INSTITUCIÓN EDUCATIVA LOLA GONZÁLEZ  Código: CA­AM­001  
  CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE   Versión:  03 
GESTIÓN DE ADMISIÓN Y MATRÍCULA     Edición: 6­Junio­2014 
 
 

OBJETIVOS DEL PROCESO:  Garantizar un correcto proceso de admisión y matrícula. 
 
RESPONSABLE:  PAOLA AGUDELO ORTIZ 
 
PRINCIPALES ACTIVIDADES 
FUENTE  ENTRADAS  SALIDAS  DESTINO 
PHVA 
  ● Normatividad vigente.       
Todas las gestiones    Todas las gestiones 
  ● Necesidades de la  P     
MEN  comunidad reportadas  ● Planeación  de  oferta  educativa  con  proyección  de   ● Disposiciones generales  MEN 
  por los diversos  cupos y grupos para el año lectivo correspondiente.  ● Circulares a Acudientes   
Alcaldía de Medellín  miembros del Consejo  ● Planeación  de  fechas,  espacios  y  estrategias  para  ● Criterios definidos para los  Alcaldía de Medellín 
  Directivo.  optimizar los procesos de admisiones y matrículas.  procesos de admisión y   
Secretaría de    ● Análisis  de los  requerimientos  del servicio educativo  matrícula.  Secretaría de Educación 
Educación  ● Resolución de derechos  y las condiciones institucionales.     
  académicos (externa e      Comunidad Educativa 
Comunidad  interna)       
Educativa      Estudiantes y/o 
  aspirantes y sus 
● Resolución de  H   
  acudientes 
calendario académico  ● Elaboración  de listado  de  estudiantes  con  papelería    
Estudiantes y/o  (externa)   
aspirantes y sus  pendiente.  Núcleo Educativo 
  ● Realización  de  los procesos de admisión y matrícula  ● Listado de estudiantes   
acudientes  ● Formatos relacionados 
  y/o  retiro  de  estudiantes  de  acuerdo  con  la  matriculados.   
con el Proceso de  legislación vigente.  ● Registro de estudiantes con   
Núcleo educativo  Matrícula 
  ● Recepción,  revisión,  clasificación  y  archivo  de  la  sus respectivos datos el 
  programa de sistematización 
  papelería de los estudiantes 
● Documentos de  académica (PC Académico) 
  ● Ingreso,  manejo  y  actualización  de  datos  de  los 
  Identificación del  y matrícula en línea  
estudiantes  en  el  programa  de  sistematización 
  estudiante.  ● Libros de matrícula y de 
académica (PC Académico) y matrícula en línea.  
  registros valorativos 
● Elaboración  de los  informes  académicos  de  periodo 
● Seguridad Social   diligenciados. 
y final. 
  ● Registro de resultados de 
● Expedición  de  las  certificaciones,  constancias  de 
● Consignación y/o  Actividades Pedagógicas de 
estudio, actas de grado y control de registros. 
exoneración del pago de  Apoyo (APA’s). 
matrícula.  ● Diligenciamiento  de  los libros  de matrícula, registros 
valorativos, actas y diplomas.  ● Informes de los períodos 
  académicos 
● Informe académico con   
  ● Registro de estudiantes 
promoción o no  retirados o cancelados. 

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GESTIÓN DE ADMISIÓN Y MATRÍCULA     Edición: 6­Junio­2014 
 
promoción. 
    ● Matrícula en línea 
  actualizada. 
● Registros valorativos de 
  ● Carpetas con 
años anteriores   
  documentación. 
   
  V   
● Comparación entre la información arrojada por el 
programa de sistematización académica (PC  ● Consolidados de 
Académico)  y las reclamaciones de estudiantes.  valoraciones de las áreas por 
● Medición de indicadores  periodo revisados por los 
  estudiantes. 
  ● Indicadores analizados y con 
  planes de mejoramiento. 
 
A 
● Implementar correcciones, acciones correctivas,   
preventivas y/o de mejora.  ● Consolidados de 
● Corrección y actualización de datos ingresados al  valoraciones de las áreas por 
programa sistema académico  y matrícula en línea   periodo ajustados y firmados 
● Copias de respaldo de la información institucional.  por los educadores. 
● Respaldo de la información 
  contenido en los programas. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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PROCEDIMIENTOS 
REQUISITOS NTC  REQUISITOS  RESPONSABLES 
Y DOCUMENTOS  REGISTROS A DEJAR  RECURSOS   MEDICIÓN DEL PROCESO 
ISO 9001:2008  LEGALES  DEL CONTROL 
RELACIONADOS 
               
MC­C­PR­01  ● Oficios de remisión de  4.2    Jurisprudencia de  HUMANOS  Nº  de estudiantes que cumplen  Rector 
Procedimiento de  informes a Secretaría    las Cortes  Rector  los  requisitos  para  la  Líder del Proceso 
elaboración y control  7.1   7.2  7.3  7.5  Constitucional y  Líder del  proceso.  legalización  de  la  matrícula  Líder de Calidad 
de Educación 
de documentos.     Suprema de  Equipo Directivo  /Total  de  estudiantes 
● Carpeta de cada  8.2.3    8.2.4    8.3 
  estudiante.  Justicia.  Consejo  Directivo.  matriculados *100 
8.4 
MC­C­PR­02  ● Listado de estudiantes    Docentes  Meta​: 90%  
 
Procedimiento de  Ley 115/94  Secretaría Institucional  Frecuencia​: Anual 
control de registros  ● Libros Reglamentarios  8.5 
  Personal   
(Matrícula,   
  Decreto 1857/94  Administrativo,  de   
Calificaciones,   
Informe de quejas y    seguridad y de aseo.   
reclamaciones.  Registros valorativos).  Ley 715/2001      
  ● Actas de comisiones    FÍSICOS   
MC­M­PR­01  de evaluación y  Decreto 992/2002  Computador,  equipos 
Procedimiento para  promoción del año    de oficina y formatos. 
acciones preventivas  inmediatamente  Decreto 1860/94  Infraestructura  y 
y de mejora.  anterior.    dotación  para  el 
  .  Ley 715/ 01  desempeño  de  cada 
Sistema Institucional      cargo. 
 
de Evaluación  Ley 1098/06 
 
(SIELO)   
Código de la Infancia 
  y la Adolescencia.  
   
  Constitución 
Nacional 
 
 
 

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