05 Ins 001 01

Departamento: Facilidades, Ingeniería, y Construcciones
Documento: Instructivo de Codificación de Documentos
Código del Documento: 05-INS-001-01
Revisión actual
Revisión: Fecha: Próxima Elaborado por: Revisado Por: Aprobado por:

Revisión:
00 20/feb/2013 20/feb/2015 A. Jaramillo M. Herrera H. Martínez
01 20/mar/2014 20/mar/2016 A. Jaramillo M. Herrera H. Martínez
02 5/dic/2016 5/dic/2018 C. Delgado I. Morán H. Martínez
Historial de Revisiones
Páginas
No. Revisión: Fecha: Motivo de la revisión:
Revisadas:
00 Feb. 2013 Todo Creación del documento
01 Mar. 2014 Pag.9 Inclusión excepción para planos
02 Dic.2016 Todo Reclasificación
Control de Distribución
Ubicación del Documento Controlada No Controlada
Toda la organización ☐ ☒
Partes interesadas ☐ ☒
Sistema de Información Electrónica ☒ ☐
Departamento: FIC
Documento No.: 05-INS-001-01
CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS Página No.: 1 de 22
Índice
0 ANTECEDENTES.………..…………………... 2
1 OBJETIVO……………………………………….. 2
2 ALCANCE………………………………………. 2
3 DEFINICIONES………………………………… 2
4 RESPONSABILIDADES……………………….. 9
5 PROCEDIMIENTO……………………………… 9
6 FLUJO DEL PROCESO………………………... 9
7 REFERENCIAS………………………………… 9
8 FORMATOS…………………………………….. 9
9 SSA………………………………………………. 9
10 ANEXOS…………………………………………. 9
La información del presente documento es propiedad exclusiva de Petroamazonas EP y no deberá ser usada para otros propósitos distintos a los especificados.
Departamento: FIC
0 ANTECEDENTES
Debido a los procesos generados en Facilidades y Construcción se hace necesario un método
de codificación y numeración documental.
1 OBJETIVO
Estandarizar la elaboración de documentos, tipos de letras, sangrías, numeración, viñetas, así
como la metadata de documentos y dibujos generados por el Departamento de Facilidades,
Ingeniería y Construcciones de Petroamazonas EP y sus contratistas.
2 ALCANCE
Este instructivo se aplica a todos los documentos y dibujos generados por el departamento de
Facilidades, Ingeniería y Construcciones de Petroamazonas EP y sus contratistas.
En el caso de documentos menores únicamente se aplica el encabezado descrito en el
numeral 5.3
Se excluye la documentación normada por el Estado.
3 INSTRUCTIVO
3.1. La Portada y Contenido
La portada de cualquier documento de trabajo debe cumplir con lo especificado en el

Anexo 1 del procedimiento PAM-EP-ECU-GDA-00-PRC-003-01 de la misma forma que
el contenido e índice.
3.2. Para la revisión en los planos (Anexo No. 6):

Para completar la sección de planos detallada en el Anexo No. 6 se determina de la
siguiente manera:
Departamento: FIC
CAMPO 17: Numero de revisión.
CAMPO 19: Campo para incluir una descripción asociada a la revisión.
CAMPO 19: Fecha (dd/mm/aa) de generación de la modificación o creación.
CAMPO 20: Campo que contiene el nombre de la persona de la contratista

que dibujó la modificación.

que revisó la modificación.

que aprobó la modificación.
CAMPO 23: Campo que contiene el nombre y firma de la persona que

realizó el diagrama, contratista ó PAM EP.
CAMPO 24: Campo que contiene el nombre y firma del ingeniero que
diseño lo representado en el diagrama contratista ó PAM EP.
CAMPO 25: Campo que contiene el nombre y firma del responsable de

especialidad que aprueba el diagrama, de la empresa que
realiza la ingeniería contratista ó PAM EP,
CAMPO 26: Campo que contiene el nombre y firma del ingeniero del
proyecto de la empresa que realiza la ingeniería.
CAMPO 27: Campo que contiene el nombre y firma del ingeniero

responsable del área perteneciente a Facilidades de
Petroamazonas EP.
3.3. El Encabezado Documentos menores (Anexo No. 7)
El encabezado se inserta en todas las páginas del documento y en la primera del

documento menor.
Los campos del encabezado están identificados de la siguiente manera:
Departamento: FIC
Del formato del encabezado
 CAMPO 28:
o Para Proyecto: Se incluye los logotipos de la empresa que
realiza el proyecto al lado izquierdo, a continuación se incluye
el titulo del proyecto, luego se incluye el logo de
PETROAMAZONAS EP.
o Para As-Built: Se eliminan los logos y el nombre del proyecto y

se reemplaza todo por “PETROAMAZONAS EP”
 CAMPO 29: Nombre del documento.

 CAMPO 30: Siglas del departamento al que pertenece el
Documento Anexo No. 3
 CAMPO 31: Metadata del documento.
 CAMPO 32: Número de revisión del documento.
 CAMPO 33: Página X de Y del documento.
Departamento: FIC
Los campos se imprimen de acuerdo a las siguientes especificaciones:
 CAMPO 28: Letra tipo Arial 12, mayúsculas, negrita.

 CAMPO 29: Letra tipo Arial 12, negrita.
 CAMPO 30: Letra tipo Arial 10, mayúsculas.
 CAMPO 31, 32, 33: Letra tipo Arial 10.
3.4. El texto
 El texto del documento debe ser claro y preciso.

 Las oraciones deben ser redactadas en tercera persona.
 Las oraciones deben ser construidas, de preferencia, como orden directa (sujeto,
verbo, complementos).
 Los verbos se emplean en tiempo presente o infinitivo para describir las
operaciones secuenciales.
 Si se utiliza la voz pasiva, se debe definir quién ejecuta la acción.
 El texto debe ser justificado, tanto a la izquierda como a la derecha.
 Se pueden utilizar expresiones y términos extranjeros escritos entre comillas.
 Al describir un cargo, colocar el título del cargo tal como se indica en el
organigrama y no la función del mismo. Ejemplo: Gerente y no Gerencia.
 Los cargos deben ser nombrados como nombre propio. Ejemplo: Gerente General
y no-gerente general.
 Se debe evitar el uso de abreviaciones de palabras y minimizar el uso de siglas.
 Si se requiere el uso de siglas, se debe especificar su significado y utilizar el
método siguiente:
De acuerdo al número de caracteres necesitados, se usa la primera letra y las
siguientes consonantes, hasta completar el número de caracteres necesitados.
Se excluye la utilización de caracteres especiales como letras con diéresis o
letras como la ñ.
Ejemplo
Tres caracteres para la palabra INSTRUCTIVO  INS
3.5. Los títulos y los párrafos

Los títulos o temas de las secciones son formateados en MS Word, llevando como
número ordinal el 0, 1, 2, en orden de aparición
Departamento: FIC
3.6. Metadata para Documentos
3.6.1 Todos los Documentos:
Los documentos y planos se denominan usando los siguientes campos:
Cliente o Proyecto Ubicación Disciplina Documento No. Revisión

Secuencial
PPPPP LLLLLL DD TT SSSS RR
Campo 1 Campo 2 Campo 3 Campo 4 Campo 5 Campo 6
La descripción de cada campo puede usarse dependiendo del tipo de

documento a ser codificado.
 Campo 1:
- Cliente: Petroamazonas EP (PAM EP), propietario de la información.
Se usa cliente cuando el documento se encuentra en formato definitivo
(As Built, respaldos para AFP, Requisición de Materiales, Cronogramas
de Control de Costos).
- Proyecto: Número generado por el Control de Documento de cada
área. Se usa proyecto cuando el documento se encuentra en etapa de
diseño y construcción (Documentos de ingeniería, Planos con proyecto
definido, Registros).
- Tipo de Orden: Define si es Orden de Trabajo u Orden de Servicio y el
lugar de creación donde indica si es de servicio (S) o de trabajo (T) y el
# define el lugar donde se generó la orden de trabajo, ya sea Quito (Q)
o Campo (C) (Actas, Ordenes de Servicio y Ordenes de Trabajo).
- Compras para Stock: Dígito de acuerdo al bloque asignado seguido
por la letra M500 y los dos últimos dígitos del año en curso (Compras
para Stock).
 Campo 2:
- Ubicación: Asignado en el Anexo No. 1 - Identificador de ubicación (As
Built, Documentos de ingeniería, Planos con proyecto definido,
Cronogramas de Control de Costos, respaldos para AFP, Requisición
de Materiales) .
- Contratista: Se define por el Anexo No.4 . (Actas, Ordenes de Servicio
y Ordenes de Trabajo)
- Departamento: Emisor de la información asignado en el Anexo No. 5
(Cronogramas de Control de Costos, respaldos para AFP).
 Campo 3:
- Disciplina: Dígitos de acuerdo al Anexo No. 2 - Identificador de
disciplina para documentos (Documentos de ingeniería, Planos con
proyecto definido, Registros, Cronogramas de Control de Costos,
respaldos para AFP, Requisición de Materiales).
- Número de Orden: Se utiliza tres caracteres y define el número
asignado a la orden (Actas, Ordenes de Servicio y Ordenes de Trabajo).
Departamento: FIC
 Campo 4:
- Tipo de Documento: Letras designadas por tipo de documento de
acuerdo al Anexo No. 3 - Identificador de tipo de documento
(Documentos de ingeniería, Registros, Actas, Cronogramas de Control
de Costos, respaldos para AFP, Requisición de Materiales).
- Número de Proyecto: Proyecto al que se encuentra asociado el
documento (Ordenes de Servicio y Ordenes de Trabajo).
- Campo: Asignado en Anexo No. 1 - Identificador de Ubicación (Actas).
- No se aplica diagramas de ingeniería eliminando el campo, de este
modo un plano solo debe contener 5 campos.
 Campo 5:
- Número Secuencial: Utilizar 4 dígitos numéricos máximo. Deben llevar
relación con un documento anterior Asbuilt si existe, para ello deberá
solicitar a FIC-PAM EP un listado inicial de documentos relacionados
(Documentos de ingeniería, Planos con proyecto definido, Registros,
Cronogramas de Control de Costos).
- Número de Procedimiento Asociado: Utilizar 3 dígitos secuenciales
de acuerdo al procedimiento relacionado (Registros).
- Número de AFP: Número de cuenta asignada para la orden (Ordenes
de Servicio y Ordenes de Trabajo, respaldos para AFP).
- Tipo de acta: Indica el tipo de acta que es (Actas).
Acta de Inicio de Obra (ACI)
Acta de Cambio de Cronograma (ACC)
Acta de Entrega Provisional de la Obra (ACP)
Acta de Entrega Definitiva de la Obra (ACD)
- Número de Especialidades: Número determinado de acuerdo al
Anexo No. 6 (Requisición de Materiales).
 Campo 6:
- Revisión: De acuerdo a lo siguiente:
- Designado para revisión en fase de diseño: AZ
- Aprobado para construcción: 0
- Para revisiones posteriores a una ya aprobada: 1 oo
(Documentos de ingeniería, Planos con proyecto definido, Actas,
Ordenes de Servicio y Ordenes de Trabajo, Cronogramas de Control
de Costos, respaldos para AFP, Requisición de Materiales).
Notas:
 Los plot plan deben ser generados bajo la especialidad 30 Civiles, aunque incluyan
información general.
 El idioma oficial para los dibujos es Castellano, excepto en actualización de diagramas
existentes y para nombrar equipos cuya denominación sea normalmente en Inglés.
Departamento: FIC
3.6.2 Formularios
Los formularios se numeran de la siguiente manera:
Tipo de No. Procedimiento

Disciplina No. Secuencial de Registro
Documento Asociado
DD TTT 00X SSS
 Disciplina: Dos dígitos de acuerdo al Anexo No. 2 - Identificador de

disciplina.
 Tipo de Documento: Dos letras designadas por tipo de documento de

acuerdo al Anexo No. 3 - Identificador de tipo de documento.
 Número de Procedimiento Asociado: Utilizar 3 dígitos secuenciales de

acuerdo al procedimiento relacionado
 Número Secuencial: Utilizar 3 dígitos secuenciales.
Ejemplo de numeración de Registros:
05-RGT-002-04
3.6.3 Codificación para Archivo Central
Este código será implementado el momento de enviar la información para

pasivo a Archivo Central y será su responsabilidad la Metadata y taxonomía
usada.
Archivo Central determina de esta manera los tiempos y formas de

almacenamiento de acuerdo a un cronograma preestablecido por este
departamento.
3.7. Idioma de redacción de los documentos
La redacción de todos los documentos deben realizarse en idioma Castellano. En el

caso de los registros y especificaciones estos pueden redactarse en Castellano y/o
Inglés siempre y cuando no altere el contenido y concepto original.
En el caso de Especificaciones, se utilizará el documento original en Inglés y se podrá
mantener una traducción oficial del mismo, esto se realiza con el objeto de no desvirtuar
la concepción original que fue diseñada en idioma inglés.
Departamento: FIC
3.8. Modificaciones del texto del documento
3.8.1 La identificación de las modificaciones de cualquier parte del documento se

efectuará mediante una línea, colocado a la izquierda del párrafo modificado. Al
lado izquierdo de la línea se indicará el número de la revisión respectiva.
3.8.2 Las correcciones que no implican una alteración en el contenido, como formatos
de letra y errores ortográficos, no se consideran como revisión o modificación
de un documento.
4 REFERENCIAS
4.1 Norma ISO 9001:2008 Requisitos para el Sistema de Gestión de Calidad.
4.2 PAM-EP-ECU-FIC-05-PRC-001 Procedimiento de Elaboración de Documentos.
4.3 http://uiodom3.petroamazonas.ecpetro.corp/IT/NormativaInterna.nsf/ Link Normativa
Interna
4.3 http://www.petroamazonas.gob.ec/wp-
content/uploads/downloads/2016/12/2016_Listado_Oficial_Nomenclatura_PAM_12-
02.pdf Link Listado Oficial de ubicaciones OPR
5 REGISTROS
No aplica.
6 ANEXOS
6.1 Anexo 1 – Identificador de Disciplina para Documentos y Dibujos
6.2 Anexo 2 – Identificador del tipo de documento
6.3 Anexo 3 – Identificador de Contratistas
6.4 Anexo 4 – Identificador Departamental
6.5 Anexo 5 – Identificador de MRs
6.6 Anexo 6 – Plantilla de la Portada Documento Final
6.7 Anexo 7 – Plantilla del índice para Elaboración de Procedimientos
6.8 Anexo 8 – Plantilla para la Revisión en Planos
6.9 Anexo 9 – Plantilla del encabezado Final y Plantilla del encabezado Proyecto
6.10 Anexo 10 – Mapa distribución de facilidades
7 OTROS
Los envíos por correo electrónico internos y externos no deberán exceder de los 2MB, si
excede la información debe ser colocada en el espacio proporcionado como es el FTP para
contratistas o drives de intercambio de documentos para usuarios internos (drive Z).
8 SSA
No aplica
Departamento: FIC
ANEXO No. 1
Identificador de Disciplinas para Documentos y Dibujos
Departamento: FIC
ANEXO No. 2
Identificador del Tipo de Documento
Departamento: FIC
ANEXO No. 3
Identificador de Contratistas
Departamento: FIC
ANEXO No. 4
Identificador Departamental
Departamento: FIC
ANEXO No. 5
Identificador MRs
Departamento: FIC
ANEXO No. 6
Plantilla para la Revisión en Planos
Departamento: FIC
ANEXO No. 7
Plantilla del Encabezado
Plantilla del Encabezado en Proyecto
Departamento: FIC
ANEXO No. 8

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01 20/mar/2014 20/mar/2016 A. Jaramillo M. Herrera H. Martínez

02 5/dic/2016 5/dic/2018 C. Delgado I. Morán H. Martínez

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6 FLUJO DEL PROCESO………………………... 9

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CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS Página No.: 2 de 22

La portada de cualquier documento de trabajo debe cumplir con lo especificado en el

3.2. Para la revisión en los planos (Anexo No. 6):

Documento No.: 05-INS-001-01

CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS Página No.: 3 de 22

CAMPO 17: Numero de revisión.

CAMPO 19: Campo para incluir una descripción asociada a la revisión.

CAMPO 19: Fecha (dd/mm/aa) de generación de la modificación o creación.

CAMPO 20: Campo que contiene el nombre de la persona de la contratista

CAMPO 21: Campo que contiene el nombre de la persona de la contratista

CAMPO 22: Campo que contiene el nombre de la persona de la contratista

CAMPO 23: Campo que contiene el nombre y firma de la persona que

CAMPO 25: Campo que contiene el nombre y firma del responsable de

CAMPO 27: Campo que contiene el nombre y firma del ingeniero

3.3. El Encabezado Documentos menores (Anexo No. 7)

El encabezado se inserta en todas las páginas del documento y en la primera del

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Del formato del encabezado

o Para As-Built: Se eliminan los logos y el nombre del proyecto y

 CAMPO 29: Nombre del documento.

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CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS Página No.: 5 de 22

Los campos se imprimen de acuerdo a las siguientes especificaciones:

 CAMPO 28: Letra tipo Arial 12, mayúsculas, negrita.

 El texto del documento debe ser claro y preciso.

Tres caracteres para la palabra INSTRUCTIVO  INS

3.5. Los títulos y los párrafos

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CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS Página No.: 6 de 22

3.6. Metadata para Documentos

3.6.1 Todos los Documentos:

Los documentos y planos se denominan usando los siguientes campos:

Cliente o Proyecto Ubicación Disciplina Documento No. Revisión

La descripción de cada campo puede usarse dependiendo del tipo de

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CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS Página No.: 8 de 22

Los formularios se numeran de la siguiente manera:

Tipo de No. Procedimiento

 Disciplina: Dos dígitos de acuerdo al Anexo No. 2 - Identificador de

 Tipo de Documento: Dos letras designadas por tipo de documento de

 Número de Procedimiento Asociado: Utilizar 3 dígitos secuenciales de

 Número Secuencial: Utilizar 3 dígitos secuenciales.

Ejemplo de numeración de Registros:

3.6.3 Codificación para Archivo Central

Este código será implementado el momento de enviar la información para

Archivo Central determina de esta manera los tiempos y formas de

3.7. Idioma de redacción de los documentos

La redacción de todos los documentos deben realizarse en idioma Castellano. En el

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