SISTEMAS DE GESTIÓN PARA EDUCACIÓN MEDIADAS POR TIC

MILKA MORALES USTA

RESUMEN EJECUTIVO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

EN LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS

ING. GLADYS PATRICIA TORRES MURILLO

Magister: En Educación
Profesor Consultor CVUDES

UNIVERSIDAD DE SANTANDER
MAESTRÍA EN GESTIÓN DE LA TECNOLOGÍA EDUCATIVA
MONTERÍA - CÓRDOBA
2018
 RESUMEN EJECUTIVO SOBRE LOS COMPONENTES
DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN

Sistemas de Información en las Organizaciones

Toda institución u Organización intercambia información con el entorno y con otras

organizaciones, por tal razón poseen sistemas computarizados para así poder manejar
todo el flujo de información que posee y que requiere para poder funcionar. Sistemas de
Información. Según Norton (1999), los sistemas de información son el conjunto de
software que apoya la ejecución de procesos al interior de una institución, haciendo más
automático el proceso de información que confluye en esta. Se ejecuta sobre una
plataforma hardware y actualmente se hace a través de una red de internet. Los sistemas
de información en las organizaciones facilitan la gestión utilizando herramientas
sistemáticas para el mejoramiento continuo en cada uno de sus procesos.

La necesidad de uso de un SI en una organización está dada principalmente porque existe

un intercambio de información permanente entre dicha organización y su entorno en el
cual interactúa con otras organizaciones. Entonces, se manejan altos volúmenes de
información que es necesario que sean procesados y almacenados mediante sistemas
automatizados que tengan dicha función. Los elementos que hacen posible el
funcionamiento de un SI tienen que ver con: las personas que manejan dichos sistemas,
los datos o información procesada, los usos que se les dan a dichos datos los cuales
determinan las actividades y técnicas de trabajo, y finalmente, los recursos informáticos y
de comunicación, los cuales generalmente son el hardware del sistema (medios de
entrada, salida, procesamiento y almacenamiento de datos, tales como computadores,
discos duros, memorias USB, impresoras, escáneres, video beams, etc.) y el software
(archivos: documentos, imágenes, video y audio, etc.).
Figura 1.
Los sistemas de información (SI) apoyan los procesos como pagos, cobros, facturas,
entradas, salidas de almacén entre otras, de los cuales se identifican tres tipos de procesos:

 Actividades estratégicas: Mercadeo, fidelización de clientes, sistema de toma de

decisiones.
 Actividades claves: Ventas, gestión de la producción, automatización industrial.
 Procesos de apoyo: Contabilidad, recurso humano, presupuesto, estadística, entre otros.

Los sistemas de información para la gestión educativa son una herramienta

imprescindible y se hace necesario que las instituciones educativas cuenten con un
sistema que permita interactuar con cada uno de los miembros que hacen parte de la
comunidad educativa y con los usuarios o público en general, en donde se posibilite
introducir, almacenar, analizar, tramitar y entregar información confiable de cada una de
las gestiones que conforman las instituciones educativas.

Las organizaciones educativas son administradores de una serie de informaciones

académicas, que necesitan ser debidamente almacenadas y procesadas con eficacia y
eficiencia: certificados de notas por periodo y finales de un año lectivo vigente, y
certificado de notas anuales de todos los años que la institución tenga en ejercicio de su
labor. Por lo tanto, es necesario que la I.E de un manejo sistemático a todo este flujo de
información manejando actividades estratégicas, claves y de apoyo para cumplir con
transparencia, organización, rapidez y eficacia el intercambio de la información que
atesora en sus archivos.

Las tendencias modernas en cuanto a su construcción y desarrollo de un sistema de

información no se construyen de un día para otro, es el resultado de una serie de pasos
donde deben interactuar los futuros usuarios del sistema como los encargados de
desarrollarlo. Existen varios enfoques para construir un sistema de información y que
tienen como direccionamiento estratégico el desarrollo y garantía de préstamo de servicio
de calidad, eficiencia, confiabilidad a través de la utilización tecnológica de vanguardia en
la ejecución de los procesos de generación, transmisión, distribución y entrega de la
información.

Pasos en el desarrollo de un Sistema de Información

Enfoque Tradicional

Los pasos en el desarrollo son lineales: especificación, análisis, diseño, implementación y

puesta en marcha. Las fases son las siguientes:

En la figura 2. Se ilustra cada una de las etapas del lenguaje unificado modelado.
En especificaciones los usuarios de los SI interactúan con los desarrolladores del
software, para determinar las necesidades y funcionalidades de este. En el análisis se
realiza un documento donde se detallan las especificaciones del sistema a desarrollar; en
el diseño el equipo de desarrollo establece la forma de introducir datos, algoritmos,
relación de estructura de datos y formatos de archivo a utilizar, la información y el aspecto
que va a tener. En la implementación, estos parámetros se estructuran en una
plataforma de hardware y software; en la fase de puesta en marcha se instala el SI.

Enfoque Basado En Prototipos

Este enfoque surgió debido a que los SI tenían problemas al ser puestos en marcha; sus
fases son: especificaciones del sistema, creación del prototipo, uso del prototipo,
modificación del prototipo, aceptación del usuario, sugerencias del usuario y desarrollo
final.

Figura 3. Se aprecian las fases del enfoque basados en prototipos

El software que propone construir prototipos para identificar mejor los requerimientos y
funcionalidad de las aplicaciones informáticas o el lenguaje Unificado de modelado UML
como lengua gráfico que visualiza, especifica, construye y documenta un sistema
incluyendo aspectos conceptuales como procesos de negocios, funciones del sistema o
esquemas de bases de datos. Pero cualquiera que sea el Sistema de Información, tiene
como propósito es ser eficaz en el manejo de la información pero a la vez trae consigo
ventajas, como el control efectivo de las actividades, la integración de nuevas
tecnologías, el incremento de la efectividad de operación de la institución, aumento de la
capacidad competitiva, disponibilidad de mayor y mejor información en el menor tiempo,
disminución de errores y tiempo, comparación de resultados, etc. Pero también tienen
algunas desventajas, como el tiempo que se puede tomar en su implementación, pues
como se dijo anteriormente no puede pasar en un día ni en dos, la resistencia que se puede
encontrar en la comunidad educativa, problemas técnicos, fallas en el hardware y en el
software.

Podemos decir, que el requerimiento, la meta de consolidación, de automatización y

modernización de los sistemas de Información necesita de unos componentes básicos para
funcionar: el recurso humano del cual hacen parte las personas encargadas de operar las
computadoras, los especialistas en sistemas de información que son los que analizan,
programan y operan los sistemas de información y los usuarios finales que son los clientes
o los miembros de la comunidad educativa que son los que hacen el requerimiento de la
información. También es un componente fundamental el equipo físico en el que se procesa
la información: memorias, computadores que cumplen la función de dispositivos de
entrada, almacenamiento y dispositivos de salida de la información. Por tal razón debido
al auge del software se diseñó un lenguaje modelado de sistemas (UML), de software más
conocido y utilizado en la actualidad que coloca en un mismo lenguaje a los creadores del
software y a los usuarios del SI.

El Lenguaje Unificado de Modelado (UML)

Es un lenguaje gráfico para visualizar, especificar, construir y documentar un sistema. Es

un estándar para elaborar diagramas de software orientado a objetos que evolucionó para
convertirse en el modelado de procesos organizacionales y empresas. Sobre todo se usa
para especificar, analizar y diseñar software para SI. Incluye gráficas con anotaciones
estandarizadas que describen interfaces de entrada, lógica de los procesos, organización
de los objetos de software que van a actuar en el sistema, así como el despliegue de un SI
en un software y hardware. Es el lenguaje en el que está descrito el proceso.

Figura 4. Ilustración del Enfoque de Lenguaje Unificado Modelado UML

 El vocabulario y sintaxis del UML están diseñados para representar física y
conceptualmente un sistema. Sus modelos son precisos y pueden trasladarse a Visual
Basic, Java, o C++, así como a tablas de bases de datos relacionales denominadas
persistencia. A partir del modelo unificado se puede llevar a algunos de los lenguajes de
programación anteriormente mencionados. Parra (s. f.)

Los bloques básicos de un UML son tres: los elementos, las relaciones y los diagramas.

Los elementos son unidades básicas de construcción existiendo cuatro tipos : los
estructurales, los de comportamiento, los de agrupación y los de notación. Las relaciones
actúan como unión entre los distintos elementos son de: dependencia, asociación,
generalización y realización. Por último, los diagramas es la disposición del grupo de
elementos, los estáticos y de comportamiento dinámico.

ACTIVIDAD DE APROPIACIÓN

Los principales procesos dentro de una institución educativa según lo describe Parra (s.
f.) en el texto guía son:
 Procesos estratégicos (de evaluación institucional y de gerencia estratégica).
 Procesos claves o misionales según la Norma ISO (planificación de actividades,
sistemas de matrículas, sistemas de gestión y escuelas de padres).
 Procesos de apoyo (recursos humanos, contabilidad y presupuesto).
 El diagrama de caso se aplica a un proceso de cada grupo.

Proceso de evaluación institucional (estratégico):

Sistema de matrícula (clave o misional):

Recurso Humano de Apoyo

Sistemas de Información en las Organizaciones Educativas

Existen sistemas de información de una forma jerárquica a nivel de suprasistema, como

son las entidades del estado encargadas de regular el sistema educativo y las de otras
agremiaciones; en este caso a nivel de las I.E. donde se lleva a cabo el procesamiento de
información de todas las I.E. en sus diversos aspectos y aplicaciones a nivel de aula, que
apoyan directamente la labor de enseñanza y aprendizaje. Los sistemas tutoriales, los que
hacen evaluación de desempeño de cada estudiante y llevan un registro de ello, entornos
virtuales de aprendizaje y otras plataformas similares son un ejemplo de estos
sistemas de información, por fuera del aula de clases, pero dentro de cada I.E. existen
diversos sistemas de información que apoyan estos procesos.

Algunos ejemplos de sistemas de información al interior de las instituciones educativas

son los sistemas de registro de notas, de contabilidad académica, de evaluación docente,
de presupuestos, de contabilidad financiera y de pagos a personal, entre otros. A nivel
nacional se encuentran los sistemas de registro de indicadores periódicos de desempeño,
rendimiento de estudiantes, indicadores de deserción y elaboración y registro de pruebas
formativas, entre otros.

Sistemas de Información en Entidades Reguladoras de Educación

El ministerio de Educación Nacional tiene la tarea de mejorar y fortalecer los sistemas de

información del sector educativo en todos sus niveles, con el propósito de tener
estadísticas claras, confiables y oportunas que permitan conocer el estado de la educación
y facilite la toma de decisiones. Tener sistemas de información sólidos y confiables
contribuye a la transformación y modernización del sector educativo y son una gran
estrategia dentro de la política de eficiencia trazada en la revolución educativa.

El MEN ha implementado algunos sistemas de información que apoyan el mejoramiento

educativo con la implementación de programas como el SIGCE, el SIMAT, EL SISTEMA
LOGICO Y HUMANO, entre otros, que fueron diseñados para gestionar la información de
todas las instituciones educativas del país y tener un control o dominio de la información.
A través de estos programas el MEN se mantiene al tanto de cada movimiento, a través de
ella realiza los seguimientos y orienta al mejoramiento de los procesos, que de otro modo
tardaría mucho tiempo en realizar.

El MEN tiene como propósito mejorar y fortalecer los sistemas de información del sector
educativo en todos sus niveles, con el fin de obtener estadísticas confiables y oportunas
que le permitan conocer cuál es el estado actual de la educación y así poder realizar planes
de mejoramiento para alcanzar un alto índice de la calidad educativa en todas las
instituciones educativas.

Sistemas de Información en las Instituciones Educativas

La columna vertebral de los sistemas de información en las I.E. la conforman los sistemas
de matrícula académica, y el sistema de gestión de calificaciones. Estos no deben faltar en
cada institución, y frecuentemente por disposición de entidades reguladoras están
cambiando sus especificaciones. Por ejemplo, el cambio de evaluación cuantitativa a
cualitativa, y posterior cambio a evaluación cuantitativa dispuesto por el M.E.N
(Ministerio de Educación Nacional) para instituciones de educación media. Estos
Sistemas de Información manejan datos asociados a los estudiantes que se matriculan, y
a su seguimiento académico período a período.

En algunas instituciones se han realizado desarrollos propios a medida para lo cual la

institución contrata un equipo de programadores para el desarrollo de sus sistemas, el
principal problema con esta práctica es que los programadores se limitan a la
automatización de los procesos actuales sin analizar si estos procesos se vienen realizando
de manera correcta o si están utilizando buenas prácticas, al final la institución tiene un
sistema cuyo mantenimiento se realiza de manera frecuente ocasionando un alto costo.
En relación a los sistemas administrativos adquiridos por las I.E, la mayoría han sido
proporcionados por proveedores que han implementado sistemas comerciales sin
experiencia en el sector educativo lo que ha ocasionado que dichos sistemas no cubran
todas las necesidades propias de una institución educativa y tengan que utilizar interfaces
para comunicarse con otros sistemas como el académico. Estos inconvenientes hacen
necesaria la participación de los actores educativos en el análisis, diseño e implantación
de sistemas de información en las I.E.

Problemática actual de los Sistemas de Información en las Instituciones

Educativas.

La implementación de sistemas de información en instituciones educativas como

institutos y universidades, nos ha permitido identificar un conjunto de problemas que son
comunes en la mayoría de instituciones educativas de nuestro país las cuales pasamos a
mencionar:

1. Sistemas de información NO integrados

La mayoría de instituciones cuenta con un sistema para la gestión académica que muchas
veces es un desarrollo propio, un sistema administrativo (ERP) que fue adquirido a un
proveedor y un sistema de educación a distancia que es software libre, el principal
problema es que la gerencia de la institución no puede tener información consolidada en
tiempo real, por lo que el área de sistemas tiene que utilizar recursos para consolidar la
información de todos los sistemas que trabajan de manera independiente y en algunos
casos inclusive en distintas plataformas.

2. Automatización sin buenas prácticas en procesos

En algunas instituciones se han realizado desarrollos propios a medida para lo cual la
institución contrata un equipo de programadores para el desarrollo de sus sistemas, el
principal problema con esta práctica es que los programadores se limitan a la
automatización de los procesos actuales sin analizar si estos procesos se vienen realizando
de manera correcta o si están utilizando buenas prácticas, al final la institución tiene un
sistema cuyo mantenimiento se realiza de manera frecuente ocasionando un alto costo.

3. Sistemas comerciales adaptados a una realidad educativa

En relación a los sistemas administrativos encontrados casi en su totalidad han sido
proporcionados por proveedores que han implementado sistemas comerciales sin
experiencia en el sector educativo lo que ha ocasionado que dichos sistemas no cubran
todas las necesidades propias de una institución educativa y tengan que utilizar interfases
para comunicarse con otros sistemas como el académico.

4. Sistemas de gestión académica sin soporte adecuado

Algunas instituciones han adquirido sistemas de gestión académica de proveedores

extranjeros, el principal problema ha sido la falta de soporte y en algunos casos ha
implicado un alto costo de mantenimiento.
 CONCLUSIÓN

En conclusión las Instituciones Educativas como cualquier otra organización, deben

someter sus diferentes procesos de gestión a la sistematización de sus flujos de
información, si se quiere ser más competitivo en un mundo cada día más globalizado. Las
I.E. tienen una responsabilidad más directa en la necesidad de someter al mejoramiento
continuo, modernización y sistematización, sus procesos para la prestación del servicio de
educación ya que trabaja con seres humanos y para seres humanos (no con máquinas para
productos). Los sistemas informáticos en las I.E. son una opción real de mejoramiento en
la prestación del servicio y la administración de la información en los diferentes procesos.

Los sistemas de información de las instituciones educativas, se relacionan en los procesos

estratégicos de evaluación institucional y gerencia, con los procesos claves de
planificación, sistemas de matrícula, sistemas de gestión y escuela de padres que a su vez
se relacionan con los procesos de apoyo de recurso humano, contabilidad y presupuesto”,
Senn (1977); además, están implementados otros sistemas específicos de información
para el sector educativo que se relacionan en los referentes bibliográficos”.
 BIBLIOGRAFÍA

Libro Electrónico Multimedial: Sistemas de Gestión para Educación,

Mediados por TIC, Capítulo III. Recuperado de:
http://aulavirtual.eaie.cvudes.edu.co/publico/lems/L.000.006.MG/Documentos/cap3/
Capitulo_Completo.pdf

Introducción al lenguaje unificado de modelado UML. Parra, O. Carlos Arturo

(2009). Recuperado de:
http://aulavirtual.eaie.cvudes.edu.co/publico/lems/L.000.006.MG/Documentos/Anexo
s/Cap3/2.pdf

Introducción a los sistemas de información. Mendoza, P. Henry Jesús. (2006).

Recuperado de:
http://aulavirtual.eaie.cvudes.edu.co/publico/lems/L.000.006.MG/Documentos/Anexos/Cap3/3.pdf

Problemática actual de los sistemas de información en las instituciones

educativas. Edutiva.com. Recuperado de:
http://www.edutiva.com/problematica-actual-de-los-sistemas-de-informacion-en-las-instituciones-
educativas/