DEFINICIÓN DE MANUAL

Instrumento administrativo que contiene en forma explícita, ordenada y sistemática información sobre
objetivos, políticas, atribuciones, organización y procedimientos de los órganos de una institución; así
como las instrucciones o acuerdos que se consideren necesarios para la ejecución del trabajo asignado
al personal, teniendo como marco de referencia los objetivos de la institución.

adj. Que se ejecuta con las manos. Manuable. Que exige más habilidad de manos que inteligencia. m.
Libro en que se compendia lo más sustancioso de una o más materias.

Definición de Manual
Se denomina manual a toda guía de instrucciones que sirve para el uso de un dispositivo, la
corrección de problemas o el establecimiento de procedimientos de trabajo. Los manuales son
de enorme relevancia a la hora de transmitir información que sirva a las personas a desenvolverse
en una situación determinada. En general los manuales son frecuentes acompañando a un
determinado producto que se ofrece al mercado, como una forma de soporte al cliente que lo
adquiere. En este caso, el manual suele tener una descripción del producto y de la utilización que
del mismo debe hacerse, ya sea para obtener un buen rendimiento de éste como para dar cuenta
de posibles problemas y la forma de evitarlos.
Los manuales son también son harto frecuentes en lo que respecta a software dedicado al ámbito
corporativo. Así, estos proveen toda la gama de posibilidades que el programa puede ofrecer, ya
sea en su uso cotidiano como en respuesta a situaciones excepcionales. El manual en este caso
sirve al técnico en su proceso de comprensión para hacer un buen uso del sistema. No obstante,
es difícil que estos manuales en estos tiempos se entreguen impresos; por el contrario, se
encuentran disponibles en el sitio web de la empresa que los comercializa.
Pasos para elaborar un manual
Los pasos para hacer o elaborar un manual, de manera muy generalizada, para que los adaptes
a tus necesidades particulares:

1- Definir el tema: debes acotar el alcance o profundidad del manual, en el fondo lo que vas a
cubrir, para no extralimitarte o hacerlo demasiado breve.

2- Relacionado con el punto 1, debes visualizar al lector objetivo al cual está dirigido el manual,
para adaptar el lenguaje utilizado en el mismo y lo "técnico" de sus párrafos, a este lector o
usuario.

3- Define la estructura, en el fondo los temas a tratar, desde la introducción hasta los últimos
consejos (es común una sección de FAQs o trouble-shooting como anexo). Directamente
relacionado a esto se encuentra la necesidad de definir el medio de difusión: en las versiones
impresas, en general se permiten párrafos más extensos y detallados quen en las guías o
manuales en línea, donde deberás ser más conciso y al grano, para evitar esos largos scrolls
para bajar la pantalla.

4- Toma manuales de temas similares, para tomar ideas y afinar la estructura, antes de comenzar.

5- Redacta el manual, tomando en cuenta todo lo anterior, y luego pásalo a diferentes personas
que se ajusten a tu público objetivo, a ver si entienden bien el contenido, y toma sus
recomendaciones, para elaborar así una versión final.
DEFINICIÓN DE MANUAL DE ORGANIZACIÓN

Documento que contiene información detallada referente al directorio administrativo, antecedentes,

legislación, atribuciones, estructuras y Funciones de las unidades administrativas que integran la
institución, señalando los niveles jerárquicos, grados de autoridad y responsabilidad, canales de
comunicación y coordinación, asimismo, contiene organigramas que describen en forma gráfica la
estructura de organización.

A) CONCEPTO
Es un documento oficial cuyo propósito es describir la estructura de funciones y departamentos de una
organización, así como las tareas específicas y la autoridad asignadas a cada miembro del organismo.
Un manual de organización complementa con más detalles la información que bosqueja el organigrama.

Objetivos:

 Presentar una visión de conjunto de la organización

 Precisar las funciones encomendadas a cada unidad orgánica para destinar responsabilidades,
evitar duplicaciones y detectar omisiones.
 Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores encomendadas al personal y propiciar la
uniformidad en el trabajo, en la ejecución del trabajo, evitando la repetición de instrucciones.
 Facilitar el reclutamiento y selección de personal.
 Servir como orientación al personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporación a las distintas
unidades orgánicas.
 Propiciar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y matriciales.

B) CLASIFICACIÓN SEGÚN SU ÁREA DE APLICACIÓN

Puede clasificarse de acuerdo a varios criterios tales como el área de ampliación, el contenido, el grado
de detalle, personal al que va dirigido, etc.

De acuerdo al área de aplicación se puede dividir en manuales generales de organización (abarcan toda
la empresa. Se incluye una parte de antecedentes históricos de la empresa) y manuales específicos de
organización (se ocupan de una función operacional, un departamento en particular o una sección).

C) CONTENIDO DEL MANUAL

El contenido varía de acuerdo al tipo y a la cantidad de material que se desea detallar, las variantes para
manuales más específicos son:
* Identificación
* Índice
* Introducción
-Objetivo del manual
-Ámbito de aplicación
-Autoridad
-Como usar el manual
* Directorio
* Antecedentes
* Base legal (en caso de organismo público)
* Organigrama
* Estructura funcional
Objetivos de cada unidad orgánica

D) ETAPAS PARA SU ELABORACIÓN

Para ello el primer paso es determinar lo que se desea alcanzar, y se debe hacer las siguientes preguntas:

+ Cual es el objetivo del organismo al crear este manual?

+ Que beneficios proporcionara el manual a los usuarios?
+ Que espero yo (o mi departamento) lograr con este manual?

Una vez definidos se procede a desarrollar el contenido.

PROCESOS PARA LA ELABORACION DEL MANUAL DE ORGANIZACION

Para proceder a elaborar el manual de organización es indispensable allegarse de un conjunto de

información, para obtener los elementos básicos de análisis que nos proporcionen conocimiento de la
situación orgánica, funcional y jurídica de la institución de referencia.

Para tal efecto se recomienda la sig. metodología que comprende una serie de actividades
interrelacionadas entre sí y conformándose en 3 fases:

1.-Recabación de información.
2.-Análisis de la información.
3.-Integración del manual.

1.-RECABACION DE LA INFORMACION:

Para la realización de esta fase, es necesario el contar con técnicas de investigación que permitan
recopilar un conjunto de información para obtener el conocimiento acerca de la estructura orgánica y
funcional existente, tanto en lo formal como en lo real, de la institución de referencia.

Estas técnicas para el efecto mencionado son: La investigación documental y la investigación de

campo.

2.-ANALISIS DE LA INFORMACION.

Una vez obtenida la información requerida para la elaboración del manual, se procederá a su
respectivo análisis que comprende las actividades de revisión, identificación, o ubicación de los
aspectos funcionales y estructurales de la institución.

3.- INTEGRACION DEL MANUAL

Es necesario elaborar un código numérico para facilitar la identificación por áreas funcionales y
puestos. La identificación debe corresponder a la clasificación de las áreas funcionales, así como a la
estructura orgánica representada gráficamente en el organigrama general y específico a cada área.
DEFINICIÓN MANUAL DE BIENVENIDA

El manual de bienvenida es un soporte de comunicación imprescindible en el plan de acogida y

de gran utilidad para cualquier colaborador, ya sea trabajador eventual, becario o directivo.

Este manual resume la cultura corporativa de la organización; incluye toda la información

necesaria y útil para que la integración en el puesto y en la empresa sea lo más positiva posible.

El manual de bienvenida: los apartados básicos

¿Qué pretende? ¿Cómo hay que redactarlo? ¿Qué apartados se deben incluir? Desde Talentos
Reunidos queremos facilitarte esta tarea con las siguientes sugerencias:

3 objetivos del Manual:

 Acoger, y entusiasmar al nuevo colaborador con el estilo de gestión y la cultura

corporativa

 Orientar y ofrecer documentación adicional y complementaria a la información ofrecida

por otros canales (entrevista personal, vídeo-bienvenida…) con la finalidad de informar
sobre las reglas y normativas internas de la empresa, estilo de gestión y cultura
corporativa.

 Formar y promover una integración eficaz en el puesto y con el proyecto corporativo.

Redacción de contenido digital y/o impreso

Información actual y verídica.
Estilo ameno, atractivo y sencillo
Texto breve, conciso y directo
Imágenes impactantes y adecuadas .
Estructura del contenido
Organizado y ordenado, acompañado con ilustraciones y un diseño versión móvil, impactante,
con colores acordes a la identidad de la empresa.
6 Apartados básicos
#1
Portada y contraportada : diseño personalizado y creativo.
#2
Carta, tarjetón o mensaje de bienvenida personalizado del Director o Gerente de la empresa.
#3
Presentación de la empresa
Datos genéricos sobre el tipo de empresa: actividad, forma jurídica, sede central, sucursales,
servicios que ofrece….
Breve reseña histórica: fundadores, orígenes, etc.
El proyecto corporativo : misión, visión y valores.
Logros: clientes, premios y distinciones.
Política y estrategia de calidad e innovación.
Política de RSC y compromisos de la empresa.
Política de igualdad de oportunidades.
#4
Información de interés general
Respecto al puesto de trabajo:
– Información concreta sobre la política de prevención de riesgos y salud laboral y acerca de las
medidas de prevención; servicio médico, reconocimientos médicos.
– Normativa interna respecto al tabaco, cuidado de las instalaciones…
–Normas de urbanidad y cortesía en la empresa: protocolo de empresa, trato igualitario, comidas
en el puesto de trabajo…
– Trámites de contratación, nómina, pagas extras y fecha de cobro de salario.
– Política retributiva.
– Horario, permisos, bajas y ausencias.
– Vacaciones.
– Gestión del talento: política de formación, promoción interna, evaluación del desempeño…
– Otros aspectos del salario emocional: bonos comida, seguros, servicios adicionales que ofrece
la empresa…
#5
Información útil
– Respecto al funcionamiento interno y sobre los canales de comunicación interna disponibles.
– Ubicación e información sobre el abastecimiento de material de oficina y acerca de la
utilización de fotocopiadoras, máquinas de fichar, etc.
– Herramientas de trabajo informáticas disponibles, navegación por Internet, gestor de correo
electrónico y servicio de reparaciones…
– Servicio de documentación físico y virtual.
– Organización interna: explicación de estructura y organigrama, de la misión y funciones de cada
área o departamento.
– Directorio: teléfonos, cargos y correos electrónicos.
-Canales de comunicación oficiales de la empresa: intranet, buzón de sugerencias, revista digital,
paneles informativos, reuniones…
–Redes sociales: manual de protocolo, normas básicas para su uso.
-Eventos y fechas especiales: celebraciones, reuniones generales.
– Actividades sociales y programas de voluntariado.
#6
Otra información práctica
-Plano de la empresa y de la zona y/o ciudad.
-Teléfonos y correos electrónicos de interés.