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Praça Dom Pedro II, s/nº - Centro CEP: 65010-905 - São Luís/MA www.tjma.jus.br

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ESTADO DO MARANHÃO PODER JUDICIÁRIO NÚCLEO DE PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO MANUAL DAS SECRETARIAS JUDICIAIS PARTE GERAL

ESTADO DO MARANHÃO PODER JUDICIÁRIO NÚCLEO DE PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO

MANUAL DAS SECRETARIAS JUDICIAIS PARTE GERAL

São Luís

2009

Maranhão. Poder Judiciário. Núcleo de Planejamento Estratégico Manual das Secretarias Judiciais: parte geral / Núcleo de Planejamento Estratégico. – São Luís: TJ/MA, 2009.

184 p.

1. Corregedoria Geral da Justiça – Secretarias Judiciais – Manual I. Título

CDD

341.416

EQUIPE RESPONSÁVEL PELA ELABORAÇÃO

Juízes

Sônia Maria Amaral Fernandes Ribeiro

Ferdinando Marco Gomes Serejo Sousa

Antonio Luiz de Almeida Silva

Roberto Abreu Soares

Servidores

Juíza Auxiliar da Corregedoria e Coordenadora do NPE

Juiz Titular da Comarca de Icatu

Juiz Titular da 3ª Vara da Família da Comarca de Imperatriz

Juiz Titular da 4ª Vara da Comarca de Bacabal

NÚCLEO DE PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO

Aline Mendonça da Silva Jammson Sousa de Almeida Katy Maria Nogueira Morais Milena Vieira de Oliveira

Analista Judiciário Analista Judiciário Analista Judiciário Analista Judiciário

Secretários Judiciais

Ana Priscila Costa Andrade 9ª Vara Cível

João Alves Teixeira Filho Antonio Breno Vitorino F. Guimarães Kerllon Ricardo Dominice Mesquita

José Américo de Sousa Filho 8° JECRC

Ana Isaura de Medeiros 3° Jcrim

Virginia Simões da Silva Rita Raquel Chaves Ribeiro

1ª Vara de Família 8ª Vara Criminal 7° JECRC

Vara de Execução Criminal Vara de Interdição e Sucessão

Servidores da Comarca de São Bernardo

Aldeires Oliveira Silva Secretária Judicial

Bernardo Edson Correia Lima Araújo Wernek Rockfeller Araújo Vaz Joelsa Maria de Araújo Braga

José Neves Costa Viana Técnico Judiciário

José Roberto Carvalho Lima

Oficial de Justiça Oficial de Justiça Assessora do Juiz

Técnico Judiciário

Maria do Socorro Monteiro Costa Michel Silva Araújo Martins Rosemberg Costa Valdênio Rodrigues SIlva

Demais Colaboradores

Auxiliar de Secretaria Auxiliar Judiciário Técnico Judiciário Auxiliar Judiciário

Servidores da 1ª Vara de Família Servidores da 9ª Vara Cível Servidores da 8ª Vara Criminal Servidores do 7° JECRC Servidores do 3° Jcrim Servidores da Vara de Execução Criminal Servidores da Vara de Interdição e Sucessão e Alvará

Ana Paula Cantanhede Azevedo

Ana Cristina Brito Alves

Anselmo de Jesus Carvalho

Bruna Barbieri Waquim Bianca Ribeiro Ducanges Maria Helena Lima Barbosa

Técnico Judiciário – Secretaria de Distribuição do Fórum de São Luís

Técnico Judiciário – Secretaria de Distribuição do Fórum de São Luís

Técnico Judiciário – Secretaria de Distribuição do Fórum de São Luís

Assessora de Juiz Assessora da CGJ/MA

Assessora de Comunicação da CGJ

Normalização Conceição de Maria R. Santos – CRB 13/513 Analista Judiciário Bibliotecária Rosa Mônica Costa Garcia – CRB13/516 Analista Judiciário Bibliotecária Nubia Casandra Santos – Auxiliar Judiciário

SUMÁRIO

 

p.

1

PODER JUDICIÁRIO DO ESTADO DO MARANHÃO

13

1.1

Estrutura Organizacional do Poder Judiciário do Maranhão

13

1.1.1

Tribunal de Justiça do Estado do Maranhão

13

1.1.2

Corregedoria Geral da Justiça

13

1.1.3

Comarca

14

1.1.4

Termo Judiciário

14

1.1.5

Zona Judiciária

14

1.1.6

Vara e Juizado

15

1.1.7

Turmas Recursais

15

1.1.8

Tribunal do Júri

15

1.1.9

Conselho da Justiça Militar

16

1.1.10

Juiz de Paz

16

1.1.11

Para saber mais

16

1.2

Auxiliares do Juízo

17

1.2.1

Secretário Judicial

17

1.2.2

Oficial de Justiça

17

1.2.3

Distribuidor

18

1.2.4

Contador

18

1.2.5

Depositário Judicial

18

1.2.6

Avaliador

19

1.2.7

Partidor

19

1.2.8

Outros auxiliares (eventuais)

19

1.2.9

Para saber mais

19

2

SECRETARIA JUDICIAL

19

2.1

Conceito

19

2.2

Atribuições do Secretário Judicial

20

2.3

Estrutura

21

2.4

Atos ordinatórios

22

2.5

Para saber mais

25

3

ROTINAS DA SECRETARIA

26

3.1

Localização de processos

26

3.2

Atendimento às partes

27

3.3

Atendimento aos advogados

28

4.1

Formação prática do processo

31

4.1.1

Autuação

31

4.1.2

Numeração de folhas

31

4.2

Recebimento de petição inicial

32

4.3

Recebimento de petição intermediária

38

4.4

Expedição e recebimento de cartas precatórias / de ordem

39

4.5

Devolução/recebimento de processos

41

4.6

Juntadas

43

4.7

Apensamento

43

4.8

Desapensamento

45

4.9

Desmembramento de processos

46

4.10

Remessa de processos

46

4.11

Tramitações especiais

48

4.12

Outros recebimentos

48

4.13

Consultas processuais

49

4.13.1

Procedimento de cobrança de atos não-devolvidos

50

4.14

Chamamentos processuais

51

4.15

Entrega e recebimento de mandados por Oficial de Justiça

53

4.16

Publicação (sentenças e decisões)

54

4.17

Cumprimento de despachos, decisões e sentenças

55

4.18

Expedição de ofícios

57

4.19

Cálculo de custas

58

4.20

Processamento de recursos

59

4.21

Arquivamento de processos

60

5

ROTINASADMINISTRATIVAS

61

5.1

Recebimento e envio de correspondências

61

5.2

Controle de selos

62

ANEXOS

63

AR

CDOJ

CGJ

CN

CNJ

FERJ

Jcrim.

JECRC

SIAFERJ

TJMA

LISTA DE SIGLAS

Aviso de Recebimento Código de Divisão e Organização Judiciárias Corregedoria Geral de Justiça Código de Normas Conselho Nacional de Justiça Fundo Especial de Modernização e Reaparelhamento do Judiciário Juizado Especial Criminal Juizado Especial Cível e das Relações de Consumo Sistema Integrado de Arrecadação do FERJ Tribunal de Justiça do Estado do Maranhão

QUADRO 1

QUADRO 2

QUADRO 3

QUADRO 4

QUADRO 5

QUADRO 6

QUADRO 7

QUADRO 8

QUADRO 9

QUADRO 10

QUADRO 11

QUADRO 12

QUADRO 13

QUADRO 14

QUADRO 15

QUADRO 16

QUADRO 17

QUADRO 18

QUADRO 19

QUADRO 20

QUADRO 21

QUADRO 22

LISTA DE QUADROS

p.

Passo a passo do cadastro da localização dos processos Passo a passo do atendimento e carga às partes Passo a passo do atendimento ao advogado e carga dos autos

Passo a passo para numeração de folhas 32

30

28

26

Passo a passo para o recebimento de petição inicial nas comarcas com setor de distribuição Passo a passo para o recebimento de petição inicial nas comarcas de vara única

34

Passo a passo

38

Passo

40

precatórias Passo a passo para recebimento de cartas precatórias Passo a passo de recebimento de processos

42

Passo a passo de apensamento de autos 44

45

Passo a passo de desmembramento de autos 46

Passo a passo da remessa de processos 47

Passo a passo de juntada de AR e precatórias devolvidas Passo a passo para cobrança de autos não devolvidos

Passo

notificação Passo a passo para entrega de mandados ao oficial de justiça Passo a passo para devolução / recebimento de mandados do oficial de justiça

e

49

Passo a passo de desapensamento de autos

33

para a juntada de petição

para

expedição

de

cartas

intermediária

a

passo

41

50

52

53

53

a

passo

da

citação,

intimação

Passo a passo para publicação 54

Passo a passo do cumprimento de decisões / despachos / sentenças Passo a passo para preparação de ofício pelo themis

56

58

QUADRO 24

QUADRO 25

QUADRO 26

QUADRO 27

QUADRO 28

Passo

a

passo

para

o

processamento

de

recurso

59

Passo a passo do arquivamento de processos 60

Passo

correspondência

Passo a passo do envio de correspondências Passo a passo do controle de selos judiciais

62

a

passo

do

recebimento

de

61

61

APRESENTAÇÃO

O Núcleo de Planejamento Estratégico – NPE, constituído

no biênio 2008/2009, a partir da Portaria Conjunta nº. 04/2008, apresenta mais um trabalho, dentro dos dois campos de ação idealizados, a saber: planejamento coorporativo, voltado à instituição como um todo,

e planejamento funcional, voltado às secretarias de varas e juizados do estado.

No que concerne ao planejamento corporativo, o NPE concluiu

a primeira etapa da tarefa que lhe foi delegada, no dia 21 de setembro do ano de 2009, com a entrega do Documento Estratégico. Com relação ao planejamento funcional, da mesma forma, as tarefas foram concluídas, a uma, com a elaboração e aplicação em todo o estado do Guia de Boas Práticas; e a duas, com a apresentação do presente manual.

O “Manual das Secretarias Judiciais” tem como objetivo

primeiro orientar e padronizar os serviços das secretarias judiciais e ser um facilitador nas tarefas a serem desenvolvidas nessas unidades de trabalho. Sabendo os nossos servidores o que podem e devem fazer, por certo conseguiremos maior agilidade na prestação jurisdicional.

O manual, portanto, está voltado ao servidor das secretarias

judiciais e, observando suas formações profissionais variadas, a linguagem é clara e precisa, dispensando o rebuscado “juridiquês”. Ou seja, nosso propósito é oferecer ao servidor, numa linguagem objetiva, alguns conceitos básicos e, em seguida, demonstrar o passo a passo das atividades das secretarias. Esse trabalho tem como perspectiva os atuais servidores e

os que, na dinâmica natural de contratação, estarão por vir. Nesse “por vir”

é importante destacar que o manual será de extrema valia, pois permitirá aos que ingressarem um rápido aprendizado e adequação aos padrões estabelecidos. Por fim, queremos registrar que a confecção do Manual das Secretarias Judiciais é fruto do trabalho dos magistrados Sônia Maria Amaral Fernandes Ribeiro, Ferdinando Marco Gomes Serejo Sousa,

Antonio Luiz de Almeida Silva e Roberto Abreu Soares e dos servidores João Alves Teixeira Filho, Ana Priscila Costa Andrade, Jammson Sousa de Almeida, Aline Mendonça da Silva, Katy Maria Nogueira Morais, Bianca Ribeiro Ducanges e Bruna Barbieri Waquim. E contou, ainda, com a contribuição de servidores da Comarca de São Bernardo, da 1ª Vara de Família, da 9ª Vara Cível, da 8ª Vara Criminal, do 7° JECRC, do 3º Jcrim, da Vara de Execução Criminal e da Vara de Interdição e Sucessão e Alvará.

A esses, muito obrigado!

MANUAL DAS SECRETARIAS JUDICIAIS • PARTE GERAL

13

1 PODER JUDICIÁRIO DO ESTADO DO MARANHÃO

1.1 Estrutura Organizacional do Poder Judiciário do Maranhão

O Poder Judiciário do Maranhão é constituído pelo Tribunal

de Justiça (órgão de segundo grau), Juízes de Direito, Tribunal do Júri,

Juizados Especiais, Turmas Recursais, Conselho da Justiça Militar e Juízes de Paz (órgãos de primeiro grau).

O primeiro grau, em termos de divisão espacial, divide-se em

Comarcas, Termos Judiciários e Zonas Judiciárias.

1.1.1 Tribunal de Justiça do Estado do Maranhão

O Tribunal de Justiça, com sede na cidade de São Luís e

atuação em todo o Estado, é o órgão supremo do Poder Judiciário Estadual. É composto de 24 (vinte e quatro) desembargadores, dentre os quais serão escolhidos o presidente, o vice-presidente e o corregedor-geral da Justiça, e tem as competências e as atribuições previstas na Constituição Federal, na Constituição Estadual, no Código de Organização Judiciária e no Regimento Interno 1 .

1.1.2 Corregedoria Geral da Justiça

A Corregedoria Geral da Justiça é o órgão do Tribunal de Justiça com a competência de fiscalizar, disciplinar e orientar administrativamente os juízes de direito, serventuários e servidores 2 , com atuação em todo o Estado e sede na sua capital. É exercida por um desembargador eleito, com a denominação de Corregedor-Geral da Justiça, auxiliado por quatro juízes de direito por ele indicados 3 .

1 Artigo 17, caput, do Código de Divisão e Organização Judiciárias do Estado do Maranhão.

2 Com exceção dos servidores lotados no Tribunal de Justiça.

3 Artigo 32, caput do Código de Divisão e Organização Judiciárias do Estado do Maranhão.

14

1.1.3

Comarca

MANUAL DAS SECRETARIAS JUDICIAIS • PARTE GERAL

Comarca é a denominação dada à divisão do território do Estado para efeito de administração da justiça estadual, sendo sede de uma ou mais unidades jurisdicionais, constituindo-se como o território em que o juiz exerce a jurisdição. No Maranhão, as comarcas podem ser constituídas por mais de um termo judiciário, tendo a denominação daquele que lhe servir de sede 4 (ex: a comarca de São Bernardo compreende os termos de São Bernardo – termo sede – e Santana do Maranhão). As comarcas do Estado do Maranhão estão divididas em três entrâncias: inicial, intermediária e final. Essa classificação é definida pelo Tribunal de Justiça observando o número de juízes e de eleitores. Dessa forma, as comarcas de entrância inicial são as que possuem um único juiz; as de entrância intermediária são as que possuem mais de 1 (um) juiz; e as de entrância final são as que possuem mais de 1 (um) juiz e mais de 200.000 (duzentos mil) eleitores no termo sede da comarca. Atualmente, apenas a comarca de São Luís pertence à entrância final.

1.1.4 Termo Judiciário

Termo equivale ao mesmo limite geográfico do município a que se refere. Pode ser a sede da comarca ou estar sob a jurisdição de um termo sede.

1.1.5 Zona Judiciária

As zonas judiciárias, numeradas ordinalmente, são compostas de quatro comarcas cada. Para toda zona judiciária é designado um juiz de direito substituto, que tem a função de assumir a comarca quando da ausência do titular ou mesmo auxiliá-lo, ocasião em que trabalha em conjunto com aquele 5 .

4 Artigo 6º, §1° do Código de Divisão e Organização Judiciárias do Estado do Maranhão.

5 Artigo 6º, §8° do Código de Divisão e Organização Judiciárias do Estado do Maranhão.

MANUAL DAS SECRETARIAS JUDICIAIS • PARTE GERAL

1.1.6 Vara e Juizado

15

Vara ou Juizado é o lugar onde o juiz exerce a sua atividade

jurisdicional.

As varas pertencem à justiça comum, regulada, em regra, pelas disposições dos Códigos de Processo Civil e Penal, e os juizados (cíveis e criminais), à justiça especial, que adota o procedimento previsto na Lei n.º 9099/95.

1.1.7 Turmas Recursais

Órgão competente para processar e julgar os recursos interpostos contra as decisões dos juizados especiais, bem como os mandados de segurança e os habeas corpus impetrados contra juiz de direito dos juizados, além dos embargos de declaração de suas próprias decisões.

No Estado do Maranhão existem seis turmas recursais, sendo cinco sediadas na comarca de São Luís e uma na comarca de Imperatriz.

1.1.8 Tribunal do Júri

Tribunal competente para julgar os crimes dolosos contra

a vida. É composto por 01 (um) juiz-presidente e por 25 (vinte e cinco) jurados (artigo 433 do Código de Processo Penal), escolhidos dentre os cidadãos da localidade, dos quais sete comporão o Conselho de Sentença.

Em cada Município funcionará, pelo menos, um Tribunal do Júri, com a composição e organização determinadas pelo Código de

Processo Penal, assegurado o sigilo das votações, a plenitude da defesa

e a soberania dos veredictos 6 .

6 Artigo 46, do Código de Divisão e Organização Judiciárias do Maranhão.

16

1.1.9 Conselho da Justiça Militar

MANUAL DAS SECRETARIAS JUDICIAIS • PARTE GERAL

Órgão com competência para processar e julgar os militares do estado (policiais e bombeiros militares), nos crimes militares definidos em lei e as ações judiciais contra atos disciplinares militares. Após a Emenda Constitucional nº 45, o juiz- auditor adquiriu a competência de julgar monocraticamente alguns processos.

O Conselho da Justiça Militar, com sede em São Luis, tem jurisdição em todo o estado e é composto por um juiz-auditor (juiz de direito) e por quatro oficiais militares.

1.1.10 Juiz de Paz

Cidadão, a partir de 21 anos, eleito pelo voto direto, universal e secreto, com competência para, na forma da lei, celebrar casamento e verificar, de ofício ou em face de impugnação apresentada, o processo de habilitação e exercer atribuições conciliatórias, sem caráter jurisdicional, além de outras previstas na legislação.

1.1.11 Para saber mais

Constituição Federal Código de Processo Civil Código de Processo Penal Código de Processo Penal Militar Lei nº 9099/95 Código de Normas Código de Divisão e Organização Judiciárias do Estado do Maranhão Emenda Constitucional nº 45

MANUAL DAS SECRETARIAS JUDICIAIS • PARTE GERAL

1.2 Auxiliares do Juízo

17

São considerados auxiliares do juízo aqueles cujos serviços estão relacionados à atividade processual propriamente dita, quais sejam:

o secretário judicial, o oficial de justiça, o distribuidor, o contador, o depositário, o avaliador, o partidor, entre outros.

1.2.1 Secretário Judicial

O secretário judicial, antes chamado de escrivão, é o auxiliar

do juízo responsável pelo funcionamento e organização administrativa da secretaria judicial. Suas atividades envolvem a elaboração de expedientes de natureza administrativa e processual, a orientação dos demais servidores da secretaria, o acompanhamento das audiências e a guarda dos autos judiciais.

Em sua ausência, é substituído pelo secretário judicial

substituto.

Por lei, goza o secretário judicial de fé pública, ou seja, todas

as suas declarações (certidões) são consideradas verdadeiras, salvo prova em contrário.

O Código de Divisão e Organização Judiciárias do Estado do

Maranhão determina que o secretário judicial deverá possuir diploma de curso superior, preferencialmente de Direito.

1.2.2 Oficial de Justiça

Responsável pela realização das diligências necessárias ao regular andamento do processo, atuando principalmente no cumprimento de mandados. Suas atribuições estão previstas no artigo 143 do Código de Processo Civil e no artigo 94 do Código de Divisão e Organização Judiciárias.

18

1.2.3

Distribuidor

MANUAL DAS SECRETARIAS JUDICIAIS • PARTE GERAL

O distribuidor, também chamado de secretário de distribuição,

é o responsável pela distribuição dos processos em comarcas que possuem mais de uma vara, realizando o seu registro e encaminhamento à vara competente, por meio de sorteio ou distribuição por dependência/ competência. Nas comarcas onde não existir secretário de distribuição, os serviços da distribuição serão exercidos consoante as disposições do artigo 99 do Código de Divisão e Organização Judiciárias do Estado do Maranhão.

1.2.4 Contador

Responsável pelas atividades de cálculo das custas e despesas processuais, além da elaboração e revisão de contas, comunicando ao juiz sempre que houver cobranças indevidas e excessivas. Suas atribuições estão previstas no artigo 100 do Código de Divisão e Organização Judiciárias.

Nas comarcas onde não existir contador judicial, os serviços da contadoria serão exercidos consoante as disposições do artigo 99 do Código de Divisão e Organização Judiciárias do Estado do Maranhão.

1.2.5 Depositário Judicial

Responsável pela guarda e conservação de bens penhorados, arrestados, seqüestrados ou arrecadados. Nas comarcas onde houver depósito público, sua função será exercida pelo secretário do depósito judicial. Nas demais, seguirá as regras do artigo 99 do Código de Divisão e Organização Judiciárias do Estado do Maranhão.

A guarda ocorrerá mediante registro, tendo o depositário o

dever de restituir o bem sob o seu poder nas condições em que o recebeu. Suas atribuições estão previstas nos artigos 103 e 104 do Código de Divisão e Organização Judiciárias do Estado do Maranhão.

MANUAL DAS SECRETARIAS JUDICIAIS • PARTE GERAL

1.2.6 Avaliador

19

Auxiliar responsável pela avaliação de bens 7 , em decorrência de determinação do juiz. É também chamado de secretário judicial de avaliação. Essa atribuição é normalmente exercida por um oficial de justiça.

1.2.7 Partidor

É o auxiliar responsável por apresentar o plano de partilha de bens 8 ao juiz. É também chamado de secretário judicial da partidoria.

1.2.8 Outros auxiliares (eventuais)

São também auxiliares do juízo os peritos, chamados quando

a prova do fato depender de conhecimento técnico ou científico; e os

intérpretes, chamados quando a ação envolver documentos escritos em língua estrangeira ou partes que não se expressem em português (a língua pátria é chamada nos dispositivos legais de “vernáculo”).

1.2.9 Para saber mais

Código de Processo Civil Código de Normas Código de Divisão e Organização Judiciárias do Estado do Maranhão

2 SECRETARIA JUDICIAL

2.1 Conceito

Serviço auxiliar que executa as rotinas de apoio às varas

e juizados, nos termos da lei processual e do Código de Divisão e

Organização Judiciárias, que tem como supervisor o juiz em exercício e é dirigido por um secretário judicial 9 .

7 Artigo 99 do Código de Divisão e Organização Judiciárias do Estado do Maranhão.

8 Artigo 99 do Código de Divisão e Organização Judiciárias do Estado do Maranhão.

9 Artigo 91, caput, do Código de Divisão e Organização Judiciárias.

20

MANUAL DAS SECRETARIAS JUDICIAIS • PARTE GERAL

2.2 Atribuições do Secretário Judicial

As atribuições do secretário judicial encontram-se previstas nos artigos 141 do Código de Processo Civil, 91, §1° do CDOJ e 98 do CN, podendo ser extendidas aos Analistas e Técnicos Judiciários, nos termos do Provimento 22/2009 – CGJ/MA (Anexo A). Dentre tantas, destaca-se:

Redação de documentos (ofícios, mandados, cartas precatórias etc.);

Cumprimento das ordens judiciais;

Comparecimento às audiências e lavratura dos respectivos termos;

Controle sobre os autos, livros e demais documentos, devendo mantê-los sob sua guarda e responsabilidade;

Recebimento e autuação das petições;

Anotação das movimentações processuais pertinentes à secretaria no sistema de controle de processos (Themis), conforme perfil do usuário 10 ;

Exibição de processos para consulta pelos advogados e prestação de informações;

Expedição de certidões;

Elaboração de resenhas dos atos judiciais e de editais para publicação, por meio eletrônico;

Realização de diligências e demais atos determinados pelo juiz da vara, diretor do fórum, Tribunal de Justiça e Corregedoria-Geral da Justiça;

Registro das sentenças em livro próprio 11 ;

Encaminhamento dos autos ao Tribunal de Justiça, no prazo legal, quando objeto de recurso;

Efetuar a baixa e arquivo dos autos por meio do sistema Themis, quando determinados pelo juiz;

Intimação do advogado para devolução dos autos com

10 Vide Provimento 08/2009 da Corregedoria Geral de Justiça (Anexo B).

11 Vide Provimento 14/2009 (Anexo C) e artigo 91, §1º, XII, do Código de Divisão e Organi- zação Judiciárias.

MANUAL DAS SECRETARIAS JUDICIAIS • PARTE GERAL

prazo de carga excedido 12 ;

21

Desarquivamento de processos, quando determinado pelo juiz;

Acompanhamento do cumprimento dos despachos e decisões judiciais pelos demais servidores;

Fiscalização do pagamento das custas devidas pelos atos praticados na secretaria;

Encaminhar os relatórios devidos ao CNJ e à CGJ/MA 13 ;

Distribuição das atividades da secretaria entre os servidores, gerenciando e fiscalizando a sua execução;

Remessa da freqüência dos servidores à Corregedoria, nas comarcas onde o sistema de ponto eletrônico ainda não estiver instalado;

Organização e manutenção em ordem dos processos, papéis e livros na secretaria judicial, garantindo a sua rápida localização;

Abertura da correspondência oficial endereçada à secretaria judicial;

Determinação da renovação dos atos praticados em desconformidade com lei ou provimento, quando o erro ou negligência resultar de ato exclusivo do subordinado;

2.3 Estrutura

A secretaria judicial contará com:

um secretário judicial;

dois oficiais de justiça 14 ;

Demais servidores necessários ao seu funcionamento, distribuídos nos cargos de analista judiciário, técnico judiciário e auxiliar judiciário.

12 Provimento 01/2007 – CGJ (Anexo D).

13 Em anexo, tabela dos relatórios atualmente cobrados pelo CNJ e pela CGJ/MA (Anexo E).

14 Exceto nas comarcas onde exista Central de Mandados, em que todos oficiais de justiça estarão subordinados ao Diretor do Fórum.

22

MANUAL DAS SECRETARIAS JUDICIAIS • PARTE GERAL

O quantitativo mínimo de servidores em cada secretaria judicial é definido pelo Tribunal de Justiça, por meio da Resolução 26/2009 – TJ/MA (Anexo F).

2.4 Atos ordinatórios

Atos ordinatórios são aqueles que não precisam de despacho

judicial e devem ser praticados pelos secretários judiciais ou por servidores da vara/juizado autorizados para tanto. Essa delegação se fundamenta no artigo 93, XIV, da Constituição Federal e no artigo 162, §4º do Código de Processo Civil, que determinam a delegação dos atos de administração e atos de mero expediente sem caráter decisório aos servidores, visando promover maior celeridade processual através da prática de atos processuais sem a necessidade de aguardar determinação do juiz, ou seja, o servidor poderá adotar as providências necessárias à realização de um ato assim que verificar a sua necessidade.

A regulamentação para a delegação desses atos encontra-se

no Provimento n.º 001/2007 da CGJ/MA (Anexo D). São atos ordinatórios:

I. Intimação da parte para recolher custas judiciais, inclusive as

remanescentes, e fornecer cópias da inicial e de outros documentos, especialmente em Mandado de Segurança, para instruir ato processual. Decorridos 30 (trinta) dias sem atendimento, promover

a

conclusão com certidão a respeito nos autos;

II.

Intimação da parte autora para que providencie contrafé

em número suficiente para citação do(s) réu(s); III. Reiteração de citação por mandado e por carta, na hipótese de mudança de endereço da parte, quando indicado novo endereço;

IV. Apresentada contestação, intimação do(a) autor(a) para manifestação em 10 (dez) dias.

V. Intimação da parte contrária para se manifestar em 05

(cinco) dias, sempre que forem juntados novos documentos, nos termos do artigo 398, do Código de Processo Civil;

MANUAL DAS SECRETARIAS JUDICIAIS • PARTE GERAL

23

VI. Intimação da parte contrária para, em 05 (cinco) dias,

manifestar-se sobre pedido de habilitação de sucessores da parte falecida;

VII. Intimação das partes para se manifestarem sobre o laudo

do Perito e do Assistente Técnico, em 05 (cinco) dias;

VIII. Receber Inquérito Policial, peças informativas ou notícia

criminal e remetê-las com vista, de imediato, ao Ministério

Público, salvo se houver requerimento da Autoridade Policial dirigido ao Juiz de Direito;

IX. Responder ao juízo deprecante, por intermédio de ofício,

sempre que solicitadas as informações acerca do andamento da carta precatória ou ofício;

X. Abrir vista ao interessado, após o retorno da carta precatória;

XI. Abrir vista ao Ministério Público quando o procedimento

assim o determinar;

XII. Determinar o registro de penhora, quando for efetivada

por termo e não tiver sido providenciado registro;

XIII. Abrir vista ao autor ou exeqüente das cartas e certidões

negativas dos oficiais de justiça e das praças e leilões negativos;

XIV. Após 30 dias, cobrar o cumprimento dos mandados que

se encontrem na Central de Mandados, ou diretamente ao

Oficial de Justiça, onde não houver Central de Mandados;

XV. Retornando os autos da instância superior, intimar as

partes para requererem o que entendam de direito, em 15 (quinze) dias;

XVI. Desarquivamento de processos, pelo prazo de 05 (cinco)

dias, após efetuado o pagamento das custas pertinentes pelo interessado, com a conseqüente vista, e, nada sendo requerido, o retorno ao arquivo; XVII. Importando o pedido de desarquivamento em prosseguimento do feito, promover a reativação dos autos no Sistema, remetendo-os, em seguida, à análise do Juiz; XVIII. Arquivamento de processos, salvo nos casos em que for necessário despacho com conteúdo decisório;

24

MANUAL DAS SECRETARIAS JUDICIAIS • PARTE GERAL

XIX. Remessa ao Cartório Distribuidor, independentemente

de despacho, para distribuição por dependência, de ações tais como embargos de devedor, embargos de terceiro e os incidentes processuais, quando formalizados no próprio Juízo; XX. Promover a retificação de autuação quanto à divergência

entre o nome da parte contida na petição inicial, e a constante no respectivo termo de autuação, se decorrer de equívoco do servidor responsável pela distribuição;

XXI. Intimação de advogado ou interessado, pela imprensa

oficial, para restituir, em 24 (vinte e quatro) horas, processo não-devolvido no prazo legal, após o que o fato será levado ao conhecimento do juiz. Nas Comarcas onde não há publicação pela imprensa oficial, proceder nos termos do art. 238, do Código de Processo Civil;

XXII. Intimação de perito ou oficial de justiça para entregar

ou devolver, em 24 (vinte e quatro) horas, laudo assinado não-devolvido no prazo legal, após o que o fato será levado ao conhecimento do juiz; XXIII. Nos processos de mandado de segurança, chegando as informações da autoridade impetrada, verificar se são tempestivas e, em caso positivo, fazer a juntada e abrir, de

pronto, vista dos autos ao Ministério Público e, com o parecer deste, fazer imediata conclusão dos autos para sentença. Ainda que intempestivas as informações, fazer a juntada e certificar nos autos;

XIV. Juntada de petições e, sendo intempestivas, certificar o

fato nos autos. Documentos de pequena dimensão deverão ser afixados em folha de papel tamanho ofício, limitando-se o seu número, de modo que não impeça a visualização e a leitura. Os

fax e telex recebidos e as cópias dos expedidos serão afixados em folha branca e só então juntados aos autos;

XXV. Proceder, ainda, a juntada dos seguintes documentos,

promovendo a imediata conclusão dos autos se houver necessidade de qualquer providência judicial:

MANUAL DAS SECRETARIAS JUDICIAIS • PARTE GERAL

25

a) guias de depósitos em contas judiciais;

b) procurações e substabelecimentos;

c) guias de recolhimentos de custas,

diligências de Oficiais de Justiça e alvarás de levantamento;

d) respostas a ofícios relativos a diligências

determinadas pelo Juízo;

e) rol de testemunhas;

f) requerimento de desarquivamento, após o

preparo, ou de vista dos autos; e

g) qualquer outra petição atravessada nos

autos.

XXVI. Atendimento de requerimentos formulados pela parte

para juntada de editais publicados;

XXVII. Autuação em apenso e Intimação da parte impugnada

para falar sobre a Impugnação ao Valor da Causa;

XXVIII. Expedir Mandado de Ordem, nos termos do art. 225,

VII, do Código de Processo Civil;

XXIX. Certificar, nas ações cautelares, após decorridos

30 dias da efetivação da medida, se foi ou não proposta a

ação principal, fazendo os autos conclusos ao Juiz no caso negativo;

XXX. Certificar nos autos a ocorrência de feriado local e

qualquer suspensão do expediente, quando o fato puder influir na contagem de prazo processual;

2.5 Para saber mais

Código de Processo Civil Código de Normas Código de Divisão e Organização Judiciárias do Estado do Maranhão Provimento 01/2007 da Corregedoria Geral de Justiça Provimento 22/2009 da Corregedoria Geral de Justiça

26

3 ROTINAS DA SECRETARIA

3.1 Localização de processos

MANUAL DAS SECRETARIAS JUDICIAIS • PARTE GERAL

O Sistema Themis, além de ser útil para armazenar as

informações sobre os atos praticados no processo, também é uma ferramenta ímpar para organização física do acervo presente na secretaria.

No perfil de cada processo é possível cadastrar a informação

do setor, do armário, da prateleira em que os autos se encontram, facilitando a sua localização.

Passo

Ator

Descrição

   

Uma vez acessado o sistema themis, clicar na Guia

1 Analista/Auxiliar/

Técnico Judiciário

“Secretaria”, selecionar a opção “Processo”, e depois a opção “Cadastrar localização processo” (vide Anexo G).

   

Na nova janela que abrir, digitar no campo “Número” o número

2 Analista/Auxiliar/

Técnico Judiciário

do processo que se quer cadastrar a localização e pressionar “Enter”.

   

Na nova janela que abrir, procurar o campo “Localização” e nele digitar a informação sobre a local de armazenamento dos

3 Analista/Auxiliar/

Técnico Judiciário

autos (ex: processo na lista de certificação de prazo; estante de cumprimento de mandados; pauta de audiências; prateleira de conclusos para sentença”).

 

4 Analista/Auxiliar/

Técnico Judiciário

Clicar no ícone “Salvar” para registrar a informação.

 

5 Analista/Auxiliar/

Técnico Judiciário

Clicar no ícone “Fechar” para voltar à tela inicial do sistema.

Quadro 1 - Passo a passo do cadastro da localização dos processos

Para realizar o cadastramento de vários processos com a mesma localização, após o preenchimento do campo “Localização”, basta acessar a Guia “Localização em lote” para adição de todos os processos para serem cadastrados com aquela localização.

MANUAL DAS SECRETARIAS JUDICIAIS • PARTE GERAL

3.2 Atendimento às partes

27

Toda e qualquer parte que comparecer na secretaria

solicitando informações sobre processo, deve ser bem recebida e atendida, dando-se prioridade aos idosos (acima de 60 anos), deficientes, gestantes

e pessoas acompanhadas de crianças de colo. Portanto, dizer sempre: a) “bom dia, boa tarde”, dando-lhe atenção; b) “o que deseja?”; c) “o senhor ou a senhora já foi atendida?”.

Ao fazer isso, preste-lhe informações seguras e corretas; dê

igual tratamento às partes sem distinção de cor, grau de escolaridade, posição social ou grau de parentesco. O atendente deve saber que quem paga seus salários são as pessoas que procuram os serviços do judiciário.

Atenda uma parte de cada vez, observando a ordem de chegada. Peça sempre à outra, com educação, que aguarde a sua vez.

Se o processo não se encontrar na secretaria, indique a ela

onde o processo se encontra atualmente (gabinete, Ministério Público, Defensoria Púbica, com advogado, perito etc).

Ao terminar o atendimento, cumprimente-a novamente (“até

logo”, “tenha um bom dia”). Nunca adiante questões quanto ao mérito da causa. Ex:

“você vai ganhar este processo”, “o juiz sempre julga deste jeito”.

O ideal é que haja somente um servidor visível para o público por vez, pois, do contrário, o trabalho dos demais será impedido pelo barulho

e pela demanda vinda do balcão. Este servidor deve ser acompanhado de

outro funcionário que lhe dê suporte, na parte interna da secretaria judicial,

localizando processos e realizando a devida movimentação no Themis.

O atendimento por telefone encontra-se vedado pelo

Provimento 12/2009 – CGJ/MA (Anexo H), contudo, excepcionalmente, poderá ser autorizado pelo juiz, desde que não se trate de processos em segredo de justiça e não inviabilize a rotina da secretaria. Nos Juizados, quando a parte litiga sem valer-se de advogado, poderá receber os autos em carga.

28

MANUAL DAS SECRETARIAS JUDICIAIS • PARTE GERAL

Passo

Ator

 

Descrição

 

1 Analista/Auxiliar/

Técnico Judiciário

Dizer “Bom dia!” ou “Boa tarde!” e perguntar à parte qual a informação desejada.

 

2 Analista/Auxiliar/

Técnico Judiciário

Perguntar se a parte já possui o Relatório de Movimentação do Processo.

 

3 Analista/Auxiliar/

Técnico Judiciário

Em caso afirmativo, verificar se o relatório apresentado está completo e prestar os esclarecimentos necessários.

 

4 Analista/Auxiliar/

Técnico Judiciário

Em caso negativo, perguntar se sabe o número do processo

ou o nome das partes e localizar o processo no sistema Themis.

 

5 Analista/Auxiliar/

Técnico Judiciário

Verificar o “status” do processo e informar a parte sobre o mesmo 15 .

 

6 Analista/Auxiliar/

Técnico Judiciário

Perguntar à parte se deseja mais alguma informação.

 
 

7 Analista/Auxiliar/

Técnico Judiciário

Se a parte solicitar consulta ou carga dos autos (em Juizados), localizar o processo.

 

8 Analista/Auxiliar/

Técnico Judiciário

Entregar o processo para a parte, informando-lhe que deverá

permanecer na secretaria judicial, no caso de consulta, ou informar endereço e telefone de contato, no caso de carga.

 

9 Analista/Auxiliar/

Técnico Judiciário

Receber o processo de volta, no caso do término da consulta.

 

10 Analista/Auxiliar/

Técnico Judiciário

Cumprimentá-la novamente, dizendo “tenha um bom dia” ou “até logo”

 

11 Analista/Auxiliar/

Técnico Judiciário

Colocar

o

processo

exatamente

no

local

onde

se

encontrava.

 

Quadro 2 - Passo a passo do atendimento e carga às partes

3.3 Atendimento aos advogados

A todo e qualquer advogado que comparecer na secretaria solicitando informações sobre processo, deve ser conferido o mesmo tratamento cordial dispensado às partes, referindo-se sempre ao advogado como “doutor”. Caso o advogado venha protocolar alguma petição, mesmo se fora do prazo, deve o atendente receber as petições e distribuí-las no sistema Themis, entregando uma cópia do protocolo para o advogado.

15 Deve-se considerar que o Themis está atualizado e que as informações apresentadas são verdadeiras, não havendo necessidade de localizar o processo fisicamente, salvo se a parte requerer.

MANUAL DAS SECRETARIAS JUDICIAIS • PARTE GERAL

29

Todo advogado poderá examinar qualquer processo, com exceção dos casos em que este correr em segredo de justiça ou em sigilo.

Para concessão de carga dos autos para advogados e estagiários de Direito regularmente inscritos na OAB, faz-se necessário:

a) habilitação nos autos, via procuração, substabelecimento ou por nomeação do juiz; b) se estagiário, que conste nos autos autorização prévia do advogado responsável, ou que apresente, no ato da carga, essa autorização.

Em regra, o advogado tem o direito de retirar os autos da

secretaria pelo prazo legal, sempre que lhe competir falar neles por determinação do juiz, nos casos previstos em lei. Excepcionalmente,

a retirada necessita de requerimento e respectiva autorização do juiz.

O advogado, assim como as partes, poderá ser intimado pessoalmente na secretaria de qualquer despacho, decisão e sentença. O servidor deverá observar, nesses casos, se o advogado tem autorização da parte ou do escritório para receber intimações. Deve ser verificado se a petição contém pedido de tutela antecipada, cautelar ou qualquer outro assunto que exija atenção imediata do juiz. Nesse caso, deve-se entrar imediatamente em contato com o magistrado, diretamente ou por meio do secretário judicial.

O atendimento por telefone encontra-se vedado

pelo Provimento 12/2009 – CGJ/MA (Anexo H), contudo, excepcionalmente, poderá ser autorizado pelo juiz, desde que não

se trate de processos em segredo de justiça e não inviabilize a rotina da secretaria.

30

MANUAL DAS SECRETARIAS JUDICIAIS • PARTE GERAL

Passo

Ator

Descrição

 

Analista/Auxiliar/

1 Técnico Judiciário

Dizer “Bom dia!” ou “Boa tarde!” e perguntar ao advogado “em que posso ajudar”.

 

Analista/Auxiliar/

2 Técnico Judiciário

Se o advogado solicitar apenas informações, seguir o mesmo procedimento de atendimento às partes.

   

Se o advogado solicitar carga do processo, solicitar a carteira

Analista/Auxiliar/

3 Técnico Judiciário

de identificação do advogado (Carteira da OAB), seu endereço profissional e um número de telefone.

 

Analista/Auxiliar/

4 Técnico Judiciário

Perguntar o número do processo ou o nome da parte.

   

Localizar o processo no sistema Themis (vide Anexo I):

-

na Guia “Consultas”, selecionar a opção “Consultar processo”;

aberta uma nova janela, digitar o número do processo no campo “Número”;

-

Analista/Auxiliar/

5 Técnico Judiciário

-

aberta uma nova janela com os dados do processo, procurar

o

campo “Localização” e verificar qual a informação que ali

consta. Caso o sistema tenha sido alimentado corretamente em cada ocasião em que os autos mudaram de setor, a informação

ali

constante será o local onde deve ser procurado o processo.

 

Analista/Auxiliar/

6 Técnico Judiciário

Proceder à localização física do processo na secretaria.

 

Analista/Auxiliar/

7 Técnico Judiciário

Verificar se o advogado possui procuração/habilitação nos autos.

   

Caso confirmada a sua habilitação, protocolar o processo em nome do advogado (vide Anexo J):

uma vez acessado o sistema, clicar na Guia “Secretaria” e selecionar a opção “Movimentação de processo”;

-

na nova janela que surgir, digitar o número do processo a ser dado em carga no campo “Número” e pressionar “Enter”;

-

- na nova janela que surgir, clicar no ícone “Novo”;

- no campo “Tipo Movimento”, selecionar a opção “Autos

entregues em carga ao destinatário’ ”;

- no campo “Destinatário”, selecionar a opção “Advogado”;

Analista/Auxiliar/

8 Técnico Judiciário

- digitar o número da OAB no campo respectivo;

- no campo “Descrição do Movimento” digitar o endereço e

telefone do advogado, bem como o número de folhas dos autos;

-

clicar no botão “Salvar”;

quando abrir uma janela perguntando se deseja imprimir o protocolo, clicar em “Não”;

-

-

retornando à tela anterior, clicar com o botão direito do mouse

sob a movimentação “Autos entregues

”;

-

selecionar a opção “Imprimir recibo de carga dos autos” e

imprimir duas vias do protocolo: uma para ser colocada nos autos,

e

uma para formar o livro de carga 16 .

16 O Livro de Carga para advogado deverá ser feito pela reunião, em folhas soltas, dos protocolos gerados pelo sistema informatizado.

MANUAL DAS SECRETARIAS JUDICIAIS • PARTE GERAL

31

 

Analista/Auxiliar/

Conferir o número de páginas e juntar a segunda via do protocolo emitido pelo Themis na última página.

9

Técnico Judiciário

 

Analista/Auxiliar/

Solicitar que o advogado assine o recebimento do processo no protocolo que irá formar o livro de carga.

10

Técnico Judiciário

 

Analista/Auxiliar/

Caso não confirmada a habilitação do advogado, informar que a carga não será efetuada por não estar habilitado nos autos

11

Técnico Judiciário

 

Analista/Auxiliar/

Solicitar ao advogado que regularize a situação acostando aos autos a procuração ou substabelecimento.

Técnico Judiciário

 

Analista/Auxiliar/

Ao finalizar o atendimento, cumprimentá-lo novamente, dizendo “tenha um bom dia” ou “até logo”

13

Técnico Judiciário

Quadro 3 - Passo a passo do atendimento ao advogado e carga dos autos

4 ROTINAS PROCESSUAIS

Em linhas gerais, pode-se dizer que “processo” é o meio de resolução de conflitos que se materializa fisicamente nos autos processuais. Entretanto, na prática, convencionou-se chamar de “processo” os próprios autos. Um processo começa com a petição inicial e termina com uma sentença ou acórdão (decisão de um tribunal). Após seu cumprimento espontâneo ou forçado, é seguido de arquivamento.

4.1 Formação prática do processo

4.1.1 Autuação

Autuar é organizar os papéis e outros documentos encaminhados pelas partes de forma ordenada, formando um volume sequencial lógico. Encaminhada a petição inicial e demais documentos pela Distribuição, cabe à secretaria judicial, tão logo efetuado o pagamento das custas iniciais, ou sendo esta dispensada, providenciar a autuação.

4.1.2 Numeração de folhas

Todas as folhas do processo devem ser numeradas e assinadas, como forma de garantir a sua integridade, evitando que dele se retirem folhas ou que lhe alterem a ordem. A numeração também

32

MANUAL DAS SECRETARIAS JUDICIAIS • PARTE GERAL

facilita a citação de um documento específico do processo. Ex: a certidão de fl.4.

É importante destacar que de modo algum se deve numerar

o processo com lápis. Na ocorrência de erro, não se deve usar corretivo. Nesse caso, o correto é a utilização de carimbo “sem efeito”, devendo ser renumerado.

Passo

Ator

Descrição

   

Sempre quando for juntado algum documento, ou for recebido algum documento no processo, numerar as folhas do documento

Analista/Auxiliar/

1 Técnico Judiciário

recebido Exemplo de documentos: parecer do Ministério Público, despacho recebido do Juiz, mandados e ofícios

 

Analista/Auxiliar/

Observar sempre a numeração da folha anterior do processo,

2 Técnico Judiciário

devendo ser seguida a ordem crescente, do menor para o maior

 

Analista/Auxiliar/

Usar o carimbo de numeração de folhas da unidade jurisdicional,

3 Técnico Judiciário

que deve ser usado em todas as folhas do processo

 

Analista/Auxiliar/

 

4 Técnico Judiciário/

Todas as folhas carimbadas do processo deverão ser rubricadas pelo servidor que realizar a tarefa

Secretário(a) Judicial

Quadro 4 - Passo a passo para numeração de folhas

4.2 Recebimento de petição inicial

Dá-se o nome de petição aos documentos escritos, distribuídos ao juiz, geralmente elaborados por advogados, defensores ou promotores

de justiça. A petição inicial, como o próprio nome já diz, é a denominação que se confere a uma petição que, depois de autuada (transformada em autos), inaugura um processo. Para efeitos deste manual, considera-se como petição inicial, também, denúncias e queixas.

O recebimento de petição inicial na secretaria judicial varia

de acordo com a estrutura da comarca. Caso seja uma comarca de vara única, onde não há um setor de distribuição, é o próprio servidor da secretaria judicial que providencia o recebimento e o registro da petição inicial. No caso de uma comarca com um setor de distribuição em separado, o servidor da secretaria judicial limitar-se-á a receber a petição para autuação e respectivo trâmite do processo.

MANUAL DAS SECRETARIAS JUDICIAIS • PARTE GERAL

33

Há muitas regras na legislação sobre distribuição de processos, razão pela qual deve o servidor sempre procurar obter orientação em caso de dúvida. Cada volume deverá conter no máximo duzentas folhas. Ao chegar a este número deve o servidor providenciar o encerramento do volume e a abertura de outro, devendo tal informação constar no Themis.

Passo

Ator

Descrição

   

Receber a petição inicial encaminhada pela Distribuição,

Analista/Auxiliar/

1 Técnico Judiciário

conferindo a lista (protocolo), confirmando dados, documentos e objetos.

 

Analista/Auxiliar/

2 Técnico Judiciário

Se o protocolo estiver de acordo, assinar a lista e devolvê- la para a pessoa responsável.

   

Se o protocolo não estiver de acordo, solicitar

Analista/Auxiliar/

3 Técnico Judiciário

esclarecimentos da pessoa responsável, só assinando o recebimento depois de solucionadas as divergências.

   

Receber eletronicamente a petição no Themis (Secretaria/

Analista/Auxiliar/

4 Técnico Judiciário

Movimentação/númerodoprocesso/novo/ receber os autos/ clicar sim) 17 .

 

Analista/Auxiliar/

5 Técnico Judiciário

Gerar capa do processo no Themis (Secretaria/Processo/ Emitir capa) e imprimir uma via 18 .

   

Preparar a capa para acondicionar o processo utilizando

Analista/Auxiliar/

6 Técnico Judiciário

sistema diferenciado de identificação (capas coloridas ou etiquetas) de acordo com o tipo de ação que está sendo registrada e autuada e o método adotado na Comarca.

 

Analista/Auxiliar/

7 Técnico Judiciário

Verificar se a capa está dobrada da forma correta, fazendo os ajustes se necessário.

 

Analista/Auxiliar/

8 Técnico Judiciário

Marcar o meio da capa e perfurá-la com o perfurador.

 

Analista/Auxiliar/

9 Técnico Judiciário

Inserir dois colchetes nos espaços perfurados.

 

Analista/Auxiliar/

10 Técnico Judiciário

Acondicionar em capa plástica, afixando a capa gerada no Themis em baixo da mesma (capa de papel).

 

Analista/Auxiliar/

11 Técnico Judiciário

Pegar a folha de protocolo encaminhado pela distribuição e destacar a1ª via, que deverá ser colada no verso da capa 19 .

 

Analista/Auxiliar/

12 Técnico Judiciário

A 2ª via da folha de protocolo deverá ser fixada na contra capa do processo.

 

Analista/Auxiliar/

13 Técnico Judiciário

Separar as vias da petição recebida

17 Nas comarcas que, eventualmente, o sistema Themis não esteja instalado, permite-se os registros em livros. 18 Conforme Provimento nº 18/2009 CGJ (Anexo K), na Comarca de São Luis, as capas dos processos serão geradas na própria Secretaria de Distribuição. 19 Pode-se colar a 1ª via da folha de protocolo no verso da 1ª página da petição inicial, pois se ocorrer algum dano a capa, preserva-se a referida folha.

34

MANUAL DAS SECRETARIAS JUDICIAIS • PARTE GERAL

   

A

via que está com os documentos deverá ser perfurada e

Analista/Auxiliar/

14 Técnico Judiciário

colocada na capa do processo, sendo presa através dos colchetes.

   

A

outra via (Contra-fé) deverá ser colocada na contracapa

Analista/Auxiliar/

15 Técnico Judiciário

(com um clip) para ser utilizada quando da elaboração do

mandado.

 

Analista/Auxiliar/

16 Técnico Judiciário

Carimbar todas as páginas com o carimbo de folhas 20 e rubricar.

 

Analista/Auxiliar/

17 Técnico Judiciário

Numerar todas as páginas à mão (iniciando com o número 21 ), utilizando o espaço reservado no carimbo de folhas.

 

Analista/Auxiliar/

18 Técnico Judiciário

Colocar o processo no local apropriado (para fazer certidão

e

conclusão).

 
 

19 Secretário Judicial

Assinar

a

conclusão

dos

autos

ao

Juiz

(termo

de

conclusão).

 
   

Movimentar a “conclusão” no Themis (vide Anexo L):

 

uma vez acessado o sistema, clicar na “Guia” Secretaria e selecionar a opção “Movimentação de processo”;

-

- digitar no campo “Número” o número do processo;

 

- na nova janela que surgir, clicar no ícone “Novo”;

Analista/Auxiliar/

- na nova janela que surgir, selecionar no campor “Tipo

20 Técnico Judiciário

Movimento” a opção “Conclusos para”;

-

no campo abaixo (“Tipo de conclusão”), escolher um dos

tipos apresentados, de acordo com o objetivo da conclusão que está sendo realizada;

- clicar no ícone “Salvar” para registrar a informação;

 

- clicar no ícone “Fechar” para voltar à tela inicial do sistema.

 

Analista/Auxiliar/

21 Técnico Judiciário

Encaminhar ao gabinete do Juiz.

 

Quadro 5 - Passo a passo para o recebimento de petição inicial nas comarcas com setor de distribuição.

Passo

Ator

Descrição

 

Analista/Auxiliar/

1 Técnico Judiciário

Receber a petição inicial, confirmando documentos e objetos.

   

Verificar se há vias da petição inicial suficientes para a citação

Analista/Auxiliar/

2 Técnico Judiciário

da parte ré (uma para cada parte). Caso contrário, orientar ao advogado ou parte que providenciem as vias faltantes.

20 O carimbo de folhas deverá estar localizado em local próprio na secretaria, devendo permanecer sempre no mesmo local. 21 A capa é a folha de número 1.

MANUAL DAS SECRETARIAS JUDICIAIS • PARTE GERAL

35

   

Receber a petição inicial na pré-distribuição do sistema Themis (vide Anexo M):

-

uma vez acessado o sistema, clicar na Guia “Pré-Distribuição”, selecionar

a

opção “Petição inicial” e, depois, a opção “Receber petição inicial”;

surgirá uma tela com o Guia “Informações gerais”, onde deve ser digitado o número da OAB do advogado que assina

-

a

petição, e então pressionar “Enter” para surgir o nome do

advogado no campo “Advogado”;

-

caso trate-se de inicial recebida em plantão / com pedido de

Assistência Judiciária / parte isenta pela Lei n.° 6.584 / pedido de

sigilo ou hipótese legal de segredo de justiça / processo oriundo de outra comarca, marcar a opção na caixa correspondente;

-

preencher os campos “Autor ação”, “Advogado Autor ação” e

“Réu Ação” com as informações correspondentes, marcando a caixa “Réu preso” quando cabível;

- informar a quantidade de documentos, volumes e valor da ação;

- no campo “Observação”, se a inicial envolver veículos, digitar o número

do

chassi do carro, ou se envolver matéria criminal, digitar a incidência

penal, ou se for processo oriundo de outra comarca ou justiça, digitar qual a unidade de origem, número de ofício de encaminhamento e qual

a autoridade e decisão que determinou a remessa;

- clicar no botão “Avançar” (F9);

- na Guia “Classificação”, selecionar a competência do processo

a ser ajuizado no campo “Descrição”;

Analista/Auxiliar/

no item “Pesquisa de classe CNJ”, marcar os critérios em que deseja pesquisar o tipo de ação a ser ajuizada;

-

3

Técnico Judiciário

-

no campo “Pesquisar”, digitar uma palavra-chave e clicar no

botão “Pesquisar”, para então selecionar, na lista que surgir, o

tipo da ação a ser ajuizada;

-

clicar no botão “Avançar”;

se a opção de Assistência Judiciária não tiver sido selecionada na primeira tela, surgirá a Guia “Custas”, onde deve ser selecionada a caixa “11 Números”;

-

se o boleto foi retirado pela internet, marcar a caixa “Internet”; caso contrário, preencher os campos “Número do boleto” e “Data pagamento”;

-

-

clicar no botão “Avançar”;

caso seja processo de competência criminal, surgirá a Guia “Inquérito”, onde devem ser preenchidos os campos sobre o

-

distrito policial onde foi realizado, data e número do inquérito; clicar no botão “Avançar”;

-

caso seja carta precatória, surgirá a Guia “Carta precatória”,

para preencher os campos de número de origem, data de expedição, comarca de origem, juiz da comarca e prazo para cumprimento; clicar no botão “Avançar”;

na Guia “Distribuição”, selecionar no campo “Tipo Distribuição” a hipótese correspondente; se for “dependência”, digitar o número do processo referência e a justificativa para essa distribuição no

-

campo “Motivo”; se for “prevenção”, selecionar a vara e o cartório preventos e digitar a justificativa para essa distribuição;

-

clicar no botão “Avançar” para completar a distribuição.

36

MANUAL DAS SECRETARIAS JUDICIAIS • PARTE GERAL

Analista/Auxiliar/

4 Técnico Judiciário

Entregar para o advogado uma via da petição inicial juntamente com o protocolo da distribuição realizada no sistema Themis.

 

Complementar o cadastro de dados no sistema Themis (vide Anexo N),

providenciando a vinculação das partes ao respectivo registro do processo 22 :

- uma vez acessado o sistema, clicar na Guia “Distribuição”, selecionar

a opção “Processo” e, depois, a opção “Cadastrar processo”;

- na nova tela que surgir, digitar o número do processo no campo “Número”;

- No ícone “Vincular”, selecionar a opção “Ao processo” e então a

sub opção “Parte”;

-

digitar o nome da parte autora no campo “Parte” e pressionar o botão “Enter”;

-

se a parte já estiver cadastrada no sistema, surgirá uma lista com

o

nome de todas as partes cadastradas com aquele nome;

-

conferir o CPF da inicial com os CPFs apontados na relação do sistema;

se o nome apresentado pelo sistema tiver o mesmo CPF da inicial, seleciona-lo, e então selecionar no campo “Participação” qual o pólo a que aquela parte pertence (se autor ou réu), e clicar no botão “Salvar” para passar à outra parte, devendo repetir esse mesmo procedimento;

-

-

se não aparecer nenhum nome, ou se o CPF do nome que aparecer

não coincidir com o CPF da inicial, deve-se cadastrar aquela parte:

Analista/Auxiliar/

clicar no ícone “Partes”, ícone “Novo” e digitar as informações da parte (nome, endereço, bairro, CEP, município e demais informações que se fizerem pertinentes, como, em ações criminais, nome do pai e mãe, alcunhas, etc.); clicar no ícone “Salvar”; na Guia “Complemento”, selecionar o tipo de documento que será cadastrado (RG, CPF, CNH, etc.) e pressionar “Enter” para prosseguir ao campo “Número Documento”, onde deverá ser digitada a informação respectiva; pressionar o botão “Enter” até prosseguir para a próxima linha da

5 Técnico Judiciário

tabela, quando então as informações estarão registradas; clicar no ícone “Fechar” para retornar à janela anterior;

selecionar o nome da parte, agora cadastrada, e no campo “Participação”, escolher a qual pólo pertence;

-

- clicar no ícone “Salvar”;

- confirmar a operação realizada na janela que abrir;

repetir o mesmo procedimento para a(s) outra(s) parte(s); Para cadastrar advogado (vide Anexo O):

-

na tela de cadastro processual (1ª tela), clicar duas vezes no nome da parte patrocinada por aquele advogado que será vinculado;

-

-

clicar no ícone “Vincular”, na opção “À parte”, e então na opção “Advogado”;

preencher o campo “OAB” e pressionar “Enter”; se o advogado já estiver cadastrado, aparecerá seu nome no campo “Advogado” para seleção; caso não esteja cadastrado, clicar no ícone “Advogado”

-

e

preencher as informações solicitadas (número da OAB, UF da

OAB, nome completo e endereço); clicar no ícone “Salvar” para retornar à tela anterior e efetivar a vinculação do advogado; Para cadastrar assunto (vide Anexo P):

-

na mesma tela anterior, clicar no ícone “Vincular”, opção “Ao

processo” e subopção “Assunto”;

- ler a petição para identificar o pedido, o assunto da ação;

- no item “Pesquisa”, digitar uma palavra-chave e pressionar “Enter”

para localizar aquele assunto na tabela do CNJ;

localizado o assunto, clicar para selecionar e então clicar no ícone “Salvar”. Para cadastrar histórico (vide Anexo Q):

-

-

seguir os mesmos passos para cadastro de advogado.

22 Nas comarcas que, eventualmente, o sistema Themis não esteja instalado, permite-se os registros me livros.

MANUAL DAS SECRETARIAS JUDICIAIS • PARTE GERAL

37

 

Gerar a capa do processo (vide Anexo R):

- uma vez aberto o sistema, clicar na Guia “Secretaria”, selecionar

a opção “Processo” e a sub opção “Emitir capa do processo”;

Analista/Auxiliar/

- digitar o número do processo na tela “Selecionar processo”;

6 Técnico Judiciário

- clicar no ícone “Imprimir”;

- na tela “Visualizando Impressão”, clicar no ícone com a figura

da impressora e imprimir 2 (duas) vias;

-

colar a 2ª via do protocolo da distribuição realizada no sistema Themis.

 

Preparar a capa para acondicionar o processo utilizando sistema

Analista/Auxiliar/

7 Técnico Judiciário

diferenciado de identificação (capas coloridas ou etiquetas) de acordo com o tipo de ação que está sendo registrada e autuada.

Analista/Auxiliar/

8 Técnico Judiciário

Verificar se a capa estava dobrada da forma correta, fazendo ajustes, se necessário.

Analista/Auxiliar/

9 Técnico Judiciário

Marcar o meio da capa e perfurá-la com o perfurador.

Analista/Auxiliar/

10 Técnico Judiciário

Inserir dois colchetes nos espaços perfurados.

Analista/Auxiliar/

11 Técnico Judiciário

Acondicionar em capa plástica, afixando a capa gerada no Themis em baixo da mesma (capa de papel).

Analista/Auxiliar/

12 Técnico Judiciário

Pegar a folha de protocolo encaminhado pela distribuição e destacar a1ª via, que deverá ser colada no verso da capa 23 .

Analista/Auxiliar/

A

2ª via da folha de protocolo deverá ser fixada na contra capa

13 Técnico Judiciário

do processo.

Analista/Auxiliar/

14 Técnico Judiciário

Separar as vias da petição recebida.

Analista/Auxiliar/

15 Técnico Judiciário

via que está com os documentos, deverá ser perfurada e colocada na capa do processo, sendo presa através dos colchetes.

A

Analista/Auxiliar/

A

outra via (Contra-fé) deverá ser colocada na contracapa (com

16 Técnico Judiciário

um clips) para ser utilizada quando da elaboração do mandado.

Analista/Auxiliar/

17 Técnico Judiciário

Carimbar todas as páginas com o carimbo de folhas 24 e rubricar.

Analista/Auxiliar/

18 Técnico Judiciário

Numerar todas as páginas à mão (iniciando com o número 2 25 ), utilizando o espaço reservado no carimbo de folhas.

Analista/Auxiliar/

19 Técnico Judiciário

Colocar o processo no local apropriado (para fazer certidão e conclusão).

20 Secretário Judicial

Assinar a conclusão dos autos ao Juiz (termo de conclusão).

Analista/Auxiliar/

21 Técnico Judiciário

Movimentar a “conclusão” no Themis (vide Anexo L).

Analista/Auxiliar/

22 Técnico Judiciário

Encaminhar o processo ao gabinete do Juiz.

Quadro 6 - Passo a passo para o recebimento de petição inicial nas comarcas de vara única

23 Pode-se colar a 1ª via da folha de protocolo no verso da 1ª página da petição inicial, pois se ocorrer algum dano à capa, preserva-se a referida folha.

24 O carimbo de folhas deverá estar localizado em local próprio na secretaria, devendo per- manecer sempre no mesmo local.

25 A capa é a folha de número 1.

38

MANUAL DAS SECRETARIAS JUDICIAIS • PARTE GERAL

4.3 Recebimento de petição intermediária

Toda petição direcionada a processos já existentes é considerada como petição intermediária. Nesta categoria se enquadram, por exemplo, as contestações, réplicas, recursos etc. Recebida a petição intermediária, o processo deve ser localizado e promovida a respectiva “juntada” 26 .

Passo

Ator

 

Descrição

   

O

servidor deve fazer a recepção eletrônica da petição intermediária

no programa Themis (vide Anexo S):

-

uma vez acessado o sistema, clicar na Guia “Pré-distribuição”,

selecionando a opção “Petição Intermediária” e, após, “Receber petição intermediária”;

-

digitar o número do processo a ser juntada aquela petição no campo

Analista/Auxiliar/

1 Técnico Judiciário

“Número”;

-

na Guia Cadastrar, digitar no campo “Parte Autora” o nome de quem

está dando entrada na petição;

- no campo “Tipo Petição”, selecionar qual a espécie da petição;

- informar a quantidade de documentos que serão juntados;

- clicar no botão “Salvar”;

- clicar no botão “Imprimir”, e imprimir duas vias do protocolo respectivo.

 

Analista/Auxiliar/

A

1ª via do protocolo será entregue para a parte, juntamente com a

2 Técnico Judiciário

cópia recibada da petição intermediária.

   

Juntar a 2ª via do protocolo da distribuição e a petição intermediária

Analista/Auxiliar/

3 Técnico Judiciário

recebida, nessa ordem, ao processo e colocar o carimbo com a respectiva data da juntada.

 

Analista/Auxiliar/

4 Técnico Judiciário

Colocar o carimbo da secretaria no protocolo e na petição intermediária

e

numerá-los com a numeração seqüencial.

   

Movimentar o processo no sistema Themis (vide Anexo T):

-

uma vez acessado o sistema, clicar na Guia “Secretaria”, na opção

“Movimentação de processo”;

- digitar o número do processo no campo “Número”;

- na nova janela que surgir, clicar no ícone “Novo”;

- no campo “Tipo Movimento”, selecionar a opção “Juntada de petição

Analista/Auxiliar/

5 Técnico Judiciário

de ‘tipo’ ” e pressionar “Enter”;

- selecionar no campo “Tipo Petição” qual o tipo daquela intermediária

a ser juntada;

- no campo “Descrição do Movimento”, digitar resumo do teor da

 

petição;

- clicar no ícone Salvar”;

- clicar no ícone “Fechar”.

26 Juntada é o termo que corresponde à inserção de qualquer documento aos autos do processo.

MANUAL DAS SECRETARIAS JUDICIAIS • PARTE GERAL

39

 

Analista/Auxiliar/

Entregar o processo ao secretário(a) judicial, para análise e indicação das providências a serem adotadas.

6

Técnico Judiciário

7

Secretário(a)

Não se tratando de ato ordinatório, fazer imediata conclusão dos autos ao magistrado (vide Anexo L).

Judicial

Quadro 7 - Passo a passo para a juntada de petição intermediária

4.4 Expedição e recebimento de cartas precatórias / de ordem

O juiz somente determina a prática de certos atos processuais

dentro dos limites territoriais de sua comarca (excepcionam esta regra, nos casos de comarcas contíguas). Portanto, para que seja possível, por exemplo, que uma pessoa seja citada em processo de investigação de paternidade, sendo caso de citação pessoal, deve o juiz da comarca de origem (chamado de juiz deprecante), pedir que o juiz da comarca de destino (juiz deprecado), mande cumprir sua ordem. Essa comunicação se chama de carta precatória. Existem, ainda, outros dois tipos de carta: de ordem e

rogatória.

A carta de ordem é expedida quando um juiz de instância

superior (Ex.: Tribunal de Justiça) ordena que outro juiz de instância

inferior (Ex. Juiz da 3ª Vara da Família da Comarca de Imperatriz) pratique determinado ato.

A carta rogatória é o instrumento realizado para realização de

diligências e atos processuais entre países 17 .

O tratamento da carta precatória ou de ordem, quando

recebida na secretaria judicial, vai depender se o juízo é deprecante/

ordenante ou deprecado.

Observe-se, ainda, no caso de expedição de carta precatória:

primeiro, salvo determinação judicial em contrário, as cartas precatórias

terão 30 (trinta) dias para cumprimento; segundo, caso não se trate de

assistência judiciária gratuita, exige-se o recolhimento prévio das custas

correspondentes.

17 Segue procedimento previsto pelo Ministério das Relações Exteriores – Portaria nº 26/90, de 14 de agosto de 1990 (Anexo U).

40

MANUAL DAS SECRETARIAS JUDICIAIS • PARTE GERAL

Nos casos de urgência, as cartas precatórias poderão ser transmitidas por e-mail, telegrama, fax, telefone, ou outro meio que possibilite verificação de sua autenticidade. Os requisitos formais das cartas precatórias estão previstos nos códigos de processo e no Código de Normas da Corregedoria (Cap. III, Seção II e Cap. IV, Seção V).

Passo

Ator

Descrição

 

Analista/Auxiliar/Técnico

 

1

Judiciário

Identificar o destino (Juízo Deprecado).

 

Analista/Auxiliar/Técnico

Pesquisar o endereço da Comarca através da internet ou do Código de Organização Judiciária do Estado de destino.

2

Judiciário

 

Analista/Auxiliar/Técnico

 

3

Judiciário

Gerar expediente pelo Themis.

 

Analista/Auxiliar/Técnico

 

4

Judiciário

Imprimir 3 vias da carta precatória.

 

Analista/Auxiliar/Técnico

 

5

Judiciário

Gerar ofício ao juízo deprecado.

 

Analista/Auxiliar/Técnico

Encaminhar a carta precatória e o ofício para a assinatura do Juiz.

6

Judiciário

 

Analista/Auxiliar/Técnico

 

7

Judiciário

Tirar cópia dos documentos necessários.

 

Analista/Auxiliar/Técnico

 

8

Judiciário

Enviar a carta para o local de destino.

Quadro 8 - Passo a passo para expedição de cartas precatórias

Passo

Ator

Descrição

 

Analista/Auxiliar/Técnico

Receber a carta precatória encaminhada pela Distribuição 28 , ou diretamente na secretaria – em caso de vara única e na Vara de Cartas Precatórias da Comarca de São Luís 29 – conferindo dados e documentos.

1

Judiciário

   

Verificar a quantidade de vias da precatória, separando-as

2

Analista/Auxiliar/Técnico

Judiciário

para autuação e acompanhamento do mandado de citação/ intimação/notificação.

28 A Distribuição deverá informar ao juízo deprecante, o recebimento da carta e, se for o caso, a vara a qual foi distribuída. 29 Provimento n.º 10/2009 (Anexo V).

MANUAL DAS SECRETARIAS JUDICIAIS • PARTE GERAL

41

 

Analista/Auxiliar/Técnico

Receber a carta precatória na pré-distribuição do sistema “THEMIS” (ver Anexo S).

3

Judiciário

   

Quando a precatória for apresentada diretamente na

4

Analista/Auxiliar/Técnico

Judiciário

secretaria, entregando uma via do protocolo gerado pelo sistema Themis.

   

Gerar e fixar a capa do processo (ver Anexo R), colando a 2ª

5

Analista/Auxiliar/Técnico

Judiciário

via do protocolo da distribuição realizada no sistema Themis, na contracapa.

   

Preparar a capa para acondicionar o processo utilizando

6

Analista/Auxiliar/Técnico

Judiciário

sistema diferenciado de identificação (capas coloridas ou etiquetas).

 

Analista/Auxiliar/Técnico

Verificar se a capa estava dobrada da forma correta, fazendo ajustes, se necessário.

7

Judiciário

 

Analista/Auxiliar/Técnico

 

8

Judiciário

Marcar o meio da capa e perfurá-la com o perfurador.

 

Analista/Auxiliar/Técnico

 

9

Judiciário

Inserir dois colchetes nos espaços perfurados.

 

Analista/Auxiliar/Técnico

Carimbar todas as páginas com o carimbo de folhas 30 e rubricar.

10

Judiciário

 

Analista/Auxiliar/Técnico

Colocar o processo no local apropriado (para fazer certidão e conclusão).

11

Judiciário

12

Secretário(a) Judicial

Assinar a conclusão dos autos ao Juiz (termo de conclusão).

 

Analista/Auxiliar/Técnico

Movimentar a “conclusão” no Themis (ver Anexo L) e encaminhar ao gabinete do Juiz.

13

Judiciário

Quadro 9 - Passo a passo para recebimento de carta precatória / de ordem

4.5 Devolução/recebimento de processos

É parte do dia-a-dia da secretaria judicial o recebimento de processos, devolvidos pelos advogados/defensores/promotores de justiça,

que os retiraram em carga, ou remetidos por outra unidade jurisdicional.

O principal cuidado que o servidor deve ter é verificar

previamente se o processo está realmente endereçado para aquela unidade jurisdicional.

Os processos devolvidos devem merecer a respectiva baixa

no protocolo informatizado ou livro de carga.

30 O carimbo de folhas deverá estar localizado em local próprio na secretaria, devendo permanecer sempre no mesmo local.

42

MANUAL DAS SECRETARIAS JUDICIAIS • PARTE GERAL

Passo

Ator

 

Descrição

 
   

Receber o processo e verificar TODAS as folhas,

1

Analista/Auxiliar/Técnico

procurando por alguma folha faltante (observar a

Judiciário

numeração sequencial). Certificar utilizando carimbo com

a

denominação “Termo de Recebimento”.

 
   

Se for verificada a ausência de folhas e/ou documentos, não receber os autos e comunicar o fato ao Secretário Judicial. Se estiver correta, dar baixa no Livro de Carga 31 e no sistema Themis (vide Anexo W):

-

uma vez acessado o sistema, clicar na Guia “Secretaria”,

e

selecionar a opção “Movimentação de processo”;

 

-

no campo “Número”, digitar o número do processo;

-

clicar no ícone “Novo”;

 

no campo “Tipo Movimento”, selecionar a opção “Recebidos os autos”;

-

-

preencher o campo “Descrição do movimento” com a

2

Analista/Auxiliar/Técnico

informação de quem devolveu;

 

Judiciário

- clicar no ícone “Salvar”;

 

- clicar no ícone “Fechar”. - uma vez acessado o

sistema, clicar na Guia “Secretaria”, e selecionar a opção “Movimentação de processo”;

- no campo “Número”, digitar o número do processo;

 

- clicar no ícone “Novo”;

 

no campo “Tipo Movimento”, selecionar a opção “Recebidos os autos”;

-

preencher o campo “Descrição do movimento” com a informação de quem devolveu;

-

- clicar no ícone “Salvar”;

 

- clicar no ícone “Fechar”.

   

Se a pessoa trouxer protocolo, dar o recebido, verificando

3

Analista/Auxiliar/Técnico

Judiciário

se os dados correspondem ao processo que está sendo devolvido, datando e assinando.

 

Analista/Auxiliar/Técnico

Se a devolução vier acompanhada de petição, proceder ao seu recebimento 32 .

4

Judiciário

 

Analista/Auxiliar/Técnico

Judiciário

Se

a

devolução

não

vier

acompanhada

de

petição,

5

encaminhar

para

o

secretário(a)

para

indicação

das

providências cabíveis.

 
 

Analista/Auxiliar/Técnico

Caso exista rasura ou folha faltante, solicitar informações à pessoa que está devolvendo os autos.

6

Judiciário

7

Secretário(a) Judicial

Certificar o fato, relatando o caso.

 

8

Secretário(a) Judicial

Havendo necessidade de impulso oficial, assinar a conclusão dos autos ao Juiz (termo de conclusão).

 

Analista/Auxiliar/Técnico

Movimentar a “conclusão” no Themis (vide Anexo L) e encaminhar ao gabinete do Juiz.

9

Judiciário

Quadro 10 - Passo a passo de recebimento de processos

31 O Livro de Carga é formado a partir do protocolo eletrônico, logo, todas as vezes que o processo retornar à secretaria, a folha deve ser retirada do livro, podendo ser reciclada. 32 Ver procedimento próprio (item 4.3 - Recebimento de Petição Intermediária).

MANUAL DAS SECRETARIAS JUDICIAIS • PARTE GERAL

4.6 Juntadas

43

Juntada é o ato de trazer ao processo um documento novo.

Há bem pouco tempo atrás a juntada era ato exclusivo do juiz. Hoje, pode se praticado pelo secretário(a) judicial. Normalmente, a maior parte das juntadas ocorridas em uma secretaria judicial envolve: Petições, Avisos de Recebimento (AR’s), Mandados e Cartas Precatórias.

O mais importante é que o servidor responsável pela juntada

não a encare como ato mecânico, como simplesmente “juntar um papel”

no processo. Deve ser lido o seu conteúdo para que o servidor saiba se se trata de matéria urgente ou não, evitando graves injustiças, como, por exemplo, um pedido de liminar ou cautelar, formulado no curso do processo, que não é apreciado a tempo. Da mesma forma, a leitura do seu conteúdo geral é muito importante para identificar as situações que demandam prioridade de tramitação (ver item 4.11 – Tramitações Especiais).

A juntada opera-se com a inserção do documento nos autos

do processo, a numeração e rubrica de suas folhas e o preenchimento da certidão de juntada no verso da folha imediatamente anterior ao documento juntado. Todo o documento a ser juntado nos autos, que não esteja no tamanho do papel A4 23 deverá ser fixado em folha nesse padrão, observando, quando necessário, que essa fixação possibilite a leitura integral da peça. Para passo a passo da movimentação no sistema Themis, vide Anexo T.

4.7 Apensamento

Apensar é o ato de colocar um processo junto a outro sem que, no entanto, se tornem partes integrantes de um mesmo processo, desde que entre eles guardem alguma relação de dependência ou conexão. Dessa forma, deverão tramitar juntos durante um certo período. É portanto, uma união de processos em caráter temporário.

32 São exemplos: folhas de cheque, extratos bancários, AR’s, recibos, entre outros.

44

MANUAL DAS SECRETARIAS JUDICIAIS • PARTE GERAL

Quando, a critério do juiz ou do secretário(a), o volume dos apensos dificultar o manuseio dos processos, proceder-se-á o desapensamento, certificando o fato e anexando cópia da decisão referida nos autos principais. As diversas situações de apensamento estão prevista em lei, devendo o servidor fazê-lo por determinação do juiz ou orientação do(a) secretário(a).

Passo

Ator

Descrição

 

Analista/Auxiliar/Técnico

Observar a determinação de apensamento do juiz ou orientação do(a) secretário(a).

1

Judiciário

 

Analista/Auxiliar/Técnico

 

2

Judiciário

Localizar o processo 34 (vide Anexo I).

 

Analista/Auxiliar/Técnico

 

3

Judiciário

Proceder ao apensamento.

   

Sobrepor um processo ao outro, fixando-os através de

4

Analista/Auxiliar/Técnico

Judiciário

colchetes, fios, barbantes ou qualquer outro artefato disponibilizado para essa finalidade.

 

Analista/Auxiliar/Técnico

Colocar fitas de proteção, separando um processo do outro para evitar que a capa rasgue.

5

Judiciário

   

Certificar e Registrar no sistema o apensamento (vide Anexo X):

-

uma vez acessado o sistema, clicar na Guia

“Secretaria”, e selecionar a opção “Movimentação de processo”;

-

na janela que surgir, digitar o número do processo no

campo “Número”;

-

na janela que surgir, no campo “Tipo Movimento”,

selecionar a opção “Apensado ao processo ‘número

6

Secretário(a) Judicial

do processo’ ”;

-

no campo “Processo apenso”, digitar o número do

processo qual o processo em mãos será apensado e clicar no botão “Pesquisar”;

se o sistema informar “processo válido”, digitar no campo “Descrição do movimento” as informações

-

pertinentes ao apensamento, como o teor da certidão de apensamento;

clicar no ícone “Salvar”, para registrar a mesma movimentação nos dois processos.

-

34 Consulta de processos pelo Themis e localização física do processo.

MANUAL DAS SECRETARIAS JUDICIAIS • PARTE GERAL

45

7

Secretário(a) Judicial

Havendo necessidade de impulso oficial, assinar a conclusão dos autos ao Juiz (termo de conclusão).

 

Analista/Auxiliar/Técnico

Movimentar a “conclusão” no Themis (vide Anexo L) e encaminhar ao gabinete do Juiz.

8

Judiciário

Quadro 11 - Passo a passo de apensamento de autos

4.8 Desapensamento

É o ato de separar processos outrora apensados. A cobrança de custas e de outros encargos referentes aos autos desapensados deverá ser feita, sempre que possível e viável, nos autos principais.

Passo

Ator

 

Descrição

 

Analista/Auxiliar/Técnico

Observar a determinação de desapensamento do juiz ou orientação do(a) secretário(a)

1

Judiciário

 

Analista/Auxiliar/Técnico

 

2

Judiciário

Proceder ao desapensamento fisico.

   

Certificar e Registrar no sistema o desapensamento (vide Anexo Y):

-

uma vez acessado o sistema, clicar na Guia “Secretaria”,

e

selecionar a opção “Movimentação de processo”;

-

no campo “Número”, digitar o número do processo;

-

na janela que surgir, clicar no ícone “Novo”;

-

no campo “Tipo Movimento”, selecionar a opção

3

Secretário(a) Judicial

“Desapensamento do processo”;

-

no campo “Processo apenso”, digitar o número do

 

processo de que será desapensado;

-

se o sistema informar “processo válido”, digitar no

campo “Descrição do movimento” as informações pertinentes ao desapensamento, como o teor da certidão de desapensamento;

clicar no ícone “Salvar”, para registrar a mesma movimentação nos dois processos.

-

   

Arquivar definitivamente os autos desapensados (vide

4

Secretário(a) Judicial

Anexo Z e Anexo AA), gerando a baixa automática no sistema 35 .

Quadro 12 - Passo a passo de desapensamento de autos

35 Nas comarcas onde o sistema Themis não estiver na versão atualizada (versão 3), a baixa deve ser efetuada com perfil de Distribuidor.

46

MANUAL DAS SECRETARIAS JUDICIAIS • PARTE GERAL

4.9 Desmembramento de processos

Considerando que a lei prevê hipóteses de separação de processos, por exemplo, nos casos previstos no artigo 80 do Código de Processo Penal, o desmembramento pode ser determinado pelo juiz.

Após a conclusão do procedimento de desmembramento, os processos seguem a tramitação normal.

Passo

Ator

 

Descrição

 

Analista/Auxiliar/Técnico

Tirar cópia integral dos autos, cujos processos serão desmembrados.

1

Judiciário

   

Certificar em todos os autos o cumprimento do despacho

e

proceder a sua remessa juntamente com as cópias à

Distribuição, após movimentação do desmembramento

do sistema (vide Anexo BB):

-

uma vez acessado o sistema, clicar na Guia “Secretaria”,

e

selecionar a opção “Movimentação de processo”;

-

no campo “Número”, digitar o número do processo;

2

Secretário(a) Judicial

-

na janela que surgir, clicar no ícone “Novo”;

-

no campo “Tipo Movimento”, selecionar a opção

 

“Remetidos autos para

”;

-

no campo “Setor de Destino”, selecionar a opção

“Distribuição”;

-

no campo “Descrição do movimento”, digitar as

informações pertinentes sobre o desmembramento, número de folhas dos autos etc.;

-

clicar no ícone “Salvar”.

3

Secretário(a) Judicial

Retornando os autos da Distribuição, observar o procedimento de “recebimento de petição inicial”.

Quadro 13 - Passo a passo de desmembramento de autos

4.10 Remessa de processos

A remessa de processos se dá sempre por determinação do juiz. O processo pode ser enviado para outra vara, comarca ou mesmo para Tribunais. Entretanto, apesar dos diferentes destinos, o procedimento é sempre o mesmo.

MANUAL DAS SECRETARIAS JUDICIAIS • PARTE GERAL

47

Passo

Ator

Descrição

   

Observar com atenção (lendo e folheando os autos) se no

1

Analista/Auxiliar/Técnico

Judiciário

processo existe decisão do