ECOLE NATIONALE D’ADMINISTRATION PENITENTIAIRE

COURS DE REDACTION ADMINISTRATIVE

Enseignement dispensé par Mr ANANGA ZE Vincent de Paul, Magistrat
en service au Parquet Général près la Cour d’Appel du Sud-Ouest à Buea

INTRODUCTION GENERALE

Pour construire une maison, un barrage, une centrale nucléaire, il faut

des connaissances, une technique particulière, des matériaux très divers,
mais surtout, l'habileté de spécialistes qui savent utiliser et agencer cette
technique et ces matériaux. Il en va de même pour communiquer d'une
manière efficace. L’Administration publique, par laquelle l’Etat agit comme
outils de cohésion de la société toute entière dispose, d’un mode de
communication à travers lequel elle prépare, informe, prévoit et exécute les
décisions. C’est la rédaction administrative. Par elle, et grâce aux
prérogatives de puissance publiques dont l’Etat jouit, l’Administration est
comme le souligne Robert CATHERINE, « un être en soi qui domine les
créatures dans le temps même où elle a pour mission de les servir ; mais un
être en fait inséparable des hommes et des femmes qui le constituent, parlent
et écrivent en son nom » ; et pérennisent l’existence de l’Etat par les
documents qu’ils produisent.

Le rédacteur, tout agent public ou commis de l’Etat, de la plus haute

échelle à la plus basse, doit savoir comment réunir des données, comment
les classer dans un plan et comment rédiger un texte d'une manière logique,
claire, concise et correcte pouvant refléter le style de l’Administration qui
reste marqué de particularismes.

En conséquence, si elle veut être pleinement efficace, une

Administration ou un organisme ne peut se contenter d'avoir des
collaborateurs qui possèdent certaines spécialisations techniques; il doit de
toute nécessité s'assurer que ceux-ci savent communiquer, qu’ils savent
correspondre. Très souvent, une note, une directive, une offre de service, un

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rapport manqueront leur but parce que le rédacteur n'est pas parvenu à
faire valoir ses idées et ses propositions, n'a pas réussi à accrocher son
destinataire et à garder le contact avec lui, ne s'est pas rendu lisible,
accessible, persuasif. Ces faiblesses peuvent même compromettre le succès
de projets d'une grande valeur technique. Ainsi, à compétence technique
égale, un employé réussira mieux et rendra de meilleurs services à son
Administration s'il sait assurer de bonnes communications écrites avec ses
collègues, ses supérieurs, ses subordonnés et les autres services étatiques.

Il existe plusieurs types de correspondances suivant les moyens

utilisés et selon les secteurs dans lesquels on se trouve. La correspondance
est écrite et présente une grande diversité, qu’elle soit administrative ou
privée. C’est que chaque entité sociale a son vocabulaire et son genre. Celui-
ci est constitué par des subtilités, des formules que l’usage a consacrées.
Aussi la présentation des documents de l’Administration judiciaire diffèrent-
elles de celle de l’Armée. De la même manière, l’on n’écrit pas à un membre
de sa famille comme on le fait à sa hiérarchie. Rédiger et correspondre est
donc un art, une technique dans laquelle transparaît la personnalité de
chaque individu.

Or, si l’Etat emploie des milliers d’agents publics en son sein, il court
le risque de se retrouver avec une pléthore de styles rédactionnels dans son
Administration. On conçoit dès lors aisément qu'il soit important, dans le
souci d’une harmonie rédactionnelle des documents et correspondances
administratifs (Titre II), que tous les agents publics s’imprègnent du style et
des spécificités dont est empreinte la rédaction administrative (Titre I).

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 PREMIERE PARTIE:

LES PRINCIPES GENERAUX DE REDACTION

ADMINISTRATIVE

Communiquer est en effet un art difficile. Que le message soit transmis

à son destinataire ne signifie pas nécessairement qu'il sera lu et compris par
celui-ci. L'évolution que nous avons connue depuis quelques années sur le
plan des idées et sur le plan de la langue s'est accompagnée de certaines
prises de conscience qui aboutissent à un développement considérable de
l'esprit critique. Le lecteur, qui est très souvent saturé d'informations, qui
voit les notes, les rapports, les articles s'empiler sur son bureau, devient de
plus en plus exigeant quant au fond et à la forme des textes qui lui sont
présentés.

D'autre part, pour n'être pas chose aisée, la communication n'en est
pas moins essentielle. De nos jours, le besoin de communiquer se manifeste
de façon croissante. L'autorité ne s'imposant pas d'elle-même, il est
nécessaire de prendre une décision en faisant recours à la communication.
Et pour la faire exécuter, il faut la rédiger d'une façon claire, l'expliquer et la
justifier. Et l’Etat procède généralement par la communication écrite suivant
l’adage commun « l’Administration n’est pas verbale, elle est écrite ».

Cette rédaction administrative obéit à des règles particulières liées aux

spécificités de l’activité de l’Administration qui n’en demeure pas moins une
activité de l’homme. Le travail administratif qui est pour l’essentiel écrit exige
ainsi des commis d’Etat, à tous les échelons, un effort soutenu de rédaction,
processus d’extériorisation de sa pensée lui permettant de se projeter vers
son destinataire avec qui il entend correspondre, c'est-à-dire entrer en
contact avec lui par des moyens appropriés.

Aussi, en entrant en contact avec son destinataire, le rédacteur résout

l’équation du triple questionnement « qu’est que j’écris ?» (Chapitre 1) et
« comment je l’écris ? » (Chapitre 3), ou encore « quel vocabulaire utiliser ?»
(Chapitre 2).

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 Chapitre 1 : LES CARACTERES DU STYLE ADMINISTRATIF

L’Administration publique est souvent considérée comme toutes les

autres personnes. Son style obéit alors aux mêmes critères que le style de
toute personne (section 1). Toutefois, la spécificité de son être et de son
activité, et donc ses prérogatives justifient l’émergence d’un style
administratif revêtu de critères empreints de particularismes (section 2).

Section 1 : Les caractères généraux de tout style rédactionnel

Cinq qualités caractérisent tout style de rédaction. Ainsi, qu’il soit

administratif, juridique, économique ou littéraire, le style doit faire montre
de clarté (§ 1), de précision (§2), de concision (§ 3), de rigueur (§4) et de
simplicité (§ 5).

§ 1- La clarté

« Ce que l’on conçoit bien s’énonce clairement […]», disait BOILEAU ; et

RIVAROL d’en rajouter : « ce qui n’est pas clair n’est pas français ».

On dit d’un style qu’il est clair lorsqu’il est facilement intelligible, c'est-
à-dire lorsqu’on comprend sans trop d’efforts, sans recherches inutiles et dès
la première lecture, la signification des phrases d’un texte. Rédiger
correctement c’est choisir un langage qui sera le mieux compris de son
destinataire. Cela suppose un langage non pas familier, mais adapté et
conforme aux règles grammaticales souvent oubliées. Il ne faut surtout pas
perdre de vue que lorsqu’on rédige l’objectif est de livrer un message, de
communiquer des informations, de poser un problème ou d’en résoudre un.
Autrement dit pour être compris de notre lecteur, nous ne devons utiliser
que le vocabulaire connu de lui.

§ 2- La précision

Le mot précision dérive de l’adjectif précis qui qualifie ce qui ne donne

lieu à aucune incertitude, aucune ambiguïté. C’est ce qui procède avec

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exactitude. La précision consiste ainsi à donner à chaque mot de la phrase
sa valeur et sa place : « the right word at the right place ».

Au cours de la rédaction, il est donc nécessaire en toute circonstance

d’utiliser le mot juste, l’expression la mieux appropriée. Pour obtenir la
précision, il faut éviter des formules vagues dans l’expression des idées et
des faits. Comme écrivait LA BRUYERE « Parmi toutes les expressions qui
peuvent rendre une seule de nos pensées, il n’y en a qu’une qui soit la bonne.
On ne la rencontre pas toujours en parlant ou en écrivant, il est vrai
néanmoins qu’elle existe ».

§3- La concision

L’adjectif concis qualifie ce qui exprime beaucoup de choses en peu de

mots. La concision dans la rédaction consiste à retrancher du texte toute
superfluité pour n’en garder que ce qui est nécessaire à la compréhension
correcte et sans ambigüité de votre pensée. Elle est synonyme de la litote,
figure rhétorique consistant à dire peu pour faire entendre plus ou à dire
beaucoup en peu de mots.

§ 4- La rigueur

Elle est synonyme de sévérité, austérité, de dureté ou d’âpreté et

consiste à dire uniquement ce qui est nécessaire. Elle se réfère ainsi au
raisonnement, qui doit rester et demeurer dans la rédaction d’une grande
exactitude ou d’une grande fermeté dans la démarche logique.

§ 5- La simplicité

Elle est le critère de ce qui est facile à comprendre, à exécuter. Un

style est dit simple lorsqu’il est naturel et de bon goût. La simplicité se
démarque de la familiarité ou de la vulgarité. Ce qui veut dire que le
rédacteur n’écrit pas comme il parle, mais il cherche plutôt à traduire sa

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pensée le plus naturellement possible tout en évitant la recherche
prétentieuse.

Pour obtenir la simplicité, le rédacteur devra se méfier de l’emploi des

images et éviter :

- la périphrase qui est un procédé de style consistant à dire en plus

de mots ce qui peut s’exprimer en un seul ;
- l’emphase qui est une exagération provoquée soit dans le ton, soit
dans les termes employés. Elle consiste à exagérer l’expression
d’une idée par l’importance du terme employé ;
- les hyperboles qui sont un procédé consistant à employer un mot
plus fort que ce qu’il recouvre réellement. Exemple : un homme
géant. Dans le même ordre d’idée, il faut éviter les adjectifs qui
expriment un excès de grandeur et l’abus des superlatifs qui portent
la qualité au plus haut degré. Exemple : il est très aimable, il est
parfaitement connu, il est terriblement efficace, il est extrêmement
connu…
- la tautologie qui est la répétition inutile d’une même idée en des
termes différents ;
- les redondances, la grandiloquence, les répétitions, la gromologie,
les barbarismes, les pléonasmes qui consistent à employer
consécutivement plusieurs mots exprimant la même idée alors
qu’un seul suffit et l’autre superflu. Exemple : j’étais ensemble avec
lui, sortez dehors ;
- il faut enfin éviter les solécismes qui sont les fautes qui portent non
seulement sur un mot, mais sur la construction de la phrase.

NB : Le rédacteur s’efforcera d’orner le style avec des qualités

supplémentaires, afin de le rendre agréable, varié, pittoresque et
élégant. Le recours à des citations n’est ni à recommander, ni à
proscrire totalement. Cependant, elles doivent être faites à bon escient,
éviter qu’elles n’arrivent comme un "cheveu sur la soupe". Il reste à
noter que l’abus de citations traduit la marque fâcheuse du pédantisme,
l’un des plus exécrables défauts du style.
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 Section 2 : Les caractères spécifiques du style administratif

Le style administratif doit à la fois être revêtu de toutes les qualités

sus développées, et de sept (07) caractères supplémentaires justifiés par la
spécificité et la particularité activité administrative : le respect de la
hiérarchie (§ 1), le sens de la responsabilité (§ 2), l’objectivité (§ 3), la
courtoisie (§ 4), la prudence (§ 5) ; la dignité (§ 6), l’homogénéité (§ 7).

§ 1- Le respect de la hiérarchie

Inspiré de la discipline qui, dit-on, fait "la force des armées", le respect
de la hiérarchie reste et demeure au niveau de l’administration, la pierre
angulaire sans laquelle l’édifice administratif serait voué à l’anarchie et à la
ruine.

En effet, les différentes personnes qui animent les structures

administratives se trouvent les unes par rapport aux autres dans les liens de
subordination tels que la rupture de ceux-ci entrainerait ipso facto la
déstructuration de la chaine administrative. Le respect de la hiérarchie se
traduit notamment dans les écrits de l’administration par de nombreuses
marques qui ont force et valeur de symboles. Il en est ainsi de l’usage de
certains mots, de formules ou de locutions verbales soumis à des règles
d’emploi qu’il y a lieu d’observer en n’y voyant qu’une disposition particulière
des marques écrites de respect et de considération.

§ 2- Le sens de responsabilité

La pratique administrative se fonde sur le principe de la

responsabilité. C’est pourquoi les actes administratifs ne sont pris que par
ceux qui ont la charge d’en répondre, c’est-à-dire ceux qui ont la plénitude
des compétences pour les accomplir. C’est pour cette raison que la rédaction
administrative dans sa pratique répugne à l’anonymat.

En effet, le pronom indéfini « on » n’y a pas de place. Et c’est plutôt la

première personne du singulier « je » qui y est consacré avec force et vigueur.

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La première personne du pluriel « nous » est utilisée par des entités dont la
gestion repose sur des organes collectifs (Conseil d’administration, comité de
gestion), soit par l’administration mais pour des actes auxquels l’on veut
conférer une importance ou une solennité particulière. Dans ce cas le "nous"
prend le pluriel de majesté. Exemple : Nous, gouverneur de la Région du
centre, commandeur de l’ordre de la valeur, arrêtons …

N.B. Si dans un document administratif le rédacteur veut faire

état des informations dont il ne veut pas révéler la source, il utilisera
les expressions ci-après : mon attention a été attiré, il m’a été rapporté
ou indiqué, j’ai été saisi de, il m’a été rendu compte de, … ici le
signataire du document prend ainsi la responsabilité des faits ou des
informations dont il fait état et ce, dans la mesure où ces informations
se révèlent exactes et fondées.

§ 3- L’objectivité

L’objectivité est la qualité de ce qui existe en dehors de l’esprit. Il s’agit

d’une attitude impartiale c’est-à-dire sans parti pris. En effet,
l’administration étant au service du public, elle sert non pas les intérêts des
particuliers, mais plutôt l’intérêt général qui reste et demeure la noble cause,
fondement de l’intervention administrative.

Vu sous cet angle, l’administration, comme tous ceux qui sont à son
service se doit de demeurer impartiale et objective. Cette impartialité a pour
conséquence de rejeter des écrits administratifs, tous les termes ou
expressions de sentiment ou de considération personnelle. Les expressions
du genre "dans l’attente d’une suite favorable…", "j’ai le très respectueux
honneur de venir auprès de votre haute personnalité", "espérant une suite
favorable"… sont à exclure. Par contre, le rédacteur pourra dire "j’ai le
plaisir, j’ai l’honneur, j’ai le regret, il m’est agréable…"

Il important que chaque commis de l’Etat s’interroge sur le fondement

juridique l’objectivité de son action au regard du principe de la légalité
administrative.

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 § 4- La courtoisie

La courtoisie est généralement définie comme étant la politesse

raffinée qu’on ne retrouve que chez les hommes et les femmes distingués, de
bonne éducation et de bon goût. Elle impose donc le strict respect des règles
de bien séance.

En effet, l’Administration étant au service des citoyens détenteurs des

droits et obligations, les agents publics qui représentent l’Etat doivent aux
citoyens du respect, surtout lorsqu’on sait que la courtoisie est la marque
des rois. Cependant cette courtoisie n’exclut pas la fermeté. Elle se manifeste
dans les écrits administratifs par le respect de la hiérarchie, mais bien plus
par l’absence d’éléments passionnels, des qualificatifs désagréables,
péjoratifs ou des vocables triviaux. Comme le souligne Albert DAUZAT, «
c’est une politesse de langage : c’est l’art d’atténuer, de voiler l’expression des
choses, des idées blessantes ou désagréables ».

Ainsi la rédaction administrative se doit-elle d’être, comme le fait

remarquer Robert CATHERINE « emprunte d’une certaine noblesse ». Dans ce
même sens, il renchérit : « étant donné son rôle et sa place dans l’Etat, le
caractère officiel de ses actes, l’importance de ses décisions sur l’activité
économique et sociale de ses citoyens, le délégataire de l’autorité publique se
doit non seulement d’écrire en français, mais que la différence de ton permette
à son lecteur de connaître qu’il est en présence d’un document officiel qui
participe à la dignité qui doit accompagner les affaires de l’Etat ».

Cependant, cette noblesse, rétorque Albert DAUZAT, « ne doit pas

engendrer la prétention, mais plutôt l’élégance et la pureté auxquelles elle
donnera naissance ».

§ 5- La prudence

La prudence est l’attitude qui consiste à apercevoir les dangers, à

prévoir les conséquences fâcheuses d’un acte, surtout à les éviter. C’est le
refus de courir des risques inutiles.

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 Ce caractère se justifie dans le style administratif pour des raisons ci-
après : l’écrit administratif engage la responsabilité de l’administration. De
ce fait, toute faute, erreur ou négligence révélée par un écrit sera imputé à
l’ensemble de l’administration. De même, tout jugement mal fondé peut
porter préjudice et entrainer des conséquences. C’est pour cela que toute
affirmation, toute appréciation et autre seront nuancés et le plus souvent
exprimés au conditionnel.

§ 6 – La dignité

La nature particulière de la personne administrative, la spécificité de

ses missions d’intérêt général, la place au-dessus des intérêts particuliers et
surtout égocentriques, les prérogatives de la puissance publique dont elle se
trouve revêtue par la loi lui imposent la dignité, qui se traduit dans les écrits
administratifs par la courtoisie, mais aussi et surtout par une langue
respectueuse des règles grammaticales et des mots consacrés par le
dictionnaire.

§ 7- L’homogénéité

L’administration étant une et indivisible, l’observation par tous les

rédacteurs administratifs de mêmes techniques et pratiques du style
administratif est un impératif catégorique, ce qui veut dire que les agents
publics ne doivent sous aucun prétexte, se camoufler derrière les spécificités
de branches administratives respectives pour développer un langage
incompréhensible du reste de l’administration.

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 Chapitre 2 : LE VOCABULAIRE DE REDACTION

En raison des impératifs qui pèsent sur elle et de sa spécialisation

assez relative, l’Administration fait appel à un certain nombre de mots ou
d’expressions qui reviennent très souvent que d’autres et dont l’emploi
facilite grandement la tâche du rédacteur administratif.

Cependant, comme le souligne Robert CATHERINE, « l’originalité du

vocabulaire administratif est beaucoup moins constitué par l’existence d’une
terminologie propre à l’Administration que par le goût de cette dernière pour un
certain nombre de mots et de tournures qui se retrouvent dans la plupart de
ses manifestations littéraires. Il ya donc un certain nombre de termes, de
locutions qui, dans la langue courante, passent inaperçus, mais que
l’Administration par l’usage courant qu’elle en fait, transforme en autant
d’idiotismes plus ou moins justifiées ».

Ces formules, par souci de schématisation, se retrouvent notamment à

l’introduction (section 1), à la fin d’un bon nombre de documents
administratifs (section 2) ou concernent l’usage de certains signes (section
3).

Section 1 : Les formules d’introduction

Il s’agit des formules qui sont le plus souvent utilisées au début des
documents administratifs, en vue d’introduire le sujet. En plus de la formule
d’appel, nous retenons la formule habituelle "j’ai l’honneur", les formules se
référant à un élément précédent et enfin les autres formules.

§1- Les formules d’appel

On entend par formule d’appel, la manière dont on appelle soit
oralement, soit par écrit quelqu’un au quotidien. Il importe de relever que
l’usage des formules d’appel est généralement dans les lettres privées. Il est
repris dans la correspondance administrative à travers un type particulier de
documents administratifs appelés la lettre administrative à forme
personnelle.

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 Les formules d’appel sont nombreuses et traduisent les rapports qui
existent entre l’auteur d’une lettre et le destinataire. Elle a pour objet de
marquer le respect, la considération, l’autorité, l’affection… En d’autres
termes, elles tiennent compte de la qualité de la personne à laquelle on
s’adresse, des circonstances de temps et de lieu dans lesquelles on se trouve,
et des rapports d’affinité, de familiarité, de déférence… En conséquence, le
rédacteur administratif devra rechercher la formule juste, c’est-à-dire celle
qui sied parfaitement au destinataire de la lettre.

A un inconnu, c’est-à-dire une personne dont on ne connait pas la

qualité, et peut-être qui n’en a pas une, la formule d’appel est Monsieur,
Madame, Mademoiselle. Au couple, on appellera Monsieur et Madame. A
une mère accompagnée de son fils, Madame et Monsieur.

A un ou une amie, la formule d’appel est selon les cas, cher ami, bien
chère ami, ma chère amie.

A une personne avec qui on entretient des rapports familiers, on dira :

cher Monsieur, chère Madame, chère Mademoiselle…

Aux personnes exerçant une profession libérale :

- Les Avocats, huissiers, greffiers, notaires, la formule d’appel est

Maître, ou cher Maître.
- Pour le médecin, médecin – dentiste, docteur en médecine,
chirurgien, la formule d’appel est Docteur, ou cher Docteur, (pour
une personne de condition équivalente ou supérieure) ; Monsieur
le Docteur ou Madame le Docteur (pour une personne nettement
inférieure à lui). Si le médecin est enseignant dans une école de
médecine ou il est un ancien professeur de faculté de médecine,
l’on substitue au titre de Docteur, la formule de cher Professeur.

Le titulaire d’un doctorat, l’appellation est la même que pour le

doctorat en médecine.

Les artistes, écrivains, musiciens de grande classe, on les appelle

Maître.
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 Aux magistrats, selon la fonction qu’ils occupent, on dit
Monsieur/Madame le juge, Monsieur/Madame le Procureur de la
République, Monsieur/Madame le Procureur Général, l’Avocat général…

La formule d’appel des femmes des officiers d’armée et des hauts

fonctionnaires qui ne sont pas elles-mêmes titulaires d’un grade est
Madame. Sauf pour les femmes des maréchaux, parce qu’en France, le
maréchal est à la fois un grade militaire et une dignité dans l’Etat et à
laquelle participe la femme d’un militaire.

Pour les personnes privées : les PCA des comités de gestion, des
associations, des partis politiques, des sociétés d’Etat, pour les présidents,
c’est Monsieur le Président ou madame la Présidente.

Pour les autorités religieuses :

- Le culte catholique : la formule d’appel du Pape c’est Très Saint Père

(sa sainteté est le traitement) ; le nonce c’est Monsieur le Nonce,
Monsieur le Cardinal (traitement : son éminence), Monsieur
l’Archevêque, Monsieur l’Archiprêtre, Monsieur le Curé, Monsieur
le Vicaire, Monsieur l’Abbé. Pour les membres des ordres religieux,
Monsieur ou Madame le supérieur, Mon Père, Ma Mère, Révérend Père,
révérende Mère.
- Pour le culte protestant, Monsieur le Pasteur, s’il est président d’un
consistoire, on dira Monsieur le Président.
- Pour le culte islamique, Monsieur l’Imam, monsieur le Grand Imam,
monsieur l’Ayatollah.
- Pour le culte Orthodoxe, Monsieur l’Archiprêtre, Monsieur
l’Archimandrite.
- Pour le culte israélite, Monsieur le Rabin, Monsieur le grand Rabin.

Pour les autorités politiques, le roi, l’empereur, on dira Sire ; pour le

Président, Monsieur le Président ; Monsieur le PM chef du
gouvernement, Monsieur le Ministre d’Etat, Monsieur le Ministre
délégué, pour le Secrétaire d’Etat, Monsieur le Ministre.

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 Pour les autorités diplomatiques et consulaires, Monsieur
l’Ambassadeur (traitement Excellence), les envoyés extraordinaires et les
ministres plénipotentiaires sont Monsieur le Ministre, Monsieur le Chargé
d’Affaires, Monsieur le Consul, Monsieur le Consul général.

Pour les autorités administratives : Monsieur le gouverneur,

Monsieur le Préfet, monsieur le Sous-préfet, Monsieur le Directeur,
Monsieur le Chef de service, Monsieur le chef de bureau.

Pour les autorités militaires : Monsieur le Maréchal, Monsieur le

Général, Colonel, Commandant, Capitaine, Lieutenant. Le possessif
« Mon » est exclusivement employé par les rédacteurs de sexe masculin
et les femmes sous les drapeaux. (Mon Colonel). Les autres femmes civiles
n’emploient pas Mon, mais Monsieur.

N.B.
 Le féminin des titres : ils donnent lieu à controverse.
Cependant, le bon sens consisterait à adopter la formule féminine du
titre ou de la fonction lorsque cette forme existe, et faute de mieux, le
masculin lorsqu’un titre ou une fonction ne comporte pas de forme
féminine. Exemple : Madame le Recteur, Madame le Maire, Madame le
Directeur.
 L’extension du titre ou de la fonction au conjoint. Il est
également un vieux principe selon lequel "les honneurs ne se délèguent
pas". Par conséquent, le titre dû à une fonction ne s’étend pas du mari
à la femme et vice – versa.
 L’usage du titre après la cessation de fonction. La coutume
au Cameroun est de continuer à donner les titres aux autorités même
après la cessation de leurs fonctions. Cependant, cette pratique n’est
pas observée dans tous les Etats africains.
 L’emploi de l’adjectif cher implique une certaine amitié, une
intimité et par conséquent ne doit pas être employé pour des personnes
inconnues et des relations récentes. On peut l’utiliser facultativement
vis-à-vis d’un mari, d’un camarade ou d’un confrère.

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 L’adjectif cher peut également se substituer à Monsieur devant le
grade ou le titre, si on est en relation d’amitié ou de simple familiarité. Il faut
éviter les formules d’appel du genre « cher madame, Monsieur,
Mademoiselle », ceci dénote une certaine condescendance et ne peut s’utiliser
qu’à l’égard d’un subordonné avec le destinataire de la lettre.

L’emploi des adjectifs possessifs Mon ou Ma : l’emploi de ces adjectifs

possessifs traduit l’affection. Il est possessif et de ce fait ne peut s’attribuer
qu’à la parenté, à l’amitié ou à l’autorité que l’on a sur la personne à qui l’on
s’adresse. Par contre, la formule Mon cher Monsieur Jean traduit un
pléonasme impertinent et est par conséquent à éviter.

En définitive, le choix de la formule d’appel exige parfois un sens aigu

des nuances, sinon l’on risque de donner au destinataire une fâcheuse, ou
souvent une juste opinion dès le commencement de la lettre.

§ 2- Des locutions verbales "bien vouloir" et "vouloir bien"

Le mot vouloir, précédé de l’adverbe bien est utilisé par des

subordonnés s’adressant au supérieur hiérarchique ou tout simplement
entre fonctionnaires de même niveau. Exemple : j’ai l’honneur de vous prier
de me permettre de …/ j’ai l’honneur de vous demander de bien vouloir …
(collègues de même niveau).

Par contre le verbe vouloir, suivi de l’adverbe bien, qui est le plus
souvent employé dans la correspondance militaire, marque l’autorité du chef
hiérarchique vis-à-vis de son subordonné. Il ne peut être utilisé que
verticalement et sans réciprocité, c'est-à-dire, du haut vers le bas. Exemple :
j’ai l’honneur de vous demander de vouloir bien me faire tenir sous huitaine
les conclusions de l’affaire sus mentionnée en objet…

§3- D’autres expressions traduisant le respect de la hiérarchie

Le supérieur informe, fait savoir, fait connaitre, fait remarquer, fait

observer, enjoint à, engage, ordonne à, convie son subordonné à… De même,
il attache du prix, il tient la main, il veille à ce que…etc.
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 Pour le subordonné, il porte à la connaissance, à la haute
connaissance, à la très haute connaissance ; il porte à l’attention, la haute
attention, la très haute attention ; il soumet à l’appréciation, à la haute
appréciation, à la très haute appréciation ; il sollicite de son chef, suggère à
son chef, propose à son chef, rend compte à son chef…

§4- La formule habituelle "j’ai l’honneur"

C’est une formule qui s’inscrit généralement au début de certains

documents administratifs, en l’absence d’une correspondance antérieure
émanant des personnes et services auxquels elle est destinée. Elles
sollicitent d’emblée l’attention du destinataire, étant donné la généralité de
son usage et le fait que presque toujours elle suffit à caractériser de prime
abord le document administratif. Exemple : j’ai l’honneur de vous
transmettre pour compétence le dossier ci-joint et relatif à…

La formule "j’ai l’honneur" peut également se retrouver au milieu du

document. Dans ce cas, elle est précédée d’une proposition incidente ou
même d’une phrase entière. Exemple : faisant suite à votre lettre
N°………………..du ………..relative à …………, j’ai l’honneur de…………..

Elle peut aussi s’inscrire à la fin du document et dans ce cas, elle

devient le moyen indiqué d’annoncer une proposition, une décision, etc.
exemple : suite à vos instructions du 10 Mai 2011 relatives à la désignation
d’un cadre au stage sur le management et la bureautique, et me référant au
tableau des bénéficiaires jusque-là des différents stages de formation dans
notre département, j’ai l’honneur de soumettre à votre haute appréciation les
postulants ci-après…

Quand le document est rédigé dans la forme impersonnelle, l’on

substitue à la locution "j’ai l’honneur" la locution "a l’honneur". Exemple : le
Commandant 21e Bataillon d’Infanterie Motorisé a l’honneur de rendre
compte des faits suivants…

La formule j’ai l’honneur s’accompagne toujours du verbe "vouloir" et

de l’adverbe "bien", ainsi que des verbes "prier" ou "demander". L’agencement
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de l’ensemble est fonction du palier dans occupé par le rédacteur dans
l’échiquier administratif. Le subordonné s’adressera par exemple à son chef
hiérarchique en ces termes : « j’ai l’honneur de vous prier de bien vouloir
m’accorder une permission d’absence… ». Le supérieur quant à lui écrira à
son subordonné de cette manière : « j’ai l’honneur de vous demander de
vouloir bien me faire tenir dans les meilleurs délais, le dossier… ». Le
fonctionnaire de même niveau hiérarchique écrira ainsi : « j’ai l’honneur de
vous demander de bien vouloir ne faire tenir dans un délai raisonnable … ».

L’expression "bien vouloir" contient en elle-même l’idée de bienveillance

et celle de "vouloir bien" l’idée de condescendance. Grammaticalement, "bien
vouloir" et "vouloir bien" sont des variantes d’une même expression de
politesse. Seule la tradition militaire a fait de la 2ème la formule autoritaire et
la 1ère la formule déférente.

§ 5- Les formules d’introduction se référant à un élément précédant

Dans cette hypothèse, le rédacteur se réfère à un élément précédent
qui déclenche la correspondance. Il peut s’agir d’une lettre ou tout autre
document, d’une audience, ou d’instructions, d’un entretien, etc. Autrement
dit, le rédacteur s’appuiera sur un élément ayant été antérieurement produit
pour débuter sa correspondance. Ainsi pourra-t-il utiliser les formules du
genre : me référant à, faisant suite à, comme suite à, En référence à, en
réponse à, etc.

§6- Les autres formules d’introduction

Ce sont les formules qui s’inscrivent généralement au début de

certains documents administratifs tels que les notes de service, les
circulaires, etc, et qui entament une question. Elles ne sont pas précédées
d’une correspondance antérieure émanant des personnes ou du service. Il
s’agit des formules types :

- Vous avez appelé mon attention ;

- Mon attention a été attirée sur ;
- Il m’a été donné de constater ;
17
 - Il a été porté à ma connaissance que.

Section 2 : Les formules de conclusion

En plus des formules de courtoisie (§1) terminent les lettres

administratives en forme personnelle, nous distinguons les formules
impersonnelles (§2), des locutions personnelles (§3), pour enfin examiner
cette autre catégorie qui se trouve à la fin des pièces administratives (§ 4).

§1- Les formules de courtoisie

La formule de courtoisie dans une lettre administrative à forme

personnelle est celle qui conclut cette lettre et traduit l’affection, l’amitié, la
considération, le dévouement, la déférence, etc, que le rédacteur veut
exprimer au destinataire. Elle va de pair avec la formule d’appel, qui elle
intègre en son sein, et l’une ne saurait aller sans l’autre.

Il existe une typologie assez variable des formules de courtoisie.

Cependant, un certain nombre de règles doivent être observées quant à leur
utilisation, car les sentiments qui se dégagent dans cette formule doivent
être variées selon les rapports hiérarchiques, l’âge, le sexe, le degré
d’intimité, etc.

Un certain nombre de mots est utilisé dans la formule de courtoisie :

A- Assurance et expression

Le mot "assurance" s’emploi lorsqu’on écrit à un subordonné ou à un

égal, et jamais vis-à-vis d’un supérieur. Le mot "expression" est réservé au
supérieur parce que celui-ci ne doit pas douter un seul instant du respect ou
du dévouement de ses subordonnés. Entre alter ego, l’on peut employer
indifféremment les deux expressions.

B- Considération.

Considération est un terme officiel. De ce fait, il est employé selon le

rang social ou la situation officielle occupée par chacun. Le mot

18
considération n’est jamais employé seul. Il est précédé ou suivi d’un
qualificatif, ce qui permet d’obtenir les gradations suivantes :
- "considération distinguée" pour un égal ou un supérieur ;
- "Ma haute considération" pour un égal de rang élevé (les
présidents de Cours entre eux, ministres, DG…) ;
- "Ma très haute considération" entre très haute personnalités
(Chefs d’Etat ou Présidents de la République).
N.B. On n’adresse pas un ordre à un supérieur, aussi poli ou
courtois qu’il puisse être. Aussi doit-on éviter l’expression
« veuillez agréer » lorsqu’on lui écrit à sa hiérarchie et utiliser de
préférence « je voue prie de bien vouloir ».

C- Dévouement
Le terme "dévouement" ne peut s’écrire qu’à un supérieur ou une
personne à qui l’on est lié par l’affection ou la gratitude. Il est rarement
employé seul, et est précédé du mot "respectueux".

D- Estime

Il est réservé aux personnes de rang élevé écrivant à des inférieurs.

Exemple : « vous savez mon cher André que ma confiance vous est acquise,
ainsi que mon estime la plus affectueuse ».

E- Gratitude.

Ce mot s’emploie pour remercier quelqu’un pour un service rendu.

F- Hommage.

Il y’a un terme de courtoisie que tout homme de bonne éducation doit

à une femme mariée de qualité. Il s’agit des hommages. Cependant, l’on
n’offre pas ses hommages à un homme, si ce n’est par tradition de courtoisie
à un souverain ou à un chef d’Etat, parce que le terme hommage signifiait
autre fois l’acte de vassalité par lequel on se reconnaissait homme de guerre.
La féodalité ayant disparu, le mot a néanmoins subsisté comme un

19
témoignage de déférence et d’attachement. En conclusion, ce mot n’est
employé qu’à l’égard d’une femme de bonne qualité ou d’un chef d’Etat.

G- Respect

C’est le terme naturel de courtoisie du subordonné à son supérieur,

d’un homme jeune à une personne âgée, d’un homme à une femme, d’une
jeune femme ou d’une jeune fille à une femme âgée. C’est aussi le terme de
courtoisie utilisé d’un homme ou d’une femme à un prêtre, à un pasteur, etc,
ou si celui-ci est jeune, car le mot respect ne s’adresse pas à un homme,
mais plutôt à sa fonction. Le terme respect que l’on peut remplacer par
l’adjectif respectueux est généralement suivi des mots "attachement",
"dévouement", hommage, gratitude, profond, sentiment, reconnaissance et
de l’adverbe "très". De cet agencement l’on obtient des combinaisons
suivantes :

H- L’hommage de mon profond respect, pour une dame de qualité ;

I- L’assurance de mon respect, pour une dame quelconque ;
J- L’expression de mon respectueux attachement ;
K- L’expression de mon très grand respect ;
L- L’expression de mes sentiments de respect très attachés ;
M- L’expression de mes sentiments respectueux et dévoués ;
N- L’expression de mon respectueux dévouement.

NB : le respect peut être masqué d’une nuance plus chaleureuse,

avec les formules ci-après : mon affectueux respect, mes sentiments de
respectueuse affection ou attachement, ma sympathie respectueuse.

O- Salutation.

Il est réservé aux lettre d’affaire et aux camarades, lesquels peuvent se

terminer généralement par : les sentiments distingués, très distingués ou les
plus distingués. Ils peuvent être nuancés si la personnalité de l’homme
d’affaire, ou selon les rapports plus ou moins anciens que l’on entretien avec
le commerçant à qui on s’adresse.

20
 P- Sentiment

Ce terme est très employé dans les correspondances militaires et

privés et se trouve dans la plupart des formules de courtoisie des lettres
adressées par les militaires à leur supérieur, à leurs égaux, aux
subordonnés ou aux particuliers.

Q- Souvenir

Ce mot est adressé dans la correspondance privée entre amis,

camarades, aussi bien qu’entre hommes ou entre femmes, ou de l’un à
l’autre. L’on peut avoir des formules ci-après : un bon souvenir, un bon
souvenir le meilleur amical (personnes âgées), mes souvenirs les meilleurs
ou déférentes.

NB : Le mot souvenir ne s’emploi jamais à la correspondance

administrative officielle.

R- Sympathie.

Il s’emploie pour un subordonné, parfois pour un égal, mais jamais

vis-à-vis du supérieur. Le subordonné peut exprimer son admiration ou sa
déférence par les formules ci-après : « je vous prie d’agréer ou de bien vouloir
agréer l’expression de mon admiration, de mon profond respect et de ma vive
admiration ; de mes sentiments déférés, de mes sentiments déférents
respectueux, de ma déférente gratitude ». S’il s’agit d’une dame de qualité le
rédacteur dira : « je vous prie d’agréer ou daignez agréer madame l’hommage
de mon admiration ou l’hommage de mes sentiments déférents respectueux ».

§ 2- Quelques formules de courtoisie

A un ami l’on écrira, recevez mon cher ami une assurance de ma très
sincère amitié ; trouvez ici mon cher ami l’expression de mon amical
souvenir ; amicalement à vous, amical souvenir, bien cordialement à vous,
cordiale poignée de main. Les expressions tout à vous ou tout à toi ne
s’emploient qu’entre mari et femme et vice versa.

21
 A un fournisseur ou homme d’affaire, veillez agréer ou recevez
Monsieur mes salutations les meilleurs, les plus distinguées ou très
distinguées. Les expressions veuillez agréer ne s’emploient qu’entre alter ego
ou du supérieur au subordonné et jamais du subordonné au supérieur.

§ 3- Les locutions de conclusion

Elles sont de plusieurs types et diffèrent entre elles suivant l’usage ou

l’objet. On peut ainsi distinguer :

A- Les locutions personnelles et celles impersonnelles

Les premières seront employées lorsque le rédacteur du document

veut donner un ton direct ou impératif à ses décisions. Exemple : j’ai
décidé ; je vous enjoins de ; je vous engage, etc.

Les secondes sont d’un usage constant en matière administrative,

dans tous les cas où l’on ne désigne pas à la première personne du singulier,
toujours impératives. Elles sont utilisées pour suggérer une manière de voir,
une solution avec plus ou moins d’insistance. Exemple : il serait
souhaitable ; il conviendrait ; il y aurait lieu.

B - Les autres locutions

Certaines locutions ont pour objet de rappeler au destinataire l’intérêt

qu’accorde l’auteur à voir ses désirs, ses recommandations, ses injonctions
ou ses ordres suivis d’une action efficace. Elles sont exclusivement réservées
au supérieur. Exemple : j’attache du prix ; j’y attache un intérêt particulier ;
je tiens fortement la main, etc.

D’autres servent le plus souvent à exprimer une prière, une requête

sans être en mesure d’exiger son application. Exemple : je vous serai obligé
ou reconnaissant/ je vous saurais gré,...

22
 NB : Au futur, « être obligé », « être reconnaissant » exprime
poliment un ordre et de ce fait, ne sont exclusivement réservés qu’au
supérieur.
Au conditionnel, elles marquent le lien d’obligation, une
promesse, de reconnaissance qui ne peuvent être exprimé que par un
signataire qui demande quelque chose sans pouvoir l’exiger. Elles sont
indifféremment employées par le supérieur ou le subordonné.

Section 3 : Le bon usage des majuscules

La majuscule est un signe orthographique dont l'un des rôles

essentiels est d'accroître la clarté et l'intelligibilité d'un texte. Dans ce rôle,
elle sert de point de démarcation dans le discours. Son emploi obéit à des
règles précises qui, le plus souvent est soit oublié, soit transgressé.

En effet, certains ont tendance à abuser de la majuscule en la mettant

partout, et l’on voit ainsi une série de noms communs, promus sans raison à
la dignité de noms propres. A l’inverse, d’autres ont tendance à la supprimer
systématiquement. A ce titre, l’emprunt au décret du 10 Octobre 1975 du
Président de la République sénégalaise Léopold Sédar SENGHOR, homme de
culture de grande envergure nous semble d’un apport considérable pour
apporter un éclairage sur l’utilisation des majuscules.

§ 1- En début de phrases et alinéas

Après les points, les points d’interrogation, d’exclamation ou de
suspension, l’on met la majuscule. Exemple : Ah ! Mon Dieu ! Si seulement
tu déchirais le Ciel et descendait pour nous rendre justice !

§ 2- Le cas des adjectifs

L’adjectif prend la majuscule quand il est intimement lié au nom et
fait corps avec celui-ci. Exemple : les Etats-Unis, le Royaume-Uni, le Cap-
Vert, le Saint-Père.

23
 Dans ce dernier cas, il existe de nombreuses exceptions. Il faut
cependant que lorsque l’adjectif désigne le saint lui-même, il ne prend pas de
majuscule. Exemple ; saint Paul, saint Pierre).

L’adjectif prend seul la majuscule quand il qualifie un terme

géographique auquel il n’est pas rattaché par un trait d’union. Exemple la
mer Méditerranée, l’océan Atlantique.

Pour le cas employé isolement, Océan prend la majuscule. Exemple il

traverse l’Océan. Il traverse l’océan Atlantique.

§ 3- Les Administrations, les Corps d’Etat, Assemblées, les

Juridictions et Institutions

Lorsque l’institution désignée est unique, les substantifs prennent la

majuscule, ainsi que le premier mot, quel que soit la nature. Exemple :
Assemblée Nationale, Cour Suprême, Inspection des Finances, Direction des
Douanes.

Il en est de même d’un établissement public ou une administration où

les différentes cellules administratives suivent la même règle. Exemple
ENAP. Cependant, lorsque l’institution n’est pas unique, ou qu’elle est
l’émanation d’une catégorie d’organes semblables, la minuscule est de
rigueur. Seul le nom qui détermine l’institution prend la majuscule. Exemple
ministère de la Justice, palais de Justice, le palais de l’Unité.

§ 4- Les rues, monuments, musées, navires, avions

Les noms des rues prennent la majuscule. Exemple : rue des Jours
Heureux, rue de la Joie.

Le ou les noms qui caractérisent l’édifice, le monument, le musée

prennent la majuscule, ainsi que l’adjectif si celui-ci est placé avant le nom.
Exemple : Monument de la Réunification, la Grande Pyramide, la Grande
Mosquée.

24
 § 5- Les fêtes, les jours et les mois

Les noms des fêtes prennent une majuscule. Exemple : le Vingt Mai, le
Huit Mars, le Nouvel An, la fête du Travail, Pâques, la Saint-Jean-Baptiste

Sauf pour les fêtes légales, les mois et les jours de la semaine ne
prennent pas de minuscule.

§ 6- Les noms
On distingue les noms propres et les noms communs.

A- Les noms propres

En principe, les noms prennent une majuscule. Cependant quand ils

deviennent commerciaux, ils prennent les minuscules. Les œuvres
artistiques prennent la majuscule. La particule nobiliaire conserve la
minuscule si elle est incluse entre le prénom et le nom ou le titre : Mbara à
Betchem.

N.B. Les particules «du» et «des» incluses entre le prénom et le

nom prennent également la majuscule, mais non la particule «de».
Exemple : Maxime Du Camp ; Vincent de Paul, Louis de Broglie.

Les articles contractés "du" et "des" faisant partie intégrante du nom

prennent la majuscule. La mort Du Duc. Si la particule nobiliaire devait se
trouver à côté de la préposition "de", l’on dira par exemple : les discours de
De Gaulle ; les discours du Général de Gaulle.

B- Les noms communs

Certains noms communs ou adjectifs peuvent parfois être assimilés à

des noms propres lorsqu'ils sont employés dans un sens absolu ou lorsqu'ils
revêtent une signification particulière. La majuscule initiale sera alors mise
au mot (nom commun ou adjectif) sur lequel porte le caractère unique ou la
spécificité est de plus à noter que l'adjectif qui précède ce mot prend

25
généralement la majuscule initiale. Exemple le Marché commun, le Code civil,
le Grand Prix de Montréal

§ 7- Les articles littéraires

L’art inclus dans le nom prend une majuscule : la Fontaine, Notre
Dame De Victoire.

§ 8- Les ordres et les décorations

Les noms des ordres civils, militaires ou religieux et les distinctions
civiles et militaires comportant un lien prennent une majuscule au mot
caractéristique : ordre de la Valeur, ordre du Mérite camerounais.

§ 9- Les partis politiques, les syndicats et associations

Le nom qui entre dans le libellé d’un parti, d’un syndicat ou d’une
association au statut déposé prend la majuscule. Rassemblement
Démocratique du Peuple Camerounais.

§ 10- Les pays, les peuples et races, les points cardinaux

Les mots confédération, empire, république s’inscrivent avec une
majuscule s’ils sont suivis d’un adjectif. Exemple : Empire britannique

Les noms des peuples et des races prennent les majuscules.

Camerounais.

Les noms des points cardinaux sans complément de lieu prennent la

majuscule. Exemple le plus beau bois vient de l’Est. Cependant, les points
cardinaux employés dans le sens de la direction ne prennent pas de
majuscule. Exemple : le vent souffle du nord vers le sud.

Les sigles, les sociétés, les symboles d’unité Unesco, la Société

Camerounaise d’équipement, la Société Nationale des Hydrocarbures. Il en
va de même des titres.

26
 L'usage a également consacré la majuscule pour les dates, pour les
guerres et pour certains lieux ou événements historiques: la Première
Guerre mondiale, les Plaines d'Abraham
Toutefois, les mots que l'on utilise pour déterminer les âges, les ères, les
époques, etc. prennent généralement une minuscule initiale: l'ère
chrétienne, l'époque révolutionnaire

27
 Chapitre 3 : LA METHODE DE REDACTION

Ecrire diffère du mot rédiger. En effet, on parle d’écrire lorsqu’il s’agit

de transposer sur un support de façon quelconque des signes convenus,
alors que rédiger c’est esquisser sa pensée dans un angle impératif.

Rédiger vient en effet du latin "Redigere" qui signifie mettre en ordre.

La rédaction est donc le fait de mettre en ordre et par écrit ses pensées selon
un style, c'est-à-dire une forme et ordre imprimés.

De façon générale, le style se conçoit comme la manière d’être, la

manière de faire. Transposé sur le terrain de la rédaction, il exprime la
manière personnelle, propre de traduire par écrit ses pensées, ses émotions,
ses sentiments… Le style rédactionnel est donc le reflet de la personnalité de
chacun, un élément de son identité ou, pour parler comme Paul CLAUDEL,
« une qualité personnelle comme le son de la voix ».

Si chaque personne a son style, il est évident que l’Administration,

personne morale dispose d’un style dont ses agents doivent s’imprégner pour
éviter de sombrer dans un bordel de la pléthore de styles des milliers
d’agents publics employés par l’Etat. L’acquisition de ce style administratif à
utiliser lors de la phase rédactionnelle (section 2) nécessite des travaux
préparatoires (section1).

Section 1 : Les préalables nécessaires à la rédaction

Nombres de travaux préparatoires s’imposent pour l’acquisition du

style administratif. On note entre autres la bonne connaissance du dossier
(§2), la maîtrise de la langue (§1) et celle des textes législatifs et
réglementaires (§3).

§ 1- Le bon maniement de la langue

La maitrise d’une langue passe par la maîtrise de :

- Son vocabulaire, c'est-à-dire les mots dans leurs natures et leurs
sens;
28
- Son orthographe qui est la faculté d’écrire un mot (V. infra : titre I,
chap. 3);
- De la conjugaison et de la concordance des temps : les temps de
rédaction sont le présent de narration ou le passé composé.
N.B. Le passé simple est proscrit dans les écrits administratifs ;
- De l’analyse grammaticale qui consiste en la détermination de la
syntaxe, la nature, le genre, la fonction et le sens de chaque mot ;
- De l’analyse logique, c’est-à-dire avoir une bonne formulation du
raisonnement, une suite logique dans la pensée ;
- De la ponctuation. On distingue ici les signes de ponctuation forte et
les signes de ponctuation double. Parmi les premiers, on a :
 Le point (.) qui marque la fin d’un énoncé que le rédacteur
considère comme complet et qui constitue une phrase. Il se place aussi
après un mot en abrégé ou un sigle ;
 Le point-virgule (;) pour séparer deux bouts de phrases liés par
le même sens, ou encore lier les parties d’une phrase composée, à la
suite d’une proposition ayant un sens complet, mais ayant aussi un
rapport avec la suivante qui introduit par exemple un fait nouveau ;
 La virgule (,) sépare des éléments semblables (énumération) ou
dissemblables (termes en apposition, propositions incise). Elle s’utilise
également devant les conjonctions de coordination mais, ou, et, donc,
or, ni, car ;
 Les deux points (:) pour indiquer, après une courte introduction
du sujet: un exemple, une explication, une énumération, une
conclusion, etc. Ils s’emploient aussi pour souligner un rapport
souvent de cause ou de conséquence, ou encore pour introduire un
discours direct, une citation. Dans ce cas ils précèdent les
guillemets ouvrant alors le discours ou la citation;
 Le point d’interrogation (?) s’emploie pour ponctuer
interrogation ; après plusieurs propositions interrogatives coordonnées
ou juxtaposées (la ponctuation se mettra alors à la fin de la phrase) ;
 Le point d’exclamation (!) Le point d'exclamation exprime
toujours un sentiment, une émotion. On l’utilise soit à la fin d'une

29
 phrase, d'une proposition, etc. pour exprimer un sentiment intense,
un ordre catégorique, un appel, une défense, etc., de même qu'après
une interjection ;
 Les points de suspension (…) Ils sont toujours au nombre de
trois et marquent un arrêt, une coupure dans la phrase, soit pour
indiquer que la phrase est inachevée, soit pour signifier une certaine
affectivité.
Parmi les signes de ponctuations doubles, on a :
 Les parenthèses ( ) Les parenthèses sont des signes graphiques
qui sont employés par paires et qui présentent deux formes: la forme
ouvrante et la forme fermante. On emploie les parenthèses pour isoler
une réflexion ou une précision accessoires au sens général de la
phrase ;
 Les guillemets (") Tout comme les parenthèses, les guillemets
s'emploient par paires: guillemets ouvrants et guillemets fermants. On
mettra entre guillemets: les mots étrangers, néologismes,
régionalismes, termes familiers, termes employés dans un sens
particulier, etc.; les citations de mots, de locutions et de phrases
complètes; les raisons sociales; les termes ou locutions que le
rédacteur veut mettre en valeur; les titres d'articles de journaux ou de
revues ;
 Les tirets (- -) Les tirets ont la même fonction que les
parenthèses. Toutefois, alors qu'une réflexion entre parenthèses joue
un rôle accessoire, les tirets, au contraire, ont pour effet de la mettre
en valeur afin d'attirer l'attention du lecteur.
On emploie donc les tirets pour isoler et faire ressortir une remarque,
un argument, une conclusion, etc., plus que ne le feraient des
virgules. Ex. Le blé - cet élément de base de notre alimentation - est
aussi pour notre pays une source appréciable de devises étrangères.
N.B. On ne met pas un second tiret avant un point final.

Elle nous a parlé du blé-cet élément de base de notre alimentation.

30
  Les crochets [ ] On emploie les crochets soit pour isoler des
précisions, des indications à côté ou à l'intérieur d'un texte déjà entre
parenthèses : ne participaient à la réunion qu'une vingtaine de
personnes. (Tous les Montréalais [y compris les membres habitant
Laval et la Rive Sud] étaient absents.) ; soit pour omettre une partie
d'un texte cité, on indique des points de suspension entre crochets:
«Ces chiffres [...] prouvent que la société est parfaitement viable.» ;
soit pour avertir le lecteur d'une addition au texte original: ou bien
pour signaler une erreur de l'auteur [sic], soit pour donner la
prononciation figurée d'un mot [alô], soit pour expliciter un pronom
personnel à l'intérieur d'une citation, (« Elle [Mme Roy] ...»), soit pour
indiquer, dans une référence bibliographique, un auteur qui publie
sous un pseudonyme [pseudos.].

§2- La maîtrise des dossiers

La maitrise du dossier passe par la maitrise de l’esprit de ce dossier,

de son environnement, de sa problématisation à sa conceptualisation.

Le premier travail le plus important avant d’aborder une rédaction est

d’avoir une idée nette de ce que l’on veut y exposer. Il s’agit au départ d’avoir
une connaissance parfaite du dossier et les réponses à y apporter. Pour
mieux connaitre le dossier à traiter, la démarche intellectuelle du rédacteur
est assimilable à celle du médecin face à un malade.

Dès lors que les problèmes sont identifiés, le rédacteur doit s’atteler à,
en prenant appui sur la législation en vigueur, suggérer des solutions à ceux
qui doivent prendre des décisions car, il ne faut pas perdre de vue que dans
l’administration, le subordonné propose et le chef dispose.

§3- La maitrise des textes législatifs et réglementaires

Le principe sacro-saint de la légalité auquel est soumis

l’Administration dans un Etat de droit oblige aux agents administratifs la
bonne connaissance, mieux la maîtrise des textes de lois dans le traitement
31
de leurs dossiers. Tout commis de l’Etat saisi d’un dossier est inviter à
rechercher la solution dans la réglementation en vigueur en se posant la
question, d’entrer de jeu, se poser la question « que di sentles textes ? ». C’est
dans ces dernier que se trouve définie sa quadruple compétence personnelle,
rationae loci, rationae materiae et rationae temporis.

Section 2 : La phase de rédaction

Comme un technicien voulant bâtir un pont ou un immeuble,

l’élaboration §2) d’un document administratif impose la collecte du matériau
utile à ce travail (§1).

§ 1- Les travaux préparatoires à la rédaction

Il serait difficile rédiger avec succès un document administratif, de

quelle que nature qu’il soit, sans avoir au préalable élaboré un plan de
rédaction (E) découlant de l’analyse du dossier(B) et la synthèse des
problèmes (C) après une prise de connaissance (A)du dossier pour lequel on
appelé à suggérer une solution (D).

A- La connaissance du dossier

Le travail le plus important avant la rédaction est d’avoir une idée

nette de ce qu’on veut exposer. Il s’agit d’avoir une parfaite connaissance du
dossier à traiter et des solutions idoines à apporter.

Pour mieux connaître un dossier, la démarche intellectuelle du

rédacteur est assimilable à celle d’un médecin face à un malade.

En effet, il ne faut pas perdre de vue que le dossier à traiter, autant

que le malade, sont des problèmes qu’il importe de déceler avant d’y
remédier. Si pour connaitre son malade le médecin procède avant tout
diagnostic à la prise d’un certain nombre de paramètres à travers un
questionnaire au malade, le rédacteur dont le sujet est muet aura encore
plus de difficultés à déterminer le ou les problèmes qui y sont posés. Pour y

32
parvenir, il lui faudra opérer une lecture non pas diagonale du dossier, mais
plutôt approfondie à l’issue de laquelle il posera le diagnostic qui devrait être
impérativement confirmé par l’analyse.

A- L’analyse

Analyser une situation c’est faire une étude systématique afin de ne

laisser aucun point dans l’ombre. Que ce soit dans le cadre médical ou
rédactionnel, l’analyse devrait permettre d’identifier les différents problèmes
à travers leur nature, tout en déterminant les causes et les effets.

B- La synthèse des problèmes

L’analyse du dossier peut conduire à desceller un certain nombre de

problèmes dont quelques principaux et plusieurs sous-jacents. Le rédacteur
ne cherchera pas à les résoudre l’un après l’autre, mais plutôt à les
regrouper par centre d’intérêt et, à l’intérieur de ceux-ci, selon leur ordre de
compétence. C’est le travail de synthèse qui joue dans l’Administration un
premier ordre car il facilite le travail et économise le temps des supérieurs
hiérarchiques à qui on propose la solution.

C- La proposition des solutions.

Dès lors que les problèmes ont été identifiés, il ne reste plus au
rédacteur qu’à suggérer des solutions à ceux qui doivent prendre des
décisions. Dans la mesure où celui qui écrit n’est pas toujours celui qui
décide du fait de la hiérarchisation de l’Administration, le rédacteur devrait
employer le conditionnel pour laisser le soin à sa hiérarchie de décider.

Ayant ainsi accumulé le matériau à travers la connaissance du

dossier, l’analyse et la synthèse des problèmes, il importe au rédacteur de
déterminer l’utilisation qu’il veut en faire, le parti qu’il veut prendre ou la
solution à laquelle il veut aboutir. D’où la nécessité de structurer sa pensée.

33
 D- L’établissement du plan

Etablir un plan s’avère nécessaire pour tout travail de rédaction, car

celui-là servira de fil d’Ariane au rédacteur dont la pensée peut se révéler
sans efficacité si elle n’est pas structurée dans un plan logique et cohérent
classant les idées suivant un ordre hiérarchique. On évite par là même tout
risque de perdre le temps ou de fatiguer le lecteur, ou encore de provoquer
son agacement et une mauvaise humeur.

Un plan de travail est généralement structuré en trois parties ; et celui

de rédaction d’un document administratif n’échappe pas à cette règle. Il
comporte : une introduction, le corps et la conclusion.

1- L’introduction

Il ya lieu de noter qu’il n’existe pas d’introduction standard, mais celle-

ci dépend du type de document à rédiger. Son but est de préparer et de
prévenir le lecteur de ce qui va suivre. Son importance capitale se révèle en
ceci qu’elle aiguise l’intérêt du lecteur en lui donnant l’envie de lire la suite.

Dans le cadre de la rédaction administrative, l’introduction doit tacher

de rester substantielle, brève, claire et précise ; en opérant de façon
naturelle la liaison avec le corps du document sans donner l’impression
d’une scission avec le reste du document.

2- Le corps du document
Dans un souci de synthèse et de schématisation, le corps du
document doit se subdiviser, et selon l’importance du sujet à traiter, en deux
ou trois parties maximum, afin que le plan s’impose facilement dans l’esprit
du lecteur. Chaque partie représente une idée principale à laquelle se
greffent les idées secondaires de même centre d’intérêt. Le passage d’une
partie à l’autre se fera au moyen d’une transition, c’est-à-dire d’une phrase
ou de quelques mots de liaison permettant de passer sans heurt d’une idée
dont on vient d’esquisser le développement à celle qu’on aborde ensuite. Il
est généralement conseillé de mettre en pratique les principes suivants :

34
 - L’équilibre entre les diverses parties du corps du document ;
- La loi de l’intérêt croissant, c’est-à-dire que les faits et les arguments
ne doivent être exposés qu’en commençant par les moins importants
pour terminer par les plus importants, les plus forts, ceux qui frappent
d’avantage l’esprit des lecteurs et entrainent le plus certainement sa
conviction et son adhésion finale.

Comme indiquer à l’introduction, le rédacteur prendra le soin à ce que

les parties se relient naturellement à la conclusion.

3- La conclusion

Comme l’introduction, il n’existe pas de conclusion standard. C’est la

nature du dossier est qui suggère la solution convenable, l’essentiel étant
qu’elle soit naturelle et qu’elle n’ait pas été plaquée ou imposé par l’effort.

Dans le cadre de la rédaction administrative en effet, la conclusion se

veut brève, reprenant en deux ou trois phrases l’essentiel de ce qui aura été
précédemment exposé. Ensuite, elle devra dégager avec précision et clarté les
conséquences qui devraient être déduites de l’étude. Il peut s’agir de la
décision à prendre, du déclanchement d’autres actions…

La rédaction de la conclusion comme celle de l’introduction devrait

faire l’objet des soins les plus attentifs, en ce qui concerne le fond, c’est-à-
dire l’idée exprimée et pour ce qui est de la forme, c’est-à-dire la manière
d’exprimer cette idée. La justification de cette exigence est que le lecteur
devra rester sur l’impression des dernières phrases, de sorte que celles-ci
emportent sa conviction et entrainent sa décision.

Tout ce travail préliminaire terminé, le rédacteur peut dire avec

RACINE : « ma pièce est faite, je n’ai plus qu’à l’écrire ».

§ 2- La rédaction proprement dite

Notre société, comme toutes les autres, juge les individus selon
certains critères, parmi lesquels la qualité de la langue employée joue un rôle

35
capital. Et ceci est particulièrement vrai de la langue écrite. Une personne
qui sait rédiger bénéficie ipso facto d'un préjugé favorable. Tout rédacteur
qui veut intéresser et convaincre son lecteur doit donc viser à « bien écrire».

Mais qu'est-ce que bien écrire? Il n'est pas facile de répondre à cette
question en quelques mots. Sans entrer dans des détails qui seraient ici
dépourvus de pertinence, disons simplement que pour bien écrire, il faut
prêter une attention constante aux différences qui, selon le bon usage
grammatical et lexicologique, instiguent le langage parlé du langage écrit. Il
faut pouvoir choisir les temps idoines et le ton convenables (A), puis
procéder à la relecture corrective (B).

A- Ton et temps de rédaction

Le rédacteur devra, en couchant sa pensée sur du papier, choisir le

ton qui sied à son écrit et lequel dépendra d’un certain nombre de
paramètres, à savoir le sujet à traiter, la qualité de la personne à laquelle on
s’adresse, les circonstances de temps, et de lieu dans lesquelles on se trouve.

Les tons du discours ou d’un écrit correspondent aux états émotifs du

locuteur ou du scripteur. On peut donc distinguer un grand nombre de tons
différents selon que l'auteur veut dramatiser les choses, ironiser ou badiner,
selon qu'il s'étonne ou s'indigne, selon qu'il exprime une crainte ou un désir,
etc. Le ton est dit «neutre» lorsqu'il ne reflète aucune émotion.
Le ton de la rédaction administrative devra être sérieux ou solennel,
mais jamais léger ou badin. Le vocabulaire et la grammaire y jouent un rôle
important. C’est notamment avec la grammaire que le rédacteur déterminera
le temps le mieux approprié qui peut être soit le présent de narration, soit le
passé composé. Le passé simple est fortement décommandé, car il contient
des sonorités insolites. Le style peut également être généralement soit direct,
soit indirect ou les deux à la fois. Il en est de même pour la forme qui peut
être personnelle ou impersonnelle.

36
 B- La relecture et les corrections

La rédaction étant achevée, le travail n’est pour autant pas terminé. Il

est recommandé de relire, et souvent lentement et à haute voix pour déceler
certaines cacophonies qui ne peuvent se révéler qu’à l’oreille. Comme le
disait BOILEAU « cent fois sur le métier, polissez notre ouvrage, repolissez-le
sans cesse, ajoutez, quelques fois effacez ». Car, conclut-il, « c’est là la règle
d’or d’une bonne rédaction ».

37
 Deuxième partie : TYPOLOGIE DES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS

D’une manière générale, la correspondance est définie comme étant le

fait d’entrer en contact avec des personnes plus ou moins éloignées et par
des moyens appropriés. Elle peut donc être orale, gestuelle,
électromécanique ou écrite. L’administration étant essentiellement écrite, il
s’agit dans le cadre de ce cours de la correspondance écrite.

La correspondance administrative ou officielle est l’ensemble des

documents écrits qui sou tendent l’activité de l’administration et donc qui
intéressent exclusivement le service de l’Etat. Il s’agit ainsi des documents
expédiés ou reçus par un fonctionnaire ou un agent de l’Etat dans l’exercice
de ses fonctions. Cependant, par document administratif, nous dirons avec
Robert Cathérine « qu’on ne saurait entendre ici toutes les variétés de pièces
en usage dans l’administration et dont chacune a un objet déterminé ». Il s’agit
par contre de quelques cadres formels, caractéristiques et traditionnels
auxquels recourent les administrations et spécialement les administrations
centrales, non pour l’exécution d’une opération spécialisée, mais dans
l’exercice général de leurs activités, activités traduites par les relations
internes, réciproques ou avec les tiers. Dans un souci de schématisation et
de classification, ces documents se présentent en trois catégories :

Les documents à usage général ;

Les documents destinés à la hiérarchie ;

Les documents destinés aux subordonnés ou d’injonction.

38
 Chapitre 1: LES DOCUMENTS DE LA CORRESPONDANCE
ADMINISTRATIVE A USAGE GENERAL

On désigne ainsi les documents qui sont utilisés aussi bien par les
subordonnés lorsqu’ils s’adressent à leur hiérarchie, que pour celle-ci
lorsqu’elle s’adresse au subordonné, de même qu’entre fonctionnaires de
même niveau hiérarchique. Il s’agit donc les documents à triple sens :
ascendants, descendants et horizontaux. Il s’agit notamment de la lettre
administrative, de la note administrative, du bordereau d’envoi, du
télégramme officiel et du télex.

Section 1 : La lettre administrative

Employée généralement pour les documents qui ne nécessitent pas un

long développement, la lettre administrative est un document au moyen
duquel le rédacteur adresse soit personnellement, soit au nom de
l’administration, une communication à un destinataire. Son signataire
s’exprime toujours à la première personne du singulier "je" et s’adresse
directement au destinataire toujours désigné à la deuxième personne du
pluriel "vous". L’administration utilise deux types de lettres : la lettre
administrative à forme personnelle (§ 1) et la lettre administrative entre
services ou proprement dite (§2).

§ 1- La lettre administrative à forme personnelle

Elle est dite à forme personnelle parce que l’objet de la lettre ici est
propre à un individu ou à un groupe d’individus et lequel objet doit être lié
au service administratif. Exemple : demande d’une autorisation d’absence.

A- Les caractéristiques

Par quoi reconnait-on une lettre administrative à forme personnelle ?

Son identification se décline en la reconnaissance de la formule d’appel au
début et de la formule de courtoisie à la fin.

39
 B- Les hypothèses d’utilisation

On dénombre au moins six cas d’usage d’une lettre administrative à

forme personnelle :

- L’adresse d’un agent public à un supérieur hiérarchique pour

exposer à ce dernier un problème personnel ayant trait au service ;
- La correspondance d’un supérieur hiérarchique répondant au nom
de l’Administration à l’agent ou au fonctionnaire au sujet du
problème à eux posé ;
- La correspondance de l’Administration prenant l’initiative d’écrire
au fonctionnaire ou à l’agent ;
- L’adresse des représentants de l’Etat à une personne privée ou à
un représentant d’un organe privé ;
- La correspondance des représentants de l’Administration
s’adressant aux représentants d’un établissement public, d’une
société d’Etat, d’un organe para public et vice versa ;
- La correspondance des représentants de l’Administration
s’adressant à une Administration étrangère.

C- La structuration

Elle diffère suivant l’agent public écrit à l’Administration ou que

l’Administration écrit au commis de l’Etat.

1- Le fonctionnaire écrit à l’Administration

a-Eléments d’identification (noms, prénoms, grade, fonction, N°
matricule, service) ;
b- Lieu et date ;
c- Voie hiérarchique, souscription ou réclame : c’est ici qu’on traite le
destinataire, d’où la formule d’excellence ;
d- Objet de la lettre (autorisation d’absence…) ;
e- Formule d’appel ;
f- Introduction, corps de la lettre et conclusion ;
g- Formule de courtoisie ;
40
h- Signature (signature du rédacteur suivie de ses noms et prénoms).

a b

2- L’Administration écrit au fonctionnaire

a- Dénomination du pays et sa devise en français et français;
b- Timbre du service en français et en anglais
c- Lieu et date ;
d- L’autorité signataire ;
e- Personne destinataire précédée de « A » et suivi du lieu du
destinataire ;
f- Numéro de la lettre ;
g- Objet de la lettre ;
h- Formule d’appel ;
i- Corps du document ;
j- Formule de courtoisie ;
k- signature

41
 a b

La distinction peut également se faire selon les canaux utilisés et,

dans ce cas, on distinguera les lettres manuscrites, des lettres
dactylographiées.

D- Les types de lettres administratives à forme personnelles

On distingue schématiquement :

1- La lettre manuscrite

Elle a une connotation sentimentale, et est donc la mieux indiquée

chaque fois qu’un commis de l’Etat voudra marquer sa gratitude, sa
compassion et sa déférence à son chef hiérarchique. Il peut s’agir de la lettre
de remerciement, de condoléances, de félicitation, ou de présentation des
vœux. Dans ce cas, le papier doit être de couleur blanche, suffisamment
épais de norme internationale. De même l’écrire au stylo à ancre bleu devra

42
être suffisamment lisible pour éviter tout travail de déchiffrement à la
hiérarchie. Enfin, le rédacteur doit se livrer à l’essentiel et éviter les
encombrements.

2- La lettre dactylographiée

Elle est, contrairement à la précédente, indiquée pour traiter d’une

question personnelle du rédacteur, mais ayant trait au service administratif.
Il peut s’agir d’une permission d’absence, etc.

3- La lettre de l’Administration aux fonctionnaires et partenaires

Elle est revêtue de toutes les mentions d’identification de la lettre

administrative entre services, à la seule différence qu’elle comporte à son
début une formule d’appel et à la fin une formule de courtoisie.

§ 2- La lettre administrative entre service

Section 2 : Les autres documents à usage général

Bien nombreux sont les documents administratifs à usage général qui

existent en dehors de la lettre administrative. On cite entre autre la note, le
compte rendu, le procès-verbal, le bordereau, le communiqué, la circulaire,
la directive, le rapport (technique). Seuls les plus courants feront l’objet de
notre attention.

§ 1- La note administrative

La note est un écrit généralement bref, qui sert à la communication

interne au sein d'une entreprise ou d'un organisme. On l'utilise afin de
transmettre des ordres, des informations ou des demandes sur un point
particulier. On peut distinguer dans la typologie des notes:

- la simple note, qui s'adresse à des supérieurs ou à des égaux ;

- la note de service, qui s'adresse en principe à des subordonnés ;

43
 - la note technique qui a pour objet de fournir des renseignements
sur un point technique particulier. Cette dernière prend la forme
d'un petit rapport très simplifié qui s'envoie sans lettre de
présentation. Cette distinction entre les trois espèces de notes n'est
toutefois pas observée dans toutes les Administrations. Dans
certains cas, tous les écrits du genre sont appelés notes ou notes de
service.

Une autre distinction peut être faite entre :

- La note de service : elle est couramment utilisée dans le but

d’informer tout ou partie du personnel d’une disposition officielle
concernant l’organisation du service ;
- La note explicative reprend un sujet déjà traité et y ajoute des
explications. Elle sert à donner au destinataire des précisions qui lui
permettront d’agir ;
- La note impérative, plus directe et plus sèche que la note
explicative, constate des erreurs ou des manquements.
- La note de synthèse consiste à rédiger un document clair, précis et
cohérent à partir d’informations diverses, provenant de sources
différentes, voire contradictoires. Les décisions sont souvent prises à
partir de notes de synthèse.

La présentation de la note n'est pas astreinte au formalisme de la

lettre. Elle ne comporte généralement ni appel (Madame la Présidente), ni
formule de salutation finale (Recevez, Monsieur, ... ). Mais quel que soit le
type de la note, on y trouve les éléments suivants:
- La mention du ou des destinataires: la note peut être adressée à une
ou plusieurs personnes en particulier (avec ou sans l'indication de
leurs titres), à tout ou partie du personnel d'une unité administrative,
aux membres du personnel exerçant certaines fonctions, etc.
- La mention de l'expéditeur (avec ou sans l'indication de son titre).
- L'indication de la date: celle-ci peut figurer sous la forme
entièrement numérique ;

44
 - L'indication de l'objet de la note qui présente succinctement le but et
le contenu de la note.
- Le texte proprement dit de la note: il présente le contenu du
message sans préambule et souvent sans conclusion explicite.
- Diverses mentions éventuelles telles que initiales d'identification,
références Exemple : numéro de dossier), pièces jointes, copies
conformes, prière de faire circuler, etc. Si la note s'adresse
nommément à un nombre de personnes, on peut inscrire à la place du
nom des destinataires le mot "Distribution» et l'on joint à la note la
liste des personnes concernées.
- La signature manuscrite de l'expéditeur (avec ou sans son titre) ou
simplement son parafe.

§ 2- Le communiqué

Le communiqué est un texte destiné à transmettre une nouvelle à un

public plus ou moins étendu. On distingue ainsi :
- Le communiqué externe (communiqué de presse), qui s'adresse aux
médias (journaux, radio, télévision) dans le but de rejoindre le grand
public ;
- Le communiqué interne, qui n'est destiné qu'au personnel d'un
organisme ou d'une entreprise.

Le communiqué comprend les éléments suivants:

- La provenance du communiqué, que donne l'en-tête du papier à
lettres de l'organisme ou de l'établissement;
- Le lieu et la date d'envoi du communiqué, qui peuvent être placés,
soit avant le titre, dans l'angle supérieur droit; soit au début du texte,
juste avant la première phrase; soit à la fin du texte.
- La mention "COMMUNIQUÉ»;
- L'avis de publication, qui autorise la publication du communiqué à
compter d'une date précise ou immédiatement: pour publication le 14
septembre 19..., pour publication immédiate ;

45
 - Le titre du communiqué, qui précise en quelques mots, avec le
souci de piquer la curiosité du lecteur, l'objet et le contenu du texte;
- Le texte du communiqué, qui est présenté en quelques alinéas;
- L'indicatif, qui est inscrit sous le texte du communiqué, au centre de
la page, pour annoncer la fin du texte à diffuser;
- La source, qui précise le nom et le numéro de téléphone de la
personne susceptible de fournir des renseignements supplémentaires.
Le mot "source" peut être remplacé par l'expression "Pour information".

N.B. En général, le communiqué n'est pas signé et l'on n'y indique

pas d'initiales d'identification.

Avant de rédiger un communiqué, il faut se poser les questions

suivantes:
- Quelles sont les caractéristiques du public auquel on s'adresse?
- Quel est l'objectif poursuivi?
- Quel est l'essentiel du message à transmettre?
- À quel titre transmet-on le message?

Une fois résolues ces questions et mises en ordre les idées à présenter,
on passe à la rédaction proprement dite. Le premier alinéa (préambule) doit
contenir, sous la forme la plus condensée et la plus claire possible tous les
éléments importants du message. (Souvent, la presse électronique ne
retiendra que ce premier alinéa). Le ou les alinéas qui suivent fournissent les
détails de la nouvelle.

On se rappellera que c'est lorsque tout le texte est composé que l'on
est le mieux placé pour choisir le titre le plus percutant possible. En ce qui
concerne le style du communiqué, plus le public à atteindre est large, plus
on doit veiller à la simplicité de l'expression.

La présentation du communiqué doit être particulièrement claire et

soignée. On dactylographiera toujours le texte à double interligne en laissant
de bonnes marges pour permettre aux journalistes d'annoter leur
exemplaire. Des sous-titres bien choisis peuvent être très utiles si le

46
communiqué est relativement long. L'efficacité d'un communiqué est
directement liée à la qualité de sa rédaction et de sa présentation.

Mais il faut en outre tenir compte de l'heure de tombée des médias

choisis et adresser le communiqué au directeur de l'information. Signalons
enfin que les contacts personnels avec tel ou tel journaliste peuvent être
d'une très grande utilité.

§ 3- Le bordereau

Ce document est destiné à l’acheminement des pièces d’un service

administratif à un autre, chaque fois que cette transmission n’implique pas
de commentaires qui justifieraient la rédaction d’une lettre
d’accompagnement.

Le recours au bordereau est surtout utile :

- Lorsque la transmission comporte plusieurs pièces, le double du

bordereau permet au service expéditeur de conserver une trace des
documents transmis ;
- Dans le cas d’un envoi conjoint, d’éviter les confusions en
regroupant les documents ayant trait au même objet ;
- Lorsque la pièce transmise est un original, le double du
bordereau permet de situer rapidement le détenteur de la pièce en
question.

§ 4- Le procès-verbal

Le procès-verbal est un document officiel qui relate ce qui a été discuté

et décidé au cours d'une réunion. Il rapporte les faits le plus fidèlement
possible sans exprimer son avis personnel ni tirer de conclusions. Le procès-
verbal doit être rédigé avec le plus grand souci d'exactitude et de précision,
car il fait foi, vis-à-vis de tous les participants, des décisions prises
collectivement. Son texte doit toujours être soumis à l'approbation des

47
membres présents, d'où son caractère d'authenticité. Dans certains cas, on
exige même la signature de tous les participants.

Tout comme pour les autres formes de communication, l'élaboration

d'un procès-verbal comporte deux étapes. Mais ici, l'étape préparatoire à la
rédaction consiste à prendre des notes, aussi succinctes mais aussi
complètes que possible, concernant l'objet des délibérations.

La prise de notes efficace exige que l'on soit capable de saisir

l'essentiel d'une intervention et de la consigner par écrit en très peu de mots.
Il s'agit là d'une habileté intellectuelle qu'il faut développer par la pratique de
la rédaction et du résumé. Il faut en outre recourir à un certain nombre de
procédés destinés à accélérer le travail d'écriture: constitution d'un stock
personnel d'abréviations (recours éventuel à la sténographie), souci apporté
à la lisibilité des notes (qualité du papier, marges, interlignes, utilisation du
recto de la feuille seulement, etc.). Il ne faut surtout pas omettre de recueillir
les tableaux ou résumés fournis par les intervenants eux-mêmes.

La rédaction du procès-verbal consiste à mettre en forme les notes

prises lors des délibérations. Le document définitif est soumis à des
conditions de forme particulières. Beaucoup d'organismes utilisent des
feuilles pré-imprimées dans la rédaction de leurs procès-verbaux,
notamment pour les réunions de chantier et autres réunions de type
technique. Toutefois, dans le cas de réunions administratives ou
d'assemblées délibérantes, le début du procès-verbal se présentera de
préférence sous la forme d'un titre composé, par exemple, comme suit:
Procès-verbal de la réunion mensuelle du Conseil... , tenue à l'adresse
suivante: ... , le vendredi 8 février 19.. , de 9 h à 18 h.

Selon le cas, on précisera dans le titre s'il s'agit d'une assemblée

ordinaire ou extraordinaire. On dresse ensuite la liste nominative des
personnes présentes ainsi que, éventuellement, celle des membres
absents. On mentionne spécialement les invités, conférenciers, etc. L'entrée
en matière se termine par l'indication des noms et qualités du président et
du secrétaire de la réunion.
48
 Le résumé des débats commence par faire état de l'adoption de l'ordre
du jour et de l'approbation du procès-verbal de la réunion précédente.

Le reste du procès-verbal est consacré à rapporter fidèlement et dans

l'ordre chronologique le contenu des différentes interventions. Pour chaque
point figurant à l'ordre du jour, le rédacteur fait la synthèse des proposé
changés. Néanmoins, les textes des propositions et des décisions doivent
être reproduits intégralement; on spécifie toujours le nom des personnes qui
présentent et appuient les propositions. Enfin, chaque fois qu'on procède à
un vote, on doit faire état du nombre de personnes qui se sont prononcées
pour ou contre la proposition. On mentionne également le nombre de
personnes qui se sont abstenues.

Le procès-verbal se termine par l'indication de la date éventuelle de la

prochaine réunion ainsi que par la mention de l'heure à laquelle la séance
est levée. Suit enfin la signature du secrétaire (et parfois celle du
président).

Le style du procès-verbal doit se caractériser par sa simplicité et par

son objectivité. Les phrases seront toujours brèves, claires et bien
ponctuées. Le ton neutre qui est de mise dans le procès-verbal implique:
1° que l'on transpose en français correct les propos tenus de façon
familière ou grossière;
2° que l'on place entre guillemets les paroles qui sont rapportées
textuellement;
3° que l'on proscrive rigoureusement l'emploi de la 1re personne du
singulier ou du pluriel;
4° que tout le texte soit rédigé à l'indicatif présent.
On veillera enfin à assurer une présentation impeccable du texte,
notamment en adoptant un système de numérotation et de titrage cohérent,
qui augmentera la lisibilité du procès-verbal, Éventuellement, on mettra le
texte des propositions en évidence en les numérotant, en les encadrant, en
les soulignant, etc.

49
 § 4- Le télégramme officiel
C’est une sorte de document utilisé au sommet de l’Administration
pour communiquer une information dont l’urgence ne permet plus de suivre
les moyens de correspondance ordinaire. A la différence du communiqué
auquel il s’assimile quelques fois, le télégramme officiel sert à exprimer, soit
des sentiments provoqués par la survenance d’un événement heureux ou
malheureux, soit des encouragements dans les mêmes circonstances. Il
comporte la formule d’appel et la formule de courtoisie.
Dans sa rédaction, le télégramme officiel fait appel au style
télégraphique, c'est-à-dire à un style qui élimine tous les éléments annexes
de la syntaxe ordinaire pour n’en garder que les mots-clés, strictement
indispensables à la compréhension normale du texte. La ponctuation est
remplacée par le mot « stop » qui marque le passage d’une idée à une autre.
Le texte est écrit en caractère majuscule.
Ex : j’ai l’honneur de vous faire connaître que, suite à l’effondrement
du mur arrière de sa clôture, une évasion s’est produite à la prison
principale de Buea dans la journée du 16 Avril 2016 faisant 25 évadés dont
cinq rattrapés. Un rapport détaillé de la situation vous parviendra dans les
meilleurs délais: HONNEUR RENDRE COMPTE EVASION PRISON BUEA 16
AVRIL 2016 SUITE EFFONDREMENT DU MUR ARRIERE CLOTURE STOP
VINGT-CINQ EVADES STOP RAPPORT DETAILLE SUIT STOP ET FIN

50
 Chapitre 2: LES DOCUMENTS DE LA CORRESPONDANCE
ADMINISTTRATIVE A USAGE SPECIFIQUE

Section 1 : Les documents de la correspondance administrative

destinée à la hiérarchie

§ 1- Le rapport

C’est une des manières dont on rend compte à une autorité

responsable d’une question importante en lui proposant des solutions. C’est
un document qui sert, à partir de l’étude d’un problème ou de l’analyse
d’une situation, à proposer une action. Il se différencie de la note qui expose
toujours brièvement des affaires courantes comme du compte rendu et du
procès-verbal qui se bornent à décrire ce qui s’est passé. Le rapport s’appuie
sur des faits, évènements ou actions décrits pour dégager certaines
informations qui permettront au rédacteur de donner un avis motivé et de
conseiller une action. Le rapport requiert des qualités de synthèse, de
précision et de clarté comparable à celles de la note ou du compte rendu.

§ 2- Le compte rendu

Le compte rendu est lé récit ou l'exposé plus ou moins détaillé de faits

observés. Il est généralement utilisé pour restituer les faits d’un entretien, du
résultat d'une mission, de l'étude d'un document, de l'avancement d'une
recherche, de la progression de travaux, d'un colloque, d'une réunion ou
d'une séance, etc.

Le rédacteur rend compte en décrivant le plus fidèlement possible ce

qu'il a constaté. Il n'interprète pas les faits; il doit demeurer objectif.
Le compte rendu n'est pas soumis à une présentation particulière; il
prend souvent la forme d'un petit rapport. Il peut d'autre part s'apparenter
au procès-verbal lorsqu'il rapporte le déroulement d'une séance. Le compte
rendu diffère néanmoins du procès-verbal par une moins rigidité dans la
description des faits en cause. Le compte rendu sélectif, ou relevé de

51
conclusions, note les décisions prises et rend compte des informations les
plus importantes à retenir. Cette sélection se fait en fonction d’un objectif et
des besoins du destinataire.

Section 2 : Les documents de la correspondance administrative

destinée au subordonné : les injonctions
Il s’agit entre autre de la note de service, de la circulaire et de la
directive. La première ayant déjà fait l’objet des développements ci-dessus, il
convient de se consacrer aux deux derniers.

§ 1- La circulaire

Un même document, note ou lettre, peut être adressé individuellement

à plusieurs personnes. Ce document, qui permet à l’information de "circuler"
est appelé circulaire.

Son texte doit s’adresser à la fois à tous et à chacun. Le traitement de

texte permet aujourd’hui ce genre d’exploit en autorisant des textes de portée
générale dans lesquels on peut insérer des informations différentes selon les
diverses catégories de destinataires.

§ 2- La directive

La directive est une espèce de note de service, de longueur variable,

qui a pour objet de donner des instructions précises à tout le personnel ou à
une fraction du personnel quant à la façon d'agir dans certaines
circonstances données: exécution d'un travail, accomplissement d'une tâche,
etc.

On rédige une directive lorsqu'on désire donner des instructions

relatives à l'application de nouvelles procédures, à des modifications dans la
politique administrative, à des modifications dans l'organisation
départementale, etc. La rédaction de la directive est assurée par une
personne mandatée à cette fin. Une fois le texte rédigé, il est approuvé par la
direction et diffusé parmi les personnes concernées.
52
 La directive doit informer les destinataires relativement aux points
suivants:
- détails des instructions formant l'objet de la directive;
- période d'application;
- personnes concernées;
- voie hiérarchique à suivre;
- sanctions éventuellement encourues par les contrevenants;
- rédacteur et responsable administratif.

Le travail de préparation et de rédaction est analogue mutatis

mutandis à ce qui a été dit à propos de la procédure.
Toute directive doit être dactylographiée, numérotée et signée par le
directeur ou le responsable administratif.

Il arrive souvent que les directives renvoient à des procédures. Comme

celles-ci sont appelées à être modifiées et révisées régulièrement, il est
important que, le cas échéant, les directives précisent le numéro de la
procédure ou de la version révisée.

Enfin, il est essentiel que la directive indique clairement sa date

d'entrée en vigueur.

REPUBLIC DU CAMEROUN MINISTERE DE LA FONCTION PUBLIQUE

Paix-Travail-Patrie ET DE LA REFORME ADMINISTRATIVE
REPUBLIC OF CAMEROON DIVISION DES RESSOURCES HUMAINES
Peace –Work- Fatherland

DIRECTIVE RELATIVE A LA REFORME ADMINISTRATIVE

Les dossiers administratifs de tous les employés doivent être mis à jour au moins
une fois par an au début de janvier. Cette mise à jour devra être faite conformément à la
procédure PR-00-02 «Tenue des dossiers administratifs» et à ses derniers amendements et
révisions.
Dès la rentrée du congé du Nouvel An, tous les employés recevront une copie de
leur D.A. et auront un délai de dix jours pour le consulter et en remettre au délégué du
personnel une copie dûment signée et approuvée par leur directeur.
L'employé doit veiller à bien décrire les fonctions occupées depuis la dernière
révision, la nature et l'importance des études, chantiers et ouvrages sur lesquels il a
travaillé, de même que les cours et les séminaires suivis, les diplômes obtenus, les
conférences prononcées, les articles publiés etc., dans un curriculum vitae bien élaboré.
Cette directive remplace toute autre directive antérieure sur le même sujet et entre
en vigueur dès publication.

53
Luc Sylvain
Directeur des ressources humaines