UFCD 0761

Aplicações de gestão
administrativa
suportadas em SGBD
Objetivos

 Instalar, efetuar a manutenção e operar com aplicações de gestão administrativa

Conteúdos

 Faturação

 Gestão de vendas e clientes

 Gestão de compras e fornecedores

 Gestão de pessoal e salários

 Gestão de stocks

 Contabilidade geral

 Outras aplicações informáticas de gestão de dados

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Índice
Objetivos ....................................................................................................................................... 2
Conteúdos ..................................................................................................................................... 2
Introdução ..................................................................................................................................... 5
Importância da Organização da Informação ................................................................................. 6
Diagrama de Entidade - Associação .............................................................................................. 7
Diagramas.................................................................................................................................. 8
Transformação para o Modelo Relacional .................................................................................... 8
Noção de Chave Primária .......................................................................................................... 8
Chave primária Simples ......................................................................................................... 9
Chave composta .................................................................................................................... 9
Estrutura de uma base de dados relacional ................................................................................ 10
Interface do Access ..................................................................................................................... 12
Tabelas – O que é uma tabela? ................................................................................................... 12
Tipos de Dados ............................................................................................................................ 13
Propriedades dos Campos........................................................................................................... 14
Propriedades dos Campos – Formatar ........................................................................................ 15
Propriedades dos Campos – Máscaras de Introdução ................................................................ 17
Propriedades dos Campos – Regras Validação ........................................................................... 18
Propriedades dos Campos – Textos de Validação....................................................................... 18
Relações entre Tabelas – Modelo E-R ......................................................................................... 19
Integridade Referencial ............................................................................................................... 20
Consultas ..................................................................................................................................... 21
Consultas – Tipos de Consultas ................................................................................................... 21
Consultas – Com Critérios ........................................................................................................... 21
Consultas – Com Parâmetros nos Critérios ................................................................................. 23
Ordenação dos Registos nas Consultas ....................................................................................... 23
Formulários ................................................................................................................................. 23
Ferramentas disponíveis no Access para os Formulários ....................................................... 25
Botões de Comando ................................................................................................................ 25
Caixas de Combinação, Caixas de listagem e imagens............................................................ 30
Colocação de campos num formulário ................................................................................... 31
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 Alteração da Estrutura de um Formulário .............................................................................. 31
Gravação de um formulário .................................................................................................... 32
Formulários – Formulário Principal ............................................................................................. 32
Formulários – Formulário de Arranque....................................................................................... 33
Relatórios .................................................................................................................................... 36
Alteração da Estrutura de um Relatório ..................................................................................... 37
Secções dos Relatórios ............................................................................................................ 38
Gravação dos Relatórios.......................................................................................................... 38
Impressão dos Relatórios ........................................................................................................ 38
Propriedades dos Relatórios ................................................................................................... 39
Bibliografia .................................................................................................................................. 40

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Introdução

Competência: Elaborar e Editar uma Base de Dados

Uma Base de Dados é um conjunto de informação organizada sobre um determinado assunto.

Quando a informação necessária para gerir um determinado assunto tende a ser volumosa,
quando é necessário preservar a integridade dos dados e quando várias pessoas precisam de
consultar a informação, é necessário um sistema de gestão de base de dados (SGBD).

A maior parte dos SGBD mais recentes guardam e tratam os dados através de um modelo
relacional de gestão de base de dados. O modelo relacional assenta no facto de que através de
relações evita-se a duplicação de informação. A informação é “espalhada” por várias tabelas,
evitando redundâncias.

Por exemplo, o nome dum cliente fica guardado numa tabela e quando for necessário emitir
uma factura, os dados necessários do cliente são associados com os produtos comprados por
este possibilitando a emissão da factura.

Desta maneira não é necessário preservar nos produtos comprados pelo cliente todos os dados
deste (Nome, Morada, Numero de Contribuinte, etc), mas só um identificador do cliente, através
do qual se faz a relação com a tabela dos clientes.

Através dos valores dos dados relacionados consegue-se facilmente associar tabelas para
recolha de informação (por exemplo, que clientes me compram este produto? Ou quais os
produtos comprados por um cliente?) permitindo uma melhor gestão do processo.

A este tipo de sistema de gestão de bases de dados relacional atribui-se o nome de SGBDR, do
qual o Access é um dos mais utilizados a nível mundial.

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Dados: São apenas elementos ou valores discretos que, isoladamente, não têm qualquer valor,
só se transformam em informação quando relacionados ou interpretados de alguma forma.

Informação: Conjunto de dados articulados entre si com um determinado significado.

Importância da Organização da Informação

A informação é de vital importância para qualquer organização. As atividades de uma

organização são traduzidas em valores numéricos, que permitirão aos gestores tomar decisões
mais corretas para uma determinada situação e num determinado momento.

As organizações necessitam de armazenar as suas informações de uma forma estruturada, por

ex: documentos, arquivos, …

Para que a informação possa ser utilizada como um apoio eficaz à tomada de decisão, tem-se
que verificar, simultaneamente, cindo condições:

Atualidade

 O valor da informação dependerá em grande parte da sua atualidade.

 Torna-se necessário dispor de fontes de informação que acompanhem continuamente

as modificações.

 Só com base em informação atualizada se pode tomar decisões acertadas.

Correção

 Não basta que a informação seja atual, é também necessário que, na medida do
possível, seja rigorosa.

 Só com informação correta se pode decidir com confiança.

Relevância

 Dado o grande volume de informação envolvida, o processo de tomada de decisão pode

ser dificultado pelo excesso de informação.

 A informação deve ser devidamente filtrada, de tal forma que apenas seja considerada
aquela que é necessária para cada situação.

Disponibilidade

 A informação tem de ser disponibilizada de forma imediata, no momento que é

solicitada caso contrário deixa de ser útil.

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Legibilidade

 A informação só é informação se puder ser interpretada, ou seja, de nada vale que a

informação seja actual, precisa, relevante e disponibilizada a tempo se não puder ser
entendida.

Diagrama de Entidade - Associação

Entidade

Representa qualquer coisa que tenha identidade própria. Podem representar pessoas
(alunos, professores, funcionários, etc), organizações (escolas, empresas, equipas, etc), ou
coisas (produtos, faturas, livros, etc).

Atributos

São elementos ou propriedades que caracterizam as entidades.

Instâncias

Corresponde aos valores concretos dos atributos da entidade, para uma determinada
situação.

Associações

São utilizadas para relacionar entidades. As entidades interagem umas com as outras, através
de associações. Existem dois aspectos fundamentais nas associações: Cardinalidade e
Obrigatoriedade.

A Cardinalidade, também designada por tipo de associação, indica, dada uma instância de
uma entidade, o número de instâncias da outra entidade com que ela se relaciona. De uma
forma geral, existem três tipos de associações: 1:1 (um para um), 1:N (um para muitos) e N:N
(muitos para muitos).

Uma associação 1:1 é quando cada elemento da entidade A está relacionado, no máximo, com
um elemento da entidade B.

Uma associação 1:N é definida se cada elemento da entidade A está relacionado com vários
elementos da entidade B, mas cada elemento da entidade B apenas está relacionado com um
elemento da entidade A.

Uma associação N:N é definida se cada elemento da entidade A está relacionado com vários
elementos da entidade B, e cada elemento da entidade B está relacionado com vários elementos
da entidade A.

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A obrigatoriedade da associação prende-se com o facto de pretendermos especificar se é
obrigatório ou não que todas as instâncias estejam relacionadas a pelo menos uma instância da
outra entidade.

Diagramas

Símbolos:

Entidade Associação Atributo

Exemplo:

Aluno n n Disciplina
Inscrito

Nome BI Duração Nome

F IGURA 1 – E XEMPLO D IAGRAMA E NTIDADE - A SSOCIAÇÃO

Transformação para o Modelo Relacional

Quando se transforma um diagrama de entidade-associação para o modelo relacional, é

necessário realizar um conjunto de alterações. Este processo de transformação será feito
considerando os vários tipos de associações que envolvem as entidades. Para isto, torna-se
ainda necessário considerar alguns conceitos.

Relação

È uma estrutura bidimensional com um conjunto de linhas e colunas. As colunas indicam o

tipo de dados a armazenar e as linhas são as instâncias da relação.

Noção de Chave Primária

Uma chave, em relação a uma entidade ou tabela, é um atributo ou um conjunto de atributos

que, por si só ou em conjunto, são capazes de identificar de forma unívoca os diferentes registos
dessa entidade ou tabela.

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 Numa tabela podemos definir dois tipos de chaves primárias:

 Chave primária Simples

 Chave primária Composta

Chave primária Simples

Uma chave primária diz-se simples quando apenas um campo é definido para chave. Mas, pode
acontecer que nenhum campo da tabela seja um bom candidato a chave, então a melhor
solução é criar um novo campo que garanta a univocidade dos registos. Esta solução é a mais
usada. É por isso que temos um número que nos identifica univocamente como cidadãos
nacionais, o número de bilhete de identidade nunca se repete e identifica cada cidadão de forma
única.

Campo-chave

Número Título Interprete Data de aquisição Modo de aquisição

1 20 Anos Depois Rui Veloso Setembro 2000 Prenda de aniversário

T ABELA 1 – C HAVE PRIMÁRIA SIMPLES

Chave composta

Existe também a possibilidade, se os campos da tabela o permitirem, de criarmos uma chave

composta.

Uma chave composta é uma chave constituída por mais do que um atributo.

Campos-chave

Título Intérprete Data de aquisição Modo de aquisição

Best Of Brian Adams Junho 2001 …

Best Of Cramberries … …

T ABELA 2 – C HAVE P RIMÁRIA COMPOSTA

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Nas bases de dados relacionais, as chaves primárias desempenham um papel muito importante,
por duas razões:

 A primeira, como já foi referido, garantem a integridade da tabela, ou seja, cada registo
é identificado univocamente e, por isso, nunca poderão existir dois registos iguais na
tabela.

 A segunda razão a apontar é que é através das chaves primárias que se estabelecem os
relacionamentos entre tabelas.

Quando uma chave primária é constituída por um só campo, diz-se que é uma chave primária
simples.

Quando uma chave primária é constituída por mais do que um campo, diz-se que é uma chave
primária composta.

Chave Estrangeira (ou importada ou externa ou secundária), é o atributo que é chave primária
numa outra relação.

O modelo Entidade-Relação, ou modelo E-R, é um modelo conceptual para a estruturação da

informação com vista à elaboração de bases de dados.

O modelo E-R, como a sua própria designação indica, parte dos conceitos básicos de entidades
e relacionamentos entre elas. A sua expressão mais característica é os diagramas E-R.

Estrutura de uma base de dados relacional

Essencialmente, uma base de dados relacional é composta por uma ou mais tabelas destinadas
a guardar os dados. Essas tabelas são organizadas da mesma forma que as tabelas nas folhas de
cálculo. Mas ainda, pelo facto de pertencerem à mesma base de dados, elas estão relacionadas
entre si. Daí o termo “Relacional”.

Tabelas

Os dados ou itens de informação podem ser organizados ou estruturados de diferentes

maneiras, no entanto, actualmente, a forma mais usual para estruturar os dados numa base de
dados são as tabelas.

Pelo menos até certo ponto podemos traduzir para tabelas quase todo o tipo de entidades. Para
tal, basta que possamos definir algumas características dessas entidades, que anteriormente
definimos como atributos, como campos. Então, estes passam a ser as colunas de uma tabela e
as linhas formam os registos, a que chamávamos de instâncias no modelo conceptual.

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Tomemos como exemplo uma colecção de CD. Assim, a nossa entidade seria CD, e por isso o
nome da tabela poderia ser esse mesmo. Os atributos, a que agora chamamos de campos, desta
seriam, por exemplo, Título, Intérprete, Data de Aquisição e Modo de aquisição. E as instâncias,
agora designadas por registos, a descrição concreta de cada um dos campos da tabela.

Temos então a tabela abaixo mostrada.

CD

Título Intérprete Data de aquisição Modo de aquisição

20 Anos Depois Rui Veloso Setembro 2000 Prenda de aniversário

Do Lado dos Cisnes GNR Dezembro 2002 Prenda de Natal

Meteora Linkin Park Janeiro 2003 Comprado na discoteca

T ABELA 3 – T ABELA E XEMPLO

Nesta tabela, podemos então observar três registos – Um para cada um dos três primeiros CD’s
da colecção – tendo cada registo quatro campos.

Campos

Título Intérprete Data de aquisição Modo de aquisição

20 Anos Depois Rui Veloso Setembro 2000 Prenda de aniversário

Registo
T ABELA 4 – ILUSTRAÇÃO DE CAMPOS E REGISTOS

A partir de uma tabela de uma base de dados, usualmente, podem realizar-se diversas
operações típicas, como:

 Inserir novos dados nas tabelas;

 Alterar dados sempre que consideremos necessário;

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  Ordenar os registos da tabela com base em um ou mais campos e em um ou mais
critérios;

 Consultar os dados registados nas tabelas com base em determinados critérios;

 Aplicar critérios de consulta ou filtragem da informação;

 Eliminar dados que já não façam sentido na base de dados.

Competência: Utilização de um SGBDR para a criação de Bases de Dados –

Microsoft Access

O Access é um SGDR completo, que possibilita a definição dos dados, a sua manipulação (inserir,
alterar, actualizar, ordenar, filtrar, associar e resumir) e respectivo controlo da informação (que
insere o que e quem vê o que) até um volume razoável de dados.

A linguagem utilizada pelo Access para processar a informação é o SQL – Structured Query
Langueage, (linguagem de consulta estruturada). Com o SQL pode-se reunir as informações
necessárias para obter as respostas ás necessidades da informação. Uma das vantagens do
Access é que o SQL é criado através de uma interface amigável, a qual permite executar tarefas
complexas sem conhecer a linguagem SQL em si.

Pode-se importar e exportar dados para outros sistemas de bases de dados bem como para
bases de dados de maior porte que suportem o padrão ODBC.

Interface do Access

Tal como outros programas, o Access tem menus e barras de ferramentas, que reagem em
função dos objectos seleccionados. O seu ambiente de trabalho é do género MDI, (Multiple
Document Interface), já que dentro da janela do Access podem estar abertas mais do que uma
janela.

Tabelas, Consultas, Formulários, Relatórios, Páginas, Macros e Módulos, interagindo entre si

constituem uma base de dados do Access.

Tabelas – O que é uma tabela?

Uma tabela é um conjunto de informação sobre um determinado tópico (como por exemplo,
pratos e venda num restaurante).

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 T ABELA 5 – TABELA DE IDENTIFIC AÇÃO DE PRATOS

As tabelas guardam os dados de um modo organizado em registos e campos.

Tipos de Dados

Em função dos dados a guardar, os tipos de dados devem ser os mais adequados para minimizar
o espaço ocupado e maximizar a velocidade de funcionamento do Access.

Existem os seguintes tipos de dados:

Tipo de dados Significado

Texto Texto ou agrupamentos de texto e números.

Memo Texto usado para notas explicativas longas de

tamanho até 255 caracteres.

Número Qualquer tipo de número com 0 a 15 casas

decimais.

Data/hora Valores de data e de hora para anos entre 100 e

9999.

Moeda Valores monetários de tamanho até 15 dígitos e

que podem ter até 4 casas decimais.

T ABELA 6 – T IPOS DE D ADOS

Tipo de dados Significado

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 Numeração automática Número sequencial inserido automaticamente sempre que
se insere um novo registo. O utilizador não pode utilizar
estes campos.

Sim/Não Valores com dois estados como Sim/Não,Ligado/Desligado,

etc.

Objecto OLE Objectos com imagens, gráficos, sons, ou documentos do

Word ou Excel.

Hiperligação Texto ou agrupamento de texto e números usado como um

endereço para uma página web.

Assistente de pesquisa Caixa de listagem com os valores possíveis de escolha de

outra tabela ou de uma lista definida pelo programador.

T ABELA 7 – TABELA TIPOS DE DAD OS

Propriedades dos Campos

É possível de acordo com o tipo de dados escolhido, configurar as propriedades dos campos das
tabelas.

F IGURA 2 – PROPRIEDADES DOS CA MPOS

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 Propriedade Significado

Tamanho do campo Número máximo de caracteres que se podem definir.

Tamanho máximo: 255 caracteres.

Formatar Forma de apresentação dos dados. Pode selecionar-se

um formato do Access ou criar um formato
personalizado.

Máscara de introdução Personaliza o formato de entrada dos dados, segundo

uma máscara ou molde, assegurando uma aparência
consistente.

Legenda Rótulo para o campo quando se cria o formulário.

Valor pré-definido Valor inserido de forma automática no campo sempre

que se abre um novo registo.

Regra de Validação Condição de verificação de entrada de dados.

Texto de Validação Mensagem de erro sempre que a regra de validação

não é verificada.

Necessário Exigência ou não de inserção de dados neste campo.

Permitir comprimentos zero Permitir campos do tipo texto vazios.

Indexado Facilita a procura e consulta no campo, mas torna

morosa a actualização de dados.

Casas decimais Número de dígitos que aparecem à direita da vírgula

do número.

T ABELA 8 – PROPRIEDADES DOS CA MPOS

Propriedades dos Campos – Formatar

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 Símbolos para a formatação dos campos de texto

Símbolo Descrição

Obriga à introdução de pelo menos um carácter

@
de texto.

& Não exige a introdução de caracteres

> Transforma todas as letras em maiúsculas

< Transforma todas as letras em minúsculas

T ABELA 9 – P ROPRIEDADES DOS CAMP OS – FORMATAR

Efeitos da formatação dos campos de texto

Formatação Dados Dados Exibidos

Introduzidos

@@@-@@-@@@@ 123456789
123-45-6789
123-45-6789
@@@@@@@@@
123456789 123456789

pedro

> PEDRO PEDRO

Pedro

pedro

< PEDRO pedro

Pedro

T ABELA 10 – E FEITOS DA FORMATAÇÃO DOS CAMPOS DE TEXTO

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Propriedades dos Campos – Máscaras de Introdução

Caracteres das máscaras de introdução

Carácter Descrição

Só dígitos compreendidos entre 0 e 9

0
(obrigatório).

Só dígitos compreendidos entre 0 e 9 ou

9
espaço (opcional).

Dígitos compreendidos entre 0 e 9 ou

# espaço (opcional).

Aceita os sinais de mais (+) e de menos (-).

L Letras de A a Z (obrigatório).

? Letras de A a Z (opcional).

A Letras ou números (obrigatório).

a Letras ou números (opcional).

T ABELA 11 – M ÁSCARAS DE INTRODUÇÃ O

Caracteres das máscaras de introdução

Carácter Descrição

& Caracteres ou espaços (obrigatório).

c Caracteres ou espaços (opcional).

.,:;-/ Caracteres separadores.

> Converte para maiúsculas.

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 < Converte para minúsculas.

Obriga à introdução da direita para a

!
esquerda.

Permite visualizar o carácter literal à direita

\
de \.

Faz aparecer um asterisco (*) por cada

Password
carácter que é teclado.

T ABELA 12 – CARACTERES DAS MÁSCARAS DE INTRODUÇÃO

Propriedades dos Campos – Regras Validação

Operadores utilizados nas regras de validação

Símbolo Significado

> Maior

< Menor

= Igual

>= Maior ou igual

<= Menor ou igual

<> Diferente de

Entre “valor1” E “valor2” Entre dois valores

T ABELA 13 – REGRAS DE VALIDAÇÃO

Propriedades dos Campos – Textos de Validação

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 Mensagem de violação da regra de validação

Regra Texto mostrado

<>0 Insira um valor diferente de zero

>Data() Insira data posterior à de hoje

Entre 0 E 20 Valores entre 0 e 20

Como «L???» Insira 4 caracteres começando por L

Como «###?» Um número com 3 dígitos

T ABELA 14 – TEXTOS DE VALIDAÇÃO

Relações entre Tabelas – Modelo E-R

Uma relação entre tabelas existe quando há algo comum a duas tabelas.

Pode ser de três tipos:

 Um para um (1:1)

 Um para muitos (1:N)

 Muitos para Muitos (N:N)

Relação muitos para muitos: Um prato é consumido numa ou mais refeições, mas uma
refeição pode ter um ou mais pratos.

Para definir uma relação muitos para muitos no Access, tem de existir uma tabela de
junção. Neste caso é a tabela PratosRefeição que junta a tabela Pratos à tabela Refeicao.

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Relação um para um: cada empregado tem Relação um para muitos: uma refeição é
uma fotografia e cada fotografia só pertence servida por um empregado, mas um
a um empregado. Esta tabela poderia não empregado pode servir várias refeições.
existir, passando a fotografia a ser um campo
da tabela Empregado.
F IGURA 3 - R ELAÇÕES

Integridade Referencial
A integridade referencial é usada para garantir que as relações entre tabelas aceitem apenas
dados válidos.

A integridade referencial, além de validar os dados, pode ser usada para propagar a atualização
ou a eliminação de campos relacionados.

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Consultas

As consultas servem para visualizar, alterar e analisar dados (informação) de diferentes formas.
Pode-se também utilizá-las para servir de suporte de criação para formulários, relatórios e
páginas de acesso a dados.

Nas consultas pode-se também executar cálculos, somatórios, contar ocorrências ou outros
tipos de totais e depois agrupar os resultados de acordo com o tipo de informação pretendida.

Dependendo do tipo de informação necessária, pode-se criar consultas que apresentem

informações cruzadas ( por exemplo: pratos consumidos nos dias de uma semana e o total
consumido de cada prato nessa semana).

Consultas – Tipos de Consultas

O tipo mais comum de consulta é uma consulta de selecção. Uma consulta de selecção obtém
dados de uma ou mais tabelas e/ou consultas utilizando os critérios que se especifica e, em
seguida, mostra-os pela ordem que se pretende.

Além das consultas de selecção existem consultas de acção. Estas podem apagar, actualizar ou
adicionar dados a tabelas. Além destas consultas de acção, pode-se criar uma consulta de
referência cruzada.

Consultas – Com Critérios

Critério: Condição que é atribuída a um campo e que actua como filtro de selecção dos dados
que serão apresentados como resultado da consulta.

Na definição de critérios podem usar-se:

 Operadores aritméticos e lógicos;

 Aspas “ “, em expressões de texto;

 Símbolo #, em expressões com data.

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Operadores a utilizar nos critérios:

Operadores de comparação a utilizar

Símbolo nos critérios
Significado
> Maior
< Menor
= Igual
>= Maior ou igual
<= Menor ou igual
<> Diferente de
Entre “valor1” Entre dois valores
E T“valor2”
ABELA 15 – OPERADORES DE COMPA RAÇÃO

Operadores aritméticos a utilizar

Símbolo nos critérios
Significado
+ Adição
- Subtracção
* Produto
/ Divisão
T ABELA 16 – OPERADORES ARITMÉTICOS
Exemplos:

Critério Significado

<>0 Diferente de zero

>Data() Com data posterior à de hoje

Entre 0 e 20 Valores entre 0 e 20

Em(“FR”, “SP”) P país deve ser Fr ou Sp

Como “R???” 4 Caracteres a começar por R

<#1/1/95# Apenas datas anteriores a 1995

Qualquer palavra começada por

R*
R

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 “Sporting” Palavras iguais a «Sporting»

15 Números iguais a 15

T ABELA 17 - EXEMPLOS

Consultas – Com Parâmetros nos Critérios

Permitem que seja o utilizador a definir os parâmetros pelos quais pretende filtrar a consulta;

Definem-se colocando, entre parênteses rectos [ ] no critério do campo em questão, a

mensagem que se pretende mostrar ao utilizador.

Exemplo: [Qual a data de venda?].

Ordenação dos Registos nas Consultas

Na grelha de consulta, linha Ordenação, escolher:

 Ascendente Ou

 Descendente.

Formulários

Um formulário é uma janela de interface que serve para visualizar, alterar ou inserir
informação.

Através dos formulários, pode-se também calcular valores e mostrar opções em função da
informação disponível.

Pode ser usado como painel de navegação para outros formulários ou relatórios. Pode ainda ser
utilizado como caixa de diálogo que aceita entradas do utilizador e executa acções em função
dessa entrada.

Além de mostrar informação, pode-se nos formulários usar diferentes objectos (como por
exemplo botões de comando) que permitem “guiar” o utilizador até à informação pretendida.

Deste modo, o acesso à informação pelo utilizador é orientado.

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Em caso de erro ou como ajuda, os formulários são usados para apresentar mensagens que
ajudem o utilizador a desempenhar as suas funções.

Para criar um formulário usando o assistente, deve proceder de uma das seguintes formas:

 Selecionar o objeto Formulários;

 Duplo clique sobre o item Criar formulário utilizando o assistente Ou

 Clicar sobre o botão existente na Barra de ferramentas padrão, escolhendo na

janela seguinte Assistente de formulários Ou

 Menu Inserir, opção Formulário, escolhendo na janela seguinte Assistente de

formulários.

Depois de escolhida uma das opções anteriores, o assistente abre uma série de janelas, onde se
indica:

 A tabela ou consulta que possui os campos que se pretendem incluir;

 O esquema para o formulário;

 O estilo do formulário;

 O título do formulário, e ainda se pretende abrir o formulário para ler ou introduzir

informação ou para modificar a sua estrutura.

Quando se pressiona o botão concluir, o assistente abre um formulário como o da figura

seguinte.

F IGURA 4 – F ORMULÁRIO C LIENTES

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Ferramentas disponíveis no Access para os Formulários

O Access disponibiliza diversas ferramentas para personalizar os formulários. Uma dessas

ferramentas é a Caixa de ferramentas. Se se pretende alterar o formulário criado pelo assistente,
deve-se abrir o formulário em vista de estrutura e utilizar a caixa de ferramentas para o alterar
(Figura 2) onde se encontram os ícones dos objetos mais utilizados num formulário e que podem
ser incluídos sempre que desejados.

F IGURA 5 – C AIXA DE F ERRAMENTAS

Outra ferramenta que se pode utilizar para personalizar um formulário é a caixa de

Propriedades, que pode ser acedida pressionando o botão direito do rato sobre o formulário.
Através desta caixa é possível alterar as configurações da janela dos formulários, ao nível de
botões de controlo, fundos, tipos de letra, etc.

Botões de Comando

Objetos que podem ser inseridos num formulário através da caixa se ferramentas;

Têm sempre associada uma ação.

As ações associadas ao botão de comando, encontram-se agrupadas por categorias. A tabela 1

mostra as diferentes ações possíveis para os botões de comando, bem como as respetivas
categorias em que estão inseridas.

Ações dos Botões de Comando

Categorias Ações

Ir para o primeiro registo

Ir para o registo anterior

Navegação em Ir para o registo seguinte

registos Ir para o último registo

Localizar registo

Localizar seguinte

Adicionar novo registo

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 Ações dos Botões de Comando

Categorias Ações

Anular registo

Duplicar registo
Operações de
Eliminar registo
registos
Guardar registo

Imprimir registo

Abrir formulário

Abrir página

Atualizar dados de formulário

Operações de Aplicar filtro de formulário

formulários Editar filtro de formulário

Fechar formulário

Imprimir o formulário atual

Imprimir um formulário

Enviar relatório para ficheiro

Operações de Enviar relatório por correio

relatórios Imprimir relatório

Pré-visualizar relatório

Executar aplicação

Executar o MSExcel
Aplicação
Executar o MSWord

Sair da aplicação

Executar consulta

Executar macro
Diversos
Imprimir tabela

Marcação automática

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 T ABELA 18 – A ÇÕES DE B OTÕES DE C OMANDO

Exemplo:

Inserção de botões de comando no formulário de Cliente.

F IGURA 6 – I NSERÇÃO DE BOTÕES EM FORMULÁRIO

Dependendo do tipo de acção que se pretende executar através dos botões de comando, estes podem ser
adicionados a um formulário da seguinte forma:

 Com o botão de Assistente de controlo activo, deve-se seleccionar, na Caixa de Ferramentas o

objecto Botão de comando .
 De seguida, na secção Detalhe do formulário deve-se desenhar o botão, sempre com o botão
esquerdo do rato pressionado.
 Deixando-se de pressionar o botão esquerdo do rato, e porque o assistente de controlo estava
activo, surge a janela Assistente de botões de comando, onde se deve seleccionar a acção pretendida
para o botão. Pretende-se inserir um botão, no formulário Clientes que permita fechar o
formulário. Neste caso deve-se seleccionar, nas categorias, Operações de formulários, e nas acções
Fechar formulário e pressionar o botão Seguinte.

F IGURA 7 – A SSISTENTE DE BOTÕES DE COMANDO – PASSO 1

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De seguida escolher um texto ou uma imagem para descrever a acção do botão. Neste caso, vamos escolher
um texto e escrever, na caixa de texto, Fechar formulário e pressionar o botão Seguinte.

F IGURA 8 – A SSISTENTE DE BOTÕES DE COMANDO – PASSO 2

No passo seguinte, indicar um nome sugestivo de identificação única do formulário. Neste caso,
deve-se digitar fechar_formulário e pressionar o botão Concluir. Fica, então incluído o botão de
comando no formulário.

F IGURA 9 – ASSISTENTE DE BOTÕES DE COMANDO – PASSO 3

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 F IGURA 10 – VISTA DE ESTRUTURA DO FORMULÁRIO CLIENTES

No final, guardar o formulário através do menu Ficheiro, opção Guardar.

Para terminar, deve-se fechar a janela no botão Fechar da Barra de título da janela do
formulário.

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Caixas de Combinação, Caixas de listagem e imagens

Caixa de combinação –
Caixa ou lista de opções de
escolha, para o utilizador.
Permite ainda, a digitação de

Caixa de listagem –
Caixa ou lista de

Imagem – Moldura para

adicionar uma imagem
estática ao formulário.

F IGURA 11 – C AIXAS DE COMBINAÇÃO

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Exemplo:

Inserção de uma caixa de combinação, com dados do fornecedor, no formulário produtos.

F IGURA 12 – INSERÇÃO DE UMA CAIXA DE COMBINAÇÃO

Colocação de campos num formulário

Quando for possível colocar mais campos na estrutura de um formulário, deve-se arrastar o
campo pretendido da lista de campos até à área do formulário.

F IGURA 13 – L ISTA DE C AMPOS PARA O F ORMULÁRIO C LIENTES

Alteração da Estrutura de um Formulário

Para se proceder à alteração da estrutura de um formulário, é necessário visualizá-lo na vista de

estrutura. Para tal, deve-se seleccionar o formulário pretendido de clicar no botão . Entre
outras, algumas das operações possíveis de alteração da estrutura do formulário, são inserção,
eliminação e formatação de campos, inserção de botões de comando, listas de combinação,
inserir e formatar rótulos, etc.

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Para seleccionar um campo, deve-se clicar sobre ele. Desta forma, ficam seleccionados o rótulo
e a caixa de texto (ou outro objecto) correspondentes. Ao clicar uma segunda vez, selecciona-se
apenas um dos dois elementos.

Para seleccionar um conjunto de campos, clicar e arrastar, abrindo um rectângulo à volta dos
campos.

Ao pressionar a tecla Apagar, elimina-se tudo que estiver seleccionado.

Para movimentar um campo, deve-se clicar e arrastar para a localização pretendida (em
alternativa, deve-se usar a tecla CTRL em conjunto com o rato para deslocações mais pequenas).

Gravação de um formulário

Para guardar um formulário criado deve-se escolher uma das seguintes formas:

 Menu Ficheiro, opção Guardar;

 Conjunto de teclas CTRL + G;

 Botão (Guardar) existente na barra de ferramentas padrão.

Formulários – Formulário Principal

Quando se realiza uma aplicação em Access, normalmente existe um formulário, designado de

formulário principal.

Um formulário principal é um formulário que permite aceder a todos os restantes

formulários/relatórios existentes na base de dados, com a finalidade de realizar manutenções
aos dados nela existentes.

A criação do formulário principal, é feita através da opção Criar formulário na vista de estrutura.
A partir daqui deve-se utilizar os objectos estudados para construir este formulário. Entre outros
objectos, no formulário principal deve-se incluir:

 Um rótulo para o título do formulário;

 Botões de comando que permitam abrir os formulários existentes;

 Rótulos que identifiquem cada um dos botões de comando;

 Uma imagem sugestiva da aplicação;

 Data e hora. (Estas podem ser inseridas através do menu Inserir, opção Data e hora.

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  Um botão de comando que permita fechar o formulário;

 Um botão de comando que permita encerrar a aplicação.

Para melhorar ainda mais o aspecto do formulário principal, deve-se alterar algumas das suas propriedades:
 Selectores de registos: Não;
 Botões de navegação: Não;
 Linhas divisoras: Não;
 Botões Min e Max: Nenhum;
 Botão fechar: Não.

No final, deve-se guardar o formulário, atribuindo-lhe o nome Formulário Principal.

Depois de realizadas todas as operações descritas anteriormente, um exemplo de formulário principal pode
ser visto na figura seguinte:

F IGURA 14 – F ORMULÁRIO P RINCIPAL

Formulários – Formulário de Arranque

Depois de criado o formulário principal da aplicação, é necessário defini-lo como formulário de arranque da
aplicação. Para tal, deve-se proceder da seguinte forma:
 Seleccionar, no menu Ferramentas, a opção Arranque… .
 Na janela Arranque (Figura 16), definir o título para aplicação, bem como o formulário principal,
na caixa de combinação Mostrar formulário/página. Nesta mesma janela, pode ocultar as várias
janelas auxiliares na execução da base de dados, bem como ocultar menus e barras de ferramentas.
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 F IGURA 15 – JANELA DE ARRANQUE
Depois de realizadas as tarefas anteriores, quando se abrir a base de dados, surgirá apenas o
Formulário Principal.

Resumindo:

F IGURA 16 – R ESUMO F ORMULÁRIOS

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Relatórios

Um relatório é um objeto do Access que permite controlar e personalizar o aspeto dos dados
de uma base de dados para impressão.

Os relatórios constituem uma outra forma de visualizar os dados armazenados nas tabelas ou
disponibilizados nas consultas. Estes, não permitem a alteração dos dados armazenados nas
tabelas e são construídos a partir de dados provenientes de várias tabelas ou consultas.

Para criar um relatório usando o assistente, deve proceder de uma das seguintes formas:

 Selecionar o objeto Relatórios;

 Duplo clique sobre o item Criar relatório utilizando o assistente Ou

 Clicar sobre o botão existente na Barra de ferramentas padrão, escolhendo na

janela seguinte Assistente de relatórios Ou

 Menu Inserir, opção Relatório, escolhendo na janela seguinte Assistente de relatórios.

Depois de escolhida uma das opções anteriores, o assistente abre uma série de janelas, onde se
indica:

 A tabela ou consulta que possuem os campos que se pretende incluir;

 A forma como os dados serão agrupados;

 A forma de ordenação dos registos;

 O tipo de esquema do relatório;

 O estilo do relatório;

 O título do relatório, e ainda se pretende abrir o relatório para visualizar a informação

ou para modificar a sua estrutura.

Quando se pressiona o botão concluir, o assistente abre um relatório como o da figura seguinte.

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 F IGURA 17 – R ELATÓRIO DE V ENDAS

Alteração da Estrutura de um Relatório

Para se proceder à alteração da estrutura de um relatório, é necessário visualizá-lo na vista de

estrutura. Para tal, deve-se selecionar o relatório pretendido e clicar no botão . De
seguida deve-se selecionar o objeto pretendido e alterar-lhe as características, usando os
comandos de menus ou das barras de ferramentas. Entre outras, algumas das operações
possíveis de alteração da estrutura do relatório, são inserção, eliminação e formatação de
campos, etc.

Para movimentar um campo, deve-se clicar e arrastar para a localização pretendida (em
alternativa, deve-se usar a tecla CTRL em conjunto com o rato para deslocações mais pequenas).

Para formatar um campo também aceder diretamente a partir da lista de propriedades.

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Secções dos Relatórios

A figura abaixo representa as diferentes secções dos relatórios.

F IGURA 18 – S ECÇÕES DOS RELATÓRIOS

Gravação dos Relatórios

Para guardar um relatório criado deve-se escolher uma das seguintes formas:

 Menu Ficheiro, opção Guardar;

 Conjunto de teclas CTRL + G;

 Botão (Guardar) existente na barra de ferramentas padrão.

Impressão dos Relatórios

Para imprimir um relatório criado deve-se escolher uma das seguintes formas:

 Menu Ficheiro, opção Imprimir;

 Conjunto de teclas CTRL + P;

 Botão (Imprimir) existente na barra de ferramentas padrão.

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Depois de escolhida uma das opções anteriores deve-se configurar as opções de impressão.

Propriedades dos Relatórios

As propriedades dos relatórios e das suas secções podem ser alteradas. Para tal deve-se clicar com o botão
direito do rato sobre o relatório ou sobre uma das secções e escolher a opção Propriedades.

Resumindo:

F IGURA 19 – R ESUMO R ELATÓRIOS

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Bibliografia
Livros Consultados

Access 2007, Porto Editora

Fundamental Access 2007, FCA – Editora Informática

Desenho e Implementação de Bases de Dados com Microsoft Access, Centro Atlântico

Tecnologia de Bases de Dados, FCA – Editora Informática

Sites Consultados:

http://pt.wikipedia.org/wiki/Banco_de_dados

http://www.liaad.up.pt/~csoares/aulas/sebentas/access/Intro.html

www.ismai.pt/.../0/SQLServerDesenhoeImplementaçãodeBasesdeDadosRelacionais.pdf

http://escv.drealentejo.pt/aulastic/teoria_bases_dados.htm

www.di.uminho.pt/~prh/ii00bd.pdf

http://centria.fct.unl.pt/~jja/deevora/bd/exercicios.html

www.isa.utl.pt/dm/matinf/matinf/modulo4/Exercicios_BD.pdf

www.dcc.fc.up.pt/~pbrandao/aulas/0405/bd/Praticas/

www.linooliveira.com/istec/bd/ExerciciosSQL.pdf

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