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Dividiremos esse manual em seções distintas para operação de cada um dos processos. Todos
eles deverão ser executados pelo usuário para garantir que os dados do Liquidity Planner
estejam corretos, pois, os mesmos serão extraídos para o BW no momento oportuno, para a
geração do Fluxo de Caixa.
MANUTENÇÃO DO SISTEMA
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O Fluxo de Caixa, como todo o sistema, estará sujeito a melhorias e modificações
durante a sua existência. Para dar manutenção no Fluxo de Caixa, sem a necessidade
de apoio da Consultoria, preparamos essa seção, que explicará os princípios básicos e
configurações básicas do Liquidity Planner. Não vamos aqui citar todas as
configurações do sistema, mas sim, comentar aquelas que podem ser feitas pelo
usuário no dia a dia, caso ocorra a necessidade de manutenção do sistema.
I TEM DE L IQUIDEZ
Um item de liquidez representa uma origem real ou uma utilização de um pagamento
ou um recebimento (por exemplo, uma entrada em caixa devido ao faturamento, um
desembolso para salário). Os itens de liquidez formarão toda a base de atribuições do
sistema SAP e do Planejamento quando for montada a hierarquia de planejamento no
BW.
No projeto do Fluxo de Caixa temos dois tipos de Itens de Liquidez:
Totalizadores – que servem para agrupar e fazer o somatório de itens de liquidez de
níveis inferiores
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Operacionais – itens que recebem os lançamentos do planejamento, do previsto e do
realizado e que estão no nível mais baixo da hierarquia, organizados abaixo de um item
totalizador.
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Informar o código do Item no campo Item de Liquidez, a Denominação (que irá
aparecer no relatório do Fluxo de Caixa) e a descrição do que é o Item de Liquidez no
campo Descrição.
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A TRIBUIÇÃO DE C ONTAS B ANCÁRIAS
Nesta transação deverão ser mantidos todos os “Banco Empresa” de todas as
empresas relevantes para o Fluxo de Caixa.
Isso permite que o extrato bancário seja importado para o tratamento dos dados
realizados. Em caso de abertura de novo Banco Empresa, incluí-lo nesta transação.
Todas as entradas novas deverão ser associadas à sequência de consultas
EXTRATOS_01.
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MANUTENÇÃO DO LIQUIDITY PLANNER
A manutenção do Liquidity Planner é feita através da transação FLQMAIN.
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A configuração desta transação é bem simples e é utilizada tanto para os dados
previstos, como para os dados realizados.
Para criar uma nova associação de conta contábil com item de liquidez é só clicar no
Botão .
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Para pedidos que envolvam materiais, os itens de liquidez são determinados a partir
da classe de avaliação do dado mestre do material. A contabilização de estoque
ocorre no lançamento da entrada de mercadoria (MIGO). Essa contabilização é
automática e determinada contas de estoque configuradas na chave BSX da
transação OBYC (clicar 2x sobre o item).
Para estas contas devemos marcar o FLAG avançar, para que o item de liquidez seja
corretamente determinado.
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ATRAVÉS DE CONFIGURAÇÃO DE UMA CONSULTA
Algumas determinações são feitas através da configuração de consultas. Um exemplo
são os adiantamentos, que são realizados normalmente creditando ou debitando as
contas de banco diretamente contra as contas de cliente ou fornecedor. Para criar
uma consulta em atribuição de FI utilizamos a transação FLQQC1.
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Ao clicar em temos aberta a tela dinâmica de seleções que pode ser
configurada livremente e tem um grande número de campos para formação dos
critérios.
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Caso os critérios selecionados sejam confirmados, o item de liquidez é determinado
pelo sistema.
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Os Itens Buffer são dois tipos de itens especiais e essenciais ao funcionamento do
Liquidity Planner. Devemos imaginar que a determinação correta dos itens de liquidez
funciona em três etapas:
Etapa 0: Determinação através do Extrato.
Etapa 1: Determinação através do Lançamento Contábil.
Etapa 2: Determinação através das Faturas de MM e SD.
Para determinação da etapa 2 nós necessitamos desses dois itens buffer, pois eles
serão parâmetros de seleção da última execução do liquidity planner antes de
transferir os dados para o BW (isso será melhor explicado na seção Processar
Faturas no processamento de dados realizados)
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PROCESSAMENTO DOS DADOS PREVISTOS
O Fluxograma abaixo mostra como executar os processos para obtenção dos dados
previstos, preenchimentos das tabelas do Liquidity Planner.
LIMPAR DADOS DE MM E SD
Assim que a Ordem de Venda ou Pedido de Compra gerar seus faturamentos (MIRO e
VF01) o item de liquidez deixa de ser determinado no processamento do Previsto de
MM e no Previsto de SD. Para evitar duplicidade dos dados, fazemos sempre, antes de
qualquer processamento dos dados previstos essa limpeza. Se as ordens ou pedidos
ainda não geraram suas faturas, eles serão novamente inseridos nas tabelas nos
processamentos seguintes.
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Essa transação irá eliminar tudo que estiver relacionado a pedidos de compra,
requisições e ordens de venda.
PROCESSAR PREVISTO DE MM
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Com um duplo clique na linha do pedido é possível analisar a determinação do item
de liquidez.
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Neste processamento devemos ter todos os itens de liquidez determinados. Em caso
de não determinação, o sistema irá definir um item de liquidez padrão, chamado
INIT_OUT.
PROCESSAR PREVISTO DE SD
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Os parâmetros devem ser preenchidos como no exemplo abaixo, com exceção da data
de planejamento, que pode variar com o tempo, conforme a data de execução.
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Com um duplo clique na linha da Ordem é possível analisar a determinação do item
de liquidez.
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Neste processamento estamos determinando os itens de liquidez para todos os
faturamentos (MIRO e VF01) que foram lançados no sistema. Neste passo, as ordens
de venda e pedidos de compra que já geraram os faturamentos são ignoradas.
Para executar esse processo acessar a transação ZFIFC (programa
) e executar o Passo 4 dos Dados Previstos.
Os parâmetros devem ser preenchidos como no exemplo abaixo, com exceção da data
de planejamento, que pode variar com o tempo, conforme a data de execução.
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No campo ID Consulta podemos ver qual foi o critério utilizado para determinar o Item
de Liquidez. Por exemplo, na linha 1 temos o valor abaixo.
Pela navegação dos itens, com duplo clique, podemos analisar com mais detalhe o
porquê desta atribuição.
Duplo clique no Documento Contábil 5100499474.
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Vimos que a fatura foi lançada com crédito no fornecedor e débito na conta transitória
EM/EF. Essa conta é ignorada pelo LP, que irá buscar a classificação contábil do pedido
de compra. Para checar o pedido devemos ir para o documento original, através do
seguinte Menu.
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Duplo Clique no Código do Material para ir ao dado mestre.
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A determinação do item alguns dos itens acima indica que falta alguma configuração
no LP para a determinação do Item de Liquidez. Para determinar o item de liquidez,
consultar é necessário utilizar uma das alternativas de configuração. Para isso
consultar a seção Manutenção do Liquidity Planner na página 8.
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PROCESSAMENTO DOS DADOS REALIZADOS
O ponto de partida (como podemos ver no fluxograma abaixo) é a importação dos
Extratos. Isso significa que o setor financeiro deve estabelecer como procedimento
obrigatório a entrada dos extratos no sistema, seja de forma eletrônica pela transação
FF.5, seja de forma manual, pela transação FF67. Depois disso deve-se seguir uma
série de passos do Liquidity Planner, até que os dados possam ser enviados ao BW. A
cada passo o usuário será orientado a verificar os dados e resolver os problemas
encontrados, como por exemplo, falta de conciliação bancária.
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Conferir se o saldo atual contábil é o mesmo do saldo Inicial do extrato
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2) Entrar os dados da Conta Bancária
3) Verificar o Saldo do Banco a ser entrado o Extrato, esse deve ser o Saldo Inicial da
conta. Se não for, é porque falta fazer alguma conciliação, verificar as pendências de
conciliação antes de iniciar a entrada do Extrato. Neste exemplo utilizaremos o Banco
Fibra, conta contábil 111020044.
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4) Entrar dados do Banco, saldo inicial e saldo final. Todos os campos abaixo são
obrigatórios.
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7) Após a entrada dos dados clicar em Salvar . O sistema exibe a mensagem "Extrato
Gravado."
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9) Após o lançamento, o Saldo da Conta pode ser verificado na transação FS10N.
`
A movimentação foi contabilizada com sucesso e agora é possível partir para a
Conciliação Bancária das contas de entrada e saída.
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4) Clique em .
5) O sistema irá mostrar uma mensagem informativa. Clique em
7) O sistema irá mostrar alguns relatórios de conferência. Se possível, guarde estes relatórios
para posterior validação.
8) Para conferir a entrada do Extrato pode utilizar a transação FF_6 (ou FF.6)
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CONCILIAÇÃO BANCÁRIA
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Entrar critério de seleção e clicar em “Processar PA”.
4) Clicar em Salvar
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Para capturar os dados do FI para o LP:
1) Executar a transação ZFIFC.
2) Selecionar a opção “Passo 1: Buscar Dados SAP” e clicar em . Essa opção irá executar a
programa do Liquidity Planner que faz a carga inicial de dados do FI para o LP, para
posterior tratamento. Os parâmetros devem ser preenchidos como no exemplo abaixo, com
exceção da data de lançamento, que irá variar com o tempo.
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3) Clicar em para executar a transação. Ao fim do processamento o sistema irá mostrar
uma tela com os documentos que foram transferidos para o cálculo de liquidez.
OBS: Quando esta etapa é executada todos os itens de liquidez são determinados
como INIT_IN e INIT_OUT. São os itens de liquidez padrão para esta execução do
processo. Eles não são visualizados neste momento.
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ATRIBUIÇÃO DOS EXTRATOS PARA LP
A atribuição dos dados dos Extratos para p Liquidity Planner é necessária para mapear
as entradas e saídas dos extratos e permitir a execução do próximo passo. Neste
momento também é possível já determinar alguns itens de liquidez que tenha sua
contabilização direta através dos Extratos.
Para processar os Extratos para LP:
1) Executar a transação ZFIFC.
2) Selecionar a opção “Passo 2: Processar Extratos” e clicar em . Essa opção irá executar a
programa do Liquidity Planner que faz a interpretação dos dados de Extratos. Os
parâmetros devem ser preenchidos como no exemplo abaixo, com exceção da data de
lançamento, que irá variar com o tempo.
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Recomenda-se que a primeira execução seja de teste. Assim é possível analisar possíveis
problemas que possam ocorrer sem inserir nenhum dado indevido nas tabelas do Liquidity
Planner.
4) O mais importante nesta etapa é ver se todos os itens de liquidez que estavam com INIT_IN
e INIT_OUT foram reclassificados. No exemplo acima INIT_IN e INIT_OUT viraram
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EXTRATO_IN e EXTRATO_OUT. Para verificar toda a determinação de Itens clicar na coluna
“Item novo” e no botão de filtro .
Abrir o
Matchcode
(F4) Verificar a lista de
itens de liquidez
determinados
OBS: Nesta etapa é incomum termos algum item sem reclassificação do item de
liquidez. Se ocorrer é necessário solicitar o suporte da consultoria, através de um
chamado ou e-mail para resolução.
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Para processar os dados de FI para o LP:
1) Executar a transação ZFIFC
2) Selecionar a opção “Passo 3: Processar FI” e clicar em . Essa opção irá executar a
programa do Liquidity Planner que faz o tratamento e a determinação dos dados de FI para
o LP, para posterior tratamento. Os parâmetros devem ser preenchidos como no exemplo
abaixo, com exceção da data de lançamento, que irá variar com o tempo.
Recomenda-se que a primeira execução seja de teste. Assim é possível analisar possíveis
problemas que possam ocorrer sem inserir nenhum dado indevido nas tabelas do Liquidity
Planner.
3) Nesta transação já podemos começar a tratar os erros de determinação de itens de
liquidez.
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O exemplo acima nos mostra que o item em que houve a conciliação bancária foi
determinado com sucesso, enquanto que o item em que esta não foi feita, nos mostra uma
mensagem de erro “Cadeia de Documentos incompleta”. Essa mensagem ocorre sempre
que não há conciliação bancária.
Com um duplo clique no documento contábil 5400041402 podemos analisar a cadeia de
documentos e como o item de liquidez foi determinado.
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Esse documento é documento em FI que corresponde ao lançamento da tarifa bancária.
Essa etapa é importante para determinação dos Itens Buffer de clientes e fornecedores,
BUFFER_CLI e BUFFER_FOR, respectivamente.
Esses itens são relativos a faturas e seus itens de liquidez serão determinados no próximo
passo de execução.
Outro erro comum que ocorre é quando o sistema não encontra um item de liquidez para a
partida.
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Neste caso a mensagem “Nenhum item de liquidez” é mostrada.
Com um duplo clique no documento contábil podemos visualizar a tentativa de
determinação do item de liquidez, que não foi bem sucedida.
Na tela acima vemos que existe uma linha sem informação de liquidez, que acusa como
parceiro a conta contábil 4110800050. Essa conta contábil, ainda não foi inserida na
transação FLQINFACC. No momento em que a inserirmos o sistema passará a determinar o
item de liquidez.
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ATRIBUIÇÃO DOS DADOS DE MM E SD PARA LP
2) Selecionar a opção “Passo 4: Processar Faturas” e clicar em . Essa opção irá executar a
programa do Liquidity Planner que faz o tratamento e a determinação dos dados de MM e
SD para o LP, para posterior tratamento. Os parâmetros devem ser preenchidos como no
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exemplo abaixo, com exceção da data de lançamento, que irá variar com o tempo.
Recomenda-se que a primeira execução seja de teste. Assim é possível analisar possíveis
problemas que possam ocorrer sem inserir nenhum dado indevido nas tabelas do Liquidity
Planner.
3) Nesta transação devemos tratar todos os erros de determinação de itens de liquidez, onde
os itens finais serão determinados pelos dados das faturas. Nesta transação temos a
determinação dos itens de liquidez na segunda etapa, ou seja, os itens buffer, BUFFER_CLI
e BUFFER_FORN deverão determinar os itens de liquidez definitivos.
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Devemos filtrar os itens e verificar se ainda existem itens BUFFER na listagem, se
isto ocorrer existe alguma falha na determinação, seja através de Conta, Consulta
ou Função EXIT.
4) Vamos analisar os itens determinados a partir de uma saída no Extrato Bancário.
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Para entender melhor o processamento vamos analisar a determinação do item de liquidez
320220 – OUTROS MATERIAIS OPERACIONAIS.
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Temos um montante determinado de R$ -90.352,91.
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Temos agora lista de pagamentos que determinaram este item de liquidez (320220 –
OUTROS MATERIAIS OPERACIONAIS). Note que eles foram determinados na Segunda Etapa,
a partir do processamento do Item BUFFER_FOR.
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Clicar na síntese do documento
Pedido foi lançado contra material, neste caso a classificação contábil fica na atrelada à
classe de avaliação do material (chave BSX da OBYC). Duplo Clique no material:
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Na visão, Contabilidade 1, temos a classe de avaliação 1200.
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