La efectividad en las presentaciones orales

I
Por Daniel Davidovics

Desde el comienzo estableceremos que la eficiencia estará dada cuando el orador

domina (o por lo menos, conoce mucho más que su público objetivo), el tema que va a
exponer. Nada más triste que escuchar a un orador que no conoce el tema del que
habla. Por lo tanto, lo primero a recomendar es hablar de lo que conocemos, negarnos
a hablar de lo que no dominamos, o prepararlo de tal manera que nos asegure la
dignidad necesaria en la presentación.

Hecha esta salvedad, queda claro que hablaremos de aquí en más del complemento
del contenido o sea la forma, el marco, el entorno de aquello que, en primera
instancia, podría ser considerado como lo esencial. Sin embargo veremos estudios que
aseguran que la forma tiene más que ver en el resultado de la presentación que el
contenido mismo. Esto redundará en la efectividad de la presentación y por lo tanto en
el éxito de la misma. Contenido sin forma al igual que forma sin contenido, no será
exitoso y por lo tanto será solo una pérdida de tiempo y dinero tanto para nuestra
empresa como para nuestros clientes o escuchas ocasionales.

Los aspectos visuales

La efectividad pasa por una serie de aspectos, entre los cuales, los visuales son los que
analizaremos para comenzar.

El presentador debe entender que una vez que se para frente a su público, una vez
que aceptó subir al escenario, es el centro de atención, recibirá el 100% de las
miradas, se ha transformado en el show del día y así debe asumirlo. Al igual que un
actor que sale a escena para representar su obra noche tras noche, debe dejar lo
mejor de sí para su público, debe concentrarse, debe dejar atrás sus problemas
personales, y tratar de encantar. De nada vale tratar de esconderse tras un proyector
o dar la espalda a la audiencia, una vez frente a ellos más vale dar de frente lo mejor
de uno, dejar la vida por los que vinieron a escucharme. ¡Si no piensa así, no suba al
escenario!

Esto no quiere decir que hay que tomar cursos de actuación para hacer presentaciones
ni pensar en sobreactuar cuando estoy frente a un grupo de clientes que vinieron a
escuchar de mi producto o servicio. Quiere decir que debo entrenarme en algunas
técnicas sencillas que me pueden ayudar a transmitir un mensaje creíble, pues
después de todo, de eso se trata. Ser creíble.

El rostro
A través de nuestro rostro transmitimos gran numero de mensajes a nuestro
público. Es importante no gesticular de mas durante la presentación pero si mantener
un rostro "abierto". Qué es un rostro abierto? Es un rostro en el cual predominan los
gestos que tienden a la sonrisa sobre los gestos serios, adustos y que parecen
demostrar que estamos enojados. Es un rostro dispuesto a recibir de los demás. Es un
rostro amable. Sugerimos que ensaye frente a un espejo diferentes tipos de rostro y
averigüe cual es un rostro abierto y cuál es su rostro de enojo o cerrado. Sabrá luego
cual usar en las presentaciones.

La vista es un elemento esencial a cuidar muchísimo durante la presentación. Cada

asistente a la presentación debe tener al final de la misma la sensación de que le fue
dirigida en su totalidad sólo a él. Para lograr esto se debe rotar entre todos los
asistentes la vista de modo de mirarlo a todos repetidas veces y cambiar cada 3 o 4
segundo de uno a otro. Esto requiere de entrenamiento y no les quepa dudas que lo
principal para lograr hacer buenas presentaciones es practicar una mil veces este tipo
de conceptos sencillos. En un auditorio pequeño y con poca gente debemos ser
especialmente cautelosos de no olvidar a nadie, podemos estar tentados de dirigirnos
con la vista solo a la gente que conocemos y con los que nos sentiremos más a
gusto. Puede ser un grave error que luego pagaremos caro. Recuerden mirar a todos,
todos, todos en el auditorio. Si el mismo es muy grande, lo haremos por zonas y al
mirar a un grupo parecerá que miramos a cada uno pero por favor, roten por todas las
zonas del auditorio.

Pruebe esto: intente hablar con una persona de su confianza sin mirarlo por
determinado tiempo y vea cómo responde. Cómo se sentiría Ud.? Verá así la
importancia de tener contacto visual con su audiencia. Háblele a la gente, no a las
paredes u objetos que hay en la sala donde está realizando la presentación. Ellos le
devolverán las miradas y por lo tanto más atención a la presentación.

La sonrisa es otro de los atributos del rostro que lo transforman y transmiten

confianza a los receptores de nuestro mensaje. La presentación debe amenizarse entre
momentos serios y otros más livianos o amenos. Se puede sin embargo, mantener
durante el transcurso de la presentación un gesto que tienda a la sonrisa. Nunca finja
una sonrisa, simplemente manténgase alegre, contento de estar haciendo lo que está
haciendo. Si sufre por dentro, será muy difícil que pueda mostrarse contento de estar
realizando la presentación y el público lo va a anotar.

No lo olvide, practicar, practicar y practicar, es de los pocos secretos para realizar

buenas presentaciones orales.

La efectividad en las
Presentaciones Orales II
Por Daniel Davidovics
Como decía en la entrega anterior, un mensaje creíble se logra si hay concordancia
entre lo que nuestras palabras dicen y lo que nuestro cuerpo dice al oyente. Cuando
hay discrepancia entre estos dos mensajes, esto es captado por el escucha (muchas
veces inconscientemente) y el resultado de la presentación no es satisfactorio.

un mensaje creíble El cuerpo

se logra si hay
concordancia entre Para continuar con los aspectos visuales de la presentación,
lo que nuestras veremos algunos consejos sobre que hacer con nuestro
palabras dicen y lo cuerpo en la presentación.
que nuestro cuerpo
Cuál es la postura correcta? Debo quedarme quieto o
dice al oyente caminar? Y si tropiezo?

Nuestro cuerpo debe permanecer erguido mientras estamos realizando la presentación,

con el peso distribuido entre ambas piernas y evitando balancearse de costado
mientras permanecemos parados.

En cuanto al movimiento es importante caminar de un lado a otro de la sala de modo

de estar tan cerca como podamos de cada uno de los oyentes. Cambiar de lado implica
que nos importa llegar hasta cada rincón para comunicarnos con la persona que esta
mas atrás en la sala y a la que muchas veces se olvida. Si combinamos este
movimiento con la vista de la que hablábamos en nuestra entrega anterior, tendremos
el efecto deseado, o sea un contacto personal con cada individuo presente, y el
despertar del interés de todo el auditorio. No olvidemos al caminar de costado para
cambiar de lado en al sala, continuar mirando hacia el público y no a la pared que
tenemos enfrente y que momentáneamente nos puede servir de escape para aliviar la
presión que implica la gente. Nosotros mandamos sobre el escenario y nuestra
presencia no debe decaer.

Al cambiar de lado Ud. evita asimismo obstaculizar la visión de las personas más
cercanas y a las que el presentador puede molestar en el momento de ver la
pantalla. Sin embargo esta preocupación debe ser mínima ya que lo importante es lo
que estamos diciendo y lo proyectado debe ser solo un apoyo.

Si al caminar pasa frente a la luz del proyector, hágalo con naturalidad, rápidamente y
no se quede frente al haz luminoso mas que por el tiempo del pasaje.

Cuando una persona hace una pregunta y nos disponemos a responderle es importante
no retroceder, sino más bien aproximarnos a ella lo más posible, ahí si, dedicándole
unos segundos en exclusividad.

Si disponemos de un rotafolio donde escribir y lo hacemos, ¡¡Mire a su

es importante no dar la espalda al público al igual que no
público!!
debemos hacerlo si miramos a nuestras propias
transparencias. No a la pantalla.
¡¡Mire a su público!! No a la pantalla. Si tiene un computador personal
donde figura la transparencia, mire ahí si desea recordar algo pero luego retome el
contacto con el auditorio. Tampoco intente esconderse detrás del rotafolio o un atril
que pueda haber en la sala. Muéstrese natural para que su público le tenga confianza y
por lo tanto confianza en el mensaje que esta transmitiendo.

Los brazos y las manos

Que hago con mis brazos y mis manos? Esta debe ser una de las peores pesadillas
para un presentador novato. Parece no encontrar donde colocar los brazos, como que
sobran. Sin embargo son una herramienta fundamental para la expresión corporal.

Los brazos deben permanecer a los lados del cuerpo y nunca en los bolsillos, deben
están sueltos, no tensos y lo ideal es que acompañen lo que estoy diciendo con gestos
suaves y expresivos. Claro, que fácil decirlo! Sabemos que no es fácil lograr una buena
utilización de los brazos y manos durante la presentación.

¡Diga con sus brazos lo mismo que esta diciendo con sus palabras! Intente dar
la presentación sólo con movimientos y sin usar palabras al ensayar. Realmente tiene
mucho para decir con sus miembros superiores, inténtelo y verá.

Por favor no cruce los brazos frente a su pecho cuando se enfrenta a su público, Ud.
vera que cuando lo hace inconscientemente esta cerrándose, diciendo a la gente que
está incómodo, que quiere irse de la presentación. Tampoco coloque las manos atrás
de la espalda agarradas una con la otra o en el frente de su cuerpo en una posición
conocida como hoja de parra.

Muchos presentadores mantienen en una de sus manos

El consejo un objeto que los ayuda a no desviar las manos a los
fundamental bolsillos. Por ejemplo se puede sostener una lapicera o un
nuevamente es puntero láser. Lo que uno sujeta en la mano al mismo
tiempo puede servir para señalar tanto en un rotafolio,
practicar, ensayar,
como en una transparencia. Si disponemos de un puntero
ser criticado y láser no se debe abusar de este excelente medio y solo
aprender de los utilizarlo cuando es estrictamente necesario. Es muy
errores propios y bueno como apoyo pero usado en exceso cansa y pone
ajenos nervioso al auditorio.

El consejo fundamental nuevamente es practicar, ensayar, ser criticado y aprender de

los errores propios y ajenos. Es importante alguna vez ser filmado y luego visto por
uno mismo en actitud critica para mas tarde, repetir el procedimiento realizando los
cambios necesarios. Hágalo!!! Progresará y mucho.

Presentaciones Orales III

 Hemos desarrollado en las entregas anteriores algunos de los cuidados a tener en
cuenta con los aspectos visuales de la presentación. Siempre apuntando a la
efectividad de la misma, veremos ahora algunas ayudas para la elección del medio en
el cual apoyarnos para realizar la presentación y los contenidos a incluir.

Por Daniel Davidovics

Planificación de la presentación
Parece en primera instancia elemental tener que decir que es necesario preparar las
presentaciones que realizaremos.Sin embargo hemos visto gran cantidad de
presentadores que no han realizado la adecuada preparación de su presentación.
Puede suceder que estemos muy acostumbrados a presentar y por lo tanto
subestimemos el tema. Recalco que es fundamental adecuar nuestra presentación a
cada caso concreto. Debemos personalizar la presentación para el público que la va a
escuchar esta vez, aunque la tengamos pronta de una vez anterior. El clásico "no
tengo tiempo" no puede ser una excusa para este tema. Cada escenario, cada público,
cada día son distintos para realizar una presentación. Obviamente no es lo mismo para
un presentador que ha realizado la misma presentación cuatro veces, prepararse para
una quinta, que armarla por primera vez. Pero adecuarla a la oportunidad es
fundamental, el auditorio lo notará, sabrá qué tanto lo conocemos o conocemos su
caso y por lo tanto que tanto estamos interesados en ellos. Interésese en su público!

Al preparar la presentación pensaremos acerca de que

medios tenemos disponibles para la realización de la Parece en primera
misma. Hoy en día es muy usado, y en eso instancia elemental
profundizaremos, la realización de presentaciones a tener que decir que
través de software especializado que mediante el equipo
adecuado puede proyectarse en pantallas gigantes de es necesario
buena visibilidad. Sin embargo no debemos descartar preparar las
otros medios audiovisuales que nos sirvan de apoyo. presentaciones que
Para ello como parte de la preparación, debemos realizaremos
conocer la sala en la que haremos la presentación y
requerir que tenga algún medio en el cual realizar
anotaciones no previstas y que el público requiera.

Esto puede realizarse de varios modos. La sala puede contar con un pizarrón, en cuyo
caso se debe verificar personalmente la existencia de marcadores de varios colores
que escriban muy bien y la posibilidad de borrar "dignamente". La sala puede contar
con un rotafolio o papelógrafo en cuyo caso la observación para marcadores es similar
a la anterior y verificar además que exista papel en abundancia donde escribir. En
ambos casos sugerimos que al escribir, el tamaño de la letra se exagere, de modo que
sea siempre bien apreciado por todo el auditorio, recordar que no escribimos para
nosotros, sino para el que esté mas lejos en la sala. Una tercera opción es contar con
un proyector de transparencias, con varias transparencias en blanco y lápices
especiales para escribir sobre ellas. Nuevamente valen varias de las anotaciones
anteriores agregando que dado que estas intervenciones son casuales, el proyector
debe estar apagado durante la presentación y sólo encenderse para escribir, quedando
luego apagado para continuar la presentación.

Algunos medios como la utilización de películas ya sea

tengamos presente en pantalla grande o pequeña de un televisor pueden
que una pantalla de tener un efecto fantástico en el público. También
29 pulgadas podrá pueden tener un efecto devastador. Dado que para
realizar este tipo de proyecciones es habitual bajar la
ser vista luz de la sala, sólo deben realizarse en rangos de unos
adecuadamente por cinco minutos de muy buen material. De contarse con
unas 14 o 15 un televisor debe verificarse que todo el auditorio tenga
personas y no más buen acceso a su visualización y con respecto a esto
que eso tengamos presente que una pantalla de 29 pulgadas
podrá ser vista adecuadamente por unas 14 o 15
personas y no más que eso.

La combinación de medios audiovisuales puede ser de gran ayuda a los efectos de dar
dinámica a la presentación, de quitarle monotonía y ayudar al presentador a llegar
mejor a su público. Trate siempre de mezclar este tipo de efectos, forzándolos si no se
dan naturalmente.

La gama de apoyos que el presentador puede usar es vastísima y solo acotada por su
imaginación y obviamente presupuesto. El presentador puede decidir dar su
presentación sin apoyo alguno o montar un show al estilo Broadway. En cualquiera de
los casos y en todos los intermedios, la preparación y el ensayo juegan un papel
fundamental. Este es nuestro caballo de batalla y por eso lo recalcamos. Aunque vaya
a hablar 10 minutos, prepare lo que va a decir.

Sin lugar dudas ha pasado a ocupar el primer lugar para la realización de presentación,
la utilización de software como PowerPoint o Freelance. Las ventajas de este tipo de
medios para la creación y proyección de presentaciones son amplias y conocidas. Basta
con pensar en la facilidad de modificaciones que este tipo de presentación adquiere así
como la riqueza de posibilidades que los productos ofrecen para transformarse en un
usuario mas de estas tecnologías. Si aun no lo ha hechos, debe empezar a crear sus
presentaciones de esta forma sin lugar a dudas.

Al realizar la creación de su presentación, tenga en cuenta antes que nada, el mensaje

que desea transmitir y déjelo absolutamente claro. La primera página debe dejar clara
la razón por la cual lo van a escuchar, quien es Uds. y de ser posible el marco en el
cual se realiza la presentación, así como la fecha de la misma. Estos datos ubican de
inmediato al público, más allá de que se lo explique en forma oral de manera más
extensa.
El conjunto de páginas que conforman la presentación
debe ser homogéneo y contar con un "estilo común". el contenido de
Todos los productos de software lo prevén pero uno debe cada página debe
adaptarlos a la circunstancia y a la empresa. A su vez el ser solo el apoyo
contenido de cada página debe ser solo el apoyo visual de
lo que se quiere transmitir. Está comprobado que las visual de lo que
presentaciones que incluyen gráficas, figuras geométricas, se quiere
dibujos o imágenes son más efectivas por lo cual es transmitir
mandatorio incluirlas y brindar a través de ellas
información valiosa.

Por lo tanto, al igual que es importante variar el tono de voz, moverse en la sala, es
fundamental que las transparencias de una presentación generen variaciones que la
hagan al mismo tiempo amena para el que escucha y motivadora para el presentador.
Sobre esto seguiremos hablando.

Buenas presentaciones!

Referencias:

Davidovics, D. (2001). La efectividad en las presentaciones orales I.

Recuperado el viernes 22 de mayo de 2009, de MORDECKI.COM
Web site:
http://www.mordecki.com/Otros_Autores/presentaciones_orales/pr
esentaciones_orales.shtml

Davidovics, D. (2001). La efectividad en las presentaciones orales II.

Recuperado el viernes 22 de mayo de 2009, de MORDECKI.COM
Web site:
http://www.mordecki.com/Otros_Autores/presentacionesII/presenta
cionesii.shtml

Davidovics, D. (2001). Presentaciones orales III. Recuperado el viernes

22 de mayo de 2009, de MORDECKI.COM Web site:
http://www.mordecki.com/Otros_Autores/Presentaciones_Orales_III/
presentaciones_orales_iii.htm