser abonados, o ascendientes o descendientes en lí-
nea directa, hermanos o cónyuges del profesional.
II.2.1.5. No designar, ni influir para acción designa-
da en cargos técnicos, que deben ser desempeñados por
profesionales, a personas carentes del título correspon-
diente.
II.2.1.6. Abstenerse públicamente de emitir juicios
adversos sobre la actuación de colegas y/o profesionales, a
menos que medien algunas de las circunstancias siguientes:

369
 Que sea indispensable por razones ineludibles de in-
terés general.
Que se le/s hubiera/n dado oportunidades de recono-
cer, y rectificar aquellas actuaciones y los errores sin que
los interesados hicieran uso de ellas.
II.2.1.7. No evacuar consultas de comitentes referente
a asuntos que para ello pudieran dirigir o conducir otros
profesionales, o respecto de éstos en estos asuntos, sin
ponerlos en conocimiento de la existencia de tales con-
sultas y haberles invitado a tomar intervención conjunta
en el estudio necesario para su evacuación, todo ello den-
tro del mismo espíritu que inspira los puntos II.2.1.6.
II.2.1.8. Dejar para los poderes que actúan como co-
operadores o empleados suyos, retribuciones acordes a
la dignidad de la profesión y a la importancia del servi-
cio que prestan.
II.3. Deberes del profesional para con los clien-
tes y el público en general.
II.3.1. Son deberes del profesional para con los usua-
rios y el público en general.
II.3.1.1. No ofrecer por medio alguno la prestación de
servicio cuyo objeto por cualquier razón de orden técni-
co-jurídico, reglamentario, económico, social, etc., sea muy
dudoso o de imposible cumplimiento, o si por sus pro-
pias circunstancias personales o profesionales no pudie-
se ofrecerlo.
II.3.1.2. No aceptará en propio beneficio, comisiones,
descuentos o bonificaciones, y demás análogas ofrecidas
por proveedor de materiales, artefactos, estructuras, u
otras personas interesadas en la ejecución de los traba-
jos, que pueda relacionarse en forma directa.
II.3.1.3. No asumir en el mismo trabajo las funciones
de director al mismo tiempo que las de contratista de
trabajo a hacer.

370
 II.3.1.4. Mantener el secreto y reserva respecto a toda
circunstancia relacionada con el usuario, con el trabajo
para que después en definitiva sea una obligación legal.
II.3.1.5. Advertir al cliente de los errores en los que
éste pudiera incurrir relacionados con los trabajos en
que éste dirija o conduzca, así como subsanar los que el
mismo pudiera haber cometido y responder civilmente
por daños y perjuicios, conforme a la legislación vigente.
II.3.1.6. Manejar con la mayor discreción los fondos
que el usuario pusiera a su cargo destinados a desem-
bolsos exigidos por los trabajos a cargo del profesional,
y rendir cuentas claras, precisas y frecuentes en forma
independiente, y sin perjuicio de las leyes vigentes.
II.3.1.7. Dedicar toda actitud a defender, con la ma-
yor diligencia que obligan a los asuntos de los clientes.
II.4. Los profesionales que se desempeñan en la
función pública y los que se dedican a la actividad
privada.
II.4.1. Los profesionales que se dedican a la actividad
privada, al resolver los diversos problemas técnicos, de-
ben considerarse auxiliares de la administración públi-
ca, pero no dependiente de ésta.
II.4.2. Los profesionales se deben entre sí el trato me-
surado y respetuoso que corresponde a la calidad de
colega, sin perjuicio de la atención de los intereses de
sus comitentes.
II.5. Deberes del profesional en su actuación ante
contrato.
II.5.1. Las personas que dirigen el cumplimiento de
los contratos ante su cliente y terceras personas es ante
todo sólido guardián de los intereses de su cliente, pero
estas funciones no significan que deba actuar con parcia-
lidad en perjuicio de otras personas.

371
 II.5.2. El profesional no debe admitir sin la total apro-
bación expresa del cliente la inserción de cláusulas en
propuesta, propuesto o demás documentos contractua-
les que establezcan pagos de honorarios o gastos a ser
efectuados a él por el contratista, estos puntos a aplicar
están tratados por ley, normales y corrientes, como por
una ley suplementaria.
II.6. Los profesionales ligados entre sí por una
relación de jerarquía.
II.6.1. Todo profesional a que se refiere el presente
código, que se hallen ligados entre sí, en principio por
razones de jerarquía sea en la administración o en esta-
blecimientos públicos o privados se deben mutuamente e
independientemente sin prejuicio de aquella relación el
respeto y el trato impuesto por la condición de colegas,
con el espíritu extensivo, establecido por el punto II.2.1.
II.6.2. Todo profesional debe cuidarse de no cometer
ni permitir o contribuir a que se cometa injusticia en pre-
juicio de otro profesional, tales como destitución, reem-
plazo, disminución de categoría, aplicación de penas dis-
ciplinarias, sin causas justificadas ni justas.
II.6.3. El personal superior jerárquico, debe cuidarse
de no proceder en forma que desprestigie o menoscabe a
otros profesionales que ocupan cargos subalternos al suyo.
II.6.4. El personal subalterno o jerárquico debe estar
recíprocamente con respecto al superior en la misma me-
dida al punto II.6.3 precedente, independientemente y
sin prejuicios a la situación reglamentaria que pudiera
existir para el caso.
II.6.5. Reflexionar en el deber de no beneficiarse al
suplantar al colega en el sentido del artículo II.2.1, in-
justamente desplazado.
II.7. De los funcionarios en los concursos.

372
 II.7.1. El profesional que se disponga a tomar parte
de un concurso por invitación privada y considera que
las bases transgreden las normas de ética profesional
debe consultar a la Asociación de Archiveros por la exis-
tencia de la transgresión.
II.7.2. A los efectos del II.7.l de invitación a los pro-
fesionales a preparar en ocasión técnicos empleados en
la archivística y elementos complementarios para el mis-
mo proyecto, se considera concurso a menos que a cada
uno de los profesionales se le paguen los honorarios que
por arancel corresponde a la tarea a realizar.
II.7.3. La persona que haya actuado como asesora en
un concurso debe abstenerse de intervenir directa o in-
directamente en las tareas profesionales requeridas para
el desarrollo del trabajo que dio lugar al mismo, salvo
que su intervención estuviera establecida en las bases
del concurso.
II.7.4. Cuando un profesional es consultado por un
promotor con miras a designarlo asesor respecto a la rea-
lización de un proyecto y luego se decide a no realizarlo
y no designa a un profesional para que efectúa el traba-
jo que había sido objeto de ese concurso, el antes consul-
tado está inhibido a aceptar esta última encomienda.
II.7.5. El profesional que toma parte en ese concurso
está obligado a observar la más estricta disciplina, y el más
estricto respeto al asesor, a los miembros del jurado: de
los concurrentes de este concurso. Falta a esta regla si el
fallo o publica crítica a miembros o de los trabajos, que tu-
vieran cualquiera de los profesionales sin demostraciones
concluyentes procederes o conductas inadecuadas.
II.8. De las faltas de ética.
II.8.1. Incurre en falta de ética todo profesional que
comete transgresiones en uno o más de los deberes enun-
ciados en los puntos de este código, sus conceptos bási-

373
cos o normas morales no expresadas, textualmente por
el presente código.
II.8.2. La atribución del tribunal de ética profesional
es determinar calificación y sanción que corresponde a
una falta o conjunto de faltas en el que se pruebe que el
profesional se halle en curso.
II.8.3. Las faltas de ética calificadas por el tribunal
quedan equiparadas a faltas a la profesión, a los efectos
de las penalidades que pudieran corresponder en vir-
tud de las disposiciones vigentes.

III. Libro Tercero: Normas y procedimientos

III.1. Substanciación de la causa en los consejos
y en la junta central.
III.1.1. Las causas de ética se radicarán ante el conse-
jo profesional, en el que estuviera matriculado el imputa-
do y podrán promoverse por denuncia, por solicitud del
profesional, de quien se trate o por oficio por el consejo
competente. Las denuncias deberán formularse por es-
crito y deberán contener el nombre y el domicilio real y
la identificación individual del denunciante que deberá
constituir domicilio especial a los efectos de las notifica-
ciones que hubieran de practicarse.
III.1.2. El nombre del profesional que se denuncie o
en su defecto la referencia que permita identificarlo, de
los efectos que fundamentan la denuncia, los elementos
individuales de prueba que se aportan.
III.1.3. La denuncia ratificada ante el consejo inter-
viniente ante el cual el denunciante será citado con pla-
zo prudencial, que se le fije, vencido dicho plazo sin que
medie rectificación y reserva dentro de los tres meses
de dispuesta la reserva, sin que medie la ratificación, se
ordenará de oficio, la caducidad de la denuncia y el ar-
chivo de lo actuado, sin embargo, el consejo interviene

374
atendiendo a la gravedad y verosimilitud de los cargos
formulados, podrá proseguir de oficio la investigación.
III.1.4. El profesional que solicitare la investigación de
su propia conducta, deberá formalizar por escrito tal pre-
tensión cumplidos los requisitos que se establecen en los
puntos III.1.2; III.1.3; III.1.5. El consejo interviniente podrá
rechazar la denuncia, cuando fuere manifiestamente im-
procedente. Tal decisión será notificada al denunciante,
quien dentro de los cinco días hábiles de notificado podrá
interponer recurso de apelación fundado, el que será re-
suelto por la junta central.
III.1.6. Cuando un consejo profesional decidiere, iniciar
de oficio una causa, se labrará un acta precisando contra
quién se dirigen los cargos y la relación de los hechos y
razones que fundamenten la necesidad de investigación.
III.1.7. En caso que la denuncia involucrare a profe-
sionales matriculados en diferentes consejos profesiona-
les, la tramitación será efectuada por la Junta Central
de los Consejos Profesionales de archivística, archivolo-
gía, o técnica.
III.2. Normas procesales
III.2.1. Iniciada la causa se dará traslado de la denun-
cia o, en su caso, del acta en que se refiere el punto III.1.6;
al imputado para que éste formule su descargo y propon-
ga las medidas probatorias de que intente valerse. Para
ello tendrá un plazo de diez días hábiles contados a par-
tir de la notificación si se domiciliare en Capital. Si el
imputado se domiciliare fuera de la capital se ampliará
razonablemente el plazo en función de la distancia.
III.2.2. El consejo interviniente a cuyo cargo se en-
cuentre la instrucción ordenará las medidas de prueba
que juzgue pertinentes y fijará las audiencias necesarias
para su recepción, de todo lo cual se notificará al denun-
ciado. El denunciado podrá contar con asistencia letrada.

375
 III.2.3. Producida la prueba, el consejo interviniente
elaborará un informe de relación de la causa y de las medi-
das probatorias diligenciadas, como también respecto
de su mérito y de las conclusiones susceptibles de ser ex-
traídas. De ese informe se dará traslado al denunciado
por un plazo de seis días, para que se produzca su alegato.
III.2.4. Dentro de los cinco días de producido el plazo
aludido en el punto anterior, el consejo interviniente ele-
vará la causa a la Junta Central, la que, previo dictamen
de su asesor legal, dictará resolución dentro de los trein-
ta días de quedar las actuaciones en estado. Podrá la Jun-
ta si lo creyese conveniente, dictar medidas probatorias
para mejor prever, de cuya producción deberá darse vis-
ta al denunciante por cinco días.
III.2.5. La resolución de la Junta Central, deberá de-
clarar si la conducta investigada constituye o no trans-
gresión a las normas de la ética profesional y, en caso
afirmativo, determinar su existencia, individualizar los
deberes y disposiciones violadas, efectuar la calificación
de la falta y decidir acerca de la imposición de las san-
ciones previstas en el artículo ... del decreto y/o ley ...
La sanción será ejecutada por el consejo profesional, que
estuviera matriculado el sancionado.
III.2.6. El consejo profesional interviniente o la Jun-
ta Central podrá disponer la suspensión del procedimien-
to cuando por los mismos hechos objeto de la causa ése
tuviera pendiente acción judicial, que pudiere tener in-
cidencia en la resolución.
III.2.7. Los profesionales a que se refiere el presente
código, no podrán ser sancionados después de haber
transcurrido tres años de cometida la falta, que se les im-
pute. Dicho plazo quedará interrumpido si antes de su
transcurso el profesional es sometido a causa de ética.

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