Manual Prosedur Audit Eksternal Quality Audit (EQA)

EQA ini dikembangkan sesuai dengan Kerangka Jaminan Mutu Nasional untuk
Pendidikan Lanjutan dan Tinggi (Kerangka Kerja) sebagai bagian dari Proyek ESF 1.227
'Making Quality Visible', yang dipimpin oleh Komisi Nasional untuk Pendidikan Lanjutan dan
Tinggi (NCFHE). Adapun pihak yang akan menggunakan prosedur ini adalah sebagai berikut:
1) Penyedia Mandiri
2) Universitas
3) Penyedia Pendidikan Tinggi
4) Penyedia Pendidikan Lebih Lanjut Dan Lebih Tinggi
5) Penyedia Pendidikan Lebih Lanjut.
Sesuai dengan Kerangka, EQA akan dibagi menjadi tiga bagian, yaitu:
a. memeriksa kesesuaian untuk tujuan dan efektivitas proses penjaminan mutu internal
yang digunakan oleh penyedia layanan;
b. memeriksa kepatuhan peraturan oleh penyedia layanan;
c. menilai mekanisme investigasi yang tepat untuk memastikan kejujuran institusional
dan keuangan.
Adapun tujuan Eksternal External Quality Audit (EQA) yaitu memberikan jaminan publik
tentang standar kualifikasi pendidikan tinggi dan kualitas pengalaman belajar siswa. Ini
menyajikan kesempatan bagi penyedia layanan untuk menunjukkan bahwa mereka mematuhi
harapan para pemangku kepentingan mengenai program studi yang mereka tawarkan dan
prestasi dan kemampuan siswa.
Selain tujuan ini, focus EQA ini terkait dengan memeriksa bagaimana penyedia mengelola
tanggung jawab mereka sendiri untuk kualitas dan standar program yang merekan tawarkan.
Secara khusus, beberapa hal yang menjadi focus EQA adalah sebagai berikut:
a) Kesesuaian untuk tujuan dan efektivitas proses penjaminan mutu internal, termasuk
pemeriksaan terhadap sistem dan prosedur yang telah dilaksanakan dan dokumentasi
yang mendukungnya.
b) Kepatuhan terhadap kewajiban pemegang lisensi dengan peraturan yang telah
ditetapkan dan syarat atau batasan yang diberlakukan oleh NCFHE.
c) Kesinambungan tata kelola dan keuangan penyedia termasuk jaminan tentang status
hukum penyedia, kesesuaian struktur perusahaan dan kompetensi staf dengan tanggung
jawab manajemen senior.
 Pendekatan EQA bukan hanya tentang memeriksa apakah penyedia mematuhi
peraturan; Ini mengkaji bagaimana penyedia mengembangkan sistem mereka sendiri untuk
memenuhi harapan pengelolaan standar pendidikan yang baik dan kualitas penyediaan
pembelajaran dan pengajaran mereka. Ini tidak melibatkan identifikasi rutin dan konfirmasi
kriteria - pendekatan 'kotak centang' - namun dialog matang dan reflektif dengan penyedia
tentang cara mereka melepaskan kewajiban mereka untuk kualitas dan identifikasi praktik baik
yang ada.
NCFHE adalah anggota penuh dari European Quality Assurance Register (EQAR),
penyedia layanan dapat meminta NCFHE untuk memenuhi persyaratan EQA mereka melalui
layanan agen jaminan kualitas yang juga ada di EQAR. EQA semacam itu bisa berupa tingkat
institusional atau di tingkat program. Setiap permintaan perlu menunjukkan bahwa:
a. EQA akan sepenuhnya memenuhi parameter Kerangka Jaminan Mutu Nasional dan
untuk pelaksanaan EQAs sebagaimana didefinisikan dari waktu ke waktu oleh NCFHE;
b. lembaga yang dipilih memiliki pengalaman dan keahlian yang memadai dalam bidang
operasi penyedia dan / atau dalam program spesifik ditinjau. NCFHE harus
mempertimbangkan setiap permintaan berdasarkan kasus per kasus.
Selain itu, peran dari NCFHE adalah sangat penting, dimana perwakilan NCFHE di
Diskusi harus memiliki keahlian dalam prosedur EQA dan akan bertindak sebagai Manajer
EQA. Fungsi utama mereka adalah mengkoordinasikan kegiatan audit dan memberi saran
kepada Diskusi dan penyedia mengenai prosedur EQA. Perwakilan NCFHE harus memberikan
kontribusi secara bebas terhadap wawancara dan diskusi sehubungan dengan semua Standar,
namun karena sifat peer review dari EQA, mereka tidak boleh menjadi anggota yang setara
sejajar dengan ahli eksternal dalam proses pengambilan keputusan.
Penyedia yang melakukan EQA diminta untuk menyediakan dokumentasi spesifik
NCFHE sebelum dan selama EQA, dan harus menyediakan akses ke stafnya selama EQA.
Penyedia yang melakukan EQA diminta untuk melengkapi dokumen evaluasi diri yang mandiri
dan komprehensif, bersama dengan dokumentasi pendukung, yang akan merupakan sumber
data utama untuk audit. Evaluasi diri dokumen merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari
proses penjaminan mutu dan akan memberikan gambaran umum kepada Diskusi tentang
penyedia. Itu akan memungkinkan penyedia untuk menawarkan evaluasi deskriptif terhadap
pengaturan jaminan kualitas internal mereka sendiri, dan penilaian dari kekuatan dan
kelemahan mereka sendiri.
 Setelah provider menyerahkan NCFHE dokumentasi yang dibutuhkan, ini akan
diteruskan ke Peer Review Diskusi secara elektronik. Diskusi akan memulai periode analisis
berbasis deskriptif mengenai informasi ini dan informasi lainnya yang dikumpulkan oleh
NCFHE, yang akan memungkinkan mereka mengidentifikasi kesenjangan dalam informasi dan
area dimana mereka ingin menerima informasi lebih lanjut. Template Rekaman Informasi
untuk Diskusi yang digunakan selama audit. Diskusi akan menyampaikan permintaan mereka
untuk informasi lebih lanjut ke NCFHE, yang pada gilirannya akan menghubungi Fasilitator di
penyedia, minimal 10 minggu sebelum kunjungan audit. Fasilitator harus memberi NCFHE
informasi tambahan yang diminta setidaknya tujuh minggu sebelum kunjungan audit. Setiap
permintaan untuk informasi tambahan harus mencakup justifikasi untuk permintaan tersebut.

Quality Management Audit Procedure

Bagian ini berisi panduan umum untuk Prosedur Audit Manajemen Mutu untuk setiap
jenis Audit. Audit Manajemen Mutu dapat dilakukan kapan saja dalam siklus hidup proyek
(Design through Construction close-out). Setiap prosedur audit dapat berubah dan semua
perubahan memerlukan persetujuan dari Manajer Eksekutif PMO.
Beberapa hal yang menjadi pokok pembahasan dalam panduan ini adalah sebagai
berukut;
1) Seleksi Audit Manajemen Mutu: Bagian Proses Penentuan Audit Manajemen Mutu
memberikan beberapa penjelasan tentang tujuan audit yang khas, pendekatan audit
yang khas dan proses permintaan audit eksternal.
2) Prosedur Audit Manajemen Mutu: Bagian Prosedur Audit Manajemen Mutu membahas
prosedur yang berbeda karena berhubungan dengan lima jenis audit yang berbeda. Lima
jenis audit yang berbeda adalah; audit perancang (dengan atau tanpa pemberitahuan),
audit proyek (dengan atau tanpa pemberitahuan), dan audit keadaan khusus.
3) Tim Audit Manajemen Mutu: Bagian Tim Audit Manajemen Mutu memberikan
panduan khusus untuk memilih anggota tim dan penyusunan tim untuk lima jenis audit.
4) Hasil Audit Manajemen Mutu: Bagian Hasil Audit Manajemen Mutu memberikan
informasi tentang tindakan yang diambil sebagai hasil audit dan dampaknya terhadap
perancang.
5) Pelajaran Audit Manajemen Mutu: Bagian Manajemen Mutu yang Didukung Pelajaran
yang diberikan memberikan panduan khusus untuk pelajaran yang dipetik.
6) Lampiran: Daftar Periksa Audit, Template Laporan Audit dan Formulir Permintaan
Audit
 Terkaitn dengan persyaratan umum, inilah beberapa istilah umum yang digunakan dalam
dokumen ini:
a) Pemimpin Tim Audit - pemimpin tim Audit yang melakukan Audit Manajemen Mutu.
b) Corrective Action Plan - rencana yang dibuat oleh perancang untuk mengatasi
kesalahan yang diidentifikasi sebagai hasil Audit Manajemen Mutu.
c) Perancang - entitas yang melakukan jasa desain pada proyek modal NJDOT. Istilah
"desainer" mengacu pada perancang konsultan dan desainer in-house NJDOT
d) Audit Perancang - jenis Audit Manajemen Mutu yang menilai apakah kebijakan dan
prosedur pengelolaan kualitas internal perancang ada dan memverifikasi bahwa
kebijakan dan prosedur sedang digunakan.
e) Program Management Office (PMO) - area layanan NJDOT yang bertanggung jawab
untuk melakukan Audit Manajemen Mutu.
f) Audit Proyek - jenis Audit Manajemen Mutu yang menilai tingkat kualitas perancang
pada proyek modal NJDOT. Kegiatan audit mungkin termasuk, namun tidak terbatas
pada, mewawancarai perancang, meninjau dokumen kontrak (rencana, gambar,
spesifikasi dan rincian konstruksi), mempelajari catatan, laporan dan daftar periksa, dan
kegiatan pengamatan.
g) Audit Manajemen Mutu - alat yang digunakan PMO untuk menilai tingkat kualitas
perancang. Audit Manajemen Mutu adalah nama kolektif untuk lima jenis audit
h) Quality Management Plan (QMP) - sebuah rencana yang disetujui yang
mendokumentasikan NJDOT bahwa perancang memiliki kebijakan dan prosedur
manajemen kualitas internal. Rencananya berisi empat belas elemen dan judul sub-
elemen.
i) Audit Keadaan Khusus - sejenis Audit Manajemen Mutu yang menilai keadaan kualitas
khusus, tidak dicakup oleh Audit Perancang atau Audit Proyek
j) Audit Verifikasi - audit yang memverifikasi bahwa item yang diidentifikasi dalam
Rencana Tindakan Korektif telah ditangani.

Audit Kualitas/ Audit Mutu (Quality Audit)

Istilah 'audit' didefinisikan pada abad ke-16 sebagai "pemeriksaan resmi akun dengan
verifikasi dengan mengacu pada kesaksian dan voucher". Secara bertahap, ini dikaitkan
dengan 'penyelidikan atau penilaian atau prosedur sistematis atau operasi untuk tujuan
menentukan kesesuaian dengan prosedur yang ditentukan'. Saat ini audit dapat didefinisikan
sebagai "Pemeriksaan - Pemeriksaan - Pemeriksaan - Pelaporan". Menurut ISO 8402: "Audit
adalah pemeriksaan yang sistematis dan independen untuk menentukan apakah aktivitas
berkualitas dan hasil terkait sesuai dengan pengaturan yang direncanakan dan apakah
pengaturan ini dilaksanakan secara efektif dan sesuai untuk mencapai tujuan"
Audit kualitas ini memerlukan evaluasi sistematis terhadap sampel kegiatan yang
representatif dan mengetahui inferensi pada sistem mutu secara keseluruhan. Audit mutu selalu
dilakukan terhadap sistem terdokumentasi. Proses sistem mutu ini akan menentukan beberapa
hal, yaitu:
1) Dokumentasi memenuhi tujuan kualitas yang ditetapkan organisasi.
2) Kegiatan yang dilakukan sesuai dengan sistem terdokumentasi.
3) Sistem mutu efektif berkenaan dengan dokumentasi dan implementasinya, dalam
memenuhi tujuan kualitas yang ditetapkan, dan
4) Persyaratan hukum dan keselamatan sedang terpenuhi.
Audit ini perlu dilakukan untuk beberapa hal, yaitu:
a) Menentukan kesesuaian atau ketidaksesuaian elemen sistem mutu dengan persyaratan
yang ditentukan.
b) Menentukan keefektifan sistem mutu yang diimplementasikan dalam memenuhi tujuan
mutu yang ditentukan.
c) Memberi kesempatan untuk memperbaiki sistem mutu
Ada tiga jenis kualitas audit, yaitu audit pihak pertama (internal), pihak kedua (eksternal) dan
pihak ketiga (ekstrinsik). Berikut ini penjabarannya:
a. Kualitas audit pihak pertama (Internal audit): ketika sebuah organisasi melakukan audit
terhadap sistem mutunya sendiri dengan menggunakan stafnya sendiri / konsultan
eksternal, audit tersebut dikenal sebagai audit kualitas bagian pertama atau audit
kualitas internal. Poin penting adalah: staf audit harus dilatih untuk melakukan latihan
ini dan tidak boleh bersikap bias terhadap departemen fungsional yang diaudit.
b. Kualitas audit pihak kedua (external quality audit): Audit kualitas pihak kedua
dilakukan oleh organisasi pembelian pada organisasi pemasok. Idenya di sini adalah
untuk memiliki penilaian terhadap proses pemasok agar yakin bahwa pemasok dapat
menyediakan barang atau jasa dengan tingkat kualitas yang disepakati secara
berkelanjutan. Poin penting adalah audit ini dapat dilakukan oleh personil terlatih dari
organisasi pembelian atau agen luar yang dipekerjakan oleh mereka.
c. Kualitas audit pihak ketiga (audit ekstrinsik): audit ini dilakukan oleh lembaga
sertifikasi (badan terdaftar ISO) pada organisasi pemohon yang mencari sertifikasi
tersebut. Jika ini, auditor, setelah melakukan audit kualitas terhadap organisasi
 berkenaan dengan standar, menganggap bahwa organisasi tersebut layak layak,
sertifikasi diberikan kepada organisasi.
Kategori dari kualitas audit ini yaitu audit sistem, kesesuaian audit, dan compliance audit,
proses audit, produk audit, dan departemen audit. Tentunya audit kualitas ini memberikan
manfaat, yaitu:
1) Menggerakkan perbaikan terus menerus
2) Memungkinkan manajemen mengetahui masalah atau masalah potensial
3) Memberikan masukan kepada keputusan manajemen
4) Mengakses pelatihan dan efektivitas\
5) Menunjukkan dukungan manajemen terhadap program kualitas
6) Memverifikasi kepatuhan
Akhirnya sertifikat ISO 9001: 2000 membuktikan bahwa Sistem Manajemen Mutu telah
disertifikasi dengan standar praktik terbaik dan sesuai dengan persyaratan. Diterbitkan oleh
badan sertifikasi / registrar pihak ketiga setelah melakukan audit, sertifikat tersebut
memungkinkan pelanggan mengetahui bahwa mereka dapat mempercayai bahwa perusahaan
telah menerapkan proses internal yang diperlukan untuk memenuhi kewajiban.

Evaluasi Manajemen Mutu dan Kebijakan Audit

1. Tujuan
Dokumen ini mendefinisikan tinjauan manajemen dan prosedur audit internal untuk Dewan
Standar Informasi untuk Perawatan Kesehatan dan Sosial (ISB). Tujuan keseluruhan dari
evaluasi dan kebijakan audit adalah untuk mengenali dan merayakan kualitas pelayanan yang
baik dan aktivitas langsung untuk peningkatan kualitas di mana hal ini diperlukan. Kebijakan
tersebut terdiri dari Aturan untuk tinjauan manajemen (Bagian 2) dan audit internal (Bagian 3).
2. Management Review
Didalam managemen review ini terdapat pembahasan terkait dengan bagaimana tujuan,
frekuensi, masukan, struktur, keluaran, tindakan, eskalasi, pemerintahan.
3. Internal Audit
Hampir sama halnya dengan managemen review, internal audit ini membahas bagaimana
tujuan, frekuensi, auditor, akses, masukan, cakupan, metode, kriteria, laporan, tindakan,
eskalasi, dan pemerintahan.