5 años

1. Taringa!
2. Apuntes y monografías
3. Documentos (cheques, facturas, notas, etc.)



A favoritosIr a comentariosCompartir vía mail122

Documentos (cheques,
facturas, notas, etc.)
Este post contiene lo que comúnmente se utiliza en lo referido a
Documentos Comerciales. Espero les sea de utilidad. Cualquier aporte es
bien recibido, grandes saludos.

Orden de compra o pedido

Es el documento que el comprador envía al vendedor, detalla las
mercaderías que solicita y las condiciones en que debe realizarse la
operación.

Orden de venta
Cuando el comerciante no posee los formularios de nota de compra, el
vendedor emite una nota de venta que la reemplaza; en ella se detallan
las mercaderías, cantidad, plazo de pago, siendo firmada por las dos
partes contratantes.

Remito
Es el documento que el vendedor envía por duplicado al comprador,
acompañando la mercadería.
Al comprador le permite controlar lo que recibe, conservando el original
firmado por el vendedor.
Para el vendedor es una constancia de haber entregado la mercadería.
Factura
Es el documento que el vendedor envía al comprador en el que detalla:
a) Nombre del comprador y vendedor
b) Fecha y lugar de venta
c) Cantidad, clase, precio unitario e importe total de las mercaderías.
d) Descuentos y bonificaciones.
e) Condiciones de pago.
Ticket
Cumple la misma función de la factura al contado y se utiliza en
operaciones de escasos importes. Lo emite el vendedor por medio de
máquinas registradoras y se lo entrega al comprador, quedando en la
memoria de la máquina la operación realizada.
Nota de débito
Es el documento que un comerciante envía a otro, haciéndole saber que
ha cargado en su cuenta un importe determinado.

Nota de crédito
Es el documento que un comerciante envía a otro en donde le comunica
que ha descargado de su cuenta un determinado importe.

Resumen de cuenta
Las casas de comercio envían al finalizar cada mes, a todos los clientes
que le han comprado mercadería, un resumen general del estado en que
se hallan sus respectivas cuentas:
a) Saldo anterior
b) Fecha, número e importe de las facturas que le fueron remitidas.
c) Fecha e importe de los pagos realizados por el cliente
d) Fecha, número e importe de las notas de débito y de crédito
e) El nuevo saldo ajustado.

Recibo
Es una constancia escrita por la cual una persona declara haber recibido
de otra, una suma de dinero u otros valores.

Todo recibo debe contener:

a)Lugar y fecha en que se otorga.
b)Nombre de la persona de quien se recibe.
c) La cantidad de dinero, valores o bienes, escrita en letras y cifras.
d) El concepto por el cual se ha recibido esa cantidad.
e) La firma del que recibe.

Pagaré
Es una promesa escrita por la cual una persona se obliga a pagar a otra o
a su orden, en un determinado plazo, una suma determinada de dinero.

Requisitos:
a) Lugar y fecha de emisión.
b) Época en que el deudor debe pagar el importe.
c) Nombre de la persona a quien ha de pagarse.
d) El importe, expresado en letras y números.
e) Causa que origina la promesa de pago.
f) Firma del deudor y su domicilio.
g) El sellado de ley.

Personas que intervienen

a) El deudor: es quien se compromete a pagar la deuda.
b) El beneficiario: es la persona a quien deberá pagarse el importe.

Vencimiento
a) A la vista: el deudor tiene la obligación de pagar el documento en el
mismo momento que el tenedor se lo presente.
b) A días o meses vista: el deudor tiene la obligación de pagar el
documento a los tantos días o meses contados a partir de la fecha.
c) A días o meses fecha: el deudor deberá pagarlo dentro del plazo
establecido.
d) A día fijo o determinado: deberá pagarlo el día indicado.

Condición para ser considerado comercial

Es imprescindible que pueda transmitirse de una persona a otra; de lo
contrario es considerado como un documento de orden civil.
Debe agragarse al nombre del beneficiario, los términos "o a su orden",
con lo cual éste puede transmitir el pagaré y los derechos que sobre él
tiene, a otra persona, mediante el endoso.

Endoso
Acto por el cual una persona transmite a otra un documento de crédito y
los derechos que sobre él posee.
La tercera persona que interviene se llama tenedor o tomador, a quien el
deudor deberá pagar el importe.
La persona que recibe el documento por vía del endoso, puede
transmitirlo a su vez a una tercera mediante el mismo procedimiento.

Endoso en blanco
La persona a cuya orden ha sido extendido el documento se limita a
firmar al dorso del mismo. En este caso el beneficiario o tenedor ha
cedido el documento a una persona innominada, es decir al portador.

Endoso completo
Si el deudor o cualesquiera de los endosantes del documento, no lo
levantara a su vencimiento, el tenedor deberá realizar un acto
denominado protesto.

Protesto
Es el acto por el cual se deja constancia de que el pagaré no ha sido
pagado. Si no lo realizara, deberá iniciar un juicio llamado ordinario.

Vales
Es una promesa escrita por la cual una persona se obliga a pagar una
suma de dinero o una cosa determinada.

Diferencias con el pagaré:

a) El vale puede ser por dinero o mercaderías; el pagaré sólo por dinero
b) El vale puede emitirse al portador; el pagaré no.
c) El vale puede no contener fecha de vencimiento; el pagaré siempre
tiene fecha.
Diferencia con el recibo
a) El vale es una promesa de pago; el recibo es una constancia de un
pago efectuado
b) El vale obliga al deudor; el recibo lo libera al deudor.

Tarjeta de crédito
Es un tipo de crédito, el titular de una tarjeta de crédito adquiere bienes y
sevicios sin utilizar dinero: se limita a firmar un comprobante.
Mensualmente recibe un resumen de cuenta, indicando el importe a
pagar, en forma total o en cuotas. El comerciante adherido al sistema
presenta en la fecha establecida los comprobantes de las ventas
realizadas y las cobra, previo descuento de un determinado porcentaje.

Nota de crédito bancaria (Boleta de

depósito)
Es el documento que entrega un Banco como constancia de haber
recibido una determinada cantidad de dinero.

Requisitos
a) Nombre del Banco.
b) Nombre de la persona que hace el depósito.
c) Importe que se deposita en letras y números y la especificación si es
efectivo, cheques del mismo Banco o de otro.
d) Lugar y fecha de la operación

Depósitos bancarios
Depósito en cuenta corriente: el Banco los conserva con la obligación de
reintegrárselos de inmediato o dentro de las 24, 48 ó 72 horas.

Depósito a plazo fijo: el Banco deberá deberá reintegrar el dinero al

depositante en un plazo convenido. Devenga interés, asegura al
depositante una renta.

Depósito en efectivo y en cheques: en la boleta de depósito se debe

hacer constar el nombre del Banco contra el cual se giró el cheque, su
número e importe.

Depósito de documentos al cobro: la persona que tiene documentos de

crédito a su favor los deposita en el Banco, a fin de que éste los cobre
por cuenta del depositante.

Depósito en caja de ahorro: son efectuados por personas que no realizan

frecuentes extracciones ni depósitos, dan un pequeño interés pueden ser
retirados de inmediato; salvo cuando se trata de sumas grandes, en cuyo
caso el Banco tiene el derecho de entregarlo en un plazo no mayor de 30
días.

Depósito a la orden individual: son los efectuados por una persona o una
institución, a su propio nombre, pudiendo realizar extracciones sólo esa
misma persona o institución.

Depósito a la orden conjunta: son los que efectúan dos o más personas
en una misma cuenta y con la condición de que no podrán extraerse
fondos, sino con la conformidad de todas ellas.

Depósito a la orden indistinta: son depósitos que realizan dos o más

personas, los fondos depositados pueden ser extraídos por cualquiera de
esas personas.

Cheque
Es una orden de pago liberada contra un Banco en el cual el librador
tiene fondos depositados a su orden en cuenta corriente o autorización
para girar en descubierto(liberar cheques sin tener los fondos
suficientes, previa autorización del Banco).

Requisitos
a) La denominación cheque inserta en su texto.
b) El número de orden impreso en el cuerpo del cheque y talón
c) El lugar y fecha de emisión.
d) Nombre y domicilio del Banco.
e) Expresión de si es a la orden, al portador o a favor de determinada
persona.
f) La cantidad librada escrita en números y letras, específicando el tipo
de moneda.
g) La firma del librador.

Cheque al portador: el Banco pagará el importe del mismo a cualquier

persona que lo presente al cobro.

Cheque a favor de determinada persona o "a la orden": El librador

consigna el nombre del beneficiario seguido o no de "a su orden", son
transmisibles de una persona a otra, por medio del endoso. El Banco lo
pagará debiendo verificar la autenticidad de la firma del librador y la del
último endosante.

Cheque a favor de determinada persona, "no a la orden": el Banco paga a

la persona cuyo nombre figure en el documento, puede ser depositado en
la cuenta bancaria del beneficiario, éste deberá cruzarlo "en especial" a
favor del Banco. No son transmisibles de persona a persona.

Cheque cruzado en general: son los cheques que llevan trazadas dos
líneas paralelas transversales a su texto, entre las líneas puede
consignarse "no negociable". Puede ser transferido de una persona a otra
por vía del endoso, pero no puede cobrarse en la ventanilla de un Banco,
sino que tiene que ser depositado en cuenta; si desea cobrarlo deberá
endosarlo y depositarlo en su cuenta bancaria, luego librar un cheque de
su propia firma pudiendo cobrar el efectivo transcurridas 24, 48 ó 72
horas.

Cheque cruzado en especial: tiene las mismas características del

anterior, pero entrelíneas transversales el nombre de un determinado
Banco, sólo puede ser cobrado en ese Banco.

Cheque conformado: el Banco contra el cual se ha girado deja una

constancia en el mismo cheque, asegurando que el librador posee fondos
en su cuenta.Se emplean cuando se hacen determinadas transacciones,
tienen por objeto grantizar la existencia de fondos ante quien ha de
recibirlos.

Cheque del viajero: son los que expiden los Bancos a su propia cargo,
siendo pagadero en el mismo Banco, en sus sucursales o en otros que
actúan como sucursales. Son utilizados por las personas que viajan y no
desean llevar consigo grandes cantidades de dinero.
DOCUMENTOS COMERCIALES
Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por
escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en
la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y
las disposiciones de la ley.

La misión que cumplen los documentos comerciales es de suma importancia,

conforme surge de lo siguiente:

* En ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que

intervienen en una determinada operación, o sea sus derechos y
obligaciones.

* Por lo tanto, constituyen un medio de prueba para demostrar la realización

de los actos de comercio
* Constituyen también el elemento fundamental para la contabilización de
dichas operaciones. * Permiten el control de las operaciones practicadas por
la empresa o el comerciante y la comprobación de los asientos de
contabilidad
TIPOS DE DOCUMENTOS
Los documentos comerciales son:
1.- Factura
2.- Orden de compra
3.- Remito
4.- Recibo
5.- Nota de débito
6.- Nota de crédito
7.- Cheque
8.- Pagare
9.- Nota de crédito bancaria o boleto de deposito

FACTURA
Una factura es un documento que respalda la realización de una operación económica, que por
lo general, se trata de una compraventa. En otras palabras, una factura es el documento a
través del cual una persona que vende puede rendir cuentas, de forma instrumentalizada, al
contrato de compraventa comercial.
La factura además reemplaza a la boleta en las transacciones de una organización o negocio,
para efectos impositivos; estas son válidas para los organismos fiscalizadores dada la completa
información que dan de cada transacción, como un registro detallado de cada compra y venta.
Existen tres tipos de facturas, las que se denominan A, B y C, que, respectivamente
corresponden a las facturas ordinarias, rectificativas y recapitulativas.

Factura ordinaria

De acuerdo a sus funciones, existen tres tipos distintos de facturas. Entre ellas, la
factura de uso más frecuente es definitivamente la factura ordinaria.
Una factura ordinaria es un documento que sirve para dejar constancia de unaoperación
económica, ya sea esta una compraventa o la prestación de algún servicio. Este tipo de
factura debe recoger toda la información necesaria sobre dicha operación.

Factura rectificativa

Una factura rectificativa es precisamente un tipo de factura que se emite para corregir algún
error o agregar algún dato que sea necesario.

Una factura rectificativa es un documento que detalla alguna corrección en la factura

ordinaria o bien la devolución de la mercancía. Esta factura se debe emitir en caso que la
factura original no cumpla con los requisitos establecidos por la ley vigente. Asimismo, también
se debe emitir una factura rectificativa en caso que se produzca algún error con la mercancía,
ya sean errores en el precio, descuentos, devoluciones, etc.

Factura recapitulativas

Una factura recapitulativaofrece la posibilidad deagrupar varias facturasemitidas hacia un

mismo destinatario y dentro de un mismo mes. Pero para que este documento sea válido, es
necesario anular dichas facturas.
Esta factura, al tener el mismo valor legal que una factura ordinaria, también debe cumplir
los mismos requisitos básicos. Por esta razón, la factura recapitulativa no solo debe mostrar
el valor total de las ventas del mes, sino que debe hacer una breve descripción de todas las
operaciones que está agrupando.

Con estas pautas, una factura recapitulativa agiliza y simplifica los procesos de facturación,
pero siempre respetando la normativa vigente establecida por la ley.

ORDEN DE COMPRA
Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor, por
determinados artículos a un precio convenido. La solicitud también
especifica los términos de pago y de entrega.

La orden de compra es una autorización al proveedor para entregar los

artículos y presentar una factura.Todos los artículos comprados por una
compañía deben acompañarse de las órdenes de compra, que se
enumeran en serie con el fin de suministrar control sobre su uso.Por lo
general se incluyen los siguientes aspectos en una orden de compra:-
Nombre impreso y dirección de la compañía que hace el pedido- Número
de orden de compra- Nombre y dirección del proveedor- Fecha del pedido
y fecha de entrega requerida- Términos de entrega y de pago- Cantidad de
artículos solicitados- Número de catálogo- Descripción- Precio unitario y
total- Costo de envío, de manejo, de seguro y relacionados. Costo total de
laorden- Firma autorizada
REMITO
El remito es un documento que extiende el vendedor para documentar la entrega y/o remisión
al cliente de las mercaderías. La persona que recibe dichas mercaderías, mediante su firma,
reconoce haber recibido las mismas según el detalle efectuado en el remito, con lo cual queda
concretado el derecho del vendedor a cobrar y la obligación del comprador a pagar.
La nota de remisión o remito se utiliza aunque no haya orden de compra
extendida en formulario ni nota de venta, y sirve de base para la confección de
la factura si la entrega de las mercaderías es previa a la facturación.
REQUISITOS O DATOS DE LA NOTA DE REMISION O REMITO.
Los datos fundamentales de la nota de remisión son los siguientes:
1. Fecha de emisión.
2. Número de orden de compra y nota de venta (si se han utilizado estos
comprobantes).
3. Detalle de las mercaderías entregadas (sin precio).
4. Lugar de entrega.
5. Conformidad del comprador (en el ejemplar que queda en poder del
vendedor).
6. Según la Resolución General 3419 de la DGI, los remitos deben contener los
mismos datos identificatorios del comprador y vendedor que las facturas y la
leyenda “DOCUMENTO NO VÁLIDO COMO FACTURA”.
7. La letra “R” en el recuadro central del borde superior

RECIBO
Un recibo o constancia de pago es una constancia que sirve para certificar que se ha
pagado por un servicio o producto.Hay de diversos tipos según el formato, si queda registrado,
y otras características. Los recibos por lo general, se extienden por duplicado. El original se
entrega a quien hizo el pago y el duplicado queda en poder de quien lo recibe. Un recibo puede
ser de muchas maneras diferente como por ejemplo: una persona o empresa, y el detalle de
facturas o servicios que se pagan con este cheque emitido, quien lo opera, quien lo revisa,
quien lo recibe conforme a lo descrito, fecha de recibido, descripción de las facturas (números
que se pagan), los precios totales, los descuentos y los impuestos. Es utilizado para dejar
constancia por parte de una empresa de que fue lo que se pago o realizó con la emisión de
mencionado cheque que consta en la copia voucher. Se refiere a voucher cuando tiene copias
al carbón, como el caso de los vouchers de las tarjetas de crédito que tiene varias copias según
el uso de los interesados. Además sirve para sacar cuentas de cuánto dinero se ha gastado.
NOTA DE DÉBITO
Es un comprobante que una empresa envía a su cliente, en la que se le
notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor,
por el concepto que se indica en la misma nota. Este documento incrementa el
valor de la deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un error en la facturación,
interés por mora en el pago, o cualquier otra circunstancia que signifique el
incremento del saldo de una cuenta.
NOTA DE CRÉDITO

Es el comprobante que una empresa envía a su cliente a su cliente, con el objeto de

informar la acreditación en su cuenta un valor determinado, por el concepto que se indica
en la misma nota. Algunos casos en que se emplea la nota crédito pueden ser por: avería
de productos vendidos, rebajas o disminución de precios, devoluciones o descuentos
especiales, o corregir errores por exceso en la facturación. La nota crédito disminuye la
deuda o el saldo de la respectiva cuenta.

Desde el punto de vista de la empresa, la nota debito significa un ingreso para ésta, y la
nota crédito significa una erogación.

CHEQUE
Un cheque (anglicismo de cheque o check) es un documento contable de valor en el que la
persona que es autorizada para extraerdinero de una cuenta (por ejemplo, el titular), extiende
a otra persona una autorización para retirar una determinada cantidad de dinero de su cuenta
la cual se expresa en el documento, prescindiendo de la presencia del titular de la cuenta
bancaria.

CHEQUE A LA ORDEN
A la orden de una persona determinada: esto es en el anverso del cheque escribimos el
nombre del legítimo tenedor persona que, salvo que transmita el documento a un tercero, es
quien lo debe cobrar. El incluir la cláusula "A LA ORDEN" tiene el mismo efecto que no incluirla
si bien pone de manifiesto explicitamente la capacidad que tiene el legítimo tenedor del cheque
de transmitir o endosar este a un tercero.

CHEQUE AL PORTADOR
Es aquel que no indica una persona específica a favor de quien se expide. Este
tipo de cheque debe indicar la leyenda “al portador” en el espacio destinado
para señalar el nombre del beneficiario.

Características particulares:
 El beneficiario del cheque puede entregarlo como pago a otra persona o
empresa sin necesidad de endosarlo, ya que la persona que sea “ el
portador” del cheque es quien podrá cobrarlo.
 No es necesario presentar una identificación para realizar su cobro, ni
escribir los datos del tenedor del cheque al momento de presentarlo.
 El cheque al portador podrá ser expedido hasta por la cantidad que cada
institución determine, de acuerdo a sus políticas internas.

Recomendaciones:
 Al recibir un cheque al portador, deposítalo o cóbralo inmediatamente, ya
que en caso de extravío o robo, podrá ser cobrado por cualquier persona.
 Recuerda que aunque el cheque te haya sido robado, la institución
bancaria tiene la obligación de pagarlo a quien lo presente para su cobro,
por lo que debes notificar inmediatamente el extravío o el robo al banco,
además de seguir el procedimiento que éste te indique para llevar a cabo
este tipo de cancelación.
 Antes de expedir un cheque al portador verifica con tu banco cual es la
cantidad máxima por la que este puede ser expedido, ya que al ser
disposiciones del Banco de México, estas pueden variar.
 Respecto a la cancelación de este tipo de cheques, ésta se hará efectiva
hasta que hayan transcurrido los plazos de presentación que establece la
Ley General de Títulos y Operaciones de Crédito; misma que señala que
será de 15 días naturales que sigan al de su fecha, si fueran pagaderos en
el mismo lugar de su expedición. Dentro de un mes si fueran expedidos y
pagaderos en diversos lugares del territorio nacional; y dentro de 3 meses
si son expedidos en el extranjero y pagaderos en territorio nacional o
viceversa. Mientras no transcurran estos plazos, no puede ser cancelado
el cheque, salvo en caso de robo.
CHEQUE CERTIFICADO

En algunas ocasiones el beneficiario de un cheque necesita estar

totalmenteseguro de que este documento cuenta con los fondos suficientes
para ser pagado por el banco; para lo cual solicita al librador, quien a su vez
requerirá al banco certifique la existencia de estos fondos. Esto significa que el
banco retira el importe señalado en el cheque de la cuenta de la persona que lo
expide, sellándolo y firmándolo como prueba de garantía de que el documento
contará con los fondos suficientes cuando el beneficiario lo presente para su
cobro en el plazo establecido. Con este tipo de cheques se asegura la
existencia de recursos para el pago del documento aún cuando posteriormente
la cuenta pudiera quedarse sin fondos, ya que el titular de la misma no podrá
disponer de ese dinero.

Características particulares
 El cuentahabiente es el único que puede solicitar la certificación.
 Debe ser nominativo, es decir estar a nombre de una persona o una
empresa determinada.
 No es negociable por lo que no pueden cederse sus derechos mediante
endosos y sólo puede canjearse por el beneficiario, quien deberá cobrarlo
o depositarlo en su cuenta.
 Junto con la leyenda en que se indique que el cheque está certificado,
debe contener dos firmas de funcionarios facultados por el banco.
 Se cobra comisión por su certificación.
 Este cheque podrá ser cancelado por el cuentahabiente que solicitó su
certificación siempre y cuando no haya sido cobrado y se devuelva el
documento al banco para realizar la cancelación.
 A diferencia del cheque de caja, para éste tipo de cheques es necesario
que quien lo emite tenga una cuenta en el banco que lo va a certificar, por
lo que puede decirse que únicamente es para clientes de ese banco.
 Este tipo de documento puede ser muy útil cuando se quiere asegurar
de que el cheque entregado como pago tenga fondos cuando se cobre en
el banco.

Recomendaciones
 Pregunta en tu banco sobre las comisiones que cobra por la certificación
de cheques y el cargo en caso de cancelación.
 Si la cancelación se debe a robo o extravío del documento, deberás
levantar un acta ante el ministerio público y presentarte con una copia de
 la misma ante el banco para que procedan a realizar los trámites de
cancelación.

CHEQUE DE CAJA

Los cheques de caja son emitidos por una institución de crédito para que el cliente

sólo pueda cobrarlos en una de las sucursales o filiales de dicha institución.

El cliente entrega al banco la cantidad de dinero por la que expedirá el cheque y

éste será pagado en esa misma institución o en su caso podrá depositarse en una

cuenta del beneficiario.

PAGARE
El pagaré es uno de los elementos más utilizados en el ámbito comercial para documentar una
deuda y una de las herramientas más eficaces para garantizar su futuro cobro.
En base a nuestra experiencia notamos que una gran mayoría utiliza esta arma comercial tan
importante, sin tomar los recaudos necesarios para su llenado en forma correcta.

NOTA DE CRÉDITO BANCARIA O BOLETO DE

DEPOSITO

La nota de crédito bancario (o boleta de deposito) es un documento que extiende el banco

como constancia de haber recibido una cantidad determinada de valores en calidad de
depósito, para ser sumada a la cuenta del titular.

Las clases de depósitos bancarios más comunes son:• Cuenta corriente.• Plazo fijo.• Caja de
Ahorro.También hay notas de crédito bancarias por acreditación de intereses, devolución de
gastos mal cobrados, etc.Es decir la nota de credito bancaria es el documento que emite el
banco cuando nos acredita dinero en nuestra cuenta.