POLÍTICA

VIAGENS/REPRESENTAÇÕES
IDENTIFICAÇÃO

Versão Vigente a partir de Área gestora Primeira versão

1 1/12/2014 Administrativa 1/12/2014

Data de efetivação do manual: / /

Data da próxima revisão: / / Frequência de revisão: Anual

REGISTRO DAS ALTERAÇÕES

Versão Item Descrição resumida da alteração Motivo Data

RESUMO DESCRITIVO

Estabelecer critérios e fornecer diretrizes para solicitações de viagens nacionais e

internacionais, hospedagens, adiantamentos e reembolsos de despesas, limites de gastos e
prestações de contas.

APROVAÇÃO

Elaboração Gestor Aprovação

Vice-Presidência
Área Administrativa
Área Administrativa Presidência Administrativo-
Área Financeira
Financeira
 POLÍTICA

VIAGENS/REPRESENTAÇÕES
SUMÁRIO

1 OBJETIVO....................................................................................................................................... 3 
2 AGÊNCIAS HOMOLOGADAS ........................................................................................................... 3 
3 ELEGIBILIDADE .............................................................................................................................. 3 
4 NATUREZA DAS VIAGENS .............................................................................................................. 3 
5 REGRA GERAL ................................................................................................................................ 3 
5.1 Solicitação de Viagens ...................................................................................................... 3 
5.1.1 Informações para a Solicitação de Viagens ....................................................... 3 
5.1.2 Tipos de Viagens ..................................................................................................... 4 
5.1.3 Solicitação de Emissão ........................................................................................... 4 
5.2 Adiantamentos para Despesas ................................................................... 5
5.3 Hospedagens .......................................................................................... 6
5.4 Locação de Automóveis ............................................................................ 7
5.5 Programas de Milhagem, “Upgrades”, Documentação, Passaportes e Vistos de
Entrada. ...................................................................................................................................... 7 
5.6 Ligações Telefônicas ......................................................................................................... 7 
5.7 Lavanderia .............................................................................................7
5.8 Alimentação ........................................................................................................................ 7 
5.9 Internet ............................................................................................................................... 8 
5.10 Viagens e Locomoções com Carro Particular ............................................................. 8 
5.11 Estacionamento ............................................................................................................... 8 
5.12 Relatórios, Procedimentos, Prazos e Reembolso de Despesas para Prestação
de Contas. .................................................................................................................................. 8 
5.13 Gerais ................................................................................................................................ 8 
6 LIMITES DE DESPESAS EM VIAGENS ............................................................................................. 9 
6.1 Passagem Aérea ................................................................................................................ 9 
6.2 Hospedagem ....................................................................................................................... 9 
6.3 Refeição ............................................................................................................................... 9 
6.4 Outras Despesas .............................................................................................................. 10 
7 SISTEMAS DE APOIO INFORMATIZADOS .................................................................................... 10 
8 DOCUMENTOS DO PROCESSO (REGISTROS) .............................................................................. 10 
9 GLOSSÁRIO .................................................................................................................................. 10 
10 DÚVIDAS .................................................................................................................................... 10 
2
 POLÍTICA

VIAGENS/REPRESENTAÇÕES

1 OBJETIVO

Esta política estabelece critérios e fornece diretrizes para solicitações de viagens nacionais e
internacionais, hospedagens, adiantamentos e reembolsos de despesas, limites de gastos e
prestações de contas.

2 AGÊNCIAS HOMOLOGADAS

A área administrativa é responsável pela homologação da(s) agência(s) autorizada(s) a

solicitar viagens aéreas, aluguel de carros e hospedagem em nome da ESPM. A utilização
dessas agências é mandatória para que haja melhor controle dos gastos e gestão dos acordos
com companhias aéreas e redes de hotéis.

3 ELEGIBILIDADE

Aplica-se a todos os funcionários das unidades da ESPM.

Exceções feitas a convidados e terceiros obedecerão a mesma regra desta política.

4 NATUREZA DAS VIAGENS

 Viagens para treinamentos e congressos: deslocamentos, no País ou exterior, com a

finalidade de participar de cursos, congressos, seminários, workshops etc.;

 Viagens de representações: reuniões, visitas e deslocamentos representando a

Instituição de Ensino Superior (IES).

5 REGRA GERAL

5.1 Solicitação de Viagens

Considera-se viagem o deslocamento de todo funcionário a serviço da IES, seja em programas

de treinamento e desenvolvimento, congressos ou em ocasiões de representação.

As cotações deverão ser solicitadas a: viagens@espm.br, pelo e-mail contendo as informações

abaixo:

5.1.1 Informações para Solicitação de Viagens

Nome do Solicitante da Viagem:
Nome do Passageiro:
Departamento:
Centro de Custo:
Motivo da Viagem:
Cidade de Origem:
Cidade de Destino:
Data e Horário de Ida (preferencial):
Data e Horário de Volta (preferencial):
Necessidade de Hospedagem? Sim ( ) Não ( )
Necessidade de Adiantamento? Sim ( ) Não ( )
3
 POLÍTICA

VIAGENS/REPRESENTAÇÕES
Moeda: R$ ( ) US$ ( ) Euro ( ) Valor: xx.xxx,00
Demais necessidades e observações:

5.1.2 Tipos de Viagens

5.1.2.1 Viagens Aéreas Nacionais

1. Deverão ser solicitadas, por meio do e-mail: viagens@espm.br, com a

antecedência mínima de 7 (sete) dias corridos da data da viagem. Recomenda-
se solicitar com a máxima antecedência possível, pois isso possibilita a obtenção
de bilhetes com melhores descontos;

2. Somente poderão ser feitas na classe econômica;

3. A IES se reserva o direito de adquirir os “bilhetes” em companhias aéreas e

horários que ofereçam tarifas com melhor desconto por trecho.

5.1.2.2 Viagens Aéreas Internacionais

1. Deverão ser solicitadas, por meio do e-mail: viagens@espm.br, com a

antecedência mínima de 15 (quinze) dias corridos da data da viagem.
Recomenda-se solicitar com a máxima antecedência possível, pois isso
possibilita a obtenção de bilhetes com melhores descontos;

2. Serão em classe econômica ou classe executiva, de acordo com o nível

hierárquico, conforme previsto na “Tabela de Limites de Despesas em Viagens”.

Atenção: o prazo para a resposta com a cotação de passagem/hospedagem solicitada é de até

24h para nacional e internacional. Os valores sofrem alterações e não estão garantidos pela
cotação, que será atualizada mediante a requisição definitiva da viagem e ou hospedagem.

5.1.3 Solicitação de Emissão

Após o recebimento da cotação, o solicitante deve indicar as escolhas e encaminhá-las
por e-mail ao aprovador, com cópia para: viagens@espm.br, solicitando autorização. O
setor de viagens providenciará a emissão apenas após o recebimento do e-mail do
aprovador, a saber:

Funcionário Tipo de Viagem Aprovador

Presidente Internacional Presidente do Conselho

Vice-Presidente Nacional/Internacional Presidente

Funcionários Gestor em conformidade

Nacional
(Administrativo e com alçada
Acadêmico) Internacional Presidente

Nacional Diretor da unidade

Terceiros/Convidados
Internacional Presidente

Observação: para determinadas áreas que possuem grande demanda, foi disponibilizada uma
ferramenta on-line com o objetivo de agilizar a emissão.

4
 POLÍTICA

VIAGENS/REPRESENTAÇÕES

5.1.4 Gerais

1. Em caso de cancelamento de viagem, o funcionário deverá encaminhar um e-mail

para: viagens@espm.br, no prazo de até 5 (cinco) dias de antecedência;

2. No caso de perda de voo por parte do passageiro, os custos decorrentes não serão
reembolsados pela ESPM;

3. O Seguro de Viagens somente será aplicado a trechos internacionais;

4. Haverá restrição em relação ao número de executivos em um mesmo voo: Presidente

e/ou Vice-Presidentes: 2 (dois); Diretores: 2 (dois); Gerentes: 3(três);

5. Deverá ser escolhida a opção de menor custo disponível entre as companhias aéreas.
No caso de não haver voos que se enquadrem nessas condições no trecho solicitado,
poderá ser utilizado, na programação da viagem, o voo e a companhia aérea que
melhor se adequarem à necessidade do viajante;

A escolha da menor tarifa deverá considerar as alternativas disponíveis com duas horas
de tolerância antes e depois do horário solicitado, por exemplo: quando solicitado um
voo para 8h, serão enviadas as melhores opções entre 6h e 10h.

6. Perda de Bens:

a. Propriedade da Escola: os bens da IES durante as viagens de negócios são

de responsabilidade do viajante. Caso algum bem da Escola, durante a
viagem, seja roubado ou perdido, deve-se contatar a Gerência Administrativa
– 11 5085-4623 – para providências cabíveis;

b. Propriedade do viajante: os bens do viajante durante as viagens de

negócios são de sua própria responsabilidade, portanto, qualquer roubo ou
perda não será reembolsado pela Escola.

5.2 Adiantamentos para Despesas

1. O funcionário deverá preencher o formulário eletrônico de “Solicitação de

Adiantamento” de despesas para viagens, justificando o motivo e a previsão das
despesas, aprovadas conforme alçada;

2. As solicitações de adiantamentos de despesas para viagens deverão ser encaminhadas

ao Depto. Financeiro – ramal 4641;

3. Os adiantamentos serão emitidos no prazo mínimo de 3 (três) dias úteis, a contar da

data da emissão da solicitação ao Depto. Financeiro, e devidamente aprovados pelo
responsável, de acordo com a política de alçadas;

Para necessidade de adiantamento em moeda estrangeira, o Depto. Financeiro deverá

receber a solicitação com 5 (cinco) dias úteis de antecedência da data da viagem.

4. Se o total de despesas for superior à quantia concedida como adiantamento, a

diferença será reembolsada ao funcionário em 5 (cinco) dias úteis, após a entrega do
5
 POLÍTICA

VIAGENS/REPRESENTAÇÕES
“Relatório de Reembolso de Despesas” com viagens, sendo depositada em sua conta-
corrente;

5. Se o total de despesas for inferior à quantia concedida como adiantamento, a diferença

deverá ser quitada no ato da entrega do “Relatório de Reembolso de Despesas” com
viagens no prazo máximo de 7 dias do retorno da viagem, e deverão ser observados os
seguintes critérios:

a. Moeda nacional
A diferença deverá ser depositada na conta-corrente da IES, destinada para o
recebimento de depósitos específicos para essa finalidade (consultar dados no
Depto. Financeiro). O comprovante de depósito deverá ser anexado ao “Relatório de
Reembolso” de despesas com viagens para compor a prestação de contas,
devidamente aprovado pelo responsável, de acordo com a política de alçada, para
que este, após a verificação da regularidade do processo, encaminhe ao Depto.
Financeiro.

b. Moeda estrangeira
A diferença deverá ser restituída sempre em Reais (R$), e os mesmos passos do
item anterior devem ser seguidos, tomando o cuidado de converter os gastos à
mesma taxa do dia do recebimento do adiantamento.

5.3 Hospedagens

1. As reservas de hotéis deverão ser solicitadas para o Setor de Viagens por meio do e-
mail: viagens@espm.br, respeitando os padrões de acomodação, de acordo com os
níveis hierárquicos definidos pela IES, conforme “Tabela de Limites de Despesas em
Viagens”;

2. A agência oficial de viagens que presta serviços à Instituição está instruída para faturar
as diárias com café da manhã. Caso sejam incluídas na fatura despesas não previstas
ou abusivas, estas deverão ser cobradas do funcionário pela Gerência e/ou Diretoria
imediata. A diária de hospedagem é solicitada com garantia de no Show, o que implica
no prazo de cancelamento estabelecido pela política do hotel.

Obs.: não serão reembolsadas despesas com bebidas alcoólicas.

3. Em eventos ou em viagens com um ou mais funcionários, a utilização de apartamento

duplo ficará a cargo de decisão do superior imediato;

4. No caso de não comparecimento da reserva, no Show, o superior imediato fará a

avaliação do caso, e o Setor de Viagens deverá ser informado do ocorrido;

5. O critério de seleção do hotel será por categoria, conforme “Tabela de Limites de

Despesas em Viagens”, porém ficará a cargo do Setor de Viagens propor opções, desde
que estejam dentro de preços, qualidade e proximidade do local de destino;

6. Caso dois funcionários de cargos diferentes estejam viajando juntos, os dois ficarão
hospedados na categoria de hotel aprovada para a pessoa de cargo mais alto.

A agência de viagens não está autorizada a faturar qualquer tipo de “extras”

nos hotéis.

6
 POLÍTICA

VIAGENS/REPRESENTAÇÕES

5.4 Locação de Automóveis

Deve ser restrita às situações em que é inviável o deslocamento por meios de

transporte, e a requisição deverá ter a aprovação do Diretor imediatamente superior da
área.

5.5 Programas de Milhagem, “Upgrades”, Documentação – Passaportes e Vistos de

Entrada.

5.5.1 Programas de Milhagem

As milhas eventualmente oferecidas pelas companhias aéreas serão acumuladas
em nome do funcionário.

5.5.2 “Upgrades”
O funcionário poderá solicitar upgrade de sua passagem usando pagamento
pessoal ou milhas pessoais. Para o caso de utilização de milhas, como já citado
acima, poderão ser cobradas do funcionário taxa pela consulta, reserva, emissão
ou remarcação dos bilhetes.

5.5.3 Documentação
É necessário, para qualquer viagem internacional, que se tenha um passaporte
válido por seis meses além da data de viagem. Contate as agências
homologadas para informações referentes aos documentos necessários para
viagem internacional. Serão reembolsados, para todos os funcionários em
viagem a trabalho, taxa/visto/passaporte requeridos para realização de viagem
internacional, desde que o gasto esteja autorizado pelo Diretor imediatamente
superior da área do solicitante, sendo que toda a documentação necessária
deverá ser solicitada por meio das agências de viagem homologadas pela Escola.

5.6 Ligações Telefônicas

O funcionário em viagem terá direito a utilizar o telefone para ligações particulares, no limite
diário correspondente ao valor definido na “Tabela de Limite de Despesas em Viagens”;

Observação:
I – no caso de utilização de telefone pessoal, é obrigatória a apresentação da conta
telefônica;

II – é vedada a realização de ligações internacionais, salvo em viagem ao exterior.

5.7 Lavanderia
Os serviços de lavanderia podem ser utilizados somente quando a viagem for superior a 3
(três) dias, considerando o limite diário correspondente ao valor definido na “Tabela de Limite
de Despesas em Viagens”

5.8 Alimentação
O reembolso será efetuado mediante a comprovação das despesas, por meio de Nota Fiscal
e/ou recibos.

Toda despesa envolvendo, além do funcionário requerente do reembolso, outras pessoas

vinculadas ou não a IES, deverá conter no verso do comprovante o nome das pessoas e/ou da
empresa participante, justificando tal reembolso.

7
 POLÍTICA

VIAGENS/REPRESENTAÇÕES

5.9 Internet
Deverá ser utilizada preferencialmente no local de trabalho. Quando isso não for possível, o
funcionário poderá ser reembolsado, considerando o limite diário correspondente ao valor
definido na “Tabela de Limite de Despesas em Viagens”, desde que os serviços de internet não
estejam inclusos na diária.

5.10 Viagens e Locomoções com Carro Particular

Despesas com utilização de carro particular serão reembolsadas, desde que aprovadas pelo
Diretor da área, com exceção de multas, que não serão reembolsadas em nenhum caso.

É obrigatória a apresentação de comprovante/recibo desses gastos (quando aplicável), junto

com a planilha contendo a descrição do trajeto e a quilometragem correspondente.

É importante observar que esse valor é calculado levando-se em consideração todas as

despesas pertinentes ao veículo (combustível, óleo, seguro, desgastes etc.).

5.11 Estacionamento
Gastos com estacionamentos utilizados nas viagens e locomoções serão reembolsados
mediante recibo de pagamento, que deverá conter no verso informação do compromisso e a
natureza da operação com alçada mínima do Diretor imediatamente superior da área.

5.12 Relatórios, Procedimentos, Prazos e Reembolso de Despesas para Prestação de

Contas.

 A Prestação de Contas deverá ser feita 7 (sete) dias úteis após o retorno da viagem,
incluindo todas as despesas realizadas;

 O funcionário deverá preencher o “Relatório de Reembolso de Despesas com Viagens”

justificando as despesas e os valores gastos, junto com as respectivas Notas Fiscais
e/ou recibos, bem como os dados bancários para o reembolso;

 Depois de preenchido e devidamente aprovado pela Gerência ou Diretoria da área, o

“Relatório de Reembolso de Despesas com Viagens” deverá ser encaminhado ao Depto.
Financeiro;

 Todos os reembolsos de despesas deverão ser efetuados pelos meios contidos nessa
política, ou seja, o “Fundo Fixo” pertencente às Unidades e/ou demais Departamentos
não deve ser utilizado para tais reembolsos.

5.13 Gerais/Despesas não Autorizadas

1. Despesas não autorizadas deverão ser pagas pelo funcionário, quando ocorrer ou no
“check-out”, diretamente ao hotel, tipo: “souvenirs”, material de higiene pessoal e
bebidas alcoólicas (consultar a “Tabela de Limites de Despesas em Viagens”);

Gastos com entretenimento, tais como: cinemas, museus, teatros, bares e vestuário serão
considerados como despesas pessoais e não serão reembolsados pela Empresa, salvo casos
excepcionais avaliados pelo Diretor imediato da área.

2. A IES não reembolsará gastos de viagens, refeição e entretenimento com

acompanhantes, maridos ou esposas, filhos e outros em viagens de negócios, a
não ser nas situações citadas abaixo (mediante a aprovação do Diretor e/ou Conselho):

 Processo de realocação com esposa e outros familiares;

8
 POLÍTICA

VIAGENS/REPRESENTAÇÕES
 A viagem com acompanhante for uma necessidade para o negócio.

3. Estadia em fins de semana:

Os funcionários podem optar por permanecer o fim de semana no itinerário de viagem,
desde que as despesas adicionais de hotel, refeição e passagem sejam pagas pelo
próprio funcionário.

4. Eventuais situações não previstas nesta política serão analisadas.

6 LIMITES DE DESPESAS EM VIAGENS

6.1 Passagem Aérea

PASSAGEM AÉREA – CLASSE

Funcionários Brasil Exterior*
Presidente, Vice-Presidentes, Diretores de
Unidades Econômica Econômica/Executiva**
Diretorias Econômica Econômica
Professores Econômica Econômica
Gerentes Econômica Econômica
Demais Níveis Econômica Econômica
*Será permitida a utilização da classe executiva em viagens ao exterior com duração
superior a 10 horas, desde que autorizada pela Presidência.

6.2 Hospedagem

HOSPEDAGEM – PADRÃO
Funcionários Brasil Exterior
Presidente 5 estrelas 5 estrelas
Vice-Presidentes/Diretores de Unidades 4/5 estrelas 4 estrelas
Diretorias 4 estrelas 4 estrelas
Demais Níveis 3 estrelas 3 estrelas

6.3 Refeição

ALIMENTAÇÃO – VALORES POR REFEIÇÃO, POR PESSOA 

Valores – Brasil Valores – Exterior
Colaboradores (R$) (US$/Euro)
Presidente, Vice-Presidentes,
Diretores de Unidades 150,00 Até 150,00
Diretorias 100,00 Até 100,00
Professores 50,00 Até 50,00
Gerentes 40,00 Até 40,00
Demais níveis profissionais 30,00 Até 30,00

9
 POLÍTICA

VIAGENS/REPRESENTAÇÕES

6.4 Outras Despesas

OUTRAS DESPESAS
Valores/dia – Valores/dia – Exterior
Tipo Brasil (R$) (US$/Euro)
Ligações telefônicas particulares 10,00 10,00
Lavanderia 40,00 40,00
Internet 20,00 10,00
Valor/Km – Valores/dia – Exterior
Tipo Brasil (R$) (US$/EURO)
Taxa de quilometragem 0,70 Não se aplica

7 SISTEMAS DE APOIO INFORMATIZADOS

7.1 MS-Outlook: ferramenta para solicitações.

8 DOCUMENTOS DO PROCESSO (REGISTROS)

DOCUMENTOS PRAZO, FORMA E LOCAL DE PERTENCE A UMA TTD

RECEBIDOS/GERADOS GUARDA.
5 anos, físico ou eletrônico,
Documentos comprobatórios Não
arquivo externo

9 GLOSSÁRIO

IES: Instituição de Ensino Superior – ESPM.

10 DÚVIDAS

ÁREA E-MAIL TELEFONE

Gerência Administrativa – Regina Mazon regina.mazon@espm.br 11-5085-4623
Área Financeira – Flávia Pereira Figueiredo flavia.figueiredo@espm.br 11-5085-4641

10
 POLÍTICA

VIAGENS/REPRESENTAÇÕES
11 ANEXOS

11