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Medidas de Controlo Interno para Inventários (Existências)

1. Tipo de Inventários

Os inventários constituem um conjunto de bens activos representando as


mercadorias, matérias-primas e produtos acabados, propriedade de uma
empresa em determinado momento, que as detêm para as utilizar para a venda
ou produção de outros bens no decurso normal do seu negócio. Existe uma
grande variedade de situações nesta categoria de bens o que torna ainda mais
importantes as questões com eles relacionados. Estes bens podem ser
classificados em:

• Mercadorias: bens adquiridos para a venda não sendo sujeitos a qualquer


transformação dentro da empresa.

• Produtos acabados: bens produzidos pela empresa, resultante do seu


processo produtivo que se encontram completamente terminados e
portanto prontos a serem vendidos.

• Produtos em curso: bens produzidos pela empresa, que se encontram em


processo de fabricação e que portanto não estejam ainda completamente
finalizados.

• Matérias-primas: bens que não se destinam à venda mas a serem


incorporados no processo de fabricação de um determinado produto.

• Matérias auxiliares: bens destinados a serem consumidos no processo


produtivo mas que não se incorporam materialmente nos produtos finais.
Normalmente a sua contribuição para o custo final dos referidos produtos
tem uma importância mais reduzida que as matérias-primas.

• Matérias: bens que concorrem, pelo seu consumo, de forma indirecta para
o processo produtivo.

• Subprodutos: produtos secundários resultantes da produção de um


produto principal, com baixo valor comercial e não utilizáveis no processo
produtivo da empresa.

NB: o mesmo bem pode ser mercadoria para uma empresa, e para outro produto
acabado ou matéria-prima conforme as situações. As mercadorias aparecem nas
empresas comerciais enquanto que as restantes categorias aparecem tipicamente
nas empresas industriais.

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2. O Processo da Compra dos Inventários

O processo da compra dos inventários geralmente tem o seu início no sector da


empresa responsável pela gestão de stocks. A compra é feita com base nas
previsões de vendas elaboradas atempadamente pela área comercial e em função
da determinação dos níveis de stocks.

No momento do lançamento da compra, o sector de gestão de stocks envia ao


sector de compras um pedido de compra o qual deve indicar entre outros:
• As quantidades a adquirirem
• As especificações do bem a adquirirem
• A indicação de eventuais fornecedores
• A data da emissão do pedido
• Assinatura do responsável do sector de gestão de stocks.

O pedido de compra deverá ser emitido em três exemplares, sendo:


• O original para o sector de compras
• O duplicado também para o sector de compras para este o devolver ao
sector de gestão de stocks quando a compra for lançada
• O triplicado para ser arquivado no sector de gestão de stocks.

Com base no pedido de compra o sector de compras inicia a pesquisa do


fornecedor mais indicado para satisfazer as necessidades de empresa, podendo
recorrer a três vias:
• Consultar os próprios ficheiros: por artigos, que indica os fornecedores
que estão em condições de fornecer cada artigo, e por fornecedores, que
indica entre outros aspectos, as condições de venda de cada um deles. O
ficheiro de fornecedores deverá ser actualizado periodicamente de modo
a incluir novos fornecedores que provavelmente poderão oferecer
condições de venda mais vantajosas. A actualização poderá ser feita
através de consultas a publicações especializadas (jornais ou revistas
técnicas), ou publicação de anúncios na imprensa solicitando o envio de
catálogos e condições de venda.

• Efectuar consultas directas aos fornecedores: este método normalmente é


utilizado quando os bens a adquirir são de venda exclusiva de um
número restrito de fornecedores.

• Lançar o concurso público, que por regra é publicitado na imprensa e


quando a empresa pretende adjudicar encomendas de grande vulto. No
concurso público a empresa especifica o tipo de trabalhos e/ou
fornecimentos que pretende adquirirem e solicita aos fornecedores
interessados o envio de propostas, catálogos, amostras. Deve-se indicar
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também o prazo e o local de entrega das propostas, a data e hora de
abertura do concurso, o custo dos cadernos de encargo e outras
informações relevantes. As propostas devem indicar:
ü Breve discrição da empresa fornecedora, referenciando os seus
principais clientes e bancos com quem trabalha, para a obtenção de
referências profissionais e financeiras.
ü Preços de materiais e mão-de-obra
ü Prazos de entrega após a adjudicação
ü Condições de pagamento
ü Outros elementos relevantes

Após a selecção do fornecedor, o sector de compra emite um documento


designado ordem de compra, nota de encomenda ou outra designação similar
indicando todas as especificações dos bens a adquirir, as quantidades, o preço
unitário, descontos, prazos entrega e de pagamento e outros. O envio da ordem
de compra ao fornecedor confirma o interesse da empresa em adquirir o
produto. Poderá haver situações que obriguem ou aconselhem a elaboração de
contratos formais.

A ordem de compra é aprovada pelo responsável do sector de compras e pelo


responsável da área financeira a fim de que este possa incluir o pagamento da
factura no seu plano de tesouraria.

A ordem de compra deverá ser emitida em quatro exemplares, sendo:


• O original para o fornecedor
• O duplicado para a contabilidade a fim de oportunamente ser conferido
com os restantes documentos originados pela compra (factura do
fornecedor, guia de remessa, guia de entrada no armazém)
• O triplicado para recepção (gestão de stocks) para que esta tenha
conhecimento de que a compra foi lançada
• O quadruplicado para o arquivo temporário do sector de compras, anexo
ao pedido de compra e que será transferido para o arquivo definitivo após
a entrega do bem.

3. O Processo da Recepção dos Inventários

A recepção pelo respectivo sector (Armazém) do bem enviado pelo fornecedor


deve ter em conta a quantidade e a qualidade mencionada na ordem de compra,
ou seja, o responsável do armazém deve conferir qualitativa e quantitativamente
o artigo e depois emitir uma guia de recepção, devendo fazer referência aos
números da ordem de compra e da guia de remessa ou factura do fornecedor.
Normalmente a guia de recepção é emitida em quadruplicado, sendo:

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• O original anexo à factura do fornecedor
• O duplicado para a contabilidade
• O triplicado para o armazém
• O quadruplicado para o sector de compras.

Existindo mais do que um armazém e um sector específico responsável pela


recepção dos bens, a guia de entrada é distribuída da seguinte forma:
• O original para a contabilidade
• O duplicado para o armazém
• O triplicado para o sector de compras
• O quadruplicado para o próprio sector de recepção.

Após a recepção do produto a factura do fornecedor é enviada à contabilidade


para conferência e respectivo pagamento. A conferência da factura incide sobre
os seguintes aspectos: a confirmação de que o fornecedor facturou o que foi
encomendado e recebido e nas condições acordadas, a verificação da exactidão
dos cálculos aritméticos e a apresentação de prova (evidência) de que
correctamente conferida e autorizada o seu pagamento. Na conferência da
factura deve-se ter em conta os seguintes documentos:
• O duplicado da ordem de compra
• O original da guia de remessa (caso este documento tenha acompanhado
o produto)
• O duplicado da guia de entrada em armazém
• O original da guia de entrada em armazém, no caso de o sector de
recepção estar fisicamente separada dos armazéns.

4. O Controlo Físico dos Inventários

O controlo físico dos inventários é feito através da contagem dos bens existentes
nos armazéns (inventariação) e tem como finalidade certificar se a existência
física real dos bens (realidade física) está de acordo com as informações
prestadas pelo sistema de gestão de stocks.

A contagem é obrigatória no final do ano, no entanto, podem ser estabelecidos


programas de contagem física ao longo do ano (no final de cada mês). Os
aspectos à considerar na contagem física são:
• Constituição da equipa de contagem: cada deve ser constituída no mínimo
por duas pessoas de áreas diferentes, uma ligada aos armazéns e outra
ligada à contabilidade. No caso de existir uma área de auditoria interna,
esta deve indicar uma pessoa para acompanhar os trabalhos.
• Data e local da realização do inventário: deve-se indicar a data, a hora
bem e o local onde decorreram as contagens.
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• Forma de realização do inventário: deve se referenciar a sequência a
considerar na realização do inventário e a forma de assinalar os bens já
inventariados.
• Indicação das existências a inventariar: deve-se indicar se trata de um
inventário completo ou parcial e, neste último caso, quais os bens a
inventariar e porquê.
• Registo das contagens: deve-se fazer uma lista dos bens contados com a
indicação do seu estado (produtos bons, produtos com pouca rotação,
produtos fora do prazo, produtos defeituosos, produtos obsoletos e
produtos deteriorados).
• Procedimentos pós-inventário: após a realização do inventário deve-se
comprar os bens inventariados com os respectivos registos. As
discrepâncias devem ser imediatamente analisadas, clarificadas e
proceder-se às devidas correcções de modo que os registos coincidam com
a existência real.
• Responsabilização. Todas as pessoas envolvidas na inventariação devem
assinar os documentos finais.

5. Procedimentos relativos ao corte das operações

No acto da inventariação dos inventários há determinados acontecimentos que


devem ser considerados sob pena de os mesmos virem a distorcer os resultados e
a posição financeira da empresa. De entre outros destacam-se os seguintes:
• Os bens recebidos dos fornecedores antes da data do inventário, incluídos
no mesmo mas apenas contabilizados após aquela data
• Os bens em trânsito à data do inventário, que podem estar contabilizados
mas não incluídos no inventário
• As transferências entre os sectores da empresa se não forem bem
documentados e controlados podem distorcer os dados finais do
inventário (por exemplo as transferências do armazém das matérias-
primas para sector fabril, as transferências entre as secções fabris, as
transferências de um sector fabril para o armazém dos produtos
acabados).
• As vendas contabilizadas antes da data do inventário cujos bens foram
incluídos no inventário e remetidos ao cliente depois daquela data.
• Bens expedidos antes da data do inventário, incluídos no mesmo e que só
foram facturados após aquela data.

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6. Objectivos de Auditoria

Concluir se:

• Os procedimentos e políticas contabilísticas aplicáveis a esta secção estão a


ser observados com rigor;
• As quantidades em stocks representam inventários de propriedade da
Empresa e encontram-se localizados nos Armazéns da Empresa, de
terceiros, em trânsito ou ainda à consignação;
• As listas das existências finais estão devidamente compiladas e resumidas,
aritmeticamente correctas e os seus totais são concordantes com os saldos
das respectivas contas do razão;
• Os inventários estão valorizados de acordo com princípios de
contabilidade geralmente a aceites, aplicados de uma forma consistentes
entre anos e ao mais baixo do custo ou ao preço do mercado;
• Os inventários excessivos ou com pouca rotação, defeituosos ou
deteriorados, obsoletos estão cobertos de provisões adequadas;
• Houve especialização e consistência na contabilização dos custos dos
inventários vendidos ou consumidos;
• Todas as informações relevantes estão adequadamente divulgadas.

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