IMPORTACIA QUE DAN LA EMPRESAS A LA GESTION DE LA

INFORMACION

POLITECNICO GRANCOLOMBIANO

ESP. GERENCIA DE PROYECTOS DE INTELIGENCIA DE NEGOCIOS

ESTADO DEL ARTE DE LA GESTION Y ADMINISTRACION DE LA INFORMACION

COLOMBIA

2017
En la empresa para la que he trabajado como contratista en diferentes proyectos tales
como tecnología, procesamiento - consolidación de información y reporte de la
operación a las entidades del gobierno, he podido tener un panorama general que
permite identificar los problemas que tiene la empresa para tener la información
oportuna y confiable.

A continuación se presenta una descripción del proceso y flujo de datos. La empresa

es una de las más grandes del país y se dedica la producción, comercialización y
transporte de hidrocarburos, cada una de estas áreas o departamentos tiene su árbol
organización con sus propias metas y objetivos bien establecidos, cada una de estas
áreas tiene sus sistemas de información denominados sistemas operativos de negocio
donde se registra y procesa los datos con sus reglas de negoción de su respectiva
operación, en algunos casos he podido detectar que el registro de la información no
utiliza las mejores prácticas y el estándar de la empresa ya que para cargues masivos
se utilizan plantillas de Excel, permitiendo esto que la información no tenga las
validaciones requeridas para una información de calidad. Para la consolidación de la
información se tiene otro sistema con una base de datos independiente que permite
unificar la información de todos los departamentos, utilizando un sistema de
homologación para que la información que llaga de las diferentes áreas quede
estandarizada y preparada para un siguiente paso que es el envío de la información al
sistema contable SAP.

Cada área ha venido creciendo como silos debido a la necesidad de cumplir las metas
y tener información oportuna de la operación diaria para presentarla a los directivos de
su árbol organizacional, esto debido a que en muchos casos el departamento de
tecnología no puede cumplir en cortos tiempo con las necesidades y requerimientos
propuestos por los diferentes departamentos o porque los requerimientos son muy
específicos o personales y no tienen la prioridad para llevarlos a cabo.

Cambiar la cultura de las personas es una de las tareas más arduas para que los nuevos
proyectos y el cumplimiento de los procesos se logre a cabalidad, en muchos de los
casos porque la labor la han realizado de la misma forma durante muchos años y se
oponen a cambiar la forma de realizarla y en otros casos porque proyectos que se han
implementados solo han solucionado una parte de un proceso y han afectado a otra
parte generando mayor cantidad de trabajo en labores que eran relativamente sencillas,
esto no quiere decir que siempre los proyectos tecnológicos estén mal implementados,
en algunos caso se han presentado en varias fases y ha faltado una correcta
socialización de los efectos y resultados de los proyecto, en otros casos el
levantamientos de los requerimientos no fue el adecuado porque no se incluyo el
personal que conoce y ejecuta el proceso o porque las personas no dedican el tiempo
requerido a entregar la información necesario para dar una solución total.

Uno de los grandes problemas que se perciben es que los procesos no están alineados
debido a que la áreas de la empresa tiene muchos departamentos con sus propios
procesos internos pero a nivel general se presencia gran numero de procesos que no
están alineados, una forma de detectarlos es cuando se desea consultar la información
entre las diferentes áreas y no es posible obtenerla en forma inmediata, para lograr esto
se debe solicitar la información a personal encargados de custodiar dicha información.
La empresa está convencida que el uso de la información de su operación es la única
solución para conocer su estado, rentabilidad, costos y gastos, hacer lo saber a sus
socios y como tomar decisiones financieras y de inversión, pero para la consolidación
de la información la empresa hace grandes esfuerzos e invierte gran cantidad de dinero,
recursos y personal para tener una información confiable y consolidad.

Es claro que el reto no es fácil debido al gran tamaño de la empresa y a los arraigados
que están las tecnologías, pero a continuación proponemos algunas soluciones

la problemática que presenta la organización de hidrocarburos y que es un común de

otras grandes empresas como las de consumo masivo, en donde uno de los principales
retos que afrontan las organizaciones es poder canalizar los ríos de información para
que se conviertan en estrategias corporativas y sean claves en la toma de decisiones,
con ello facilitando a las CEO optimizar los tiempos de reacción frente a las nuevas
oportunidades identificadas, pero para que ello ocurra debe ser practico, ágil y oportuno
poder acceder a la información.

En empresas donde se ha tomado como estrategia corporativa la toma de decisiones

con análisis de la información, las decisiones se argumentan con hechos y datos, como
es ejemplo la empresa de pasabocas FRITO-LAY anteriormente Papas Margarita en su
fusión sobre el 2001, en donde se empezaron a consolidar bases de datos a través de
hojas de servicio que los vendedores diligenciaban manualmente, registrando: cuantos
clientes atendían, la gestión de punto de venta, tipología, venta en unidades y pesos. Al
comienzo se creó resistencia como en toda la organización, por lo que fue clave
capacitar a los vendedores indicándoles a donde apuntaba la organización, para que
ellos ingresaran la información con más conciencia de lo que se quería lograr, esto llevo
a que se estructuraran zonas de ventas incrementando la eficiencia de los recorridos
realizados, prestando un mejor servicio y potencializando los puntos de ventas en casi
un 100%. Identificando que para el manejo de datos se puedo lograr creando una
estrategia de captación cuando estos no existen, lo cual nos brindara una mejor
percepción del trabajo que estamos realizando y la eficiencia de los recursos destinados.

Una vez se tenía el medio de captar la información, el otro gran reto fue el adquirir la
tecnología adecuada para optimizar el trabajo que se realizaba, ya que como se hacía
de manera manual, se debía pasar a Excel por personas que gastaban horas subiendo
la información, por lo que se procedió con adquirir PDA para la gestión de ventas, que
evitaran el reproceso y se contara con información en línea, lo cual llevo a otro trabajo
bastante importante, la capacitación del personal para el manejo de nuevos equipos
tecnológicos, lo que lleva a las organizaciones a replantear el foco de su área de gestión
humana, puntualmente en la capacitación continua que tienen sus colaboradores,
entrando en un dilema de tener empleados con excelente desempeño y confianza de
años en la empresa, pero los cuales no tienen la disposición de aprender nuevas
técnicas o tecnologías para ejercer su trabajo como lo exige el mercado. Esto nos lleva
a que en la medida que pasan los años en las empresas y nuestro mercado crece, se
deben enviar a nuestro personal estratégico a capacitaciones de nuevas tecnologías.

Las empresas hoy en día están siendo más conscientes de que se deben organizar para
que la información fluya de manera ordenada entre sus áreas, incluso delegando
funcionarios específicos para crear flujos de procesos, como lo es el ejemplo anexo de
la empresa DERSA, donde se consolido un comité S&OP para determinar funciones y
responsables en el manejo de la información, y poder alcanzar las metas propuestas
por la organización en cuanto el adecuado manejo de presupuestos, el cual incluye el
lineamiento correcto de conceptos e información presentada en un periodo de tiempo.

Soluciones propuestas

• Se debe hacer un reorganización y unificación a los procesos para que todo las
áreas y departamentos de la organización cuenten con la misma información
oportuna, veraz y confiable para tomar mejores decisiones y tener mejores
oportunidades en el mercado petrolero
• Los sistemas operativos de los negocios deben irse desmontando paulatinamente
para acabar con los silos de la información, esto rebajaría costos de mantenimiento
y administración de estas soluciones tecnológicas que son específicas para cada y
no aportan beneficio general a toda la organización.
• El sistema de consolidación y estandarización de la información debe desaparecer
ya que la información generada de las diferentes áreas como producción,
comercialización, administración y transporte deberían ir directamente al sistema
contable sin pasar por sistema intermedios donde se acumula, procesa y ajusta la
información, produciendo grandes sobrecostos de personal experto en el análisis de
la información y adicionalmente retrasos en la disponibilidad de los datos.
• Al tener la información consolidada, unificada, oportuna y con calidad se evitarían
el llamado de atención y gastos de pagos por sanciones del ministerio de minas por
el mal registro de los combustibles que se deben reportar por exigencia del gobierno,
esto además de las multar omitiría los sobrecostos de contratación de personal
especializado para el reproceso de la información reportada al gobierno.
• Crear conceptos claros de los indicadores de las organizaciones, que traducen y
forma de medirlos, para que las áreas hablen un mismo idioma.
• Capacitación continua de los todos los colaboradores, para que al momento que las
organizaciones decidan hacer un salto tecnológico nuestro capital humano esté en
disposición de afrontarlo, y la así lograr que la adaptación no sea tan traumática.