4.

15 PRINSIP INFORMASI DAN KOMUNIKASI 14: KOMUNIKASI INTERNAL

Suatu perusahaan harus secara internal mengkomunikasikan informasi pengendalian internal,

termasuk tujuan dan tanggung jawabnya, untuk mendukung berfungsinya komponen
pengendalian internal lainnya. Disahkan oleh manajemen senior, komunikasi informasi ini harus
disampaikan ke semua elemen di seluruh perusahaan dan meliputi:

■ Pentingnya, relevansi, dan manfaat pengendalian internal yang efektif

■ Peran dan tanggung jawab manajemen dan personil lainnya dalam melakukan proses
pengendalian internal tersebut

■ Harapan perusahaan untuk berkomunikasi atas, bawah, dan melintasi hal-hal signifikansi yang
berkaitan dengan pengendalian internal, termasuk contoh kelemahan, kemunduran, atau
ketidakpatuhan

Internal Control Communication

Komunikasi pengendalian internal dimulai dengan penyampaian dan komunikasi tujuan. Karena
manajemen menguraikan komunikasi tujuan spesifik perusahaan di seluruh organisasi, penting
agar sub-tujuan atau persyaratan spesifik terkait dikomunikasikan kepada personil dengan cara
yang memungkinkan mereka memahami bagaimana peran dan tanggung jawab mereka
mempengaruhi pencapaian perusahaan yang tinggi. Tujuan utama.

Semua personil juga harus menerima pesan yang jelas dari manajemen senior bahwa tanggung
jawab pengendalian internal mereka harus ditangani secara serius. Melalui komunikasi tujuan
dan sub-tujuan, personil harus memahami bagaimana peran, tanggung jawab, dan tindakan
mereka berhubungan dengan pekerjaan orang lain di perusahaan, tanggung jawab mereka atas
pengendalian internal, dan apa yang dianggap sebagai perilaku yang dapat diterima dan tidak
dapat diterima.

Selain itu, informasi yang dibagi melalui komunikasi internal membantu manajemen dan
personil lainnya untuk mengenali masalah atau masalah potensial, menentukan penyebabnya,
dan melakukan tindakan korektif.
Komunikasi antara manajemen dan dewan direksi memberikan informasi yang dibutuhkan
kepada dewan pengawas untuk pengendalian internal. Informasi yang berkaitan dengan
pengendalian internal yang dikomunikasikan kepada dewan umumnya harus mencakup hal-hal
penting mengenai kepatuhan terhadap, perubahan, atau masalah yang timbul dari sistem
pengendalian internal. Frekuensi dan tingkat detail komunikasi kepada manajemen dan dewan
direksi harus cukup untuk memungkinkan anggota dewan memahami hasil penilaian manajemen
yang terpisah dan berkelanjutan dan dampak dari hasil tersebut terhadap pencapaian tujuan.
Selain itu, frekuensi dan tingkat detail harus cukup untuk memungkinkan dewan direksi
merespons indikasi pengendalian internal yang tidak efektif secara tepat waktu.

Komunikasi Internal di luar Saluran Normal

Agar informasi mengalir, turun, dan melintasi perusahaan, harus ada saluran komunikasi terbuka
dan kemauan yang jelas untuk dilaporkan dan didengarkan. Manajemen dan personil lainnya
harus percaya bahwa atasan mereka benar-benar ingin mengetahui masalah pengendalian internal
dan mereka akan menangani hal tersebut jika diperlukan.

Dalam beberapa keadaan, diperlukan jalur komunikasi yang terpisah untuk membentuk
mekanisme kegagalan-aman untuk komunikasi anonim atau rahasia bila saluran normal tidak
berfungsi atau tidak efektif. Beberapa perusahaan kecil telah menyediakan dan membuat
karyawan mengetahui adanya saluran komunikasi semacam itu yang dapat diterima oleh anggota
dewan, atau anggota komite audit. Banyak perusahaan besar telah menetapkan fungsi etika dan
beberapa jenis fungsi hotline di mana personil di semua tingkat dapat memperhatikan
keprihatinan mereka secara 24/7, dan melaporkannya, mengajukan pertanyaan, atau bahkan
bertindak sebagai pelapor untuk melaporkan beberapa masalah. Penulis ini memainkan peran
utama dalam meluncurkan fungsi etika dan membuat hotline etika untuk perusahaan A.S. yang
besar beberapa tahun yang lalu, dan sejumlah konsep ini dijelaskan dalam bukunya mengenai
SOX internal controls.1

Pemangku kepentingan perusahaan harus sepenuhnya memahami bagaimana saluran komunikasi

ini beroperasi dan bagaimana mereka secara sadar dilindungi untuk penggunaannya. Kebijakan
dan prosedur harus dilakukan agar semua komunikasi melalui saluran ini dinilai, diprioritaskan,
dan diselidiki. Prosedur eskalasi harus ada untuk memastikan bahwa komunikasi yang
diperlukan akan dilakukan kepada anggota dewan yang ditunjuk, kepala audit internal, atau
kepala etika, jika ada fungsi semacam itu, siapa yang akan bertanggung jawab untuk memastikan
bahwa penilaian yang tepat waktu dan tepat , investigasi, dan tindakan yang tepat dilakukan.

Methods of Communication

Manajemen harus memilih metode komunikasi yang tepat, dengan mempertimbangkan khalayak,
sifat persyaratan komunikasi, ketepatan waktu, biaya, dan keamanan dan privasi serta
persyaratan hukum atau peraturan. Bagan 4.6 menunjukkan contoh berbagai format komunikasi
yang berhubungan dengan kontrol internal. Tidak satu pun dari ini tentu lebih baik daripada yang
lain selama metode yang dipilih dengan tepat mengkomunikasikan pesan yang diinginkan
kepada penerima yang dituju.

Saat memilih metode atau format untuk komunikasi, manajemen harus mempertimbangkan
lingkungan tempat pesan dikirim. Misalnya, perbedaan budaya, etnis, dan generasi dapat
mempengaruhi bagaimana pesan diterima, dan metode komunikasi harus disesuaikan
berdasarkan faktor-faktor tersebut. Terlepas dari metode komunikasi yang digunakan,
manajemen harus mempertimbangkan persyaratan mereka untuk menyampaikan komunikasi
kepada pihak internal terutama pihak eksternal dimana pesan terkait dengan kepatuhan terhadap
undang-undang dan peraturan.

Komunikasi informasi yang berkaitan dengan tanggung jawab pengendalian internal saja
mungkin tidak cukup untuk memastikan bahwa manajemen dan personil lainnya menerima dan
menanggapi sebagaimana mestinya. Tindakan konsisten dan tepat waktu yang diambil oleh
manajemen terkait komunikasi tersebut memperkuat pesan yang disampaikan. Dengan teknologi
yang terus berubah, manajemen saat ini memiliki banyak pilihan untuk menyampaikan pesan
efektif kepada semua personil terkait mengenai masalah pengendalian internal. Namun,
manajemen harus mempertimbangkan lingkungan dan penerima pesan yang dimaksud, dan
menggunakan metode yang mereka anggap lebih efektif mengingat penerima yang direncanakan.

Exhibit 4
4.16 INFORMATION AND COMMUNICATION PRINCIPLE 15: EXTERNAL
COMMUNICATIONS

Prinsip COSO penting yang harus ditetapkan dan diterapkan perusahaan adalah kebijakan dan
prosedur yang memfasilitasi komunikasi eksternal yang efektif. Ini termasuk mekanisme untuk
mendapatkan atau menerima informasi dari pihak luar dan untuk berbagi informasi tersebut
secara internal, memungkinkan manajemen dan personil lainnya untuk mengidentifikasi tren,
kejadian, atau keadaan yang dapat mempengaruhi pencapaian tujuan pengendalian internal
mereka.

Komunikasi dengan pihak luar memungkinkan orang lain untuk segera memahami kejadian,
aktivitas, dan keadaan lain yang mungkin mempengaruhi bagaimana mereka berinteraksi dengan
perusahaan. Komunikasi manajemen kepada pihak eksternal harus mengirim pesan tentang
pentingnya pengendalian internal di perusahaan tersebut dengan menunjukkan jalur komunikasi
terbuka. Komunikasi dengan pemasok dan pelanggan eksternal sangat penting untuk
membangun lingkungan pengendalian yang tepat dan untuk membantu pihak-pihak eksternal ini
memahami nilai dan budaya perusahaan.

Masalah kompleksitas komunikasi mungkin timbul antara perusahaan dan pihak luar melalui
penyedia layanan dan pengaturan outsourcing lainnya, usaha patungan dan aliansi, dan transaksi
lainnya yang menciptakan ketergantungan bersama antara kedua belah pihak. Kompleksitas
semacam itu dapat menimbulkan kekhawatiran mengenai bagaimana bisnis dijalankan di antara
para pihak. Dalam hal ini, perusahaan harus mempertimbangkan untuk membuat saluran
komunikasi terpisah yang tersedia bagi penyedia layanan eksternal agar mereka dapat
berkomunikasi langsung dengan manajemen dan personil lainnya. Misalnya, pelanggan produk
yang dikembangkan melalui usaha patungan dapat mengetahui bahwa salah satu mitra usaha
patungan menjual produk di negara yang tidak disepakati dalam pengaturan usaha patungan.
Pelanggaran semacam itu dapat mempengaruhi kemampuan pelanggan untuk menggunakan atau
menjual kembali produk, yang berdampak pada bisnis pelanggan. Perusahaan harus
memfasilitasi saluran yang dapat mengkomunikasikan kekhawatiran orang lain di perusahaan
tanpa mengganggu operasi yang sedang berjalan.

4.17 MONITORING PRINCIPLE 16: INTERNAL CONTROL EVALUATIONS

Pemantauan merupakan faktor kunci dalam penilaian efektivitas pengendalian internal. Suatu
perusahaan, seringkali dengan dukungan audit internal, harus melakukan kegiatan pemantauan
pengendalian terus menerus dan mengidentifikasi dan mengkomunikasikan defisiensi
pengendalian internal yang diketahui dalam lingkaran penuh proses pengendalian internal.

Sebagai prinsip pengendalian kunci, perusahaan harus memilih, mengembangkan, dan

melakukan evaluasi yang terus menerus dan / atau terpisah untuk memantau atau memastikan
apakah komponen pengendalian internal ada dan berfungsi. Pemantauan dapat dilakukan melalui
kombinasi evaluasi terpisah atau proses pemantauan berkelanjutan. Audit internal satu kali
independen atas beberapa area operasi atau pengendalian internal adalah contoh aktivitas
pemantauan terpisah. Audit internal mungkin menjadwalkan pengkajian tunggal suatu wilayah,
berdasarkan penilaian risiko mereka, dan kemudian dapat kembali meninjau kembali wilayah
yang sama lagi, berdasarkan pada defisiensi pengendalian internal yang ditemukan dalam
tinjauan pertama. Evaluasi terpisah harus dilakukan secara berkala oleh manajemen, audit
internal, atau pihak eksternal, antara lain.

Proses pemantauan terus menerus serupa dengan proses audit internal yang terus berlanjut yang
dibahas di Bab 11. Mereka seperti lampu peringatan dalam alat ukur produksi yang hanya fl ash
jika beberapa pengukuran di luar batas. Kontrol yang tidak terpantau cenderung memburuk
seiring berjalannya waktu, dan perusahaan harus menerapkan proses pemantauan untuk
memastikan pengendalian internal terus beroperasi secara efektif. Ketika pemantauan dirancang
dan dilaksanakan dengan tepat, perusahaan harus diuntungkan karena lebih mungkin untuk:

■ Mengidentifikasi dan memperbaiki masalah pengendalian internal secara tepat waktu

■ Menghasilkan informasi yang lebih akurat dan andal untuk digunakan dalam pengambilan
keputusan

■ Menyiapkan laporan keuangan yang akurat dan tepat waktu

■ Berada dalam posisi untuk memberikan kodifikasi atau pernyataan berkala mengenai
efektivitas pengendalian internal
Seiring waktu, pemantauan yang efektif dapat menyebabkan efisiensi organisasi dan mengurangi
biaya yang terkait dengan pelaporan publik mengenai pengendalian internal, karena masalah
terkait pemantauan diidentifikasi dan ditangani secara proaktif dan bukan reaktif.

4.18 MONITORING PRINCIPLE 17: COMMUNICATING INTERNAL CONTROL

DEFICIENCIES

Perusahaan harus mengkomunikasikan defisiensi pengendalian internalnya pada waktu yang

tepat kepada semua pihak yang bertanggung jawab untuk mengambil tindakan korektif, termasuk
manajemen senior dan dewan direksi. Selain itu, perusahaan harus berusaha untuk
mengidentifikasi peluang untuk meningkatkan efisiensi pengendalian internalnya.

Hasil evaluasi pemantauan yang sedang berlangsung dan terpisah harus dinilai berdasarkan
kriteria manajemen untuk menentukan kepada siapa melaporkan dan apa yang akan dibahas, dan
semua defisiensi pengendalian internal yang diidentifikasi harus dikomunikasikan kepada
anggota manajemen perusahaan tersebut dalam posisi untuk mengambil waktu yang tepat
tindakan korektif. Setelah beberapa defisiensi diidentifikasi dievaluasi, manajemen harus
menentukan bahwa usaha remediasi dilakukan secara tepat waktu.

Defisiensi pengendalian internal, seperti yang diidentifikasi oleh audit internal, harus dilaporkan
kepada pihak-pihak yang bertanggung jawab untuk mengambil tindakan perbaikan dan
setidaknya satu tingkat manajemen puncak.

Proses untuk melaporkan defisiensi pengendalian internal merupakan komponen kunci untuk
memastikan bahwa perusahaan memiliki pengendalian internal yang efektif. Manajemen perlu
merancang, mengembangkan, dan meluncurkan proses pengendalian internal yang efektif,
namun perlu ada beberapa bentuk proses pemantauan yang ada untuk memberikan jaminan
bahwa pengendalian internal tersebut dilakukan.