ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

ACTIVIDAD UNO

FABIAN ENRIQUE CHACON PAEZ

CC: 88232444

TUTOR: GUSTAVO ADOLFO CHARRIS ARIZA

Actividad uno: La normatividad vigente y la caracterización de

diferentes términos son indispensables para una adecuada
comprensión de las generalidades de la organización Documental en
el entorno laboral.

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

FORMACION VIRTUAL
SAN JOSE DE CUCUTA
2017
 INTRODUCCION

La gestión documental dentro de las organizaciones es de gran importancia, la clasificación,

organización y la legislación establecida vigente es necesaria para la realización adecuada
de cada proceso.
En Colombia los procesos archivísticos se orientan bajo la Ley 594 de 2000, del Archivo
General de la Nación, la cual insta a las entidades públicas y privadas con funciones
públicas, a elaborar programas de gestión documental dentro del concepto de archivo total
en el cual se controla los documentos desde su elaboración hasta su disposición
Por consiguiente, la Organización Documental es el principal centro de eficiencia y mejora
continua en los procesos y funciones organizacionales que habitualmente realizan trámites
con documentos, ya que permite replantear las maneras manuales de dichos procesos por
una implementación tecnológica adecuada el cual nos llevara a la rebaja sustancial de
tiempos y de dineros en cuestiones legales y un pequeño aporte a la ecología en
administración ideal del papel en las empresas.
Según el Acuerdo 042, ¿Cuál es el criterio de Archivos de gestión que considera que se
podría mejorar y / o complementar? Justifique su respuesta.
Se caracteriza la era de la información, sus componentes; así como el impacto de las
tecnologías de la información y las comunicaciones en los sistemas empresariales. Se
particulariza en la importancia y el papel de la gestión de información y el conocimiento
como recursos estratégicos para el logro de los objetivos esenciales en la empresa. Se
expone la relación existente entre gestión documental, de información y del conocimiento;
así como la importancia de cada uno de ellas y la sinergia que se desarrolla entre ellas,
deben trabajar como un gran engranaje el cual una dependa de la otra.
Describa con sus palabras y de forma general, ¿Cuál es la intención de la Norma NTC
4095?
La intención de esta norma está sujeta a ser actualizada permanentemente con el objeto
de que responda en todo momento a las necesidades y exigencias actuales. Para ser
ajustada a las necesidades de las empresas, los elementos específicos de información
sobre los documentos de archivo se consignan en cada una de las fases de su gestión (por
ejemplo producción, selección, acceso, conversación, organización) ya que dichos
documentos deben, por un lado, ser protegidos y controlados de una manera segura, y por
otro, resultar accesibles en cualquier momento que sea necesario.
Explique por qué es importante tener en cuenta en el proceso de Organización Documental,
la norma Internacional General de Descripción Archivística- ISAD (G) 2000.
Es importante porque no ayuda a saber cómo debemos ordenar y clasificar los archivos y
tener presente sus ciclos de vida y también los códigos y la ética que debe tener en un
archivista para el manejo o manipular un documento por su contenido. Es una herramienta
de gestión muy valiosa para los archivos, brindan especificaciones elementales para la
elaboración de descripciones archivísticas compatibles a nivel nacional e internacional.
 Mapa Conceptual

Ordenación, descripción y ordenación de los archivos, con la implementación de una

tecnología para gestión documental.
 CONCLUSIONES

La gestión documental nos aporta grandes ventajas como el ahorro de tiempo, recepción y
organización debidamente de los documentos

Permite ahorrar tiempo y dinero al buscar un documento o información, también nos orienta
en la conservación de los documentos teniendo como base la normatividad vigente.

Como recurso, la gestión documental provee información, y como activo, proveen

documentación.

Si utilizamos sistemas automatizados para archivar la información, éstos nos ayudan a

localizar el documento en una forma más rápida y desde cualquier lugar, sea en la
organización o fuera de ésta.

La organización documental en las organizaciones es primordial para la trazabilidad de

cualquier proceso que se lleve a cabo.

INFOGRAFIA

Acuerdo 042 de 2013

Norma Técnica Colombiana - NTC 4095/1997

Norma General para la Descripción Archivística

ISAD (G) 2000

Norma Internacional General de Descripción Archivística