MEJORA CONTINUA

Algunos de los elementos más importantes que se utilizan para lograr la mejora
continua son las acciones correctivas, preventivas y el análisis de la satisfacción
en los miembros o clientes.

El proceso de mejora continua es la forma más efectiva de mejora de la calidad

y la eficiencia en las organizaciones. El éxito de cualquier método que
actualmente utilizan las organizaciones para gestionar aspectos tales
como calidad (ISO 9000), medio ambiente (ISO 14000), salud y seguridad
ocupacional (OHSAS 18000), o inocuidad alimentaria (ISO 22000), depende
del compromiso hacia la mejora de todos los niveles, especialmente de la alta
dirección, y permite desarrollar políticas, establecer objetivos y procesos, y tomar
las acciones necesarias para mejorar su rendimiento.

CICLO PDCA – MEJORA CONTINUA

La metodología PDCA impulsada por Deming, como una forma de ver las
cosas que puede ayudar a la empresa a descubrirse a sí misma y orientar
cambios que la vuelvan más eficiente y competitiva.
El Ciclo PDCA también es conocido como “Círculo de Deming“, ya que fue el
Dr. Williams Edwards Deming uno de los primeros que utilizó este esquema
lógico en la mejora de la calidad y le dio un fuerte impulso.

El Ciclo PDCA constituye una estrategia de mejora continua de la calidad en

cuatro pasos, también se lo denomina espiral de mejora continua y es muy
utilizado por los diversos sistemas utilizados en las organizaciones para
gestionar aspectos tales como calidad (ISO 9000), medio ambiente (ISO 14000),
salud y seguridad ocupacional (OHSAS 18000), o inocuidad alimentaria (ISO
22000).
 Las siglas PDCA son el acrónimo de las palabras inglesas Plan, Do, Check, Act,
equivalentes en español a Planificar, Hacer, Verificar, y Actuar.

Ciclo de mejoras continua

El proceso de mejora
continua como hemos
mencionado
anteriormente, se basa
en la aplicación del
Ciclo de Deming, el
cual consta de las
siguientes etapas:

 Planificar. Primero es
necesario identificar las
actividades que son
susceptibles de
mejoras, además se
establecen los objetivos
que se quieren alcanzar.
Para ello se realiza una recopilación de toda la información necesaria para analizar
las causas que han originado esa situación desfavorable para poder elaborar
un Plan de Acción, con las acciones preventivas y correctivas que se consideren
necesarias.
Esta fase incluye la formación al personal con el propósito de que sean capaces de
aplicar y entender las medidas que se hayan definido.

 Hacer. Consiste en ejecutar todas las acciones que se han planeado en la fase
anterior. En esta fase es recomendable hacer una prueba piloto para validar el
funcionamiento de las acciones antes de realizar cambios a gran escala.

 Verificar. Se debe evaluar la eficacia de las acciones llevadas a cabo. Si las

actividades no tienen el efecto que se desea, habrá que modificarlas para que se
puedan conseguir los objetivos establecidos.

 Actuar. Una vez que se ha finalizado el proceso, se deben estudiar los resultados
obtenidos y compararlos con los datos que se recogían antes de aplicar las
acciones de mejora. También, hay que documentar cada acción que se haya
realizado.
REQUISITOS DE LA MEJORA CONTINUA

 Apoyo en la gestión.
 Retroalimentación (Feedback) y revisión de los pasos en cada proceso.
 Claridad en la responsabilidad.
 Poder de decisión para el trabajador.
 Forma tangible de realizar las mediciones de los resultados de cada
proceso.
 La mejora continua como una actividad sostenible en el tiempo y regular
y no como un arreglo rápido frente a un problema puntual.
 Proceso original bien definido y documentado.
 Participación de los responsables del proceso.
 Transparencia en la gestión.
 Cualquier proceso debe ser acordado, documentado, comunicado y
medido en un marco temporal que asegure su éxito.
BEFICIOS DE LA MEJORA CONTINUA EN LA
EMPRESA
 Incremento del rendimiento de tu equipo
 Empresas más productivas
 Reducción de costes
 Reducción de plazos de ejecución
 Optimización de procesos
 Errores minimizados
 Resultados cada vez más eficaces
 Productos y servicios mejor dirigidos al cliente final
 Aumento de la motivación de los equipos de trabajo

FASES DE LA GESTIÓN DE CALIDAD

Una vez hemos visto la importancia de la mejora continua en las empresas, es
importante hablar de gestión de calidad. Ambos conceptos buscan mejorar la calidad del
producto o servicio, y son parte primordial en la estrategia de empresa. De hecho, la
gestión de calidad engloba el concepto de mejora continua, siendo cuatro las fases que
la definen.

1. Planeamiento de la calidad
2. Control de la calidad
3. Aseguramiento de la calidad
4. Mejoras en la calidad o mejora continua
¿CÓMO HACER UN PLAN DE MEJORA
CONTINUA?
El primer paso es conocer los requisitos básicos para su aplicación:

 Resultados medibles
 Feedback
 Apoyo de la alta dirección
 Funciones y responsabilidades de equipo bien definidas y claras
 Herramientas y tecnología adecuada
 Cultura de transparencia para compartir soluciones

METODOLOGÍAS PARA APLICAR EN PROCESOS DE

MEJORA CONTINUA
Por último, existen muchas estrategias de mejora continua en una empresa.
Metodologías que te ayudarán a aplicar estos conceptos en tu organización. Entre las
más conocidos, destacan tres por encima del resto:

Lean Manufacturing. Se trata de eliminar todos los desperdicios, procesos o acciones

que no generen valor para el cliente.
Seis Sigma. Se centra en reducir al máximo el margen de error o los defectos de en la
entrega del producto. Su objetivo es llegar a un máximo de 3,4 defectos por millón de
eventos u oportunidades.
Ki Wo Tsukau (“Preocuparse por”). Focaliza su atención en la satisfacción del cliente
externo e interno. Busca mejorar procesos proactivos en los que todas las personas de
las empresas puedan utilizar todas las herramientas necesarias para mejorar procesos.
Todos están involucrados en la gestión de calidad.
 HERRAMIENTAS PARA LA MEJORA CONTINUA

Las técnicas estadísticas, como el

histograma, el análisis de
correlación, etc., pueden ayudar a
medir, describir, analizar, interpretar
y modelar la variabilidad, aun con
una cantidad relativamente limitada
de datos. El análisis estadístico de
tales datos puede ayudar a proveer
una mejor comprensión de la
naturaleza, extensión y causas de
variabilidad. Esto podría ayudar a
solucionar y aun impedir problemas
que pueden resultar de tal
variabilidad.

2 de las técnicas más reconocidas que se utilizan como herramientas para

la mejora continua, las que pueden permitir mejor uso de datos disponibles para
ayudar en la toma de decisiones, y por consiguiente mejorar la calidad de
productos y los procesos para lograr satisfacción del cliente.

ANÁLISIS DE CAUSA EFECTO

HOJA DE INSPECCIÓN
ANÁLISIS DE CAUSA EFECTO

El diagrama de causa efecto también es conocido como diagrama espina de

pescado o diagrama de Iskikawa.

Permite identificar las causas que afectan un determinado problema en una

forma cualitativa. Se utiliza para descubrir de manera sistemática la relación de
causas y efectos que afectan a un determinado problema.
Adicionalmente permite separar las causas en diferentes ramas o causas
principales conocidas como las 5 M: Métodos

 Métodos
 Mano de Obra
 Maquinaria
 Materiales
 Medio
ambiente

Entre los beneficios que presenta esta técnica se puede mencionar que permite
de una manera sistemática concentrarse en las causas que están afectando un
problema y una forma clara establecer las interrelaciones entre esas causas y el
problema en estudio, así como subdividir las causas principales en causas
primarias, secundarias y terciarias.

Por supuesto, también esta técnica presenta limitaciones y precauciones, ya que

depende mucho del conocimiento previo de las personas involucradas en el
análisis.

Objetivos de su aplicación:
Visualizar, en equipo, las causas principales y secundarias de un
problema.
 Ampliar la visión de las posibles causas de un problema, enriqueciendo
su análisis y la identificación de soluciones.
Analizar procesos en búsqueda de mejoras.
Analizar modificaciones a procedimientos, métodos, costumbres,
actitudes o hábitos, con soluciones – muchas veces- sencillas y baratas.
Educar sobre la comprensión de un problema.
Determinar el nivel de conocimientos técnicos que existe en la empresa
sobre un determinado problema.

HOJA DE INSPECCIÓN
La hoja de inspección en un registro de información que indica el número de
veces que ha sucedido algo, por ejemplo la cantidad de personas atendidas por
hora en caja, tiempo de respuesta de promotores, causas de cheques devueltos,
causa de solicitudes rechazadas, defectos en productos, etc.

El formato debe contener la siguiente información:

 Area o departamento al que se refieren los datos

 Fecha de recolección y hora si es necesario

Para su elaboración se requiere:

1. Acordar el evento a observar, para que todos enfoquen lo mismo.

2. Decidir el período de tiempo en el cual se recabarán los datos.
3. Diseñar una forma clara y fácil de usar con suficiente espacio para registrar
los datos.
4. Obtener los datos de manera consistente y honesta.

En este tipo de formato se utiliza para conocer la frecuencia con que aparecen
las causas posibles de los problemas o también la frecuencia con que se
presentan los clientes durante un determinado período, así como registrar el
tiempo en que se tarda en atender un cliente o una solicitud.

Pasos para la elaboración de una hoja de verificación:

1. Determinar claramente el proceso sujeto a observación.
2. Enfocar su atención hacia el análisis de las características del proceso.
3. Definir el período de tiempo durante el cuál serán recolectados los datos.
4. Diseñar una planilla de formato claro y fácil de usar. Asegúrese de que todas
las columnas estén claramente descritas y de que haya suficiente espacio
para registrar los datos.
5. Obtener los datos de una manera consistente y honesta. Asegúrese de que
se dedique el tiempo necesario para esta actividad