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FLÓREZ Y CIA. S.A.S.

PROCEDIMIENTO PARA RECIBIR E PC-P-003
INSPECCIONAR MATERIAS PRIMAS E
INSUMOS

1. OBJETIVO
Dar las pautas para el recibo e inspección de materias primas e insumos, con el fin de verificar que cumplen con los
estándares de calidad definidos en los planes de inspección en recibo y con las condiciones específicas del pedido.

2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para el recibo y la inspección de todas las materias primas e insumos en la bodega de la
Empresa y en los diferentes servicios de alimentación. Cubre desde la llegada de los productos por parte de un proveedor
interno o externo hasta su aceptación o rechazo.

3. DEFINICIONES
3.1 CALIDAD MICROBIOLÓGICA
Es la inocuidad de un alimento determinada por el recuento de microorganismos dentro de los límites permisibles,
siendo apto para el consumo humano.

3.2 CALIDAD SENSORIAL

Está determinada por las características sensoriales de un alimento o preparación, las cuales se perciben a través de
los órganos de los sentidos. Estas características son olor, color, sabor, consistencia y presentación.

3.3 INSPECCIÓN
Una actividad tal como medir, examinar, ensayar o comparar con un patrón una o más características de un producto,
y confrontar los resultados con los requisitos especificados para así establecer la conformidad de cada característica.

REVISÓ: APROBÓ: Versión N°

Marta Elena Otálvaro C. Sonia L. Restrepo Gómez
Gestión de Producción
Fecha: Abril 1 de 2012
Gerencia
Fecha: Abril 1 de 2012
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3.4 ALIMENTO DE MAYOR RIESGO EN SALUD PÚBLICA
Alimento que, en razón a sus características de composición especialmente en sus contenidos de nutrientes, Aw
actividad acuosa y pH, favorece el crecimiento microbiano y por consiguiente, cualquier deficiencia en su proceso,
manipulación, conservación, transporte, distribución y comercialización, puede ocasionar trastornos a la salud del
consumidor.

3.5 MATERIAS PRIMAS DE MENOR RIESGO O SEMIPERECEDERAS

Son todos aquellos alimentos con baja actividad acuosa y de características físicas, químicas y biológicas que impiden
su alteración en el corto plazo, en consecuencia no se contaminan fácilmente por lo que no se constituyen en riesgo
para la salud de los consumidores. Entre los alimentos semiperecederos se encuentran: Cereales, leguminosas,
azúcares y dulces, grasas, productos comerciales.

3.6 PROVEEDOR EXTERNO

Entidad o persona natural que suministra materias primas e insumos a la Empresa.

3.7 PROVEEDOR INTERNO

Se considera proveedor interno al área de compras que adquiere productos para ser suministrados a los diferentes
servicios de alimentación de acuerdo con su solicitud.

4 AUTORIDAD
Los responsables de establecer, mantener y actualizar este procedimiento es el equipo de Producción e Inocuidad.
Los responsables de su cumplimiento son el líder del proceso de Compras y los líderes de los Servicios de
Alimentación.
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5 DESARROLLO
Revisar Manual de Buenas Practicas Integrales de Manufacturas PC - M - 005
ACTIVIDAD ¿REQUIERE EXPLICACIÓN? RESPONSABLE DOCUMENTOS
Qué hace? Cómo lo hace? Quién lo hace? Qué registros son
generados en la
actividad
1. Revisar el Para el caso de un proveedor externo, se revisa el diligenciamiento y el Coordinación de
documento cumplimiento de la normatividad legal de la remisión o factura. Dicho documento Compras, Líderes
remisorio remisorio no debe tener enmendaduras y debe contener la siguiente información: de SdeA
Razón social, centro de costos correspondiente a cada servicio de alimentación, Manipuladores de
fecha, precio, descripción del producto y cantidad. Estos dos últimos aspectos se Alimentos
verifican con respecto al pedido externo telefónico o personal CO-F-002.
2. Verificar Se verifican las características sensoriales de los productos cárnicos, lácteos, Coordinación de Planes de
calidad sensorial productos frescos de origen vegetal y productos semiperecederos, comparando Compras, Líderes inspección en recibo
con los estándares de calidad definidos en los planes de inspección en recibo de SdeA correspondientes
correspondientes PC-Q-004/005/006/007. Manipuladores de PC-Q-
Alimentos 004/005/006/007.
Para el caso de las materias primas ya elaboradas (productos comerciales), que se
incorporan directamente en las preparaciones como las pasas, el maní, el coco
deshidratado, entre otros, se deben inspeccionar antes del ensamble, abriendo los
paquetes y depositando el contenido en la mesa de trabajo sobre la tabla acrílica
para inspeccionar el producto, minimizando así los riesgos de contaminación física.
3. Pesar o contar Se compara la cantidad recibida con la solicitada en la planilla de pedidos por Coordinación de
servicio de alimentación CO-F-015, en el caso de los pedidos internos. Para los Compras, Líderes
pedidos externos, se compara la cantidad recibida con la solicitada en el formato de SdeA
de pedidos externos, telefónicos o personales CO-F-002, cantidad que debe Manipuladores de
corresponder con la consignada en la factura o remisión. Alimentos
Se pesa o se cuenta de acuerdo con el tipo de producto y la unidad de empaque.

NOTA 1: En el recibo de las carnes, estas pueden llegar con un peso diferente al
solicitado (ligeramente superior o inferior), debido a que ciertos cortes de carne no
pueden fraccionarse, dificultando su entrega precisa.
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4. Controlar Aplica para las materias primas de mayor riesgo: Cárnicos y lácteos; se toma Coordinación de
temperatura temperatura de acuerdo con las especificaciones de los planes de inspección PC- Compras, Líderes
Q-004/005 y el Plan de Calidad para la protección de alimentos PC-Q-001, de SdeA
verificando que se encuentre dentro de los límites permisibles, para descartar
riesgos de comprometer la calidad microbiológica del producto. Dicha temperatura
se registra en el formato CO-F-002 Pedidos externos, telefónicos o personales en
la casilla 1.3.2 correspondiente al parámetro de temperatura.
5. Aceptar o Para el caso de proveedores externos, se acepta mediante el recibo del producto, Coordinación de
rechazar la firma y el sello en la factura o la remisión. Cuando se hagan recibos parciales, se compras, Líderes
escribe en la factura con lapicero la novedad sin enmendar o tachar la de SdeA
información allí consignada, se firma y se sella la factura o remisión para el Manipuladores de
envío al área de Compras, quien posteriormente recibe la nota crédito respectiva. Alimentos

Para el caso del proveedor interno, se acepta mediante la verificación de las

especificaciones y el recibo del producto. Como evidencia de la conformidad con Líderes de SdeA
los criterios de aceptación se coloca en la planilla de pedido por servicio de Manipuladores de
alimentación CO-F-015 un visto bueno () cuando el producto cumple con el Alimentos
parámetro y una (X) cuando no cumple con el parámetro.

Cuando se hagan recibos parciales se deben anotar los faltantes y no

conformidades, en la casilla de observaciones de la planilla de pedido y se firma.
6. Reportar Las no conformidades de las materias primas en recibo (no cumplimiento de algún Líderes de SdeA
materias primas parámetro de calidad especificado), deben registrarse en el formato respectivo,
no conformes Control del producto servicio no conforme PC-F-028. Ver procedimiento para el
control del producto servicio no conforme PC-P-013.

NOTA 2: Cuando se detecta no conformidad de la materia prima en una etapa Líderes de SdeA
posterior a su inspección, esta materia prima se aísla y coordina con compras la
necesidad de devolverla con su respectivo empaque al proveedor para su análisis
y reposición o si se desecha. ES NECESARIO COMUNICAR INMEDIATAMENTE
A GESTIÓN COMPRAS CON COPIA A CALIDAD vía mail, informando Nombre
del proveedor, producto, cantidad, descripción de la no conformidad, fecha de
recibo y lote y fecha de vencimiento cuando aplique.

NOTA 3: Si por razones de urgencia en la producción se necesita liberar un

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producto no conforme en recibo, el Administrador del servicio de alimentación será
la persona autorizada para hacerlo, registrando en el formato para el control del
producto servicio no conforme PC-F-028.

Toda materia prima no conforme se debe registrar en el formato de pedidos

externos telefónicos o personales CO-F-002 o en la Planilla de pedidos por
servicios de alimentación CO-F-015, como insumo para la posterior evaluación del
proveedor.

En este caso como ya no se tiene la factura física para escribir la observación que
de lugar a la nota crédito

6 NORMAS O DOCUMENTOS DE REFERENCIA

 Planilla de compra y despacho bodega CO-F-001.
 Pedidos externos telefónicos o personales CO-F-002.
 Planilla de compras y despacho plaza CO-F-003.
 Planilla de pedidos por servicio de alimentación CO-F-015.
 Facturas o remisiones de proveedores.
 Procedimiento para identificar y controlar peligros y riesgos a colaboradores y producto PC-P-011
 Procedimiento para controlar el producto servicio no conforme PC-P-013.
 Manual de especificaciones para materias primas CO-M-001.

ULTIMO CAMBIO DEL PROCEDIMIENTO

1. Se adiciona la definición de materias primas de menor riesgo o semiperecederas.
2. Se hace mención al plan de inspección para productos semiperecederos (se diseña este nuevo documento), PC-Q-
007.
3. Se cambia el nombre de la actividad número 4 “Controlar temperatura”, siendo más especifico como punto de control
crítico.
4. Se adiciona una nueva actividad “Reportar materias primas no conformes”
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5. Cambia el número de versión a la 4.
6. Se adicionó: “Revisar Manual de Buenas Practicas Integrales de Manufacturas PC - M – 005”
7. Se modificó definición de Materias primas de Mayor Riesgo por Alimento de mayor riesgo en salud pública.
8. Cambia de fecha. Octubre 15

9. En la actividad 6: cambia el nombre del PC-F-028 por Control del producto servicio no conforme PC-F-028.
10. Se cambia el nombre en los documentos de referencia del PC-F-011 por Procedimiento para identificar y controlar
peligros y riesgos a colaboradores y producto
11. Cambia Fecha a : Mayo 1 de 2010
12. Actividad 6: se incluye… Cuando se detecta no conformidad …se aísla y coordina con compras la necesidad de
devolverla con su respectivo empaque al proveedor para su análisis y reposición o si se desecha
En el segundo párrafo se complementa que se debe informar inmediatamente a Compras y Calidad vía mail, dando
información básica para su trazabilidad.
13. Cambia fecha a Enero 15 de 2011 por actualización de imagen y cambio a CIA. S.A.S.
14. Cambia fecha a Septiembre 1 de 2011.
15. Actividad No 5: Cuando se reciben entregas parciales, se adjunta una hoja a la factura explicando las razones del
rechazo.
16. Cambia fecha a: 1 abril de 2012
17. Actividad No. 5: Se aclara que hacer en caso de recibos parciales de materias primas o insumos: “se escribe en la
factura con lapicero la novedad sin enmendar o tachar la información allí consignada”.