Fact Ura 1123125555555

123
FACTURACIÓN
 Facturación
El objetivo de este grupo de programas es permitir al usuario elaborar los documentos
de facturas y notas de ventas, bajo las diferentes modalidades con base en las ordenes
de venta capturadas y asignadas en el sistema. Así mismo el sistema brinda toda una
serie de ayudas representadas en consultas y reportes ordenados bajo múltiples
perspectivas o puntos de vista que enriquecen y facilitan el proceso de toma de
decisiones.
La ruta de acceso a estos programas se puede visualizar en el siguiente menu:
SISTEMAS DE INFORMACIÓN EMPRESARIAL S.A. - SISTEMA COMERCIAL CM-UNO

124
FACTURACION
 De una O.V. Especifica

El objetivo de este programa es permitir al usuario facturar una orden de venta a la
cual previamente se le han asignado los stocks de inventarios. Quiere decir que el
programa exige que la orden de venta a facturar tenga cantidad asignada. Es
importante recordar que en el momento de hacer una orden de venta con asignación, o
de hacer un proceso de asignación el sistema pregunta si se desea facturar. Cuando el
usuario decide hacerlo desde ese momento, el sistema hace un llamado a este
programa de “facturación de una O.V. especifica”.
La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menú:
Al ingresar por la opción 1 de “ De una O.V. Especifica” el usuario deberá

seleccionar la empresa, centro de utilidad, tipo y número de orden de venta que desea
facturar. Así mismo deberá informar el código del lapso contable, tipo de documento
factura a generar, número del documento, fecha de elaboración y código de la persona
que esta elaborando el documento, como se presenta en el siguiente formato de
pantalla:

125
FACTURACIÓN
Seguidamente el sistema pregunta (si esta activo en los parámetros) el porcentaje de

descuento global, si el usuario desea puede reportarlo en este momento, como se
presenta en el siguiente formato de pantalla:
A continuación el sistema presenta las observaciones generales del documento, las

cuales son traídas de la orden de venta, si el usuario desea puede modificarlas, para lo
cual deberá diligenciar el siguiente formato de pantalla:
Dependiendo de la forma de pago capturada al hacer la orden de venta y el parámetro

de configuración referente a sí se permite “capturar recaudos”, se pregunta a

126
FACTURACION
continuación si se desea modificar los recaudos o forma de pago de la factura, como

se presenta en el siguiente formato de pantalla:
Opcionalmente y si se requiere, el sistema permite capturar información del

transportador para imprimir la guía, o en el formato, dependiendo de la situación
particular de cada usuario. Para ello se deberá diligenciar el siguiente formato de
pantalla:
Finalmente y dependiendo del formato, se diligencia lo referente a la impresión del

documento, para lo cual, en el caso de estar utilizando un formato estándar, se deberá
diligenciar los siguientes campos:

127
FACTURACIÓN
 De un lote de Ovs
El objetivo de este programa es permitir al usuario facturar en forma simultanea,
todas las ordenes de venta con partes o ítems asignados. El sistema genera por cada
cliente una factura. Si un cliente tiene varias ordenes de venta y todas ellas tienen las
mismas condiciones de negociación en lo concerniente a plazos, descuentos, lista de
precios, vendedor, etc., el sistema genera un solo documento de factura, o tantos
como diferentes condiciones de negociación existan en las ordenes.
Esta modalidad de facturación es utilizada frecuentemente en las empresas

distribuidoras o comercializadoras donde se graban los pedidos bajo un número de
lote, como se explico en él capitulo de captura de ordenes de venta.
Al ingresar por la opción 2 de “Un lote de Ovs” el usuario deberá diligenciar los
siguientes campos:

128
FACTURACION
La captura de la información del transportador y de impresión tiene el mismo formato

explicado en el menú anterior.

129
FACTURACIÓN
 Adición de servicios
El objetivo de este programa es permitir al usuario facturar servicios (del catálogo de
servicios), como por ejemplo los fletes. Estos servicios se deben facturar o agregar a
la factura en forma directa, debido a que no se permite la captura de ellos en las
ordenes de venta, pues no tendría sentido hacer un pedido de servicios.
Al seleccionar la opción 3 de “adición de servicios” el usuario debe reportar el lapso

contable, código de empresa, centro de utilidad, tipo y número de factura a la cual se
desea agregar servicios, descuento global en servicios, código del servicio, bodega
(normalmente la misma de la cual se facturan las partes de inventario), concepto de
ventas y la cantidad a facturar. (cuando el ítem se factura por alguna unidad
especifica).
En el siguiente formato de pantalla se puede visualizar los campos a diligenciar:

130
FACTURACION
Si se tiene activos los parámetros de liquidación de retención en la fuente, el sistema

hará en forma automática la liquidación, dando al usuario la opción de agregar
retenciones a las liquidadas por el sistema.
Para ello deberá diligenciar el siguiente formato de pantalla, donde se puede
visualizar el uso de las teclas <Enter> para terminar el proceso de liquidación de
retenciones, <Esc> para agregar o capturar retenciones en el documento, y <F3> para
consultar la información y parámetros de liquidación, tal como se presenta en el
siguiente formato de pantalla:
Uso de <Esc> para capturar retenciones adicionales:
El usuario deberá seleccionar de 4 posibilidades presentadas, cual es el tipo de

retención que desea agregar en la factura: 1 renta, 2 Iva, 3 Ica , y 4 gremios. Una vez
definido el tipo de retención se debe informar el código de tabla de retenciones a
aplicar:
Finalmente se permite modificar la información del recaudo con los nuevos valores
incorporados al documento de ventas:

131
FACTURACIÓN

132
FACTURACION
 Retiro de Items
El objetivo de este programa es permitir al usuario retirar registros o ítems de una
factura que no haya sido impresa, en el evento que sea necesario hacer alguna
corrección sobre los ítems a despachar y/o facturar.
La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente formato de

pantalla:
Al ingresar por la opción 4 de “Retiro de Items” el usuario deberá reportar cual es el

lapso contable, código de empresa, centro de utilidad, tipo y número de factura de la
cual se desea retirar el registro, como se puede visualizar en el siguiente formato de
pantalla:
Seguidamente se selecciona el número de registro correspondiente al ítem que se

desea retirar y se procede a terminar el documento saliendo de la pantalla de retiro de

133
FACTURACIÓN
registros con la tecla <Esc> y diligenciando lo relativo a la captura de retenciones,

descuentos y condiciones de pago.

134
FACTURACION
 Anulación
El objetivo de este programa es permitir al usuario anular las facturas generadas con
base en ordenes de venta. El proceso de anular un documento se utiliza cuando se ha
impreso el documento y por alguna importante razón es necesario reversar la
operación de facturación, lo que quiere decir que las ordenes de venta vuelven a
quedar en estado pendiente de facturar, con los ítems asignados como estaban antes
de facturar.
Al ingresar por la opción 5 de “Anulación” se debe informar el lapso contable,

empresa, centro de utilidad, tipo de documento y número de factura que se desea
anular, como se presenta en el siguiente formato de pantalla;

135
FACTURACIÓN
 Reporte de Entrega
El objetivo de este programa es permitir al usuario generar un reporte con el
contenido del despacho, como ayuda en la ruta de entrega para el transportador. Este
reporte se puede generar por varias opciones de ordenamiento, dentro de las cuales
esta por número de factura, por zona/subzona, por vendedor y por ruta. Este reporte
contiene la información del número de factura, cliente, dirección del cliente, zona,
ruta, vendedor, valor total de la factura, y unos recuadros en columnas adicionales
para que se gestione en ellos el valor del recaudo de la venta de tal forma que se
facilite el proceso de cuadre del lote despachado.
Al ingresar a la opción 6 de “ Reporte de Entrega” el usuario deberá diligenciar los

siguientes campos:

136
FACTURACION
 Orden de Despacho
El objetivo de este programa es proporcionar al usuario un reporte con la información
detallada por cliente / parte, o resumida por parte, de lo que se esta facturando en un
lote determinado y se debe despachar. Con este reporte se puede organizar
rápidamente los productos, una vez se han procesado los pedidos y se han facturado,
evitando el tener que enviar copias de las facturas a despachos para que este se haga
efectivo.
Al ingresar a la opción 7 de “ Orden de Despacho” el usuario deberá diligenciar los

siguientes campos:

137
FACTURACIÓN
 Facturación de Remisiones
El objetivo de este grupo de programas es permitir al usuario elaborar los documentos
de facturas y notas de ventas, bajo las diferentes modalidades con base en las
remisiones generadas en el sistema. Así mismo el sistema brinda toda una serie de
ayudas representadas en consultas de las remisiones pendientes de facturar que
enriquecen y facilitan el proceso de toma de decisiones.
La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:
De forma similar a la facturación con base en ordenes de venta, el sistema brinda aquí
la opción al usuario de elaborar las facturas por dos modalidades, una de ellas por
cliente y la otra para todos los clientes pero entre un rango de fechas que se
seleccione.
Igualmente se puede hacer la adición de servicios a facturar, como la corrección de

facturas y/o despachos con el retiro de ítems de la factura.

138
FACTURACION
 Consulta Remisiones Pendientes

El objetivo de este programa es permitir al usuario hacer una consulta de las
remisiones pendientes de facturas, tanto por cliente como por número de remisión.
Al ingresar por la opción 1 de “ Consulta Remisiones Pendientes” el usuario deberá

escoger entre las dos posibles presentaciones de la consulta:
Al ingresar por la opción 1= Número de Remisión, el sistema despliega el siguiente

formato de pantalla:

139
FACTURACIÓN
Al ingresar por la opción 2= Cliente, el sistema despliega el siguiente formato de

pantalla, en el cual el usuario puede seleccionar un cliente en particular o dar <Enter>
para visualizarlos todos, como se presenta a continuación:

140
FACTURACION
 Listado de Remisiones Pendientes

El objetivo de este programa es permitir al usuario generar un reporte con las
remisiones pendientes de facturar. Este reporte se puede obtener por varios
ordenamientos, dentro de los cuales están: por vendedor, por sector y zona / sub zona,
o simplemente por número de remisión.
Al seleccionar alguna de las opciones iniciales de ordenamiento, se tiene la

posibilidad de tener una segunda selección especificando un vendedor, o sector, o
zona, o todos, un rango de fechas de selección y un ordenamiento final por cliente o
por número de remisión:
Al ingresar por la opción 2 de “Listado Remisiones Pendientes” el usuario deberá

hacer la selección de la información, conforme a los campos solicitados en los
siguientes formatos de pantalla:

141
FACTURACIÓN

142
FACTURACION
 Generación Factura por Cliente

El objetivo de este programa es permitir al usuario generar las facturas con base en
remisiones de manera individual y de todos los documentos pendientes o de algunos
en particular. El sistema brinda la posibilidad de que el usuario seleccione una a una
las remisiones que desea facturar, organizándolas por número de documento o por
cliente. De esta forma la generación de facturas es controlada totalmente por el
usuario y los documentos no seleccionados quedaran como remisiones pendientes de
facturar, hasta tanto no se cumpla el proceso.
Al ingresar por la opción 3 “Generación Factura por Cliente” el usuario deberá

seleccionar un número de lote o referencia, o <Enter> equivalente a todos los lotes de
documentos, seguidamente debe definir si la selección de remisiones a facturar se
quiere hacer por número de remisión o por cliente, como se presenta en el siguiente

143
FACTURACIÓN
Cuando se selecciona la opción 1= Número de Remisión, se presenta el siguiente

formato de pantalla donde el usuario deberá digitar el código de empresa, centro de
utilidad, tipo de documento (remisión), número de registros correspondiente a cada
una de las ordenes pendientes que se desea facturar, o <Enter> factura todas las
pendientes. Al terminar la selección se debe informar el lapso contable donde serán
contabilizadas las facturas, el tipo y número de factura inicial, la fecha de las facturas
a generar y el código de firma de la persona que esta facturando, como se puede
visualizar en los siguientes formatos de pantalla:
A continuación se permite hacer modificación en las observaciones del documento,

las cuales son originalmente traídas de la orden de venta:
Finalmente se permite modificar las condiciones de pago y recaudos, si fuere

necesario hacerlo:

144
FACTURACION
Cuando la selección se hace por 2= Cliente, el usuario tiene la posibilidad de generar

todas las remisiones pendientes de un cliente o cliente / sucursal que estén pendientes.
Deberá entonces seleccionar los códigos de cliente y sucursal o todas, de las cuales se
desee hacer la selección para facturar, como se puede visualizar en el siguiente

145
FACTURACIÓN
Finalmente se capturan las observaciones y recaudos que sea necesario, como se

puede visualizar en los siguientes formatos de pantalla:

146
FACTURACION

147
FACTURACIÓN
 Generación Facturas Entre Fechas

El objetivo de este programa es permitir al usuario generar facturas de las remisiones
pendientes de facturar hasta una fecha de corte determinada.
Al ingresar a la opción 4 de “Generación Facturas entre Fechas” el usuario deberá

Una vez hecha la selección, se permite para una sola factura / cliente, capturar el
valor de descuento global adicional, si lo hubiere:

148
FACTURACION
Posteriormente el usuario puede modificar las variables explicadas de observaciones

y condiciones de pago.

149
FACTURACIÓN
 Adición de servicios
El objetivo de este programa es permitir al usuario facturar servicios (del catálogo de
servicios), como por ejemplo los fletes. Estos servicios se deben facturar o agregar a
la factura en forma directa, debido a que no se permite la captura de ellos en las
ordenes de venta ni en las remisiones, pues no tiene consistencia hacer un pedido de
servicios o generar una remisión de los mismos.
Al seleccionar la opción 3 de “adición de servicios” el usuario debe reportar el lapso

contable, código de empresa, centro de utilidad, tipo y número de factura a la cual se
desea agregar servicios; el descuento global en servicios, código del servicio, bodega
(normalmente la misma de la cual se facturan las partes de inventario), concepto de
ventas y la cantidad a facturar. (cuando el ítem se factura por alguna unidad
especifica).
En el siguiente formato de pantalla se puede visualizar los campos a diligenciar:

150
FACTURACION
Si se tiene activos los parámetros de liquidación de retención en la fuente, el sistema

hará en forma automática la liquidación, dando al usuario la opción de agregar
retenciones a las liquidadas por el sistema.
Para ello deberá diligenciar el siguiente formato de pantalla, donde se puede

visualizar el uso de las teclas <Enter> para terminar el proceso de liquidación de
retenciones, <Esc> para agregar o capturar retenciones en el documento, y <F3> para
consultar la información y parámetros de liquidación, tal como se presenta en el
Uso de <Esc> para capturar retenciones adicionales:
El usuario deberá seleccionar de 4 posibilidades presentadas, cual es el tipo de

retención que desea agregar en la factura: 1 renta, 2 Iva, 3 Ica , y 4 gremios. Una vez
definido el tipo de retención se debe informar el código de tabla de retenciones a
aplicar:

151
FACTURACIÓN
Finalmente se permite modificar la información del recaudo con los nuevos valores
incorporados al documento de ventas:

152
FACTURACION
 Retiro de Items
El objetivo de este programa es permitir al usuario retirar registros o ítems de una
factura que no haya sido impresa, en el evento que sea necesario hacer alguna
corrección sobre los ítems a despachar y/o facturar.
La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente formato de

pantalla:
Al ingresar por la opción 4 de “Retiro de Items” el usuario deberá reportar cual es el

lapso contable, código de empresa, centro de utilidad, tipo y número de factura de la
cual se desea retirar el registro, como se puede visualizar en el siguiente formato de
pantalla:
Seguidamente se selecciona el número de registro correspondiente al ítem que se

desea retirar y se procede a terminar el documento saliendo de la pantalla de retiro de

153
FACTURACIÓN
registros con la tecla <Esc> y diligenciando lo relativo a la captura de retenciones,

descuentos y condiciones de pago.

154
FACTURACION
 Anulación
El objetivo de este programa es permitir al usuario anular las facturas generadas con
base en remisiones. El proceso de anular un documento se utiliza cuando se ha
impreso el documento y por alguna importante razón es necesario reversar la
operación de facturación, lo que quiere decir que las remisiones vuelven a quedar en
estado pendiente de facturar.
Al ingresar por la opción 7 de “Anulación” se debe informar el lapso contable,

empresa, centro de utilidad, tipo de documento y número de factura que se desea
anular, como se presenta en el siguiente formato de pantalla;

155
FACTURACIÓN
 Facturación Directa y Notas

El objetivo de este grupo de programas es permitir al usuario hacer facturas de venta
y/o notas de forma directa, es decir, sin que previamente se requiera la grabación de
una orden de venta o una remisión.
El usuario tendrá la posibilidad de generar notas débito o crédito a clientes, en

cantidades y valores o solamente valores; igualmente tiene la posibilidad de hacer
notas por devolución en ventas en un proceso muy automático que agiliza y garantiza
que la nota a generar tenga las mismas variables y condiciones de negociación que la
factura.
La ruta de acceso a este grupo de programas se puede visualizar en el siguiente menú:

156
FACTURACION
 Captura Facturación Directa

El objetivo de este programa es permitir al usuario capturar e imprimir las facturas de
venta en forma directa, sin que previamente exista una orden de venta o una remisión.
Esta modalidad de factura es muy utilizada en los procesos de facturación por
mostrador y en los casos donde no se utilizan ni las ordenes de venta ni remisiones.
Al ingresar por la opción 1 de “Captura Facturación Directa” el usuario deberá

diligenciar varios campos necesarios para el control del proceso de facturación, tal
como se presenta en los siguientes formatos de pantalla:

157
FACTURACIÓN

158
FACTURACION
 Explicación de los campos en la captura de facturación directa
Lote:
Corresponde al número de lote cuando se trabaja bajo la modalidad de facturación
por lote, o una referencia que el usuario puede capturar cuando la modalidad de
facturación es normal.
Lapso:
Corresponde al código de lapso contable donde se registrara y contabilizara la factura
de venta a realizar.
Empresa:
Corresponde al código de la empresa por la cual se desea emitir la factura.
C.u.:
Corresponde al código del centro de utilidad por el cual se desea emitir la factura.

159
FACTURACIÓN
Factura:
Corresponde al tipo y número de documento utilizado para la factura que se esta
emitiendo. El número es asignado por el sistema, sin embargo, si se requiere captura
una numeración diferente y no consecutiva, se debe definir en la creación del
documento que éste manejara el consecutivo manual y automático.
Fecha:
Corresponde a la fecha de emisión de la factura de venta.
Cliente:
Corresponde al código del cliente al cual se le desea emitir la factura de venta.
Sucursal:
Corresponde al código de la sucursal del cliente, cuando exista, a la cual se le elabora
la factura de venta.
En este punto el sistema despliega los datos básicos del cliente / sucursal con el fin de
que el usuario los detalle y verifique que se esta capturando el cliente correcto.
Observación:
Campo alfanumérico de 5 caracteres. Se utiliza para dejar huella de alguna
observación abreviada que se desea imprimir en la factura de venta.
Forma de pago:
Campo con 3 posibles valores:
0= Contado: Significa que las condiciones de la factura de venta son pago de

contado.
1= Crédito: Significa que las condiciones de la factura de venta son pago a

crédito, lo que implica que se debe diligenciar los campos de condiciones de pago.
2= Cheque posfechado: Significa que la condición es de pago con cheque

posfechado. Cuando el módulo ce cartera está activo en el sistema comercial, esta
modalidad de pago no se habilita para obligar a que se elabore un recibo de caja
provisional por recepción de cheques posfechados o anticipos.
En este punto el sistema despliega en el formato de pantalla, la información del

estado de cuenta del cliente, presentando el valor del cupo, cartera corriente y
vencida, valores asignados en ordenes de venta y remisiones pendientes de factura,
cupo disponible y los estados de los indicadores de control de cupo, mora y cheques
devueltos.

160
FACTURACION
Número de cuotas:
Son el numero de plazos en los que se pagará el crédito cuando se ha seleccionado
una forma de pago 1= crédito.
Días de gracia:
Corresponde al número de días de gracia que se otorga.
Días entre cuotas:

Corresponde a los días intermedios entre las cuotas. Si la cuota es 01 y los días 030,
quiere decir que la factura se vende en 30 días.
Fecha de Vcto:
Corresponde a la fecha de vencimiento de la factura, cuando la forma de pago es
crédito. Es calculada por el sistema a partir de la fecha de emisión mas los días de
gracia, mas los días entre cuotas.
Descuento Financiero:
Corresponde al porcentaje de descuento por pronto pago que se otorgara cuando la
modalidad de pago es crédito. Este campo se trae de las condiciones grabadas en el
beneficiario.
Si cancela antes de:

Corresponde a los días limite para que se haga valedero el descuento financiero.
Documento Alterno:
Corresponde a un documento fuente que se desee incluir informativamente en la
factura. Por ejemplo una remisión elaborada manualmente.
Orden de compra:
Corresponde al número de orden de compra del cliente.
Moneda:
Corresponde al código de moneda en la cual es emitida la factura de venta.
Normalmente este campo es “ 0” que equivale a la moneda corriente. Cuando el
cliente esta asociado a una moneda extranjera, aquí se presenta el código de moneda
correspondiente y se pregunta por el valor de la tasa de cambio.
Parte:
Corresponde al código de parte de inventario y/o extensión que se desea facturar.
Cpto.:
Corresponde al código del concepto por el cual se desea facturar.

161
FACTURACIÓN
Bodega:
Corresponde a la bodega de donde será despachada la parte que se está capturando.
Disponible:
Es la cantidad que actualmente hay disponible para la parte de inventarios que se está
facturando. Este campo es mostrado informativamente por el sistema.
Cantidad:
Es la cantidad en unidades de inventario o de presentación que se están facturando.
Costo unitario:
Campo informativo del costo unitario de la parte de inventarios.
Lista:
Corresponde al código de la lista de precios con la cual se está facturando.
Precio unitario:
Corresponde al precio de venta unitario de la parte de inventarios en la lista de
precios seleccionada. Cuando la lista de precios esta en blanco, es decir que no tiene
precios asignados, el sistema permite capturar el precio al usuario.
Dcto.
Corresponde al % de descuento de línea. Este descuento es individual por cada una
de las partes de inventario.
Iva:
Corresponde al porcentaje de Iva que tiene la parte de inventarios.
Sobreprecio:
Cuando la parte tiene sobreprecio, aparece aquí el valor de este, el cual se suma al
precio unitario. Normalmente es utilizado para los impuestos de consumo.
Total:
Corresponde al valor total de la parte que se está facturando. Es el precio unitario +
los impuestos de consumo – los descuentos global y de línea * la cantidad asignada.
Observación:
Campo de libre uso por parte del usuario,. Se utiliza para hacer alguna observación a
la parte que se esta capturando.
Nota:
En la captura de partes el sistema brinda ayudas en línea representadas en el manejo
de las siguientes teclas de función:

162
FACTURACION
<F2> Con la tecla <F2>, se puede invocar la consulta sobre el catálogo de

partes y seleccionar la parte deseada.
<F3> Consulta el catálogo de partes y precios de una lista especifica.
<F4> Retirar ítems de la factura de venta que se está realizando.
<F5> Consulta de los ítems facturados hasta el momento en este

documento.
Cuando no hay más partes para registrar, se pulsa <ESC> en el código de ítem para
continuar con el proceso de facturación.
Descuento Global.
Corresponde al porcentaje o al valor de descuento global que se desea otorgar en la
factura de venta para la totalidad de partes de inventario capturadas.
Desea Facturar Servicios:

Campo con dos posibles valores:
S= Si, indica que a continuación de los ítems se capturaran los códigos de servicio
que se desea facturar.
N= No, indica que no se desea capturar servicios en este documento.
Servicio:
Corresponde al código de servicio a facturar.
Bodega:
Se utiliza para dejar registro en los archivos estadísticos de la bodega de la cual se
facturo. Solo es informativa y no valida existencias.
Concepto:
Corresponde al código de concepto por el cual se desea registrar la facturación de
servicios.
Cantidad:
Corresponde al número de unidades de servicio a facturar.
Precio Unitario:
Corresponde al precio unitario de una unidad de servicio. Este valor es traído del
catálogo de servicios.
Dscto:

163
FACTURACIÓN
Corresponde al porcentaje de descuento para el servicio que se esta capturando.
Iva:
Corresponde al porcentaje de Iva del servicio.
Valor Total:
Corresponde al resultante de multiplicar la cantidad por el valor unitario,
considerando las variables de descuento e Iva.
Detalle:
Línea de observación o comentarios para este registro.
Cuando no hay más servicios para registrar, se pulsa <ESC> en el código de servicio
para continuar con el proceso de facturación.
Descuento Global.
factura de venta para la totalidad de los servicios capturados.
Retenciones
En este punto el sistema despliega un formato de pantalla con la información de la
liquidación de retenciones efectuada de acuerdo a los montos y parámetros de la
empresa, el beneficiario y los definidos en la configuración y parametrización del
sistema. Se presentan 3 opciones para que el usuario seleccione según desee:
<Enter>= Finaliza: Significa que el proceso de liquidación de retenciones es

aceptado y se desea pasar a la siguiente fase de la factura.
<Esc>= Captura Retenciones: Se utiliza cuando el usuario desea agregar alguna

retención adicional a las liquidadas por el sistema. En este caso deberá seleccionar
el tipo y código de retención que desea agregar, reportar el valor de la base con la
posibilidad de modificar el valor de la retención capturada.
<F3>= Consulta parámetros de liquidación: Se utiliza para conocer los

parámetros de liquidación considerados por el sistema para este proceso.

164
FACTURACION
Información del transportador:
Cédula o Nit
Corresponde al número de nit o cédula de la compania transportadora o del
transportador
Nombre Transportadora
Corresponde al nombre o razón social de la compania transportadora
Nombre del Conductor:

Corresponde al nombre de la persona que maneja el vehículo de despacho
Placa del Vehículo:
Corresponde al número de placa del vehículo de despacho.
Dirección de Despacho:
Es la dirección de despacho del cliente.
Ciudad:
Corresponde a la ciudad del despacho.
Número de Guía:
Es el número de guía de la compania transportadora
Número de Cajas / Bultos:
Es el número de paquetes, cajas o bultos que se envían en el despacho.
Peso en Kilos:
Corresponde al peso en kilos del despacho. Se calcula con base en el peso teórico
grabado en cada código de parte, por la cantidad despachada.
Volumen en Mt3:
Corresponde al volumen del despacho. Se calcula con base en el volumen teórico
grabado en cada código de parte.
Valor Asegurado:
Corresponde al valor por el cual se desea asegurar el despacho.

165
FACTURACIÓN
Observaciones:
Línea de observaciones de libre uso para el usuario. Son las observaciones de la guía
de despacho.
Información del Recaudo:

Corresponde al valor por recaudar. El usuario deberá digitar el valor de acuerdo a la
forma de pago acordada. Si es crédito este se digita en Cartera, si hay anticipos por
aplicar se debe capturar el valor, si es de contado, se debe digitar el valor efectivo, o
cheques, o tarjetas. El valor otros se utiliza cuando el valor de recaudo no
corresponde a ninguno de los anteriores.
Dirección de despacho:
Dirección:
Ciudad:
Vendedor:
Corresponde al código del vendedor que elabora la factura de venta.
Observaciones:
Corresponde a 5 líneas de libre uso por parte de usuario para registrar comentarios ú
observaciones de la factura de venta.
Por último, se definen los parámetros que determinarán la forma como se imprimirá

166
FACTURACION
 Modificación
El objetivo de este programa es permitir al usuario modificar los datos básicos de una
factura de venta generada en la opción de facturación directa. El usuario podrá
cambiar el número de lote, el codigo del vendedor, la dirección de despacho y la
forma de pago.
Al ingresar a la opción 2 de modificación, el usuario deberá diligenciar los siguientes

campos:
Posteriormente se permite modificar la información del transportador, la liquidación

de retenciones y el recaudo final. Si el usuario lo que desea es modificar información
de los ítems facturados, en cuanto a cantidades o valores, debe hacer una nota de
ventas (débito o crédito) o anular la factura y hacer una nueva.

167
FACTURACIÓN
 Anulación
El objetivo de este programa es permitir al usuario anular una factura emitida en la
opción de facturación directa. Es recomendable que esta factura ya este impresa por
efectos de dejar huella o constancia de su existencia y anulación, además del control
de los consecutivos de facturación para archivo.
Al ingresar a la opción 3 de “Anulación” se debe informar el lapso contable, código

de empresa, centro de utilidad, tipo y número de factura a anular, como se presenta en
el siguiente formato de pantalla:

168
FACTURACION
 Captura de Notas
El objetivo de este programa es permitir al usuario generar las diferentes notas, tanto
débito como crédito que se requiera hacer al cliente, por ejemplo una mayor o menor
valor facturado, descuentos no otorgados, o otorgados de mas, obsequios,
devoluciones, etc.
Al ingresar por la opción 4 de “Captura Notas” el usuario deberá diligenciar toda la

información referente a los periodos, condiciones, ítems, formas de pago y recaudos,
etc., como se puede visualizar en los siguientes formatos de pantalla:

169
FACTURACIÓN

170
FACTURACION
 Explicación de los campos en la captura de Notas
Lote:
Lapso:
Corresponde al código de lapso contable donde se registrara y contabilizara la nota de
ventas a realizar.
Empresa:
Corresponde al código de la empresa por la cual se desea emitir la nota de ventas.
C.u.:
Corresponde al código del centro de utilidad por el cual se desea emitir la nota de
ventas.
Nota Nro.:
Corresponde al tipo y número de documento utilizado para la nota de ventas que se
esta emitiendo. El número es asignado por el sistema, sin embargo, si se requiere

171
FACTURACIÓN
captura una numeración diferente y no consecutiva, se debe definir en la creación del

Fecha:
Autorizado:
Corresponde al código de firma de la persona que realiza la nota de ventas.
Factura Nro.:
Corresponde al tipo de documento y número de factura. Este campo es informativo,
no obstante y cuando se trata de notas crédito, el sistema utiliza este número para
afectar (opcionalmente) la cartera disminuyendo el valor de la factura citada.
Cliente:
Corresponde al código del cliente al cual se le desea emitir la factura de venta.
Sucursal:
Corresponde al código de la sucursal del cliente, cuando exista, a la cual se le elabora
Vendedor:
Corresponde al código del vendedor que elabora la nota de venta.
Documento Alterno:
Corresponde a un documento fuente que se desee incluir informativamente en la nota.
Por ejemplo una remisión elaborada manualmente.
Orden de compra:
Corresponde al número de orden de compra del cliente.
Moneda:
Corresponde al código de moneda en la cual es emitida la nota de venta.
Normalmente este campo es “ 0” que equivale a la moneda corriente. Cuando el
cliente esta asociado a una moneda extranjera, aquí se presenta el código de moneda
correspondiente y se pregunta por el valor de la tasa de cambio.
Tipo de nota:
C= Crédito: Significa que la nota que se va a realizar es una nota crédito al

cliente.
D= Débito: Significa que la nota que se va a realizar es una nota debido al cliente.

172
FACTURACION
Parte:
Corresponde al código de parte de inventario y/o extensión que se desea reportar en la
nota de venta.
Cpto.:
Corresponde al código del concepto por el cual se desea registrar la nota de venta.
Motivo de Devolución:
Este campo es solicitado cuando la nota de venta es de naturaleza C= Crédito.
Corresponde al código de motivo de devolución por el cual se desea dejar huella para
posterior información estadística.
Bodega:
Corresponde a la bodega de donde serán registradas las transacciones de las partes de
inventario que se están incluyendo en la nota de venta.
Disponible:
Es la cantidad que actualmente hay disponible para la parte de inventarios que se está
afectando. Este campo es mostrado informativamente por el sistema.
Cantidad:
Es la cantidad en unidades de inventario o de presentación que se están registrando en
la nota de ventas. Cuando la cantidad es “0” quiere decir que la nota solo se desea
hacer en valor.
Costo unitario:
Costo unitario de la parte de inventario en la bodega actual. Se sugerido por el
sistema y el usuario lo puede validar o modificar según considere necesario.
Lista:
Corresponde al código de la lista de precios con la cual se está efectuando la nota de
venta.
Precio unitario:
Corresponde al precio de venta unitario de la parte de inventarios en la lista de
precios seleccionada. Cuando la lista de precios esta en blanco, es decir que no tiene
precios asignados, el sistema permite capturar el precio al usuario.
Dcto.
Corresponde al % de descuento de línea. Este descuento es individual por cada una
de las partes de inventario.

173
FACTURACIÓN
Iva:
Corresponde al porcentaje de Iva que tiene la parte de inventarios.
Sobreprecio:
Cuando la parte tiene sobreprecio, aparece aquí el valor de este, el cual se suma al
precio unitario. Normalmente es utilizado para los impuestos de consumo.
Total:
Corresponde al valor total de la parte que se está registrando. Es el precio unitario +
los impuestos de consumo – los descuentos global y de línea * la cantidad asignada.
Observación:
Campo de libre uso por parte del usuario,. Se utiliza para hacer alguna observación a
la parte que se esta capturando.
Descuento Global.
nota de venta para la totalidad de partes de inventario capturadas.
Desea Notas de Servicios:

S= Si, indica que a continuación de los ítems se capturaran los códigos de servicio
que se desea incluir en la nota.
N= No, indica que no se desea capturar servicios en este documento.
Servicio:
Corresponde al código de servicio a registrar.
Bodega:
Se utiliza para dejar registro en los archivos estadísticos de la bodega de la cual se
hizo la nota. Solo es informativa y no valida existencias.
Concepto:
Corresponde al código de concepto por el cual se desea registrar la nota de servicios.
Cantidad:
Corresponde al número de unidades de servicio a reportar.
Precio Unitario:
Corresponde al precio unitario de una unidad de servicio. Este valor es traído del
catálogo de servicios.

174
FACTURACION
Dscto:
Corresponde al porcentaje de descuento para el servicio que se esta capturando.
Iva:
Corresponde al porcentaje de Iva del servicio.
Valor Total:
Corresponde al resultante de multiplicar la cantidad por el valor unitario,
considerando las variables de descuento e Iva.
Detalle:
Línea de observación o comentarios para este registro.
Cuando no hay más servicios para registrar, se pulsa <ESC> en el código de servicio
para continuar con el proceso de elaboración de la nota de ventas.
Descuento Global.
nota de venta para la totalidad de los servicios capturados.
Dirección de despacho:
Dirección:
Ciudad:
Observación:
observación abreviada que se desea imprimir en la nota de venta.
Forma de pago:
Campo con 3 posibles valores:
0= Contado: Significa que las condiciones de la nota de venta son pago de

contado.
1= Crédito: Significa que las condiciones de la nota de venta son pago a crédito,
lo que implica que se debe diligenciar los campos de condiciones de pago.
2= Cheque posfechado: Significa que la condición es de pago con cheque

posfechado. Cuando el módulo ce cartera está activo en el sistema comercial, esta
modalidad de pago no se habilita para obligar a que se elabore un recibo de caja
provisional por recepción de cheques posfechados o anticipos.

175
FACTURACIÓN
Número de cuotas:
Son el numero de plazos en los que se pagará el crédito cuando se ha seleccionado
una forma de pago 1= crédito.
Días de gracia:
Corresponde al número de días de gracia que se otorga.
Días entre cuotas:

Corresponde a los días intermedios entre las cuotas. Si la cuota es 01 y los días 030,
quiere decir que la nota es a 30 días.
Fecha de Vcto:
Corresponde a la fecha de vencimiento de la nota de venta, cuando la forma de pago
es crédito. Es calculada por el sistema a partir de la fecha de emisión mas los días de
gracia, mas los días entre cuotas.
Descuento Financiero:
Corresponde al porcentaje de descuento por pronto pago que se otorgara cuando la
modalidad de pago es crédito. Este campo se trae de las condiciones grabadas en el
beneficiario.
Si cancela antes de:
Corresponde a los días limite para que se haga valedero el descuento financiero.
Observaciones:
Corresponde a 5 líneas de libre uso por parte de usuario para registrar comentarios ú
observaciones de la nota de venta.
Retenciones
aceptado y se desea pasar a la siguiente fase de la nota de venta.

176
FACTURACION


Por último, se definen los parámetros que determinarán la forma como se imprimirá
la nota de venta.

177
FACTURACIÓN

178
FACTURACION
 Modificación
El objetivo de este programa es permitir al usuario modificar los datos básicos de una
nota de venta generada en la opción de captura de notas. El usuario podrá cambiar el
número de lote, el código del vendedor, la dirección de despacho y la forma de pago.
Al ingresar a la opción 5 de modificación, el usuario deberá diligenciar los siguientes

campos:
Posteriormente se permite modificar la información del transportador, la liquidación

de retenciones y el recaudo final. Si el usuario lo que desea es modificar información
de los ítems registrados, en cuanto a cantidades o valores, debe hacer una nota de
ventas (débito o crédito) o anular el documento actual y hacer una nueva.

179
FACTURACIÓN
 Anulación
El objetivo de este programa es permitir al usuario anular una nota de venta emitida
en la opción de Captura de Notas. Es recomendable que esta nota ya este impresa por
efectos de dejar huella o constancia de su existencia y anulación, además del control
de los consecutivos para archivo.
Al ingresar a la opción 6 de “Anulación” se debe informar el lapso contable, código

de empresa, centro de utilidad, tipo y número de nota a anular, como se presenta en el

180
FACTURACION
 Notas crédito con base en factura

El objetivo de este programa es permitir al usuario hacer notas de venta crédito al
cliente por devoluciones en ventas, con base en una factura previamente elaborada en
el sistema. Se busca con ello tener pleno control en los ítems, condiciones y
cantidades facturados originalmente al cliente.
Al ingresar por la opción 7 de “Notas Crédito con base en Facturas” el usuario deberá
diligenciar los campos que se presentan a continuación:

181
FACTURACIÓN

182
FACTURACION
Explicación de los campos en la captura de Notas crédito con

base en facturas
Lote:
Lapso:
Corresponde al código de lapso contable donde se registrara y contabilizara la nota
crédito de ventas a realizar.
Empresa:
Corresponde al código de la empresa por la cual se desea emitir la nota de ventas.
C.u.:
Corresponde al código del centro de utilidad por el cual se desea emitir la nota de
ventas.
Nota Nro.:
Corresponde al tipo y número de documento utilizado para la nota de ventas que se
esta emitiendo. El número es asignado por el sistema, sin embargo, si se requiere
captura una numeración diferente y no consecutiva, se debe definir en la creación del
Fecha:

183
FACTURACIÓN
Autorizado:
Corresponde al código de firma de la persona que realiza la nota de ventas.
Información de la factura:
Lapso:
Corresponde al lapso contable de emisión de la factura.
Factura Nro.:
Corresponde al tipo de documento y número de factura sobre la cual se desea hacer la
nota de devolución.
Cpto. Nota Crédito:

Corresponde al código del concepto por el cual se desea registrar la nota de venta.
A continuación el sistema despliega un formato de pantalla con los ítems y cantidades

facturados originalmente. El usuario deberá validar la cantidad devuelta por cada uno
de los ítems del documento. Si la cantidad es igual a la facturada, se da <Enter>, si la
cantidad es menor ésta se debe digitar, y si de un ítem no hay devolución se debe
digitar la tecla <F4> equivalente a “0” cantidad.
Cantidad Devuelta:
Es la cantidad en unidades de inventario o de presentación que se están registrando en
la nota de ventas como devuelta.
Motivo de Devolución:
Corresponde al código de motivo de devolución por el cual se desea dejar huella para
posterior información estadística.
Observación:
observación abreviada que se desea imprimir en la nota de venta.
Retenciones

aceptado y se desea pasar a la siguiente fase de la nota de venta.

184
FACTURACION




185
FACTURACIÓN
 Descripción a Items de No-Stock

El objetivo de este programa es permitirle al usuario adicionar líneas de descripción a
las partes de inventario creadas como ítems de No-Stock.
Es necesario recordar que este tipo de partes no tienen una descripción ni una unidad de
medida específica, pues son un comodín. Estas se deben actualizar en el momento de
capturar registros, es decir, de capturar un código de no stock en el documento que se
está elaborando. Se debe diligenciar el siguiente formato de pantalla.

186
FACTURACION
 Impresión de Documentos
El objetivo de este programa es permitir al usuario imprimir o reimprimir uno o
varios documentos generados en las opciones de facturación directa o notas.
Al ingresar por la opción 9 de “Impresión de Documentos” el usuario deberá


187
FACTURACIÓN
 Consultas / Listados de Facturación

El objetivo de este grupo de programas es permitir al usuario hacer consultas o
generar reportes de los documentos y transacciones registrados en los módulos de
facturación y notas. Igualmente se presentan los reportes estadísticos por motivos de
devolución y el Informe para la DIAN.
Al ingresar por las opciones 1 a 8, el usuario tiene la posibilidad de hacer una

consulta o generar reportes de los documentos de facturación, facturas y notas,
emitidos en las opciones de facturación de ordenes, de remisiones, facturación directa
y notas de ventas. El sistema brinda al usuario diferentes perspectivas de análisis de
la información dependiendo de la opción seleccionada y los ordenamientos y
opciones adicionales que se incluyan en el proceso.
Un ejemplo de las características de la información que se debe seleccionar, y del

output que genera el sistema dependiendo del grado de detalle que se busque, se
puede visualizar en la siguiente secuencias de formatos de pantalla correspondientes a
la consulta por número de documento:

188
FACTURACION
1- Pantalla de selección de información a consultar:
2- Presentación de los documentos de acuerdo al ordenamiento solicitado, que es por

número de documento. Cuando la selección se hace por cliente o código de parte,
se debe seleccionar previamente el código deseado y a continuación se
presentaran los documentos organizados por número, como se puede visualizar en
el siguiente formato:
3- El usuario puede seleccionar un tipo y número de documento a consultar, el

sistema despliega un formato de pantalla donde pregunta por los datos que se
desea consultar. Para el ejemplo se presentan las diferentes secuencias resultantes
de elegir la opción de todos los datos:

189
FACTURACIÓN
4- Detalle de las partes facturadas en un documento:

190
FACTURACION
5- Detalle de los servicios facturados en un documento:
6- Información de datos básicos, dirección de despacho, condiciones de pago y

recaudos:

191
FACTURACIÓN
7- Valores totales e información de las remisiones que generaron la factura:
8- Detalle de una remisión perteneciente a la factura seleccionada:

192
FACTURACION
9- Consulta de los registros de la remisión, ítems que la componen:
8- Consulta de la liquidación de retenciones de un documento:
Los reportes generados se pueden obtener en diferentes opciones de ordenamiento y a

diferente nivel de detalle, dependiendo de los requisitos del usuario. Un ejemplo se
ordenamiento de un reporte se puede apreciar en el siguiente formato de listado por
número de documento:

193
FACTURACIÓN

194
FACTURACION
 Listados por Motivo de Devolución

El objetivo de estos programas es permitir al usuario generar un reporte de las
devoluciones realizadas por los clientes, clasificados por cada uno de los diferentes
motivos de devolución. El usuario puede seleccionar el ordenamiento del reporte
entre las opciones de listado por motivo, o por vendedor / zona / sector / motivo.
Al ingresar por las opciones 9 o A de “Listados por Motivo...” el usuario deberá

diligenciar los campos referentes al ordenamiento del reporte, por ejemplo en el
listado por vendedor zona motivo, debe diligenciar los siguientes campos:

195
FACTURACIÓN
 Informe para la DIAN

El objetivo de este programa es permitir al usuario generar un reporte con la
información de los documentos de facturas de venta y notas emitidos en un rango de
tiempo seleccionado.
Al ingresar por la opción de Informe para la DIAN el usuario deberá diligenciar los
siguientes campos:
En el siguiente formato de pantalla se presenta un ejemplo del tipo de información

que se obtiene en el reporte:

196
FACTURACION
 Gestión de Ventas Perdidas

El objetivo de este programa es permitir al usuario registrar, para efectos estadísticos
y para considerar esta variable en los cálculos de parámetros de control, las ventas
perdidas, es decir, no efectivas por alguna razón que se quisiera conocer y subsanar.
Al ingresar por la opción 1 de “Actualiza Ventas Perdidas” el usuario deberá

Las opciones de 2 de “Consulta” y 3 de “Listado” presentan un detalle de todos los

registros capturados como ventas perdidas. En el siguiente formato de pantalla se
presenta un ejemplo de la consulta de este tipo de información:

197
FACTURACIÓN
La generación de listado presenta las siguientes opciones:

198
FACTURACION
 Mercancía No Entregada
El objetivo de este programa es permitir al usuario reportar sobre las facturas
emitidas las cantidades no entregadas. Esto es de uso exclusivo en las empresas
donde se entregan los productos y posteriormente se factura. En el evento que estos
ya hayan sido facturados es recomendable que se genere una nota crédito por la
devolución. Si al cliente no se le ha enviado la factura de venta, algunas empresas
prefieren ajustar las cantidades facturadas a las realmente entregadas e imprimir la
factura para ser enviada al cliente. Si bien es cierto que este no es un procedimiento
aconsejable por lo riesgos que resulta, puede resultar eficiente en algunas
operaciones, particularmente en empresas que atienden la distribución tienda a tienda
o masiva.
Al modificarse los documentos se puede hacer un cuadre de los recaudos en términos

reales y facilitar el cuadre del despachador, o del vendedor viajero.
Al ingresar a la opción 1 de “Captura Mercancía No Entregada” el usuario deberá

seleccionar el lapso contable, empresa, centro de utilidad y número de factura sobre la
cual se reportara la cantidad no entregada o no recibida, como se presenta en el

199
FACTURACIÓN

200
FACTURACION
La opción 2 de “Consulta” presenta la siguiente información:

201
FACTURACIÓN
 Control de Recaudos
El objetivo de este grupo de programas es permitir al usuario reportar, modificar,
controlar la información de los recaudos de ventas. Este proceso se hace de mucha
utilidad en empresas que facturan por mostrador o que cuentan en sus líneas de ventas
con distribución (facturación por lotes) que amerita un cuadre de ventas y recaudos.

202
FACTURACION
 Captura Sin Control de Caja

El objetivo de este programa es permitir al usuario complementar o modificar un
documento emitido en los módulos de facturación o notas, en lo referente a las
condiciones de pago e información del recaudo.
Al ingresar por la opción 1 de “Captura sin control de Caja” el usuario puede

modificar el número de lote o referencia asignada al documento, la forma de pago, la
liquidación de retenciones y el recaudo del documento, como se presenta en los
siguientes formatos de pantalla:

203
FACTURACIÓN
Se considera una captura de recaudos “sin control de caja” refiriéndose a que no

exista un dispositivo físico de cajón monedero donde se almacene y controle el
efectivo. Sin embargo toda la información detallada de los recaudos por cada medio
de pago queda consignada y se presenta en los diferentes reportes y consultas del
sistema.

204
FACTURACION
 Captura Con Control de Caja

El objetivo de este programa es permitir al usuario complementar o modificar un
documento emitido en los módulos de facturación o notas, en lo referente a las
condiciones de pago e información del recaudo, capturando además un dispositivo
físico de control para el medio de pago considerado valores (efectivo, cheques,
tarjetas, etc.)
Al ingresar por la opción 2 de “Captura Con control de Caja” el usuario debe primero
que todo seleccionar el código de dispositivo físico que va a utilizar(Cajón
Monedero) y posteriormente puede modificar el número de lote o referencia asignada
al documento, la forma de pago, la liquidación de retenciones y el recaudo del
documento, como se presenta en los siguientes formatos de pantalla:

205
FACTURACIÓN
Se considera una captura de recaudos “CON control de caja” refiriéndose a que

EXISTE un dispositivo físico de cajón monedero donde se almacena y controla el
efectivo dejándose además huella de toda la información detallada de los recaudos
por cada medio de pago, la cual se presenta en los diferentes reportes y consultas del
sistema.

206
FACTURACION
 Consulta de Recaudos
El objetivo de este programa es permitir al usuario tener una consulta inmediata y en
todo momento del estado de los recaudos por ventas, de acuerdo a los documentos
registrados en la aplicación en un rango de tiempo seleccionado.
Al ingresar por la opción 3 de “Consulta” el usuario deberá seleccionar el código de

lapso contable, la empresa, centro de utilidad, tipo de documento, número de lote o
rango de fechas entre las cuales desea conocer los recaudos:
A partir de esta selección se puede conocer los valores acumulados por cada medio de
pago y si se desea se puede visualizar el detalle de los documentos que conforman
cada uno de ellos:

207
FACTURACIÓN

208
FACTURACION
 Listado por Tipo de Recaudo

El objetivo de este programa es permitir al usuario generar un informe con el detalle
de los recaudos por cada uno de los diferentes medios de pago, créditos y otros
valores o retenciones, logrando condensaren un reporte la información detallada
presentada en la consulta anterior, bajo el ordenamiento seleccionado.
Al ingresar por la opción 4 de “listado por tipo de recaudo” el usuario debe

diligenciar los siguientes campos relativos a los rangos de selección y ordenamiento
de la información:

209
FACTURACIÓN
 Listado por Número de Documento

de los recaudos por cada uno de los diferentes tipos y números de documento,
presentando además los diversos medios de pago, créditos y otros valores o
retenciones, logrando condensaren un reporte la información detallada presentada en
la consulta anterior, bajo el ordenamiento seleccionado.
Al ingresar por la opción 5 de “listado por Número de Documento” el usuario debe

diligenciar los siguientes campos relativos a los rangos de selección y ordenamiento
de la información:

210
FACTURACION
 Listado por Cliente

de los recaudos por cada uno de los clientes facturados con sus respectivos números
de documento, presentando además los diversos medios de pago, créditos y otros
valores o retenciones, logrando condensaren un reporte la información detallada
presentada en la consulta anterior, bajo el ordenamiento seleccionado.
Al ingresar por la opción 6 de “listado por Cliente” el usuario debe diligenciar los
siguientes campos relativos a los rangos de selección y ordenamiento de la
información:

211
FACTURACIÓN
 Listado Proyección de Recaudos

El objetivo de este programa es permitir al usuario generar un reporte de los
documentos facturas y notas de ventas cuya forma de pago es crédito, partiendo de la
fecha de emisión y vencimiento de los mismos para calcular el valor de los recaudos
esperados en un futuro. El sistema le permite al usuario modificar los días de los tres
rangos de proyección que presenta, normalmente se sugiere a 030m 060 y 090 días.
Al ingresar a la opción 7 de “Listado Proyección de Recaudos” el usuario deberá

diligenciar los campos relativos al rango de selección de documentos, tipos de
documentos a proyectar, nivel de detalle del reporte y ordenamiento del mismo:

212
FACTURACION
 Listado de Cheques
El objetivo de este programa es permitir al usuario generar un reporte de los cheques
recibidos en un lapso de tiempo y capturados en los recaudos de los documentos
emitidos en los módulos de facturación y notas. La composición de este reporte esta
definida en columnas las cuales presentan en su orden el número del cheque, plaza,
código de banco, fecha de consignación, número de factura, valor de factura, cliente y
número de lote o referencia donde fue reportado.
Al ingresar a la opción 8 de “Listado de Cheques” el usuario deberá diligenciar lo

relativo a la empresa, centro de utilidad, y lapso de selección:

213
FACTURACIÓN
 Control de Ventas
El objetivo de este grupo de programas es permitir al usuario obtener reportes de la
totalidad de las ventas, por número de documento o parte, grupo, grupo / parte,
característica, característica / parte, en forma columnaria discriminando el valor por
ventas gravadas y su descuento, ventas exentas y sus descuentos, impuestos,
sobreprecios y valor neto.
Es un reporte que acerca al usuario al análisis contable de las ventas, informándole

entre otras los ingresos netos, brutos, descuentos e Iva.

214
FACTURACION
 Listado por Número de Documento

El objetivo de este programa es permitir al usuario generar un informe columnario
ordenado por número de documento de ventas (facturas y notas) detallando los
valores de venta, descuentos e impuestos.
Al ingresar por la opción 1 de “Listado por Número de Documento” el usuario deberá

diligenciar los siguientes campos correspondientes a la selección de la información:

215
FACTURACIÓN
 Listado por Grupo / Característica / Parte

El objetivo de este programa es permitir al usuario generar un informe columnario
ordenado por número código de parte, o grupo de inventarios, o grupo parte, etc. de
las cifras de ventas (facturas y notas) detallando los valores de venta, descuentos e
impuestos.
Al ingresar por la opción 1 de “Listado por Grupo/ Cacac./ Parte” el usuario deberá
diligenciar los siguientes campos correspondientes a la selección de la información:

216
FACTURACION
 Interfase de Ventas
El objetivo de este grupo de programas es permitir al usuario generar el comprobante
de ventas a la contabilidad. Para ello se han incluido las opciones necesarias para
crear las equivalencias contables entre las estructuras de grupos, bodegas y conceptos
del CMUNO y las cuentas contables del CGUNO.
Para la contabilización el sistema prevé dos alternativas de proceso, interfase vía

CGBATCH y contabilización Directa, cada una de las cuales tiene la posibilidad de
generarse por lotes (para los clientes que facturan por lotes) y por fechas (para los
clientes con modalidad de facturación tradicional).

217
FACTURACIÓN
 Captura Equivalencias de Ventas

El objetivo de este programa es permitir al usuario crear las equivalencias entre la
aplicación del sistema comercial CMUNO y el sistema contable CGUNO, tomando
como base los catálogos de bodegas, grupos, conceptos, partes, destinos y cuentas
contables.
La ingresar por la opción 1 de “Actualiza Equivalencias de Ventas” el usuario deberá

crear equivalencias para las partes de inventarios y para los servicios, como se puede
visualizar en el siguiente formato de pantalla:
Al ingresar por cualquiera de las dos opciones anteriores, se deberá diligenciar una a
una las opciones de equivalencias que se presentan en el siguiente menú:

218
FACTURACION
Valor Bruto
El objetivo de este programa es permitir al usuario crear equivalencia contable entre

las estructuras de catálogos del sistema comercial y las cuentas contables para las
partidas correspondientes al valor bruto (Ingresos por ventas) de los documentos de
ventas.
El usuario deberá diligenciar el siguiente formato de pantalla, donde se pueden

visualizar las variables de selección y equivalencia contable:
Valor Iva
partidas correspondientes al valor de Iva de los documentos de ventas.


219
FACTURACIÓN
Valor Descuento Facturado

partidas correspondientes al valor de los descuentos facturados en los documentos de
ventas.

Valor Cartera
partidas correspondientes al valor de la cartera de los documentos de ventas cuya
forma de pago a sido a crédito.

220
FACTURACION


FACTURACIÓN

FACTURACION
 Facturación..................................................................................................................123
 De una O.V. Especifica...............................................................................................124
 De un lote de Ovs........................................................................................................127
 Adición de servicios....................................................................................................129
 Retiro de Items............................................................................................................132
 Anulación....................................................................................................................133
 Reporte de Entrega......................................................................................................134
 Orden de Despacho.....................................................................................................135
 Facturación de Remisiones.........................................................................................136
 Consulta Remisiones Pendientes................................................................................137
 Listado de Remisiones Pendientes..............................................................................139
 Generación Factura por Cliente..................................................................................141
 Generación Facturas Entre Fechas..............................................................................146
 Adición de servicios....................................................................................................148
 Retiro de Items............................................................................................................151
 Anulación....................................................................................................................153
 Facturación Directa y Notas........................................................................................154
 Modificación...............................................................................................................176
 Anulación....................................................................................................................177
 Notas crédito con base en factura...............................................................................178
Explicación de los campos en la captura de Notas crédito con base en facturas............180
 Descripción a Items de No-Stock................................................................................183
 Impresión de Documentos..........................................................................................184
 Consultas / Listados de Facturación............................................................................185
 Listados por Motivo de Devolución............................................................................192
 Informe para la DIAN.................................................................................................193
 Gestión de Ventas Perdidas.........................................................................................195
 Mercancía No Entregada.............................................................................................197

Fact Ura 1123125555555

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123

La ruta de acceso a estos programas se puede visualizar en el siguiente menu:

SISTEMAS DE INFORMACIÓN EMPRESARIAL S.A. - SISTEMA COMERCIAL CM-UNO

 De una O.V. Especifica

La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menú:

Al ingresar por la opción 1 de “ De una O.V. Especifica” el usuario deberá

SISTEMAS DE INFORMACIÓN EMPRESARIAL S.A. - SISTEMA COMERCIAL CM-UNO

Seguidamente el sistema pregunta (si esta activo en los parámetros) el porcentaje de

A continuación el sistema presenta las observaciones generales del documento, las

Dependiendo de la forma de pago capturada al hacer la orden de venta y el parámetro

SISTEMAS DE INFORMACIÓN EMPRESARIAL S.A. - SISTEMA COMERCIAL CM-UNO

continuación si se desea modificar los recaudos o forma de pago de la factura, como

Opcionalmente y si se requiere, el sistema permite capturar información del

Finalmente y dependiendo del formato, se diligencia lo referente a la impresión del

SISTEMAS DE INFORMACIÓN EMPRESARIAL S.A. - SISTEMA COMERCIAL CM-UNO

Esta modalidad de facturación es utilizada frecuentemente en las empresas

La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menú:

SISTEMAS DE INFORMACIÓN EMPRESARIAL S.A. - SISTEMA COMERCIAL CM-UNO

La captura de la información del transportador y de impresión tiene el mismo formato

SISTEMAS DE INFORMACIÓN EMPRESARIAL S.A. - SISTEMA COMERCIAL CM-UNO

La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menú:

Al seleccionar la opción 3 de “adición de servicios” el usuario debe reportar el lapso

En el siguiente formato de pantalla se puede visualizar los campos a diligenciar:

SISTEMAS DE INFORMACIÓN EMPRESARIAL S.A. - SISTEMA COMERCIAL CM-UNO

Si se tiene activos los parámetros de liquidación de retención en la fuente, el sistema

Uso de <Esc> para capturar retenciones adicionales:

El usuario deberá seleccionar de 4 posibilidades presentadas, cual es el tipo de

SISTEMAS DE INFORMACIÓN EMPRESARIAL S.A. - SISTEMA COMERCIAL CM-UNO

SISTEMAS DE INFORMACIÓN EMPRESARIAL S.A. - SISTEMA COMERCIAL CM-UNO

La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente formato de

Al ingresar por la opción 4 de “Retiro de Items” el usuario deberá reportar cual es el

Seguidamente se selecciona el número de registro correspondiente al ítem que se

SISTEMAS DE INFORMACIÓN EMPRESARIAL S.A. - SISTEMA COMERCIAL CM-UNO

registros con la tecla <Esc> y diligenciando lo relativo a la captura de retenciones,

SISTEMAS DE INFORMACIÓN EMPRESARIAL S.A. - SISTEMA COMERCIAL CM-UNO

La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menú:

Al ingresar por la opción 5 de “Anulación” se debe informar el lapso contable,

SISTEMAS DE INFORMACIÓN EMPRESARIAL S.A. - SISTEMA COMERCIAL CM-UNO

La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menú:

Al ingresar a la opción 6 de “ Reporte de Entrega” el usuario deberá diligenciar los

SISTEMAS DE INFORMACIÓN EMPRESARIAL S.A. - SISTEMA COMERCIAL CM-UNO

La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menú:

Al ingresar a la opción 7 de “ Orden de Despacho” el usuario deberá diligenciar los

SISTEMAS DE INFORMACIÓN EMPRESARIAL S.A. - SISTEMA COMERCIAL CM-UNO

La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:

Igualmente se puede hacer la adición de servicios a facturar, como la corrección de

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 Consulta Remisiones Pendientes

La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:

Al ingresar por la opción 1 de “ Consulta Remisiones Pendientes” el usuario deberá

Al ingresar por la opción 1= Número de Remisión, el sistema despliega el siguiente

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Al ingresar por la opción 2= Cliente, el sistema despliega el siguiente formato de

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 Listado de Remisiones Pendientes

Al seleccionar alguna de las opciones iniciales de ordenamiento, se tiene la

La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menú:

Al ingresar por la opción 2 de “Listado Remisiones Pendientes” el usuario deberá

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 Generación Factura por Cliente

La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menú:

Al ingresar por la opción 3 “Generación Factura por Cliente” el usuario deberá

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