“IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS”

A lo largo de la historia de los archivos y su documentación se puede observar su origen

con los primeros imperios ya que era una herramienta de control de la población. El
archivo en esa época se definía como lugar sagrado y los papeles tanto públicos como
privados tenían que estar totalmente seguros.
Sin embargo, con los rápidos avances en las tecnologías de la información los cuales han
llegado a muchos ámbitos este campo se comenzó a utilizar la informática para
gestionar los grandes volúmenes de información que se generaban; después empezó a
crecer el número de documentos creados directamente en los ordenadores y que se
almacenaban en el mismo formato electrónico en el que habían sido originados, dando
lugar a documentos electrónicos de archivo.
Cabe decir que gran parte del archivo constituye parte esencial de los recursos de
información de un país dado que su documentación presenta un desarrollo histórico de
su misión, funciones y actividades. Su importancia se puede comprender a partir del
valor que tiene para la administración, la investigación, la comunidad, el desarrollo
económico, social, cultural y el desarrollo de la identidad nacional.
La importancia de los archivos radica en que poseen un valor único; son originales e
imprescindibles para el registro de las actividades humanas, en ellos se pueden observar
los procesos, para facilitar la elección de cual dirección debemos seguir, al tomar
decisiones acertadas para la buena marcha de nuestra organización.
Los archivos existen en nuestra memoria, incluso en nuestro código genético, existe
información de nuestro origen, no solo a nivel individual sino como especie humana.
Esta información acumulada naturalmente por miles de años, nos ha permitido crecer,
desarrollarnos y progresar, además nos ha servido de plataforma para la construcción
de conocimiento, aplicando el método científico.
Además de documentar las actividades humanas, los archivos son necesarios para
ejercer control; Los documentos organizados y sistematizados en los archivos,
constituyen pruebas fehacientes, que sirven para demostrar o fiscalizar la transparencia
con la cual se realizaron acciones humanas. Por medio de los documentos existentes en
los archivos, se puede demostrar su existencia, su desempeño su desaparición.
La gestión eficiente del conocimiento necesita mecanismos que propicien la
organización de la información y el conocimiento; los archivos forman parte de esos
mecanismos; en los archivos se guarda o registra la historia o parte de la historia de una
organización y su estudio permite hacer una proyección hacia el futuro.
Es importante recordar que un proceso de gestión del conocimiento no solo debe tener
en cuenta la recolección y estructuración del conocimiento tácito, es importante la
conversión en conocimiento explícito en un proceso cíclico continuo. Es por ello que
muchas organizaciones pretenden implantar sistemas que permitan gestionar el
conocimiento eficientemente, los archivos se automatizan, mediante la utilización de
Bases de Datos, donde se registra la historia de la organización.
Todo gobierno, dependencia, entidad o empresa, debe recurrir con frecuencia a los
documentos que ha producido o recibido durante su gestión, a fin de referenciar
información, debe hacer uso de su experiencia acumulada, clasificada, organizada y
sistematizada; es decir, hacer uso de su patrimonio histórico, para conocer su proceso
de desarrollo y crecimiento, a fin de tomar decisiones acertadas en el presente y hacia
el porvenir.
Dentro de la administración el archivo refleja los resultados de las actividades realizadas
por la empresa u organización, de tal modo que la administración de documentos es una
actividad permanente encaminada a asegurar a que la historia, políticas,
procedimientos y transacciones de una organizaciones registren adecuadamente La
información es manejada en estos momentos por los archivos sino también por los
Centros de Documentación, las Unidades de Información, los Servicios de Información y
las Bases de Datos.
La información en los archivos no se tramita, interpreta y archiva de igual manera en las
empresas; esto depende de variables como el ciclo de vida del documentos, el
funcionamiento de la organización, el sector en el cual esta ubicada la empresa, el tipo
de información que se tramita. Lo que da lugar a la identificación de diversas clases de
archivos, que hay que identificar para conseguir un manejo óptimo de la información en
los mismos.
En la actualidad hay oportunidades reales para recurrir a servicios y procesamiento de
documentos y archivos por terceros que sean estratégicos para generar ingresos,
eliminar ineficacias, crear una mejor experiencia para sus clientes y garantizar la
seguridad de que sus archivos estén en buenas condiciones y en un lugar seguro ya que
viéndolos desde el punto de vista legal estos documentos son nuestras herramientas
para poder asegurar nuestra empresa en dado caso de complicaciones legales en un
futuro. Esta transformación de un mayor valor empresarial comienza con un socio de
eficacia probada que comprenda los desafíos de la compañía.