Manual Formativo

Curso: Assistente Administrativo/a

UFCD 0626: Organização e Gestão do Posto de Trabalho - 25 Horas
Marisa Mendonça
Funchal, julho de 2017
 Este manual tem como objetivo dar a conhecer aos (às) formandos (as) do curso
de Assistente Administrativo (a) as principais funções/tarefas e características
associadas a um profissional desta área. Assim como permite adquirir um
conhecimento geral acerca da organização e gestão do posto de trabalho onde este
profissional vai desempenhar a suas funções.

Ao longo do módulo serão demonstrados procedimentos acerca da organização

de um posto de trabalho, nomeadamente no que toca à gestão das tarefas, gestão do
tempo, a importância da Ergonomia na profissão do (a) assistente administrativo (a),
assim como todo o equipamento/máquinas e utensílios utilizados por este (a)
profissional, para que as suas tarefas sejam realizadas com eficiência e rapidez de
modo a contribuir para a produtividade da empresa, garantindo que a sua execução
não coloque em causa a sua saúde física e psicológica.

Assinatura do Formador:
 Organização e Gestão do Posto de Trabalho
Objetivos Gerais:

Aplicar técnicas de organização e gestão do posto de trabalho;

Objetivos específicos:

 Organização do posto de trabalho;

 Noções de Ergonomia;
 Equipamentos de escritório;
 Materiais e utensílios de escritório e sua manutenção.

1. Assistente Administrativo(a) – Principais funções e características

Considero que não podemos começar a discutir sobre a temática da Organização
e Gestão do Posto de Trabalho de um(a) Assistente Administrativo(a), sem antes
abordarmos sobre as principais funções/tarefas e características exigidas deste(a)
profissional no seu dia-a-dia laboral, assim como o local eleito para o desenvolvimento
dessas funções.
O(a) assistente administrativo(a) é um(a) profissional que presta assistência na
área administrativa de uma empresa. Este(a) profissional auxilia os administradores
em algumas tarefas, logo tem um papel importante dentro de uma empresa, uma vez
que liberta a Direção de tarefas burocráticas e rotineiras que absorvem muito tempo.

As funções principais de um(a) Assistente administrativo(a) são:

 Gerir informações;
 Revisar de documentos;
 Receber e enviar correspondência;
 Controlar as contas a pagar e a receber;
 Emitir faturas;
 Elaborar e enviar documentos;
 Tirar fotocópias;
 Coordenar a logística da empresa;
 Informar os colaboradores acerca de procedimentos de segurança;
 Atender e efetuar chamadas telefónicas;
 Esclarecer dúvidas aos clientes;
 Apresentar relatórios financeiros;
 Manter os arquivos organizados.
 Imagem 1: Assistente Administrativo(a)

Para um bom desempenho das funções acima mencionadas são exigidas algumas
competências e características profissionais, técnicas e pessoais, como por exemplo:

 Possuir conhecimentos de informática e atualizar esses conhecimentos;

 Possuir competências comunicativas (saber comunicar corretamente e com
educação);
 Saber lidar com números;
 Ter facilidade de redação de textos, cartas, atas, outros documentos;
 Ter boa memória;
 Anotar sistematicamente informações importantes;
 Ser responsável e de confiança (Profissional sigiloso e leal);
 Ser dinâmico;
 Ser assíduo e pontual;
 Saber gerir o seu tempo;
 Ser sociável e empático;
 Ser paciente;
 Ter uma boa imagem/apresentação.
Onde é que o(a) assistente administrativo(a) desenvolve a sua atividade?

Imagem 2: Escritório - é composto por elementos humanos (pessoas), por mobiliário, máquinas e utensílios.

O escritório é o local onde o(a) assistente administrativo(a) vai desenvolver a sua

atividade, ou seja, onde este(a) terá o seu posto de trabalho, isto é, o espaço que este
(a) profissional vai ocupar para desempenhar as suas tarefas.

2. Organização do Posto de Trabalho

Logicamente, não basta ter um posto de trabalho e fica tudo resolvido para que
o (a) trabalhador(a) comece a desempenhar as suas tarefas.
Para que o(a) assistente administrativo(a) desempenhe as suas funções com brio
e celeridade, sem que isso prejudique a sua saúde física e psicológica, é necessário
haver uma organização do posto de trabalho, e para tal devemos ter em conta dois
aspetos fundamentais:

A) Planificação de tarefas
B) Ergonomia

A) PLANIFICAÇÃO DE TAREFAS
Planificar é importante porque diariamente o(a) assistente administrativo(a) é
confrontado(a) com inúmeras situações que tem de gerir.
Deste modo, o método e o rigor, aliados a uma flexibilidade na avaliação de
prioridades (saber avaliar quais as tarefas mais importantes e prioritárias e a menos
importantes e menos prioritárias), são aspetos essenciais para a execução das tarefas,
rentabilização do tempo e controlo das diversas situações que surgem no dia-a-dia de
trabalho.
 Quando um(a) trabalhador (a) diz “Não realizei essa tarefa porque não tive
tempo.”, algumas das razões abaixo mencionadas podem estar implicadas:

 Prioridades mal definidas;

 Falta ou excesso de controlo;
 Indecisões ou atitudes ineficazes;
 Dispersão na execução de tarefas;
 Energias mal canalizadas.

Imagem 3 Imagem 4

A organização de tarefas implica sempre:

 Planificação (saber estabelecer prioridades);

 Execução (com auxílio dos meios necessários para a sua realização);
 Controlo (verificar se os objetivos são atingidos nos prazos estabelecidos).

Imagem 5
 O tempo é um recurso raro, estratégico e não renovável e a sua gestão é uma
questão de vontade, motivação, autodisciplina e de prática. Assim, todas as tarefas por
realizar deverão ser analisadas, tendo em conta o seu grau de importância e o tempo
útil para a sua elaboração.

Alguns exemplos:
 Tarefas diárias, sem horário fixo (atendimento telefónico,
esclarecimentos a clientes, arquivo…);
 Tarefas diárias com horário pré-estabelecido (verificar e expedir
correspondência; reuniões…);
 Tarefas circunstanciais – que podem ser programadas com antecedência
(preparação de eventos; viagens…).

Gerir bem o tempo é essencial para:

 Melhorar a eficácia;
 Aumentar a produtividade;
 Contribuir para o desenvolvimento pessoal;
 Ser ativo e não reativo.

Imagem 6

Por fim, para uma boa organização do trabalho de um(a) assistente administrativo(a)
é importante que este:
 Não confie apenas na sua memória;
 Anote tudo (é essencial ter uma agenda com os contactos e eventos
programados e tarefas a serem executadas);
 Analise as tarefas e atribuir-lhes prioridade de execução;
 Agrupar tarefas similares;
 Eliminar o acessório;
 Providenciar material necessário para a realização das tarefas.

Para concluir, uma boa organização do trabalho está relacionada com a

capacidade de planificar, programar e calendarizar, tendo em vista uma eficaz
execução.
B) ERGONOMIA

Importância da Ergonomia no local de trabalho

Os escritórios não podem funcionar só com pessoas. Estas para desempenharem
as suas tarefas de forma conveniente e eficaz necessitam possuir no seu posto de
trabalho mobiliário adequado ao exercício dessas tarefas, que lhes proporcione o
conforto necessário, de modo a produzirem trabalho rentável, com o mínimo de
saturação possível, e assim evitar doenças profissionais.
Desta forma é importante que o posto de trabalho esteja bem desenhado
obedecendo a regras decorrentes da aplicação dos princípios de fisiologia e da
biomecânica, criando condições para a definição de espaços aceitáveis, pois isto
evitará doenças relacionadas com condições laborais deficientes, designadamente, a
fadiga excessiva ou desgastante do organismo, para além de promover a maior
produtividade do trabalho.

Afinal o que é a Ergonomia?

A Ergonomia é uma ciência que estuda o(a) trabalhador(a) no trabalho, com

a finalidade de proteger a sua integridade física e lhe proporcionar o bem-estar.
Tem como objetivos criar condições de trabalho ao (à) trabalhador (a) e
proporcionar maior rentabilidade à empresa.
Trata-se assim de uma ciência de adaptação das máquinas, equipamentos
e ambiente dos locais de trabalho à fisiologia e à psicologia do(a) trabalhador(a).

Assim, os postos de trabalho devem ser desenhados e organizados tendo em

conta o trabalho e as tarefas que vão ser realizadas, com a finalidade de estas serem
executadas de modo confortável e eficiente. Para tal, há que considerar quer os
movimentos exigidos pelo trabalho, como as posturas e o esforço intelectual.
Quando o posto de trabalho é corretamente desenhado e organizado, o(a)
trabalhador(a) manterá uma postura de trabalho correta e cómoda, evitando assim
consequências negativas para a sua saúde.

Imagem 7
Fatores a ter em conta na construção do local de trabalho:
Qualquer organização procura a produtividade, logo a criação de condições
favoráveis para os (as) trabalhadores (as) se sentirem bem física e psicologicamente e
evitar acidentes de trabalho, são aspetos a ter em atenção.
Um posto de trabalho adaptado à tarefa que nele vai ser executada vai
promover:

 A diminuição da fadiga;
A redução de riscos e doenças profissionais;
O aumento da produtividade;
O estímulo da criatividade;
A realização e motivação profissional.

Há assim, a necessidade de uma inter-relação entre:

Trabalhador

Local de Trabalho

Ambiente

Máquinas

Sistema laboral

Relação interativa entre o (a) trabalhador (a), o seu local de trabalho, o ambiente em
que este se desenvolve, as máquinas utilizadas e o sistema laboral onde está inserido.

Cada um destes fatores condiciona e influência os outros:

 Escolha da pessoa certa para determinado trabalho;

 Local adequado às tarefas a desempenhar;
  Máquinas que permitem realizar o trabalho, sem que haja excessivo desgaste
físico e custos financeiros;
 Ambiente propício à realização eficiente das tarefas;
 Sistema laboral que estabeleça estratégias que permitem uma racionalização
do trabalho e obtenção de objetivos.
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Fatores a ter em conta na instalação de um escritório

 Ambientais
 Equipamento e gestão dos espaços

Fatores ambientais – são os que mais afetam o desempenho do trabalho pelos

profissionais. São aqueles que se relacionam diretamente com o funcionamento das
instalações. Dentro destes destacamos:

 A Iluminação;
 A cor;
 A temperatura;
 O arejamento;
 O ruído;

que influenciam de uma forma decisiva a produtividade do Homem, bem como a sua
própria saúde física e mental.

A iluminação

Uma boa iluminação é aquela que permite a realização do trabalho com o

mínimo esforço.
Uma iluminação insuficiente exige um maior esforço do trabalhador, provocando
problemas de visão, cansaço, dores de cabeça e desconforto, contração dos músculos
faciais e postura incorreta. O trabalhador vê afetada a sua capacidade de trabalho e a
sua integridade física.
Uma boa iluminação será, então, aquela que permite a realização do trabalho
com o mínimo de esforço físico e visual.
A luz natural é a mais aconselhada, no entanto, na sua impossibilidade ou
insuficiência deve recorrer-se a luz artificial fluorescente por se menos agressiva e,
simultaneamente mais barata e mais intensa.
Para uma boa utilização da luz natural, o local deve ter janelas amplas.
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Imagem 8

Alguns aspetos a considerar relativamente à posição ou incidência da fonte de luz:

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 A fonte de luz não deve incidir diretamente nos olhos do trabalhador, amas sim
e apenas no trabalho a executar.
 A fonte luminosa deve situar-se à esquerda do operador para os indivíduos
destros, e à sua direita para os esquerdinos, de forma a que o braço do
operador não se interponha entre a fonte luminosa e o trabalho a executar.
 Devem evitar-se possíveis fontes de deslumbramento ou encandeamento.

A cor
Estudos recentes vêm provar que as cores têm influência na luminosidade dos
espaços e no estado de espírito dos indivíduos. À cor mal escolhida atribui-se
irritabilidade e fadiga.
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Imagem 10

Deste modo, verificou-se que as cores claras são as mais aconselhadas porque
aumentam a luminosidade do espaço, criam a sensação espaço maior e também
tornam o ambiente mais relaxante favorecendo a concentração intelectual.
Os escritórios necessitam de luz, espaço e ambiente relaxante, por isso devem
ter paredes e tetos com cores claras.
Todo o restante material necessário para equipar e ornamentar o escritório deve
contrastar com o fundo, para evitar a sensação de monotonia e de rotina.

Imagem 11

É importante que o local de trabalho seja equipado com material que contraste
com a cor do meio ambiente e seja alegrado com “notas de cor” por ex. uma pintura
na parede ou uma jarra de flores.
A cor favorece o ambiente. É importante criar um ambiente harmonioso e tonificante,
uma vez que influi no conforto afetivo, daí que:
Para grandes superfícies – cores deslavadas e quentes
 Para pequenas superfícies – cores vivas e frescas
Para trabalhos intelectuais – cores calmas

Efeitos psicológicos da cor:

Repousantes – Verde (ação equilibrante), Azul (ação calmante), Violeta (facilita o
sono).
Excitantes – Encarnado (excita o sistema nervoso), Laranja (aumenta a vitalidade),
Amarelo (aumenta a criatividade cerebral).

A temperatura

A temperatura é um dos fatores que mais influi no rendimento do trabalho do

homem. Ao calor e ao frio em excesso atribui-se uma influência negativa na
produtividade. De uma maneira geral, podemos considerar que a temperatura ótima
para o nosso local de trabalho deve oscilar entre os 18 e os 22 0C.
Com o objetivo de se obter, em qualquer época do ano, condições climáticas
favoráveis, recorre-se a aparelhos como, por exemplo, aparelhos de ar condicionado,
aquecedores e ventoinhas
A produtividade intelectual é seriamente afetada pela inexistência de condições
climáticas favoráveis.

Imagem 12 Imagem 13
Não devemos esquecer que a temperatura ideal deve atender à natureza do trabalho:
 Trabalho sedentário – 19 a 21 0C
 Trabalho ligeiro de pé – 18 0C
 Trabalho pesado de pé – 15 a 17 0C

O Arejamento
O ambiente onde se trabalha deve estar isento de poeiras, odores, fumos, etc..
Um bom ambiente de trabalho exige que nos sintamos confortáveis. Para essa
sensação de bem-estar contribui uma temperatura adequada e um eficaz processo de
circulação e renovação do ar.
É conveniente existir um arejamento natural e suficiente para que haja sempre
ar puro. Devem existir janelas em número adequado para se obter um bom
arejamento. No entanto, nem sempre é possível que o arejamento natural seja
suficiente, tornando-se necessário recorrer ao ar condicionado.
A renovação do ar deve ser feita com tanta maior frequência quanto menor for
o local de trabalho e atendendo sempre à temperatura e à humidade que é necessário
manter.

O ruído

Ruído é o som que incomoda. Aos ruídos está associado o stress.

Os danos provocados pelo ruído são variados, desde o risco de perda de audição,
aumento da fadiga, doenças do sistema nervoso, diminuição da capacidade de
concentração, até a diminuição do rendimento de trabalho.

Imagem 14
 Assim, aconselha-se a filtrar do escritório todos os barulhos existentes no seu
interior, resultantes, nomeadamente, da normal utilização do equipamento e também
os provenientes do exterior. Daí a razão de não ser favorável a localização do escritório
junto da parte fabril das empresas ou junto a ruas muito movimentadas.
Por vezes é necessário recorrer a substâncias isoladoras, capazes de amortecer o
ruído, como a corticite, o esferovite e a fibra de vidro.
Os ruídos provenientes do exterior são sintoma de que na escolha do local para o
escritório não foram observadas as condições aconselháveis, pelo que, agora, apenas
resta o recurso a substâncias isoladoras para minimizar os seus efeitos.
Quanto aos ruídos interiores, podem ser minimizados substituindo o
equipamento por outro mais silencioso, isolar os gabinetes de receção, alcatifar salas,
colocar suportes de borracha nas cadeiras e nos móveis.

Equipamento de Escritório e gestão dos espaços

“A correta instalação do escritório e consequente criação de boas condições de
trabalho depende não só da correta harmonização dos fatores ambientais, mas
também da escolha do equipamento e sua distribuição.”
Os escritórios não podem funcionar só com pessoas. As pessoas para poderem
desempenhar convenientemente as tarefas que lhe são distribuídas necessitam de
possuir o equipamento (mobiliário, máquinas e utensílios) adequado ao exercício
dessas tarefas e que lhes proporcione o conforto necessário, de modo a produzirem
trabalho rentável, com o mínimo de saturação possível.
Todos os equipamentos que compõem um posto de trabalho devem estar
adequados às características psicofisiológicas dos trabalhadores e à natureza do
trabalho a ser executado.
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Imagem 15

O EQUIPAMENTO
O equipamento é constituído pelo:
 Máquinas e utensílios
 Mobiliário
que o local de trabalho dispõe, de forma a tornar possível a realização da atividade
produtiva.
A escolha do equipamento deve obedecer a condições de Ergonomia. Assim, a
seleção do equipamento deve contribuir para maximizar o rendimento, com o mínimo
dispêndio de recursos.

1. Máquinas e utensílios
A escolha das máquinas e utensílios deverá atender:
 Às funções que irão desempenhar;
 Às qualificações profissionais dos utilizadores;
 Aos ruídos que provocam.

Habitualmente a aquisição de novos equipamentos exige que a empresa proceda

a ações de formação profissional, de forma a dotar os seus operadores das
competências necessárias à sua utilização.
A máquina passou a exigir do(a) trabalhador (a) uma maior qualificação profissional.
2. Mobiliário
A escolha do mobiliário deve ter em atenção diversos fatores:
 A função que irá desempenhar;
 O espaço disponível para o receber e o número de trabalhadores;
 O conforto (indispensável ao seu bem-estar),
 O aspeto estético (devem ser modernos e atraentes, a cor deve respeitar o
fundo em que se integra).
 O tipo de material (duradouro e de metal de preferência, apesar de serem mais
“frios” protegem os documentos do fogo).

2.1. A mesa e a cadeira do(a) assistente administrativo e dos profissionais de

escritório em geral
No que respeita a estes profissionais e considerando a importância de que se
revestem, para eles, a sua mesa e cadeira, a escolha destas peças deve atender às suas
características pessoais (estatura).

A Mesa
 A mesa deverá apresentar uma superfície adequada às atividades a
desempenhar pelo profissional;
 As mesas deverão ter dimensões que permitam que um homem ou mulher
independentemente da sua estatura possam trabalhar à vontade e possam
alcançar e atingir qualquer ponto da secretária (sem esforço);
 O tampo deve estar a uma altura do solo de cerca de 78 cm;
 A gaveta central não deverá ter a profundidade do tampo pois, nesse caso, a
sua utilização exige que o profissional se afaste da mesa sempre que precisar
de a utilizar. Uma profundidade de 20 cm parece ser a adequada.

Dimensões da secretária
As dimensões da secretária e dos planos complementares (mesas e secretárias
auxiliares) devem ser estudadas de forma a permitir:
  A colocação dos utensílios e equipamentos de mais frequente utilização sem
prejudicar a área de escrita e consulta de documentos;
 O acesso a qualquer ponto da mesa por parte do utilizador;

Dimensões aconselháveis de uma mesa de trabalho :

Máxima: Largura 75 cm x Comprimento 196 cm x Altura 80 cm.

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Estas dimensões permitem que um profissional de pequena estatura alcance

sem esforço um documento A4 em qualquer parte da secretária.

Mínima: Largura 60 cm x Comprimento 75 cm x Altura 60 cm

Imagem 17

Estas dimensões permitem que um profissional de grande estatura trabalhe à

vontade sobre um documento de formato A4.

A cadeira
Deve oferecer ao corpo numerosos pontos de apoio para que os profissionais de
escritório possam dar ao corpo todos os pontos de apoio necessários. Deve
apresentar determinadas características, sob pena de conduzir a posturas
corporais incorretas.
Deste modo, para permitir uma posição natural do corpo, é desejável que a cadeira
possua:
 Um encosto regulável, adequado a um correto posicionamento da coluna
vertebral;
 Um assento regulável (altura), a fim de podermos nos sentar de forma a que os
nossos cotovelos fiquem ligeiramente acima do tampo da mesa;
 Um assento, cuja forma contribua para uma distribuição do nosso peso por
toda a superfície;
 Apoio para os pés. Este dispositivo é muito útil para quem não apoia bem os
pés no chão. Deve ser estável para dar aos pés apoio sólido e evitar
escorregamentos. Deve ter a altura regulada de acordo com o nível da cadeira.

Imagem 18
Gestos e Posturas
O mobiliário tem de estar adaptado ao trabalhador e à tarefa que desenvolve no
âmbito da sua atividade profissional (seja de pé, seja sentado).
A postura tem de ser cuidada, pois pode provocar:
 Fadiga;
 Dores lombares;
 Cãibras;
 Problemas permanentes na coluna.

Estes problemas podem ser evitados com:

 Assentos mais adequados a cada tipo de função;
 Dimensões do assento adequadas ao utilizador, permitindo variações de
postura;
 Assento e mesa, num conjunto integrado.

Imagem 19

No trabalho de pé o trabalhador deve (se possível):

 Sentar-se durante as interrupções de trabalho;
 Nos maiores intervalos, colocar as pernas numa posição elevada;
  Executar o trabalho sentado sempre que possível.

Imagem 20

A distribuição do equipamento e a gestão dos espaços

Da mesma forma que nos devemos preocupar com os fatores ambientais,
também é bastante importante não nos esquecermos a correta instalação dos
serviços, nomeadamente, no que concerne à disposição do equipamento: mobiliário e
ferramentas de trabalho/utensílios.
Assim, para que haja boas condições de trabalho e se obtenha o melhor
rendimento possível, é fundamental gerir adequadamente os espaços, sendo
indispensável que cada indivíduo tenha o seu próprio espaço e que esse espaço seja
só por si utilizado e ainda que a sua deslocação nas instalações seja fácil e não colida
com o espaço próprio dos outros colegas.
A independência nos espaços de trabalho é um princípio a considerar na
instalação dos escritórios.

Imagem 21
 A inexistência de uma boa gestão do espaço poderá sobrelotar o escritório, seja
em mobiliário e restante equipamento, seja em indivíduos e respetivos postos de
trabalho. Esta situação poderá contribuir para um certo atropelo de uns pelos outros,
dificultando as deslocações e o acesso ao material, e para multiplicar o ruído e outras
situações que contribuem para sensações de desconforto e para que o trabalho se
torne menos produtivo.

Imagem 22

Por vezes não é só a quantidade de mobiliário que cria situações negativas

(atropelo, sufoco, dificuldade de deslocação), mas sim a forma como esse mobiliário é
distribuído pelo espaço.
Considera-se ideal a disposição em que os móveis não impedem os seus utentes
de:
Possuírem o seu próprio espaço de trabalho;
Facilmente terem acesso a todo e qualquer material;
Desenvolverem o seu trabalho sem atropelos e “sufoco”, apesar de se
encontrarem abertas gavetas ou armários;
E ainda que lhes facilite ou reduza os movimentos ou deslocações que sejam
obrigados a efetuar.
Os aquecedores, ventoinhas e outros utensílios devem ser dispostos de modo a
não estorvarem nem dificultarem os trabalhos no interior das instalações.
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Imagem 23

Gerir os espaços, tendo em vista a rentabilidade, é:

 Conhecer bem as instalações; (no sentido de podermos escolher locais de

acordo com os nossos objetivos);
 Conhecer as necessidades de mobiliário e restante equipamento, atendendo às
funções (tarefas que se irão realizar) e também ao pessoal (a fim de adquirir
apenas o mobiliário e equipamento indispensável);
 Distribuir o equipamento respeitando:
 a independência dos espaços de trabalho;
 a necessidade de espaços amplos que permitam a livre movimentação e
circulação;

3. O equipamento, materiais e utensílios de escritório

Como já vimos anteriormente, os escritórios não podem funcionar só com
pessoas. As pessoas para poderem desempenhar convenientemente as tarefas que lhe
são distribuídas necessitam de um espaço próprio com condições que promovam e
estimulem a sua produtividade, para isso devem dispor de mobiliário e ferramentas de
trabalho que facilitem a sua atividade.
Mobiliário: secretária; cadeiras; estantes/armários; mesas de apoio; ficheiros (de
armário, de gavetas) etc.
Máquinas: computadores; impressoras; fotocopiadoras; máquinas de calcular; Fax;
Scanner; telefones; destruidora de papel; projetor de vídeo; videoconferência, etc.
Utensílios de uso corrente: furador; agrafador; agrafos; saca-agrafos; datadores;
numeradores; carimbos; almofada para carimbos; pesa-cartas, cesto para
correspondência; molha dedos; etc.
Material de escrita e reprografia: pastas/capas; agendas; papel; réguas; cola; tesoura;
fita-cola; elásticos; clips; tinteiros; blocos de notas, memorandos/mensagens; lápis;
esferográficas; marcadores; borrachas; afiadeiras;

Em seguida, vamos analisar algumas ferramentas fundamentais ao trabalho do

(a) assistente administrativo(a) e que se encontram presentes em qualquer escritório.

Fotocopiadora e impressora: A máquina de fotocopiar é um instrumento que permite

a reprodução de documentos, a preto e branco ou a cores, a partir de um original. A
impressora permite imprimir documentos a partir de um computador ou dispositivo
móvel. Há impressoras multifuncionais que têm igualmente a função de tirar
fotocópias e fazer Scanner (digitalização) de documentos

Imagem 25 – Fotocopiadora multifuncional de carro móvel Imagem 26 – Impressora multifuncional

Apesar de existirem inúmeros modelos no mercado, as fotocopiadoras assentam,

basicamente, nos mesmos princípios, apresentando, no entanto, características e
funções diversas:
 Cópias a preto e branco ou a cores;
 Redução e ampliação das cópias;
  Reprodução frente e verso;
 Alimentação automática folha a folha;
 Separar conjuntos de cópias e agrafar;
 Vários tamanhos de papel;

Computador: o computador é uma máquina capaz de receber, tratar, armazenar e

fornecer informações de forma automática, com grande rapidez e precisão. Dispõe de
inúmeros programas operacionais como processador de texto, folhas de cálculo, base
de dados, agendas, correio eletrónico.

Imagem 27 – Computador de Secretária Imagem 28 – Computador Portátil

O computador tornou-se uma ferramenta indispensável no escritório atual. Um

(a) assistente administrativo (a), consciente e atualizado (a), tem hoje de ter
conhecimentos de informática, na ótica do utilizador, dominando programas
indispensáveis como os que mencionados acima.
Através do computador é possível igualmente utilizar o serviço de
Videoconferência. Este serviço de comunicação permite a reunião de um grupo de
pessoas situadas em diferentes locais, ligadas entre si através de uma rede de
computadores, câmaras de vídeo e microfones. É uma maneira útil de conduzir uma
reunião e poupa custos e tempo em viagens. Atualmente utiliza-se igualmente outros
chats com recurso a vídeo, como o Messenger e o Skype.

Imagem 29 – Reunião com recurso à Videoconferência

Telefax: é uma máquina que permite a transmissão, via telefónica, de um documento
para qualquer parte do mundo em poucos segundos. Através do Fax o documento é
transmitido de um aparelho para outro. Tem a vantagem de permitir o envio bastante
rápido de textos, fotografias, desenhos, etc.

Imagem 30 – Telefax

Embora tenha vindo a ser substituído, em algumas situações, pelo correio

eletrónico, o Fax continua a ser muito utilizado em quase todos os escritórios. Para o
escritório, este equipamento apresenta uma vantagem acrescida: permite enviar
documentos que exijam assinaturas para identificação, como em contratos,
documentos de operações bancárias, tornando-se muito mais fácil a circulação de
documentação oficial.

Scanner: é uma máquina que permite digitalizar textos, imagens e fotografias.

Imagem 31 - Scanner

Projetor de vídeo: é um projetor de imagem num ecrã ou parede e assemelha-se a um

retroprojetor.

Imagem 32 – Projetor de Vídeo

Destruidora de papel: Permite destruir papel para mais tarde ser reciclado.

Imagem 33 – Destruidora de papel

Calculadora: é uma máquina que permite fazer operações aritméticas e outros

cálculos de maior complexidade, com eficiência, rapidez e com esforço mental
reduzido.

Imagem 34 Imagem 35

Quanto à forma de registo, as calculadoras podem ser escreventes/Impressoras

(apresentam os registos numa fita de papel); não escreventes/não impressoras (os
registos aparecem num visor luminoso) e mistas (apresentam os registos num visor
luminoso e numa fita de papel).

Utensílios de uso corrente

Além de todas estas ferramentas de trabalho que acabámos analisar existem
também diversos utensílios de escritório, tais como, furadores, agrafadores, saca-
agrafos, datadores, numeradores, carimbos, pesa-cartas, entre outros, que são
indispensáveis em qualquer escritório.
Estes utensílios são objetos de uso quotidiano, facilmente manuseados por
qualquer pessoa uma vez que a sua utilização não é muito exigente.
 A breve descrição que vamos fazer pretende dar algumas noções sobre o seu
modo de funcionamento e também sobre a sua utilidade.

Furador: Destina-se a permitir, através das perfurações que faz, o arquivo de folhas e

documentos em pastas apropriadas.

Agrafador: Utiliza-se para prender documentos através de agrafos ou grampos.

Os agrafadores utilizam agrafos de medidas diferentes, que são introduzidos num
carregador.

Normalmente, os agrafadores têm dois modos distintos de colocar os agrafos nas

folhas (agrafos fechados ou agrafos com braços abertos).

Saca-agrafos: É um pequeno aparelho que se destina a retirar os agrafos colocados em

folhas quando já não são necessários, ou então quando foram colocados
indevidamente. Para se retirar um agrafo que une um grupo de folhas colocam-se os
ganchos que estão nas extremidades dos braços junto do agrafo e pressiona-se. Deste

modo o agrafo desprende-se da folha com facilidade e sem rasga

Carimbos: são de vários tipos e têm finalidades diferentes, permitindo desde a
simplificação de trabalhos repetitivos, até a autenticidade de documentos. Utiliza-se

molhando numa almofada própria com tinta.

Datador: é um tipo de carimbo utilizado para imprimir datas. Tem anexa uma
almofada embebida em tinta de óleo que permite a impressão. Com um estilete
deslocam-se os discos giratórios (dia, mês e ano) de modo a obter-se a data
pretendida.

Numerador: é um tipo de carimbo de estrutura semelhante ao datador, embora de

maiores dimensões. É utilizado para imprimir números

Pesa-cartas: pequena balança para determinar o peso de uma carta.

Separador de correspondência: cesto (normalmente) triplo utilizado para separar a

correspondência/processos que deram entrada ou que estão finalizados para sair, ou
que estão pendentes.

Considerações finais:
Como puderam aprender ao longo deste módulo, o trabalho de um (a) assistente
administrativo (a), é uma profissão bastante exigente, pois requer diversas
competências pessoais, profissionais, sociais e técnicas. Para que o (a) assistente
administrativo (a) possa realizar as suas tarefas sem que isso ponha em risco a sua
saúde física e mental, é necessário uma adaptação do seu posto de trabalho, isto
significa que, o mobiliário, as máquinas e utensílios devem permitir a realização das
tarefas de forma segura, cómoda e confortável com a finalidade de promover a saúde
no local de trabalho, e consequentemente a produtividade da empresa.
Quando exercer a profissão de assistente administrativo (a) tenha em atenção
estas questões, aja de forma a não prejudicar a sua saúde, dê sugestões aos seus
superiores (em caso de alguma inconformidade) na mudança da disposição do posto
de trabalho, na aquisição de máquinas mais eficientes e mais rápidas, na mudança da
cor do gabinete ou troca de algum mobiliário que possa ser menos confortável, assim
como na aquisição de material multifuncional de modo a não ocupar demasiado
espaço e poder movimentar-se com segurança. Um (a) profissional deve sempre
garantir e negociar com os seus superiores as melhores condições de trabalho que
garantam a sua integridade física e psicológica.

FIM. 
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Bibliografia e Webgrafia
Manual de Práticas de Secretariado, 2006, SERFORM Serviços e Formação, Lda.

Mano, Maria João; Colectânea de textos, Imagens, trabalhos e dinâmicas; Módulo 650,
Organização do Posto de Trabalho; 2009; Disponível em: https://adm-
monchique.wikipaces.com.

Manual de Formação: Organização e Gestão do Posto de Trabalho. Ergonomia. A

Gestão e Equipamentos de Escritório; Disponível em: www.forma-
te.com/mediteca/viewcategory/59-areas-tecnicas.

https://pt.slideshare.net/guest8e2d2a/organizacao-do-posto-de-trabalho

www.google.pt